Page 1


What is Document Management?    In  this  age  of  information  document  managing,  process  of  input,  delivery,  storage,  receipt,  and  categorization  of  data,  is  critical  but  important.  Any  type  of  organization,  government,  private  or individuals,  has  to  rely on  reliable solutions  to  keep  their data  safe and readily accessible.    “Document Management” means the controlling of the life cycle of data or documents  in  any  organization.  It  implies  that  how  they  are  created,  reviewed,  published,  and  consumed, and how they are ultimately disposed of or retained, in short the top‐down  control of information.    Document  Management  System  promotes  finding  and  sharing  information  easily,  also  promotes  knowledge  management  and  information  mining.  It  helps  an  organization  meet  its  legal  responsibilities  and  reflects  the  culture  of  the  organization.  Document  management tools should be flexible, allowing the users control documents' life cycles  tightly and also fits enterprise's culture and goals.   

Areas that a Document Management System or Software Should Address:    Location of the stored documents  Filling system of the documents  Retrieval or the way of finding documents  Security of the documents  Disaster recovery process  Retention period  Perceiving of documents for future readability  Availability of the document to the people that need them  Work flow  Document creation process  Authentication and Traceability   

Why Should You Use Document Management Software?    Document  management  is  considered  as  the  most  important  task  in  any  organization.  But  the  question  is,  “Which  is  the  best  process  of  document  management,  Manual  or  automatic?”    Many  organizations  think  that  manual  process  is  best  because  in  this  process  human  brains  are  directly  involved.  Though  it’s  true  but  it’s  a  time  and  money  consuming  process.    Instead, if you use a Document Management Software that makes the task much easier.  It will save your tremendous amounts of time with accurate, fast and easy handling of  your  documentations.  It  handles  the  documents  fast  and  accurately,  indexing  them  accordingly.  It  is  needless  to  spend  hours  and  hours  processing  and  indexing  you  documents  manually,  when  you  can  change  to  an  automated  document  management  system.   

  Which One Is Best For You?    Lots  of  Document  Management  Software  is  available  in  the  market.  From  this  huge  collection  you  have  to  choose  the  best  one  for  your  organization.  They  come  in  three  editions  Standard,  Professional  and  Enterprise  to  suits  the  needs  of  all  types  of  organization  respectively.  Choose  the  one  that  goes  with  the  goals  and  needs  of  your  company.    Though it is your freedom to choose the right software for your business but there are  some common features that you have to consider.    9 Security:  They  have  to  be  accessible  by  only  authorized  personnel  requiring  passwords to log in.    9 Online Searching: Must allow users to search online for documents in real time.    9 Cost Effective: Choose a pay‐per‐use model, as it may be cost effective.   

9 Editing & Updating: Use the one that has easy editing and updating options.    9 Selective  Access:  Should  allow  selective  access  to  selective  areas,  depending  upon the level of authority.    9 Keep  Track  of  Changes:  Should  keep  track  of  changes  made  with  time  stamps  and also maintain a copy of the original file too for convenience.    9 Eliminate  the  Risk  of  Losing  Data:  The  greatest  tool  is  the  one  that  eliminates  the risk of losing data.    9 Types of Documents: It should be able to capture, store, index, process, retrieve,  distribute, and dispose any types of data.    9 Work‐flow Management: Should maintain an orderly and well‐organized flow of  documents.    9 Easy  to  Use:  It  should  be  friendly  to  the  users  from  any  geographical  location  which  makes  it  possible  to  access  data  from  a  far  off  location  with  such  as  an  office in another country easily.    9 Risk  Recovery:  It  should  have  an  easy  option  to  recover  data  in  case  of  accidental data loose.      Some Useful Recourse For Document Management:  ¾ Document Management Avenue  ¾ Document Management Software  ¾ Document Management Magazine  ¾ Document Manager Magazine 

Document Management Guide  

Document Management” means the controlling of the life cycle of data or documents in any organization.