Page 1

Вінницький національний медичний університет ім. М. І. Пирогова Наукова бібліотека

Серія “На допомогу бібліотечному фахівцю”

СПИСАННЯ ДОКУМЕНТІВ У ПРОГРАМІ ІРБІС

Вінниця, 2017


Вінницький національний медичний університет імені М. І. Пирогова Наукова бібліотека

Серія «На допомогу бібліотечному фахівцю»

Списання документів у програмі ІРБІС64 методичні рекомендації

Вінниця, 2017


УДК

02 : 004.42(072) С72

Списання документів у програмі ІРБІС64 : метод. рек. / уклад. Н. В. Бойко, В. Ю.Шаповалова, Н. С. Головко ; ред. М. І. Мельник ; відп. за вип. Н. М. Кравчук ; наук. бібліотека ВНМУ ім. М. І. Пирогова. – Вінниця, 2017. – 22 с. (Серія «На допомогу бібліотечному фахівцю»).

Методичні рекомендації дозволяють оволодіти процесом автоматизованого списання документів, зареєстрованих у облікових формах бібліотеки. Видання розраховано для фахівців, які працюють в системі ІРБІС64.

Укладач: Бойко Н. В., бібліотекар І категорії, Шаповалова В. Ю., зав. відділу бібліотеки, Головко Н. С., головний бібліотекар Редактор: Мельник М. І., заступник директора наукової бібліотеки Відповідальний за випуск: Кравчук Н. М., директор наукової бібліотеки 2


Вилучення документів із бібліотечного фонду – процес виключення зі складу бібліотечного фонду та зняття з обліку документів, які підлягають списанню. («Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах» від 03.04.2007 р. № 22)

Одним із напрямків формування бібліотечного фонду є його оптимізація на основі поетапного кількісного скорочення шляхом систематичного очищення фондів від зношеної, застарілої, непрофільної, дублетної літератури та якісного оновлення фондів профільною літературою. Вилучення документів передбачається планом. Чітких нормативів списання не існує, проте слід пам'ятати, що у перевантажених фондах ускладнюється пошук потрібних документів. Користувач сприймає весь фонд як застарілий через зношені та неактуальні видання. Менший за обсягом фонд використовується активніше та якісні показники ефективності його використання вищі. У зарубіжних країнах вилучення документів у бібліотеках становить 3–5% від загального фонду, а за рекомендаціями ІФЛА має складати навіть до 8%. Граничним терміном зберігання видань в бібліотеці визнається 20 років, за винятком тих видань, які не втратили актуальності та цінних у культурному відношенні. Слід зазначити, що існують певні особливості придбання та списання бібліотечних фондів у навчальних закладах. Підручники та навчальні посібники, які належать до бібліотечних фондів, використовуються у навчальновиховному процесі не менше п'яти років.

3


«Гарний бібліотечний фонд не обов'язково має бути великим, особливо в новому світі цифрової інформації. Відповідність фондів потребам місцевої громади важливіша, ніж обсяг фонду»

( «Рекомендацій Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій ІФЛА», п. 4. 4)

Основними документами, що визначають порядок обліку бібліотечних фондів є: - Закон України “Про бібліотеки і бібліотечну справу” від 27.01.1995 р. (ст. 18. Облік, зберігання та використання документів):

Вилучення з бібліотечних фондів документів, у тому числі ветхих, тих, що втратили актуальність, наукову та виробничу цінність або які мають дефект, дублетних здійснюється у порядку, визначеному центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сферах культури та мистецтв. Вилучення документів з бібліотечних фондів за ідеологічними чи політичними ознаками забороняється.

- Інструкція з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ, затверджена наказом Державного казначейства України №64 від 17.07.2000 р.; - Типова інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затверджена наказом Державного казначейства України, Міністерства економіки України № 142/181 від 10.08.2001 р.; - Інструкція зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам та організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, затверджена наказом Головного управління Державного казначейства України та державного комітету статистики України № 125/70 від 02.12.1997 р.; - Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах, затверджена наказом Міністерства культури і туризму від 03.04.2007 р. № 22; - Міждержавний стандарт ГОСТ 7.20-2000 “Бібліотечна статистика”, введений з 01.09.2002 р. 4


