Page 1

Opas onnistuneeseen hankintaprosessiin Aina toimistotarvikkeita saatavilla parhain

Tässä julkaisussa kerrotaan, kuinka toimivilla

mahdollisin ehdoin. Helpommin sanottu kuin

hankintakäytännöillä päästää hyviin tuloksiin.

tehty! Hankintavastaavana tunnet varmasti

Näiden kuuden vaiheen avulla voit ottaa

yrityksesi kokonaistilanteen ja pystyt

prosessit käyttöön yrityksessäsi. Yhtenäistämällä

varmistamaan, että kollegoillasi on kaikki

hankintatoimintoja voit säästää aikaa, rahaa sekä

tarvittavat työvälineet käytettävissään.

energiaa. Samalla helpotat tiimin ja kollegoiden työskentelyä. Itsellesi jää enemmän aikaa ratkaista

Ennen vanhaan hankintavastaavat valvoivat

muita haasteita ja auttaa yritystäsi menestymään.

pääasiassa varastotasojen riittävyyttä ja budjettia sekä varmistivat osaltaan kollegoiden työtyytyväisyyden. Odotukset kasvavat kuitenkin koko ajan. Kuinka ne on mahdollista täyttää, kun aika ei tunnu riittävän? Käytännössä hankintoihin kuluu kuukausittain lukuisia työtunteja tuotteiden etsimiseen, vertailemiseen ja tilausten tekemiseen. Eikä siinä vielä kaikki: myös tilaustietojen, toimitusten ja laskutuksen hallinta on oma taidonnäytteensä, sillä jokaisella toimittajalla on omat prosessinsa sekä ehtonsa. Lisäksi kollegoilla saattaa olla omaan työhönsä liittyviä erityisvaatimuksia, sekä omia hankintakäytäntönsä – joista sinä et välttämättä tiedä mitään. Kaiken voisi varmasti hoitaa tehokkaamminkin. Mutta kuinka?

1

Nro 1 Hankintapäälliköiden mukaan tärkein tekijä on hankintojen tehokkuuden mittaaminen.


Kuusi askelta toimivaan hankintaprosessiin

Kuinka saat koko ajan lisääntyvät tehtävät ja vastuut hallintaan sekä varmistat, että tiimisi pystyy vastaamaan kaikkiin odotuksiin ja antamaan oman panoksensa yrityksen menestykseen?

1.

Analysoi nykytilanne (ja mahdolliset kehittämistarpeet).

Mahdollisuudet piilevät tiedoissa. Ensimmäisessä vaiheessa kerätään tietoja nykyisistä hankintapro-

Toimiva hankintaprosessi tuo yrityksille merkittävästi

sesseista. Mieti seuraavia kysymyksiä:

hyötyä. Selkeät sopimukset ja yhtenäiset prosessit määrittävät, kuka voi tilata tavaraa mistä ja miten. Vakiotoimittajien kanssa voit neuvotella paremmista ehdoista, olipa kyse hinnoista, toimitusnopeudesta tai jopa hankinta- ja palautuskustannuksista.

Kuka ostaa ja mitä?

Ovatko kollegani tyytyväisiä hankintaprosessiin?

Kun määrität hankintatoiminnoille tietyt rutiinit ja kannustat kollegoja noudattamaan niitä, sinulle jää enemmän aikaa ratkaista muita haasteita ja auttaa yritystäsi menestymään.

Mitkä ovat hankintojen piilokustannukset?

Hyvin öljytyn koneen lailla toimivaa hankintaprosessia ei kuitenkaan polkaista pystyyn ihan hetkessä. Se edellyttää valmistautumista,

Miten paljon aikaa kuluu hankintojen hallintaan?

neuvottelua ja kollegoiden tukea. Seuraavien vaiheiden avulla luot toimivan hankintaprosessin: Mitä tavarantoimittajia yritys käyttää?

Mitkä ovat kokonaiskustannukset?

Kartoita edellisvuotiset kustannukset ja laadi yleiskuva. Erittelemällä kustannukset haarakont-

Analysoi

toreiden, osastojen tai käyttäjien mukaan saat Raportoi ja kehitä

Suunnittele hankintasi

yksityiskohtaisia tietoja kulutuksesta. Kun keskustelet ongelmista toimittajien kanssa, he voivat tietojen perusteella verrata tilannettasi samankaltaisiin yrityksiin ja kertoa, miten voit säästää rahaa.

Hyvästä suunnitelmasta hyviin tuloksiin

Valitse toimittajat

Hankintaprosessit

2


2.

