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SOCIO

Gestione dei servizi sociali

Documentazione Operativa Versione 2.0

Organizzazione e servizi informatici per la P.A.

Manuale SOCIO v. 2.0 agg. del 06/06/2005

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Indice:

Cap. 1 - Icone delle barre dei comandi…… p. 4 Prima riga della Barra dei Comandi…… Pag. 4 File Finestre Utilità

Seconda riga della Barra dei Comandi…… Pag. 5 Terza riga della Barra dei Comandi…… Pag. 6 Indicatore Piede Bande Testata Griglia Autowidth AutoPreview Raggruppamento Personalizzazione colonne Filtro

Cap. 2 – Funzioni standard…… Pag. 8 2.1 Bottoni e Icone…… Pag. 8 Chiudi Conferma Refresh Nuovo Elimina Primo elemento… Layout Exp. Excel Exp. Xml Exp. Txt Stampa

2.2 Modalità operative per ELENCHI e LISTE…… Pag. 9 2.2.1 Come modificare il modo in cui vengono evidenziati i dati 2.2.2 Come utilizzare i Campi data 2.2.3 Come utilizzare i Campi di Ricerca Anagrafica 2.2.4 Come utilizzare il filtro sui dati

Cap. 3 – Gestione…… Pag. 12 3.1 ANAGRAFICHE…… Pag. 12 3.1.1 Referenti 3.1.2 Documenti 3.1.3 Contatti/Chiamate 3.1.4 Prestazioni 3.1.5 Redditi 3.1.6 Schede

Cap 4 – Viste …… Pag. 17 Cap 5 – Consuntivi …… Pag. 18 Cap. 6 – Assistenza Domiciliare…… Pag. 19 Operatori Genera Calendario Interventi Interventi Eseguiti

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Cambio stato globale Stampa Report Calendario Interventi Trasporti Calendario Trasporti Trasporti Eseguiti

Cap. 7 – Tabelle…… Pag. 23 Servizi Gruppi Servizio Tipi Chiamate Costo del Servizio per Reddito Tariffe Tipo Utente Qualifiche Festività Schede Individuali

7.1 Gestione Documenti…… Pag. 26 Gestione documenti Definizione del documento Scelta del documento Scelta del gruppo di informazioni da estrarre Definizione del percorso del file estratto Gestione menù Gestione documenti

Cap. 8 – Ruoli…… Pag. 29 Genera ruoli Gestione ruoli Registra pagamenti

Cap. 9 – Gestione Addetti…… Pag. 31 Addetti Gestione Password

Cap. 10 – Configura…… Pag. 32 Etichette Tabelle Campi Obbligatori Opzioni

Cap. 11 – Utilità…… Pag. 34 Gestione Rubrica Gestione Attività Note Messaggio

Cap.12- Note all’Installazione…… p. 36 Script e protezione virus ADO

Cap. 13 – Novità…… p. 37 Cap. 14 – FAQ su Prestazioni e Ruoli…... p. 41

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Cap. 1 – Icone delle barre dei comandi Prima di spiegarvi le principali funzioni di “Socio”, tracciamo di seguito un quadro generale delle icone e delle rispettive utilità:

Prima Riga Barra dei comandi File

Tra le opzioni di “File”, segnaliamo: Imposta stampante: per impostare la stampante predefinita. Equivale all’icona della seconda barra dei comandi Æ

Finestre

Mostra le opzioni di visualizzazione delle finestre attive, equivalgono alle icone della Seconda Barra dei comandi: Æ vedi -

-

Utilità

Disponi in cascata Disponi Orizzontalmente Disponi Verticalmente Minimizza Massimizza Chiudi tutto

Tra le opzioni di “Utilità”, segnaliamo: − Attiva allarmi: se attivati, fanno comparire una nota sullo schermo all’ora prefissata. − Scegli database: imposta il database sul quale si lavora.

Questa funzione potrà esservi molto utile per effettuare delle prove, ad esempio quando volete addestrare un nuovo utilizzatore, senza dovervi preoccupare di manomettere i dati! Dovrete: - fare una copia del database; - tramite il tasto “Scegli”; puntare il database copiato; - dare conferma. Il programma si chiuderà, e alla sua riattivazione lavorerete direttamente sul database copia! Su quale database state lavorando lo si può vedere sull’ultima riga in basso della finestra di SOCIO

− Backup database: effettua la copia di salvataggio del database.

Se il vostro database non si trova su un server, (in quel caso i dati dovrebbero essere salvati continuamente e automaticamente), dovete pensare voi a salvare periodicamente il database su di un supporto esterno: sarete così certi di possedere una copia aggiornata dell’archivio in caso di eventuali inconvenienti! Per far ciò: - cliccate su Backup database

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-

⇒ compare una finestra col percorso in cui verrà inserita la copia: “Nomedeldatabase..mdb.mdz”.

Per default il database viene salvato nella cartella in cui è presente l’eseguibile. Se volete cambiare il percorso, per esempio per metterlo su di un floppy, basta: premere su “Directory” e puntare la destinazione voluta.

Se mettete in on la richiesta di aggiungere alla directory la data corrente, verrà creata una cartella con nome = data del giorno. E’ molto utile perché permette di conoscere automaticamente la data del salvataggio. Per l’eventuale ripristino utilizzate il programma RestoreMDB.exe che deve essere stato installato nella stessa cartella ove è l’eseguibile.

Per maggiori informazioni contattate il supporto clienti. –

Configurazione Aggiornamenti: Permette di definire come effettuare l’aggiornamento dell’eseguibile su di ogni client senza necessità di interventi manuali. Deve essere definita una cartella, sul server, preferibilmente ove è già stato installato il database, in cui inserire i nuovi eseguibili. Con Directory si effettua la ricerca e la memorizzazione del percorso e poi si dà Conferma. Si deve poi decidere se, ogni volta che il programma viene attivato, l’avviamento stesso deve verificare se è stata inserita una nuova versione del programma nella cartella sul Server e caricarla. Ciò rallenta l’avviamento, ma assicura un allineamento automatico. In caso che non venga scelta questa opzione, se viene inserita una nuova versione del programma sul server, verrà data una segnalazione. La seconda opzione è autoesplicativa, in caso contrario si dovrà dare un OK al caricamento della nuova versione. Per impostare o cambiare le opzioni si utilizza il bottone Aggiorna.

N.B. Per l’esecuzione di questa funzione bisogna che, nella cartella ove è stato installato l’eseguibile di SOCIO, sia presente il programma LiveU.exe

Seconda Riga Barra dei comandi Per uscire dal programma. Per impostare la stampante predefinita. Per disporre le finestre attive in una delle tre possibili modalità:

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• una sopra l’altra, con il titolo in evidenza sul bordo superiore • una sopra l’altra in orizzontale con i dati visibili in modo parziale • una accanto all’altra sul piano verticale. Per ridurre a icona o per riaprire tutte le finestre attive. Per chiudere tutte le finestre attive.

Terza Riga Barra dei comandi Queste icone si presentano solo quando nella finestra vi sono più informazioni incolonnate in una tabella e servono per personalizzare la visione dei dati.

Mette o toglie l’indicatore di riga. Indicatore

- Piede Bande - Testata

Mette o toglie la descrizione delle colonne in testata o inserisce una banda aggiuntiva in fondo all’elenco.

