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CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN................................................................ ................................ ................................ ....... 3 ¿QUÉ ES EXCEL?. CONCEPTO DE HOJA DE CÁLCULO. ................................ ................................ ........................ 3 ENTORNO DE TRABAJO ................................................................ ................................ ................................ ...3 ARCHIVOS DE EXCEL................................................................ ................................ ................................ ......4 NOMBRE DE LAS HOJAS................................................................ ................................ ................................ ...4 MOVERSE EN EXCEL................................................................ ................................ ................................ ....... 4 2. ORGANIZACIÓN DE LA PANTALLA ................................................................ ................................ ....5 BARRA DE TÍTULO ................................................................ ................................ ................................ .......... 5 BARRA DE MENÚS................................................................ ................................ ................................ ........... 5 BARRAS DE HERRAMIENTAS ................................................................ ................................ ............................ 6 CUADRO DE NOMBRES Y BARRA DE FÓRMULAS................................................................ ................................ 7 BARRA DE ESTADO ................................................................ ................................ ................................ ......... 7 BARRA DE SELECCIÓN DE HOJAS ................................................................ ................................ ...................... 7 BARRAS DE DESPLAZAMIENTO ................................................................ ................................ ........................ 8 3. INTRODUCIENDO DATOS ................................................................ ................................ ...................... 9 CELDAS ................................................................ ................................ ................................ ......................... 9 CELDA ACTIVA................................................................ ................................ ................................ ............... 9 FORMATO DE CELDA................................................................ ................................ ................................ ..... 10 FORMATOS NUMÉRICOS ................................................................ ................................ ................................ 11 CÓMO INTRODUCIR NÚMEROS ................................................................ ................................ ....................... 12 CÓMO INTRODUCIR TEXTO................................................................ ................................ ............................ 12 CÓMO INTRODUCIR FECHAS Y HORAS ................................................................ ................................ ............ 12 COMENTARIOS DE CELDA ................................................................ ................................ ............................. 13 RANGOS ................................................................ ................................ ................................ ...................... 14 AUTOLLENADO ................................................................ ................................ ................................ ............ 14 TIPOS DE LISTAS QUE PUEDE RELLENAR MICROSOFT EXCEL ................................................................ ............ 15 FÓRMULAS ................................................................ ................................ ................................ .................. 17 SINTAXIS DE LAS FORMULAS ................................................................ ................................ ......................... 17 ORDEN EN EL QUE SE EJECUTAN LAS OPERACIONES EN LAS FÓRMULAS ............................................................. 18 FORMULAS AVANZADAS: FUNCIONES................................................................ ................................ ............. 18 FUNCIONES DE ADMINISTRACIÓN DE LISTAS Y BASES DE DATOS ................................................................ ...... 18 FUNCIONES DE FECHA Y HORA................................................................ ................................ ....................... 19 FUNCIONES DDE Y EXTERNAS ................................................................ ................................ ...................... 20 FUNCIONES DE INGENIERÍA ................................................................ ................................ ........................... 20 FUNCIONES FINANCIERAS ................................................................ ................................ ............................. 21 FUNCIONES DE INFORMACIÓN ................................................................ ................................ ....................... 23 FUNCIONES LÓGICAS ................................................................ ................................ ................................ ....24 FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA ................................................................ ................................ ...... 24 FUNCIONES MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS ................................................................ ........................... 24 FUNCIONES ESTADÍSTICAS ................................................................ ................................ ............................ 26 FUNCIONES DE TEXTO ................................................................ ................................ ................................ ..28 PALETA DE FÓRMULAS................................................................ ................................ ................................ ..29 TRABAJANDO CON FÓRMULAS MATRICIALES ................................................................ ................................ ..30 4. TRABAJANDO CON EXCEL ................................................................ ................................ ................. 31 ABRIR, CERRAR Y GUARDAR ................................................................ ................................ ......................... 31 NOMBRANDO LAS HOJAS DE UN LIBRO ................................................................ ................................ ........... 31 INSERTAR HOJAS EN UN LIBRO................................................................ ................................ ....................... 31 MOVER Y COPIAR HOJAS ................................................................ ................................ ............................... 32 ELIMINAR HOJAS ................................................................ ................................ ................................ .......... 33 SELECCIONAR Y ACTIVAR CELDAS ................................................................ ................................ ................. 33 INTRODUCIR DATOS EN CELDAS ................................................................ ................................ .................... 34

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INSERTAR FILAS, COLUMNAS Y CELDAS ................................................................ ................................ ......... 34 BORRAR DE CELDAS ................................................................ ................................ ................................ ..... 35 MOVER Y COPIAR CELDAS ................................................................ ................................ ............................ 36 ASIGNAR NOMBRES A UNA CELDA, A UN RANGO O A UNA FÓRMULA................................................................ . 37 REFERENCIAS RELATIVAS Y REFERENCIAS ABSOLUTAS ................................................................ ................... 38 ABRIR DOS VENTANAS DEL MISMO LIBRO DE TRABAJO................................................................ .................... 39 DIVIDIR UNA VENTANA................................................................ ................................ ................................ . 40 INMOVILIZAR SECCIONES................................................................ ................................ .............................. 40 5. FORMATEANDO EL LIBRO ................................................................ ................................ ................. 42 CAMBIAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS Y LA ALTURA DE LAS FILAS ................................................................ 42 OCULTAR FILAS O COLUMNAS ................................................................ ................................ ....................... 42 FORMATO DE CELDAS................................................................ ................................ ................................ ... 43 6. TRABAJANDO CON GRÁFICOS Y DIAGRAMAS ................................................................ ............. 44 TIPOS DE GRÁFICOS ................................................................ ................................ ................................ ...... 44 EL ASISTENTE PARA GRÁFICOS ................................................................ ................................ ...................... 45 PARTES DE UN GRÁFICO................................................................ ................................ ................................ 46 MODIFICAR UN GRÁFICO ................................................................ ................................ .............................. 47 AGREGAR DATOS A UN GRÁFICO ................................................................ ................................ ................... 48 GRÁFICOS COMBINADOS................................................................ ................................ ............................... 48 7. IMPRIMIENDO EL LIBRO ................................................................ ................................ .................... 49 CONFIGURAR LA PÁGINA ................................................................ ................................ .............................. 49 ESTABLECER EL ÁREA DE IMPRESIÓN................................................................ ................................ ............. 51 IMPRIMIENDO ................................................................ ................................ ................................ .............. 52 SALTOS DE PÁGINA ................................................................ ................................ ................................ ...... 52 IMPRIMIENDO GRÁFICOS ................................................................ ................................ ............................... 53 LA VISTA PRELIMINAR ................................................................ ................................ ................................ .. 53 8. BIBLIOGRAFIA ................................................................ ................................ ................................ ...... 54

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Excel 97

Introducción

1. INTRODUCCIÓN ¿Qué es Excel?. Concepto de hoja de cálculo. Excel es una aplicación de hoja de cálculo, integrada en el entorno Windows. Una hoja de cálculo es un programa que, básicamente, te permite realizar cálculos con números; por ejemplo para realizar un informe de gastos o determinar si una inversión es o no rentable. Las hojas de cálculo son, junto a los procesadores de texto, una de las aplicaciones informáticas de uso más general y extendido. En Excel, además de las capacidades de una hoja de cálculo normal, se combinan una base de datos, un programa de gráficos bidimensionales y tridimensionales, lenguaje propio de programación y generación de macros (Visual Basic para aplicaciones); y todo dentro de la misma aplicación. Las hojas de cálculo están compuestas por una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: − − −

texto. valores numéricos, fechas y datos horarios. fórmulas o funciones matemáticas.

La potencia de una hoja de cálculo viene determinada por las fórmulas que se introducen en sus celdas. Las fórmulas realizan cálculos de manera automática, basándose en la información de las celdas de la hoja de cálculo, de manera que no haya que hacer esta operación manualmente. De esta forma pueden variarse los datos de la hoja en cualquier momento y las celdas se recalcularán instatáneamente en función de los datos modificados. Además, un programa como Excel contiene un gran número de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de cálculo. También es capaz de presentar rápidamente todos los datos analizados mediante gráficos de distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de cálculo o en otro fichero independiente. Estos gráficos pueden tener muchas formas (funciones, diagramas de barras o de líneas, diagramas de tarta, etc.) y estar representados en dos o tres dimensiones, dependiendo de las necesidades del usuario. Por último, permite asimismo generar aplicaciones a la medida del usuario (mediante macros), ya que cuenta con un lenguaje propio de programación (Visual Basic para aplicaciones, como ya se dijo).

