Page 1

Communicatieplan ‘07-’09

Voor de draad ermee 1


D/2007/11.195/5 D 07002 Dit document werd goedgekeurd door de Raad van Bestuur op 18 oktober 2007. Een uitgave van Vormingplus Kempen Samenstelling: Dirk Raeymaekers Vormgeving: Vormingplus Kempen Foto’s: www.flickr.com, www.vormingpluskempen.be, www.bartvandermoeren.com met dank aan Martine Coppieters, Lieve Decoster, Bart Gaublomme, Eric Goubin, Jim Jansen, Wouter Krznaric, Mieke Lauwerysen, Mieke Mermans, Kristien Peeters, Christa Truyen, Kristel Vanhulle, Jan Van Alsenoy, Jan Van Hout en de leden van de Algemene Vergadering en de Raad van Bestuur van Vormingplus Kempen. Publicatiedatum: december 2007 Verantwoordelijke uitgever: Martine Coppieters, Otterstraat 109/4, 2300 Turnhout

2


Vormingplus Kempen koos van bij haar ontstaan in 2004 voor een degelijke communicatie. Met de publicatie van een mooiogend tijdschrift, advertenties, e-zines, ... werd een flinke aanzet gegeven. In het beleidsplan van de organisatie werd voor 2006 de aanmaak van een communicatieplan beloofd. Door een personeelswissel werd dat uitgesteld naar 2007. Op de volgende pagina’s lees je hoe we daarin duidelijk kiezen voor een no-nonsense aanpak. Het plan biedt een mooi overzicht van wat we doen en wat we willen, en hoe we dat best zeggen. Dat proberen we uit de doeken te doen. Niet altijd met dure marketingbegrippen of promopraat, maar meestal met buikgevoel en trillende energie. Voor de draad ermee!

3


Inhoud Onze visie op communicatie Onze missie

9

Onze inhoudelijke krachtlijnen

10

uitgangspunten

10

de werking

10

specifieke aandachtspunten

12

Communicatiekrachtlijnen

14

gewenst imago

15

gewenste toon in onze communicatie

16

doelgroepen met communicatiedoelen

17

Strategie en instrument: middelenanalyse en concrete acties Vormingplus heeft het imago dat het wenst

26

Vormingplus bereikt beter zijn doelgroepen

40

De bekendheid van Vormingplus is toegenomen

50

Opvolging Rapportering en bijsturing

55

Het plan in een schema Het plan in een schema

4

58


Communicatieplan ‘07-’09

Voor de draad ermee 5


Vormingplus Kempen is jong. Dat heeft zijn charmes. Maar daardoor blijven we ook vaak nog een relatief onbekend muurbloempje. We schetsen je eerst onze missie en de inhoudelijke krachtlijnen van waaruit we werken. We onderzochten ook welk imago we precies wilden uitstralen. Dat koppelen we aan de kerneigenschappen van onze communicatie. Tot slot leiden we hieruit ook de doelgroepen af die we willen bereiken.

6


Onze visie op communicatie 7


8


Onze missie Vormingplus Kempen is één van de dertien volkshogescholen in Vlaanderen. Met overtuiging gaat Vormingplus Kempen in op de mogelijkheden die het decreet op sociaal-cultureel volwassenenwerk biedt om het vormingswerk in de regio te vernieuwen en verfrissende dynamieken op gang te brengen. Vormingplus Kempen wil uitbreken uit de bestaande hokjes en tradities en nog niet gebaande paden verkennen. Vernieuwing van samenwerkingsverbanden, van inhouden en methodieken, van doelgroepen en regionale spreiding zijn de instrumenten om dit te realiseren. Vormingplus Kempen wil zich daarbij profileren als een ingebedde, echte Kempense instelling die inspeelt op de kenmerkende thematieken en de impulsen die uitgaan van de regio. In dezelfde geest zal Vormingplus Kempen ook het aanbod van andere gelijkgezinde vormingsinstellingen en –initiatieven uit de regio in onderling overleg afstemmen, coördineren en communiceren. Vormingplus Kempen wil kwaliteit koppelen aan een aantrekkelijk, verbredend en drempelverlagend aanbod dat het niet-formeel leren van zoveel mogelijk mensen en groepen kan stimuleren. Als laboratorium voor vernieuwend vormingswerk wil Vormingplus Kempen een bescheiden maar effectieve bijdrage leveren aan de versterking van het sociale weefsel en aan de opbouw van een verdraagzame en participatieve samenleving in de Kempen.

9


Onze inhoudelijke krachtlijnen uitgangspunten •

Vormingplus Kempen geeft zichzelf een maatschappelijke opdracht. We willen een bijdrage leveren aan de versterking van het sociale weefsel en aan de opbouw van een solidaire, duurzame en participatieve samenleving. We zien het als onze opdracht om de vinger aan de maatschappelijke pols te houden. De eerste jaren besteden we daarom extra aandacht aan de thema’s ‘participatie’, ‘duurzaamheid’, ‘interculturaliteit’ en ‘de Kempen’.

We doen dit door sociaal-cultureel werk te verrichten omdat dit de maatschappelijke participatie van mensen beoogt en hen tegelijk vormt. De maatschappelijke component is hierbij van doorslaggevend belang: we richten ons niet op louter persoonlijke vorming.

Vormingplus Kempen wil mensen aanspreken als communicatieve, actief luisterende wezens die op zoek gaan naar wat zowel persoonlijk als maatschappelijk waardevol en verantwoord is en die van daaruit handelen. Daarom willen we hen actief betrekken in onze werking. Samenwerking met anderen is een basisprincipe van de organisatie en vind je doorheen heel onze werking terug.

De werking •

10

Leerprocessen opzetten is de kernactiviteit van Vormingplus Kempen. Dit doen we door projecten uit te werken. Met deze projecten willen we ons onderscheiden: 1. onze projecten moeten voorbeelden zijn van ‘sociaal leren’1. We leggen daarbij de klemtoon op een procesmatige aanpak en werken liefst vanuit een communicatorcultuur2. Projecten zijn steeds gericht op een blijvend effect.


2. onze projecten verbinden steeds minstens twee functies van het sociaal-culturele werk (educatief, gemeenschapsvormend en cultureel) 3. ze moeten kwaliteitsvol zijn: met een duidelijke planningscyclus, met continue evaluatie en bijsturing, elders multipliceerbaar,… 4. ze moeten complementair zijn met andere initiatieven (niet concurrentieel) 5. ze moeten een laboratoriumfunctie vervullen. We zetten dus niet zomaar leerprocessen op. Ze komen duidelijk tot stand vanuit een sociaalculturele methodiek3. •

Naast leerprocessen ontwikkelt Vormingplus Kempen een netwerk door gerichte contacten met andere organisaties en mensen uit te bouwen. Dit doet ze om haar maatschappelijk doel beter te bereiken. 1. Contacten met anderen bieden Vormingplus Kempen voeling met wat er leeft. We kunnen er de werking mee voeden en sturen. 2. Bovendien hopen we dat ook onze partners ons gaan zien als hun partner in het sociaal-culturele veld. We willen een aanspreek- en steunpunt zijn voor hen. 3. Die ontstane wisselwerking tussen anderen en Vormingplus Kempen moet op termijn Vormingplus Kempen tot een draaischijf maken voor het sociaal-culturele werk in de regio. 4. Het moet Vormingplus doen uitgroeien tot een erkende gesprekspartner in het maatschappelijke debat. We hopen ook dat de anderen door ons te kennen, mee willen werken aan het maatschappelijke project dat we voor ogen hebben. Momenteel resulteert de netwerking in twee bijkomende accenten: • Dienstverlening Vormingplus Kempen speelt een bemiddelende rol op het vormingsveld. We brengen vraag en aanbod via de website met elkaar in contact. Een deel van het aanbod ondersteunen we ook financieel. De organisatie heeft hiervoor criteria opgesteld. Via de dienstverlening wil Vormingplus Kempen de niet-formele vorming stimuleren. • Coördinatie Als ze hiervoor gevraagd wordt, coördineert Vormingplus Kempen het vormingsaanbod voor organisaties. Momenteel gebeurt dit op twee plaatsen.

11


De projectwerking en de netwerking staan met elkaar in verbinding. Er is een wisselwerking: het netwerk geeft inhoud en draagvlak voor de projecten, terwijl de projecten hun weg moeten vinden naar het ruime veld en daar inspirerend werken. Deze kruisbestuiving is voor ons essentieel.