Mette o toglie la griglia che contorna e suddivide i vari campi. Griglia

AutoWidth

Anteprima Note – AutoPreview

Raggruppamento

Dimensiona automaticamente la larghezza delle colonne. N.B. la larghezza delle colonne può essere definita a piacere utilizzando la stessa tecnica di un foglio Excel. Una volta definita se si vuole memorizzarla per renderla permanente utilizzare il bottone “LAYOUT” Pone le note in una riga autonoma sotto a quella dei dati in modo da poterle leggere immediatamente.

Esempio:

Raggruppa i risultati di una interrogazione sotto una specifica etichetta. La funzione di raggruppamento permette di ottenere una visione diversa e più personale dei dati di un elenco. Cliccando su questa icona compare una riga con sfondo blu, sopra all’elenco dei campi

Esempio:

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Se avete un elenco come quello qui sopra e volete raggruppare gli utenti per Località, dovrete: - porre il cursore sulla colonna “Località” - tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinate l’etichetta nella parte in alto con sfondo blu dove c’è scritto” Trascinare la colonna…”. Il risultato è che avrete tutte le località elencate e in ognuna di esse vengono raggruppati gli utenti di quella località.

Per tornare alla visione precedente, non dovrete fare altro che riportare con la stessa tecnica l’etichetta “richiesta” in una delle colonne dell’elenco. Permette di comprimere o di espandere le righe nel caso di utilizzo del “Raggruppamento”. Se volete visualizzare sulla finestra i dati che ritenete più utili, potete attivare un meccanismo di personalizzazione delle colonne: - cliccate su questa icona Personalizzazione colonne

⇒ si apre una finestra con tutti i campi correlati con la videata ma non evidenziati nelle colonne dell’elenco attivo al momento. Per portare un campo dall’elenco ad una delle colonne della finestra, dovete: - cliccare, con il tasto sinistro del mouse, sul nome del campo nell’elenco - tenendo premuto il tasto destro del mouse, spostarlo nella riga ove sono le descrizioni delle colonne e nella posizione in cui intendete creare la nuova colonna con quei dati. (deve comparire una doppia freccia verde che indica il punto di inserimento) Viceversa, potete togliere una colonna, cliccando sulla colonna riportandola di nuovo nell’elenco.

Se volete che, ogni volta che utilizzate questo elenco vengano presentati gli stessi campi con il posizionamento che avete scelto: cliccate sul bottone

in modo da rendere definitiva questa visuale.

Permette di attivare o togliere i bottoni delle colonne.

che permettono di effettuare un filtro sui dati

Filtro

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Cap. 2 FUNZIONI STANDARD 2.1 Bottoni e Icone: Vi descriviamo ora le funzionalità associate ad ogni icona e bottone presenti in parti diverse di “Socio”: Chiude la videata. Se avete modificato qualche dato e tentate di uscire, usando questo tasto, invece che “Conferma”, sarete avvisati. In questo modo potete verificare se avete effettivamente intenzione di uscire senza memorizzare eventuali variazioni apportate oppure vi siete dimenticati di cliccare su Conferma. Conferma i dati introdotti o modificati.

Aggiorna la videata con i dati modificati.

Per inserire un nuovo elemento.

L’inserimento si intende per la finestra attiva in quel momento, ovvero quella con il riquadro con riga rossa. Cancella l’elemento indicato (quello con sfondo azzurro!)

Se provate a cancellare un elemento che ha qualche riferimento in altre tabelle, il programma vi avvertirà che non è possibile. Nel caso in cui vogliate effettivamente cancellarlo, dovrete prima cancellare tutti i riferimenti a questo elemento nelle tabelle indicate. Se lavorate su una tabella con molti elementi, con questi tasti potete posizionarvi in modo automatico su: - primo elemento - elemento successivo - elemento precedente - ultimo elemento. Memorizza e rende permanenti i cambiamenti apportati alla videata.

Esempio: Puo risultare utile per: - l’inserimento di nuove colonne, tramite le funzioni di “Scelta Colonna “ - i cambiamenti di posizionamento, altezza o larghezza delle colonne.

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Esporta i dati di un elenco in una tabella Excel, nel formato e nell’ordine con cui sono evidenziati in videata. Potrete denominare e salvare il file esportato. Dopo che avrete salvato, il programma vi chiederà se volere avviare Excel per utilizzare i dati. Esporta i dati di un elenco in Xlm o Html. Potrete denominare e salvare il file esportato. Dopo che avrete salvato, il programma vi chiederà se volete avviare il programma predefinito per i file Xml o Html. Esporta i dati di un elenco in txt. Potrete denominare e salvare il file esportato. Dopo che avrete salvato, il programma vi chiederà se volere avviare il programma predefinito per i file txt. Quando trovate questo bottone significa che potete ottenere una stampa dei dati, presenti sulla videata, in un formato standard predefinito e non modificabile. Per ottenere riepiloghi in formati diversi o personalizzati vi consigliamo di utilizzare: - il collegamento con Word tramite l’icona oppure - l’estrazione dei dati in fogli Excel.

, quando disponibile

2.2 Modalità operative per ELENCHI e LISTE 2.2.1 Come modificare il modo in cui vengono evidenziati i dati: Se nella finestra sulla quale state lavorando avete degli elenchi o liste di dati su più righe e colonne, potete modificare la posizione dei dati esposti in diversi modi. Agendo sulla barra dei titoli, potrete infatti: -

SELEZIONARE I DATI: Premete sull’etichetta della colonna: o o

-

una sola volta per selezionare i dati della colonna in modo ASCENDENTE due volte per selezionare i dati della colonna in modo DISCENDENTE.

SELEZIONARE PIÙ COLONNE: Tenete premuto il tasto “SHIFT” (indicato anche con ↑ ) per selezionare più colonne.

Esempio: Premendo il tasto “SHIFT” potete selezionare contemporaneamente la colonna “Data” e quella “Stato”:

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-

SPOSTARE TUTTA LA COLONNA NELLA POSIZIONE VOLUTA: Tenete premuto il tasto destro del mouse e, scorrendo la barra, rilasciatelo Sposterete la colonna nella posizione voluta.

-

FILTRARE I DATI: Potete vedere tutte le variabili della colonna in una finestra se: o o

compare sull’etichetta quadratino con freccetta cliccate su .

Esempio: Se scegliete un nome, ad “Gasparotto Matteo”, vedrete i soli record dell’elenco che si riferiscono a questo utente.

Se volete ritornare a vedere tutti i record, cliccate su “Tutti” o sulla X in fondo a sinistra della finestra.!

2.2.2. Come utilizzare i CAMPI DATA: Ogni qualvolta volete utilizzare un campo con una data, dovete: -

metterlo in ON cliccando sulla finestrella a sinistra; introdurre la data opportuna in 2 modi: o

cliccate sul campo con la freccetta, aprite il calendario e scegliete la data;

o posizionate il cursore sul giorno, mese o anno e introducete il valore. o Procedete come sopra solo se volete cambiare la data: il programma inserisce infatti già la datadel giorno automaticamente!