Entorno de trabajo Antes de que la informática trajese al mercado estos programas, el trabajo que hoy en día solucionan las hojas de cálculo se hacía a mano con un papel y un bolígrafo. El área de trabajo era normalmente un escritorio, en donde había formularios, hojas cuadriculadas, etc., y en donde el usuario colocaba los datos más o menos ordenados. Las hojas de cálculo intentan mantener esta situación. El escritorio equivale al ámbito de trabajo, en el que en diferentes ventanas se pueden llevar a cabo simultáneamente distintos procedimientos. Para cada uno de estos procedimientos Excel ofrece los libros de trabajo. Los libros de trabajo son documentos que reúnen las diferentes hojas de trabajo en un documento general. Un libro de este tipo puede contener diferentes tablas y gráficos, como si fuese una carpeta en donde almacenamos nuestro trabajo.

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Introducción

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Una de las ventajas de los libros de trabajo es que los documentos que van agrupados no hace falta abrirlos separadamente. Cuando nosotros abrimos el libro, disponemos al instante de todos los documentos. La segunda ventaja fundamental de los libros es que algunas operaciones se pueden realizar simultáneamente en más de una hoja, como por ejemplo formatear un rango determinado. La tercera ventaja se refiere a cálculos que valoran datos de diferentes hojas. En principio Excel los libros de trabajo se abren con tres hojas, pero podemos añadir o eliminar cuantas hojas queramos (con un límite mínimo de al menos una hoja y un máximo que dependerá de la memoria de nuestro sistema). Una hoja en el libro es la parte activa en donde vamos a introducir y trabajar nuestros datos.

Archivos de Excel Cuando almacenamos nuestra información en el disco duro o disquete, Excel añade una extensión para diferenciar sus archivos. Utiliza como extensión .XLS para sus archivos de datos, a los cuales, como ya hemos dicho, se les conoce como libros. Además se puede almacenar en un archivo la situación actual del ámbito de trabajo, con los libros que esten abiertos. Para estos archivos usa la extensión .XLW. Por último, se pueden utilizar plantillas, a cuyo tipo se asocia la extensión .XLT. Las plantillas son archivos que sirven como modelo de configuración de tablas, gráficos o macros. Un ejemplo de plantilla puede ser un formulario que siempre deba rellenarse igual.

Nombre de las hojas Independientemente del nombre que hayamos puesto a nuestro libro de trabajo, cada una de las hojas que lo componen pueden tener un nombre determinado. El nombre de cada hoja aparece en una etiqueta en la parte inferior de la ventana del libro de trabajo. Es posible reorganizar las hojas que componen un libro de trabajo, así como copiarlas o moverlas de un libro a otro.

Moverse en Excel La utilización de Excel es similar a la de cualquier otro software en el entorno Windows, mediante ratón (haciendo clic y arrastrando para seleccionar y haciendo doble clic para accionar) o mediante el teclado, haciendo uso de distintas teclas tales como las flechas para los desplazamientos (← ↑ → ↓), la tecla Intro ó Enter para accionar, Alt + la letra subrayada de cada menú o comando para seleccionar, etc.

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Organización de la pantalla

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2. ORGANIZACIÓN DE LA PANTALLA Excel tiene su pantalla dividida en diferentes partes. Algunas de ellas son comunes a cualquier otro programa que se ejecute bajo entorno Windows. Cuando se crea o abre un libro de trabajo, éste se muestra en una ventana. Pueden abrirse varias ventanas de libros de trabajo a la vez, cada uno de ellos con sus respectivas hojas.

Barra de título En ella nos indica la aplicación que está ejecutándose (Excel, en este caso) y el libro activo. A la derecha están los botones de MINIMIZAR, RESTAURAR y CERRAR la aplicación. A la izquierda el icono de aplicación, con el menú de control de las opciones de la ventana. En el caso de no estar maximizada la ventana del libro activo, esta barra no presentará el título del mismo, sino que lo hará la propia ventana del libro. Además de la barra de título, tendrá una barra de selección de hojas y barras de desplazamiento.

Figura 1: Ventana hija

Barra de menús En esta línea tenemos los diferentes comandos de menú de Excel. Estos menús son variables en función del objeto u hoja con el que estemos trabajando. Así, en una hoja normal de datos (tabla) el menú es el que se presenta en la figura.

Figura 2: Barra de menu para datos

Si estuviesemos trabajando con gráficos (o tuviesemos uno seleccionado), la barra sería igual, pero cambiaría el menú de Datos por el de Gráfico.

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Organización de la pantalla

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Estos menús podemos personalizarlos a nuestro gusto, añadiendo o eliminando comandos de cada una de las opciones. E incluso podemos incluir opciones nuevas y poner botones de acceso rápido junto con las opciones de menú. Las opciones de estas barras de menú también se nos presentan al seleccionar un objeto (por ejemplo una celda) y pulsando el botón derecho del ratón. En este caso las opciones que aparecen se reducen a las más utilizadas para el trabajo con dicho objeto. Este tipo de menú se llama menú contextual.

Barras de herramientas Mediante estas barras de herramientas podemos tener acceso rápido a las opciones contenidas en los menús del programa. Excel posee varias barras de herramientas, cada una correspondiente a una categoría, de las cuales dos aparecen por defecto con la instalación del programa: la barra de herramientas estándar y la de formato. •

La barra de herramientas estándar presenta las opciones más comunmente usadas, como Abrir, Crear o Guardar un libro; las herramientas de edición (cortar, copiar y pegar); Deshacer; insertar gráficos; Zoom; Ayuda; etc.

Figura 3: Barra de herramientas estándar

La barra de herramientas de formato nos ofrece las opciones de formato de fuentes y de celdas: Tipo de letra, tamaño, justificación, estilos de celdas, colores, etc. Más adelante veremos lo que son los formatos de una celda.

Figura 4: Barra de herramientas de formato

Estas barras de herramientas pueden eliminarse o añadirse otras nuevas. Podemos incluir o eliminar botones de ellas, personalizándolas a nuestro gusto. También podemos crear barras personalizadas con los botones que queramos. Una característica interesante de las barras de herramientas es que podemos situarlas donde nosotros queramos, no tienen que estar situadas justamente en las líneas inferiores a la barra de menús. Pueden estar sobre nuestra hoja y estar redimensionadas como más nos convenga.

Figura 5: Barra de herramientas desenclavada

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Organización de la pantalla

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Cuadro de Nombres y Barra de fórmulas Bajo la barra de herramientas formato nos encontramos con una línea en donde se encuentran la barra de fórmulas y el Cuadro de Nombres.

Figura 6: Cuadro de Nombres y Barra de fórmulas

A la izquierda está el Cuadro de Nombres, en el que se nos muestra la celda activa, aunque si estamos seleccionando un rango de celdas nos marcará el número de filas y columnas seleccionadas. Si hemos dado un nombre a una celda o un rango de ellas, aparecerá ese nombre en lugar de la fila y columna. Los tres botones que aparecen a continuación indican CANCELAR, VALIDAR e INTRODUCIR FÓRMULA; y afectan a los datos introducidos en la Barra de fórmulas. A la derecha está la Barra de fórmulas. Aquí es donde vamos a introducir los datos o editarlos. Aunque esta operación puede hacerse también directamente en las celdas, es conveniente acostumbrarse a mirar aquí, ya que cuando estemos revisando nuestra hoja en las celdas con fórmulas sólo aparecerán resultados, mientras que aquí las operaciones.

Barra de estado Se encuentra en la parte inferior de la pantalla, y su cometido es informativo. En ella se nos muestra a la izquierda el modo en el que nos encontramos (Listo, Introducir, Modificar…). A la derecha se encuentra la línea de autocálculo de la que hablaremos más adelante. Por último más a la derecha tenemos indicado el estado del teclado: sobreescribir, bloqueo numérico activo, mayúsculas activas (SO, NUM, MAY…).

Figura 7: Distintas partes de Excel

Barra de selección de hojas 7


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Encima de la barra de estado nos encontramos con una serie de pestañas que nos permiten seleccionar la hoja activa, como si mirásemos en una agenda. A la izquierda hay una serie de botones que nos permiten desplazarnos por las hojas.

Barras de desplazamiento Mediante estas barras nos podemos mover más rápidamente por la hoja. Para ello podemos desplazar la barra o utilizar los manejadores. Si pulsamos la tecla SHIFT mientras arrastramos las barras avanzaremos grandes trechos.

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Introduciendo datos

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3. INTRODUCIENDO DATOS La información en Excel se almacena en libros. Los libros son los archivos de trabajo. En cada libro puede haber una o varias hojas de cálculo independientes o relacionadas entre sí. Cada hoja de cálculo está dividida en filas y columnas, y en la intersección de estas es donde vamos a introducir nuestros datos. Esta intersección es conocida como celda. Cada hoja posee un total de 65.536 filas y 256 columnas, lo que hace un total de 16.777.216 celdas.

