__MAIN_TEXT__
feature-image

Page 1

Hållbarhetsrapport 2017

Vårt engagemang för en hållbar framtid Verka För Mångfald Bidra Till Samhället Ta Ansvar För Miljön Praktisera God Affärsetik


Förord Information om rapporten Introduktion till vårt hållbarhetsarbete Miljö Etik Kvalitet Mångfald Samhällsansvar GRI-index

03 04 09 12 28 34 40 43 47


Förord 2017 blev ett händelserikt år för Staples. Staples Europa såldes i mars 2017 till det amerikanska investmentbolaget Cerberus Capital Management. Med en ny och fokuserad ägare har vi under året förstärkt vår ledning på Europanivå och fått en ny styrelse som leds av svenske Olof Persson (tidigare Koncernchef för Volvo Group). Vår koppling till Staples Inc (som tidigare ägde oss till 100%) kvarstår och vi kommer fortsatt att ha ett tätt samarbete där vi delar på ansvaret för våra globala kunder, samarbetar med gemensamma leverantörer och fortsatt delar på vissa system och givetvis, vårt varumärke Staples. För vårt hållbarhetsarbete har ägarbytet inte inneburit några förändringar i vår ambition eller vårt sätt att arbeta. Under 2017 arbetade vi vidare med vårt engagemang inom hållbarhetsområdet genom vår verifierade egendeklaration för ISO 26000, koordinerad via Rise. Vi har satt vårt arbete i ett större sammanhang genom att koppla ihop våra ambitioner med de 17 globala hållbarhetsmålen. Vi kan konstatera att vi berör samtliga mål i någon form men landade i att fokusera på fyra av dem:

små beställningar och tror på det arbete som präglat stor del av vårt fokus under 2017, Easy on the Planet-programmet; ett program där vi arbetar tillsammans med våra kunder för att minska vår gemensamma miljöpåverkan. Tack vare vår gemensamma ansträngning kunde Staples plantera 300 000 träd totalt och samtidigt minska på bland annat den onödiga negativa miljöpåverkan som små beställningar innebär.

• • • •

Hållbarhetsredovisningen 2017 omfattar likt 2016 Norge, Danmark och Sverige och ingår i vår globala ambition att transparent visa vår utveckling och engagemang inom hållbarhetsområdet. Vi har i år valt att redovisa i enlighet med GRI Standards, Global reporting Initiatives senaste riktlinjer. Det är första året som vi redovisar i enlighet med den nya Årsredovisningslagens krav på tillhandahållande av icke-finansiell information och redovisningen avges av vår styrelse.

Mål 4 – God utbildning för alla Mål 12 – Hållbar konsumtion och produktion Mål 13 – Bekämpa klimatförändringarna Mål 17 – Genomförande och globalt partnerskap

Vår hållbarhetsvision stärks av den koppling vi gjort till de 17 globala hållbarhetsmålen, där vi har enats om att vi skall: • Bli erkänt ledande inom hållbarhet på den globala marknaden • Minimera våra koldioxidutsläpp och hjälpa våra kunder till detsamma • Minimera avfall från vår verksamhet och hjälpa våra kunder till detsamma • Tillhandahålla ett komplett miljömedvetet sortiment och till det koordinerade tjänster • Engagera våra medarbetare och ge tillbaka till samhället I vår hållbarhetsredovisning finner du mål som knyter an till dessa ambitioner. Vi är medvetna om att det är högt satta mål och vi ser också att vi har utmaningar kopplat till dem. Vi kämpar med att få ner andelen

Under 2017 gick vi in i slutskedet i processen med ett nytt lager i Norge som ersätter de två som vi tidigare haft i bruk, detta för att effektivisera och modernisera hanteringen av våra produkter och leveranser. 2017 blev även året då vi etablerade vår återförsäljarverksamhet i Danmark och vi har som en följd av vår nya lednings inriktning, decentraliserades stora delar av vår verksamhet bl.a. inköps- och marknadsavdelning. Syftet med förändringarna är att säkerställa att vårt fokus till 100% är på våra kunder och med det, att besluten fattas så nära kunden som möjligt. Vi ställer därför om bolaget med ett större ansvar både på Nordisk och nationell nivå.

Vi vill tacka våra medarbetare, kunder, samarbetspartners, leverantörer och andra intressenter för ett bra samarbete under 2017. Vi ser fram emot nytt år med nya framsteg inom hållbarhetsområdet, vi tillsammans!

Mats Karlsson VP & Managing Director Staples Sweden, Denmark, Finland & Norway Staples Solutions


Information om rapporten

Information om rapporten Staples Sweden AB, Staples Denmark ApS och Staples Norway AS, Staples Connect, Staples Brandpartner arbetar målinriktat med miljö-, kvalitets- och hållbarhetsfrågor och vill genom denna rapport ge en överblick över det arbete som bedrivits inom dessa områden under 2017. Hållbarhetsredovisningen utgör en del av förvaltningsberättelsen för Staples Sweden AB, Staples Denmark ApS, Staples Norway AS, Staples Connect Sweden ABs årsredovisning. Räkenskapsåret omfattas av samma period som årsredovisningen, 2017-02-01 - 2018-01-31. Rapporten skall vara av praktiskt värde för våra kunder, leverantörer och andra intressenter; för jämförelse och välbalanserad representation av prestanda, konkreta resultat och våra mål.

Rapporten ämnar jämföra data för 2016/2017. Rapporten skall vara enkel att följa från år till år och ämnar därför följa samma struktur och jämför, där det är relevant, samma data från tidigare år. Staples tidigare europeiska hållbarhetsredovisningar finns tillgängliga på: https://www.staplesadvantage. se/certifieringar-och-standarder/ där det går att finna historiska data för hela koncernen. Denna rapport gäller för Staples Sweden AB, Staples Danmark ApS, Staples Norway AS, Staples Brandpartner och Staples Connect och täcker alla enheter i organisationen; Staples Advantage, Staples Direct/ Online, Staples Retail (dock inte Retail i Norge, utan enbart Sverige), Staples Brandpartner och Staples Connect. Information om de olika delarna finns på www.staplesadvantage.se, resp. www.staplesadvantage.dk och www.staplesadvantage.no.

Rapporten är utarbetad efter GRI standards, Global Reporting Initiative senaste riktlinjer. Hållbarhetsredovisningen omfattar Staples sociala, miljömässiga och ekonomiska ansvarsområden och beskriver vår företagspolicy för miljö, kvalitet och socialt ansvarstagande.

Rapporten syftar till de nordiska länderna om inget annat anges i texten. Vid frågor om rapporten eller ytterligare information om Staples hållbarhetsarbete, vänligen kontakta vår Head of CR & Quality för Staples Nordics: Johanna Jigmo-Linde, johanna.jigmolinde@staples-solutions.com

Detta är den andra gemensamma hållbarhetsredovisningen för Staples Nordics (den sjätte för Sverige och Norge och fjärde för Danmark), vilken ingår i ett led av rapporter för Staples internationellt, som årligen har rapporterat om sitt samhällsansvar sedan 2005. Företag

Staples Sweden AB

Staples Denmark ApS

Staples Norway AS

Postadress

Humlegatan 15, P.O Box 1777, SE-501 17 Borås

Korskildelund 6, DK-2670 Greve

Per Kroghs Vei 1, 1065 Oslo Postboks 5 Furuseth. NO - 1001 Oslo

Kontaktperson

Johanna Jigmo-Linde, johanna.jigmolinde@staples-solutions.com

Organisationsnummer

556091-3591

27 98 50 17

916950381

Staples Inc startade 1986 i Boston och har sedan dess vuxit till en branschledande organisation.I februari 2017 såldes den europeiska verksamheten till Cerberus Capital Management, men det finns fortfarande en koppling kvar till Staples Inc. I Sverige och Norge har Staples funnits sedan 2008 då Corporate Express köptes upp av koncernen, men företagsnamnet byttes ut först 2010. I Danmark har Staples funnits sedan 2010. Vi är drygt 500 anställda i Sverige och Danmark och ca 270 anställda i Norge, med ett gemensamt huvudkontor i Borås. Vår vision är att kunna erbjuda ”alla produkter ditt företag behöver för att lyckas”, genom vårt breda produktutbud.

4

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Våra säljkanaler

Vi har som mål att kunna möta alla våra kunders behov – oavsett om de är privatkunder, små, medelstora eller stora företag inom privat eller offentlig sektor. För att uppnå så många olika kunders behov har Staples satsat på att kunna erbjuda ett så brett produktsortiment som möjligt, och kunna bistå med skräddarsydda lösningar efter specifika kundbehov. I Sverige är Staples organisation uppdelad i följande områden: Staples Advantage, Staples Online, Staples Retail, Staples Connect och Staples Brandpartner. I Danmark återfinns Staples Advantage och Staples Direct och i Norge Staples Advantage, Staples Retail och Staples Online.

Staples Advantage

På Staples Advantage tar vi hand om våra avtalskunder – större företag (mer än 20 anställda) och offentlig sektor, och räknas som Staples B2B-avdelning. Vi utformar kundunika upplägg för lägsta möjliga totalkostnad samt åtgärdsprogram för att kontinuerligt jobba för minskade kostnader och miljöpåverkan. Produktsortimentet uppgår till ungefär 25 000 st artiklar i Norden, vilka kan beställas via webb, e-post, fax, telefon eller i butik. Inom Staples Advantage återfinns även vår enhet som säljer till återförsäljare – Emo.

Staples Online

Staples Online riktar sig till privatpersoner, mindre företag (0-20 anställda), och föreningar genom ehandel och traditionell postorderverksamhet. Staples On-

line är den sektor där kunder kan handla avtalsfritt till konkurrenskraftiga priser. Även här finns det möjlighet för våra kunder att handla miljömedvetet, gen- om vårt breda sortiment av miljömedvetna produkter och tjänster.

Staples Retail

Staples Retail är benämningen på vår butikskedja, och återfinns med 34 butiker varav 12 st i Sverige och 22 st i Norge. Butikerna är till för både privatpersoner och avtalskunder, vilket bl.a. underlättar för våra avtalskunder när det är bråttom samt ger privata konsumenter tillgång till flera tusen unika artiklar från vårt breda produktsortiment. Butikerna kan också bistå med att hjälpa kunder beställa från vårt övriga sortiment, för att säkerställa snabb leverans men också miljömedveten transport.

Staples Connect

Staples Connect levererar rena IT konsulttjänster, servicetjänster av IT hårdvara, skrivare och multifunktionella produkter, konferensteknik och allt till detta tillharande kring- utrustning & teknik. En av tjänsterna; IT Online erbjuder en proaktiv övervakning och åtgärd på distans samt på plats hos kund till ett fast pris per enhet.

Staples Brandpartner

Staples Brandpartner förser våra kunder med ett brett utbud av profilprodukter, trycksaker, arbetskläder och personligt skydd och skapar kundunika lösningar utefter kundens behov, situation och önskemål.

5


Bolagsstyrning

Den lokala förankringen i bolagets styrelse och ledning är av stor vikt för den internationella koncernens möjligheter att verka på marknaden med följsamhet mot såväl konsumtionsmönster, trender, ekonomisk utveckling likväl som för att bevaka förändringar i lagar och regler på marknaden.

Huvudägare till Staples rörelsedrivande bolag i Norden är det amerikanska investmentbolaget Cerberus Capital Management. För de nordiska bolagen ingår bland andra Mats Karlsson (VD) samt lokala representanter i styrelsen.

Ekonomiska resultat 2017 Sverige

Nedan resultat visar på utvecklingen från 2015-2017 (i SEK) för Staples Sweden. 2017/18 Nettoomsättning

kkr

Resultat efter finansiella poster

kkr

Balansomslutning

kkr

Medeltalet anställda

st

Soliditet

%

2016/17

* * * * *

2015/16

1.532.190

1.559.021

117.303

116.926

775.099

857.929

334

363

31,6

38,2

Ekonomiska resultat 2017 Danmark

Nedan resultat visar på utvecklingen från 2015-2017 (i DKK) för Staples Denmark. 2017/18 Nettoomsättning

kkr

Resultat efter finansiella poster

kkr

Balansomslutning

kkr

Medeltalet anställda

st

Soliditet

%

2016/17

* * * * *

2015/16

164.493

179.192

645

619

52.825

109.999

36

50

80,5

24,3

Ekonomiska resultat 2017 Norge

Nedan resultat visar på utvecklingen från 2015-2017 (i NOK) för Staples Norge AS (Advantage). 2017/18 Nettoomsättning

kr

Resultat efter finansiella poster

kr

Balansomslutning

kr

Medeltalet anställda

st

Soliditet

%

* Siffrorna för 2017 års finansiella resultat redovisas vid årsredovisningens offentliggörande.