Kehitä hankintaorganisaatiotasi

Yrityksesi kannattaa siis arvioida

hankintasuunnitelman avulla.

toimittajavaatimuksiaan säännöllisesti. Näin voit

Keskustele muiden osastojen kanssa siitä, mitä hankintatiimiltä odotetaan tänä vuonna. Mitkä ovat tulevaisuudennäkymät? Hankintasuunnitelma auttaa saavuttamaan tavoitteet järjestelmällisesti ja valmistautumaan tuleviin muutoksiin. Esimerkiksi henkilöstömäärän kasvu tarkoittaa sitä, että materiaaleja tarvitaan enemmän. Yhteistyö muiden osastojen kanssa on tärkeää, jotta hankintatiimi voi kehittää toimintaansa.

mitata ja arvioida nykyisten toimittajien toimintaa tarkkojen kriteerien perusteella. Kannattaa ottaa huomioon ne tuotteet ja palvelut, joita toimittajat pystyvät toimittamaan, jotta hankintoja on mahdollista tehostaa tekemällä harvemmin tilauksia. Tämä onnistuu vähentämällä samankaltaisia tilauksia tai keskittämällä tietyt hankinnat yhdelle toimittajalle. Mutta eikö toimittajan vaihtaminen aiheuta lisäkustannuksia ja mutkista tilannetta? Ovatko kaikki prosessinne räätälöity nykyisen toimittan

Eri toimintojen välinen yhteistyö on

21 % yleisempää tehokkaammin toimivissa organisaatioissa.

mukaan? Kyllä ja ei. Toimittajan vaihtaminen voi olla mutkikasta ja aikaavievää, mutta jotkut toimittajat ovat valmiita tukemaan ja panostamaan siirtymävaiheessa. Keskustele valitsemiesi toimittajien kanssa erityisvaatimuksistasi ja niiden merkityksestä yrityksellesi.

Ota tärkeimmät kollegat mukaan hankintasuunnitelman laatimiseen. Mitkä ovat muiden tiimien, kuten vaikkapa taloushallinnon, henkilöstöosaston tai tuotekehityksen tavoitteet? Mitkä ovat niiden tarpeet? Prosessin muokkaaminen hankintatavoitteiden mukaisiksi ja kunnollinen

Toimittajien vaatimusperusteet Markkinatasoiset hinnat

budjetin suunnittelu ovat toiminnan tehostamisen

Tuotevalikoiman laajuus

avaintekijöitä. Ja jos hankintatiimi haluaa antaa

Palvelun laatu

panoksensa yrityksen menestykseen, se ei voi toimia erillään muista.

Käytännön tietämys ja kokemus Kasvumahdollisuudet

3.

Valitse paras tarjous ja sopivimmat toimittajat.

Pitkäaikainenkaan suhde nykyisten tavarantoimittajien kanssa ei välttämättä takaa parhaita sopimuksia. Yritykset, jotka tarkastelevat toimittajiaan säännöllisesti, saavat usein neuvoteltua parempia sopimuksia edullisempaan hintaan ja suotuisammin ehdoin.

3

Vastuullisuus Hyvä maine Referenssit


Näillä tekijöillä autat yritystäsi eteenpäin ja tuot järjestystä kaaokseen:

4.

Helppo tilausprosessi kollegoillesi

Parempi hankintojen laatu

Tilauskäyttäytymisen tuntemus

Asianmukainen hallinnointi

Selkeä yleiskuva kustannuksista

Aikaa toimittajasuhteille

Luo järjestystä kaaokseen ja luo hankintaprosessi

Sinulla voi olla selkeät tavoitteet, mutta tilanne pysyy hallinnassa vain, jos laadit kunnolliset ohjeet

40 % hankintapäälliköistä kertoo ottaneensa käyttöön selkeän, automaattisen strategian

ja kaikki noudattavat niitä. Selkeät sopimukset ja yhtenäiset prosessit määrittävät, kuka voi tilata tavaraa, mistä ja miten.

Ota hankinnat haltuun

Tehdäänkö tilaukset (sisäisellä) tilauslomakkeella,

hyödyntämällä automaatiota

toimittajan tilausjärjestelmässä vai perinteisen tuoteluettelon avulla? Sinun kannattaa muistaa myös, että organisaatiosi ei yksinkertaisesti vain mukaudu uuteen. Onnistunut muutos edellyttää kollegoiden perehdyttämistä. Mainosta muutoksen hyötyjä ja vanhoihin käytäntöihin juuttumisen haittoja. Jos haluat tehdä muutoksia, pane nykyinen yrityskulttuuri toimimaan puolestasi. Voit edistää muutosta toimimalla johdonmukaisesti, arvostamalla oikeita toimintatapoja ja palkitsemalla tuloksista.

62 %

hankintapäälliköistä on sitä mieltä, että heidän tiimissään ei ole riittävästi kapasiteettia ja osaamista hankintastrategian toteuttamiseksi 4

Hankintatiimin työaika kuluu usein manuaalisten pikkutehtävien näpertelyyn, vaikka sellaiset voisi aivan hyvin automatisoida. Tiettyjen hankintatoimintojen sähköistäminen eli automatisointi tehostaa toimintaa ja säästää rahaa. Tehostettu prosessi helpottaa sopimusten laatimista, maksujen suorittamista ja laskutuksen siirtämistä digitaaliseen muotoon. Lisäksi tarkat tiedot kuluista, sopimuksista ja toimittajista helpottavat kehittämistarpeiden tunnistamista. Valmista siis yrityksesi tulevaisuuteen sähköistämällä hankinnat.


