ABC for ikke-økonomer

gunnar engelsüstrø gunnar engelsüstrø

omslag: jesper egemar

gunnar engelsüstrø har vÌrt ansatt som førstelektor ved Høgskolen i Oslo og Akershus (OsloMet) i en ürrekke og har der undervist i privat, kommunalt og statlig regnskap. Han driver kursvirksomhet i kommunalt regnskap, blant annet for kommunalt ansatte.

isbn 978-82-15-04770-6

for ikke-økonomer

ABC for ikke-økonomer

ABC for ikke-økonomer er boken for deg som ikke er økonom, men som trenger ü kunne noe om regnskap og økonomi.

Skal du starte ditt eget firma, eller utdanner du deg til et yrke hvor det er naturlig ü starte for seg selv? Kanskje du har blitt med i styret til en bedrift og ønsker ü forstü firmaets økonomiske situasjon bedre eller du har fütt større ansvar pü arbeidsplassen og ønsker ü oppgradere kunnskapene? Da er det nyttig ü lese denne boken.

Boken egner seg ogsü godt for studier som ikke er rene økonomistudier, men hvor økonomi inngür, for eksempel ingeniørutdanninger og studier i entreprenørskap.

ABC for ikke-økonomer gir en kortfattet og oversiktlig innføring i moderne IT-basert regnskapsførsel. Boken gir videre forstüelse av hva regnskapstallene forteller deg, og hvordan kostnader beregnes og priser fastsettes, og beskriver kort markedsmekanismer og budsjettering og finansiering.

Femte utgave er gjennomgĂĽende oppdatert med hensyn til lover, regler og rammebetingelser.

Du finner en rekke oppgaver i boken. Løsningsforslag til disse og andre tilleggsressurser finner du pü bokens nettside under www.universitetsforlaget.no.

5.

UTGAVE

ABC FOR IKKE-ØKONOMER

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 1

04.12.2020 12:15

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 2

04.12.2020 12:15

Gunnar Engelsåstrø

ABC FOR IKKE-ØKONOMER 5. utgave

uni ver sitetsforl aget

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 3

04.12.2020 12:15

© Universitetsforlaget 2021 1. utgave 2007 2. utgave 2010 3. utgave 2012 4. utgave 2016 ISBN 978-82-15-04770-6 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med rettighetshaverne er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning og kan straffes med bøter eller fengsel.

Henvendelser om denne utgivelsen kan rettes til: Universitetsforlaget AS Postboks 508 Sentrum 0105 Oslo www.universitetsforlaget.no Omslag: Jesper Egemar Sats: ottaBOK Trykk og innbinding: 07 Media – 07.no Boken er satt med: Times 11/13,5 Papir: 90 g Arctic Matt

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 4

04.12.2020 12:15

Innhold FORORD. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1

BEDRIFTENS REGNSKAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.1 Innledning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.2 Hva er regnskap? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.3 Grunnleggende regnskap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.4 Periodisering av kostnader og inntekter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 1.5 Rabatter og kreditnotaer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 1.6 Merverdiavgift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 1.7 Aksjeselskap. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 1.8 Utbytte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 1.9 Verdivurdering og måling – avslutning av regnskapet. . . . . . . . . 67 1.10 Presentasjon av regnskapsdataene . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

2

ANALYSE AV REGNSKAPET. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 2.1 Innledning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 2.2 Rentabilitet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 2.3 Likviditet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 2.4 Finansieringsstruktur – egenkapitalandel (EK-andel). . . . . . . . . . 100

3

BEDRIFTENS KOSTNADER OG INNTEKTER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 3.1 Innledning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 3.2 Bedriftens kostnader. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106 3.3 Kostnadsøkning ved økt produksjon – grensekostnad. . . . . . . . . . 116 3.4 Tilbud og etterspørsel – likevektspris . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 3.5 Priselastisitet (ep) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 3.6 Konkurranseformer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124 3.7 Optimal tilpasning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

