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Apprendre à faire les bons choix

Mieux vaut prévenir que guérir ! Connaître vos risques. Protéger vos ressources.

Volume 4


Sommaire

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Dans le domaine des affaires, on peut voir le risque comme le yin et la récompense comme le yang. Le monde a changé, et avec lui le paysage des risques. Vous trouverez dans ce numéro 4 de Vantage Point des idées et des suggestions pour naviguer entre ces écueils et identifier les solutions qui marchent pour vous.

Les risques du métier

Repensez le dispositif de gestion des risques de votre entreprise grâce aux résultats d’une nouvelle enquête mondiale sur les risques et à des conseils personnalisés de gestion des risques.

De l’importance d’être maniaque

Découvrez comment mieux vous organiser au bureau en six étapes simples.

Pourquoi trop de choix tue le choix

Découvrez pourquoi avoir trop d’options possibles n’est pas forcément mieux pour votre entreprise.

Rompez avec vos habitudes et faites la différence Découvrez comment rendre votre bureau plus durable, étape par étape.

L’éco-responsabilité sans peine

Découvrez notre nouveau programme « Easy on the Planet », le moyen le plus simple pour votre entreprise d’atteindre ses objectifs de développement durable.

Les espions vous ont à l’œil

Découvrez comment faire face à une menace low-tech qui pourrait avoir de lourdes conséquences : le piratage visuel.

Joindre le geste à la parole

Le point sur notre super-entrepôt durable du Royaume-Uni, exemple même de nos nouvelles façons de travailler pour réduire notre impact environnemental.

©2017 Staples Business Advantage. Imprimé sur du papier sans bois. Merci de recycler ce magazine.


Bienvenue Bien souvent, le terme de « gestion des risques » comporte une connotation négative. C’est pourquoi nous espérons que notre couverture vous aura fait sourire. C’est qu’il s’agit de prendre le sujet au sérieux sans pour autant avoir peur. Il faut selon nous appréhender la gestion des risques comme un simple outil pour protéger vos ressources, tout comme vous emballeriez de papier-bulles des objets fragiles. Bien sûr, la gestion des risques a toujours joué un rôle dans la réussite des entreprises. Mais les facteurs à prendre en compte sont aujourd’hui plus nombreux que jamais. Ce numéro de Vantage Point s’intéresse aux plus grands risques auxquels votre entreprise est exposée aujourd’hui, notamment celui trop sous-estimé que représente le « piratage visuel ». Nous donnons également des pistes pour obtenir de votre responsable de compte Staples Business Advantage les prestations de gestion des risques dont vous avez besoin. Autant de moyens par lesquels nous pouvons vous aider à réaliser votre potentiel. Comment vous simplifier la vie ? C’est un autre thème abordé dans ce numéro, avec des conseils pour mieux vous organiser au bureau et un article sur le « paradoxe du choix ». Vous découvrirez également comment notre nouveau programme Easy on the Planet peut aider votre entreprise à atteindre ses objectifs en termes de développement durable. Notre nouveau nom, Staples Business Advantage, est là pour rappeler combien votre entreprise peut bénéficier de notre expertise unique. Et parce que nous réfléchissons constamment à de nouvelles solutions pour votre entreprise, notre nouveau site Web encore plus convivial vous propose de très nombreux conseils pratiques (voir www.StaplesAdvantage.be ou www.StaplesAdvantage.lu). Nous espérons que vous trouverez dans cette édition de Vantage Point de nombreuses sources d’inspiration.

Le saviez-vous ? Le coût total consolidé moyen d’une fuite de données s’élève à 3,6 millions d’euros. Source : 2016 Ponemon Institute Étude sur le coût des fuites de données

Si un seul arbre absorbe l’équivalent de 10 kg de CO2 chaque année de sa vie, imaginez combien de CO2notre partenaire de développement durable Plant-for-the-Planet a compensé, avec ses 14 milliards d’arbres plantés depuis 2008.

Le mot « décider » a la même racine étymologique que le mot « homicide », soit le mot latin caedere, qui veut dire « tuer ». Pas étonnant que l’on ait si souvent peur du choix !

Cordialement,

Hervé Liboureau Vice-Président Directeur de Staples Business Advantage Europe

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Les risques du métier Le risque est une constante absolument inévitable du monde des affaires. Dans l’environnement instable qui est le nôtre, le coût en semble pourtant toujours plus élevé. Mieux vaut donc être préparé. Incendies. Inondations. Dysfonctionnements. Accidents. Attaques. Blessures. Quelques exemples parmi tant d’autres de risques auxquels les entreprises font face. Hélas, nombreuses sont celles qui n’évaluent leurs risques que lorsque la crise survient, c’està-dire quand il est trop tard. Le train des répercussions en termes de productivité et de réputation s’accompagne alors des inévitables et inutiles remords : tout ce qu’on aurait fait, si seulement on avait su. Les entreprises ont aujourd’hui besoin d’un dispositif de gestion des risques à la fois robuste et permettant d’agir vite et bien. Il y aura toujours des impondérables. Mais comprendre et reconnaître en amont les risques permet de les gérer efficacement, de protéger ce qui compte pour vous et même, pourquoi pas, de transformer les risques en opportunités.

Enquête mondiale sur les risques Une étude* menée l’année dernière a sollicité plus de 500 experts de la gestion des risques au sein d’entreprises de taille moyenne et de multinationales, répartis entre 44 pays, quant aux principaux risques présents et futurs pour leurs entreprises respectives. Plus de 87 % des participants ont décrit le monde comme étant « plus risqué ». L’augmentation de la concurrence, le ralentissement économique et les interruptions d’activité en ressortent comme les trois principales menaces. Quelque 56 % de tous les participants, toutes régions confondues, désignent l’augmentation de la concurrence comme la principale menace et 62 % prévoient que ce risque aura le plus gros impact sur la décennie à venir. Environ 75 % des participants de la région EMEA (Europe, Moyen Orient et Afrique), 74 % de ceux de la région Asie-Pacifique et 64 % de ceux de la région Amériques considèrent que la capacité à tirer parti des changements technologiques et à innover pour répondre aux besoins des clients ajoute une valeur significative. L’inquiétude quant aux fluctuations du marché varie selon la région : dans la région EMEA, 51 % déclarent être très inquiets à ce sujet, contre 44 % dans la région Asie-Pacifique et 34 % dans la région Amériques. Les questions telles que l’avenir incertain de l’UE, le risque

d’un Grexit et la menace (qui est depuis devenue une réalité) du Brexit pèsent sur les esprits en zone EMEA. Pendant longtemps, les interruptions d’activité étaient principalement causées par des situations de dégâts physiques, telles que des incendies ou des catastrophes naturelles. Aujourd’hui cependant, des événements très divers peuvent perturber l’activité des entreprises : cyber-attaques, terrorisme, pandémies, etc. Si les risques substantiels ont toujours existé, la nature des dangers évolue rapidement. Plus de 42 % des participants à l’étude Global Risk Landscape considèrent l’interruption des activités comme le plus grand risque pour leur entreprise.

