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MU – Manual de Usuario EQUIPO COMPUTACIONAL DE ESCRITORIO

Preparado por: Victor Lara P. Constructora Loga Versión: 1.1 - Año 2005


Manual del Usuario – Equipo Computacional

ÍNDICE índice

2

Introducción

3

Especificación del Equipamiento Asignado •

Software

Hardware

Requerimientos para el usuario

4 -5

Mantenciones periódicas •

Mantención de software, uso de AD-AWARE

Eliminación de archivos temporales e innecesarios

8

Desfragmentar disco

9

Uso del antivirus

9

Mantención de hardware •

Procedimiento general

Conclusiones Glosario y terminología

6,7,8

10 10 11 12-13

Anexos

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INTRODUCCIÓN El presente manual tiene por finalidad informar y dar a conocer al usuario acerca de las características del equipamiento computacional, su utilidad y beneficios que este le brinda para su gestión, además de considerar los aspectos basados en el conocimiento básico que debe tener el usuario y dependiendo de su perfil asignado, evaluar los conocimientos aplicados en función de las labores que desempeña o exigencias del cargo.

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Especificación del equipamiento asignado HARDWARE En su puesto de trabajo ha sido habilitado un computador denominado de escritorio, el cual según su perfil y requerimientos se ha configurado para brindarle la mejor herramienta de trabajo. Especificación técnica (Ver Ficha de PC) Para mayor información técnica acerca de su equipo puede solicitarla al departamento de informática indicando el código de su equipo. Este “código” o identificación se encuentra en todos los periféricos y equipos computacionales, es un adhesivo colocado en la parte superior derecha con el logo de la empresa y un numero asociado. Sigla + Numero Correlativo interno Ej.: PC-0022 (Computador) MO-0015 (Monitor)

Nota: en caso de que su equipo no cuente con el adhesivo identificador o este se encuentra poco legible, solicitar al administrador su reposición y actualización.

SOFTWARE En forma estándar para todos los perfiles usuarios de la empresa se definen el siguiente software básico: Sistema operativo Suite de Oficina Antivirus Lector de documentos PDF Compresor de archivos Antiespias y troyanos

: MS Windows XP o superior : MS Office 2003 (Word, Excel, Power Point, Outlook) : Bitdefender 9 : Acrobat Reader 60 o Superior, Foxit Reader (Alternativa) : Winzip 8.1 o WinRar : Ad-Aware SE, CCleaner

De acuerdo a las características de su cargo y su departamento se debe definir el software necesario y básico para el correcto desempeño sus funciones. Queda estrictamente prohibido instalar algún software adicional y en caso de requerirlo, deberá consultar al administrador de sistemas o redes para su revisión y aprobación. Las nuevas instalaciones estarán sujetas a la existencia de licencias y normativas legales NO permitiéndose la utilización de software pirata o ilegalmente adquirido Si alguno de estos software no están actualizados o instalados, deberá hacer llegar la inquietud al departamento de Informática u Operaciones para regularizar la situación

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Requerimientos para el usuario Ahora que esta familiarizado con las características de su equipo computacional, es deber del usuario poseer los conocimientos básicos sobre Plataformas Windows Debe conocer e identificar las siguientes denominaciones y definiciones -

Sistema Operativo

-

Suite de Office o Programa Office (Word, Excel, PowerPoint u Otro)

-

Ventanas, menus, barra de titulo, iconos, doble click, copiar, pegar, explorar carpetas, etc.

-

Navegador o Explorer de Internet

-

Software de compresión de archivos (ZIP o RAR)

Manejo básico de línea Office -

Que es una Hoja de calculo, funcionamiento.

-

Procesador de textos, crear, editar y eliminar un documento.

-

Preparar una presentación, insertar imágenes, texto.

-

Formato de los archivos de office (.DOC; .XLS; .PPT; .PDF)

-

Realizar cálculos y acciones como sumas, promedios, gráficos, manejo de tablas, combinar correspondencia

-

Envío y recepción de mails con software Outlook, manejo de carpeta de tareas, calendario y agenda.

Manejo de PC a nivel Básico -

Encender y apagar el PC desde el sistema operativo y por hardware

-

Función de dispositivos periféricos o Hardware (Mouse, teclado, monitor, CPU, Impresoras multifuncional)

-

Posición de trabajo para una distribución adecuada del peso del cuerpo (ergonometria)

-

Solución de problemas básicos (verificar conexión del teclado, Mouse, monitor, energía eléctrica y problemas de encendido por uso de disquetes)

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MANTENCIONES PERIÓDICAS Su objetivo es que el equipo asignado funcione bajo óptimas condiciones y debido a que en la mayoría de ellos esta habilitado el servicio de Internet, se presentan problemas de software y Hardware provocados por virus, troyanos, spyware u otros, los que en gran parte afectan el rendimiento general del equipo.

