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UNIVERSIDAD NACIONAL DE EDUCACIÓN “Enrique Guzmán y Valle” ALMA MÁTER DEL MAGISTERIO NACIONAL PROCASE

TRABAJO MONOGRÁFICO

DISEÑO DE SISTEMAS PRESENTADO POR:

LIC. FREDY ESTRADA MOREANO

PROFESOR: ALBERTO HUAMANI ESCOBAR

LIMA – PERÚ 2010


PROCASE

DEDICATORIA: A mis padres, inspiraci贸n de responsabilidad y superaci贸n ante las adversidades por m谩s dif铆ciles que estos sean.

2


PROCASE

INDICE Pagina DEDICATORIA………………………………………………….…………………… 2 INTRODUCCIÓN……………………………………………….…………………… 5

I.

CONCEPTOS Y PRINCIPIOS……………………….……………….….. 6 A) Que es sistema………………………………………………………..… 6 B) Teoría de sistemas……………………………………………………….. 7 C) Características de sistemas……………………………………………... 9 D) Tipos de sistemas………………………………………………………… 9 E) La organización………………………………………………………….. 12 F) Modelo de Katz y Kahn…………………………………………………..14 G) Las organizaciones como clase de sistemas sociales………………..16 H) Características de primer orden…………………………………………16 I) Cultura y clima organizacional…………………………………………..18 J) Concepto de eficacia Organizacional………………………………….. 18 K) Datos………………………………………………………………………. 22

II.

FUNDAMENTOS TEÓRICOS ………………………………………….. 24 a) TPS: Sistemas de procesamiento de Transacciones. Funcionan a nivel operacional de la organización. b) OAS: Sistema de Automatización de Oficina. A nivel de operación de Conocimiento. c) KWS: Sistema de Trabajo de conocimiento. A nivel de creación de Conocimiento. d) DSS: Sistema de Apoyo a Decisiones. Sistema de más alto nivel. 3


PROCASE e) MIS: Sistema de Información Gerencial. Sistema de más alto nivel. f) ESS: Sistema de Apoyo a ejecutivos. Sistemas expertos. g) GDSS: Sistema de Apoyo a decisiones de grupo. Sistemas expertos Diseño de un Sub sistema de Matrícula. h) SDLS: Ciclo de vida del desarrollo de Sistemas………………………..27 1. Identificación de problemas, oportunidades y objetivos. 2. Determinación de los requerimientos de información. 3. Análisis de las necesidades del sistema. 4. Diseño del sistema recomendado. 5. Diseño y recomendación del software. 6. Pruebas y mantenimiento del sistema. 7. Implementación y evaluación del sistema. 8. Mantenimiento………………………………………………………..31

III.

DISEÑO DE UN SUB SISTEMA DE MATRÍCULA.................................31 a) Informe preliminar. 1. Institución. 2. Ubicación. 3. Evolución de la Institución. 4. Reseña histórica de la Universidad………………………………...32

b) Escuela de Posgrado…………………………………………………….35 1. Descripción……………………………………………………………35 2. Organigrama estructural de la Escuela de Posgrado…………….36 3. Problemas de la Institución………………………………………….37 4. Ventajas competitivas del sistema de matrícula………………….37 4


PROCASE

IV.

ELABORACIÓN DE UN SUBSISTEMA DE MATRÍCULA…………..…..38 1. Cronograma de actividades de levantamiento de del diseño del Subsistemas de matrícula en la escuela de postgrado………………39 2. Cronograma de actividades de diseño del Subsistema……………. 41 3. Cronograma de actividades de implementación del Subsistema…..42 4. Cronograma de actividades de prueba del subsistema……………. 43 5. Diagrama de contexto…………………………………………………. 44 6. Diagrama de flujo del subsistema……………………………………. 45 7. Diagrama de flujo de datos lógico del Subsistema…………………. 46 8. Diagrama de flujo de datos de notas del Subsistema… ..…………. 47 9. Modelo de base de datos del Subsistema…………………………….48

CONCLUSIONES…….…..…………………………….………………..………. 49 RECOMENDACIONES…..…………………………….………………..……… BIBLIOGRAFÍA………………………………………………..………………… ANEXOS……………………………………………………………………………

5


INTRODUCCIÓN El presente trabajo monográfico Análisis y Diseño de Sistemas es el proceso de gestión para la creación de un Sistema de Software de subsistema de matrícula de una institución educativa, en este caso es el de la Escuela de Posgrado de la Universidad Nacional de Educación “Enrique Guzmán y Valle”. Como preámbulo hablaremos los conceptos básicos de Teoría de Sistemas, Sistema, Análisis y diseño de Sistema, desarrollados por distintos autores. En sus distintos conceptos también desarrollaremos las características y tipos de Sistema en los autores de Tavistock, Katz y Kahn. En el segundo capítulo hablaremos básicamente sobre análisis y diseño de Sistemas en la visión del libro de Kendall &Kendall, desarrollando parte por parte en lo referente a los sistemas de Procesamiento de la Información, Todos los sistemas que forman parte del proceso para la construcción de un software que se aplique a un sistema de matrícula. En el tercer capítulo Desarrollaremos un Sistema de Matrícula aplicado a una institución educativa, desde el planeamiento, los cronogramas de los distintos cuestionarios para las distintas etapas, los distintos Diagramas, modelo de base de datos de un subsistema de matrícula. También estaremos desarrollando unas diapositivas para la sustentación y exposición del tema, una hoja de sesión de clase. Esperando que se haya aportado en alguna medida lo referente al tema Análisis y diseño de sistemas. Y con la salvedad de que se tiene que mejorar en muchos aspectos puesto que en estos temas el conocimiento siempre está en desarrollo día a día. Por ultimo haremos un sistema básico de matrícula en la cual a modo de ejemplo crearemos tres campos, Alumnos, docentes, y Matrícula. Primero lo diseñamos en Erwin, luego lo jalamos con Mysql, y llenamos las tablas. Y mostramos todos los campos con el SharpDevelop.

Lic. Fredy ESTRADA MOREANO


I.

CONCEPTOS Y P RI NCI PI OS.

A) QUE ES SISTEMA: 1. “Sistema es un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Los límites o fronteras entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad.” http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml#CONCEP 2. “Un sistema (lat. systema, proveniente del griego σύστημα) es un conjunto de funciones, virtualmente referenciada sobre ejes, bien sean estos reales o abstractos. También suele definirse como un conjunto de elementos dinámicamente relacionados formando una actividad para alcanzar un objetivo operando sobre datos, energía y/o materia para proveer información.” “Un sistema siempre está dentro de otro sistema. El concepto de sistema tiene dos usos muy diferenciados, que se refieren respectivamente a los sistemas conceptualmente ideados (sistemas ideales) y a los objetos encasillados dentro de lo real. Ambos puntos establecen un ciclo realimentado, pues un sistema conceptualmente ideado puede pasar a ser percibido y encasillado dentro de lo real; es el caso de los ordenadores, los coches, los aviones, las naves espaciales, los submarinos, la fregona, la bombilla y un largo etc que referencia a los grandes inventos del hombre en la historia. A todos ellos se les puede otorgar un grado más o menos complejo y dotados de una coherencia discreta a la hora de expresar sus propiedades. Es el concepto central de la Teoría de sistemas.” http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema 3. “Un sistema es un conjunto de "elementos" relacionados entre sí, de forma tal que un cambio en un elemento afecta al conjunto de todos ellos. Los elementos relacionados directa o indirectamente con el problema, y sólo estos, formarán el sistema” http://paginespersonals.upcnet.es/~jmg2/libro/ds7m7.htm QUE ES ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMA. “El análisis y diseño de sistema es un proceso que integra el uso de herramientas, para lograr sistemáticamente sus objetivos de mejorar a los negocios por medio de la implementación o modificación de los sistema de información computarizados.” “ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS”……Autor: KENDALL & KENDALL


