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Guide pour mettre en place un processus d'achat performant Toujours prévoir suffisamment de fournitures de bureau, et aux meilleures conditions possibles, cela est plus facile à dire qu'à faire ! Toutefois, en tant qu'acheteur, vous bénéficiez d'une bonne vue d'ensemble des activités de l'entreprise et êtes le mieux positionné pour vous assurer que vos collègues disposent de tout ce dont ils ont besoin. Au départ, votre responsabilité principale consistait à vérifier que les niveaux de stock étaient suffisamment élevés, surveiller le budget et satisfaire vos collègues. De nos jours, les exigences auxquelles vous êtes contraint sont de plus en plus nombreuses. Mais comment répondre à ces attentes alors que vous avez tout juste eu le temps de faire votre travail ? En pratique, les achats requièrent des heures de recherche, de comparaisons et de commandes tous les mois. Et ce n'est pas tout. Gérer les informations de commande, les livraisons et la facturation n'est pas une mince affaire puisque chaque fournisseur dispose de ses propres procédures et conditions générales. Sans oublier, bien entendu, que vos collègues s'adressent à vous pour des demandes très spécifiques. Du moins, s'ils font appel à vous. Après tout, vous risquez de découvrir qu'ils ont développé leur propre politique d'achat ! Vous êtes convaincu qu'il doit exister des méthodes de travail plus efficaces. Mais comment procéder ?

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Ce livre blanc vous révélera comment obtenir des résultats grâce à une structure d'achat bien organisée. Il propose six mesures permettant de mettre en place avec succès cette structure au sein de votre entreprise. Contrôlez plus efficacement vos achats et économisez du temps, de l'argent et de l'énergie en facilitant la tâche de votre équipe et de vos collègues. Vous bénéficierez ainsi de davantage de temps pour traiter d'autres problèmes et favoriser le développement de votre entreprise !

N° 1 Les responsables des achats révèlent que la principale priorité vise à évaluer les performances d'achat.


Six mesures à prendre pour mettre en place un processus d'achat bien organisé Comment structurer un nombre croissant de tâches et de responsabilités tout en vous assurant de répondre aux attentes exigeantes afin, qu'en tant qu'équipe Achats, vous contribuiez à la réussite de l'entreprise ? Un processus d'achat bien organisé peut permettre aux entreprises de bénéficier d'un avantage considérable. Des contrats clairs et des processus standard vous aideront à clarifier qui peut passer des commandes, où et comment. Vous pouvez convenir de conditions générales plus favorables avec des fournisseurs fixes en termes de prix, de rapidité de livraison, voire même de coûts d'achats et de retours. En introduisant une routine dans vos activités et en incitant vos collègues à adopter des procédures spécifiques, vous serez en mesure de consacrer davantage de temps à d'autres problèmes et de favoriser le développement de l'entreprise. Toutefois, la mise en place d'un processus d'achat bien huilé est plus facile à dire qu'à faire. Cela nécessite de la préparation, de la persuasion et l'aide de vos collègues. Les mesures suivantes permettront de garantir une politique d'achat bien organisée qui fonctionne :

Analysez la situation actuelle

Communiquez les résultats et apportez des améliorations

Planifiez vos achats

Transformez un bon plan en bons résultats

Sélectionnez des fournisseurs

Processus d'achat

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1.

Analysez la situation actuelle (et les améliorations possibles).

Les opportunités reposent sur une bonne connaissance de la situation actuelle. La première étape consiste à recueillir des informations sur les processus d'achat actuels. Posez-vous les questions suivantes :

Qui achète quoi ?

Mes collègues sont-ils satisfaits du processus d'achat ?

Quels sont les coûts cachés ?

Combien de temps la gestion des achats nécessite-t-elle ?

Qui sont les fournisseurs ?

Quelles sont les dépenses totales ?

Comparez les dépenses de l'année dernière et établissez une synthèse. Vous pouvez décider de répartir les coûts par succursale, par service ou par utilisateur afin de mieux comprendre les modes de consommation. Ces informations vous permettront d'aborder cette question avec votre fournisseur, qui pourra comparer votre situation avec celle d'entreprises similaires et vous révéler les postes sur lesquels vous pouvez réaliser des économies.


2.

Améliorez votre structure d'achat en vous appuyant sur un plan.