Des solutions de gestion des risques sur mesure Le grand défi de l’entreprise est celui de l’adaptation : reconnaître et répondre aux risques et aux opportunités du moment, identifier les problèmes émergents susceptibles d’affecter votre activité en aval. Les entreprises plus petites et plus flexibles peuvent adapter plus facilement leur modèle économique que les multinationales, forcément plus lentes. Néanmoins, quelle que soit la taille de votre entreprise, vous allez devoir développer des stratégies flexibles en fonction de facteurs externes. La bonne nouvelle, c’est que vous n’êtes pas seul face à ce défi. Nos conseillers et leurs avis d’experts sont à tout moment à votre disposition. Ils peuvent proposer à votre organisation des solutions sur mesure à même de réduire au minimum le risque de perturbations externes. Des lingettes antibactériennes aux chaises de bureau ergonomiques en passant par les filtres de confidentialité pour écran, Staples Business Advantage offre une gamme complète de produits dans laquelle votre société trouvera les meilleures solutions. Contactez dès aujourd’hui votre responsable de compte Staples Business Advantage pour en savoir plus.

* Étude Global Risk Landscape menée par BDO, cabinet comptable et de conseil international. 3


Adapter le travail au travailleur Un cadre de travail sain, cela reste l’un des piliers de la gestion des risques et l’un des meilleurs moyens d’éviter les accidents du travail grâce à l’ergonomie, cette science de l’adaptation du travail au travailleur. Cette discipline a pu être appliquée avec succès à un grand nombre de produits, pour alléger la fatigue musculaire, augmenter la productivité et réduire le nombre ainsi que la gravité des troubles musculosquelettiques liés au travail.

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Bakker Elkhuizen, spécialiste des postes de travail ergonomiques, offre toute une gamme de solutions s’appuyant sur la recherche scientifique, avec notamment un support réglable pour ordinateur portable, dont le design a été récompensé, une souris verticale plus confortable pour l’avant-bras, un ensemble porte-document et tablette écritoire inclinée qui évite les mauvaises positions du cou, ou encore un clavier compact particulièrement confortable.

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Des rehausseurs d’écran aux repose-pieds climatisés, les accessoires ergonomiques Fellowes sont conçus pour remédier à de nombreux maux courants dans les bureaux et prendre soin des dos, cous, épaules, poignets, jambes et pieds.

Mouvements répétitifs, poids à soulever, à traîner : les méthodes et outils de nettoyage classiques ne ménagent pas la santé de ceux et celles qui les manipulent. Les serpillières Nilfisk présentent une surface de préhension « une main », des manches réglables selon la taille de la personne et une conception à trois champs permettant d’absorber un maximum de saleté avec un minimum de frottement et d’effort.

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Développés d’après les conclusions d’une enquête auprès d’une centaine d’agents de nettoyage dans quatre pays européens, les systèmes d’emballage Tork Easy Handling™ pour serviettes en papier, papier toilette et autres fournitures font gagner du temps tout en évitant bien des douleurs inutiles. Les poignées confort intégrées permettent de porter les paquets plus facilement et plus efficacement. Les boîtes s’ouvrent facilement sans outil tranchant, conviennent à toutes les tailles de doigts et se plient complètement à plat pour l’élimination et le recyclage.

La sécurité de vos employés fait partie des bénéfices Ils ne sont pas toujours très appréciés, mais les systèmes de pointage peuvent jouer un rôle important dans la gestion du personnel ainsi que dans la gestion des risques santé-sécurité. En facilitant le suivi des heures travaillées, ils peuvent apporter à votre entreprise jusqu’à 10 % d’économie annuelle dans la gestion des paies. En outre, si un incendie ou une autre situation d’urgence se déclare, vous savez en temps réel où sont vos employés. Les systèmes de pointage Safescan sont aussi faciles à installer qu’à utiliser. Bien sûr, ils vous permettent de savoir

à chaque instant qui est présent. Mais saviez-vous que vous pouvez utiliser les données de ces systèmes pour générer des rapports de projet, établir des emplois du temps et imprimer des listes d’appels en cas d’incendie ? Certains d’entre eux peuvent envoyer automatiquement leurs données au système de paie et consolider toutes vos données RH, le tout à partir de renseignements que vous recueillez déjà. Avec la technologie Safescan, il est en outre impossible pour un employé de pointer pour un autre, une pratique qui fait perdre de l’argent à près des trois quarts des entreprises.

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De l’importance d’être maniaque Cela peut sembler évident, mais un espace de travail sûr, propre et organisé est essentiel pour amener le personnel à donner le meilleur de lui-même. Des employés en bonne santé ont plus d’énergie et travaillent mieux. De même, il est plus facile et plus agréable d’être productif dans un environnement ordonné. Selon les chercheurs en neurosciences de l’université de Princeton, le désordre matériel diminue notre capacité à nous concentrer et à traiter l’information. Alors si vous voulez des employés en bonne santé, heureux et performants, il est temps de faire un peu de rangement !