B) TEORIA DE SISTEMAS a) ORIGEN: surge con los trabajos del biólogo alemán Ludwing von Bertalanffy, publicados entre 1950-1968. en las ultimas décadas, el desarrollo general de las teorías de sistemas a servido de base para la integración del conocimiento a través de un amplio campo. En las sociedades complejas con una acelerada expansión del conociendo, los diversos campos científicos están cada vez mas diferenciados y especializados, en muchos campos científicos la atención en las ultimas décadas ha sido pues enfoques analíticos, de obtención de datos y enfoques experimentales. Las raíces históricas del pensamiento de sistemas relacionado con la organización y la administración se remotan a muchos años atrás. Mary Parker Follet, en sus escritos de la época de los teóricos de la administración clásica, expresó muchos puntos de vista indicativos en un enfoque de sistema. Consideró los aspectos psicológicos de la admón., describió la admón., como un proceso social, y consideró la organización como un sistema social. El enfoque de sistemas ha sido adaptado y utilizado ampliamente en la administración. Al principio los modelos eran cerrados. Más recientemente, técnicas como el análisis de decisiones han adoptado un enfoque de sistemas abiertos. La teoría general de sistemas no busca solucionar problemas ni proponer soluciones prácticas pero si producir teorías y formulaciones conceptúales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. También podemos decir que es un punto de vista global desde el que se deberá analizar todos los tipos de sistema. Un sistema es como una cadena por ej. Las moléculas existen dentro de las células, las células en tejidos, etc. El agua es diferente del hidrógeno y el oxigeno que la constituye. La teoría de sistemas se introdujo por: La necesidad de sintetizar las teorías que la procedieron. Inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas por la tecnología, informática y la cibernética. Jan Christian Smuts propone que los componentes individuales de un sistema al ser unidos desarrollan cualidades que no tienen sus componentes aislados. En 1912 surgió el concepto Gestalt en psicología cuyo principio básico es la idea según las leyes estructurales del todo


determinan las partes y no a la inversa, este estudió los procesos mentales a través de los cuales los humanos aprenden del mundo y lo conocen. La teoría general del sistema tiene tres proposiciones básicas. Los sistemas existen dentro de sistemas, las moléculas existen dentro de las células, las células dentro del tejido,, los tejidos dentro de órganos,, los órganos dentro de organismos y así sucesivamente. Los sistemas son abiertos, las proposiciones en consecuencia de lo anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o el mayor recibe y descarga algo en los otros sistemas. Estos sistemas tienen como prioridad el constante intercambio infinito con su ambiente constituido por los demás sistemas. Las funciones de un sistema depende de su estructura, para los sistemas biológicos y mecánicos se debe tener un impulso para poder funcionar. Los principales representantes de la TS son: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Norbert Wiener L. von Bertalanffy Hebert Simon James E. Rosenweig Richard. Jonson Fremont Kast

b) CONCEPTO: Un sistema por definición está compuesto de partes o elementos interrelacionados. Esto se aplica a todos los sistemas mecánicos, biológicos y sociales. Todos los sistemas deben tener más de dos elementos y estos a su vez estar interconectados. El sistema es un tubo unitario organizado, compuesto por dos o mas partes componentes o su sistema interdependiente y delineado por límites identificables de su suprasistema ambiente. El sistema es en términos como un todo, una entidad propia, con propiedades únicas comprensibles en términos del todo especialmente frente al tradicional enfoque reduccionista o mecanista sobre las partes separadas y una noción simplista de la forma en que estas partes se integran entre sí. La palabra sistema tiene muchas connotaciones conjunto de elementos interdependientes e interactuantes, grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. El ser humano, por ejemplo es un sistema que consta de varios órganos o miembros, solo cuando estos funcionan de modo coordinado el hombre es eficaz de igual manera se puede pensar que la organización es un sistema que consta de varias partes interactuantes. En realidad el sistema es un todo organizado o complejo, un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario.


C) CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS: El aspecto más importante del concepto sistema es la idea de un conjunto de elementos interconectados para formar un todo que presenta propiedades y características correctas que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados, esto es lo que denominamos emergente sistémico L. von Bertalanffy, habla que el sistema es un conjunto de unidades recíprocas relacionadas, se deducen a dos conceptos: a. Propósito u objeto: es la unión de elementos en un sistema que al unirlos forman un objetivo o cumplen su proyección. Como su nombre lo indica es el trabajo que realizan (todos) para producir un mismo ideal. Es decir, una organización (empresa) ejecuta un sistema organizacional con el fin de lograr una meta por ejemplo el propósito de una organización como editoriales Norma es el de producir cuadernos y libros que sean útiles para docentes, estudiantes y demás que requieran de él. b. Globalismo o totalidad: Esta se da cuando se da un cambió en una de las unidades del sistema, y muy probablemente producirá cambio en todas las demás unidades de este, es decir cualquier estímulo en cualquier unidad del sistema afectará todas las unidades debido a la relación existente entre ellas. Por otra parte en el globalismo también intervienen dos fenómenos que son la entropía y la homeostasis que se explicaran más adelante. Sistema total está representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la consecución de un objetivo, dado cierto número de restricciones. Generalmente el termino sistema se utiliza en el sentido de sistema total. Los componentes necesarios para la operación de un sistema total se denominan subsistemas formados por la reunión de nuevos subsistemas más detallados. D) TIPOS DE SISTEMAS: Existe una gran diversidad entre los tipos de sistemas y una amplia gama de tipologías para clasificarlos: De acuerdo a su constitución estos pueden ser físicos o abstractos.


i. Sistemas físicos o concretos: estos son los que componen los equipos, maquinaria y objetos y elementos reales, esto quiere decir que están compuestos por un hardware. ii. Sistemas abstractos: estos son los que se componen de conceptos, planes, hipótesis e ideas. Muchas veces existen en los pensamientos de las personas, esto quiere decir que se componen de un software. De acuerdo a su naturaleza. Sistemas cerrados: son los que no presentan intercambio con el ambiente que los rodean pues son impenetrables a cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen en este. No reciben ningún recurso externo ni produce algo para enviar afuera. Los autores denominan sistemas cerrados a aquellos sistemas cuyo comportamiento es completamente determinista y programado y operan con un pequeño intercambio de materia y energía con el ambiente. Los sistemas mecánicos y físicos pueden ser considerados cerrados con su ambiente. Sistema abierto: Presentan intercambio con el ambiente, estos son los sistemas biológicos y sociales que están en constante interacción con le medio que los rodea, estos intercambian información, energía o material con su medio ambiente. Presentan relaciones de intercambio con el ambiente a través de entradas (insumos) y salidas (productos). Estos son evidentemente adoptivos pues para sobrevivir deber readaptarse constantemente a las condiciones del medio.

PARÁMETROS DEL SISTEMA:

ENTRADA (INSUMO) AMBIENTE

SALIDA (PRODUCTO) PROCESAMIENTO

AMBIENTE

RETROALIMENTACIÓN

1. Entrada: es aquella que se enfoca en los insumos, la materia prima. Es la fuerza de impulso, de arranque, de partida o entrada de un sistema, es decir material-energía para operar el sistema.