Discutez avec les autres services : quels sont les objectifs de votre équipe Achats cette année ? Quelles sont les perspectives d'avenir ? Le plan d'achat vous permettra de travailler à la réalisation des objectifs de manière structurée et préparer les évolutions à venir. Une augmentation du nombre d'employés, par exemple, signifie davantage d'équipements requis. Il est important de collaborer avec d'autres services afin que l'équipe Achats passe à la vitesse supérieure.

L'incidence d'une coopération transversale est plus élevée

21 % dans les entreprises les plus performantes Impliquez vos collègues clés dans le plan d'achat. Quels sont les objectifs des autres équipes (service financier, RH et développement de produits par exemple) ? Quels sont leurs besoins ? Une efficacité accrue repose sur l'adaptation du processus aux objectifs d'achat et à une bonne planification du budget. Et si le service des achats souhaite contribuer à la réussite d'une entreprise, il ne peut plus se permettre de travailler de façon isolée.

Raison de plus pour examiner régulièrement les notations de vos fournisseurs. Vous pourrez ainsi mesurer et évaluer leurs performances sur la base de critères établis en termes de produits ou de services qu'ils proposent afin de renforcer l'efficacité en réduisant la fréquence des commandes passées. Pour y parvenir, il suffit de limiter le chevauchement ou le regroupement de produits différents auprès d'un seul fournisseur. Mais la transition vers un nouveau fournisseur n'engendrera-t-elle pas des coûts plus élevés ainsi qu'une plus grande complexité ? Tous les processus ne sont-ils pas toujours adaptés à vos fournisseurs actuels ? Oui et non. Une transition peut s'avérer complexe et fastidieuse, mais il existe des fournisseurs qui prendront en charge l'essentiel des coûts en termes de support et de mise en œuvre. Discutez de vos exigences spécifiques avec les fournisseurs que vous avez sélectionnés et de ce qu'elles signifient pour vous.

Critères de notation des fournisseurs Prix en conformité avec le marché Qualité de la gamme Qualité du service Connaissances pratiques et expertise Opportunités de croissance

3.

Optez pour l'offre la plus intéressante, sélectionnez les bons fournisseurs.

Une relation de longue date avec votre ou vos fournisseurs actuels ne garantit pas que vous bénéficierez de la meilleure offre. Les entreprises qui réalisent régulièrement des audits de fournisseurs se verront bien souvent proposer des solutions plus attractives à un prix plus intéressant et à des conditions plus favorables.

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Développement durable Bonne réputation Références


Comment pouvez-vous aider l'entreprise à se développer en rétablissant l'ordre ? Processus de commande simple pour les collègues Visibilité des comportements en matière de commandes Aperçu complet des dépenses

4.

Rétablissez l'ordre et proposez des processus d'achat

Votre objectif peut être très clair, mais vous ne pouvez garder le contrôle que si vous imposez des directives respectées par tous. Des contrats clairs et des processus standard vous aideront à clarifier qui peut passer des commandes, où et comment. Procédez-vous à des commandes via un formulaire (interne), le site Web du fournisseur ou peut-être même un catalogue standard ? Vous devez également garder à l'esprit que l'entreprise ne fera pas que s'adapter. Une approche efficace requiert de sensibiliser les collègues. Mettez en avant les avantages liés au changement ainsi que les inconvénients de ne pas y adhérer. Si vous souhaitez apporter un changement, vous devez faire en sorte que la culture actuelle réponde à vos besoins. Vous pouvez stimuler le changement en faisant preuve de cohérence, en valorisant les bons comportements et en favorisant les résultats.

62 %

des responsables des achats révèlent ne pas disposer de la capacité et des compétences suffisantes dans leur équipe pour mettre en œuvre une stratégie d'achat

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Meilleure qualité des achats Administration rigoureuse Temps consacré aux relations avec les fournisseurs

40 % des responsables des achats déclarent avoir adopté une stratégie claire et automatisée

Prenez le contrôle de vos achats grâce aux options d'automatisation Bien souvent, l'équipe Achats consacre énormément de temps à une petite partie d'une tâche. Ces tâches fastidieuses se prêtent particulièrement bien à l'automatisation. E-procurement : automatisation du processus d'achat permettant de réaliser des économies simplement en travaillant de manière plus efficace. Un processus rationalisé facilite l'élaboration de contrats, la réalisation de paiements et la numérisation des factures. En outre, des informations détaillées sur vos dépenses, vos contrats et vos fournisseurs permettront d'identifier plus aisément les possibilités d'amélioration. À l'avenir, faites le choix le plus judicieux pour votre entreprise grâce à l'e-procurement !