4

PRISSETTING OG KALKYLER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 4.1 Innledning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 4.2 Direkte og indirekte kostnader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 4.3 Hvordan foregår prissettingen i de ulike bransjer?. . . . . . . . . . . . 138 4.4 Hvilken nytte har de ulike bedriftene av kalkyler?. . . . . . . . . . . . 140 4.5 Divisjonskalkylen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 4.6 Tilleggskalkylen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 4.7 Alternativkostnader. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

5 BUDSJETT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 5.1 Innledning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 5.2 Totalbudsjettet – likviditetsbudsjettet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 5.3 Resultatbudsjett. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 5

04.12.2020 12:15

6

Innhold

5.4 Budsjettprosessen er viktig. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 5.5 Budsjettkontroll – avviksanalyser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 6

ANALYSER FØR MAN INVESTERER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 6.1 Innledning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 6.2 Bruk av dekningsbidrag. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171 6.3 Dekningspunktanalyser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 6.4 Flaskehalser – hvordan velge riktig produkt?. . . . . . . . . . . . . . . . 176 6.5 Kapitalbehovet ved investeringer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 6.6 Lønnsomhetsberegning av investeringer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

7 FINANSIERING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 7.1 Innledning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 7.2 Egenkapital . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 7.3 Fremmedkapital (gjeld). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 7.4 Effektiv rente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 8

VIKTIGE LOVER OG BESTEMMELSER . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 8.1 Selskapsformer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 8.2 Bokføringsloven (BL). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 8.3 Merverdiavgift (mva.). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213

9

HVORDAN LYKKES SOM GRÜNDER?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 9.1 Innledning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 9.2 Forretningsplanen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218 9.3 Finansiering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 9.4 Hva med en medeier? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 9.5 God økonomistyring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 9.6 Andre viktige momenter for å lykkes som gründer. . . . . . . . . . . . 225 9.7 Personlige egenskaper. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 9.8 Avsluttende kommentar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228

OPPGAVER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 Oppgaver kapittel 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229 Oppgaver kapittel 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247 Oppgaver kapittel 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256 Oppgaver kapittel 4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 Oppgaver kapittel 5. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266 Oppgaver kapittel 6. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Oppgaver kapittel 7. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274 SVAR PÅ RETT ELLER GALT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276 APPENDIKS 1 ØKONOMISKE ORD OG UTTRYKK – LEKSIKON. . . . . . . . . 285 APPENDIKS 2 INNFØRING I EXCEL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 APPENDIKS 3 PRAKTISK REGNING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313 STIKKORDREGISTER. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 6

04.12.2020 12:15

7

Forord

Svært mange mennesker behøver en viss innsikt i økonomiske temaer. Alle som driver en bedrift eller har planer om å starte opp en bedrift, har behov for å kunne noe om økonomi.

Ledelse av en bedrift, om den er aldri så liten, krever innsikt i en god del økonomiske forhold. Dette er selvfølgelig krevende, for en bedriftsleder ønsker ofte å ha fokuset på produktet, tekniske løsninger, forholdet til kunder, osv. Alt dette er av største betydning, og innsikt i økonomi skal ikke fortrenge noe av dette. Økonomikunnskapene må komme i tillegg.

En bedriftsleder kan heller ikke være allviter. Når bedriften har nådd en viss størrelse, er det naturlig å skaffe seg kompetanse ved å ansette folk som har den.

Og man skal passe seg for å ta på seg for mange oppgaver på egen hånd. Regnskapsarbeid settes naturlig bort til et regnskapsbyrå. Men selv da vil det være behov for økonomikunnskaper. Den økonomiske informasjonen fra et regnskap er av stor betydning, og det å kunne lese og tolke regnskapsdata er så viktig at det kan man ikke overlate til andre. Kunnskaper om investeringer og lønnsomhet og til slutt beslutninger i den forbindelse kan heller ikke være andres ansvar.

Innsikt i de økonomiske temaene i denne boken kan få stor betydning for viktige valg og strategiske beslutninger. Denne innsikten er vanligvis forutsetningen for å kunne ha en god daglig økonomistyring. Alt dette er knyttet til ledelse på høyeste nivå i en bedrift.