Specifieke aandachtspunten Vormingplus Kempen onderscheidt zich verder door de aandacht die ze besteedt aan enkele bijzondere punten. Deze punten moeten zowel in de projecten als de netwerking tot uiting komen. •

Regionaal profiel Vormingplus Kempen is een Kempense organisatie, wat inhoudt dat de regio waarin we actief zijn van groot belang is. Niet alleen door in te spelen op thema’s en impulsen die uitgaan van de regio, maar ook door binnen de regio een actieve rol te spelen. De keuze om met 4 subregio’s te werken is hier een gevolg van. Ook de regionale spreiding van de activiteiten is een bekommernis, net zoals de regionale vertegenwoordiging in de bestuursorganen. Achtergestelde groepen Vormingplus Kempen wil extra inspanningen leveren om de participatie en emancipatie te vergroten van achtergestelde groepen. Communicatie Vormingplus Kempen wil wervend communiceren met haar publiek. Niet enkel over haar eigen werking, maar ook over het sociaal-culturele werk dat er in de Kempen plaatsvindt. Binnen de personeelsploeg is er hiervoor een aparte functie gecreëerd.

1 Sociaal leren is ‘het leren functioneren in nieuwe, onverwachte, onzekere en moeilijk te voorspellen omstandigheden. Het is gericht op het oplossen van onvoorziene contextproblemen en wordt gekenmerkt door een optimaal gebruik van het probleemoplossingpotentieel dat in die groep of gemeenschap aanwezig is. (Wildemeersch, D. & Beckers, F. (1997), Leren is participeren. In: Vorming, Vlaams Centrum voor Volksontwikkeling, Brussel, feb. 1997, p. 161-171) 2 Communicatorcultuur: één van de vier types educatieculturen die Leirman definieert. Het gaat over (open) ervaringsleren, waarbij op een dialogaal-groeigerichte manier gewerkt wordt. De educator is vooral communicator, facilitator en manager in de voortdurende stroom van leerkansen, -vragen en –momenten. De lerende is partner in het leerproces, ervaringsdeskundige. Als de noodzaak zich voordoet kunnen ook de andere educatieculturen door Vormingplus Kempen gebruikt worden bij het opzetten van leerprocessen.

12


maatschappelijk project

via sociaal-cultureel werk

met een eigen visie op de mens

Leerprocessen opzetten via eigen projecten tussendoelen - sociaal leren - 3 functies scw - kwaliteit - complementair - laboratoriumfunctie

1

2

3

Netwerk opzetten via externe relaties

4

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

wisselwerking

tussendoelen - Behoeften detecteren - Aanspreekpunt zijn - Draaischijf zijn - Partner zijn in maatschappelijk debat

8

Dienstverlening leerprocessen stimuleren

aandachtspunten - regio / regionale spreiding - achtergestelde groepen - communicatie

5

6

5.1 5.2 5.3 5.4

CoĂśrdinatie enkel vraaggericht

7

9

3

Sociaal-culturele methodiek: omschreven in het decreet op het sociaal-culturele volwassenenwerk van 4 april 2003, naar een definitie van Baert. Voor Vormingplus Kempen is het: een wijze van denken en handelen, die gesteund is op reflectie, ervaringsdeskundigheid en wetenschappelijke inzichten. Ze wordt gebruikt om individuen en groepen aan te spreken en te activeren in ĂŠĂŠn of meerdere bestaansdimensies en in hun diverse leefsituaties; deze bestaansdimensies kenmerken de mens vooral als zin- en waardezoeker en als sociaal wezen; als doelstellingen staan het ontwikkelen van een eigen identiteit, het bevorderen van sociale integratie en maatschappelijke participatie en de opbouw van een democratische, duurzame en inclusieve samenleving voorop; daartoe worden op bewuste en doordachte wijze open kansen geschapen, die uitnodigen tot ontmoeting en informeel leren; er worden processen van kritische bewustwording, reflexieve verantwoording en persoonlijke bekwaming gestimuleerd; er wordt aangezet tot de ontwikkeling van sociale, culturele en communicatieve competenties en de vorming van sociale netwerken en culturele symbolen; in het scheppen en benutten van deze kansen zijn de betrokken personen en groepen actieve deelnemers, met wie de medewerkers in dialoog treden over de concrete doelen en de aanpak.

13


Communicatiekrachtlijnen V贸贸r je de confrontatie met de spiegel aangaat, heb je meestal wel een beeld van wat je te zien wil krijgen. Net zo bij ons: in dit hoofdstuk halen we daarvoor de resultaten aan van een interne gedachtenwisseling over ons gewenst imago. Dat wenslijstje vullen we aan met een aantal eigenschappen die we ook in onze communicatie willen uitstralen. We sluiten dit hoofdstukje af met de doelgroepen die we afleidden uit onze missie en krachtlijnen. In die opsomming koppelen we daar ook direct een aantal communicatiedoelen aan vast.

14


gewenst imago In de beginfase van de organisatie dacht de toenmalige personeelsploeg onder begeleiding van een extern deskundige na over het gewenste imago van Vormingplus Kempen. Die resultaten werden in mei 2006 door het volledige team herbekeken. In volgorde van belangrijkheid vind je hieronder de kernbegrippen die we Vormingplus Kempen willen toedichten: 1. kwaliteit 2. creatief 3. betrokken 4. dynamisch 5. toegankelijk 6. gedreven 7. brede kijk En om even duidelijk te maken wat Vormingplus Kempen zeker niet wou zijn, maakten we ook zo’n lijstje op: oubollig, saai, stoffig. Een cursusfabriekje. Iets voor intellectuelen, intellectualistisch, verheven, hoogdraven. Een concurrent, opdringerig. Te serieus. Steriel. Uit op macht. Geitenwollensokken imago. Extreem. Marginaal. Individualistisch, individueel gericht. Grootsprakerig. Amateuristisch. Belerend. Vrijblijvend. Niet ernstig. Moeilijk. Klassiek. Bureaucratisch.

15


gewenste toon in onze communicatie na b ij e n herken baar We werken in en met een regio. Dat betekent dat nieuws, stijl en lay-out veel herkenbare elementen daaruit moet bevatten. Van belang daarbij vinden we het gebruik van logo’s van organisaties, (veel) streekeigen foto’s van herkenbare plekken en personen, een goede spreiding van plaatsnamen in onze media, het visualiseren van onze regio.

e e n e e nvou di g, di rec t en h elde r ta a lge bru i k Standaard hanteren we begrijpelijke teksten, met relatief korte zinnen en een goede alineaverdeling. Hapklare brokken in plaats van proza. Intellectueel zijn we al door de werksoort en onze themakeuze, maar in onze publieksteksten hoeft dat niet zichtbaar te zijn.

d e we re l d dr aait om men sen e n n i et o m o n z e e i ge n nav e l We moeten natuurlijk onze naambekendheid vergroten en ons imago versterken: daar is ons communicatieplan vooral op gericht. Toch proberen we dit te doen door zoveel mogelijk gebruik proberen te maken van verhalen van andere mensen en van lokale voorbeeldprojecten. En alhoewel we een administratief ĂŠn een belerend kantje hebben, proberen we dat daarbij zo weinig mogelijk te etaleren.

s ma a kvol In onze media proberen we geen afbreuk te doen aan goede smaak. Dat betekent dat bij wijze van spreken zwartwitkopietjes kunnen, maar dan wel met de juiste lettertypes en een mooie bladspiegel. Een saai verslag naar de partners mag ook, maar dan wel op het goede papier en niet in Times New Roman.