2. Procesamiento: Es la elaboración o transformación de dicho objetivo, es el que produce el cambio, es el proceso en el que la entrada cambia a salida, este procesamiento es la acción de un sistema. 3. Salida: es el resultado del sistema, es aquella en la cual se ha creado el propósito o masa, ya está listo para lanzarlo, venderlo o tramitarlo a su debido objetivo. 4. Retroalimentación: su objetivo es controlar el estado del sistema, también mantiene o perfecciona el desempeño del proceso. 5. Ambiente: es el que rodea externamente el sistema, el ambiente es un recurso para el sistema pero también una amenaza para su supervivencia. SISTEMA ABIERTO Este mantiene un intercambio de transacción con el ambiente y conforma constantemente el mismo estado, a pesar de que la materia y la energía que lo integran se renueva de modo continuo (equilibrio dinámico u homeostasis). El sistema abierto como el organismo es influenciado por el medio ambiente e influye sobre este alcanzando un estado de equilibrio dinámico en este medio. La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos, muchos autores establecen analogías entre la empresa y los organismos vivos destacando que la empresa aumenta en tamaño por el crecimiento de las partes, recibe elementos y los procesa en productos o servicios. Competir con otros sistemas es una característica del sistema abierto, la cual no se presenta en el sistema cerrado. Este sistema abierto siempre interactúa con el ambiente mientras que el sistema cerrado no. Las empresas tienen seis funciones principales que mantiene estrecha relación entre sí: •

Ingestión: Se puede decir que es la entrada de un sistema, es la compra de materia prima para procesarlos y conseguir dinero, maquinas y personas para este fin.

Procesamiento: es la transformación de los materiales existentes en la relación de entradas y salidas, el exceso equivale a la energía necesaria para la supervivencia de la empresa.

Reacción ante el ambiente: esto se da cuando la empresa cambia sus materiales, consumidores, empleados y recursos financieros. Los cambios pueden efectuarse en el producto, el proceso o la estructura.

Alimentación de las partes: En la empresa el dinero es la sangre, es la que permite la subsistencia de esta.


Regeneración de las partes: esta consiste en que los miembros de la organización se pueden enfermar, pueden jubilarse, dejar de pertenecer a ella y no solo en el caso de personas esto también se refleja en la maquinas pues están quedan obsoletas o inútiles y de igual forma son reemplazados por otro mas productivo.

Organización: Las funciones anteriores deben ser controladas, la administración coordina diversas funciones de producción, la planeación asegura el ajuste de la planeación. En un ambiente en constante cambio la previsión, la planeación, la investigación y el desarrollo son necesarios para que la administración pueda asegurar el ajuste de la organización.

E) LA ORGANIZACIÓN El sistema ha sido utilizado como la base de la organización de muchos de nuestros avanzados programas especiales y de defensa. El programa de la administración está adaptado para cambiar los requerimientos administrativos en la investigación, el desarrollo, el abastecimiento y la utilización. Estos también se han utilizado en procesos gubernamentales como los problemas de transporte, control de la contaminación y renovación urbana. El desarrollo del sistema planeación, programa y presupuesto (SPPP), intenta establecer objetivos, desarrollar programas para su logro, considerar los costos y beneficios de las alternativas a largo plazo. 1) La organización como sistema abierto. Herbert Spencer afirmaba a principios del siglo XX: "Un organismo social se asemeja a un organismo individual en los siguientes rasgos esenciales: • • • • •

En el crecimiento. En el hecho de volverse más complejo a medida que crece. En el hecho de que haciéndose más complejo, sus partes exigen una creciente interdependencia. Porque su vida tiene inmensa extensión comparada con la vida de sus unidades componentes. Porque en ambos casos existe creciente integración acompañada por creciente heterogeneidad"

Según la teoría estructuralista, Taylor, Fayol y Weber usaron el modelo racional, enfocando las organizaciones como un sistema cerrado. Los sistemas son cerrados cuando están aislados de variables externas y cuando son determinísticos en lugar de probabilísticos. Un sistema determinístico es aquel en que un cambio específico en una de sus variables producirá un resultado particular con certeza. Así, el sistema requiere que todas sus variables sean conocidas y controlables o previsibles. Según Fayol la eficiencia organizacional siempre prevalecerá si las variables organizacionales son controladas dentro de ciertos límites conocidos.


Características de las organizaciones como sistemas abiertos Las organizaciones poseen todas las características de los sistemas abiertos. Algunas características básicas de las organizaciones son: Comportamiento probabilístico y no-determinístico de las organizaciones: La organización se afectada por el ambiente y dicho ambiente es potencialmente sin fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Las consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no-determinísticas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible, ya que las personas son complejas, respondiendo a diferentes variables. Por esto, la administración no puede esperar que consumidores, proveedores, agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de partes menores: Las organizaciones son vistas como sistemas dentro de sistemas. Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interacción, produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes independientemente. Talcott Parsons indicó sobre la visión global, la integración, destacando que desde el punto de vista de organización, esta era un parte de un sistema mayor, tomando como punto de partida el tratamiento de la organización como un sistema social, siguiente el siguiente enfoque: ♥ La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social. ♥ La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor. ♥ La organización debe ser analizada como un tipo especial de sistema social, organizada en torno de la primacía de interes por la consecución de determinado tipo de meta sistemática. Las características de la organización deben ser definidas por la especie de situación en que necesita operar, consistente en la relación entre ella y los otros subsistemas, componentes del sistema mayor del cual parte. Tal como si fuera un sociedad. 2) Interdependencia de las partes. Un cambio en una de las partes del sistema, afectará a las demás. Las interacciones internas y externas del sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonomía. 3) Homeostasis o estado de equilibrio.


La organización puede alcanzar el estado firme, solo cuando se presenta dos requisitos, la unidireccionalidad y el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que hayan cambios en la empresa, los mismos resultados o condiciones establecidos son alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso que está dentro de los límites definidos como tolerables. El progreso puede ser mejorado cuando se alcanza la condición propuesta con menor esfuerzo, mayor precisión para un esfuerzo relativamente menor y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad. 4) Fronteras o límites. Es la línea que demarca lo que está dentro y fuera del sistema. Podría no ser física. Una frontera consiste en una línea cerrada alrededor de variables seleccionadas entre aquellas que tengan mayor intercambio (de energía, información) con el sistema. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad, dicha permeabilidad definirá el grado de apertura del sistema en relación al ambiente. 5) Morfogénesis. El sistema organizacional, diferente de los otros sistemas mecánicos y aun de los sistemas biológicos, tiene la capacidad de modificar sus maneras estructurales básicas, es identificada por Buckley como su principal característica identificadora. 6) Modelos organizacionales. Schein propone una relación de aspectos que una teoría de sistemas debería considerar en la definición de organización •

La organización debe ser considerada como un sistema abierto.

La organización debe ser concebida como un sistema con objetivos o funciones múltiples.

La organización debe ser visualizada como constituida de muchos subsistemas que están en interacción dinámica unos con otros.

Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de ellos, afectará a los demás.

La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas.

Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil definir las fronteras de cualquier organización.

F) Modelo de Katz y Kahn.


Desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo a través de la aplicación de la TS y la teoría de las organizaciones. Según su modelo, la organización presenta las siguientes características: La organización como un sistema abierto Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características: •

Importación (entrada): la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones energéticas de otras instituciones, personas o del medio. Ninguna estructura social es autosuficiente. Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La organización procesa y transforma insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.

Exportación (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el medio ambiente.

Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importacióntransformación-exportación. La importación y exportación son transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su ambiente inmediato, la transformación o procesamiento es un proceso contenido dentro del propio sistema.

Entropía negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso se le llama entropía negativa o negentropía.

Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales conteniendo energía que se transforman por el trabajo hecho. También reciben información, proporcionando señales sobre el ambiente. La entrada de información más simple es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvíos de la línea correcta. Las partes del sistema envían información de cómo operan a un mecanismo central y mantiene así la dirección correcta. Si dicha retroalimentación negativa es interrumpida, el estado firme del sistema desaparece. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar selectivamente respecto a las señales de información para las cuales esté programado. Es un sistema de selección de entradas a través del cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su estructura.


Estado firme y homeostasis dinámica: los sistemas abiertos se caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de energía del exterior y una exportación continua de los productos del sistema. La tendencia más simple del estado firme es la homeostasis, pero su principio básico es la preservación del carácter del sistema, o sea, un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. La homeostasis es un mecanismo regulador.