Mange andre kan trenge noe kunnskap om økonomi, enten fordi de jobber med økonomisk relaterte problemstillinger, eller fordi de rett og slett kunne tenke seg å forstå økonomi litt bedre. Videre er det mange med styreverv i en bedrift som føler behov for å kunne foreta visse analyser. Atter andre føler kanskje behov for oppdatering av gamle kunnskaper i økonomi og regnskap.

Kort og godt er ABC for ikke-økonomer skrevet for deg som ikke er økonom og heller ikke har planer om å utdanne deg til det, men som likevel ønsker å kunne noe om regnskap og økonomi.

Forfatteren har prøvd å ta den pedagogiske utfordringen på alvor ved å skrive en bok som skal kunne leses av dem som ønsker å tilegne seg dette stoffet på egen hånd. Den er imidlertid også tenkt brukt som lærebok ved organisert kursvirksomhet og forelesninger ved utdanninger som for eksempel av ingeniører.

Om bokens innhold og oppbygging Boken dekker de aller fleste emner innen regnskap og økonomi på en grunnleggende måte. Temaene som er behandlet, er valgt ut fra en nøye gjennomtenkt plan. Alt skal ha praktisk anvendelse. Ingen av temaene er tatt med fordi de hovedsakelig er av teoretisk interesse.

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 7

04.12.2020 12:15

8

Forord

Framdriften er også gjennomtenkt. Boken starter med et regnskapskapittel, fordi det er gjennom regnskapet de fleste først møter økonomisk informasjon og økonomiske problemstillinger.

Dette er et stort kapittel, som umiddelbart kanskje virker litt tungt og vanskelig, og som det derfor kan være fristende å hoppe over. Det anbefales imidlertid ikke, ettersom det gir en innsikt i grunnleggende begreper og mekanismer som brukes utover i boken.

Neste kapittel er analyse av et regnskap. Et regnskap som ikke blir viderebehandlet i form av en analyse, er langt på vei et bortkastet regnskap.

Videre følger et kapittel om bedriftens kostnader. Det å kunne skille mellom ulike typer kostnader er av helt avgjørende betydning for en bedriftsleder. Kunnskaper om kalkyler er også avgjørende for å kunne sette en pris på en vare eller tjeneste, og budsjettet er av største betydning for å kunne ha en god økonomistyring. Kapitlet om analyser gir innsikt i viktige beregninger man bør ha gjort før man investerer. Finansieringskapitlet gir informasjon om de viktigste finansieringskildene, og viser hvordan man enkelt kan beregne effektiv rente ved de ulike finansieringsmåtene.

I kapittel 9 er det sett spesielt på problemer som gründere ofte står overfor.

Kanskje kan det kapitlet hjelpe deg å unngå de vanligste fellene som gründere går i.

Det er lagt vekt på at leseren skal forstå. Det å pugge sammenhenger uten noen dypere forståelse har lite for seg, og det er det i denne boken forsøkt å ta høyde for. For å få skikkelig tak på det faglige stoffet er det viktig å løse oppgaver under­veis. Det er utarbeidet løsninger til alle oppgavene. På bokens nettside under www.­universitetsforlaget.no er det lagt ut Excel-ark som kan benyttes til mange av oppgavene. På den måten blir arbeidet mest mulig likt slik det foregår i praksis. Der vil du også finne løsning på oppgavene.

Boken er ment å ha en praktisk tilnærming, derfor er lærestoffet i så stor grad som mulig koblet opp mot eksempler som skal være lette å kjenne seg igjen i. Emner som ikke har noen umiddelbar praktisk anvendelse, er utelatt.

Til mange av kapitlene er det også laget Excel-modeller som er brukt til å illustrere lærestoffet. Disse modellene kan lastes ned og benyttes til oppgaveløsninger, eller leseren kan benytte dem til å arbeide med egne problemstillinger. Eksempler på temaer hvor slike Excel-modeller er utarbeidet, er budsjettering, kapitalbehovsberegninger og beregning av effektiv rente.

I appendiks finner du en oversikt over de viktigste økonomiske ord og uttrykk.

Det er også en bred oversikt over viktige lover og regler.