16


Doelgroepen met communicatiedoelen

1

maatschappelijk project

2

via sociaal-cultureel werk

met een eigen visie op de mens

Leerprocessen opzetten via eigen projecten tussendoelen - sociaal leren - 3 functies scw - kwaliteit - complementair - laboratoriumfunctie

1

3

Netwerk opzetten via externe relaties

4

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

wisselwerking

25

tussendoelen - Behoeften detecteren - Aanspreekpunt zijn - Draaischijf zijn - Partner zijn in maatschappelijk debat

8

Dienstverlening leerprocessen stimuleren

aandachtspunten - regio / regionale spreiding - achtergestelde groepen - communicatie

6

4

5.1 5.2 5.3 5.4

Coรถrdinatie enkel vraaggericht

7

9

3

We grijpen nog even terug naar het schema dat onze misie en krachtlijnen in kaart brengt. Daaruit afleidend kunnen we een aantal doelgroepen onderscheiden: 1. mogelijke partners voor leerprocessen 2. mogelijke netwerkpartners 3. groepen met educatieve achterstand 4. aanbieders van niet-formele vorming

17


Partners voor leerprocessen professi onele i ntermediai ren Hiertoe rekenen we de stafmedewerkers uit bibliotheken, cultuur- en gemeenschapscentra, cultuurbeleidscoördinatoren, kansarmen- of migrantenverenigingen, medewerkers strafinrichtingen, communicatieambtenaren, milieuambtenaren, …) - - - - - -

naambekendheid en imago-uitstraling aanscherpen poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld staalkaart bieden van alle mogelijke activiteiten, maar evenwel met nadruk op onze eigen thema’s positieve attitude nastreven t.a.v. onze thema’s linken slaan tussen professionele werkers in de regio attitude aanscherpen om eigen activiteiten in conceptfase te spiegelen aan mogelijke samenwerkingsverbanden en lokale/regionale inbedding - concrete tips aanreiken voor realisatie van plaatselijk sociaal-cultureel werk door samenwerkingsverbanden aan te gaan - concrete ondersteuningsmaatregelen correct overbrengen - bereidheid tot partnerschap concreet overbrengen pl aatselijke vrijwi lli gers i n veren i gi ngsverband Hiertoe rekenen we de vrijwilligers uit lokale afdelingen van volwassenenorganisaties, adviesraden, buurtwerken, wereldwinkels, natuurverenigingen, … - - - -

naambekendheid en imago-uitstraling aanscherpen staalkaart bieden van alle mogelijke activiteiten, maar evenwel met nadruk op onze eigen thema’s concrete ondersteuningsmaatregelen correct overbrengen smaakmakers aanreiken voor realisatie van ‘plaatselijk sociaal-cultureel werk door samenwerkingsverbanden aan te gaan’ - kwaliteit verhogen van hun plaatselijke werking - poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld - linken slaan tussen vrijwilligers in de regio

18


koepels, di ensten, vorm i ngsi nstelli ngen, ‌ De professionele medewerkers uit de eigen sector en uit de belendende sectoren. - naambekendheid en imago-uitstraling aanscherpen - aanbod uit de sector verzamelen en hertalen naar de Kempen en naar plaatselijke vrijwilligers - promoten van onze manier om sociaal-cultureel werk te bedrijven (kwaliteitsvol procesmatig sociaal leren waarbij we min. twee functies verbinden) - positieve attitude nastreven t.a.v. onze thema’s - poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld deelnemers aan leerprocessen Hiertoe rekenen we alle effectieve en potentiÍle deelnemers aan activiteiten of projecten die we (eventueel in samenwerking met partners) organiseren: bewoners van het Turnhoutse arrondissement ouder dan 18. - naambekendheid en imago-uitstraling aanscherpen - weten dat ze voor een actuele activiteitenkalender bij ons moeten zijn - weten dat er met ons gepraat en gebroed kan worden over verenigingsleven, activiteiten, projecten - informeren over activiteiten

19


Netwerkpartners Netwerken is een belangrijk luik in onze werking. Een werkgroep binnen onze organisatie boog zich al over de planning van verschillende activiteiten hierrond. Eind 2007 wordt ons personeelsteam uitgebreid met een medewerker die zich hier op zal toeleggen. Het specifiek communicatieluik wordt samen met hem uitgewerkt. Voorlogig kunnen we al een aantal doelgroepen daarin onderscheiden: professi onele i ntermediai ren (zi e h i erboven) pl aatselijke vrijwi lli gers i n veren i gi ngsverband (i d.) koepels, di ensten, vorm i ngsi nstelli ngen, … (i d.) lokale belei dsmakers Burgemeesters en schepenen uit de regio. - - - -

naambekendheid en imago-uitstraling aanscherpen positieve attitude nastreven t.a.v. onze opdracht en werksoort notie dat we rond vier thema’s werken weten dat Vormingplus Kempen altijd bereid is om samen te werken afhankelijk van de projectplanning - draagvlak creëren voor mogelijke projecten en activiteiten - ondersteuningsmogelijkheden van V+K zo concreet en duidelijk mogelijk schetsen - Vormingplus Kempen tot erkende gespreksmaker maken in sociaal-cultureel / maatschappelijk debat

Groepen met educatieve achterstand achtergesteld e groepen “Vormingplus Kempen wil extra inspanningen leveren om de participatie en emancipatie te vergroten van achtergestelde groepen”, klonk het hierboven bij de missie. Die extra inspanningen situeren zich voorlopig enkel in de planning van onze projecten. In dit communicatieplan besteden we geen extra aandacht aan welomlijnde kansengroepen. We gaan ervan uit dat we de eerstvolgende jaren met onze communicatie een brede basis willen en moeten aanspreken: vrijwilligers, verenigingen, buurtbewoners, professionals, … In het volgende communicatieplan (2010-…) moeten we dat alleszins uitwerken.

20


Aanbieders van niet-formele vorming aanb i eders van activiteiten Cursus-, lezing-, workshop- en projectaanbieders met werkterrein in de Kempen - naambekendheid en imago-uitstraling aanscherpen - aanbieders attenderen op mogelijkheid om via onze site correcte informatie doelgericht te verspreiden naar plaatselijke vrijwilligers/organisatoren - aanbieders weten correct wat we voor hen wel en niet kunnen betekenen - poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld

21


22


strategie & instrument 23


24


Tot op heden ontbrak het Vormingplus Kempen aan een doordacht en uitgeschreven communicatieplan. De strategieën en het gamma communicatiemiddelen groeiden organisch. Op de volgende pagina’s lijstten we die op. We koppelen ze op de linkerpagina onmiddellijk aan de resulaten van de evaluatie ervan door het personeelsteam (mei ‘06) en de algemene vergadering (april ‘07). Op de rechterpagina vind je de concrete acties die we in ons communicatieplan daarrond willen ondernemen. We rangschikten onze communicatie-acties onmiddellijk volgens de krachtlijnen die uit de verschillende besprekingen met het personeelsteam en de algemene vergaderingen naar voor kwamen:

Vormingplus heeft het imago dat het wenst Ons gamma communicatiemedia staat sterk, maar dat moet beter onderbouwd en uitgediept worden met een consequente huisstijl en een herkenbaar aantrekkelijk imago op verschillende dragers.

Vormingplus bereikt beter doelgroepen Daarvoor verfijnen we verschillende communicatiemiddelen.

De bekendheid van Vormingplus is toegenomen We willen ook sterker werken aan onze naambekendheid.

25


Vormingplus heeft het ima middelenanalyse

Onze naam Officiëel heten we nog altijd ‘Volkshogeschool Kempen vzw’. ‘Vormingplus’ hebben we er als soortnaam boven staan.

Met die naam en dito logo is er een haat-liefdeverhouding. Visueel én inhoudelijk zorgt de combinatie voor een overladen logo: de twee namen én het logo geven geen blijk van een degelijk ontwerp. Het duidt evengoed op het onvermogen om een duidelijke keuze te maken.

De hele naam is evenmin communicatief te gebruiken (bv. ‘Hallo, met…’)

Ons logo

-

+

De appreciatie van ons logo zwalpt ook constant tussen voor- en tegens: het bordeaux vierkant met de twee silhouetten, gevolgd door ‘Vormingplus’. Dat heeft te maken met het kleurgebruik en met de lengte/breedte-verhouding. De Kempense versie heeft daaronder nog in het woordbeeld ‘Volkshogeschool Kempen vzw’.

26


ago dat het wenst

concrete acties

N nieuw actiepunt

verbeterpunt

We pleiten voor een uniforme duidelijkheid: voor één naam. De communicatieve inspanningen van de voorbije jaren draaiden rond het bekendmaken van ‘Vormingplus Kempen’. Stilaan vond die naam ingang. Dat kan je op dit moment niet straffeloos proberen om te buigen.

