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PAGO DE PROVEEDORES TUTORIAL I.1: Ingreso y Envío

Subgerencia Control de Gastos y Filiales


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Pago de Proveedores Ingreso y Envío

Para realizar el ingreso de documentos, debes dirigirte a la opción “ingreso” y hacer click sobre ella. A continuación se desplegará un menú, del cual deberás seleccionar la opción “recepción de documentos” y luego, en el nuevo menú, elegir nuevamente “recepción de documentos”. Se desplegará la siguiente pantalla.

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Pago de Proveedores Ingreso y Envío

El primer dato que deberás ingresar es el tipo de documento. Para ello, sitúate a la derecha de tu pantalla y haz click sobre la flecha del recuadro, ubicada al lado de la opción “tipo de documento”. Se desplegará un menú con los tipos de documentos disponibles. De las opciones existentes, deberás hacer click sobre el tipo de documento que deseas ingresar (el cual, en ningún caso, será “factura de compra”).

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Posteriormente, se debe Ingresar el RUT del proveedor correspondiente.

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Si el RUT fue ingresado correctamente, la Razón Social del proveedor aparecerá automáticamente.

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En caso de que el Proveedor no se encuentre inscrito en el respectivo registro de BancoEstado, es necesario tomar contacto con la Unidad de Administración de Contratos, perteneciente a la Subgerencia de Abastecimiento.

IMPORTANTE: según la política de compras vigente, es requisito obligatorio verificar que el Proveedor esté inscrito en ChileProveedores, antes de realizar la transacción.

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En caso de que el recuadro se muestre destacado en rojo, significa que el RUT no es coherente. Lo anterior, posiblemente porque que se ha digitado mal un nĂşmero.

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Después, es necesario seleccionar el modo de emisión. El sistema asume automáticamente que el documento corresponde a emisión física. En caso de ser electrónica, se debe hacer click sobre el círculo ubicado al costado izquierdo de la palabra “electrónico”.

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Se deberá Ingresar el número correspondiente al documento.

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Este mensaje indica que un documento, con las mismas caracterĂ­sticas que el ingresado por ti, ya se encuentra en el sistema. En tal caso, es necesario que verifiques los datos.

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En este apartado, ingresa la fecha durante la cual el proveedor emiti贸 el documento de cobro.

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Este mensaje significa que la factura está fuera del período tributario, pero podrás seguir adelante con el ingreso. Sin embargo, BancoEstado no podrá recuperar los impuestos asociados.

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Fecha de recepción El sistema asumirá, por defecto, la fecha correspondiente al día en que se ha realizado el ingreso. Sin embargo, puedes modificarla por una anterior, siempre y cuando no sea una fecha menor a la de emisión del documento.

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Es necesario ingresar el número de tu centro de costo, y al hacerlo, se desplegará el nombre de éste. Es importante que corresponda al centro de costo y no otra unidad de gestión de la sucursal ya que, de ser así, no existirá convenio y el pago no se realizará.

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Otra alternativa es elegir el nombre de tu centro de costo. Lo anterior, puedes hacerlo desde el listado que se despliega al hacer click sobre la flecha, ubicada a la derecha de recuadro. El número aparecerá en forma automática.

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Posteriormente, selecciona la opción de recuperación de IVA, la cual siempre debe corresponder a “2-recupera proporcional”. Esta opción estará activa solamente cuando ingreses facturas, notas de crédito y notas de débito.

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A continuaci贸n, un ejemplo de documento con opci贸n de recuperaci贸n de IVA bloqueada.

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Deberás inscribir el detalle del producto o servicio que se está cancelando. En caso de ser un servicio, te recomendamos ingresar el mes y año de la prestación.

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INGRESO DE MONTOS: En el caso de Facturas –Notas de crédito-Notas de Débito En el recuadro, que se encuentra a la derecha del Monto afecto a IVA o retención de segunda categoría, ingresa el monto indicado como NETO en la factura. Una vez realizado este paso, presiona ENTER y haz click en el recuadro “CÓDIGO DE IMPUESTO”, situado en la esquina superior derecha.

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Inscribe el monto que aparece como 19% IVA, y luego haz click en “aceptar”.

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En el caso de facturas sin IVA o Exenta, Boletas de Honorarios sin retención y Boletas, solamente ingresa el monto total. Hazlo en el recuadro ubicado a la derecha de la opción “Monto exento de IVA retención de segunda categoría”.

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En el caso de boletas de honorarios con retención de impuestos, inscribe el monto total de la boleta. Lo anterior, en el recuadro que se encuentra a la derecha de “Monto afecto a IVA o retención de segunda categoría”. Luego, presiona ENTER, y haz click en el recuadro “CÓDIGO DE IMPUESTO” ubicado en la esquina superior derecha.

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Ingresa el impuesto de segunda categorĂ­a y presiona aceptar.

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Pantalla final El sistema automáticamente calculará el Monto a Pago. Verifica que la cifra sea igual al total a pagar del documento y haz click en aceptar. Recuerda, que en el caso de boletas de honorarios con retención, el monto a pagar es inferior al total de la Boleta.

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Indica que el proceso de ingreso concluyó en forma exitosa. Ahora se procede con el envío del documento.

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Escoge opción Ingreso. Se despliega el menú, y selecciona la opción “Envío a aprobación de servicio”.

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Ingresa en el recuadro el número de centro de costo. Es el mismo utilizado como unidad de gestión al momento del ingreso. Al presionar ENTER, se desplegarán los folios disponibles para envío.

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Al hacer doble click en el recuadro de la izquierda, elige el documento a enviar. Una vez seleccionado, haz click en enviar.

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Un mensaje automático indica el envío exitoso del documento. Haz click en ACEPTAR.

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Carátula de respaldo En dicha carátula se indica un número de folio único, el cual permitirá consultar por este documento en cada etapa del proceso, incluso una vez finalizado. Es recomendable imprimir la carátula, haciendo click sobre el ícono de impresión. El proceso de ingreso y envío del documento ha finalizado en forma exitosa. El documento está listo para proceder con la Captura y Mantención correspondiente.

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