Документом, який на даний час регламентує вилучення літератури в бібліотеках України є «Типова інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ» (затверджена наказом Держказначейства України та Міністерства економіки України №142/181 від 10.08.2001р., зареєстрована в Міністерстві юстиції України 05.09.2001 за №787/5978). Відповідно до цього документа бібліотечні фонди підлягають списанню з таких причин: непридатність для подальшого використання, фізична зношеність (зношеними вважаються документи, які в процесі багаторазового використання дійшли стану, що ускладнює чи робить неможливим їх подальше використання, і які не підлягають ремонту або реставрації); застарілі за змістом (такими вважаються документи, що втратили свою інформативність і актуальність); пошкодженні внаслідок аварії, стихійного лиха; закінчення терміну зберігання (по закінченні строку зберігання списанню підлягають періодичні видання, брошури, буклети, листівки, інформаційні та інші матеріали, що мають вказівки про певний строк зберігання, а також видання тимчасового зберігання); втрачені користувачами (втраченими вважаються документи, загублені чи не повернені читачами, а також ті, що зникли при поштових пересилках); виявленні в результаті інвентаризації як нестача (зниклими з невідомих причин вважаються документи, які не виявлені на місці в умовах відкритого доступу читачів до фонду, під час експонування на виставках, а також не виявлені під час переобліку бібліотечного фонду); передача до обмінно-резервного фонду (передачі підлягають непрофільні документи, а також наявні у великій (зайвій) кількості, тобто яких забагато для наявного читацького попиту). 5


«Менші за обсягом фонди високої якості будуть користуватися більшим попитом, ніж великі фонди зі значною часткою застарілих та зношених документів, де більш нові твори можуть загубитися серед книг середньої якості»

( «Рекомендацій Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій ІФЛА», п. 4. 5)

СПИСАННЯ ДОКУМЕНТІВ В ПРОГРАМІ ІРБІС64 З впровадженням автоматизації у діяльності бібліотеки докорінно змінилися певні процеси роботи. Після наповнення ЕК та проведення штрих-кодування фонду було впроваджено автоматизовану книговидачу. Вдосконалюючи роботу та використовуючи можливості програми ІРБІС, бібліотека практично всі функції тепер виконує з допомогою комп’ютера. Списання книг в програмі ІРБІС бібліотека розпочала в 2014 р. і тепер всі етапи списання з ЕК здійснюються автоматизовано. Списання проводиться у трьох формах: - по інвентарному номеру чи штрих-коду; - по назві; - по втрачених примірниках. 1. Для проведення списання відкриваємо АРМ «Комплектатор». 2. Вибираємо меню «Вибуття».

6


3. Для кожного виду списання потрібно створити новий запис КСО (книги сумарного обліку) в спрощеному робочому листі. При реєстрації КСО у полі 888 вибираємо: - номер КСО (зі словника); - дату списання (ALT+Д); - причину вибуття (зі словника).

7


4. Перед виконанням списання потрібно зареєструвати в «Налаштуваннях» : - етап роботи (вибираємо – вибуття); - номер КСО вибуття (вибираємо зі словника).

Режими списання Щоб обрати режим списання користуємось режимом «Майстер списання».

8


Списання за інвентарним номером За видом списання обираємо режим: Книги – списання по інв. номерах/штрих-кодах. Крок 1: на першому листі задаємо номер КСО вибуття. Для цього у вікні “Ключ” (а) вказуємо рік та номер КСО, відмічаємо в словнику потрібний запис (б), потім у вікні “Дані для виконання” з’являється номер документа, з яким ми будемо працювати (в).

Крок 2: вибираємо базу даних відбуватися списання.

каталогу, з якого буде

Крок 3: у словнику інвентарних номерів відмічаємо галочкою інвентарні номери або штрих-коди, які будуть списуватись і обираємо режим «Виконати» (він буде активний, коли вже задані дані для списання). Після цього виконується списання відмічених номерів. 9


Списання при безінвентарному обліку В цьому режимі списуються в основному старі примірники підручників, які не користуються попитом і не було потреби їх штрих-кодувати. За видом списання обираємо режим: Книги – списання по назві – списання по інв.номерах і штрих-кодах. Спочатку, як і в попередньому варіанті, вибираємо запис КСО. Крок 1: вибираємо базу даних («ВООК-Книги»); Крок 2: із словника “Вид пошуку” вибираємо “Назва”; Крок 3: у словнику “назв” відмічаємо галочкою назву видання, яке підлягає списанню; Крок 4: у правій стороні вікна будуть відображатись місця зберігання відміченого видання, де маємо вказати відділ, з якого списується назва; Крок 5: продовжуємо роботу і йдемо ВПЕРЕД; 10


Крок 6: вказуємо кількість примірників, які списуються. Далі даємо команду «Виконати» і тільки тоді виконується списання відмічених книг.

11


Списання втрачених примірників Обираємо режим: Списання втрачених примірників. Крок 1: на робочому листі задаємо номер КСО вибуття. Крок 2: вибираємо базу даних («ВООК- Книги»). При списанні втрачених примірників в таблиці відображається список місць зберігання, де є втрачені примірники і вказано їх кількість. Виконуємо списання по конкретних примірниках. Для цього у вікні «Списати» вибираємо варіант «По примірниках». В таблиці буде подано список втрачених інвентарних номерів та штрихкодів з коротким описом. Відмітивши потрібні примірники, обираємо режим «Виконати» (здійснюється списання втрачених номерів).

