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Kernwissen für Seminar und Praxis: Moderationstraining.

Uwe Freund

Moderationstraining für Besprechungen, Meetings und Workshops. Professionell moderieren mit perfekter Planung und wirkungsvollen Methoden. Mit den praktischen Checklisten: Alles auf einen Blick!

www.upnextverlag.de


Moderationstraining. Professionell moderieren mit perfekter Planung und wirkungsvollen Methoden. Kernwissen für Seminar und Praxis. Autor:

Uwe Freund Buch: eBook:

ISBN 978-3-930175-47-5 ISBN 978-3-930175-65-9

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2011-05-01


Moderationstraining. 1   Grundlagen der Kommunikation 1.1   Die vier Ebenen einer Nachricht .............................................................. 8   1.2   Gesprächsarten ..................................................................................... 9   1.3   Widerstände ........................................................................................ 10   1.4   Ein paar Grundregeln für erfolgreiche Kommunikation........................... 11   1.5   Themenzentrierte Interaktion (TZI).......................................................... 12  

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2   Planen und vorbereiten 14   2.1   Zielplanung......................................................................................... 16   2.2   Ablaufplanung .................................................................................... 16   2.3   Besprechungstypen, Besprechungsabschnitte .......................................... 18   2.4   Ziele festlegen ..................................................................................... 19   3   Steuerungstechniken 21   3.1   Spielregeln klären ................................................................................ 21   3.2   SCORE ............................................................................................... 22   3.3   Steuern durch Fragen ........................................................................... 23   3.4   Visualisieren und Präsentieren ............................................................... 25   3.5   Ideen sammeln .................................................................................... 26   3.6   Ergebnisse festhalten ............................................................................ 28  

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4   Bewerten und Entscheiden 29   4.1   Keine Verlierer! .................................................................................... 30   4.2   Einfache Punktentscheidung.................................................................. 30   4.3   Rosinen picken .................................................................................... 30   4.4   Entscheidungsmatrix............................................................................. 31   4.5   Entscheidung nach Dringlichkeit (MSKD) ................................................ 32   4.6   Entscheidung nach Realisierbarkeit (ETHOS) .......................................... 33   5   Konflikte sind positiv 34   5.1   Unnötige Konflikte vermeiden ............................................................... 34   5.2   Wertschätzend konfrontieren ................................................................. 35   5.3   Veränderungswunsch formulieren im optimierten 4-StufenModell ................................................................................................ 37   5.4   Konflikte formulieren und behandeln ..................................................... 38   6   Checkliste: Moderationsvorbereitung 40   6.1   Planung und Vorbereitung .................................................................... 40   6.2   Methoden- und Medienwahl ................................................................. 43   7   Dramaturgie einer Moderation Beispiel: Dramaturgie für eine Moderation

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8   Dos and Don’ts für Moderation und Präsentation 48   8.1   Wie du bist, übertönt deine Worte ......................................................... 48   8.2   Erscheinung und Körpersprache ............................................................ 49   8.3   Tonfall und Lautstärke .......................................................................... 50   8.4   Inhalt der Botschaft .............................................................................. 51   8.5   Selbstmotivation: Klassische Konditionierung .......................................... 53   9   Literaturtipps

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Stichwortverzeichnis

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Perfekt moderieren In diesem Handbuch finden Sie viele Informationen, Tipps und Hinweise für Ihre Besprechungen, Sitzungen, Meetings und Workshops. Sie dient Ihnen zum Nachschlagen und Weiterlesen, aber auch zum praktischen Vorbereiten Ihrer Moderationen. Den ersten Abschnitt bildet ein Kapitel zu den Grundlagen der Kommunikation, der Ihnen einige Anregungen geben oder bereits bekanntes Wissen aktivieren kann. Die Vorbereitungsmaterialien „Checkliste: Moderationsvorbereitung“ und die „Dos and Don’ts für Moderation und Präsentation“ erhalten Sie nach dem Training noch zusätzlich per E-Mail im PDF-Format, so dass Sie sie immer direkt für die Vorbereitung Ihrer Veranstaltungen nutzen können. Im letzten Abschnitt finden Sie Literaturhinweise zum Thema, damit Sie Ihr theoretisches Wissen weiter vertiefen können.