2.2.3. Come utilizzare i Campi di Ricerca Anagrafica: Ogni volta che dovrete inserire in una casella un dato già presente in archivio (come il nome di una persona o di un ente già presente in anagrafica) si aprirà una cartella con l’elenco dei dati disponibili. L’elenco è in ordine alfabetico: scorretelo utilizzando la barra di scorrimento sulla destra. Se compare l’icona con il cannocchiale potete velocizzare la ricerca digitando le prime lettere del nome che state cercando. Il programma si posizionerà sul primo elemento che presenta i caratteri da voi inseriti.

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2.2.4. Come utilizzare il filtro sui dati: Quando avete di fronte un elenco, ogni colonna può presentare un bottone di filtro Se non compare il bottone del filtro

a lato della descrizione.

cliccate sull’icona “Raggruppamento”!

Cliccando sul bottone di filtro potete scegliere di vedere solo un sottoinsieme dei dati.

Esempio: In una finestra come quella a fianco, cliccando su “Tutti” vedrete tutti i dati dell’elenco, cliccando su “Domanda” verranno visualizzati solo i record relativi alla colonna “Domanda”:

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Cap. 3 GESTIONE: 3.1 Anagrafiche:

Il bottone vi permette di interrogare, inserire, modificare, cancellare l’anagrafica di qualsiasi soggetto (sia un utente, un nucleo famigliare, una associazione o una persona di riferimento). Utilizzando i filtri è possibile limitare l’evidenza dei soli utenti di uno specifico servizio o per una tipologia

Attenzione: I due filtri non sono in END I dati anagrafici sono richiesti autoesplicativi, spieghiamo solo alcune particolarità:

Tipo Scheda: dovrete distinguere tra 4 diversi

™ ™ ™

la cui codifica deve essere preventivamente inserita nella tabella anagrafica) : persone fisiche nuclei famigliari altri nominativi di persone che hanno relazione con gli utenti.

“soggetti” ( Tipo

Copia: Se dovete introdurre i dati di una famiglia, per evitare di dover riscrivere più volte le stesse informazioni (ad esempio l’indirizzo), potete usare la funzione “Copia”. -

Per far ciò nell’elenco: cliccate sul nome da cui volete copiare i dati

-

cliccate sul bottone automaticamente, si apre una finestra di inserimento, con tutti i dati duplicati. Dovete effettuare tutte le modifiche prima di cliccare su “Conferma”! Se tentate di inserire un nuovo utente con dati anagrafici identici a quelli già presenti in archivio vi viene data una segnalazione in modo da evitare duplicati.

Referente per pagamento: Utilizzatelo quando dovete intitolare ad un’altra persona le spese dell’utente.

Per scegliere il nome del Referente: - cliccate sul bottone X ⇒ si apre una finestra con i nominativi già inseriti in anagrafica

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-

stabilite il nome prescelto.

Per ogni utente possono esserci delle informazioni specifiche che vengono raggruppate in 5 “cartelle” che potranno essere: - specifiche per i servizi utilizzati; - indipendenti dal servizio e legate solo all’utente.

3.1.1. Referenti: Con potete memorizzare nominativi e informazioni varie di persone collegate all’utente (ad esempio: un parente, il nome del medico, il nome del presidente o del segretario, se si tratta di una associazione, …) o avere una visione dei componenti di un Nucleo Familiare. Per inserire un Referente: - posizionatevi sul nome del soggetto (utente o famiglia) al quale intendete inserire un riferimento (ad esempio su Mario Rossi se volete inserire il nominativo del dottore o di un parente) -

cliccate sulla linquetta

-

cliccate quindi su “Nuovo”

-

nella finestra che si apre., cercate il nominativo a cui volete fare riferimento (ad esempio il nome del dottore o del parente, che deve essere già precedentemente inserito nell’anagrafica)

-

indicare il tipo di legame

-

cliccate su “Conferma”.

3.1.2. Documenti: Con -

potete: memorizzare il percorso di qualsiasi documento informatico; una volta scelto il documento, aprirlo.

Per inserire un documento nell’elenco, dovrete: - dare una descrizione - cliccare “Scegli” - identificare il percorso - segnare il documento - confermare con “Apri” .

Se appare indicato un Servizio, il documento sarà visibile solo dagli operatori di quel servizio!

Se appare l’indicazione “Riservato”, solo l’utente che ha inserito il documento lo potrà aprire, mentre agli altri sarà consentito leggere solo il nome del documento. Nell’ultima casella apparirà l’utente che ha introdotto come “riservato” il documento. Manuale SOCIO v. 2.0 agg. del 06/06/2005

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3.1.3. Contatti/Chiamate: Con

potete memorizzare note o informazioni

collegate ad una richiesta o attività in corso. Tutti i campi sono facoltativi eccetto il “Servizio”.

Se nel campo “In Carico a” indicate un nominativo diverso dall’utente che ha ricevuto e introdotto la chiamata, oltre a memorizzare i dati creerete una Nota (“Post-It”) leggibile tra quelle dell’utente che ha in carico i rapporti con quella persona. Questa nota ha un bollino rosso, che diventerà verde solo dopo che l’addetto a cui è stata indirizzata, l’avrà aperta. Il triangolo in basso di attenzione indica che la nota è stata introdotta da un altro operatore.

3.1.4 Prestazioni: Con -

potete memorizzare: il servizio utilizzato da un utente le caratteristiche di utilizzo e di pagamento.

E’ obbligatorio inserire almeno il servizio prestato o richiesto. Lo stato è solo descrittivo e non ha riflessi sui calcoli. Serve fondamentalmente per fini statistici e per le estrazioni (Viste).

Se la prestazione è a pagamento e l’utente non è esente, dovrete anche definire come e quanto dovrà pagare indicando il tipo di tariffa da applicare. Se l’importo da pagare è determinato in base al consuntivo delle prestazioni utilizzate (ad esempio: servizi domiciliari, pasti, trasporti,…) non sarà necessario introdurre null’altro perché sono già previste funzioni specifiche per la consuntivazione.

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Se l’importo è da pagare una tantum (ad esempio: centri estivi, utilizzo strutture,…) dovrete introdurre l’importo e passare alla fase successiva di emissione del ruolo ed eventualmente effettuare la stampa immediata del bollettino di c/c.

Sotto alla descrizione del servizio c’è un riepilogo dei ruoli già emessi con l’indicazione di: - importo - data di emissione - stato : 9 provvisorio 9 stampato 9 pagato Con il bottone “Nuovo” a destra potete ad emettere un nuovo ruolo, il che risulta particolarmente utile nel caso di servizi con una tantum. Ciccando su “Nuovo” si apre una finestra specificare altri dati e poi, premendo sul “Stampa”, potete stampare immediatamente il bollettino di c/c.

passare pagamento in cui potete bottone

3.1.5 Redditi: Con potete memorizzare per ogni anno il reddito e l’ISEE ai fini dei calcoli dei pagamenti delle prestazioni legate a consumo e alle fasce di reddito.

Se per un utente non è stato specificato nessun valore del reddito, nel calcolo dei ruoli si prenderà il valore inferiore. Se è stato specificato un reddito ma in una fascia non prevista nella tabella, il calcolo dei ruoli darà un valore zero.