Mange som føler behov for å lese denne boken, tenker kanskje samtidig at dette er ikke noe for meg, for her er det sikkert mye vanskelig matematikk, og den har jeg glemt eller aldri lært. For det første inneholder ikke boken mye vanskelig matematikk, og det aller meste lar seg løse ved hjelp av de fire vanlige regneartene. Det er imidlertid noe brøkregning, og for at ikke det skal bli noe hinder, er det tatt inn et appendiks som repeterer grunnleggende regning.

Excel er et redskap av avgjørende betydning når man arbeider med økonomiske emner. Siden ikke alle har like gode kunnskaper i Excel, er det tatt inn et lite innføringskurs i programmet her. Man behøver ikke være noen ekspert her heller, og man kommer svært langt bare med de mest grunnleggende kunnskapene. Noen ganger bruker man helt spesielle formler i Excel for å løse teknisk vanskelige beregninger.

I de tilfellene er det godt forklart i det enkelte kapittel.

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 8

04.12.2020 12:15

Forord

9

For å kunne teste seg selv underveis er det etter hver tema laget spørsmål hvor man skal ta stilling til om utsagnet er rett eller galt. Svarene på disse spørsmålene finner du på side 276 og utover.

Den 5. utgaven er en oppdatert versjon av 4. utgave. Det betyr at fagstoffet er det samme. I den utstrekning nye regler og bestemmelser er kommet til, er det tatt inn i boken. Det gjelder imidlertid ikke skatte- og avgiftssatser som endres relativt ofte.

Forfatteren vil være takknemlig over å få kjennskap til mulige feil i boken, i oppgaveløsningene eller i Excel-modellene. Slike kommentarer kan formidles via e-postadressen på bokens nettside.

Lykke til!

Oslo, november 2020 Gunnar Engelsåstrø

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 9

04.12.2020 12:15

10

Forord

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 10

04.12.2020 12:15

1.2

1

Hva er regnskap?

11

Bedriftens regnskap

☞ Etter dette kapitlet skal du kunne føre og avslutte et enkelt regnskap.

1.1 Innledning Dette kapitlet gir en grunnleggende innføring i regnskap. Regnskap er uten sammenligning den viktigste informasjonskilden når det gjelder økonomiske data i en bedrift. Derfor er det viktig å kunne lese regnskapsdata. Kjennskap til prinsippene som et regnskap bygger på, gjør at man har atskillig større muligheter til å trenge inn i regnskapet. I forbindelse med analyse av regnskapet er det åpenbart en fordel med kunnskap om prinsippene som ligger bak. Det er ikke bare i forbindelse med analyse at det er en fordel å forstå regnskapsprinsipper, det gjelder i høyeste grad også når man skal utarbeide budsjetter.

Regnskap er en meget omfattende disiplin, og det er ikke grenser for hvor mye man kan skrive om emnet. Jeg har ingen ambisjoner om å ta opp alle sider ved regnskapet i denne boken, men begrenser meg til å gi en innføring i de mest grunnleggende prinsipper. Når disse er lært og forstått, er det relativt enkelt å bygge ut kompetansen hvis det skulle være ønskelig.

Denne boken gir en innføring i det som er nødvendig å kunne for å føre regnskapet for en enkel bedrift innen handel, tjenesteytende næringer eller produksjon.

Den omhandler også de to mest aktuelle selskapsformene: enkeltpersonforetak og aksjeselskap. Har man forstått de prinsippene som presenteres her, skulle det ikke være noe i veien for å føre regnskapet selv ved å bruke en av de mange regnskapspakkene som er på markedet. Mange vil nok velge å sette bort arbeidet med å føre selve regnskapet. Likevel er det en fordel å forstå hvilke prinsipper som ligger bak regnskapsføringen og regnskapsavslutningen. Da har man bedre kontroll selv over den informasjonen som regnskapet gir.

1.2

Hva er regnskap?

De fleste av oss har et begrep om hva et regnskap er. Det er et uttrykk som vi finner i dagligtalen, og alle som har hatt kontakt med foreninger av ulike slag – kor, idrettslag, musikkorps, borettslag osv. – har sett et regnskap. Skattemeldingen er også en form for regnskap, selv om den på flere måter er litt spesiell og atskiller seg fra andre regnskaper.