Celdas Una celda es un lugar en donde podemos introducir información. Esta información puede de varios tipos: texto, números, fórmulas o incluso gráficos. Como ya hemos dicho, las celdas se encuentran en la intersección de las filas y las columnas. Cada celda tiene pues una única dirección que se determina en función de la fila y la columna en que esté, además de la hoja y el libro a la que pertenece. Por lo tanto si la dirección de una celda es: [Gastos]Informe!B3 estamos indicando que la celda está: [Gastos] Informe! B 3

La celda está en el archivo cuyo nombre es “Gastos” La celda está en la hoja con el nombre “Informe”. La celda está en la columna B. La celda está en la fila 3.

Como vemos, la forma correcta de indicar el nombre del archivo es poner su nombre entre corchetes. Para el nombre de la hoja añadimos un signo de admiración al final del nombre. Por último las columnas y las filas las referenciamos en ese orden: primero columna y después fila. Las columnas se 1 identifican mediante letras (A, B, C, ..., AA, AB, ..., IV) , mientras que las filas se identificarán mediante números (1, 2, 3, ..., 65536). El nombre del archivo puede suprimirse si la celda a la que nos referimos está en el libro activo, es decir, si es nuestro archivo actual. Esto es también válido para el nombre de la hoja. Si la celda está en la misma hoja en la que hacemos la referencia, se puede prescindir del nombre de la misma. Cuando una celda de la tabla está activa su borde queda resaltado. De esta manera la celda está dispuesta para la introducción manual de datos.

Celda activa ¿Cómo se determina en la pantalla cuál es la celda activa actual? -

La celda actual tiene a su alrededor un reborde más grueso que las demás. Ese reborde se llama puntero de celda.

-

En el extremo izquierdo de la barra de fórmulas aparece siempre la dirección de la celda actual.

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Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas en las referencias a celdas y rangos.

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Introduciendo datos

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Figura 8: Celda activa

Formato de celda En cada celda podemos considerar “dos dimensiones”. Por un lado está el dato que nosotros introducimos (que puede existir en una celda o estar esta vacía) y por otro el formato de la celda. Con el formato de la celda nos referimos a la forma en que se muestra el contenido de esta (el dato): formato numérico, tipo de letra, bordes, color, etc. Cada una de estas dimensiones se trata por separado. Es decir, se puede borrar el contenido de una celda sin borrar el formato, o se puede variar el formato sin modificar el contenido. Para borrar el contenido de una celda podemos editarla y borrar todo su contenido o simplemente seleccionarla y pulsar la tecla SUPR.

Figura 9: Cuadro de diálogo de formato de celdas

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Introduciendo datos

Excel 97 El formato de una celda lo podemos variar de tres formas diferentes: -

Seleccionando en el menú: Formato > Celdas... Pulsando con el botón derecho del ratón sobre la celda y seleccionando la opción Formato de celdas... del menú contextual. Pulsando CTRL+1.

De las tres maneras no aparecerá un cuadro de diálogo con los parámetros que podemos variar: Número. En este apartado modificamos la presentación en la celda de los números. Debido a su importancia lo explicamos con más detalle en el apartado siguiente. Alineación. Es la forma con la que alineamos el texto con respecto a la celda. Fuentes. Tipo de letra, tamaño, color, etc. Bordes. La línea y el tipo de esta que rodea a la celda. Tramas. El color y la trama utilizada en la celda. Proteger. Ocultar o bloquear la celda.

Formatos numéricos • • • • • • • • • • • •

General. En este caso no hay un tipo específico. Número. Para la presentación de números en general. Moneda. Para la presentación de formatos monetarios. Es posible seleccionar el tipo de moneda, como por ejemplo ptas ó euros. Contabilidad. Las comas decimales quedan alineadas en una columna. Fecha. Muestran fechas y horas como valores de fecha. Hora. Muestran fechas y horas como valores horarios. Porcentaje. Muestran el valor de la celda como porcentaje. Para ello multiplican el valor de la celda por 100 y muestran el resultado con un símbolo porcentual. Fracción. Presenta el valor como fracciones (2/3, 45/67, etc.). Científica. Presenta el valor de forma exponencial (8,45E+23). Texto. Se presenta como tal, incluso si hay números en él. Especial. Códigos postales, números de teléfono, etc. Personalizada. Se pueden crear formatos numéricos a partir de otros ya existentes.

Excel reconocerá el formato de un número en función de la entrada que realicemos. Algunos ejemplos se recogen en la siguiente tabla: Entrada 4E34 140pta 10% 12:30 7-7-98 1/3 0 1/3

Salida 4,00E+34 140 pta 10 % 12:30 07/07/98 01-mar 1/3

Formato utilizado Científico Moneda Porcentual Hora Fecha Fecha Fracción

Como se puede apreciar en la tabla, hay un cierto problema al introducir fracciones, ya que pueden confundirse con fechas. Si introducimos 1/3 la salida será 01-mar, un formato de fecha. Para que la salida sea una fracción, tenemos que realizar la entrada con un 0 y un espacio delante, es decir: 0 1/3.

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Introduciendo datos

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Cómo introducir números − −

Los números que se introducen en una celda son valores constantes. Un número puede contener sólo los siguientes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e

Microsoft Excel ignora los signos más (+) a la izquierda, y trata a los puntos como separadores de miles o separadores decimales (o las comas, según se seleccione). Todas las demás combinaciones de números y caracteres no numéricos son consideradas texto. Los caracteres reconocidos como números dependerán de las opciones seleccionadas en laconfiguración regional del Panel de control de Windows. -

Para introducir números negativos sitúe un signo menos delante del número (-35), o bien encierre los números entre paréntesis ((35)).

-

Dentro de una celda, todos los números se alinean a la derecha. Para cambiar la alineación, seleccione las celdas. En el menú Formato, haga clic en Celdas..., seleccione la ficha Alineación y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

-

En las celdas que tengan predeterminado el formato de número General, se presentarán los números como enteros (789) o fracciones decimales (7,89), o bien en notación científica (7,89E+08) en caso de que el número sea más largo que el ancho de la celda. El formato General presenta hasta un máximo de 11 dígitos, incluyendo un separador decimal y caracteres tales como “E” y “+”. Para utilizar números con mayor cantidad de dígitos, podrá aplicar un formato de número científico integrado (notación exponencial) o bien un formato de número personalizado.

-

Independientemente del número de dígitos presentados, Microsoft Excel guarda números con una precisión de hasta 15 dígitos. Si un número contiene más de 15 dígitos significativos, se convertirán los dígitos adicionales en ceros (0).

-

Recordar también lo expuesto en el punto anterior con respecto a las fracciones.

Cómo introducir texto •

En Microsoft Excel, texto es cualquier combinación de números, espacios y caracteres no numéricos. Por ejemplo, Microsoft Excel tratará como texto las siguientes entradas: 44BB13, ZA7474, 14-987, 107 6732

Dentro de una celda, todo el texto queda alineado a la izquierda por defecto.

Para introducir un retorno de carro en una celda, presione ALT+ENTRAR.

Cómo introducir fechas y horas •

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Las fechas y horas se consideran como números. El modo de presentación de una hora o una fecha en la hoja de cálculo dependerá del formato de número aplicado a la celda. Al escribir una fecha o una hora que Microsoft Excel reconoce, el formato de la celda cambiará de General a un formato de fecha o de hora integrado. Está predeterminado que las fechas y horas se ali-


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neen hacia la derecha dentro de una celda. Si no puede reconocer el formato de fecha o de hora, dicha fecha u hora quedará introducida como texto y, por consiguiente, quedará alineado hacia la izquierda dentro de la celda. •

Las opciones seleccionadas en Configuración regional del Panel de control determinarán el formato predeterminado de la fecha y hora actual, así como los caracteres reconocidos como separadores de fecha u hora. Por ejemplo, los dos puntos (:) y la barra diagonal (/).

Para escribir una fecha y hora en la misma celda, sepárelas con un espacio.

Para introducir una hora basada en el reloj de 12 horas, detrás de la hora inserte un espacio seguido de a.m. (ó a sólo) o p.m. (ó p sólo). De lo contrario, Microsoft Excel interpretará la hora basándose en el reloj de 24 horas. Por ejemplo, si escribe 3:00 en lugar de 3:00 p.m., la hora se almacenará como 3:00 a.m.

Independientemente del formato empleado para mostrar una fecha o una hora, Microsoft Excel almacenará todas las fechas como números de serie, y todas las horas como fracciones decimales. Los días se numeran a partir del comienzo del siglo: el número de serie de fecha 1 corresponde a la fecha 1 de enero de 1900.