Mantención de Software Para ello se habilita en todos los equipos software adicional (Según Perfil de Usuarios) que permite realizar limpieza de troyanos, spyware u otros al equipo, este software se llama “AD-AWARE” y a continuación se indica procedimiento básico de uso. Iniciar la aplicación… Hacer doble clic sobre el icono del Ad-Aware ubicado en el escritorio

Una vez que se abra el programa aparecerá una ventana similar a la siguiente. Lo primero es verificar que tengamos la ultima versión de definición de spyware, para ello se le da un click donde dice “Check for Updates now”

Notas:

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A lo largo de este manual se utilizaran términos como “Aplicación, Programa, Software”, todos con el mismo significado y sinónimo de “Software” (Ver Terminología), pero utilizando otras denominaciones de la jerga informática

Si hay nuevas actualizaciones aparecerá una ventana similar a la siguiente, en caso contrario indicara que no hay nuevas versiones y tenemos la ultima. Dar click a “OK” y esperar a que descargue la actualización

Iniciando la revisión… Dar click en “Next” para proceder con la revisión

En caso de encontrarse problemas, indicara con rojo en la pantalla, se deberá seleccionar todos los archivos indicados (botón derecho del Mouse, opción “Select all”) y luego dar click en “Next”. Con eso eliminaran los archivos y los enviara a cuarentena.

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Seleccionar la opción “Open quarantine List”, dar click sobre el (los) archivo(s) existente(s) y eliminarlo(s). Esto se hace para que cuando se revise nuevamente el equipo NO omita los archivos en cuarentena y realice una limpieza completa.

Dar click en “Finish” y cerrar la aplicación. Con esto se limpió el PC de basura que generaba posibles problemas

Eliminación de archivos temporales de Internet y Eliminación de archivos innecesarios Utilizar Liberador de espacio en disco Liberador de espacio en disco le ayuda (valga la redundancia) a liberar espacio en su disco duro. Liberador de espacio en disco busca en la unidad y muestra los archivos temporales, archivos de caché de Internet y archivos de programa innecesarios que puede eliminar de forma segura. Puede hacer que Liberador de espacio en disco elimine algunos o todos estos archivos. Abra el Liberador de espacio en disco. Notas •

Para abrir el Liberador de espacio en disco, haga clic en Inicio, seleccione Programas, Accesorios, Herramientas del sistema y, a continuación, haga clic en Liberador de espacio en disco

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Una vez terminado el proceso, se mostrara una ventana similar a la siguiente Aquí puede seleccionar cual (les) archivos desea eliminar para mejorar y recuperar espacio perdido en su disco duro

Usar Desfragmentador de disco Para realizar algunas tareas, puede que necesite iniciar sesión como administrador o como miembro del grupo Administradores (Usuarios de Windows XP). El Desfragmentador de disco concentra los archivos y carpetas fragmentados en el disco duro del equipo, para que cada uno ocupe un solo espacio contiguo en el volumen. Como consecuencia, el sistema tendrá acceso a los archivos y carpetas, y guardará los nuevos de una forma más eficaz. Mediante la concentración de los archivos y carpetas, el Desfragmentador de disco también concentra el espacio libre, lo que hace menos probable la fragmentación de los archivos nuevos. También puede desfragmentar discos desde una línea de comandos con el comando defrag. Para obtener más información, haga clic en Temas relacionados. Abra Desfragmentador de disco. Notas Para abrir Desfragmentador de disco, haga clic en Inicio, seleccione Programas, Accesorios, Herramientas del sistema y, a continuación, haga clic en Desfragmentador de disco. Para obtener información acerca del uso del Desfragmentador de disco, en el menú Acción en Desfragmentador de disco, haga clic en Ayuda. Seleccione la unidad que desea desfragmentar C:\ (Normalmente solo debiera mostrar unidades A:, C:, y D: ) Usar el Antivirus Se debe revisar periódicamente el PC con el antivirus instalado (un Mínimo de 2 veces a la semana), esto permite prevenir y reparar posibles archivos infectados. La prevención es fundamental ya que un archivo infectado puede ser compartido o reenviado vía mail y esto afectaría a toda la organización