Alle organiserte aktiviteter innebærer at penger er i omløp, og der hvor penger er i omløp, ønsker de involverte å få innsyn i de økonomiske forhold. Regnskapet gir innsikt i de økonomiske forhold. Uansett hva slags virksomhet man driver, ønsker

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 11

04.12.2020 12:15

12

Formue = verdier du eier som ikke er betalt av andre

Formue = Egenkapital

1

Bedriftens regnskap

man for eksempel å vite hva slags inntekter virksomheten har hatt, og hvor mye kostnadene utgjorde. Var kostnadene større eller mindre enn inntektene?

Begrepsparet overskudd–underskudd kjenner vi alle til; det er forskjellen mellom inntekter og kostnader. Man er vanligvis ikke fornøyd med å få vite sumbeløpene for inntekter og kostnader, men vil gjerne vite hva den/de viktigste inntektskilden(e) var, og hva pengene ble brukt til. Hva besto kostnadene av? Et resultatregnskap viser inntektene og kostnadene spesifisert, og forskjellen mellom dem. Dette kalles resultatet.

Men man er vanligvis ikke fornøyd med bare å få innsikt i hvordan det gikk driftsmessig i siste periode. De fleste som interesserer seg for de økonomiske forholdene, vil også gjerne vite litt om hvordan det egentlig står til på det tidspunktet regnskapet avlegges. Og med «står til» siktes det her først og fremst til hvor mye verdiene utgjør i virksomheten. Hva er verdien av eiendelene? Hvor mye utgjør bankinnskuddet eller kassebeholdningen, eventuelt varelager? Hva er verdien av inventar og bygninger? I tillegg vil man gjerne vite hvor stor gjelden er, og hvor mye formuen utgjør. En balanseoppstilling gir svar på disse spørsmålene.

Begrepet formue står svært sentralt, og vi griper tak i det med en gang. Den som har satt opp en skattemelding, er kjent med at det skal gis opplysning om verdier av bankinnskudd og aksjer, deretter følger verdi av bil, hus og hytte mv. Alt dette summeres, og så trekker man fra gjelden. Det beløpet som da står tilbake, er personens formue. Vi kan si det slik at formuen din er de verdier du eier som ikke banken eller andre långivere har vært med på å betale.

Det samme formuebegrepet brukes også i regnskap. Her kaller man formuen egenkapital. For en bedrift gjelder det samme som for en privatperson: Egenkapitalen (formuen) er den verdien av eiendeler som bedriften har, og som ikke er anskaffet for bankens eller andres penger. Vi finner egenkapitalen (formuen) på samme måte som i skattemeldingen: Først summerer vi verdien av eiendelene, deretter trekker vi ifra verdien av gjelden, og vi står igjen med bedriftens egenkapital (formuen). På samme måte som privatpersoner er interessert i å ha kunnskap om sin formue fra skattemeldingen, er bedriftseiere opptatt av formuen i bedriften. For å forstå regnskap er det viktig å få tak på egenkapitalbegrepet, men det kommer vi tilbake til mange ganger.

For mange er det å stille opp et regnskap frivillig, for eksempel for frivillige organisasjoner eller private foreninger. For andre er det en plikt, og for dem som driver en bedrift, er det et krav om regnskapsavleggelse. En regnskapsperiode er vanligvis et år, men man kan avlegge regnskap oftere hvis det er ønskelig. Spesielt nystartede bedrifter er ofte interessert i å følge den økonomiske utviklingen nøye, for eksempel fra måned til måned. Større industribedrifter offentliggjør vanligvis regnskap/tall hver tredje måned (kvartal).

Det finnes også en helt annen vinkling som kan brukes når man skal forklare hva regnskap er, og det er å beskrive de tre hovedfasene som utarbeidelsen av et regnskap gjennomgår:

1 Bokføring av forretningstilfeller og transaksjoner Dette er det daglige arbeidet med et regnskap, og det foregår kontinuerlig gjennom året. Det gir data til løpende oppfølging og oversikt hvordan driften går, betaling av skyldig merverdiavgift, arbeidsgiveravgift mv.

