Wijzigingen betalingen en incasso’s: Ben jij er klaar voor? Kun jij per 1 januari 2014 nog internationale betalingen verrichten? En incasso’s ontvangen? Is jouw betalingssysteem op orde? Vanaf 1 februari 2014 wordt namelijk SEPA ingevoerd. Ofwel Single Euro Payments Area, één Europese Betaalmarkt om het betalingsverkeer eenvoudiger en efficiënter te maken. Alle Nederlandse betaalmiddelen worden vervangen door Europese betaalmiddelen, waaronder Europese overschrijvingen en Europese incasso’s. Ook de fitnessbranche krijgt hiermee te maken. De invoering van SEPA heeft zeker ook gevolgen voor jouw betaalproces. Het IBAN vervangt de rekeningnummers zoals we die nu kennen. Deze overgang geldt voor iedereen. Voor bedrijven en leveranciers, maar ook voor jouw klanten. Wanneer per 1 februari 2014 iedereen over is op IBAN mag je alleen nog Europese betaalproducten gebruiken, maar ook alleen nog maar Europese incassoproducten. Wat betekent dit dan voor jouw administratie, systemen en software? Weet je welke aanpassingen je moet doen om straks nog te kunnen betalen en/of incasseren? Grote organisaties zullen meer moeten aanpassen dan kleinere, maar uiteindelijk moet iedereen wat doen. Ook de kleine zelfstandige.
Op tijd beginnen: nu 1 februari 2014 lijkt misschien ver weg, maar voor wie niet op tijd begint met de voorbereidingen heeft dit grote gevolgen. Het gaat zeker niet alleen om het aanpassen van facturen en het briefpapier. Om in 2014 het betalingsverkeer zonder problemen te laten verlopen, moet voor die tijd nieuwe machtigingen voor de bedrijvenincasso zijn geregeld. Hiervoor moet je een incassanten-id hebben en de administratie hebben aangepast. Hetzelfde geldt voor de batches die aangeleverd worden voor zowel incasso- als betaalopdrachten en niet te vergeten de mutaties op de verschillende rekeningen. Ook het verzenden van pre-notifications is nieuw. Misschien is jouw software grotendeels standaard met gering maatwerk. Maar ook dan moet het worden aangepast, ontworpen, ingepland, gebouwd en getest. Bovendien moet dat in de begroting worden opgenomen. Kortom: om te zorgen dat je betalingsverkeer ook na 1 februari 2014 gewoon kan doorgaan en niet vastloopt, moet je de nodige voorbereidingen treffen. Banken raden daarom ook aan nu al te beginnen. Maak een inventarisatie en bespreek
12 fit!magazine
deze met een adviseur om daarna over te kunnen gaan tot een zorgvuldig stappenplan. Houd hierbij ook rekening met de tijdlijnen die in het Nationaal Migratieplan zijn opgenomen. Het Nationaal Migratieplan (www.overopiban.nl/over-de-campagne/) geeft inzicht in de planning van de gefaseerde aanpak tot 1 februari 2014. Het plan geeft ook aan wanneer de banken en de softwareleveranciers klaar zijn om klanten en gebruikers te laten overstappen. Om bedrijven te helpen bij de overgang is een checklist ontwikkeld, deze is te vinden op www.overopIBAN.nl.
Overschrijvingen en incasso’s Op 1 februari 2014 verdwijnt de Nederlandse automatische machtiging uit het betaalproces. Maar je kunt nu alvast overstappen op de opvolger: de Euro-incasso. Hiermee ontvang je de betalingen op het afgesproken tijdstip en ben je na afloop van de terugboekingstermijn van acht weken zeker van onherroepelijke betaling. Voor de debiteur betekent dit dat hij of zij geen omkijken heeft naar een tijdige betaling en de controle houdt doordat men (doorlopende) incasso’s vooraf kan weigeren of achteraf kan storneren. De nieuwe standaarden voor incasso’s brengen wel de nodige veranderingen met zich mee. De aanlevertermijnen voor incassobatches bij de bank wijzigen, net als de richtlijnen voor het vooraf informeren van debiteuren (prenotificatie). Zakelijke incasso. De zakelijke incasso is de nieuwe variant van de huidige bedrijvenincasso. Het grote verschil is dat er geen terugboekrecht is, bij de huidige bedrijvenincasso is dat vijf werkdagen. Bij de zakelijke incasso zijn (dus) nieuwe machtigingen noodzakelijk. De huidige machtigingen van de standaard incasso blijven gewoon van kracht en hoeven niet opnieuw verkregen te worden. De standaard incasso wordt gebruikt voor particulieren, maar kan ook worden toegepast bij