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BERATUNG Beitragsinkasso, IT-Beratung, Mehrwerte für Mitglieder, Rechtsberatung, Steuerberater, Verbandsberatung Verbandsbeauftragte, Wirtschaftsprüfer

KOMMUNIKATION Druckdienstleister, Pressearbeit, Public-Relations-Agenturen

SOFTWARE Software für Verbände, Internet, Social Media, APP-Programmierung

TAGUNG Branchenverbände, Convention Bureaus & Stadtmarketing, Veranstaltungsagenturen/PCOs, Kongresszentren & Messen,Tagungs- & Eventlocations, Tagungshotels

Der Service-Guide für Verbände und Organisationen In Kooperation mit

Ausgabe 2016 Advertorial Adv Ad A dv d ve vert ert er rrtto ori or rial al 1


Der Verband für Verbände

Die Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM) ist die größte Querschnittsorganisation für hauptamtlich geführte Verbände in Deutschland.

Werden Sie Teil dieses einzigartigen Verbändenetzwerks! Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM) Dürenstraße 8 · 53173 Bonn T (02 28) 93 54 93-40 F (02 28) 93 54 93-45

2 Advertorial

Ansprechpartner: Wolfgang Lietzau (GF) Jutta Gnauck

www.dgvm.de


Partner der Verbände – Dienstleister für Verbände Die Partner der Verbände gibt es seit nahezu zwanzig Jahren. Die ersten spezialisierten Anbieter stellten sich 1997 den Verbänden im Verbändereport vor und manche sind heute noch dabei. Was damals galt, gilt heute umso mehr: Der Bedarf an erstklassigen Dienstleistern für Verbände ist gewachsen. Hochkarätige Partner für viele Bereiche der alltäglichen Verbandsarbeit und für die Jahrestagung findet man nicht so leicht in den Branchenverzeichnissen – ganz gleich ob on- oder offline. Dafür gibt es jetzt den Service-Guide ‚Partner der Verbände‘© als Sonderbeilage des Verbändereport.

Der Service-Guide für Verbände und Organisationen ist selbstverständlich auch online verfügbar. Die Adresse lautet www.pdv-serviceguide.de. Dieses Verzeichnis bietet zahlreiche Suchfunktionen und wird ständig aktualisiert. So können Sie sicher sein, dass Sie hier bis zum Erscheinen der nächsten Ausgabe des Service-Guide ‚Partner der Verbände‘© zum Ende des Jahres 2017 stets die aktuellsten Informationen abrufen können. Ihr Verbändereport Team

WODURCH ZEICHNEN SICH PARTNER DER VERBÄNDE AUS? Dienstleister, die Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Verbänden haben, die die Besonderheiten der Verbände und vergleichbarer Organisationen kennen und wissen, dass Verbände aufgrund ihrer Struktur mitunter „anders ticken“ als erwerbswirtschaftliche Unternehmen. Alle im vorliegenden Service-Guide vorgestellten Unternehmen verfügen über ein breites Erfahrungswissen in der Zusammenarbeit mit Verbänden und Organisationen aller Art und können entsprechende Referenzen vorweisen. Sie können sicher sein, hier den richtigen Partner für Ihren Bedarf zu finden.

Impressum Adresse Verbändereport Dürenstraße 8 53173 Bonn Postfach 20 03 55 53133 Bonn Telefon: (02 28) 93 54 93-30 Telefax: (02 28) 93 54 93-35 info@verbaendereport.de www.verbaendereport.de

Redaktion Wolfgang Lietzau (WL), V.i.S.d.P. Sabrina Aberfeld (SA) Gastautoren www.verbaende.com/gastautoren Satz & Gestaltung Rainer Focke, focke@verbaende.com Anzeigen Sabrina Aberfeld, aberfeld@verbaende.com Sinan Yildirak, yildirak@verbaende.com Druck Druck-Center-Meckenheim DCM 53340 Meckenheim

Verlag Der Service-Guide ‚Partner der Verbände‘© ist eine Publikation der businessFORUM Gesellschaft für Verbands- und Industriemarketing mbH, Bonn Urheberrecht Alle im Service-Guide ‚Partner der Verbände‘© erschienenen Beiträge sind urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind vorbehalten. Reproduktionen, gleich welcher Art, oder Erfassung in Datenbanken nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlags. Namensartikel geben nicht unbedingt die Meinung der Redaktion wieder.

Service-Guide ‚Partner der Verbände‘© 03


Inhaltsverzeichnis BERATUNG

13

SOFTWARE

IT-Beratung

34

Software für Verbände

Beitragsinkasso

35

Internet

Rechtsberatung

36

Social Media

Mehrwerte für Mitglieder

37

APP Programmierung

Verbandsberatung

39

Steuerberater/Wirtschaftsprüfer

45

TAGUNGEN KOMMUNIKATION 47

63

87

Branchenverbände

88

Convention Bureaus & Stadtmarketing

97

Druckdienstleister

58

Veranstaltungsagenturen/PCO

133

Public-Relations-Agenturen/ Pressearbeit

60

Kongresszentren & Messen

143

Tagungs- & Eventlocation

167

Tagungshotels

193


„Ausgezeichnete Weiterbildung nach Maß. Genau das richtige für meine Mitarbeiter und mich aus der Geschäftsstelle!”

Stimme eines Teilnehmers

Kontinuität und Qualität seit über 20 Jahren Die Kölner Verbände Seminare veranstalten seit 1996 Konferenzen, Fachforen, Seminare und Workshops für Verbände und vergleichbare Organisationen. Das Weiterbildungsangebot umfasst die Bereiche: • Management & Lobbying • Kommunikation & Marketing • Recht & Steuern Die Themen der Veranstaltungen werden immer wieder neu recherchiert und ständig evaluiert. Das garantiert den Teilnehmern aktuelles und relevantes Wissen, welches direkt in die Praxis umgesetzt werden kann. Kölner Verbände Seminare · Dürenstraße 8 · 53173 Bonn Stefan Kirchner, M.A., M.BC. · Bereichsleiter Veranstaltungen Telefon (0228) 93 54 93-20 · E-Mail: info@verbaendeseminare.de

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WISSENSWERTES ÜBER VERBÄNDE Was ist eigentlich ein Verband? Warum gibt es Verbände und was machen die eigentlich? Kolleginnen und Kollegen, die hauptamtlich in Verbänden beschäftigt sind, beantworten diese Fragen immer aus der jeweiligen Position des Verbandes. Aber so pluralistisch wie die Gesellschaft und so vielfältig wie die Wirtschaft, so unterschiedlich sind auch die Aufgaben und Positionen der Verbände. Hier einmal der Versuch, einen allgemeinen Überblick über die (sehr) heterogene Verbandslandschaft zu geben.

06 Service-Guide ‚Partner der Verbände‘©


WAS SIND VERBÄNDE? Verbände sind Gruppen von Einzelpersonen oder Körperschaften aller Art, die sich in der Rechtsform eines Vereins freiwillig zur Verfolgung gemeinsamer Zwecke zusammengeschlossen haben und meist über eine feste interne Organisationsstruktur verfügen. Das Merkmal der Freiwilligkeit unterscheidet Vereine und Verbände von den Kammern für Gewerbe und Freie Berufe, bei denen eine gesetzliche Pflichtmitgliedschaft besteht.

WIE UNTERSCHEIDEN SICH VERBÄNDE VON VEREINEN? Der Begriff „Verein“ bezeichnet die Rechtsform, der Namensbestandteil „Verband“ bei einem Verein lässt meist, aber nicht immer auf die Zwecksetzung dieser Vereine schließen. Wenn Vereine der Vertretung gemeinsamer Interessen dienen, bezeichnen sie sich oft als Verband. Es sind aber auch andere Bezeichnungen zulässig und üblich (DGVM – Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V., VDI – Verein Deutscher Ingenieure e.V.). Die rechtlichen Anforderungen an Vereine sind in den §§ 21 ff. BGB geregelt.

WIE VIELE VERBÄNDE GIBT ES? Da es in Deutschland kein zentrales Vereinsregister gibt, weil die Register dezentral bei den jeweiligen Amtsgerichten geführt werden, beruhen alle Angaben zur Anzahl der Vereine auf mehr oder weniger gut begründeten Schätzungen. Aktuell (2015) sind rund 580.000 Vereine in den Vereinsregistern eingetragen. Etwa 14.000 dieser Vereine dürften Verbände sein, sich also mit der Vertretung der gemeinsamen Interessen auf wirtschaftlichen, sozialen, kulturellen und sportlichen Gebieten ihrer Mitglieder befassen. Das wohl umfassendste und laufend aktualisierte Verbändeverzeichnis findet man im Deutschen Verbände Forum unter www.verbaende.com.

Anzahl an Landesverbänden. Oft haben Verbände dort ihren Hauptsitz (Hauptgeschäftsstelle), wo die meisten Mitglieder sind. Deshalb gibt es in Nordrhein-Westfalen mit Abstand die meisten Verbände. Auf der Standortkarte (s. Seite 10) sind nur die Geschäftsstellen aufgeführt, die hauptamtlich – also in der Regel von einem angestellten Geschäftsstellen-Team – geführt werden.

WIE LASSEN SICH VERBÄNDE EINTEILEN? Im Wesentlichen nach Zwecksetzung, regionaler Zuständigkeit, Mitgliedern, Größe und organisatorischer Einbindung in andere Verbände sowie nach ihrer Finanzierungsweise. Bei den Zwecken unterscheidet man oft zwischenwirtschaftsbezogenen Verbänden (Beispiele: Industrie-, Handels-, Handwerks- und Verbraucherverbände, Marken- und Zeichenverbände) • berufsbezogenen Verbänden (Beispiele: Deutscher Anwaltsverein, Ärzteverbände) • tarifpolitischen Verbänden (Beispiele: Arbeitgeberverbände, Gewerkschaften) • sozial- und gesellschaftsbezogenen Verbänden (Beispiele: Diakonisches Werk, Arbeiterwohlfahrt, Amnesty international) • wissenschafts- und forschungsbezogenen Verbänden, sog. Fachgesellschaften (Beispiele: Deutsche Forschungsgemeinschaft; Gesellschaft Deutscher Chemiker) • kulturbezogenen Verbänden (Beispiele: Deutscher Bühnenverein, Bundesvereinigung des Deutschen Films) • sport- und freizeitbezogenen Verbänden (Deutscher Sportbund)

WO HABEN DIE VERBÄNDE IHREN SITZ?

Die Datenbank des Deutschen Verbände Forums – verbaende.com unterteilt aus praktischen Gründen in die fünf Handlungsfelder: 1. Arbeit und Wirtschaft 2. Gesellschaft und Politik 3. Freizeit und Kultur 4. Bildung und Wissenschaft 5. Gesundheit und Soziales

Nein, nicht alle Verbände sind in Berlin. Die Standorte der Verbände folgen im Wesentlichen der föderalen Struktur der Bundesrepublik. Jede Landeshauptstadt beheimatet eine entsprechende

Allen Klassifizierungsversuchen sind aber Grenzen gesetzt. Manche Verbände lassen sich in das vorstehende Raster nicht Einordnen. Service-Guide ‚Partner der Verbände‘© 07


Nach einer Untersuchung der Johns Hopkins Universität in den 90er-Jahren, die zeitgleich in 22 Staaten durchgeführt worden ist, geben Verbände in diesen 22 Ländern für ihre Ziele eine Billion Dollar aus und beschäftigen 19 Millionen Vollzeitkräfte. Wären diese Verbände ein Staat, würden sie weltweit die achtgrößte Volkswirtschaft darstellen. (Johns Hopkins Comparative Survey on the Nonprofit Sector).

Bei der regionalen Zuständigkeit unterscheidet man: • Ortsverbände (Beispiele: Lokaler Einzelhandelsverband, Handwerksinnungen, die aber ausnahmsweise keine Vereine, sondern Körperschaften des öffentlichen Rechts sind) • Regional- und Landesverbände (Beispiele: Landesinnungsverbände, Landes-Branchenverbände) • Bundes- und Zentralverbände (Beispiele: Bundesverband der Deutschen Industrie, Paritätischer Wohlfahrtsverband; Hauptverband des Deutschen Einzelhandels) • EU-Verbände (UNICE – Europäischer Industrieverband, BEUC – Europäischer Verbraucherverband) • Internationale Verbände (Beispiel: der internationale Messeverband UFI – The Global Association of the Exhibition Industry/ l’Union des Foires Internationales Nach ihrer Mitgliederstruktur lassen sich Verbände unterscheiden in • Personenverbände (Mitglieder sind natürliche Personen, Beispiele: Anwaltsverbände, Ärzteverbände, Wissenschaftsverbände wie der VDI) • Institutionenverbände (auch „Korporationsverbände“; Mitglieder sind Verbände, Unternehmen oder andere Institutionen, Beispiele: Dachverbände, Industrieverbände, Querschnittsorganisationen wie die DGVM) Auch nach der Größe des Verbandes sind Einteilungen möglich. Kriterien der Größe können beispielsweise sein: • Zahl der Mitglieder • Umfang des Verbandsbudgets 08 Service-Guide ‚Partner der Verbände‘©

• Größe der Geschäftsstelle • Umfang der Untergliederungen und Sparten Nach der organisatorischen Einbindung kann man Direktmitgliedschaftsverbände von Verbandsverbänden unterscheiden. Bei direkten Mitgliedschaften sind alle oder einige Mitglieder unmittelbar Mitglied des jeweiligen Verbandes; bei Verbandsverbänden sind nur Verbände (z. B. Regionalverbände) Mitglied des (Dach-)Verbandes. In der Praxis sind auch Mischformen möglich. Die Einzelheiten werden durch die Satzungen festgelegt. Nach ihrer Finanzierungsweise lassen Verbände einteilen in • beitragsfinanzierte Verbände (zum Beispiel Wirtschafts- und Berufsverbände) • spendenfinanzierte Verbände (zum Beispiel Fundraisingorganisationen) • öffentlich finanzierte oder Subventionsverbände (zum Beispiel Verbraucherverbände)

WIE ARBEITEN VERBÄNDE? Verbände sind mitgliedergesteuerte Organisationen, wobei je nach Verband der Einfluss des einzelnen Mitglieds mehr oder weniger stark ausgeprägt sein kann. Bei manchen Verbänden sind die wesentlichen Entscheidungen der Mitgliederversammlung vorbehalten, in anderen sind der besseren Effektivität wegen im Wesentlichen andere Verbandsgremien (Vorstand, Beirat) entscheidungsbefugt. Wegen der Mitgliedersteuerung und der Freiwilligkeit der Mitgliedschaft ist in Verbänden ein hohes Maß an Konsensmanagement erforderlich. Dies unterscheidet das Verbandsmanagement vom Unternehmensmanagement.


Verbandsgeschäftsstellen sind vergleichsweise gering besetzt. Meist umfassen sie einen oder mehrere Geschäftsführer und ein Sekretariat. Mitunter sind auch für feste Daueraufgaben Referate mit eigenen Referenten vorgesehen. Dachverbände unterhalten oft Stabsstellen, die zentrale Dienstleistungen für die angeschlossenen Verbände oder für die Einwirkung auf politische Entscheidungen erbringen. Wirtschafts- und Berufsverbände stützen sich hierbei auch stark auf das Expertenwissen in den Unternehmen und bei den Mitgliedern. Zum Erfahrungsaustausch und zur Vorbereitung der Meinungsbildung unterhalten Verbände in der Regel Ausschüsse und Arbeitsgruppen, die von den Mitgliedern besetzt werden. Die Verbände entsenden auch selbst Vertreter in übergeordnete oder zwischenverbandliche Arbeitskreise.

WELCHE LEISTUNGEN ERBRINGEN VERBÄNDE? Die meisten Verbände stellen einige oder alle der folgenden Leistungen zur Verfügung: • Informationsleistungen (Mitgliederrundschreiben, Websites, Verbandszeitschriften) • Beratung der Mitglieder • Fortbildungsleistungen für Mitglieder • Organisationsaufgaben (Tagungen, Kongresse, Seminare, Mitgliederversammlungen) • Koordinationsleistungen (Normung, Zeichenarbeit) • Initiierung der Meinungsbildung • Artikulation der Verbandsmeinung nach innen und außen (Kommunikationsleistungen) • Presse- und PR-Aufgaben für die Branche • Interessenvertretung gegenüber Dritten • Erfahrungsaustausch Service-Guide ‚Partner der Verbände‘© 09


Verbände in Deutschland

423

Schleswig-Holsten

MecklenburgVorpommern

298 671

Hamburg Bremen 297

1.721

Niedersachsen

Berlin

1.007 301 352

Brandenburg

Sachsen-Anhalt

3.048 Sachsen NordrheinWestfahlen

513 353

Thüringen Hessen

1.461

RheinlandPfalz

721

Saarland 320

1.294

Bayern

Baden-Württemberg 1.404

Baden Württemberg: Bayern: Berlin: Brandenburg: Bremen: Hamburg: Hessen: Mecklenburg-Vorpommern: Niedersachsen Nordrhein-Westfalen: Rheinland-Pfalz: Saarland: Sachsen: Sachsen-Anhalt: Schleßwig-Holstein: Thüringen:

1.294 1.404 1.721 301 297 671 1.461 298 1.007 3.048 721 320 513 352 423 353

WO HABEN DIE VERBÄNDE IHREN SITZ? Die Standorte der Verbände folgen im Wesentlichen der föderalen Struktur der Bundesrepublik. Jede Landeshauptstadt beheimatet eine entsprechende Anzahl an Landesverbänden. Oft haben Verbände dort ihren Hauptsitz (Hauptgeschäftsstelle), wo die meisten Mitglieder sind. Deshalb gibt es in Nordrhein-Westfalen mit Abstand die meisten Verbände.

© Verbändereport 2015, in Kooperation mit der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM)


„Jeder Deutsche ist durchschnittlich Mitglied in drei Verbänden!“ (Ulrich von Alemann, Politikwissenschaftler)

in den Verbänden enorm. Einige dieser Betriebe haben mittelständische Ausmaße und beschäftigen mehrere tausend Mitarbeiter.

Im Wesentlichen bündeln Verbände Aufgaben, die sonst dezentral und multiparallel wahrgenommen werden müssten. Sie rationalisieren dadurch im Wesentlichen Entscheidungsabläufe und senken Kosten. Aufgrund der Bündelung werden sie in der Öffentlichkeit und bei den politischen Entscheidern besser wahrgenommen. Sie verbessern also Chancen, indem sie Bedürfnisse mit Lösungen verbinden.

Zudem sind Verbände Auftraggeber für eine Vielzahl von Dienstleistern wie etwa: Druckereien, Werbeagenturen, Beratern, Anwaltskanzleien, Verlage, Versicherungen u. v. m.

LOBBYARBEIT IST KEIN SCHWERPUNKT

VERBAND & TAGUNG

Politische Lobbyarbeit ist ein wichtiger Bestandteil des Dienstleistungsportfolios eines Verbandes für seine Mitglieder. Bei den meisten Verbänden stehen jedoch die Informationsleistung für sowie die Moderation des Informationsaustausches unter den Anspruchsgruppen im Vordergrund. Moderne Verbände unterhalten ein professionelles Weiterbildungs- und Wissensmanagement exklusiv für ihre Mitglieder.

Eine enorm wichtige Rolle spielen die Verbände in der Tagungswirtschaft, denn jede dritte Veranstaltung wird von Verbänden ausgerichtet oder initiiert. Das sind rund 845.000 Veranstaltungen jährlich, dies entspricht einem Umsatz von über 25 Milliarden Euro. Kein Wunder, dass Verbände und Organisationen von der Tagungswirtschaft so umworben werden. (wl)

VERBÄNDE ALS WIRTSCHAFTSFAKTOR Verbände sind ein wichtiger Wirtschaftsfaktor. Als Arbeitgeber haben die großen Wohlfahrtsverbände eine herausragende Bedeutung. So beschäftigt etwa die Caritas nahezu 600.000 Mitarbeiter in sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnissen. Hinzu kommen circa 500.000 Freiwillige. Ähnliches gilt für die Diakonie, hier werden etwa 460.000 Mitarbeiter und rund 700.000 Freiwillige beschäftigt. In den Geschäftsstellen der hauptamtlich geführten Wirtschafts-, Wissenschafts- oder Berufsverbände sind durchschnittlich sieben bis zehn Mitarbeiter angestellt. Es existieren aber auch große Geschäftsstellen mit mehreren hundert Mitarbeitern – wie etwa der DVS – Deutscher Verband für Schweißen und verwandte Verfahren e.V. mit rund 500 Mitarbeitern (rund 40 Mitarbeiter werden in der Hauptgeschäftsstelle in Düsseldorf und rund 500 Mitarbeiter in der regionalen Struktur des DVS beschäftigt). Nimmt man die Wirtschaftsbetriebe – die von nicht wenigen Verbänden unterhalten werden – hinzu, so erhöht sich die Anzahl der Arbeitnehmer

VERBÄNDE ALS AUFTRAGGEBER

Veranstaltungen, die durch Verbände,Vereine und Institutionen initiiert werden: Verbände, Vereine, Institutionen

35 % (25,9 Mrd. Euro)

65 % (48,1 Mrd. Euro)

Firmen, Privatwirtschaft, Sonstige

Service-Guide ‚Partner der Verbände‘© 11


12 Advertorial


BERATUNG Beitragsinkasso IT-Beratung Mehrwerte f端r Mitglieder Rechtsberatung Steuerberater Verbandsberatung Verbandsbeauftragte Wirtschaftspr端fer

Advertorial 13


WIESO ÄNDERT SICH EIGENTLICH IMMER ALLES UND WAS HAT DAS MIT EINEM VERBAND ZU TUN? Wir hören und lesen es überall und jeden Tag: Unsere Welt ist im permanenten Wandel. Jeden Tag werden kleinere und größere Veränderungen sichtbar. Klima, politische Systeme, Energieversorgung, Mobilität, Einkaufen, Arbeiten, Sport und Unterhaltung. Überall gibt es Neues und anderes zu bestaunen, auszuprobieren und zu erleben. Glaubt man den Analysten und Forschern, stehen wir gerade am Anfang einer Exponentialkurve. Die Veränderungsgeschwindigkeit wird demnach, gemessen an dem bisher Erlebten, weiter rasant zunehmen. Die Welt dreht sich immer schneller und schneller und wir müssen sehen, dass wir noch halbwegs verstehen, wohin das Ganze führt und wie wir die Dinge gestalten können. DIRK WIPPERN

14 Beratung


W

erfen wir einen kurzen Blick in unseren Alltag, um zu verstehen, was gerade „abgeht“: Telekommunikation – seit dem ersten iPhone ist das Smartphone fast ubiquitär geworden. Heute gibt es im T-Punkt noch drei Tastentelefone zu kaufen, der Rest sind Smartphones. Smartphones haben innerhalb von wenigen Jahren das Medienverhalten ganzer Generationen verändert. Jeder ist mit jedem verbunden und kann immer und (fast) überall kommunizieren, einkaufen, recherchieren und sich einbringen. Nokia ist das berühmte Opfer dieser disruptiven Veränderung. Selbst der Kauf durch Microsoft konnte nicht verhindern, dass der ehemalige Weltmarktführer nur noch eine Abschreibung in der Bilanz ist. Mobilität – Tesla hat in der Schweiz im ersten Quartal 2015 erstmals mehr Autos verkauft als Mercedes mit seiner S-Klasse. Hier bahnt sich eine dramatische Veränderung in der Alltagsmobilität ihren Weg: Während die deutschen Autobauer noch von unterschiedlichen Antriebskonzepten sprechen, sprechen Tesla, Uber, Google und Apple ungeniert von Mobilitätskonzepten, die dramatisch anders funktionieren als die „alte“ Art des Kaufens und Benutzens. Schon heute wollen viele Bewohner großer Städte kein eigenes Auto mehr, sondern nutzen einen Mix aus ÖPNV, Carsharing und Fahrrad. Gesundheitswesen – mit den „Wearables“ (Fitnessarmbänder, Smart-Watches, intelligente Kleidung) werden schon heute Milliarden von persönlichen „Gesundheitsdaten“ erfasst und von vielen Nutzern dieser Technologien auch analysiert. Ist die Gesundheitskarte in Deutschland aus vielen Gründen krachend gescheitert, wird die persönliche Gesundheitskarte die Ärzte vor ganz neue Herausforderungen stellen. Neben der Tatsache, dass sich jeder Patient heute schon im Netz über „seine Krankheit“ schlaumachen kann, kann er nun zusätzlich noch eigene Daten „mitbringen“. Wahrscheinlich wird der Patient immer weniger verstehen, wieso er seine Diagnosen, Anamnesen und Therapiepläne nicht ebenfalls digital mitnehmen kann. Wie verändert das das Verhältnis zwischen Ärzten und Patienten? Dieses sind nur einige Beispiele, es gäbe noch weit mehr aufzuzählen (Buchhandel/Amazon,

Musik/iTunes, SMS/WhatsApp, analoge Fotografie/Digitalkameras etc.). Alle diese Veränderungen sind oder waren disruptiv: Sie haben Branchen und Märkte verändert und Verlierer (Nokia, Kodak, Quelle ...) und Gewinner (Apple, Facebook, eBay, Amazon etc.) hervorgebracht.

WAS HABEN VERÄNDERUNGEN MIT VERBÄNDEN ZU TUN? Laut einer Umfrage des Verbändereports zu Beginn dieses Jahres halten fast 40 Prozent der Befragten Changemanagement für eine der wesentlichen Aufgaben im Verband im aktuellen Jahr. Mehr als 60 Prozent wollen die interne und externe Kommunikation stärken. Besonders dieser Punkt macht tief greifende Veränderungen im Kommunikationsverhalten und in der Nutzung von Technologie notwendig. Verbände haben sich in den letzten Jahrzehnten deutlich verändert: „Von der reinen Lobby-Vereinigung über den Dienstleister in Sachen Beratung nun verstärkt hin zur ‚Klammerfunktion‘ für die Branche, die gemeinsame Interessen schlagkräftig vertritt …” So beschreibt Armin Juncker vom Verband Deutscher Großbäckereien e.V. den Wandlungsprozess der Verbände. Aber auch die Einführung neuer Software, die Gründung einer Servicegesellschaft oder ein Umzug der Geschäftsstelle sind Veränderungen, die sorgfältig begleitet und umgesetzt werden müssen.

WIE FUNKTIONIEREN VERÄNDERUNGSPROZESSE? Die Wissenschaft und die Praktiker sind sich einig: Veränderungen laufen immer in Schritten ab, sie betreffen Menschen immer emotional und sie erfordern eine hohe Aufmerksamkeit der Führungskräfte. Ob „Theorie U“, „Gestaltpsychologie“ oder das „Drei-Phasen-Modell“ von Kurt Lewin, alle Modelle haben gemeinsam, dass die Prozesse vollständig und in angemessener Zeit durchlaufen werden müssen und die beteiligten Menschen eingebunden werden müssen. Ansonsten ist die Wahrscheinlichkeit, dass Changeprozesse scheitern oder zumindest nicht die gewünschten Effekte erzielen, sehr hoch. Beratung 15


Abgeleitet aus der Gestaltpsychologie können wir einen Veränderungszyklus beschreiben, der aus sechs Schritten besteht: • Wahrnehmung • Bewusstheit • Energie • Aktion • Kontakt • Rückzug & Reflexion

10 PUNKTE FÜR EIN ERFOLGREICHES CHANGEPROJEKT • Formulieren Sie klare Ziele und begründen Sie das Vorhaben. • Binden Sie die Befürworter und die Kritiker von Beginn an in das Projekt mit ein. • Erarbeiten Sie mit allen Beteiligten die gemeinsame Figur/das Leitbild für das Changeprojekt. • Kommunizieren Sie offen und transparent – am besten geht das in einem Blog oder Wiki, das alle lesen und kommentieren können. Zusätzlich bieten Sie „Sprechstunden“ an und hören aktiv zu. • Stellen Sie sich Kritik und Fragen und steigen Sie aktiv in den Dialog ein. • Kommunizieren Sie regelmäßig und integrieren Sie Informationen zum Changeprojekt regelmäßig in Meetings. • Sorgen Sie für ein professionelles Vorgehen in der Planung und Umsetzung. • Machen Sie kleine Schritte und überprüfen Sie regelmäßig die Ergebnisse. • Bieten Sie allen Beteiligten ausreichend Zeit für Trainings und Eingewöhnung an und sorgen Sie dafür, dass diese auch genutzt wird. • Nehmen Sie sich unbedingt Zeit für Reflexion und Feedback. Lernen Sie aus den Rückmeldungen und lassen Sie diese in weitere Umsetzungen einfließen.

16 Beratung

Die Erfahrung aus der Beratungspraxis zeigt, dass alle Schritte durchlaufen werden müssen, damit Veränderungen langfristig und dauerhaft adaptiert werden. Die Erfahrung zeigt auch, dass das (zu) oft nicht passiert und die Erfolge leider ausbleiben.

1. WAHRNEHMUNG Das ist die Phase der Vorbereitung. Informationen werden „wahrgenommen“, ohne dass es bereits ein konkretes Veränderungsprojekt gibt. Die Organisation ist noch „im Gleichgewicht“. Es gibt allerdings erste Anzeichen für mögliche Anpassungen im System. Beispielsweise reden die Mitarbeiter verstärkt über die Notwendigkeit, eine neue Software für Kommunikation einzuführen, oder das Management besucht gerade eine Konferenz zu diesem Thema.

2. BEWUSSTHEIT In dieser Phase werden die „losen“ Informationen aus der Wahrnehmungsphase verknüpft und mit Bedeutung versehen (Wirklichkeitskonstruktion). Dadurch entsteht bei den Betroffenen und anderen Beteiligten ein Bewusstsein für die Notwendigkeit von Veränderungen. Daraus wiederum können bereits Handlungsfelder abgeleitet werden. Es entstehen „Figuren“ (Ziel- und Problemdefinition, Furcht, Feindbilder, Angst) in den Köpfen der Menschen, die allerdings individuell verschieden sein können und je nach Ausprägung kontraproduktiv für den Veränderungsprozess sind. Ziel in dieser Phase muss es sein, dass alle Beteiligten eine gemeinsame Figur entwickeln, die den Veränderungsprozess aktiv unterstützt, und dabei Ängste und Bedenken sichtbar werden. Die Entwicklung der gemeinsamen Figur muss von den Changemanagern oder von externen Beratern begleitet werden. In dieser Phase muss also schon mit den Betroffenen und Beteiligten gearbeitet werden. Die Entwicklung der gemeinsamen Figur (Ziel, Vision, Mission) legt den Grundstein für den Erfolg des Veränderungsvorhabens.

3. ENERGIE Wenn es gelungen ist, eine gemeinsame und klare Figur zu erarbeiten, wird das System nun mit Energie aufgeladen. Diese Energie liefert den nötigen Antrieb, die Veränderungen auch tatsächlich anzugehen, und ist gleichzeitig das Symbol für ausreichende Ressourcen (Zeit, Budget, Menschen). Jetzt müssen die Führungskräfte und die Mitarbei-


Meilenstein! unterstützt Verbände bei ihrer Weiterentwicklung Seit 2007 unterstütze ich mit der Meilenstein! Beratungskanzlei Verbände und Organisationen unterschiedlicher Größe und Branchen. Die gezielte systemische Weiterentwicklung von Verbänden verstehe ich als Bedingung und Fähigkeit, sich erfolgreich auf ein veränderndes Wettbewerbs-Umfeld und künftige Rahmenbedingungen für ihre Mitglieder einstellen zu können. Schwerpunkte meiner Beratung und Zusammenarbeit sind im Einzelnen: Strategieentwicklung

Strategische Kommunikation InterimManagement Qualitätsmanagement

Recruiting

Management auf Zeit

Kontakt Tel.: 030.78 89 42 53 E-Mail: mail@meilenstein-beratung.de


ter gemeinsam ihr Ziel verfolgen und auf Augenhöhe an den Veränderungen arbeiten. Widerstände werden dabei als „positiv“ für den Prozess gewertet und die Führungskräfte handeln auch so: Statt mit „Befehl und Gehorsam“ arbeiten die Teams auf Augenhöhe an ihren Themen und erzeugen so einen Sog, der die Gruppe in die Veränderung „hineinzieht“.

4. AKTION Jetzt ist die Zeit des konkreten Handelns. Die neue Software steht zum Test zur Verfügung, die Pläne der neuen Büroräume werden erstellt oder der Businessplan für die neue Servicegesellschaft entsteht. Alle Beteiligten merken nun, dass es konkret und greifbar wird. Jetzt werden auch Skeptiker und Befürworter sichtbar. Auch die Organisationsform des Changeprojektes wird nun relevant. Sind Externe eingebunden? Gibt es ein festes Projektteam? Wie wird kommuniziert und dokumentiert? Wichtig ist in dieser Phase, dass Widerstände ernst genommen und in positive Energie umgewandelt werden. Ein iteratives Vorgehen ermöglicht schnelle Teilergebnisse und bindet alle Beteiligten aktiv ein. So wird das Vorhaben immer mehr zu „jedermanns Baby“. Über Blogs oder das Firmenwiki werden alle anderen in der Organisation regelmäßig informiert und das Management redet offen und transparent über das Veränderungsprojekt. Auch wenn in dieser Phase kräftig gearbeitet wird, hat die eigentliche Veränderung im Sinne der Adaption in der Organisation noch nicht stattgefunden. Das findet in der folgenden Phase statt.

5. KONTAKT Jetzt gilt es: Die Mitarbeiter treten in Kontakt mit dem Neuen! Widerstände werden in vielen Facetten sichtbar, aber auch Zustimmung und Unterstützung. Über gut geplante Einführungsformate, Trainings und Informationsveranstaltungen werden die Beteiligten unterstützt, das Neue auszuprobieren, anzuwenden und zu adaptieren. Hier ist nun ein langer Atem gefragt! Einige werden schnell lernen und sich leichttun, andere werden länger brauchen und müssen vielleicht noch weiter gestützt werden. Jetzt spielen die Führungskräfte eine ganz wichtige Rolle und müssen wieder den Sog erzeugen und die Mitarbeiter motivieren und vor allen Dingen zuhören und verstehen, wo es Probleme gibt. Auch die gemeinsame Figur aus der Phase „Bewusstheit“ 18 Beratung

kann nun helfen, die Beteiligten zu motivieren, den Weg weiterzugehen. Wenn die Mitarbeiter jetzt spüren, dass sie begleitet werden und ihr Feedback ernst genommen wird, ist ein großer Schritt getan.

6. RÜCKZUG & REFLEXION Aus meiner Sicht ist das die wichtigste Phase, die aber leider zu oft seitens der Führungskräfte vernachlässigt wird. Über Feedback und „lessons learned“ werden die Erfahrungen überdacht und gemeinsam reflektiert. Daraus ergeben sich konkrete Korrekturmaßnahmen, die im Nachgang umgesetzt werden. Das können Changerequests bei der neuen Software sein oder Lärmschutzmaßnahmen im neuen Großraumbüro. Fragen wie „was ist nun wirklich anders/besser?“ oder „wie ist der Prozess gelaufen?“ oder „was haben wir über uns als Organisation gelernt?“ schweißen zusammen und sind eine große Chance, gemeinsam zu lernen. Zukünftige Veränderungsprojekte profitieren massiv von diesen Erkenntnissen und das aktuelle Projekt wird weiter gefestigt. Nehmen Sie sich also unbedingt die Zeit für diese Phase!

VERÄNDERUNG IST CHEFSACHE Ohne die klare Unterstützung und das Engagement der Führung werden Veränderungsprozesse immer scheitern. Sie sind anstrengend und dauern oft lange. Überlegen Sie daher gut, was für Ihre Organisation sinnvoll und notwendig ist. Wenn Sie das wissen, dann handeln Sie konsequent und professionell. Denken Sie immer an die Menschen! Ängsten und Widerständen können Sie nur mit Empathie, offener Kommunikation und echter Begeisterung für das Changeprojekt entgegentreten. Menschen in Veränderungsprozessen brauchen eine gute Begleitung „auf Augenhöhe“. Sie müssen sich ernst genommen und wirklich eingebunden fühlen. Sie brauchen die Sicherheit, dass Scheitern keine Schande ist und dass alle aus Fehlern lernen werden. Sorgen Sie für diese Begleitung und schaffen Sie ein Klima der konstruktiven Auseinandersetzung. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen mit Mut und Zuversicht danken. Wieso ändert sich eigentlich immer alles und was hat das mit einem Verband zu tun? Autor: Dirk Wippern Erschienen im Verbändereport 06/2015


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Unsere Standorte MCI – Berlin Markgrafenstraße 56 10117 Berlin Tel.: +49 30 20 459 0 Fax: +49 30 20 459 50 berlin@mci-group.com

MCI – München Neumarkter Straße 21 81673 München Tel.: +49 89 54 90 96 0 Fax: +49 89 54 90 96 15 muenchen@mci-group.com

MCI Rhein-Ruhr Adlerstraße 74 40211 Düsseldorf Tel.: +49 211 679 35 12 Fax: +49 211 679 35 19 rhein-ruhr@mci-group.com

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Beratung – Advertorial 21


VERÄNDERTES ROLLENBILD Die Rekrutierung moderner Verbandsmanager – neue Herausforderungen für Verbände Im Zuge neuer Rahmenbedingungen in Wirtschaft, Politik und Gesellschaft hat auch das Verbandsumfeld einen stetigen Kulturwandel erfahren. Die Veränderungen in unserer Arbeitswelt, die wachsenden Anforderungen von Mitgliedsunternehmen und die gestiegenen Ansprüche des Ehrenamts stellen neue Herausforderungen an die Führungskräfte in Verbänden. Während in der Vergangenheit eher fundiertes Branchenwissen und breite juristische Kenntnisse der Geschäftsführer im Vordergrund standen, gilt es heute, eine moderne, proaktive und dienstleistungsorientierte Verbandsleitung zu gewährleisten. FRANK WEINGARTEN

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ementsprechend unterliegt das gesamte Rollenbild der Verbandsgeschäftsführung einem kontinuierlichen Wandel. Moderne Verbandsmanager zeichnen sich in fachlicher Hinsicht durch ihr Allroundtalent aus. Ihr breites Aufgabenfeld reicht von kaufmännischer Verantwortung in den Bereichen Finanz-/Rechnungswesen und Controlling über Personal und Recht bis zu Einkauf, IT und allgemeiner Verwaltung. Selbstverständlich spielen unverändert repräsentative Aufgaben, Netzwerkpflege, Interessenvertretung und Beratung der Mitgliedsunternehmen eine bedeutende Rolle. Dabei geht es vermehrt um eine strategische Positionierung und eine zukunftsgerechte Weiterentwicklung des Verbands. Die hauptamtliche Verbandsführung muss sich verstärkt durch exzellente Managementfähigkeiten und Persönlichkeitsmerkmale sowie durch strategische und konzeptionelle Befähigung, Markt-, Kunden- und Dienstleistungsorientierung, unternehmerische Kompetenz sowie durch Führungsstärke und Innovationstalent auszeichnen. Zudem sind eine ausgezeichnete Kommunikation und diplomatisches Geschick sowie Durchsetzungsstärke, Gestaltungsmotivation, Flexibilität, Integrität und Empathie grundlegende Attribute eines modernen Verbandsmanagers. Nicht nur in Wirtschaft, Politik und Verwaltung, sondern auch bei Verbänden hat sich der Ruf nach diversifizierter Kultur und einem moderneren Führungsverständnis verstärkt. Im Mittelpunkt dessen stehen die Rekrutierung und die Qualifizierung weiblicher Führungskräfte. Weitgehend Konsens besteht in der Auffassung, dass ein höherer Anteil von Frauen in Führungspositionen in Verbänden nicht nur den Frauen selbst dient, sondern sich positiv auf die Arbeits- und Verbandskultur auswirkt und zu einer besseren Gesamtleistung führt.

EMPLOYER BRANDING GEGEN FACHKRÄFTEMANGEL Neben dem Wandel in Wirtschaft und Gesellschaft haben demografische Faktoren wie der kontinuierliche Geburtenrückgang und die gleichzeitig ansteigende Lebenserwartung Auswirkungen auf die Struktur in den Führungsebenen von Unternehmen, Verwaltung und Verbänden. Hier sind zahlreiche Führungspositionen

durch Mitarbeiter besetzt, die kurz- oder mittelfristig altersbedingt ausscheiden werden. Gleichzeitig fällt es Verbänden zunehmend schwer, geeignete Führungsnachwuchskräfte und junge Talente zu rekrutieren und längerfristig zu binden. Im „War for Talent“ müssen Verbände heutzutage verstärkt proaktiv agieren, um sich gegen alternative Arbeitgeber durchzusetzen. Dementsprechend gewinnen die Themen professionelle Rekrutierung hervorragender Kandidaten und Steigerung des Arbeitgeberimages in Personalabteilungen deutscher Verbände zunehmend an Bedeutung. Aktuell beschäftigen sich viele Personalentscheider daher bereits intensiv mit Employer Branding, dessen allgemeine Zielsetzung eine nachhaltige Mitarbeiterbindung mittels einer positiven Imagebildung als attraktiver Arbeitgeber ist. Die Erwartungen der Arbeitnehmer an den idealen Arbeitgeber sind hierbei vielfältig. Neben einer angemessenen Vergütung zählen hierzu vor allem eine herausfordernde Tätigkeit, ein kollegiales Arbeitsumfeld, gute Karriere- und Entwicklungsmöglichkeiten, schnelle Verantwortungsübernahme sowie ein attraktiver Standort und eine ausgewogene Work-Life-Balance. Es gilt also die Stärken des Verbands zu identifizieren und zielgruppenspezifische Alleinstellungsmerkmale abzuleiten. Die Verbände müssen ihre Arbeitgebermarke darüber hinaus in griffige Botschaften übersetzen und diese mittels verschiedener Maßnahmen entsprechend kommunizieren. Im Mittelpunkt einer integrierten Employer-Kommunikation stehen Attribute und Botschaften, die externe Kandidaten und interne Arbeitskräfte kontinuierlich ansprechen und eine glaubhafte Verbindung von Wort und Tat schaffen. Bei der Suche nach überzeugenden Attributen, die einen Verband als Arbeitgeber attraktiv machen, stellen Personalverantwortliche oft fest, dass sie im Vergleich zu Wirtschaftsunternehmen schlechter aufgestellt sind. Dabei findet sich in den vermeintlichen Nachteilen gegenüber Großunternehmen der Schlüssel zu den eigenen Employer-Branding-Botschaften. Gerade hier liegt die Basis für eine eigenständige und authentische Geschichte – denn den vielfältigen Karrierewegen in der freien Wirtschaft können ohne Weiteres ein breites Aufgabenspektrum, großer GestaltungsspielBeratung 23


Während in der Vergangenheit eher fundiertes Branchenwissen und breite juristische Kenntnisse der Geschäftsführer im Vordergrund standen, gilt es heute, eine moderne, proaktive und dienstleistungsorientierte Verbandsleitung zu gewährleisten. raum, flache Hierarchien, schnelle Verantwortung, eine überschaubare Organisation sowie eine Tätigkeit mit hoher gesamtgesellschaftlicher Relevanz und Sinnhaftigkeit gegenübergestellt werden. Um mit diesen Argumenten zu überzeugen, ist die Bereitschaft zu Offenheit und Transparenz Voraussetzung. Auch in der medialen Ansprache müssen Verbände zukunftsorientierte Wege gehen. Das Web 2.0 bietet mit seinen Social Networks, Blogs und Podcasts neue Möglichkeiten. Nur wer diese aktiv nutzt, kann sich im Kampf um die besten Talente langfristig behaupten.

REKRUTIERUNG AUF DEM EXTERNEN ARBEITSMARKT Neben der Steigerung des Arbeitgeberimages ist ein professionelles, strukturiertes und zielorientiertes Recruiting unabdingbar, um den neuen Managertypus erfolgreich zu gewinnen. Hierzu sollten Personalabteilung und Fachbereich zu Beginn ihrer Suche ein klar definiertes Anforderungsprofil für die vakante Position erstellen. Nur so lassen sich potenzielle Kandidaten mit diesem fachgerecht abgleichen. Bei der Rekrutierung ihrer Führungskräfte sprechen Verbände häufig eine zu enge und mitunter zu ungenaue Zielgruppe an. Vielfach werden hierdurch herausragende Kandidaten nicht erreicht. Um alle Möglichkeiten einer professionellen Rekrutierung zu nutzen, investieren Verbände verstärkt in Leistungen von Personalberatern. Diese haben in der Regel einen sehr guten Überblick über verschiedene Branchen und Regionen hinweg und können zudem aus ihrem Kandidatennetzwerk Personen vorschlagen, die fachlich und persönlich optimal passen. Durch ihre Fachexpertise und ihre vielfältigen Such- und Rekrutierungsmöglichkeiten können sie außer24 Beratung

dem den neuen Verbandsmanager, der von sich aus nicht reagiert hätte, direkt selektieren und aktiv ansprechen. Mithilfe erfahrener Personalberater lassen sich darüber hinaus gezielt weibliche Führungskräfte ansprechen und zu einem Wechsel motivieren. Ein besonderer Mehrwert des Personalberaters im Verbandsumfeld ist das Verständnis für die zukünftigen Herausforderungen des Auftraggebers, sodass mitunter ungewöhnliche Personalentscheidungen getroffen werden. Hierzu ein aktuelles Beispiel aus der Praxis: Vor Kurzem konnten wir für einen großen Wirtschaftsverband eine Hauptgeschäftsführerposition erfolgreich besetzen. In Ergänzung zu dem zuvor erstellten Profil „technisches Hochschulstudium mit Promotion sowie Verbandshintergrund“ gelang es, unserem Auftraggeber zusätzlich einen innovativen Industriegeschäftsführer aus unserem Netzwerk vorzuschlagen. Zunächst gab es deutliche Widerstände gegenüber einem nicht verbandserfahrenen, branchenfremden, internationalen Unternehmensmanager mit betriebswirtschaftlichem Hochschulhintergrund. Dieser „Exot“ konnte jedoch aufgrund seiner strategisch-konzeptionellen Fähigkeiten, seiner hervorragenden Managementskills und seiner charismatischen Persönlichkeit sowohl die Personalfi ndungskommission als auch den Verbandsvorstand so sehr überzeugen, dass er am Ende gegen die „profilkonformen“ Kandidaten die Nase vorn hatte, gewählt wurde und auch in der Praxis bislang sehr überzeugt. Dieses Beispiel zeigt, dass der Mehrwert eines Personalberaters eben auch darin liegt, das Suchprofil aus der Distanz zu betrachten, ggf. auszuweiten und Kunden mit Kandidaten zusammenzubringen, die aufgrund ihrer tradierten Suchmuster ansonsten nicht zusammengefunden hätten.