6

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

2016/17

* * * * *

2015/16

1.546.095.932

1.614.362.001

136.863.647

66.848.333

776.313.135

796.406.754

299

353

45,4

47,3


Våra intressenter Identifiering och urval av intressenter

Vi har identifierat flera olika intressenter som både påverkar och påverkas av de aktiviteter vi som företag gör. Staples har även identifierat hur processerna berörs av de olika intressentgrupperna. De 12 olika övergripande intressentgrupper nedan berör och berörs av vår verksamhets aktiviteter på olika vis och med olika vikt. “Allt börjar och slutar med kunden”, vilket är tydligt i vår intressentanalys där denna intressentgrupp berörs av nästan samtliga processer. Utifrån processperspektivet involveras olika intressenter vid utveckling av vår verksamhet. • • • • • • • • • • • •

Kunder Medarbetare Leverantörer/Partner Frivillighetsorganisationer Samhälle Myndigheter Fackliga organisationer Investerare Moderbolag Branschkollegor Miljö och natur Media

Formerna för intressentengagemang, intressentdialog samt väsentlighetsanalys

Våra intressentdialoger bedrivs dagligen via exempelvis presentationer och möten vilket ständigt uppdaterar vår väsentlighetsanalys. Vår väsentlighetsananalys är invävd i vårt Hållbarhetsaspektsregister från vilken ledningsgruppen sätter de årliga hållbarhetsmålen. Våra dagliga dialoger med kunder ger därför en direkt påverkan på vårt hållbarhetsarbete där vi även hoppas kunna bidra till deras egna hållbarhetsarbete. Vi blir ofta inbjudna till dialog kring vårt hållbarhetsarbete som även det ger värdefull information till kundernas egna och vårt gemensamma hållbarhetsarbete. Vi genomför även formella kundundersökningar i våra säljkanaler samt medarbetarundersökning. Vi är medlemmar och medverkar vid möten i: • • • •

Branschorganisationen KEPA Svanens Nätverk – Köp miljömärkt Nätverket för Hållbart Näringsliv (NMC) Lek- och Babybranschen

• CSR Väst • CSR Väst Hållbara Inköp • SOfEA – Sustainable Office European Association

Nätverken ger oss en god möjlighet till dialog, input och en grogrund för samarbeten, lokalt och globalt.

7


Sammanfattning av genomförd intressentdialog 2017 med våra största intressentgrupper:

ar s t t,

ll b hå am n s s e ll a e m h y rstä en sc da Säke ling g kor, go r. u t v e c k g s v ill o c h s s e n s betalnikurren roce tiv k on budsp ek f f an e urs es CR r at , l nt ar rol och t e n o iljö es am örsk pr r, s Leverant etik, m , e ten on möevisi , ö g r in r, nt ömnninga hop d e a b s s r is r Leverantög, redov work ve e utvärderin L Intressentdialog

io be ner te ,

re r/P ar tn er

ite t,

Sk

en hållbar tillvä erera x Genavkastning till aktieägat re s y n n ä d h t i l r l e a v m som t ags ansv årt ar föret

, företagsledning, poli rning rsty r, etik, korruption, hälsa cies, a g e och Ä tegi säkerhet stra

, p edarbetarunders Rap rderingar, m öknin gar tvä u CR

o pp Ra

Inves terare

e etar arb

ar

r ne me äg tie v å

ak

Ge

er a ar d a v e n rt e s k a h å l fö o m s t l b a r n re t a t a r i n g t i t il l v ä x t g s h ä ll ing an nsyn s va ti ll sä , eti r. ke k, k ret or , s rup rte tra tion teg r, ier , hälsa o pr ch CR es s -u m tvä ed rde dela rin nde ga r n, inde x,

n tyr ars Äg

g bola r e d Mo pressmeddelanden, inde orter, x

Möten, kun d redovisundersö ning ar, skning, am pr arb ese ete nt n, ati Tillgän wo on rk er, kunderser glighet sh e , ko vice, Small Ord pro nku op n duk rr ers, e r lever etur- tsä ns k ans säk och erh kraf Levera k erh rek et, t, k valit et la m god k ets samarb undes prod och mat ilj ete erv uk v i utve för e ice ter illk ckl n oc , m ing hå h llb

d amtal, informationsmöten, Me etars ter, nyhetsb r e v , i n , rappor darb Me kningar dier, utbildning och kursetranät, r, sö me ngsmöten, kick-off i der iala un soc avdeln ö, säkerhet, br a a, milj Häls llanden, karriärsmöjligh e å förh r, lönesättning och bon ter ets us e arb kurs sarbete, motivation , d l a h f , c g n o t, ent må lla ett tryggt och lite tim er, erstä va sor rutin Säk ikande arbetsliv med ö s ber gerande medarbetare. on r a o eng ed

Hå llb

M iljö

r tu

001 O 14 r, IS a g in ivn skr ring e sb ifie en ert ev c älsa, k e ng, h å s g l l n ti urs ko es tning r , m t äx rhä illv åte t mal mini ar ed n m a rk xt vä åve till iljöp a ap m

r, te kä

Mi ljö &

na

Kunder

SYFTE & målsättning med intressentdialogen HUR genomförs intressentdialogen VAD gör vi i praktiken

I samband med vår revision för ISO 26000 intervjuade revisorn kunder, medarbetare och fackliga representanter i syfte att säkerställa hur väl vi lever upp till egendeklarationens och därmed ISO 26000 krav på vårt hållbarhetsarbete. Rapporten skall vara av praktiskt värde för våra kunder, leverantörer och andra intressenter; för jämförelse och välbalanserad representation av prestanda, konkreta resultat och våra mål.

8

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Introduktion till vårt hållbarhetsarbete

Introduktion till vårt hållbarhetsarbete Vårt ansvarstagande

De globala hållbarhetsmålen sätter vårt företags ansvar i ett större perspektiv. Staples påverkar samtliga mål på ett eller annat sätt men vi har valt att fokusera på: Vi har en naturligt koppling till målet genom vårt produktutbud och där vårt engagemang är tydligt med våra riktlinjer för de samhällsinsatser vi gör. Mål 4 sammanfattar väl vår ståndpunkt för våra samhällsinitiativ.

Klimatfrågan anser vi vara en av vår tids enskilt viktigaste fråga. Det är därför vi bl.a. har valt att bjuda in våra kunder till att bidra i arbetet mot klimatförändringarna.

Om mål 4 sammanfattar vår ståndpunkt för våra samhällsinitiativ så blir mål 12 vårt fundament för vårt hållbarhetsarbete. De kundprogram som tagits fram och mycket av det arbete som bedrivs inom ramen för våra ISO-certifieringar och verifiering syftar till att nå en hållbar konsumtion och produktion.

Mål 17 är för oss en förutsättning för att nå våra målsättningar. Vi tror på samarbeten över gränser där vi tillsammans med våra intressenter – medarbetare, kunder, leverantörer, NGO’s m.fl. bidrar till ett hållbarare samhälle.

Det arbete vi gör för att nå ovan globala mål har vi byggt upp kring fyra pelare - samhälle, mångfald, miljö och etik – dessa utgör vårt företagsansvar (CR).

Samhälle: Bidra Till Samhallet

Vi ska verka för en positiv påverkan på de samhällen där våra medarbetare lever och arbetar. Detta gör vi genom att skapa arbete, volontärarbete och donationer.

Mångfald: Verka För Mångfald

Vi värdesätter mångfald i medarbetares bakgrund, idéer och tankar. Allas lika värde är en självklarhet som genomsyrar rekryteringsprocess såväl som belöningssystem.

Miljö: Ta Ansvar För Miljön

Vi förpliktigar oss att minimera och förebygga miljörisker och annan negativ miljö-påverkan från vår verksamhet. Vi koncentrerar oss inte enbart på miljöpåverkan från våra egna aktiviteter utan arbetar för att göra det enklare för våra kunder, medarbetare och leverantörer att värna om miljön.

Etik: Praktisera God Affärsetik

Vi ska alltid agera etiskt korrekt. Vi värdesätter ärlighet, rättfärdighet och integritet högt och agerar om problemställningar uppstår. Vår Etikkod skapar ett tydligt förhållningssätt för våra anställda och vår uppförandekod skapar tydliga förväntningar på våra leverantörer. Vi tror att genom att ta ett aktivt ansvar för vår gemensamma framtid blir vi en attraktiv arbetsgivare, samarbetspartner och samhällsaktör och skapar möjligheter för oss att växa lönsamt och ansvarsfullt.

9


Mål, strategi och förankring

Inom vårt hållbarhetsarbete är kvalitet ett starkt ledord. Genom strategier och målsättningar säkrar vi att dessa pelare ingår i vår dagliga verksamhet, med rötter i ledningsgruppen och genom kontinuerlig målutvärdering och tydliga handlingsplaner för alla delar av vår verksamhet. Redan 2010 togs ett ledningsgruppsbeslut att arbeta mot en ISO 26000 verifiering och 2015 genomfördes revisionen och Staples Sweden AB, Staples Denmark ApS och Staples Norway AS blev först i branschen med att via ”Svensk specifikation SIS-SP 2: 2015 Socialt ansvarstagande – Systematisk egendeklaration” bli verifierade mot ISO 26000 av SP. Vårt hållbarhetsarbete omfattar hela värdekedjan som sammanfattas nedan:

Utveckling sortiment Vi utvecklar ständigt sortiment tillsammans med våra leverantörer där övriga intressenters krav och behov tas i beaktning. Genom Easy on the Planet ställer vi miljökrav på våra produkter.

Användning & Återvinning

Produktion Staples har ingen egen produktion men har ett nära samarbete med våra leverantörer. Genom vår uppförandekod ställer vi krav på miljö och sociala förhållanden i produktion. Efterlevnad av vår Uppförandekod görs på regelbunden basis.

Staples ser det som en del av sitt ansvar att påverka våra kunder till en mer hållbar vardag. Genom att stötta och guida dem i användningsfasen, guida till mer hållbara produktval och stötta med återvinningstjänster realiserar vi detta ansvar.

Försäljning

Logistik

Staples försäljning sker i olika kanaler, bl.a. via avtal där vi tillsammans med kunden försöker nå ett mer hållbart inköpsbeteende. På vår webbshop samt i våra butiker arbetar vi för att underlätta för kunden att göra ett mer hållbart val.

Staples leverantörer levererar produkterna till vårt lager. Vi arbetar med ständig processoptimering av flödet utifrån ett kvalitetsoch miljöperspektiv samt arbetar nära våra distributörer för att säkra en så optimerad transport ut till kund som möjligt.

Följande avsnitt kommer att förklara strategi, mål och utveckling över tid för Staples hållbarhetsarbete. För policies och ytterligare information om vårt hållbarhetsarbete, vänligen se www.staplesadvantage.se, www.staplesadvantage.dk eller www.staplesadvantage.no

10

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Vårt arbete mot att bli ledande inom hållbarhet Socialt ansvarstagande – verifiering ISO 26000 Egendeklarationen, SIS-SP 2: 2015 består av 77 frågor som vi besvarade. RISE Research Institutes of Sweden (f.d. SP) verifierade svarens trovärdighet och kunde verifiera detta. Därmed blev vi, som först i branschen, verifierade mot ISO 26000:2010. ISO 26000: 2010 består av sju principer för socialt ansvarstagande. Dessa principer tillsammans med de principer som är specifika för varje huvudområde, genomsyrar våra processer, rutiner och ambitioner. Denna hållbarhetsredovisning är exempelvis, en del i vår strävan att vara transparenta i vår utveckling inom socialt ansvarstagande, miljö och kvalitet. De sju huvudområdena som standarden är uppbyggd kring, är en naturlig del av våra rutiner och processer: • • • • • • •

Verksamhetsstyrning De mänskliga rättigheterna Arbetsförhållanden Miljö Goda verksamhetsmetoder Konsumentfrågor Samhällsengagemang och utveckling

Årsredovisningslagens krav om icke-finansiell information har byggts in i vårt arbete med ISO 26000 och vår rapportering. Områden som täcks in är: • • • •

Miljö Sociala förhållanden och personal Mänskliga rättigheter Motverkande av korruption

De 7 principerna för socialt ansvarstagande

Ansvarighet

Transparens

Etiskt uppförande

Respekt för intressenternas intressen

Respekt för rättstatens principer

Respekt för internationella uppförandenormer

Respekt för de mänskliga rättigheterna

11


Miljö

Miljö

Ta Ansvar För Miljön

Mål och strategi

På Staples är vår vision att skapa goda affärs- och miljömässiga fördelar - för oss själva, våra kunder och våra samhällen - genom att visa vägen när det gäller hållbara affärsmetoder. Vi arbetar för att uppnå denna vision genom ett fortsatt fokus på inköp av fler hållbara produkter, förbättra våra erbjudanden om materialåtervinning och andra gröna tjänster, maximera vår energieffektivitet och användning av förnybar energi, samt eliminera tänkbart slöseri. Under 2017 lanserade vi exempelvis ett facility-koncept med egenbrandade produkter där den absoluta majoriteten av artiklarna är Svanen-märkta Detta ska vi uppnå genom att; 1. Vi ska etablera Staples som den kontorsmaterialsleverantör som tar störst ansvar i de regioner och kanaler som vi verkar inom 2. Vi ska minimera våra koldioxidutsläpp och hjälpa kunder att göra detsamma 3. Vi ska erbjuda våra kunder ett komplett utbud av hållbara produkter och tjänster 4. Vi ska optimera återvinningen av tekniska produkter 5. Vi ska minimera vårt avfall och hjälpa våra kunder att göra detsamma

12

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Globala mål – till 2020 Erbjuda våra kunder hållbara produkter och tjänster

Återvinna 100% av våra elprodukter

Nollvision för avfall, samt hjälpa våra kunder att uppnå detsamma

Maximera energieffektivitet och nyttjandet av förnybar energi

Bli erkända som en global ledare inom hållbarhet

Lokala mål 2017

Våra lokala miljömål baseras på risk- och miljöaspektutvärdering i enlighet med ISO14001, ISO 26000:2010, våra globala utmaningar samt årliga prestandamätningar. Vi eftersträvar ett proaktivt, målinriktat, strategiskt och pragmatiskt miljöarbete. Våra övergripande miljömål konkretiserar vår långsiktiga vision med att minimera vår miljöpåverkan, engagera våra medarbetare och leverantörer samt driva utvecklingen inom vår bransch. Här presenteras våra lokala miljömål för 2017.

