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Kostensenkung und Compliancesicherheit durch Software-Lizenzmanagement CCP Software GmbH http://www.ccpsoft.de

Dr. Holger Hoheisel Geschäftsführer CCP Software GmbH – Softwarelizenzierung und IT Management Services

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Agenda

CCP Software GmbH Überblick zum Lizenzmanagement Kosten und Compliance-Unsicherheit im Software-Lebenszyklus Lösungsansätze Leistungen von CCP

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Vorstellung CCP – Daten & Fakten Gründung als GmbH 1985 Firmensitz in Marburg Eigentümergeführt Umsatz 2009: ca. 27 Mio. Euro Aktuell 52 Mitarbeiter

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CCP Software GmbH Softwarelizenzierung und IT Management-Services

Softwarebeschaffung

Vertragsmanagement

Lizenzmanagement

Dokumentenprozess Management

Data Quality Management

Virtualisierung der IT

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SaaS-Broker

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Recht

Organisation

Technik

Säulen der IT-Compliance

Rechtlicher Bereich Beispiel: Urheberrechtsverletzung Mögliche Konsequenz: Haftung des Unternehmens oder der Unternehmensleitung

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Wer trägt für IT-Compliance die Verantwortung?

Unternehmensleitung (z.B. Geschäftsführung oder Vorstand). Entscheidungsbefugnisse können an leitende Angestellte (z.B. Prokurist oder Leiter IT-Abteilung) delegiert werden. Diese können Verantwortung an Mitarbeiter der IT-Abteilung (z.B. Administratoren) delegieren. Die betroffenen Personen sind sorgfältig auszuwählen, zu schulen und zu überwachen.

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Aufgabenbereiche der Pflichten und Regelungsbedarfe Pflichten und Regelungen in Bezug auf Softwarelizenzierung

Strategische Aufgaben

Konzeptionelle Aufgaben

Operative Aufgaben

Sicherstellung einer bedarfs- und rechtskonformen IT-Nutzung

Professionelle Beschaffung von IT-Systemen Einführung & ständige Aktualisierung eines IT-Sicherheitskonzeptes

• Ordnungsgemäße Abbildung der wirtschaftlichen Verhältnisse des Unternehmens in der Buchführung • Verwendung lizenzierter Software • Einhaltung des Urheberrechts

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Warum Lizenzmanagement ? Erlangung von Transparenz bei Softwarelizenzierung und Softwarenutzung. Dies ist die Basis für eine… Reduzierung von rechtlicher Unsicherheit Korrekte Lizenzierung der eingesetzten Software Korrekte Bilanzierung der eingesetzten Software

Reduzierung von Kosten Verminderung rechtlicher Unsicherheit (Return on Security-Invest) Möglichkeit zur Beschaffungsplanung Möglichkeit zur Standardisierung Weniger Schulungs-, Helpdesk- und Administrationsaufwand Wiederverwendung freier Lizenzen

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Nutzenpotenziale von Lizenzmanagement In den Bereichen Kosten/Effizienz und Compliance können erhebliche Nutzenpotenziale durch Lizenzmanagement realisiert werden.

Kosten

Effizienz

Compliance

Effizientere Prozesse Realisierung besserer Beschaffungskonditionen Potenzial zu Standardisierung Weniger Klärungen/Helpdesk-Anfragen Bessere Vertragsausschöpfung Höhere Wiederverwendbarkeit von Software-Lizenzen Klare Sicht auf eingesetzte Software Klare Sicht auf verfügbare Lizenzen Klare Sicht auf Softwarebilanz

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Bausteine von Lizenzmanagement

Daten Daten

Organisation Organisation

System System (LMDB) (LMDB)

Wissen Wissen

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Bedeutung der Bausteine nach Unternehmensgröße Organisation

Bedeutung

Bedeutung

Daten

Unternehmensgröße

System

Wissen

Bedeutung

Bedeutung

Unternehmensgröße

Unternehmensgröße

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Unternehmensgröße

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Prozessarchitektur – Orientierung am Software-Lebenszyklus

Fehlende oder falsche Behandlung von Softwarelizenzen führt entlang des Software-Lebenszyklus zu: Kosten Unsicherheit bei der Software License Compliance

Software Beantragung

Software Bereitstellung

Software Betrieb

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Software Rückgabe

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Datenarchitektur - Software-Bilanz

Software-Bilanz als Kern der Lizenzverwaltung

Software-Inventar

Lizenz-Inventar

Software-Basisdaten

Lizenz-Basisdaten

Software-Verbrauchsdaten

Lizenz-Bestandsdaten Rahmenverträge/Wartungsverträge

Stammdaten Organisationsstammdaten / Gerätestammdaten / Userstammdaten / Artikelstammdaten

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Prozessarchitektur – Orientierung am Software-Lebenszyklus Software Beantragung

Software Freigabe

Software Bereitstellung

Software Betrieb

Software Rückgabe

 Kosten bei nicht Standardisierung und nicht Erkennung der Funktionsklasse (z.B. neue Software kommt ungeprüft ins Unternehmen). Compliance-Unsicherheit durch unbekannte Lizenzierungsmetrik.

Interne Anforderung

 Kosten durch falsche Anforderung und Helpdesk-Anfragen von intern angeforderter Software mit unklaren Beschreibungen.

Lizenzmanagement

 Compliance-Unsicherheit durch nicht transparente Lizenzierungsregeln.