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Nicht nur in Wirtschaft, Politik und Verwaltung, sondern auch bei Verbänden hat sich der Ruf nach diversifizierter Kultur und einem moderneren Führungsverständnis verstärkt. Im Mittelpunkt dessen stehen die Rekrutierung und die Qualifizierung weiblicher Führungskräfte. STRUKTURIERTER REKRUTIERUNGSPROZESS Die Herangehensweise an einen sogenannten Executive-Search-Prozess verläuft im Idealfall in fünf Schritten: Während der Vorbereitungs- und Briefing-Phase erfolgt eine genaue Analyse der Ausgangssituation, die das Umfeld des Klienten in Hinblick auf Strategie und Kultur einbezieht. Hierzu zählen die Definition der Kernkompetenzen sowie die Erarbeitung eines Positions- und Anforderungsprofils. Nach Vereinbarung der Suchstrategie erfolgt in der Identifikations- und Priorisierungs-Phase die systematische Suche nach relevanten Kandidaten in vereinbarten Zielbranchen, -unternehmen/-institutionen und -positionen. Neben dieser klassischen Direktansprache nutzen Personalberater unterstützende Rekrutie26 Beratung

rungskanäle wie ihr persönliches Netzwerk, interne und externe Datenbanken, Social Networks sowie – falls gewünscht – Anzeigenschaltungen in Printoder Onlinemedien. In der Ansprache- und Evaluierungsphase wird das Interesse der identifizierten Kandidaten durch eine erste telefonische Kontaktaufnahme geweckt. Nach Zusendung der relevanten Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse u. a.) werden die Kandidatenprofile geprüft und bei grundsätzlicher fachlicher Eignung wird ein intensiver telefonischer Austausch über den Auftraggeber, die Position, die Rahmenbedingungen und die weitere Vorgehensweise durchgeführt. Ergibt sich durch das Telefoninterview eine positive Voreinschätzung, prüft der Berater in einem ausführlichen persönlichen Interview die fachliche Qualifikation, die Manage-


mentkompetenz und die persönliche Passung der Kandidaten. Wenn diese die relevanten Kriterien erfüllen und an weiterführenden Gesprächen mit dem Kunden interessiert sind, verfasst der Berater schriftliche Kandidatenempfehlungen, die die Kompetenzen, den persönlichen Eindruck aus den Gesprächen, den Werdegang und die Wechselmotivation wiedergeben. Die Berichte enthalten außerdem Angaben zu Mitarbeiter- und Budgetverantwortung, Sprachkenntnissen, aktueller und angestrebter Vergütung, Mobilität sowie zu Kündigungsfrist und voraussichtlicher Verfügbarkeit. Die vorselektierten Kandidaten werden in der Präsentations- und Auswahlphase dem Auftraggeber persönlich vorgestellt, wobei der Personalberater in der Regel das Auswahlverfahren – gegebenenfalls in Kooperation mit den Entscheidungsgremien – moderiert. Auf Wunsch werden zusätzlich Referenzen über die Kandidaten eingeholt. In der Abschluss- und Integrationsphase begleitet der Berater anschließend die Vertragsverhandlungen bis zur Unterzeichnung und steht sowohl dem Auftraggeber als auch dem Kandidaten während des On-Boardings und der Probezeit als kompetenter Ansprechpartner zur Verfügung. Da die Qualität des Such- und Beratungsprozesses maßgeblich durch die Professionalität des Personalberaters bestimmt wird, ist die Selektion eines adäquaten Anbieters für den Erfolg einer Besetzung von elementarer Bedeutung. Doch an welchen Kriterien lassen sich Qualität und Seriosität eines Personalberaters für Verbände messen? Zum einen verfügen erfahrene Berater über langjährige Branchenexpertise, über ein breites Netzwerk im Verbandsumfeld und über aussagekräftige Referenzen aus vergleichbaren Suchaufträgen. Zum anderen sollten objektive Qualitätskriterien wie Zertifizierungen und Auszeichnungen bei der Auswahl eines Beratungsunternehmens ebenso berücksichtigt werden wie Mitgliedschaften in einschlägigen Berufsverbänden (z. B. dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater BDU e.V.). Letztlich ist der Aufbau eines persönlichen Vertrauensverhältnisses zwischen Auftraggeber und Berater oftmals entscheidend.

nostik der operativen Stärken und strategischen Potenziale des Managers mit Blick auf künftige Herausforderungen an. Gerade im Verbandsumfeld benötigen Unternehmensführungen präzise Informationen über ihr Human Capital, die internen Management-Ressourcen und in letzter Konsequenz das eigene Führungssystem. Bei der Bewertung dieser Kompetenzen und Leistungsmerkmale wird in der Regel zwischen fünf Kernthemen unterschieden. Im Bereich Potenzialtreiber werden Analysevermögen, Leistungsmotivation sowie die soziale Adaptionsfähigkeit der Kandidaten gemessen. Handlungs- und Sozialkompetenz lassen sich vom Grad der Ergebnisorientierung und Belastbarkeit beziehungsweise von Stärken oder Schwächen in der Kommunikation und Kooperation ableiten. Unter dem Aspekt Managementkompetenz werden die Themen wirtschaftliches Denken und Handeln, Performance Management, Kunden-Serviceorientierung und kulturelle Offenheit beleuchtet. Die Bewertung der Führungskompetenz umfasst wiederum unter anderem die Bereiche Strategie, Mitarbeitermotivation und -förderung, Innovation und Change. Bei dem Resultat des Management Audits kommt also eine Vielzahl von Kompetenzen und Leistungspotenzialen der Kandidaten zum Tragen. Das Zusammenspiel und die Gewichtung dieser unterschiedlichen Faktoren entscheiden letztlich in objektiv durchgeführten Stärken-Schwächen-Analysen über die Eignung und Passung einer Verbandsführungskraft.

FAZIT Mit Blick auf aktuelle und künftige Herausforderungen in Verbänden sind Personalentscheider mehr denn je gefordert, innovative Verbandsmanagerinnen und Verbandsmanager zu identifizieren, zu rekrutieren und langfristig an den Verband zu binden. Hierbei können Personalberater einen wertvollen Beitrag leisten. Nur wenn die Verbandsführungsebene mit modernen Managerinnen und Managern besetzt ist, kann eine zeitgemäße und professionelle Dienstleistungserbringung für ihre Mitglieder sichergestellt werden.

KANDIDATENBEWERTUNG DURCH AUDITS Neben der Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften bieten manche Beratungsunternehmen für die oder den finalen Kandidaten die Durchführung und Begleitung von Management Audits zur neutralen, systematischen Diag-

Verändertes Rollenbild Autor: Frank Weingarten Erschienen im Verbändereport 09/2015

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erbände und vergleichbare Organisationen sehen sich, wie auch andere gesellschaftliche Gruppen, einem deutlichen Wandel und vermehrt einschneidenden Veränderungsprozessen ausgesetzt. Die besondere Situation von Verbänden und Organisationen wird in ihrer spezifischen rechtlichen und organisatorischen Struktur deutlich, die von einer weitgehend nach demokratischen Regeln handelnden Mitgliedergemeinschaft und einem intensiven Ehrenamtsengagement getragen wird. Entsprechend komplex spielen sich Entscheidungs- und Veränderungsprozesse ab. Ein jahrzehntelang vorherrschendes Selbstverständnis und „nicht infrage stellen“ von Verbandszugehörigkeiten ist von einem ausgeprägten Sinneswandel und der Frage nach dem Nutzen oder gar der Daseinsberechtigung abgelöst worden. Diese Entwicklung macht es zunehmend erforderlich, sich Gedanken über eine Strategie zur Sicherstellung der Zukunftsfähigkeit eines Verbandes zu machen. Stärker als bisher sind beispielsweise kommunikative, emotionale, vernetzende und markenbildende Gesichtspunkte bei gleichzeitiger Optimierung von Strukturen und Prozessen zu berücksichtigen. „Ver28 Beratung – Advertorial

bände zukunftsfähig machen“ ist daher auch das zentrale Leitmotiv bei der Herangehensweise an die uns gestellten Aufgaben. Dies gilt für Einzelprojekte in gleichem Maße wie für die Lösung komplexer Strategie- und Kommunikationsfragen oder bei der umfassenden Bearbeitung aller Verbandsgeschäfte im Rahmen unserer Mandatsgeschäftsführungen. Unsere weitreichende Kompetenz und Erfahrung beruht unter anderem auf jahrzehntelanger hauptamtlicher und ehrenamtlicher Erfahrung in nationalen wie internationalen Verbänden, Stiftungen und Non-Profit-Organisationen. Darüber hinaus verfügen wir über ein umfangreiches Netzwerk weiterer Fachexperten. Interessenten stellen wir gerne eine Referenzliste unserer zum Teil langjährigen Mandanten und Auftraggeber zur Verfügung.

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it den vielfältigen Aufgaben von Verbänden wachsen auch die an sie gestellten Anforderungen. Diesen Herausforderungen können Verbände nur mit qualifizierten und engagierten Mitarbeitern begegnen. Mitarbeiter mit hoher Einsatzbereitschaft wiederum erwarten für ihr Engagement eine leistungsgerechte Vergütung. Für die Bestimmung einer angemessenen Vergütung spielt die Entgeltpolitik vergleichbarer Organisationen eine große Rolle. Einzelnen Organisationen und ihren Organen stehen derartige Marktinformationen im Allgemeinen nicht zur Verfügung. Aus diesem Grunde haben die Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM) und die Kienbaum Management Consultants den Vergütungsbenchmark „Verbände und Organisationen 2015“ ins Leben gerufen, der auf einer belastbaren empirischen Basis die erforderlichen Vergütungsinformationen liefert. Un30 Beratung – Advertorial

tersucht wurden 55 verschiedene Positionen in Verbänden auf Führungs- und Fachebene. In die Auswertungen sind Vergütungsinformationen von 68 Verbänden zu 2.284 Positionsinhabern eingegangen. Die Ergebnisse bieten fundierte Daten zur Vergütung von Geschäftsführern, Führungskräften und Spezialisten und Fachkräften in Verbänden und Organisationen in Deutschland. Die Studie liefert Gehaltsdaten nach Vergütungsarten und unternehmerischen wie personenbezogenen Einflussgrößen anhand von zahlreichen Tabellen und Schaubildern. Gleichzeitig ermöglicht der exklusive Club-Zugang zum Compensation Portal individuelle Online-Abfragen der Marktdaten des Benchmarks. Der Ergebnisbericht ist ausschließlich für Teilnehmer des Benchmarks. Auch nach der Survey-Phase ist die Teilnahme und damit der Bezug der Studie möglich.


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ereine und Verbände stehen in der Bundesrepublik Deutschland unter einem besonderen Schutz und genießen bestimmte Privilegien wie z. B. die der steuerlichen Gemeinnützigkeit. Diese geraten jedoch schnell in Gefahr, wenn etwa die tatsächlichen Verbandstätigkeiten und die Satzungsbestimmungen nicht mehr übereinstimmen. In diesen Fällen kann es bis zur persönlichen Haftung von Vorstandsmitgliedern kommen. Ich bin seit über 25 Jahren im Bereich des Vereinsund Verbandsrechts tätig und berate Sie gern in allen Fragen dieses Tätigkeitsbereiches. Meine 1998 in Magdeburg gegründete Kanzlei vertritt Klienten im gesamten Bundesgebiet. Gemeinsam mit meinem Team biete ich eine umfassende Beratung und Vertretung von Verbänden und Vereinen in Bezug auf: • Satzungsgestaltung und –anpassung an geänderte Rahmenbedingungen • Gemeinnützigkeitsfragen unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte • Begleitung von Umstrukturierungen, Geschäftsfelderweiterungen und Ähnliches in rechtlicher und gemeinnützigkeitsrechtlicher Sicht • Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung (Protokollierung und Anmeldungen) von Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen

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• Leitung von Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen durch Mitarbeiter der Kanzlei • Fragen des individuellen sowie kollektiven Arbeitsrechts durch eine Fachanwältin für Arbeitsrecht in der Kanzlei • Durchführung von Seminaren bzw. Inhouse-Veranstaltungen zur rechtlichen Schulung von Vorständen und Mitarbeitern

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INSTITUT FÜR KOMMUNIKATION STRATEGIE UND ANALYSEN FÜR VERBÄNDE Das Institut für Kommunikation bietet Ihnen eine passgenaue Kommunikations- und Handlungsstrategie für Ihre nächsten Kampagnen. Durch die Spezialisierung auf den Bereich Verbandsarbeit verfügen wir über umfangreiches Know-how über Wirtschafts-, Berufs- und Sozialverbände. Die jahrelangen praktischen Erfahrungen werden ergänzt durch stetigen Input aus Studien, Seminaren und Kooperationen mit Hochschulen und Universitäten in ganz Deutschland. Kunden (Auswahl): Kassenärztliche Vereinigung Niedersachsen, Deutscher LandFrauenverband, Industrieverband SPECTARIS, Deutscher Franchise-Verband, Deutscher Journalisten-Verband.

Luisenstraße 41 • 10117 Berlin (030) 30 87 85 88-88 Christian H. Schuster mail@ifk-verbandsforschung.de www.ifk-verbandsforschung.de

Mehrwerte erkennen

Erfolgsanalyse

Verbände positionieren

Strategieberatung

Haupt- und Ehrenamt einbinden

Interne Kommunikation

Mitglieder gewinnen und einbinden

Mitgliederbefragung

Wissen vermitteln und Austausch fördern

Workshops & Schulungen


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Beratung – Verbandsberatung

MCI DEUTSCHLAND GMBH

Markgrafenstraße 56 • 10117 Berlin (030) 20 45 942 Amelie Aengeneyndt

ERFAHREN. ENGAGIERT. GLOBAL. Mehr als 25 Jahre Erfahrung, fundiertes Fachwissen und ein engagiertes Team machen MCI zu einem der führenden Unternehmen im Bereich der Fortbildungsveranstaltungen. Unseren Kunden (Verbände, Institutionen und Unternehmen) bieten wir einen ganzheitlichen Ansatz der von der Konzeption bis zur erfolgreichen Umsetzung die besondere Dynamik nutzt, die bei Kongressen und Veranstaltungen entsteht. Innovative Formate, kodex-konforme Sponsorenkonzepte, aber vor allem die strategische Einbindung und emotionale Aktivierung relevanter Interessensgruppen ermöglichen es uns, Verbänden dabei zu helfen ihre Ergebnisse zu steigern, ohne das Wichtigste aus den Augen zu verlieren: die Teilnehmer.

amelie.aengeneyndt@mci-group.com www.mci-deutschland.de

Fordern Sie uns – wir freuen uns darauf! Kongresse & Veranstaltungen aller Größenordnungen und Formate

Strategische Beratung von Verbänden & Fachgesellschaften

National & international

Sonderkonten

Übernahme des wirtschaftlichen Risikos

Erschließung neuer Interessensgruppen

Interessensgruppen vernetzen durch innovative Formate

Internationale Netzwerke

IFV BERATUNG UND SERVICE GMBH INSTITUT FÜR VERBÄNDEBERATUNG (IFV) VERBÄNDE, VEREINE & KAMMERN unterliegen vielen Veränderungen: demografischer Wandel, Gesetzesänderungen, neue Technologien und steigende Ansprüche der Mitglieder, die den Verein 4.0 wünschen. Wenn Vorstände die organisatorische Entwicklung von Vereinen aktiv gestalten wollen, stehen qualifizierte und zertifizierte IFV-Experten mit Rat und Tat zur Seite.

Salzufer 17-19 (SG20) • 10587 Berlin (030) 81 89 87 31 (Nord), (0911) 20 91 12 (Süd) Diplom-Volkswirt Eckhard Schulz email@verbaende-beratung.de www.verbaende-beratung.de

Sie suchen kompetente VERBÄNDEBERATUNG plus SERVICE 4.0? Überzeugen Sie sich von unserer Leistungsfähigkeit! Dabei gehen Sie kein Risiko ein, denn wir garantieren: „Wenn ein Verein mit unseren Leistungen nicht zufrieden sein sollte, zahlt er kein Geld.“ (Diese Zufriedenheitsgarantie ist fester Bestandteil unserer Verträge – seit 1990!) Weil wir wissen, wie Verbände „ticken“, berechnen wir keine Reisekosten. Das ist unser Verständnis von Service. Sind Sie interessiert?

Wirtschaftliche Beratung

Beratungskompetenz seit 1990!

Organisations-Beratung

Strukturen, Prozesse, Projekte

Verbände-Modernisierung

Online-Gremienarbeit im Verein „4.0“

Mitglieder-Management

Mitglieder-Gewinnung und Vernetzung

Veranstaltungs-Management

Tagungs- und Messe-Organisation

Vereinsfinanzen und Fördermittel

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Beratung Beratung – Verbandsberatung – Verbandsberater

NOLTE KOMMUNIKATION ERFAHRUNG ZAHLT SICH AUS Seit 15 Jahren haben wir uns als inhabergeführte Agentur auf die Kommunikation für Verbände unterschiedlichster Größenordnung spezialisiert. Unser Arbeitsspektrum umfasst eine breite Palette von PR-Dienstleistungen – wir fühlen uns online wie offline zu Hause. Zu unseren Schwerpunkten gehören die Konzeption, Gestaltung und nach Wunsch auch Redaktion moderner Verbandszeitschriften. Unsere Kunden sind sowohl führende Dachverbände als auch hoch spezialisierte Fachverbände. Wir stehen für kundenorientierte und persönliche Beratung. Nicht nur bei unseren Kundenbeziehungen setzen wir auf Kontinuität – auch bei unseren Mitarbeitern. Sie als Kunden profitieren so von gewachsenem Know-how und festen Ansprechpartnern. Ihre Kommunikation – von der Pressearbeit über die Mitgliederwerbung bis hin zum Messeauftritt – ist bei uns stets in guten Händen.

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MEILENSTEIN! BERATUNGSKANZLEI DIRK GÜNTHER Seit 2007 unterstützt Meilenstein! Verbände, die sich positionieren wollen als • zukunftsgerichteten und effektiven Dienstleister für ihre Mitglieder, sowie als • kompetenten und glaubwürdigen Ansprechpartner für ihre Zielgruppe in Politik, Verwaltung, Organisationen, Medien und Öffentlichkeit. Gern stelle ich Ihnen und Ihrer Organisation meine Erfahrung in der Strategieentwicklung, beim Qualitätsmanagement, beim Recruiting, für das erfolgreiche Steuern von Veränderungsvorhaben sowie als Interimsmanager zur Verfügung.

Rheinstraße 32 • 12161 Berlin (030) 78 89 42 53 Dirk Günther mail@meilenstein-beratung.de www.meilenstein-beratung.de

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Beratung – Verbandsberatung

2K-VERBANDSBERATUNG MIT KOMPASS UND KOMPETENZ Nord- und Ostsee sind keine Seen. Also müssen Boot und Mannschaft hochseetauglich sein. Verbände und Non-Profit-Organisationen sind keine Unternehmen. Sie benötigen daher keine klassische Unternehmensberatung, sondern eine spezialisierte Verbandsberatung.

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2K-verbandsberatung ist hart am Wind. Eigene Erfahrungen als Geschäftsführer von Verbänden und Bildungseinrichtungen und als Dozenten machen uns manövrierfähig. So beraten und betreuen wir Verbände persönlich, hören hin, woher der Wind weht, entwickeln individuelle Strategien und sichere, zuverlässige Instrumente.

(040) 47 11 40 27 Karen Konopka & Heiko Klages info@2K-verbandsberatung.de

Seit 2001 haben wir über 200 Verbände und Kammern in Deutschland und weltweit betreut. Wir sind die Richtigen, damit der Kurs stimmt.

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Verbandsberatung

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DR. KOCH CONSULTING E.K. Verbänden, die ihr Lobbying optimieren wollen, bieten wir professionelle Unterstützung an. Wir entwickeln individuelle Interventionsstrategien und begleiten aktiv deren Umsetzung auf Bundes – und Landesebene sowie in Europa. Mit dem Schwesterunternehmen, Dr. Koch Hauptstadtbüros GmbH & Co. KG (www.hauptstadtbueros.de) führen wir für Verbände individuelle Hauptstadtrepräsentanzen als Bindeglied zur Politik. Firmeninhaber Dr. Hubert Koch arbeitet zudem als Lobby-Coach für Führungskräfte in Verbänden (www.lobby-coach.de). Unter den Linden 10 • 10117 Berlin (030) 60 98 83 94-0 Dr. Hubert Koch sekretariat@koch-consulting.de

Dr. Hubert Koch verfügt über langjährige Erfahrung als Lobbyist, Verbandsberater und Hauptstadtrepräsentant namhafter Unternehmen und Verbände. Er war selbst zehn Jahre Hauptgeschäftsführer und stimmberechtigtes Mitglied des Präsidiums eines Industrieverbandes.

www.koch-consulting.de

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Beratung – Verbandsberatung

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MoSeven WIR BIETEN BERATUNG FÜR STRATEGIEN UND PROJEKTE RUND UM DAS THEMA MOBILITÄT IM UNTERNEHMEN. Unser Schwerpunkt ist es, mittels Wissensmanagement den größten Nutzen für unsere Kunden zu finden und zwischen einer Vielzahl von Digitalisierungsmöglichkeiten die passende Lösung und den richtigen Anbieter zu suchen. Unsere Mission ist es, den deutschen Mittelstand durch die digitale Revolution zu begleiten und unseren Kunden durch Mobilisierung langfristig den Geschäftserfolg zu sichern.

Höhenweg 36 • 50169 Kerpen (0151) 29 80 26 44 Markus Mölter moelter@mo7.de www.MoSeven.de

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KIENBAUM MANAGEMENT CONSULTANTS GMBH COMPENSATION & PERFORMANCE MANAGEMENT Kienbaum ist seit 70 Jahren Impulsgeber und Vorreiter moderner Vergütungsberatung mit Standorten im In- und Ausland. Wir begleiten Sie bei der Konzeption und Implementierung strategischer Führungsund Vergütungssysteme – von modularen Einzelbausteinen bis hin zur Gesamtvergütungsstrategie. Für unsere Lösungsansätze greifen wir auf fundierte Marktdaten der Kienbaum Vergütungsdatenbank zurück. Gleichzeitig geben wir unseren Klienten das Handwerkszeug an die Hand, das ihnen sowohl während als auch nach der Projektphase eine verlässliche und fundierte Grundlage bietet. Ahlefelder Str. 47 • 51645 Gummersbach

Aktuelle Kooperation mit der DGVM im Rahmen eines Vergütungsbenchmarks „Verbände und Organisationen 2015“.

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Beratung – Verbandsberatung

HENNING VON VIEREGGE PERSÖNLICHES COACHING FÜR VERBANDSGESCHÄFTSFÜHRUNGEN Die Vorstellung, dass berufliches und privates Leben sorgsam trennbare Bereiche seien, ist – wie jeder von uns weiß – irrig. Ebenso, dass Krisen nicht in Abgründe, sondern an neue Ufer führen können. Aber was tun (oder unterlassen), wenn sich Privates und Geschäftliches unentwirrbar verknotet, und die Chance in der Krise im undurchdringbaren Nebel liegt? Möldersstraße 9 • 55122 Mainz (06131) 21 23 41 Dr. Henning von Vieregge henningvonvieregge@gmail.com www.vonvieregge.de

Wer wie ich berufsbedingt in den letzten zwei Dekaden eine Fülle von Gesprächen mit mittelständischen Unternehmern und führungsverantwortlichen Managern geführt hat, abgesichert durch Fachausbildung als Business Coach und mehrstündige Interviews mit Führungsverantwortliche im Übergang aus der angestellten Tätigkeit in freie Tätigkeit, kann sich zutrauen, Ihnen als neutraler aber zugewandter Gesprächspartner wertvoll zu sein. Ich schlage Ihnen ein Kennenlerngespräch vor, das Ihnen und mir die Entscheidung zu weiteren Verabredungen ermöglicht. Krisen-PR

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Persönliches Coaching

verbandsexperte.eu UNSERE EXPERTISE FÜR IHREN VERBAND Einer der charmantesten Gründe für die Einbeziehung externer Expertise ist die Möglichkeit, in einem ständigen Prozess aus der Erfahrung von Fachleuten und Experten zu schöpfen, die in der Regel ein breites Wissensspektrum aus ihrer täglichen Arbeit und der Beratung mehrerer, häufig auch völlig unterschiedlicher Verbände, mitbringen. Im Idealfall befindet man sich während der Zusammenarbeit in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, da Erkenntnisse jederzeit in die Dienstleistung und in die Beratung einfließen. Overbergstr. 12 • 65936 Frankfurt am Main (069) 340088 40 Dipl.-Betriebswirt Gerhard Becker info@verbandsexperte.eu www.verbandsexperte.eu

Eine komplette Mandatsgeschäftsführung bietet darüber hinaus eine Reihe weiterer Vorteile wie weitgehende Flexibilität, geringes Ressourcenrisiko und ein fest vereinbartes, verbindlich zu erbringendes Leistungsspektrum.

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Beratung – Verbandsberatung, Steuerberatung/Wirtschaftsprüfer

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B‘VM – BERATERGRUPPE FÜR VERBANDSMANAGEMENT SIE WOLLEN WIRKUNG ERZIELEN, WIR HELFEN IHNEN DABEI! Verbände, Kammern und andere Nonprofit-Organisationen finden seit über 30 Jahren bei uns die richtigen Lösungen für ihre Herausforderungen. Unser Team aus mehr als 10 Beraterinnen und Beratern mit unterschiedlichen fachlichen Schwerpunkten stellt seine Erfahrung aus über 700 Projekten für Sie bereit. Sie erhalten bei uns maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Anliegen. Mehr Informationen zu uns und unseren Leistungsbereichen unter: www.bvmberatung.net

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Organisation, Prozess- und Qualitätsmanagement

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DORNBACH GMBH WIRTSCHAFTSPRÜFUNGSGESELLSCHAFT STEUERBERATUNGSGESELLSCHAFT DORNBACH ist bundesweit im Bereich Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Rechtsberatung tätig. Ein Schwerpunkt unserer Arbeit liegt in der Betreuung von steuerbegünstigten und steuerbefreiten Unternehmen und Verbänden. Unsere Stärke liegt in der Lösung disziplinübergreifender Fragestellungen durch ein Team erfahrener Fachleute und garantieren damit eine kompetente Beratung aus einer Hand. Anton-Jordan-Straße 1 • 56070 Koblenz (0261) 94 31-233 (Sekretariat) Dipl.-Kfm. Klaus Schmidt – WP / StB kschmidt@dornbach.de www.dornbach.de

Betreuung von steuerbegünstigten Verbänden, gemeinnützigen Einrichtungen, Vereinen, Gesellschaften und Stiftungen Begleitung bei Betriebsprüfungen

Steuerliche Gestaltungsberatung, z.B. in den Bereichen Umsatzsteuer, wirtschaftliche Geschäftsbetriebe, Ausgliederungen, Organschaft


46 Advertorial


KOMMUNIKATION Druckdienstleister Pressearbeit Public-Relations-Agenturen

Advertorial 47


WIE VERBÄNDE DIE DIGITALE TRANSFORMATION FÜR SICH NUTZEN KÖNNEN Die digitale Transformation verändert unseren Alltag und eröffnet uns viele Chancen. Sie stellt uns aber auch vor große Herausforderungen, die jeder für sich bewältigen muss. Oder doch nicht? Immerhin haben bereits viele Verbände die Digitalisierung intern vorangetrieben und leben wesentlich digitaler als andere. Grund genug, sich diese Arbeits- und Denkweisen im Alltag anzuschauen. OLIVER UEBERHOLZ

48 Kommunikation


MASSIVE ZEITVERSCHWENDUNG IN DER GREMIUMSARBEIT Das bisherige Prozedere sieht vor, dass der Leiter eines Gremiums oder eines Arbeitskreises via E-Mail Abstimmungen und Entscheidungen herbeiführt. Wenn auch nur eine Person hierbei eine Änderung einbringt, die nicht als geringfügig zu betrachten ist, muss der Leiter die Runde erneut über den aktuellen Stand via E-Mail informieren. In einem solchen Abstimmungsfall sind typischerweise zwischen 20 und 30 E-Mails in Summe notwendig, um die Entscheidung zu beschließen. Jede dieser E-Mails wird dabei von den meisten Beteiligten in die eigene Ordnerstruktur wegsortiert und somit archiviert. Ist das effizient? Der Knackpunkt liegt in zwei Verantwortlichkeiten, die der Leiter des Gremiums unnötigerweise auf sich nimmt:

1. WIEDERHOLTES INFORMIEREN ÜBER DEN AKTUELLEN STAND Vom Leiter des Gremiums wird erwartet, dass er alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand hält. Deshalb versendet er in bestimmten Abständen und nach jedem bedeutsamen Fortschritt eine E-Mail an alle, um seiner Verpflichtung nachzukommen. Fragt man allerdings die Gremiumsteilnehmer, ob sie jede dieser E-Mails mit höchster Aufmerksamkeit lesen, erhält man in den seltensten Fällen ein „Ja“. Dennoch werden diese E-Mails versendet. Wieso entscheidet eigentlich der Leiter des Gremiums durch das Versenden der E-Mail, wann genau ein aktueller Stand bereitgestellt wird?

2. STETIGE ORGANISATION VON RÜCKMELDUNGEN Als zentrales und verantwortliches Bindeglied des Gremiums ist sein Leiter auch oft für die Organisation, Bearbeitung und Einarbeitung von Rückmeldungen verantwortlich. Meistens schlagen alle Veränderungen und Vorschläge bei ihm auf. Er muss diese dann sortieren, bearbeiten und ggf. in ein Dokument einarbeiten. Wenn dabei wesentliche Neuerungen aufkommen, darf er wieder die gesamte Runde informieren. Je nach Teilnehmerzahl und Komplexität verbringt der Leiter eines Gremiums ein Viertel bis die Hälfte seiner Zeit nur mit der Organisation der Korrespondenz. Fällt diese Person aus, ist jegliche Über-

sicht vorerst dahin. Wäre es nicht besser, eine digitale Tafel zu haben, auf der jeder Teilnehmer seinen Stand für alle veröffentlicht?

DER WANDEL VON GREMIUM-ASSISTENZ HIN ZU MEHR ERGEBNISSEN Der Leiter eines Gremiums dient dem Gremium allzu oft als Assistent, indem er die Korrespondenz organisiert und die Runde informiert. Aber sollte es wirklich seine Aufgabe sein, solche Koordinationsaufgaben zu übernehmen? Ist er dafür nicht hoffnungslos überqualifiziert? Die Alternative sieht vor, dass alle Statusberichte, Fragen, Abstimmungen und Termine auf einem interaktiven Mitgliederportal abgelegt werden. Alle Kommentare, Rückmeldungen und Zustimmungen werden an das jeweilige Thema angehängt und sind somit zentral für jeden abrufbar, der als Mitglied des Gremiums darauf zugreifen darf. So werden alle Abstimmungen an einem einzigen Ort festgehalten und müssen nicht immer wieder durch einzelne Personen an alle berichtet werden. Auch Dateianhänge, direkte Ansprachen einzelner Personen sowie nonverbale Zustimmungen sind möglich. Norbert Minwegen, Präsident der DPRG und Leiter Unternehmenskommunikation der Sparkasse KölnBonn, sagt dazu: „Mitglieder haben eine klare Erwartungshaltung nach fortlaufender und aktueller Information. Besonders bei einem bundesweiten Netzwerk von Kommunikatoren bedarf es einer nachvollziehbaren und fest verankerten Plattform, auf der sich ein jeder bei Bedarf seine Informationen einfach besorgen kann. Klare Strukturen und gelebte Foren helfen da sehr und machen ein Netzwerk lebendig.“

UNGELESENE & UNPERSÖNLICHE NEWSLETTER, RUNDSCHREIBEN, INFOMAILS ABSCHAFFEN „Wir senden und senden, wissen aber gar nicht, wer das wirklich empfängt!“, höre ich immer wieder, vor allem von Verantwortlichen für die Mitgliederbetreuung und die Presse. Gemeint sind damit die unzähligen Rundschreiben, die bei einigen Verbänden sogar mehrfach täglich verschickt werden. Leider sind die Themen hier aber breit gestreut und nicht auf das einzelne Mitglied zugeschnitten. Deshalb sinken die Abrufquoten immer weiter und die Inhalte werden folglich Kommunikation 49


nicht gelesen. Daraus folgt die häufiger fallende Aussage, ein Mitglied habe das Thema ja gar nicht mitbekommen. Leider berücksichtigen die bisherigen Mittel weder, was das Mitglied wirklich interessiert, noch was das Mitglied bereits gelesen und evtl. sogar bearbeitet hat. Genau deshalb wird das aufmerksame Lesen von Rundschreiben zunehmend als optional wahrgenommen und die E-Mails landen zusammen mit anderem Kram im Ordner „Irgendwann lesen“ oder gleich im Archiv. Dies ist bedauerlich, weil damit dem Verband die Chance genommen wird, auf wichtige und interessante Themen hinzuweisen und seine Leistungen regelmäßig zu beweisen. Folgert daraus die Reduktion der Identifikation mit dem Verband und seinen Leistungen?

• Ersteller von Inhalten sparen den Aufwand für Aufbereitung & Versand • Mitglieder abonnieren individuell Themen, Personen, Gremien & Organe • Diskussionen zu einzelnen Themen entstehen • Redaktionelle Beiträge und Diskussionen mischen sich • Spontane Umfragen für Stimmungs- und Meinungsbilder werden möglich • „Interessant“-Markierungen dienen als Indikator für Interessen Messen wir die Öffnungen dieser Zusammenfassungs-E-Mails über mehrere Monate hinweg, liegen die Öffnungsraten durchgängig doppelt bis sechsfach so hoch wie bei üblichen Newslettern und Rundschreiben. Daraus lässt sich schlussfolgern, dass diese personalisierte Dar-

AUTOMATISIERTE, PERSONALISIERTE ZUSAMMENFASSUNGEN STATT MASSENMAILS Der alternative Weg sieht vor, dass die Inhalte nicht mehr speziell für den Newsletter oder das Rundschreiben erstellt und womöglich auch noch doppelt für die Gremiumsarbeit aufgearbeitet werden. Stattdessen werden die Inhalte auf einem interaktiven Mitgliederportal eingestellt und stehen somit allen Mitgliedern zum Lesen und Diskutieren bereit. Dabei geschieht auch schon die Einsortierung in Themen, Gremien und Organe. Schaut sich ein Mitglied diese Inhalte an, kann sich nun das Portal merken, was das Mitglied gelesen hat und was ausgelassen wurde. Zweimal in der Woche werden alle Beiträge, die verpasst wurden, an die Mitglieder als Zusammenfassungs-E-Mail versendet. Ein besonders aktives Mitglied, das alle Beiträge in seinen Bereichen, Themen und Organen gelesen hat, erhält also gar keine E-Mail. Das gestresste Mitglied, das nur die nötigsten zwei Beiträge wahrnehmen konnte, erhält dann nur die Beiträge, die es noch nicht gelesen hat. Wenig aktive Mitglieder, die noch nicht für die neuen Kommunikationsformen gewonnen wurden oder nur beiläufig mitmachen, erhalten alle verpassten Beiträge via E-Mail und werden somit zweimal in der Woche ganz automatisch auf den aktuellen Stand gebracht. Diese Vorgehensweise verändert gleich mehrere Aspekte in der internen Kommunikation: 50 Kommunikation

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stellung aller Aktivitäten und Beiträge als Zusammenfassung mehr als nur akzeptiert wird. So werden auch Nutzer abgeholt, für die E-Mail bisher die Spitze der digitalen Transformation darstellte.

DOKUMENTENBEARBEITUNG IM TEAM OHNE VERSIONSCHAOS Im Verbandsalltag werden viele Dokumente nicht nur von Einzelnen bearbeitet und versendet. Positionspapiere, Dokumentationen, Qualitätshandbücher und rechtliche Texte durchlaufen oft viele Bearbeitungsschritte von mehreren verschiedenen Stakeholdern und Wissensträgern. Nicht selten geht die Anzahl der Mitwirkenden in den zweistelligen und die Anzahl der Bearbeitungsschritte in den dreistelligen Bereich 52 Kommunikation

hinein. Dabei werden zum Abgleich Hunderte E-Mails mit Dateianhängen versendet, die alle die Postfächer verstopfen und oft im E-Mail-Text selbst noch vertrauliche Anmerkungen zum Inhalt bereitstellen. Jedes Mal, wenn ein Beteiligter eine neue Version des Dokuments erhält, muss er zunächst einmal für sich durch Versionsvergleiche und Korrekturlesen nachvollziehen, was sich im Verhältnis zu seinem letzten Kenntnisstand geändert hat. Hält dabei ein Beteiligter die Abfolge der Bearbeitungsschritte nicht ein, liegen zwei kollidierende Versionen vor, die erst einmal mühsam zusammengenäht werden müssen. Google Docs und Microsoft Live 365 haben dies in Teilen versucht anzugehen, indem ein Dokument nicht


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NEBENWIRKUNGEN Nach regelmäßiger Lektüre des Magazins berichten viele Verbandsvertreter über deutlichen Mitgliederzuwachs, erhöhte Berichterstattung, gesteigerte Spendeneinnahmen undverbandsstratege.de mehr Social-Media-Fans. DOSIERUNG Zur Vorbeugung von Frustration und Einfallslosigkeit 1 sollte eine Ausgabe monatlich konsumiert werden. Bei akuten Beschwerden sollten die Experten für Verbandskommunikation von der Agentur ADVERB zu Rate gezogen werden. WIRKSTOFFE Über 1.500 Zeichen konzentrierte Expertentipps; 5.000–10.000 Zeichen detaillierte Schritt-für-SchrittAnleitungen; 5.000 Zeichen geballte Literaturempfehlungen.


mehr auf dem Computer als Datei bearbeitet wird, sondern alle Beteiligten an dem gleichen Dokument gleichzeitig im Internet-Browser arbeiten können. Leider eignet sich dies nicht für die Bearbeitung von kritischen Dokumenten im größeren Kreise, da Anmerkungen und die Änderungsverfolgung nicht pro Absatz und Wort übersichtlich dargestellt werden können. Und wer möchte schon seine schützenswerten Inhalte in einer Public Cloud ablegen, wo er jegliche Kontrolle über den Speicherort und die Datenverarbeitung verliert? Alternativ dazu bieten sich die ersten Online-Werkzeuge an, um genau diesen Albtraum zu beenden. Der Ablauf ist dabei bestechend einfach: Das abzustimmende Dokument wird aus Word importiert und existiert genau einmal: online, geschützt, im Internet-Browser. Jeder Nutzer erhält seine eigene, personalisierte Ansicht auf alle Änderungen, die er noch nicht gesichtet 54 Kommunikation

hat. Der Kenntnisstand des Nutzers bildet also auch hier wieder die Basis für die Darstellung und beschleunigt das Zurechtfinden wesentlich. Alle Bearbeitungs- und Abstimmungsschritte, alle Kommentare und alle Freigaben werden innerhalb dieser einen Online-Version durchgeführt. Es werden keinerlei unvollständige oder nicht personalisierte Zwischenstände versendet, jeder kann sich selbst sofort auf den aktuellsten Stand bringen.

EINWÄNDE UND GEGENWEHR ZUR DIGITALISIERUNG „Aber unsere Mitglieder sind nicht digital!“ ist eine der typischsten Bedenken, wenn es um die Debatte der Digitalisierung geht. Ja, es mag sein, dass Ihre Mitglieder nicht von Facebook abhängig sind und nicht jede Erkenntnis ihres Daseins twittern. Aber spätestens wenn sie merken, dass ihre Kinder oder Enkel besser über WhatsApp


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erreichbar sind als über das Telefon, schleicht die Digitalisierung sich in den privaten Kommunikationsalltag. Genau so geht es auch den Geschäftspartnern und Kollegen der Verbandsmitglieder. Nur weil vielleicht die Händler oder Vertreter eines Berufsstandes noch nicht digital sind, heißt es ja noch lange nicht, dass diese Personen nicht vor digitalen Herausforderungen stehen. Vor allem im Bereich Social Media zeichnet sich eine Entwicklung besonders deutlich ab: Je mehr wir privat durch Social Networks wie Facebook, Messaging-Dienste wie WhatsApp oder 23Snaps für private Familienfotos kommunizieren, desto mehr übertragen wir die Prinzipien der Digitalisierung auf unseren beruflichen Alltag. Wir selbst bestimmen, wann und wie wir erreichbar sind, und nicht unsere Umgebung. Ebenso können wir mit wenigen Berührungen unserer Finger jegliche Informationen abrufen oder mit jemandem in Kontakt treten.

tal bereits ein Dreivierteljahr vor dem offiziellen Launch. Im nächsten Schritt wurden dann alle Mitarbeiter unserer Geschäftsstelle auf die Plattform geführt, um sechs Wochen später den großen Livegang zu vollziehen“, erzählt Frau Förster, die Leiterin Corporate Communications des Bitkom. Die Einführung hat in diesem Falle also fast ein Jahr angedauert. Auch die DPRG startete mit mehreren Schritten und immer größeren Nutzerkreisen. Dies benötigt Geduld und die interne Überzeugung, dass diese neuen Arbeitsweisen sich nicht sofort festigen. Jedes Jahr, das nicht in die Digitalisierung investiert wird, ist somit ein verlorenes Jahr. Die Rolle des Verbandes als Berater, Impulsgeber und Vertreter entfaltet sich noch stärker, wenn sie durch die digitale Transformation begleitet wird. Allerdings kann sich diese Rolle auch nur weiterentwickeln, wenn man den Startschuss wagt.

DAS INTERNET GEHT NICHT MEHR WEG Das Verharren auf den Status quo hilft keinem weiter. Selbst wenn die Mehrzahl der Mitglieder sich nicht als „digitale Eingeborene“ sehen: Dieser Anteil wird ja nicht größer! Das Internet wird nicht einfach wieder verschwinden, und moderne Kommunikationsformen werden so schnell nicht wieder durch das Fax ersetzt. Irgendwann wird dieser Schritt hin zu einer stärkeren Digitalisierung innerhalb des Verbandes notwendig sein. Es geht also nicht um das „Ob“, sondern um das „Wann“. Ein erfolgreicher und nachhaltiger Start benötigt aber auch viel Vorbereitung, ein klar strukturiertes Vorgehen für die Einführung sowie das interne Sammeln von Erfahrungswerten. Der eine oder andere Prozess muss hierfür angepasst werden, damit die Beschleunigung und die zentrale Übersicht überhaupt greifen können. Schließlich muss der Verband auch selbst in die neue digitale Plattform hineinwachsen und sich eingewöhnen.

WIE FRÜH IST ZU FRÜH? Selbst IT-Verbände wie der Bitkom starten nicht von null Nutzern auf fünfstellige Nutzerzahlen innerhalb von zwei Tagen durch. „Wir haben das Portal schrittweise veröffentlicht: Etwa 70 Nutzer aus zwei Kompetenzbereichen hatten sich als Betatester beteiligt und nutzten das Por56 Kommunikation

Wie Verbände die digitale Transformation für sich nutzen können Autor: Oliver Ueberholz Erschienen im Verbändereport 05/2015


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Wir stehen für kundenorientierte und persönliche Beratung. Nicht nur bei unseren Kundenbeziehungen setzen wir auf Kontinuität – auch bei unseren Mitarbeitern. Sie als Kunden profitieren so von gewachsenem Know-how und festen Ansprechpartnern. Ihre Kommunikation – von der Pressearbeit über die Mitgliederwerbung bis hin zum Messeauftritt – ist bei uns stets in guten Händen.

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Am Markt 1 • 28195 Bremen (0421) 32 88 11-0 Daniel Günther dialog@dialog-pr.com www.dialog-pr.com

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Advertorial 63


WEGE DURCH DEN DIGITALEN ANGEBOTSDSCHUNGEL Wie die richtige Lösung bzw. den richtigen Dienstleister finden? Dieser Artikel zeigt einen in der Praxis bewährten Ausweg aus dem Dilemma etlicher an den Anforderungen vorbeientworfener, zu teurer, zu langwieriger Projekte. Einer der Hauptgründe ist die Ungleichheit zwischen den Vorstellungen und den Kompetenzen bzgl. digitaler Maßnahmen und Projekte aufseiten des Verbandes und des Anbieters. THOMAS KLAUSS

64 Software


Zunächst zu drei der häufigsten Missverständnisse auf Kundenseite: • Der Kauf neuer IT-Software ist eine Anschaffung ,und Open-Source-Lösungen kosten weniger • Der Verzicht auf ein Konzept oder Pflichtenheft spart Zeit und Geld • Lösungen, die von befreundeten/bekannten Verbänden/Organisationen empfohlen werden, sind gut für den eigenen Verband

Bei den meisten CRM und fast allen Intra-, Extra-, Internet-Projekten stehen die Dienstleistungsaufwände und Kosten gegenüber den Anschaffungsoder Lizenzkosten ganz klar im Vordergrund. Deshalb ist die Wahl eines geeigneten Dienstleisters mindestens genauso wichtig wie die einer geeigneten Lösung!

MISSVERSTÄNDNISSE Punkt 1: Der Kauf neuer IT-Software ist eine Anschaffung, und Open-Source-Lösungen kosten weniger.

Aus den eingangs beschriebenen Gründen muss man früher oder später mit einem „Mismatch“ zwischen den Erwartungen des Kunden und denen des Dienstleisters rechnen. Dieses große Problem, das zu Beginn solcher Projekte bewusst oder unbewusst immer wieder übersehen wird, kann folgendermaßen minimiert werden: Zunächst sucht man sich Dienstleister, die sich mit Verbänden wirklich gut auskennen. Dann sollte man unbedingt (!) vor Beauftragung des Gesamtprojektes die Erstellung eines Konzeptes oder Pflichtenheftes beauftragen, in dem die wesentlichen (eher 70–80, nicht 100 Prozent!) Anforderungen so beschrieben werden, dass Kunde und Dienstleister ein annähernd gleiches Verständnis des Projektes entwickeln. Wenn nur sehr wenige (bis 3) Dienstleister infrage kommen, kann man diese direkt damit beauftragen. Ansonsten empfiehlt es sich, ein Konzept oder Lastenheft zur Beschreibung der fachlichen Anforderungen von einem neutralen Experten erstellen zu lassen. Zweiteres dient zugleich als eine Art Testlauf, in dem die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister und die Vorstellung vom Projekt auf den Prüfstand gestellt werden. Fällt das Ergebnis befriedigend aus, kann mitauf Grundlage des Pflichtenheftes ein verbindliches Angebot erstellt werden, das zumeist günstiger ist als ein ohne Pflichtenheft erstelltes. Der Grund: Dienstleister müssen bei fehlender detaillierter Anforderungs- bzw. Lösungsbeschreibung (denn dazu ist ein Pflichtenheft, Konzept da) einen beträchtlichen Puffer kalkulieren, um kein betriebswirtschaftlich zu hohes Risiko einzugehen. Nicht selten kann sogar ein Festpreisangebot angefordert werden, welches das wirtschaftliche Risiko für den Kunden minimiert. Sollte die Zusammenarbeit unbefriedigend verlaufen, dient das Konzept/Pflichtenheft als gu-

Neue IT-Lösungen (hier geht es nicht um kleinere Updates bestehender Software) bedürfen einer Reihe von Vor- und noch mehr Nachbereitungen. In die Vorbereitung fallen: • Bedarfsanalyse, • Anforderungsdefinition/-beschreibung, • Auswahl der Lösung inklusive Lizenzmodell, • ggf. Auswahl der für die Lösung benötigten Infrastruktur (Server Hard- und Software, Outsourcing-Anbieter, Leitungen …), • Auswahl des Dienstleisters, der die Lösung implementieren soll, • Planung der Einführung als neue oder Migration von einer bestehenden Software usw. Hinzu kommen interne Projektkosten etwa für die Vertragsprüfung, das Projektmanagement, Dienstleister-Controlling, Abstimmungsprozesse, die Bereitstellung von Contents, Testdurchläufe, interne Kommunikation, Schulungen, organisatorische Maßnahmen u. a. m. Addiert man die Vorbereitungs-, Implementierungs- und Einführungskosten, so übersteigen die Aufwände i. d. R. die Lizenzkosten deutlich – bei vielen Projekten, etwa bei CRM-, Intra-, Extra-, Internet, gar um ein Mehrfaches! Bei lizenzkostenfreien Open-Source-Lösungen sind die Anpassungsaufwände meist höher als bei lizenzierten Lösungen. Das liegt u. a. an weniger ausgereiften, branchenspezifischen Standardmodulen und der damit zusammenhängenden, umfangreicheren Individualentwicklung. Lizenzkosten machen letztendlich also meist den geringeren Kostenanteil aus, weshalb OpenSource-Projekte mit zunehmender Projektlaufzeit schnell ihren Kostenvorsprung bei der Beschaffung verlieren.