2 Verdivurdering og måling Dette er knyttet til avslutningen av regnskapet, og er en svært viktig fase. Det er nemlig slik at hver gang man foretar et årsoppgjør, må eiendelene underkastes en

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 12

04.12.2020 12:15

1.3

kritisk vurdering med hensyn til hvilken verdi de har, og da er det ikke tilstrekkelig å legge innkjøpspriser til grunn. Varelager kan ha falt i verdi, kundefordringene kan inneholde krav som man med god grunn kan forvente aldri blir betalt, eiendommer kan ha falt i verdi, osv. Dette er en svært viktig, men krevende fase.

En like viktig verdimåling som å finne verdien av eiendelene er å finne ut hvor mye gjeld en bedrift har. Og det er ingen selvsagt oppgave. Hvor mye banklånet utgjør, det vet man vanligvis fra en bankoppgave, men hvor mye bedriften skylder i feriepenger og arbeidsgiveravgift, det er ingen enkel sak å finne ut av.

3 Kommunikasjon av regnskapet Et regnskap inneholder viktig økonomisk informasjon til dem som har interesse av bedriften eller organisasjonen. Denne informasjonen må kommuniseres. En god kommunikasjon forutsetter at regnskapet presenteres i en lesbar rapport. Og lesbar rapport betyr at regnskapsdataene bør stilles opp på en fornuftig måte, ikke for detaljert, men oversiktlig og med vekt på det viktige. Det bør også utarbeides noter til regnskapet som forklarer viktige forhold som ikke uten videre lar seg lese ut av selve tallmaterialet. Regnskapet skal opplyse om, ikke skjule forhold, selv om de måtte oppleves som mindre hyggelige for ledelsen.

Regnskap er en omfattende disiplin, og det gjelder spesielt fase 2. I denne boken skal vi hovedsakelig legge vekt på fase 1, men også fase 2 og 3 blir berørt. Det ligger imidlertid utenfor denne bokens målsetting å gå i dybden når det gjelder fase 2 og 3. Lesere som ønsker det, vil med fordel kunne ta for seg videregående litteratur innen regnskap.

Det foreligger en rekke lovregler og standarder som har stor betydning for regnskapsutarbeidelsen. Disse blir heller ikke omtalt her, for det hører hjemme på et videregående nivå. Bokføringsloven, som har en rekke bestemmelser om den daglige bokføring og innretting av regnskapet, har imidlertid fått et eget kapittel.

1.3

13

Grunnleggende regnskap

Måling: Sette riktig verdi på eiendeler og gjeld

Regnskapsdata skal formidles til brukerne

Grunnleggende regnskap

1.3.1 Balanseoppstillingen

☞ Etter dette avsnittet skal du kunne forklare

– hva en balanseoppstilling viser – forskjellen på eiendel, egenkapital og gjeld – hvorfor balansesummene på hver side av balansen alltid er like

Vi starter innføringen i regnskap med å forklare balansen. Balansen er faktisk det viktigste i et regnskap, og det å forstå den er en forutsetning for å gå videre i innføringen.

Balansen viser situasjonen på et bestemt tidspunkt og ser i utgangspunktet slik ut:

Balansen er det viktigste i et regnskap

Balanse Eiendeler Egenkapital og gjeld Sum Sum

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 13

04.12.2020 12:15

14

1

Bedriftens regnskap

Balansen har, som vi ser, to sider: en eiendelsside som viser hvilke eiendeler en bedrift rår over, og en egenkapital- og gjeldsside som viser hvordan disse eiendelene er finansiert. (Egenkapital blir noen steder forkortet til EK.) For å få tak i hva en balanseoppstilling er, og hva som påvirker den, skal vi ta for oss et eksempel.

Vi følger Trine Dal i forbindelse med at hun starter opp en forretning. Hun er utdannet interiørarkitekt, har jobbet i diverse firmaer i en del år, men er nå arbeidsledig og vil prøve å skaffe seg et levebrød ved å levere tjenester til folk og bedrifter som trenger råd i forbindelse med innredning av hus og kontorer. Hun har nettopp registrert firmaet sitt i Brønnøysundregistrene og starter med å opprette en bankkonto den 2. januar og setter inn kr 100 000 på den. Bankinnskuddet er penger hun har spart, og det representerer det vi kaller Egenkapitalen. Egenkapitalen kaller vi også hennes formue i bedriften.