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Ich wünsche Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Planen und Moderieren Ihrer Besprechungen und Workshops.

uwe@uwefreund.com www.uwefreund.com

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1 Grundlagen der Kommunikation Kommunikation: Austausch von Informationen zwischen zwei oder mehreren Personen. Der Informationsaustausch erfolgt über bestimmte Zeichensysteme, in vielen Fällen über Sprache oder Schrift, doch sind auch non-verbale Kommunikationsformen (vor allem auch der visuelle Bereich) von Bedeutung. [Holtmann, Everhard: Politik-Lexikon. München, Wien: 1991.]

Kommunikation als „Austausch von Informationen“ findet über einen „Kanal“ statt, also ein bestimmtes Medium. Das kann beispielsweise Luft oder Raum sein.

Kanal

Damit sich der Sender der Informationen und der Empfänger auch „verstehen“, muss jedoch nicht nur der Kanal fehlerfrei funktionieren. Sender und Empfänger müssen auch über einen gemeinsamen „Code“, eine gemeinsame „Sprache“ verfügen.

Code

In anderen Worten: Der Empfänger muss wissen, wie er die Zeichen zu deuten hat, die vom Sender kommen. Oder umgekehrt: Der Sender muss wissen, wie er seine Information codieren muss, damit sie korrekt beim Empfänger ankommen.

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Sender

>>>>> KANAL >>>>>

"Repertoire" Sender

Empfänger

"Repertoire" Empfänger

Überschneidungsbereich: gemeinsamer "Code"

Sowohl Sender als auch Empfänger verfügen über ein „Repertoire“ an Ausdrucksmöglichkeiten, die sie senden und verstehen können. Wahrscheinlich sind jedoch die Ausdrucksmöglichkeiten der beiden Seiten nicht vollständig identisch: Sender und Empfänger können nur mit der Schnittmenge beider Repertoires sinnvoll miteinander kommunizieren. Das ist ihr „Code“, über den sie Informationen austauschen können.

Repertoire

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Neben diesem reinen Sprachcode verfügen Sender und Empfänger jedoch noch über weitere Kenntnisse, die für die Kommunikation wichtig sind: Wissen über die Sache selbst und über den Sender. Hinzu kommen schließlich noch die direkten kommunikativen Absichten, also das konkrete Ziel, das mit der Kommunikation verbunden ist.

G EG ENSTAND

Darstellung

SENDER

Ausdruck

NAC HRIC HT

Appell

EMPFÄNG ER

Wissen  über den  G egenstand

Wissen  über den  G egenstand

Wissen  über den  Empfänger

Wissen  über den  Sender

Kenntnis  der Sprachregeln

Kenntnis  der Sprachregeln

Kommunikative Absichten

Kommunikative Absichten

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Der Gegenstand – also das Thema, um das es geht – wird vom Sender in der Nachricht zum Ausdruck gebracht. Für den Empfänger, den die Nachricht erreicht, hat diese die Form eines Appells. Das heißt der Empfänger erhält Informationen, die bei ihm eine bestimmte Reaktion auslösen.

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1.1 Die vier Ebenen einer Nachricht Eine Nachricht drückt viel mehr aus, als nur die reine Sachinformation. In jeder Nachricht sind beispielsweise auch Informationen über das Ziel enthalten, das der Sender mit seiner Äußerung erreichen möchte. Insgesamt lassen sich vier Seiten oder Ebenen einer Nachricht unterscheiden:

NACHRICHT Inhalt Selbstoffenbarung Beziehung

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Appell

Ein Beispiel soll diese vier Ebenen verdeutlichen. „Das Fenster ist offen.“ Die Inhaltsseite dieser Nachricht enthält die reine sachliche Information, nämlich die, dass das Fenster geöffnet ist.

Inhalt

Außerdem teilt der Sender damit eine Befindlichkeit mit. Welche dies genau ist, kann im direkten Gespräch vor allem dem Tonfall entnommen werden. Eine solche Botschaft könnte sein: „Mir ist kalt“.

Selbstoffenbarung

Auf der Beziehungsseite drückt der Sender eine Beziehung zum Empfänger aus. Auch hier hängt die konkrete Bedeutung der Aussage z. B. vom Tonfall ab. Der Sender kann sowohl ausdrücken, dass der Empfänger eine untergeordnete Position hat und deshalb aus der Äußerung den Befehl zum Schließen des Fensters entnehmen soll. Es kann auch heißen „Kümmere dich um

Beziehung

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mich“ oder „Du denkst nicht an mich – und lässt das Fenster offen stehen, obwohl du sehen könntest, dass mir kalt ist“. Die Appellseite drückt eine Aufforderung aus. Der Sender wird wahrscheinlich erreichen wollen, dass das Fenster geschlossen wird.

Appell

Welche der verschiedenen Seiten der Nachricht vom Empfänger primär aufgenommen und ausgewertet wird, hängt unter anderem auch von der persönlichen Beziehung ab, die Sender und Empfänger verbindet. Oft versuchen wir, erst einmal oder gar ausschließlich die inhaltliche Seite der Nachricht aufzunehmen und auszuwerten. Je nach den individuellen Vorkenntnissen und Erfahrungen ist es jedoch möglich, dass ein Empfänger zunächst auf ganz andere Signale hört:

Aufnahme der Nachricht

§ Ein Empfänger, der es gewohnt ist, vom Sender Befehle entgegenzunehmen, wird möglicherweise zuerst die Appellseite sehen. § Fühlt sich der Sender vom Empfänger grundsätzlich unverstanden, wird er zuerst auf die Beziehungsebene hören. § Ist der Empfänger daran interessiert, mehr über die Persönlichkeit des Senders zu erfahren, wird er versuchen, Informationen aus der Selbstoffenbarungsseite der Nachricht zu ziehen.

1.2 Gesprächsarten

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Findet die Kommunikation als direktes, also persönliches Gespräch statt, erhält der Sender sehr schnell eine Rückmeldung darüber, wie seine Informationen angekommen und verarbeitet worden sind. Im direkten, also persönlichen Gespräch kann dies auch über non-verbale Hilfsmittel wie Gestik und Mimik (Körpersprache) geschehen. Dies kann ein Vorteil sein, weil die reine Information durch zusätzliche Signale unterstützt wird und leichter gedeutet werden kann.

Direktes Gespräch

Andererseits werden auch die eigenen Reaktionen, wie etwa Überraschung oder Verwunderung über eine Äußerung des Gegenübers, möglicherweise deutlich sichtbar, und das ist nicht immer erwünscht. Im indirekten Gespräch über das Telefon erhält der Sender zwar ebenfalls eine schnelle und direkte verbale Rückmeldung auf Äußerungen, nonverbale Informationen werden jedoch in keiner Richtung übermittelt.

Indirektes Gespräch (Telefon)

Beim schriftlichen Gespräch über den Brief erhält der Empfänger außer dem reinen Text keine zusätzlichen auswertbaren Informationen. Er kann jedoch davon ausgehen, dass alle Äußerungen auch genauer abgewägt worden sind, als das meistens im persönlichen Gespräch der Fall ist.

Schriftliches Gespräch (Brief)

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Umgekehrt hat der Empfänger jedoch die Möglichkeit, seine Antwort ebenso lange und ebenso genau abzuwägen. Für den Sender von Briefen bedeutet dies, dass er selbst beim Verfassen die Persönlichkeit und die möglichen Reaktionen des Empfängers vorwegnehmen muss. Er muss versuchen, sich in die Rolle des Empfängers hineinzuversetzen. Es muss versuchen zu erkennen, auf welche seiner Äußerungen der Empfänger mit Widerstand reagieren könnte, und diesen Widerstand auflösen. Das heißt vor allem auch, dass er sich selbst gegenüber der Persönlichkeit des Empfängers zurücknehmen muss!

1.3 Widerstände

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Widerstände, die während einer Kommunikation zwischen den Partnern auftreten können, können verschiedene Ursachen haben: § Bei personenbezogenen Widerständen lehnt der Empfänger die Person des Senders ab. Das kann an einer persönlichen Antipathie liegen. Das kann aber auch daran liegen, dass der Empfänger durch die Situation oder das Umfeld an ein zurückliegendes, möglicherweise unangenehmes Ereignis erinnert wird.

personenbezogen

§ Rationaler Widerstand findet auf der intellektuellen Ebene statt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Empfänger der Meinung ist, etwas besser zu wissen als der Sender.

rational

§ Emotionaler Widerstand entsteht, wenn der Sender nicht auf die Vorurteilsstruktur des Empfängers eingeht. Der Empfänger leistet emotionalen Widerstand, die Argumentation widerspricht den Begriffen, die er aus seinen Kenntnissen und Erfahrungen gewonnen hat.

emotional

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1.4 Ein paar Grundregeln für erfolgreiche Kommunikation § Nehmen Sie sich selbst zurück, und stellen Sie den Partner weiter in den Mittelpunkt Ihres Denkens.

Partnerorientierung

§ Denken Sie positiv und verwenden Sie positive Formulierungen. Vermeiden Sie Negativformulierungen.

Positiv denken

§ Nehmen Sie Ihren Partner und sein Problem erst. Stellen Sie sich selbst in einer vergleichbaren Situation vor.

Identifizierung

§ Trennen Sie Person und Sache.

Differenzierung

§ Hören Sie konzentriert und interessiert zu bzw. lesen Sie aufmerksam, worauf es dem Partner ankommt (Erfolg, Prestige, Anerkennung, Sicherheit), damit Sie später in diese Richtung argumentieren können.

Zuhören

§ Wenn Sie unterbrechen wollen, verwenden Sie z. B. rhetorische Fragen: „Darf ich Sie kurz unterbrechen?“ und nicht „Moment mal!“.

Rhetorische Fragen

§ Vermeiden Sie es, selbst in lange Monologe zu verfallen. Formulieren Sie klar, straff und kurz, wie es erforderlich ist.

Konzentration

§ Verwenden Sie die Fragetechnik, um zusätzliche Informationen zu bekommen und besser zu verstehen, was für den Partner wichtig ist. So lassen sich viele Missverständnisse vermeiden.

Fragetechnik

§ „Spiegeln“ Sie: Nehmen Sie eine Rückmeldung auf und geben Sie sie wieder zurück.

Spiegeln

§ Ihr Partner möchte wichtig genommen werden. Geben Sie ihm das Gefühl, dass er und sein Anliegen wichtig genommen werden.

Anliegen ernst nehmen

§ Vermeiden Sie belehrenden Tonfall. Steigern Sie das Vertrauen durch IchBotschaften („Ich sehe das anders“).

Ich-Botschaften

§ Schuldzuweisungen („Sie hören mir ja gar nicht zu!“) erzeugen Abwehr.

Abwehr abbauen

§ Stellen Sie Ihre eigene Auffassung nicht als allgemein gültige Wahrheit dar: „Ich sehe das anders“ ist besser als „Sie sehen das falsch“.

Offen formulieren

§ Sprechen Sie klar und deutlich sowie leicht verständlich (Satzbau, Grammatik, Fremdwörter).

Klare Formulierung

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Moderationstraining (Auszug)