Lokala miljömål 2017 •

Vi ska minimum ha en Perfect Order på 92,5% under 2017 för Sverige/Danmark, och 94,5% för Norge

Antalet ”Small Order”, order under 500 SEK/DKK, skall ligga på max 29% vid utgång av 2017 för Sverige/Danmark och 16% för Norge

Easy on the Planet produkterna ska överstiga 2 700 i antal för Sverige, och för Danmark 1 800 st under 2017

Försäljningen av EotP-produkter skall vara 44% för Norge

1

Perfect order kallar vi order som gått felfritt från beställning till leverans; rätt produkt, tid, plats, mängd och kvalitet “Small Order” är order under ett värde av 500 SEK/ DKK/NOK. 3 Easy on the Planet (EotP) är vårt miljökoncept där vi lyfter fram produkter som är antingen innehar en tredjeparts miljömärkning eller har miljömässigt bättre egenskaper och uppfyller Staples kriterier för EotP. 2

13


Vårt arbete mot att bli ledande inom hållbarhet Miljöcertifiering samt socialt ansvarstagande

Staples Nordics är certifierade mot ISO14001, ett certifikat vars implementering vi värdesätter högt. 2015 fick vi ytterligare ett kvitto på vårt arbete inom miljö; verifieringen mot ISO 26000 via RISE innehåller även miljökrav som ska uppfyllas. Vi har ett integrerat ledningssystem som omfattar både miljö, socialt ansvarstagande och kvalitet. Genom ledningssystemet kan vi observera, kontrollera och förbättra vår miljöprestanda, samtidigt som det hjälper oss att hålla oss a jour med rådande lagstiftning och ökar våra prestationer. I Sverige har vi varit ISO14001-certifi-

erade sedan 1997 och i Danmark sedan 2008. Sedan 2013 har vi ett gemensamt certifikat mellan Staples i Sverige och Danmark. Staples Norway Advantage är sedan 2012 en del av certifikatet. 2015 utökades certifikaten till att även omfatta Staples Connect Sweden AB och 2017 utökades certifikaten till att omfatta Staples Brandpartner. Totalt omfattas 29 siter över 3 länder av certifikaten. Det gemensamma ledningssystemet utgör en god plattform för erfarenhetsutbyte och diskussioner.

Staples har 71 st anläggningar som är ISO 14001-certifierade inom Staples Europa: Belgien, Danmark, Finland, Nederländerna, Norge, Portugal, Spanien, Storbritannien, Sverige och Tyskland.

14

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Miljöfokus på Staples

Vi eftersträvar ett proaktivt, målinriktat, strategiskt och pragmatiskt miljöarbete.

Internutbildning För att förstärka vårt miljötänk inom den egna organisationen, genomförs årligen utbildningar och workshops med medarbetare. För att även gå från ord till handling sker fortlöpande miljöanpassning av våra egna arbetsplatser och verksamhet som bland annat inkluderar tjänsteresor, produktval för det egna arbetet och energi. Som en del av vår miljöstrategi lär vi upp alla våra medarbetare i miljöarbetet. Till exempel kan en säljare få uppdatering om hur man bäst säljer och marknadsför mer miljömedvetna produkter. Staples Care Training Varje år genomförs Staples Care Training (tidigare Staples Soul Day), med fokus på de fyra pelare som utgör grunden för vårt hållbarhetsarbete: etik, mångfald, miljö och samhälle. Under en halv dag utbildas anställda i vårt hållbarhetsarbete, samt deltar i diskussioner kring många viktiga ämnen som till exempel miljö, mångfald, samhällsengagemang och etik. Under 2017 genomfördes två sådana tillfällen. Här engagerar vi våra medarbetare till att förstå utmaningarna och vilja vara en del av lösningen, samtidigt som vi ser till att alla är väl införstådda med våra grundvärderingar. Detta utbildningstillfälle är obligatoriskt för alla nyanställda, men personer som är anställda sedan tidigare är också varmt välkomna att delta.

Samarbete med våra intressenter för en bättre miljö Vi arbetar med både kunder, leverantörer, medarbetare och icke-statliga organisationer för att uppnå våra miljömål. Exempelvis arbetar vi med att stötta våra kunder i konkret hållbarhetsarbete, såsom att byta ut produkter till mer miljömedvetna alternativ. Vårt arbete med att inkludera kunder och leverantörer i vårt håll- barhetsarbete uppmärksammades även vid vår verifiering mot ISO 26000 av RISE. Vi är aktiva medlemmar i CSR Väst, CSR Väst Inköpsklubb, Nätverket för Hållbart Näringsliv (NMC) och SOfEA (Sustainable Office European Assocation) och arbetar tillsammans med Plant-for-the-Planet – en av världens ledande organisation för trädplantering. 2017 planterades 300 000 träd genom samarbetet med Plant-for-the-Planet inom ramen för Easy on the Planet-programmet, läs med under ”Miljölösningar för våra kunder”

15


Minimera våra koldioxidsutsläpp och hjälpa kunder att göra detsamma Vi utför årligen mätningar inom de fyra pelare som utgör vårt hållbarhetsarbete. Vi samlar in och behandlar större mängd data från flera siter vilket gör vår hållbarhetsredovisning omfattande och representativ för våra nordiska och till viss del globala aktiviteter. Tack vare den insamlade datan har vi möjlighet att ge mer intressentanpassade hållbarhetsrapporter vid förfrågan.

För att kunna minimera våra koldioxidutsläpp har vi tagit flera olika initiativ. Det första steget att ta är att kunna, på ett effektivt sätt, mäta hur mycket koldioxid organisationen genererar, för att kunna göra framtida mätningar och prioritera viktiga påverkningsområden. De initiativ Staples tagit, både globalt och lokalt, för minskade koldioxidutsläpp är: • Köpa ”grön” energi och satsa på RECs (Renewable Energy Certificate System) • Uppgraderade ventilations- och värmesystem • Utbilda våra medarbetare inom miljö med inriktning på koldioxidutsläpp och konsekvenser av dessa • Initiativ för grönare transportflotta tillsammans med våra transportörer • Utveckla vårt befintliga samarbete med Plant-forthe-Planet

Under 2017 planterade Staples 300 000 träd inom ramen för Easy on the Planet-programmet.

16

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Globala höjdpunkter 2016 • Staples Europe har inlett ett samarbete med Plant-for-the-Planet, en av världens största trädplanteringsorganisationer. Genom att plantera träd på våra kunders vägnar vill vi förbättra vår gemensamma miljöpåverkan. Staples Nordics planterade 71 895 träd under 2017.

Minska våra koldioxidutsläpp 840,000 820,000

826,306

800,000

801,553

780,000 760,000 740,000 730,719

720,000 700,000 680,000 Kg/CO2e

0

0

2015

2016

2017

Tabellen visar värden för våra nordiska enheter sammanslaget, scope 1 och 2. Minskningen beror på mindre körda mil med våra tjänstebilar, vilken i sin tur beror på bättre planering av kundbesök. Staples har tillsammans med Plant-for-the-Planet klimatkompenserat för vår direkta koldioxidpåverkan genom trädplantering. Utöver klimatkompensering utbildar Plant-for-the-Planet barn och ungdomar till att bli klimatambassadörer som en del av projektet.

Elanvändning 8,000,000 7,000,000

7,465,800

7,115,463

7,436,353

2016

2017

6,000,000 5,000,000 4,000,000 3,000,000 2,000,000 1,000,000 kWh

0

2015

Tabellen visar våra nordiska enheter sammanslaget.

17


Vattenanvändning 7,000 6,000

6,104 5,382

5,000 4,794

4,000 3,000 2,000 1,000 m3

0

2015

2016

2017

Vattenanvändningen ökade markant vid vårt norska lager under 2016. Det finns ingen naturlig förklaring till ökningen men vi ser en nedgång under 2017. Norska lagret har under 2018 flyttat till en helt nybyggd och toppmodern anläggning och detta kommer med stor sannolikhet att bidra till minskad vattenförbrukning.

18

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Lokalt mål 2017

Resultat 2017

Antalet ”Small Order”, order under 500 SEK/DKK/NOK,

SE: 32,59%

skall ligga på max 29% för SE/DK och

DK: 36,13%

16% för NO vid utgång av 2017

NO: 12,9%

Small Order Calculator

Vi har en oroväckande trend med små order som går iväg från vårt lager. Inköpsmönstret har ändrats under årens gång. Dagens samhälle förväntar sig omgående leveranser, om det så enbart rör sig om ett block eller ett paket pennor. Resultatet blir många små order som går iväg från vårt lager med en onödigt stor negativ miljöpåverkan och hög processkostnad. Vi har genomfört åtgärder i syfte att stävja trenden med små order; vi har satt in avgifter för order med låga värden, informerat kunder, utbildat säljare, implementerat Easy on the Planet-programmet, läs mer nedan. Dessvärre håller trenden i sig i Sverige där vi minskar marginellt mot föregående år och i Danmark ser tydligare förbättring men vi når ej upp till målsättningen. För Staples Norway har insatserna visat resultat och vi ser en fin trend med minskade småorder och vi tar nu steg för att kunna dela best practice mellan länderna och implementera bättre lösningar för Sverige och Danmark.

Easy on the Planet-programmet

Under 2017 stärktes vårt samarbete med organisationen Plant-for-the-Planet. Plant-for-the-Planet är en NGO som arbetar med att plantera träd samt utbilda barn i att bli klimatambassadörer. Vår ambition är att tillsammans med Plant-for-the-Planet skapa ytterligare ett incitament för våra kunder att minska andelen små order, dvs. plantera träd för våra kunders räkning när de minskar andelen små order. Samarbetet påbörjade under 2015 och rullade ut i större skala under 2016 när vi identifierade kunder som kan ta del av programmet.

I och med samarbetet med våra kunder och Plant för the Planet planterades 71 895 träd för våra nordiska kunders räkning under 2017

19


Definitionen för en Small order är ett ordervärde under 500 SEK/DKK/NOK. Andelen Small Order

50%

Norge Sverige Danmark

45%

44% 42%

40%

36,13%

35%

35% 33%

30%

32,59%

25% 20% 18%

15%

15% 12,90%

10% 5% 0%

2015

2017

2016

Vänligen läs om utmaningen med små order på föregående sida

Antal levererade paket till kunder Tabellen visar våra nordiska enheter sammanslaget.

7,000,000 6,000,000 5,712,098

5,000,000

5,371,975

5,506,646

4,000,000 3,000,000 2,000,000 1,000,000 0

20

2015

Företagsansvar

2016

2017

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Erbjuda våra kunder mer hållbara produkter och tjänster Produktsortiment Easy on the Planet och Sustainable Earth Vi arbetar ständigt med att utveckla ett miljömedvetet produktsortiment, och ha ett nära samarbete med våra leverantörer för nya och mer miljömedvetna produkter. Det är viktigt att inte bara se till själva produkten, utan även produktionen, leveransen och livscykelaspekterna som är ett resultat av varje produkt och produktgrupp. Easy on the Planet är konceptet som rymmer en grupp noggrant utvalda produkter som uppfyller våra särskilda miljökriterier. I Norden (Sverige, Danmark och Norge) kunde vi erbjuda över 8 474 artiklar ur vårt “gröna” utbud under 2017. Detta är en ökning med 61% jämfört med 2016. Globalt har vi över 16 000 artiklar inom ramen för detta ”gröna” koncept. Staples använder tillgängliga standarder, riktlinjer och certifieringar för att identifiera produkter som uppfyller kraven för Easy on the Planet. Däremot indikerar ikonen i sig inte att en produkt har certifierats som “grön” eller att den uppfyller en viss tredjepartsstandard, och ska därför inte klassas som en egen miljöcertifiering. Som företag fortsätter vi att granska och ändra de kriterier som används för att identifiera dessa produkter, för att se till att de är tillitsfulla och lämpliga. För fullständiga kriterier besök vår hemsida. Sustainable Earth är Staples egna serie med högpresterande miljömedvetna produkter. Sustainable Earth-produkterna är producerade av förnybara resurser, återvunnet och/ eller komposterbara material.

Vi förstår att våra samarbetspartners eller kunder kan ha olika definitioner eller idéer om vad som är en miljömedveten produkt. Det är därför vi alltid försöker vara noga med detaljerna för de miljöfördelar som har resulterat i Easy on the Planet-kategoriseringen så att alla kan bestämma vilken produkt som uppfyller sin egen definition av “grön”. Du kan även läsa mer om Easy on the Planet och få tips på hur du kan skapa ett mer hållbart kontor genom att kika på vår hemsida. SOfEA (Sustainable Office European Association) Staples är finanserande medlem av den euroepiska icke vinstdrivande organisationen SOfEA (Sustainable Office European Association). SOfEA grundades i mars 2014 och har idag 26 medlemmar inom kontorsmaterial- industrin. SOfEA’s mission är att skapa ett enket EU branschgemensam miljöklassificeringssystem för att uppmuntra innovativa, miljöeffektiva och ansvarsfulla kontorsprodukter genom att ta hänsyn till kundernas krav, befintliga standarder, miljömärkningar och europeiska metoder som är tillgängliga och trovärdig för slutanvändare, tillverkare och distributörer. Tillsammans med leverantörer och branschkollegor vill vi bidra till att göra det enkelt för våra kunder att jämföra produkters miljöprestanda och göra ett aktivt val. Staples är aktiva i SOfEA’s styrelse samt i arbetsgruppen som arbetar fram metodiken.