Las horas y las fechas pueden sumarse, restarse e incluirse en otros cálculos Para utilizar una fecha u hora en una fórmula, introduzca la fecha o la hora como texto entre comillas. La siguiente fórmula mostrará una diferencia de 68: ="5/12/94"-"3/5/94"

Comentarios de celda Además del contenido de una celda y de su formato, podemos añadir además un comentario que contenga indicaciones sobre esa celda. Este comentario es sólo informativo, y no se imprimirá con el documento a no ser que nosotros lo indiquemos expresamente. Para agregar un comentario a la celda tenemos dos opciones: -

Seleccionando en el menú: Insertar > Comentario.

-

Pulsando con el botón derecho del ratón sobre la celda y seleccionando la opción Insertar comentario del menú contextual.

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Rangos Los rangos son grupos de celdas de forma cuadrada o rectangular. Como mínimo puede estar compuesto por una sola celda, y como máximo puede abarcar todas las celdas de un libro. Puede abarcar tanto celdas de una hoja, como celdas de hojas adyacentes. Los rangos se definen en función de las direcciones de las celdas opuestas situadas en la esquina superior izquierda y en la esquina inferior derecha. Por ejemplo, un rango puede ser B2:G6, que es el mostrado en la figura.

Figura 10: Rango de celdas (B2:G6)

Es posible dar un nombre a una celda o a un rango, de manera que podamos referirnos a ellos a través de estos nombres. Para ello simplemente ponemos el nombre en el cuadro de nombres y pulsamos la tecla RETURN, con el rango o la celda seleccionada. Para seleccionar posteriormente este rango no será necesario más que seleccionar el nombre en el Cuadro de nombres.

Autollenado El autollenado es una característica especial de Excel que permite completar listas de datos. Si Excel reconoce una entrada de lista o una lista personalizada, la completa hasta donde seleccionemos. Si no, repite el valor. Las listas que reconoce por defecto son los días de la semana, los meses del año ó series de números. En el caso de ser números, hemos de indicar el comienzo de la serie (seleccionaremos un rango de dos números). También podemos utilizar esta característica con series de fechas. Podemos añadir nuestras propias listas personalizadas. Para ello seleccionamos en el menú Herramientas > Opciones... > Listas personalizadas, y agregamos la lista que queramos utilizar. Para rellenar una serie de elementos numéricos: 1. Seleccionamos la primera celda del rango que se desea rellenar y, a continuación, introduzcimos el valor inicial de la serie. 2. Para incrementar la serie en una determinada cifra seleccionamos la siguiente celda del rango e introducimos el elemento siguiente de la serie. La diferencia entre los dos elementos iniciales determinará la cifra de incremento de la serie.

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Introduciendo datos

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3. Seleccionamos la celda o las celdas que contengan los valores iniciales. 4. Arrastramos el controlador de relleno sobre el rango que desee rellenar. El controlador de relleno es el punto situado en la parte inferior derecha de la celda activa. Cuando nos situamos sobre él cambia el cursor de la cruz blanca habitual a una cruz negra más pequeña. Si queremos completar una lista (por ejemplo un día de la semana), introducimos el día en la celda y arrastramos el controlador de relleno. Para rellenar en orden ascendente arrastraremos el controlador de relleno hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente arrastraremos el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda.

Figura 11: Autollenado

Tipos de listas que puede rellenar Microsoft Excel Es posible rellenar automáticamente varios tipos de series seleccionado celdas y arrastrando el controlador de relleno (como ya hemos visto), o bien utilizando el comando Series (seleccionando Rellenar en el menú Edición y, a continuación, haciendo clic en Series). Para seleccionar el tipo de serie en un menú contextual, seleccionamos los valores iniciales de la serie. A continuación, mantendremos presionado el botón secundario del ratón mientras arrastramos el controlador de relleno. •

Series numéricas

Al crear series de números Excel aumenta o disminuye los valores según un valor constante, basado en la diferencia entre los valores iniciales seleccionados (si sólo le seleccionamos un valor, se limita a repetirlo), siguiendo una serie lineal. Se puede crear una serie geométrica seleccionando el comando Tendencia geométrica del menú contextual, de esta manera se multiplicarán los valores por un factor constante. Selección inicial

Serie lineal extendida

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1, 2 1, 3 100, 95 Selección inicial 1,2 1,3 2,3 •

3, 4, 5 5, 7, 9 90, 85 Serie geométrica extendida 4, 8, 16 9, 27, 81 4,5; 6,75; 10,125

Series de tiempo

Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los días, semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias repetidas como días de la semana, nombres de meses o trimestres. Por ejemplo, las selecciones de tiempo iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se indican. Selección inicial 9:00 lun lunes ene ene, abr ene-96, abr-96 15-ene, 15-abr 1994, 1995 •

Serie extendida 10:00, 11:00, 12:00 mar, mie, jue martes, miércoles, jueves feb, mar, abr jul, oct, ene jul-96, oct-96, ene-97 15-jul, 15-oct 1996, 1997, 1998

Series de texto

Podemos completar series de texto mediante una lista personalizada creada por nosotros, o también completar texto que se encuentre mezclado con números. Selección inicial Trim3 1er período Producto 1, Pedido parcial texto1, textoA Producto 1

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Serie extendida Trim4, Trim1, Trim2,... 2do período, 3er período,... Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido parcial,... texto2, textoA, texto3, textoA,... Producto 2, Producto 3,...

Los elementos separados por comas se encuentran en celdas adyacentes.

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Fórmulas Una fórmula es una ecuación que analiza los datos en una hoja de cálculo. Las fórmulas realizan operaciones con los valores de la hoja de cálculo, como sumar, multiplicar o comparar. También pueden combinar los valores. Las fórmulas pueden hacer referencia a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas en hojas de otros libros. En el siguiente ejemplo se suma 25 al valor de la celda B4, y a continuación el resultado se divide entre la suma del rango de celdas D5:F5.

Las fórmulas están limitadas a 256 caracteres.

Sintaxis de las formulas La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las fórmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (operandos) y los operadores del cálculo. Por ejemplo, la siguiente fórmula resta 1 de 5. =5-1 En la celda aparecerá el resultado de la fórmula (4), mientras que en la barra de fórmulas aparecerá la operación (=5-1). No obstante, si editamos la celda, aparecerá la fórmula. Cada operando puede ser un valor constante, una referencia de celda o de rango, un rótulo o un nombre que represente a celdas o rangos, o una función de la hoja de cálculo. Si deseamos que una celda contenga el mismo valor que otra, introduciremos un signo igual seguido de la referencia a la celda. La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente, ya que su valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B7 por 3. Cada vez que se cambie el valor en la celda B7 se volverá a recalcular la fórmula. =B7*3 Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5. =5+2*3 Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21. 17


Introduciendo datos

Excel 97

=(5+2)*3

Orden en el que se ejecutan las operaciones en las fórmulas Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Microsoft Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Microsoft Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escribiremos entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Operador : (dos puntos), (coma) (un espacio) – % ^ *y/ +y– & = < > <= >= <>

Descripción Operadores de referencia Negación (como en –1) Porcentaje Exponente Multiplicación y división Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenación) Comparación

Formulas avanzadas: funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un orden determinado. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. La función más común en las hojas de cálculo es la función SUMA, que se utiliza para sumar rangos de celdas. Por ejemplo, la función PAGO calcula los pagos de un préstamo basándose en un tipo de interés, la duración del préstamo y el importe principal del mismo. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula hay que escribir un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.

En los siguientes puntos vamos a ver todas las funciones que posee Excel, separadas en sus distintas categorías.

Funciones de administración de listas y bases de datos

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Introduciendo datos

Excel 97 BDCONTAR BDCONTARA BDDESVESTP BDDESVEST BDEXTRAER BDMAX BDMIN BDPRODUCTO BDPROMEDIO BDSUMA BDVARP BDVAR IMPORTARDATOSDINAMICOS

Cuenta las celdas que contienen números en una base de datos. Cuenta las celdas que no están en blanco en una base de datos. Calcula la desviación estándar de un conjunto de valores seleccionados en la base de datos. Estima la desviación estándar de un conjunto de valores seleccionados en la base de datos. Extrae de la base de datos un único registro que coincida con los criterios especificados. Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos. Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionada de la base de datos. Multiplica los valores en un campo determinado de registros que coinciden con los criterios en una base de datos. Devuelve el promedio de las entradas de la base de datos seleccionadas. Agrega los números en la columna de campo de los registros de la base de datos que coincidan con los criterios. Calcula la varianza basándose en el conjunto de valores seleccionados en la base de datos. Estima la varianza basándose en un conjunto de valores seleccionados en la base de datos. Devuelve los datos almacenados en una tabla dinámica.

