Staples Business Advantage - Risk-management NO

Page 1

En verden uten helse og sikkerhet

Hvis vi tok bort regelverket, hvordan ville vår verden forandre seg? Ville vi være trygge på jobben? Svaret er definitivt nei. Risikostyring er neppe det du har mest fokus på, men det er helt avgjørende for å sikre en trygg, sunn, ryddig og fremgangsrik arbeidsplass. Staples Business Advantage og Fellowes, produsent av kontorutstyr, samarbeidet om et dypdykk i temaet helse og sikkerhet. Sammen gjorde vi en spørreundersøkelse blant europeiske arbeidstakere, og fant ut at 60% arbeidet mer enn åtte timer uten å ta mer enn to pauser fra dataskjermen hver dag. 70 % av arbeidstakerne innrømmet at de jobber under dårlige forhold, slik at helsen blir skadelidende er ikke til å undres over.

Uansett hva slags virksomhet du driver, er det alltid en risiko for arbeidstakernes helse. Fra feilaktig arbeidsutstyr ved arbeid med giftige stoffer, til psykiske lidelser som stress på arbeidsplassen, er de ansatte utsatt for alle slags ulykker og problemer. Denne guiden forklarer hvorfor helse og sikkerhet spiller en så viktig rolle i dagens virksomhet, og tilbyr praktiske råd for arbeidsplassen.

1


Viktigheten av HMS og risikostyring på kontoret

Som arbeidsgiver er det din plikt å sørge for at ansatte er oppmerksomme på helse- og sikkerhetsforhold. Men det er rikelig med fordeler ved å implementere forsvarlig risikostyring innenfor en virksomhet. Områder som produktivitet, effektivitet og de ansattes generelle velvære kan også bli styrket gjennom helse- og sikkerhetslovgivningen. Selv med dagens praksis for helse og sikkerhet på plass, viser forskning at 24 % av europeiske arbeidstakere mener at deres jobb setter helse og sikkerhet i fare. Dette understreker ikke bare betydningen av å implementere risikostyring, men du må også kontinuerlig forbedre dine standarder. I Storbritannia alene ble 27,3 millioner arbeidsdager tapt det siste året, på grunn av arbeidsbetinget sykdom og skader på arbeidsplassen.

Mange land som er underlagt europeisk lovgivning, gjennomfører regelmessige risikovurderinger av helse og sikkerhet: 95 % av arbeidsplassene i Italia, 92 % i Storbritannia og 90 % i Spania ønsker å utvikle sine nåværende strategier. Selv om mange vil assosiere problemer forårsaket av helse og sikkerhet med fysiske skader, er trenden for europeiske arbeidstakere at det ofte handler om psykiske forhold. For hver hundretusen arbeidere i Europa, vil 1,5 bli offer for en

dødelig skade . Antall ansatte som tar fri fra jobb på grunn av arbeidsrelaterte skader er like lav; bare 0,7 % av polske arbeidere er borte fra arbeidet på grunn av skader. Andelen er noe høyre i Storbritannia med 1,4 % og i Frankrike er andelen 3,1 % . Antall stressrelaterte fravær er imidlertid mye høyere. I gjennomsnitt har 22 % av europeiske arbeidere hatt stressrelaterte lidelser. De totale økonomiske omkostningene for dette er på hele 20.000 millioner euro (ca. 200 mrd. kroner).

2


Positive tegn peker i retning av at europeiske bedrifter ønsker å redusere stressnivået til sine ansatte, og mer enn halvparten av bedriftene i Storbritannia (60 %) og Italia (50 %) innfører handlingsplaner for å forebygge arbeidsrelatert stress. Med et betydelig antall årlige sykedager, er det selskapene med handlingsplaner (proaktive og reaktive) som vil ligge i teten. Det er der risikostyring kommer inn. Implementering av risikostyringsprosesser gjør at du kan planlegge for variabler som kan ha innvirkning på virksomheten. Fra kostnader relatert til ansattes fravær, til ulykker på arbeidsplassen. Det å være beredt er avgjørende for din bedrifts fremtid.

3


Skiftende syn Alle bryr seg om sikkerhet. Det er bra for deg, bra for de ansatte, og det er bra for businessen. Det å endre de ansattes holdninger til risikostyring kan være en krevende oppgave. Det er imidlertid metoder du kan bruke for å få fart på holdningsendringen, med varig bevissthet rundt helse og sikkerhet som resultat.

Her er noen ting du kan gjøre for å få alle til å jobbe sammen for helse og sikkerhet:

1. Fremme fordelene

En av de enkleste måtene å få ansatte til å følge helse- og sikkerhetsforskrifter, er å vise dem hvilken nytte de vil ha av det. Pek på viktige områder som stressreduksjon, redusert risiko for arbeidsrelaterte skader og at alle på arbeidsplassen er sunne og fornøyde. På denne måten vil de være i stand til å forstå hvorfor helse og sikkerhet er en så integrert del av en moderne virksomhet, og at det er til deres eget beste.

2. Vis dem at du er beredt

Har du nylig gjennomført en plan for risikostyring? Del den med dine ansatte. Å kommunisere tydelig hvilke forholdsregler som er på plass om noe uventet skulle skje, vil gi dem trygghet rundt sin jobbsikkerhet, og vil da ikke bli sett på som belastende ekstra-arbeid. Det samme kan sies om helse og sikkerhet: om de ansatte vet at du er forberedt på å håndtere potensielle farer, vil de engasjere seg i mye høyere grad.