Diferenciación: la organización, como todo sistema abierto, tiende a la diferenciación, o sea, a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna. Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, o sea, un sistema puede alcanzar, por una variedad de caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

Límites o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta límites o fronteras, esto es, barreras entre el ambiente y el sistema. Definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura.

G) Las organizaciones como clase de sistemas sociales. Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, los cuales a su vez son sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas abiertos propiedades como la entropía negativa, retroinformación, homeostasis, diferenciación y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a la elaboración y a la diferenciación, debido a su propia dinámica. Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos. Ellas son repetitivas, relativamente duraderas y ligadas en espacio y tiempo. La estabilidad o recurrencia de actividades existe en relación con la entrada de energía en el sistema, en relación con la transformación de energías dentro del sistema y en relación con el producto resultante o salida de energía. Mantener dicha actividad, requiere renovación constante de energía. Es lo conocido como negentropía. H) Características de primer orden. Para Katz y Kahn, las características de las organizaciones como sistemas sociales son las siguientes: •

Los sistemas sociales, al contrario de las demás estructuras básicas, no tienen limitación de amplitud. Las organizaciones


sociales están vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, recursos materiales, fábricas y otros artefactos, aunque estos no estén interactuando. El sistema social, es independiente de cualquier parte física determinada, pudiendo aligerarla o sustituirla. El sistema social es la estructuración de eventos o acontecimientos y no la estructuración de partes físicas. •

Los sistemas sociales necesitan entradas de producción y de mantenimiento. Las entradas de mantenimiento son las importaciones de energía que sustentan al sistema; las entradas de producción son las importaciones de energía, procesadas para proporcionar un resultado productivo.

Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, esto es, son sistemas esencialmente inventados, creados por el hombre e imperfectos.

Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Los sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir la variabilidad e inestabilidad de las acciones humanas.

Las funciones, normas y valores como los principales componentes del sistema social: las funciones describen formas específicas de comportamiento asociado a determinadas tareas. Las funciones se desarrollan a partir de los requisitos de la tarea. Las normas son expectativas con carácter de exigencia, que alcanzan a todos los que les concierne el desempeño de una función, en un sistema o subsistema. Los valores son las justificaciones y aspiraciones ideológicas más generalizadas.

Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones.

El concepto de inclusión parcial: la organización usa sólo los conocimientos y habilidades de las personas que le son importantes.

La organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento organizativo debe ser estudiado en relación con las transacciones continuas con el medio ambiente que lo envuelve.

I) Cultura y clima organizacional. Toda organización crea su propia cultura o clima, con sus propios tabúes, costumbres y usos. El clima o cultura del sistema refleja tanto las normas y valores del sistema formal como su reinterpretación en el


sistema informal, así como las disputas internas y externas de los tipos de personas que la organización atrae, de sus procesos de trabajo y distribución física, de las modalidades de comunicación y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema. Dichos sentimientos y creencias colectivos, se transmiten a los nuevos miembros del grupo. Dinámica de sistema Para mantenerse, las organizaciones recurren a la multiplicación de mecanismos, ya que les falta la estabilidad de los sistemas biológicos. Así, crean estructuras de recompensas para vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores y dispositivos de control. Mientras que en la TS se habla de homeostasis dinámica (o mantenimiento del equilibrio por ajuste constante y anticipación), se usa el término dinámica de sistema en las organizaciones sociales: el sistema principal y los subsistemas que lo componen hacen que se vuelve cada vez más aquello que básicamente es. Para sobrevivir (y evitar la entropía), la organización social debe asegurarse de una provisión continua de materiales y hombres (entropía negativa). J) CONCEPTO DE EFICACIA ORGANIZACIONAL La eficiencia se refiere a cuanto de entrada de una organización surge como producto y cuanto es absorbido por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se relaciona con la extensión en que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen máximas. La eficiencia busca incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento para la organización, por medios técnicos y económicos (eficiencia) y por medios políticos (no económicos). Organización como un sistema de papeles Papel es el conjunto de actividades requeridas a un individuo que ocupa una determinada posición en una organización. La organización se constituye por papeles o conjunto de actividades esperadas de los individuos y por conjuntos de papeles o de grupos que se superponen. La organización es una estructura de papeles. 1) Modelo socio técnico de tavistock Fue propuesto por sociólogos y sicólogos del Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock, con base en investigaciones realizadas en minas de carbón inglesas y empresas textiles hindúes. Concibe la organización como un sistema sociotécnico estructurado sobre dos subsistemas: ♥ El subsistema técnico: conlleva la tecnología, el territorio y el tiempo. Es el responsable de la eficiencia potencial de la organización. ♥ El subsistema social: comprende los individuos, las relaciones sociales y las exigencias de la organización tanto formal como informal. Transforma la eficiencia potencial en eficiencia real.


Estos dos subsistemas presentan una íntima interrelación, son interdependientes y se influyen mutuamente. El enfoque sociotécnico concibe a la organización como una combinación de tecnología y a la vez un subsistema social. El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque sociotécnico, importa cosas del medio ambiente, las cuales en base a ciertos procesos de conversión, convierte en productos, servicios, etc., para exportar. La tarea primaria de la organización es algo que le permita sobrevivir dentro de ese proceso de: ♥ Importación: adquisición de materias primas. ♥ Conversión: transformación de las importaciones en exportaciones. ♥ Exportación: colocación de los resultados de la importación y de la conversión. El fundamento de este enfoque es que cualquier sistema de producción requiere tanto una organización tecnológica como una organización de trabajo. La tecnología limita la especie de organización de trabajo posible, aunque la organización presenta propiedades sociales y sicológicas propias pero independientes de la tecnología. Las organizaciones tienen una doble función: técnica (relacionada con la coordinación del trabajo e identificación de la autoridad) y social (referente a los medios de relacionar las personas, para lograr que ellas trabajen juntas). El subsistema técnico es determinado por los requisitos típicos de las tareas que son ejecutadas por la organización. La tecnología determina el tipo de entrada humana necesaria a la organización. También es el factor determinante de la estructura organizacional y de las relaciones entre los servicios. Pero este subsistema no puede ser visualizarse aisladamente, ya que es el responsable por la eficiencia potencial de la organización. Los subsistemas técnico y social coexisten, si uno se altera, el otro tendrá repercusiones. 2) Evaluación crítica de la teoría de sistemas. De todas las teorías, la TS es la menos criticada, ya que aún no ha transcurrido suficiente tiempo para su análisis más profundo. Sin embargo, una apreciación crítica de la TS, lleva a los siguientes aspectos: Confrontación entre teorías de sistema abierto y de sistema cerrado: Hay varias implicaciones críticas entre distinguir un sistema abierto y uno cerrado, desde el punto de vista administrativo, están las siguientes del sistema abierto: •

La naturaleza dinámica del ambiente está en conflicto con la tendencia estática de la organización. Está constituida para autoperpetuarse en lugar de cambiar de acuerdo a las transformaciones del ambiente.


• •

Un sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir si no responde adaptándose al entorno. Un sistema abierto necesita garantizar la absorción de sus productos por el ambiente. Para garantizar su viabilidad, debe ofrecer al ambiente productos por el necesitados o crearle necesidad de tales productos. El sistema necesita, de constante y depurada información del ambiente. Para el sistema es indispensable una retroalimentación constante, depurada y rápida.