Balansen ser slik ut etter dette: 1

Balanse Eiendeler Egenkapital og gjeld Bankinnskudd

100 000 100 000

Egenkapital

100 000 100 000

Hun har eiendeler svarende til kr 100 000, og de er finansiert av hennes egne spare­ penger. Finansieringskilden når det gjelder bankinnskuddet er derfor egenkapital.

Samme dag opptar hun et lån i banken på kr 50 000. Pengene settes inn på bankkontoen. Da vil balansen se slik ut: 2

Balanse Eiendeler Egenkapital og gjeld Endring Bankinnskudd 50 000

Endring 150 000 100 000 50 000

Egenkapital 50 000

Banklån

150 000 150 000

Eiendelene er nå økt til kr 150 000. Bankinnskuddet er økt med kr 50 000 og finansieringskilden er banken. Lånet fra banken representerer gjeld.

Trine Dal trenger å innrede et kontor, og i den forbindelse kjøper hun en pc for 6 000 og kontorinventar for 24 000. Pc-en regner hun med å ha i fem år, inventaret bør kunne holde i ti år. I og med at dette er snakk om varige verdier, skal balansen vise dette. Dette kjøpet representerer ikke penger som er forbrukt. Det som har skjedd, er at det er byttet om på eiendelene: Kontanter byttes om til pc og inventar.

Balansen blir seende slik ut:

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 14

04.12.2020 12:15

1.3 3

Grunnleggende regnskap

15

Balanse og gjeld Eiendeler Egenkapital Endring

Bankinnskudd –30 000 Pc og inventar

30 000

Endring 120 000 100 000 30 000

Egenkapital

50 000

Banklån

150 000 150 000

Legg merke til at balansesummen er uendret, det samme gjelder egenkapitalen. Man blir verken «fattigere» eller «rikere» av å bytte ut kontanter med andre eiendeler.

Mange oppfatter det slik at man er blitt fattigere fordi bedriften disponerer færre kontanter, men det er ikke riktig. I denne sammenhengen er pc og inventar like gode eiendeler som kontanter.

Trine Dal hadde først tenkt å benytte et rom i eget hus som kontor, men finner fort ut at det er vanskelig å få ro og fred til arbeid der, så hun leier et lokale i et kontorbygg ikke langt unna, og flytter inn der. Månedsleien er kr 5 000, og hun må betale forskuddsvis. Balansen ser slik ut etter at leien er betalt: 4

Man blir ikke ­«fattigere» av å kjøpe eiendeler som har varig verdi

Balanse og gjeld Eiendeler Egenkapital Endring

Bankinnskudd

–5 000

Pc og inventar

Endring 115 000 95 000

-5 000

30 000 50 000

Egenkapital Banklån

145 000 145 000

Nå er bankkontoen redusert med kr 5 000, det samme er egenkapitalen. Hun ble kr 5 000 «fattigere» ved å betale denne leien. Husleie er en driftskostnad, og drifts­ kostnader reduserer egenkapitalen.

Trine Dal trenger også rekvisita til kontoret sitt, slik som penner, papir osv. Hun kjøper kontorrekvisita for i alt kr 240, og beløpet betales med trekk på bankkonto.

Balansen ser slik ut etter dette: 5

Balanse og gjeld Eiendeler Egenkapital og gjeld Endring

Bankinnskudd Pc og inventar

–240

Endring 114 760

94 760

240

50 000

–240 Egenkapital Banklån

144 760 144 760

Bankkontoen er redusert med kr 240, og det samme er egenkapitalen. Dette er altså en kostnad som reduserer egenkapitalen, på samme måte som husleien. Noen vil kanskje innvende at hun har pennene og papiret liggende på kontoret og slik sett representerer det en verdi. Det er for så vidt riktig, men det er ikke vanlig å regne forbruksmateriell som en eiendel som skal balanseføres, med mindre man har kjøpt inn i så store kvanta at det virkelig utgjør en verdi. Forbruksmateriell regnes som forbrukt i det øyeblikk det anskaffes.