N

naamsverandering officieel laten vastleggen co n c r et e ac ti es

Meetmoment: november 2007 Meetbron:

verslag algemene vergadering ‘07

• voorstel tot naamswijziging voorleggen aan algemene vergadering • opname in staatsblad

Met de keuze voor een eenduidige naam zorgen we alleszins voor een lichter, helderder woordbeeld. Momenteel staat voor ons de restyling van het logo niet ter discussie. Dat hangt samen met de inspanningen die de voorbije jaren zijn gebeurd en met de - toch wel na te streven - verbondenheid met de andere Vormingplussen. aanmaak licht aangepast logo, waarbij ‘Volkshogeschool Kempen vzw’ verdwijnt ten voordele van ‘Kempen vzw’. Daarbij moet erover gewaakt worden dat het logo evenwichtig opgebouwd is: logo én woordbeeld hebben al een aanzienlijke breedte.

Meetmoment: juni 2008 Meetbron:

media

27


Ons logo ( vervolg)

Onze base li n e Onze baseline luidt ‘Verfrissend vormingswerk’. + Misschien is die omschrijving niet zo nauwkeurig, maar toch staan we daar voor.

Je vindt die baseline evenwel zelden terug: wel op het briefpapier, op de naamkaartjes, een enkele advertentie… Niet op de site, niet in de maandelijkse advertentie, niet in het tijdschrift, niet in onze projectfolders. De baseline is momenteel gelinkt aan een sublogo (de appelsien). Dat leidt tot een zwaar en verwarrend woordbeeld

28


de aanpassing aan het woordbeeld biedt de kans om een extra kleur aan de huisstijl toe te voegen. co n c r et e ac ti es • ontwerp logo • aanpassen voor verschillende dragers • gefaseerde invoer restyling opnemen op middellange termijn (2010) met de collegavolkshogescholen en met een communicatiebureau.

Meetmoment:

jaarlijks eenmalig

Meetbron: verslagen werkgroep

co n c r et e ac ti es

communicatie

• ter sprake brengen in werkgroep communicatie • ter sprake brengen in overleg coördinatoren • strategiebepaling • netwerken, oprichten ad hoc werkgroep

baseline consequent en veelvuldig hanteren co n c r et e ac ti es

Meetmoment: vanaf juni 2008 Meetbron:

advertenties,

• ontwerp baseline

briefwisseling,

• aanpassen voor verschillende dragers

tijdschrift, website

• opmaak afspraken over gebruik baseline (erover waken dat de baseline niet dubbelop wordt gebruikt)

29


logo v l a a mse g emeen sc h ap De Vlaamse overheid vraagt de door haar gesubsidieerde organisaties om haar logo op te nemen in publicaties (drukwerk, websites ...).

Tot nu toe hanteren we dit logo slechts sporadisch.

Onze hu i sstijl De huisstijl van Vormingplus Kempen is tot nu toe vooral zaak geweest van enkele dragers: de enveloppes, het briefpapier, de naamkaartjes, de uitwerking van het tijdschrift, de advertentie, de website. De volgende tijd moet de huisstijl vastgelegd en uitgediept worden. Daarbij moeten de huidige inconsequenties uitgelijnd en uitgezuiverd worden: het precieze lettertype (voor brieven, flyers, folders, brochures, tijdschrift, …), welke concepten hanteren we? Zo gebruiken we de huidige sitebanner als kop voor de advertentie en de e-zine. Op het briefpapier hanteren we kadertjes met licht gebogen hoeken. Ons tijdschrift is dan weer strak en luchtig. Hierboven stond al vermeld dat we willen werken aan een eenvormige huisstijl voor de dertien Vormingplus-centra tegen 2010. Zolang kunnen we zelf echter niet wachten.

Onze a a nwez i gh ei d op ac tiviteite n e n proj e c te n Bij een project als de Molse Wereldmarkt, de landendag van Color A’do of de start van een Ecocyclofietstocht is meestal wel iemand van onze medewerkers aanwezig. Dat is handig, al wordt die aanwezigheid zelden visueel ondersteund. Nochtans zijn dit net publieksgerichte activiteiten waar we onze naambekendheid moeten maken, verspreiden en ondersteunen. We zijn immers vaak én medesponsor én inhoudelijk/programmatorische partner.

30


N

‘leeuwtje’ opnemen in brochures, tijdschrift, e-zine en site co n c r et e ac ti es

Meetmoment: juni 2009

• opname logo in ontwerpstramienen

N

huisstijl vastleggen voor 2008-2010 co n c r et e ac ti es

Meetmoment: vanaf juni 2008

• ontwerp (of aanpassen) en vastleggen van huisstijlregels voor briefpapier, naamkaartjes, enveloppes, folders en flyers, website, e-zine, briefsjabloon, e-mailsjabloon, verslagsjabloon, praktijkboekjes, aanwezigheidslijsten, evaluatielijsten, advertenties, ,,, • aanmaak huisstijlboek

N

aanmaak visuals (een windbanner of een stel banners) als herkenningspunt co n c r et e ac ti es

Meetmoment: vanaf juni 2009 Meetbron:

aanwezigheid banners

• prospectie mogelijkheden • aanmaak en bestelling

N

aanmaak T-shirts voor medewerkers op publeksactiviteiten co n c r et e ac ti es

Meetmoment: december 2009 Meetbron:

aanwezigheid T-shirts

• prospectie mogelijkheden • aanmaak en bestelling • in beperkte oplage op maat (zomerversie) én op XXL-formaat (moet over een trui kunnen)

31


Onze a a nwez i gh ei d ( vervolg)

na a m k a a rtjes en meestuu rkaartj es Als mensen folders of brochures aanvragen, sturen we daarbij telkens een’met vriendelijke groeten’kaartje.

De huidige exemplaren passen niet in de huisstijl.

adv e rt e nti e de streekkr an t Elke laatste week van de maand publiceren we in de Streekkrant-edities van het hele arrondissement een kwartpagina. Tot voor kort gebeurde de lay-out door de Streekkrant; sinds november 2006 gebeurt die in eigen huis. Daarin vind je onze eigen contactgegevens en de kalendergegevens van onze eigen projecten en activiteiten die we betoelagen. Daarnaast plaatsen we 1 of 2 activiteiten met een fotootje en enkele regeltjes tekst in de kijker. Onderaan verwijzen we ook naar de aanvraagmogelijkheid voor onze ezine.

In de SWOT-analyse waren er vooral vragen rond het bereik van de Streekkrant: mensen met een antireclamesticker op de brievenbus krijgen het nummer niet aan. Daarbij hebben we ook te kampen met een dusdanig aantal activiteiten dat de overzichtelijkheid eronder lijdt en dat we niet kunnen focussen op bepaalde thema’s.

32


N

aanmaak stands voor grootschalige activiteiten binnenshuis

Meetmoment: december 2009

co n c r et e ac ti es

Meetbron:

aanwezigheid stand

• prospectie mogelijkheden • aanmaak en bestelling

N

aanmaak gadgets voor allerhande activiteiten

Meetmoment: medio 2008

co n c r et e ac ti es • opstellen criteria (smaakvol, aaibaar, duurzaam) en prospectie • aanmaak en bestelling

aanmaak naamkaartjes en meestuurkaartjes co n c r et e ac ti es

Meetmoment: juni 2008 Meetbron:

aanwezigheid kaartjes

• idem

uitgave Streekkrant advertentie: behouden en optimaliseren co n c r et e ac ti es • jaarlijkse verlenging huidig contract tot 2010

Meetmoment: december

• inhoud diversifiëren naar drie regio’s (Mol - Turnhout - Geel)

Meetbron:

archief advertenties

• aanpassing lay-out naar bijgewerkte huisstijl • betere doorverwijzing naar website • betere doorverwijzing naar e-zine (die verschijnt in dezelfde week) • consequent gebruik maken van mogelijkheid om trimestrieel redactionele aandacht te krijgen • triggerboodschap van de advertentie diversifiëren (bijv. niet alleen dienstverlening)

33


Door de deal met de Streekkrant kunnen we ook regelmatig aanspraak maken op redactionele aandacht. Soms durven we dat even vergeten. +

Relatief grote dekking tegen een relatief goedkope prijs.