Punkt 2: Der Verzicht auf ein Konzept oder Pflichtenheft spart Zeit und Geld

Software 65


te Basis für die Angebotseinholung bei anderen Dienstleistern. Hilfreich ist, bei der Beauftragung des Pflichtenheftes pragmatisch vorzugehen und wirklich nur die wichtigsten Anforderungen mit aufzunehmen, um diesen Prozess nicht unnötig zu verlängern: Ein 70- bis 80-Prozent-Pflichtenheft sollte nicht länger als drei (bei mittelgroßen) bis maximal sechs Monate bei größeren Projekten in Anspruch nehmen und nicht viele Hundert Seiten umfassen. Auf Basis eines solchen Pflichtenheftes sollte in der Umsetzungsphase zunächst ein Prototyp entwickelt werden, der von den Hauptanwendern getestet und anschließend sukzessive oder agil in Richtung 100-Prozent-Lösung weiterentwickelt wird. 66 Software

Punkt 3: Lösungen, die von befreundeten/ bekannten Verbänden/Organisationen empfohlen werden, sind gut für den eigenen Verband. Die ersten beiden Punkte weisen bereits darauf hin, dass IT-Lösungen und Maßnahmen nicht eins zu eins übertragbar sind: Die eigenen Anforderungen, Ziele, finanziellen, organisatorischen, kulturellen und personellen Voraussetzungen, die bestehende Infrastruktur und last but not least die Stakeholder-Zusammensetzung lassen eine Lösung, die in einem Verband „vermeintlich gut“ funktioniert, kaum auf einen anderen übertragen. „Vermeintlich gut“ deshalb, weil man nicht immer davon ausgehen kann, dass im eigenen Verband


MODELL DES AUSSCHREIBUNGSVERFAHRENS

Auswahl gemäß den Top-Level-Kriterien und Einladung von ca. 5-15 Lösungsanbietern/Dienstleistern Analyse und Bewertung aller eingereichten Angebote und Auswahl von mindestens 3, maximal 5 für Vorstellungstermin

3-5 Lösungsanbieter/Dienstleister im Vorstellungsgespräch, die das Angebot präsentieren Bestimmung der ersten 2-3 Plätze

Ggf. Verhandlungen mit dem zweiten Dienstleister

Vertragsverhandlungen mit dem erstplatzierten Dienstleister

Nur bei Scheitern der Verhandlungen mit dem ersten Dienstleister: Auswahl des zweiten Lösungsanbieters

Beauftragung

© Verbändereport 2015, Quelle: Xpoint0 – Moderner Verband

eingeführte Lösungen genügend (selbst-)kritisch bewertet werden. Des Weiteren ist die Entwicklung in der IT so rasant, dass eine gestern in einem Verband positiv bewertete Lösung heute selbst dort nicht mehr die beste Lösung in Kombination mit demselben Dienstleister sein muss. Eine Neubewertung ist zumindest im Jahresturnus zu empfehlen, zumal sich auch die Preise ändern.

AUSWEGE: DER KÖNIGSWEG Der beste Weg zu einer geeigneten Lösung und einem geeigneten Dienstleister ist eine adäquate Ausschreibung. Nun haben Ausschreibungen für viele, die im öffentlichen Sektor tätig sind und sich etwa mit den Regularien der VOL/A auseinandersetzen durften, einen eher faden Beigeschmack. Doch gibt es wesentlich schlankere, einfachere Verfahren, wenn man nicht auf Staatsgelder angewiesen ist. 68 Software

In der Praxis bewährt haben sich beschränkte Ausschreibungen nach folgendem 4-Stufen-Modell:

I. Vorauswahl von mindestens fünf bis maximal 15 Lösungen und/oder Dienstleistern nach wenigen Top-Level-Kriterien Diese werden zur Abgabe eines formell vergleichbaren Dienstleisterprofils und Angebotes auf Basis der versandten Ausschreibungsunterlagen (Anbieterfragebogen und Leistungsbeschreibung) aufgefordert.

II. ANALYSE DER EINGEGANGENEN ANGEBOTE UND EINLADUNG VON MINDESTENS ZWEI BIS MAXIMAL FÜNF ANBIETERN FÜR EINE PERSÖNLICHE PRÄSENTATION Dabei sollten sich die voraussichtlichen Projekt-Hauptverantwortlichen auf Dienstleisterseite vorstellen und das Angebot kundenadäquat präsentiert und erläutert werden.


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III. Auswertung der Gesamtergebnisse und konkrete Vertragsverhandlung mit dem favorisierten Anbieter Hier ist es ratsam, mindestens auch einen Zweitplatzierten zu benennen, da in den Vertragsverhandlungen Situationen auftreten können, die ein Umschwenken auf den Zweitplatzierten nahelegen. Nebenbei wird damit die Verhandlungsposition gegenüber dem Erstplatzierten verbessert.

IV. Beauftragung und Projektbeginn Entscheidend für eine erfolgreiche Ausschreibung ist neben einer professionellen Leistungsbeschreibung in Form eines Konzeptes oder Lastenheftes die Vorauswahl geeigneter Dienstleister. Als Auswahlkriterien können je nach gesuchter Lösung übergeordnete Daten wie Firmenstandorte für die Vor-Ort-Präsenz, Firmengröße und Gründungsjahr (Zukunftssicherheit), spezielle technologische Kompetenzen (etwa zu bestimmten An70 Software

wendungen wie CRM XY oder Basistechnologien wie Microsoft .Net oder Java Open Source) u. v. m. herangezogen werden. Bei der Einladung zu einer Ausschreibung für Dienstleister empfiehlt es sich, wesentliche Unternehmensdaten wie Mitarbeiterzahl an den jeweiligen Standorten, Stunden-/Tagessätze, Support etc. per Formular abzufragen, um einen direkten Profilvergleich vornehmen zu können. Die wichtigste Grundlage einer erfolgreichen Ausschreibung ist jedoch in den meisten Fällen eine professionelle Leistungsbeschreibung: In ihr werden die wesentlichen Anforderungen definiert, die der Verband an den Dienstleister bzw. die Lösung stellt. Sie bestimmt das „Matching“ zwischen den Bedarfen und Erwartungen des Verbandes und der angebotenen Lösung. Deshalb sollte große Sorgfalt auf eine möglichst genaue Beschreibung von mindestens 70 Prozent der Anforderungen gelegt werden, um ein brauchbares Ergebnis erzielen zu können.


Ist die Leistungsbeschreibung zu grob oder oberflächlich, sind die eingehenden Angebote kaum vergleichbar, weil der Interpretationsspielraum zu groß ist. Die Folge ist, dass die Anbieter zu großen Teilen ihre „Hauslösungen“ anbieten, die nur oberflächlich mit den Anforderungen des Verbandes korrelieren. Die Ausschreibungsunterlagen vervollständigen die formellen Ausschreibungsdokumente mit den Ausschreibungsbedingungen und last but not least einer (vom Anbieter zu unterschreibenden) Vertraulichkeitsvereinbarung. Die Einladung zur Ausschreibung umfasst (neben dem Anschreiben) also folgende Dokumente: • Einen Auskunftsbogen, der die Eignung des Dienstleisters im Sinne des Auftraggebers abbildet • Die Leistungsbeschreibung mit einer detaillierten (!) Beschreibung des ausgeschriebenen Leistungsumfanges • Die Beschreibung der Ausschreibungsbedingungen, u. a. Gegenstand und Zweck der Ausschreibung, Ausschreibungsgrundlage, Zuschlag und Vertrag, Nutzungsrechte • Eine Vertraulichkeitsvereinbarung

PRAXISBEISPIEL: AUSSCHREIBUNG IT-DIENSTLEISTER In einem mittelgroßen Branchenverband ohne eigene IT-Abteilung sollte die IT-Infrastruktur inklusive Dienstleister überprüft, konsolidiert und ein neuer IT-Dienstleister gefunden werden. Er sollte den benötigten Service zum bestmöglichen Preis-Leistungs-Verhältnis anbieten. Entscheidend waren dabei nicht nur ausgewiesene Kenntnisse der in der Leistungsbeschreibung definierten Hardware, Software und Services, sondern vor allem auch eine hohe, möglichst kundenfreundliche Servicequalität, effiziente und effektive Prozesse und eine hohe Verlässlichkeit. Für die Leistungsbeschreibung wurden zunächst alle vorhandenen Unterlagen zur bestehenden IT inklusive aller Verträge (Kaufverträge, Lizenzen, Wartungs-/Service- und sonstige Dienstleisterverträge) gesammelt und ausgewertet. Ergänzt durch eigene Analysen der IT-Landschaft wurde daraufhin die Ziel-Landschaft mit Gestaltungsspielräumen für eigene Vorschläge des zukünftigen Dienstleisters definiert. Zusammen mit der darauffolgenden Festlegung der gewünschten Serviceumfänge (Service Level Agreement, SLA) bildete dies das Gerüst der Leistungsbeschreibung.

Um dem Dienstleister eine bessere Vorstellung vom potenziellen Kunden zu geben, wurde der Leistungsbeschreibung eine komprimierte Darstellung des Verbandes mit den für die Aufgaben des Dienstleisters wichtigsten Informationen vorangestellt. Dazu zählen die Struktur, die bestehende Grundkonzeption der IT, die internen Ressourcen und wichtigsten IT-Prozesse. Zur Teilnahme wurden zwölf potenzielle Dienstleister eingeladen, die anhand von Top-Level-Kriterien (Ort, Größe, Branchenkenntnis, Serviceangebot, Systemkenntnisse) ausgewählt wurden. Die Teilnehmer bekamen neben der Leistungsbeschreibung einen Profilbogen sowie die Aufforderung zu einer terminierten, formellen Angebotsabgabe. Von den eingereichten Angeboten wurden vier Dienstleister zu einer ersten Präsentation eingeladen und davon zwei ins Finale geschickt: Nach der finalen Präsentations- und Fragerunde wurden mit dem bestbewerteten Dienstleister Vertragsverhandlungen zum Abschluss geführt.

FAZIT Der vor zwei Jahren ausgewählte Dienstleister erfüllt bis heute zur Zufriedenheit des Verbandes seinen Auftrag. Auch wurde die IT-Infrastruktur sukzessive konsolidiert und modernisiert. Insgesamt konnten beträchtliche Aufwände und Kosten im Vergleich zu dem vorhergehenden Dienstleister gespart werden, welche die Kosten für die Ausschreibung in weniger als einem Jahr amortisiert haben. Nicht zuletzt wurde die Servicequalität erheblich verbessert und die Dienstleistung hinsichtlich LoS, Gewährleistungen, Dokumentation, Berichtwesen und Datenschutz auf eine vertraglich solide Basis gestellt. Summa summarum zeigt die Erfahrung, dass eine pragmatische, aber professionelle Ausschreibung von IT-Lösungen und Dienstleistern bereits nach kurzer Zeit mehr Einsparungen in IT- und Dienstleisterkosten sowie Zeit- und Personalaufwänden bringt, als sie anfänglich mehr kostet.

Wege durch den digitalen Angebotsdschungel Autor: Thomas Klauß Erschienen im Verbändereport 07/2015

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HANDLUNGSFÄHIGKEIT FÜR DIE ZUKUNFT SICHERN Mit dem tixxt Social Intranet und interaktiven Mitgliederportal Verbände werden täglich von einer zunehmend digitalisierten Welt herausgefordert. Immer mehr Branchen und Bestandteile unserer Gesellschaft durchleben einen deutlichen Wandel, und dieser Wandel beschleunigt sich. Dadurch gerät die Verbandsarbeit in eine Verteidigungsposition. Es wird also höchste Zeit, auf eine Organisations- und Kommunikationsstruktur zu setzen, die sich der Digitalisierung bedient und die Chancen des Wandels für den Verband nutzbar macht.

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und Ergebnisse sind an einem Ort zu finden und können in Sekunden für ausgewählte Personenkreise feinkörnig zur Verfügung gestellt werden. Dabei behält der Verband die Hoheit über Daten, Funktionalität und Design. Nebenbei bildet sich das digitale Gedächtnis des Verbandes, damit auf bereits erreichte Ergebnisse immer wieder aufgebaut werden kann.

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Software – Software für Verbände

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GOB SOFTWARE & SYSTEME GMBH & CO. KG UNITOP NPO VERBAND unitop NPO Verband ist die in Deutschland marktführende Software für Spitzenorganisationen (basierend auf Microsoft Dynamics NAV). Mit unitop NPO Verband werden allein in Deutschland über 25 Millionen Mitglieder, Förderer und Spender sowie jährlich über 300.000 Seminar- und Kongressteilnehmer verwaltet. Die GOB Software & Systeme wurde 1965 gegründet und ist heute mit über 270 Mitarbeitern der größte Anbieter von Softwarelösungen für Vereine, Verbände, Spendenorganisationen und Bildungseinrichtungen. Die Branchenlösung unitop NPO Verband deckt alle Anforderungen einer Organisation ab, angefangen von der Mitglieder-, Gremien- und Seminarverwaltung bis hin zur Finanzbuchhaltung und zu Online-Lösungen.

Europark Fichtenhain A4 • 47807 Krefeld (02151) 3 49-1156 Timo Becker

Produktart

Vereins- und Verbandssoftware

info@gob.de

Support

24/7-Serviceportal

www.gob.de

Schnittstellen

Frei konfigurierbar, Standard-DATEV-Schnittstelle

Telefonhotline

Export-Formate Webservices, TXT, CSV, PDF, XML StandardModule

CRM, Mitgliederverwaltung, Seminarverwaltung, Gremienverwaltung, Spendenverwaltung, Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Dokumentenmanagement, Online-Portale sowie über 30 weitere Module

Updatefähigkeit

Master-Releasestände: jährlich, Hotfixes: unterjährig

Integration

Microsoft Office, Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, Lotus Notes

Preis

Miete: ab 199 EUR/User pro Monat, Kauf: auf Anfrage

ALPHADATA GMBH ERFOLGREICH – MIT ALPHAOFFICE PRO Seit 1997 erstellt die alphadata GmbH leistungsstarke Datenbanklösungen für Verbände, Nonprofits und Seminarveranstalter. Die Software ist langjährig und erfolgreich im Einsatz bei namhaften Referenzen (DGQ, BDA, Deutscher Städtetag u. a.). alphaOffice Pro bietet: • Module für Mitglieder/Beitragswesen, Kontakte und Historie, Zielgruppen, Seminare, Teilnehmer, Dozenten, Warenwirtschaft • netzwerkfähige Windows-Version, Web-Version für dezentrales Arbeiten • Microsoft-Office-Schnittstellen für Einzel-, Serienbriefe, Serienmails, Excel-Import, Export • ständige Weiterentwicklung bietet Investitionssicherheit Exzellente Software und herausragender Service zeichnen die alphadata GmbH aus. Produktart

Verbands- und Seminarverwaltung, Warenwirtschaft

Support

E-Mail

Schnittstellen

MS-Office, Datev, Fibunet, Sage-KHK, Lexware u. a.

Telefon 24/7

Werktags 9-17 h

Pippelstein 1 • 51427 Bergisch Gladbach (02204) 20 07-0 Reinhard Hagen reinhard.hagen@alphadata.de

Fernwartung

Export-Formate TXT, CSV, XLSX, DOCX, PDF, XML StandardModule

Kontakte, Zielgruppen, Abonnenten, Mitglieder, Seminare, Teilnehmer, Dozenten, Locations/Hotels, Warenwirtschaft

Updatefähigkeit

Ja, Updates 2-bis-3-mal pro Jahr

Integration

Microsoft Office 2007-2016, TK-Anlagen, terminalserverfähig

Preis

auf Anfrage, z. B. Einzelplatz-Lizenz ab EUR 1.000 ¤

www.alphadata.de


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Software – Software für Verbände

DIE BLUESUITE VON GLAMUS

Gartenstraße 24 • 53229 Bonn (0228) 9 76 17-0

Mit der BLUEsuite erwerben Sie die „Rundum-sorglos“-Lösung für Ihre Mitgliederverwaltung und -kommunikation. Die drei Produkte addressBLUE, contentBLUE und commBLUE können sowohl einzeln als auch im Verbund miteinander betrieben werden. Sie lassen sich so in bestehende Strukturen integrieren. Durch eine intelligente Vernetzung vermeiden Sie die redundante Pflege von Daten an mehreren Stellen und können so Zeit sparen und Fehler vermeiden. Alle Produkte sind so entwickelt, dass sie sich Ihren individuellen Anforderungen anpassen lassen und mit Ihren Aufgaben mitwachsen. Dies beginnt schon beim modularen Aufbau der Produkte. Rufen Sie uns an und vereinbaren Sie einen kostenlosen und unverbindlichen Präsentationstermin bei Ihnen vor Ort.

Gerhard Loosch loosch@glamus.de www.glamus.de

Produktart

Rundumlösung zur Mitglieder-Verwaltung und –Kommunikation

Support

E-Mail

Schnittstellen

SOAP, Office, Exchange, individuell erweiterbar

Telefon 24/7

Werktags 9-17 h

Fernwartung

Export-Formate XML, CSV, XLS, PDF, individuell erweiterbar StandardModule

Veranstaltungen- & Dokumenten-Verwaltung; Versand (E-Mail und Fax); Abstimmungen; Datenpflege durch Mitglieder

Updatefähigkeit

Updates durchschnittlich zweimal jährlich; lizenzkostenfrei

Integration

Microsoft Office, PDF, Telefonie, Websites

Preis

auf Anfrage

GKD GmbH, Gesellschaft für kommerzielle Datenverarbeitung mbH

Döllesweg 4 • 61350 Bad Homburg (06172) 1 77 07 05

Verbände stehen vielen finanziellen Herausforderungen gegenüber, vor allem dann, wenn es um den Einsatz von IT-Anwendungen geht. Technologien verringern die hierdurch entstehenden Kosten und beschleunigen den Organisationsablauf. Viele Verbände generieren beim IT-Einsatz deutliche Kostensenkungs-Potenziale und Leistungs-Steigerungen. Der Grund hierfür liegt in der Überwachung der Kosten, Projektkontrolle und der zeitlich harmonierenden Bereitstellung. Des Weiteren dienen realistische Einschätzungen bei der Prototyperstellung, sowie die Qualitätssicherung, die allesamt wesentliche Bestandteile der Einsatzplanung sind. Designvorstellungen sollten frühzeitig in die Projektierung einfließen. Wir entwickeln mit „Rapid Application Development Methode“, individuell.

Rainer Maschke info@gkd-gmbh.org www.gkd-gmbh.org

Produktart

Software mit RAD für Verbände und Organisationen (Voraussetzung: professionelles Pflichtenheft)

Support

projektabhängig

Schnittstellen

alle gängigen Formate

Export-Formate alle gängigen Formate StandardModule

Mitglieder, Beiträge, PR, Statistik, Zertifizierung, weitere Lösungen …

Updatefähigkeit

projektabhängig

Integration

in alle gängigen Systeme (WINDOWS, MAC, iPHONE, iPAD, iPOD …)

Preis

projektabhängig


Software – Software für Verbände

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FECHER VERBANDSMANAGER INDIVIDUELLE LÖSUNG STATT STARRER SOFTWARE Eine einfache Adressverwaltung, ein gewöhnliches CRM oder eine starre Standardsoftware können die unterschiedlichen Spezifika jedes einzelnen Verbandes nicht abbilden. Der fecher Verbandsmanager schon: Als Business Solution auf Basis von Microsoft Dynamics CRM bringt er alle notwendigen buildingBLOCKS bereits fertig mit, passt sich aber dem jeweiligen Verbandsgeschehen ganz individuell an. Auch das Datenmodell wird jedes Mal neu abgestimmt, um spezielle Strukturen wie Landesverbände oder Entscheidungshierarchien perfekt abzubilden. So entsteht eine zukunftssichere Lösung, die auf dem eigenen Server, im lokalen Rechenzentrum oder kostengünstig in der Cloud installiert wird und ressourcenschonend im Browser abläuft.

Otto-Lilienthal-Str. 12 • 63322 Rödermark (06074) 8 05 77-00 Oliver Schneider

Produktart

Verbandsverwaltung/Mitgliederverwaltung/Event-Management

info@fecher.eu

Support

E-Mail

www.verbandsmanager.eu

Schnittstellen

Website/CMS, FiBu (DATEV u. a.), Newsletter-Tools u. a.

Telefon 24/7

Werktags 9-17 h

Fernwartung

Export-Formate Excel, CSV, XML, Word, PDF, MHTML, TIF u. a. StandardModule

Stammdatenverwaltung (Mitglieder und andere Unternehmen, Personen, Standorte, Mandanten), Mitglieder-SelfService, Veranstaltungsmanagement mit Web-Anbindung, Fakturierung (Beiträge, Leistungen), FiBu-Anbindung

Updatefähigkeit

Regelmäßig nach Bedarf

Integration

Microsoft Office, SharePoint, Yammer, Skype (for Business)

Preis

auf Anfrage

ENTERBRAIN 2.0 | SOFTWARE EINE SOFTWARE AUS DER PRAXIS FÜR DIE PRAXIS Der Branchenstandard im Bereich der CRM-Programme für Verbände, Vereine, Organisationen und Kammern. Kommunizieren Sie – von der Mitgliedergewinnung über Beitragsabrechnung bis hin zum MG-Service. Individualität steht dabei stets im Mittelpunkt, denn ENTERBRAIN 2.0 passt sich Ihren Bedürfnissen an. Die Software verfügt über ein webbasiertes Frontend und Reporting, webbasierte Auswertungen (Business Intelligence) sowie WEB-Spendenformulare (Datenbank API). Wir haben für jeden die passende Lösung – unabhängig, ob Budget, Flexibilität oder Planungssicherheit im Vordergrund stehen. Durch die Zertifizierung (ISIS 12) garantieren wir zudem Datensicherheit auf höchstem Niveau. Programmierte Organisations- und Fundraising-Erfahrung.

Röntgenstraße 4 • 63755 Alzenau (6023) 96 41-0 Henriette Stemmler-Benz

Produktart

Mitgliederverwaltungs- und Kommunikations-Software für Verbände

info@enterbrain.ag

Support

E-Mail

www.enterbrain.ag

Schnittstellen

Addison, Comet, CSS, Diamant, Entire, eGecko, Kanzlei, KHK, Navision etc.

Telefon 24/7

Werktags 9-17 h

Fernwartung

Export-Formate TXT, CSV, XLSX, DOCX, PDF, XML I über Schnittstelle alle, z.B. SAP StandardModule

Abonnenten-, Adress-, Beitrags-, Mitglieder-, Spenden-, Projektverwaltung, DMS, Analysen, CRM, Fundraising, Kommunikation, Elektronischer Kontoauszug, testierte Nebenbuchhaltung

Updatefähigkeit

Updates 2-bis-3-mal pro Jahr/individuelle Upates je nach Kundenanforderungen

Integration

Microsoft-Office-Produkte voll integriert

Preis

auf Anfrage: Kauf-/Mietlösung (ASP)/Hosting/ Finanzierung möglich


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Software – Software für Verbände

MAKROLOG CONTENT MANAGEMENT AG

Patrickstraße 43 • 65191 Wiesbaden

MAKROLOG-EDP: INFORMIEREN – KOMMUNIZIEREN – SYNCHRONISIEREN Mit dem EDP erfüllen Verbände die Ansprüche ihrer Mitglieder nach aktueller und umfassender Information. Das moderne Mitglied will zu jeder Zeit, an jedem Ort und mit jedem Gerät auf die relevanten Informationen seines Verbandes zugreifen können. Die elektronische Distributionsplattform von Makrolog informiert Ihre Mitglieder geräte- und standortunabhängig, sorgt durch integrierte Backchannel (Notizen, Kommentare, Feedback) für Kommunikation zwischen Mitglied und Geschäftsstelle oder zwischen den Mitgliedern untereinander und synchronisiert die Information per App auf alle Geräte und (kompatible) E-Book-Reader.

(0611) 95 78 20 Jenny Berger postmaster@makrolog.de

Produktart

Collaboration Platform

www.makrolog.de

Support

E-Mail

Schnittstellen

XML, Office, CSV, LDAP

Telefon 24/7

Werktags 9-17 h

Fernwartung

Export-Formate XML, PDF, ZIP StandardModule

Benutzerverwaltung, Self-Publishing-Modul, Modul: persönlicher Bereich, Cloudmodul, App-Modul

Updatefähigkeit

Das Produkt befindet sich ständig in der Weiterentwicklung. die zentrale Plattform wird ca. 4-mal jährlich aktualisiert.

Integration

LDAP, SSO

Preis

1000 Nutzer ab 950,- ¤ / monatlich

HEIDELBERG MOBIL INTERNATIONAL GMBH Das IT-Unternehmen Heidelberg Mobil ist ein international agierender Spezialist für die Konzeption und Entwicklung von mobilen und cloudbasierten Software-Lösungen zur Umsetzung Ihrer Veranstaltung. Zum Portfolio gehören die Deep MapTM Plattform für ein intelligentes Datenmanagement, neue Werbekonzepte zur Refinanzierung Ihrer Veranstaltungskosten sowie die EventApp360. Letztere bietet Ihnen umfangreiche Funktionen inkl. eines Online-Editors zur Erstellung mobiler Event-Apps für Smartphones und Tablets. Die Standardfunktionen können mit Live-Umfragen, Fragebögen und Networking für Ihre Teilnehmer ergänzt werden. Industriestraße 41 • 69190 Walldorf Thomas Apfelthaler info@heidelberg-mobil.com www.heidelberg-mobil.com

Verlässlichkeit und partnerschaftliche Zusammenarbeit sind dabei die Grundprinzipien von Heidelberg Mobil. Produktart

Event-Apps, mobile Lösungen

Support

E-Mail

Schnittstellen

CSV, TXT, XML

Telefon 24/7

Werktags 9-17 h

Fernwartung

Export-Formate iOS, Android, Windows Phone StandardModule

Aussteller, Vorträge, Sessions, Raumplan, allgemeine Informationen zur Veranstaltung, Sonderlisten, Social Media u. v. m.

Updatefähigkeit

Jederzeit mithilfe des Online-Editors

Integration

k. A.

Preis

auf Anfrage


Software – Software für Verbände

DATAX AG SOFTWARE-PROJEKTE MIT SERVICE UND BEGEISTERUNG Die DATAX AG bietet Software für kleine, mittlere und große Vereine, Verbände und Dachorganisationen. Das Software-Paket D‘ORG ist eine CRM-Lösung mit den Schwerpunkten Mitgliedermanagement, Veranstaltungsorganisation, Dokumenten-Management und Finanzbuchhaltung. Seit über 25 Jahren begleitet das DATAX-Team mit Know-how, Praxiserfahrung und Begeisterung Organisationen bei der erfolgreichen Umsetzung maßgeschneiderter Software-Projekte. Bei DATAX finden die Besonderheiten jeder Organisation Beachtung – im Dialog werden Schwerpunkte, Module und Einstellungen festgelegt, damit die Software dem Kunden einen echten Mehrwert bietet.

Aixheimer Str. 12 • 70619 Stuttgart (0711) 4 76 67-0 Anette Selinger

Produktart

Mitglieder- und Kontaktmanagement (CRM), Veranstaltungsverwaltung ...

Support

E-Mail

Schnittstellen

MS Office, OpenOffice, MS Dynamics CRM, MS Exchange, div. Fibus (z. B. DATEV), Typo3, Joomla!, Webservices

se@datax-ag.de Telefon 24/7

Werktags 9-17 h

Fernwartung

www.datax-ag.de

Export-Formate Alle gängigen Datenformate (CSV, XML, XLS etc.) StandardModule

Adress- und Zielgruppenverwaltung, Mitglieder- und Beitragsverwaltung, Seminar- und Veranstaltungsverwaltung, DMS, Fibu, Artikel- und Auftragsverwaltung, u. v. m.

Updatefähigkeit

Updates mehrmals pro Jahr, im Rahmen der Software-Wartung kostenfrei

Integration

Microsoft Office, div. Open-Source-Bürosoftware

Preis

ab 5.900 ¤ für Server und fünf Arbeitsplätze

CAS SOFTWARE AG MODERN, FLEXIBEL, MOBIL – IHR CRM FÜR BEGEISTERNDES VERBANDSMANAGEMENT CAS netWorks ermöglicht eine erstklassige Mitgliederverwaltung, die begeistert. Die Software für professionelles Verbandsmanagement sorgt für vollen Überblick dank der zentralen Datenbank und ist dabei so flexibel, wie Ihre Mitglieder individuell sind. Informationen und Adressen sind sofort greifbar, somit können Sie ganz auf die Wünsche Ihrer Mitglieder eingehen. Überzeugen Sie mit hervorragendem Service – egal, wo Sie sind. Denn mit der mobilen Lösung von CAS netWorks steht Ihnen die umfassende Mitgliederverwaltung auch unterwegs zur Verfügung. Schaffen Sie Transparenz, Effizienz und ein verbandsweites Gedächtnis – mit CAS netWorks.

CAS-Weg 1-5 • 76131 Karlsruhe (0721) 96 38-8599 Viktoria Linder

Produktart

Verbandsmanagement, Mitgliederverwaltung, Seminarverwaltung

Support

E-Mail

Schnittstellen

DATEV, CMS (z. B. TYPO3), Inxmail, GroupWise, TAPI, Omikron, ELO, Microsoft Exchange u. a.

networks@cas.de Telefon 24/7

Werktags 9-17 h

Fernwartung

Export-Formate TXT, CSV, XLSX, DOCX, PDF, XML StandardModule

Abonnenten-, Adress-, Beitrags-, Mitglieder-, Spenden-, Seminar-, Projektund Dokumentenverwaltung, Auswertungen und Berichte, Umfragen. Weitere Zusatzmodule erhältlich.

Updatefähigkeit

Hauptversion jährlich, Updates 2-bis-3-mal pro Jahr

Integration

Microsoft Office, Open-Office, Adobe-PDF

Preis

auf Anfrage

www.cas-communities.de

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Software – Software für Verbände

GRITH AG – VERBANDONLINE.ORG

Von-Poschinger-Str. 32 • 85737 Ismaning (089) 34 48 99

VerbandOnline.org vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen den Verbandseinheiten und ermöglicht deren webbasierte Verwaltung. Bilden Sie aus Ihren Einheiten eine Organisationsstruktur – z. B. Orts-, Regional-, Landes- und Bundesverbände. Jede Einheit kann einstellen, welche Rechte die über- bzw. untergeordneten Einheiten besitzen. VerbandOnline ist einfach zu bedienen, bietet eine Online-Plattform für alle Mitglieder und spart den Veranstaltungsorganisatoren, Mitgliederverwaltern und Schatzmeistern sehr viel Mühe und Zeit. VerbandOnline ist flexibel anpassbar, unbegrenzt skalierbar, sicher und vergleichsweise günstig. Es ist als Intranet- sowie Internetplattform mit beliebigem Layout einsetzbar. Die bisherigen Nutzer sind begeistert!

Dr. Thomas Füssl fuessl@grith-ag.de www.verbandonline.org

Produktart

webbasierte Verbands-, Mitglieder- und Veranstaltungsverwaltung

Support

E-Mail

Schnittstellen

DATEV, Web-Services, HBCI zur Bank, Mail-Systeme, Web, Facebook

Telefon

Support-Ticket

Fernwartung

Export-Formate TXT, CSV, XLSX, XLS, PDF, XML StandardModule

Startseite, Veranstaltungen, Bildergalerie, Mitgliederverwaltung, Online-Shop und -Spenden, Mein Profil, Projektmanagement, Datenablage (DMS), Buchhaltung, statische Seiten (CMS)

Updatefähigkeit

Zentrale Plattform: laufend - individuelle Server: monatlich

Integration

In Webseite (mit IFRAME, JSON-API, WordPress-Plugin) oder als Webseite (mit eigenem individuellen Layout)

Preis

ab 59 Euro pro Monat

SEWOBE / VERBANDSMANAGER Die bewährte und umfangreiche Online-Lösung mit Individualanpassungsoption: • • • • • • • Otto-Lindenmeyer-Str. 28 • 86153 Augsburg (0821) 45 55 64-0 Eiko Trausch vertrieb@sewobe.de www.der-moderne-verband.de

Hierarchie – Abbildung mit komplettem Verband mit allen Gliederungen Gremienverwaltung mit integrierter Funktionsverwaltung Modernes Mitgliederportal Vollständig integriertes Veranstaltungsmanagement Geschäftsprozesse abbilden mit integriertem Workflowsystem Andere IT-Lösungen anbinden oder synchronisieren Personalisierte Serienmails mit personalisiertem PDF-Anhang versenden • ... Sonderwünsche gerne willkommen – wir bauen Ihre Ideen. Produktart

Online-Software für Verbände und Parteien

Support

E-Mail

Schnittstellen

RestFul-API; Onlinebanking (HBCI), Buchhaltung (u. a. DATEV/Addison)

Telefon 24/7

Werktags 9-17 h

Fernwartung

Export-Formate CSV, XML, Excel StandardModule

Adress-/Mitgliederverwaltung, Beiträge, Inkasso, Buchhaltung, DMS, CRM, Workflow, Gremien, Veranstaltungen, Mitgliederportal

Updatefähigkeit

Updates 3-bis-4 mal pro Jahr

Integration

Microsoft Word, SWYX Telefonie

Preis

ab 50 ¤ pro Monat


Software – Software für Verbände

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VAIRRES GMBH Die Verwaltung bereits gebuchter Zimmerkontingente ist mit einem gehörigen Verwaltungsaufwand verbunden – ein Problem, das jetzt ein neuartiges Online-Tool lösen soll. Die notwendigen Informationen, wann wer auf der Messe ist, werden per E-Mail abgefragt und dann in eine Excelliste übertragen. Bis zur Veranstaltung kommt es jedoch laufend zu Änderungen und alle Informationen müssen immer an das jeweilige Hotel übermittelt werden. Insgesamt gestaltet sich dieser Vorgang sehr zeitintensiv und ist zugleich äußerst fehleranfällig. Mit vairRes arbeiten alle auf einer Plattform, die Namen werden direkt eingegeben und Änderungen sind für alle Beteiligten sichtbar. Große Gruppen lassen sich somit leicht verwalten. Mit wenigen Klicks sind Nächte dazugebucht, Namen geändert. Fehler und Stornierungskosten lassen sich auf diese Weise erheblich reduzieren.

Grossbeerenstraße 2 • 86167 Augsburg +49 821 650 7520 Herwig Mayr

Produktart

Softwarelösung für Zimmerkontingentverwaltung, Teilnehmermanagement

h.mayr@vairRes.com

Support

E-Mail

www.vairRes.com

Schnittstellen

Schnittstellen in Vorbereitung

Telefon 5/8

Werktags 9-17 h

Fernwartung

Export-Formate TXT, CSV, XLSX, DOCX, PDF, XML StandardModule

Zimmerkontigentverwaltung mehrhotel- und mehrkundenfähig, Kontingentsübersicht weltweit, Hoteleinkaufsübersicht, mehrsprachige Menüführung, CRM integriert, Hotelsuche geobasiert,

Updatefähigkeit

Updates wöchentlich

Integration

k. A.

Preis

Basismodul kostenfrei, Statistiken, Rechnungsmodul ab 19,90 ¤ pro Monat

IST IHR VERBAND ONLINE? SIND SIE DAMIT WIRKLICH ZUFRIEDEN? Denn es gibt da etwas, was Sie wissen sollten: Ca. 70 Prozent der Internetbenutzer sind mit den besuchten Webseiten nicht zufrieden. Keine Webseite hat die gleichen Anforderungen. Jede Website verfolgt ein anderes Ziel und spricht verschiedene Zielgruppen an. Dabei erwarten die Verbandsmitglieder und die Öffentlichkeit einen souveränen Onlineauftritt. Wir haben die passende Lösung für Ihre Online-Verbandskommunikation! Voilà – das ist ein Komplettpaket für Verbände – von der komfortablen „Redaktion“ der Webseiteninhalte bis hin zu Funktionen & Tools sowie unsere Beratung und Erfahrung bei Verbandsweblösungen, die speziell auf Ihre Bedürfnisse maßgeschneidert werden. Überzeugen Sie sich selbst!

(0831) 52 39 40-36 Gabriele Villani gabriele.villani@fdi.de

Produktart

Internetlösung

Support

E-Mail

Schnittstellen

Zu Verbands-CRM-Systemen, Lotus Notes, Haus Weilgut

Telefon 24/7

Ankergässele 2 • 87435 Kempten

Werktags 9-17 h

Fernwartung

Export-Formate XML, CSV StandardModule

z. B. Medien-DB, Rundschreibensystem, voilà Content Managment System, Veranstaltungskalender, Mitgliederbereich, Jobportal

Updatefähigkeit

Updates 2-bis-3-mal pro Jahr

Integration

Lotus Notes

Preis

Wird anhand eines individuellen Angebots erstellt

www.fdi.de/verband


86 Advertorial


TAGUNGEN Branchenverb채nde Convention Bureaus & Stadtmarketing Veranstaltungsagenturen/PCOs Kongresszentren & Messen Tagungs- & Eventlocations Tagungshotels

Advertorial 87


VIRTUELLER PROJEKTRAUM Mehr Transparenz bei der Durchführung von Kongressen und Tagungen? Die Organisation von Kongressen und Tagungen wird immer komplexer. Die Spezialisierung der einzelnen Dienstleister und die Koordination der diversen Komitees und Mitwirkenden zwingen zu mehr Sitzungen, Meetings und Gesprächen. Ein Gesprächsprotokoll jagt das andere und die Mailing-CC-Listen werden immer umfangreicher, mit dem Ergebnis, dass am Ende die wichtigsten Dinge nicht da gelandet sind, wo sie hingehören. Die Überflutung von Informationen verhindert in vielen Fällen zeitgerechtes und nachhaltiges Projektmanagement. MICHEL MAUGÉ

88 Tagung – Branchenverbände


D

ie Organisation von Kongressen und Tagungen wird immer komplexer. Die Spezialisierung der einzelnen Dienstleister und die Koordination der diversen Komitees und Mitwirkenden zwingen zu mehr Sitzungen, Meetings und Gesprächen. Ein Gesprächsprotokoll jagt das andere und die Mailing-CC-Listen werden immer umfangreicher, mit dem Ergebnis, dass am Ende die wichtigsten Dinge nicht da gelandet sind, wo sie hingehören. Die Überflutung von Informationen verhindert in vielen Fällen zeitgerechtes und nachhaltiges Projektmanagement. Bei einem durchschnittlichen wissenschaftlichen Kongress können ganz schnell bis zu 200 und mehr Beteiligte betroffen sein. Es beginnt mit dem inneren Organisationskreis, mit den Amtsträgern und Hauptverantwortlichen und setzt sich mit dem wissenschaftlichen Komitee fort. Der äußere oder auch externe Bereich, wie Kongressagentur, Kongresszentrum, Hotel oder Tagungslocation, Gastronomie, Sponsoren und Aussteller sowie deren Beauftragte wie z. B. Messebauer, Technikfirmen u. v. m., stellen die zweite Hauptgruppe im Organisationsaufbau dar. Die dritte Gruppe sind die Referenten, Präsentatoren und Chairmen. Die vierte, wissbegierige Gruppe sind die Teilnehmer. Diese vier Gruppen haben ein immer größeres Bedürfnis nach Information, Transparenz und Prozessaktualität. Jede dieser Gruppe arbeitet nach einem eigenen, in der Regel selbst gestrickten Projektmanagement. Die Koordination dieser Gruppen und die Vermittlung von Informationen, die für die eine Gruppe lebensnotwendig ist und für die andere „Informationsmüll“ darstellt, wird am Ende dadurch kompensiert, dass die Verantwortlichen quasi 24 Stunden am Tag erreichbar sein müssen und immer mehr Arbeitsstunden aufwenden. Was hier geschildert wird, ist nicht übertrieben, es ist leider Realität.

VERÄNDERTE ORGANISATIONSSTRUKTUREN ERFORDERN NEUE WEGE Die Baubranche und die Techniker waren vor mehr als fünfzehn Jahren die Ersten, die versucht haben, durch ein rechnerunterstütztes Projektmanagement Ordnung in die Einzelprozesse und zeitlichen Abläufe zu bekommen. Auch hier veränderten sich die Produktionsstrukturen und die Diversifikation der Prozessschritte. Die da-

mit rapide steigende Anzahl von Einzelfirmen und Spezialisten zwangen zu neuen Kommunikationsinstrumenten. MS-Project oder andere Projektmanagementprogramme reichten schon lange nicht mehr, um die notwendige Informationsflut an die entstehende große Zahl von Dienstleistern bzw. Beteiligten schnell und transparent zu transportieren. Projekträume über Unternehmensgrenzen hinweg zu verbinden und Projektbeteiligte via Internet im Sinne einer stark gegliederten Organisation zu steuern war die entscheidende Forderung an die IT- und Softwareentwickler. In der Zwischenzeit funktioniert dies in vielen Branchen, wie z. B. der Baubranche, hervorragend. Das Hauptziel dieser virtuellen Gemeinschaft der Dienstleister oder Produzenten ist die Schaffung von Prozessaktualität, Geschwindigkeit, Dokumentation, Transparenz sowie Rechtssicherheit und damit eine höhere Qualität sowie Kostenund Zeitersparnis. Übersetzt für die Kongress- und Tagungsbranche bedeutet dies, die hier im Vorfeld aufgezeigten Organisationsfehler oder präziser das „Improvisationschaos“ zu verringern. Die Prozesse und die große Anzahl an Beteiligten sind durch ein offenes Ordnungsschema zu strukturieren und an den Prozessen aktiv zu beteiligen. Dies ist sicherlich leichter gesagt als getan.

VIRTUELLER PROJEKTRAUM: TRANSPARENZ UND AKTIVE BETEILIGUNG AM PLANUNGSPROZESS FÜR ALLE Die Nutzung eines virtuellen Projektraumes setzt voraus, dass die hauptverantwortliche Organisationseinheit – Verband oder Kongressorganisator (PCO) – und damit in der Regel der Auftraggeber sich genau dieser notwendigen Ordnungsregeln bewusst ist. Diese Ordnungsbzw. Prozessabläufe heißt es transparent zu machen. Hat man den Ehrgeiz und ist man sich der Notwendigkeit der Einführung eines solchen Instruments im Klaren, wird die notwendige Transparenz gegenüber den weiteren drei Nutzerkreisen zum Haupthindernis eines effektiven Einsatzes des virtuellen Projektraumes. Die drei weiteren Nutzerkreise sind einmal die Content-Erbringer (Wissenschaftliches Komitee, Referenten u. a.) die beteiligten Dienstleister (Hotel, TagungszentTagung – Branchenverbände 89


rum, Technik u. a.), die Sponsoren, Aussteller und zum Schluss die vierte Gruppe, die Teilnehmer. Diese Nutzerkreise benötigen auf der einen Seite jeweils auf sie zugeschnittene Informationen, aber auf der anderen Seite Schnittmengen von Informationen anderer Nutzer. All diesen Nutzergruppen gestattet man im virtuellen Projektraum begrenzt oder unbegrenzt, sich zu jeder Zeit Informationen abzurufen. Aber nicht nur dies, sondern sich auch aktiv am Planungsprozess zu beteiligen. Am Beispiel eines Referenten könnte dies so aussehen: Er kann sich jederzeit Informationen über die technischen Voraussetzungen, das Equipment, über seine Unterbringung, Anreise, Transfer, Verpflegung u. a. herunterladen. Er kann aber auch webbasiert seinen Vortrag einreichen, Wünsche äußern und sich im virtuellen Raum direkt mit seinem Chairmen oder Vor- und Nachredner in Verbindung setzen. Dieses direkte Einbringen von Daten und Planungselementen setzt eine klare Struktur voraus. Es setzt voraus, dass der Einzelne bereit ist, offen und ehrlich zu kommuni90 Tagung – Branchenverbände

zieren und nicht angstvoll auf sogenannte von ihm als „geheim“ eingestufte Vorgänge schielt. Transparenz kontra Geheimhaltung. Aktualität kontra „wenn nicht heute, dann morgen“. Der geforderte Grundsatz der Aktualität setzt termingerechtes Arbeiten voraus. Entscheidungen z. B. in Meetings sind unmittelbar zu kommunizieren und eine Protokollerstellung in einem Zeitraum von 14 Tagen und mehr kann sich im virtuellen Projektraum als ein kostspieliger Stolperstein auswirken. Jeder im virtuellen Projektraum arbeitende Partner wird sich einer bestimmten Geschwindigkeit unterwerfen müssen und sich durch die Transparenz seiner eingebrachten Prozessteile sofort und unmittelbar dem Urteil der Beteiligten aussetzen. Dies führt zu einer erhöhten Qualität. Der Zwang zur Dokumentation führt gleichzeitig im Zeitalter der Juristen- und Controllerdominanz zu einer bisher nicht gekannten Rechtssicherheit. Die jeweilige und direkte Kommunikation von Zahlen und Beträgen führt zu einer permanenten Budgetüberwachung und damit zu Budgetsicherheit.


t MesseNetzwerk t Tipps zur Messebeteiligung t weltweite Datenbank t Infos zur Ausstellerfรถrderung t MesseNutzenCheck

t www.auma.de

Advertorial 91


Branchen mit teilweise noch komplexeren Prozessen haben bewiesen, dass gerade in der Vorbereitung, Planung, Ausführung und Nachbereitung der virtuelle Projektraum zu dem entscheidenden Kommunikations- und Planungsinstrument geworden ist. Es lohnt sich, die inneren Widerstände, die Angst vor der Transparenz fallen zu lassen und auch bei der Organisation von Kongressen und Tagungen die in vielen Fällen schon vorhandene Planungsstruktur weiter auszubauen und entsprechend umzusetzen. Es ist sicher kein kleiner Schritt, es ist aber sicher ein wichtiger Schritt. Ein Schritt, die eigene bisherige Organisation zu überdenken, ein schwerer Schritt, die eigenen Mitarbeiter von der Notwendigkeit zu überzeugen und zu motivieren, sich einheitliche Organisationsschemata anzugewöhnen und zu lernen, dass auch die Organisation von Kongressen und Tagungen in allererster Linie ein strukturierter Ablauf von Prozessen ist. In der Mitwirkung der Dienstleister und der Kunden und in der Einbringung dieses Know-hows entsteht jene Zeit, die derzeit fehlt, um die notwendige Kreativität der Inhalte zu entwickeln. 92 Tagung – Branchenverbände

Gerade der Hinweis auf die notwendige Kreativität war in der Vergangenheit die klassische Ausrede, sich gegen Strukturen im Organisationsprozess zu wehren – man ist doch Künstler! Der Tsunami der Informationsflut, die Komplexität und die Koordination der immer größer werdenden Zahl einzelner Dienstleister lassen den „Künstler“ im wahrsten Sinne des Wortes ertrinken.

Virtueller Projektraum Autor: Michel Maugé Erschienen im Verbändereport 03/2014


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Advertorial 93


DEUTSCHLAND: ERFOLGREICHER STANDORT FÜR KONGRESSE UND TAGUNGEN

I

m internationalen Wettbewerb um Tagungen und Kongresse, Geschäftsreisen und Veranstaltungen behauptet Deutschland seit Jahren eine Spitzenposition sowie konstant steigende Zahlen. Das jährlich erhobene „Meeting- & EventBarometer“ verzeichnete im Jahr 2014 insgesamt 383 Millionen Teilnehmer bei rund 3,04 Millionen Tagungen, Kongressen und Events. Grundlage für diesen Erfolg sind neben der hervorragenden Infrastruktur und dem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis in Deutschland vor allem drei Stärken: die Kompetenzen deutscher Städte und Regionen in bedeutenden Bereichen von Wirtschaft und Wissenschaft, Deutschlands breites Angebot für nachhaltige Veranstaltungen sowie die Innovationskraft der deutschen Tagungs- und Kongressbranche. Aufgabe des GCB German Convention Bureau e.V. ist es, die Positionierung Deutschlands als Kongress- und Tagungsdestination zu sichern und weiter auszubauen. Die rund 170 Mitglieder des GCB repräsentieren über 430 Betriebe – führende Hotels, Kongresszentren, Locations, städtische Marketingorganisationen, Veranstaltungsagenturen sowie Dienstleister. Veranstaltungsplaner profitieren von den strategischen Partnerschaften des GCB mit der Deutschen Zentrale für Tourismus, der Deutschen Lufthansa und der Deutschen Bahn.

94 Tagung – Branchenverbände – Advertorial

SERVICE FÜR VERANSTALTUNGSPLANER Zu den Angeboten des GCB German Convention Bureau e.V. zählen: • Informationen zu den Kompetenzen in Wissenschaft und Wirtschaft, die inhaltliche Bezüge zur jeweiligen Veranstaltung bieten. • Informationen über „Green Meetings“ in Deutschland – darunter der Austausch auf der greenmeetings und events Konferenz vom 13. bis zum 14. Februar 2017 in Waiblingen. • Informationen zum Thema Zukunft und Innovation, etwa bei der Meeting Experts Conference (MEXCON) vom 6. bis zum 7. Juni 2016 in Berlin. • Online-Suche nach Hotels, Kongresszentren, City Convention Bureaus, Agenturen und Dienstleistern. • Persönliche Kontakte, zum Beispiel zu über 200 Ausstellern des GCB-Deutschlandstandes auf der IMEX vom 19. bis zum 21. April 2016 in Frankfurt.


