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P L A N I F I C A C I Ó N E ST R A T É G I C A

Matriz FODA Plan Operativo Anual (POA) Volumen 1, nº 1

Octubre 2016

FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS

REVISTAL DIGITAL DISPONIBLE EN: https://issuu.com/vannaruiz/docs/ revista_foda_ac502eacbef527

Plan Operativo Anual


UNIVERSIDAD FERMIN TORO MAESTRIA EN EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD TORO MENCIÓN DOCENCIAFERMIN UNIVERSITARIA MAESTRIA EN EDUCACIÓN SUPERIOR MENCIÓN DOCENCIA UNIVERSITARIA Volumen 1, nº 1 Octubre 2016 EDICIÓN, DISEÑO Y PUBLICACIÓN Lic. Vanna Ruiz EDITORIAL Montiel Díaz DOCENTE Prof. Douglas Barraez ASIGNATURA Planificación Estratégica PUERTO ORDAZ — VENEZUELA


CONTENIDO

Editorial Matriz FODA El FODA: Una técnica para el análisis de los problemas. Análisis FODA Matriz FODA: análisis de factores internos y externos de una empresa Plan Operativo Anual REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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EDITORIAL

La matriz FODA es una herramienta de análisis que puede ser aplicada a cualquier situación, individuo, producto, empresa, etc, que esté actuando como objeto de estudio en un momento determinado del tiempo. Es como si se tomara una “radiografía” de una situación puntual de lo particular que se este estudiando. Las variables analizadas y lo que ellas representan en la matriz son particulares de ese momento. Luego de analizarlas, se deberán tomar decisiones estratégicas para mejorar la situación actual en el futuro. El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual del objeto de estudio (persona, empresa u organización, etc) permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permite, en función de ello, tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados. Montiel Díaz 1


LA MATRIZ FODA: ALTERNATIVA DE DIAGNÓSTICO Y DETERMINACIÓN DE ESTRATEGIAS DE INTERVENCIÓN EN DIVERSAS ORGANIZACIONES

. La oportunidad en el medio es un factor de gran importancia que permite de alguna manera moldear las estrategias de las organizaciones. Las amenazas son lo contrario de lo anterior, y representan la suma de las fuerzas ambientales no controlables por la organización, pero que representan fuerzas o aspectos negativos y problemas potenciales. Las oportunidades y amenazas no sólo pueden influir en el atractivo del estado de una organización, sino que establecen la necesidad de emprender acciones de carácter estratégico; pero lo importante de este análisis es evaluar sus fortalezas y debilidades, las oportunidades y las amenazas y llegar a conclusiones.

Humberto Ponce Talancón Escuela Superior de Comercio y Administración Unidad Santo Tomás1

El análisis FODA Estas siglas provienen del acrónimo en inglés SWOT (strenghts, weaknesses, opportunities, threats); en español, aluden a fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. El análisis FODA consiste en realizar una evaluación de los factores fuertes y débiles que, en su conjunto, diagnostican la situación interna de una organización, así como su evaluación externa, es decir, las oportunidades y amenazas. También es una herramienta que puede considerarse sencilla y que permite obtener una perspectiva general de la situación estratégica de una organización determinada. Thompson y Strikland (1998) establecen que el análisis FODA estima el efecto que una estrategia tiene para lograr un equilibrio o ajuste entre la capacidad interna de la organización y su situación externa, esto es, las oportunidades y amenazas.

De los métodos y técnicas de diagnóstico aplicables en las organizaciones, la Matriz FODA permite evaluar las fortalezas oportunidades, debilidades y amenazas. Destacando el procedimiento a seguir para su análisis y derivación de estrategias para su enriquecimiento con la Matriz MAFE (Amenazas, Oportunidades, Debilidades y Fortalezas). Es recomendable utilizar la metodología que garantice su aplicación en escenarios y campos de conocimiento académico, a efecto de justificar adecuaciones, mejoramientos, reformas, modernizaciones o transformaciones de nuevos modelos para realizar diagnósticos y determinar estrategias de intervención en las organizaciones productivas y sociales, objeto de análisis del presente artículo.

¿Cómo identificar las fortalezas y debilidades? Una fortaleza de la organización es alguna función que ésta realiza de manera correcta, como son ciertas habilidades y capacidades del perso nal con ciertos atributos psicológicos y la evidencia de su competencia (McConkey, 1988; Stevenson, 1976). Otro aspecto identificado como una fortaleza son los recursos considerados valiosos y la misma capacidad competitiva de la organización como un logro que brinda ésta o una situación favorable en el medio social. Identificar oportunidades y amenazas Las oportunidades constituyen aquellas fuerzas ambientales de carácter externo no controlables por la organización, pero que representan elementos potenciales de crecimiento o mejoría.