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Una responsable programación de escaneo de virus por parte del usuario en asesoría con el encargado de informática, permite además mantener el PC en optimas condiciones de funcionamiento Dependiendo del software antivirus instalado en su PC, se debe realizar lo siguiente. Abrir el programa antivirus, seleccionar la unidad a escanear (C:) y proceder con la revisión

MANTENCION DE HARDWARE Según las características del equipo, su perfil y ubicación física, es que existen agentes que afectan y dañan el PC (Polvo, tierra, humo de cigarro, agua, restos de comida, etc.) estos agentes aunque no lo parecen una vez que se acumulan en cantidad pueden provocar daños graves al equipamiento. Es por eso la siguiente recomendación de higiene y limpieza de los equipos. Se determina además que en cada unidad central, llámese Jefatura o Departamento deberá existir al menos un kit de limpieza de equipos con los siguientes componentes -

Paños de algodón Brocha pequeña o pincel grueso Liquido desengrasante, alcohol isopropilico o preferentemente espuma para limpieza Limpia contactos “Electrónico” Algodón o cotones Soplador (Solo para obras en que el soporte de informática central no pueda apoyar)

Estos componentes deberán estar disponibles para todos los usuarios (Equipos y Personal) y en cantidad de ellos el stock habilitado; para que cada uno personalmente pueda realizar una limpieza en los periféricos de su equipo de escritorio Notas No esta permitido abrir los equipos para limpieza interna, ya que esa labor es de responsabilidad del administrador de redes o informática PROCEDIMIENTO Limpieza del teclado Con la brocha o pincel grueso limpiar entre teclas sacando los residuos acumulados, luego con un paño con espuma limpiadora o alcohol isopropilico, limpiar el teclado por la parte que se utiliza Limpieza del monitor Antes de limpiar el monitor es preferible si este es no es de LCD (Cristal Liquido), desmagnetizar a través de las teclas del mismo (solo para aquellos con funciones digitales). Luego con un paño y limpia vidrios o espuma, limpiar toda la superficie. Luego aplicar limpia contactos sobre los conectores eléctricos y el que se conecta a la CPU Limpieza del Mouse Mouse convencional

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Se puede sacar la tapa de la base para limpiar los rodillos y quitar alguna suciedad acumulada, limpiar la “bolita”, soplarlo y aplicar limpia contactos a rodillos Mouse Óptico No requiere limpieza mayor que la de superficie y lente Limpieza de la CPU Solo para el caso en que no se cuente con servicios externos o programa de mantencion de equipos computacionales se deberá hacer solo una limpieza externa de la CPU, ya que la intervención del equipo “internamente” puede generar problemas graves, perdidas de garantía en caso de equipos nuevos u otros problemas ocasionados por falta de conocimiento técnico en la manipulación. Se recomienda asesorarse por el Administrador de Redes u Operaciones para determinar cursos de acción. Notas •

Todo trabajo de mantención de hardware deberá realizarse con el equipo desconectado de la energía eléctrica y de preferencia el usuario debiera realizar una descarga de tierra del cuerpo tocando algún objeto metálico aterrizado (para evitar estática y posible golpe de corriente a los componentes internos o a la persona que lo interviene)

El programa de mantención lo coordina el departamento de informática y redes en conjunto con operaciones. De acuerdo a una planificación por calendario se debiera realizar a lo menos 2 mantenciones anuales por equipo en oficinas centrales y 3 mantenciones programadas para obras. Para el caso de obras es responsabilidad del “Jefe Administrativo” estar en conocimiento de las fechas programadas para las mantenciones del equipamiento computacional.

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CONCLUSIONES Mantener nuestro equipo de escritorio en buenas condiciones nos asegura un mejor desempeño laboral y con los procedimientos establecidos se puede prescindir en cierta medida del apoyo técnico del departamento de informática ya que nos brinda las herramientas del conocimiento para poder en forma autónoma sobrellevar problemas cotidianos relacionados con el trabajo y la utilización de equipos computacionales. Para una mejor adaptación de este manual y las distintas necesidades del usuario, es que se habilita un anexo para que UD. Como usuario pueda hacer llegar las inquietudes sobre otras áreas de la informática no tratadas en este documento. Esto permite además ampliar los conocimientos generales y si se evalúa que es un requerimiento general aplicar e implementar lo necesario para atender ese requerimiento.