NACHHALTIGE VERANSTALTUNGSLOCATION GESUCHT? FÜNDIG WERDEN IM EVVC-LOCATIONPORTAL „Kennen Sie das auch? Die (mühevolle) Suche nach der richtigen Location? Natürlich muss sie die richtige Kapazität für meine geplante Veranstaltung haben und im Ort der Wahl meines Chefs liegen. Soviel ist klar. Aber darüber hinaus sollte sich ein IC-Bahnhof in der Nähe befinden, der Tagungsraum verdunkelbar und die Bühne mit PKW befahrbar sein. Ach ja, und für unseren Messestand brauchen wir einen Wasseranschluss! Und seitdem wir unser Nachhaltigkeitsmanagement-System im Haus etabliert haben, sind wir verpflichtet Häuser zu wählen, die sich ebenfalls nachhaltig engagieren! Wie soll ich da nur die richtige Location finden?!“ www.evvc-locationportal.de hilft weiter! Hier finden Sie im Rahmen der Detailsuche Veranstaltungshäuser in ganz Deutschland, die z. B. Green Globe zertifiziert sind oder sich dem Nachhaltigkeitskodex der Veranstaltungsbranche fairpflichtet angeschlossen haben. Das von Ihnen gesuchte Objekt soll für Workshops und Tagungen geeignet sein? Oder planen Sie dieses Mal einen Outdoorevent? Unter www.evvc-locationportal.de können Sie mit Hilfe von über 100 Parametern die maßgeschneiderte Location für Ihre Veranstaltung finden – quer durch Deutschland!

www.evvc-locationportal.de

Advertorial 95


96 Advertorial


CONVENTION BUREAUS & STADTMARKETING

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DAMIT IHRE VERBANDSMITGLIEDER NICHT IM REGEN STEHEN Oder warum eine Topveranstaltungsorganisation nicht beim Wetter enden darf ANTJE LIEBIG UND JULIANE NEUBURGER

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as eine sehr gute von einer eher „nur“ gut organisierten Veranstaltung unterscheidet, zeigt sich manchmal an ein paar Regentropfen. Nehmen wir mal an, ein Wirtschaftsverband mit hochkarätiger Besetzung organisiert seine Mitgliederversammlung mit anschließendem Galadiner. Alles gut, Location angemessen, Catering und Service hervorragend, das folgende Abendprogramm sehr einprägsam. Die Gesellschaft löst sich in guter Stimmung auf und tritt vor die Tür, um den maximal 300 Meter entfernten Parkplatz zu erreichen. Es konnte keiner wirklich damit rechnen, aber ausgerechnet jetzt ergießt sich ein nicht vorhergesagter kräftiger Regen, der die Schuhe und Garderobe der Gäste mehr oder weniger durchnässt. Hätte doch jemand an ein paar große Regenschirme gedacht. Es hätte ein so schöner Abend sein können. Vorkommnisse wie diese passieren immer wieder und werden in der Regel nicht dazu führen, dass ein Verband um seine Mitglieder bangen und eine Austrittswelle erwarten müsste. Kommen auf diese oder ähnliche Art jedoch zwei oder drei „Fehler“ zusammen, so kratzt das doch am Image und hinterlässt einen negativen Beigeschmack. Nun wäre es vermessen zu behaupten, man könne wirklich alle Eventualitäten vorhersehen und für alles eine Lösung vorbereiten. Manche Überraschungen erfordern einfach Improvisationsgeschick und dann gibt es Geschehnisse, die lassen sich weder vorhersehen noch verhindern – da hilft nur noch der Charme des Gastgebers. Unabhängig davon, ob der Verband seine Veranstaltung nun selbst organisiert oder sich einer professionellen Agentur bedient. Die Durchführung einer Veranstaltung – egal in welcher Größenordnung – ist immer eine äußerst komplexe und sensible Aufgabe, die bei richtiger Durchführung nicht nur organisatorisches Geschick, Disziplin, Erfahrung und Detailkenntnis, sondern auch sehr viel Fingerspitzengefühl und Einfühlungsvermögen in Bezug auf Zielgruppe und Zielsetzung der Veranstaltung erfordert.

DER VERANSTALTER IM SCHEINWERFERLICHT Das Gesamtbild jeder Veranstaltung, jedes Events wirft ein Licht auf den Veranstalter und auf die Institution. Für Verbände und Non-Profit-Or-

ganisationen gilt dieses insbesondere, da die Nähe zu den Organisatoren bzw. den Einladenden – in der Regel der Vorstand oder vertretend die Geschäftsstelle – sehr groß ist und auch die Gäste untereinander eher ein zum Teil persönliches Verhältnis pflegen. Man ist sich im Verband im engsten Sinne des Wortes „verbunden“! Positive wie negative Eindrücke manifestieren sich daher sehr schnell als allgemeiner Tenor der gesamten „Gästeschar“. Ist das Licht zu hell, das Essen kalt, die Stühle zu hart oder das Programm langweilig – spätestens am nächsten Tag ist die Meinung der geballten „Community“ in Verbandsforen oder auch als Leserbriefe dokumentiert. Zur Beruhigung aller Verantwortlichen sei jedoch gesagt, dass es in der Regel durch gute Planung und Vorbereitung nicht zu solchen Phänomenen kommt und eine insgesamt perfekt organisierte Veranstaltung häufig zu einem nachhaltig positiven Effekt führt.

BEREITS DIE EINLADUNG MUSS BEIM TEILNEHMER AUCH WIRKLICH „ANKOMMEN“ Es beginnt oft viele Wochen oder Monate vor der Veranstaltung. Adressenmanagement und Sicherstellung der Adressenqualität ist Basisarbeit, wenn auch häufig unterschätzte Pflicht. Soll es wie immer sein oder könnte man die Teilnehmer mit einer spannenden Einladung auf den kommenden Event vorbereiten und gegebenenfalls damit die Besucherresonanz verbessern? Sollen es persönliche Einladungen sein und wenn ja, in welcher Form? Vieles hängt hier bereits von der Zielgruppe ab. Den Mitgliedern eines Verbandes der IT-Branche wird man möglicherweise eine Einladung anders präsentieren als beispielsweise einer Kulturstiftung. Gegenüber den Mitgliedsorganisationen eines Sozialverbandes wird man eine andere Form wählen als einer Umweltstiftung. Unabhängig von Ansprache und Form gilt für das gesamte Teilnehmermanagement die Prämisse: „Die Einladung muss ankommen!“ Hiermit ist nicht nur elektronisch, per Post oder per Fax gemeint. Die Einladung muss als eigentliches „Entree“ der Veranstaltung wirken. „You’re welcome!“ Dass diese Einstellung für den gesamten Vorlauf wie auch das Teilnehmermanagement bei der Veranstaltung selbst gelten muss, ist selbstverständlich. Tagung – Convention Bureaus & Stadtmarketing 99


EINE GUTE LOCATION IST ALLES – ABER NICHT ALLES SIND GUTE LOCATIONS Der erste „erlebte“ Lichtblick, das wichtige „gefühlte“ Gesamtbild entsteht, wenn der Gast den Ort der Veranstaltung betritt, manchmal auch schon vorher, wenn es sich auch von außen um eine Besonderheit handelt. Nun ist nicht jede Location für jede Veranstaltung geeignet. Zum einen spielen gewisse Einschränkungen und unabänderliche Vorgaben wie Budgetrahmen, Anzahl der voraussichtlichen Besucher und Gäste sowie

CHECKLISTE „BASICS“ Veranstaltungstyp Veranstaltungstermin/-dauer Anzahl der Teilnehmer

Art und Form der Veranstaltung eine zunächst vorentscheidende Rolle. Zum anderen – und das macht einen guten Veranstaltungsplaner aus – wird man sich bereits hier mit der Situation des Verbandes, mit den zu vermittelnden Inhalten, mit den Zielvorstellungen der Entscheider und letztendlich mit der Besucherstruktur befassen müssen. Es geht also nicht um einen guten, sondern um einen in allen Belangen passenden Ort des Geschehens! Um zusätzlichen Aufwand zu vermeiden und möglichst kein Risiko einzugehen, sucht mancher Verband treu und brav und Jahr für Jahr seine bewährte Location für die Verbandstagung oder die Mitgliederversammlung auf. Es sprechen ja auch alle Argumente dafür, oder? Ein neu gewählter Vorstand, ein neues Corporate Design oder was auch immer den Verband verändert hat. Seien Sie mutig und überraschen Sie Ihre Mitglieder mit einer neuen, dem Anspruch und dem Image angemessenen Umgebung. Ein Veranstaltungsort kann die Stimmung und die Verfassung einer Organisation widerspiegeln oder kann dazu führen, dass sie sich verändert.

Veranstaltungsort Ablauf der Veranstaltung Anzahl und Größe der Tagungs-/Veranstaltungsräume Anzahl Hotelzimmer Art, Form, Menge Verpflegung Technische Ausstattung und Energieversorgung Gesamtanmutung/Dekoration Rahmenprogramm Anreisemöglichkeiten Parkplatzsituation Erstellung/Form/Versand der Einladung Teilnehmerverwaltung/-führung Reiseorganisation Betreuung während der Veranstaltung Nachbearbeitung

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WER DIE ZIELE UND DIE ZIELGRUPPE EINER VERANSTALTUNG FALSCH EINSCHÄTZT, BEKOMMT EIN PROBLEM Die Bandbreiten unterschiedlicher Veranstaltungsformen und deren Besucherstrukturen sind riesig! Unterschiedliche Veranstaltungen wie Tagungen, Konferenzen, Mitgliederversammlungen, Preisverleihungen oder häufi g anzutreffende Kombinationen daraus, inklusive jeweiliger Begleitprogramme, erfordern die sensible Betrachtung der Teilnehmer, Besucher und Gäste. Erwartungshaltungen spielen hier eine entscheidende Rolle. Ob die Veranstaltung mit eigenem Verbandspersonal organisiert wird oder ob man sich der Dienstleistung einer externen Agentur bedient, die Zufriedenheit der Besucher steht letztlich im Mittelpunkt und ist Ziel Nr. 1.

FÜR FRAGEN, RISIKEN UND NEBENWIRKUNGEN – DIE HOTLINE UND DER COUNTER Eine wichtige Rolle kann dabei auch – je nach Größenordnung der Veranstaltung – die Führung der Teilnehmer im Vorfeld spielen. Häufig gestellte Fragen zur Anmeldung, Anreisemodalitäten oder


Zusatzleistungen über eine Hotline – die im Vorfeld natürlich kommuniziert werden muss – sind dabei nicht die schlechteste Möglichkeit, Gäste für sich und die Veranstaltung zu gewinnen. Gleiches gilt für die Phase während der Veranstaltung. Ein immer besetzter Infocounter gibt Sicherheit und Hilfestellung in fast allen Lebenslagen – das Päckchen Aspirin inklusive!

DIE TAUSEND NERVIGEN DETAILS – VOM PARKPLATZ BIS ZUR STROMVERSORGUNG UND ZUR OPTIMALEN RAUMGRÖSSE Ja, es sind jene grundlegenden Dinge, bei denen jeder sagt: „na klar“ oder „ist doch selbstverständlich“, die aber festgelegt, geprüft und hinterfragt werden müssen – und das nicht nur einmal. Auch wenn der Ausdruck abgedroschen klingt, aber ohne „Checklisten“ läuft nur wenig.

Daher soll an dieser Stelle auf die Checkliste „BASICS“ (auf Seite 100) aufmerksam gemacht werden, die nicht alle Details zeigen kann, jedoch die wichtigsten Stichworte enthält. Bei Betrachtung der im Ansatz aufgezeigten und zu leistenden Aufgaben stellt sich für viele Organisationen die Frage, ob das alles von den eigenen Mitarbeitern bewältigt werden kann. Der Vorteil des „Selbstorganisierens“ liegt selbstverständlich in der intensiven Kenntnis der eigenen Strukturen, der Mitglieder und der Historie. Kommen dazu noch Erfahrung, Organisationstalent und notwendige Zeitressourcen hinzu, spricht nichts dagegen, eigenen Mitarbeitern das Projekt zu überlassen. Wenn diese Voraussetzungen allerdings zum größten Teil nicht gegeben sind, so ist der externe Dienstleister mit seiner Professionalität, Erfahrung und Kompetenz ein „Muss“. Tagung – Convention Bureaus & Stadtmarketing 101


WENN DAS BÜFETT NICHT NUR DAS EIS, SONDERN AUCH DIE STIMMUNG SCHMELZEN LÄSST Wer hat es nicht schon selbst erlebt? Nach einem langen Tag voller Gremiengespräche, Versammlungen und Diskussionen fällt die Last ab und irgendwann am Abend, hoffentlich nicht zu spät, lockt ein festliches Essen – vom Büfett oder serviert. Letztere Alternative ist Ansichtssache, könnte man meinen und so ist es auch. Das Wichtigste dabei ist die perfekte Inszenierung! Der größte Büfettliebhaber „verzweifelt“, wenn er eine halbe Stunde in der Schlange stehen muss. Und ein wunderbar zubereitetes Essen, in zehn Minuten Abständen am Tisch serviert, ist, wenn jeder höflich ist und wartet, nicht nur kalt, sondern auch zum Vergessen! Eine perfekte Veranstaltungsorganisation hat allerdings auch das im Griff! Je nach Größe der Gesellschaft hilft hier 102 Tagung – Convention Bureaus & Stadtmarketing

der Einsatz unauffälliger Funktechnik, um mögliche Versäumnisse und Engpässe gar nicht erst aufkommen zu lassen. Diese gilt auch für das weitere Abendprogramm, um unauffällig, aber bestimmt die mühsam geplanten Abläufe nicht aus dem Ruder laufen zu lassen. Die Checkliste „DER ABEND“ (auf Seite 103) zeigt einige Stichworte, die nur auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheinen.

DAS KOSTEN- UND FRISTENMANAGEMENT Bei aller Professionalität der Veranstaltungsorganisation darf das vielleicht wichtigste Thema nicht vergessen werden: die Einhaltung des Kostenrahmens! Dabei können feste und nicht ausweitbare Budgets, großzügige Budgetrahmen oder auch das Motto „Geld spielt keine Rolle“ als Ausgangssituation vorliegen. Auch das The-


ma Compliance kann eine Rolle spielen. Die Veranstaltungsorganisatoren sollten dieses Thema durchaus kritisch hinterfragen dürfen – die Geschäftsführung könnte dafür dankbar sein. Preisanfragen und die Einholung von Vergleichsangeboten sind selbstverständlich Pflicht – unabhängig von der Budgetsituation! Frühbucherrabatte, Stornofristen bei allen gebuchten Leistungen und Entwicklung der Teil-

nehmerzahlen sind nicht nur zu berücksichtigen, sondern routinemäßig zu überwachen und zu kommunizieren. Ein kontinuierlicher Kommunikationsprozess mit Unterstützung durch abzuarbeitende Checklisten zwischen dem Auftraggeber und den Veranstaltungsorganisatoren garantiert weitgehend überraschungsfreie Veranstaltungen.

DIE ARBEIT DANACH IST DER BEGINN FÜRS NÄCHSTE MAL

CHECKLISTE „DER ABEND“ Nicht Fisch – nicht Fleisch? Vegetarisches Essen nicht nur für junges Gemüse! Lernen ist gut! Aber bitte keine Servicepersonal-Schulung als Abendunterhaltung Von der Religionszugehörigkeit der Gäste – im Zweifel lieber Lamm als Schwein Der geht ja gar nicht! Vom sorgfältig abgestimmten Umgang mit der Sitzordnung Schluss mit dem Einbahnsystem – es gibt sie, die intelligente Büfettsteuerung Warum sich Tiramisu so schlecht mit der Spargelcreme versteht – die Stationen eines Büfetts

Nach dem gelungenen Event fängt die Nachbearbeitung an. Dankesschreiben, Teilnehmerlisten, Foto-CDs oder Informationsmaterialien wollen verschickt werden und die Auswertungen des Verlaufs, der Teilnehmerzufriedenheit und der Zielerreichung stehen an. Waren die Teilnehmer zufrieden? Wurde das Ziel des Veranstalters erreicht? Durch Auswertung aller Informationen und durch Umfragen per Fragebogen kann eine ausführliche Evaluierung erfolgen, die als wichtige Grundlage künftiger Entscheidungen dienen kann. Ob es sich um nachträgliches Erstellen und Versenden von Seminarunterlagen, von Tagungsprotokollen oder von weiterführendem Informationsmaterial handelt, die Nachbearbeitung ist genauso wichtig wie die Vorbereitung. Und ein „reminder“ in der Zeit zwischen den Veranstaltungsterminen kann ebenfalls nichts schaden. Sollte wider Erwarten doch mal etwas nicht so optimal funktionieren – vielleicht hilft ja ein einfacher Regenschirm!

Beim Kauen spricht man nicht – das gilt auch während der Begrüßungsworte des Gastgebers Wir müssen jetzt leider die Tische abbauen, unsere Schicht endet – das ist wirklich das Letzte! Verpasstes Timing – wenn es dem Braten kalt wird und das Eis vor Freude dahinschmilzt Auf Sonderwünsche einstellen – wir können alles außer ...

Damit Ihre Verbandsmitglieder nicht im Regen stehen Autor: Antje Liebig und Juliane Neuburger Erschienen im Verbändereport 02/2014

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Historisches Tagen in

Marburg Hier ist das Mittelalter noch spürbar: Man sieht es, man fühlt es. Dank über 20.000 Studenten ist Marburg aber kein Freilichtmuseum, sondern eine äußerst lebendige Stadt. Es gibt eine große Bandbreite von Tagungsmöglichkeiten: historisches Ambiente oder im designorientierten Kongresszentrum. Marburg Stadt und Land Tourismus GmbH hat die passenden Bausteine für Ihre Veranstaltung. Kontakt Theresa Birk Tel.: +49 (0) 6421 9912 24 tagungen@marburg-tourismus.de www.marburg-tourismus.de

Barockes Tagen in

Fulda In Fulda entfaltet eine Epoche ihre ganze Pracht. Opulent sind aber nicht nur die barocken Bauten, sondern auch die Möglichkeiten für Veranstaltungen – vom klassischen Tagungshotel bis zum Kongresszentrum mit bis zu 5.500 Personen Kapazität. Das Team vom Fulda Tourismus- und Kongressmanagement unterstützt Sie mit fundiertem Wissen und innovativen Ideen. Kontakt Elisabeth Schrimpf Tel.: +49 (0) 661 102 1810 tagung@fulda.de www.tagung-fulda.com

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BERLIN – EINE STADT FÜR JEDE VERANSTALTUNG

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er sich für Berlin entscheidet, braucht keine Kompromisse einzugehen. Neben ungewöhnlichen Locations überzeugt Berlin mit einer modernen Hotel-Landschaft und exzellentem Service. Ob luxuriös oder preisgünstig: Berlin stellt seinen Gästen das passende Hotel für jede Gelegenheit zur Wahl. Die vielfältige Hotel-Landschaft der Hauptstadt mit mehr als 600 Häusern und rund 134.000 Betten überzeugt mit einer breiten Auswahl an Tagungsräumen und einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis – und die Zahl neuer Hotels in Berlin nimmt weiter zu. Veranstaltungsplanern auf der Suche nach der richtigen Location bietet die Hauptstadt darüber hinaus zahlreiche ausgefallene Venues – von ehemaligen Porzellanmanufakturen und Lagerhallen direkt an der Spree bis hin zur modernen Kongresshalle. Dazu ist Berlin hervor-

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ragend angebunden. Die Stadt ist sowohl mit dem Flugzeug, der Bahn, dem Bus als auch dem Auto sehr gut zu erreichen.

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KONGRESSHALLE am Zoo Leipzig © Leipziger Messe GmbH

Augustusplatz Leipzig © PUNCTUM Peter Franke

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DER PERFEKTE ORT

Typisch für Leipzig ist, dass die Akteure und Dienstleister der Kongressbranche besonders gut miteinander agieren. Schrittmacher hierbei ist die Kongressinitiative „Feel the spirit … do-it-at-leipzig.de“. In diesem starken Netzwerk arbeiten unter Federführung der Leipzig Tourismus und Marketing GmbH und der Leipziger Messe GmbH fast 50 lokale Anbieter der Kongress- und Tagungsbranche zusammen. Somit können Verbände vom Know-how dieser Dienstleister und von deren hervorragender Vernetzung mit der Universität und den wissenschaftlichen Instituten sowie wichtigen Vertretern der Branchencluster profitieren. Leipzigs wirtschaftliche und wissenschaftliche Kompetenz liegt in der Medizin, der Biotechnologie, der Automobilindustrie und Logistik sowie der Energie- und Umweltforschung. Das spiegelt sich auch im Kongresskalender der Stadt wider.

Leipzig ist beliebter denn je. Nicht nur, dass die Stadt jedes Jahr wächst, mit ihrer innovativen und lebendigen Kunst- und Kulturszene ist sie in aller Munde. Diese Beliebtheit wirkt sich auch auf das Kongressgeschäft aus. Perfekte Voraussetzungen für eine erfolgreiche Veranstaltung schafft z. B. die wieder eröffnete KONGRESSHALLE am Zoo Leipzig mit ihrer zentralen Lage, der Nähe zu Hotels, Restaurants, Bars sowie zu zahlreichen Kultur- und Freizeitangeboten. Die Kombination von einem modernen Tagungszentrum und einem Zoo mit wissenschaftlichem Schwerpunkt ist weltweit einmalig. Insgesamt stehen in der KONGRESSHALLE 15 Säle und Räume unterschiedlicher Größe für Gruppen von zehn bis zu 1.200 Teilnehmern zur Verfügung. Begleitende Ausstellungen finden auf der Expo-Fläche mit 800 Quadratmetern Platz.

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Betreiber ist das Congress Center Leipzig (CCL), das zur Leipziger Messe Unternehmensgruppe gehört und viele Jahre Erfahrung im nationalen und internationalen Kongress- und Tagungsgeschäft sowie ein leistungsstarkes Netzwerk einbringt. Das CCL ist eines der modernsten Kongress- und Tagungszentren Europas. Zu den Besonderheiten des Hauses gehören die individuelle Betreuung und das komplette Spektrum von Veranstaltungsdienstleistungen. Jährlich finden etwa 100 Kongresse und Fachprogramme im CCL statt. Zahlreiche weitere Anbieter in Leipzig eröffnen vielseitige Möglichkeiten: Locations wie das topmoderne Porsche Werk Leipzig, die historischen Räume des Auerbachs Keller Leipzig und Tagungshotels wie das The Westin Leipzig oder das pentahotel Leipzig bilden den passenden Rahmen für jede Art von Veranstaltungen.

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Leipzig Plagwitz © Andreas Schmidt

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Messe Stuttgart & ICS Internationales Congresscenter Stuttgart – Erreichbarkeit, Größe und Vielseitigkeit .JUUFOJOFJOFSEFSTU¿SLTUFO8JSUTDIBGUTSFHJPOFO&VSPQBTJTUEJF.FTTF4UVUUHBSUCFWPS[VHUFS4UBOEPSUOBUJPOBMFSVOEJOUFSOB UJPOBMFS.FTTFO ,POHSFTTFVOE&WFOUT7FSBOTUBMUFSQSPЯUJFSFOWPOEFOWJFMG¿MUJHFO/VU[VOHTNÑHMJDILFJUFOBVGFJOFS)BMMFO а¿DIFWPOȣȢȧȤȢȢNVOEJOȥȥаFYJCFMOVU[CBSFO3¿VNFOJNBOHFTDIMPTTFOFO*$4*OUFSOBUJPOBMFT$POHSFTTDFOUFS4UVUUHBSU "MMFJOEPSUIBCFOCJT[VȣȢȢȢȢ#FTVDIFS1MBU[#JTȤȢȣȪFSXFJUFSUFJOF[VT¿U[MJDIF.FTTFIBMMFEJFWFSG×HCBSFO)BMMFOа¿DIFO BVGȣȤȢȢȢȢN%JFFJO[JHBSUJHF-BHFEFTOBDIIBMUJHHFCBVUFO.FTTFVOE,POHSFTT[FOUSVNTOVSȤȢȢ.FUFSWPN'MVHIBGFO 4UVUUHBSUFOUGFSOU NJUEJSFLUFS"OCJOEVOHBO"VUPCBIOVOE±1/7 CJFUFUPQUJNBMF#FEJOHVOHFOG×S"OVOE"CSFJTF www.mitten-im-markt.de

Kultur- und Kongresszentrum Liederhalle – Im Herzen Stuttgarts *OEFS*OOFOTUBEU4UVUUHBSUTЯOEFOTJDIJN,VMUVSVOE,POHSFTT[FOUSVN-JFEFSIBMMFEJFCFTUFO7PSBVTTFU[VOHFOG×SFSGPMHSFJDIF 7FSBOTUBMUVOHFO,POHSFTTFNJUCJT[VȥȢȢȢ5FJMOFINFSO 8PSLTIPQTVOECFHMFJUFOEFO'BDIBVTTUFMMVOHFO ЯOEFOJOEFOG×OG HSPºFO4¿MFOTPXJFȣȨ,POGFSFO[VOE5BHVOHTS¿VNFOEJFJEFBMF-PDBUJPO"VTHFTUBUUFUNJUNPEFSOTUFS5FDIOJLVOECFUSFVUEVSDI FJOFSGBISFOFTVOEQSPGFTTJPOFMMFT5FBN ЯOEFOIJFS7FSBOTUBMUVOHFOBMMFS"SUTUBUU"MMFTJOEFSFJONBMJHFO"UNPTQI¿SFFJOFS[VN 5FJMEFOLNBMHFTDI×U[UFO"SDIJUFLUVS NJUEJSFLUFS)PUFMBOCJOEVOH JO/BDICBSTDIBGU[V(FTDI¿GUFO 3FTUBVSBOUTVOE#BST www.kongresszentrum-stuttgart.de 1. Stuttgart ’ .FTTF4UVUUHBSU*$4 ’ ,VMUVS,POHSFTT[FOUSVN-JFEFSIBMMF ’ BSDPOB.0)05&-4UVUUHBSU ’ "3$05&-$BNJOP4UVUUHBSU ’ #&458&45&3/)PUFM4UVUUHBSUȤȣ ’ (PMEFO-FBG)PUFM4UVUUHBSU"JSQPSU.FTTF ’ )PUFM6OHFS ’ ,SPOFOIPUFM4UVUUHBSU ’ -F.ÄSJEJFO4UVUUHBSU ’ .BSJUJN)PUFM4UVUUHBSU ’ .ÑWFOQJDL)PUFM4UVUUHBSU"JSQPSU.FTTF ’ .FSDVSF)PUFM4UVUUHBSU"JSQPSU.FTTF ’ 1BSL*OOCZ3BEJTTPO4UVUUHBSU ’ 16--."/45655("35'0/5"/" ’ 4UFJHFOCFSHFS(SBG;FQQFMJO ’ 8BMEIPUFM4UVUUHBSU ’ 8ZOEIBN)PUFM4UVUUHBSU"JSQPSU.FTTF ’ 'MVHIBGFO4UVUUHBSU(NC) 2. Ludwigsburg ’ 'PSVNBN4DIMPTTQBSL ’ OFTUPS)PUFM-VEXJHTCVSH 3. Fellbach ’ 4DIXBCFOMBOEIBMMF'FMMCBDI 4.Waiblingen ’ #×SHFS[FOUSVN8BJCMJOHFO 5. Esslingen am Neckar ’ &TTMJOHFOMJWFr,VMUVSVOE,POHSFTT(NC) ’ #&458&45&3/13&.*&3)PUFM1BSL$POTVM 6.Filderstadt ’ ,VMUVS,POHSFTT;FOUSVN'*-IBSNPOJF 7. Leinfelden-Echterdingen ’ ,POHSFTTVOE5BHVOHT[FOUSVN  '*-%&3)"--& ’ 1BSLIPUFM4UVUUHBSU.FTTF"JSQPSU 8.Böblingen ’ 7Ȫ)05&-

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Tagung – Convention Bureaus/Stadtmarketing – Advertorial

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gen über 60 Hotels für erholsame Momente und einen guten Start in erfolgreiche Kongresstage. Außerdem gibt Ihnen der Kongress- und Tagungsguide Münster einen Überblick über die Kongressstadt und beantwortet Ihnen erste Fragen rund um die Organisation eines Kongresses. Sie erfahren Wissenswertes über die Stadt, Kapazitäten (über 48.900 Quadratmeter) und den 5-fach-Bonus des Kongressbüros Münster Marketing. Wir freuen uns über ein persönliches Gespräch! Das Kongressbüro MÜNSTER MARKETING Ihr Servicepartner für Kongresse und Tagungen in Münster. Informationen und Buchungen unter: (0251) 492-1648 www.kongresse-muenster.de


Leipzig Tourismus

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Tagen mit Blick auf die Kölner Skyline © koelnsky.com/altengarten.de

dbb Jahrestagung (beamtenbund und tarifunion) © Axel Schulten

TAGUNGSMETROPOLE KÖLN – EIN ORT, DER VERBINDET Wussten Sie, dass sich Astronauten nach einem Aufenthalt im Weltraum im Europäischen Astronautenzentrum in Köln unter ärztlicher Überwachung wieder an das Leben mit der Schwerkraft gewöhnen? Oder dass die Wissenschaft drittgrößter Arbeitgeber vor Ort ist? Mehr als 20.000 Menschen, die in Lehre und Forschung arbeiten, machen Köln zu einer der europaweit führenden Wissenschaftsregionen. Insgesamt 14 Hochschulen, darunter die Universität Köln als größte Hochschule Deutschlands und die Deutsche Sporthochschule, bieten Wissenschaft und Wirtschaft ein ideales Umfeld für Wissenstransfer und Innovationen. Hinzu kommen die zahlreichen Forschungseinrichtungen – vier Max-Planck-Institute, das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt (DLR) und die European Space Agency (ESA). Die enge Verzahnung von Wirtschaft und Wissenschaft macht die Domstadt zu einem attraktiven Tagungsstandort: Sie birgt großes Potenzial für den Austausch von Wissen und die Entwicklung neuer Ideen. Das ist auch für Verbände von Bedeutung. Auch sie müssen sich immer wieder damit befassen, was die Branche umtreibt – gestern, heute und morgen. Jedes Jahr profitieren Tausende Tagungsgäste aus aller Welt von den idealen Voraussetzungen. Nicht zuletzt Kölns Weltoffenheit sorgt immer wieder für zufriedene 126 Tagung – Convention Bureaus/Stadtmarketing – Advertorial

Kongressteilnehmer – egal, aus welcher Branche. Das Cologne Convention Bureau (CCB) ist über die Kölner Wissenschaftsrunde eng mit den verschiedensten Forschungseinrichtungen vernetzt. Davon profitieren auch Veranstalter.

DAS CCB BIETET: • Informationsgespräche zur Organisation von Kongressen • Beratung bei der Gestaltung von Rahmenprogrammen • Begleitung bei der Kongressbewerbung • Bereitstellung von Stadtplänen • Rabatt für kölsche Gastgeschenke • Bahn-Tickets zu Sonderkonditionen • … und noch viel mehr

Christian Woronka Tel. +49 221 346 43 210 info@conventioncologne.de www.conventioncologne.de www.locations.koeln


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Tagung – Convention Bureaus/Stadtmarketing

CONVENTION OFFICE KIELER FÖRDE

Andreas-Gayk-Straße 31 • 24103 Kiel (0431) 697 10 60 Nora Teichmann

SO TRIFFT SICH DER ECHTE NORDEN! Setzen Sie für Ihre nächste Veranstaltung einen neuen, frischen Kurs: ab in den Norden an die Kieler Förde. Mit frischer Brise Seminare veranstalten und Kongresse ausrichten, die wie Salz auf der Haut im Gedächtnis Ihrer Gäste bleiben – das ist Tagen mit Wohlfühlbonus! Die Kieler Förde ist eines der schönsten küstennahen Segelreviere der Welt und sorgt mit feinen Sandstränden und imposanten Kreuzfahrern für ein einzigartiges maritimes Flair in der Region. Das Team des Convention Office Kieler Förde weiß als zentraler Ansprechpartner im Tagungs- und Eventbereich diese Stärken gekonnt in Szene zu setzen. Kommen Sie an Bord – gemeinsam steuern wir auch Ihre Veranstaltung auf Erfolgskurs!

verbaende@convention-kiel.de www.convention-kiel.de

Unsere Region: Tagen, wo andere Urlaub machen Locationsuche: konventionelle & außergewöhnliche Tagungsstätten/-schiffe Hotelzimmervermittlung: Kontingentverwaltung und Buchung Buchung vergünstigter Bahntickets Rahmen- und Incentiveprogramme Betreuung von Informationsständen auf Tagungen/Kongressen ab 500 PAX Site Inspections: organisierte Besichtigungstouren Vermittlung von Gästeführern, Catering und Dienstleistungsunternehmen Lieferung von Informationsmaterial

TOURISMUS UND STADTMARKETING HUSUM GMBH

Großstraße 27 • 25813 Husum (04841) 89 87 70 Andrea Meiswinkel

WIND, WATT UND GUTE GESCHÄFTE IN HUSUM / NORDSEE Wind und Weite, Schafe am Deich und Krabben pulen ... Die charmante Hafenstadt hat das gewisse Etwas – und das nicht nur für Urlaubsgäste. Husum bietet für Ihre Veranstaltungen neben 3- bis 5-Sterne-Hotels und frischer Nordseebrise auch eine Messehalle und das multifunktionale NordseeCongressCentrum (NCC) mit modernster Veranstaltungstechnik. Vor den Toren das weite UNESCO-Weltnaturerbe Wattenmeer mit der nordfriesischen Inselund Halligwelt und mitten in der Altstadt der malerische Hafen: Hier erleben Sie Ebbe und Flut hautnah, genießen Regionaltypisches oder lassen in urigen Locations gesellig den erfolgreichen Arbeitstag ausklingen. Freuen Sie sich auf neue Inspiration, gute Geschäfte und Ihre besondere (Aus-)Zeit am Meer.

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Verwaltung von Hotelkontingenten

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Internetauftritt (deutsch/englisch)

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Tagung – Convention Bureaus/Stadtmarketing

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CONVENTION BUREAU BRAUNSCHWEIG BEI EINER TAGUNG IN DER LÖWENSTADT MIT RAT UND TAT AN IHRER SEITE Als lebendige und internationale Stadt bietet Braunschweig alle Möglichkeiten einer Großstadt, jedoch mit dem Vorteil kurzer Wege. Eine große Bandbreite an Tagungsstätten, exzellente Hotels, vielfältige Kulturangebote, eine sehr gute Verkehrsanbindung sowie die große Vielfalt renommierter Forschungseinrichtungen, Hochschulen und forschender Unternehmen bieten den optimalen Rahmen für Ihren Kongress. Das Convention Bureau Braunschweig (CBBS) steht Ihnen für eine Planung, Organisation und Durchführung Ihrer Veranstaltung zur Seite. Profitieren Sie von persönlicher und kompetenter Beratung in unserem Rundum-sorglos-Paket: Von Tagungsräumen über Hotels bis zum Rahmenprogramm beraten wir Sie gerne bei der Durchführung Ihrer Wunschveranstaltung. Online-Tagungsplaner

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Tagung – Convention Bureaus/Stadtmarketing

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Bierstraße 22-23 • 49074 Osnabrück (0541) 323 4510 Katja Sierp tagungsservice@osnabrueck.de

KONGRESSE SEIT 1648 IN DER STADT DES WESTFÄLISCHEN FRIEDENS Das Rathaus ist europäisches Kulturerbe und erinnert mit dem historischen Friedenssaal an den ersten internationalen Kongress, auf dem alle großen europäischen Mächte vertreten waren. Nicht nur durch seine kurzen Wege ist Osnabrück eine klimafreundliche Kongressstadt. Regionale Anbieter haben 2010 die inzwischen ausgezeichnete Initiative „Grün tagen“ gegründet. Die beiden Hochschulen, Institutionen wie die Deutsche Bundesstiftung Umwelt oder die Deutsche Stiftung Friedensforschung und die starke Wirtschaftskraft schaffen ein gutes Umfeld für Fachkongresse. Das Tagungsangebot reicht von der OsnabrückHalle über Tagungshotels bis hin zu außergewöhnlichen Veranstaltungsorten. Zentraler Ansprechpartner ist der Tourismus- und Tagungsservice.

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Die Voraussetzungen unserer Region könnten kaum besser sein: Karlsruhe und seine Umgebung ist eine der aktivsten und facettenreichsten Forschungslandschaften in Deutschland. Eine lebendige Region mit Kultureinrichtungen, topmoderne Veranstaltungsstätten, spektakuläre Eventlocations, Tagungshotels, Spitzengastronomie und zukunftsweisende Professionalität bilden eine gute Basis für die MICE-Branche. Das Kompetenznetzwerk Convention Bureau Karlsruhe & Region unterstützt kostenfrei bei der Planung von Veranstaltungen und hilft bei der Kontaktanbahnung zu Experten in der Region. Profitieren Sie von der langen Erfahrung, starken Netzwerken und von der Innovationskraft der Region Karlsruhe.

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Tagung – Convention Bureaus/Stadtmarketing

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LANGE, SEHR LANGE HAT ES GEDAUERT! DER KONGRESS HAT AUSGETANZT! Anspruch und Wirklichkeit – wie stellt sich die Kongressbranche auf die sich wandelnden Ansprüche ein? MICHEL MAUGÉ

E

s ist kaum zu glauben, dass selbst wichtige Meinungsmacher, wie der Executive Director des Joint Meetings Industry Council und der AIPC (International Association of Convention Centres) Rod Cameron, zu der Ansicht kommen, dass die Branche viel zu lange, ja in mehr als 60 Jahren es versäumt hat, eine klare Grenze zwischen dem Freizeittourismus und dem tagungsbedingten Reisen zu ziehen (siehe Beitrag in der TW 5/14). Freizeit und Tourismusaspekte dominieren noch heute die Destinationswerbung der Branche. Wie selbstverständlich haben sich die Touristiker in Deutschland, aber auch anderswo in den letzten Jahren in der Vermarktung ihrer Städte und Regionen auf das wachsende Potenzial des Kongressmarktes konzentriert und dieses besonders hervorgehoben.

134 Tagung – Veranstaltungsagenturen/PCO

Dieses wachsende Potenzial, die sich verstärkende Nachfrage resultiert aber nicht daraus, dass Deutschland so schön oder so gut verkehrlich vernetzt ist. Dieses Potenzial ist aus der Einsicht der Wirtschaft und der Wissenschaft entstanden, dass sich Deutschland und Europa ohne das permanente Lernen, Fortbilden und den Austausch von Wissen nicht mehr erfolgreich im weltweiten Kampf um Erhalt von Arbeitsplätzen behaupten können. Dieser notwendige Wissenstransfer – die Hauptaufgabe eines jeden Meeting-Veranstalters – bekommt in der Welt der Anbieter einen neuen Stellenwert. Leider sind aber auch die Organisatoren teilweise der Meinung, dass die Attraktivität des Veranstaltungsortes der ausschlaggebende Grund für die Teilnahme an einer Tagung ist.


DOCH DIE WELT HAT SICH IN DEN LETZTEN JAHREN DIESBEZÜGLICH GRUNDLEGEND GEWANDELT Der Freizeittourismus boomt, für die neuen Generationen ist die ganze Welt nicht mehr unbekannt. Im Gegenteil, sie können diese Abenteuer, dieses Entdeckerfeeling jeden Tag und zu Spottpreisen genießen. Eine Tagung auf Kosten des Veranstalters und des Finanzamtes in fernen Ländern oder auch nur Berlin, Paris, London oder Barcelona dient nicht mehr der persönlichen Freizeiterfüllung. Es hat sich herumgesprochen, dass man außer dem Flughafen, dem Tagungshotel und den Meeting-Raum nicht mehr viel an persönlichem Freizeiterlebnis genießen kann. Viele Faktoren haben zu dieser Veränderung beigetragen. Drei Faktoren können besonders herausgestellt werden: • Ökonomischer Faktor • Zeitfaktor • Existenzdruck

ÖKONOMISCHER FAKTOR Die Unternehmens-, aber auch unsere persönliche Welt wird immer mehr der Effizienzfrage unseres Tuns unterworfen. Emotionale und persönliche Entscheidungskriterien bleiben unberücksichtigt. Die Entscheidung, zu einer Tagung oder zu einem Kongress zu gehen, wird sachlicheren Kriterien unterworfen. Das Controlling im Unternehmen prüft in diesem Zusammenhang nicht nur die Möglichkeit eines Lernerfolges, sondern auch Bereiche, die der Compliance – wie eine Einladung zur Fortbildung durch Dritte – unterworfen sind. Gerade die immer stärkere Zurückhaltung einmal der Einladenden – denken wir an die Vorgaben des Pharmakodexes –, aber auch die Vorsicht der Eingeladenen – beispielsweise zum Thema „Geldwerter Vorteil und Finanzamt“ – hat bereits ein Umdenken erzwungen. Zukünftig wird, wie bei allen wirtschaftlichen Entscheidungen, der Return of Invest für eine Teilnahme an einer Tagung das wichtigste Entscheidungskriterium sein, gleich wer am Ende die Kosten trägt. Der Teilnehmer, der auf eigene Rechnung teilnimmt, wird sehr genau die Notwendigkeit und die Qualität des Angebots prüfen. Denn eines ist sicher, die Freizeitreise in die angebotene Destination ist preiswerter. Gibt es einen Dritten, der die Teilnahme bezahlt, wird er ebenfalls genau prüfen und abschätzen, ob sich diese Ausgabe lohnt. Gleich ob es sich um eine Fortbildungs-, Motivations- oder Werbeveranstaltung handelt.

ZEITFAKTOR Wir wissen seit Langem, dass die Tagungsdauer immer kürzer wird. Nur ein Drittel aller Teilnehmer bleibt die volle Zeit und nimmt am vollen Programm einer Tagung teil. Gerade bei Verbandskongressen tritt dieses Phänomen immer stärker zutage. Bei Medizinkongressen sind es teilweise schon zwei Drittel aller Teilnehmer, die nur noch an einem Tag am Kongress teilnehmen. Dies hat, wie Untersuchungen zeigten, weniger mit den Kosten als mit dem Thema verfügbare Zeit zu tun. Der Arbeitsdruck, der tatsächlich immer manifester wird, zeigt auch bei der Fortbildung und Weiterbildung seine Wirkung. Die permanente Verfügbarkeit zwingt sogar dazu, wenn unsere technischen Mittel wie WLAN, Smartphone etc. es möglich machen, auch noch während der aktiven Teilnahme am Kongress diese geringe Zeit zu beschneiden. Manche Mittagspause, die eigentlich zum Networking genutzt werden sollte, geht in der Beantwortung der Flut von Mails vorüber und selbst im Halbdunkel des Meetings geht bei der parallelen Betätigung des iPads die Konzentration auf den Vortrag verloren. Diese in der Zwischenzeit immer stärker zu beobachtende Sucht wird vor allem die Meeting-Branche im Bestreben eines erfolgreichen ROI ganz besonders beschäftigen.

EXISTENZDRUCK Die rapide Veränderung unserer globalen Welt, der immer stärker werdende Druck durch die virtuellen Medien und Vernetzung des weltweiten Wissens und der Forschungsergebnisse verändert in gravierendem Maße unsere existenzielle Haltung zur Weiter- und Fortbildung. Schon ein oder zwei Jahre Mutter- oder Vaterschaftsurlaub können sich für die Karriere und den Beruf negativ auswirken. Daran wird deutlich, dass lebenslanges Lernen unabdingbar ist. Aber wie, wenn Zeit und Geld dazu nicht ausreichen? Hierzu hat ein Umdenken in den letzten Jahren bereits erfolgreich begonnen. Die Unternehmen unter dem Druck des Fachkräftemangels, die Politik angesichts des immer näher rückenden demografischen Faktors und der unerträglichen Jugendarbeitslosigkeit in vielen europäischen Ländern und selbst die Meeting-Branche befinden sich in einem positiven Umdenkungsprozess. Fort- und Weiterbildung sind die entscheidenden Zukunftsfaktoren. Damit eröffnen sich für die Branche, aber auch für die Verbände ganz Tagung – Veranstaltungsagenturen/PCO 135


Eine Tagung auf Kosten des Veranstalters und des Finanzamtes in fernen Ländern oder auch nur Berlin, Paris, London oder Barcelona dient nicht mehr der persönlichen Freizeiterfüllung. neue Möglichkeiten. Dies gelingt allerdings nur, wenn die Branche sich mit grundlegenden Fragen der Wissensvermittlung, den pädagogischen und psychologischen Erkenntnissen intensiv befasst. Wenn die Verbände aufhören, sich bei der Qualität von Veranstaltungen von verbandspolitischen internen Interessen leiten zu lassen und nur das Beste und Aktuellste an Wissen anbieten. Diese Wissensvermittlung ist zukünftig losgelöst von Ort und Zeit. Das heißt nicht, dass die Abhaltung eines Kongresses unterbleiben kann. Es ist gerade wenige Tage her, dass festgestellt wurde, dass die virtuelle On- und Offline-Übertragung von Kongressen nicht zu weniger, sondern zu mehr Teilnehmern führt. 136 Tagung – Veranstaltungsagenturen/PCO

DER KONGRESS VERÄNDERT SICH Der Kongress wird internationaler. Bedingt durch die vernetzte Welt und die globalisierte Wissenswelt werden der Inhalt und die Themen internationaler. Hierzu hilft und unterstützt die heutige Technik im Besonderen. Selbst Sprachbarrieren werden in nächster Zeit durch neue Programme – soeben hat Microsoft ein simultanes Übersetzungsprogramm für Redner angekündigt – gelöst werden. Es ist kein Kostenfaktor mehr, internationale Redner per Übertragung in den Hörsaal zu beamen und im Dialog mit ihm zu diskutieren. Reisekosten und unglaubliche Zeitverschwendung sowie Umweltverschmutzung werden kein Thema mehr sein. Das wenn auch nur virtuelle Dabeisein wird für den internationalen Teilnehmer normal.


Der Kongress muss als Zusatznutzen die Möglichkeit des Networkings forcieren. Er muss neue Formen der Meinungsbildung im Vorfeld, beim Kongress und danach anbieten und entwickeln. Apps, eigene Tweets und Lernforen, die nicht nur eins zu eins abbilden, sondern die in den Referaten behandelte Materie vertiefen und durch entsprechende Dialoge verständlich machen, sind notwendig. Eine Aufgabe, die durchaus durch Verlage übernommen werden kann und teilweise bereits erfolgt. Das Fördern von Networking heißt aber auch die Hardware, die bauliche Gestaltung von Tagungszentren zu verändern. Diese mit einem Marktplatz zu vergleichende Funktion wird von den vergangenen und derzeitigen Architekten genauso schlecht gelöst wie die sterilen und leeren Plätze in unseren modernen Städten. Dies ist nicht nur eine Herausforderung für die Architekten. Auch hier zeigt sich, dass die Branche mit Psychologen, Soziologen und Pädagogen zusammenarbeiten muss. Diese existenziell wichtige Herausforderung ist nicht zu lösen, wenn wir in diesem Fall den emotionalen Menschen negieren.

DER PCO HAT AUSGEDIENT Die inhaltliche und äußere Inszenierung einer Tagung oder eines Kongresses, aber auch eines einfachen Meetings erfordert, wenn man das Vorhergesagte auf sich wirken lässt, Spezialisten, die es verstehen, die inhaltliche Qualität, den dramaturgischen Spannungsbogen eines Programms, den wirkungsvollen Einsatz von Technik und das Instrumentarium der digitalen Medienwelt zu beherrschen und umzusetzen. Hierfür sind unsere Hochschulen und Ausbildungsstätten nicht gerüstet. Wir werden neue Berufs- und Ausbildungsbilder entwickeln müssen. Leider bleibt hierfür immer weniger Zeit. Es hat Jahrzehnte gedauert, bis die betriebswirtschaftlichen Lehrstühle begriffen haben, dass das Kommunikationsinstrument Event und Kongresse durchaus eines eigenen Ausbildungsganges wert ist. Es ist zu hoffen, dass sie schneller begreifen, dass allgemeines Prozess- und Managementdenken nicht mehr ausreicht, um den sich schnell wandelnden Anforderungen gerecht zu werden.

