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Ass. de Coordination U.S.E.P. de Villeurbanne Ecole Ed. HERRIOT 104, rue H. KAHN 69100 VILLEURBANNE

Année scolaire 2012 / 2013

et fax: 04 78 68 80 01 USEP-Villeurbanne@wanadoo.fr

Gestion des adhérents USEP

Pour faciliter le travail des responsables d’association, de l’USEP Villeurbanne et de l’USEP du Rhône, nous avons créé un outil de gestion des adhérents. C’est un fichier tableur utilisable avec Excel ou avec Openoffice.calc. Il devrait éviter la saisie manuelle des adhérents élèves en intégrant directement le fichier base élève du groupe scolaire concerné. Ce fichier comporte 5 onglets : DONNEES – BASE ECOLE – ENFANTS – ADULTES – BILAN Le responsable d’association fait un copier/coller de la base élèves sur l’onglet BASE ECOLE et n’intervient que sur les onglets ENFANTS et ADULTES. Une fois le fichier complété, il est envoyé à l’USEP de Villeurbanne qui regroupe les fichiers de toutes les associations en un seul fichier, synthétisant ainsi l’état des adhésions de l’année scolaire en cours. Ce fichier est certainement perfectible, faites nous part de vos remarques et suggestions.

 Travail avec Excel A partir de la BASE ELEVES, faire une exportation au format .CSV (par ex : AS Pierre Voyant.csv) Les champs correspondent à ceux de la BASE ELEVES et ne peuvent pas être choisis. Lancer le tableur Excel : 

Ouvrir le fichier .CSV généré : Boite de dialogue OUVRIR en ayant soin de sélectionner dans le champ format de fichier « tous les fichiers *.* » (En fait, le fichier .CSV installé sur votre PC s’ouvrira automatiquement avec Excel en cliquant dessus.) Sélectionner la totalité des cellules de la feuille (cliquer sur la 1ère case à l’intersection des lignes et des colonnes) et copier (raccourci : CTRL + C)

Ouvrir le fichier Adhérents 2012-2013 ASS..., Onglet BASE ECOLE : Coller le contenu du presse papier (positionner le pointeur sur la 1ère case à l’intersection des lignes et des colonnes et coller CTRL + V) Onglet enfants : les champs SEXE – NOM – PRENOM – DATE DE NAISSANCE – NIVEAU –SECTION se sont automatiquement mis à jour. A vous de remplir les champs : - école : à partir de l’onglet DONNEES, copier le nom de votre école et le coller dans le champ école de l’onglet ENFANT. Attention ne pas remplir les No AS et AS, ils se rempliront automatiquement. - temps scolaire, hors temps scolaire, études à thèmes : mettre un x Onglet adultes : Tous les champs sont à remplir. Notamment celui du code correspondant à la profession (demande de l’USEP du Rhône)


 Travail avec Openoffice.Calc (version 3.4.0 - toute dernière version téléchargeable) http://www.openoffice.org/fr/ A partir de la BASE ELEVES, faire une exportation au format .CSV (par ex : AS Pierre Voyant.csv) Les champs correspondent à ceux de la BASE ELEVES et ne peuvent pas être choisis. Lancer le tableur Excel : 

Ouvrir le fichier Openoffice.Calc généré : Boite de dialogue OUVRIR en ayant soin de sélectionner dans le champ format de fichier « tous les fichiers *.* » (En fait, le fichier .CSV installé sur votre PC s’ouvrira automatiquement avec Openoffice.Calc en cliquant dessus. Une boite de dialogue apparait (IMPORT DE TEXTE). Cliquez simplement sur OK. Sélectionner la totalité des cellules de la feuille (cliquer sur la 1ère case à l’intersection des lignes et des colonnes) et copier (raccourci : CTRL + C)

Ouvrir le fichier Adhérents 2012-2013 ASS..., Onglet base ECOLE : Coller le contenu du presse papier (positionner le pointeur sur la 1ère case à l’intersection des lignes et des colonnes et coller CTRL + V) Onglet enfants : les champs SEXE – NOM – PRENOM – DATE DE NAISSANCE – NIVEAU –SECTION se sont automatiquement mis à jour. A vous de remplir les champs : - école : à partir de l’onglet DONNEES, copier le nom de votre école et le coller dans le champ école de l’onglet ENFANT. Attention ne pas remplir les No AS et AS, ils se rempliront automatiquement. - temps scolaire, hors temps scolaire, études à thèmes : mettre un x Onglet adultes : Tous les champs sont à remplir. Notamment celui du code correspondant à la profession (demande de l’USEP du Rhône)

Pour toute aide ou suggestion : Olivier Gautier : 06.64.98.87.70 olivier.gautier@bbox.fr


didacticiel