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 15

Driftskostnader reduserer egenkapitalen

04.12.2020 12:15

16

1

Bedriftens regnskap

Trine Dal får sitt første oppdrag, og for dette mottar hun en godtgjørelse på kr 20 000. Pengene settes inn på bankkonto, og balansen ser slik ut: 6

Balanse og gjeld Eiendeler Egenkapital Endring

Bankinnskudd

20 000

Pc og inventar

Endring 134 760

114 760 20 000

30 000

50 000

164 760

164 760

Egenkapital Banklån

Inntekter øker egenkapitalen Inntekter øker egenkapitalen og dermed eierens formue.

Trine Dal har inngått en avtale med banken som innebærer at hun skal betale avdrag og renter på lånet i slutten av hver måned. Avdraget er på kr 500 og renten er 10 %. I slutten av januar betales derfor følgende: Avdrag: Renter: 50 000 · 0,1 · 1/12 = Sum

kr 500 « 417 kr 917

Balansen ser slik ut etter at banken har fått sine renter: 7

Balanse og gjeld Eiendeler Egenkapital Endring

Bankinnskudd

–417

Pc og inventar

Endring 134 343 114 343 30 000

–417 Egenkapital

50 000

Banklån

164 343 164 343

Bankbeholdningen er redusert med kr 417, og det samme er egenkapitalen.

Det å betale avdrag har imidlertid en annen virkning i regnskapet, og kan vises slik: 8

Balanse og gjeld Eiendeler Egenkapital Endring

Bankinnskudd Pc og inventar

–500

Endring 133 843 114 343 30 000

49 500

Egenkapital –500

Banklån

163 843 163 843

Betaling av avdrag påvirker ikke egenkapitalen Å betale avdrag har altså ingen innvirkning på egenkapitalen. Man blir verken rikere eller fattigere av å betale gjeld. Betaling av renter, derimot, reduserer eierens formue, altså egenkapitalen. Legg merke til dette poenget, for det er av stor betydning å avgrense hvilke betalinger som påvirker egenkapitalen, og hvilke som ikke gjør det.

9788215047706_Engelsåstrø_ABC for ikke-okonomer 5 utg 2020 231020.indd 16

04.12.2020 12:15

gunnar engelsüstrø gunnar engelsüstrø

omslag: jesper egemar

gunnar engelsüstrø har vÌrt ansatt som førstelektor ved Høgskolen i Oslo og Akershus (OsloMet) i en ürrekke og har der undervist i privat, kommunalt og statlig regnskap. Han driver kursvirksomhet i kommunalt regnskap, blant annet for kommunalt ansatte.

isbn 978-82-15-04770-6

for ikke-økonomer

ABC for ikke-økonomer

ABC for ikke-økonomer er boken for deg som ikke er økonom, men som trenger ü kunne noe om regnskap og økonomi.

Skal du starte ditt eget firma, eller utdanner du deg til et yrke hvor det er naturlig ü starte for seg selv? Kanskje du har blitt med i styret til en bedrift og ønsker ü forstü firmaets økonomiske situasjon bedre eller du har fütt større ansvar pü arbeidsplassen og ønsker ü oppgradere kunnskapene? Da er det nyttig ü lese denne boken.

Boken egner seg ogsü godt for studier som ikke er rene økonomistudier, men hvor økonomi inngür, for eksempel ingeniørutdanninger og studier i entreprenørskap.

ABC for ikke-økonomer gir en kortfattet og oversiktlig innføring i moderne IT-basert regnskapsførsel. Boken gir videre forstüelse av hva regnskapstallene forteller deg, og hvordan kostnader beregnes og priser fastsettes, og beskriver kort markedsmekanismer og budsjettering og finansiering.

Femte utgave er gjennomgĂĽende oppdatert med hensyn til lover, regler og rammebetingelser.

Du finner en rekke oppgaver i boken. Løsningsforslag til disse og andre tilleggsressurser finner du pü bokens nettside under www.universitetsforlaget.no.

5.

UTGAVE