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EL FODA: UNA TÉCNICA PARA EL ANÁLISIS DE PROBLEMAS EN EL CONTEXTO DE LA PLANEACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES Teresa García López y Milagros Cano Flores

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA En nuestra experiencia profesional, hemos observado que la mayor parte de las personas involucradas en el proceso de decisión administrativa en las organizaciones de nuestro medio, se dan cuenta de las implicaciones que tiene la globalización y en particular el desarrollo de las nuevas tecnologías de información que impactan el funcionamiento de sus estructuras, asimismo, están conscientes de que es necesario realizar un cambio para afrontar dichos eventos; sin embargo, en muchas ocasiones no saben cómo iniciar un proceso básico de planeación que permita afrontar el cambio y hacerlo con éxito. Es por ello que en este artículo planteamos la importancia y utilidad de la técnica de análisis FODA como una alternativa disponible para el pequeño y mediano empresario, atractiva por sus múltiples beneficios, ya que es fácil de aplicar, es analítica, propositiva, y cuyo único requisito consiste en trabajarla o desarrollarla a través de la integración de un equipo de trabajo o miembros de un grupo directivo involucrados con el manejo y/o dirección de la institución y con el tiempo necesario para realizar el análisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas a las cuales se enfrenta la organización, llegando de esta manera a contar con información que permita determinar alternativas estratégicas viables para afrontar los diferentes cambios que el medio presenta y hacerlo con éxito, esto es, de una manera racional y mejor planificada; sin embargo, si bien el proceso de planeación tiene como resultado la propuesta formalizada de una serie de acciones a realizar, también es parte de éste la continuidad de su evaluación, ya que en todos los niveles de la organización es conveniente verificar permanentemente los cambios que se presentan en el contexto externo (a través del estudio de los factores del ambiente que incidan en la organización como pueden ser los de tipo económico, político, social, tecnológico, etcétera), y hacer los ajustes necesarios para que el proceso de planeación sea realmente un ejercicio de eficiencia. La planeación estratégica también identificada como la planeación a futuro o a largo plazo, permite analizar con detalle a la organización y situarla en términos de su ambiente, esto es, determinar la visión, misión, objetivos, estrategias, metas, así como las funciones y actividades que se requieren para lograr los fines y propósitos deseados. Los planes en este sentido, por lo tanto, deben responder al menos a las siguientes preguntas (ver figura 1): ¿En qué situación se encuentra la organización en este momento? ¿Hacia dónde se dirige actualmente? ¿En qué situación pretende estar la organización dentro de uno, tres o cinco años? ¿Cómo se logrará esto?

Figura 1. Planificación Estratégica

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TÉCNICA FODA La técnica FODA se orienta principalmente al análisis y resolución de problemas y se lleva a cabo para identificar y analizar las Fortalezas y Debilidades de la organización, así como las Oportunidades (aprovechadas y no aprovechadas) y Amenazas reveladas por la información obtenida del contexto externo.

Figura 2. Componentes FODA Las Fortalezas y Debilidades se refieren a la organización y sus productos, mientras que las Oportunidades y Amenazas son factores externos sobre los cuales la organización no tiene control alguno. Por tanto, deben analizarse las condiciones del FODA Institucional en el siguiente orden: 1) Fortalezas; 2) Oportunidades; 3) Amenazas; y 4) Debilidades. Al detectar primero las amenazas que las debilidades, la organización tendrá que poner atención a las primeras y desarrollar las estrategias convenientes para contrarrestarlas, y con ello, ir disminuyendo el impacto de las debilidades. Al tener conciencia de las amenazas, la organización aprovechará de una manera más integral tanto sus fortalezas como sus oportunidades. Las Fortalezas y Debilidades incluyen entre otros, los puntos fuertes y débiles de la organización y de sus productos, dado que éstos determinarán qué tanto éxito tendremos poniendo en marcha nuestro plan. Algunas de las oportunidades y amenazas se desarrollarán con base en las fortalezas y debilidades de la organización y sus productos, pero la mayoría se derivarán del ambiente del mercado y de la competencia tanto presente como futura. El FODA como técnica de planeación, permitirá contar con información valiosa proveniente de personas involucradas con la administración del negocio y que con su know how pueden aportar ideas inestimables para el futuro organizacional. Es necesario señalar que la intuición y la creatividad de los involucrados es parte fundamental del proceso de análisis ya que para los que una determinada situación parece ser una oportunidad, para otros puede pasar desapercibida; del mismo modo esto puede suceder para las amenazas, fortalezas y debilidades que sean examinadas. La técnica requiere del análisis de los diferentes elementos que forman parte del funcionamiento interno de la organización y que puedan tener implicaciones en su desarrollo, como pueden ser los tipos de productos o servicios que ofrece la organización, determinando en cuáles se tiene ventaja comparativa con relación a otros proveedores, ya sea debido a las técnicas desarrolladas, calidad, cobertura, costos, reconocimiento por parte de los clientes, etc.; la capacidad gerencial con relación a la función de dirección y liderazgo; así como los puntos fuertes y débiles de la organización en las áreas administrativas. Los ítems pueden incrementarse de acuerdo a las percepciones que se tengan del entorno organizacional por parte de quienes realicen el diagnóstico. El análisis FODA, emplea los principales puntos del estudio del contexto e identifica aquellos que ofrecen oportunidades y los que representan amenazas u obstáculos para su operación. Por ejemplo, si la población no está satisfecha, esto representa una oportunidad al no haber explotado en su totalidad el potencial de los productos y mercados corrientes. Si el análisis del contexto identifica un nuevo producto como necesario, esta sería otra oportunidad. En cambio, si el producto ya llegó a su maduración, esto significa una amenaza para la supervivencia que debe tenerse en cuenta durante el proceso de planeación.