DIE KONGRESS- UND TAGUNGSSTÄTTEN SIND SPEZIALEINRICHTUNGEN DER WISSENSVERMITTLUNG Sie werden ihre Bauten flexibler, Networking freundlicher und nachhaltiger gestalten müssen. Die Manager und nicht die Politik dürfen die Anforderungen an ein so spezialisiertes Haus stellen.

Genauso wie die Pädagogen auf Basis wissenschaftlicher Erkenntnisse Einfluss auf den Bau von Schulen nehmen. Es ist seit Langem keinem Nutzer und Architekten mehr eingefallen, bei einer Schule Räume ohne Fenster zu bauen. Nur in der Kongressbranche glauben viele noch an das Gegenteil. Die Software, der Service und die technischen Dienstleistungen eines Hauses müssen ganzheitlich entwickelt und angeboten werden. Jeder Veranstalter muss dort in diesem Haus Beratung und Hilfe finden, seine Veranstaltung erfolgreich und den neuen und modernen Erfordernissen entsprechend zu gestalten. Das bedeutet allerdings auch, dass der Veranstalter selbst bereit sein sollte, das Verhältnis als eine Partnerschaft zu betrachten und diesem Spezialisten, wenn er tatsächlich einer ist, zu folgen und zu vertrauen. Wenn er tatsächlich einer ist ... genau da liegt aber immer noch das Problem. Das Management muss ganz schnell lernen, dass seine Dienstleistung und das Produkt nicht mehr davon abhängig sind, wie schön die Stadt, ihr Dom oder Münster und das sonstige kulturelle Angebot dargestellt werden. Stadtmarketing hat an dieser Stelle ausgedient. Entscheidend sind die Kompetenz und das Angebot der Zentren. Der Manager der Zukunft muss das Produkt „Wissensvermittlung“ erlernen, erkennen und entsprechend den Zielen seines Kunden umsetzen. Dies wird der zukünftige Maßstab für den Erfolg eines Hauses sein. Wer dies am ehesten begreift, wird Erfolg haben. Aber nicht nur das Management eines Kongresshauses, eines Tagungshotels, nicht nur der neue PCO, sondern auch der Kunde, der Verbandsgeschäftsführer, die ehrenamtlichen Vorstände, die Marketing- und Eventmanager in den Unternehmen werden sich diesen Veränderungen stellen müssen. Es bedeutet, die Wissensvermittlung in allen ihren Facetten professionell, fundiert und mit allen zur Verfügung stehenden Hilfsmitteln zu optimieren.

Lange, sehr lange hat es gedauert! Der Kongress hat ausgetanzt! Autor: Michel Maugé Erschienen im Verbändereport 06/2014

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Tagung – Veranstaltungsagenturen/PCOs

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Tagung – Veranstaltungsagenturen/PCOs

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Tagung – Veranstaltungsagenturen/PCOs

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Tagung – Veranstaltungsagenturen/PCOs

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KONGRESSZENTREN & MESSEN

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FRISCHER WIND FÜR VERBANDSKONGRESSE Was geht? Was kommt? Wie Verbände ihre Jahrestagung in einem boomenden Markt positionieren können. Im wachsenden Veranstaltungsmarkt buhlen immer mehr Ausrichter um Teilnehmer. Das Publikum ist anspruchsvoller geworden. Kongressteilnehmer wollen als gut informierte Akteure ernst genommen werden. Gleichzeitig ist Verbänden mit sozialen Business-Netzwerken im Internet Konkurrenz erwachsen. Was also ist zu tun, um Verbandskongresse attraktiver zu gestalten, ihre Teilnehmerzahl zu steigern und sie als Kernelement der Mitgliederbindung und -gewinnung weiterzuentwickeln? OLIVER PANNE

144 Tagung – Kongresszentren und Messen


VERBANDSKONGRESSE: HERAUSFORDERUNGEN UND TRENDS Verbände entwickeln sich permanent. Vorstände und Geschäftsführungen arbeiten an ihrem Verband mit dem Ziel, als starke Gemeinschaft mit Außenwirkung wahrgenommen zu werden: Der Dialog mit den Mitgliedern muss gepflegt, neue Themen müssen erschlossen werden. Strategien zur Durchsetzung der Mitgliederinteressen sind umzusetzen, die Mitglieder wollen einen Nutzen aus der Mitgliedschaft ziehen. Verbandsarbeit entscheidet darüber, ob die Mitglieder eingebunden und neue Mitglieder gewonnen werden können. Für den Erfolg dieser Arbeit verantworten Verbandsvorstände und Geschäftsführungen sich regelmäßig vor der Mitgliedschaft. Die Jahrestagung ist das repräsentative Flaggschiff in der Verbandskommunikation und kann sich zu einem festen Pflichttermin im Jahreskalender der ganzen Branche entwickeln. Sie steht exemplarisch für die Kultur des ausrichtenden Verbandes. Eine gute Jahrestagung macht den Verband emotional erlebbar, ermöglicht den persönlichen Austausch und erzeugt ein Gefühl von Zusammengehörigkeit. Sie stellt den ganzen Verband ins Rampenlicht der Öffentlichkeit. Diese Chance sollte man nutzen, um außen stehende Noch-nicht-Mitglieder zu gewinnen und von Politik, Fachöffentlichkeit und Medien als wichtiger Branchenakteur anerkannt zu werden.

MEHR DIALOG – IM NETZ, ABER AUCH AUF KONGRESSEN Inzwischen fi ndet Verbandskommunikation zunehmend im Netz statt, und sie wird dialogorientierter.1 Das ist eine gute Entwicklung. Sie sollte auch für Verbandsveranstaltungen gelten. Jahrestagungen von Verbänden kommt hierbei besondere Bedeutung zu. In dem stark wachsenden Veranstaltungsmarkt buhlen immer mehr Ausrichter um Teilnehmer. Das Publikum ist anspruchsvoller geworden. Es ist mobiler, weiblicher und hat zunehmend einen Migrationshintergrund. Die Generation Y – in einer Gesellschaft mit allen Optionen aufgewachsen, gut ausgebildet, mit mobilem Internet vertraut und an sinnvollem Tun mehr interessiert als an Status oder Prestige – gelangt in Führungspositionen. Kongressteilnehmer begreifen sich nicht mehr als passive Konsumenten, sondern als gut informierte

Akteure. Sie möchten näher ran an das Wissen und sich genau die Portion Know-how mitnehmen, die sie brauchen. Sie lassen sich immer seltener mit Top-down-Kommunikation abspeisen und möchten hinterfragen, mitreden, interagieren. Wer hat schon die Zeit, um für Shakehands und ein paar Folien auf einen zweitägigen Kongress zu fahren? Kontakte knüpft man bei XING leichter. Was ist also zu tun, um das Kongressprogramm attraktiver zu gestalten, die Teilnehmerzahl zu steigern und den Kongress zu einem wichtigen Mittel der Mitgliederbindung und -gewinnung zu machen?

GEMEINSCHAFTSBILDEND, HYBRID, INTERAKTIV: NUTZERFREUNDLICHE KONGRESSE Die Digitalisierung unserer Welt hat den Veranstaltungsbereich voll erfasst. Verbänden ist bei Aufbau und Pflege der Gemeinschaft seit einiger Zeit Konkurrenz erwachsen – auch wenn man dort eher von Community Building spricht: Nirgends können sich Interessengruppen leichter verbinden und Reichweite finden als im Internet. Bei sozialen Business-Netzwerken wie XING gewinnen sie die Aufmerksamkeit von Verbandsmitgliedern und nachwachsenden Professionals. Mit ein paar Klicks lassen sich schnell – und ohne Mitgliedsbeitrag – Gleichgesinnte finden. Bedroht die Digitalisierung Verbände also in einer Weise, wie dies etwa bei der Musik- oder Verlagsbranche der Fall ist? Wie heben Verbände ihre Attraktivität für Mitglieder auf eine neue Stufe? Wie begeistern sie nachwachsende Professionals für sich und gewinnen sie als Mitglieder? XING-Gruppen veranstalten in der Regel keine Jahrestagungen, die neben der Mitgliederversammlung eine Fachtagung mit Fortbildungsprogramm und eine Fachausstellung von Partnern und Sponsoren miteinander kombinieren. Noch nicht. Wie also beseitigen sie Eintrittsbarrieren und Schwellenangst? In einem Satz: indem sie an ihren Kernleistungen arbeiten, in den sozialen Netzwerken präsenter

1 verbaende.com, 29.10.2013 10:00: Verbandskommunikation wandert weiter ins Netz: Dynamischer und dialogorientierter wird sie zunehmend ausgerichtet. Der Austausch mit Öffentlichkeit, Presse und Politik findet für 58 Prozent der Verbände in sozialen Netzwerken statt. Spitzenreiter im Online-Kommunikationsmix sind Twitter (52 Prozent) und YouTube (40 Prozent). Das ergab eine Umfrage unter 1.000 leitenden Mitarbeitern von Verbänden in Deutschland.

Tagung – Kongresszentren und Messen 145


sind, sich stärker für den Dialog mit (potenziellen) Mitgliedern öffnen und sich auf diejenigen Dinge besinnen, die sie besser können als Online Communities: Veranstaltungen. Die Digitalisierung wird nicht zur Folge haben, dass Veranstaltungen in wenigen Jahren nur noch online stattfinden werden. Der rein analoge Face-to-Face-Austausch bleibt einer der wichtigsten Beweggründe für einen Kongressbesuch. Aus dem Spannungsfeld Digitalisierung vs. Live-Erlebnis ziehen Verbände zunehmend eine Lehre: Kongresse müssen nutzerfreundlicher werden, intuitiver, bequemer und informativer. Statt linear, frontal, monologisch, vorhersehbar. Es beginnt mit dem ersten Eindruck – mit einer ansprechend gestalteten Kongresswebsite. Ein guter Webauftritt ist neben Geschäftsstelle und Kongressbüro der Dreh- und Angelpunkt in der Kongresskommunikation. Er ist „das wichtigste Marketingmittel“ für Kon-

146 Tagung – Kongresszentren und Messen

gresse. Hier ist schon lange vor dem Kongress einiges los: Das Kongressteam kündigt das Neueste zu Programm und Referenten an, baut die Spannung bis zum Kongressbeginn auf und platziert zudem wichtige Nachrichten aus dem Verband. Tweets und Einträge auf Facebook oder YouTube werden als Streams auf die Website geleitet. Teilnehmer können Videos vom letztjährigen Kongress betrachten, die Dokumentation abrufen oder den elektronischen Newsletter abonnieren. Sie können Themen- oder Referentenwünsche äußern, Referenten vorschlagen und sich mit einem bequemen und transparenten Onlineverfahren anmelden. In einigen Fällen können über die Kongresswebsite Live-Videobilder vom Kongress übertragen werden, um auch entfernten Zielgruppen eine kostengünstige virtuelle Teilnahme zu ermöglichen. Ziel ist es, schon lange vor dem Kongress eine gut informierte und positiv eingenommene Community zu bilden.


WELCHE TRENDS SOLLTEN VERBÄNDE BERÜCKSICHTIGEN? Insbesondere der fachliche Teil von Jahrestagungen bietet Raum für Innovation. Während die Mitgliederversammlung nach einem klar geregelten Procedere abläuft, kann der Kongress ansonsten kreativ entwickelt werden. Neben dem äußeren Erscheinungsbild zählen Inhalt und Dramaturgie. Den Keynote Speaker vom kommenden Kongress kann man meist schon vor der Tagung bei YouTube erleben. Selbst anspruchsvolles Wissen findet man auf Armeslänge im Internet. Das wissen auch Kongressteilnehmer, die auch auf Veranstaltungen permanent online sind. Verbandskongresse müssen also einen klaren Mehrwert bieten, der über diese leicht verfügbaren Informationen hinausgeht. Mit Blick auf die Referenten heißt das: Alle Vorträge müssen tagungsspezifische Informationen und einen praxisrelevanten Beratungsnutzen bieten. Generische Wikipedia-Inhalte sind tabu. Bei der Dramaturgie gelten die Grundsätze: „kurz schlägt lang“ und „Abwechslung erfreut“. Im Idealfall wechseln sich die Formate aufeinanderfolgender Slots immer ab. So kann auch über Stunden der Spannungsbogen gehalten werden. Langeweile hat keine Chance. Ein gutes Programm kombiniert Impulse und beruflichen Nutzen in wechselnden Formaten: Eine Kurzpräsentation von 15 Minuten macht den Anfang, gefolgt von halbstündigen Vorträgen, kürzeren, parallelen Sessions mit interaktiven Elementen und moderierten Talk-Runden. Etwas andere Regeln gelten, wenn es sehr fachlich wird und Praktiker über aktuelle Herausforderungen und Best Practices sprechen. Fachliche Tiefe braucht ihre Zeit und berechtigt auch zu längeren Formaten. Das Kongressteam kann den Teilnehmern einen großen Gefallen tun, indem es sie proaktiv vernetzt. In einem ersten Schritt können die Teilnehmer dazu z. B. im Plenum nach Herkunft (Region, Institution), Interessen, Teilnahmehäufigkeit etc. gruppiert werden, um eine statische Anordnung der Teilnehmer gleich zu Beginn zu durchbrechen. Auch mit Speeddatings, First Timer Sessions oder animiertem Networking bricht das Eis schnell. Sehr positiv bewerten Teilnehmer Programmformate, an denen sie aktiv mitwirken können. Bei

Kongressen mittlerer Größe (bis 750 Teilnehmer) haben sich z. B. Table Sessions bewährt: moderierte Tischrunden, bei denen etwa zehn Teilnehmer pro Tisch nach einem kurzen Impulsvortrag ein Thema vertiefen. Das Format basiert auf dem Gedanken, dass auch die Teilnehmer Experten für bestimmte Fragestellungen sind und eigene Erfahrungen bereichernd einbringen können. Es wirkt wie ein lebendiger Themen-Markt, denn die Teilnehmer können auch während der Tischrunden umhergehen und sich einer anderen Runde anschließen. So finden sich schnell Teilnehmer mit gleichen Interessen und Erfahrungen. Einen besseren Anlass für Vernetzung gibt es kaum. Weiterer Pluspunkt: Als Veranstalter kann man hier ohne Risiko neue Themen oder Referenten testen. Vernetzung auf Kongressen – immer häufiger geschieht das digital. Aber es muss nicht um jeden Preis digitalisiert werden. Man sollte es nur tun, wenn der Nutzen dadurch steigt. Es ist kontraproduktiv, die ganze Aufmerksamkeit der Teilnehmer nur auf elektronische Geräte zu lenken. Zahlreiche digitale Angebote gehören heute einfach dazu, z. B. ein eigener Hashtag und eine Twitter Wall. Ein gut aufgestelltes Kongressteam hat die eingehenden Postings ständig im Blick, interagiert mit den Followern und lässt sich zu neuen Themen inspirieren. Die Twitter-Postings zum Kongress-Geschehen werden im Idealfall auch von der nicht anwesenden Community registriert und kommentiert. Das reale und das virtuelle Kongress-Erlebnis verschmelzen und machen den Kongress zu einem hybriden Event – einem Ereignis am physischen Kongressort und in der digitalen Sphäre zugleich. Immer stärker etablieren sich papiersparende Kongress-Apps. Hier kann man nicht nur das Kongressprogramm abrufen, sondern auch Vorträge bewerten, ein eigenes Profil anlegen und sich mit anderen Teilnehmern vernetzen. Und bei Bedarf schickt das Kongressteam über die App aktuelle Informationen an das Publikum. Sehr smart ist auch eine App, die das häufig zu beobachtende peinliche Schweigen nach einem Vortrag umgehen hilft. Den Moment nämlich, in dem der Moderator sagt: „Jetzt bitte die Fragen aus dem Publikum“ – und kein Arm geht hoch. Stattdessen geben die Teilnehmer ihre Fragen

Tagung – Kongresszentren und Messen 147


während des Vortrags in der App ein und senden sie an den Moderator. Die Fragen treffen auf dem Monitor des Moderators ein und werden anschließend dem Referenten gestellt. Dramaturgische Höhepunkte sind Votings, bei denen die Teilnehmer mit ihren Smartphones z. B. den besten Referenten eines Kongresses, das überzeugendste Geschäftsmodell oder den erfolgreichsten Newcomer des Jahres küren. Der Saal knistert vor Spannung, wenn die Balken auf dem Saalmonitor analog zu den eintreffenden Votings wachsen und schließlich der Gewinner verkündet wird.

WIE INTERAKTIV MUSS ES SEIN? Bei der Digitalisierung ihrer Veranstaltungen tun Verbände gut daran, einen entscheidenden Grundsatz zu beachten: In der virtuellen Sphäre können Stimmungen entstehen, die sich dem eigenen Einfluss entziehen. Ähnlich wie auf einer Mitgliederversammlung, aber mit einem wichtigen Unterschied: Die Online-Kommunikation „many to many“ ist weit weniger kontrollierbar als eine klassische MV. Mit unabsehbaren Folgen 148 Tagung – Kongresszentren und Messen

bis hin zum Shitstorm. Aber Verbände können auch einen echten Image-Gewinn aus der digitalen Renovierung ihrer Veranstaltungen ziehen: Mit Social-Media-Werkzeugen lassen sich große Communities bauen und neue Freunde und Themen für den Verband gewinnen. Viele der eigenen Mitglieder erkennen, dass die digitalen Angebote nicht nur die Verbandstagung bereichern. Sondern dass sie auch für eine Verbandskultur stehen, bei der eine aktive Mitwirkung der Mitglieder ausdrücklich erwünscht ist. Vorstand und Verbandsgeschäftsführung müssen unbedingt klären, wie Social Media in die Verbandskommunikation passt und wie die entsprechende Policy aussieht.

KONGRESSE NEU DENKEN Jeder Verbandskongress hat seinen Lebenszyklus. Es kommt der Punkt, an dem es heißt: Aufschwung oder Stagnation? Wenn die Mitglieder ihre Unzufriedenheit zunehmend offen äußern oder sie in Branchenforen Wellen schlägt, muss gehandelt werden. Auch stagnierende Teilnehmerzahlen oder abspringende Sponsoren kön-


nen Zeichen sein. Kongresse lassen sich – genauso wie Marken oder Produkte – durch vielfältige Maßnahmen revitalisieren. Dabei sind digitale Innovationen nur eine von vielen Möglichkeiten. Aber wie bringt man frischen Wind auf einen Verbandskongress? Mit einer Kongress-Revitalisierung werden alle bisherigen Elemente der Veranstaltung auf den Prüfstand gestellt. Daher darf sie nicht übers Knie gebrochen werden. Erforderlich ist ein systematischer Prozess, der mit einer Befragung der wichtigsten Kongress-Stakeholder (Vorstand, Geschäftsführung, Sponsoren etc.) beginnt. Wesentliche Themen sind die Ziele und Zielgruppen, das Profil und die Struktur des Kongresses. Markt und Wettbewerb sowie organisatorische Fragen werden ebenfalls behandelt. Teilnehmerbefragungen von früheren Kongressen sollten unbedingt berücksichtigt werden. Die Ergebnisse werden zusammengetragen, gewichtet und gemeinsam mit Vorstand und Geschäftsführung ausgewertet. Auf Basis dieser Bestandsaufnahme entwickelt man schließlich eine neue Vision und Maßnahmen für den Kongress.

Kongresse neu zu denken macht viel Arbeit und kostet Geld. Aber es handelt sich um eine wertsteigernde Investition in das wichtigste Versprechen des Verbandes, die sich bezahlt macht: Gelungene Kongresse bestätigen den Mitgliedern, dass sie im richtigen Verband sind. Sie können dem ganzen Verband Schwung verleihen. Abgesehen davon sind sie auch gut wahrnehmbare Ereignisse in der realen Welt – die nicht ohne Weiteres von sozialen Netzwerken kopiert werden können.

Frischer Wind für Verbandskongresse Autor: Oliver Panne Erschienen im Verbändereport 01/2014

Tagung – Kongresszentren und Messen 149


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Tagung – Kongresszentren und Messen – Advertorial 151


IHRE LOCATION FÜR ALLE EVENTUALITÄTEN Ein Kongresszentrum im eleganten Gewand einer „Grande Dame“ Mit über 80 Jahren darf man sie getrost eine „alte Dame“ nennen – eine Dame mit Stil! Architektonisch einzigartig, in malerischer Lage am Ruhrufer, vis-à-vis der Innenstadt, präsentiert sich die Stadthalle als hochmodernes Tagungs-, Kultur- und Kongresszentrum. Der Stil des Hauses, ein reizvoller Kontrast von historischer Eleganz und modernem Ambiente, kombiniert mit einem Rundumservice durch das professionelle Team, überzeugte bereits viele Veranstalter. Jüngste Auszeichnung zur „Top-Tagungslocation2015“ bestätigen den Wandel des denkmalgeschützten Gebäudes von der „guten, alten Stadtstube“ zur angesagten Veranstaltungsstätte. Insgesamt 13 Veranstaltungsräume, zum Teil variabel in Größe und Ausstattung mit modernster Tagungstechnik, bieten ausreichend Potenziale für Veranstaltungen jeden Formats für bis zu 1.079 Personen, und das auch unter nachhaltigen Gesichtspunkten: Für die Optimierung der Energieeffizienz erhielt die Stadthalle 2010 erstmalig das ÖKOPROFIT®-Zertifikat, eine Rezertifizierung erfolgte in 2014. 152 Tagung – Kongresszentren und Messen – Advertorial

Das Team der Stadthalle punktet zudem bei jährlich rund 800 Raumbelegungen durch einen kundenindividuellen Service. „Alles aus einer Hand“ lautet die Service-Devise: Veranstaltungskonzepte und -durchführung realisiert das professionelle Team ebenso für Kulturevents wie für Kongresse, Firmenfeste oder Hochzeiten: Stadtführungen, Hotelbuchungen, Ticketing, Führungen durch das Museum zur Vorgeschichte des Films oder Empfänge im Schloß Broich beispielsweise organisiert das Team hausintern aus einem Guss. Überzeugen Sie sich selbst von den perfekten Bedingungen für alle EVENTualitäten!

Kultur- und Kongresszentrum Stadthalle Mülheim an der Ruhr stadthalle@mst-mh.de www.stadthalle-muelheim.de


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Das World Conference Center Bonn: Tagen in neuen Dimensionen Ein außergewöhnlicher Veranstaltungsort, direkt am Rhein in unmittelbarer Nähe zum Campus der Vereinten Nationen gelegen: Das World Conference Center Bonn, das aus dem ehemaligen Plenarsaal des Deutschen Bundestages und dem neu eröffneten Hauptgebäude besteht. Seit der feierlichen Eröffnung im Juni 2015 erweitert das neue Hauptgebäude das Raumangebot des Bonner Kongresszentrums. Moderne Architektur und beste Ausstattung machen alle Arten von Veranstaltungen für bis zu 5.000 Personen möglich. Konferenztechnik und ICT-Infrastruktur entsprechen den höchsten Ansprüchen:

Konferenztechnik die großen Konferenzsäle sind ausgestattet mit Mediensteuerung für Saalbeleuchtung, Verdunklung, Präsentationstechnik Medientechnische Ausstattung mit Daten-Projektoren in HD-Qualität, raumoptimierte Beschallung, platzbezogene Verkabelung Aktives Mediennetzwerk mit LWL-Kreuzschienen Tonübertragung in alle öffentlichen Gebäudeteile

ICT-Infrastruktur Hochperformantes, glasfasergestütztes, redundantes Netzwerk mit Virtualisierungsunterstützung 10 Gigabit-multihomed-Backbone Ausfallsicherheit durch zwei räumlich getrennte Carrier-Einspeisungen inkl. Back-up Hochverfügbares W_LAN mit Lastreserven bis 10.000 Clients

Ein Glasdach überspannt das großzügige Foyer des Hauptgebäudes. Der Saal New York bietet 3.500 Teilnehmern in Reihenbestuhlung Platz. Eine Erweiterung um zusätzliche 700 Plätze ist durch den abtrennbaren Saal Genf möglich. Es stehen außerdem vier jeweils unterteilbare Konferenzräume mit separaten Foyer-Bereichen zur Verfügung. Die Rheinpassage verbindet das Hauptgebäude mit dem Plenargebäude. Der ehemalige Plenarsaal des Deutschen Bundestages ist eines der schönsten Parlamentsgebäude der Welt: Im ehemaligen Plenarsaal tagten die Bundestagsabgeordneten von 1992 bis 1999. Seit 1999 wird das Gebäude als Kongresszentrum genutzt. Der Plenarsaal bietet Platz für Veranstaltungen mit bis zu 1.230 Personen. Kleinere Tagungsräume rund um den Plenarsaal können für Veranstaltungen mit 45 bis 180 Teilnehmern genutzt werden. Das World Conference Center Bonn befindet sich in unmittelbarer Nähe zum Campus der Vereinten Nationen, zum Firmensitz der Deutschen Post und zur Deutschen Welle. Die Museumsmeile mit Haus der Geschichte, Kunstmuseum und Kunst- und Ausstellungshalle ist in wenigen Minuten zu Fuß erreichbar. Die Nähe zur Autobahn und die gute Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel garantieren eine gute Erreichbarkeit. Kontakt für Ihre Veranstaltungsanfrage Marie Méchineau-Herrmann Tel.: +49 228 9267-1195 m.mechineau@worldccbonn.com

Saal New York

Foyer des Hauptgebäudes 154 Advertorial

WorldCCBonn | Platz der Vereinten Nationen 2 | 53113 Bonn | worldccbonn.com

Plenargebäude


LEIDENSCHAFT FÜR VERANSTALTUNGSTECHNIK Verleih von Konferenztechnik und Eventmanagement seit 1998 Die Firma B&B Technik + Events mit Hauptsitz in Mainz (Rhein-Main-Gebiet) ist spezialisiert auf den Verleih von Konferenztechnik und Eventmanagement. Seit 1998 unterstützen wir mit unseren Teams Veranstaltungen in Deutschland und ganz Europa mit neuester Profi-Eventtechnik sowie organisatorischem Know-how. Wir haben die Vision, dass Events, Kongresse oder Messen mehr als nur Orte sind, wo sich Menschen begegnen und Geschäfte gemacht werden. Wir glauben, dass hinter jeder Veranstaltung für alle Teilnehmer auch ein Erlebnis steckt. Einzigartig und inspirierend. Um einen solchen Rahmen zu schaffen, stehen wir Ihnen mit unserer Leidenschaft für Veranstaltungstechnik zur Seite – erfahren, innovativ, zuverlässig und weltweit. Wir sind jedes Jahr an mehr als 300 unterschiedlichen Veranstaltungen europaweit beteiligt. Sie als Kunde können sich daher immer auf ein breites Spektrum an Profi-Technik sowie ein erfahrenes Event-Management aus einer Hand verlassen.

Schlafen Sie gut – präsentieren Sie sich ganz entspannt und natürlich immer stilvoll! Vertrauen Sie unseren Profis im Bereich Technik und Event – international! Wir möchten, dass Sie als Veranstalter vor einem Event ruhig schlafen können. Konzentrieren Sie sich auf die Inhalte und Ihre Gäste, wir kümmern uns um die Technik. Selbstverständlich sind wir vor und während der Veranstaltung jederzeit für Sie erreichbar. Für einen rundum guten Eindruck tragen unsere Techniker während der Veranstaltung Anzüge und kommunizieren mehrsprachig. Darüber hinaus berechnen wir europaweit keine Übernachtungskosten für unsere Mitarbeiter. In diesem Sinne: Nehmen Sie uns doch einfach mal mit! Zu unseren Kunden zählen Verbände wie der VDI, VDA, BDEW, RSGV und viele weitere. B&B Technik + Events GmbH www.veranstaltungstechnik-mieten.net

Tagung – Kongresszentren und Messen – Advertorial 155


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Tagung – Kongresszentren und Messen

GLOBANA MESSE & CONFERENCE CENTER ÜBERZEUGENDE LÖSUNGEN AUS EINER HAND Die GLOBANA Unternehmensgruppe bietet Ihnen die perfekte Kombination aus Messegelände, Kongresszentrum, Galahalle und 4 Sterne-Businesshotel, eng verbunden mit einem differenzierten Serviceangebot. Von Veranstaltungs- und Hotelmanagement über gastronomische Leistungen und technischen Service bis hin zu Media- und Marketingaktivitäten werden Ihre Wünsche individuell realisiert.

Münchener Ring 2 • 04435 Schkeuditz (034204) 3 13-33 Julia Münch sales@globana.com

Das multifunktionale GLOBANA Messe & Conference Center schafft dabei auf 11.000 qm ideale Voraussetzungen für Veranstaltungen jeder Art und Größe bis 1.000 Personen. Maßgeschneiderte Raumkonzepte mit zahlreichen Kombinationsmöglichkeiten garantieren Ihnen einen maximalen Veranstaltungserfolg. So überzeugt GLOBANA an einem der wichtigsten Verkehrsknotenpunkte Europas.

www.globana.com 18 Veranstaltungsräume bis 1.650 qm für bis zu 1.000 Personen LCD-TV, mobile Bühnenelemente, professionelle Kommunikationstechnik, Beamer, Ton- und Beschallungsanlage, umfassende Lichttechnik Alle Veranstaltungsräume ebenerdig, barrierefreie WCs 5 km

0,2 km

1 km

600 kostenfreie Parkplätze WLAN kostenfrei, Räume z. T. Kfz-befahrbar, klimatisiert, verdunkelbar, kodexzertifiziert,

CCH – CONGRESS CENTER HAMBURG

Am Dammtor/Marseiller Straße

CCH – GROSSE FREIHEIT MIT 36.000 QM UND 50 SÄLEN Willkommen auf der neuen Bühne zur Welt. Ab 2019 bietet das revitalisierte CCH zukünftigen Veranstaltungsformaten neue Dimensionen. 12.000 qm Foyer- und 12.000 qm Ausstellungsflächen sowie 12.000 Sitzplätze in bis zu 50 Sälen machen es zu einem der größten Kongresszentren Europas. Als neuer Leuchtturm des MICE-Business garantiert das neue CCH ein Höchstmaß an Flexibilität und Funktionalität. In Toplage mitten in der boomenden Metropole Hamburg mit ICE-Bahnhof direkt vor der Tür. Optimale Voraussetzungen für Weltkongresse, internationale Tagungen oder Veranstaltungen globaler Unternehmen.

20355 Hamburg (040) 35 69-2222 info@cch.de www.das-neue-cch.de Mit einer Gesamtfläche von 36.000 qm eines der größten Kongresszentren Europas Bis zu 50 Säle, 3.300 qm lichtdurchflutetes Eingangsfoyer Barrierefrei 10 km

0,1 km

900 Parkplätze 30 Hotels innerhalb von 1 km

10 km


Tagung – Kongresszentren und Messen

HAMBURG MESSE UND CONGRESS GMBH HAMBURG MESSE – DIE MESSE ZUR WELT Wachstumsbranchen, zukunftsweisende Technologien und innovative IT-Firmen sind die Motoren für die dynamische Wirtschaftsmetropole Hamburg. Im Herzen dieser faszinierenden Stadt finden auf der Hamburg Messe jährlich 350 erfolgreiche Messen und Veranstaltungen ein perfektes Umfeld. In 11 Hallen mit 87.000 qm Ausstellungsfläche plus 10.000 qm Außenfläche treffen sich pro Jahr über 14.000 Aussteller und 1,3 Millionen Besucher. Das Messeprogramm umfasst hoch spezialisierte Messen, internationale Leitmessen und publikumsstarke Verbraucherausstellungen. Gerade Trend- und Zukunftsthemen sowie innovative Technologien entscheiden sich immer öfter für den Messeplatz Hamburg.

Messeplatz 1 • 20357 Hamburg (040) 35 69-2120 info@hamburg-messe.de www.hamburg-messe.de

Gesamtfläche 87.000 qm und 10.000 qm Freifläche 11 Hallen und 37 Konferenzräume Barrierefrei 10 km

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10 km

2.000 Parkplätze 30 Hotels innerhalb von 1 km

MUSIK- UND KONGRESSHALLE LÜBECK MUSIK- UND KONGRESSHALLE LÜBECK – STARK IM NORDEN Ob regionale Tagung oder internationaler Kongress – als multifunktionales Haus ist die Lübecker Musik- und Kongresshalle (MuK) eine feste Größe. Auf den jährlich über 300 Veranstaltungen treffen sich Experten aus Wissenschaft, Wirtschaft und Forschung sowie Liebhaber von Kunst und Musik. Die MuK vereinigt Kongress-, Ausstellungs- und Konzerthalle. Geschaffen von dem international renommierten Architekten Meinhard von Gerkan verfügt das Kongresshaus über insgesamt 15 Tagungsräume für 20 bis 2.000 Personen. In unmittelbarer Nähe befinden sich öffentliche Parkplätze sowie umfangreiche Hotelkapazitäten. Die Innenstadt und der Bahnhof sind fußläufig erreichbar.

Willy-Brandt-Allee 10 • 23554 Lübeck (0451) 79 04-115 Karola Empt

Lübeck, das Meer und der Ostseehafen – ein perfektes Rahmenprogramm.

15 Räume von 25 qm bis 1650 qm Technische Ausstattung (Konferenz-, Ton-, Lichttechnik) Barrierefreiheit (barrierefreies Veranstaltungshaus) 75 km (HH)

0,8 km

1 km

800 Parkplätze am Haus Zertifiziert: Green Globe, ÖKOPROFIT, ServiceQualität Deutschland, fairpflichtet

empt@muk.de www.muk.de

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Tagung – Kongresszentren und Messen

DEUTSCHE MESSE – VARIABLES RAUMWUNDER Die Tagungsbereiche auf dem Messegelände Hannover überzeugen durch einzigartiges Ambiente, außergewöhnliche Architektur und modernste Veranstaltungstechnik. Das hochflexible Raumangebot setzt technische und architektonische Maßstäbe in Sachen Eventlocation. Ob Kongress, Tagung, Workshop oder Road Show – für 10 bis 1.140 Gäste sind unsere RAUMWUNDER fit für Events und Veranstaltungen aller Art.

Messegelände • 30521 Hannover (0511) 89-34444 Raumwunder-Team info@raumwunder-hannover.de www.raumwunder-hannover.de

Ein Highlight ist die neue Halle 19/20. Veranstalten Sie hier Ihre Verbandstagung, ohne gleich das ganze Gelände zu buchen. Ihre Vorteile: • Abgestimmte Kombination aus Tagungsräumen mit angrenzender Ausstellungsfläche und Gastronomie • Aus eins mach zwei: Raumhohe, mobile Trennwand verwandelt den Neubau in zwei vollwertige Messehallen • Topakustik, Topklima, Toplichtverhältnisse

Hochflexibles Raumangebot für 10 bis 1.140 Gäste Modernste Veranstaltungstechnik Barrierefrei 21 km

9 km

1 km

30.000 Parkplätze Gewinner des Location Award 2012, Kategorie „Locations für Großveranstaltungen“

CCD CONGRESS CENTER DÜSSELDORF

Stockumer Kirchstr. 61 • 40474 Düsseldorf (0211) 45 60-8454 Stefanie Demuth DemuthS@d-cse.de www.d-cse.de

IHR PARTNER FÜR VERANSTALTUNGEN In der Landeshauptstadt Düsseldorf, einer der wichtigsten Wirtschafts- und Wissenschaftsmetropolen Deutschlands, gelegen, zählt das CCD Congress Center Düsseldorf zu den größten Kongresszentren in Europa. Direkt am Rhein und an das Gelände der Messe Düsseldorf angeschlossen, verfügt das CCD über flexible Raumeinheiten sowie große Foyer- und Präsentationsbereiche für Veranstaltungen jeder Art und ist mit modernsten technischen Anlagen in allen Bereichen der Veranstaltungstechnik ausgestattet. Zum Übernachten stehen mehr als 20.000 3- bis 5-Sterne-Hotelzimmer in Düsseldorf und Region zur Verfügung. Die Betreiberin des Kongresszentrums, Düsseldorf Congress Sport & Event GmbH, vermarktet Düsseldorf national und international als Standort für Kongresse, Firmen-Veranstaltungen, Sport-Events, Konzerte und Shows. 37 Räume, 10.423 qm Ausstellungsfläche, 19 Messehallen mit ca. 250.000 qm Full Service in Ton-, Licht- und Videotechnik Barrierefreie Wegeführung, WCs und Aufzüge, rollstuhlgerechte Parkplätze 3 km

5 km

1 km

1.130 Parkplätze am CCD, 20.000 Parkplätze insgesamt Green-Globe-Zertifikat, unternehmerische Verantwortung für Nachhaltigkeit „fairpflichtet“


Tagung – Kongresszentren und Messen

CONGRESS CENTER ESSEN IHR STARKER PARTNER IN DER METROPOLE RUHR Das Congress Center Essen ist ein leistungsfähiges Veranstaltungszentrum und bietet Ihnen den geeigneten Rahmen für Kongresse, Tagungen, Kundenveranstaltungen, Hauptversammlungen und vieles mehr. Mit zehn verschiedenen Kongresssälen für 70 bis 1.000 Teilnehmer, 13 Konferenzräumen für bis zu 220 Teilnehmer sowie der Grugahalle, einer Multifunktionshalle für bis zu 7.480 Teilnehmer, bieten wir Ihnen das passende Raumkonzept für Ihre Veranstaltung. Großzügige Foyers und die direkte Anbindung an 110.000 qm Ausstellungsfläche auf dem Messegelände runden das Angebot ab. Unsere Mitarbeiter beraten Sie kompetent und freundlich vor, während und nach Ihrer Veranstaltung. Neben modernster Technik bieten wir Ihnen umfangreiche Serviceleistungen.

Norbertstraße 2, 45131 Essen (0201) 7244-393 Ronja Ebner info@cc-essen.de www.cc-essen.de

10 Säle, 13 Räume, 1 Multifunktionshalle von 2.875 bis 33 qm Beamer, Leinwand, Tonanlage, Lichttechnik etc. vorhanden Säle und Räume teilweise ebenerdig, teilweise über Aufzüge erreichbar 25 km

3 km

0,5 km

1.000 Garagenplätze, 7.000 Besucherparkplätze Das CCE hat sich im November 2012 dem „fairpflichtet“-Kodex angeschlossen

KÖLNKONGRESS GMBH KÖLNKONGRESS: ACHT AUSSERGEWÖHNLICHE EVENT-LOCATIONS Mit rund 2.000 Veranstaltungen und über 1.000.000 Besuchern jährlich ist KölnKongress der größte Anbieter von Veranstaltungsstätten in Köln. Die Vielfalt der KölnKongress-Locations ermöglicht die Durchführung unterschiedlicher Veranstaltungsarten mit variablen Kapazitätsanforderungen und mit Veranstaltungstechnik auf höchstem Niveau – Indoor und Open-Air. Dazu zählen: das CongressCentrum Koelnmesse, der Gürzenich, die Flora, der Tanzbrunnen Köln mit Theater und Open-Air-Gelände, die Rheinterrassen und der km 689 Cologne Beach Club, die Bastei und die ZooLocation. Zentral in der Innenstadt gelegen sind die KölnKongress-Veranstaltungszentren ideal zu erreichen.

Messeplatz 1 • 50679 Köln (0221) 8 21 21-22 Franca Wenzl f.wenzl@koelnkongress.de www.koelnkongress.de

8 Locations mit mehr als 60 Räumen Technische Ausstattung auf höchstem Niveau Barrierefreiheit ist gewährleistet 15 km

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Ausreichend Parkplätze in unmittelbarer Nähe der jeweiligen Location Mitgliedschaften bei: GCB, CCB, EVVC, SevenCenters, ICCA, AIPC, MPI, fairpflichtet

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Tagung – Kongresszentren und Messen

TAGUNGS- UND KONGRESSZENTRUM UND KULTURSCHEUNE AUF HOF HAULLE DORF STATT DESTINATION • Tagungen, Seminare und Workshops • Idyllisch im Grünen • Zentral in NRW • Kreatives Catering • Vitalprogramme und Aktivpausen • Vermittlung und Buchung von Übernachtungen • Organisation von Rahmenprogrammen An der Rosenau 2 • 59505 Bad Sassendorf (02921) 9 43 34 20 Britta Keusch Keusch@tuk-badsassendorf.de www.tuk-badsassendorf.de

Alles ist möglich. Ein Ansprechpartner begleitet Sie von der Konzeption bis zu Arrangement & Durchführung Ihres Events. Alles aus einem Guss und zu einem erfrischend vernünftigen Preis-Leistungs-Verhältnis. Herzlich willkommen.

1 „Großer Saal“ mit Bühne und 7 Räume für 7 bis 700 Personen Bühnen-, Licht- und Tontechnik, WLAN in allen Räumen, Klimatisierung Barrierefreiheit 35 km

1 km

5 km

120 kostenfreie Parkplätze Dt. Hausärzteverband, KAV, Bundesverband Dt. Pflanzenzüchter

JAHRHUNDERTHALLE FRANKFURT KUPPELSAAL | KONFERENZ | KASINO | BAR Der rundum verglaste Kuppelbau mit seinem glänzenden Parkettboden und den schweren Samtvorhängen steht als Manifest der Moderne da. Die bestechende Akustik des großen Saales überzeugt Redner, Bands und Zuhörer gleichermaßen.

Pfaffenwiese 301 • 65929 Frankfurt (069) 36 01-210 Tabea Nuhn t.nuhn@jahrhunderthalle.com

Im Erdgeschoss der Jahrhunderthalle Frankfurt eröffnet sich dem Besucher ein zusätzliches Universum an mannigfaltig nutzbaren Räumen. Die sieben Konferenzräume sind ideal für Seminare, Workshops, Konferenzen und konzentrierte Geschäftsmeetings. Kasino 1 und 2 mit eingefasstem Atrium und angeschlossener Bar sowie der großzügige Außenbereich eignen sich ideal für kombinierte In- & Outdoor-Events. Die exzellente Verkehrsanbindung und optimale Infrastruktur sowie Logistik ermöglichen Ihnen ein sorgenfreies Arbeiten vor Ort.

www.jahrhunderthalle.com Räumlichkeiten von 64 qm bis zu 4.800 qm, für 50 bis 5.000 Teilnehmer Vielfältige technische Ausstattung Barrierefreiheit, uneingeschränkter Zugang zum Obergeschoss via Aufzug 10 km

1 km

1 km

1.300 Parkplätze direkt vor der Tür Zentrale Lage im Rhein-Main-Gebiet, unverwechselbar!


Tagung – Kongresszentren und Messen

KONGRESS- UND TAGUNGSZENTRUM FILDERHALLE LEINFELDEN-ECHTERDINGEN GMBH Die Filderhalle der Kongress- und Messestadt Leinfelden-Echterdingen ist die ideale Location in der Region Stuttgart für alle Veranstaltungen, bei denen die Erreichbarkeit ein wichtiges Kriterium ist: Verkehrsgünstig an der A 8, am internationalen Flughafen Stuttgart sowie an der Landesmesse Stuttgart gelegen, ist das Tagungs- und Kongresszentrum ebenso optimal über den ÖPNV zu erreichen. Die Green-Globe-zertifizierte Filderhalle bietet ein flexibles Raumprogramm für Veranstaltungen bis zu 1.500 Personen und eine hauseigene, moderne Veranstaltungstechnik. Eine Besonderheit der Filderhalle ist das fest installierte, leistungsfähige WLAN-System mit einer 1-GB-Glasfaser-Internetanbindung, welches beispielsweise für Video-Konferenzen und hybride Kongresse geeignet ist. Ein professionelles Team von Projektleitern und Veranstaltungstechnikern garantiert den reibungslosen Ablauf von Veranstaltungen jeder Art und Größe.

Bahnhofstraße 61 70771 Leinfelden-Echterdingen (0711) 75 85 75-0 info@filderhalle.de www.filderhalle.de

8 Räume von 30 qm - 820 qm m. Veranstaltungstechnik, 1GB-Glasfaser, Fohhn-Fokus-Modular, LED-Beleuchtung Barrierefreiheit in allen Räumen 3 km

12 km

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150 Parkplätze Tiefgarage und 300 umliegende Parkplätze Green-Globe-zertifiziert seit 2011 und fairpflichtet

BÜRGERZENTRUM WAIBLINGEN – ALLES IM GRÜNEN BEREICH Das Bürgerzentrum Waiblingen, direkt vor den Toren der historischen Altstadt im Naherholungsgebiet Talaue gelegen, ist seit mehr als 30 Jahren das kompetente Haus für Tagungen, Veranstaltungen und Feste aller Art. Die besondere stadtnahe Lage im Grünen und ein verlässliches Netzwerk unterschiedlichster Akteure machen Ihre Veranstaltung zu einem Erlebnis, das im Gedächtnis bleibt: Von der Anreise mit nachhaltigen Verkehrsmitteln über Angebote zu Kunst, Sport oder Natur, zum hauseigenen Catering vom Feinsten mit lokalen zertifizierten Lieferanten bis hin zur Übernachtung, die auch sozialer Verantwortung Rechnung trägt, bietet Ihnen das Bürgerzentrum Waiblingen attraktive Möglichkeiten, die genau auf Ihre Wünsche abgestimmt werden. Unser kompetentes und erfahrenes Team berät Sie gerne bei der Auswahl der passenden Räume, Technik und Veranstaltungsformen, plant mit Ihnen Ihre Veranstaltung und führt diese professionell durch. 11 Räume von 25 qm bis 1.000 qm Nachhaltige Veranstaltungen mit aktueller Technik Barrierefreiheit durch Aufzüge und Rampen 27 km

2 km

2 km

125 Parkplätze in der Tiefgarage Gastgeber der 4. greenmeetings und events Konferenz am 13. und 14. Februar 2017

An der Talaue 4 • 71334 Waiblingen (07151) 50 01-1629/ -1630 / -1631 bueze@waiblingen.de www.buergerzentrum-waiblingen.de

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Tagung – Kongresszentren und Messen

CONGRESS-CENTRUM STADTGARTEN SCHWÄBISCH GMÜND

Rektor-Klaus-Str. 9 • 73525 Sch. Gmünd (07171) 10 03-0 Wolfram Hub, Susanne Wolf info@ccs-gd.de www.ccs-gd.de

KUNDENWÜNSCHE WERDEN WAHR Der neue, autarke Anbau ist eröffnet. 712 Personen finden auf 950 qm Platz. Variabel aufteilbar in bis zu fünf Gruppenarbeitsräume und kombinierbar mit den Sälen, Foyers und Freiflächen des CCS. Der Baubeginn für das neue Business-Hotel unmittelbar am CCS ist erfolgt. Es schließt die Lücke im Gmünder Hotelangebot und ergänzt das bewährte, komplett modernisierte und erheblich erweiterte Hotel Fortuna. Damit ist das CCS künftig allen Ansprüchen des Tagungsmarktes gewachsen – nachhaltig und zukunftssicher! In einem Radius von 350 Metern ums CCS der IC-Bahnhof, das Parkhaus, die 4-spurige B 29 nach Stuttgart, direkt am CCS die Tiefgarage und der neue Park mit erlebbarer Flusslandschaft, bald zwei Tagungshotels und, nur Minuten zu Fuß entfernt, das historische Zentrum der ältesten Stauferstadt. Geradezu ideal für Tagungsteilnehmer.

14 Räume von 30 bis 860 qm, 1450 qm Foyers, Kap. ges. 2300 Personen Modernste Tagungstechnik Größtenteils barrierefrei 55 km

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CCS Tiefgarage 220, Parkhaus 350 EVVC Award Corporate Social Responsibility Kat. Ökologie

KARLSRUHER MESSE- UND KONGRESS-GMBH ALLES. AUSSER GEWÖHNLICH. Immer auf der Suche nach Neuem? Sie werden es finden. In Karlsruhe, dem Zentrum einer der aufstrebendsten Wirtschafts-, Wissenschaftsund Forschungsregionen Europas. Hier sind große Unternehmen und starke Marken zu Hause wie EnBW, 1&1 und dm-drogerie markt. Hier sind das Karlsruher Institut für Technologie (KIT), drei Fraunhofer-Institute, das Max Rubner-Institut, das Bundesverfassungsgericht und der Bundesgerichtshof beheimatet.