Funciones de fecha y hora AHORA AÑO DIA DIA.LAB DIAS.LAB DIAS360 DIASEM FECHA FECHA.MES FECHANUMERO FIN.MES FRAC.AÑO HORA HORANUMERO

Devuelve el número de la fecha y la hora actual. Convierte números en años. Convierte números en días del mes. Devuelve el número de la fecha anterior o posterior a un número de días laborables especificado. Devuelve el número de días laborables completos entre dos fechas. Calcula el número de días entre dos fechas basándose en un año de 360 días. Convierte números en días de la semana. Devuelve el número de serie de una fecha determinada. Devuelve el número de la fecha que es el número indicado de meses antes o después de la fecha de inicio. Convierte fechas en forma de texto en números. Devuelve el número del último día del mes antes o después de un número de meses especificado. Devuelve la fracción de año que representa el número de días enteros entre fecha_inicio y fecha_finalización. Convierte números en horas. Convierte horas en forma de texto en números. 19


Introduciendo datos HOY MES MINUTO NSHORA SEGUNDO

Excel 97

Devuelve el número de la fecha actual. Convierte números de serie en meses. Convierte números en minutos. Devuelve el número de una hora determinada. Convierte números en segundos.

Funciones DDE y externas ID.REGISTRO LLAMAR SQL.REQUEST

Devuelve la identificación de registro de la DLL o del recurso de códigos especificados que se ha registrado previamente. Llama un procedimiento en una biblioteca de vínculos dinámicos (DDL) o en un recurso de códigos. Conecta con una fuente de datos externos y ejecuta una consulta desde una hoja de cálculo; a continuación, devuelve el resultado como una matriz sin que sea necesario programar una macro.

Funciones de ingeniería BESSELI BESSELJ BESSELK BESSELY BIN.A.DEC BIN.A.HEX BIN.A.OCT COMPLEJO CONVERTIR DEC.A.BIN DEC.A.HEX DEC.A.OCT DELTA FUN.ERROR FUN.ERROR.COMPL HEX.A.BIN HEX.A.DEC HEX.A.OCT IM.ABS IM.ANGULO IM.CONJUGADA IM.COS IM.DIV IM.EXP IM.LN 20

Devuelve la función de Bessel In(x) modificada. Devuelve la función de Bessel Jn(x). Devuelve la función de Bessel Kn(x) modificada. Devuelve la función de Bessel Yn(x). Convierte números binarios en decimales. Convierte números binarios en hexadecimales. Convierte números binarios en octales. Convierte coeficientes reales e imaginarios a un número complejo. Convierte números de un sistema de medida a otro. Convierte números decimales en binarios. Convierte números decimales en hexadecimal. Convierte números decimales en octales. Comprueba si dos valores son iguales. Devuelve la función de error. Devuelve la función de error complementaria. Convierte números hexadecimales en binarios. Convierte números hexadecimales en decimales. Convierte números hexadecimales en octales. Devuelve el valor absoluto (módulo) de un número complejo. Devuelve el argumento theta, un ángulo expresado en radianes. Devuelve el conjugado complejo de un número complejo. Devuelve el coseno de un número complejo. Devuelve el cociente de dos números complejos. Devuelve el exponente de un número complejo. Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número complejo.


Introduciendo datos

Excel 97 IM.LOG10 IM.LOG2 IM.POT IM.PRODUCT IM.RAIZ2 IM.REAL IM.SENO IM.SUM IM.SUSTR IMAGINARIO MAYOR.O.IGUAL OCT.A.BIN OCT.A.DEC OCT.A.HEX

Devuelve el logaritmo en base 10 de un número complejo. Devuelve el logaritmo en base 2 de un número complejo. Devuelve un número complejo elevado a una potencia entera. Devuelve el producto de dos números complejos. Devuelve la raíz cuadrada de un número complejo. Devuelve la parte real de un número complejo. Devuelve el seno de un número complejo. Devuelve la suma de dos números complejos. Devuelve el la diferencia entre dos números complejos. Devuelve el coeficiente imaginario de un número complejo. Comprueba si un número es mayor que el valor límite. Convierte números octales en binarios. Convierte números octales en decimales. Convierte números octales en hexadecimales.

Funciones financieras AMORTIZLIN AMORTIZPROGRE CANTIDAD.RECIBIDA CUPON.DIAS CUPON.DIAS.L1 CUPON.DIAS.L2

CUPON.FECHA.L1 CUPON.FECHA.L2 CUPON.NUM DB DDB

DURACION DURACION.MODIF DVS

Devuelve la depreciación de cada período contable. Devuelve la depreciación de cada período contable. Devuelve el importe que se recibe al vencimiento de una obligación. Devuelve el número de días desde el comienzo del período del cupón que contiene la fecha de consolidación. Devuelve el número de días desde el comienzo del período del cupón hasta la fecha de consolidación. Devuelve el número de días desde el comienzo del período de consolidación hasta la fecha del siguiente cupón. Devuelve la fecha del cupón anterior a la fecha de consolidación. Devuelve la fecha del siguiente cupón después de la fecha de consolidación. Devuelve el número de cupones a pagar entre la fecha de consolidación y la fecha de vencimiento. Devuelve la apreciación de un activo durante un período especificado utilizando el saldo de desviación fija. Devuelve la depreciación de un activo de un período especificado utilizando el método de saldo de doble desviación u otros métodos que se especifiquen. Devuelve la duración anual de un valor con pagos de intereses periódicos. Devuelve la duración de Macauley modificada de una obligación con un valor supuesto de 100 $. Devuelve la depreciación de un activo durante un período especificado utilizando el saldo de desviación fija. 21


Introduciendo datos INT.ACUM INT.ACUM.V INT.EFECTIVO LETRA.DE.TES.EQV.A.BONO LETRA.DE.TES.PRECIO LETRA.DE.TES.RENDTO MONEDA.DEC MONEDA.FRAC NPER PAGO PAGO.INT.ENTRE PAGO.PRINC.ENTRE PAGOINT PAGOPRIN PRECIO PRECIO.DESCUENTO PRECIO.PER.IRREGULAR.1 PRECIO.PER.IRREGULAR.2 PRECIO.VENCIMIENTO RENDTO RENDTO.DESC RENDTO.PER.IRREGULAR.1 RENDTO.PER.IRREGULAR.2 RENDTO.VENCTO SLN SYD

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Excel 97 Devuelve el interés acumulado de un valor que genera un interés periódico. Devuelve el interés acumulado de un valor que genera un interés al vencer. Devuelve el tipo de interés anual efectivo. Devuelve el rendimiento equivalente a un bono de una letra del Tesoro. Devuelve el valor nominal del precio por 100 $ de una letra del Tesoro. Devuelve el rendimiento de una letra del Tesoro. Convierte un precio en una moneda, expresado como una fracción en un precio expresado como un número decimal. Convierte un precio en una moneda, expresado como un número decimal en un precio expresado como una fracción. Devuelve el número de períodos de una inversión. Devuelve el pago periódico de una anualidad. Devuelve el interés acumulativo pagado entre dos períodos. Devuelve el pago acumulativo principal pagado en un préstamo entre dos períodos. Devuelve el pago de intereses de una inversión durante un período determinado. Devuelve el pago principal de una inversión durante un período determinado. Devuelve el precio por 100 $ de un valor que genera intereses periódicos. Devuelve el valor nominal del precio por 100 $ de una obligación descontada. Devuelve el precio por 100 $ de un valor con un período de inicio irregular. Devuelve el precio por 100 $ de un valor con un período final irregular. Devuelve el valor nominal del precio por 100 $ de una obligación que paga intereses en el vencimiento. Devuelve el rendimiento de un valor que genera un interés periódico. Devuelve el rendimiento anual de un valor descontado. Por ejemplo, una letra del tesoro. Devuelve el rendimiento de un valor con un período inicial irregular. Devuelve el rendimiento de un valor con un período final irregular. Devuelve el interés anual de un valor que paga un interés al vencer. Devuelve la depreciación lineal de un activo durante un período. Devuelve la depreciación del número de la suma de años de un activo durante un tiempo especificado.


Introduciendo datos

Excel 97 TASA TASA.DESC TASA.INT TASA.NOMINAL TIR

Devuelve el tipo de interés por período de una anualidad. Devuelve el tipo de descuento de un valor. Devuelve el tipo de interés de una inversión en valores. Devuelve el tipo de interés anual nominal. Devuelve el tipo interno de devolución de una serie de flujos de efectivo. Devuelve el tipo de interés interno de devolución de un plan de flujos de efectivo que no sea necesariamente periódico. Devuelve el tipo interno de una devolución en que los flujos de efectivo positivo y negativo se financian con diferentes tipos de interés. Devuelve el valor presente de una inversión. Devuelve le valor futuro de una inversión. Devuelve el valor futuro de un pago inicial principal después de aplicar una serie de tipos de interés compuesto. Devuelve el valor presente neto de una inversión basándose en una serie de flujos de efectivo periódicos y un tipo de descuento. Devuelve el valor presente neto de un plan de flujos de efectivo que no sea necesariamente periódico.