www.vorm i n gpluskempen.be De oorspronkelijke website dateerde van 2004. Het was een asp-site die draait op een Accessdatabank. Het was een sobere site, ontworpen door portacapena.be. Het bezoekersaantal schommelde rond 20 bezoekers per dag (mei 2007). De meeste daarvan waren unieke bezoekers. Zoekwoorden waarop die ons vonden, waren meestal afleidingen van ‘vormingplus’. De SWOT-analyse gaf bij de Sterktes o.a. de soberheid en de degelijkheid mee. Om de site te verbeteren moest er o.a. gesleuteld worden aan de database, aan de interactiviteit, de kalender, aan de bekendmaking, … In 2007 maakten we een tussentijdse site aan in afwachting van de komst van een systeem dat helemaal aansluit met het aan te schaffen administratief pakket. Met de introductie van ons nieuw dienstverleningssysteem konden we daarop niet wachten. Welke verbeteringen zijn daar alvast aan gebeurd? • visueel aantrekkelijker met banners, foto’s, fotoreeksen, aanklikbare logo’s • meer reageermogelijkheden • een heldere menustructuur • opvraagbare RSS-feeds • integreerbare RSS-feeds • minder lange teksten • betere opzoekmogelijkheden • invulformulieren kunnen we zelf aanmaken • beter vindbaar via zoekmachines • we doen een inhoudelijke facelift: we herwerken en ontstoffen een aantal basisteksten

34


website optimaliseren co n c r et e ac ti es • we verhogen het aantal regionale nieuwsjes. Daarvoor grijpen we terug naar ‘veldnieuws’ uit kranten en nieuwsbrieven. We vragen daarvoor ook de persberichten van de Kempense gemeenten op • we breien een soort ‘dagboekluik’ aan de site (cfr. het dagboek in De Bond of meer bijdetijds de gast van Lux XL) van organisatoren vóór de eigenlijke activiteit. Over motivatie, zin, ergernissen, piekervaringen, … • we maken werk van de uitbouw van een stevig en aantrekkelijk downloadluik met presentaties, brochures, logo’s, tv- en geluidsfragmenten, persteksten in txt-versie, goodies (zoals bijv. bureaubladen met foto’s van Bart Van der Moeren), banners voor op andere sites, …

Meetnorm:

100 items/jaar

Meetmoment: december ‘08

Meetnorm:

2 items/jaar

Meetmoment: december ‘08

Meetmoment: jaarlijks december

• we registreren maandelijks onze bezoekers en hun verkeer via twee tellers (Google Analytics en Statcounter)

Meetmoment: jaarlijks december

• inhoudelijk proberen we op korte termijn de nadruk te leggen op onze projecten, onze doelstellingen, onze praktische werking

Meetmoment: december 2007

• we maken werk van de opname van een link naar onze site op andere sites in de regio (gemeenten, verenigingen, kalenders, …)

Meetmoment: december 2008

• met de volgende, nog aan te maken site staan twee bijkomende aanpassingen centraal: de inbedding van de interne informatie over activiteiten en projecten (zodat alle informatie maar één keer centraal moet ingevoerd worden) en een veelvoud aan gebruikersrollen (zodat o.a. activiteitenaanbieders rechtstreeks hun gegevens online kunnen aanpassen)

35


k l ant e nre l ati ebeh eer Vormingplus Kempen heeft slechts een summier adressenbestand. Daarnaast gebeurt de administratie van projecten, activiteiten, verslagen, … momenteel in Word. Er wordt al jaren gepraat over een degelijk administratiesysteem. Op verschillende niveaus hangt dat nauw samen met interne en externe communicatie. We kunnen dan immers mensen aanspreken op basis van wat we over hen weten, terwijl we anders iedereen over dezelfde kam scheren.

Activ it e it e n promoten Onze eigen projecten of de activiteiten die we betoelagen spelen zich meestal af binnen een afgelijnde regio, gemeente of buurt. De Cultuurmarkt van Ginderbuiten is een gebeuren binnen de Molse regio, Spinnen in Laakdal draait om Laakdalse buurtbewoners, … Voor de promotie van die activiteiten hebben we een gamma aan media. Soms wordt de promotie voor die activiteiten door ons ontworpen, soms door de partners. Als we er zelf voor instaan, hebben we veel greep op inhoud, stijl en opmaak. Tot nu toe hebben we weinig zeggenschap opgeëist over de publiciteit die partners voor een project maken. Nochtans komen we in die tijdsspanne lokaal meestal duidelijk in beeld. Zeker voor eigen projecten die we degelijk begeleiden, moet het mogelijk zijn om in een pril stadium met de andere partners een projectcommunicatieplan op te maken. Anders bestaat het gevaar dat we achterna hollen, en moeten proberen te redden wat er nog te redden valt (cfr. Toegankelijke Cultuur). We moeten dan duidelijk afspraken maken over de gehanteerde communicatiemedia, stijl, inhoud, opmaak, … Onze knowhow moet daarbij ten volle kunnen renderen. Natuurlijk staat de eigenheid van het project daarbij centraal: beeld, lettertype, … kan van project tot project verschillen (bvb. Afrika Voluit, Color A’do, …). Wel moet het geheel degelijk en mooiogend zijn, en naadloos aansluiten bij eventuele andere publicitaire ondersteuning.

36


N

we gaan op zoek naar een allesomvattend systeem voor registratie van Meetmoment: begin 2008 adressen, activiteiten en projecten co n c r et e ac ti es • onderzoek naar vereisten, noden, verwachtingen • aanschaf systeem

aanmaak communicatieplanning met educatieve medewerkers co n c r et e ac ti es • halfjaarlijkse opmaak van communicatieplannen voor de geplande Meetmoment: juni 2008, jaarlijks Meetbron: planning projecten • regelmatige bespreking van communicatieplanning bij projecten en activiteiten op tweewekelijkse teamvergadering

Meetmoment: jaarlijks

• aanmaak van een draaiboek voor mogelijke communicatie bij projecten

Meetmoment: juni 2009

• aanmaak van downloadbaar materiaal (logo’s, printbare flyers, affiches, ...) voor partners

Meetmoment: juni 2009

Meetbron:

Meetbron:

teamverslagen

draaiboek

37


aanmaak flyers/folders/affiches Met deze media kunnen we voluit de kracht van de combinatie tussen thema (van de activiteit) en de nabijheid laten spelen. Met onze A3+-kleurenprinter kunnen we makkelijk en betaalbaar affiches in een oplage van 30/50 exemplaren aanmaken. Het is zelfs mogelijk om enkele A1-affiches aan te maken door die printjes naadloos aan elkaar te lijmen. verdeling van flyer/folder/affiche We hebben weinig zicht op de precieze verdeling van affiche en folders. Onze educatieve medewerkers hebben vermoedelijk te weinig voeling met de lokale gewoonten, zodat we voor de verspreiding grotendeels afhankelijk zijn van de partners. Voor projecten met enige omvang zouden we best de Post inschakelen voor de verdeling van flyers. Dat kan fijnmazig genoeg op gemeentelijk vlak. afspraken over perscontacten Dat moet een onderdeel vormen van het projectcommunicatieplan. Soms kan het handig zijn dat we zelf onze mediamix inschakelen, of dat de partner via bevoorrechte relaties kan werken. Alleszins moeten we erover waken dat we zelf in die persaankondiging niet ontbreken. op de Vormingplus-site Door de aanmaak van projectfiches in Word, ontsnappen projectactiviteiten vaak aan de aandacht om ze op de site-kalender of in de Streekkrant-advertentie tijdig op te nemen. Als we die administratie en het sitebeheer in één systeem kunnen integreren, kan daaraan tegemoet gekomen worden. Op de Vormingplus-site kan zowel de praktische aankondiging van de activiteit (op de cover bij het nieuws én op de kalenderlijst) als het achtergrondverhaal (waarom ondersteunt Vormingplus dit project? wat stelt het inhoudelijk voor?) een site voor een project Voor het Color A’do-project hebben we bij de aanvang ook een aparte site aangemaakt. Voor andere projecten valt dat ook te overwegen. Daarvoor moeten we wel criteria opstellen: - het project moet over langere tijd lopen - het project moet gedragen worden door een team - de site moet een duidelijke meerwaarde kunnen betekenen voor het welslagen van het project - het project moet regelmatig nieuwe content kunnen genereren (dat hoeft niet enkel tekst te zijn) - dat team moet bereid zijn om op termijn de site zelf te beheren

