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Consulta externa Inducciones SAP/Servicios ambulatorios © 2013

Hospital General de Medellín. © 2013

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PROCESOS SAP EN LOS SERVICIOS AMBULATORIOS Consulta externa PUESTOS DE TRABAJO AMBULATORIO Los puestos de trabajo ambulatorios se identifican en el menú de puestos de trabajo clínico porque empiezan con las letras C.E. seguido con el nombre de la especialidad así:

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Una vez ubicados en la especialidad se despliega la carpeta para ver las opciones de este puesto de trabajo en el cual se manejan las siguientes vistas:

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Este tipo de estructura es aplicable para los puestos de trabajo ambulatorios de las especialidades que atienden consulta, salvo algunas pocas excepciones. A continuación se explica la función de cada una de ellas 1. ADMISIONES: En esta vista se visualizan los pacientes a los cuales se les asigno una cita, figuran en status de CITADO. El personal médico puede visualizar los pacientes citados al dar clic en esta vista pero no podrán realizar ningún tipo de atención desde allí.

El personal de enfermería verifica en esta vista las historias clínicas físicas previamente seleccionadas por el servicio de estadística. Desde esta vista la auxiliar administrativa realiza la admisión apareciendo con status de RECEPCIONADO, una vez haya cancelado el valor de la consulta, la auxiliar administrativa cambia el status ha AUTORIZADO lo que le indica al personal clínico que ya el paciente puede ser atendido. 2. VISTA DE CONSULTA: En esta vista se visualiza el paciente con status de Autorizado, lo que le indica al personal clínico lo puede atender. Esta vista es la asignada en el puesto de trabajo para el diligenciamiento de los registros médicos y de enfermería, contenidos en los pulsadores ubicados en la parte superior del tablero de paciente.

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En la consulta el médico especialista diligencia la HISTORIA CLÍNICA GENERAL. Las otras especialidades como fisioterapia, enfermería oncológica, fonoaudiología etc. Registra la atención en el documento de EVOLUCIONES GENERALES.

DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS EN LA ATENCIÓN AMBULATORIA HISTORIA CLINICA GENERAL Se accede al documento de Historia Clínica General señalando el usuario y dando clic en el pulsador marcado con este nombre: Una vez abierto el documento los datos a diligenciar son los campos que están contenidos en las dos primeras pestañas que son: 4

La forma de diligenciar el documento de historia clínica se detalla en el manual de historia clínica general (enlace al video Historia Clínica General) Si es la primera vez que el usuario viene al Hospital, se deberá llenar el documento de Antecedentes, el cual será solicitado por el sistema en caso de no existir. (Ver documento y video Antecedentes) ANEXO 3 (SIS 412) Las órdenes clínicas, para el paciente ambulatorio, independiente de la empresa aseguradora o particular, se crean por medio del SIS 412, el cual generará el documento de anexo 3. No se deben generar órdenes clínicas a través de la historia clínica. Una vez diligenciado el SIS 412 se envía la impresión del documento (Anexo 3), el cual se recupera en las taquillas para ser entregado al paciente, con éste el usuario Hospital General de Medellín. © 2013


obtendrá la debida autorización por parte de la aseguradora para la realización de los mismos en el lugar que ésta indique. La realización del anexo se hace accediendo desde la historia clínica o dando clic en el pulsador con el mismo nombre desde el puesto de trabajo clínico.

Ver diligenciamiento del anexo 3 (Ver documento y video de Anexos). 5

FORMULA MÉDICA La receta médica se puede realizar desde el documento de historia clínica, cuando se haya completado y grabado aparecerá la opción con el nombre “medicamentos” o a través de pulsador de CREAR PRESCRIPCIÓN ubicado en el puesto de trabajo clínico:

Ver prescripción de medicamentos (enlace al video Fórmula Médica).

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Una vez realizados los documentos e impresos, se envía la impresión a las taquillas, la auxiliar administrativa genera la impresión con el código de cada consultorio y entrega anexo 3 y receta al paciente. Cuando finaliza la atención el especialista debe cambiar el Status de la consulta en el puesto de trabajo clínico de AUTORIZADO A LIBERADO, con este status se procede a la facturación y entrega de documentación al paciente. Señala al paciente y da clic en estatus de la consulta, con lo cual se abrirá el siguiente cuadro:

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3. VISTAS DE ÓRDENES CLÍNICAS:

Desde esta vista se visualizan las interconsultas generadas por los servicios de hospitalización y urgencias a la respectiva especialidad. Al ubicarse en la vista de órdenes clínicas se verán los pacientes con solicitudes de interconsulta para la fecha del día dispuesto de la siguiente manera:

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En la primera fila se visualiza el nombre del usuario seguido de una carpeta que contiene la especialidad solicitada y al desplegarla la prestación. Siguiendo el orden de las columnas se podrá conocer, la cama del paciente, la fecha y hora de la solicitud, unidad organizativa ordenante (Uo ord). Que corresponde al servicio donde está el paciente, episodio, etc. Al abrir las carpetas se puede observar lo siguiente:

El código de la prestación con el estatus de solicitado. El especialista responde la interconsulta y la libera a través de un pulsador destinado para ello, esto indica que se puede facturar con el debido respaldo de la nota de evolución en la historia clínica. Para liberar la prestación bastará con señalar el ícono café y dar clic en el pulsador liberar con lo cual saldrá la siguiente pantalla:

En esta acepta la liberación con el ícono

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Nota: las interconsultas de los especialistas se liberaran automáticamente al ingresar al PMD de Historia clínica, y se generara las interconsultas necesarias hasta completar la atención, con lo cual esta vista seguirá siendo la referencia para ver los pacientes para atender mediante una interconsulta. (Ver video de Órdenes clínicas) 4. VISTA DE PRESCRIPCIONES ACTIVAS Y VISTA DE ADMINISTRACIÓN DE MEDICAMENTOS

En esta vista se visualizan los medicamentos enviados como fórmula médica y se pueden retomar para imprimirlos. 8

La vista que sigue de Administración de medicamentos, es la vista desde la cual Enfermería registra la administración de algún medicamento cargado en la consulta. 5. VISTA DE CENSO DE PACIENTES

Desde esta vista se puede observar todos los pacientes rotulados a la especialidad como tratante. Se da clic en esta vista y aparece el tablero de todos los pacientes hospitalizados: Hospital General de Medellín. © 2013


Para determinar únicamente los pacientes rotulados a cirugía general, por ejemplo, señala la columna de UO médica, que generalmente es la primera columna, da un clic derecho y de la lista de selección elije la opción “fijar filtro”:

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Al seleccionarlo, trae la siguiente pantalla, ubicar la primera casilla de selección y buscar de la lista desplegable la especialidad a la cual pertenece el usuario. (Especialidad tratante).

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Se da doble clic sobre el nombre o se acepta con el ícono de aceptar ( )

El filtro ubica los episodios de pacientes hospitalizados rotulados a la especialidad de cirugía.

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Las columnas están dispuestas con la información del paciente, las relatadas en azul señalan la ubicación del paciente. Cada columna puede ser organizada en orden ascendente /descendente de acuerdo a la preferencia de usuario. El proceso se logra mediante ubicarse en la columna deseada con un clic derecho, señalar la opción de clasificación deseada con doble clic sobre la línea resaltada.

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Con ésta clasificación se visualizan en paciente rotulado para la ronda médica.

orden los servicios con el número de

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PROGRAMACIÓN DE CIRUGÍA ELECTIVA Desde consulta externa se generara la programación de los pacientes con “prioridad electiva”. Sólo se realiza programación de cirugía cuando el paciente trae orden de la aseguradora para realizarse el procedimiento en el Hospital General, la petición de la cirugía para autorización se realiza con el anexo 3 mediante la realización del SIS 412. El cirujano da el aval de cirujano y esta orden clínica se traslada automáticamente a una vista de cirugías avaladas ubicada en el puesto de trabajo de C.E ANESTESIA, desde la cual anestesia ingresa a la orden clínica y da el aval de anestesia, con esto la orden se traslada al puesto de trabajo de cirugía general en programa electivo y desde allí se genera la programación de cirugía de los pacientes ambulatorios. (Ver el Módulo de Quirúrgicas de este curso) Este episodio se dejará abierto desde la atención pre quirúrgica del paciente, luego se hará un movimiento de admisión para la consulta pre anestesia se retendrá la orden del procedimiento por si no se realiza la cirugía poder facturar estas dos consultas, si se realiza la cirugía se debe de entregar la orden al puesto de Admisiones Cirugía General (amb.). Atención ambulatoria de pacientes para otras especialidades: FISIOTERAPIA Los pacientes que vienen para fisioterapia se les dejará el episodio abierto y cada que ingrese el paciente se realizará un movimiento de admisión dentro del mismo episodio. El fisioterapeuta dejara registro en la historia clínica de cada atención en el documento de EVOLUCIONES GENERALES, y es este el encargado de llevar el control de fin de las fisioterapias para que la auxiliar administrativa proceda a la facturación. El registro de la atención se realiza en la vista de consulta del puesto de trabajo

En la vista de órdenes clínicas se visualizan las interconsultas de los servicios de hospitalización y urgencias, al responder la interconsulta se debe liberar la prestación para que entre en la facturación, debidamente respaldada del registro de atención.

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En los pacientes hospitalizados el especialista realiza la primera interconsulta, dejando registro escrito del tiempo y total de fisioterapias diarias. El fisioterapeuta se genera la orden clínica diariamente de las fisioterapias que el médico solicito inicialmente para liberarlas y poderlas ingresar en la facturación. Diligenciamiento de las Evoluciones Generales Desde el puesto de trabajo clínico de fisioterapia señala el paciente y clic en el siguiente pulsador:

Se abre el documento de evoluciones generales

Este documento solo contiene una pestaña con los campos para el registro del SOAP, una vez diligenciados se procede a registrar con el pulsador “registrar datos”

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Los cuales quedaran grabados en la parte inferior donde se guardan los registros de cada atención Si el usuario no tiene historia anterior, el sistema validará que se le asigne el diagnóstico, el cual se graba pulsando el ícono de diagnóstico ubicado en la parte derecha del documento.

Este ícono llevara a la pantalla de diagnósticos, la cual se llenará de la forma que se ve a continuación, asignándole código, clase y clasificación y activando el flag de diagnóstico de admisión.

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Se graba y se devuelve al documento de Evoluciones Generales con la flecha verde ubicada en la parte superior del documento. Finalmente se graba todo el registro ODONTOLOGÍA A los usuarios con tratamientos odontológicos se les dejará el episodio abierto y cada que ingrese el paciente se realizará un movimiento de admisión dentro del mismo episodio. La atención del paciente se realiza desde el puesto de trabajo de la especialidad de odontología que se haya agendado.

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El especialista al terminar la atención debe generar la orden clínica del procedimiento que le realizó al paciente (enlace video Liberación de procedimientos), para liberarla inmediatamente desde la vista de ordenes clínicas y así la auxiliar administrativa proceda a la facturación. Los registros de la atención se realizan desde el pulsador de HISTORIA CLINICA SALUD ORAL (Ver documento Historia clínica salud oral) al iniciar el tratamiento, los registros de las citas posteriores se realizan por el pulsador de EVOLUCIONES GENERALES. 16

Las interconsultas generadas por los servicios de hospitalización y urgencias se responden y liberan desde la vista de órdenes clínicas para que entren en la facturación del paciente, debidamente respaldada por registro en la historia clínica. Se debe realizar el cambio de status como se describió anteriormente.

PROGRAMA CANGURO A los bebes que ingresen al programa se dejará el episodio abierto y cada que ingrese se realizará un movimiento de admisión dentro del mismo episodio. El especialista dejara registro en la historia clínica de cada atención en el documento de HISTORIA PROGRAMA CANGURO, (y en Evoluciones generales) al ingreso al programa y el personal de enfermería realizará el registro en el documento de Registro de Enfermería auxiliar, es éste el encargado de llevar el control de fin de la atención en el programa para que la auxiliar administrativa proceda a el cierre del episodio.

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El programa se factura por paquetes es necesario tener los registros pertinentes para el control y soporte en los registros clínicos y administrativos. El desarrollo de la atención se hará de la siguiente manera: 

El Pediatra hace la formula manual y deja registro en la Historia Clínica de los medicamentos que ordenó.

En admisiones de facturación (primer piso) le dan el visto bueno para que farmacia lo dispense.

Las ordenes clínicas de laboratorio y ecografía se realizan en el formato de anexo 3, (SIS412) con la nota de que pertenece al paquete del Programa Canguro, no se imprimen.

Las auxiliares del servicio toman las muestras de sangre de los bebés y las envían marcadas al laboratorio, especificando que pertenecen al Programa canguro.

La auxiliar de enfermera solicita la cita en el servicio de Imagenologia para la ecografía.

Las citas de retinólogo se harán por agenda desde el servicio de Programa Canguro.

La evaluación por fisioterapia, fonoaudióloga y psicóloga seguirán como se hace hasta ahora, dejando el registro de todas estas evaluaciones en la Historia clínica. No requerirán de interconsulta.

El registro de la atención se realiza en la vista de consulta del puesto de trabajo de canguros.

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Se debe realizar el cambio de status como se describió anteriormente.

PROCESO EN SAP PARA EL PACIENTE QUE REQUIERE SER LLEVADO A URGENCIAS DESDE CONSULTA EXTERNA El paciente debe ingresar por triage y luego a consulta de urgencias para definir conducta médica posterior. El especialista de consulta externa debe definir claramente la pertinencia del servicio por donde debe ser atendido en la historia clínica. El personal de enfermería debe trasladar el paciente al servicio de urgencias y hacer entrega verbal al médico asignado al triage. Todo paciente debe ser atendido y generar el registro de triage.

PROCESO DE PACIENTE QUE REQUIERE SER HOSPITALIZADO Si durante la atención del paciente en la consulta requiere dejarlo hospitalizado, el especialista debe realizar la orden de hospitalización, ingresando al menú de órdenes clínicas desde la historia clínica o desde el pulsador del puesto de trabajo.

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Una vez desplegado el menú de órdenes clínicas se ubica en la pestaña de Ord. Hospitalización.

La señala y la activando el flag en el cuadrito de la parte izquierda.

Acepta, y se abre la orden clínica; en el campo de “comentarios” se debe especificar cuál es la especialidad tratante y en el campo de “Citación”, se debe digitar la fecha.

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Especialidad tratante

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El especialista realiza las órdenes clínicas que considera pertinentes para que se realicen en el servicio donde se hospitaliza, además de la prescripción de medicamentos desde la historia clínica general. (Enlace video Historia clínica general) El personal de enfermería es el encargado de gestionar la cama en el servicio donde se hospitaliza, con esta información la auxiliar administrativa realiza el movimiento de hospitalización y le asigna la cama en el sistema. Se generan registros de enfermería desde la historia clínica general y se debe hacer entrega verbal al personal de enfermería del servicio donde se hospitaliza el paciente, además verificar que las órdenes clínicas se hayan generado adecuadamente.

PROCEDIMIENTOS NO QUIRURGICOS AMBULATORIOS. El paciente es atendido en la consulta externa como se hace normalmente, en la consulta inicial se hace el Anexo 3 para autorización del procedimiento a la aseguradora. El paciente se debe dirigir al segundo piso de programación de cirugía para que le asignen la cita para el procedimiento, una vez autorizado para el HGM. Hospital General de Medellín. © 2013


Una vez asista a la cita, la auxiliar administrativa de cirugía realiza la admisión a sala de procedimientos menores, desde este puesto de trabajo el médico especialista realiza la orden clínica del(los) procedimientos autorizados y los libera. (enlace video Liberación de procedimientos). Desde el puesto de trabajo se puede diligenciar el consentimiento Informado y el Informe quirúrgico. (Ver video Procedimientos menores) Se accede a los documentos señalando el paciente y clic en el pulsador con el nombre del tipo de documento.

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Para el llamado al documento de consentimiento Informado se realiza lo siguiente: Señalar el nombre del paciente y busca el pulsador:

Se ubica en la flecha derecha con la cual se desprenderá la lista de documentos para consentimiento Informado.

Selecciona el consentimiento de procedimiento parándose sobre el nombre y da doble clic. Con lo cual el sistema traerá una plantilla de consentimiento en el que se completará la información escribiendo dentro de los corchetes como aparece en el siguiente ejemplo.

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Al terminar el procedimiento se deben generar registro de Informe de procedimiento quirĂşrgico.

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Consulta externa. Procesos servicios ambulatorios