Contrario a ese enfoque abierto, la perspectiva de sistema cerrado indica las siguientes distorsiones: o Conduce el estudio y la práctica administrativa a una concentración en reglas de funcionamiento interno, la eficiencia como criterio primario de la viabilidad organizacional y por ende, énfasis en procedimientos y no en programas. o La perspectiva de organización como sistema cerrado, se da por insensibilidad de la administración tradicional a las diferencias entre ambientes organizacionales y por la desatención a la dependencia entre la organización y su ambiente. Soluciones, instrumentos y técnicas son intertransferibles, ya que el ambiente no hace la diferencia. o La perspectiva de la organización como sistema cerrado, lleva a la insensibilidad hacia la necesidad de cambios y adaptación continua y urgente de las respuestas de la organización al ambiente. En un ambiente de rápido cambio, las organizaciones desaparecerán si no se adaptan al cambio. 3) Características básicas del análisis sistémico. Las principales características de la moderna teoría de la administración basada en el análisis sistemático son las siguientes:  Punto de vista sistemático: la moderna teoría visualiza a la organización como un sistema constituido por cinco partes básicas: entrada, salida, proceso, retroalimentación y ambiente.  Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna es sobre el proceso dinámico de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización.  Multidimensional y multinivelado: se considera a la organización desde un punto de vista micro y macroscópico. Es micro cuando


es considerada dentro de su ambiente (sociedad, comunidad, país); es macro cuando se analizan sus unidades internas.  Multimotivacional: un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a través de ellas.  Probabilístico: la teoría moderna tiende a ser probabilística. Con expresiones como "en general", "puede ser", sus variables pueden ser explicadas en términos predictivos y no con certeza.  Multidisciplinaria: busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio. La teoría moderna presenta una síntesis integradora de partes relevantes de todos los campos.  Descriptivo: buscar describir las características de las organizaciones y de la administración. Se conforma con buscar y comprender los fenómenos organizacionales y dejar la escogencia de objetivos y métodos al individuo.  Multicausal: tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores interrelacionados e interdependientes. Los factores causales podrían ser generados por la retroalimentación.  Adaptativa: un sistema es adaptativo. La organización debe adaptarse a los cambios del ambiente para sobrevivir. Se genera como consecuencia una focalización en los resultados en lugar del énfasis sobre el proceso o las actividades de la organización. 4) Carácter integrativo y abstracto de la teoría de sistemas. La TS se considera demasiado abstracta y conceptual, por lo tanto, de difícil aplicación a situaciones gerenciales prácticas. Auque tiene gran aplicabilidad, su enfoque sistemático es básicamente una teoría general comprensible, que cubre todos los fenómenos organizacionales. Es una teoría general de las organizaciones y de la administración, una síntesis integradora. 5) El efecto sinérgetico de las organizaciones como sistemas abiertos. Una fuerte causa para la existencia de organizaciones, es su efecto sinérgico, es decir, en el resultado de una organización pueden diferir en cantidad o en calidad la suma de los insumos. La palabra sinergia viene del griego (syn = con y ergos = trabajo) y significa trabajo en conjunto. Cada participante de la organización espera que los


beneficios personales de su participación, sean mayores que sus costos personales de participación. Existe sinergia cuando dos o más causas producen, actuando conjuntamente, un efecto mayor que la suma de efectos que producirían actuando individualmente. 6) El hombre funcional. La TS se basa en la teoría del hombre funcional. El individuo desempeña un papel dentro de la organización, interrelacionándose con los demás individuos, como un sistema abierto. En sus acciones basadas en roles, mantiene expectativas respecto al rol de los demás y envía a los demás sus expectativas. Esa interacción altera o refuerza el papel. Las organizaciones son sistemas de roles, en las cuales los individuos actúan como transmisores de roles y organizadores.

7) El nuevo enfoque organizacional. La perspectiva sistémica introdujo una nueva manera de apreciar los fenómenos en terminos de amplitud, sino en cuanto al enfoque. El enfoque del todo y de las partes de dentro y de fuera, de lo general y de la especialización, de la integración interna y de la adaptación externa, de la eficiencia y de la eficacia. La visión global de las cosas, privilegia la totalidad y sus partes componentes, sin despreciar lo que denominamos emergente sistémico: Las propiedades del todo que no aparecen en ninguna de sus partes.

K) Datos. Para que un Sistema pueda funcionar debe de tener una base de datos, Todo sistema cuenta con una base de datos que permite trabajar con ellos, sien ellos sería imposible que un sistema cumpla con el objetivo para el cual fue creado. Por ejemplo en una empresa para que maneje una gran cantidad de datos debe de estar almacenada en una base de datos, estructurada, jerarquizada y ordenada y deben de seguir los principios básicos de diseño de datos y algunas reglas que deben de seguía al momento de crear una Base de datos. • La velocidad de acceso, • El tamaño de la información, • El tipo de la información, • Facilidad de acceso a la información, • Facilidad para extraer la información requerida, • El comportamiento del manejador de bases de datos con cada tipo de información.


II.

FUNDAMENTO TEÓRICO.

Los Sistemas de información, son desarrollados con propósitos específicos que atienda a la necesidad de la empresa, negocio u organización. Los diseños de Sistemas manejan distintos fases o tipos de sistemas de información:

TPS: Sistemas de procesamiento de Transacciones.


Son sistemas de información computarizados desarrollados para procesar gran cantidad de datos para transacciones rutinarias de las organizaciones, tales como nomina de inventario, que permiten que la organización interactúe con ambientes externos debido a que los administradores consultan los datos generados por las TPS para información al minuto acerca de lo que está pasando en su organizaciones, además es esencial para las operaciones diarias que estos sistemas funcionen sin interrupción.

OAS: Sistema de Automatización de Oficina. Dan soporte a los trabajadores de datos, quienes por lo general, No crean un nuevo conocimiento sino que usan la información para analizarla y transformar los datos, esto incluyen procesamiento de palabras, hojas de cálculo, editor de publicaciones, calendarización electrónica y comunicación mediante correo de voz, correo electrónico y videoconferencia. KWS: Sistema de Trabajo de conocimiento. Dan soporte a los trabajadores profesionales, tales como científicos, ingenieros, doctores, les ayudan a crear un nuevo conocimiento que contribuya a la organización o a toda la sociedad. MIS: Sistema de Información Gerencial. Son sistemas de información computarizada que trabaja debido a la interacción entre gentes y computadoras. Requieren que las gentes, el Software (programas de computadora) y el Hardware (computadora, impresora, etc.) trabajen al unísono. Dan soporte a un espectro más amplio de tareas organizacionales que los TPS. No reemplazan a los TPS. Sino que todos los MIS incluyen procesamiento de transacciones. Además incluyen el análisis de decisiones y la toma de decisiones. Los Sistemas de Información Gerencial producen información que es usada en la toma de decisiones. DSS: Sistema de Apoyo a Decisiones. Sistema de más alto nivel. Es la clase de más alto nivel en los sistemas de información computarizada, similar al sistema de información gerencial tradicional en que ambos sistemas dependen de una base de datos como fuente. Apoya en la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisión actual todavía es del tomador de decisiones. SISTEMAS EXPERTOS E INTELIGENCIA ARTIFICIAL. La Inteligencia Artificial puede ser considerada como la meta de los sistemas expertos, cuyo objetivo principal es desarrollar máquinas que se comparten de forma inteligente, en la toma de decisiones. Las investigaciones de la inteligencia artificial están orientados a: Comprensión del lenguaje natural y el análisis de la habilidad para razonar un problema y llegar a conclusiones lógicas. Un sistema experto (También llamado un sistema basado en conocimiento) captura en forma efectiva un problema y usa el conocimiento de un experto para resolver el problema particular experimentado en una organización seleccionando la mejor solución.