5.

Transformez un bon plan en bons résultats

Un système d'achat bien organisé représente bien plus qu'un projet : il s'agit d'un changement d'organisation. Les contrats de longue date ne sont, soudainement, plus tout à fait les mêmes, les prérogatives n'ont plus lieu d'être, les méthodes de travail sont repensées et la priorité change. Une nouvelle approche exige des collègues beaucoup de temps, de flexibilité et d'adaptabilité. Comment transformer un bon plan en bons résultats ?

Voici plusieurs mesures que vous pouvez mettre en œuvre pour favoriser l'adhésion de vos collègues : Objectifs spécifiques Le changement ne peut pas s'opérer sans en comprendre les raisons. Expliquez au client pourquoi vous apportez les changements (il en est, au final, le motif) ainsi qu'à vos collègues (qu'est-ce que cela signifie pour eux ?).

Impliquez l'ensemble des parties prenantes Pour jeter les bases de bons résultats au sein de l'entreprise, il est essentiel d'impliquer très tôt les principales parties prenantes afin de pouvoir compter sur leur contribution.

Communication simple Expliquez la raison pour laquelle une politique d'achat est nécessaire, les avantages de la mettre en place ainsi que les inconvénients de ne pas la mettre en place et assurez-vous que les parties prenantes sont en mesure de la véhiculer.

Soulignez les résultats Reconnaissez et mettez en avant les résultats des différents services. Assurez-vous que tous les collègues savent comment faire part de leurs commentaires et ce que l'on peut en faire.

Faites preuve de cohérence Respectez en permanence la procédure et limitez le plus possible les exceptions. Faites preuve d'audace et intervenez si des collègues s'écartent de la procédure : un contrat est un contrat.

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6.

Communiquez les résultats et apportez des améliorations

Grâce à un processus d'achat clair, vous bénéficierez d'une multitude d'informations précieuses pour votre entreprise. Communiquez les résultats à l'ensemble de l'entreprise, pas uniquement à votre responsable. Informez l'ensemble de l'entreprise des postes de dépenses afin d'élargir l'étendue des améliorations apportées aux comportements d'achat. Vous réaliserez ainsi des économies, renforcerez l'efficacité et stimulerez la croissance. La priorité accordée aux achats a évolué, passant d'une activité tactique à une initiative stratégique. Quels résultats devez-vous partager ? - Dépenses totales - Principaux postes de coûts - Économies - Gain de temps - Amélioration de la qualité - Satisfaction des employés ou nombre de réclamations Réfléchissez à la manière dont vos objectifs pourront être évalués et traduits en ICP (indicateurs de performances clés). Les ICP sont des références que vous pouvez utiliser pour évaluer dans quelle mesure vous avez atteint vos objectifs. Ils vous permettront d'illustrer les progrès réalisés en vue d'atteindre ces objectifs. Ils fixent les conditions pour réussir et contribuent à votre amélioration en vous aidant à vous concentrer sur une efficacité accrue.


Conclusion

Analysez votre situation actuelle, planifiez vos achats, sélectionnez de bons fournisseurs, assurez-vous de mettre en place des processus clairs, transformez un bon plan en bons résultats, communiquez les résultats et apportez des améliorations. Vous découvrirez que grâce à ces six mesures, vous intégrerez une certaine routine dans vos activités, favoriserez l'autonomie de vos collègues en assurant une procédure claire et consacrerez plus de temps à de nouveaux problèmes. Et pourquoi ne pas également demander conseil à votre ou vos fournisseurs actuels ? Ils sont rompus à cela et seront en mesure de vous mettre sur la bonne voie ou en relation avec d'autres entreprises qui se trouvent dans la même situation. Vous n'êtes pas le premier à faire face à ce problème ! Un processus d'achat bien organisé requiert une préparation minutieuse. Cet investissement ne représente que bien peu de choses par rapport aux progrès que vous serez en mesure de réaliser pour votre entreprise, l'équipe et vos collègues.

Sources : - The Deloitte Global CPO Survey 2016: Procurement, at a digital tipping point? - 2015-2016 Global Chief Procurement Officer Survey de Capgemini Consulting - Étude du Groupe Aberdeen

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Guide pour mettre en place un processus d'achat performant  

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