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Direction de l’Enseignement et de la Vie Étudiante

Guide de stages Année de césure tutorée Année 2013-2014 Cursus Ingénieur Agronome (IA) et Systèmes agricoles et agro-alimentaires durables au sud (SAADS)

Cursus IA Géraldine Chamussy Responsable Année de césure tutorée IA chamussy@supagro.inra.fr – 04.99.61.29.89 Viridiana Blondeau Assistante Année de Césure Tutorée IA blondeau@supagro.inra.fr – 04.99.61.28.74 Cursus SAADS Myriam Perez-Dumoulin Responsable Année de césure tutorée SAADS perez-dumoulin@supagro.inra.fr - 04.67.61.70.76


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TABLE DES MATIERES 1. 2. 3.

OBJECTIFS DE L’ANNEE DE CESURE ................................................................................. 3 CALENDRIER ET ECHEANCES ........................................................................................... 4 MODALITES DE VALIDATION DU DEPART EN CESURE .................................................... 5 3.1. Rendez-vous formel avec le tuteur de césure .................................................... 5 3.2. Dossier de candidature .......................................................................................... 5 3.3. Validation du départ en césure ............................................................................ 5 3.4. Critères d’éligibilité .................................................................................................. 6 4. DEROULEMENT ................................................................................................................... 6 4.1. Lieux ........................................................................................................................... 6 4.2. Rythmes ..................................................................................................................... 6 5. MODALITES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES ............................................................. 6 5.1. Inscription .................................................................................................................. 6 5.2. Convention de stage .............................................................................................. 7 5.3. Assurances ................................................................................................................ 7 5.4. Gratification .............................................................................................................. 8 5.5. Financement ............................................................................................................ 8 6. ENCADREMENT DES STAGES ............................................................................................ 8 6.1. Le maître de stage .................................................................................................. 8 6.2. Le tuteur de césure.................................................................................................. 9 6.3. La responsable de césure ...................................................................................... 9 6.4. L’assistante de césure ........................................................................................... 10 7. ENGAGEMENT DE L’ETUDIANT ....................................................................................... 10 8. EVALUATIONS – RETOUR D’EXPERIENCES ..................................................................... 10 8.1. Appréciation par les maitres de stage ............................................................... 10 8.2. Evaluation d’une formation ................................................................................. 10 8.3. Analyse d’expérience ........................................................................................... 11 8.4. Entretien avec le tuteur de césure ...................................................................... 11 8.5. Tables rondes « partage d’expériences » .......................................................... 11 8.6. Attribution du Certificat d’étude supérieur en agronomie : CESA ................. 11


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Ce document vise à préciser les objectifs de l’Année de césure tutorée, les conditions de sa réalisation et les modalités de son évaluation. Montpellier SupAgro propose à ses élèves ingénieurs un dispositif spécifique : l’Année de césure tutorée « ACT » L’Année de césure tutorée ne fait pas partie du cursus ingénieur, elle s’inscrit dans une démarche individuelle de l’étudiant. Néanmoins, l’Année de césure tutorée est validée par un certificat de l’établissement : le Certificat d’études supérieures agronomiques « CESA ».

1.

OBJECTIFS DE L’ANNEE DE CESURE

Il s’agit d’offrir un cadre à la demande d’étudiants pour un parcours personnalisé, leur permettant à la fois de mûrir leurs choix professionnels, de se perfectionner en langue et d’acquérir de l’expérience professionnelle dans les domaines d’études de Montpellier SupAgro. L’effectif des étudiants en césure n’est pas limité. L’Année de césure tutorée consiste à faire 2-3 stages dans des structures d’accueil diverses et/ou à suivre une formation complémentaire. Pendant l’année de césure, l’accent sera mis sur les stages longs de plus de 4 mois. Ces stages présentent un caractère plus intéressant, une réelle prise de responsabilité pour l’étudiant et une expérience pertinente. Dans tous les cas, la durée des stages devra être supérieure à 2 mois et au maximum de 6 mois. L’inscription au Certificat d’études supérieures agronomiques permet à l’étudiant en césure de bénéficier outre du certificat (formation non diplômante), d’un encadrement pédagogique, d’une couverture sociale étudiante, du statut de stagiaire et de conventions de stages facilitant l’accueil dans les structures concernées.