TIR.NO.PER TIRM

VA VF VF.PLAN VNA

VNA.NO.PER

Funciones de información CELDA CONTAR.BLANCO ES.IMPAR ES.PAR ESBLANCO ESERROR ESERR ESLOGICO ESNOD ESNOTEXTO ESNUMERO ESREF ESTEXTO INFO NOD N TIPO.DE.ERROR TIPO

Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda. Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango. Devuelve el valor VERDADERO si el número es impar. Devuelve el valor VERDADERO si el valor es par. Devuelve el valor VERDADERO si el valor está en blanco. Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error. Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A. Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico. Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A. Devuelve el valor VERDADERO si el valor es no texto. Devuelve VERDADERO si el valor es un número. Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia. Devuelve el valor VERDADERO si el valor es texto. Devuelve información acerca del entorno operativo actual. Devuelve el valor de error #N/A Devuelve un valor convertido a número. Devuelve un número correspondiente a un tipo de error. Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor.

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Introduciendo datos

Excel 97

Funciones lógicas FALSO NO O SI VERDADERO Y

Devuelve el valor lógico FALSO. Invierte la lógica de sus argumentos. Devuelve VERDADERO si algún argumento es VERDADERO. Especifica un texto lógico para ejecutar Devuelve el valor lógico VERDADERO. Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son verdaderos.

Funciones de búsqueda y referencia AREAS BUSCARH BUSCARV BUSCAR COINCIDIR COLUMNAS COLUMNA DESREF DIRECCION ELEGIR FILAS FILA HIPERVINCULO INDICE INDIRECTO TRANSPONER

Devuelve el número de áreas en una referencia. Busca en la fila superior de una matriz y devuelve el valor de la celda indicada. Busca en la primera columna de una matriz y se mueve en la fila para devolver el valor de una celda. Busca los valores en un vector o matriz. Busca los valores en una referencia o matriz. Devuelve el número de columnas en una referencia. Devuelve el número de columnas de una referencia. Devuelve un desplazamiento de referencia a partir de una referencia determinada. Devuelve una referencia como texto a una única celda en la hoja de cálculo. Elige un valor en una lista de valores. Devuelve el número de filas en una referencia. Devuelve el número de la fila de una referencia. Crea un acceso directo o salto que abre un documento almacenado en un servidor de red, una intranet o Internet. Utiliza un índice para elegir un valor a partir de una referencia o matriz. Devuelve una referencia indicada por un valor de texto. Devuelve la traspuesta de una matriz.

Funciones matemáticas y trigonométricas ABS ACOSH ACOS ALEATORIO.ENTRE ALEATORIO ASENOH ASENO ATAN2 24

Devuelve el valor absoluto de un número. Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número. Devuelve el arco coseno de un número. Devuelve un número aleatorio entre los números que se especifiquen. Devuelve un número aleatorio entre 0 y 1. Devuelve el seno hiperbólico inverso de un número. Devuelve el arco seno de un número. Devuelve el arco tangente de las coordenadas "X" e "Y".


Excel 97 ATANH ATAN COCIENTE COMBINAT CONTAR.SI COSH COS ENTERO EXP FACT.DOBLE FACT GRADOS LN LOG10 LOG M.C.D M.C.M MDETERM MINVERSA MMULT MULTINOMIAL MULTIPLO.INFERIOR MULTIPLO.SUPERIOR NUMERO.ROMANO PI POTENCIA PRODUCTO RADIANES RAIZ2PI RAIZ REDOND.MULT REDONDEA.IMPAR REDONDEA.PAR REDONDEAR.MAS REDONDEAR.MENOS REDONDEAR RESIDUO SENOH SENO SIGNO SUBTOTALES

Introduciendo datos Devuelve la tangente hiperbólica inversa de un número. Devuelve el arco tangente de un número. Devuelve la parte entera de una división. Devuelve el número de combinaciones de un determinado número de objetos. Cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro de un rango que coincida con los criterios especificados. Devuelve el coseno hiperbólico de un número. Devuelve el coseno de un número. Redondea un número hacia abajo al entero más próximo. Devuelve e elevado a la potencia de un número dado. Devuelve el factorial doble de un número. Devuelve el factorial de un número. Convierte radianes en grados. Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un número. Devuelve el logaritmo en base 10 de un número. Devuelve el logaritmo de un número en una base especificada. Devuelve el máximo común divisor. Devuelve el mínimo común múltiplo. Devuelve el determinante matricial de una matriz. Devuelve el inverso matricial de una matriz. Devuelve el producto matricial de dos matrices. Devuelve el polinomio de un conjunto de números. Redondea un número hacia abajo, hacia cero. Redondea un número hasta el entero más próximo o el múltiplo de significado más próximo. Convierte números arábigos en romanos, como texto. Devuelve el valor de Pi. Devuelve el resultado de un número elevado a una potencia Multiplica sus argumentos. Convierte grados en radianes. Devuelve la raíz cuadrada del número * Pi. Devuelve una raíz cuadrada positiva. Devuelve un número redondeado al múltiplo deseado. Redondea un número al entero impar más próximo. Redondea un número al entero par más cercano. Redondea un número hacia arriba, hacia infinito. Redondea un número hacia abajo, hacia cero. Redondea un número a un número especificado de dígitos. Devuelve el resto de la división. Devuelve el seno hiperbólico de un número. Devuelve el seno de un ángulo dado. Devuelve el signo de un número. Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. 25


Introduciendo datos SUMA.CUADRADOS SUMA.SERIES SUMAPRODUCTO SUMAR.SI SUMAX2MASY2 SUMAX2MENOSY2 SUMA SUMAXMENOSY2 TANH TAN TRUNCAR

Excel 97 Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos. Devuelve la suma de una serie de potencias basada en la fórmula. Devuelve la suma de los productos de los componentes de la matriz correspondiente. Agrega las celdas especificadas mediante unos criterios determinados. Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes en dos matrices. Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes en dos matrices. Agrega sus argumentos. Devuelve la suma de los cuadrados de la diferencia de los valores correspondientes en dos matrices. Devuelve la tangente hiperbólica de un número. Devuelve la tangente de un número. Trunca un número a un entero.

Funciones estadísticas BINOM.CRIT COEF.DE.CORREL COEFICIENTE.ASIMETRIA COEFICIENTE.R2 CONTARA CONTAR COVAR CRECIMIENTO CUARTIL CURTOSIS DESVESTA DESVESTPA DESVESTP DESVEST DESVIA2 DESVPROM DIST.WEIBULL DISTR.BETA.INV

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Devuelve el valor mínimo para el cual la desviación binomial acumulativa es menor o igual que un valor de un criterio. Devuelve el coeficiente de correlación entre dos conjuntos de datos. Devuelve el sesgo de una distribución. Devuelve el cuadrado del coeficiente de correlación del momento del producto Pearson. Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos. Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos. Devuelve la covarianza, el promedio de los productos de las desviaciones pareadas. Devuelve valores su curva exponencial. Devuelve el cuartil de un conjunto de datos. Devuelve la curtosis de un conjunto de datos. Calcula la desviación estándar de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos. Calcula la desviación estándar de toda la población, incluidos números, texto y valores lógicos. Calcula la desviación estándar de toda la población. Calcula la desviación estándar de una muestra. Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones. Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de los puntos de datos partiendo de su media. Devuelve la distribución Weibull. Devuelve el valor inverso de la función de densidad de probabilidad beta acumulativa.


