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Escola Secundária Cacilhas - Tejo

Disciplina: Técnicas de Secretariado 2 Trabalho realizado por: Verónica Monteiro nº14, 2ºM Professora: Domitila Cardoso

Almada, 01 de dezembro de 2013


INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................ 2 CORRESPONDÊNCIA ADMINISTRATIVA .................................................................................................. 3 OFÍCIO ...................................................................................................................................................... 6 OFÍCIO-CIRCULAR ..................................................................................................................................... 7 AVISO E NOTIFICAÇÃO .................................................................................................................................... 8 Aviso .................................................................................................................................................... 8 Notificação ........................................................................................................................................... 9 MEMORIAIS, PETIÇÕES E REQUERIMENTOS ....................................................................................................... 10 Memorial ........................................................................................................................................... 10 Petições .............................................................................................................................................. 11 Requerimento .................................................................................................................................... 12 PROCURAÇÕES E PROTOCOLOS....................................................................................................................... 14 Procuração ......................................................................................................................................... 14 Protocolos .......................................................................................................................................... 15 ATESTADOS, CERTIDÕES, CERTIFICAÇÕES E DECLARAÇÕES .................................................................................... 16 Atestados ........................................................................................................................................... 16 Certidões ............................................................................................................................................ 17 Anúncio .............................................................................................................................................. 20 Editais ................................................................................................................................................ 21 LEILÕES E HASTAS PÚBLICAS .......................................................................................................................... 22 Leilão.................................................................................................................................................. 22 Hastas Públicas .................................................................................................................................. 23 Siglas e abreviaturas .......................................................................................................................... 24 A abreviatura ..................................................................................................................................... 25 REDAÇÃO E PREENCHIMENTO DE IMPRESSOS .................................................................................................... 26 Redação Oficial .................................................................................................................................. 26 QUADRO SINTÉTICO DAS COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS ........................................................... 28 CONCLUSÃO......................................................................................................................................... 29 BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................................................... 30

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Numa breve introdução ao trabalho proposto pela professora Domitila Cardoso, da disciplina de Técnicas de Secretariado, sobre a Correspondência Administrativa, quero destacar que este trabalho foi proposto com o objetivo de que o módulo 13 fosse abordado de uma forma mais dinâmica, o interesse pelos conteúdos fosse mais positivo e as notas correspondessem às expetativas de cada um, concluindo o módulo com êxito.

Ao longo deste trabalho vou clarificar alguns conceitos, tais como: Ofícios; Avisos; Notificações; Memoriais; Petições; Requerimentos; Procurações;

protocolos;

atestados;

certidões;

certificados;

anúncios; editais; leilões; hastas públicas. Realizei este trabalho com recurso ao processador de texto Word e a informação que está neste trabalho foi obtida com recurso aos documentos dados pela professora e à pesquisa na internet. Espero ser explícita mas breve, acompanhando sempre cada conceito com uma definição. O trabalho trata de correspondência administrativa, que tem como

principal dificuldade enfrentada a utilização da tecnologia,

uma vez que o domínio da informática é praticamente total, como tal, é necessário fazer entender claramente tanto a linguagem falada como na escrita.

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Uma

empresa

não

mantém

apenas

comunicações

de

caráter

comercial, paracomercial e socioprofissional. Seja qual for o setor da sua atividade, dirige e recebe correspondência, de caráter informativo ou de solicitação. Existem boletins e impressos a preencher, requerimentos a formular, contestações a apresentar, comunicações oficiais e públicas a fazer, etc. Estas comunicações têm como caraterística comum, a redação formal de acordo com a legislação.