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2.

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CALENDRIER ET ECHEANCES

L’Année de césure tutorée se situe entre la 2ème et la 3ème année du cursus ingénieur de Montpellier SupAgro. Le calendrier ci-dessous présente les différentes étapes à accomplir, avant, pendant et après l’ACT. PERIODE PHASE AVANT L’ACT Septembre 2012 Initiation du projet Octobre 2012 Novembre 2012 Février 2013 Janvier à avril 2013

Janvier à avril 2013 Début mai 2013 Mai 2013 Juin 2013

Echanges avec des anciens Informations en amphi lors de la réunion « Stages à l’étranger » Information en amphi Recherche de stages

OBJECTIF POUR L’ETUDIANT Réfléchir à la possibilité de partir en césure : motivations, objectifs Participer aux tables rondes des anciens césuriens Prendre connaissance du cadre de l’ACT et des échéances

Monter le dossier de candidature pour la césure Prendre des contacts sur le campus et auprès d’organisme pour trouver des stages. Préciser les modalités du stage avec le maître de stage pressenti puis demander à l’organisme une confirmation pour l’accueil en stage Contact avec le tuteur Prendre RDV avec le tuteur de césure envisagé de césure (enseignant Présenter ses motivations et le projet envisagé pour de Montpellier SupAgro) recueillir les conseils ou remarques du tuteur Présentation du dossier Rassembler les pièces nécessaires à la constitution de candidature du dossier et le déposer sur ticéA Echanges tuteurObtenir la validation du dossier de césure responsable césure Signature de la 1ere Fournir les informations nécessaires pour établir la convention convention de stage qui sera transmise à l’organisme d’accueil Inscription Retourner le dossier d’inscription

Août 2013 PENDANT L‘ACT Septembre 2013 1er stage de césure

Récupérer l’appréciation de stage auprès du maître de stage, compléter la fiche d’analyse d’expérience et transmettre ces documents au tuteur de césure et à la responsable ACT Validation du 2ème stage Présenter et valider le 2ème stage auprès du tuteur de césure. Fournir les informations nécessaires pour établir la convention de stage qui sera transmise à l’organisme d’accueil 2ème stage de césure Récupérer l’appréciation de stage auprès du maître de stage, compléter la fiche d’analyse d’expérience et transmettre ces documents au tuteur de césure et à la responsable ACT

Avant la fin du 1er stage

APRES L’ACT Septembre 2014 Bilan de l’année de césure Octobre 2014 Tables rondes Novembre 2015

CESA

Rencontrer pour un entretien individuel le tuteur de césure Partager son expérience de la césure avec les étudiants de 2ème année Obtention du CESA lors de la remise des diplômes

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3.

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MODALITES DE VALIDATION DU DEPART EN CESURE

L’étudiant présente un dossier de candidature. Le tuteur et la responsable de césure donnent un avis sur la demande de départ en césure de l’étudiant. Le Conseil de l’enseignement et de la vie étudiante « CEVE » du printemps décide de l’attribution du statut d’étudiant en ACT. Le Conseil des enseignants est informé des dossiers validés lors de la séance de juillet.

3.1.

Rendez-vous formel avec le tuteur de césure

Un rendez-vous obligatoire avec le tuteur de césure est à réaliser soit en face à face soit par visio, ce qui permet un échange entre le tuteur et l’étudiant. Lors de ce rendez-vous les étudiants devront préparer les réponses aux questions suivantes :  Pourquoi je pars en césure - Quels sont mes objectifs pour cette année ?  Quels sont les stages ou formations que je souhaite réaliser en césure? Quel est mon plan B si je n’y parvient pas?  Quelles sont mes craintes par rapport à la césure (recherche de stages, éloignement, …)

3.2.