3.1.6 Schede: potete inserire i dati sintetici di un soggetto Con Per un individuo o o una famiglia.

Una volta compilata la prima scheda di un utente, le eventuali modifiche non dovranno essere fatte con “Modifica” (che deve essere utilizzato solo se ci sono delle correzioni da fare) ma con il bottone “Nuovo” che fornisce la situazione precedente e permette aggiornare i dati senza dover ricompilare tutto. Potrete così: - ottenere la storia del soggetto nella sua sequenza temporale senza perdere la situazione precedente; - mettere in risalto le variazioni effettuate rispetto alla scheda precedente.

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CAP. 4 – VISTE In questo capitolo si illustra come poter estrarre i dati secondo le diverse condizioni di selezione possibile

I parametri sono sempre in condizione di END, ovvero, se si cercano tutti gli utenti di un servizio si sceglie il servizio e, se si vuole limitare ad un certo intervallo di tempo si inserirà anche la data da cui iniziare la ricerca e / o la data di fine. Tutti gli utenti che soddisfano entrambe le condizioni verranno estratti ed elencati nel riquadro sottostante. Se un Servizio ha impostato anche i livelli – Info1 e/o Info2 con delle descrizioni e dei valori, è possibile effettuare, ad esempio, la selezione su tutti quelli che dell’asilo nido sono nella scuola Vivaldi o nella scuola Andersen. Cliccando due volte consecutive su nominativi estratti si può passare direttamente alla finestra dei dati

uno degi della prestazione

.

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CAP. 5 – CONSUNTIVI Questa sezione permette di effettuare il controllo sulle quantità o sulla tipologia delle prestazioni erogate. Per ogni servizio, in base alle caratteristiche indicate in fase di definizione del Servizio (vedi cap … Tabelle) i consuntivi possono essere effettuati con due diverse modalità di consuntivazione e tre tipologie: Modalità di consuntivazione: - Consuntivo con conferma - Consuntivo con riduzioni Tipologia di conferma - Si/No - Valori - Tendina - Codici Esempio di Consuntivo con conferma con tipo Si/no:

Esempio di consuntivazione con Riduzioni (con valori a tendina) Esempio con solo totali

In base alla tipologia di consuntivazione scelta si può impostare per tutti (con il Elabora e poi bottone Seleziona Tutti) un valore di default, ad esempio considerare tutti presenti e poi andare ad indicare gli assenti (che dovrebero essere in numero limitato) Dopo aver valutata la situazione e impostati i valori opportuni (si/no, …) per ogni utente si deve effettuare SALVA in modo da consolidare i valori impostati per poi passare, quando opportuno, alla fase di calcolo e di emissione importi (vedere Ruoli)

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CAP. 6 - ASSISTENZA DOMICILIARE Operatori

Permette di attivare la funzione di inserimento/modifica dei dati anagrafici degli operatori. Tutti i campi sono facoltativi.

Permette effettuare una generazione per copiatura da una settimana all’altra del calendario.

Genera Calendario

Per copiare i dati dovrete: - posizionare il cursore sul calendario IN ROSA, da cui volete prendere i dati come settimana campione; - definite la settimana, sul calendario VERDE, sulla quale copiare i dati; - cliccando sul bottone “Genera” create delle righe con le attività previste per la settimana. Sul lato destro c’è una finestra in cui compaiono i totali delle ore per ogni operatore Se non dovete fare variazioni, potete completare la creazione della pianificazione settimana voluta. Per far ciò:

per la

- premete il bottone

Modifiche al calendario

- cliccate su “Conferma”. Una volta che il calendario è stato generato per la settimana richiesta se si devono fare modifiche su di una singola prestazione si deve agire sui dati

Esempio: Se dovete modificare l’ora di inizio, potete: - introdurre i dati oppure - far scorrere l’orario scorrendo le freccette in alto e in basso

.

Analogamente, se dovete modificare il nome dell’operatore o dell’utente: - ponete il cursore sul campo e si apre una finestra con i nomi possibili da scegliere; - modificate i dati che vi interessano;

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- premere “Conferma”. Se dovete fare ulteriori modifiche dopo aver generato il calendario, potete agire: - con la transazione Interventi oppure - direttamente sul calendario. Per ogni modifica apportata potete ricontrollare i totali x operatore cliccando su Totali

delle ore

Per sostituire completamente un operatore con un altro invece di doverlo fare riga per riga potete utilizzare la funzione di Cambia Operatore

Interventi

Permette di vedere a video l’elenco degli interventi previsti. Per effettuare ordinamenti sui risultati della ricerca: - cliccate sull’etichetta in cui volete selezionare l’elenco (la prima volta la selezione è in ordine crescente, cliccando la seconda volta l’ordine diventa decrescente); oppure - utilizzate la funzione “raggruppamento” per mettere i dati in ordine di operatore. Cliccando due volte su una qualsiasi delle righe potrete: - confermare - modificare - cancellare

gli interventi.

Da questa videata potete inserire un nuovo record cliccando su “Nuovo”. Con questa icona potete introdurre i dati di un nuovo intervento da pianificare.

I campi della finestra sono autoesplicativi. Occorre fare un po’ di attenzione ai campi “scarto”:

In questi due campi potete inserire i minuti in più o in meno da contabilizzare all’utente o all’operatore rispetto al tempo standard impostato di inizio e fine della prestazione.

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Esempio:

Interventi eseguiti

Facendo riferimento all’immagine precedente, potete vedere che all’utente verranno sottratti 10 minuti dalla durata calcolata tra l’ ora di inizio e l’ora di fine della prestazione. Nello stesso modo potete agire sul campo dell’operatore. Questa funzione vi permette di estrarre tutte le attività scegliendo una particolare categoria di interventi. Utilizzando gli opportuni filtri potrete avere solo i movimenti che vi servono realmente. I dati possono essere filtrati su quattro livelli in base alle necessità: - per date (vengono proposte la data di inizio e fine della settimana, ma si possono annullare o modificare); - per operatore; - per utente; - per stato (pianificati, eseguiti,…). I quattro livelli di filtro possono essere utilizzati singolarmente o insieme; in questo caso valgono in condizione di AND. Per ogni livello, se cliccate sul quadratino con la freccetta si apre una finestra con i dati di quel livello. Il quadrato con la croce X serve per cancellare il dato scelto.

Esempio: Per confermare gli interventi effettuati, cosa indispensabile per poter passare alla fase di contabilizzazione, dovrete scegliere tutti i movimenti Previsti, ma non ancora confermati.

Estratti tutti i dati, potete poi utilizzare la funzione di filtro su qualunque colonna operando sul bottone con la freccetta (accanto alla descrizione della colonna).

Dai dati estratti, potete passare ai dati analitici della singola prestazione cliccando due volte sulla riga di ogni operatore/utente. Ciò può essere necessario per: - modificare lo stato (da Previsto a Confermato o a Non eseguito) - modificare i dati delle ore (inizio, fine). La conferma della prestazione o la sua “cancellazione” sono passi fondamentali per le successive fasi di contabilizzazione. Potete selezionare più righe cliccando una volta sola la riga viene selezionata e tenendo premuto il tasto “maiuscolo”.

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Tenendo premuto il tasto “Ctrl” potete invece selezionare un blocco o tutti i record. Per selezionarli tutti potete anche utilizzare l’apposito bottone

.

Una volta selezionati potete passare alla fase di modifica generalizzata dello stato.