38


39


Vormingplus bereikt beter z het tij dschr i ft van meerle tot v e e r le Ons halfjaarlijks tijdschrift is vooral gericht op de samenwerkers in onze regio: vrijwilligers en professionelen die elke dag vorm proberen te geven aan de samenleving via hun groep, buurt, vereniging, organisatie… Het wordt gedrukt op een 2.500 exemplaren waarvan er 1.100 met de post worden bedeeld. De rest wordt met mondjesmaat lukraak verdeeld over de regio. Het telt doorsnee 24 pagina’s. Het tijdschrift biedt bij onze thema’s een theoretische en een praktische onderbouw. Daarnaast publiceren we er een deel van ons aanbod dat daarbij aansluit, tips, … We stellen er ook enkele lopende projecten in voor. Het tijdschrift biedt ten slotte ook nog een praktisch luik (kalender, wat kunnen we voor je doen?, colofon). Het is vrij luxueus uitgegeven, op zwaar glanzend papier. De foto’s worden op bestelling geleverd door enkele fotografen. + Bij de SWOT-analyses door medewerkers, algemene vergadering en professionelen kreeg het tijdschrift veel pluimen, zowel qua inhoud, lay-out als fotogebruik. Er gingen vooral stemmen op om de ambities aan te scherpen: we moeten modern vormingswerk presenteren dat onze regionale coördinatiefunctie ondersteunt, aangevuld met good practices, interviews met sleutelfiguren, weetjes, … uit het brede regionale vormingsveld.

We moeten een betere structuur aanbrengen in de kalender. Meer witruimte. Een betere distributie.

40


zijn doelgroepen uitgave tijdschrift: behouden en optimaliseren co n c r et e ac ti es

• we behouden het inhoudelijke concept van het huidige tijdschrift en diepen het verder uit: met kwalitatieve ‘streekeigen’ foto’s, herkenbare personen uit het werkveld, aansprekende praktijkverhalen, degelijke journalistieke bijdragen, goed fotowerk • we laten het tijdschrift zo milieuvriendelijk mogelijk drukken

Meetmoment: december 2008

• we maken werk van een verdelingsplan over het hele arrondissement. We versturen het naar een uitgekiend select aantal verdeelpunten (bibs, cultuurcentra, vergadercentra, gemeentehuizen)

Meetmoment: december ‘08

• op de website maken we overzicht van de verdeelpunten en de aanvraagmogelijkheid om verdeelpunt te worden

Meetmoment: december 2008

• we maken het tijdschrift download- en bekijkbaar op de site • een heikel punt is de opname van de kalender. Die is niet synchroon met de periodiciteit, maar biedt anderzijds ook wel een staalkaart van activiteiten. We tasten wenselijkheden en mogelijkheden daarrond af. We gaan er daarbij van uit dat een degelijke kalender een prima beeld kan geven van onze werking en ons werkveld, met een goede verwijzing naar onze website

Meetmoment: december 2008

41


powe rpo i n t voorstelli n g Vorm i n gplus Powerpoints zijn krachtig om gebalde, duidelijke boodschappen in een aantrekkelijke vorm te presenteren. Dat moet ook lukken over de werking van Vormingplus Kempen. De inhoud kan eventueel aangepast worden aan het doelpubliek: voor een eerste kennismaking met mogelijke projectpartners, met plaatselijke politici of met lokale verenigingen. We kunnen die ook op onze site downloadbaar of raadpleegbaar maken.

voorst e l l i n gsf i lmpjes Een kort YouTube-achtig filmpje (concept: http://www.youtube.com/watch?v=-dnL00TdmLY) waarin eenvoudig en snel wat basisbegrippen (hoe krijg je financiĂŤle steun? wat doet V+K?) uit de doeken worden gedaan. Download- en bekijkbaar op de site, teaserclipje als kennismaking op vergaderingen.

aanm aak troeven bl aden We ontwikkelen ook best een aantal factsheets over Vormingplus: A4-tjes met korte, heldere boodschappen over de organisatie. Bijvoorbeeld over - wat doet Vormingplus + contact - wil je een activiteit met ons organiseren? Afwegingen en mogelijkheden + contact - de hoogtepunten uit ons jaarverslag (wat deden we in 2007?) Dat materiaal is uitdeelbaar of downloadbaar op de site.

www.vorm i n gplus.be Via de portaalsite van alle Vormingplus-centra zijn we ook te vinden. We maken gebruik van het aanbod om regelmatig een nieuwsitem op die portaalsite toe te voegen. In eerste instantie propageren we echter onze eigen lokale site.

42


N

aanmaak powerpoints co n c r et e ac ti es

Meetmoment: december 2007

• aanmaak basistekst voor ppt te hanteren bij netwerken met burgemeesters uit de regio • uitwerken van ppt • daarvan maken we regiogericht een aparte ppt

N

aanmaak bedrijfsfilmpjes co n c r et e ac ti es

Meetnorm:

2 per jaar

• zoektocht naar audio-visuele partner (evt. bij scholen audio-visuele Meetmoment: vanaf december 2008 vorming) • uitwerken van inhoudelijk script per project • zorgen voor verspreiding (evt. ook via andere (gemeentelijke) sites uit de regio

N

aanmaak kopieerbare troevenbladen co n c r et e ac ti es

Meetmoment: juni 2008

• idem

vormingplus.be ook inhoudelijk invullen vanuit de Kempen co n c r et e ac ti es • we vullen regelmatig een project aan in de nieuwsrubriek van vormingplus.be

Meetnorm:

2/jaar

Meetmoment: december

43


e -zi ne De e-zine verscheen sinds 2005 driemaandelijks. Sinds november 2006 hanteren we een maandelijkse uitgave. Vanaf toen hanteren we ook kleine afbeeldingen bij de nieuwsjes. Door de overstap naar een nieuwe site, stappen we ook over op een ander verzendsysteem. Momenteel bereiken we een 700-tal abonnees. Daarnaast versturen we de e-zine ook naar het persbestand en naar onze bestuursleden (algemene vergadering/raad van bestuur). Inhoudelijk stellen we in de e-zine een of twee eigen projecten voor die in de daaropvolgende maand lopen, enkele dienstverleningsactiviteiten, een korte verwijzing naar ons dienstverleningssysteem, één nieuwsitem uit de sector (een boek dat verschijnt, een interessante site) en één nieuwsitem uit de regio (dat te maken heeft met onze thema’s). + Lay-out ok. Kort op de bal. Zeer duidelijke opbouw. Doorlink naar website werkt.

Mensen niet overspoelen met nieuwsbrieven. Aantal abonnees moet omhoog. Vraag naar een opsplitsing van de e-zine naar verschillende doelgroepen.

Pe rsbri e f Naast de maandelijkse nieuwsbrief, versturen we ook regelmatig een persbrief naar een vijftigtal lokale perscontacten. Die persbrief is opgevat als een soort nieuwsbrief: een korte smaakmakende tekst met de voornaamste gegevens, en een doorlink naar de site waar meer informatie te vinden is. Er zit geen regelmaat in de verzending: als er iets te melden is, versturen we hem. Dat zorgt er ook voor dat die persbrief maar één, hooguit twee items bevat.

44


behoud huidige formule. We evalueren wel de frequentie

Moment:

december ‘08

e-zine: systeem faciliëren co n c r et e ac ti es

Meetnorm:

aantal nieuwe

• sitebezoekers kunnen zich makkelijk op een of meer edities online abonneren

Meetmoment: december

• eenmaal geabonneerd, kunnen ze zelf het archief van oude nieuwsbrieven bekijken e-zine: verruiming abonneebestand co n c r et e ac ti es

Meetnorm:

toename met 10%

Meetmoment: jaarlijks vanaf dec. ‘08

• consequente promotie in alle media • actief met het hele team op zoek naar adresbestanden via gemeenten, cultuurdiensten, verenigings- of lokale bladen, scholen …

N

e-zine voor bestuursorganen co n c r et e ac ti es • editie voor Vormingplus-bestuursleden en medewerkers, met een ‘wie-is-wie-luik’ en bijdetijds nieuws over de vzw (bvb. beknopte RvB-beslissingen, personeelswissels, …)

N

Meetnorm:

4 per jaar

Meetmoment: vanaf december 2008

e-zine diversifiëren co n c r et e ac ti es • voor mensen uit verenigingen (eveneens met ‘wie-is-wie in de Kempen en waarmee bezig?, lokaal verenigingsnieuws uit de site, leuke projecten - al dan niet met ons, vrijwilligersraad, …

Meetnorm:

2 per jaar

Meetmoment: vanaf december 2008

regelmatige verzending persbrief co n c r et e ac ti es • we versturen een e-zine met persnieuws

Meetnorm:

• we zetten ook kant-en-klare .txt-versies en foto’s als download op de site. We linken vanop de nieuwsbrief daarnaar door.

