Page 1

Virginia Association for Early  Childhood Education  Annual Report 2013 Reflections 

Annual Membership Meeting Agenda A meeting without an agenda is like a Basketball game without hoops: you just run up  and down the court but you never really get anything accomplished. (Viewpoint, Fall 2011)  • •

Call to Order Welcome 

• • •

Minutes from last years meeting Finance Report   Reports 

Introductions   –

Announcements – – –

Mary Landis – Outstanding Service to Children, Scholarship Recipients Pat Victorson ‐ Media Awards Mari Blaustein ‐Week of the Young Child  

Recognitions ‐ Kamna Seth  –

• • •

Toni Cacace‐Beshears ‐ SECA President, Kathy Attaway

CDA / Accreditation / VSQ programs

Retiring Board members  Election Results  Adjournment 

VAECE President Welcome Welcome to the 57th VAECE Conference. On behalf of the VAECE board I would like to be the first to welcome you to  “Building Bridges – Creating Connections” in Reston Virginia. The annual conference is one of our most visible  endeavors and annually attracts close to 2,000 early childhood professionals from across Virginia and other states. It is  an opportune time to foster VAECE’s mission, “to act and speak on behalf of all young children in Virginia”; to learn  about new methods and materials for classrooms and early childhood programs; to network and share valuable  information, strategies, and ideas; and to embrace the message regarding the great importance of young children. The theme for this year’s conference is “Building Bridges – Creating Connections”. This is such a timely topic when you  consider bridging homes and schools; research to practice; educators and policy makers. When you connect children  in a classroom community; professionals to professionals and programs to community resources you focus on the key  ingredients that result in a healthy, happy and well adjusted child.  I would personally like  to thank you for your dedication to young children and for your participation in this  conference, as it shows you are a true children’s advocate.  I would also like to thank the conference committee, a group of incredibly talented and dedicated volunteers, who  have worked diligently for more than two years to prepare this fabulous conference for you!  Enjoy the conference,  Toni Cacace‐Beshears President, VAECE 

NAEYC Affiliation: 1969 SECA Affiliation: 1972 Established: 1957

Mission Statement VAECE acts and speaks on behalf of all young children in Virginia.  ******************* VAECE includes 2,369 members and our conference is attended by  more than 1,600 early childhood education professionals annually. 

Throughout Virginia, nearly 1 million children are cared for by  professionals in early care and education

VAECE Annual Meeting Minutes March 2012 • • • • • • • • • • • • • •

• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

President/Board Members

Welcome Letter and Call to Order. Called to order at 8:03 am Door Prize Announcement : The Kaplan crib to Agape Family Daycare Approval  of Agenda

Toni Cacace‐Beshears General Meeting Minutes and President Report President                               Elva moved to approve the minutes. Joyce P. Jones 2nd.  Passed. Annual Report   ‐ PowerPoint handouts available at the General Meeting.  Handout  includes minutes and agenda. These two documents are also each available as a separate handout.  See handouts on the VAECE website. Ginny Brenner   Treasurer Toni Cacace‐Beshears President

Treasurer Report  As of today we have $8320.27 in checkbook. See attachment – Treasurer’s Report  March 7, 2012  Mary made the motion to approve report.   Joyce 2nd. Passed.