O vocabulário das comunicações administrativas As comunicações

Aviso

Convocatória

Ofício

Edital

Comunicado

Informação

Memorial

Anúncio

Certidão

Protocolo

Requerimento

Declaração

Certificado

Escritura

Minuta

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Os Emissores e Destinatários

Câmaras Municipais

Gerências

Tribunais

O executado

Cartórios Notariais

Juntas de Freguesias

O juiz

O Exequente

Comissões Diretivas

Sindicatos

O Vereador

Os interessados

Conservatórias

Sociedades

Os Consumidores

O Público em Geral

As expressões

Avisam-se os interessados

Certificar-se

Torna-se Público

Comunicar-se

Faz-se saber

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As ações

Abrir concurso

Contestar

Deferir

Realizar-se

Adjudicar

conceder

Estar patente

Modificar

Adquirir

comprovar

Exigir

Passar

Autenticar

Certificar

Manifestar

Nomear

O enquadramento e a Referência à Legislação

Nos termos de

Incrição

Juros

De acordo com

Em colaboração com

Equivalência

No âmbito de

Para efeito de

Provimento

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O ofício tem o objetivo de estabelecer uma relação entre os órgãos do Serviço Público com os particulares. Define-se ofício como carta ou comunicação de caráter oficial, enviada por uma autoridade, sobre assuntos de interesse público.1 Um ofício é escrito num documento onde constam:

Data e local

Numeração do documento

Destinatários

Assunto a que se refere

A mensagem que motiva a comunicação

Despedida com assinatura

O cargo e o carimbo de quem envia o oficio

Fig.1 – Exemplo de Oficio

1

In: http://www.infopedia.pt/lingua-portuguesa/of%C3%ADcio

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Meio de comunicação usado quando um tema deve ser levado ao conhecimento

de

vários

interessados.

Possui

os

elementos

semelhantes aos do Ofício. É passado a vários órgãos ou pessoas simultaneamente. Poderá, igualmente, ser usado entre a administração pública e particulares, quando se tratar de alguma pesquisa, para a qual é indispensável informar-se em diversas empresas especializadas na área. A única diferença entre o ofício e ofício-circular é que este deve ser enviado a vários destinatários.

Fig.2 – Exemplo de Ofício Circular Página 7 de 31


Aviso É um documento escrito usado por empresas e instituições com a finalidade de transmitirem informações, ordens, convites, notificações a empregados ou a terceiros com o mesmo interesse comum. O aviso é também um tipo de correspondência oficial, cujas particularidades são vastas e variáveis. O aviso pode ser uma comunicação:

unidirecional

multidirecional

direta

indireta

Fig.3 – Exemplo de um aviso Página 8 de 31


Notificação As notificações são efetuadas por carta registada com aviso de receção, sempre que tenham por assunto atos ou decisões capazes de retificarem a situação contribuinte dos colaboradores ou a convocatória para estes assistirem ou participarem em atos ou diligências.

Fig.4 – Exemplo de uma notificação

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Memorial O Memorial é um testemunho que se elabora, no qual surgem todos os acontecimentos sobre os avanços, os acertos, a aprendizagem mas também as falhas e as dúvidas.

Fig.5 – Exemplo de um memorial

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Petições A petição é uma solicitação a uma autoridade ou a uma entidade pública. Uma petição pode ser oral e não escrita, e através da Internet. Atualmente existe o uso da internet para promover as petições online que mobilizam a população sobre temas relevantes e são muitas vezes destacados nos principais meios de comunicação social. Site: http://peticaopublica.com/default.aspx

Fig.6 – Exemplo de uma petição

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Requerimento Um requerimento é

um

documento

usado

por

empresas

ou

particulares para pedir esclarecimentos ou fazer solicitações a um organismo público, a uma autoridade ou a uma instituição.

Fig.7 – Exemplo de um requerimento

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Estrutura do requerimento: Um

requerimento

bem

elaborado

ajuda

a

uma

melhor

compreensão daquilo que é pedido. A sua estrutura deve, por isso, consistir na seguinte forma:

Identificação do organismo a que se dirige

Introdução

Mensagem

Fecho

Petição

Exposição

Expressão da conclusão

Data

Assinatura do requerente

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Procuração É o instrumento no qual uma pessoa física ou jurídica concede poderes competentes a outra pessoa, a fim de que essa última trate, de assuntos do seu interesse e em seu nome. É constituída basicamente por duas partes:  Identificação do representante e do representado.  Objeto e âmbito da procuração.