Cambio stato globale

Questo bottone serve per cambiare lo stato di tutti i record selezionati, evitando di doverlo fare record per record. Per essere maggiormente sicuri di ciò che

andrete a fare, vi verrà richiesta una successiva conferma. Una volta che i dati sono passati allo stato di “Eseguito” possono essere presi in considerazione per il calcolo dei ruoli. (cfr. Cap. 8 RUOLI)

Stampa Report

Sia con “Report” che con “Programma” potete stampare: - le attività che devono essere svolte dai singoli operatori - le attività già eseguite - le particolari prestazioni o altre combinazioni. I dati che verranno stampati sono tutti e solo quelli che compaiono sullo schermo! Dopo aver effettuato, l’ordinamento e la selezione dei dati che vi interessano tramite i filtri ( ), appositamente inseriti per ogni colonna , potete stampare: - il Report (che riporta in sintesi ciò che è stato fatto da ogni operatore, con il totale delle ore svolte nel periodo) - il Programma (che riporta, per operatore, ciò che deve effettuare in quella settimana

Esempio di Stampa per Programma: .

La stampa effettua prima una evidenza sullo schermo del risultato.

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Per stampare cliccate sull’icona (nella barra in alto) con la stampante. Cliccando col tasto destro del mouse sull’immagine della stampa la si rimpicciolisce, con il tasto sinistro la si ingrandisce.

Calendario interventi

Questo bottone permette di passare ad una delle quattro modalità di visualizzazione del calendario degli interventi: 1. Primo “Settimanale”: evidenzia i giorni in orizzontale e i quarti d’ora in verticale; 2. Secondo “Settimanale”: evidenzia i giorni in riga e il tempo nelle colonne. In entrambi i tipi di calendario “Settimanale” i colori identificano il tipo di attività: • GIALLO = attività prevista (provvisorio) • ROSA = attività eseguita • •

VERDE = attività non eseguita BIANCO = Attività passata a ruoli

3. “Giornaliero”; 4. “Mensile”. Mentre nel formato settimanale potete ingrandire o rimpicciolire le dimensioni delle righe e delle colonne a piacimento e poi memorizzare la forma voluta con “Layout”, il formato giornaliero ha un’impostazione fissa e si sfoglia giorno per giorno, come una agenda. Per passare da un giorno all’altro cliccate: - sull’angolo in basso a destra, per il giorno successivo - sull’angolo a sinistra, per il giorno precedente. Se ponete il cursore sulla riga in cui compare il nome dell’operatore si apre una finestra che evidenzia l’utente e l’attività da svolgere.

Le ultime due icone presentano lo stesso layout dei due settimanali ma con gli operatori elencati, giorno per giorno.

Nella visione del calendario mensile se ci sono più interventi nello stesso giorno vengono evidenziati solo i nomi dei primi due assistiti. Gli altri sono leggibili in una tabella che si apre cliccando sul quadratino in basso a destra nel rettagolo del giorno.

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Trasporti

Serve per inserire i dati di un trasporto. Funziona in modo del tutto analogo agli interventi assistenziali

Calendario Trasporti

Analogo come funzioni al calendario “Assistenza domiciliare”.

Trasporti eseguiti

Stesse funzionalità previste per il servizio “Assistenza Domiciliare”.

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Cap. 7 TABELLE Servizi

Serve per definire i Servizi e le loro caratteristiche, ovvero: 1. se un servizio è - gratuito - a pagamento; Se è a pagamento, dovrete definirne il Tipo del servizio che stabilisce le modalità di consuntivazione e di calcolo degli importi 2. il testo per stampa bollettino. Serve per identificare, prima di effettuare la stampa dei bollettini per i ruoli, quale testo dovrà essere inserito nella parte relativa del documento. Cercate il testo con “Scegli” e con “Conferma” memorizzate il percorso del testo (che deve essere già stato predisposto in modalità txt). Se volete aprire il testo per controlli o eventuali modifiche utilizzate “Apri”. 3 – A Consumo con conferma: Può essere contabilizzato in base a tre tipi di modalità • Si/No (con indicazione analitica giorno per giorno o solo indicando i totali) • Con Valori • A tendina - Con impostazione di codici descrittivi differenziati per diversi valori • Con codici – per ogni codice c’è un valore differenziato

4 – A Consumo con Riduzioni • Con impostazione di codici descrittivi differenziati per diversi valori

Gruppi Servizio

Più servizi possono essere appartenenti ad uno stesso gruppo di operatori o ad una stessa area. Serve per statistiche o per estrazioni di tutte le attività svolte da una stessa area.

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Tipi Chiamate

Il tipo chiamata serve per codificare in modo univoco le chiamate che verranno memorizzate nella cartella Contatti/Chiamate (cfr. Cap. 3.1.3 Contatti/Chiamate).

Costo del servizio per reddito

Serve per memorizzare gli importi da pagare determinati in base alle fasce di reddito dei singoli utenti. L’importo è il valore unitario a cui si valorizzano le ore per gli utenti.

Se per un utente non è stato specificato nessun valore del reddito il calcolo dei ruoli darà un risultato zero.

Tariffe

Questa funzione permette di memorizzare le tariffe per i diversi servizi utilizzando una struttura tipo tabella Excel • Cliccando su “COLONNA” si introduce prima la data (Anno-mese) da cui parte la validità della tariffa. • Si introduce, cliccando su “RIGA” la descrizione e l’importo, quante tariffe diverse si vogliono • è necessario introdurre l’importo anche per le tariffe “una tantum”

NOTA BENE 1 - è necessario introdurre prima le colonne e poi le righe 2 – se si vuole cancellare una colonna o una riga si possono usare i bottoni predisposti ma non c’è possibilità di tornare indietro, come in un foglio Excel.

Tipo Utente

Qualifiche

Serve per distinguere i soggetti in 4 categorie: 1. Utenti 2. Famiglie 3. Associazioni 4. Altri. Per alcuni di questi soggetti si può specificare: - “aggregare”è il caso dell’utente tipo “Famiglia” per il quale si possono raggruppare i singoli componenti sotto il nominativo della famiglia - “referente” è il caso della tipologia “Altri” che raggruppa nominativi inseriti in Anagrafica allo solo scopo di essere visto come “referente” per qualche altro soggetto (che saranno del tipo Utente o Famiglia o Associazione). Serve per memorizzare le descrizioni delle varie qualifiche che possono essere utilizzate per identificare: - le relazioni esistenti tra individui appartenenti allo stesso nucleo - un Referente.

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Festività

Schede individuali

Serve per identificare le festività infrasettimanali per poter personalizzare i calendari. In questo modo potrete distinguere i giorni festivi per i quali normalmente i servizi non sono effettuati. Può essere utile per servizi a consuntivo come: Servizi scolastici, Asili Nido, Pasti a domicilio… Queste tabelle (Stato individuale, Titolo di studio, …) servono per personalizzare le tabelle dei dati personali di ogni utente. In base a questi elementi sarà possibile effettuare un inquadramento sintetico di ogni utente.

7.1 GESTIONE DOCUMENTI

Gestione documenti

Con questa icona potete attivare le funzioni di collegamento di un documento ad una delle possibili estrazioni di dati dal sistema.

Definizione del documento

Il campo “Descrizione” è libero (Nell’esempio è stato scritto “Sollecito”). L’indicazione “Personale” permette di utilizzare questo modello word solo a chi ha inserito il documento.