12


Поповнення запису КСО вибуття Після завершення списання потрібно виконати поповнення запису КСО. При проведенні цієї операції будуть зібрані підсумкові статистичні дані і розміщені в записі КСО вибуття. Цю операцію можна виконувати і для отримання проміжних результатів. Підсумкові дані включають в себе: • кількість вибулих назв та примірників; • сума списання; • розподіл списаних видань за характером документа; • розподіл списаних видань за мовами; • розподіл списаних видань за розділами знань. Після завершення обробки з’являється повідомлення про кількість відкорегованих записів. При формуванні вихідних форм здійснюється підрахунок вартості вибулого примірника з урахуванням індексу, який було заздалегідь внесено адміністратором системи, відповідно року надходження примірника: до 1961 р. – 0.703; 1961-1991 рр. – 7.03; з 1992 р. – 1.

13


Формування списку книг до акта списання Для отримання вихідної форми акта списання заходимо в програму через АРМ «Комплектатор». Крок 1: вибираємо БД, з якої буде готуватися вихідна форма (по БД «Комплектатор» та «Каталогізатор» формуються різні види вихідних форм). Крок 2: по виду пошуку вибираємо № КСО вибуття з підрозділу. Крок 3: на панелі інструментів обираємо режим «Друк»

Формування вихідної форми По пошуку вибираємо вихідний формат: SPACTW - Список до акта на виключення книг. Обираємо команду «Виконати».

14


На сторінці «Параметри друку» вибираємо номер запису КСО вибуття, з яким ми працюємо.

В кінцевому результаті формується файл, який може бути переглянутий, змінений і виведений на друк засобами Microsoft Word. 15


Список до акта № 201./…

В останній стрічці колонки «Вартість» визначаємо загальну суму списання за цим актом. Для цього, в документі Word, в режимі «Макет» виконуємо підрахунок суми. Для зручності у подальшому користуванні актом, можна впорядкувати назви в алфавітному порядку. В кінці акта зазначається: Списано … примірників на суму, яка після індексації складає … грн. … коп. Акт друкується у двох примірниках. Один примірник акта разом з описом здається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально відповідальної особи. Для запису в книгу сумарного обліку відомостей КСО вибуття, можна скористатись таким видом пошуку: Крок 1. У БД «Комплектування» вибираємо вид пошуку “№ КСО вибуття з підрозділу” Крок 2. Вибираємо потрібну дату і № КСО (натискаємо мишкою двічі)

16


У результаті маємо запис з детальним аналізом виключених із фонду видань, де вказується кількість та сума проведеного списання, видання розподіляються за мовами, розділами знань, за типом та характером документа.

17


В процесі обробки запису відбуваються зміни : - у полі 910 «Примірники» статус списаного окремого примірника змінюється з «0» на «6»;

- створюються архівні поля вибуття “Архівні відомості – списання” (поле 940), в які переносяться вихідні дані списаних примірників;

18


- у записах з статусом U відповідно зменшується кількість наявних примірників (у архівних полях бачимо початкову кількість (356) та кількість вибулих (3)).

Після проведених операцій у полі «Примірники» вже буде зазначено нову кількість примірників, які залишились у наявності.

19


Режим видалення В результаті списання в БД з`являються записи, в яких списані всі примірники. Ці записи потрібно періодично видаляти з БД. Про такі записи можна дізнатись зі словника «Вид/Тип документа» за наявності значення: DEL – Примірників немає (видалити).

Вибрані назви видаляються з ЕК за допомогою глобального коригування.

20


Для видалення з поля 910 списаних примірників, по виду пошуку обираємо «Послідовний пошук». За елементами пошуку вибираємо: - поле: 910 ”Відомості про примірники”; - підполе: Статус; - значення: 6; Наступний крок «Виконати» .

У видібраних записах за допомогою глобального коригування видаляються примірники зі статусом 6. Інформація про списання залишається тільки в полі 940 (”Архівні відомості списання”) (поле 940 містить всі данні про списаний інвентарний номер: дату надходження і списання, місце і номер акта списання).

21


Документи, що вибули, виключаються з усіх облікових форм, у т. ч. індивідуальних, каталогів, картотек, про що робиться відповідний запис в акті на вилучення та відповідних облікових формах.

22


ЗМІСТ Вступ…………………………………………. Списання документів в програмі ІРБІС64…. Режими списання……………………………. Списання за інвентарним номером ………… Списання при безінвентарному обліку.......... Списання втрачених примірників…… . .. …. Поповнення запису КСО вибуття…………… Формування списку книг до акта списання… Формування вихідної форми…………………. Список до акта № 201./… ………………….. Режим видалення………………………………

23

3 6 8 9 10 12 13 14 14 16 18


ДЛЯ НОТАТОК

24

spisannya-v-irbis  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you