Fig.8 – Exemplo de uma procuração

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Protocolo O protocolo é o registo dos atos públicos ou registo das assistências nos tribunais. Comercialmente é assim designado um livro de registo da correspondência de uma empresa, ou um formulário em que se regista a saída ou entrada de objetos, ou seja, é um comprovativo da receção de documentos. Este meio constitui um importante desenvolvimento das relações entre países, organizações, grupos e sociedades, ou seja, reveste-se de grande importância a nível comercial, social e politico.

Fig.9 – Exemplo de um protocolo

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Atestado O atestado é um documento através do qual a autoridade comprova um facto ou uma situação correspondente à realidade.

Fig.10– Exemplo de um atestado

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Certidões A certidão é um documento copiado ou fotocopiado do respetivo original, cuja legitimidade é devidamente certificada normalmente por uma

repartição

pública

(conservatória,

notário,

repartição

de

finanças, ministério, câmara municipal, tribunal, etc.). Tem assim o mesmo valor do original.

Fig.11 – Exemplo de uma certidão

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Certificação Uma certificação é uma análise de um determinado processo, que é feito através de normas e critérios que visam verificar o cumprimento dos requisitos. O certificado é semelhante ao diploma, porque declara a qualidade de dignidade conferida a uma pessoa.

Fig.12 – Exemplo de um certificado

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Declarações As declarações ocorrem com frequência, dentro ou fora da empresa, pela necessidade de comprovar uma situação, um estado, um facto ou uma qualidade, bem como fazer transcrever, reproduzir ou certificar o conteúdo de um original arquivado numa repartição pública. A declaração pode ser redigida para:

Atribuições de Subsídios

Efeitos Fiscais

Fins Militares

Justificação de faltas

Contagem de Anos de Serviço

Habilitação a Heranças

Fig.13 – Exemplo de uma declaração

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Anúncio O anúncio é uma informação ou um aviso com o qual se participa, faz saber ou dá conhecimento de algo com interesse público. Estes podem ser visto em, jornais impressos e revistas ou websites.

Elementos do Anúncio:  Entidade, organismo ou empresa promotora;  Finalidades e objeto do concurso;  Condições do mesmo ou local onde poderão ser obtidas;  Data limite da proposta ou da candidatura.

Fig.14 – Exemplo de um anúncio

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Editais O edital é um instrumento de notificação pública que se afixa num local de acesso aos interessados, que se pública (integral ou resumidamente) num órgão de imprensa oficial.

Fig.15 – Exemplo de um edital

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Leilão O leilão

é

uma

modalidade

de venda

pública,

muito

difundida

em órgãos públicos e empresas privadas, do qual administradores e servidores necessitam solucionar de maneira simples e rápida a venda de bens. Quando o leilão decorre por efeito de um mandado judicial, pode também tomar o nome de hasta pública.

Como se estruturam:  Data, hora e local;  Objeto do leilão;  Descrição dos artigos e leiloar;  Responsável pelo leilão.

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Hastas Públicas A hasta pública ocorre em leilão ou em praça. Quando estiverem penhorados bens imóveis (casas, terenos, etc.), eles são vendidos em praça, por meio de servidor público (por exemplo, oficial de justiça).

Fig.16 – Exemplo de um anúncio de uma hasta Pública

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Siglas e abreviaturas A sigla é um tipo de abreviação utilizada para reduzir algumas palavras, a fim de que haja mais agilidade tanto ao falar, quanto ao escrever, ou seja, é a abreviatura formada pela letra inicial de uma palavra ou expressão. Não se põe pontos intermediários ou pontos finais. Exemplo: SUS;

Há regras quanto ao uso das siglas: todas as letras devem ser escritas com letra maiúscula.

MEC

• Ministério da Educação e Cultura

AP

• Administração Pública

IOF

• Imposto sobre Operações de Crédito

ONU

• Organização das Nações Unidas

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A abreviatura Abreviatura é a representação abreviada de uma palavra ou expressão, ou seja, é o uso de letras, símbolos ou sinais, que apresentam as palavras mais curtas.

Exemplos de abreviaturas: S.f.f.

•Se faz favor

Dr.