Scelta del documento Per scegliere un documento dovrete: - cliccare sul bottone “Scegli” - cercare il file desiderato - cliccare su “Apri” - memorizzare il percorso del documento Word che verrà aperto quando si effettuano estrazioni per stampe.

Scelta del gruppo di informazioni da estrarre Scegliere quali dati, tra tutti quelli inseriti nel database, devono essere utilizzati.

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I dati presenti nel database sono raggruppati in relazione al tipo di funzione richiesta e vengo scritti in un file txt per poterli passare a Word.

Definizione del percorso del file estratto

Gestione Menù

Gestione Documenti

L’ultima tabella indica la cartella dove dovrete scrivere il file, estratto dal database. Normalmente tenete questa cartella sul PC utilizzato, per evitare che, sullo stesso file txt, vengano fatte altre estrazioni, provocando errori o confusione. Lasciate questa funzione all’amministratore di sistema.

Le informazioni introdotte nei passi precedentemente descritti valgono tutte le volte che in una videata è presente il tasto “Word”. Premendo su questo si apre una finestra come quella a lato. Da questa tabella potete scegliere il documento da stampare. Cliccando su “Genera” si attiva Word e tramite “Stampa unione” si compone il documento voluto.

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Cap. 8 RUOLI Genera ruoli

Questa funzione serve per generare i record dei ruoli che i diversi utenti devono pagare. Dovete definire il servizio e la fino alla quale devono essere in considerazione tutte le attività effettuate e non ancora contabilizzate.

data prese

L’azione di “generazione” dei ruoli non produce immediatamente dei record definitivi ma estrae i dati per una fase di verifica e di successiva modifica e/o convalida. La convalida può essere effettuata: - globalmente, con il bottone “Seleziona tutti”; - cliccando uno per uno sul quadratino all’inizio di ogni riga. Quando premete “Conferma” per maggiore sicurezza vi viene richiesta un’ulteriore risposta prima di rendere definitivi i ruoli. Una volta generati i ruoli non è possibile generarli una seconda volta. Se dovete effettuare modifiche, procedete con le correzioni utilizzando l’interrogazione successiva.

Gestione ruoli

Come per le altre ricerche, anche in questo caso potete effettuare il filtro su quattro livelli. Cliccando su una qualsiasi delle righe si apre una finestra che permette di modificare i dati dei ruoli . Se per questi ruoli volete stampare i bollettini di c/c postale con il codice a barre utilizzate:

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-

per selezionarli

-

per stamparli.

Prima di passarli alla stampa dovete definire il tipo di output utilizzando una delle opzioni previste: - bollettino - foglio A4 (in questo caso potete scegliere se inserire o no i dati del dettaglio delle prestazioni). Una volta stampati ,vi verrà rochiesto di modificare lo stato da Confermati Stampati in modo da evitare che vi siano riemissioni improprie.

a

Se nell’elenco dei ruoli compare più volte lo stesso nominativo la funzione di stampa produrrà un unico bollettino con la somma degli importi. Serve per attivare la funzione di Registra pagamenti registrazione dei pagamenti mediante penna ottica. E’utilizzabile solo se i pagamenti sono stati fatti mediante bollettino di C/C prestampato con codice a barre. In mancanza della penna ottica o se il bollettino è strappato o stropicciato e la penna ottica non riesce a leggere il codice a barre, potete introdurre a mano il codice (quello scritto sotto alla striscia ottica). Una volta letti tutti i bollettini selezionateli tutti (utilizzando il bottone ) e poi date conferma con “Registra”. Se tra i bollettini letti ce n’è qualcuno che è già stato confermato come pagato, vi verrà segnalato.

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Cap. 9 GESTIONE ADDETTI

Addetti

Permette di inserire i nominativi degli addetti che possono utilizzare il sistema SOCIO. Quattro campi hanno notevole importanza:

1. User-Id: nome con cui l’addetto deve farsi riconoscere dal programma Socio, collegato alla password personale; 2. Password: è sempre visibile solo all’addetto e all’administrator.

3. Profilo: collega un utente con un profilo.

Esempio:

Gestione Password

Considerando l’immagine precedente, l’utente “Prof.servsocLimitato” ha un profilo Serv. Sociali che (vedi sotto) permette di accedere a certi servizi e non a tutto. Questa funzione permette di cambiare la propria password.

Solo chi ha l’autorità di “Administrator” può andare a vedere ed eventualmente cambiare le password di ogni singolo utente!

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Cap. 10 CONFIGURA Le seguenti funzioni competono esclusivamente all’amministratore di sistema:

Questa funzione permette di personalizzare i “Campi Aggiuntivi” che esistono in certe schede (ad esempio Concessioni).

Etichette Esempio: Dei 10 campi disponibili per una concessione sono stati inseriti: Tabella = Concessioni Campo = il primo dei 10 campi disponibili Etichetta = nome del campo come deve comparire nella videata (es. Conc. Prec.) Formato = scegliete uno dei formati disponibili (Numerico, data, …) Se non lo scegliete voi, sarà Alfanumerico. Lunghezza = n° di caratteri che deve accettare il campo.

Tabelle

Serve per inserire o modificare particolari autorizzazioni a livello di tabella che si sovrappongono alle autorizzazioni del singolo addetto.

Campi

Serve per inserire o modificare particolari autorizzazioni a livello di singolo campo all’interno di una tabella.

Obbligatori Serve per:

- definire se un particolare campo deve essere considerato obbligatorio oppure - quale messaggio si leggerà nel caso in cui il campo non sia stato compilato.

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Opzioni

I dati memorizzati in questa tabella servono per: - i calcoli dei canoni - determinare i diritti di segreteria per le pratiche.

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Cap. 11 UTILITÀ Gestione La rubrica permette di creare un elenco di nomi a cui associare indirizzi, numeri di telefono, fax ,…. Rubrica Per inserire un nuovo nome cliccate su

.

Se NON cliccate sul campo , il nominativo sarà visibile SOLO all’utente che lo ha introdotto! Pertanto tutti gli elementi che dovranno essere condivisi saranno “Pubblici”. Se un elemento è Pubblico NON può essere cancellato da nessuno.

Gestione “Avviso Attività scadute “ Questa finestra quando avete introdotto un’attività con data e ora di avviso Attività automatico e l’ora del giorno richiesto è trascorsa.

Compare all’avviamento del programma SOCIO e ricompare finchè spegnete il meccanismo di attivazione allarmi (⇒ cfr. Cap. Funzioni Standard) o la singola l’attività. Per spegnere la segnalazione a video basta: - aprire l’attività - cancellare l’allarme, togliendo il segno di attivazione. Cliccando su “Visualizza” o sull’icona “Attività” si apre l’elenco delle attività. Per cancellare fisicamente la riga usate il bottone “Cancella”. Se volete mantenere la riga nell’elenco ma segnalare che è stata effettuata o letta, cliccate sul corrispondente quadratino nella colonna X. Per leggere o modificare l’attività cliccate due volte velocemente sulla riga interessata. Si aprirà così la nota con tutti i dati.

Se all’inserimento di una nota volete che venga attivato l’allarme, dovete richiederlo appositamente e specificare il giorno e l’ora!.