Meetmoment: vanaf december 2008

6 per jaar

45


RTV RTV bestrijkt een groot gebied. Vanuit communicatie-oogpunt is de captatie van onze activiteiten of projecten veel waarde: het informeert niet alleen onze doelgroepen, maar bevestigt ook de organisatie in haar Kempense aspiraties. Voor haar dagelijks nieuws hebben we met onze doorsnee activiteiten vaak net te weinig appelwaarde of een te klein publieksbereik om aanspraak te maken op standaard aandacht. Zelfs voor evenementen als een studie- of een themadag is dat zo. Toch merken we dat projecten met een originele invalshoek (bankcontact Olen) of een telegeniek moment (gedichtendag Oud-Turnhout) het avondnieuws wel halen. Het is dan zaak om in de persbrief subtiel allusie te maken op die mogelijkheden. Met de komst van hun “we komen je vereniging filmen als je betaalt”-programma Jan Publiek komt RTV op uitnodiging voor het vzw-tarief van 200 euro 2 à 3 minuten filmen. Dat item wordt op een ietwat ongelukkig uitzenduur geprogrammeerd. Voor 15 euro kunnen we dan wel de dvd-kopie aanschaffen. Dat clipje kunnen we op onze site hanteren. Daarnaast kan RTV ook zorgen voor reportagewerk. Daarvoor hebben ze alle faciliteiten. Videoclips zijn uitermate belangrijk op onze site en voor visuele ondersteuning bij netwerkgesprekken: ze laten kijkers beleven wat we doen.

Pers van andere organ isati es In de Kempen bestaan een aantal (leden-, gemeente-)bladen. Die kunnen op termijn interessant zijn om onze projecten met partners, maar ook om onze dienstverlening bekend te maken.

Lokale streekkr anten Voor de promotie van een aantal eigen projecten of activiteiten samen met anderen maken we soms gebruik van betaalde advertenties in lokale streekkranten. Color A’do-activiteiten ondersteunen we bijvoorbeeld in de Hoger-Op.

46


N

regelmatige videocaptatie projecten en activiteiten co n c r et e ac ti es

Meetnorm:

• we werken regelmatig samen met RTV/Jan Publiek • we zoeken een productiehuis dat zowel inhoudelijk als visueel betaalbaar clipjes kan aanmaken.

N

4 gecapteerde producties

Meetmoment: vanaf december 2008

inschakelen pers andere organisaties co n c r et e ac ti es • inventarisatie van lokale ledenbladen die qua thematiek aansluiten Meetnorm: bij onze thema’s

inventaris vanaf dec. 2008

• stapsgewijs via persoonlijke contacten ledenbladen inschakelen voor promotie projecten of dienstverlening

N

inschakelen lokale streekkranten co n c r et e ac ti es • inventarisatie van lokale ledenkranten met publicatietarieven • evt. advertentieruimte aankopen voor plaatsgebonden activiteiten en projecten

Meetnorm:

inventaris op dec. 2008

47


We e k- e n m aan dbl adpers Vrouwen-, mannen-, lifestyle- en hobbybladen zijn voor ons een vrijwel onontgonnen terrein. Voor een aantal projecten mikken we daarvoor alleszins op een te klein regionaal publieksbereik. Voorlopig weerhouden we ze niet in ons lokaal communicatieplan.

e - mai l We versturen met alle medewerkers flink wat e-mail. Die moeten we consequent leren gebruiken om extra boodschappen mee te geven. Standaard versturen we bannerloze mails. Maar voor bepaalde activiteiten en doelgroepen kunnen we (streekgebonden, themagebonden, ‌) banners aanmaken die we onder de handtekening toevoegen en die rechtstreeks doorlinken naar onze website. Alleen spijtig dat we het aantal doorclicks daarop niet berekenen‌

voorstelli ngsfol der voor part n e rs b ij l e e r pro c ess e n o f n et we rki ng Het zou handig zijn als we een folder hadden die verschillende facetten van onze werking verstaanbaar zou toelichten.

Momenteel is die nog onbestaande.

popul ai r jaarversl ag Elk jaar maken we een jaarverslag op dat bulkt van cijfers en nuttige informatie over onze projecten. Een populaire versie daarvan zou inspirerend en motiverend kunnen werken voor professionelen of organisatoren in het werkvel.

48


waken over profilering van Vormingplus in Vlaanderen co n c r et e ac ti es • opvolging in Vlaamse werkgroep communicatie

N

aanmaak en gebruik van mailbanners co n c r et e ac ti es

Meetmoment: vanaf december 2008

• aanmaak mailbanners • gebruik van banners in uitgaande mail die thematisch daarbij aansluit

N

aanmaak voorstellingsfolder voor partners bij leerprocessen of netwerking co n c r et e ac ti es

Meetmoment: december 2007 Meetbron:

aanwezigheid folder

• uitkristalliseren van boodschap • ontwerp en aanmaak

N

aanmaak gepopulariseerde versie van het jaarverslag

Streefmoment: voorjaar 2009

49


De bekendheid van Vormin Onze aanwezigheid op activiteiten van anderen die we betoelagen Op lezingen, cursussen, activiteiten, … die we betoelagen, is er zelden iemand van onze medewerkers aanwezig. Toch ondersteunen we deze activiteiten vaak met veel geld. En er komt ook publiek op af: in 2006 noteerden we op 120 activiteiten meer dan 4.000 bezoekers.

d i spl ay We bezitten noch de logistieke kracht, noch de financiële middelen om elke activiteit ter plekke te ondersteunen met banners, wimpels of folderbakken. Daarom lijkt het me nuttig om een soort tafeldisplay te ontwikkelen (voorgedrukt vouwbaar karton of plastic display met vervangbaar A4-blad) met ‘met steun van Vormingplus Kempen’, ons logo en een verwijzing naar de website. Die display zou op de sprekerstafel of op de onthaaltafel geplaatst en zou evt. ook als folderbak (Van Meerle tot Veerle) gebruikt kunnen worden.

t ekst j e voor de aan kon di g er Je weet hoe dat gaat: een spreker wordt ingeleid met daarbij een dankwoordje voor Vormingplus: het ideale scenario. Het is misschien raadzaam dat er een standaard voorstellingstekstje wordt ontwikkeld dat sprekers in een korte of lange versie kunnen hanteren.

aanwezi ghei dslijst De aanwezigheidslijst is een bron van onschatbare data voor ons. Alleen: de lijst is zo opgesteld dat we er tot nu toe weinig bruikbare gegevens uit halen. Dat had tot nu toe ook te maken met de structuur van ons adressenbestand.

50


ngplus is toegenomen

N

aanmaak displays co n c r et e ac ti es • prospectie mogelijkheden (materiaal, prijs, verdeling, ...)

Meetmoment: juni 2009

• ontwerp en aanmaak

N

aanmaak voorstellingstekstje co n c r et e ac ti es

I Meetmoment: juni 2009

• aanmaak tekstje • lay-out en verspreiding • downloadbaar

aanmaak aanwezigheidslijst co n c r et e ac ti es • aanpassen lay-out; opname van verwijzing naar privacy-wet

Meetmoment: juni 2008

• met aankruisvakje voor toelating verzending e-zine • met onze drie thema’s als aan te vinken interessevelden • aanpassing adressenbestand om deze gegevens op te nemen

51


evaluati e fo rmu li eren Nu worden de evaluatieformulieren samen met een ‘betaald door bestemmeling’-enveloppe verstuurd naar de bezoekers van een activiteit, nadat we van de organisator een aanwezigheidslijst kregen. Het lijkt me efficiënter om evaluatielijsten en enveloppes rechtstreeks vóór de activiteit aan de organisator te bezorgen. Dat komt goedkoper uit dan heen en weer posten, en de afwegingen zijn dan ook nog vers.

e hbo- pak ket Als we deze informatiedragers hebben uitgewerkt, kunnen we ze mooi bundelen met een handleiding à la Eerste Hulp bij Organiseren: waarop moeten organisatoren letten? Een soort van praktische, beknopte gids over het organiseren van activiteiten met tips en trucs.

onde rzoe k naambeken dh ei d Conform het beleidsplan starten we in het najaar 2007 een onderzoek naar onze naambekendheid. In 2010 komt er een vervolg op dit onderzoek om eventuele verschuivingen duidelijk te maken. Volgens het beleidsplan zou daartegen de bekendheid van de organisatie daartegen met 15% moeten toegenomen zijn.