Vi kan globalt erbjuda mer än 16 000 produkter med miljömedvetna egenskaper i våra butiker och på nätet. Dessa produkter står för över 22% av vår globala försäljning.

21


Miljölösningar för våra kunder Vi försöker alltid vara med vid tillfällen där upphandlare och/eller inköpare vill diskutera miljö och frågor som rör socialt ansvarstagande. Vår miljö- och kvalitetschef arbetar proaktivt mot våra kunder och följer ofta med säljarna ut vid möten för att diskutera hur Staples kan stötta kunden att nå upp till deras miljömål och hållbarhetsvisioner. Detta gör också att Staples får möjlighet att diskutera miljökrav och andra hållbarhetskrav med våra kunder. Vi arbetar med att stötta våra kunder i konkret hållbarhetsarbete, såsom att byta ut produkter till mer miljömedvetna alternativ och minska antalet småorder. Vårt Easy on the Planet-program är ett exempel på hur vi stöttar våra kunder. Vi har dessutom ett växande sortiment av produkter som är märkta med vår EasyTree-logga; för varje såld produkt skänker Staples en summa pengar till Plantfor-the-Planet. Det är ett arbete som kräver engagemang från bägge sidor och en viktig del i vår fortsatta intressentdialog.

”Jag tycker att det var ett väldigt bra och lovvärt initiativ av Staples att belysa klimat- och hållbarhetsfrågor för skolbarn genom att i dag organisera Sveriges första Plant-for-the-Planet-akademi. Mer kunskap, men framför allt, praktiska åtgärder krävs för att tackla klimatförändringar, vilket är en av de mest avgörande faktorerna som mänskligheten står inför och som vi måste vidta lämpliga åtgärder för att ta itu med. Alla borde bidra till samhället för att göra det mer hållbart. Det innefattar oss som individer, kommuner, landsting och inte minst företagen.” - Johan Linderstad, miljökommunikation vid Borås Stad.

tom går det på vår Netshop att söka på enbart Easy on the Planet-produkter inom varje produktsortiment, för att få en klar överblick över vilka miljömedvetna produkter som vi erbjuder.

Klimatakademier med Plant-for-the-Planet

Genom att våra kunder ökar sitt miljöfokus har vi möjlighet att arbeta med Plant-for-the-Planet, för att klimatkompensera för våra kunder samt utbilda barn i att bli goda klimatambassadörer. Förra året skedde två sådana akdemier; en i Norge och en i Sverige. Sammanlagt deltog nästan 100 barn som utbildades under en heldag om klimatförändringar och blev därmed ”klimaträttsambassadörer”.

e-Katalog med en grön tvist

Det mest miljömedvetna sättet som vi kan presentera våra produkter på är via vår Netshop. Därför försöker vi se till att kunden så enkelt som möjligt kan söka på de produkter och kriterier som kunden vill ha. Genom att minska katalogutskick sparar vi på miljön, vilket innebär att samtliga kataloger går att bläddra i på nätet. Dessu-

22

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Nya påsar i butik

Under 2017 kunde våra kunder välja att bära hem sina varor i kassar gjorda av FSC-märkt papper och vi fasade ut plastpåsarna i vårt arbete med förordningen om plastbärkassar.

Snittförsäljning EotP Norden

EOTPprodukter 30% Övrigt sortiment 70%


Lokala mål Staples Sweden /Denmark 2017

Resultat 2017

Kommentar

Easy on the Planet produkterna ska överstiga 2 700 i antal (SE/DK) under 2017

SE: 4257 st DK: 2999 st

Arbetet med att öka antalet miljömärkta produkter i vårt sortiment föll väl ut under 2017 – vi hade fina samarbeten och dialoger med våra leverantörer som gjorde att vi kunde erbjuda våra kunder ett bredare utbud.

Lokalt mål Staples Norway AS 2017

Resultat 2017

Kommentar

Easy on the Planet-produkterna ska utgöra 44% av den totala försäljningen under 2017

42,6%

Målet var mycket nära att nås. Vi arbetar kontinuerligt för att synliggöra och informera våra kunder om mer miljömedvetna alternativ i vårt sortiment.

Minimera vårt avfall, återvinning av tekniska produkter och hjälpa våra kunder att göra detsamma För att ständigt förbättra vår verksamhet försöker vi hela tiden öka andelen återvunnet material som genereras av vår verksamhet, såsom tekniska produkter och annat avfall. Staples är anslutna till Elkretsen i Sverige, El-Retur i Danmark och NORSIRK i Norge, vilket innebär att vi följer förordningen om producentansvar för elektriska och elektroniska produkter, enligt WEEE (Waste Electrical and Electronic Equipment Directive). WEEE är ett direktiv från EU som gäller insamling och återvinning av elektriska produkter. Genom producentansvar skall en väl fungerande insamling säkerställas för varje EU-land.

Elkretsen och NORSIRK samlar, omhändertar in och återvinner elektriska och elektroniska produkter på ett miljömedvetet och lagriktigt sätt. Vi är också anslutna till FTI (Förpacknings och Tidningsin- samlingen) i Sverige för att försäkra oss om att vi tar ansvar för det avfall som vi genererar samt betalar till SKAT i Danmark för vårt em- ballage i Danmark.

23


Återvinning 2017 (ej kundprogram) 900 831

800 700

730

700

600 500 400 300 248

200

Total mängd återvunnet material, alla kategorier

247

237

100

Total mängd avfall (ej återvunnet material)

0

2015

2014

2017

2016

Ovan tabell visar våra nordiska länder sammanslaget, i ton. 700,000

2015 2016 2017

600,000 500,000 400,000

517,295

576,704

426,655

300,000 200,000 102,611

100,000 0

15,446

Total amount of cardboard recycled - Kg

11,932

16,434

Total amount of metals recycled - Kg

141,707 92,239

68,421

Total amount of paper recycled - Kg

117,072 86,926

Total amount of plastics recycled - Kg

Total mängd avfall (ej återvunnet material) 255 250 248

247

245 240 235

237

230 ton

225

2015

2016

2017

Ett steg emot minskade mängder avfall är eliminering av onödiga förpackningar - oavsett om det gäller enskilda produkter eller i våra leveranser till kunderna. Om vi slösar med resurser innebär det onödiga kostnader för alla parter och vi belastar våra kunder med avfall som de måste kassera eller återvinna. Globalt arbetar vi med våra stora leverantörer för att minimera belastningen från förpackningar. Att redan från början skapa effektiv paketering ger en positiv effekt långt ut i kedjan.

24

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Totalvikt fyllnadsmaterial och lådor ut mot kund, kg 8000000 7000000

7,111,555

6000000 5000000

4,918,636

4000000 3000000 2,434,233

2000000 1000000 0

2015

2016

2017

Vi ökade antalet leveranser till Danmark under 2015, vilket delvis ökade totalvikten på fyllnadsmaterial och lådor. Under 2016 stängde lagret i Danmark och verksamheten flyttades till vårt moderna och högeffektiva lager Växjö, därför ser vi en tydlig minskning under 2017 i vikten fyllnadsmaterial ut mot kund.

Återvinning av kunders avfall

Vi har flera kompletta lösningar för hantering av kontorsavfall. En av dessa lösningar är anpassad för återvinning av förbrukade tonerkassetter, bläckpatroner och batterier, som bland annat går att finna i våra butiker. Staples har avtal med Rectel för återvinning av tonerkassetter och bläckpatroner. Återvinning och återfyllnad av de tomma kassetterna sker sedan enligt de kriterier som miljömärkningen Svanen har fastställt i kriterier för Svanenmärkning av tonerkassetter.

Vi återvann närmare 21 500 tonerkasetter i Norden under 2017 Återvinning av toner och bläckpatroner 25000

21513

20000 18156 17363

15000

10000

5000

0

2015

2016

2017

25


Total andel återvunnen elektronik, kg (kundprogram) 10000 9262

8000 6000 4000

4218 3895

2000 0

2015

2016

2017

Anledningen till ökningen 2014 till 2015 är inrapportering av återvunnen elektronik från Staples Connect.

Globalt hjälpte Staples sina kunder att samla in över 11 000 ton elektronik under 2016

26

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Framtida utmaningar I en vardag där flexibilitet och snabba leveranser är ett minimumkrav hos många kunder är det utmanande att vässa och förbättra vårt hållbarhetsarbete. Kunder vill ha snabba affärer och leveranser, flexibla lösningar samt att produkterna är anskaffade på ett korrekt sätt dvs. med hänsyn till miljö och sociala aspekter. Ur ett miljöperspektiv innebär det utmaningar för oss när vi vill möta kundernas krav, men samtidigt minska vår negativa miljöpåverkan som sker genom transporter, avfall och förpackningsmaterial. Det är därför vi är måna om att utveckla vårt hållbarhetsarbete i dialog med våra kunder samt ta hjälp och stöd av våra leverantörer och andra aktörer. Kopplingen till det globala målet 17: Strategiska partnerskap är tydligt när vi försöker angripa våra framtida utmaningar.

Små order – Easy on the Planet-program

Samhällets förväntningar på att få varor omedelbart efter orderläggande är en utmaning inte bara för oss, utan för hela branschen. Trots att vi har lagt in extra avgifter och även säljstopp för små order ser vi att vi behöver utbilda våra säljare än mer och hitta nya innovativa sätt att engagera våra kunder.

Easy on the Planet-produkter

Staples verkar i en förbrukningsbransch; en av våra största miljöutmaningar. En utmaning vi ser stora möjligheter inom. Vi ökar ständigt andelen miljöprodukter i sortimentet för att möta kundernas behov av förbrukningsmateriel utan att tumma på miljökraven. Genom programmet hoppas vi kunna uppmuntra våra kunder att öka andelen miljömärkta produkter i sina inköp. Vi fortsätter även att engagera oss i SOfEA (Sustainable Office European Association) då behovet kvarstår att göra det enklare att jämföra och förstå vad som är en miljöprodukt. Detta är ett långsiktigt och viktigt strategiskt arbete som gynnar vår bransch och våra kunder.

27


Etik

Praktisera God Affärsetik

Etik Att främja en stark kultur och agera på ett etiskt korrekt sätt är högsta prioritet för oss – och därför har vi på Staples skapat en stark integritetskultur. Vi ställer varje individ i företaget till svars genom att ställa tydliga krav, utbilda kollegor om det rätta sättet att göra affärer, och se till att företaget agerar på rätt sätt när etiska frågor eller funderingar uppstår. Vi värderar ärlighet, rättvisa och integritet högt och litar på att individer med grund i våra värderingar blir bra beslutsfattare. Genom våra interna utbildningar

för chefer och anställda – Staples Etikkod, Antikorruptionsutbildning, och Etik för Chefer – är vi säkra på att vi kan erbjuda våra medarbetare rätt verktyg för att kunna arbeta på ett etiskt korrekt vis. Dessutom kan våra medarbetare ta kontakt med Staples Solutions Hotline, dit man kan vända sig om man vill ha råd och stöd. Vi är övertygade om att vårt grundliga arbete med etik gör att förtroendet hos våra intressenter byggs upp och utgör en god grund vilken partnerskap och samarbeten kan vila på.

Våra etiska åtaganden: 1. Vi ska stärka vår ledningsstruktur för att säkerställa en sund praxis för att skydda investerare, medarbetare och leverantörer 2. Vi ska bygga upp förtroendet hos våra kunder, investerare och andra intressenter 3. Vi ska erbjuda våra kunder produkter som inte bara överensstämmer med eller överträffar förväntad prestanda, utan också är producerade på ett ansvarsfullt sätt.

28

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Stärka vår ledningsstruktur, skydda investerare, medarbetare och leverantörer Vi anser att det är lika viktigt att göra det rätta som att göra något på ett bra sätt. Etiken och integriteten visar vilka vi är och gör vårt förhållande till våra kunder, leverantörer och anställda världen över till något speciellt.

Vårt sätt att påverka

Vi värdesätter och respekterar skillnaderna mellan de unika kulturer som vi arbetar inom. Vi håller fast vid samma höga etik- och integritetsnivå och ser till att lagen följs vart vi än bedriver vår verksamhet. Vi tillämpar samma förhållningssätt inom vår egen organisation som inom hela vår leverantörskedja. Styrkan med vårt sätt att påverka demonstreras inom följande nyckelområden:

• Etiskt uppförande: Vi förväntar oss att våra anställda alltid uppträder som representanter för företaget och har, i vår Etikkod och genom utbildning av personalen, tydligt förmedlat den lägsta acceptabla etiknivå som vi förväntar oss att de ska hålla sig till. • Rapportering: Vi ser till att våra anställda har möjlighet att fritt uttrycka sina åsikter och agerar på alla etiska problem på ett lämpligt sätt. • Leverantörsetik: Tillsammans med leverantörer ser vi till att de håller vår höga etiska standard när det gäller nolltolerans mot barnarbete, löner, hälsa och säkerhet samt andra olämpliga risker på arbetsplatsen.