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Kosten und Compliance-Unsicherheit im Software-Lebenszyklus (2) Software Beantragung

Beschaffungsprozess

Wareneingang

Lizenzmanagement

Vertragsmanagement

Software Bereitstellung

Software Betrieb

Software Rückgabe

 Kosten durch Klärungen, Retouren, Recherchen wegen ungenauer Bestellungen.  Kosten durch Recherche und fehlende Dokumentation wegen ungenauer Bestellungen und Lieferscheine.  Kosten durch Clearing sowie Unsicherheit in der Compliance wegen unklarer Belege, unklarer Daten im ERP-System und nicht archivierter Lizenzscheine.  Kosten durch nicht Ausschöpfung von Vertragspotenzialen, Compliance-Unsicherheit wegen schlecht dokumentierter Verträge.

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Kosten und Compliance-Unsicherheit im Software-Lebenszyklus (3) Software Beantragung

Paketierung

Software Bereitstellung

Software Betrieb

Software Rückgabe

 Compliance-Unsicherheit durch falsche Paketierung und unklare Benennung. Dadurch auch Recherchekosten.

Software Verteilung

 Compliance-Unsicherheit durch fehlende Dokumentation über verteilte Software.

Installation

 Compliance-Unsicherheit durch fehlende Dokumentation über installierte Software.

Configuration Management

Lizenzmanagement

 Kosten durch unklare Aussagen, Helpdesk-Anfragen, falsche Entscheidungen. Compliance-Unsicherheit durch fehlende Dokumentation und unzureichende Datenqualität in Paketierung.  Compliance-Unsicherheit durch nicht eindeutig erkennbaren Software-Verbrauch.

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Beispieldaten aus der Praxis

Software-Bilanz als Kern der Lizenzverwaltung

Software-Inventar

Lizenz-Inventar

Microsoft Proofing

1 Stück Adobe

Adobe Systems, Inc Photoshop CS2

Adobe Writer

Microsoft Corporation Access XP

UPD Liz. MS Project 2003

PKID Ado Acrobat 6 Pro

Software für Ulli Order as per quote HB/V02938 MS Select-Bestellung lt. Angebot

Stammdaten nicht eindeutige Standortbezeichnungen

eindeutige und aktuelle nicht eindeutige und aktuelle / nichtGerätestammdaten / Kostenstellenstruktur

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Kosten und Compliance-Unsicherheit im Software-Lebenszyklus (4) Software Beantragung

Software Bereitstellung

Software Betrieb

Software Rückgabe

Lizenzmanagement

 Kosten durch Clearing unklarer Lizenzen, ComplianceUnsicherheit durch ungenaue und unvollständige Dokumentation.

Software-Wartung

 Kosten durch falsche Wartungsausschöpfung, ComplianceUnsicherheit wegen fehlender Dokumentation von Wartungsverträgen.

Software-Nutzung

 Compliance-Unsicherheit durch unkontrollierte Nutzung.

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Kosten und Compliance-Unsicherheit im Software-Lebenszyklus (5) Software Beantragung

Software Bereitstellung

Software Betrieb

Software Rückgabe

Software Verteilung

 Kosten durch fehlende Dokumentation zurück genommener Software-Pakete.

Deinstallation

 Kosten durch fehlende Dokumentation von Deinstallationen.

Configuration Management

 Kosten durch fehlende Dokumentation von z.B. entsorgter Hardware.

Lizenzmanagement

 Kosten durch fehlende Dokumentation frei werdender Lizenzen.

Vertragsmanagement

 Kosten durch fehlende Dokumentation von Vertragsauslastung.

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Lösungsansätze Stammdatenbasierte Lösungen (vordefinierte) Stammdaten. Software Freigabe als Basis für Informationsgewinnung und gute Datenqualität. Organisatorische Lösungen Katalogbasierte Prozesse. Prozesse Rollen und Verantwortlichkeiten Policies Trainings/Schulungen Projektbezogene Lösungen LicenseCheck InventoryCheck Clearing von Organisationsdaten

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Ergebnis

Software-Bilanz als Kern der Lizenzverwaltung

Software-Inventar

Lizenz-Inventar

Microsoft Office

Microsoft Office 2007 Professional Win dt.

Microsoft AutoRoute 2007

Microsoft AutoRoute 2007 Euro Win dt.

Paint Shop Pro X

Corel Paint Shop Pro X Win dt.

PowerDVD 7.0 Jasc Paint Shop Pro

CyberLink PowerDVD 7.0 Standard Win Corel Paint Shop Pro 8 Win dt.

Stammdaten Organisationsstammdaten / Gerätestammdaten / Userstammdaten / Artikelstammdaten

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Betriebskosten Lizenzmanagement Daten

Organisation Eigenbetrieb

Outsourcing

Kosten

Kosten

Eigenbetrieb

Outsourcing

Unternehmensgröße

Unternehmensgröße

System

Wissen

Eigenbetrieb

Kosten

Kosten

Eigenbetrieb

Outsourcing

Outsourcing

Unternehmensgröße

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Unternehmensgröße

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Leistungen von CCP Produkt Bereitstellung von Artikelstammdatenkatalog (SKU-Datenbank) Bereitstellung von Beschaffungskatalogen Outtasking

Projektbezogen LicenseCheck InventoryCheck Prozessberatung

Clearing Lizenz-Inventar Clearing Software-Inventar EULA-Check Betrieb Lizenzmanagement

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Kontaktdaten

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Dr. Holger Hoheisel Geschäftsführer Tel.: 06421 1701‐37 E‐Mail: hhoheisel@ccpsoft.de

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Kostensenkung und Compliancesicherheit durch Softw  

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