Six étapes simples pour un bureau plus organisé : Jeter ou classer Dégagez votre espace de travail pour ne laisser que les objets indispensables au quotidien. L’équipement, les fichiers et les fournitures que vous utilisez régulièrement doivent être facilement accessibles. Jetez tout ce qui est obsolète ou inutile et archivez les documents importants, en gardant à l’esprit que 80 % de ce que nous classons n’est plus jamais utilisé. Optez pour un système de classement qui allie forme et fonction, comme la nouvelle collection ART 1 d’Elba : une élégante gamme monochromatique avec finition laquée, détails gaufrés tout en courbes et une solidité à toute épreuve. Rester organisé lors de vos déplacements, c’est tout aussi important qu’au bureau. Rien de plus facile avec la Complete Laptop Smart Traveller de Leitz 2 , une sacoche pro, solide et légère, au design récompensé. Vos appareils mobiles et documents A4 sont rangés et conservés en toute sécurité.

Archiver Que faire des magazines professionnels, catalogues et articles de recherche que vous

souhaitez conserver ? Où ranger tous les dossiers et documents du projet que vous venez de terminer ? C’est simple : placez le tout dans une boîte transparente dûment étiquetée et archivez. Les boîtes d’archivage sont très pratiques pour conserver les papiers en ordre et en sécurité, mais elles ne sont pas toujours du meilleur effet dans un bureau. La gamme Click & Store de Leitz 3 associe une solution de rangement pratique à un design contemporain et à des couleurs qui apportent une touche de gaieté à vos bureaux. Vos archives sont à l’abri sous la surface plastifiée, tandis que la conception pliante facilite le rangement.

Étiqueter Pour que tout le monde retrouve tout facilement, rien de mieux que de créer des zones dédiées pour les fournitures de bureau, la documentation et les archives. Organisez votre bureau avec des bannettes clairement étiquetées : « à faire », « à lire », « à classer », etc. Réorganisez vos tiroirs en regroupant les fournitures qui s’utilisent ensemble, par exemple les stylos avec les notes adhésives, les timbres avec les enveloppes, les agrafes avec les trombones, etc.

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Créez des étiquettes personnalisées pour organiser votre bureau avec les étiqueteuses et étiquettes LabelWriter™ 4 et LabelManager™ de DYMO 5 , simplissimes d’emploi, avec des fonctions utiles telles que le codage couleur et la création de codesbarres. Vous craignez les projections d’eau et autres saletés sur vos documents les plus importants ? Protégez-les sans vous compliquer la vie, avec les plastifieuses Leitz iLAM 6 et les pochettes de sûreté associées. Désignez clairement les différentes salles et zones à l’intention des visiteurs et clients. Fabriqués en aluminium de première qualité avec revêtement acrylique antireflet, donc parfaitement adaptés à un usage quotidien intensif, les systèmes de signalisation Durable 7 sont disponibles en neuf formats.

Choisir les bons outils

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Malgré ses multiples avantages, la technologie peut aussi poser des problèmes de productivité. Il n’est pas rare que des employés de bureau perdent leur sang-froid face à des équipements trop lents ou défectueux. Des produits de bureau efficaces et opérationnels, à l’inverse, constituent des outils essentiels à la bonne gestion du temps de travail. Par exemple, la Mini enceinte Bluetooth Leitz Complete vous assure une qualité sonore cristalline pour vos audioconférences, n’importe où et n’importe quand. Assez compacte pour tenir dans la main, elle se connectera facilement à n’importe quel appareil Bluetooth.

Prendre des notes La recherche montre que votre façon de prendre des notes peut avoir un impact sur la quantité d’informations traitées et mémorisées par votre cerveau. La prise de notes manuscrites, plutôt qu’au clavier, sollicite les processus de mémorisation profonde et favorise donc l’assimilation. Choisissez un carnet qui vous permettra de prendre des notes rapidement et efficacement lors des réunions, tout en donnant une image professionnelle. Légers mais solides, les carnets Oxford International 8 tiennent dans la poche et leurs pages réglées vous aideront à organiser vos notes. Profitez des dernières technologies avec les nouveaux Smart Charts d’Oxford et leur application de numérisation PowerChart 9 , qui permettent de convertir directement en fichiers numériques les notes manuscrites sur tableau de conférence pour les distribuer après la réunion.

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Ne rien lâcher Après avoir mis au point le système qui vous convient, prenez quelques minutes à la fin de la journée pour réorganiser votre bureau et ranger chaque chose à sa place. Vous êtes fin prêt pour le lendemain. Choisissez un jour fixe dans la semaine pour classer tous vos papiers. Pourquoi pas le vendredi ?

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Pourquoi trop de choix tue le choix Des accessoires de bureau au savon à mains, plus on a de choix plus on est ravi, pas vrai ? Non. Mieux acheter ce n’est pas avoir toujours plus de choix. C’est avoir les bonnes fournitures au bon endroit pour gagner du temps et de l’argent. De toute façon, qui aurait la patience d’étudier les innombrables options disponibles ? Chaque entreprise est unique. Un bon fournisseur doit prendre le temps de comprendre vos besoins et de faire des recommandations pertinentes en choisissant, dans un catalogue de produits soigneusement présélectionnés, ceux qui vous correspondent le mieux. Votre conseiller Staples Business Advantage est un partenaire de confiance qui vous simplifie les achats.

Le paradoxe du choix Avoir le choix passe aujourd’hui pour la première des libertés. Alors pourquoi sommes-nous si souvent insatisfaits et anxieux face à tant de possibilités ? Le psychologue américain Barry Schwartz a peut-être la réponse. Dans son livre Le Paradoxe du choix, Schwartz montre comment la multiplication illimitée des choix disponibles paralyse et épuise la psyché ; comment, en suscitant des attentes déraisonnables, en nous poussant à douter de nos choix avant même de les faire, puis à nous blâmer pour chaque échec, elle nous rend malheureux. Ce paradoxe est d’ailleurs abondamment étayé par la recherche. Prenons cette étude menée dans un supermarché haut de gamme en Californie. Les chercheurs ont disposé sur une table divers pots de confiture. Dans le premier essai, ils font goûter 24 confitures. Dans le second, ils n’en proposent que six. Si davantage de clients s’arrêtent devant la table proposant 24 confitures, ils ne sont que 3 % à acheter un pot contre 30 % de ceux qui se sont arrêtés devant la table proposant six confitures. Face à une offre de 24 confitures, la majorité de

ces consommateurs californiens préfère donc n’en acheter aucune. D’autres recherches donnent des résultats similaires avec des stylos, du café ou même des plans d’épargne-retraite !