Festplatz 9 • 76137 Karlsruhe (0721) 3720-2131 Uta Raschke uta.raschke@messe-karlsruhe.de www.kongress-karlsruhe.de

Das perfekte Umfeld für Ihr Konzept und die ideale Plattform für Ihren Kongress. Und das alles in einer besonders schönen Ecke Deutschlands. Schwarzwald, Elsass und die südliche Pfalz bieten ein exquisites Rahmenprogramm direkt vor der Haustür. Karlsruher Messe- und Kongress-GmbH. Die richtige Adresse für Ihren Kongress. 4 Veranstaltungshäuser bzw. -hallen mit 28 Räumen für Veranstaltungsformate mit 100 bis 3.000 Teilnehmern zur individuellen Nutzung oder optimalen Kombination; 20.000 qm Ausstellungsfläche in Hallen und Foyers, 10.000 qm Freigelände Hochmoderne Konferenztechnik Barrierefrei 45 km

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1000 Parkplätze am Haus/Tiefgarage Zentrale Lage mitten im Herzen der Stadt


Tagung – Kongresszentren und Messen

KULTUR- UND KONGRESSZENTRUM LIEDERHALLE KONGRESSE AM PULS DER ZEIT Mitten in der City Stuttgarts finden Sie hier die besten Voraussetzungen, um Ihre Veranstaltung zu einem vollen Erfolg zu führen. Kongresse mit bis zu 3.000 Teilnehmern, Workshops und begleitenden Fachausstellungen finden hier die ideale Location. Begeistern Sie Ihre Teilnehmer mit der einmaligen Atmosphäre in einer zum Teil denkmalgeschützten Architektur. Ausgestattet mit modernster Technik und betreut durch ein erfahrenes und professionelles Team, finden hier Hauptversammlungen, Kongresse, Produktpräsentationen, Messen und Events aller Art statt. Alles in komfortabler Innenstadtlage mit direkter Hotelanbindung an das First Class MARTIM Hotel Stuttgart (555 Zimmer) und in der Nachbarschaft zum Bosch Areal mit Geschäften, Restaurants und Bars.

Berliner Platz 1-3 • 70174 Stuttgart (0711) 20 27-637 Ariane Hummel info@liederhalle-stuttgart.de www.liederhalle-stuttgart.de

5 Säle (320 pax - 2.108 pax in RB) und 14 flexible Tagungsräume Modernste technische Ausstattung Barrierefreiheit und induktive Höranlage 15 km

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3 km

2. 250 Parkplätze am Haus Perfekte Anbindung an den ÖPNV, direkte Innenstadtlage, Green Events Concept, fairpflichtet, NatureLife-International

EDWIN-SCHARFF-HAUS KONGRESS- UND TAGUNGSZENTRUM IN NEU-ULM BESTE AUSSICHTEN FÜR IHRE VERANSTALTUNG Damit Ihre Tagung oder Ihr Kongress ein voller Erfolg wird: Management und Mitarbeiter des Edwin-Scharff-Hauses sind mit viel Erfahrung darin geübt, sich auf alle möglichen Anforderungsprofile einzustellen. Unser Full Service beginnt schon Wochen und Monate vor Ihrer Veranstaltung. Wenn dann der Termin Ihrer Veranstaltung immer näher rückt, steht ein Team von Bild-, Ton-, Licht- und Bühnentechnikern in den Startlöchern, um für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.

Silcherstraße 40 • 89231 Neu-Ulm (0731) 70 50-5055

Die Mitarbeiter des Edwin-Scharff-Hauses können mit aktuellster Konferenztechnik aufwarten. Sie verfügen über praxisnahes Know-how und den unausrottbaren Hang zur Perfektion, um den uns viele beneiden.

z. B. 8 Räume von 28 qm bis 644 qm Technische Ausstattung: Beamer, Laptops, Ton- /Lichtanlage etc. Barrierefreiheit (Aufzug) 85 km

1,5 km

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300 Parkplätze am Haus Besonderheiten: Mitglied im EVVC/Fairpflichtet

Frau Fetzer esh@neu-ulm.de www.esh.neu-ulm.de

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Tagung – Kongresszentren und Messen

WÜRZBURG

Turmgasse 11 • 97070 Würzburg (0931) 37 24 81 Ulrike Dörrie ulrike.doerrie@stadt.wuerzburg.de

ZENTRAL, VARIABEL UND LEISTUNGSFÄHIG – IHR TAGUNGSTREFFPUNKT MIT PANORAMA-EBENE Mitten in der Stadt. Direkt am Main, mit einem unvergleichlichen Blick auf die Festung Marienberg und die Alte Mainbrücke – schon die Lage des Congress Centrums Würzburg (CCW) mit seiner brandneuen Panorama-Ebene schafft eine inspirierende Veranstaltungsatmosphäre. Die Anordnung der insgesamt 13 Räume auf drei Ebenen ermöglicht kurze, übersichtliche Wege, flexible Kombinationsmöglichkeiten und vielfältige Nutzungsmöglichkeiten. In Ergänzung zum Franconia-Saal (bis zu 1.635 Personen) und zu den schon länger bestehenden Konferenzräumen bietet die 2015 eröffnete Panorama-Ebene vier kombinierbare Räume mit modernster Technik und herrlichem Blick zur Festung Marienberg. Und unser Tagungsteam plant, berät und wickelt auf Wunsch Ihre gesamte Veranstaltung ab. Wir freuen uns auf Sie!

www.wuerzburg.de/ccw 13 meist kombinierbare Räume (45 qm bis 1.230 qm) Beamer, Laptops, Leinwände, Mikrofonanlage etc. Barrierefreier Zugang zu den Räumen; behindertengerechte Toiletten; Audiosystem 110 km

1 km

7 km (A3/A7)

250 Tiefgaragenplätze am Haus, 190 Plätze Parkplatz Congress Centrum (beide kostenpflichtig); 1.000 gebührenfreie Parkplätze fünf Gehminuten entfernt Hervorragende Erreichbarkeit, abwechslungsreiche Rahmenprogramme, PCO-Service

MESSE ERFURT GMBH

Gothaer Straße 34 • 99094 Erfurt (0361) 400-0 Wieland Kniffka info@messe-erfurt.de www.messe-erfurt.de

WILLKOMMEN IN DER SCHNELLEN MITTE DEUTSCHLANDS Das green-globe-zertifizierte Messezentrum Erfurt gehört zu den modernsten Destinationen mit einer ökologisch-ökonomischen Gebäudeinfrastruktur. 46.670 qm Ausstellungsfläche verteilen sich auf zwei Hallen, Freigelände, Mehrzweckhalle und CongressCenter zuzüglich 3.800 Parkplätzen. Zu den 1.600 Personen, die im CongressCenter tagen können, kommen in der Mehrzweckhalle weitere 5.172 Plätze hinzu. Alle Gebäudekomplexe sind auf kurzen Wegen überdacht erreichbar und eröffnen Freiräume für verschiedene Anlässe. Die Tageslichtarchitektur sorgt für eine helle Atmosphäre. Infrastrukturell ist das Messezentrum Erfurt bestens erschlossen und ab 2017 mit dem neuen ICE-Knoten für keine deutsche Metropole weiter als drei Stunden entfernt. Das Wohlfühlklima im Messezentrum wird abgerundet durch ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis inklusive Tagungspauschalen und Rundum-Gäste-Service. 7 Veranstaltungsräume (teilbar in 12 Räume) im CongressCenter + Halle 1 Technische Ausstattung (Beamer, Rednerpult, Regiepult, Stellwände,WLAN) Barrierefrei 2 km (ERF)

5 km

1 km

3.800 Besucherparkplätze, barrierefrei Freigelände, Garderobe, Künstlergarderobe, Messe- und Standbau


Tagung – Kongresszentren und Messen

Der Service-Guide für Verbände und Organisationen ist auch online verfügbar. Dieses Verzeichnis bietet zahlreiche Suchfunktionen und wird ständig aktualisiert. So können Sie sicher sein, dass Sie hier bis zum Erscheinen der nächsten Ausgabe des Service-Guide ‚Partner der Verbände‘© zum Ende des Jahres 2017 stets die aktuellsten Informationen abrufen können.

www.pdv-serviceguide.de

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166 Advertorial


TAGUNGS- & EVENTLOCATIONS

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BESSER TAGEN: WIE VERBÄNDE UND KONGRESSAGENTUREN ERFOLGREICH ZUSAMMENARBEITEN Veranstaltungen – ob für die eigenen Mitglieder oder andere wirtschaftliche, politische oder gesellschaftliche Zielgruppen – sind oft zentraler Bestandteil der Verbandsarbeit. Wenn es um die Organisation von Seminaren, Mitgliederversammlungen, Tagungen oder Kongressen geht, lautet die Gretchenfrage oft: „Eigenregie oder Dienstleister?“ Hier muss jeder Verband den besten Weg für sich finden. KATRIN TAEPKE, OLIVER PANNE

168 Tagung – Kongresszentren und Messen


Häufig planen Verbände ihre Veranstaltungen zunächst selbst – zumeist mit dem Argument, dass sie Programminhalte und Qualität dann besser kontrollieren können. Aber je mehr eigene Veranstaltungen im Kalender stehen und je höher der inhaltliche Anspruch, desto stärker werden die verbandsinternen Ressourcen strapaziert. Andere Kernaufgaben kommen dann zu kurz. Wenn die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Geschäftsstelle neben ihren Hauptaufgaben auch noch professionelle Veranstaltungen organisieren sollen, wird ihre Motivation auf eine harte Probe gestellt. Oft sinkt dann nicht nur die inhaltliche Qualität der Angebote. Die Bewerbung der Veranstaltungen kommt zu kurz, die Akquisition von Partnern und Sponsoren leidet und die Teilnehmerzahlen sinken. Mit der Folge, dass Verbandsveranstaltungen oft zu lästigen Terminen verkommen, statt Highlights zu sein, die einen Mehrwert bieten. Spätestens jetzt ist die Zeit gekommen, wo Verbände sich fragen: „Make or buy?“ Oft bauen sie dann eigene Veranstaltungsabteilungen auf oder gründen Servicegesellschaften. Oder sie begeben sich auf die Suche nach einer passenden Agentur, die entweder einzelne Module oder aber die gesamte Leistungskette der Veranstaltungsplanung und -umsetzung bedient. Um Enttäuschungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, die gegenseitigen Erwartungen von Verband und Agentur rechtzeitig vor Auftragserteilung sorgfältig abzustimmen.

WAS WOLLEN WIR, WAS BIETET DIE AGENTUR? Verbände erwarten viel von Agenturen, denen sie ihre Veranstaltungen anvertrauen. Manchmal zu viel. Der Dienstleister und sein Team sollen die Geschäftsstelle entlasten, sie sollen Qualität und Niveau der Veranstaltung heben, Teilnehmerzahlen, Sponsorings und Umsatz steigern, Zeit sparen sowie Image und Wahrnehmung des Verbandes und seiner Veranstaltungen auf Hochglanz polieren. Tatsache ist: Gute Veranstaltungen brauchen eine detaillierte Abstimmung. Es lohnt sich, diese Zeit einzuplanen. Die Erwartungshaltung einiger Verbände ist: „Wir beauftragen eine Agentur für unseren Kongress – damit sind wir aus dem Schneider.“ Doch dieser Idealzustand lässt sich kaum von

heute auf morgen erreichen. Ein guter Anfang ist gemacht, wenn sich beide Partner gleich zu Beginn der Zusammenarbeit ausreichend Zeit für einen intensiven Austausch nehmen. Die Agentur kann nur dann den Qualitätsanspruch des Verbandes erfüllen – und übertreffen –, wenn sie genauestens informiert ist, die Vorstellungen des Vorstands und die Standards des Verbandes kennt und sich schnell mit den „Dos and Don’ts“ im Umgang mit der Mitgliedschaft vertraut machen kann. Aber auch Agenturen haben Erwartungen. Eine Agentur wird nur dann eine erstklassige Performance liefern können, wenn sich ihr Verbandskunde auf eine echte Partnerschaft einlässt. Dazu gehört eine von gegenseitigem Respekt getragene offene und ehrliche Kommunikation, insbesondere in Krisenzeiten. Das bedeutet, dass sich Vorstand und Geschäftsstelle konsequent an getroffene Vereinbarungen halten, den vereinbarten Gestaltungsfreiraum zulassen, sich von der Agentur beraten lassen und sich bei Kritik von außen oder aus der Mitgliedschaft nötigenfalls schützend vor die Agentur stellen.

RHYTHM IS IT! Zu einer guten Partnerschaft gehört aus Agentur-Sicht ein gemeinsamer Rhythmus. Manche Agenturen agieren wie Rennboote, manche Verbände eher wie schwere Tanker. Agenturen brauchen schnelle Entscheidungen. Sie sind dazu da, effizient zu arbeiten und Projekte konzentriert voranzutreiben. Verbandsvorstände – zumal ehrenamtliche – benötigen Zeit für interne Abstimmung und Entscheidungen. Sie sind gehalten, Kontakte zu pflegen, Interessen und Meinungen der Mitgliedschaft zu erfahren und bei ihren Entscheidungen zu berücksichtigen. Diese unterschiedlichen „Beats“ gilt es zu synchronisieren. In dieser Hinsicht haben sich gut vorbereitete, regelmäßige Treffen bewährt, bei denen die dringendsten Entscheidungen konzentriert abgearbeitet werden.

WO HAPERT’S? – PROBLEME UND FRAGEN Schnittstellen Häufig sind die kommunikativen Schnittstellen ungeklärt. Wer ist auf Verbands- und Agenturseite der richtige Ansprechpartner? Wer ist verantwortlich und wofür? Wer ist beim Verband Tagung – Kongresszentren und Messen 169


für Freigaben zuständig, darf Nachbesserungen beauftragen, Sonderwünsche äußern? Nichts ist kontraproduktiver, als wenn Verbandsvorstände oder Mitarbeiter der Geschäftsstelle gegensätzliche Meinungen oder Entscheidungen in die Agentur tragen und dort für Verwirrung sorgen. Um Zuständigkeiten und kommunikative Zusammenarbeit von vornherein zu klären, sollte daher möglichst bald nach Beauftragung der Agentur ein ausführliches Kick-off-Meeting mit allen Verantwortlichen durchgeführt werden. Neben den Zuständigkeiten werden die Projektplanung und erkennbare Engpässe frühzeitig geklärt.

Veranstaltungsmedien ein entscheidender Erfolgsfaktor. Gibt es einen Programmbeirat oder Tagungspräsidenten? Sollen offiziell nominierte oder informelle Berater und Kompetenzträger des Verbandes bei der inhaltlichen und medialen Ausgestaltung der Veranstaltung mitreden? Vieles hängt hier von der Fähigkeit der Geschäftsstelle ab, etwa ehrenamtliche Vorstände in die Entscheidungsprozesse einzubinden. Zu viele „Schleifen“ für die inhaltliche Abstimmung können leicht zu projektgefährdenden Terminkonflikten führen.

Finanzielles Inhalte Wer trägt die inhaltliche Verantwortung für die Veranstaltung, Verband oder Agentur? Oft ist dies nicht eindeutig geregelt. Dabei ist Klarheit bei Dramaturgie, Inszenierung, Struktur, Programm und Referenten der Tagung sowie 170 Tagung – Kongresszentren und Messen

Verbände sollen die Interessen ihrer Mitglieder durchsetzen. Sie arbeiten nicht gewinnorientiert, freuen sich aber auch über Kongresseinnahmen. Anders Agenturen: Um im freien Wettbewerb bestehen zu können, müssen sie Überschüsse erwirtschaften. Aus diesem Gegensatz zwischen


WIE GEHT’S KONKRET? – PRAXISTIPPS FÜR DIE ZUSAMMENARBEIT • Fakten schaffen: vereinbarte Entscheidungen sofort umsetzen und den Partner informiert halten. Das sorgt für Vertrauen in die Leistungsfähigkeit, zeigt den Fortgang des Projekts und sorgt dafür, dass der Zeit- und Maßnahmenplan im Takt bleibt. • Transparenz: Regelmäßige, in den heißen Phasen der Veranstaltungsvorbereitung z. B. wöchentliche persönliche Gespräche oder Telefonkonferenzen beugen Missverständnissen vor. Die Ergebnisse der Besprechungen werden protokolliert und allen Beteiligten kurzfristig zur Verfügung gestellt. Zusätzlich liefert die Agentur regelmäßig schriftliche Statusberichte über den Projekt-Fortgang. • Probleme sofort klären: „Wir müssen reden!“ sollte ein wichtiges Prinzip in der Beziehung zwischen Verband und Agentur sein – nicht erst, wenn Unstimmigkeiten und Reibungen aufkommen. Im direkten persönlichen Gespräch erweisen sich schon viele vermutete „Elefanten“ als harmlose „Mücken“. • Risiken verteilen, Belohnungen vereinbaren: Wer Ziele erreicht, wird belohnt. Das gilt für beide Seiten. Wird die Agentur mit in das wirtschaftliche Risiko genommen, muss sie dafür belohnt werden. Lässt der Verband seine Kontakte spielen und wirbt zahlende Sponsoren an, erhält er eine angemessene Provision. • Mindestvergütung festlegen: Viele Verbände verfügen nicht über das Budget, bei Projektstart gleich feste Agenturhonorare zu vereinbaren. Sie machen die Vergütung von Umsatz oder Ertrag der Veranstaltung abhängig. Eine Risikobeteiligung der Agentur sollte aber mit einer vorher festgelegten Mindestvergütung und einer erfolgsabhängigen Komponente einhergehen. Insbesondere bei eingeführten Veranstaltungen, deren Organisation in die Hände einer Agentur gelegt wird, lassen sich die Umsatz- und Ertragserwartungen gut planen. Das erleichtert die Vergütungsregelung. Risikoreicher sind Neuprojekte. Hier sollten Umsätze und Erträge daher betont nüchtern und konservativ geplant werden. In jedem Fall werden stets Budgetpuffer für Unvorhergesehenes eingestellt. • Zeitbudgets im Verband: Egal wie zuverlässig und erfahren die Agentur ist – Verband und Geschäftsstelle sollten von Anfang an Zeit für Auftragsklärung, laufende Kommunikation und regelmäßige Treffen einplanen. Nur mit der unbedingten Unterstützung des Verbandes wird die Agentur einen optimalen Job machen können.

ACHTUNG! WAS KANN, MUSS ABER NICHT SCHIEFGEHEN? Schwierig wird es, wenn Dritte ins Spiel kommen. Vereinbart der Verband z. B. mit seinen Sponsoren Leistungen, die im Rahmen der Veranstaltung zu erbringen sind, dann berührt das direkt die Interessen der Agentur. Denn sie kann diese Leistungen nun nicht mehr an weitere Sponsoren verkaufen und muss auf fest eingeplante Einnahmen verzichten. Entweder sollten diese Leistungen – wie mit allen anderen Sponsoren auch – grundsätzlich nur direkt zwischen Verbandssponsor und Agentur vereinbart und abgerechnet werden. Oder der Verband kompensiert die Agentur dafür. Auch die „Hotelzimmerfrage“ kann zu einem Zankapfel zwischen Verbänden, Agenturen und Hotels werden. Dann nämlich, wenn die Agentur beim Kongresshotel Zimmerkontingente zu einem festen Preis abnehmen muss, das Hotel weitere Zimmer aber – z. B. über Anbieter wie hrs. de – zu wesentlich günstigeren „Special“-Preisen auf den Markt wirft. Bei den Kongressteilnehmern entsteht dann leicht der Verdacht, dass die Agentur überzogene Preise nimmt – ein Verdacht, der dem Image von Kongress und Verband schaden kann. Für die Agentur hingegen kann es existenzgefährdend sein, wenn sie auf unvermietet gebliebenen Zimmern sitzen bleibt.

Tagung – Kongresszentren und Messen 171


Verband und Agentur entstehen Konflikte – sofern nicht alle Fragen der finanziellen Verantwortung, Gewinn- und Kostenverteilung von Anfang an vertraglich geregelt werden. Falls die Agentur das finanzielle Risiko trägt und der Verband über eine pauschale Lizenzgebühr oder prozentual festgelegte Umsatzbeteiligung honoriert wird, kann ein Interessenkonflikt hinsichtlich Qualität und Wirtschaftlichkeit der Veranstaltung entstehen. Möglicherweise stellt der Verband dann teure Forderungen, die aus Sicht der Agentur den wirtschaftlichen Erfolg der Veranstaltung gefährden. Oder die Agentur gerät unter den Verdacht, die Veranstaltung aus eigenem Gewinninteresse „kaputtzusparen“. Die von beiden Vertragspartnern angestrebte Win-win-Situation wird so einer harten Probe ausgesetzt. Das kann vermieden werden, indem z. B. beide Partner am Gewinn beteiligt werden. Oder indem von Anfang an ein ausführliches und klares Budget geplant und be172 Tagung – Kongresszentren und Messen

auftragt wird, in dem alle vorgesehenen Leistungen bis ins Kleinste bepreist sind. Falls Zusatzleistungen benötigt werden, erstellt die Agentur transparente Nachtragsangebote mit den zuvor vereinbarten Honorarsätzen und eindeutigen Nachweisen über Fremdkosten. Werden die Umsatzerwartungen verfehlt, so können die Partner gemeinsam überlegen, an welchen Stellen sinnvoll gekürzt wird.

BESSER GEMEINSAM – TOOLS FÜR ERFOLGREICHE VERANSTALTUNGEN Schnittstellen klären: Im Verband und bei der Agentur gibt es eindeutige Ansprechpartner. Sie haben die Befugnis, zu allen Entscheidungen kurzfristig und verbindlich Stellung zu beziehen. Unerlässlich sind verbindliche Freigaberegelungen und -fristen. Zum Beispiel nach dem Muster: „Wenn innerhalb von sieben Tagen kein Feedback erfolgt, gilt der Vorschlag als angenommen.“


re wenn Umsatz- oder Überschussbeteiligungen vereinbart sind, muss der Vertrag eindeutig regeln, wie diese zu berechnen sind. Es empfiehlt sich, eine Dokumentationspflicht der Agentur hinsichtlich des Budget-Controllings zu vereinbaren und das aktualisierte Budget in regelmäßigen Abständen durchzusprechen.

„KAFFEE MUSS FLIESSEN“ So banal es ist – nichts sorgt so schnell für Unmut auf Tagungen wie ein zu knapp gehaltenes Catering. Programm und Rahmen der Veranstaltung können noch so gut sein – kommt das leibliche Wohl zu kurz, ist das Gezeter groß. Zu Recht, denn die menschliche Bedürfnispyramide fußt nun mal auf körperlichen Ansprüchen. Da das Catering einen großen Teil des Kostenblocks ausmacht, wird hier gern zuerst gespart. Und hier sollten sich Verband und Agentur unbedingt einig sein: Lässt das Budget kein Fünf-Sterne-Menü zu, ist das nicht weiter dramatisch: Lieber einen Gang weniger als zu wenig Kaffee!

FAZIT

Verantwortungsbereiche präzisieren: Wer ist zuständig, und wo wird die Zuarbeit des Verbandes benötigt? Jedes Aufgabenfeld wird detailliert beschrieben und als Anlage in den Projektvertrag aufgenommen werden: von der Konzeption bis zur abschließenden Evaluation. Meilensteine planen: Neben Projektstart- und Enddatum enthält der Meilensteinplan weitere wichtige Ereignisse – in angemessenen Zeitabständen. Dies erlaubt eindeutige Aussagen darüber, wer bis wann welche Aufgaben mit welcher Priorität erledigt. Falls nicht geliefert wird, können die Verantwortlichen bei Agentur oder Verband sanktioniert werden. Finanzen regeln: Wie wird abgerechnet? Komponenten wie Pauschal- oder Mindesthonorare, Umsatz- oder Gewinnbeteiligungen, Lizenzgebühren und deren Abrechnungsmodalitäten, Fakturierung und Zahlungsziele sind so spezifisch wie möglich auszuformulieren. Insbesonde-

Gute Veranstaltungen sind wie Kunstwerke, die Menschen inspirieren und bewegen. Wenn Verband und Agentur sich den nötigen gegenseitigen Respekt erweisen und eine Partnerschaft auf Augenhöhe begründen, können sie diese Kunstwerke gemeinsam erschaffen.

Besser tagen: Wie Verbände und Kongressagenturen erfolgreich zusammenarbeiten Autor: Katrin Taepke, Oliver Panne Erschienen im Verbändereport 02/2013

Tagung – Kongresszentren und Messen 173


TAGUNGSHÄUSER DES ERZBISTUMS KÖLN

OASE DER STILLE IM HERZEN VON KÖLN

MIT WEITBLICK ÜBER KÖLN

Fünf Gehminuten vom Kölner Dom und Hauptbahnhof entfernt liegt das Maternushaus. Die zentrale Lage und ruhige Atmosphäre machen es zum idealen Ort für Tagungen und Kongresse. Die Ausstattung überzeugt durch stilvolle Möblierung und neueste Präsentationstechnik, vom Moderationskoffer bis hin zur Simultandolmetscheranlage. Die Qualität des Maternushauses entspricht den Anforderungen an ein modernes Tagungszentrum. Einladend und freundlich empfängt das Maternushaus Sie mit terrassierten und begrünten Stockwerken und lichten Fensterfronten. Tagungsräume, die um Innenhöfe mit Brunnen und Gärten angelegt sind, wechseln sich mit lichtdurchfluteten Pausenzonen ab. Von üblichen Tagungshotels unterscheidet es sich durch die kreative und ruhige Atmosphäre im Herzen von Köln.

Das Kardinal Schulte Haus ist ein modernes leistungsstarkes Tagungszentrum des Erzbistums Köln mit elegantem Ambiente. Eingebettet in einem 10 ha großen parkähnlichen Außengelände liegt das Hotel auf einer Anhöhe, von wo aus man einen herrlichen Panoramablick über die Stadt Köln hat. Nach Beendigung der umfangreichen Renovierungsarbeiten im Oktober 2015 verfügt das Hotel jetzt über 158 neu gestaltete Zimmer für maximalen Wohnkomfort, in denen Sie Ruhe und Entspannung finden, um gestärkt in den neuen Tag zu gehen. Die 24 Tagungsräume verfügen über Tageslicht und modernste Konferenztechnik. Das Kardinal Schulte Haus bietet kostenfreies Wlan für alle Gäste an.

63 Zimmer

158 Zimmer

EZ 105 ¤, DZ 145 ¤

EZ 89 ¤, DZ 111 ¤

13 Räume von 20 qm bis 480 qm

24 Räume von 20 qm bis 286 qm

ab 38 ¤ Tagungspauschale 17 km

0,5 km

ab 49 ¤ Tagungspauschale 2 km

15 km

2 km

1 km

Kardinal-Frings-Straße 1-3 • 50668 Köln

Overather Straße 51-53 • 51429 Bergisch Gladbach

(0221) 16 31 0

(02204) 40 85 73

Herr Marcone

Herr Waldhausen/Herr Cihak

info@maternushaus.de

reserv@k-s-h.de

www.maternushaus.de

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174 Tagungs- & Eventlocation – Advertorial


TAGUNGS- UND FORTBILDUNGSZENTRUM, ORT DES DIALOGS Mit Blick auf Bad Honnef, dem „Rheinischen Nizza“, nur wenige Gehminuten vom Ortszentrum und von der Insel Grafenwerth entfernt, liegt das innovative Katholisch-Soziale Institut idyllisch zwischen Rhein und Siebengebirge. Mit ihrer gelungenen Kombination aus Alt- und Neubau verkörpert die Architektur eindrucksvoll Aufbruch und Fortschritt: ein moderner und lichter Gebäudekomplex, mit viel Raum für Konferenzen, Tagungen und Seminare. Ob Großveranstaltung oder kleiner Rahmen, ob Sie einen Laserpointer benötigen oder ein komplett ausgestattetes Aufnahmestudio – im KSI finden Sie neueste Tagungstechnik für Ihre Veranstaltung.

TAGEN IN ERHOLSAMER ATMOSPHÄRE Abseits des Trubels der Großstadt, dabei gerade einmal 30 Autominuten von Köln oder Düsseldorf entfernt, finden Sie das ehemalige Jagdschloss der Familie Haniel im Bergischen Land. Das Haus hat sich seinen romantischen Charme und sein stilvoll exklusives Ambiente erhalten, ohne Komfort und technische Ausstattung zu vernachlässigen. Es liegt oberhalb eines Wiesenhanges inmitten der Bergischen Region. Von der großzügigen Südterrasse aus genießen Sie einen herrlichen Blick in die hügelige Landschaft. Wer oberhalb des Hauses im Wald genau hinschaut, entdeckt in den alten Bäumen einen Hochseilgarten. Darin können sich Ihre Tagungsteilnehmer auf Wunsch und unter Anleitung geschulter Trainer als Team beweisen.

115 Zimmer

87 Zimmer

EZ 90 ¤, DZ 110 ¤

EZ 90 ¤, DZ 110 ¤

14 Räume von 20 qm bis 230 qm

16 Räume von 20 qm bis 160 qm

ab 65 ¤ Tagungspauschale 33 km

2 km

ab 65 ¤ Tagungspauschale 2 km

41 km

12 km

Selhofer Straße 11 • 53604 Bad Honnef

In der Aue 1 • 42929 Wermelskirchen

(02224) 95 50

(02193) 50 50

Frau Bratschke

Herr Odenthal

info@ksi.de

info@tagungen-aue.de

www.ksi.de

www.tagungen-aue.de

10 km

Tagungs- & Eventlocation – Advertorial 175


NÜRBURGRING Tagungen an der Wiege der Legenden

S

ie gilt als Mutter aller Rennstrecken, vor allem die weltberühmte Nordschleife, die „Grüne Hölle“ inmitten der herrlichen Eifel-Wälder. Doch der Nürburgring ist mehr als eine Rennstrecke. Er ist wachsender Tagungsund Messe-Standort und beeindruckende Eventlocation für Firmenveranstaltungen in unterschiedlichsten Größenordnungen und verschiedenster Anlässe. Einfach der perfekte Ort für ein erfolgreiches Event, das haften bleibt. Wie Gummi auf Asphalt. Der Nürburgring ist Mythos, ist legendär. Rudolph Caracciola, Juan Manuel Fangio, Michael Schumacher, Sebastian Vettel – große Namen aus unterschiedlichen Epochen des Motorsports, die mit ihren Erfolgen auf dem Nürburgring Geschichte schrieben. Bis 1927 reicht die Historie zurück, als die „Erste Deutsche Gebirgs-Renn- und Prüfungsstraße für Kraftfahrzeuge“ eröffnet wurde.

176 Tagungs- & Eventlocation – Advertorial

DER MYTHOS LEBT Ob auf der einzigartigen 20 Kilometer langen Nordschleife, die Jackie Stewart einst „Grüne Hölle“ taufte“, oder auf dem modernen Grand-PrixKurs, der 1984 eröffnet wurde, auf dem Nürburgring glüht förmlich der Asphalt. Spektakuläre Le-Mans-Prototypen, die Tourenwagen der DTM, Oldtimer, Trucks, Motorräder – das Spektrum der Fahrzeuge ist riesig, mit dem Profis und Amateure auf dem „Ring“ um Sieg und Sekunden, Punkte und Pokale kämpfen. Auch zu Fuß und mit dem Rad erobern alljährlich über 10.000 Athleten den Nürburgring bei der Veranstaltung „Rad & Run“. Die einzigartige Berg- und Talbahn ist eine echte Herausforderung für Mensch und Material. „Jeder lobt was Nürburgring erprobt“ – so ein Slogan der Automobil-Industrie, die aus Europa, Amerika und Asien kommend sich in der Eifel versammelt, um ihre Produkte auf Herz und Nieren zu testen.


EVENTLOCATIONS IN DER POLEPOSITION Mitten in der „Grünen Hölle“ erwarten Firmenkunden die flexiblen und auf alle individuellen Wünsche zugeschnittenen Locations voller Rennsportatmosphäre. Den direkten Blick auf die Rennstrecke ermöglichen die sieben TÜV Rheinland business°lounges sowie die vier Konferenzräume im Business-Center für kleinere bis mittlere Tagungen, Platz für bis zu 5.000 Personen bieten das Bitburger Event-Center und die ring°arena. Eine 45 mal acht Meter große LED-Videowand gibt dem ring°boulevard als Tagungs- und Messe-Location eine besondere Note. Eifeldorf und Eifel Stadl bieten zusätzliche Optionen für Gastronomie und Unterhaltung. Das Lindner Congress & Motorsport Hotel Nürburgring, das zusammen mit dem Hotel Eifeldorf und dem Ferienpark über insgesamt 529 Zimmer und über 1.000 Betten verfügt, ist nicht nur ein beliebter Treffpunkt der Rennfahrer und Motorsport-Promis. In den fünf Tagungsräumen des Vier-SterneSuperior-Hotels wurden bereits wichtige Entscheidungen nicht nur für den Automobilsport getroffen.

EVENTLOCATIONS: • • • • • •

BITBURGER Event-Center (1.800 qm, max. Kapazität: 1.400) Business-Center (217 qm, max. Kapazität: 154) Lindner Congress & Motorsport Hotel (210 qm, max. Kapazität: 180) ring°boulevard (4.200 qm, max. Kapazität: 3.800) ring°arena (1.950 qm, max. Kapazität: 5.000) TÜV Rheinland business°lounges (1.750 qm, max. Kapazität: 450)

Tagungspauschale: Hotels:

ab 89,- ¤ pro Person fast 1.000 Betten direkt am Nürburgring

AUF DIE PLÄTZE – FERTIG – VOLLGASTAGUNG! Es ist die Verknüpfung von vielfältigen Veranstaltungsfl ächen und von außergewöhnlichen Attraktionen und Locations mit faszinierendem Flair, die dem Nürburgring ein herausragendes Leistungsmerkmal beschert. Business-Events unterschiedlicher Art lassen sich hervorragend kombinieren mit einzigartigen Erlebnissen auf und neben der Rennstrecke. Ob Kopilot-Fahrt, Offroad-Experience oder Formeltraining – atemberaubende Fahrerlebnisse und unzählige weitere Möglichkeiten runden am Nürburgring jede Konferenz spektakulär ab. Näher, als man denkt: Der Nürburgring liegt nur eine knappe Autostunde entfernt von Köln und zentral in Europa – in der landschaftlich schönen

Eifel. Eine kontrastreiche Mischung und weltweit einzigartige Kombination. Die Nürburgring-Event-Spezialisten beraten Sie gerne von der Planung bis zur erfolgreichen Durchführung Ihres Events!

capricorn NÜRBURGRING GmbH Otto-Flimm-Straße 53520 Nürburg/Eifel Telefon:

(02691) 302-9666

business@nuerburgring.de www.nuerburgring.de/business

Tagungs- & Eventlocation – Advertorial 177


© Volker Zimmermann

FÜR STARKE AUFTRITTE

Kultur Räume Gütersloh Stadthalle & Theater Friedrichstraße 10 33330 Gütersloh Telefon: (05241) 8 64-0 www.kulturraeume-gt.de

VON DER PLANUNG BIS ZUR DURCHFÜHRUNG BIETEN DIE KULTUR RÄUME GÜTERSLOH MASSGESCHNEIDERTE LÖSUNGEN AUS EINER HAND.

© Volker Zimmermann

© Artur Images/Klaus Frahm

Die Kultur Räume Gütersloh stehen für den Zusammenschluss von Stadthalle und dem direkt angrenzenden Theater unter einer starken Marke. Zusammen bieten sie vielfältige, flexible und individuelle Veranstaltungskonzepte für Tagungen, Events, Messen und Kongresse jeglicher Art. Modernste Präsentationstechniken sowie ein erfahrenes und kreativ denkendes Team machen aus Ideen erfolgreiche Veranstaltungen. Direkt an der attraktiven Einkaufs- und Fußgängerzone gelegen, bilden die Kultur Räume Gütersloh das kulturelle Zentrum der Stadt mit optimaler Anbindung an die nahe liegenden Hotels. Die A 2, die ICE-Strecke Berlin–Köln sowie der Flughafen Paderborn-Lippstadt runden Gütersloh als Veranstaltungsort mit einer optimalen Infrastruktur ab.

STADTHALLE GÜTERSLOH VIELFALT ERLEBEN

THEATER GÜTERSLOH NEUES ERLENEN

Die Stadthalle Gütersloh bietet als Messe-, Event- und Kulturstätte ideale Voraussetzungen für jeden Anlass. Sie ist eine der Topadressen in Ostwestfalen-Lippe. Ob Großer Saal mit einer Kapazität von bis zu 1006 Personen, Kleiner Saal, Foyerflächen oder Konferenzräume – die Stadthalle überzeugt durch ein differenziertes Raumangebot mit vielfältigsten Nutzungsmöglichkeiten. Individuelle Kombinationen der Räume ermöglichen immer wieder neue Veranstaltungskonzepte für unvergessliche Erlebnisse. Kulinarische Höhepunkte setzt dabei das renommierte Unternehmen Gastico Catering, individuell auf die jeweilige Veranstaltung zugeschnitten.

Das im Jahr 2010 eröffnete Theater Gütersloh begeistert nicht nur durch sein breit gefächertes kulturelles Angebot, sondern ist eine ausgefallene und vielseitige Location. Die Theaterbühne bietet ein attraktives Ambiente für Bankette bis zu 430 Personen, die Studiobühne mit rund 200 Quadratmetern kann als Seminarraum genutzt werden. Von der Skylobby in 24 Metern Höhe hat man einen atemberaubenden Blick über die Stadt und Platz für bis zu 200 Personen. Die technische und räumliche Infrastruktur ermöglicht individuelle Konzepte, entspricht höchsten Ansprüchen und macht jede Veranstaltung zu einem unvergesslichen Ereignis. Kulinarisch abgerundet durch die hervorragende Küche des bekannten Unternehmens Gourmet & Service Versmold.

178 Tagungs- & Eventlocation – Advertorial


Zwei Locations für Ihre Veranstaltung Direkt am Ku’damm & am Kanzleramt

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„Eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe ist für die Deutsche Schmerzgesellschaft von entscheidender Bedeutung.“ Thomas Isenberg, Geschäftsführer Deutsche Schmerzgesellschaft e.V.

„Das bietet uns die Chance, unser Know-how und unsere Serviceleistungen optimal auszuspielen.“ Bastian Fiedler, Prokurist m:con – mannheim:congress GmbH

IHR PARTNER FÜR KONGRESSE UND TAGUNGEN

DIE BESTEN VERANSTALTUNGEN ENTSTEHEN IM DIALOG. LASSEN SIE UNS DARÜBER SPRECHEN. Die Kongress- und Eventagentur m:con – mannheim:congress GmbH stellt im direkten Gespräch mit ihrem Kunden Thomas Isenberg (Geschäftsführer der Deutschen Schmerzgesellschaft e.V.) dar, wie Sie von einer Zusammenarbeit mit der Agentur profitieren können. Die Kooperationsvereinbarung zwischen der Deutschen Schmerzgesellschaft und der m:con wurde um fünf Jahre verlängert. Ist das nicht ungewöhnlich in einer so schnelllebigen Branche? T. Isenberg: Das mag sein. Aber mit Blick auf die vielschichtige Aufgabenstellung war es sinnvoll, unser Miteinander auf eine langfristige Basis zu stellen. Wir haben uns mehr vorgenommen, als „nur“ die Attraktivität des Deutschen Schmerzkongresses weiter zu steigern. Ganz konkret stehen für die Zukunft der Deutschen Schmerzgesellschaft mehrere strategische Weichenstellungen an. Dazu brauchen wir keine Erfüllungsgehilfen, die sich ausschließlich auf die Organisation von Veranstaltungen fokussieren. Dazu brauchen wir Partner, die wirklich verstehen, wo wir hinwollen, und sowohl fachlich fundiert als auch kreativ mitdenken können. 180 Tagungs- & Eventlocation – Advertorial

B. Fiedler: Wir als Agentur könnten uns wiederum kaum eine bessere Vorgabe vorstellen, um unsere Stärken optimal auszuspielen. Natürlich gibt es die Facetten unseres Leistungsspektrums auch à la carte: Wenn jemand nur das CC Rosengarten Mannheim als Location buchen will – sehr gern. Wir übernehmen aber auch die komplette Organisation von Kongressen und Events deutschland- und europaweit. Dass in der Partnerschaft mit der Deutschen Schmerzgesellschaft alles zusammen gefragt ist, freut uns sehr. Insbesondere weil dabei ein Schwerpunkt auf unserer Beratungskompetenz liegt – einem Bereich, in den wir stark investiert haben. Hier gelangen Sie zum vollständigen Dialog: www.mcon-mannheim.de/imdialog

m:con – mannheim:congress GmbH Rosengartenplatz 2 68161 Mannheim www.mcon-mannheim.de


HOTEL SCHLOSS MONTABAUR SPEZIALIST FÜR TAGUNGEN UND EVENTS ƒ Ob für Tagungen, Seminare, Meetings oder Events: Das außergewöhnliche Veranstaltungszentrum mit Glaskuppel bietet auf 550 qm und zwei Ebenen passende Räumlichkeiten für bis zu 350 Personen in erstklassiger moderner Architektur ƒ Spezialisiert auf Tagungen und Events verfügen wir über 56 moderne Tagungsräume ƒ Die Location macht den Unterschied: besondere Veranstaltungsräume wie der historische Rittersaal oder die Schlossterrasse mit schönem Ausblick ƒ Exklusiver Business-Spa mit großem Schwimmbad, Saunen und Fitness-Bereich ƒ Ideale Verkehrsanbindung dank ICE-Bahnhof und A3-Abfahrt Hotel Schloss Montabaur | Tel: 02602 14-266 | verkauf@hotel-schloss-montabaur.de www.hotelschlossmontabaur.de/tagen


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Tagung – Tagungs- und Eventlocations

OSTRAPARK DRESDEN – NEUES ZENTRUM FÜR EVENTKULTUR

Messering 8E • 01067 Dresden (0351) 42 75 01 70 Jörg Ullrich, Arne Heydtmann info@ostrapark.de www.ostrapark.de

DRESDENS NEUESTE EVENTLOCATION FÜR KONGRESSE UND TAGUNGEN Der Ostrapark überzeugt mit seiner Größe, Flexibilität, idealen Lage im Zentrum der Landeshauptstadt und Gesamtkonzeption. Auf rund 40.000 qm lassen sich Events, Tagungen, Ausstellungen, kongressbegleitende Abendveranstaltungen und Produktpräsentationen eindrucksvoll realisieren. Der Ostrapark umfasst insgesamt acht Veranstaltungsbereiche, die wie Module einzeln gewählt oder in ihrer Gesamtheit bespielt werden können. Die Verschmelzung von In- und Outdoorflächen schafft einen großen Raum für außergewöhnliche und individuelle Konzepte. Bis zu 6.000 Gäste können im Ostrapark tagen und feiern, verbunden mit ausgezeichneter Logistik, modernster Technik und perfekter Anbindung zur Innenstadt. Möblierung nach Wunsch, Tageslicht, Workshop-Räume, Multifunktionsfläche für individuelle Nutzung, direkte Verbindung von In- und Outdoor Sämtliche Licht- und Tontechnik nach Wunsch zu mieten, im See beleuchtete Fontäne und integrierte Seebühne, flexibles Trennwandsystem Komplett barrierefrei 12 km

3 km

5 km

1.000 Parkplätze am Haus Messe und Events, Bankette, Kongresse, Tagungen, Automobilpräsentation, Shows

SÄCHSISCHE DAMPFSCHIFFAHRTS-GMBH & CO. CONTI ELBSCHIFFAHRTS KG, ELBEZEIT GMBH

Georg-Treu-Platz 3 • 01067 Dresden (0351) 8 66 09-0 Frau Novotny

Willkommen an Bord der ältesten und größten Raddampferflotte der Welt! Zur Flotte gehören neun historische Raddampfer, gebaut zwischen 1879 und 1929, sowie zwei moderne Salonschiffe und zwei kleinere Motorschiffe. Seit 1910 liegen die Schiffe am Terrassenufer und prägen das typische Stadtbild Dresdens mit. Aber auch elbauf- und -abwärts sind die Schiffe nicht mehr wegzudenken. Sowohl in der Sächsischen Schweiz als auch im Elbland sind sie touristische Highlights. Für die exklusive Bewirtung der Gäste an Bord aller Schiffe steht die Tochtergesellschaft ElbeZeit GmbH zur Verfügung. Zauberhafte Locations mit einem „360°Service … das Rundumpaket für ihre Veranstaltung“ so beispielsweise am Flughafen Dresden, dem Dresdner Zoo oder auch auf der Werft Dresden Laubegast können geboten werden.

vertrieb@sdsgruppe.de www.saechsische-dampfschiffahrt.de Planung und Durchführung exklusiver Events in repräsentativem Ambiente Organisation von Tagungsequipment über Eventmöbel bis hin zur Beschallung und Beleuchtung Barrierefreiheit (eingeschränkt auf den Salonschiffen) Verkehrsgünstige Lage d! Alles an Bor

Flexible Angebotsgestaltung aufgrund großer Locationszahl, Begleitprogramme im Rahmen von Tagungen/Kongressen/Meetings/Incentives und Events


Tagung – Tagungs- und Eventlocations

BAR JEDER VERNUNFT IHRE EXKLUSIVVERANSTALTUNG IM GLITZERNDEN SPIEGELZELT Die BAR JEDER VERNUNFT: glänzender Festsaal im historischen Spiegelzelt mit über 1000 Kristallspiegeln unweit des Kurfürstendamms. Mit elegant und liebevoll gedeckten Tischen in der Manege oder in den Logen können Sie zu verschiedenen Anlässen einladen. Neben den Veranstaltungsräumen können Sie ebenso das offene Foyer und den gemütlichen Sommergarten für den Empfang Ihrer Gäste nutzen. Von der Pressekonferenz mit Stehempfang bis zum Galadinner mit Showprogramm – diese Location eignet sich für fast jede Art von Veranstaltung. Wir bieten Raum, Ideen und organisatorisches Know-how. Das technische Equipment ist auf die neuesten Anforderungen eingerichtet und lässt keine Wünsche offen. Die besondere Mischung aus schmackhafter sowie frischer Küche und anspruchsvoller künstlerischer Unterhaltung in einem außergewöhnlichen Ambiente lässt jede Veranstaltung zum unvergesslichen Ereignis werden.

Schaperstraße 24 • 10719 Berlin (030) 3 90 66 56 Tom Ernst t.ernst@tipi-am-kanzleramt.de www.bar-jeder-vernunft.de

Bankett (80 bis 200 Personen), Stehempfang (100 bis 300 Personen) Bühne und professionelle Licht- und Tontechnik sind vorhanden Barrierefrei 10 km

5 km

1 km

100 Parkplätze vorhanden Historischer Spiegelpalast

TIPI AM KANZLERAMT IHRE EXKLUSIVVERANSTALTUNG IM REGIERUNGSVIERTEL Das TIPI AM KANZLERAMT: großzügig-elegantes Theaterzelt mit vielen einzeln nutzbaren Räumen sowie Sommerterrasse mit direktem Blick auf das Kanzleramt. Wir bieten Ihnen Raum, Ideen, Künstler und organisatorische Kompetenz. Das eindrucksvolle Hauptzelt mit fest installierter Bühne sowie das großzügige Foyer und die Freifläche vor dem Tipi laden für Empfänge jeder Art ein. Von der Tagung bis zum Galadinner, vom Showcase bis zur Preisverleihung bieten wir Platz für alles Denk- und Undenkbare und das Beste daran: Come as you are – alles andere übernehmen wir und buchen Sie bei uns. Seien Sie unser Gast oder werden Sie im TIPI AM KANZLERAMT selbst zum Gastgeber. Das festliche Zelt steht für Ihre Exklusivveranstaltungen zur Verfügung und ist für große und kleinere Gesellschaften gleichermaßen attraktiv. Bankett (150 bis 500 Personen), Stehempfang (150 bis 800 Personen), flexible Bestuhlung Bühne und professionelle Licht- und Tontechnik sind vorhanden Barrierefrei 6 km bis Tegel

1 km bis HBF

6 km

100 Parkplätze Direkt neben dem Bundeskanzleramt im Regierungsviertel

Große Queralle • 10557 Berlin (030) 3 90 66 56 Tom Ernst t.ernst@tipi-am-kanzleramt.de www.tipi-am-kanzleramt.de

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Tagung – Tagungs- und Eventlocations

SIRIUS FACILITIES GMBH RAUM FÜR IHRE VERANSTALTUNG: 20 KONFERENZZENTREN DEUTSCHLANDWEIT MIT 85 RÄUMEN. Sie suchen Räumlichkeiten, die sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen und zudem einen exzellenten Service bieten? Egal, ob Konferenzen, Mitarbeiterschulungen, Seminare oder fachliche Tagungen, wir bieten Ihnen passende Räume für jeden Anlass.