Introductions Leadership: Executive Committee; Presidents; Committee Chairs; Conference Chairs. Nancy Cheshire – SECA President Elections and Nominations  Elected to the Board for 2012: President Elect ‐ Debi DeLoose;  1st Vice President ‐ Paige  Beatty; Secretary ‐ Morgan Greene (name may change  due to impending wedding);SECA Rep. ‐ Susan Barnes Mary is looking for nominees before summer retreat for the following positions:  Treasurer; Member‐at‐Large; 4th VP. Two VPs are appointed and may continue if they wish.   (2nd  and 3rd).Two are elected (1st and 4th) Conference 2012 The is the 56th.  On‐site not calculated yet.  50% registered by C‐vent, 50% by paper. Conference 2013 Will be in Reston in March. 2014 Roanoke. Conference 2013  Reston, February 14‐16 Building Bridges Creating Connections Conference 2014 Roanoke  (dates not announced) SECA is in Williamsburg Strategic Plan                    Review of Goals and Related Notes 1) Public Policy: establish a grass roots effort. Capital Steps: Honorable Delegate Betsy B. Carr arranged for VAECE to sit in Gallery and introduced the VAECE group.  There         were 33 VAECE members present. 2) Align standards with programs, practices ,and professional preparation 3) Continue improve organizational wellness Deb Deloose is leading the development of chapter model option; contract review for contract manager; Finance taskforce is  reviewing  finance policy 4) Leadership development 5) Connected networks; include students in interviews 6) Promote scholarship and financial assistance Agenda Items Public Policy Policy brochure was updated and distributed to legislators during the session. Financial Policy Task Force Update Financial “Primer” being developed to inform and smooth transitions during leadership changes Student Task Force Several committee members investigating how students are involved nation‐wide and sharing By‐law changes in leadership position responsibilities  New positions described in the Policy Manual Highlights  See separate handouts on the website Nancy Cheshire                 SECA Update Short history of how SECA formed from 13 states. The value of membership in a regional SECA  Rep association. Power of representation in an  organization that is smaller than NAEYC with others who have similar interests and challenges. Leadership information, free gifts on line (book lesson plans); public policy  updates; quarterly SECA Reporter (not peer reviewed); Dimensions (peer reviewed)  Student scholarship (matching funds to send students to conferences). Leadership summit  ($1,000 to VAECE).  2013 SECA will be in Mobile, Alabama.  About 900 people come. 2014 SECA will be in Williamsburg, VA Mary Landis  Outstanding Service Award Ann‐Janey Schultz  Scholarship winners Tammy Gardner (SEAYC) Juanita Brown (TAECE) Pat Victorson Media Awards  Cathy Lewis (WHRO public radio and television) Kerri Furey (WAVY 10 television) Janie Bryant (the Virginia Pilot) Theressa Brown (FM 95.7 radio) Mari Blaustein Week of the Young Child Planning to start up a tradition that cost nothing and allows everyone to participate.  Everyone is to read the same book at the same time to model f                for policymakers and parents.  Everyone is encouraged to vote for a book on‐line. Resources will include activities to go with the book will be posted on line. Kamna Seth Recognitions  Please see the website for more details about scholarships to support professional development. CDA recipients (495 in Virginia this year.  People who attended  or were represented: Bianna Thomas, Brenda Esqu, Celest Hemphill, Linda Woods, Maria Waldus,  and Katrina Williams). NAEYC accredited programs (100 programs in VA)  Virginia Star Quality Rated programs (All accredited and rated programs are listed in the program.  Young Children’s Program at JMU is NAEYC accredited, but erroneously  omitted from the list from NAEYC.) Toni Cacace‐Beshears Survey Reminder Recognitions Conference sponsors (Preschool First and Teaching Strategies) Conference Co‐chairs and facilitators recognized Beth Griner, Susan Pollack, Temple Richardson, and Sara Dix Retiring Board Members           Susan Barnes, Joyce Jones, Debbie Deloose Call for Photographs of 2012 Conference  Send photos to hotline to help advertise the conference on the website  Door prizes  Closing  Pat made the motion to adjourn. 2nd Ginny. Passed.  Adjourn at 9:30AM.

Finance Total Receipts  $64,561.14

Total Expenses  $65,420.34

Actual Disbursements FY 2012

Actual Revenues FY 2012 Investment Transfer 22%

Grants 2%

Communications 19%

Dues 24%

Operating Expenses 17%

Conference Profit 52%

Professional Development 1%

Affiliate Support 3%

Membership Services 60%

Leadership Toni Cacace‐Beshears, President Mary Landis, Past President Debra Deloose, President‐elect Virginia Brenner, Treasurer Morgan Janke, Secretary Paige Beatty, First Vice President  for Affiliate Services Christine Scibetta, Second Vice  President for Professional     Development/Quality Pat Victorson, Third Vice President of  Public Policy and Liaisons Atleacia Gibson, Fourth Vice  President of Outreach Susan Barnes, SECA Representative Joan Smith, Member‐at‐Large

VAECE Local Affiliate Chapters Grassroots  Leadership!

Lord Fairfax AEYC Maureen Keeler

Northern Virginia AEYC Paige Beatty and Gay Hitchcock 

Valley Chapter of  VAECE

Prince William AEYC Mary Blenner and  Mary‐Catherine Deadman

Dorothy Sluss

Piedmont AECE Janet Trent

Southwest AEYC Danielle Murray

Southeastern AEYC Cindy Brown and Kim Jennings

New River Valley AEYC Kim Thomason

Central Virginia  AEYC Brooks Simms and  Stephanie Massie

Richmond ECA Geraldine Johnson

Southside AECE Joyce P.  Jones 

Tidewater AECE Alicia Spencer and Marvis Hazel

57th  Annual Conference All SECA  members  receive  member rate!

Visit for more information!

Other Board Members Conference Committee 2013 Jane Plum and Fahemeh Pirzadeh – Co‐Chairs  Conference Committee 2014 Karen Meyers and Aimee Hamm‐ Co‐ Chairs Legislative Consultant – Chris Spanos Viewpoint Editor – Mary‐Catherine Deadman Week of the Young Child – Mari Blaustein NAEYC Accreditation / CDA Chair – Kamna Seth

Conference 2014 • • •

Conference Co‐Chairs are  Karen Meyers and Aimee Hamm Roanoke March 14‐16, 2014 All Aboard! Destination: Quality

SECA January 16‐18, 2014 at the Colonial  Williamsburg Hotels.