Dossier de candidature

Le dossier de candidature comporte : 1- La fiche de candidature ACT complétée de façon exhaustive 2- les stages prévus. Le 1er stage étant confirmé jusqu'en décembre au minimum. Le 2ème stage doit faire l'objet de contacts identifiés et de pistes sérieuses. 3- la confirmation de l'organisme d'accueil pour le 1er stage 4- la lettre de motivation, précisant notamment la ou les options envisagées et le stage de 2ème année (thème, type de structure, lieu) donnant les raisons de votre départ et les objectifs que vous visez pour cette année 5- le Curriculum Vitae (CV) 6- le budget prévisionnel de l’année de césure 7- tous les contacts pris pour la construction de votre césure 8- l'engagement sécurité assurance à compléter systématiquement

3.3.

Validation du départ en césure

La responsable césure demande l’avis du tuteur de césure sur le dossier de l’étudiant en mai. Ils examinent la candidature, donnent un avis et conseille les étudiants quant à la pertinence de leurs projets. -Soit la candidature est acceptée et l’étudiant peut demander sa 1ere convention. -Soit la candidature est en attente et un comité d’agrément est constitué pour étudier le départ en césure de l’étudiant. Dans ce cas, le comité d’agrément est composé d’enseignants-chercheurs, de représentants de la DEVE, de la DRI ou de la direction, de la responsable césure, et si possible d’un ancien césurien.

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3.4.

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Critères d’éligibilité

L’avis est basé sur : - la pertinence, l’utilité et l’intégration de l’année de césure dans la perspective d’un projet personnel et professionnel cohérent : mobilité et ouverture suffisantes, initiative et autonomie … - le sérieux des structures d’accueil et du dossier dans son ensemble - la confirmation par l’organisme d’accueil du 1er stage de césure (jusqu’en décembre) - l’avancement dans la recherche du 2ème stage : choix, prises de contacts Outre cet avis, « la réalisation d’une césure tutorée n’est possible que si l’intéressé a validé l’ensemble des unités d’enseignement qu’il a suivies (seules exceptions faites des unités d’enseignement de langues pouvant être validées au retour) ». Le nombre de stages pendant l’année de césure est limité à 3; les stages ont une durée de 2 à 6 mois.

4.

DEROULEMENT 4.1.

Lieux

Concernant les stages, tous les types de structures d’accueil sont éligibles pour la césure. Il est fortement recommandé d’intégrer un stage à l’international dans le projet de césure. Par ailleurs, dans le cadre d’une démarche professionnelle, les stages en entreprise sont à encourager. Avant toute réalisation d’un stage à l’étranger, un Engagement « Sécurité et assurance » est signé par l’étudiant. Le départ à l’étranger est soumis aux informations « Sécurité » délivrées par le Ministère des Affaires Etrangères et Européennes. Pour ce qui est des formations, le niveau souhaité est celui du Master.

4.2.

Rythmes

Le déroulement de l’ACT se cale sur l’année universitaire. Cette année se découpe en trois séquences. Les stages prévus pour chaque séquence ont une durée comprise entre 2 et 6 mois. La durée des formations est à considérer au cas par cas.

5.

MODALITES ADMINISTRATIVES ET FINANCIERES 5.1.

Inscription

Le montant des droits d’inscription au Certificat d’Etudes Supérieures Agronomiques est fixé chaque année par le Conseil d’administration de l’établissement. Le montant des droits de sécurité sociale est fixé de façon nationale par arrêté ministériel.

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5.2.