Bygga förtroende hos våra kunder, investerare och andra intressenter För att försäkra oss om att våra värderingar och mål genomsyrar organisationen är det viktigt med en engagerad och transparant företagsledning. Hos Staples har hållbarhetschefen en given plats i ledningen, vilket resulterar i en ledning som är högst engagerad i hållbarhetsfrågor. Ledningen ser årligen över och uppdaterar våra policies, identifierar viktiga hållbarhetsaspekter, formulerar hållbarhetsmål samt handlingsplaner för dessa, utvärderar ledningssystemet och går igenom vilka projekt som pågår eller skall påbörjas. Ledningen följer sedan upp satta mål, handlingsplaner, projekt och hållbarhetsaspekter på en månatlig basis. All information finns tillgänglig för medarbetarna via vårt intranät och vårt ledningssystem.

29


Antikorruption Hos Staples åtar vi oss att driva vår verksamhet med integritet, vilket står beskrivet i våra riktlinjer för antikorruptions . Dessa riktlinjer är ett tillägg till vår etiska kod och beskriver hur vi tillsammans motverkar och förhindrar korruption samt främjar efterlevnad av lagar och regler. Staples tar våra antikorruptionsriktlinjer på största allvar och förväntar oss, utan undantag, fullständig efterlevnad av densamma. Vi har antagit dessa riktlinjer för att göra det enklare för våra anställda och andra som agerar för vår räkning att identifiera korrekt respektive oacceptabelt beteende de potentiella gråzoner som kan sätta våra affärsintressen och samarbeten under risk. I våra antikorruptionsriktlinjer står det tydligt att Staples förbjuder alla former av mutor och kick backs – oavsett om de erbjuds eller tas emot direkt av våra medarbetare eller indirekt via en tredje part. Staples antikorruptionsriktlinjer förklarar vad vi måste göra för att förhindra mutor och kickbacks och för att följa gällande lagar. Riktlinjerna kommuniceras ut till alla Staplesanställda medarbetare vid anställning och följs genom kontinuerlig utbildning under hela anställningen.

30

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

ETIKKOD


Säkerställa ansvarsfullt producerade produkter Staples arbetar med många olika leverantörer. Genom vår uppförandekod låter vi våra leverantörer bekräfta att de tar ansvar för en hållbar utveckling och driver ansvarsfull produktion eller import. Dessutom genomför vi årliga tredjepartsrevisoner på de fabriker som producerar Staples®-märkta varor, för att säkerställa en egen ansvarsfull produktion och att vi agerar på ett etiskt korrekt sätt mot leverantörer över hela världen.

Vår Uppförandekod

För att producera Staples®-märkta varor ingår vi bara samarbete med fabriker som uppfyller Staples standarder gällande säkerhet, miljö, arbetskraft likväl som standard för kostnad och kvalitet. I vår uppförandekod för leverantörer och producenter beskriver vi våra krav för ansvarsfull verksamhet. Uppförandekoden används också som underlag för de revisioner och granskningar vi årligen utför hos våra leverantörer och som bygger på riktlinjer för socialt ansvarstagande. Koden är utformad i linje med SA8000-standard. Många av våra samarbetspartners är stora och välkända organisationer, vilket medför att Staples inte själva genomför någon tredjepartsrevision hos dessa leverantörer eller deras producenter. Staples nyttjar Factlines, som är ett webbaserat verktyg för leverantörsuppföljning. Genom verktyget får vi en ytterligare dimension på vår kommunikation och upföljning av vår uppförandekod till våra leverantörer. Enkäten ligger som grund för en kontinuerlig riskanalys av vår leverantörskedja. Staples Uppförandekod ställer krav på att gällande internationell och nationell lagstiftning samt branschpraxis, i de länder där leverantören är verksam efterlevs. I allmänhet beskriver koden våra förväntningar om att arbetare som påverkas av Staples affärsverksamhet behandlas rättvist, med värdighet och respekt. Koden hjälper oss också se till att de fabriker som vi har kontrakt med agerar på ett etiskt och miljömässigt hållbart sätt. Koden granskas regelbundet och ändras vid behov, då företagets behov och krav förändras. De processer som vi

använder för att säkerställa att koden följs utvecklas kontinuerligt allt eftersom organisationen får en större förståelse för de risker som den står inför, hur man minskar dessa på bästa sätt och vilka korrigerande åtgärder som är mest effektiva. Som ett resultat av detta har de årliga leverantörsrevisionerna minskat i vissa avseenden, och ökat i vissa. Numera revideras endast de fabriker som producerar Staples®-märkta varor och som ligger i bedömda ”risk-zoner” (dvs. delar av Asien och Sydamerika, samt Afrika). Ungefär hälften av alla fabriker för Staples®-märkta varor befinner sig i risk-zoner (53 av totalt 143).

• Av totalt 171 leverantörsrevisioner utfördes 89 av dessa i riskländer 2017 • Av dessa revisioner fick 5 fabriker tillsammans med Staples, skapa tidsbestämda handlingsplaner för att nå ställda krav.

31


Leverantörer som inte uppfyller minimikraven måste underteckna ett Letter of Commitment, som anger sin avsikt att genomföra ständiga förbättringar och begär en prövotid för att genomföra nödvändiga förändringar. Genom detta är de också skyldiga att sätta upp en handlingsplan för korrigerande åtgärder som också ska innehålla en tidsplan för genomförandet av de nödvändiga förändringarna. Leverantören får uppföljning med tätare intervall tills åtgärderna är genomförda och därefter följer de den årliga revisionsplanen. Uppförandekod för Staples Nordic Staples uppförandekod omfattar 11 områden: 1. Tvångsarbete

7. Löner och förmåner

2. Barnarbete

8. Arbetstider/övertidsersättning

3. Kränkning och övergrepp

9. Etiska standarder

4. Icke diskriminerande

10. Miljöpåverkan

5. Hälsa och säkerhet 6. Föreningsfrihet och kollektivförhandlingar Läs mer om vår uppförandekod på vår hemsida.

Staples®-märkta produkter tillverkas i en mängd olika fabriker i världen, vilket kräver en grundlig och väl genomarbetad leverantörsuppföljning. Systemet är baserat på riskanalyser av produktionsområde och typ av produktion. Innan produktionsstart utvärderas varje fabrik efter ett poängbaserat kvalitetssystem, där enbart de fabrikerna med godkänd kvalitetsnivå blir kvalificerade till att starta produktion. Baserat på kvalificeringen anpassas risknivån, där antalet uppföljande revisioner beror på hur stor eller liten risknivån bedöms vara för varje fabrik. Efter den inledande

32

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

kvalificeringen graderas också fabrikerna efter de områden de producerar i, efter en statistikbaserad riskskala. Ungefär hälften av fabrikerna som producerar våra Staples®-märkta varor finns i riskområden. Bedömning av riskområden baseras på externa internationella bedömningar av risker för de faktorer som ingår i vår uppförandekod och fabriksrevisioner. Oavsett om en fabrik befinner sig i ett riskområde eller inte, förbehåller Staples sig rätten att när som helst kunna kontrollera fabriken – på eget initiativ eller på begäran av en kund.


Leverantörsrevisioner 2017

Certifierade enheter

Uppföljningsprogram/ ej fullt ut godkända

53 leverantörer i riskområden blev reviderade 2017 (Totalt genomfördes 171 revisioner 2017)

50

5

190

50

204

38

Av totalt 143 leverantörer befann sig 90 i lågriskområden Leverantörsrevisioner 2016 240 leverantörer i riskområden blev reviderade 2016 (Totalt genomfördes 282 revisioner 2016) Av totalt 556 leverantörer befann sig 316 st i lågriskområden, 2016 Leverantörsrevisioner 2015 244 leverantörer i riskområden blev reviderade 2015 (Totalt genomfördes 295 revisioner 2015) Av totalt 525 leverantörer befann sig 281 st i lågriskområden, 2015

Minskningen jämfört med tidigare års antal leverantörer och utförda revisioner beror främst på att Staples tidigare även reviderat leverantörer för den amerikanska marknaden. I och med ägarbytet 2017 har fokus varit på leverantörer för den europeiska marknaden varvid en naturlig nedgång i antal reviderade leverantörer.

Pappersinköp – Hållbart skogsbruk

Illegal skogsskövling och avverkning är stora risker vid inköp av papper, något som alla importarer och tillverkare av skogsråvara produkter måste ta ans- var för. Staples arbetar med att kvalitetssäkra inköp och produktion genom vår “Sustainable Timber Procurement Policy”(https://www.staples.eu/fileadmin/seu/ sustainability/Staples_Sustainable_Timber_Product_ Procurement_Policy_2018.pdf) Detta policydokument ligger som grund för våra förpliktelser att säkra att våra pappersprodukter är producerade på ett ansvarsfullt sätt både miljömässigt och socialt. Den skapar även tydliga förväntningar leverantörer av pappersprodukter. Policyn förpliktar oss till att: • Skydda skogsresurser och dess samhällen • Reducera efterfrågan på nyfiber • Enbart köpa papper från bruk som tar ansvar för miljön • Rapportera hur arbetet fortskrider 2017 har Staples uppdaterat uppföljningsprocessen av ”Sustainable Timber Procurement Policy” som är i implementeringsfas. Nästa Hållbarhetsredovisning kommer att innehålla mer information om implemeteringen.

33


Kvalitet

Kvalitet Vi vill göra det bästa möjliga för våra kunder, medarbetare och intressenter. Därför är kvalitetsarbete extra viktigt. Det är inte bara viktigt med produktkvalitet, utan även kvalitén på våra processer och inte minst för våra medarbetare. Vi uppmuntrar våra anställda att skicka in förbättringsförslag och avvikelserapporteringar, så att vi kan arbeta mot ständiga förbättringar. Dessutom behandlas alla förslag och avvikelser i ledningsgruppen. I alla våra projekt och åtaganden strävar vi efter att sätta kunden i centrum, men naturligtvis också ta hänsyn till övriga intressenter.

Kvalitetsstyrning Staples Sweden har varit ISO 9001-certifierade sedan 1998. Staples Denmark ingår i certifikatet sedan 2008, Staples Norway sedan 2011, Staples Connect blev certifierade 2015 och Staples Brandpartner ingår i certifikaten sedan 2017. Detta utgör en god grund för erfarenhetsutbyte. Genom ett ISO 9001-certifikat säkerställer vi att vi driver ett ständigt förbättringsarbete och att våra intressenter kan vara säkra på vilken kvalitetsgrad de kan förvänta sig av oss. Genom den uppföljning vi får via vårt ISO-certifikat kan vi granska och förbättra vår affärsverksamhet på bästa möjliga vis. Vi revideras årligen av RISE, tidigare SP.

34

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Staples Kvalitetspolicy beskriver vad vi vill uppnå med vårt kvalitetsarbete 1. Bibehålla styrning, 2. Motivera våra medarbetare 3. Tillgodose våra kunders behov och önskemål. För policyn i sin helhet – vänligen se vår hemsida


Nordiska kvalitetsmål för 2017 • Felfria order (s.k. Perfect Order) ut mot kund samt • Svarsfrekvens hos Kundtjänst, dvs. att våra kunder inte lägger på telefonen innan vi har fått möjlighet att hjälpa dem. Svarsfrekvens är viktig att följa utifrån kundupplevelsen. Individens upplevelse av väntetid i telefon är subjektiv och för oss är det viktigt att få möjlighet att hjälpa kunden. Lägger kunden på luren för att den upplevda väntetiden är för lång, har vi misslyckats. Vi har även uppdagat en skillnad mellan de tre olika länderna där våra svenska kunder väntar kvar i telefonen, trots att väntetiden är lite längre än normalt vid hög belastning, medan våra kunder i Norge och Danmark har andra förväntningar och lägger på telefonen tidigare. Mål 2017

Resultat 2017

Kommentar

Vi ska minimum ha en Perfect Order på 92,5% för SE/DK och 94,3% för NO

SE: 92,3% DK: 89,0% NO: 93,2%

Sverige och Norge är väldigt nära att klara målen, men Danmark når inte riktigt hela vägen fram. För Sverige har det varit få driftstörningar och bra flöde i produktionen, vilket har lett till att vi är nästan exakt på målet. För Danmark har det varit problem med restorder, dvs. våra kunder har fått vänta på sina produkter eller fått ersättningsartiklar istället för den orderlagda artikeln.

Antalet “Small Order”, order under 500 SEK/DKK/NOK, skall ligga på max 29% vid utgång av 2017 för SE/DK och 16% för NO

SE: 32,59% DK: 36,13% NO: 12,9%

I Sverige minskar vi marginellt mot föregående år och i Danmark ser tydligare förbättring men vi når ej upp till målsättningen. För Staples Norway har insatserna visat resultat och vi ser en fin trend med minskade småorder och vi tar nu steg för att kunna dela best practice mellan länderna och implementera bättre lösningar för Sverige och Danmark.

Perfect order kallar vi order som gått felfritt från beställning till leverans; rätt produkt, tid, plats, mängd och kvalitet

11

35


Styrning leverantörer - Leverantörsuppföljning Utöver det arbete som bedrivs med uppföljning av våra Staples brand produkter genomförs uppföljning och dialog med våra leverantörer lokalt. Vi har en ständigt pågående dialog med våra leverantörer om avtalsuppföljning, produkt- och leveranskvalitet , samt ursprung för produkter och komponenter.