La solution du bon sens Plus de dix ans se sont écoulés depuis que Schwartz a écrit son livre et les choix n’ont cessé depuis de se multiplier, qu’il s’agisse d’acheter des produits ou de faire défiler sur un écran de possibles partenaires d’un soir. Il y a même désormais des applications pour nous aider à gérer tous ces choix. Le bon sens, c’est donc de travailler avec un même fournisseur qui se charge de filtrer tout ce fatras pour vous proposer les meilleures solutions. Tous les jours, vous pouvez faire confiance à notre expertise. Qu’il s’agisse de vous conseiller sur le mobilier de bureau ergonomique dernier cri ou sur la meilleure machine à café pour votre salle de pause, nos collaborateurs sont des passionnés spécialement formés pour rechercher de façon proactive les solutions adaptées à votre entreprise. Nous savons que vous serez satisfait de vos produits et de leurs prix car nous sommes déterminés à vous en donner plus pour votre argent. Et parce que nous proposons bien plus que des fournitures de bureau, vous pouvez choisir parmi tous vos équipements favoris, les dernières innovations et les nouveaux produits que nous ajoutons sans cesse. Toujours en quête de nouvelles façons de vous aider, nous vous accompagnons du début à la fin avec des services d’assistance spécialisés. Oui, vous pouvez vraiment avoir tout cela en travaillant avec un seul et même fournisseur. Voilà un choix qui s’impose de lui-même.

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Les meilleurs produits pour votre prochaine présentation Vous préparez une présentation importante ? Nous avons tout ce qu’il vous faut. Pour créer la bonne synergie lors de vos réunions, il est essentiel de créer l’espace qui convient, avec des outils à portée de main pour mieux travailler en équipe. Pourtant, il est facile d’être désemparé face aux nombreux produits de présentation disponibles aujourd’hui. Heureusement pour vous, nous les avons tous testés à votre place. Faites-nous confiance pour vous offrir les meilleurs produits pour vos brainstormings et réunions, du stylo idéal aux produits de présentation dernier cri.

Simples, économiques et durables, les produits BiC® allient solidité, simplicité, hautes performances et un design désormais classique, immédiatement reconnaissable.

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Laissez libre cours à votre créativité avec nos best-sellers, les stylos à encre gel Pilot. Résistants à l’eau, résistants aux chocs et sans bavures, ces stylos à l’ergonomie élégante sont proposés dans une large palette de couleurs et avec la pointe de votre choix.

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Notez les idées importantes dans l’un des luxueux carnets Leitz, aux couleurs classiques ou contemporaines. Transportez tout le nécessaire pour votre présentation avec légèreté dans l’une des sacoches pour ordinateur portable de Leitz. Et pour ne jamais être à court d’énergie, pensez au chargeur pour iPhone format carte de crédit et à la batterie USB portable pour smartphones et tablettes. Pour vos audioconférences, optez pour une mini enceinte Bluetooth.

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Donnez de la visibilité à vos communications grâce aux produits de présentation haut de gamme de Legamaster, tels que les tableaux de conférence métalliques ergonomiques, les tableaux blancs anti-rayures, les chiffons spéciaux en microfibre et autres accessoires.

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Rompez avec vos habitudes et faites la différence

En matière de réduction des déchets au bureau, il n’est jamais trop tard pour changer ses habitudes. Mais ce n’est pas nécessairement une affaire de tout ou rien : pour devenir plus « durable », pourquoi ne pas commencer par de petits gestes ? Surtout lorsqu’un partenaire de confiance est là pour vous guider.

Étape par étape D’une façon ou d’une autre, toute entreprise a un impact sur l’environnement. Pour améliorer votre profil éco-responsable, il faut donc commencer par réfléchir à vos modes de fonctionnement. Réduire votre empreinte écologique, cela peut commencer par un changement tout simple, comme consolider toutes vos commandes chez un même fournisseur, ou opter pour des papiers et produits pour la salle de pause plus respectueux de l’environnement.

Choisir le bon partenaire Besoin de quelques conseils ? Nous sommes là pour vous offrir nos avis d’experts. Staples Business Advantage est un leader mondial du développement durable dans son domaine. Nous pouvons vous proposer les programmes et outils adéquats pour vous aider à faire vraiment la différence, par exemple notre programme d’entreprise Easy on the Planet (voir page 21). Nous offrons la gamme la plus vaste de produits éco-responsables, dont notre gamme exclusive Sustainable Earth by Staples™ et nos produits spécialement sélectionnés Easy on the Planet.

Faire entrer le développement durable dans les mœurs La volonté de changer est une chose, mais les vieilles habitudes sont difficiles à changer, au bureau comme ailleurs. Pas évident de faire différemment ce que l’on répète quotidiennement depuis si longtemps. Le fait est que la répétition joue un rôle essentiel dans la plupart de nos comportements « automatiques ». Si l’on en croit des chercheurs de l’université de Californie, nos habitudes sont si solidement reliées à certains signaux et déclencheurs qu’elles l’emportent souvent sur les meilleures intentions. Alors, comment changer ? L’une des solutions consiste à supprimer le déclencheur. Une autre méthode consiste à instaurer un autre comportement de réponse à ce déclencheur. Mais pour modifier une habitude, il faut surtout essayer encore et encore, jusqu’à ce que le souci du développement durable devienne lui-même une habitude.

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Créés dans un souci de protection de l’environnement, ces produits utilisent des ressources renouvelables et/ou des matériaux recyclés et sont certifiés par des organismes indépendants pour leurs qualités environnementales. En nous choisissant comme partenaire, vous aurez accès à des milliers de produits et services durables, ainsi qu’aux plus vastes programmes de recyclage au monde.