Ev e ne me nt en Volgens het beleidsplan vinden er jaarlijks minstens twee activiteiten plaats die de bekendheid van de organisatie verhogen. Daarnaast is ook de verhuis van onze organisatie nakend. Dergelijke evenementen hebben onmiskenbaar communicatieve ondersteuning nodig. Daarvoor bestaan momenteel nog geen communiatiedraaiboeken: die moeten voor beide nog uitgewerkt worden.

52


aanmaak evaluatielijsten co n c r et e ac ti es

Meetmoment: juni 2008

• herbeoordelen nut en zin van deze lijsten • aanpassen lay-out • aanpassing databestand om deze gegevens op te nemen

N

aanmaak pakket co n c r et e ac ti es

Meetmoment: december 2009

• uitschrijven handleiding • concept voor verpakking en verzending

N

evenementgebonden communicatieplannen co n c r et e ac ti es

Toetsfrequentie: jaarlijks

• opmaak van deze plannen

53


te ontwikkelen media Tot nu toe spinden we verder op al gehanteerde media. We blonken die wat op, of we maakten er een verlengstuk aan. Met onze regio botsen we vaak op de kunstmatigheid van ons werkterrein: er is zo goed als geen samenhorigheidsgevoel. Aan toeristen kan je de Kempen verkopen, maar we weten dat die band zelfs binnen de Noorder- of de Zuiderkempen zo goed als afwezig is. Wat heeft iemand van Tielen met iemand van Meerle, of die van Meerhout met Hulshout? Er is evenmin een medium dat zich toespitst op dat gebied: de meeste streekkranten hebben kleinere edities, RTV breidt de regio zelfs nog uit met het arrondissement Mechelen. Op zich is dat niet erg: het aanbod activiteiten en projecten is vooral op lokale leest geschoeid: bijv. Color A’do, Wereldmarkt, Leren fietsen, Bankcontact Olen, … Misschien kunnen we ook op termijn nieuwe media ontwikkelen. En waarom dan niet op regioniveau? Hieronder twee proefballonnetjes: een huis-aan-huisblad Een geplooide A2 met een aantrekkelijke cover, binnenin allerlei weetjes en tips over verenigingen, activiteiten, een doe-iets-samen-met-elkaar-wedstrijd (eigenlijk een Kom uit je Kot-boekje dus), … met achteraan een flap strikt gemeentelijke adressen en activiteiten. Met een gratis bezoekbon? Een huis-aan-huisblad is niet goedkoop: reken maar op een 12 eurocent per postbedeelde brievenbus. Een eenmalige verdeling heeft relatief weinig zin: misschien valt ze even op, maar door de relatieve onbekendheid zal het leesbereik niet zo hoog scoren. Als we op termijn steviger samenwerken met bijv. cultuurbeleidscoördinatoren en/of medewerkers van gemeentelijke cultuurdiensten, is het misschien niet zo onzinnig om voor onze naambekendheid én om het lokale verenigingsleven zoiets te voorzien. een Kempenblog De overstap van onze site (met zijn activiteitenkalender, sociaal-cultureel nieuws, een organiseeraanbod, …) naar een blog waarop dagelijks een verse selectie herkenbaar regionaal nieuws (geplukt uit de kranten zoals op turnhoutblogt.be) te vinden is, genereert onmiskenbaar flink wat surfpubliek. In Nederland experimenteren meerdere kranten met dit soort van regiosites, waarop aangemelde bewoners naar hartenlust lokaal nieuws kunnen toevoegen. We kunnen theoretisch op termijn ook vrijwilligers uit verenigingen toegang geven. Of zelf een cursus organiseren om blogjournalisten op te leiden. We kunnen voor de inhoudelijke ondersteuning en voor opleiding misschien beroep doen op een krantengroep of Indymedia…

54


onderzoek naar nieuwe communicatie-initiatieven, evt. i.s.m. andere lokale organisaties of diensten co n c r et e ac ti es

Meetmoment: jaarlijks vanaf 2009

• onderzoek te plannen i.s.m. nieuwe educatieve ondersteuner (noden, mogelijkheden, begroting, ‌)

55


opvolging 56


r a pporteri n g en b ijstu ri ng Op het maandelijks coachinggesprek evalueren coĂśrdinator en communicatiemedewerker de voortgang in het communicatieplan. In de teamvergaderingen worden nieuwe acties van het communicatieplan aangekondigd, toegelicht en besproken. Tegen juni en december maakt de communicatiemedewerker een oplijsting op van de ondernomen acties. Die lijst wordt besproken en geĂŤvalueerd met de algemeen coĂśrdinator. Is er op dat moment bijsturing nodig? Dan bespreken we die eerst op het team. Van daaruit worden de bijsturingsmaatregelen voorgelegd aan de Raad van Bestuur. De Algemene Vergadering neemt in het jaarverslag kennis van de jaarlijkse vorderingen hierrond.

57


eigen website

advertentie Streekkrant

> visuele aanwezigheid (visuals, T-shirts, stands...

www.vormingpluskempen.be

naam, logo, huisstijl, baseline

COMMUNICATIEPLAN

PROFESSIONELE INTERMEDIAIREN naambekendheid en imago aanscherpen

poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld

staalkaart van activiteiten met nadruk op eigen thema’s

positieve attitude nastreven t.a.v. onze thema’s linken slaan tussen professionele werkers in de regio

sensibiliseren voor mogelijke samenwerkingsverbanden

concrete ondersteuningsmaatregelen correct overbrengen

bereidheid tot partnerschap overbrengen PLAATSELIJKE VRIJWILLIGERS IN VERENIGINGSVERBAND naambekendheid en imago aanscherpen

staalkaart van activiteiten met nadruk op eigen thema’s

 

concrete ondersteuningsmaatregelen correct overbrengen

smaakmakers aanreiken voor samenwerkingsverbanden

kwaliteit verhogen van plaatselijke werking poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld

linken slaan tussen vrijwilligers in de regio

KOEPELS, DIENSTEN, VORMINGSINSTELLINGEN, … naambekendheid en imago aanscherpen

aanbod uit de sector verzamelen en hertalen

promoten van onze manier om sociaal-cultureel werk te bedrijven positieve attitude nastreven t.a.v. onze thema’s poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld

DEELNEMERS AAN LEERPROCESSEN naambekendheid en imago aanscherpen

weten dat ze voor een actuele activiteitenkalender bij ons moeten zijn

 

wij zijn gesprekpartners over verenigingsleven, activiteiten, projecten

 

informeren over activiteiten

LOKALE BELEIDSMAKERS naambekendheid en imago aanscherpen

positieve attitude nastreven t.a.v. onze opdracht en werksoort notie dat we rond vier thema’s werken samenwerkingsbereidheid voorstellen

draagvlak creëren voor mogelijke projecten en activiteiten concrete ondersteuningsmaatregelen correct overbrengen

erkende gespreksmaker worden over scw AANBIEDERS VAN ACTIVITEITEN naambekendheid en imago aanscherpen

58

attenderen op onze site om aanbod te verspreiden

correcte info over wat we voor hen wel en niet kunnen doen

poolshoogte houden van reilen en zeilen in het veld


 

 

 

 

 

 

 

  

  

 

 

 

    

   

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

  

  

 

 

  

 

59

EHB-Organiserenpakket

populair jaarverslag

voorstellingsfolder

e-mailbannering

ledenpers en lokale streekkranten

rtv/videocaptatie

persbrief

e-zine

vormingplus.be

troevenbladen

ppt, filmpjes

tijdschrift

projectgebonden communicatie


Vormingplus Kempen Otterstraat 109/4, 2300 Turnhout T 014 41 15 65 F 014 41 05 77 info@vormingpluskempen.be www.vormingpluskempen.be

60

Communicatieplan Vormingplus Kempen  

Het Communicatieplan ‘07-’09 van Vormingplus Kempen