Som grossist har vi ett stort antal leverantörer, stora och små och det är viktigt för oss att ha en bra kartläggning av våra leverantörers prestanda inom områden såsom miljö, kvalitet och CSR. Uppföljningen som sker via Factlines stöttar oss i att mäta aktuell prestanda på leverantörsnivå och ger oss en bra grund för dialog med våra leverantörer.

Produktstandardisering och produktkvalitet Vi är noga med att de produkter som vi säljer skall nå upp till en viss kvalitet, oavsett prisnivå. Därför har vi bl.a. skapat egna Staples®-produkter, där vi kombinerar god kvalitet med låga priser. Innan våra Staples®-märkta produkter når marknaden granskar och validerar vi prestanda, säkerhet och lagefterlevnad. Produktkvalificeringen sker i ett, av Staples oberoende testlabb. Staples®-märkta produkter testar även årligen, så att vi är säkra på att de fortsätter att uppfylla de krav vi ställer. På Staples gör vi allt i vår makt för att säkerställa att vi levererar kvalitet i våra produkter men eftersom inget system är perfekt har vi en etablerad process för återkallning av produkter.

36

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

Processen centraliserar kommunikationen inom företaget för återkallning av produkter som säljs av Staples via någon kanal. Processen ger också en snabb utredning av problem med Staples®-märkesvaror. Lyckligtvis behövde vi inte återkalla någon av våra Staples®-märkta produkter för 2017. Däremot fick vi återkalla en produkt ur vårt övriga sortiment under 2017 efter initiativ och information från leverantörer. Återkallningen rörde vårt Medical-sortiment, och var inte förenad med fara för individen.


Produktansvar – information och märkning Säkerhet För att våra kunder skall veta vad de produkter som de köper av oss innehåller, publicerar vi relevanta produktdatablad samt säkerhetsdatablad på vår hemsida, eller skickar dem direkt till kunder om de efterfrågas. CE-märkningen är en märkning vilken sätts på produkter som lever upp till de krav på bland annat säkerhet som EU ställer för en specifik produktgrupp. Det är upp till tillverkaren att se till att rätt produkter förses med CE-märkningen innan de släpps på marknaden. Därför är vi noga med att sätta krav på detta till våra leverantörer. Som distributör är det vårt ansvar att säkerställa att de produkter vi distribuerar är CE-märkta, enligt gällande lagstiftning. Produkter som märks med CE-märket är till exempel leksaker, samt elektronisk och medicinsk utrustning. För leksaker borgar även märkningen att produkterna lever upp till stränga kemikaliekrav. I Sverige är det många kunder efterfrågar produkter som inte innehåller farliga kemi-

kalier, som arbetet kring ”Giftfri förskola” har tagit vara på – ett arbete som sker i ständig och löpande dialog med kunder och leverantörer. Märkningar För att underlätta så mycket som möjligt för våra kunder, märker vi varje produkt med relevant information. Denna information återfinns både i katalog och på vår hemsida. Till exempel märker vi produkter som är ergonomiska, skötselråd, produkter som bidrar till en tystare arbetsmiljö, osv. Alla artiklar som är miljömärkta eller lever upp till vårt Easy on the Planet-koncept (EotP) märks också ut. För varje produkt som hamnar under EotP-konceptet finns det ytterligare information om varför produkten är klassad som en miljömedveten produkt. Vi är dock noga med att informera om att vår EotP-symbol i sig inte är någon miljöcertifiering, utan ett sätt för oss att lyfta fram vårt miljömedvetna sortiment på ett tydligt sätt.

37


Motivera våra medarbetare På Staples prioriteras medarbetarnas välmående och hälsa högt. När våra medarbetare mår bra, mår hela organisationen bra. Därför är vi mycket engagerade när det gäller friskvård och försöker förenkla och uppmuntra våra medarbetare till att sätta sin hälsa i fokus. Detta gör vi genom; • Eget gym i huvudkontorets byggnad där diverse redskap finns att tillgå • Bidrag för fysisk, regelbunden träning på träningsanläggning • Betald startavgift till de Fitness Fundraiser-lopp som Staples väljer att delta i • Färsk frukt finns dagligen att tillgå • Uppmuntra anställda till att delta i diverse aktiviteter via engagerade friskvårdsambassadörer där fokus ligger på kost, hälsa och friskvård, såsom olika träningsaktiviteter, föreläsningar och gemensamma frukostar • Anpassningsbara arbetsytor och kontinuerliga arbetsmiljöronder • Motivation genom kontinuerlig kompetensutveckling och utvecklingssamtal

38

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Vi har även genomfört undersökningar inom delar av vår organisation där eventuella förslitningsskador skulle kunna uppstå, för att minimera denna risk och säkerställa att våra medarbetare arbetar på ett ergonomiskt och skonsamt sätt. Utöver medarbetarnas hälsa sätts också kompetens i fokus. Vi på Staples vill försäkra oss om att våra medarbetare känner att de har möjlighet att utveckla sina styrkor och kompetenser hos oss – det är då vi som

fföretag har chans att utvecklas. Genom ledarskapsutbildningar stärker vi våra medarbetares trygghet i sin roll i företaget och skapar möjlighet för dem att vässa sina kunskaper och få feedback på sina prestationer. Våra ledare målsätts och följs kontinuerligt upp på sitt ledarskap och vi är tydliga med att en ledares roll på Staples är att ständigt utveckla sina medarbetare samt att ge positiv och konstruktiv återkoppling på prestation.

Tillgodose kundens krav, behov och önskemål För att kunna erbjuda våra kunder bästa möjliga service, genomför vi lapande kundundersökningar – CSAT’s ( Customer Satisfaction Survey). Vi följer upp undersökningarna, för att kunna ta del av våra

kunders åsikter, önskemål och tankar. Undersökningarna sammanställs och kommuniceras ut till berörda delar, som sedan jobbar med att försöka förbättra de parametrar som mäts i undersökningen.

39


Mångfald

Mångfald Staples är ett internationellt företag med kontor över hela världen, och vi sätter högt värde på visad respekt för mänsklig mångfald. Vi värdesätter mångfald i alla dess former; etnisk bakgrund, kön, åsikt och erfarenhet, samt en arbetsplats där människor med olika-

Verka För Mångfald behov och förutsättningar skall kunna trivas. Det är genom mångfald och oliktänkande som vi växer och utvecklas som företag och vi tror också att mångfald bidrar till ett bättre affärsresultat.

Våra åtaganden gällande mångfald 1. Vi värdesätter mångfald och social integrering. 2. Vi är måna om och fokuserade på att attrahera och behålla medarbetare med olika bakgrund inom vår globala verksamhet. Särskilt avseende på mångfald inom de högre nivåerna i vår företagsstruktur. 3. Vi strävar efter att utveckla vårt mångskiftande nätverk av leverantörer för att stärka relationen med våra kunder.

Vårt mål är att spegla mångfalden bland våra kunder genom vår egen personal, liksom hundratals leverantörer och andra företag som vi arbetar med varje dag. En förståelse för hur mångfald och vår organisations framgång hänger ihop är viktig. Vi försöker alltid att ta hänsyn till mångfaldsaspekten till exempel vid rekrytering av ny personal, eller vid val av ny leverantör. Mångfald är något som uppmuntras och

40

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid

uppskattas på vår arbetsplats – alla skall känna sig välkomna på Staples. Under 2017 påbörjades samtal med Borås Stad om att delta i deras koncept - ”Språklunch”. Språkluncherna är en del av Borås Stads integrationsprojekt där nyanlända får möjlighet att under några månader regelbundet träffa en fadder för att utveckla det svenska språket samt få kontakt med arbetslivet.


Likabehandlingsplan

Samtliga medarbetare inom Staples ska ha samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. Alla människor har lika värde och ska behandlas utifrån sina individuella förutsättningar och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Staples arbetar för att alla medarbetare ska ha lika rättigheter och möjligheter på arbetsplatsen i fråga

om arbetsförhållanden, anställningsvillkor och utveckling genom fortbildning och kompetensutveckling och befordran i arbetet. Vi accepterar inte att medarbetare utsätts för någon form av trakasserier, alla dessa former av kränkningar är förbjudna på arbetsplatsen. För Staples är det viktigt att våra medarbetare har en möjlighet att förena föräldraskap och arbete och Staples arbetar för en diskrimineringsfri rekryteringsprocess så att personer med rätt kompetens ges möjlighet att söka lediga befattningar.

Kartläggning skall ske av arbetsmiljön och fördelningen mellan kvinnor/män på respektive arbetsställe. Analys av arbetsuppgifter och lokaliteter skall ske och dokumenteras för att utgöra underlag för kommande mål/åtgärder.

Status 2017 Kvinnor

Män

Total

Staples Sweden AB inkl Staples Connect AB

196 (39,28%)

303 (60,72%)

499

Staples Denmark ApS*

2 (10,53%)

17 (89,47%)

19

Staples Norway AS

37%

63%

275

*I dessa siffror räknas endast sälj för Staples Denmark ApS. Övriga funktioner ligger under Staples Sweden AB.

Fördelning män och kvinnor i ledningsgrupper för Staples Sweden, Denmark och Norway 2017

9 (24%)

28 (76%)

37

41


42

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Samhällsansvar

Bidra Till Samhallet

Samhällsansvar Vi vill nå ut till och stödja de samhällen i vilka våra kunder och medarbetare lever och arbetar. Detta gör vi genom att skapa arbetstillfällen (både genom direktanställning och indirekt inom vår försörjningskedja), samt genom stöd till viktiga utbildningsinitiativ i samhället i form av ekonomiska bidrag, donationer av material och produkter, samt medarbetares engagemang i lokala föreningar och events.

Våra samhälleliga åtaganden: 1. Vi ska engagera våra medarbetare i våra lokala samhällen för att förstärka relationer med våra intressenter. 2. Vi ska ge tillbaka till våra samhällen för att främja utbildning och kvalificerade yrkesutbildningar. 3. Vi ska skapa sysselsättning i våra samhällen, och samtidigt attrahera, utveckla och behålla de bästa talangerna.

43


Engagera medarbetare och ge tillbaka till samhället Vi uppmuntrar våra medarbetare att engagera sig i olika välgörande ändamål, både under arbetstid och på sin fritid. De resurser som vi avsätter är pengar och material – men framförallt vår tid. Några av de initiativ vi har tagit för att verka i våra samhällen, som finns att läsa om nedan, är s.k. Community Days och Fitness Fundraiser1. Varje år håller Staples en Community Day, där volontärer från organisationen deltar i olika framtagna initiativ. Detta är en chans för våra medarbetare att få ge tillbaka till sina lokala samhällen och engagera sig i organisationer, som speglar deras intressen eller andra samhälleliga behov. Det är viktigt att aktiviteterna för vår Community Day speglar ett behov i samhället och intresse hos våra medarbetare. Under Community Day 2017 i Sverige befann sig Staples-volontärer på Drottning Silvias Barnsjukhus där de julpysslade med de inlagda barnen och deras syskon. Materialet som blev över skänktes sedan till Lekterapin. För Norge genomförde vi även en julpysselkväll vid vårt huvudkontor i Oslo genom samarbete med Hjelpende Hender, där extra behövande familjer var välkomna på julfika och paketutdelning från Tomten. Engagemanget runtom i bolaget för välgörenhetsarbete är stort – exempelvis har vår nordiska kundtjänstorganisation har olika teman varje månad för att samla in pengar eller stärka teamkänslan på avdelningen och Staples Brandpartner stöttar bland annat Scouternas lägerverksamhet.

Fitness Fundraiser är benämningen på det motionsevent vi deltar vid och där Staples själva eller via anmälningsavgiften skänker pengar till välgörande ändamål.

1

44

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Fitness Fundraiser

Fitness Fundraiser’s är utformade för att främja god hälsa och team building bland våra medarbetare, samtidigt som vi ger tillbaka till våra samhällen genom att samla in pengar för att stödja olika välgörande ändamål. Varje år brukar medarbetarna i Sverige delta i Kretsloppet, som är ett milslångt lopp genom Borås. Medarbetarna bildar lag och deltagarintresset har ökat varje år. Staples står för anmälningsavgiften för sina medarbetare. Utaver det skänker vi en summa som motsvarar halva anmälningsavgiften per medarbetare, till ett välgarande ändamål. I Norge deltog vi i verksamheten tävlingen Vannmarsjen - ett välgörenhetslopp som organiseras av Dytt för att samla in pengar till Röda Korsets projekt Vann for Livet.

Samarbetspartners 2017

Vad skänkte vi?