Changez vos habitudes d’impression pour prendre soin de l’environnement. Abattage des arbres, émissions polluantes, produits chimiques agressifs... l’utilisation des imprimantes au bureau n’est pas sans conséquence sur l’environnement. Saviez-vous qu’une tonne de papier pour imprimante émet l’équivalent de 6,3 tonnes de CO² au cours de son cycle de vie ? Pourtant, malgré les bénéfices écologiques évidents du « zéro papier », nous avons encore bien souvent du mal à changer nos habitudes. Désormais, avec la gamme de papiers éco-responsables de Discovery, ce n’est pas forcément nécessaire. Ce « papier le plus respectueux de l’environnement au monde » est fabriqué à partir de pâte d’eucalyptus, arbre à feuillage persistant issu de forêts renouvelables et gérées de façon responsable. Ces forêts ont un effet stabilisateur sur le climat en absorbant du CO2 et en libérant de l’oxygène par photosynthèse tout au long de l’année. Pour produire une même quantité de papier, Discovery utilise 40 % moins de bois que pour du papier issu du pin, et environ un tiers des hectares de forêt qu’il

faudrait pour produire ce papier à partir de bouleau. Les fibres de l’arbre utilisé sont également plus courtes et leurs parois cellulaires plus épaisses. Discovery emploie en outre une technologie de pointe permettant d’utiliser moins de produits chimiques tout en produisant un papier à grammage inférieur mais plus épais que le papier de bureau conventionnel pour une qualité comparable voir supérieure. Ainsi, vous réduisez votre consommation de ressources sans diminuer le nombre d’impressions et sans compromis sur la qualité. De fait, des tests effectués en laboratoire démontrent que les performances du papier Discovery sont supérieures à celles de la plupart des autres papiers de bureau standard sur le marché.

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Staples Business Advantage est fier de travailler avec Plant-forthe-Planet, une organisation qui reprend l’héritage laissé par la Campagne pour un milliard d’arbres du programme des Nations Unies pour l’environnement (PNUE). Depuis 2008, cette campagne a permis de planter plus de 14 milliards d’arbres dans le monde, d’organiser 800 académies dans 51 pays et de former 64 000 « ambassadeurs en faveur de la justice climatique ». Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.plant-for-the-planet.org

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L’éco-responsabilité sans peine Tout le monde est d’accord pour être plus éco-responsable au bureau, mais par où commencer ? Easy on the Planet est un nouveau programme conçu pour aider votre entreprise à y voir plus clair, tout en économisant de l’argent. Vous souhaitez être bien informé et faire des choix respectueux de l’environnement lorsque vous passez commande chez nous, mais cela ne vous semble pas aussi simple que cela ? Notre position de partenaire nous permet de comprendre comment vous fonctionnez, de savoir où vous devez changer et de vous indiquer les modifications les plus rapides. Notre nouveau programme Easy on the Planet est conçu pour aider votre entreprise à réaliser ses objectifs de développement durable grâce un plan personnalisé qui implique généralement de limiter au minimum les petites commandes inefficaces et de vous récompenser lorsque vous commandez des produits éco-responsables. Pour compenser une partie des émissions résiduelles que vous ne pouvez pas réduire davantage, Staples Business Advantage fait équipe avec un partenaire fiable, Plant-for-thePlanet, qui plante des arbres au nom de votre entreprise. Tous les ans, chaque nouvel arbre planté absorbe l’équivalent de 10 kg de CO2 dans l’atmosphère. Selon un rapport de 2013 publié par la TEEB for Business Coalition*, l’impact environnemental de l’activité des entreprises coûte chaque année 4,7 billions de dollars à l’économie mondiale. Ce rapport indique également que les entreprises qui tiennent compte de leur impact sur le capital naturel sont mieux à même de gérer leurs risques et favorisent des chaînes logistiques plus résilientes ainsi que des stratégies d’investissement améliorées, ce dont elles tirent un avantage concurrentiel. Alors, quand commencez-vous ?

Dire adieu aux petites commandes L’une des manières les plus simples de prendre soin de la planète, c’est d’éviter au maximum de passer des petites commandes inefficaces. Cette approche permet de diminuer les excès d’emballage ainsi que les émissions dues au transport et offre l’avantage supplémentaire d’alléger vos frais administratifs. En partant du nombre de vos petites commandes au cours de l’année précédente, nous récompensons vos améliorations d’une année sur l’autre en plantant des arbres en votre nom.

Acheter des produits éco-responsables Les produits de notre gamme éco-responsable Easy on the Planet sont étiquetés à l’aide d’une icône facilement reconnaissable. Vous pouvez donc identifier d’un coup d’œil les produits recyclés, renouvelables et recyclables. Nous effectuons le travail à votre place et vos décisions d’achat écologiques n’en sont que plus faciles à prendre. En nous basant sur votre historique de commandes de l’année précédente, nous enregistrons le nombre de produits écoresponsables que vous achetez au cours des années suivantes et vous récompensons en plantant des arbres en votre nom. Staples Business Advantage propose de nombreuses marques soucieuses du développement durable, comme tesafilm®, fabriqué à partir de matières premières renouvelables telles que le caoutchouc naturel depuis 1936. La gamme récompensée tesa ecoLogo®, fabriquée à partir de matériaux majoritairement bio, sans solvants et en emballage recyclé, est conforme aux critères rigoureux de la norme ISO 12021 pour les produits écologiques. HP est une entreprise qui recycle depuis 25 ans, avec plus de 682 millions de cartouches d’encre recyclées à ce jour. Aujourd’hui, plus de 80 % des cartouches d’encre d’origine HP et 100 % des cartouches de toner d’origine HP contiennent des matériaux recyclés.