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Il campo “Addetto” viene impostato con i dati dell’utente che sta lavorando in quel momento ma potete anche scegliere il nome di un altro utente del sistema. Ciò vi permetterà di

Note

inserire automaticamente un’attività tra quelle di questo utente. Per quanto riguarda le Note, potete: -

crearne per voi stessi (rimarranno disponibili fino a quando non le cancellerete);

-

inviarne ad un altro utente del sistema.

⇓ Per far ciò basta cambiare il nominativo del destinatario! Gli apparirà la nota tra le sue con l’indicazione di un pallino rosso, che diventerà verde solo dopo che la nota sarà stata aperta e letta. Questa funzione permette di inviare immediatamente un Messaggio messaggio da un utente ad un altro. Se il Pc del destinatario è acceso, il messaggio compare sullo schermo immediatamente.

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CAP. 12 NOTE ALL’INSTALLAZIONE Script e protezione antivirus ADO

Per certe operazioni (come lo spostamento di una prenotazione da un giorno ad un altro sul calendario) vengono utilizzate delle funzioni che, da parte di un antivirus, potrebbero essere intercettate come potenziali azioni pericolose. E’ quindi consigliabile personalizzare l’antivirus in uso per permettere l’esecuzione degli SCRIPT da parte di SOCIO senza interferenze. In certe installazioni può essere necessario installare i componenti di ADO. In tal caso, dopo aver effettuato l’installazione di ADO, occorre ristartare il PC e ripetere l’installazione di SOCIO

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13. NOVITÀ! 13.1 FILTRO SUI DATI ANAGRARFICI

E’ possibile mettere dei filtri per limitare l’esposizione degli utenti solo per quelli che servono. L’impostazione rimane invariata quando si riparte Attenzione! i due livelli sono in condizione di END, ovvero vengono valutati contemporaneamente.

13.2 CREAZIONE COPIA DATABASE E’ possibile effettuare una copia del database, per poter fare prove, direttamente da “Utilità” prima di fare il cambio di database.

13.3 RUOLI Riepilogo novità nella gestione dei ruoli: o Inserito il campo Note tra i dati dei ruoli per la stampa o Possibilità di “Raggruppare” più ruoli emessi per uno stesso utente/referente creando un unico bollettino con un unico importo o Possibilità di riesecuzione di un ruolo per un singolo utente o per tutti o Nuova funzione di ristampa dei ruoli o Elenco ruoli emessi e non ancora pagati o Inserita quantità e valore della tariffa nell’estrazione dei dati dai ruoli.

13.3.1 Riesecuzione ruoli Riesecuzione per un utente singolo: E’ stata inserita la possibilità di rieseguire i ruoli x singolo utente:

E’ sempre possibile effettuare la riesecuzione per un utente singolo eccettuato il caso in cui il ruolo, che si vuole rieseguire, sia già nello stato “Pagato”.

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Riesecuzione globale: È possibile rieseguire i ruoli per tutti, con queste avvertenze:

• Se i ruoli sono stati già eseguiti una volta e sono nello stato di “generati” si viene avvisati ma si può proseguire senza nessun problema; i ruoli precedentemente emessi verranno cancellati e verranno creati nuovi record. Di questa “riesecuzione” si mantiene traccia nell’elenco dei ruoli emessi; l’emissione precedente avrà in on il flag di Annullata e verrà aggiunta la nuova emissione con la data e l’operatore che ha effettuato la nuova esecuzione. • Se i ruoli sono nello stato “stampati” viene dato un secondo avvertimento. Se i bollettini sono anche stati distribuiti agli utenti, i codici a barre, creati nella fase precedente, saranno diversi da quelli attuali e pertanto bisognerà confermare a mano i pagamenti. •

Se invece i documenti non sono ancora stati dati agli utenti si può proseguire. In tal caso, come detto prima, i record precedenti verranno cancellati e verranno inseriti i nuovi ruoli, e quando si stampano i nuovi bollettini questi prenderanno un nuovo codice a barre.

13.3.2 Ruoli “raggruppati” Nel caso in cui, per uno stesso Utente o Referente, ci siano più importi a ruolo, per lo stesso servizio, non ancora stampati, potete raggruppare gli importi singoli ed emettere un solo bollettino con il totale. Esempio per i servizi domiciliari: Quanto è dovuto dagli utenti si deve contabilizzare eseguendo i ruoli mese x mese (non è possibile fare una contabilizzazione “trimestrale, ma solo mensile). Invece di stampare i bollettini, mese x mese, si possono lasciare i record nello stato di “generato” e poi andare a stamparli una volta sola al trimestre, con la funzione “Raggruppa”. In questo caso l’utente riceverà un dettaglio degli importi calcolati mese x mese e un solo bollettino con il totale complessivo. Per effettuare la stampa con la modalità “raggruppati” bisogna che nella interrogazione dei ruoli si mantenga in on l’indicazione “Raggruppa”, prima di effettuare Esegui. ( NB. in questo caso la stampa con Word prenderà i dati da RuoliRagg.txt, invece che da Ruoli). Se invece è cliccato “NON raggruppare” si effettuerà la stampa con i dati singoli (utilizzando x Word ruoli.txt).

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Registrazione Bollettini Raggruppati: Quando si conferma con penna ottica (o anche a mano introducendo il codice Barcode) un bollettino che raggruppa più ruoli singoli, vengono confermati tutti i ruoli che hanno concorso alla generazione dell’importo.

13.3.3 Ristampa Bollettini E’ stata inserita una funzione che permette di ristampare i SINGOLI bollettini dei ruoli, nel caso che un utente abbia necessità di una copia Per ristampare un bollettino cliccare sul codice a barre che si vuole ristampare e poi su Word. La funzione è utile anche per verificare quali sono i bollettini che sono stati stampati e non ancora pagati. Molto utile anche nel caso in cui si “raggruppino” più ruoli in un unico bollettino; vengono evidenziati i singoli ruoli che sono andati a comporre quel totale. Nel caso di dover confermare “a mano” i pagamenti, è utile, specie se si tratta di bollettini “raggruppati”, utilizzare questa finestra come punto di partenza per confermare i singoli ruoli, onde evitare di confermarne alcuni, ma non tutti quelli che hanno dato origine a quell’importo. Per far ciò basta: - cliccare due volte sui ruoli evidenziati nel dettaglio; ⇒ si apre la finestra con i dati analitici - inserire la data di pagamento e si cambia lo stato a “Pagato”. Se dovete ristampare tutti i bollettini o un gruppo di bollettini non conviene stamparli uno ad uno. Dalla gestione ruoli è possibile effettuare la ristampa (senza modificare il codice a barre attribuito) se e solo se tutti bollettini evidenziati sulla finestra sono già nello stato “stampati”.

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13.3.4 Elenco Ruoli Emessi Nella transazione è stata aggiunta la colonna “utente” che serve ad evidenziare quando c’è una rielaborazione di un nuovo ruolo, per un utente singolo, dopo che è stata effettuata l’elaborazione totale dei ruoli Esempio: In questo caso l’elaborazione globale n. 47 è stata fatta per competenza novembre e poi sono state

eseguite tre rielaborazioni dei ruoli n. 48 49 e 50.

13.4 UTILITÀ Nell’ambito delle “Utilità”, è stata aggiunta la funzione di cancellazione layout (ovvero la personalizzazione delle finestre che si ottiene con il bottone “Layout”). Questa operazione deve essere effettuata quando ci sono cambiamenti nella struttura del database che comportano modifiche anche nella personalizzazione delle finestre.