Los componentes básicos de un sistema experto son la base del conocimiento una máquina de inferencia que conecta al usuario con el sistema procesando consultas por medio de lenguajes tales como el SQL (Lenguaje de consultas estructuradas), y la interfaz del usuario. Los Ingenieros de conocimiento capturan las experiencias de los expertos, construyen un sistema de computadora donde incluyen el conocimiento del experto y luego lo implementan. GDSS: Sistema de Apoyo a decisiones de grupo. Son usados en cuartos especiales equipados en varias configuraciones diferentes, que permiten que los miembros del grupo interactúen con apoyo electrónico frecuentemente en forma de software especializado y con una persona que de facilidades al grupo. A fin de que resuelva un problema con la ayuda de varios apoyos como votaciones, cuestionarios, aportación de ideas y creación de escenarios. ESS: Sistema de Apoyo a ejecutivos. Los ejecutivos frecuentemente están buscando formas que les ayuden a tomar decisiones a nivel estratégico. Las ESS. Ayudan para organizar sus interacciones con el medio externo, proporcionando apoyo de gráficos y comunicaciones en lugares accesibles tales como salas de juntas u oficinas personales corporativas. Apoyan en la información generada por ls TPS y los MIS, ayudan a sus usuarios a que ataquen problemas de decisión sin estructuras, que nos son específicos de una aplicación, creando un ambiente que ayude a pensar acerca de los problemas estratégicos de una manera informada.


SDLS: CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS. Es un enfoque por fases del análisis y diseño que sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor manera mediante el uso de un ciclo especifico de actividades de análisis y del usuario. Se han divido el ciclo en siete fases:

1) Identificación

2) Determinación de

de problemas y objetivos

los requerimientos

3) Análisis de las necesidades del sistema

7) Implementación y evaluación del sistema

4) Diseño del

sistema recomendado

6) Prueba y

mantenimiento del sistema

5) desarrollo y

documentación del software

Identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Es la primera fase del ciclo de vida del desarrollo de sistema, tiene que ver con la identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa


es crítica para el éxito del resto del proyecto, ya que de esta etapa dependerá si resulta o no el sistema. En esta fase se requiere que el analista observe honestamente lo que está sucediendo en la organización. Luego junto con los demás miembros de la organización, el analista hace resaltar los problemas. Para que puedan ser mejoradas por medio del uso de los sistemas de información computarizados, para que la organización sea competitiva y este a la altura de los estándares de la industria. La identificación de objetivos es también un componente importante, el analista debe de descubrir lo que esta tratando de hacer el negocio. Luego verá algún aspecto de la aplicación del sistema de información pueda ayudar para que la organización alcance los objetivos atacando problemas específicos u oportunidades. Las personas involucradas en esta fase son los usuarios, analistas y administradores de sistemas que coordinan el proyecto. Las actividades consisten en los entrevistas a los administradores de los usuarios. Conocimiento obtenido, estimación del alcance del proyecto y documentación del los resultados. La salida de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene una definición del problema y la suma de los objetivos. Luego los administradores deberán de tomar decisiones para ver si continúan con el proyecto. •

Determinación de los requerimientos de información. En esta fase es la determinación de los requerimientos de información para los usuarios particulares involucrados. Las herramientas a usar son: Muestreo e investigación de los datos relevantes, entrevistas, cuestionarios, el comportamiento de tomadores de decisiones y su ambiente de oficina y hasta la elaboración de prototipos. Esta fase sirve para formar la imagen que el analista tiene de la organización y sus objetivos, que información necesitan los usuarios para realizar su trabajo. Las personas involucradas en esta fase son los analistas y los usuarios. Los administradores de las operaciones y los trabajadores de las operaciones. El analista de sistemas necesita saber los detalles de las funciones actuales del sistema: Quién: Las personas que están involucradas. Qué: La actividad del negocio u organización. Dónde: El ambiente donde se lleva a cabo el trabajo. Cuándo: En qué momento: Cómo: De qué manera se desarrollan los procedimientos actuales. La reingeniería de procesos de negocio puede ayudar a que el sistema antiguo pueda ser mejorado sin tener que construir un nuevo sistema. Al término de esta fase el analista debe de comprender el por qué de las funciones del negocio y tener información completa sobre las personas, objetivos, datos y procedimientos involucrados.

Análisis de las necesidades del sistema. En esta fase el analista de sistemas involucra el análisis de las necesidades del sistema. Una de las herramientas que se usa en esta fase es el uso de diagramas de flujo de datos para diagramar la entrada, el


proceso y la salida de las funciones del negocio u organización, en forma grafica estructurada. También el analista de sistemas analiza las decisiones estructuradas que se hacen. Estas decisiones estructuradas son aquellas para lñas que puedan ser determinadas las condiciones como alternativas de condición, acciones y reglas de acción. Hay tres métodos principales para el análisis de decisiones estructuradas: Lenguaje estructurado, tablas de decisión y arboles de decisión. En esta fase el analista de sistemas prepara una propuesta de sistema, costo beneficio, alternativas viables y recomendaciones finales. •

Diseño del sistema recomendado. En esta fase, el analista de sistemas, usa la información recolectada anteriormente para realizar el diseño del sistema lógico de información. Diseña procedimientos precisos para la captura de datos a fin de que los datos que van a ingresar ala sistema de información sean correctos, mediante el uso de técnicas para el buen diseño de formas de pantalla, interfaz del usuario. También incluye el diseño de archivos o bases de datos que guardaran la mayor parte de los datos necesarios para los tomadores de decisiones de la organización. Una base de datos bien organizada es la base para todos los sistemas de información. También debe de diseñar procedimientos de control y respaldo para proteger al sistema y a los datos y producir paquetes de especificaciones de programas para los programadores. Cada paquete debe de contener diseños de entrada y de salida, especificaciones de archivos y detalles de procedimientos. Y también `puede incluir arboles o tablas de decisión, diagramas de flujo de datos, un diagrama de flujo del sistema y los nombres y funciones de cualquiera de las rutinas de código que hayan sido escritas.

Desarrollo y documentación del software. El analista trabaja con los programadores para desarrollar un software original que se necesite, algunas de las técnicas estructuradas para el diseño y documentación de software incluyen diagramas estructuradas, el método HIPO, diagramas de flujo, diagramas Nassi-Schneiderman y Warnier-Orr y seudocódigo. El analista de sistema usa uno o más de estos dispositivos para comunicar al programador lo que necesita ser programado. El analista también trabaja con los usuarios para desarrollar documentación efectiva para el software, incluyendo manuales e procedimiento, la manera de usar el software y también qué hacer si se suceden problemas con el software. Los programadores tienen un papel importante en esta fase conforme se diseñan, codifican y eliminan errores de sintaxis de los programas de computadoras.

Pruebas y mantenimiento del sistema. En esta fase es cuando el sistema debe de ser probado ya sea solo por los programadores o por los analistas de sistemas junto con los programadores. Primero se ejecutan una serie de pruebas para que


destaquen los problemas con datos de ejemplo y eventualmente con datos reales del sistema actual. El mantenimiento del sistema y de su documentación comienza en esta fase y es efectuado rutinariamente a los largo de la vida del sistema de información. •

Implementación y evaluación del sistema. En esta última fase del desarrollo del sistema el analista ayuda a implementar el sistema de información. Esto incluye el entrenamiento de los usuarios para que manejen el sistema. En esta fase el analista necesita un plan para una conversión suave del sistema antiguo al nuevo sistema, que incluyen la conversión de archivos de formato antiguos a nuevos o la construcción de una base de datos, la instalación de equipo y la puesta del nuevo sistema en producción. La evaluación se muestra como parte de de esta fase final de ciclo de vida del desarrollo de sistema. A veces los sistemas trabajan en forma cíclica, cuando un analista termina una fase de desarrollo del sistema y pasa a la siguiente fase, el descubrimiento de un problema puede obligar a que el analista regrese a la fase anterior y modifique el Sistema. MANTENIMIENTO.