Lennéstraße 3 • 10785 Berlin (0800) 60 60 44 031 Melanie Witt conferencing@siriusfacilities.com www.siriusfacilities.com

Flexibilität steht bei uns im Vordergrund: Zusätzliche Konferenz- und Präsentationstechnik stellen wir Ihnen optional zur Verfügung und auch unsere Räume können Sie ganz nach Bedarf mieten. Die Organisation und Durchführung von geschäftlichen Veranstaltungen ist oft aufwendig genug: Unser Buchungsteam in Berlin ist Ihr Ansprechpartner und findet mit Ihnen gemeinsam die optimale Lösung. So können Sie sich gänzlich auf den Anlass Ihrer Veranstaltung fokussieren. 85 Räume von 30 bis 250 qm Beamer, Leinwand, Internet, Flipchart etc. Unsere Standorte sind schnell und einfach zu erreichen k. A.

k. A.

k. A.

Kostenfreie Parkplätze in unseren Konferenzzentren vorhanden Konzentrierte Schulungs- & Arbeitsatmosphäre

HISTORISCHE STADTHALLE WUPPERTAL GMBH AUSGEZEICHNETES, „FAIRPFLICHTETES“ EVENTMANAGEMENT IN HERAUSRAGENDER LOCATION Im Jahr 1900 wurde die Historische Stadthalle Wuppertal auf Initiative von Bürgern und Unternehmern der Stadt im wilhelminischen Stil errichtet. Nach meisterhafter Restaurierung und mit modernster technischer Ausstattung ist sie heute als Event- und Tagungslocation über die Landesgrenzen hinaus bekannt.

Johannisberg 40 • 42103 Wuppertal (0202) 2 45 89-36 Nina Plath plath@stadthalle.de www.stadthalle.de

Multifunktional sind ihre acht Säle – allen voran der Große Saal mit Raum für über 1.500 Gäste. Kongresse, Seminare, Präsentationen, Messen, Feste, Konzerte aller Größen werden hier mit großem Erfolg realisiert. Dafür sorgen die Menschen „hinter den Kulissen“. Die glückliche Verbindung von Haus, Team, Kulinarik und Erreichbarkeit ist der Grund dafür, dass die „Location Historische Stadthalle“ bereits mehrfach ausgezeichnet wurde. 8 Säle von 93 bis 1.361 qm D&B Line Array, Riedel Rocknet, dig. Audiovernetzung, modernste Projektionstechnik, Barrierefreiheit für Besucher, Erdgeschoss komplett KFZ-befahrbar, barrierefrei B für Rollstuhlfahrer, Induktionsschleife für Hörgeschädigte im Großen Saal 35 km

0,2 km

2 km

250 Parkplätze direkt am Haus/Tiefgarage, Tagungspauschale: 4 Euro Location Award 2014 „Kat. Historische Location“, EVVC Award 2008 „Best Center“


Tagung – Tagungs- und Eventlocations

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KULTUR- UND VERANSTALTUNGS-GMBH VELBERT TAGEN IN VELBERT – (M)EIN SCHLÜSSELERLEBNIS Wichtig für Ihre entspannte Tagungs-, Seminar- und Konferenzplanung ist neben modernster Tagungstechnik auch eine optimale Verkehrsanbindung. Mit uns tagen Sie mit bis zu 700 Teilnehmern im Kreis Mettmann zwischen Ruhrgebiet, Rheinland und dem Bergischen Land. Unsere Tagungslocations liegen rund 20 Kilometer nordöstlich der nordrhein-westfälischen Landeshauptstadt Düsseldorf, 18 Kilometer südlich von Essen und 12 Kilometer nordwestlich von Wuppertal auf der linken Seite der Ruhr. Mit unserem Rundum-Service können Sie Ihrer Veranstaltung den passenden Rahmen geben. Neueröffnung 2016: Historisches Bürgerhaus Langenberg – Gegenwart und Zukunft – zeitgemäß tagen in eindrucksvollem historischen Ambiente!

Oststraße 20 • 42551 Velbert (02051) 95 04-11 Sebastian Skrynecki sebastian.skrynecki@velbert.de www.kvv-velbert.de

9 Räume von 80 qm bis 600 qm Flexible Bühnen, moderne Licht- und Tontechnik, Beamer, Leinwand, Laptops Teilweise zu 100 Prozent barrierefrei (locationabhängig) 26 bis 44 km

0,6 bis 9,3 km

0,5 bis 5,3 km

(je nach Veranstaltungsort)

Teilweise am Haus, sonst umliegend Historisches Ambiente, moderne Technik, erfahrenes Team

TOP TAGUNGSZENTREN GMBH EIN UNTERNEHMEN DER REFA® GROUP IMMER DER RICHTIGE RAUM FÜR IHRE VERANSTALTUNG Die TOP Tagungszentren GmbH bietet Räume und begleitende Dienstleistungen für Seminare, Tagungen, Messen, Präsentationen und andere Events an den Standorten Dortmund, Darmstadt und München. Die Tagungszentren sind verkehrstechnisch optimal gelegen und mit allem ausgestattet, was man von modernen Veranstaltungsräumen erwartet. Auch die Verköstigung Ihrer Gäste/Teilnehmer ist in den Häusern bzw. in der unmittelbaren Nachbarschaft gewährleistet. Emil-Figge-Straße 43 • 44227 Dortmund

Der umfassende Service in unseren Tagungszentren wird auf Ihre Wünsche abgestimmt. Unsere Räume und der begleitende Service sind an sieben Tagen in der Woche von 7.00 bis 22.00 Uhr buchbar. Kommen Sie doch einfach mal vorbei. Wir freuen uns auf Sie! 28 Räume von 30 qm bis 300 qm Beamer, Leinwand, Laptops, Rednerpult, Lautsprecheranlage mit Mikrofon, Laserpointer, LCD TV mit Video/DVD, Digitalkamera, Drucker, MacBook Air Ebenerdige Räume, barrierefreier Zugang zum Gebäude sowie Aufzug vorhanden 16 km

5,3 km

300 Parkplätze am Haus kostenfrei ... ab 28 ¤ pro Person Tagungspauschale

1 km

(0231) 97 67 33 137 Petra Kasper anfrage@top-tagung.de www.top-tagung.de


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Tagung – Tagungs- und Eventlocations

COLOSSEUM THEATER ESSEN

Altendorfer Straße 1 • 45127 Essen (0201) 24 02-0 Kerstin Vollmert, Ralf van Elten info@colosseumtheater.de www.colosseumtheater.de

BÜHNE FREI FÜR GRANDIOSE EVENTS Das Colosseum Theater gilt als Visitenkarte der historischen Locations der Industriekultur und repräsentiert den Standort Ruhrgebiet auf ganz besondere Weise: Die Location ist die umgebaute ehemalige 8. Mechanische Werkstatt der Firma Krupp – eine denkmalgeschützte Industriehalle. Im Zuge des 1995 erfolgten Umbaus entstand ein beeindruckender Theaterbau, der nicht nur über neueste technische Features, sondern auch über eine einzigartige Atmosphäre verfügt. Seit 2010 steht das Colosseum Theater als Eventlocation zur Verfügung und setzt mit der erfolgreichen Mischung aus Tourneeproduktionen, Conventions und Events aller Größen neue Maßstäbe. Die perfekte Infrastruktur bietet eine optimale Basis, um Veranstaltungen mit unterschiedlichsten Konzepten maßgeschneidert auszurichten. Das Theater eignet sich für jedes Eventformat von 50 bis 2.000 Personen und bietet mit sechs Räumen auf rund 2.500 qm den passenden Rahmen.

6 Räume von 120 bis 1 .000 qm Sound- und Lightsystem, Tagungstechnik, Beamer, WLAN Barrierefreiheit: ja (Rampen, Lift) 29 km

3 km

K. A.

Parkplätze: Pkw 220 (kostenpflichtig), Busse 10 Full-Service-Angebot mit Spitzengastronomie

UNESCO-WELTERBE ZOLLVEREIN 1.000.000 QM AREAL / 14.000 QM EVENTLOCATIONS / 40 HALLEN & RÄUME Ein einzigartiger Ort – voller Dynamik und Inspirationen. Mit ihrer unvergleichlichen Atmosphäre verleiht die „schönste Zeche der Welt“ jeder Veranstaltung einen außergewöhnlichen Charakter. Der ganz eigene Spirit des imposanten Industriedenkmals entsteht durch den spannenden Mix aus faszinierender Architektur, außergewöhnlicher Industriegeschichte und innovativen Nutzungsmöglichkeiten. Stiftung Zollverein

Interesse geweckt? Gerne senden wir Ihnen Informationsmaterial zu.

(0201) 2 46 81-355 Veranstaltungsmanagement locations@zollverein.de www.zollverein-locations.de Räume von 200 qm bis 850 qm Teilweise für Technik vorgerüstet Teilweise barrierefrei 50 km

6 km

5 km

1000 Parkplätze auf dem Gelände kostenfrei k. A.


Tagung – Tagungs- und Eventlocations

VON BORRIES & PARTNER PREMIUMGASTRONOMIE WO DER ANLASS ZUM FEST WIRD Von Borries und Partner steht für außergewöhnliche PremiumGastronomie. Dazu zählt insbesondere die Auswahl an erstklassigen Locations im Großraum Köln-Bonn. Die Wolkenburg im Kölner Zentrum, das KölnSKY, unmittelbar zur Köln-Messe gelegen, und die La Redoute in Bonn-Bad Godesberg. Diese bestechen einerseits durch ihre anspruchsvolle Einmaligkeit und zeitlose Eleganz. Zum anderen überzeugen sie durch Standort, Architektur, Interieur, Design, Historie und Vielseitigkeit. Es reicht heutzutage aber nicht nur das schöne Outfit, sondern es ist Kompetenz, Erfahrung, Inspiration und Kreativität, die jeden Anlass buchstäblich zum Fest werden lässt. Ihre Tagung, Konferenz, Präsentation, Gala oder Party und natürlich auch Ihre gesellschaftlichen und familiären Anlässe befeuern täglich unseren Ehrgeiz, etwas Besonderes daraus zu machen.

Mauritiussteinweg 59 • 50676 Köln (0221) 921326-56 Alexandra Eisenreich alexandra.eisenreich@vbp.eu www.vbp.eu

Verschiedene Räume von 25 qm bis 400 qm Technik ist in allen drei Locations verfügbar (je nach Bedarf über unseren Dienstleister) Barrierefreiheit (Aufzug in den drei Locations vorhanden) k. A.

5 km

2 km

Tiefgarage für KölnSKY & Wolkenburg (kostenpflichtig), Redoute eig. Parkplätze k. A.

BALLONI® HALLEN & VERANSTALTUNGS GMBH BALLONI® HALLEN ... IHRE VERANSTALTUNG IN FASZINIERENDER INDUSTRIEARCHITEKTUR. Seit 1996 hat sich mit den BALLONI® Hallen in Köln ein multifunktionaler Veranstaltungsort etabliert. Es stehen eine Halle, ein Saal und ein Bistro zur Verfügung – alle drei Räume sind sowohl in Kombination als auch separat und in Verbindung mit dem überdachten Innenhof nutzbar. Unsere Events zeichnen sich vor allem dadurch aus, dass die Gestaltung jedem Anlass entsprechend mit viel Atmosphäre und Liebe zum Detail umgesetzt wird – von der Möblierung über die Tischdekoration bis hin zur Floristik und Lichtstimmung.

Ehrenfeldgürtel 96 • 50823 Köln (0221) 510 91-0 Sebastian Vietor

Die BALLONI® Hallen befinden sich im Kölner Stadtteil Ehrenfeld und sind sowohl vom Stadtzentrum als auch von der Kölner Messe sehr gut erreichbar. Eigene Parkplätze sind vorhanden. Räume von 60 qm bis 500 qm Leinwand, Beamer, Licht- & Soundsystem, abdunkelbar, Video+TV-Netzwerk Teilweise barrierefrei 19 km

vor der Tür

Insgesamt 150 Parkplätze k. A.

1 km

hallen@balloni.de www.balloni.de

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Tagung – Tagungs- und Eventlocations

BAUWERK KÖLN – LOCATION DES JAHRES 2015 Das bauwerk köln bietet Ihnen den perfekten Raum für Ihre kreative Produktivität. Unsere Halle verfügt über modernste Medientechnik und ist vielfältig nutzbar. Optimale Sicht auf die Rednerbühne inklusive. Als Ort für Gespräche, als Workshopbereich oder als Cateringund Loungefläche eignet sich unsere Empore einfach perfekt. Kleingruppen finden in unseren sechs Eventboxen jeweils eine innovative Arbeitsatmosphäre.

Dillenburgerstraße 73 • 51105 Köln (0221) 16 80 69-0 Karin Leiste info@bauwerk-koeln.de www.bauwerk-koeln.de

Die Innenausstattung kann bis ins kleinste Detail auf Ihre Themen und individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Und wenn Sie die Boxen im Anschluss an Ihre Tagung nicht mehr benötigen, fahren wir diese auf Knopfdruck und nahezu lautlos in die Wand zurück und schaffen so Platz für den nächsten Programmpunkt. Diese einzigartige Mischung aus räumlicher Flexibilität und technischen Raffinessen ist weltweit einmalig!

1 Saal, 2 Ebenen, 6 Eventboxen, 666 qm für bis zu 400 Gäste LED-Lichtsystem, Beamer, Mikrofon, Leinwände, WLAN etc. Location ist ebenerdig befahrbar 10,5 km

4 km (HBF)

1,5 km

Mindestens 30 Parkplätze, weitere auf Anfrage Location des Jahres 2015

ALTE OPER FRANKFURT KONZERT- UND KONGRESSZENTRUM GMBH DIE ALTE OPER FRANKFURT MACHT EVENTS UNVERGESSLICH Als kulturelles Wahrzeichen prägt die Alte Oper Frankfurt das Bild der internationalen Messe- und Kongressmetropole. Zentral an einem der schönsten Plätze Frankfurts gelegen, öffnet sie ihre Räumlichkeiten für eine Vielzahl von Veranstaltungen.

Opernplatz • 60313 Frankfurt

Mit ihren hochmodern ausgestatteten Sälen bietet sie ein stilvolles Umfeld, das für unvergessliche Events sorgt. Die Alte Oper Frankfurt bietet Ihnen mit individueller Event-Beratung und -Durchführung einen exzeptionellen Rahmen für Ihre Veranstaltungen.

(069) 13 40-218/-326 Nicole Klages/Claudia Oleniczak kongress@alteoper.de www.alteoper.de z. B. 8 Räume von 75 qm bis 1.100 qm Ton-, Licht- und Projektionstechnik Behinderteneingang, Aufzüge und Rollstuhlplätze 12 km

1,6 km

K. A.

Parkhaus vorhanden Besonderheiten (Mitgliedschaften GCB und EVVC)


Tagung – Tagungs- und Eventlocations

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LUFTHANSA TRAINING & CONFERENCE CENTER SEEHEIM WENNSCHON, DENNSCHON Eine Veranstaltung stellt für jeden Organisator eine große Herausforderung dar. Insbesondere für Vereine und Verbände, bei denen die Teilnehmer regional und thematisch aus verschiedenen Bereichen kommen. Ziel ist es, die Veranstaltung zu einer Kombination aus Professionalität und Begeisterung werden zu lassen. Das Lufthansa Training & Conference Center Seeheim empfiehlt sich hierfür als die perfekte Location. Ob mit dem kostenfreien Shuttlebus vom 45 km entfernten Frankfurter Flughafen oder mit dem Pkw: Die zentrale Lage ermöglicht eine entspannte Anreise.

Lufthansaring 1 • 64342 Seeheim-Jugenheim (069) 696 13 1000 Kristian Straub

80 Tagungsräume verschiedener Größe, 483 Hotelzimmer unterschiedlicher Kategorien und ein moderner Recreation-Bereich bieten alles, um die Veranstaltung zu einem Erfolg werden zu lassen.

sales@lufthansa-seeheim.de www.lufthansa-seeheim.de

80 Konferenzräume für 4 bis 100 Personen, Raum Bonhoeffer mit 600 qm Modernste technische Ausstattung, Technikdienstleister vor Ort Barrierefrei 42 km

12 km

6 km

500 kostenfreie Parkplätze im Parkhaus, Busshuttle vom/zum Flughafen Frankfurt Mitten im Grünen, zentral in der Rhein-Main-Region, attraktive Wochenendraten

redblue – INTERSPORT DEUTSCHLAND eG Das redblue hat sich in den letzten Jahren zur Toplocation von Heilbronn entwickelt. Es ist mit 5.000 qm im größten Raum und über 10.000 qm insgesamt das größte und multifunktionalste Veranstaltungscenter der Region Heilbronn-Franken. Ob Messe, Firmenevent, Gala-Abend oder Tagung, das redblue bietet Raum zur freien Entfaltung – Freistil für Ihre Event-Ideen. Zahlreiche Verbände aus ganz Deutschland schätzen bereits die moderne Atmosphäre, die Flexibilität der Räume und den persönlichen & kompetenten Service des Event-Teams. Das redblue ist an der Schnittstelle zwischen den Wirtschaftsregionen Stuttgart und Nürnberg sowie der Metropolregion Rhein-Neckar strategisch optimal gelegen. Die direkte Anbindung an die Autobahn A 6 und über 1.000 kostenlose Parkplätze direkt auf dem Gelände machen die Anreise schnell und bequem. Wir freuen uns auf Sie! 8 Räume (60 qm bis 5.000 qm), lichtdurchflutete Foyerflächen & stylische Sportsbar Hochwertige Technikausstattung (Licht, Beschallung, Regiepult etc.) Hauseigenes Messewandsystem Barrierefreiheit (alle Räume sind über eine Rampe oder Aufzug erreichbar) 80 km

5 km

0,5 km

1.000 kostenlose Parkplätze Individuelle Beratung im Vorfeld & persönliche Betreuung während der Veranstaltung

Wannenäcker Str. 50 • 74078 Heilbronn (07131) 288-621 Mira Linder redblue@intersport.de www.intersport-redblue.de


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Tagung – Tagungs- und Eventlocations

MBW GMBH

Max-Joseph-Straße 5 • 80333 München (089) 5 51 78-385 Alexander Wieser alexander.wieser@hbw.de www.hbw.de

DAS HBW CONFERENCECENTER IM HAUS DER BAYERISCHEN WIRTSCHAFT Seit 1997 schätzen Kunden aus Wirtschaft, Verbänden und Politik das hbw ConferenceCenter im Haus der Bayerischen Wirtschaft, nur wenige Gehminuten von Karlsplatz (Stachus), Hauptbahnhof und Marienplatz entfernt. In der ConferenceArea im Erdgeschoss stehen für Hauptversammlungen, Pressekonferenzen, Tagungen oder Seminare drei Veranstaltungssäle von 58 bis 230 qm zur Verfügung, in der MeetingArea gibt es neun Besprechungsräume von 13 bis 75 qm. Ein separierter Veranstaltungsbereich mit 134 qm in der ExecutiveArea im 6. Stock bietet einen Panoramablick auf die Stadt. Alle Räume sind mit Tageslicht und klimatisiert. Unsere erfahrenen Veranstaltungsmanager und das hauseigene Technik-Team unterstützen Sie bei der Planung, Organisation und Durchführung Ihrer Veranstaltung. 3 Säle (58-230 qm), 9 Besprechungsräume (13-75 qm), 1 exkl. Tagungsbereich (134 qm) Digitale Video- und Audiotechnik, Full-HD-Beamer und Monitore, raumoptimierte Mikrofonie- und Beschallungsanlage, Ton- und Bildübertragung möglich, WLAN Alle Räumlichkeiten sind barrierefrei erreichbar, barrierefreies WC im Erdgeschoss 38 km

1 km

5 km

Öffentliche Parkgarage im Haus, zahlreiche Parkgaragen im Umfeld 45 qm Panoramaleinwand, Videowall, Dolmetscheranlage, Videokonferenzsystem

FORUM AM HOFGARTEN KULTUR- UND TAGUNGSZENTRUM MITTEN IN DER LEGOLAND® STADT GÜNZBURG Das Forum am Hofgarten ist die Adresse für Tagungen und Kultur, Politik und gesellschaftliche Ereignisse, Messen und Ausstellungen. Es ist eine moderne Begegnungsstätte und liegt verkehrsgünstig zwischen Augsburg und Ulm an der Autobahn A 8 und nahe der A 7.

Jahnstraße 2 • 89312 Günzburg (08221) 36 63-0 Gabriele Kalkbrenner forum@guenzburg.de www.forum-am-hofgarten.de

Nicht nur die Architektur und die reizvolle Umgebung sind wichtige Pluspunkte für das Forum am Hofgarten, auch die Ausstattung in räumlicher und technischer Hinsicht beeinflusst die Entscheidung, in Günzburg zu tagen, positiv. Variable Raumzuschnitte, 1.400 qm Präsentationsfläche und eine zeitgemäße technische Ausstattung bieten nahezu unbegrenzte Möglichkeiten für bis zu 1500 Personen. Das Haus ist voll klimatisiert. Ein eingespieltes Team berät Sie und realisiert Ihre Wünsche. 8 Räume von 26 qm bis 1005 qm Beamer, Leinwand, Tonanlage, Scheinwerferanlage etc. Aufzug und Behindertentoilette 50 km

1 km

3 km

Öffentliche Tiefgarage (220 Plätze) unterhalb des Tagungszentrums Catering-Partner mit À-la-carte-Restaurant


Tagung – Tagungs- und Eventlocations

KAISERSAAL ERFURT THÜRINGENS BESTE ADRESSE FÜR IHRE VERANSTALTUNG Der Kaisersaal, inmitten der malerischen Altstadt Erfurts gelegen, zählt zu den ältesten und schönsten Veranstaltungshäusern Europas. Herzstück des Hauses ist der prachtvolle Saal mit zwei Rängen. Sieben Salons und ein großer Garten ergänzen das Raumangebot des Hauses. So bietet der Kaisersaal Events aller Art mit bis zu 1.000 Gästen eine einzigartige Kulisse, die historisches Ambiente und moderne Funktionalität stilvoll in sich vereint und auch Kombinationen von verschiedenen Veranstaltungsarten, wie Tagungen mit Festabenden, unter einem Dach ermöglicht. Für kulinarische Sternstunden sorgt der hauseigene Cateringservice. Zudem bietet der Kaisersaal einen umfassenden Eventservice, der die Veranstalter kompetent und zuverlässig unterstützt.

Futterstraße 15/16 • 99084 Erfurt (0361) 56 88 124 Sabine Bock sabine.bock@kaisersaal.de www.kaisersaal.de

8 Räume von 57 qm bis 699 qm, Garten, hauseigener Cateringservice Beamer, Leinwand, Tonanlage, Lichttechnik, WLAN, Podium, Flügel ... Barrierefreiheit (alle Räume per Aufzug erreichbar) 6 km

5 km

1 km

Parkhaus in ca. 350 m Entfernung, Parkplätze von 3 Hotels in unmittelbarer Nähe Besonderheiten: historisches Ambiente, „fairpflichtet“

ARENA ERFURT GMBH VORTEIL ERFURT – HERZLICH WILLKOMMEN IN DER ARENA! Mit der Multifunktionsarena stößt die Vermarktung des Kongressund Messestandortes Erfurt in neue Regionen vor. In bester Lage, mit modernster Infrastruktur und origineller Atmosphäre finden ab 2016 Veranstalter aller Couleur an traditionsreicher Stätte die perfekten Rahmenbedingungen für ihre Kongresse, Tagungen, Events und Konzerte. Nach Fertigstellung im Jahr 2016 bietet die Arena Erfurt Raum für kleine bis mittlere Kongresse von 250 bis 750 Personen, Konzerte bis 2.000 Personen und Open-Air-Events ab 10.000 Personen. Betreiber ist seit Juli 2105 die „Arena Erfurt GmbH“, ein Gemeinschaftsunternehmen der Stadtwerke Erfurt GmbH und der Messe Erfurt GmbH. Die Messe Erfurt GmbH übernimmt dabei das Veranstaltungsmanagement und die Vermarktung der Arena.

Kongress- und Tagungsbereich mit bis zu 2.000 Plätzen Beamer, Leinwand, Laptops, LCD-TV, WLAN, mobile Bühnenelemente, Mikrofonanlage komplett barrierefrei 10 km 180 Parkplätze k. A.

2 km

5 km

Magdeburger Allee 34 • 99086 Erfurt (0361) 400-1510 Christian Fothe fothe@arena-erfurt.de www.arena-erfurt.de

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TAGUNGSHOTELS

Advertorial 193


VERBAND UND TAGUNG: VON DER MITGLIEDERVERSAMMLUNG BIS ZUM KONGRESS Die Theorie ist für alle gleich: Verbandsveranstaltungen, seien es Fachtagungen oder Mitgliederversammlungen, sollten gewissenhaft geplant werden. Was das in der Praxis heißt, unterscheidet sich von Verband zu Verband. Im Folgenden kommen einige Verbandsvertreter zu Wort und berichten aus dem Alltag, worauf sie bei der Planung ihrer Veranstaltungen besonderen Wert legen. Der Verbändereport hat sich beim AGA Norddeutscher Unternehmensverband Großhandel, Außenhandel, Dienstleistung e.V., der Gesellschaft für Informatik (GI) und dem Zentralverband Oberflächentechnik (ZVO) umgehört. ANDREA BIRRENBACH

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Was macht den Erfolg einer Verbandsveranstaltung aus? Was beachten Verbände bei der Planung? Was wünschen sich Mitglieder? Vertreter von drei Verbänden geben einen Einblick in ihr Tagungsmanagement und schildern, was ihnen bei der Veranstaltungsplanung wichtig ist.

DER REDNER ALS PUBLIKUMSMAGNET Wie gut eine Mitgliederversammlung besucht wird, das hängt zum großen Teil vom Gastredner ab. Diese Erfahrung hat der AGA Norddeutscher Unternehmensverband Großhandel, Außenhandel, Dienstleistung e.V. gemacht. Am 7. Februar 2012 fand die Mitgliederversammlung des AGA mit über 250 Teilnehmern statt – eine gute Bilanz für Referent Prof. Dr. Michael Heise, Chefvolkswirt der Allianz Gruppe, trotz des Winterwetters. Mehr als 300 Teilnehmer hatte Grünen-Politiker Cem Özdemir 2011 angelockt. Die Teilnehmerzahl schwankt von Jahr zu Jahr etwas, was bei Eis und Schnee zum einen an der Witterung liege, zum anderen eben am Gastredner. Diesen Schluss hat das Planungsteam, das aus Hauptgeschäftsführer Volker Tschirch und vier bis fünf Mitarbeitern besteht, nach den Mitgliederversammlungen der vergangenen Jahre gezogen. Zum Planungsteam gehören in diesem Jahr Ilka Zitzow, Assistentin der Geschäftsführung, Kamila Kaleß vom Veranstaltungsmanagement und Pressereferentin Mechthilt Preibisch. Der Verband hat in der Vergangenheit darüber nachgedacht, die Planung einem Professional Congress Organizer (PCO) zu überlassen, kam aber zu dem Schluss, dass sich die wichtigsten Kompetenzen doch in den eigenen Reihen finden. „Wir möchten die Möglichkeit haben, die Planung kurzfristig noch einmal anzupassen. Das können wir besser und schneller, wenn wir bei uns im Haus planen“, sagt Zitzow. Zudem haben die Verbandsmitarbeiter viele Kontakte in der Branche, die für die Veranstaltungsorganisation immer wieder nützlich sind.

EIGENEN LEITFADEN ENTWICKELT Mindestens drei Monate vor der Mitgliederversammlung beginnt das Team mit der Detailplanung, die Referentenzusage liegt dann bereits einige Monate vor. Um an alle wichtigen Punkte zu denken, hat das Team im Laufe der Jahre eine Checkliste entwickelt, die nach und nach abgearbeitet wird. Die Liste enthält detaillierte Vorgaben, etwa wo im Sitzungsraum die Mikrofone stehen

sollten und wo die Blumen einen geeigneten Platz finden. „Das ist ein allgemeiner Plan, den wir jedes Jahr anpassen“, sagt Zitzow. Bei der Mitgliederversammlung Anfang Februar war das Anpassen gar nicht nötig, denn das Planungsteam hatte ein Heimspiel: In der Bucerius Law School Hamburg fanden mittlerweile schon einige Verbandsveranstaltungen statt. Für die große Mitgliederversammlung wird jedes Jahr Hamburg als Austragungsort gewählt, weil die Geschäftsstelle des Verbandes dort ihren Sitz hat, weitere Veranstaltungen finden auch in den anderen fünf Küstenländern statt.

MEHR MÖGLICHKEITEN DURCH NEUE SOFTWARE Die Bucerius Law School ist zwar erste Wahl für das Planungsteam, hin und wieder wird aber auch in einem anderen Haus getagt. Wichtigstes Kriterium bei der Auswahl eines Sitzungssaals ist für den Verband die Größe, mindestens 250 Personen müssen in einem Raum Platz finden. Aber auch das Ambiente muss stimmen und den Mitgliedern des Planungsteams zusagen. Zur technischen Ausstattung des Tagungsraums sollten ein hochauflösender Beamer, eine Großleinwand, gute Lautsprecher, Steckmikrofone für Diskussionsrunden und wenn möglich eine Computer-Anlage gehören. Auch ein Techniker für die Licht- und Lautstärkeregulation hat sich in der Vergangenheit bewährt, WLAN im Sitzungssaal war bisher nicht erforderlich. Das könnte sich jedoch bald ändern. Der Verband bekommt Mitte des Jahres ein neues EDV-System, das auf Verbände zugeschnitten ist und Software für die einfachere Veranstaltungsplanung enthält. Ende 2012 wird außerdem eine neue Website online gestellt, die wieder mit der Mitgliederdatenbank verknüpft ist. Bislang gab es zwar eine Datenbank zur Teilnehmerverwaltung und beispielsweise zur Herstellung von Namensschildern. Die neue Software verspricht aber weit mehr Möglichkeiten, weil etwa die Checklisten integriert werden. Das Planungsteam freut sich sehr auf die Einführung der Software, da sie die Veranstaltungsplanung und -durchführung effektiver machen soll. Diese Neuerungen ermöglichen es dann vielleicht bei der Mitgliederversammlung 2013, die Abstimmungen elektronisch, mit sogenannten Wahl-Apps oder Ähnlichem durchzuführen. Der Verband möchte den Einsatz moderner Technik ganz auf die Wünsche seiner Mitglieder zuTagung – Tagungshotels 195


schneiden. Sollten sie beispielsweise während der Pause in der Mitgliederversammlung WLAN nutzen wollen, würde das Team darauf achten, dass der Veranstaltungsraum einen kabellosen Webzugang bietet. Bislang gab es solche Anfragen vonseiten der Mitglieder jedoch noch nicht. „Wir sehen selbst, was Technik alles leisten kann, und deshalb nutzen wir sie mit großer Freude“, sagt Pressereferentin Preibisch.

DER MIX MACHT’S Durch ihre langjährige Erfahrung haben die Planerinnen des AGA einen Praxistipp für andere Verbände: Sie raten zum Mix der Themen und Medien. Sie versuchen, ihre Mitgliederversammlung abwechslungsreich zu gestalten, indem sie mehrere Redner zu Wort kommen lassen. Außerdem haben

DAS TEILNEHMERMANAGEMENT Neben moderner Software für das bequeme Teilnehmermanagement ist auch die Erreichbarkeit während der Veranstaltung essenziell, falls Probleme auftreten. Es muss sichergestellt sein, dass das Organisationsteam für die Teilnehmer rund um die Uhr erreichbar ist. Das bedeutet: ein Mobiltelefon und eine E-Mail-Adresse, die 24 Stunden am Tag von den Planern im Blick behalten werden.

UNTERSTÜTZUNG VON SPONSOREN Sponsoring hat nichts mit Spendensammeln zu tun. Vielmehr erhält ein Sponsor für sein Geld eine Gegenleistung: die Einbindung in ein spannendes Projekt, das er für seine eigenen Zwecke nutzen kann.

sie die Erfahrung gemacht, dass sich ein Wechsel zwischen Frontalvorträgen und etwa dem Einsatz von Kurzfilmen lohnt. Insbesondere der Einsatz von Videosequenzen kam bei den Verbandsmitgliedern zuletzt gut an: Als im Oktober 2011 der AGA-Ausbildungspreis für besonders engagierte Auszubildende vergeben wurde, zeigte der Verband zum ersten Mal filmische Kurzporträts der Gewinner. Die Resonanz war überaus positiv und so wird das Planungsteam auch zukünftig auf einen Medienmix setzen.

DAS A UND O: SPONSORENWERBUNG Möglichst früh mit der Sponsorensuche anzufangen, das rät Cornelia Winter, Stellvertreterin des Geschäftsführers der Gesellschaft für Informatik (GI). Seit elf Jahren arbeitet sie bei der GI und übernimmt für die Geschäftsstelle die Planung der Jahrestagung. Diese Veranstaltung findet jährlich an einem anderen Ort statt, meist an Hochschulen. Die wissenschaftliche Planung der Jahrestagung liegt deshalb bei den Universitäten, an denen getagt wird: Sie schreiben die Workshops aus und organisieren sie, oftmals lassen sie sich von professionellen Planungsunternehmen unterstützen. Hin und wieder übernehmen auch die Regionalgruppen des Verbandes einen Teil der Planung, bei der diesjährigen „INFORMATIK 2012“ in Braunschweig ist das der Fall. Die Regionalgruppen stellen die Kontakte zu Unternehmen in der Tagungsstadt her, organisieren Firmenbesichtigungen und werben um Sponsoren. Die Sponsorensuche beginnt etwa zwei Jahre vor der Tagung. „Es hilft besonders, wenn man persönliche Kontakte vor Ort hat, wenn man schon vernetzt ist“, sagt Winter. Werbebriefe unbekannterweise zu verschicken, bringe dagegen wenig. Die Sponsorensuche ist für die GI wichtig, da der Verband in Zeiten knapper Kassen eine Erhöhung der Teilnahmegebühr vermeiden möchte.

DIE FINANZKONTROLLE Bemühen Sie sich um präzise Prognosen und behalten Sie strikte finanzielle Kontrolle. Jeder Aspekt Ihrer Veranstaltung muss genauestens geprüft werden. Mindestens genauso wichtig ist es, wirklich alle Kosten zu berücksichtigen – auch die weniger offensichtlichen wie Ausgaben für fest angestellte Mitarbeiter, die die Planung übernehmen.

196 Tagung – Tagungshotels

IMAGEGEWINN FÜR DEN AUSTRAGUNGSORT Hochschulen bewerben sich um die Jahrestagung, da sie sich einen Imagegewinn versprechen. Sie möchten sich bei der Tagung den Fachleuten der Branche präsentieren. Außerdem hoffen sie auf eine Werbewirkung in der Region, da sie es als Austragungsort der Fachtagung oftmals in die lokalen Medien schaffen.


DIE ROLLE DER REFERENTEN UND REDNER

Die GI tagt gerne an Universitäten, da sie über genügend Räume und die nötige Ausstattung verfügen. Rund 1.000 Teilnehmer mussten beispielsweise bei der Jahrestagung 2011 untergebracht werden. In diesem Jahr könnten es deutlich mehr werden, da die GI erstmals gemeinsam mit der Deutschen Gesellschaft für Medizinische Informatik, Biometrie und Epidemiologie (GMDS) tagt. Zwar gibt es eine gemeinsame Schnittmenge der Zielgruppe, doch die GMDS-Jahrestagungen allein lockten bislang meist zwischen 600 und 800 Besucher an. Damit die Tagungsgäste tagsüber in den Hörsälen und Seminarräumen die Möglichkeit haben, das Internet und moderne Medien zu nutzen, wird WLAN zur Verfügung gestellt. In den Social-Media-Netzwerken ist die GI nämlich bereits präsent: Im Business-Netzwerk Xing hat der Verband eine eigene Gruppe. Die Jahrestagung wurde in der Vergangenheit auf dem Facebook-Profil der GI angekündigt, aber es gab noch kein eigenes Facebook-Profil zur Veranstaltung. Winter hätte aber nichts dagegen, wenn die Kongressplaner dies 2012 einführen möchten. Getwittert wurde während der Jahrestagung bislang noch nicht.

Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren einer Tagung oder eines Kongresses gehören die Redner und Referenten. Hier fehlerfrei zu arbeiten, ist enorm wichtig – auch vor dem Hintergrund, dass die imposanten Persönlichkeiten auf dem Podium einen Großteil Ihres Budgets verzehren können. Doch wie steigen Sie ein? Am besten mit der Frage, was Sie mit Ihrer Tagung oder Ihrem Kongress erreichen wollen. Geht es um Weiterbildung oder eher um Motivation? Um Anregung? Um Inspiration? Für welchen Redner Sie sich schließlich auch entscheiden – es ist wichtig, die betreffende Person zuvor in Aktion erlebt zu haben. Professionelle Redner verfügen für gewöhnlich über Videoclips, die sie in unterschiedlichen Vortragssituationen zeigen, oft mit dem Feedback zufriedener Kunden. Finden Sie heraus, ob der Kandidat in der Lage ist, seine Themen an die Anforderungen Ihrer Tagung anzupassen oder sie dazu in Beziehung zu setzen, und so Ihren Teilnehmern wertvolle Einsichten vermitteln kann. Gerade wenn Sie einen Motivationsredner buchen, sollten Sie sicher sein, dass Ihr Publikum auf ihn „anspringt“.

ONLINE-REGISTRIERUNG ALS ARBEITSERLEICHTERUNG Da die Verbandsmitglieder dem Internet gegenüber aufgeschlossen sind, nutzt die GI die Möglichkeiten des Online-Marketings schon lange. Eine eigene Website zum Kongress gibt es bereits seit über zehn Jahren. Die Teilnehmer bekommen dadurch schnell einen Überblick über alle Tagung – Tagungshotels 197


WAS HAT DIE VERANSTALTUNG GEBRACHT? Veranstaltungen haben unterschiedliche Ziele, die sich definieren und messen lassen. Return on Investment (RoI): Eine einfache Rechnung – das Event hat mehr Geld eingebracht, als man für seine Durchführung aufgewendet hat. Return on Objectives (RoO): Zur Ermittlung dieser Position müssen Sie ganz genau wissen, WARUM Sie Ihr Meeting veranstaltet haben. Zum Beispiel: „Weil wir für bestimmte Zielgruppen unser Profil schärfen wollen.“ Return on Outcomes (RoO): Welche inhaltlichen Ergebnisse wurden erzielt? Wenn Sie eine große Teilnehmergruppe mit verschiedenen Problemkonstellationen konfrontiert haben, werten Sie nun aus, welche konkreten Lösungsvorschläge erarbeitet wurden.

relevanten Infos, können sich die Tagungsstätte vorab anschauen, die Wegbeschreibung und das Programm anklicken. Für 2012 soll zusätzlich ein interaktiver Kalender online gehen, mit dem sich die Teilnehmer ihren eigenen Tagungszeitplan zusammenstellen können. Ob das rechtzeitig vor der Tagung klappt, ist noch nicht ganz klar. Auch die Teilnehmerregistrierung funktioniert über die Veranstaltungswebsite. Wer das nicht möchte, hat zu Tagungsbeginn vor Ort noch die Möglichkeit, sich persönlich anzumelden. „Die Onlineregistrierung ist einfach kundenfreundlicher“, so Winter. Die Teilnehmer müssen keine Mail oder keinen Brief formulieren und die Planer bekommen alle nötigen Informationen auf einen Blick. Zudem ist die Website mit einer Datenbank verbunden, sodass die Buchungsbestätigungen automatisch verschickt und Rechnungen durch das System generiert werden.

PCO ZUR UNTERSTÜTZUNG Ungefähr anderthalb Jahre vor der Jahrestagung beginnt die inhaltliche Planung mit dem „Call for Workshops“. Die Hochschulen, die den wissen198 Tagung – Kongresszentren und Messen

Return on Experience (RoE): Hier geht es darum, Veranstaltungen so zu nutzen und Teilnehmer derart einzunehmen, dass ihre emotionale Bindung an das Unternehmen, seine Produkte oder seine Dienstleistungen gestärkt wird. Return on Opportunity (RoOp): Glückliche Zufälle haben schon zu den großartigsten Entdeckungen geführt. Denken Sie an die Vielzahl zufälliger persönlicher Kontakte, die sich bei Meetings und Events ergeben – und fangen Sie an, diese zu erkunden und bewusst zu schätzen.

schaftlichen Planungsteil übernehmen, entscheiden, ob sie professionelle Planer mit ins Boot holen. 2011 war das der Fall, auch 2012 wird ein PCO die Jahrestagung mitorganisieren. Da die Hochschulen die Planungsunternehmen aussuchen, sind es fast immer andere Firmen, mit denen die GI zu tun hat. Es kam bisher nur ein einziges Mal vor, dass derselbe PCO wiederholt gebucht wurde. Praktisch gesehen hatte das Vorteile. „Wenn man sich kennt,


weiß man schon, wie es läuft“, sagt Winter. „Aber wir geben den Hochschulen die Planer trotzdem nicht vor.“ Die Hochschulen wählen meist diejenigen Firmen aus, mit denen sie bei anderen Veranstaltungen gute Erfahrungen gemacht haben. Bis jetzt hat sich diese Herangehensweise bewährt. Um die Kosten für die Teilnehmer im Rahmen zu halten, organisiert die GI Übernachtungsmöglichkeiten in Hotels aller Klassen – von der günstigen Variante bis zum 4- oder 5-Sterne-Haus. „Damit alle Teilnehmer etwas Passendes finden und auch an die Studenten gedacht ist“, so Winter. Die Hotelausstattung mit Internetanschluss oder WLAN spiele erfahrungsgemäß keine Rolle, weil die Tagungsteilnehmer an den Abenden das Rahmenprogramm besuchen.

FESTLICH, NOBEL ODER LOKAL Das Rahmenprogramm ist nach Ansicht von Winter ein „sehr wichtiger“ Bestandteil der Jahrestagung. Jedes Jahr findet ein festlicher Abend statt, den die ausrichtende Hochschule nach ihren Vorstellungen organisiert. Das kann ein feierliches Bankett sein, ein nobles Diner oder eine Veranstaltung mit viel Lokalkolorit wie 2011 in Berlin bei einer Dampferfahrt mit Büfett. Diese festlichen Abende sind aus Verbandssicht unverzichtbar, weil die Teilnehmer fernab der durchorganisierten Workshops Zeit für Gespräche und neue Kontakte haben sollen. Oftmals gehört auch ein Empfang bei der Stadt zum Rahmenprogramm dazu, bei den Jahrestagungen in München und Bremen begrüßten etwa der Bürgermeister oder ein Vertreter die Gäste. Außerdem werden meistens Stadtführungen angeboten, damit die Teilnehmer den Tagungsort kennenlernen. Winter: „Der Tourismus soll nicht zu kurz kommen.“ Und: „Es heißt ja, von einer Tagung bleibt nur das Rahmenprogramm im Gedächtnis.“ Cornelia Winter findet, dass an diesem Spruch etwas dran ist.

KEIN INTERESSE AM RAHMENPROGRAMM Die gegenteilige Erfahrung hat der Zentralverband Oberflächentechnik (ZVO) gemacht. „Rahmenprogramme, das ist unsere Feststellung, haben abnehmende Bedeutung“, sagt Hauptgeschäftsführer Christoph Matheis. Deshalb verzichtet der ZVO bei seinen jährlichen „Oberflächentagen“ mittlerweile auf ein separat ausgewiesenes Rahmenprogramm. „Vor zehn, zwanzig Jahren wurden viele Tagungsteilnehmer von ihren Ehepartnern begleitet“, so Matheis. Die Ehepartner und die Paa-

re nutzten das Freizeitprogramm damals gerne, doch diese Klientel sei mittlerweile im Ruhestand. „Bei der jüngeren Generation hat ein Rahmenprogramm entweder nicht mehr den früheren Stellenwert oder die Lebenspartner sind nicht abkömmlich“, vermutet er. Jedes Jahr im September finden die ZVO-Oberflächentage statt. Fachleute aus dem In- und Ausland, aus Forschung und Praxis halten Vorträge; etwa 60 Unternehmen aus der Galvano- und Oberflächentechnik stellen sich zudem bei einer Industrieausstellung vor. Allein für diese Ausstellung wird eine Nutzfläche von 1.000 bis 1.500 Quadratmetern gebraucht, 490 Besucher nahmen 2011 an den Oberflächentagen teil. Damit wird klar, dass die Größe das wichtigste Kriterium für den Austragungsort und die Veranstaltungsstätte ist. Matheis: „Insbesondere im Hotelbereich ist das Angebot potenzieller Partner, die diese Anforderung bedienen können, begrenzt.“

18 MONATE PLANUNG Zwei Mitarbeiter der ZVO Service GmbH sind für die Veranstaltungsplanung und -abwicklung zuständig. Sie beginnen 18 Monate vor den Oberflächentagen mit der Planung und überlegen sich zunächst, welche Schwerpunktthemen infrage kommen. Die Hauptthemen müssen ein Jahr vor der Veranstaltung feststehen, damit sie bereits beim Kongress im Vorjahr publiziert werden können. „Die Detailarbeit beginnt dann zehn Monate vor Veranstaltungsbeginn“, so Matheis. Einzig die Aufgaben aus dem grafischen Bereich, etwa das Layout der Veranstaltungsflyer und der Druck, kauft der ZVO bei externen Dienstleistern ein. Für die Übernachtungen kommen ZVO-Partnerhotels aus dem 4-Sterne-Bereich infrage, besonders diejenigen, deren Qualitäts- und Umweltmanagement zertifiziert wurde. Den Teilnehmern werden aber auch preiswertere Alternativen angeboten. Matheis hat die Erfahrung gemacht, dass es für die Fachleute aus der Galvano- und Oberflächentechnik vor allem praktisch sein muss: „Die verkehrsgünstige Lage ist mittlerweile wichtiger als die touristische Attraktivität des Veranstaltungsortes.“

Verband und Tagung: von der Mitgliederversammlung bis zum Kongress Autorin: Andrea Birrenbach Erschienen im Verbändereport 02/2012

Tagung – Kongresszentren und Messen 199


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MAGDEBURG – MEHR ALS ERWARTET

E

ine Tagung beordert mich mitten im Juli nach Magdeburg. Ich kann zwar spontan zehn gefälligere Ziele aufzählen, aber was soll’s. Frei von Erwartungen reise ich an. Immerhin erreiche ich ohne nennenswerte Verzögerungen Magdeburg. Ein ketzerischer Gedanke reift in mir: Fährt da keiner hin? Weitere versage ich mir jedoch ausdrücklich, als ich auf der Stadtautobahn von grauen Wohnblocks stumm gegrüßt werde. Welche Stadt kann schon mit ihren Randbezirken imponieren? Mein Tagungshotel – das Historische Herrenkrug Parkhotel – befindet sich nicht im Zentrum. Nach einer Elbüberquerung gelange ich schließlich entlang einer herrlichen schattigen Parkallee in eine wahrhaft überraschende Großstadtoase. Inmitten von üppig bunten Blumenbeeten, Wiesen, mächtigen Bäumen, Laubengängen und Terrassen residiert ein prächtiges Anwesen aus Backstein und Holz – eine erfrischende Umgebung. Und es gibt auffallend viele Parkplätze, die kostenfrei sind! Weitläufig – das ist es, was mir für den ersten Moment einfällt. Seien es die Außenanlagen, die imposante Hotelhalle, mein Hotelzimmer – alles besticht durch eine enorme Großzügigkeit. Zwei weitere Attribute müssen unbedingt genannt werden: gepflegt und außergewöhnlich. Das Hotel, so lese ich in einer Zimmerbroschüre, besteht zu Teilen seit Anfang 1900. Diese wurden nach 1990 restauriert und mit neuen Gebäudeteilen verbunden, für meinen Geschmack sehr gelungen. Als Tagungsteilnehmer finde ich mich zum Abendessen des Veranstalters ein. Es wird gegrillt und wir tafeln auf einer Terrasse unter einer verzierten Holzüberdachung mit Balustraden und wunderbarem Blick in den Park. Ich bin dienstlich hier. Dennoch kommt am nächsten Morgen unweigerlich Freizeitstimmung

auf. Ich jogge sieben Kilometer entlang der Elbe durch die Frische des herrlichen Parks. Das Frühstück auf der Restaurantterrasse ist so angenehm, wir könnten ewig hier verweilen. Der einzige Störfaktor an diesem Morgen ist unser Zeitplan. Dieser verheißt vielversprechend: Tagungsbeginn 9 Uhr im Herrenkrug Festsaal. Wenn das Restaurant schon eine Augenweide ist, mit hohen Holzdecken und riesigen Bogenfenstern, dann ist es der Festsaal nicht weniger. Er gehört zum betagteren Baubereich (von 1904). Geschätzte Höhe acht Meter – diese allgegenwärtige Großzügigkeit des Hotels setzt sich auch hier fort. Direkt neben dem Festsaal finden wir die Prototypen der Maschinen, an denen wir heute geschult werden – in einem vollverglasten Wintergarten, modern, aber stilvoll passend zu dem alten Saal. Die klimatisierten Tagungsräume empfinden wir als sehr angenehm. Beim Kaffee komme ich mit dem Veranstalter ins Gespräch, u. a. interessiert mich die Auswahl des Tagungsortes. Auf Empfehlung! Seine eigene anfängliche Skepsis hatte er selbst durch Recherchen zerstreut. Magdeburg liegt für seinen Bedarf zentral, gut erreichbar und bietet weit mehr, als man ahnt. Das Hotel allein ist die Reise ja schon wert. Hier findet er Qualität, viel Raum, außergewöhnliche Flächen, auch außen, um seine Maschinen zu präsentieren, und der Überraschungseffekt für seine Kunden ist auf seiner Seite. Ich kann nur zustimmen. Ich komme wieder, zu viele Annehmlichkeiten konnte ich noch nicht genießen – Wellnessbereich, Herrenkrug Park, Restaurant … und Magdeburg muss ich nun auch noch kennenlernen. Ecki Togan Tagung – Tagungshotels – Advertorial 203


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EVENT-APPS – AUCH ETWAS FÜR VERBÄNDE? THORBEN GROSSER

206 Tagung – Tagungshotels


Smartphones sind längst fester Bestandteil des Alltags vieler Deutscher geworden. Laut einem aktuellen Nielsen-Report nutzen mittlerweile zwei Drittel aller Handybesitzer ein Smartphone – in der Berufswelt sogar wesentlich mehr. Es ist zum ständigen Begleiter in immer mehr Lebensbereichen geworden. Damit ist es auch für Verbände an der Zeit, sich zu überlegen, wie sie diese unaufhaltsame Entwicklung für eigene Zwecke nutzen können. Eine Möglichkeit, die steigende Verbreitung und Nutzung von Smartphones aufzugreifen, stellen Event-Apps dar. Denn clever bei Veranstaltungen eingesetzt können Veranstaltungs-Apps helfen, Arbeitsaufwand zu reduzieren, Kosten zu sparen und gleichzeitig Sponsoren noch weiter einzubinden. Und das kommt auch bei den Mitgliedern gut an.