3. Spre det gode budskap (og spre det igjen!)

Enten det er nye tiltak for å hindre fallulykker eller opplysninger om de beste måtene å sitte ved skrivebordet, så fortsett hele tiden å spre budskapet. Forklar hvorfor det er viktig, slik at det fremmer en positiv endring av kulturen i kontormiljøet. Det er en grense for hvor mye informasjon de ansatte kan gå rundt og huske på. Sørg for at prosedyrer er lett tilgjengelige, og repeter dem gjerne ofte. Hvis du er flink til å kringkaste budskapet ditt og verdiene dine, vil det være lettere å forbedre arbeidsstyrkens holdninger.

4. En ny god start

Nye idéer kan markere en ny start. Benytt innføring av nytt regelverk til å friske opp bedriftskulturens profil. Opptrapping av bedriftens samfunnsansvar kan markere et rent rulleblad med en ny praksis for arbeidsledelse og styring av bedriften.

4


Hvordan innføre HMS Å opprettholde høy standard for helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, kan virke som en krevende oppgave, men det er viktig å gjennomføre en godt gjennomtenkt strategi som tar de ansattes velferd på alvor. Enten det gjelder selve arbeidsområdet, pauserommet eller toalettene, må du ha en plan som sørger for at miljøet på arbeidsplassen er ergonomisk og hygienisk. For å gi deg idéer om hvordan du kan tilføre en ny helse- og sikkerhetsstruktur til din bedrift, har Staples Business Advantage tatt en titt på kjerneområdene for forbedring, og produkter som kan lette arbeidet.

Rene fellesarealer Undersøkelser gjort i samarbeid med Fellowes, viser at 64% av deltakergruppen jobber under dårlige forhold, uten faste rutiner for renhold. Det kan løses ved å fremme bevisstheten rundt verdien av arbeid med helse og sikkerhet. Å utruste seg, med egnede rengjøringsmidler og verktøy for å holde kjøkken og toalett hygieniske, er en god start. Prøv ikke å gå for «en løsning som passer alle produkt».

Her er hva du trenger:

Oppvaskmiddel for rengjøring av kopper, bestikk og servise.

Utvalg av diverse kluter og svamper.

Såpedispensere som faktisk er fylt med såpe. Velg en av Staples egne merkevarer eller produkter fra Brighton Professional.

Håndklær, tørkeark eller papirruller for tørk av hendene. Det er også like viktig å eliminere muligheten for at vannsøl forårsaker skliulykker.

5

Mopp og bøtte. Sørg også for at du har et skilt som viser «Forsiktig, glatt gulv»!

Feiekost og feiebrett til å fjerne søppel.

Anti-bakterielt rengjøringsmiddel, våtservietter og spray for å takle spesifikke målområder.


Omsorg for arbeidsstyrken Staples Business Advantage og Fellowes sin undersøkelse viser at mer enn halvparten (52 %) av deltakerne har både dårlig sittestilling og dårlig holdning ved skrivebordsarbeidet. Dårlig holdning kan forårsake skader hos de ansatte, men det finnes enkle og effektive trinn som du kan gjennomføre for å bedre situasjonen. Ved å tilby dine ansatte forskjellige fotstøtter, kan komforten ved skrivebordet økes betraktelig. Bruk av ryggputer i de ansattes kontorstoler vil redusere behovet for hele tiden å lene seg fremover eller krumme ryggen, og fremmer en bedre holdning. Støtter for underarm og håndledd kan forebygge muskel- og skjelettplager forårsaket av en vedvarende unaturlig arbeidsstilling, så sørg for å få disse med på din ergonomiske sjekkliste. I vårt samarbeid med Fellowes fant vi også ut, at 42 % av de ansatte innimellom arbeider med laptopen på knærne. Det er derfor en god idé å tilby holdere eller beskyttelsesbrett. Disse gir bedre arbeidsstilling og holder varmen fra maskinen unna.

Det er ikke bare inventar og møbler som kan bidra til å øke din helse- og sikkerhetsvurdering. Du må også sørge for at du har desinfisering lett tilgjengelig som de ansatte kan benytte, slik at de regelmessig kan holde hendene rene og redusere at bakterier blir spredt. Når vi vet at 61 % arbeider mer enn åtte timer hver dag og tar mindre enn to pauser fra skjermen, bør du oppfordre de ansatte til å ta små pauser for å ta seg inn, før de fortsetter med arbeidsoppgavene.

6


Konklusjon

Helse og sikkerhet spiller en vesentlig rolle i dagens moderne virksomhet. Vi trenger det i våre kontormiljøer, ikke bare for å holde de ansatte friske og bakteriefrie, men også for å øke trivselen, effektiviteten og produktiviteten. Sammen med risikostyring, kan det bidra til bedriftens evne til å nå overordnede mål, ved at du som leder går foran som et godt eksempel ved måten du behandler dine ansatte.

Ved å følge forslagene som er presentert i denne veiledningen, blir det lettere å implementere helse- og sikkerhetsforskrifter til fordel for de ansatte. Ved å skape ledere i din virksomhetsstruktur som fremmer effektivt, hygienisk og trygt kontorhold, vil oppgaven med helse og sikkerhet oppleves som mer overkommelig.

Kilder: • http://www.eurofound.europa.eu/surveys/european-working-conditions-surveys • http://www.hse.gov.uk/statistics/ • http://www.hse.gov.uk/statistics/european/european-comparisons.pdf • https://osha.europa.eu/en/tools-and-publications/publications/reports/TE-81-08-478-EN-C_OSH_in_figures_stress_at_work

7