Consolider vos catégories de produits Le recours à un fournisseur unique pour toutes les catégories permet de mieux utiliser les matériaux d’emballage, les ressources administratives et allège les frais de transport. Nous travaillerons en étroite collaboration avec vous à la mise en œuvre d’un processus de consolidation souple et nous vous fournirons des rapports personnalisés permettant de suivre l’amélioration de votre éco-responsabilité. * The Economics of Ecosystems and Biodiversity », programme de la Business Coalition soutenu par le G8 et le Programme des Nations Unies pour l’environnement. 21


Cinq autres façons de réduire votre empreinte carbone au bureau Notre programme Easy on the Planet est une solution tout-en-un pour atteindre vos objectifs de développement durable. Voici cependant d’autres conseils utiles pour devenir plus éco-responsables :

Recycler et acheter des produits recyclés ou réutilisables Le recyclage contribue à réduire la présence de 8 types de polluants aquatiques et 10 polluants aériens. Recycler permet aussi de diminuer la quantité de déchets envoyés en décharge, un point particulièrement important pour les produits électroniques de bureau, qui contiennent des substances toxiques susceptibles de polluer les nappes phréatiques. On estime que chaque tonne de papier recyclé représente une économie d’environ 17 arbres et 26 500 litres d’eau. Les fournitures de bureau ne sont pas seules en cause, cependant. Les produits sanitaires écoresponsables Earth By Staples™ sont fabriqués à partir de ressources naturelles et de matériaux recyclés. Quant aux distributeurs pour sanitaires Katrin, ils sont fabriqués à partir de matériaux durables etréutilisables et distribuent du papier bénéficiant d’une certification de développement durable.

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Acheter des produits rechargeables On estime que 29 % des émissions de gaz à effet de serre aux États-Unis proviennent de la livraison de marchandises. L’utilisation de recharges peut réduire considérablement l’empreinte carbone de votre bureau. Rien qu’aux États-Unis, ce sont plus de quatre millions de stylos jetables qui partent à la poubelle chaque jour. Pourquoi n’opteriez-vous pas plutôt pour des stylos réutilisables et des recharges ?

Pilot propose une gamme innovante et brevetée, les stylos FriXion, pour remplacer les crayons, les mines, les gommes et même le ruban correcteur par un seul stylo rechargeable à encre thermosensible avec effaceur intégré.


Éteindre correctement

Penser avant d’imprimer

Saviez-vous que la plus grande partie de votre facture d’électricité correspond à la consommation des machines en veille ? Utilisez des technologies éco-énergétiques pour éteindre automatiquement ordinateurs, écrans et imprimantes après utilisation. Vous réduirez non seulement votre empreinte CO2, mais aussi votre facture.

En termes de consommation de papier, on estime qu’environ 18 arbres par an sont abattus pour 10 employés. Mettez en place une politique favorisant l’enregistrement des documents sous forme numérique plutôt que l’impression à tout-va. Pour économiser du papier, réglez par défaut vos photocopieuses et imprimantes en mode un seul exemplaire et double page. Pensez également aux options éco-responsables pour le papier et les cartouches d’encre. Le papier écologique à base d’eucalyptus de Navigator est certifié FSC® et PEFC et fait l’objet d’une licence Ecolabel. Biodégradable et recyclable, il est fabriqué à partir d’une ressource naturelle renouvelable.

Automatiser l’éclairage et la climatisation Environ 40 % de l’électricité consommée dans un immeuble de bureaux type sert à l’éclairage artificiel. Même si la plupart des bureaux sont passés aux technologies LED et autres sources lumineuses consommant peu d’énergie, il n’est pas rare qu’ils restent allumés 24 h sur 24. Utilisez l’éclairage naturel autant que possible et installez des commandes d’éclairage à détecteur de mouvement pour éteindre automatiquement la lumière dans les bureaux et salles vides. Les employés de bureau se plaignent régulièrement de devoir travailler à des températures inconfortables. L’incidence de la température sur la productivité peut être considérable. Des études montrent que des températures supérieures à 25 °C peuvent diminuer l’efficacité de 2 %. La solution ? Mettre en place un modèle programmable réglé à un niveau confortable tout au long de l’année, avec arrêt automatique du chauffage ou de la climatisation en dehors des heures de travail.

Pour participer et découvrir l’impact positif que le changement de vos habitudes d’approvisionnement peut avoir sur l’environnement, contactez dès aujourd’hui votre responsable commercial. 23


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Dispositifs antiéternuements Un bureau sain est un bureau où règnent la bonne humeur et la productivité. Cependant, une fois venue la saison des rhumes et des grippes, chaque poignée de porte, chaque téléphone, chaque clavier devient une source potentielle d’infection. Lors d’une étude menée par Kimberly-Clark Professional, les chercheurs ont effectué près de 5 000 prélèvements en différents endroits de plusieurs immeubles de bureaux. Les surfaces les plus sales ? Les robinets et les portes de four micro-ondes dans la cantine, suivis par les claviers, les poignées de réfrigérateur et les boutons de commande des fontaines à eau et des distributeurs automatiques. On croit souvent que les toilettes sont les principales réserves de microbes, mais cette étude montre que la contamination peut s’étendre à l’ensemble du lieu de travail, que l’on prenne son déjeuner, se fasse un café, travaille sur un ordinateur ou réponde au téléphone. Bien sûr, il n’est pas possible d’éliminer complètement les microbes. Mais de simples changements d’habitudes, comme se laver, se sécher soigneusement et régulièrement les mains ainsi qu’utiliser du désinfectant dans l’intervalle peut réduire de 80 % l’incidence des rhumes, grippes et autres gastro-entérites. Lavez-vous toujours les mains avant de commencer à travailler, surtout si vous utilisez les transports en commun. Évitez de vous toucher le visage après avoir serré la main de quelqu’un. Ayez toujours du gel désinfectant sur votre bureau et nettoyez-vous les mains après chaque réunion. Les désinfectants haute performance Kleenex® tuent jusqu’à 99,999 % des bactéries pathogènes courantes, ce qui en fait l’un de vos alliés les plus efficaces pour maintenir votre personnel en bonne santé. Et pour ceux et celles qui ont déjà écopé du rhume de saison, les mouchoirs Kleenex® Balsam, imprégnés d’une fine couche de calendula, permettent de se moucher sans s’écorcher le nez.

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Les espions vous ont à l’œil

On dit parfois qu’il y a deux types d’entreprise : celles qui ont déjà été piratées et celles qui vont l’être. C’est donc sans surprise que le parlement européen a voté des lois de protection des données plus strictes en avril 2016. Lorsqu’elles entreront en vigueur en 2018, ces nouvelles règles obligeront les entreprises à signaler toute fuite de données, si possible dans les 72 heures, avec des amendes pouvant atteindre 4 % du chiffre d’affaires mondial pour celles qui n’auraient pas pris les mesures adéquates de protection des données sensibles. C’est que le risque de piratage de votre entreprise est bien réel.

Une menace low-tech aux lourdes conséquences Ce que l’on appelle le « piratage visuel » représente l’une des tendances en hausse parmi les risques de piratage en entreprise. C’est aussi l’une des plus simples techniquement, et l’une des plus sousévaluées. Loin des techniques sophistiquées des hackers, cette méthode consiste à obtenir à des fins illicites des informations sensibles par des moyens visuels, ne seraitce qu’en regardant par-dessus une épaule. Une expérience récente démontre à quel point vous devez vous préoccuper du risque de malveillance et/ou de négligence interne. Cette étude, intitulée Global Visual Hacking Experiment, a été menée en 2016 par Ponemon Institute avec le parrainage de 3M Company, fabricant leader de filtres de confidentialité pour les ordinateurs, tablettes et smartphones. Les chercheurs sont parvenus à capturer des informations d’entreprise sensibles voire confidentielles simplement en « promenant le regard ». Pour cette étude, un pirate visuel infiltré a été envoyé dans les bureaux d’entreprises participantes de 8 pays. Dans 91 % des cas, il a réussi à obtenir des informations telles que des identifiants de connexion, des informations financières, des documents protégés ou confidentiels, avec une moyenne de 3,9 éléments d’informations sensibles capturés par tentative. Environ 52 % de ces informations sensibles ont été obtenues en observant les écrans d’ordinateur des employés. Dans 68 %

des cas environ, les employés n’ont pas remarqué ou n’ont pas dénoncé ce piratage visuel qui se déroulait rapidement : généralement moins de 15 minutes.

Pirater les pirates Ces résultats montrent avec quelle facilité une entreprise peut se voir pirater, sans même s’apercevoir de la brèche. Les pirates misent sur l’imprudence des employés quant aux données de l’entreprise, mais aussi sur l’absence de sensibilisation aux risques low-tech. Souvent, un seul élément d’information suffit au pirate pour exposer votre entreprise à une fuite de données. Tandis que les piratages à grande échelle font les gros titres de l’actualité, les menaces low-tech sont plus discrètes mais peuvent permettre un accès illicite à vos données et à celles de vos clients, avec à la clé des pertes considérables sur le plan financier et en termes de réputation. Quoique l’on pense de l’expression « piratage visuel », elle recouvre un phénomène d’importance croissante que les entreprises ne doivent plus ignorer. Selon les estimations, une fuite de données peut coûter aux grandes entreprises jusqu’à 3,96 millions d’euros. Il est donc indispensable de se protéger. La bonne nouvelle, c’est qu’il est relativement facile de se prémunir contre le piratage visuel.

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Sept étapes pour mieux protéger vos données :

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Sensibilisez vos employés à ce problème : mettez en place une politique de confidentialité visuelle, accompagnée de formations et de mécanismes de signalement des comportements suspects.

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Mettez également en place une politique exigeant des employés qu’ils éteignent systématiquement les écrans d’ordinateur et autres, et qu’ils mettent tous les documents à l’abri des regards indiscrets dès qu’ils s’absentent de leur bureau.

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4 3

Passez par un réseau distant sécurisé pour l’accès aux informations de l’entreprise et limitez les catégories de données accessibles de l’extérieur des bureaux.

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Orientez les écrans d’ordinateur de sorte qu’ils ne puissent être lus depuis les fenêtres et lieux de passage. Utilisez des écrans de veille avec protection par mot de passe. Enfin, installez des filtres de confidentialité sur tous les écrans, y compris ceux des ordinateurs utilisés à l’extérieur des bureaux.

5

Veillez à ce qu’aucun mot de passe ou identifiant de connexion ne soit collé sur les postes de travail des employés.

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Mettez des déchiqueteuses à disposition dans tous les bureaux, notamment à proximité des photocopieuses, imprimantes, fax et bureaux. Mettez en place une politique standardisée de déchiquetage des documents confidentiels.

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Menez régulièrement des audits de piratage visuel pour identifier les failles de confidentialité visuelle dans l’ensemble des locaux.

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Vous croyez que le piratage visuel n’arrive qu’aux autres ? Réfléchissez-y à deux fois. Protéger vos informations sensibles : votre responsabilité Lors d’une expérience menée en secret dans les bureaux de différentes entreprises participantes à travers le monde, le « pirate visuel » a démontré avec quelle facilité il était possible de recueillir des informations d’entreprise sensibles, simplement en promenant son regard.

Objectif :

Obtenir des informations sensibles ou confidentielles par des moyens visuels uniquement.

D’après les essais menés au niveau mondial par Ponemon Institute lors des études « Visual Hacking Experiment » en 2015 et « Global Visual Hacking Experiment » en 2016, parrainées par 3M.

Luttez contre piratage visuel avec les filtres de confidentialité 3M™ Disponibles pour les écrans d’ordinateur de bureau, les ordinateurs portables, les smartphones et les tablettes, ces filtres intègrent la technologie innovante des micro-volets pour occulter toute vue latérale, tout en assurant à l’utilisateur légitime assis en face de l’écran une netteté optimale. Vous pouvez aussi opter pour le nouvel ordinateur portable professionnel Hewlett Packard Sure View, équipé de la toute première solution de confidentialité visuelle intégrée du marché, développée avec la technologie 3M Privacy.

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pays ciblés

Chine, France, Allemagne, Inde, Japon, Corée du Sud, Royaume-Uni et États-Unis

68 %

des piratages visuels

sont passés inaperçus


Le pirate a réussi dans

91 %

des cas à obtenir des informations sensibles

52 %

des informations piratées ont été recueillies sur les écrans

Il a suffi de

15

d’ordinateur

minutes ou moins

dans presque la moitié des tentatives

Qu’a-t-on piraté ?

27 % des informations recueillies étaient des identifiants de connexion, des informations financières et des documents confidentiels

nom d’utilisateur MDP

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nom d’utilisateur

MDP

éléments d’informations confidentielles ont pu être piratés en moyenne

Réduisez le risque de vol de données avec les déchiqueteuses Fellowes Le déchiquetage régulier des documents sensibles doit faire partie des procédures de confidentialité visuelle de toute entreprise. Les déchiqueteuses Fellowes constituent votre première ligne de défense. Quelle que soit votre activité, vous trouverez une machine durable, performante et innovante pour répondre à tous vos besoins de déchiquetage.