13.5 ASSISTENZA DOMICILIARE E’ stata aggiunta una funzione per il calcolo del totale ore/anno progressivo x operatore. E’ possibile limitare la totalizzazione x un periodo o per un singolo operatore.

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14. FAQ SU PRESTAZIONI E RUOLI 1. Si possono cancellare le “prestazioni” ovvero uno dei servizi erogati ad un utente? Si, se non ci sono ruoli in essere Se ci sono ruoli occorre prima cancellare tutti i ruoli esistenti e poi cancellare la prestazione. In tutti i casi sarebbe meglio mantenere i dati storici , indicare la data fine della prestazione e passare il suo Stato a “chiusa”.

2. Se si cambia stato ad un utente da “In corso” a “chiuso” o “in attesa”, …, che riflessi ci sono? Non si fanno più i consuntivi, indipendentemente dalla data in cui è stato fatto il cambio di stato. La data è solo a titolo indicativo. Di conseguenza non si fanno più i ruoli, mentre rimangono i ruoli già emessi. Se si deve “chiudere” l’attività con un utente, bisogna prima assicurarsi che siano già stati emessi i ruoli per i periodi in cui usufruiva del servizio.

3. Come si emettono i ruoli normali ? I passaggi necessari per arrivare ad emettere i ruoli dipendono: - dal Servizio; - dal tipo di contabilizzazione scelto per quel servizio. Facciamo un Esempio per ogni tipo:

a) Servizi con contabilizzazione continuativa o a periodi predefiniti (es: Trasporto scolastico). Occorre: • che l’utente sia nello stato “In corso” • che sia stata definita almeno una TARIFFA valida da un certo anno e un certo mese oppure che per ogni utente di quel servizio sia stato attribuito un importo. In questi due casi si passa direttamente all’emissione dei ruoli NB: ƒ In caso che per un utente ci sia l’importo e una tariffa prevale l’importo sul valore della tariffa; ƒ tra continuativa o a periodi predefiniti non c’è sostanziale differenza: dipende sempre da decisioni dell’ufficio quante volte emettere i ruoli.

b) Servizi con pagamento Una tantum (es: centri estivi,…) In questo caso l’emissione dei ruoli segue le regole precedenti solo che, una volta emessi i ruoli, la prestazione viene cambiata, e da “In corso” passa “A ruolo” in modo da evitare che, per lo stesso anno, venga emesso più di un ruolo per lo stesso utente.

c) Servizi a consumo con conferma (es. asilo nido, pasti domiciari,…) Prima di passare ai ruoli occorre effettuare i Consuntivi per il mese. I consuntivi possono essere effettuati solo per un mese specifico; se si volesse una consuntivazione trimestrale è possibile ricorrere a due soluzioni: i. o si introducono, come consuntivi, il totale delle quantità già totalizzate x il trimestre (ad esempio i pasti di un trimestre);

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ii. oppure si eseguono i consunti mese x mese e poi si fanno i ruoli (raggruppati) emettendo totalizzando i valori dei ruoli mensili in un solo importo.

d) Servizi a consuntivo con prestazioni (ad es: assistenza domiciliare) In questo caso prima di poter effettuare i ruoli bisogna che le prestazioni del mese siano state “eseguite”. In tal caso i record prestazioni durante la “generazione dei ruoli” passano automaticamente da “Generato” a “A ruolo”.

Modalità Emissione Ruoli:

Genera Ruoli

Compilare: - Servizio - Anno e mese di competenza - A quale periodo si riferisce la tariffa (se ci fossero dubbi si clicca sul bottone con il ? e si ottiene la visione delle diverse tariffe nelle diverse date) - Definire per quale data si vuole emettere i ruoli - Stabilire la descrizione standard si vuole riportare per ogni ruolo (inserendo la sua descrizione nella casella oppure cliccando su Servizio – anno – mese e ogni volta, se si vuole che questi dati vengano riportati nell’ambito della descrizione, riportarli nella finestra a sinistra cliccando

-

su . Se si vuole cancellare uno dei campi riportati a sinistra basta passarci sopra il cursore e premere “canc”. Scegliere se evidenziare anche gli utenti esenti. -

Cliccare su Genera ATTENZIONE!! se si visualizza questo messaggio e si risponde SI tutti i ruoli emessi per quel servizio – mese verranno cancellati e se fossero già stati stampati e spediti non sarebbe più possibile contabilizzare i pagamenti.

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Scelta dei record da stampare

Stampa ruoli

Con la funzione “Gestione Ruoli” si scelgono i campi di selezione opportuni in modo da estrarre solo i record che si devono stampare, ad esempio: Servizio, Anno e mese di competenza. Si clicca su “Estrai” e si verificano i record che devono essere stampati. Se si utilizza “Raggruppa importi” si creerà un unico record con un importo totale sommatoria dei valori dei singoli ruoli presenti per lo stesso Utente o Referente. Se invece si chiede di “Non raggruppare” si creeranno tanti record quanti sono i ruoli presenti senza totalizzazione Scegliere i record da stampare. A tale scopo si può: - utilizzare il bottone ”Seleziona tutti” Oppure - cliccare sui record che si vogliono stampare, tenendo premuto il tasto “maiuscolo”, o il tasto “Ctrl” se si vuole scegliere un gruppo di record. Cliccando su “Genera” e scegliendo il documento di stampa i dati vengono passati a “Stampa Unione” di Word e tutti i record passati a Word assumono lo stato di “STAMPATI”.

Riemissione Ruoli:

Esempio: In questo caso eseguo i ruoli di Novembre poi correggo i dati di 2 utenti che non avevano le tariffe. Se rifaccio i ruoli il programma mi avvisa e si rifiuta di riemettere i ruoli per i record già presenti. Se devo correggere un ruolo per un utente già emesso devo farlo quindi per uno specifico nominativo.

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4. Cosa sono e come si emettono i ruoli extra? I ruoli Extra sono quelli generati dalla fase “prestazioni” direttamente cliccando sull’icona “Nuovo” nella finestra “Ruoli emessi” di “Prestazioni”. I ruoli emessi in questo caso hanno un codice di Barcode che inizia con SR.

5. Come si effettua la registrazione dei pagamenti? Da bollettino di C/C

Conferma a mano

Si deve utilizzare la funzione di registrazione dei pagamenti mediante penna ottica. Si definisce la data con cui registrare i bollettini. Si prendono le ricevute dei pagamenti e si passa la penna sul codice a barre. Se il codice corrisponde ad uno dei bollettini emessi nella finestra sottostante compaiono i dati del ruolo emesso per un controllo visivo. Quando si ha finito di leggere tutti i bollettini si clicca su “Seleziona Tutti” e poi su “Registra“. Se si registra due volte lo stesso bollettino in fase di registrazione verrà data una segnalazione ma ciò non crea nessun problema. Nel caso che il bollettino non sia leggibile si può introdurre il codice SRnnnnn a mano nella finestra del codice a barre e poi cliccare su “Conferma”. Oppure dalla finestra di “Gestione ruoli”: - si clicca due volte sul record - si passa alla finestra dei dati analitici - si introduce la data del pagamento - si cambia lo stato in “Pagato”

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Manuale Socio  

Manuale operativo di socio

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