• • •

Después de que el sistema está instalado se le debe de dar mantenimiento, esto significa que los programas de computadora deben de ser modificados y actualizados en un promedio de 60% del tiempo que se emplea para el proyecto, es decir la mayor cantidad de horas se emplean para dar manteniendo y modificaciones al sistema. Conformen aumentan la cantidad de programas escritos, también aumenta la cantidad de mantenimiento que requiere. Esto se realiza por dos razones, la primera para corregir errores de software que son a veces llamados como “anomalías conocidas”, y son corregidos cuando son lanzados las nuevas versiones del software o versiones intermedias. La otra razón para realizar el mantenimiento del sistema es para mejorar las capacidades del software en respuesta a las necesidades organizacionales cambiantes que involucran algunas de las siguiente tres situaciones: Los usuarios frecuentemente solicitan características adicionales después de que se familiarizan con el sistema de computo y sus capacidades como son resortes, botones, etc. El negocio cambia a través del tiempo. Se debe modificar el software para abarcar cambios tales como nuevos requerimientos de reportes corporativos, la necesidad de producir nueva información para clientes, etcétera. El hardware y software están cambiando a un ritmo acelerado. Un sistema que usa tecnología antigua puede ser modificado para usar las capacidades de una nueva tecnología actual. El mantenimiento es un proceso continuo a lo largo del ciclo de vida de un sistema de información. Después de que este instalado el sistema de información, el mantenimiento por lo general toma la forma de corrección


de errores de programas no detectados previamente. Hasta conseguir un sistema de información que brinde un servicio confiable.

III.

DISEÑO DE UN SUBSISTEMA DE MATRICULA

INFORME PRELIMINAR 1.INSTITUCION Escuela de Posgrado de la Universidad Nacional de Educación “Enrique Guzmán y Valle” 2.UBICACIÓN Departamento: Lima Provincia: Lima Distrito:

La Molina

Dirección: Los agrícolas #280 Urb. Las acacias. Teléfono: 3492490 - 3492959 Niveles que atiende: Maestría y Doctorado Turnos: mañana, tarde y noche. Mixto EVOLUCIÓN DE LA INSTITUCIÓN La Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán y Valle, Alma Máter del Magisterio Nacional, es una institución académica, científica, Tecnológica y cultural dedicada a la investigación, la enseñanza y proyección social, al servicio del desarrollo independiente del país. Goza de autonomía académica, económica y administrativa, rigiéndose por la Constitución Política, la Ley Universitaria 23733, su Estatuto y su Reglamento. Constituyen fines específicos de la Universidad Nacional de Educación, la formación profesional de docentes para el sistema educativo nacional, la formación de especialistas investigadores en áreas afines a la educación; así como el logro de los más altos niveles


de perfeccionamiento en las ciencias de la educación, a través de los estudios de Maestría y Doctorado.

RESEÑA HISTÓRICA DE LA UNIVERSIDAD La historia de la Universidad Nacional de Educación se remonta al 6 de Julio de 1822, cuando el Libertador don José de San Martín, por Decreto Supremo, creó la Escuela de Preceptores, dando inicio así a la Primera Institución formadora de Maestros primarios del país; Constituyéndose en la institución antecesora y primigenia de la Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán y Valle. Por esta razón el 6 de Julio fue instituido como el Día del Maestro. Su primer director fue el inglés Diego Thompson, quien implantó el modelo educativo llamado Sistema Lancasteriano en la preparación de los maestros. De acuerdo con este sistema los alumnos más destacados se convertían en monitores y contribuían, mediante la práctica en el aula a la mejor formación profesional de sus compañeros. Por razones no precisadas dejó de funcionar, pero en 1850, durante el gobierno de Ramón Castilla, reabrió sus puertas con la denominación de Escuela Normal Central de Lima; y a partir de 1871 se denominará Escuela Modelo de Instrucción Primaria. En 1905, durante el gobierno de José Pardo, toma el nombre de Escuela Normal de Segundo Grado. Un año después egresa la Promoción que cuenta entre sus miembros con el renombrado maestro José Antonio Encinas, quien años más tarde al retornar al Perú Ejercerá la docencia en esta Casa Superior de Estudios (1911 - 1923). Este insigne maestro es autor de la obra pedagógica “Un ensayo de Escuela Nueva en el Perú” publicada en 1932. A partir del 2 de julio de 1929, la Escuela Normal Superior de Segundo Grado extiende su radio de acción a la formación de profesores de


Educación Secundaria, transformándose en Instituto Pedagógico Nacional de Varones, que en 1951 inicia la formación de profesores de Educación Técnica y firma un acuerdo con el Servicio Cooperativo Peruano Norteamericano de Educación, para construir en La Cantuta (Chosica), la actual ciudad universitaria; donde sus alumnos y Maestros viven y estudian hasta hoy, compartiendo labores académicas e investigación, gozando de un excelente espacio para desarrollar sus actividades. Desde 1953, se convierte en Escuela Normal Central de Varones y ocupa desde ese instante el actual campo universitario de La Cantuta. Como Escuela Normal Central de X campo universitario labores académicas en sus nuevas y flamantes instalaciones el 6 de julio de 1953. Por Ley Nº 12502 (1956) y en reconocimiento a su excelencia académica en la formación de maestros, es elevada al rango de Escuela Normal Superior Enrique Guzmán y Valle adquiriendo autonomía pedagógica, administrativa y económica con rango universitario; iniciándose, además, la coeducación en la formación de docentes, como homenaje a quien fuera el primer profesor peruano que asumió la dirección en 1919. significativos que revolucionaron la educación peruana, cuyos orígenes estuvieron en los cambios curriculares. El más importante aporte fue la concepción del Currículo Integral como una estructura sui generis, basada en una doctrina nueva, diseñada primero para la formación de maestros, luego extendida a la profesionalización universitaria en general. La antigua Escuela Normal Superior, al consolidarse como el Alma Máter del Magisterio Peruano, logró su más alto nivel de organización académica y administrativa, constituyéndose en la primera institución formadora de maestros en América Latina. En abril de 1960, al ser derogada la Ley Nº 12502, perdió en forma transitoria su categoría universitaria, pero los reclamos de los diversos estamentos de la institución y del magisterio nacional consiguieron que en 1965 se promulgue la Ley 15559, que le otorga la categoría de Universidad Nacional de Educación. Esta etapa de su vida institucional se concreta dos años después, el 23 de mayo de 1967. Luego de un período de casi una década de trabajo universitario, fue


recesada el 20 de febrero de 1977. Desde agosto de 1980, reinicia su tarea. educativa en el Sistema Universitario del Perú. A partir de entonces, desarrolla tareas tendientes a optimizar la eficiencia de su misión formadora de docentes. Con la Ley Universitaria Nº 23733 inicia una labor que tiene en cuenta La misión y el aporte de la Universidad al desarrollo del país que se traduce en el cumplimiento de las funciones de la Universidad en los campos de la Investigación Educacional, la Extensión Universitaria y la Docencia en sus diversas Especialidades; así como en el perfeccionamiento desarrollando programas de Maestría y Doctorado en Ciencias de la Educación. A partir de mayo de 1995 por disposición de las leyes N° 26457, N° 26614, N° 26797 y N° 26880, la UNE fue sometida a un proceso de reorganización. A partir del 5 de noviembre del 2000, la Universidad Nacional de Educación Enrique Guzmán y Valle fue dirigida por un Comité Transitorio de Gobierno designado por la Asamblea Nacional de Rectores, al amparo de la Ley Nº 27366, quien procesó la reincorporación de docentes y administrativos injustamente despedidos y la elección de las nuevas autoridades. Desde mayo del 2001 la UNE recuperó su plena autonomía y viene Preparando e implementando planes y programas estratégicos para recuperar su rol pionero en la Educación del país. En la actualidad la UNE, siguiendo los principios democráticos El 19 de Mayo del 2006 la Asamblea Universitaria ha elegido a sus autoridades: Dr. Juan Tutuy Aspauza, Rector; Dr. Luis Rodríguez de los Ríos, Vicerrector Académico y Dra. Lida Asencios Trujillo, Vicerrectora Administrativa.