Totalsumma

Valuta

Skolprojekt Zambia

Product donation

772,00

SEK

Chalmerskortegen

Product donation

669,81

SEK

Light2Learn

Cash donation for sun electricity panels for schools in Marocko

9000,00

SEK

Ung Cancer

Product donation

625,00

SEK

Barncancerfonden

Cash donation - fitness challenge (Stegtävling)

10000,00

SEK

Rädda Barnen

Christmas gift

10000,00

SEK

Ymer

Paper bags to athletics event by IK Ymer Friidrott

150,00

SEK

Friends

Sales of Friends products

312,58

SEK

BRIS

Sales of BRIS products

31399,75

SEK

Human Bridge

Obsolete Stock (Medical supplies)

309581,00

SEK

Gnosjö Hjälper

Obsolete Stock (toys, paper, etc)

47500,00

SEK

Queen Silvias Kidsand youth hospital

Product donation (part of Community Day)

3973,16

SEK

Friends

Recycling PET bottles (Friends recycling program)

699,00

SEK

Barncancerfonden

Cash donation (Spin of hope)

3000,00

SEK

Göteborgs Räddningsmission: Solrosen

Cash donation (Fitness Fundraiser:Kretsloppet)

11000,00

SEK

Save the Children

Christmas gift

10000

DKK

Juleverksted

Product donation (part of Community Day)

6245,67

SEK

Juleverksted

Food/Candy

1200,00

NOK

Frelsesarmeèn

Food/Candy

74186,00

NOK

Vannmarsjen (Dytt)

Cash donation Fitness Fundraiser

9975,00

NOK

Sjöräddningssällskapet

Sales of Sjöräddningssällskapet products

119782,00

SEK

Stiftelsen Håll Sverige

Partnership donation

31250,00

SEK

Trafikkalender

Partnership donation

22313,00

SEK

Scouterna

Sponsonship: Jamboree ‘17

150000,00

SEK

FBC Kalmarsund

Sponship: 2-kronan

2400,00

SEK

45


BRIS

Staples är stolta aver att samarbeta med BRIS (Barnens Rätt I Samhället). BRIS är en ideell organisation, som genom donationer och stad från andra organisationer och privatpersoner står upp för barns rättigheter i samhället. Hit kan barn upp till 18 år höra av sig kostnadsfritt, för råd, stöd och hjälp. För varje såld skriveller räknebok från Svan-serien, skänks en summa till BRIS och 2017 skänktes ca. 31 000 SEK.

”Vi är väldigt stolta aver vårt samarbete med Staples. De har ett stort engagemang i vår verksamhet och utaver deras ekonomiska bidrag till vår verksamhet är också deras personal väldigt engagerad,” säger Carolina Engstram, vice generalsekreterare Friends

Friends

Staples är även stolta aver det samarbete vi har med Friends. Tillsammans med FaberCastell säljer vi deras GRIP-serie i pennor till förmån för Friends och vi har även sålt olika Friends produkter såsom reflexer skolstartskit under 2017.

Elfsborg och Växjö Lakers

Vi vill gärna engagera oss i lokala föreningar, vilket gör att vi har valt samarbeta med IF Elfsborg och Växjö Lakers. Genom sponsoravtal har vi möjlighet att lotta ut fina matchbiljetter till våra medarbetare, samtidigt som vi stödjer lokala idrottsföreningar.

Hjelpende Hender

Hjelpende Hender är en frivilligorganisation som hjälper och stöttar hemlösa, missbrukare, ensamma, småbarnsfamiljer, äldre och andra som behöver lite extra hjälp i vardagen. Organisationen delar ut mat varje vecka till behövande och finansieras av en liten second hand-butik i Kjeller, samt genom donationer från privatpersoner och företag.

Vann for Livet er et prosjekt i regi av Norges Røde Kors.

Målet med prosjektet er å samle inn mest mulig penger for å finansiere vannprosjekter i ulike deler av verden.Vann for livet jobber med vann- og sanitærprosjekter i Afrika, Asia og Sør-Amerika.

46

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Global Reporting Index Checklista

GRI och struktur för rapporten Denna rapport är skriven med utgångspunkt från ramverket för GRI -Standards, nivå Core. Detta är den sjätte svenska och norska rapporten och den fjärde danska rapporten, med ambition att årligen fortsätta rapporteringen för Sverige och Danmark på ett omfattande och ansvarsfullt sätt. Staples europeiska hållbarhetsredovisning finns tillgänglig på: https://www.staplesadvantage.se/certifieringar-och-standarder/, https://www. staplesadvantage.no/vaart-iso-arbeid/ , https://www.staplesadvantage.dk/certifieringar-och-standarder/ GRI standard

Upplysning

Kommentar (inkl utelämnande av information)

Standardupplysningar GRI 102: General Disclosures 2016

1. ORGANISATIONSPROFIL 102-1 Organisationens namn

Staples Sweden AB, Staples Connect Sweden AB, Staples Denmark ApS och Staples Norway AS.

102-2 Viktigaste varumärken, produkter, tjänster

Staples Advantage, Staples Online, Staples Retail, Staples Connect och Staples Brandpartner. Försäljning av kontors-, förbruknings-, skol- och sjukvårdsmateriel, kontors- och skolmöbler, copyprinters, datatillbehör, profilprodukter samt tillhörande tjänster.

102-3 Lokalisering av organisationens huvudkontor

Humlegatan 15, SE-501 17 Borås

102-4 Länder organisationen har verksamhet i

Sverige, Danmark och Norge. Ingår i europeisk koncern.

102-5 Ägarstruktur och företagsform

Staples Sweden AB Helägt dotterbolag till Staples Sweden Holdings II AB, vilket i sin tur ägs av Staples Sweden Holdings AB, vilken ägs av Staples International B.V. som har sitt säte i Holland. Sedan 28 februari 2017 är det amerikanska företaget Cerberus Capital Management huvudägare. Staples Connect Sweden AB ägs av Staples Sweden AB Staples Norway AS Helägt dotterbolag till Emo Wholesales AS, vilket ägs av Staples International B.V. som har sitt säte i Holland. Sedan 28 februari 2017 är det amerikanska företaget Cerberus Capital Management huvudägare. Staples Denmark ApS Är helägt av Staples International B.V.

102-6 Marknader där organisationen är verksam Se sid. 5 “Våra säljkanaler” 102-7 Organisationens storlek

Se sid 6 “Ekomoniska resultat 2017” för respektive land. Antal anställda samt årsresultat.

102-8 Total personalstyrka, uppdelat på anställningsform, kön och region.

Sverige Tillsvidareanställda (inkl prov): 469 Visstidsanställda: 30

102-9 Organisationens leverantörskedja

Staples är en grossist med stort antal leverantörer. Värdekedjan ser olika ut beroende på produktkategori och längs förädlingsprocessen sker ett antal transporter. Hållbarhetsarbetet är relevant för hela värdekedjan och vi arbetar med det på olika sätt. Vi genomför besök hos leverantörer och i fabrik i syfte att säkerställa hållbaretsarbetet. Läs mer på s.31 Säkerställa ansvarfullt producerade produkter.

102-10 Väsentliga förändringar under redovisningsperioden beträffande storlek, struktur, ägande eller leverantörskedjan

Ägarstruktur, läs mer på s. 3 Förord

102-11 Tillämpning av Försiktighetsprincipen

Försiktighetsprincipen är reglerad i svensk miljölagstiftning i Miljöbalken, denna tillämpar vi i samtliga nordiska länder. Vi följer försiktighetsprincipen genom vårt systematiska arbete med produktsäkerhet framförallt inom produktkategorier såsom hobby- och lekmaterial. Vi bevakar nya rön genom bland annat Notisum, Medlemskapet NMC, Svanens inköpsnätverk både i Sverige och Norge. Försiktighetsprincipen är även en viktig faktor i vår återkallningsprocess.

102-12 Externa regelverk, standarder, principer som organisationen omfattas av/ stödjer

ISO 9001, ISO 14001 samt ISO 26000 se även kap. Introduktion till vårt hållbarhetsarbeteoch även kap. Etik, vår uppförandekod baseras på ILO-konventionen.

102-13 Aktiva medlemskap i organisationer, såsom branschsammanslutningar och påverkansorganisationer

Se s. 7 Våra intressenter

Danmark Tillsvidareanställda: 19 Visstidsanställda: 0

Norge Tillsvidareanställda: 266 Visstidsanställda: 16

2. STRATEGI 102-14 Uttalande från VD

Se s. 3 Förord

3. ETIK OCH INTEGRITET 102-16 Värderingar, principer, standarder och uppförandekoder

Vår uppförandekod kommuniceras till våra leverantörer och finns på lokala språk. Samtliga medarbetare omfattas av vår etikkod där riktlinjer för antikorruption finns. Samtliga medarbetare genomgår även en Staples Care-utbildning där bl.a. antikorruption och whistleblower-systemet ingår. Läs mer på s.28 Etik

4. STYRNING 102-18 Bolagsstyrning, inkl. kommittéer samt styrelseansvar för ekonomisk, miljömässig och social påverkan

Head of CR & Quality Nordic region sitter i ledningsgruppen. Styrelsen är involverad i arbetet med Hållbarhetsredovisningen. Läs mer på s.6 Bolagsstyrning

5. INTRESSENTENGAGEMANG 102-40 Intressentgrupper som organisationen har kontakt med

Se s. 7 Våra intressenter

102-41 Procent av arbetsstyrkan med kollektivavtal

Samtliga anställda omfattas av kollektivavtal

47


GRI standard

Upplysning

Kommentar (inkl utelämnande av information)

Standardupplysningar GRI 102: General Disclosures 2016

102-42 Grund för Identifiering och urval av intressenter

Se s. 7 Identifiering och urval av intressenter

102-43 Metod för intressentdialoger uppdelat på Se s. 7 Identifiering och urval av intressenter typ av dialog, intressentgrupp och frekvens 102-44 Viktiga områden och frågor som lyfts i kommunikationen med intressenter och hur organisationen hanterat dessa frågor

Se s. 8 Sammanfattning av genomförd intressentdialog 2017 med våda största intressentgrupper

6. REDOVISNINGSMETODIK 102-45 Enheter som inkluderas i den finansiella redovisningen samt om några av dessa inte ingår i hållbarhetsredovisningen

De finansiella rapporterna är uppdelade per land. Hållbarhetsredovisningen avser merparten av Staples verksamhet i Sverige, Norge och Danmark. Se s.4 Information om rapporten

102-46 Process för att definiera redovisningens innehåll samt var påverkan sker

Se s. 7 Formerna för intressentengagemang och intressentdialog

102-47 Väsentliga aspekter identifierade i processen för att definiera innehåll

Väsentlighetsanalysen stöttar i arbetet med att prioritera bland hållbarhetsapekterna som arbetats fram i enlighet med principerna i ISO 14001, ISO 9001 och ISO 26000. De målprioriterade aspekterna är Talent acquisition, påverka kunder, varutransport till kund och extern kommunikation.

102-48 Effekten av och orsaken till omräkning av data/information som lämnats i tidigare redovisningar

Ev. omräkning av data redovisar vi i anslutning till redovisade nyckeltal. Förändring i redovisning från GRI 4 till GRI Standards.

102-49 Väsentliga förändringar som gjorts sedan föregående redovisningsperiod gällande väsentliga aspekter och avgränsningar

Inga väsentliga förändringar har skett.

102-50 Redovisningsperiod

Redovisningsperidonen avser verksamhetsåret 2017, dvs. 2017-02-01 till 2018-01-31

102-51 Datum för förra redovisningens publicering

September 2017

102-52 Redovisningscykel

Årligen

102-53 Kontaktperson för redovisningen och dess innehåll

Johanna Jigmo-Linde, Head of CR & Quality Nordic Region, johanna.jigmolinde@staples-solutions.com

102-54 Val av rapporteringsnivå

Denna redovisning har upprättats i enlighet med GRI Standards, nivå Core.

102-55 GRI index

s. 47-50

102-56 Extern granskning

Redovisningen är inte granskad av extern part med undantag för det ekonomiska resultatet. Däremot har redovisningen genomgåtts av våra revisorer för bedömning hur väl den lever upp till Årsredovisningslagens krav om icke-finansiell information.

GRI standards Upplysning

Kommentar (inkl utelämnande av information)

201 Ekonomisk prestanda 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

I enlighet med finansiella rapporteringsregler är vårt resultat avgränsat till vår verksamhet. Vårt ekonomiska resultat påverkas av olika intressenter bl.a. våra leverantörer (betalning för produkter/tjänster), medarbetare (lön) samt våra ägare (avkastning)

103-2 Beskrivning av styrning

Prognoser på vecko-, månads- och kvartalsbasis.

103-3 Utvärdering av styrning

Prognoser på vecko-, månads- och kvartalsbasis. Utvärderingen resulterar i justerade framtidsprognoser, vilka presenteras för ledning och styrelse.

201-1 Skapat och levererat direkt ekonomiskt värde

För ekonomiskt resultat vänligen se respektive bolags finansiella årsredovisning

205 Antikorruption 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

Genom vår Etikkod, Uppförandekod med tillhörande rutiner, processer och utbildning motverkar vi korruptionsrisker i värdekedjan.

103-2 Beskrivning av styrning

Etikkod, Uppförandekod. Vi arbetar utifran gällande lagstiftning och IMMs näringslivskod för att motverka korruption och för att främja sund konkkurens.

103-3 Utvärdering av styrning

Uppföljning sker genom whisleblower-system där oegentligheter kan rapporteras in anonymt.

205-2 Andel anställda som genomgått utbildning i organisationens policyer och rutiner avseende motverkan mot korruption

Samtliga medarbetare har tagit del av Staples etikkod samt genomgått Staples Care-utbildning där antikorruption är en del.

205-3 Bekräftade korruptionsincidenter och vidtagna åtgärder Inga fall av korruptionsincidenter har inrapporteras. 302 Energi 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

Avser den direkta energiförbrukningen för vår verksamhet. Vi arbetar aktivt för att minska våra transporter ut til kund genom ett premierande kundprogram.