5.

Muunna hyvä suunnitelma hyviksi tuloksiksi

Hyvin toimivan hankintajärjestelmän luonti ei ole pelkkä hanke, vaan se tarkoittaa organisaation muutosta: pitkäaikaisia sopimuksia joudutaan tarkastelemaan uudelleen, vanhat etuoikeudet menettävät merkityksensä, työskentelytavat mullistuvat ja painopiste siirtyy. Uusi käytäntö vaatii kollegoilta paljon – aikaa, joustavuutta ja sopeutuvaisuutta. Kuinka voit muuntaa hyvän suunnitelman hyviksi tuloksiksi?

6.

Raportoi ja kehitä

Selkeä hankintaprosessi tuottaa paljon yrityksen kannalta tärkeää tietoa. Jaa tulokset koko

Voit esimerkiksi seuraavilla toimilla kannustaa kollegoitasi:

organisaation, älä pelkästään oman esimiehesi kanssa. Kerro koko organisaatiolle, mihin ja miten varoja käytetään. Näin voit edelleenkehittää hankintakäytäntöjä. Tietojen jakaminen voi säästää

Aseta tarkat tavoitteet

rahaa, tehostaa toimintaa ja edistää kasvua.

Muutos ei toteudu, jos sitä ei ymmärretä. Selitä muutosten merkitys asiakkaille (heitä varten ne viime kädessä tehdään) ja kollegoillesi (kerro mitä ne heidän kannaltaan tarkoittavat).

Hankintojen painopiste siirtyy taktisesta toiminnasta

Osallista kaikki sidosryhmät

Millaisia tietoja kannattaa jakaa? – Kokonaiskustannuksia – Suurimmat kustannuserät – Kustannussäästöt – Aikasäästöt – Laadun paraneminen – Työtyytyväisyys tai valitusten määrä

Jotta muutos tuottaisi toivotun tuloksen koko organisaatiossasi, on erittäin tärkeää ottaa tärkeimmät sidosryhmät mukaan alusta lähtien, jotta voit luottaa heidän tukeensa.

Viesti ymmärrettävästi Selosta, miksi hankintaprosessi on tarpeen ja mitkä ovat sen toteuttamisen hyödyt sekä toteuttamatta jättämisen haitat. Varmista, että sidosryhmät pystyvät viemään sanomaa eteenpäin.

Korosta tuloksia Pane merkille eri osastoilla saavutetut tulokset ja kerro niistä muillekin. Varmista, että kaikki tietävät, kuinka palautetta voi antaa ja mihin sitä käytetään.

Ole johdonmukainen Pidä johdonmukaisesti kiinni prosessista ja minimoi poikkeamat. Jos kollegat poikkeavat tavoista, puutu asiaan rohkeasti: sopimus on sopimus.

5

strategiseksi hankkeeksi.

Mieti, kuinka tavoitteet voi muuntaa KPI-mittareiksi (key performance indicators), joilla voit seurata tavoitteiden saavuttamista. Mittarit havainnollistavat eri tekijöiden edistymistä. KPI-mittarit kertovat onnistumisesta, painottuvat toiminnan tehokkuuteen ja auttavat tunnistamaan kehittämistarpeet.


Loppupäätelmä

Analysoi nykytilanne, suunnittele hankintasi, valitse hyvät toimittajat, varmista prosessien selkeys, muunna hyvä suunnitelma hyviksi tuloksiksi ja raportoi sekä kehitä. Nämä kuusi vaihetta auttavat yhtenäistämään hankintatapojanne sekä laatimaan selkeän prosessin, joka kannustaa kollegoitasi itsenäiseen työskentelyyn. Näin sinulle jää myös enemmän aikaa uusien haasteiden ratkaisemiseen. Kannattaa kysyä myös nykyisiltä toimittajilta neuvoja. He ovat tottuneet vastailemaan kysymyksiin tai voivat opastaa sinut toisten yritysten puheille, joilla on samoja kokemuksia. Et ole suinkaan ensimmäinen, joka on painiskellut saman ongelman kanssa. Toimiva hankintaprosessi edellyttää kunnollista valmistelua. Mahdollinen vaivannäkö on kuitenkin pieni sen rinnalla minkälaisen edistysaskeleen voit saada aikaan koko organisaatiollesi, tiimillesi ja kollegoillesi.

Lähteet: – The Deloitte Global CPO Survey 2016: Procurement, at a digital tipping point? – 2015–2016 Global Chief Procurement Officer Survey, Capgemini Consulting – Aberdeen Groupin tutkimus

Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä Staplesin yhteyshenkilöösi. Saat lisätietoja napsauttamalla tätä.

6

Staples Business Advantage

Profile for Staples

Opas onnistuneeseen hankintaprosessiin  

Staples Advantage FI

Opas onnistuneeseen hankintaprosessiin  

Staples Advantage FI