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Notas:

Favor ante cualquier duda, consulta o requerimientos hacerlas llegar al Administrador de Redes o Documentador de este manual para actualizar y mejorar el documento, adjuntando su Nombre, Cargo, Área Oficina u obra, Mail y teléfono de contacto. Administrador de Informática y Redes : vlarap@loga.cl, Victor Lara P.

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GLOSARIO Y TERMINOLOGÍA (Algunos términos técnicos se han adaptado para entendimiento usuarios genéricos) Acceso directo Vínculo con cualquier elemento al que puede tener acceso desde su PC o en una red, como un programa, archivo, carpeta, unidad de disco, página Web, impresora u otro equipo. Puede colocar accesos directos en diversas áreas, por ejemplo, en el escritorio, en el menú Inicio o en carpetas específicas. Archivos de Cache Archivos intermedios que el sistema operativo utiliza para acelerar la comunicación entre servicios y sitios de Internet previamente visitados CPU Unidad central de procesamiento. Se denomina comúnmente a la “Caja” o Carcasa completa que contiene los dispositivos internos para que funcione un computador (Procesador, memoria, disco duro, placa madre, etc) Desfragmentación Proceso de volver a escribir las partes de un archivo en sectores contiguos de un disco duro para aumentar la velocidad de acceso y de obtención de datos Disco duro Dispositivo, también llamado unidad de disco duro, que contiene uno o varios discos no flexibles revestidos de un material en el que se pueden grabar datos magnéticamente con cabezales de lectura y escritura. El disco duro está en una caja sellada que lo protege y colocado comúnmente dentro de la CPU. Permite almacenar y tener acceso a los datos mucho más rápidamente que en un disquete. Escritorio Área de trabajo en pantalla en la que aparecen ventanas, iconos, menús y cuadros de diálogo. Hardware Se denomina a la maquina en su parte tangible (Ver Periférico) Periférico Hardware adicional a los componentes internos de una CPU que se utilizan y sirven para fines específicos. Ej. Impresoras, scanner, lectores de códigos de barra, etc. Software Son los programas o lenguajes en que la maquina se comunica con el usuario para que este lo entienda, además de brindarle las herramientas para su trabajo diario Software pirata

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Software utilizado sin las debidas regulaciones legales, adquirido en forma ilegal o sin permisos del autor o propietario, regido bajo las normas legales vigentes contra la piratería o copyright© Troyano (Caballo de Troya) Un caballo de Troya es un programa de apariencia inofensiva diseñado para hacerle creer que es algo que desea; sin embargo, lleva a cabo actos malintencionados cuando se ejecuta. Generalmente se recibe a través de descargas de Internet. Los callos de Troya no se extienden por sí solos como los virus y los gusanos. La mayor parte de los programas de protección antivirus sólo detectan un número limitado de caballos de Troya. Una buena forma de ayudar a proteger un equipo de los caballos de Troya es visitar sólo los sitios Web en los que confíe y evitar descargar nada a menos que confíe también en su origen Spyware Archivos maliciosos descargados de Internet que permiten a un externo obtener los datos de equipo utilizado por un usuario, sus paginas visitadas, intereses relacionados con la navegación. El Spyware es considerado peligroso ya que puede llegar a obtener las teclas pulsadas de ciertos sitios o paginas (bancos, cuentas corrientes) y “robar” esa información. Virus Un virus es un programa que se puede copiar a sí mismo e infectar diversos elementos de un equipo, como son los documentos, los programas y los componentes del sistema operativo. La mayor parte de los virus se adjuntan a un archivo o a una parte del disco duro y se copian a sí mismos en otros lugares dentro del sistema operativo. Algunos virus contienen código que inflige un daño adicional al eliminar los archivos o reducir la configuración de seguridad, facilitando ataques posteriores

Anexos.- Plantilla control de Equipos.dot (Ficha de PC)

Control de Versiones y cambios del documento FECHA

VERSIÓN

GLOSA

DOCUMENTADOR

29/12/2004

1.0

Victor Lara P

06/01/2005

1.0

11/05/2005

1.1

9/08/2006

1.1

Se agrega ítem para mantención de sistema con software AD-Aware y Liberar espacio de Disco Se agrega imagen e informativo de cómo están identificados los equipos Modificaciones hechas por solicitud y revisión de Don Ernesto Bravo. Se modifican las versiones para el software básico requerido en los equipos, de versiones 98 se pasa a XP y 2003 y bitdefender versión 9. y se agrega un nuevo software permitido para mantenciones de Windows: CCleaner (Freeware)

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Victor Lara P. Victor Lara P. Victor Lara P.

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Anexos

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