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ANÁLISIS FODA

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Matriz FODA: análisis de factores internos y externos de una empresa Julio 6, 2016 by Martín Arias Una organización no está sola en el mercado, es parte de un ecosistema en el que interactúan otras empresas, individuos y entidades. En ese sentido, tanto los factores internos que afectan a una empresa, propios de cada negocio, como los que se generan de manera externa, influyen en sus resultados. Existe una herramienta muy útil que nos permite monitorear todo el entorno; la matriz FODA. El análisis FODA no es más que el estudio detallado de las Fortalezas y Debilidades que tiene el negocio, es decir, la parte interna; y de las Oportunidades y Amenazas que se le presentan en el entorno, con el fin de identificarlas y hacerles frente. Veámoslo más al detalle. Fortalezas Es un aspecto interno de la empresa y se refiere a todos aquellos puntos a favor que tiene ésta y que le permiten lograr diferenciarse de la competencia. La experiencia en el sector, una sólida estructura financiera, un equipo de trabajo cohesionado o el desarrollo de un producto muy demandado son algunas de las fortalezas que podemos encontrar en un negocio. Es importante identificar todos aquellos puntos fuertes que tiene la organización para lograr potenciarlos y sacarles el máximo provecho ante cualquier amenaza externa. Por lo general, las fortalezas pueden ser controladas y mejoradas por la propia empresa, ya que es un factor que depende de la misma. Debilidades Al igual que las fortalezas, las debilidades también son factores que encontramos dentro de la organización, y están referidas a los puntos flojos que debe mejorar. Falta de conocimientos en el personal, inadecuada inversión en maquinarias o tecnología, equipos desmotivados o deficiencias en la producción son ejemplos de las debilidades que podemos encontrar. El identificar las debilidades en nuestra propia organización nos permite conocer de qué pie cojeamos y en qué áreas o zonas somos vulnerables ante la competencia con la finalidad de poner nuestra atención en esas falencias y convertirlas en fortalezas. Oportunidades A diferencia de las anteriores, las oportunidades pertenecen a los factores externos que encontramos en el entorno de la organización. Son referidas a la identificación de circunstancias en el mercado que son favorables para el crecimiento de nuestro negocio. Entre algunos ejemplos de oportunidades que podemos encontrar están las decisiones políticas favorables, el retiro del mercado de algún competidor, recibir una opción de compra de materia prima a menor costo o tendencias nuevas en el consumo. Las oportunidades son factores que no podemos controlar porque no dependen de nosotros, pero si podemos identificar para sacarles el máximo provecho. Amenazas También es parte de los factores externos que afectan a una empresa, que aunque no podamos controlar, es indispensable identificar a tiempo. Las amenazas son circunstancias que pueden afectar el normal desarrollo de nuestras operaciones o que pueden alterar desfavorablemente nuestro desempeño en el mercado. El ingreso de una nueva empresa competidora, condiciones climáticas desfavorables o fusiones entre competidores para ampliar su presencia en el mercado y disminuir la nuestra, son ejemplos claros de amenazas que se presentan todo el tiempo; identificarlas a tiempo es un factor clave para estar prevenidos. Una revisión y análisis de estos cuatro aspectos conforman la matriz FODA; es conveniente realizarla y monitorearla siempre, con el fin de lograr una presencia sólida en el mercado .