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Joindre le geste à la parole Staples Business Advantage aide les clients comme vous à alléger leur impact sur l’environnement grâce à plus de 12 000 produits écoresponsables et à des programmes de compensation CO2. Mais ce n’est pas tout : nous recherchons constamment, nous aussi, de nouvelles façons de travailler plus écologiques. C’est pourquoi nous avons investi 50 millions de livres dans un super-entrepôt intelligent au Royaume-Uni. Ce nouvel entrepôt et centre de distribution devait remplir une triple mission : fusionner trois de nos entrepôts existants au Royaume-Uni, aligner nos lignes de métier grand public et professionnel, et créer un espace permettant la croissance. Il se devait également d’être durable, convivial pour les employés et super-efficace. Tout un défi, certes, mais aussi une fantastique opportunité de repenser nos systèmes existants et d’investir dans de nouvelles technologies pour créer un environnement prêt pour l’avenir.

En quête de perfection En partenariat avec une équipe de spécialistes venus des quatre coins de l’Europe, nous avons élaboré un plan avec des projections des besoins sur le nouveau site, allant du nombre de palettes à l’espace requis pour nos gammes de produits. Nous nous sommes donc mis en quête du site parfait pour ce projet. Il fallait un bâtiment déjà construit, idéalement situé, avec un bon accès aux autoroutes et un bon profil environnemental. Tout devait y être durable, pratique et efficace. Tous nos partenaires et fournisseurs étaient sur la même longueur d’onde. Par exemple, il ne s’agissait pas seulement d’installer le convoyeur à bande le plus économique et le plus intéressant au premier abord. Nous nous sommes renseignés sur son efficacité, sur l’historique de ses performances et sur ses possibilités d’évolution pour l’avenir. Nous avons pris en compte la capacité, nos perspectives de croissance, ainsi que les possibilités d’étendre et de perfectionner l’automatisation sans interférer avec les opérations actuelles.

Social et environnemental Ce nouveau super-entrepôt est aujourd’hui équipé de systèmes d’éclairage et de transport intelligents qui nous

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permettent d’économiser l’électricité, ainsi que d’un système de collecte des eaux de pluie pour les toilettes et urinoirs. Ce nouveau site se devait également d’optimiser le bienêtre de nos employés grâce à des stations de travail ergonomiques, une lumière naturelle abondante et des équipements de loisir tels que des tables de billard, des salles de repos et une cafétéria offrant des repas chauds tout au long de la journée. Mentionnons aussi des innovations telles que le mur solaire pour chauffer l’eau, la moquette issue de pneus recyclés et des outils qui découpent les cartons au format voulu afin d’économiser en transport, emballage et déchets. Une planification solide et des investissements dans les équipements adaptés ont fait qu’aujourd’hui, nous sommes en mesure d’assurer un fonctionnement zéro déchets : tous nos emballages sont recyclés (les cartons mis en balles, le plastique, le papier et le métal) et les matériaux non recyclables sont brûlés comme combustibles. L’ensemble du site est géré comme un système, avec des journaux et des stations de pesage pour éliminer les erreurs. Nous évitons ainsi les retours et les commandes en double, pour la plus grande satisfaction des clients comme vous.

Pionniers du développement durable Les deux tiers de l’entrepôt sont d’ores et déjà opérationnels et nous comptons terminer la mise en œuvre dans les deux ans à venir. D’ici là, nous continuerons à chercher avec nos partenaires des solutions pour travailler mieux. Déterminés à « joindre le geste à la parole », nous nous fixons des objectifs ambitieux visant à recycler plus, à réduire nos déchets ainsi que nos émissions de carbone, à diminuer notre consommation électrique, et ce par le biais de campagnes audacieuses.


Nous travaillons d’arrache-pied, jour après jour, pour remplir cette mission. Que vous soyez une petite entreprise familiale ou une énorme multinationale, notre seul objectif est de vous donner tous les moyens pour atteindre les vôtres. Davantage d'expertise quand vous en avez besoin

Davantage que de simples fournitures de bureau

Vous obtiendrez l'aide dont vous avez besoin, parce que nos employés sont passionnés et volontairement spécialisés, réfléchissant de manière proactive à des solutions pour vous.

Vous pouvez choisir parmi vos équipements favoris, les dernières innovations et les nouveaux produits que nous ajoutons sans cesse.

Un meilleur rapport qualité/prix

Davantage de moyens pour vous aider

Vous serez satisfait de vos produits et de leurs prix parce que nous sommes déterminés à vous offrir le meilleur rapport qualité-prix.

Pour nous faire part de vos exigences en matière d’approvisionnement, contactez votre représentant Staples Business Advantage dès aujourd’hui.

Vous pouvez compter sur nous pour vous aider à démarrer et poursuivre votre activité avec des services de support spécialisés.

En ligne Par téléphone Belgique: StaplesAdvantage.be Belgique: 0800 81959 Luxembourg: StaplesAdvantage.lu Luxembourg: 800 85139 E-mail Belgique: customerservicebe@staples.com Luxembourg: customerservicelu@staples.com


Travailler ensemble pour faire la différence Il existe désormais un moyen plus simple pour préserver la planète : le programme Easy on the Planet de Staples Business Advantage. Limiter vos petites commandes, sélectionner des produits éco-responsables, consolider toutes vos catégories d’achat en choisissant Staples Business Advantage comme partenaire unique sont autant de manières de réduire votre impact environnemental comme vos coûts administratifs. Notre programme Easy on the Planet vous récompensera même de vos efforts en matière de développement durable en plantant des arbres en votre nom, afin que nous puissions tous respirer mieux !

Pour participer et découvrir l’impact positif que le changement de vos habitudes d’approvisionnement peut avoir sur l’environnement, contactez dès aujourd’hui votre responsable de compte.

Pour en savoir plus, consultez le site Belgique: StaplesAdvantage.be Luxembourg: StaplesAdvantage.lu ou composez le 0800 81959 (BE) ou 800 85139 (LU)

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