Conference 2015  March in Richmond 

Other Conferences  SECA Conference 2013 – February 28‐March 2 Mobile, Alabama  SECA Conference 2014 – January 16‐18  Williamsburg, VA 

National Institute for Early Childhood Professional  Development (PDI) ‐ June 9‐12, 2013 San Francisco, California  National Conference  ‐ November 20‐23, 2013 Washington, DC  PDI – June 8‐11, 2014 Minneapolis, NM   National Conference – November 5‐8, Dallas, TX  

VAECE       Strategic Planning • VAECE has aligned its strategic planning with  NAEYC’s benchmarks and indicators.  • We have adopted the six goal areas and  developed specific strategic goals to improve  our services to members. 

Goal 1  Develop  grassroots  efforts

Public Policy 

Facilitate Capital Steps  Day Participate in  NAEYC Public  Policy  in DC

Goal 2  Programs 

Align Standards 


Professional Preparation 

Goal 3  Addition of  Chapter Model

Continuous Improvement  in  Organizational  Wellness

Contract   Review  and  development of  resource library 

Finance Task  Force

Goal 4  Student Groups  Task Force 

Leadership Development

Leadership Development  Activity at each  board meeting  Meeting  evaluations 

Goal 5  Use of Board  meetings to  inform of other  groups in Virginia

Connected Network

Use of Viewpoint  to highlight other  groups

Enlist students to  interview various  groups and post  interviews 

Goal 6 Review models of best  practice 

Promotion of  scholarship  system and  financial  assistance 

Develop additional  scholarship  opportunities 

Recommend guidelines  for easy administration  and target High School  and Community College  students

Major Highlights 2012  • Capital Steps – Richmond 22  participated  • Sent post cards to  legislators • NAEYC Public Policy – Washington DC  14  registered  • Worked with Voices on  the Unified Agenda 

• NAEYC Conference  • NAEYC Affiliate Council  Representation  • NAEYC Professional  Development Institute  • Participated in the  National Dialogue   • SECA Conference • SECA Board  Representation

Capital Steps 2013

Capital Steps 2013

NAEYC Conference Atlanta

NAEYC Conference Atlanta VAECE Board Meeting 

Major Highlights 2012 • Distributed online  • Task forces moved  Conference E‐News strategic planning  forward  • Used eZine Conference  Program • Viewpoint distributed 3  times a year • Continued with online  registrations and  • Continued the theme of  accepting credit card for  Leadership  conference  Development

Task Forces  •

Student Groups  

– Develop an outreach, professional,  development, and leadership plan  – Student area on the VAECE website  – Develop a student grant – Partner with local affiliates for  support of student participation 

Technology – Developed a protocol for website  recommendations, updates and  changes – Develop guidelines for use of e‐ news, social media, online  conference calls, Viewpoint 

Public Policy  – Develop a grassroots advocacy  awareness activities  – Continue with Capital Steps visits  to Richmond – Continue with participation with  NAEYC in Public Policy Washington  DC visits 

Finance Developed investment policies Developed a chart of accounts  Developing a budget primer Reviewing expense reimbursement  procedures – Refining conference budgeting  processes 

– – – –

Major Highlights 2012 • Started our first Chapter  • Website, Facebook with Valley Chapter of  • Acknowledge and have  VAECE a Subsidy Awards for  NAEYC  Accreditation  • Will have Governor’s  and CDA  Proclamation for WOYC • Developed new  • Read 2VA April 14‐20 membership flyers 



Introduction • Toni Cacace‐Beshears ‐SECA President – Kathy  Attaway

Announcements • Mary Landis  – Outstanding Service to Young Children Award  ‐ Adele  Robinson – Scholarship Recipients  ‐ none this year

Announcements Pat Victorson ‐ Media Awards Kavitha Cardoza Lisa Guernsey  Mari Blaustein ‐ Week of the Young Child Encouraging public officials to come and  read. 

Recognitions • Accreditation Chair – Kamna Seth –CDA recipients –NAEYC Accredited Programs   –Virginia Star Quality Rated  Programs 

Retiring Board Members • • • •

Treasurer – Ginny Brenner  Fourth VP – Atleacia Gibson Past President – Mary Landis Member at Large – Joan Smith  

Election Results  Welcome new board members   (June 2013 – July 2015)  • Member at Large – John Almarode • Treasurer – Johnnie Humphries  • Fourth VP for Technology – Atleacia Gibson 

See you next year  in Roanoke   All Aboard! Destination: Quality

Adjournment Thank you for speaking and acting on  behalf of all young children in Virginia. 

VAECE Annual Report  

VAECE Annual Report of activities in 2012.