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Convention de stage

Tout stage doit faire l'objet d'une convention de stage, passée entre Montpellier SupAgro, la structure d'accueil et l'étudiant. La convention de stage est le support juridique qui précise, en particulier, les conditions de la protection sociale du stagiaire (accidents du travail, autres risques…). D’une définition large, elle permet de sceller le caractère contractuel de la démarche, de s’assurer que l’étudiant bénéficiera de tous les moyens nécessaires pour réaliser le travail demandé et de prendre en compte la responsabilité personnelle des élèves. Pour le 1er stage : En juin, la convention de stage est rédigée (en 3 exemplaires) et signée par la responsable de césure et par le Directeur de l’Enseignement et de la Vie Etudiante, sur la base des éléments inscrits dans la demande de convention de stage. L’assistante ACT envoie les 3 exemplaires de la convention de stage à l’organisme d’accueil. Cet envoi s’effectue par courrier pour les organismes en France et par mail pour les organismes à l’étranger. L’organisme signe la convention et en transmet 1 exemplaire à Montpellier SupAgro et 1 exemplaire à l’étudiant, les 2 autres exemplaires sont pour le représentant de l’organisme d’accueil et le maitre de stage. La charte des stages de Montpellier SupAgro est jointe à la convention de stage. Pour le stage suivant : La demande de convention est à faire valider par le tuteur de césure et à transmettre par mail à la chargée de mission et à l’assistante ACT. Ensuite la procédure est la même que pour le 1er stage. La convention de stage doit être signée par toutes les parties concernées avant le début du stage et au plus tard le 1er jour de début du stage. Les étudiants ne sont couverts en termes d’assurance qu’aux dates inscrites dans la convention de stage. Ils doivent donc veiller à prévenir la responsable de césure en cas de changement de dates de stage. Dans ce cas, un avenant à la convention sera rédigé. Dans le cas d’une séquence en formation, faisant déjà l’objet d’un conventionnement spécifique (exemple : Mobilité Erasmus), les éléments de contractualisation avec l’établissement d’accueil sont à communiquer au responsable de l’ACT. Exceptionnellement, la structure d’accueil pourra proposer un contrat de travail à durée déterminée à l’étudiant. Montpellier SupAgro établira alors une convention pédagogique rappelant les objectifs du stage.

5.3.

Assurances

Accident du travail : 1/ Pour les stages à l’étranger Quand le montant de la gratification est inférieur ou égal à 12,5% du plafond de la sécurité sociale, une déclaration de stage est faite auprès de la MSA pour la couverture du risque accident du travail. Si le montant de la gratification reçu par l’organisme d’accueil est supérieur à 12,5% du plafond de la sécurité sociale, SupAgro ne couvre plus le risque accident du Centre international d’études supérieures en sciences agronomiques

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travail. Dans ce cas, les étudiants doivent s’assurer que la couverture accident du travail est prévue par l’organisme d’accueil. Dans le cas contraire, l’étudiant devra souscrire une assurance complémentaire couvrant le risque accident du travail. 2/ Pour les stages en France L’étudiant bénéficie de la législation française. Assurance responsabilité civile : L’assurance responsabilité civile vise à couvrir les risques et réparer les dommages causés à un tiers (dégâts corporels, matériels et immatériels). Le principe est que chaque partie garde sa part de responsabilité, y compris l’étudiant par sa propre responsabilité civile. Montpellier SupAgro est également assuré auprès de Groupama pour les dommages occasionnés sur le lieu de stage de l’étudiant. Assurance complémentaire : Pour les stages à l’étranger, il est obligatoire de disposer d’une assurance de responsabilité civile et d’une assurance complémentaire, en particulier l’assurance rapatriement sanitaire. Un contrat d’assistance complémentaire pourra garantir à l’étudiant le remboursement des frais médicaux engagés et le rapatriement sanitaire en cas de maladie sérieuse ou d’accident. Avant son départ en stage, l’étudiant s’engage auprès de Montpellier SupAgro à souscrire une assurance assistance-rapatriement.

5.4.

Gratification

Pour un stage en France d’une durée supérieure à 2 mois, l’organisme d’accueil a l’obligation de verser une gratification. Le montant minimal de cette gratification correspond à 12.5% du plafond de la sécurité sociale. Pour les stages à l’étranger, les entreprises se conforment à la réglementation de leur pays. Il n’y a généralement pas d’obligation de gratification.

5.5.

Financement

Les étudiants partant en césure peuvent participer au programme Geco-Glen. Les étudiants peuvent également solliciter des aides financières auprès des collectivités territoriales de leur domicile, fondations, mécènes… Il existe également des bourses de ministères comme « Envie d’Agir ». Les étudiants en Année de césure tutorée ne peuvent conserver leur bourse sur critères sociaux pendant l'année où ils sont dans cette situation.

6.

ENCADREMENT DES STAGES

Lors de la réalisation d’un stage, les étudiants ont des interlocuteurs privilégiés qui assurent leur encadrement : le maître de stage, le tuteur de césure, la responsable et l’assistante de césure.

6.1.

Le maître de stage

Le maître de stage est la personne de l’organisme d’accueil qui encadre l’étudiant tout au long du stage. Il s’assure que l’étudiant dispose de tous les moyens nécessaires à la réalisation de sa mission. A la fin du stage, il évalue l’étudiant en remplissant une fiche d’appréciation de stage, qui est transmise au tuteur de césure et à la responsable de césure.

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6.2.

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Le tuteur de césure

L’étudiant sollicite un tuteur, enseignant-chercheur de l’Etablissement, éventuellement un chercheur impliqué dans les équipes pédagogiques selon les domaines des stages. Cette mission est prise en compte dans le réalisé pédagogique de l’enseignant au même titre que l’encadrement des stages Le tuteur de césure : - analyse la motivation de l’étudiant - l’accompagne, le conseille et si nécessaire le réoriente dans la formulation de son projet de césure, sa pertinence scientifique, son articulation cohérente avec le projet professionnel et personnel - s’assure que les conditions d’accueil et d’encadrement sont satisfaisantes ; il constitue un référent pédagogique pour la structure d’accueil (ses coordonnées sont précisées dans la convention) - donne un avis argumenté sur la candidature de l’étudiant pour un départ en césure. Cet avis sera transmis uniquement à la responsable de césure lors des échanges permettant de valider le départ de l’étudiant - valide le contenu du stage et son adéquation avec le projet de l’étudiant avant la rédaction de la convention tout au long de la césure - évalue le travail réalisé, à la fois sur le fond scientifique, mais également pour sa contribution au projet professionnel de l’étudiant. - en présence de l’étudiant complète et transmet le bilan de l’année de césure à la responsable de césure et donne son accord pour la délivrance du CESA. Les contacts du tuteur de césure avec la responsable de césure et la structure d’accueil ne sont pas formalisés mais se font en fonction des besoins ou éventuelles difficultés rencontrées. Il est fortement conseillé que l’étudiant ait un seul tuteur de césure pendant toute l’année de césure. Cependant, l’étudiant peut solliciter d’autres personnes ressources au sein de Montpellier SupAgro.

6.3.

La responsable de césure

La responsable de césure, rattachée au service emploi-formation, a une mission d’interface entre les étudiants, les tuteurs de césure et l’organisme d’accueil. Elle connait globalement les dossiers des étudiants. Elle a un rôle « orientateur » et logistique. La responsable de césure : - informe collectivement les étudiants sur le dispositif ACT - accompagne collectivement ou individuellement les candidats l’élaboration de leur projet - oriente vers les enseignants-chercheurs - appuie à la constitution des dossiers de candidature césure - valide avec le tuteur le projet de césure de l’étudiant - prend contact avec les organismes d’accueil si besoin - organise et anime les tables rondes de retour d’expérience de césure - compile les bilans et évaluations de l’ACT - valide la liste des étudiants qui obtiennent le CESA Centre international d’études supérieures en sciences agronomiques

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6.4.

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L’assistante de césure

Elle suit les étudiants en césure du point de vue administratif (inscriptions, conventions) : L’assistante de césure : - réceptionne les dossiers de candidature - réalise et envoie les conventions de stage au fur et à mesure de la réception des demandes de convention des étudiants - inscrit les étudiants au CESA et délivre les cartes d’étudiants - réalise les certificats de scolarité - édite les certificats CESA

7.

ENGAGEMENT DE L’ETUDIANT

En échange du cadre statutaire, pédagogique et scientifique que lui offre l’Année de césure tutorée, l’étudiant est tenu de : • payer les frais d’inscription au CESA et les frais de sécurité sociale quand ceuxci me sont demandés • fournir, pour chaque phase du projet, les pièces administratives nécessaires au suivi de son dossier • transmettre la demande de convention à la responsable de césure et à l’assistante ACT après validation par le tuteur de césure et au minimum 15 jours avant le début du stage • se comporter en « professionnel » au sein des structures d’accueil : respecter les délais, réaliser les tâches confiées, respecter la confidentialité… • se comporter en « professionnel » avec son tuteur de césure : rendre compte régulièrement de l’avancée de son travail, demander son avis pour le choix des stages, respecter les délais, suivre les modalités d’évaluation de la césure… • prévenir la responsable et l’assistante de césure de tous changements qui pourraient modifier le contenu de la convention : dates de stages, sujet… • respecter la procédure de validation finale du parcours ACT avec le tuteur de césure • participer aux tables rondes « partage d’expériences ACT »

8.

EVALUATIONS – RETOUR D’EXPERIENCES

L’Année de césure tutorée n’est pas obligatoire dans le cursus ingénieur. Les étudiants qui s’inscrivent à titre individuel au Certificat d’études supérieures en agronomie doivent réaliser des stages ou des formations, faisant chacun l’objet d’une évaluation.

8.1.

Appréciation par les maitres de stage

A la fin de chaque stage, le maitre de stage complète la fiche d’appréciation qui sera envoyé au tuteur pédagogique et à la responsable de césure.

8.2.

Evaluation d’une formation

A la fin d’une formation, l’étudiant transmet la liste des cours suivis et le relevé de notes au tuteur de césure et à la responsable de césure.

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8.3.

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Analyse d’expérience

A fin de son stage, l’étudiant complète la fiche d’analyse d’expérience ou de formation et la transmet à son tuteur de césure et à la responsable de césure avec l’appréciation de son maitre de stage.

8.4.

Entretien avec le tuteur de césure

L’ensemble du parcours est obligatoirement validé au retour de l’étudiant par un entretien formel avec le tuteur au cours duquel est complété un bilan de l’ACT. Le support de bilan est proposé par la responsable de césure. Il est complété puis signé par le tuteur de césure. Lors de cet entretien, l’étudiant fournit à son tuteur : une note de synthèse de sa césure comprenant l’analyse des objectifs de départ, l’analyse d’expérience de chacun des stages et le bilan de l’ACT. Les appréciations des maitres de stages seront discutées lors de l’entretien. Les bilans sont retournés à la responsable de césure au plus tard fin octobre. Pendant ces entretiens, les tuteurs s’attachent à vérifier a posteriori l’adéquation avec les objectifs de départ, à mettre en regard le projet annoncé initialement et les enseignements qui en résultent finalement et à évaluer l’expérience acquise. Le tuteur de césure se base également sur l’appréciation des maîtres de stage via les fiches d’évaluation collectées à la fin de chaque stage. Ces fiches mesurent les aptitudes personnelles de l’étudiant (initiative, autonomie, intégration à une équipe, adaptabilité, …), ses compétences techniques (capacités d’application et d’acquisition de connaissances, niveau de satisfaction de la structure d’accueil, apport de l’étudiant) et le cas échéant sa progression en langue. Les étudiants en césure ayant suivi une séquence de formation doivent fournir leur relevé de notes, à l’instar des autres étudiants relevant d’une mobilité Erasmus.

8.5.

Tables rondes « partage d’expériences »

Les étudiants ayant réalisé une Année de césure tutorée échangent entre eux et avec les étudiants de 2ème année lors de tables rondes « partage d’expériences » en octobre organisées par la responsable de césure avec l’appui de l’assistante. Les étudiants ACT y présentent leurs expériences par groupes thématiques : agroalimentaire, développement rural, recherche... Les tuteurs pédagogiques de césure sont sollicités mais leur présence n’est pas obligatoire. Des expositions photos, des posters, des diaporamas peuvent être présentés. L’objectif principal est ici l’échange d’informations avec les étudiants de 2ème année qui pourront ainsi commencer à réfléchir à leurs propres projets et se constituer un début de carnet d’adresses.

8.6.

Attribution du Certificat d’étude supérieur en agronomie : CESA

Le CESA est attribué aux étudiants ayant satisfait aux exigences du dispositif de l’ACT, en particulier le respect de durée des stages et la validation du parcours avec le tuteur via l’entretien formel. Le certificat mentionne les périodes, les structures d’accueil et les thématiques de stage. Il sera donné à l’étudiant lors de la remise des diplômes.

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