APPS ALS UNTERSTÜTZUNG FÜR EVENT-PLANER Auf ihren Konferenzen und Messen müssen Verbände sich immer professioneller präsentieren, mit der Zeit mitgehen, mehr und bessere Inhalte schaffen – und das alles mit schrumpfenden fi nanziellen Möglichkeiten und knapp bemessenem Personal. Im Vorfeld eines Kongresses stehen Veranstalter vor vielen Aufgaben und Herausforderungen: Dazu zählt zum Beispiel Referenteninformationen einzusammeln, Abstracts zusammenzusuchen oder permanent Änderungen am Programm vorzunehmen. Und im schlimmsten Fall gibt es Änderungen nach der Druck-Deadline. Auf diese Weise verbringen Planer viel zu oft Zeit damit, nach Druckstichtag Zettel mit abgeänderten Programmpunkten in die Hefte zu legen, Supplements mit nachgereichten Abstracts zu erstellen und Hinweistafeln mit letzten Informationen aufzustellen. Event-Apps können hier Arbeit erleichtern und abnehmen. Moderne Veranstaltungs-Apps verfügen über ein leistungsstarkes Inhaltsverwaltungssystem (ein sogenanntes Content-Management-System, CMS), mit dem Veranstalter selbstständig, ohne zwischengeschaltete Druckerei oder Anbieter, Informationen und Inhalte der App erstellen, abändern oder löschen können. Über das CMS können zum Beispiel Referentenbiografien und Abstracts eingesammelt werden und die Teilnehmer können per Nachricht über Änderungen an Inhalten oder am Zeitplan direkt alarmiert wer-

den. So bleibt man während des Planungsprozesses eines Kongresses und auch während der Veranstaltung inhaltlich und zeitlich flexibel. Eine weitere Herausforderung stellt der Finanzhaushalt dar: Wie reduziert man Kosten, ohne dass dies die Qualität der Veranstaltung beeinflusst? Personal, Inhalte und der Rahmen einer Veranstaltung sind oft die stärksten Alleinstellungsmerkmale – hier mit Kürzungen anzufangen wäre gefährlich. Apps können dabei in vielerlei Hinsicht willkommene Abhilfe schaffen. Einerseits ist das Einsparungspotenzial beim Druck von Programmheften enorm. Eine Veranstaltungs-App kann die Übersicht über das Programm und den Zeitplan übernehmen und es den Teilnehmern erleichtern, den Überblick zu behalten. So hat zum Beispiel der Internationale Luftfahrtverband (IATA) auf seiner jährlichen Generalversammlung 2013 durch die Einführung einer begleitenden App für die Versammlung über 115.000 Blatt Papier gespart – statt 150.000 wurden nur noch 35.000 Seiten bedruckt. Das gedruckte Programmheft konnte durch die Einführung der App auf einen Bruchteil seines Umfangs des Vorjahres reduziert werden. Ein Großteil der Teilnehmer nutzte die App und war mit den angebotenen Funktionen zufrieden. Aufgrund der positiven Erfahrungen mit der Veranstaltungs-App bei der Generalversammlung setzt die IATA auch bei weiteren Veranstaltungen auf eine mobile App und reduziert so weiter gedrucktes Informationsmaterial. Andererseits kann man mit Apps Sponsoren neu und anders einbinden. Anstatt nur eine gedruckte Anzeige im Programmheft zu haben, kann der Sponsor durch eine Event-App mit Teilnehmern interagieren – und umgekehrt. Da Zugriffe auf Sponsoreninfos messbar sind, hilft das auch Sponsoren, nach einer Veranstaltung ihren Einsatz zu evaluieren. Die gesparten Druckkosten oder die zusätzlichen Sponsoring-Einnahmen allein reichen schon oft, um die Kosten einer App auszugleichen.

APPS ALS BEREICHERUNG FÜR VERANSTALTUNGSTEILNEHMER Event-Apps unterstützen also die Arbeit von Veranstaltungsplanern. Aber auch Veranstaltungsteilnehmer profi tieren von Event-Apps. Die Affinität zu Smartphones, auch bei der NutTagung – Tagungshotels 207


© Eventmobi

zergruppe 35+, sollte nicht unterschätzt werden. Knapp 60 Prozent der Smartphone-Nutzer in Deutschland sind über 35 Jahre alt. Fast ein Fünftel ist älter als 55 Jahre (Quelle: Statista. com). Daher ist die Einführung einer mobilen App nichts anderes als eine logische Konsequenz. Der Einsatz und die Nutzung einer App können die Teilnahme an einer Veranstaltung für Mitglieder erfolgreicher und effizienter machen. Es ist einfacher, den Überblick zu behalten, und man findet schneller, was man sucht. Während sich bei Teilnehmern oft am Ende eines dreitägigen Kongresses im Hotelzimmer die vergessenen Broschüren türmen, vergessen sie ihr Handy und damit die in der App gespeicherten Informationen wohl kaum. 208 Tagung – Tagungshotels

Eine App ist auch eine sinnvolle Erweiterung, um es Teilnehmern zu ermöglichen, sich untereinander zu vernetzen. Über Apps können Besucher gezielt nach anderen Besuchern mit ähnlichem Interessengebiet suchen und, ohne private Daten austauschen zu müssen, mit Teilnehmern ins Gespräch kommen. Um die in Teilnehmerprofilen angegebenen Daten zu schützen, kann eine App vom Veranstalter durch ein Passwort geschützt werden. Beim Umgang mit persönlichen Daten sind Veranstalter zudem generell an deutsche Datenschutzgesetze gebunden. Auch eine tiefere Einbindung in das Veranstaltungsgeschehen ist möglich. Ein Investorenforum in Berlin nutzte eine spezielle Event-App, damit Teilnehmer nach der Keynote-Präsentati-


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on dem Referenten, Dr. Joschka Fischer, Fragen stellen konnten. Besonders vor großem Publikum werden oft interessante Aspekte nicht angesprochen, da Teilnehmern der Mut fehlt, vor 300 Menschen aufzustehen und eine Frage zu stellen. Der Verband der Elektrotechnik (VDE) nutzte eine App, um 150 Teilnehmer in Echtzeit während einer Veranstaltung zu aktuellen Themen der Stromwirtschaft zu befragen. Aus den Resultaten konnte der VDE verwertbare Informationen darüber gewinnen, wie die Teilnehmer die Zukunft des Strommarktes einschätzen. Auf einer Fachtagung kann man so in Minuten großen Rücklauf und Resultate erzielen, für die man in klassischen Studien oft Wochen und Monate brauchen würde. Ein neues Element bei vielen Event-Apps ist die sogenannte „Gamification“, das Einbinden von spieltypischen Elementen in Konferenzen. Durch verschiedene Spieltypen können so Anreize für Teilnehmer geschaffen werden, aktiver an der Veranstaltung teilzunehmen. So können Referenten beispielsweise Publikumsfragen in ihre Vorträge einbauen, die dann über die App beantwortet werden. Für richtige Antworten erhalten die Teilnehmer Punkte und nehmen an einem Ranking unter allen Mitmachenden teil. Eine weitere Möglichkeit, spieltypische Elemente über eine App in eine Veranstaltung einzubinden, stellt eine „Schnitzeljagd“ mit QR-Codes dar. So kön210 Advertorial

nen auch Sponsoren mit eingebunden werden, indem sie einen der gesuchten QR-Codes des Spiels an ihrem Stand platzieren. Das sorgt für einen größeren Besucheranstrom und kann vom Veranstalter im Sponsoring-Vertrag in Rechnung gestellt werden. Eine Event-App bietet Vorteile für beide Seiten – die Planer und die Teilnehmer einer Veranstaltung. Durch intuitiv bedienbare Content-Management-Systeme kann Planern viel Arbeit abgenommen werden. Für Mitglieder wird gleichzeitig ein Mehrwert geschaffen. Im Zeitalter von Smartphones und Tablet-PCs sollte man sich daher auch als Verband überlegen, wie man Veranstaltungs-Apps in die eigene Arbeit integrieren kann. Wichtig ist dabei, sich im Vorfeld genau zu überlegen, was mit dem Einsatz einer Event-App erreicht werden soll. Beratungsangebote von Event-App-Anbietern sollten wahrgenommen werden, um sich über Ausgestaltungsmöglichkeiten und spezielle Features der App in Bezug auf die eigene Veranstaltung zu informieren. Nur so kann die App genau an die eigenen Bedürfnisse und Vorstellungen angepasst werden. Event-Apps – auch etwas für Verbände? Autor: Thorben Grosser Erschienen im Verbändereport 01/2014


Tradition erhalten… …Tagungen gestalten Setzen Sie bei Ihrem nächsten Meeting auf einen Partner, der Ihre Bedürfnisse kennt. Wir von Maritim betreuen bereits seit Jahrzehnten Veranstaltungen von Landes- und Bundesverbänden und haben ein spezielles Team zusammengestellt, das sich perfekt mit den besonderen Anforderungen auskennt. Vom Meeting im kleinen Kreis bis zur großen Tagung stellen wir Ihnen individuelle Räumlichkeiten zur Verfügung und schaffen reizvolle Rahmenbedingungen. Besonders herausstechend ist unsere ausgezeichnete Gastronomie. Lassen Sie sich von kreativen Mittags- und Kaffeepausen sowie einem hervorragenden Cateringangebot begeistern. M Service Center Verkauf · Külpstraße 2 · 64293 Darmstadt Telefon 06151 905-740 · Telefax 06151 905-705 · meeting.ksc@maritim.de · www.maritim.de Advertorial 211 Diese Anzeige enthält Angebote der M Hotelgesellschaft mbH, Herforder Straße 2, 32105 Bad Salzuflen.


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Linksrheinisch präsentiert sich das Kameha-Partnerhotel: das Bonn Marriott World Conference Hotel (Eröffnung April 2016). Im ehemaligen Regierungsviertel, Tür an Tür mit einem der modernsten Kongress-Zentren Deutschlands und in unmittelbarer Nähe zur Museumsmeile. In den 336 Zimmern und Suiten, im Restaurant/Bar im 17. Stock, in den vier Konferenzräumen (35 bis 75 Quadratmeter, bis zu 50 Gäste), im SPA und im angrenzenden GOP-Varietè (exklusiv buchbar) sorgt die perfekte Mischung aus Funktionalität, zeitgemäßem Ambiente und herzlichem Service für viel Wohlfühlatmosphäre. Wie übrigens auch im Kameha Grand Bonn. Take two! Die beiden Teams freuen sich darauf, für die kleinen und großen Momente des Genießens zu sorgen. Advertorial 213


CERTIFIED-SIEGEL ALS QUALITÄTSGARANT FÜR VERBANDSVERANSTALTUNGEN Kaum eine andere Sparte in Deutschland veranstaltet derart viele Meetings, Events, Seminare und Kongresse wie die deutschen Verbände. Aber auch an Verbandsveranstaltungen geht die Zeit nicht spurlos vorbei. Die Anforderungen verändern sich. Um mit der Zeit zu gehen und den Mitgliedern attraktive Formate bieten zu können, bedarf es einer genauen und guten Planung. Mit der Kennzeichnung von Certified-Siegeln liefern wir eine objektive, unabhängige und qualitativ hochwertige Auswahlhilfe. Die Siegel sind ein echtes Kundenzertifikat und wurden in ihrem Ursprung von der DGVM mit dem Geschäftsreiseverband VDR entwickelt. Das bedeutet, dass die Prüfkriterien von Praktikern fürs alltägliche Geschäft ermittelt und aufgestellt wurden. Das spart dem Verbandsplaner und Eventmanager Zeit, Geld und Arbeit. Das Zertifikat „Certified Conference Hotel“ existiert seit nun mehr zehn Jahren. Seit 2015 werden auch Event Locations nach einem anspruchsvollen Kriterienkatalog geprüft und beurteilt, ebenfalls unter Beteiligung der DGVM.

FOLGENDE FRAGEN ERREICHEN UNS HÄUFIG: Warum spart der Eventmanager Zeit? Unsere Prüfer waren bereits vor Ort und haben das Objekt über mehrere Stunden intensiv in Augenschein genommen. Somit ist die erste Qualitätsauswahl bereits von einem „Kollegen“ vorgenommen worden. Außerdem erhält der Eventmanager viele nützliche Informationen pro Tagungsraum auf der Detailbeschreibung der Certified-Hotels. Wer prüft denn für Certified? Unsere Prüfer sind Praktiker und haben alle „Stallgeruch“. Sie sind selbst lange als Travelmanager oder Eventmanager tätig und verfügen über die nötige Erfahrung, eine Location oder Hotel auf das reale Leistungsvermögen einzuschätzen. 214 Tagung – Tagungshotels – Advertorial

Wie aktuell sind die Kriterien? Die Wünsche und Bedürfnisse der Veranstaltungsteilnehmer und Planer werden permanent aufgenommen. Eine umfassende Überarbeitung der Kriterien erfolgte Anfang 2015. Wie transparent ist das System? Alle aktuellen Prüfkriterien sowie die Prüfungsergebnisse werden auf www.certified.de veröffentlicht. Wie unabhängig ist die Zertifizierung? Pro Zertifikat gibt es eigenständige Prüfkataloge, die zwischen 70 und 125 Fragen umfassen. Die Prüfer entscheiden vor Ort, ob das Prüfsiegel zuerkannt wird oder nicht. Sie sind dabei nicht an Weisungen der Trägerverbände oder von Certified gebunden, sondern orientieren sich allein an den Kriterien. Bei der Nutzung eines Certified-Hotels oder einer Certified-Location reduziert der Eventplaner indirekte Kosten und optimiert seine internen Prozesse. Am Ende steht eine gelungene Veranstaltung oder Aufenthalt. Die Trägerverbände VDR, DGVM, GCB und Veranstaltungsplaner.de unterstützen die Auszeichnung als Certified Conference Hotel oder Certified Event Location. Vertrauen auch Sie auf die „Stiftung Warentest“ der Hotellerie. Alle aktuell zertifizierten Hotels und Locations finden Sie auf www.certified.de.


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Tagung – Tagungshotels

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ab EZ ¤ 139 pro Person

ab DZ ¤ 159 pro Person

10 Veranstaltungsräume von 40 qm bis 512 qm ab 69 ¤ pro Person Business-Tagungspauschale 10,7 km

3,6 km

8 km

180 Parkplätze in Tiefgarage Eindrucksvolle Lage im historischen Stadtzentrum von Dresden

NEUE DORINT GMBH / DORINT HOTEL DRESDEN WILLKOMMEN IN ELBFLORENZ Das 4-Sterne-Dorint-Hotel Dresden befindet sich im Stadtzentrum, nur wenige Gehminuten von den historischen Sehenswürdigkeiten der Altstadt, den verschiedenen Einkaufsmöglichkeiten des Stadtzentrums und der VW-Automobilmanufaktur entfernt. Insgesamt stehen 800 qm Tagungsfläche bei Raumgrößen von 32 bis 257 qm zur Verfügung. Unsere Konferenzetage verfügt über 14 Tagungsräume mit Tageslicht. Alle Tagungsräume sind klimatisiert und schallisoliert und bieten Platz für bis zu 270 Personen. Ebenfalls stehen auf unserer Bankettetage Räumlichkeiten für bis zu 300 Personen zur Verfügung. Nach dem Workshop zum Workout? Unser kleiner Freizeitbereich mit zwei Saunen, Pool und Cardio-Geräten wartet auf Sie!

Grunaer Straße 14 • 01069 Dresden (0351) 49 15-0 Hanka Stave-Walczak hanka.stave-walczak@dorint.com

4 Sterne ab EZ 84 ¤

243 Zimmer ab DZ 114 ¤

14 Räume von 32 qm bis 257 qm ab 49 ¤ Tagungspauschale und ab 149 ¤ Vollpensionspauschale (pro Person) 10 km

6 km

2 km

90 Parkplätze in der Tiefgarage (14 ¤ pro Tag), öffentlicher Parkplatz hinter dem Haus (kostenpflichtig) Zentrale Lage, ÖPNV direkt vorm Hotel, separate Konferenzetage, WLAN inklusive

www.dorint.com/dresden


218

Tagung – Tagungshotels

RADISSON BLU PARK HOTEL & CONFERENCE CENTRE DRESDEN RADEBEUL

Nizzastraße 55 • 01445 Radebeul (0351) 83 21-440 Mike Goldhahn – Direktor Convention Sales events@parkhotel-radebeul.com radissonblu.de/parkhotel-dresdenradebeul

WILLKOMMEN Ihr Radisson Blu Park Hotel & Conference Centre ist eines der größten Meeting-und-Event-Hotels der Region. Die sehr gute Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz, den Flughafen und die Autobahn A4 ermöglicht eine bequeme Anreise. Radebeul mit seiner erstklassigen Lage an den sonnigen Weinbergen ist mit einer der wärmsten Orte Deutschlands. Ideal zwischen Dresden und Meißen gelegen, bietet Ihnen Radebeul alle Möglichkeiten offen, sächsisches Leben für Kunst, Kultur, Geschichte, Architektur sowie Entertainment zu entdecken und zu erleben. Das mediterran gestaltete Haus ist von einem großen grünen Außengelände umgeben. Der Fitness- und Wellnessbereich bietet auf 1.000 qm Ausgleich zum Arbeitstag, ein 25-Meter-Schwimmbad, Saunen, Hamam, Fitnessraum, Massagen und Kosmetikbehandlungen runden das Angebot ab. 4 Sterne + EZ 75 ¤

575 Zimmer DZ 100 ¤

JS 155 ¤

S 165 ¤

16 Räume von 25 qm bis 1.100 qm ab 59 ¤ Tagungspauschale 9 km

7 km

3 km

10 Parkplätze am Haus, 360 Parkplätze in der Tiefgarage kostenpflichtig Kostenfreies WLAN für alle Tagungsteilnehmer

AMERON HOTEL ABION SPREEBOGEN BERLIN

Alt-Moabit 99 • 10559 Berlin (030) 3 99 20-887 Steffi Stark

EINZIGARTIGE LAGE DIREKT AN DER SPREE UND MITTEN IM HERZEN BERLINS. IHR LIEBLINGSHOTEL FÜR TAGUNGEN UND KONFERENZEN. Neben der einzigartigen Lage direkt an der Spree und mitten in Berlin bietet das AMERON Hotel ABION Spreebogen mit vier Sternen insgesamt acht miteinander kombinierbare Veranstaltungsräume für bis zu 600 Personen – alle mit Tageslicht, Klimaanlage und kostenfreiem WLAN. Der Hauptbahnhof, Flughafen Tegel (TXL) und die Messe Berlin sind nur einen Katzensprung vom Hotel entfernt. Mit 243 Zimmern und Suiten, teilweise mit Spreeblick, bietet das Hotel den idealen Rahmen für Events und Konferenzen. Unsere hoteleigene ABION Yacht AIDA für max. 20 Personen ist perfekt für exklusive Events auf dem Wasser – egal ob Kaffeepause, Meeting oder ein Dinner.

s.stark@abion-hotel.de www.abion-hotel.de 4 Sterne ab EZ 90 ¤

243 Zimmer DZ 105 ¤

8 Räume von 40 qm bis 432 qm ab 60 ¤ Tagungspauschale 7 km

1,5 km

2 km

100 Parkplätze in der Tiefgarage, 15 ¤ pro Tag Vitality Fitness und Sauna kostenfrei, Wifi kostenfrei


Tagung – Tagungshotels

219

CENTROVITAL HOTEL ENTSPANNT TAGEN AM SPANDAUER SEE. In Berlins City West erwartet Sie die deutschlandweit einzigartige Kombination aus Hotel, SPA & Sportclub, Genuss und Gesundheit. Warme, natürliche Farben in Kombination mit hochwertigen Hölzern sorgen für eine Wohlfühlatmosphäre. 158 Zimmer und Suiten sowie ein vielfältiges gastronomisches Angebot bieten alle Vorzüge eines 4-Sterne-Hotels. Elf multifunktionale Veranstaltungsräume mit moderner technischer Ausstattung schaffen einen perfekten Rahmen für Tagungen, Seminare, Präsentationen und Feierlichkeiten aller Art. Alle Tagungsräume sind klimatisiert, verfügen über Tageslicht und sind nach Bedarf abdunkelbar. Eine SPA- & Saunalandschaft und der Sportclub laden gleichermaßen zum Entspannen wie auch zu sportlichen Aktivitäten ein.

Neuendorfer Straße 25 • 13585 Berlin (030) 8 18 75-256 Melanie Kuan sales@centrovital-berlin.de

4 Sterne ab EZ 79 ¤

www.centrovital-berlin.de

158 Zimmer ab DZ 99 ¤

ab JS 169 ¤

ab S 209 ¤

11 Räume von 32 qm bis 235 qm ab 49 ¤ Tagungspauschale 9 km

1,5 km

6 km

157 Parkplätze in der hauseigenen Tiefgarage (kostenpflichtig) Zertifiziert als „Certified Conference Hotel“ & „Certified Business Hotel“. Kostenfreies WLAN. Gesundheitsprogramme; betriebl. Gesundheitsförderung.

HOTEL SCHLOSS NEUHARDENBERG HOTEL IM GRÜNEN, ELEGANT, MODERN, HISTORISCH – TAGUNGEN BIS 180 PERSONEN Das Hotel Schloss Neuhardenberg mit perfekten Bedingungen, einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis und seiner inspirierenden Atmosphäre garantiert allen Teilnehmern einen unvergesslichen Aufenthalt. Fernab ausgetretener Pfade liegt Schloss Neuhardenberg mit schlichter klassizistischer Fassade inmitten eines bezaubernden Landschaftsparks östlich von Berlin. Unsere langjährige Erfahrung als Tagungs- und Veranstaltungsstätte von Rang bürgt dafür, dass Sie in diesem unvergleichbaren Ambiente sowohl konzentriert arbeiten als auch stimmungsvoll feiern können. Die harmonische Verknüpfung von Natur, dem ausgezeichneten Service und der erstklassigen Qualität schafft Raum und Möglichkeiten für Begegnungen und Entdeckungen.

Schinkelplatz • 15320 Neuhardenberg (033476) 60 0-0 Ronny Strobelt – Verkaufsleiter rms@ schlossneuhardenberg.de www.schlossneuhardenberg.de

4 Sterne Superior ab EZ 99 ¤

54 Zimmer, 2 Suiten ab DZ 135 ¤

ab S 280 ¤

11 Räume zw. 37 qm bis 240 qm ab 49 ¤ Tagungspauschale halbtags 85 Km

70 km

45 km

100 Parkplätze, überwacht, kostenfrei kostenfreies WLAN, variantenreiches Rahmenprogramm

(jeweils inkl. Früstück)


220

Tagung – Tagungshotels

RINGHOTEL CELLER TOR****SUPERIOR

Scheuener Straße 2 • 29229 Celle (05141) 5 90-0

PERSPEKTIVEN GESTALTEN dafür bietet unsere großzügige Hotelanlage den optimalen Rahmen. Seit 1438 ein Familienbetrieb mit Tradition, haben wir auch Blick für aktuellen Zeitgeist. Als Veranstalter können Sie auf ein kompetentes und freundliches Team vertrauen, das Ihr Meeting, ob Workshop, Landesoder Bundesverbandstagung mit Ausstellung, zu vollem Erfolg führt. Die schöne Fachwerk- und Residenzstadt Celle ist immer eine Reise wert und ein Begleitprogramm schnell geschnürt. Im Haus genießen Sie die abwechslungsreiche, regionale Küche. Die Bar & Lounge lädt zur Nachlese ein. Verschiedene Tagungspauschalen, Kick-off-Angebote und individuelle Offerten werden gerne erstellt – ganz nach Ihrem Budget.

Claudia Ehlers, Susanne Ostler

Sie werden immer gerne wiederkommen wollen!

info@celler-tor.de www.celler-tor.de

4 Sterne Superior

73 Zimmer

EZ 92 ¤ RINGHOTEL

DZ 139 ¤

Superior 159 ¤

15 Tagungs- und Banketträume von 26 qm bis 360 qm ab 46 ¤ Tagungspauschale, bzw. 146 ¤ pro Person mit VP im EZ 40 km

Superior

4 km

30 km

200 kostenfreie Parkplätze am Haus & Tiefgarage Aktuelle Technik, klimatisierte Räume mit Tageslicht, teils befahrbar

HOTEL AM BERNSTEINSEE KONZENTRIERT AUF IHREN ERFOLG Der Geheimtipp für Kreativität und innovative Gedanken liegt zwischen Hannover und Wolfsburg, ist verkehrsgünstig über Autobahnen und Bundesstraßen zu erreichen und dennoch abseits von Hektik und Alltag. Die Vielfalt der Räumlichkeiten ist einzigartig und reicht von sechs modern ausgestatteten Tagungsräumen über stilvolle Clubräume bis hin zur großen Veranstaltungshalle. Neben 34 großzügigen Zimmern bietet das Hotel Ferienwohnungen und –häuser zur entspannten Übernachtung an. Bernsteinallee 5-7 • 38524 Sassenburg/Stüde (05379) 981 40-0 Mira Hinrichs, Vanessa Buer tagungen@bernsteinsee.de www.bernsteinsee.de

Nach einem kreativen Tag brauchen Körper und Geist Abwechslung. Ob Wasserski oder Wakeboard, gemeinsames BBQ, Kartrennen, intuitives Bogenschießen im Wald, Beachvolleyball oder einfach Schwimmen gehen oder am Elbe-Seiten-Kanal entlangradeln – die Möglichkeiten für Ihr Rahmenprogramm sind vielseitig. 3 Sterne

34 Zimmer

ab EZ 85 ¤

ab DZ 112 ¤

ab S 125 ¤

9 Räume von 12 qm bis 720 qm ab 39 ¤ Tagungspauschale 79 km

15 km

12 km

Parkplätze kostenfrei kostenfreies WLAN, moderne Tagungstechnik inklusive, Verbandsrate


Tagung – Tagungshotels

HOTEL DER ACHTERMANN aZIS Hotel Betriebs GmbH INSPIRIERT TAGEN Das 4-Sterne-Hotel und Tagungszentrum DER ACHTERMANN empfängt seine Gäste in einer kreativfördernden Umgebung, um Ideen zu entwickeln und Lösungen zu finden. Unsere innovativen und bewährten Veranstaltungsformate und die persönliche Betreuung schaffen die Voraussetzung für die ideale Vernetzung von Erkenntnissen und Menschen. Abgerundet wird Ihre Tagung durch das vielfältige gastronomische Angebot unseres denkmalgeschützten Restaurants „Altdeutsche Stuben“. Mit 154 Zimmern in verschiedenen Kategorien, zwölf separaten Tagungsräumen, einem Schwimmbad und Saunabereich bieten wir die perfekte Bühne für Kongresse, Seminare und Workshops.

Rosentorstraße 20 • 38640 Goslar (05321) 70 00-301 Yvonne Frackowiak bankett2@der-achtermann.de www.der-achtermann.de

4 Sterne ab EZ 72 ¤

154 Zimmer ab DZ 102 ¤

ab JS 172 ¤

ab S 181 ¤

12 Räume von 35 qm bis 600 qm ab 47 ¤ Tagungspauschale 100 km

200 m

19 km

540 Parkplätze für 10 ¤ am Tag Networking-Coffee Break

ATLANTIC CONGRESS HOTEL ESSEN MEMBER OF WORLDHOTELS FIRST CLASS COLLECTION Haben Sie schon einmal in einer „Kulturhauptstadt Europas“ und gleichzeitig in einer „Grünen Hauptstadt Europas“ getagt? Willkommen in Essen – eine Stadt, die genauso überraschend ist wie ihre Konferenzmöglichkeiten. Das mehrfach ausgezeichnete ATLANTIC Congress Hotel liegt direkt neben dem Congress Center Essen sowie dem Grugapark, nur 20 Minuten vom Flughafen Düsseldorf entfernt. Das 4-Sterne-Superior-Hotel verfügt über 248 Deluxe-Zimmer mit kostenfreiem WLAN, Restaurant, Terrasse, Bistro, Bar, Fitness- & Wellnessbereich sowie Tiefgarage. Das 1.200 qm große Conference Centre mit neun Räumen zwischen 35 und 535 qm ist spezialisiert auf Konferenzen bis ca. 180 Personen. Als besondere Locations sind die Vinothek oder die einzigartige Dachterrasse exklusiv buchbar.

Norberstrasse 2a • 45131 Essen (0201) 946 28-0 Gesa Peck events@atlantic-essen.de www.atlantic-essen.de

4 Sterne superior ab EZ 119 ¤

248 Zimmer ab DZ 119 ¤

ab JS 194 ¤

9 Räume von 35 bis 535 qm, 1 Boardroom, 5 Business Suiten ab 66 ¤ Tagungspauschale, ganztags pro Person & Tag 25 km

3,5 km

0,8 km

Hoteleigene Tiefgarage, öffentliche Parkplätze am Haus Gewinner des „Certified Star Award“ 2014 als „Bestes Tagungshotel Deutschlands“

221


222

Tagung – Tagungshotels

AMERON HOTEL KÖNIGSHOF BONN

Adenauerallee 9 • 53111 Bonn

TAGEN AUF DEN SPUREN VON ADENAUER, ERHARD UND CO.? Das gibt es nur im AMERON Hotel Königshof in Bonn. Die direkte Lage am Rhein, unweit der Bonner Innenstadt (0,5 km), macht den Königshof zur idealen Ausgangssituation für alle Arten von Meetings, Events und Galaabende. Der Königshof versteht sich ausgezeichnet auf den Spagat zwischen Tradition und Moderne. Der malerische Blick auf Rhein und Siebengebirge sowie herzlich-smarte Mitarbeiter garantieren einen professionellen Tagungsablauf! Die lichtdurchfluteten Tagungsräume verfügen über Klimaanlage, Parkett- oder Marmorfußboden, modernste Tagungstechnik „State of the Art“ sowie kostenfreies WLAN.

(0228) 26 01-0 Sandra Simon simon@hotel-koenigshof-bonn.de www.hotel-koenigshof-bonn.de 4 Sterne-Designhotel ab EZ 99 ¤

129 Zimmer ab DZ 129 ¤

8 Räume von 11 qm bis 297 qm ab 55,50 ¤ Tagungspauschale 25 km

2 km

4 km

65 Parkplätze am Haus/Tiefgarage kostenpflichtig Perfekte Innenstadt-Lage – Rheinblick inklusive!

SEMINARIS KONGRESSPARK BAD HONNEF

Hauptstraße 22 • 53604 Bad Honnef (02224) 1 89-0

30 JAHRE TAGUNGSINSEL IM RHEINISCHEN NIZZA Mildes Klima und idyllisch im Rheintal: seit 30 Jahren mit Herzlichkeit und Kompetenz auf der grünen Tagungsinsel. Vom kleinen Meeting bis zum Kongress mit bis zu 350 Personen. Der Kongresspark Bad Honnef liefert dazu die passenden Räume, technisches Equipment und tolle Rahmenprogramme. Im Seminaris Hotel Bad Honnef stehen ein großer Plenar- und Bankettsaal sowie über 20 weitere Seminarund Konferenzräume zur Verfügung. Das avendi Hotel Bad Honnef verbindet das Kur- und Kongresshaus mit dem über 400 qm großen Jugendstilsaal. Hinzu kommen zehn weitere Seminar- und Funktionsräume sowie das Wellness avendi + SPA mit großer Sauna- und Badelandschaft zum Relaxen.

kongresspark@seminaris.de www.seminaris.de/kongresspark 4 Sterne ab EZ 80 ¤

Seminaris Hotel: 261 • avendi Hotel: 170 ab DZ 110 ¤

Tagungsräume: 35 Räume von 20 qm bis 350 qm ab 51 ¤ Tagungspauschale 35 km

2 km

8 km

Parkplätze: außen 150 Plätze, kostenfrei · Tiefgarage 140 Plätze, kostenpflichtig Special Offer: Tagungsspecial zum 30. Jubiläum 2016, buchbar bis 31.8.16 (nach Verfügbarkeit) inklusive 15 % Rabatt.


Tagung – Tagungshotels

223

DORINT HOTEL FRANKFURT-NIEDERRAD TAGEN ZWISCHEN AIRPORT UND INNENSTADT – EXKLUSIVE NUTZUNG AB 120 PERSONEN Abseits der Großstadthektik, aber dennoch zentral gelegen, empfängt Sie das Dorint Hotel Frankfurt-Niederrad. Mit exzellenter Anbindung an Autobahn, Flughafen, Innenstadt und Frankfurt-Messe bietet das 4-Sterne-Superior-Hotel den idealen Ausgangspunkt für Ihre Veranstaltung. Zur Verfügung stehen drei Meetingräume à 100 qm, variabel kombinierbar, mit Tageslicht, Balkon und separatem Tagungsfoyer. Unser Tagungsbereich im ersten Obergeschoss bietet Platz für Veranstaltungen mit bis zu 250 Personen. Ab einer Teilnehmerzahl von 120 Personen können wir Ihnen unsere Tagungsetage exklusiv zur Verfügung stellen. Für ungestörte Meetings im kleinen Kreis mit bis zu zehn Personen sind zwei Tagungssuiten im 7. OG ideal geeignet.

Hahnstraße 9 • 60528 Frankfurt (069) 6 63 06-200 Christina Winsl bankett.frankfurt-niederrad@dorint.com www.dorlnt.com/frankfurt-niederrad

4 Sterne Superior ab EZ 89 ¤

191 Zimmer ab DZ 89 ¤

ab JS 159 ¤

ab S 189 ¤

5 Räume von 28 qm bis 300 qm ab 65 ¤ Ganztagespauschale 7 km

4 km

0,5 km

120 Parkplätze am Haus, 16 ¤ pro Fahrzeug und Tag Exklusive Nutzung der Tagungsetage ab ca. 120 Personen

MÖVENPICK HOTELS & RESORTS WO SICH EFFIZIENZ UND INSPIRATION TREFFEN. PERFEKTION IST UNSERE LEIDENSCHAFT UND SCHWEIZER GASTFREUNDSCHAFT UNSERE TRADITION. Mövenpick Meetings & Events bietet ein professionelles Veranstaltungsmanagement mit den höchsten Standards, kreativer Küche und qualifiziertem Service. Mit unseren individuellen und auf Ihre Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnittenen Lösungen schaffen wir in jedem unserer Hotels weltweit ideale Voraussetzungen für Ihre Veranstaltung. Ganz gleich, aus welchem Anlass Sie Ihre Tagung oder Veranstaltung planen, wir erfüllen Ihre Anforderungen und Bedürfnisse und garantieren Ihnen einen außergewöhnlichen Service. Dabei schreiben wir Ihnen nicht vor, was Sie benötigen, sondern wir hören zu und passen unsere Lösungen individuell an Ihre Anforderungen an.

Zimmersmühlenweg 35 • 61440 Oberursel (06171) 50 05 95 Bianca Bergande meetings.mhr.germany@moevenpick.com www.movenpick.com

4 Sterne

bis 408 Zimmer

Zimmer ab 129 ¤ Veranstaltungskapazitäten: 10 bis 700 Personen ab 65 ¤ Tagungspauschale gute Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel, Autobahn und Flughafen Parkplätze in allen Hotels vorhanden Mövenpick Meetings & Events – Inspiration für jeden Anlass.


Namensindex Name

Rubrik Seite

100 % Karlsruhe & Region Convention Bureau

T

130

2k Verbandsberatung

B

42

ACCOR

T

200-201

ADVERB – Agentur für Verbandskommunikation

K

53, 60

Name

Rubrik Seite

degefest e.V. - Verband der Kongress- und Seminarwirtschaft

T

93

Deutsche Messe

T

158

DGVM Assekuranz

B

37

Alphadata GmbH

S

79

DGVM PLUS

B

25, 38

Alte Oper Frankfurt

T

188

DIALOG Public Relations

K

55, 61

Ameron Hotel Abion Spreebogen Berlin

T

218

DIE_SCHNITTSTELLER

S

77

Ameron Hotel Königshof Bonn

T

222

Dorint Hotel Dresden

T

217

Arena Erfurt

T

191

Dorint Hotel Frankfurt Niederrad

T

223

Atlantic Hotel Essen

T

221

Dorint Hotels & Resorts

T

215

ATLANTIC Hotels

T

209

Dornbach GmbH Wirtschaftsprüfungsgesell-

B

33, 45

Austellungs- und Messe-Ausschuss der

T

91

Dortmund Convention

T

129

B&B Technik + Events GmbH

T

155

Dr. Koch Consulting

B

31, 42

Balloni Hallen & Veranstaltungs GmbH

T

187

Dr. Winfried Eggers

B

36

Bar jeder Vernunft

T

183

Dresden Convention Bureau

T

122 32, 36

Deutschen Wirtschaft e.V.

schaft Steuerberatungsgesellschaft

Bar jeder Vernunft/Tipi am Kanzleramt

T

179

Duckstein Rechtsanwälte

B

Bauwerk Köln

T

188

ECOPLAN GmbH

S

78

Bluesuite von Glamus

S

80

T

163

BTZ Bremer Touristik-Zentrale GmBH

T

123

Edwin-Scharff-Haus Kongress- und Tagungszentrum

Bürgerzentrum Waiblingen

T

161

Enterbrain 2.0 Software

S

81

B'VM - Beratergruppe für Verbandsmanagement

B

20-21

Enterbrain Software AG

B

35

Carlson Rezidor

T

204-205

59

CAS Software AG

S

75, 83

CCD Congress Center Düsseldorf

T

CCH - Congress Center Hamburg Centrovital Hotel

Enterbrain Software AG/D3 Druckhaus GmbH

K

Entgelt UND RENTE AG

S

78

158

Erzbistum Köln

T

174-175

T

156

EVVC Europäischer Verband der Veranstal-

T

95

T

219

tungs-Centren e.V.

Certified - Das Kundenzertifikat

T

214

Fabrique D'Images

S

85

CMD Congress Management GmbH Dresden

T

138

Fecher Verbandmanager

S

81

Cologne Convention Bureau

T

126

Forum am Hofgarten

T

190

Colosseum Theater Essen

T

186

Freiburg Convention Bureau

T

127

Commundo Tagungshotels

T

212

GCB German Convention Bureau e.V.

T

94

Congress Center Essen

T

159

Gipfeltreffen®

T

131

Congress Centrum Würzburg

T

164

GKD GmbH

S

80

Congress-Centrum Stadtgarten Schwäbisch Gmünd

T

162

156

Convention Bureau Braunschweig

T

129

Globana Messe & Conference Center

T

GOB Software & Systeme GmbH & Co. KG

S

79

Grith AG

S

84

Convention Office Kieler Förde

T

128

H Hotels

T

216

Convivus

T

141

HA Hessen Agentur

T

104-109

Hamburg Messe und Congress GmbH

T

157

Haus Weilgut

S

69

Heidelberg Mobil International GmbH

S

82

Henning von Vieregge

B

44

Conzil Veranstaltungs GmbH

T

139

DATAX AG

S

83

DCM Druckcenter Meckenheim

K

57, 59

DER Touristik & Incentive

T

140

224 Advertorial


Name

Rubrik Seite

Herrenkrug

T

202-203

Historische Stadthalle Wuppertal GmbH

T

Hotel am Bernsteinsee

Name

Rubrik Seite

Messe Erfurt GmbH

T

184

MoSeven

B

164 43

T

220

Mövenpick Hotels & Resorts

T

223

Hotel der Achtermann

T

221

MR Congress & Incentive GmbH

T

139

Hotel Schloss Heuhardenberg

T

219

Musik- und Kongresshalle Lübeck

T

157

Hotel Schloss Montabaur

T

181

Nolte Kommunikation

Hotel Taschenbergpalais Kempinski

T

217

Nürburgring

T

176-177

IFV Beratung und Service GmbH

B

40

Ostrapark Dresden

T

182

Institut für Kommunikation

B

39

politik & internet

B

34

INTERPLAN Congress, Meeting & Event Management AG

T

140

Polyas

S

77

T

218

Jahrhunderthalle Frankfurt

T

160

Radisson Blu Park Hotel & Conference Center Dresden Radebeul

Kaisersaale Erfurt

T

191

Rainer Maschke

B

34

Kameha Grand Hotel

T

213

rayseven.de

S

67

Karlsruher Messe- und Kongress GmbH

T

162

Rechtsanwalt Ralf Wickert

B

29, 37

Kienbaum Management Consultants GmbH

B

43

redblue - INTERSPORT Deutschland eG

T

189

Kölnkongress GmbH

T

159

Ringhotel Celler Tor

T

220

Kongress- und Tagungstentrum Filderhalle Leinfelden-Echterdingen GmbH

T

161

Sächsische Dampfschiffahrtsgesellschafts-GmbH & Co. Conti

T

182

Kongress- und Veranstaltungshaus Bodenseeforum Konstanz

T

150-151

Saxoprint GmbH

K

58

Seminaris Kongresspark Bad Honnef

T

222

Kongress-Allianz Magdeburg

T

116-117

Kongressbüro Münster Marketing

T

124

Kongressmetropole München

T

120-121

smashdocs

S

76

Koopmanndruck

K

58

Stuttgart Convention Bureau

T

118-119

KSP Rechtsanwälte

B

35

160

T

178

Tagungs- und Kongresszentrum und Kulturscheune auf Hof Haulle

T

Kultur Räume Gütersloh

B,K 41, 51, 60

Sewobe

S

84

Sirius Facilities GmbH

T

184

Kultur- und Kongresszentrum Liederhalle

T

163

Tipi am Kanzleramt

T

183

Kultur- und Kongresszentrum Stadthalle Mülheim an der Ruhr

T

152

tixxt

S

72-73

Top Tagungszentren GmbH

T

185

Kultur- und Veranstaltungs-GmbH Verlbert

T

185

Tourismus und Stadtmarketing Husum GmbH

T

128

Leipzig Tourismus und Marketing GmbH

T

114-115

Tourismus und Tagungsservice Osnabrück

T

130

Lufthansa Training & Conference Center Seeheim

T

189

Trier Tourismus und Marketing

T

125

UNESCO-Weltkulturerbe Zollverein

T

186 85

m:con

T

180

Vairres GmbH

S

Makrolog Content Management AG

S

82

VdW Versorgungsverband

B

38

Maritim Hotels

T

211

verbandsexperte.eu

B

44

MBW GmbH

T

61, 190

MCI Deutschland GmbH

T

19, 40, 138

MCN Medizinische Congressorganisation Nürnberg AG

T

141

Meilenstein! Beratungskanzlei Dirk Günther

B

17, 41

Messe Dresden

T

153

ViSaas GmbH & Co. KG

S

74

visitBerlin Berlin Convention Office

T

110-113

Von Borries & Partner Premiumgastronomie

T

187

World Conference Center Bonn

T

154

Xpoint0

B

39

Advertorial 225


Was Sie schon immer wissen wollten ...

ALLES ÜBER ERFOLGREICHES VERBANDSMANAGEMENT Neue Ideen, Anregungen und Tipps für Verbandsprofis Praxisberichte zum Verbandsmanagement Informationen zu verbandsrelevanten Rechtsentscheidungen inkl. Kommentierung

ISSN 0720-936

3

Mitglieder

ISSN 0720-936

3

Management Kommunikation

AUSGABE 09

Dezember 2015 19. Jahrgang

VERBAND & MANAGE

MENT

Im Wandel: Das neue der Verbandsgesch Rollenbild äftsführung

VERBANDMitglied & MANAGE

er MENT

Fair: Die Altersv ersorgung für GeschäManage ftsführement r von Verbänden

Kommunikation

Topaktuelle Informationen zu Steuerfragen der Verbände inkl. Erläuterungen

ISSN 0720-936

VERBAND & RECHT

3

Sozialversiche rungspćicht für Vereinsvorstän de

AUSGABE 08

November 2015 19. Jahrgang

VERBAND & KO KOMMU

NIKATION NIKA KAT

ATION Verband rel reloade reloa relo re ded ded d – ode oder: oder: S So o klappt appt a ppt ess m mit i der Veränd er nderun er e erung un ung ng g

Mitglieder VERBAND & MANAGE MENT

Errrfolgrei Erfolgre folgreic olgreich iche che ch chManage eW Wirkun ir gs-gs ment me mes m messun esssung e ssung sung

VERBAND V ERBAND & MA MANAGE NAGEME MENT NT

Kommunikation

Praxistipps für eine effiziente interne und externe Kommunikation

19. Jahrgang

GESPRÄCH

Gewinnen, binden, forder n „W Wir ir h hä ätt ät ttte e en ne ess wis isssse en n m ü ss sse s e en n“ Vom K Krisenma ana a na nag n a ag gem me m ent en ntt in n nV Ver erb e er

Die neue Verg

ütungsbenchm

Großpraktikum “

VERBAND & LOBBYIN

G

Eine Mischung aus Darth Vader und Dracula

VERBAND & MANAGE

MENT

Identitä ät und Profil Verband als Marke – Der

ark für Verbände

rb bän ä den Wer Farb kt en llie ie kann Einćuss ferrt, g ge ew e winnen Verbands-PR: Mit Studien da das P Pro

www.verbaende

report.de

www.verbaende

Stellenmarkt, Personalia und Insider-Informationen 

AUSGABE 07 Oktober 2015

VERBÄNDEREPORT

„Jeden Tag ein

Lobbying in Berlin und Brüssel

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