Excel 97 DISTR.BETA DISTR.BINOM DISTR.CHI DISTR.EXP DISTR.F.INV DISTR.F DISTR.GAMMA.INV DISTR.GAMMA DISTR.HIPERGEOM DISTR.LOG.INV DISTR.LOG.NORM DISTR.NORM.ESTAND.INV DISTR.NORM.ESTAND DISTR.NORM.INV DISTR.NORM DISTR.T.INV DISTR.T ERROR.TIPICO.XY ESTIMACION.LINEAL ESTIMACION.LOGARITMICA FISHER FRECUENCIA GAMMA.LN INTERSECCION.EJE INTERVALO.CONFIANZA JERARQUIA K.ESIMO.MAYOR K.ESIMO.MENOR MAXA MAX MEDIA.ACOTADA MEDIA.ARMO MEDIA.GEOM MEDIANA

Introduciendo datos Devuelve la función de densidad de probabilidad beta acumulativa. Devuelve la probabilidad de distribución binomial de un término individual. Devuelve la probabilidad de una cola de la distribución chi cuadrado. Devuelve la distribución exponencial. Devuelve el valor inverso de la función de distribución de probabilidad F. Devuelve la distribución de probabilidad F. Devuelve el valor inverso de la función gamma acumulativa. Devuelve la distribución gamma. Devuelve la distribución hipergeométrica. Devuelve el valor inverso de la función de distribución logarítmica normal. Devuelve la distribución logarítmica normal acumulativa. Devuelve el valor inverso de la distribución normal acumulativa estándar. Devuelve la distribución estándar normal acumulativa. Devuelve el valor inverso de la función de distribución normal acumulativa. Devuelve la distribución normal acumulativa. Devuelve el valor inverso de la distribución t de Student. Devuelve la distribución t de Student. Devuelve el error estándar del valor y predicho de cada valor X de la curva de regresión. Devuelve los parámetros de una tendencia lineal. Devuelve los parámetros de una tendencia exponencial. Devuelve la transformación de Fisher. Devuelve una distribución de frecuencia como una matriz vertical. Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de la función gamma, Γ(x). Devuelve la intersección de la línea de regresión lineal. Devuelve el intervalo de confianza de la media de un población. Devuelve la jerarquía (rango) de un número en una lista de números. Devuelve el valor máximo k ésimo en un conjunto de datos. Devuelve el valor k ésimo mínimo en un conjunto de datos. Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos. Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos. Devuelve la media del interior de un conjunto de datos. Devuelve la media armónica. Devuelve la media geométrica. Devuelve la mediana de los números dados. 27


Introduciendo datos MINA MIN MODA NEGBINOMDIST NORMALIZACION PEARSON PENDIENTE PERCENTIL PERMUTACIONES POISSON PROBABILIDAD PROMEDIOA PROMEDIO PRONOSTICO PRUEBA.CHI.INV PRUEBA.CHI PRUEBA.FISHER.INV PRUEBA.F PRUEBA.T PRUEBA.Z RANGO.PERCENTIL TENDENCIA VARA VARPA VARP VAR

Excel 97 Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos. Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos. Devuelve el valor más común en un conjunto de datos. Devuelve la distribución binomial negativa. Devuelve un valor normalizado. Devuelve el coeficiente de correlación del momento del producto Pearson. Devuelve la pendiente de la línea de regresión lineal. Devuelve el percentil k ésimo de valores de un rango. Devuelve el número de permutaciones de un número de objetos dado. Devuelve la distribución Poisson. Devuelve la probabilidad de qué los valores de un rango estén comprendidos entre dos límites. Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos. Devuelve le promedio de sus argumentos. Devuelve un valor junto con una tendencia lineal. Devuelve el valor inverso de la probabilidad una de una cola de la distribución chi cuadrado. Devuelve la prueba de independencia. Devuelve el valor inverso de la transformación de Fisher. Devuelve el resultado de una prueba F. Devuelve la probabilidad asociada a una prueba t de Student. Devuelve el valor P de dos colas de una prueba Z. Devuelve el rango del percentil de un valor en un conjunto de datos. Devuelve los valores y su tendencia lineal. Calcula la varianza de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos. Calcula la varianza de toda la población, incluidos números, texto y valores lógicos. Calcula la varianza de toda la población. Calcula la varianza de una muestra.

Funciones de texto CARACTER CODIGO CONCATENAR DECIMAL DERECHA ENCONTRAR

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Devuelve el carácter especificado por el número de código. Devuelve un código numérico para el primer carácter en una cadena de texto. Junta varios elementos de texto en uno solo. Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales. Devuelve los caracteres situados en el extremo derecho de un valor de texto. Busca un valor de texto dentro de otro (diferencia entre mayúsculas y minúsculas).


Introduciendo datos

Excel 97 ESPACIOS EXTRAE HALLAR IGUAL IZQUIERDA LARGO LIMPIAR MAYUSC MINUSC MONEDA NOMPROPIO REEMPLAZAR REPETIR SUSTITUIR TEXTO T VALOR

Quita los espacios del texto. Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto, comenzando por la posición que se especifique. Busca un valor de texto dentro de otro (no se diferencia entre mayúsculas y minúsculas). Comprueba si dos valores de texto son idénticos. Devuelve los caracteres situados en el extremo izquierdo de un valor de texto. Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto. Quita del texto todos los caracteres que no se imprimen. Pone el texto en letra mayúscula. Pone el texto en letra minúscula. Convierte números en texto, utilizando formato de moneda. Escribe en mayúsculas la primera letra de cada palabra de un valor de texto. Reemplaza los caracteres dentro de un texto. Repite un número determinado de veces un texto. Sustituye el texto nuevo por el texto previo en una cadena de texto. Da formato a un número y lo convierte en texto. Convierte los argumentos en texto. Convierte argumentos de texto en números.

Paleta de fórmulas Mediante la paleta de fórmulas es posible introducir y modificar fórmulas. Cuando creemos una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas nos ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para que aparezca la paleta de fórmulas, haga clic en Modificar fórmula (el signo igual) en la barra de fórmulas.

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Introduciendo datos

Excel 97 Figura 12: Paleta de fórmulas

Puede utilizarse la Paleta de fórmulas para modificar las funciones en las fórmulas. Seleccione una celda que contenga una fórmula y, a continuación, haga clic en Modificar fórmula para que aparezca la paleta de fórmulas. En la paleta aparecerá la primera función en la fórmula y cada uno de sus argumentos. Puede modificar la primera función, o modificar otra función de la misma fórmula, haciendo clic en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función.

Trabajando con fórmulas matriciales Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada argumento matricial tiene el mismo número de filas y de columnas. Las fórmulas matriciales se crean del mismo modo que las fórmulas básicas de un único valor. Una fórmula matricial siempre va entre llaves ({}). Si se desea un único resultado, puede ser necesario que Excel ejecute varias operaciones para generar ese resultado. Por ejemplo, en la siguiente fórmula se calcula el promedio únicamente de las celdas comprendidas en el rango D5:D15 en que la celda en la misma fila en la columna A contiene el texto “Líneas Aéreas”. La función SI buscará las celdas en el rango A5:A15 que contiene “Líneas Aéreas” y, a continuación, devolverá el valor en la celda correspondiente en D5:D15 para la función PROMEDIO. {=PROMEDIO(SI(A5:A15=“Líneas Aéreas”,D5:D15))} Para calcular varios resultados con una fórmula matricial, deberá introducirse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales. En el siguiente ejemplo, dada un serie de cinco cifras de ventas (en la columna B) para una serie de cinco fechas (en la columna A), la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de ventas. Para presentar todos los resultados de la fórmula, se escriben en cinco celdas en la columna C (C10:C15). {=TENDENCIA(B10:B15,A10:A15)} También puede utilizarse una fórmula matricial para calcular uno o varios resultados de una serie de valores que no se haya introducido en la hoja de cálculo. Las fórmulas matriciales pueden aceptar constantes del mismo modo que las fórmulas no matriciales, pero las constantes matriciales deben introducirse con un determinado formato. Por ejemplo, dados los mismos cinco valores y las mismas cinco fechas del ejemplo anterior, pueden proyectarse las cifras de ventas para dos fechas adicionales en el futuro. Dado que las fórmulas o las funciones no pueden ser constantes matriciales, en el siguiente ejemplo se utilizan números de serie para representar las fechas adicionales del tercer argumento en la función TENDENCIA. {=TENDENCIA(B10:B15,A10:A15,{35246;35261})}

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Excel 97

Trabajando con Excel

4. TRABAJANDO CON EXCEL Abrir, cerrar y guardar Excel presenta un libro de trabajo nuevo cada vez que lo inicializamos. Esto no impide que nosotros abramos uno ya existente o uno nuevo para trabajar con dos (o más). Cada libro que nosotros tengamos abierto aparecerá en una ventana separada. Para abrir un libro nuevo simplemente seleccionamos en el menú el comando Archivo > Nuevo y pulsamos sobre la opción Libro. O más rápidamente pulsando sobre la hoja en blanco que aparece sobre la barra de herramientas estándar. Si queremos abrir un libro de trabajo ya existente seleccionaremos el comando Archivo > Abrir y nos aparecerá un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo que queremos abrir. En la barra de herramientas estándar podemos seleccionar esta opción pulsando sobre sobre la carpeta que se abre.

Figura 13: El menú Archivo

A la hora de guardar nuestros archivos la opción que utilizaremos será Archivo > Guardar, presentándose un cuadro de diálogo para dar nombre a nuestro libro. Si ya le hemos dado un nombre a nuestro libro no se presentará este cuadro. Podemos también salvar el libro con otro nombre diferente al que tiene actualmente mediante la opción Archivo > Guardar como... , e indicando el nombre con el que queremos salvarlo. La opción de guardar en la barra de herramientas estándar se representa con un disquete. Para cerrar una hoja seleccionaremos Archivo > Cerrar. Excel preguntará si queremos salvar los cambios realizados en ella, en el caso de haber hecho alguna modificación. También tenemos la posibilidad de salvar las ventanas que tengamos abiertas (con sus respectivos libros), y la posición que ocupan en la pantalla. En este caso utilizaremos la opción Archivo > Guardar área de trabajo... del menú.