ESCUELA DE POSTGRADO La Escuela de Postgrado funcionó hasta el semestre académico 2001-I En el distrito del Rímac, en el Jr. Pío Sarobe Nº 200, Parque Tacna Heroica, Urbanización La Huerta. En el mes de agosto del 2001 se inauguró la primera y segunda etapa de la nueva sede central de la Escuela de Postgrado con un área de 4,578.90 metros cuadrados en la Urb. Las Acacias del distrito de La Molina, ubicada entre las Calles Los Agrícolas, Los Petroquímicos y Los Zootécnicos. Este local, que es propio, ha sido diseñado y construido con lineamientos de la arquitectura moderna que la arquitectura moderna que la educación del siglo XXI exige.

1.

DESCRIPCIÓN.

La escuela de Posgrado de la Universidad Nacional de Educación “Enrique Guzmán y Valle” brinda los servicios de educación en Maestrías y Doctorados a toda la comunidad Nacional e Internacional. Con sus 14 maestrías y 2 doctorados. Tiene presencia a nivel Nacional con sus Maestrías Itinerantes En la actualidad la escuela de Posgrado cuenta con más de 1000 alumnos entre maestrías y Doctorados en sus horarios de atención de lunes a viernes de 3.00 pm a 10.00 pm, Sábados de 08.00 a 10.00pm y Domingos de 08.00 a 3.00pm. Lo que requiere un personal capacitado para su atención. La Infraestructura es Moderna de tres pisos, acorde a la modernidad educativa del País, Cuenta con 13 aulas de material Noble y 3 aulas de material Prefabricado, Cuanta con dos laboratorios de Informática, Dos Laboratorios de Idiomas, Una Biblioteca, Un auditorio, y oficinas de atención al público. Todas las aulas cuentan con proyectores multimedia, sala de Internet, Pagaduría.


ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA ESCUELA DE POSGRADO

DIRECTOR

SECRETARIA

SECCIÓN DOCTORADO

SECRETARIA

SEC. DOCENTE

SECRETARIA

DOCENTES

SECCIÓN DOCTORADO

SECRETARIA

DOCENTES

DIRECCION DE ESTUDIOS


2) PROBLEMAS DE LA INSTITUCIÓN Actualmente el gran problema de la institución es la falta de una adecuada información en canto a los pagos, notas, y el congestionamiento en la matrícula. El sistema de matricula es deficiente ya que debería de estar acorde a los tiempos, como es la matrícula vía internet, para eso se tiene que implementar un sistema de matrícula electrónica, enlazada con todas las oficinas encargadas de administrar los registros de pagos, registro de notas, y así llevar un correcto control para que al momento de la matrícula se tenga toda la información requerida. 3) VENTAJAS COMPETITIVAS DEL SISTEMA DE MATRÍCULA Este sistema traerá como consecuencia un mayor control sobre todo en los pagos, el alumno podrá saber con solo ingresar sus código el registro de sus notas, también podrá matricularse desde su casa con solo llenar sus datos. Evitando así le congestionamiento y molestias sobretodo la pérdida de tiempo. Una vez elaborado nuestro sistema una de las ventajas a brindarnos será el nivel de competitividad que obtendrá La Escuela de Posgrado en comparación de otras instituciones educativas puesto que se brindará un servicio rápido y eficaz. Lo cual significará el avance y mejoramiento de la calidad del servicio.

ELABORACIÓN DE UN SUBSISTEMA DE MATRÍCULA CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.


MESES ACTIVIDADES

AC CIO NE S

MAYO

JUNIO

JULIO

Investigación Preliminar Determinación de Requerimientos Análisis del Sistema 1. Estudio de la organización 2. Organización manual de funciones Levantamiento de información 3. Método de entrevista 4. Método Cuestionario 5. Método de observación Diagrama actual Diag. de contexto (EPG) DFD físico (en papel) DFD lógico DFD explosionado Diccionario de datos Informe definitivo del Sistema

I.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE LEVANTAMIENTO DEL DISEÑO DEL SUBSISTEMA DE MATRÍCULA EN LA ESCUELA DE POSGRADO

DFD= Diagrama flujo de datos.


CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE DISEテ前 DE S/S


MESES ACTIVIDADES

ACC ION ES

MAYO

JUNIO

JULIO

Diseño de sistemas Objetivos, metas, Alcance, propósito IMPLEMENTCION Beneficio Materialización del Diseño del S/S documento Documento base Diseño ad. el Compilafuente y ejecuta Proceso de programa normalización N1 (no redundancia) Página Web N2 (registros terminada diferentes) N3 (usa N1 y N2) Análisis y Diseño Diseño de base de datos Materiales generales Forma file (archivo) Formato registro Diagrama propuesto Análisis y Diseño Diagrama compuesto DFD físico Programación DFD lógico DFD Explosionado Base de datos Operación Diseño de diagrama de: Estructura de datos Diseño de paneles Diseño de reportes Informe definitivo del diseño S/S

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE IMPLEMENTACIÓN DEL S/S


MESES ACTIVIDADES

ACC ION ES

MAYO

JUNIO

PRUEBAS Piloto PRUEBA - Paralelo PRUEBA General Informe final del S/S

Prueba de sustituci贸n Del S/S. Creado Sustentaci贸n final del S/S. Creado Resultado de la sustentaci贸n

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE PRUEBA DEL S/S

JULIO


DIAGRAMA DE CONTEXTO

ALUMNO

• • •

-

CAJA • •

Se matricula previo pago Recoge record académico Constancia de Matricula

S/SISTEMA Recibo de Pago DE Matrícula MATRÍCUL Entrega record A Académico

I. II. III.

Recepción de pagos Otorga comprobantes

Informe Proceso de Matrícula Supervisa Proceso de Matrícula Reporte de Matriculados

DIRECCIÓN DE ESTUDIOS

DIAGRAMA DE FLUJO DEL S/S

DIRECCIÓN


DIRECCIÓN

ALUMNO REALIZA PAGO VERIFICA

NOTAS

SOLICITA NOTAS SUPERVISA PROCESO

OTORGA RECIBO

CONFIRM A

RECORD NOTAS

MATRI CULA

PAGO

CONFIRMA PAGO DEL ALUMNO PAGO REALIZADO

ALUMNO MATRICULADO

CAJA

DIGRAMA DE FLUJO DE DATOS LÓGICO DEL S/S

DIRECCIÓN DE ESTUDIOS


Realiza pagos

OTORGA RECIBO

CONFIRMA PAGOS

Solicita Record Académico Supervisa proceso

VERIFICA NOTAS

Record Notas

PAGO Solicita Notas

NOTAS

MATRÍCUL A

ALUMNO Alumno Matriculado

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS DE NOTAS DEL S/S


Docentes proporcionan Promedio De notas

NOTA POR CICLO ACADEMICO

Procede

Alumnos Solicitan Record De Notas

PROMEDIO DE NOTAS

Resultado y Condición

MODELO DE BASE DE DATOS DEL S/S

MATÍCULA

Entrega Record de Notas


DIRECCIÓN

PA GO

ALUMNO

DESAPRO BADO

CONDI CIÓN

CAJA

RE CI BO

APROBADO

MATRÍCULA

BIBLIOGRAFÍA Análisis y diseño de Sistemas.

KENDALL & KENDALL

DIRECCIÓN DE ESTUDIOS


http://paginespersonals.upcnet.es/~jmg2/libro/ds7m7.htm http://www.monografias.com/trabajos11/teosis/teosis.shtml#CONCEP http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema http://www.monografias.com/trabajos14/disenio-sistemas/disenio-sistemas.shtml http://www.mundogeo.com.br/images/espanol/infogeo/7/pag29-1.jpg



ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS