Page 1

PROCESO DE ADQUISISCIONES conjunto de actividades, que en forma colaborativa buscan resolver un requerimiento, a trav茅s de la compra o contrataci贸n de bienes o servicios.

LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS V CICLO

SISTEMAS DE INFORMACION


SISTEMAS DE INFORMACION

PROCESO DE ADQUISCIONES

1. Concepto El proceso se inicia con la definición del requerimiento y finaliza con la adquisición del bien o servicio que se trate. 2. Las políticas y procedimientos Son aquellas directrices o reglas que regulan el desarrollo de un sistema, su nivel de seguridad, su uso y aplicación así como los procesos para su creación y mantenimiento.

2.1.

Se dividen en:

2.1.1. 2.1.2.

Políticas externas: Son aquellas directrices que establece una entidad gubernamental con el fin de regular la actuación de los empresas en general, se les conoce como leyes. Políticas internas: Reglas o normas que regulan la actividad en general dentro de la empresa. Regulan los sistemas de información en cuanto a su adquisición, su uso y administración dentro de una organización.

Estas políticas son creadas por los altos niveles de la dirección y el comité directivo 3. Los procedimientos: Son los responsables de indicar de manera específica cómo se realizan las actividades administrativas y de operación de una organización.

 El procedimiento debe de dar el resultado esperado en todas las ocasiones que se utilice.

 Definir las actividades de forma precisa.  Todas las áreas que dependan o estén

involucradas, deben de conocer el

procedimiento.

 El procedimiento debe de ejecutarse de la forma en que se tiene plasmado en la documentación.

LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS V CICLO

Página 1


SISTEMAS DE INFORMACION

PROCESO DE ADQUISCIONES

4. Definición de los Requerimientos:

 Enfóquese en las compras importantes Hacer esta distinción nos permitirá enfocarnos en aquellas compras que requieren de mayor atención y utilizar procedimientos estándares y simplificados para el resto.

 Haga participar al usuario Normalmente, los usuarios estarán en mejores condiciones que la unidad de abastecimiento para explicar qué es exactamente lo que se necesita, cómo lo necesita y cuándo lo necesita.

 Consulte a sus pares, expertos y proveedores Para conseguir información respecto del producto que se desea comprar o de los proveedores que pueden ofertarlos se recomienda consultar a las organizaciones que tienen experiencia en este tipo de compras.

 Defina las características claves del producto o servicio Recuerde que la definición de requerimientos tiene básicamente dos objetivos; por un lado, señalar a los proveedores qué y cómo queremos comprar, y en segundo lugar, explicitar para nuestro propio uso las características más relevantes de la compra a fin de tener presente la necesidad concreta que se necesita satisfacer.

 Registre y utilice información de las adquisiciones Algunos ejemplos de datos que pueden resultar relevantes son los tiempos que tardamos en realizar las compras, el resultado de las mismas, los precios LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS V CICLO

Página 2


SISTEMAS DE INFORMACION

PROCESO DE ADQUISCIONES

que pagamos, la evaluación de la calidad del producto, el servicio comprado, la evaluación del desempeño de los proveedores, información de los proveedores, etc. En muchas ocasiones esta información se pierde, por lo que una tarea importante que debemos realizar es identificar qué información necesitamos y cómo podemos recogerla y almacenarla para utilizarla cuando la necesitemos.

 Redacte bases técnicas o términos de referencia Independientemente del nivel de complejidad de una compra siempre es conveniente explicitar las características más importantes del producto o servicio que se desea. Además, cuando la compra implique la solicitud de oferta a proveedores, estos documentos serán fundamentales, pues serán la base sobre la cual los oferentes prepararán sus propuestas y los evaluadores determinarán la mejor alternativa. 5. Funciones

 Tramitar las gestiones de adquisición de bienes de los departamentos incluidos las sucursales de las organizaciones.  Supervisar que se proporcionen los bienes solicitados, reservados, cotizando y verificando la disponibilidad del presupuesto.  cargas de trabajo y evaluando su funcionamiento.  Realizar las actividades que le sean encomendadas por el gerente o subgerente en la esfera de su competencia. 6. Características Las cuales son tres: LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS V CICLO

Página 3


SISTEMAS DE INFORMACION

PROCESO DE ADQUISCIONES

6.1. Eficacia Entendida como la necesidad de que las compras permitan satisfacer una necesidad efectiva, relacionada con los objetivos de la organización. 6.2. Eficiencia En términos de utilizar de la mejor manera posible los recursos disponibles para satisfacer los requerimientos. 6.3. Transparencia . Se trata de cuidar que la información se encuentre disponible para quien lo requiera de manera de evitar situaciones poco claras, discriminatorias o que atenten contra la competencia 7. Partes de una Adquisición En relación con el contrato actual se necesita enfocar quién está involucrado en un contrato y cuáles son las diferentes obligaciones de cada uno de estos actores. Los contratos de ingeniería más comúnmente usados reconocen un “triángulo de actores”: el promotor, el ingeniero y el contratista. 7.1. El Promotor También conocido como el empleador, especifica, autoriza y paga para que la obra sea emprendida. 7.2. El Ingeniero Actúa como un agente a nombre del empleador. Los deberes del ingeniero incluyen:

 La evaluación de ofertas;  La supervisión del trabajo del contratista; LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS V CICLO

Página 4


SISTEMAS DE INFORMACION

PROCESO DE ADQUISCIONES

 La confirmación de si el trabajo ha sido completado no según las especificaciones; y  La mediación entre el empleador y el contratista en caso de una disputa. 7.3. El Contratista (El licitador) licita con éxito para un contrato y realiza la obra requerida. 8. Objetivos de una Adquisición 8.1. Triángulo de Objetivo 8.1.1. Costo: ¿Ha sido el trabajo completado dentro de los costos acordados en el contrato? 8.1.2. Calidad: ¿Ha sido realizado el trabajo de acuerdo con lo especificado? 8.1.3. Tiempo: ¿Ha sido la obra completada satisfactoriamente dentro del tiempo especificado? 9. Categorización 9.1. Monto de la Compra En la medida que la compra involucre más dinero, mayor atención habrá que poner en ella, ya que su impacto en el desempeño financiero de la organización se hace más relevante. 9.2. Frecuencia de Compra En la medida que una compra se haga frecuente, es más probable que podamos tratarla como una compra rutinaria. Las compras menos LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS V CICLO

Página 5


SISTEMAS DE INFORMACION

PROCESO DE ADQUISCIONES

frecuentes, pueden requerir mayor atención. Debemos buscar la manera de realizar la compra de manera eficiente. 9.3. Importancia estratégica para la organización Si una compra se enmarca en un proyecto o en un área de importancia estratégica para la organización, será fundamental prestarle una atención especial. 9.4. Mercado de Proveedores En el caso de productos que son transados en mercados de baja competitividad, es decir, donde hay pocos proveedores que monopolizan las ventas, será recomendable ser más cuidadosos que en aquellos casos en que la propia competencia genera resultados.

LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS V CICLO

Página 6

Proceso de adquisicones  

PROCESO DE ADQUISICIONES

Advertisement