•Doutor

PS

•Post-scriptum

Km

•Kilómetros

Também podemos usar símbolos para abreviar palavras:

#

•Número

$

•Dinheiro

=

•Igualdade

%

•Percentagem

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Redação Oficial A

principal

finalidade

da

redação

oficial é

comunicar

com

impessoalidade e clareza para que a mensagem seja compreendida por todos os cidadãos. Ou seja a redação oficial deve ser: clara, concisa, formal e uniformizada.

Fig.17 – Exemplo de uma redação Oficial

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Preenchimento de impressos:

Fig.18 – Exemplo de um impresso

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Ato

Competência

Atestado

Coordenador; Diretor de Departamento; Diretor de divisão; Diretor de Serviço.

Certidão

Diretor de departamento; Delegado; Diretor de Divisão; Diretor de serviço; Chefe de Posto Fiscal.

Certificado

Diretor de departamento; Delegado; Diretor de divisão; Diretor de serviço; Chefe de Posto Fiscal.

Edital

Finalidade

Destino

Comprovar um facto, direito ou situação de conhecimento da Administração Pública

Solicitante

Comprovar um facto ou ato administrativo que se encontra em registros/cadastros da Administração Pública Certificar a existência de um facto

Solicitante

Coordenador; Presidentes E Diretores de departamento e de divisão.

Anunciar ou tornar Público um facto que deve ser conhecido.

Público em geral

Ofício

Secretários; Chefes; Coordenador, Presidentes; Diretores de Departamento; Delegados; Diretor de divisão; Diretor de serviço, chefes fiscais

Comunicar ou solicitar algo oficialmente.

Outros órgãos ou pessoas da Administração Pública, Instituições e pessoas do sector privado.

Requerimento

Todos os servidores

Solicitar um reconhecimento/concessão de um direito legalmente previsto.

Autoridade hierárquica competente.

Interessado

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Com este trabalho posso concluir que a comunicação administrativa, não é só o veículo que usamos para nos comunicar que conta, mas também a forma, o conteúdo e a linguagem que utilizamos para isso. Conforme o veículo utilizado, o documento redigido e até as palavras e formas de tratamento usadas não são as mais indicadas para a situação. Tal como falar, escrever é um recurso que precisa ser aprendido, e ambos,

estão

internamente

ligados,

pois

são

atividades

que

trabalham com a palavra. Os objetivos propostos foram alcançados, pois consegui compreender até que ponto esta correspondência pode afetar e as vantagens que o seu conhecimento pode trazer à empresa. Gostei de realizar este trabalho. Foi muito profícuo na minha aprendizagem e será muito útil ao desempenhar a função de Secretária, no futuro. Para finalizar, considero que foi bastante produtivo pois consegui analisar as diferentes formas de correspondência administrativa e as situações em que podem ser utilizadas de uma forma correta.

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Sites consultados: http://acasadoconcurseiro.com.br/wp-content/uploads/2011/05/COCASACEF.pdf http://certpessoas.fgv.br/AvaliaSP/Arquivos/ComunicacoesAdministrativas.pdf http://www.daee.sp.gov.br/outorgatreinamento/fiscal/APRESENTACAO/4_Direito_F azenda_Nuzzi.pdf http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+PowerPoint++Comunica%C3%A7%C3%A3o+Administrativa+-+C%C3%B3pia.pdf http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+PowerPoint++Comunica%C3%A7%C3%A3o+Administrativa+-+C%C3%B3pia.pdf http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Siglas+e+abreviaturas

Livros consultados: Manual de redação de correspondência e atos oficiais - Orientações técnicas, consultado em dezembro de 2013 http://www.funasa.gov.br/site/wpcontent/files_mf/adm_redOficial.pdf

Santos, Madalena, (s.d.) A Comunicação Dentro e Fora da Empresa, Porto Editora Santos, Madalena e Maia, Arménia (s.d.) Práticas Administrativas e de Secretariado, Porto Editora

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A correspondência Administrativa  

Trabalho realizado no âmbito da disciplina Técnicas de Secretariado módulo 13

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