103-2 Beskrivning av styrning

Mål och rutiner i enlighet med ISO 14001 & ISO 26000

103-3 Utvärdering av styrning

Löpande avstämningar mot gällade rutiner samt miljömål där åtgärder sätts in utifrån utfall.

302-1 Energianvändning i den egna organisationen

Se s. 17

305 Utsläpp 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

48

Företagsansvar

Avgränsningen är samma scoop som för rådande ISO 14001-certifikat samt ISO 26000-verifiering

Vårt engagemang för en hållbar framtid


GRI standards Upplysning

Kommentar (inkl utelämnande av information)

103-2 Beskrivning av styrning

I enlighet med processer och rutiner för ISO 14001-certifiering samt ISO 26000-verifiering

103-3 Utvärdering av styrning

Sker löpande enligt satt cykel för ISO 14001-certifiering samt ISO 26000-verifiering

305-1 Totala direkta usläpp av växthusgaser (scope 1)

Se s. 17 Minska våra koldioxidutsläpp samt elanvändning

305-2 Totala indirekta utsläpp av växthusgaser (scope 2)

Se s. 17 Minska våra koldioxidutsläpp samt elanvändning

305-5 Reducering av växthusgaser

Se s. 19 Easy on the Planet-programmet

306 Vattenanvändning 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

Avgränsningen är samma scoop som för rådande ISO 14001-certifikat samt ISO 26000-verifiering

103-2 Beskrivning av styrning

I enlighet med processer och rutiner för ISO 14001-certifiering samt ISO 26000-verifiering

103-3 Utvärdering av styrning

Sker löpande enligt satt cykel för ISO 14001-certifiering samt ISO 26000-verifiering

306-1 Totalt utsläpp av vatten

Se s. 18 Vattenanvändning

307 Efterlevnad av miljölagstiftning 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

Avgränsningen är samma scoop som för rådande ISO 14001-, ISO 9001-certifikat, samt ISO 26000-verifiering

103-2 Beskrivning av styrning

I enlighet med processer och rutiner för ISO 14001-, ISO 9001-certifiering samt ISO 26000-verifiering. Notisum används som verktyg i rutinen för lagefterlevnad.

103-3 Utvärdering av styrning

Sker löpande enligt satt cykel för ISO 14001-, ISO 9001-certifiering samt ISO 26000-verifiering

307-1 Efterlevnad av miljölagstiftning och tillhörande regelverk

Inga incidenter inrapporterade.

308 Miljöpåverkan hos leverantörer 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

Avgränsningen är samma scoop som för rådande ISO 14001-, ISO 9001-certifikat, samt ISO 26000-verifiering

103-2 Beskrivning av styrning

I enlighet med processer och rutiner för ISO 14001-, ISO 9001-certifiering samt ISO 26000-verifiering.

103-3 Utvärdering av styrning

Sker löpande enligt satt cykel för ISO 14001-, ISO 9001-certifiering samt ISO 26000-verifiering

308-1 Utvärdering av nya leverantörers miljöprestanda

I enlighet med gällande krav för certifiering av ISO 14001, ISO 9001 samt ISO 26000-verifiering utvärderas våra leverantörer löpande. Uppföljning sker av respektive ansvarig produktchef.

308-2 Negativ miljöpåverkan i leverantörsledet och åtgärder som vidtagits

Genom vårt kravställande inom Easy on the Planet samt inom produkterna Sustainable Earth ställer vi långtgående krav på minskning negativ miljöpåverkan.

402 Medarbetar/ledningsrelationer 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

I enlighet med krav ställda för kollektivanslutning i repektive land.

103-2 Beskrivning av styrning

Gällande kollektivavtal.

103-3 Utvärdering av styrning

Utvärdering sker vid årsgenomgång.

402-1 Notifieringsperiod rörande operativa förändringar

Staples är kollektivanslutna.

403 Hälsa och säkerhet i arbetet 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar 103-2 Beskrivning av styrning

I enlighet med arbetsmiljölagstiftning och genom systematiskt arbetsmiljöarbete.

103-3 Utvärdering av styrning 403-2 Typ av skador och skadefrekvens, arbetsrelaterade sjukdomar, frånvaro, arbetsrelaterade dödsfall

Under 2017 har 7 olyckstillbud rapporterats, inga arbetsrelaterade sjukdomar och inga arbetsrelaterade dödsfall. Data för frånvaro finns ej pga. affärssystemsbyte.

404 Utbildning 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

I enlighet med gällande kravställning i ISO 9001-certifiering samt kollektivavtal.

103-2 Beskrivning av styrning

Utvärdering och uppföljning sker halvårsvis, enligt satta Staples-rutiner

103-3 Utvärdering av styrning

Utvärdering och uppföljning sker halvårsvis, enligt satta Staples-rutiner

404-3 Andel medarbetare som erhåller regelbunden utvärderings- och karriärsutvecklingssamtal.

Samtliga medarbetare har "Perfomance reviews" halvårsvis

405 Mångfald och jämställdhet 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

Mångfald, jämställdhet samt anti-diskriminering är djupt rotade i Staples värderingar.Mångfald är en av fyra pelare i Staples hållbarhetsarbete. Staples värdesätter mångfald i medarbetares bakgrund, idéer och tankar. Allas lika värde är en självklarhet som genomsyrar rekryteringsprocess såväl som belöningssystem.

103-2 Beskrivning av styrning

Likabehandlingsplan, lönekartläggning, mångfaldsplan vid rekrytering samt vid val av leverantör.

103-3 Utvärdering av styrning

Utvärdering sker på årsbasis vid ledningens genomgån.

405-1 Mångfald redovisat för ledande befattningar och övriga Se s. 41 Fördelning män/kvinnor anställda

49


GRI standards Upplysning

Kommentar (inkl utelämnande av information)

406 Antidiskriminering 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

Likabehandlingsplan, lönekartläggning, mångfaldsplan vid rekrytering samt vid val av leverantör, inrapportering av missförhållanden rapporteras in via whistleblower-system

103-2 Beskrivning av styrning

Inrapportering av missförhållanden rapporteras in via whistleblower-system

103-3 Utvärdering av styrning

Sker på årlig basis.

406-1 Antal fall av diskriminering samt vidtagna åtgärder

Inga inrapporterade incidenter.

408 Barnarbete 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

Risken för barnarbete är förhöjd i vissa utvecklningsländer samt nedströms i leverantörskedjan. Vi arbetar nära våra leverantörer för att säkra medvetenhet samt följa upp riskerna.

103-2 Beskrivning av styrning

Uppförandekod, “Social Accountability Audit and Requirements", Factlines

103-3 Utvärdering av styrning

Löpande utvärdering och uppföljning, vid påträffande av barnarbete så upprättas enligt rutin, tidsbestämd handlingsplan som ser till barns bästa.

408-1 Verksamheter och leverantörer för vilka man uppmärksammat att det finns väsentlig risk för fall av barnarbete, och åtgärder som vidtagits för att bidra till avskaffande av barnarbete

Staples har nolltolerans mot barnarbete vilket synliggörs i vår uppförandekod, vi är medvetna om den förhöjda risken av barnarbete som finns nedströms i värdekedjan. Uppföljning av våra leverantörers uppförandekodsarbete är därför en del av vår egen uppföljning.

409 Tvångsarbete 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

Risken för tvångsarbete är förhöjd i vissa utvecklningsländer samt nedströms i leverantörskedjan. Vi arbetar nära våra leverantörer för att säkra medvetenhet samt följa upp riskerna.

103-2 Beskrivning av styrning

Uppförandekod, "Social Accountability Audit and Requirements”, Factlines

103-3 Utvärdering av styrning

Löpande utvärdering och uppföljning, vid påträffande av tvångsarbete så upprättas enligt rutin, tidsbestämd handlingsplan som ser till individens bästa.

409-1 Verksamheter och leverantörer för vilka man uppmärksammat att det finns väsentlig risk för tvångsarbete eller obligatoriskt arbete, och åtgärder som vidtagits för att bidra till avskaffande av alla former av tvångsarbete eller obligatoriskt arbete

Staples har nolltolerans mot tvångsarbete vilket synliggörs i våra styrande dokument.

413 Samhällsengagemang 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

I Staples hållbarhetsarbete är samhällsengagemang en av fyra pelare. Staples ska verka för en positiv påverkan på de samhällen där våra medarbetare lever och arbetar. Detta gör vi genom att skapa arbete, volontärarbete och donationer.

103-2 Beskrivning av styrning

Ramverk för ISO 26000, CR policy, Etikkod

103-3 Utvärdering av styrning

Årlig utvärdering och uppföljning

413-1 Verksamheter med lokalt samhällsengagemang, påverkan och utvecklingsprogram

Läs mer på s. 43 - 46 “Samhällsansvar”

414 Sociala förhållanden hos leverantörer 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

Sociala förhållande i leverantörskedjan är en utmaning för oss. Läs med på s. 31 "Säkerställa ansvarsfullt producerade produkter"

103-2 Beskrivning av styrning

Ramverk för ISO 26000, Uppförandekod

103-3 Utvärdering av styrning

Löpande upp uppföljning och utvärdering

414-1 Andel nya leverantörer som bedömts utifrån sociala Samtliga leverantörer till Staples erkänner vår uppförandekod som en del i avtalsprocessen. Uppföljning sker kriterier efter satta rutiner och processer. 414-2 Negativa konsekvenser för sociala förhållanden i leveranskedjan och åtgärder som vidtagits

Läs mer på s. 33 "Leverantörsrevisioner 2017"

416 Produktansvar 103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

Som en del av vårt ISO 9001-certifikat följer vi upp kvalitetsbrister i processer, rutiner och på produktnivå.

103-2 Beskrivning av styrning

ISO 9001, Perfect order, återkallningsprocess, reklamationsrutinen.

103-3 Utvärdering av styrning

Uppföljning av repektive avvikelse sker löpande med berörda funktioner samt parter.

416-1 Andel av betydande produkt- och tjänstekategorier där påverkan på kunders hälsa och säkerhet har undersökts.

Staples samtliga produkter följs upp utifrån tillämpbara kvalitets- och säkerhetsaspekter. För produkter som berörs av Leksaksdirektivet, mat samt medicinskt förbrukningsmateriel är prioriterade produktkategorier för oss.

416-2 Antal rapporterade produkter/tjänster med hälsooch säkerhetsbrister

Se s. 36 "Produktstandardisering och produktkvalitet"

417 Marknadsföring och märkning

50

103-1 Förklaring av den väsentliga aspektens påverkan samt dess avgränsningar

Inom ramen för vårt ISO 14001-certifikat vill vi guida våra kunder till ett mer hållbart inköpsbeteende med hjälp av vår Easy on the Planet-koncept. Läs mer på s. 21 "Erbjuda våra kunder mer hållbara produkter och tjänster" samt s. 37 "Märkningar"

103-2 Beskrivning av styrning

ISO 14001, ISO 14021 samt Easy on the Planet-kriterier

103-3 Utvärdering av styrning

Löpande utvärdering av Easy on the Planet-kriterier samt löpande utvärdering av kommunikationen.

417-1 Märkningskrav för produkter och tjänster

Läs mer på s. 21 "Erbjuda våra kunder mer hållbara produkter och tjänster" samt s. 37 "Märkningar"

Företagsansvar

Vårt engagemang för en hållbar framtid


Hållbarhetsredovisningen för Staples i Sverige, Norge, Danmark avges av respektive lands styrelse Staples Sweden AB

Staples Norway AS

Mats Karlsson Christiaan van Waalwijk van Doorn Massimo Conto Nina Annertorn (arbetstagarrepresentant) Marcus Malmström (arbetstagarrepresentant)

Halvor Scharning Rudolf Heming Mats Karlsson Jon Røsholm (arbetstagarrepresentant) Roy Øyvann (arbetstagarrepresentant)

Staples Denmark ApS

Staples Connect Sweden AB

Mats Karlsson Christiaan van Waalwijk van Doorn Jens Brøchner Jensen Jonas Michelsen (arbetstagarrepresentant)

Mats Karlsson Christiaan van Waalwijk van Doorn Patrick Olson

Revisorns yttrande avseende den lagstadgade hållbarhetsrapporten Till bolagsstämman i Staples Sweden AB, org.nr 556091-3591

Uppdrag och ansvarsfördelning Det är styrelsen som har ansvaret för hållbarhetsrapporten för år 2017-02-01 – 2018-01-31 och för att den är upprättad i enlighet med årsredovisningslagen. Granskningens inriktning och omfattning Vår granskning har skett enligt FARs rekommendation RevR 12 Revisorns yttrande om den lagstadgade hållbarhets¬rapporten. Detta innebär att vår granskning av hållbarhetsrapporten har en annan inriktning och en väsentligt mindre omfattning jämfört med den inriktning och omfattning som en revision enligt International Standards on Auditing och god revisionssed i Sverige har. Vi anser att denna granskning ger oss tillräcklig grund för vårt uttalande.

Borås den 4 juli 2018 Ernst & Young AB

Fredrik Ekelund Auktoriserad revisor

Uttalande En hållbarhetsrapport har upprättats.

51


More ways to make a difference

Profile for Staples

Hållbarhetsrapport 2017  

Hållbarhetsrapport 2017