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Plan Operativo Anual Victoria Alcalá ¿Qué es? Programa organizado de actuaciones a realizar a corto plazo, seleccionadas de un Plan Estratégico a largo plazo, previamente establecido, y que están orientadas a conseguir objetivos relevantes para la organización y avanzar hacia su Visión de futuro durante el periodo de un año.. Se trata pues de un instrumento de planificación directiva a corto plazo que prioriza y determina los objetivos estratégicos anuales, asignando actuaciones y recursos a diferentes áreas de la Organización . ¿Para qué sirve? En términos generales pretende orientar la dinámica de los procesos y el uso de los recursos disponibles, convirtiendo los propósitos institucionales en objetivos claros y evaluables a corto plazo. Esto se traduce en: • Dirigir “el cambio anual” hacia la Visión que tiene el equipo directivo • Comunicar los objetivos prioritarios, conectando la gestión diaria con la Estrategia • Asignar recursos en función del coste-beneficio y aportación de valor • Implicar y coordinar esfuerzos de los líderes y sus equipos • Reducir la improvisación y prevenir riesgos • Medir y transmitir credibilidad y confianza en la gestión de la organización • Optimizar los resultados con recursos limitados Objetivos del Programa Operativo Anual Los objetivos del POA son:  Uniformar la conceptualización y presentación de los programas de trabajo, permitiendo realizar estudios comparativos entre las actividades que realizan las diferentes unidades administrativas.  Evaluar los beneficios y los costos de cada programa, permitiendo con ello fijar prioridades de acción.  Estudiar el grado de compatibilidad y consistencia interna de cada programa, a través de la relación de las metas cualitativas y cuantitativas con el resultado final de las tareas realizadas.  Establecer coeficientes de rendimiento de los recursos para medir la eficiencia con que se utilizan y determinar la consistencia entre las metas y los medios empleados para lograrlas.

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Lineamientos para la coordinación del Plan Institucional de Desarrollo y los planes operativos anuales Para poder verificar la congruencia que debe existir entre los planes operacionales anuales y el Plan Institucional de Desarrollo, es necesario especificar las normas que permitirán la evaluación de los resultados. • Deben definirse las funciones sustantivas de la institución, así como la estructura organizacional que permita su realización.  Es indispensable describir las políticas que se implementarán para orientar al cumplimiento de las funciones.  Presentar el resumen de la clasificación económica del gasto, analizando la distribución global entre el gasto operacional, las inversiones o las transferencias para verificar su congruencia con las políticas de austeridad o de desarrollo y el cumplimiento de las funciones sustantivas.  Definir los centros de responsabilidad y asignarles una catalogación que esté acorde con las áreas de funcionalidad, predeterminadas en la estructura organizacional.  Definir la estructura programática, que permita el logro de los objetivos institucionales, de acuerdo a los pasos siguientes:  Describir brevemente los objetivos generales de mediano y largo plazo de la institución.  Determinar las relaciones de agrupamiento y subordenación entre las funciones sustantivas, programas y proyectos.  Explicitar en el nivel más analítico (proyecto) las acciones que permitan alcanzar los objetivos de corto plazo y que representan avances del mediano y largo plazo. Es conveniente distinguir los programas de acuerdo a la clasificación económica del gasto (operacionales, inversión y transferencias).  Numerar y subordenar los conceptos de la estructura.  Los proyectos deben detallarse, indicando sus componentes principales como son: su identificación (de acuerdo a la estructura programática) y relación con las funciones sustantivas de la institución.  Asignación de responsabilidad, con base en el identificador de unidades de la estructura organizacional.  Los objetivos específicos y la estrategia a utilizar para lograrlos.  Las metas establecidas en función del resultado final deseado, que se pretenden alcanzar en el futuro inmediato.  Las acciones que hay que realizar, para dar cumplimiento a las metas y objetivos, así como su calendarización; indicando la unidad de medida del resultado final y estableciendo en términos cuantitativos su magnitud.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Humberto Ponce Talancón (2006)Matriz FODA. Disponible en: http://eco.mdp.edu.ar/cendocu/repositorio/00290.pdf Martín Arias(2016) Matriz FODA: análisis de factores internos y externos de una empresa. Disponible en: https://credilike.me/blog/factores-internos-y-externos-de-unaempresa/ Teresa García López y Milagros Cano Flores (2010) El FODA: Una técnica para el análisis de los problemas. Disponible en: http://www.uv.mx/iiesca/files/2013/01/foda19992000.pdf Victoria Alcala (2016) Plan Operativo Anual. Disponible en: file:///C:/Users/Usuario/Downloads/Documento.pdf

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