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DNAJ OCTUBRE DE 2011

AÑO Nº 1, Nº 1, SETIEMBRE -

La validez oficial y legal de los correos electrónicos en las entidades de la Administración Pública

Por: Ana María Valencia Catunta Directora de Difusión Legislativa de la DNAJ El correo electrónico, importante herramienta de comunicación e intercambio de información, permite agilizar las comunicaciones y contribuir al ahorro del gasto público (compra de papel, repuestos y mantenimiento de impresoras y fotocopiadoras; y contratación de servicios de mensajería); así como cumplir con los principios de celeridad y eficacia regulados en el Artículo IV del Título Preliminar de la Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.

Por ello, el Instituto Nacional de Estadística e Informática-INEI, responsable de promover el desarrollo de sistemas y aplicaciones informáticas de uso común para el sector estatal a nivel nacional, ha emitido la Directiva Nº 005-2003-INEI/DTNP-Normas para el uso del servicio de correo electrónico en las entidades de la Administración Pública8, aprobada por Resolución Jefatural Nº 088-2003-INEI, publicada en el Diario Oficial El Peruano el 03 de abril del 2003. Su objetivo es promover la correcta aplicación del correo electrónico como recurso de comunicación intra e inter-institucional y regular su uso racional para optimizar su aprovechamiento, estableciendo procedimientos para el uso del servicio de correo electrónico en las entidades de la Administración Pública. Un aspecto que regula la norma acotada es sobre la validez oficial del correo electrónico. Así, en su Numeral 6.4.1 establece que la institución podrá establecer, mediante una directiva interna, la validez oficial de los mensajes que se transmitan entre sus trabajadores, así como la validez en el intercambio de información entre otras instituciones públicas y los ciudadanos; y en su Numeral 6.4.2 señala que para el intercambio de información entre instituciones públicas, se deberá propender a la utilización del correo electrónico seguro, para lo que se podrá utilizar la firma y certificados digitales u otro medio de seguridad y verificación. Y en cuanto a la validez legal de los mensajes de correo electrónico en su Numeral 6.4.3 regula que los mensajes de correo electrónico y sus archivos adjuntos, tendrán validez legal si están firmados digitalmente9, bajo el marco de la Ley Nº 27269 – Ley de firmas y Certificados Digitales, y de su Reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 052-2008-JUS10. Asimismo, se hace mención en el Numeral 7.1 de la Directiva acotada que las notificaciones institucionales pueden efectuarse mediante correo electrónico conforme el Numeral 20.1.2 de la Ley Nº 27444. Al respecto, el Artículo 1º del Decreto Legislativo Nº 1029, publicado el 24 de junio del 2008, modificó dicho numeral e incluyó el Numeral 20.4 cuyo tenor es el siguiente:

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“20.4. El administrado interesado o afectado por el acto que hubiera consignado en su escrito alguna dirección electrónica que conste en el expediente podrá ser notificado a través de ese medio siempre que haya dado su autorización expresa para ello. Para este caso no es de aplicación el orden de prelación dispuesto en el numeral 20.1”.

Reglamento de la Ley de Firmas y Certificados Digitales, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 052-2008-PCM “Artículo 3.- De la validez y eficacia de la firma digital

La firma digital generada dentro de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica tiene la misma validez y eficacia jurídica que el uso de una firma manuscrita. En tal sentido, cuando la ley exija la firma de una persona, ese requisito se entenderá cumplido en relación con un documento electrónico si se utiliza una firma digital generada en el marco de la Infraestructura Oficial de la Firma Electrónica. “Artículo 4.- De los documentos firmados digitalmente como medio de prueba

Los documentos electrónicos firmados digitalmente dentro del marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica deberán ser admitidos como prueba en los procesos judiciales y/o procedimientos administrativos, siempre y cuando la firma digital haya sido realizada utilizando un certificado emitido por una Entidad de Certificación acreditada en cooperación con una Entidad de Registro o Verificación acreditada (…)” Conclusiones: 1.- Con la emisión de la Directiva Nº 005-2003-INEI/DTNP, la Administración Pública cuenta con una norma que regula los procedimientos de gestión de los servicios de correo electrónico en las entidades públicas. 2.- Los documentos remitidos vía correo electrónico siguiendo las disposiciones establecidas en la Directiva Nº 005-2003-INEI/DTNP, tendrán validez oficial. 3.- Los mensajes transmitidos vía electrónico tendrán valor legal si están firmados digitalmente.

4.- En el procedimiento administrativo el administrado o afectado podrá ser notificado vía correo electrónico si ha dado su autorización expresa. 7 Las opiniones vertidas en la presente sección son de exclusiva responsabilidad de los autores y no comprometen la posición oficial de la DNAJ. 8 En mérito a dicha disposición legal por Resolución de la Superintendencia Nacional de los Registros Públicos Nº 3242003-SUNARP-SN se aprobó la Directiva Nº 008-2003-SUNARP/SN sobre Disposiciones que regulan la remisión de documentos internos de la SUNARP, Sede Central y Órganos Desconcentrados, vía correo electrónico. 9 Ley Nº 27269 - Ley de Firmas y Certificados Digitales.“Artículo 3.- Firma digital La firma digital es aquella firma electrónica que utiliza una técnica de criptografía asimétrica, basada en el uso de un par de claves único; asociadas una clave privada y una clave pública relacionadas matemáticamente entre sí, de tal forma que las personas que conocen la clave pública no puedan derivar de ella la clave privada.” 10 Publicado en el Diario Oficial El Peruano el 19 de julio del 2008.

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Fuente: Boletín de la dirección nacional de asuntos jurídicos Ministerio de Justicia año 1, N° 1, Septiembre – Octubre 2011

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