Nombrando las hojas de un libro Al crear un nuevo libro éste se llamará Libro 1 y las hojas existentes Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Las nuevas que vayamos creando seguirán esta misma línea (Hoja4, Hoja5, etc.). Para renombrarlas no hay más que hacer un doble clic sobre el nombre de la hoja en las pestañas de la parte inferior de la pantalla, o en la opción Cambiar nombre del menú contextual de hojas.

Insertar hojas en un libro Como ya se ha dicho, por defecto los libros se abren con tres hojas de cálculo. Si necesitamos más hojas, podemos agregarlas mediante la opción Insertar > Hoja de cálculo del menú, o mediante el menú contextual de hojas (pulsando con el botón derecho sobre la pestaña de la hoja en donde queremos ubicar la nueva) y seleccionando hoja de cálculo en la opción Insertar... 31


Trabajando con Excel

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La hoja nueva se insertará a la izquierda de la hoja actual.

Figura 14: Menú contextual de hojas

Mover y copiar hojas Para cambiar de sitio una hoja tenemos varias opciones: 1. Seleccionar en el menú Edición > Mover o copiar hoja. Aparecerá un cuadro de diálogo en donde seleccionaremos el libro al que queremos mover la hoja (tiene que estar abierto o crear uno nuevo) y el lugar en el que la vamos a colocar. 2. Seleccionar la opción Mover o copiar... en el menú contextual de hojas. Aparecerá el mismo cuadro que antes. 3. Pulsando y arrastrando con el ratón la pestaña de la hoja que queramos mover hasta su nueva posición.

Figura 15: Cuadro de diálogo de mover o copiar hojas

Para copiar una hoja tenemos varias opciones: 1. Seleccionar en el menú Edición > Mover o copiar hoja. Aparecerá el mismo cuadro de diálogo de antes. Seleccionaremos el libro al que queremos copiar la hoja (tiene que estar abierto o crear uno nuevo), el lugar en el que la vamos a colocar y activamos la casilla Crear una copia. 2. Seleccionar la opción Mover o copiar... en el menú contextual de hojas. Aparecerá el mismo cuadro que antes. 3. Pulsando y arrastrando con el ratón la pestaña de la hoja que queramos copiar a la vez que mantenemos pulsada la tecla CTRL, hasta su nueva posición.

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La nueva hoja creada con la copia de la anterior se llamará igual que la otra con un (2) detrás. Por ejemplo, si la hoja original se llamaba Gastos, la nueva se llamará Gastos (2). Por supuesto, podemos modificar el nombre.

Eliminar hojas Para eliminar una hoja utilizaremos la opción Edición > Eliminar hoja del menú, o la opción Eliminar del menú contextual. Con ello eliminaremos la hoja u hojas activas. Para seleccionar más de una hoja para eliminar, picamos con el ratón sobre cada una de las hojas mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL. Cuando finalizamos un libro es conveniente eliminar las hojas que sobren o no hallamos utilizado.

Seleccionar y activar celdas En la hoja de cálculo hay en todo momento una celda activa (y sólo una). La celda activa se distingue claramente de las demás: aparece con un color de fondo y enmarcada de modo diferente. Para más detalles ver el punto Celda activa en el capítulo de INTRODUCIENDO DATOS. La celda activa es la única celda que está preparada para recibir lo que se introduzca por el teclado. De esta manera, antes de introducir (o eliminar) algo en una celda, hay que hacer que esa celda sea la celda activa. Una celda se convierte en celda activa pulsando con el ratón sobre ella o seleccionándola con los cursores del teclado. El contenido de la celda activa aparece en la Barra de Fórmulas, y es en esta barra o sobre la propia celda donde se realizan las operaciones para modificar el contenido de la celda. Las modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla Intro, al pulsar sobre el icono de ACEPTAR en la Barra de Fórmulas, o al seleccionar otra celda como activa (con las flechas del teclado o con el ratón). Si se selecciona un rango de celdas, al pulsar la tecla Intro la celda activa se va desplazando por la zona seleccionada, recorriéndola por columnas. Cuando se llega a la última celda seleccionada, se vuelve a comenzar por la primera. Además de introduccir datos directamente, hay otras operaciones que se pueden realizar simultáneamente sobre varias celdas a la vez, como copiar, borrar, formatear, etc.; siempre que dichas celdas hayan sido previamente seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque adquieren color oscuro (aunque hay que recordar que sólo una está activa). Algunas de las formas de que dispone Excel para seleccionar celdas son las siguientes: 1. Para seleccionar toda la hoja de cálculo basta con clicar con el ratón en la esquina superior izquierda de la hoja (intersección de la fila con los nombres de columnas y la columna con la numeración de filas).

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Figura 16: Selección de la hoja completa

2. Para seleccionar una determinada fila o columna, bastará con pulsar una sola vez sobre la etiqueta correspondiente a la fila o a la columna (el número o la letra). 3. Para seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, bastará picar sobre la primera (o última) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botón del ratón hasta la última (primera) etiqueta del rango deseado. 4. Para seleccionar un rango de celdas hay que picar con el ratón en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la celda ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial. Con el teclado se puede hacer seleccionando primero la celda de una esquina y luego (manteniendo pulsada la tecla Mayus) desplazarse hasta la celda de la esquina opuesta con los cursores. 5. Para seleccionar bloques no contiguos de celdas basta seleccionar cada bloque por los procedimientos explicados anteriormente, manteniendo presionada la tecla Ctrl. De esta forma la nueva selección no anula los bloques ya seleccionados.

Introducir datos en celdas La forma más sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente para que se convierta en celda activa y a continuación introducir en ella los datos (texto, números, fórmulas, etc.) mediante el teclado. Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Fórmulas. Los datos se terminan de introducir pulsando sobre el botón de ACEPTAR o VALIDAR en la Barra de Fórmulas, pulsando Intro, o simplemente cambiando de celda activa. Para desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratón o las flechas del teclado. Estos datos pueden ser editados posteriormente haciendo doble clic en la celda o directamente en la barra de fórmulas si está activa la celda. Es interesante apuntar que pueden introducirse los mismos datos y/o formatos en varias hojas de cálculo simultáneamente, teniéndolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo. En un rango de celdas los datos que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez que se pulsa Intro la celda activa se traslada de modo automático a la celda siguiente del rango. Se recorren primero las columnas y luego las filas. Cuando se termina de recorrer todo, si se pulsa Intro vuelve a comenzarse otra vez por la primera celda.

Insertar filas, columnas y celdas

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Para insertar X filas, basta seleccionar las X filas delante de las cuáles se quiere realizar la inserción. A continuación se elige el comando Columnas del menú Insertar. Mediante el menú contextual se puede también hacer seleccionando el comando Insertar. De modo análogo se realiza la inserción de filas, pero seleccionando la opción Filas del menú Insertar. En el menú contextual utilizaremos también la opción Insertar.

Figura 17: Cuadro de diálogo de Insertar celdas

Para insertar un bloque rectangular de celdas basta seleccionar un bloque de las mismas dimensiones que el que queremos insertar. A continuación se elige el comando Celdas del menú Insertar, y se abre un cuadro de diálogo (figura 17) que pregunta hacia donde se quieren desplazar las otras celdas: hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de columna). De igual manera lo podemos hacer mediante la opción Insertar... del menú contextual. En el cuadro de diálogo también se ofrece la posibilidad de insertar filas o columnas completas en la zona de la selección realizada. En la figura siguiente podemos ver la diferencia entre desplazar las celdas a la derecha y desplazarlas hacia abajo.

Selección original

Desplazamiento a la derecha

Desplazamiento hacia abajo

Borrar de celdas Hay dos maneras de entender el borrado de las celdas. Por un lado podemos borrar la celda en sí y por otro sólo el contenido: 1. Borrado “físico” de las celdas. Se selecciona la zona a borrar y se ejecuta el comando Eliminar... del menú Edición. Se abre un cuadro de diálogo como el de inserción de celdas (figu-

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ra 17) que pregunta qué celdas se quiere desplazar y que ocuparan el lugar de las celdas que van a ser borradas. También se puede realizar con el comando Eliminar... del menú contextual. 2. Borrado del contenido de las celdas. En este caso conviene distinguir entre borrado del contenido propiamente dicho, del formato de la celda o de los comentarios asociados: 2.1. Para eliminar el contenido de la celda seleccionamos la celda (o celdas) y después el comando Borrar > Contenido del menú Edición. También podemos borrarlo con la opción Borrar contenido del menú contextual. Por último también podemos borrar mediante la tecla Supr. 2.2. Para eliminar el formato de la celda seleccionamos la celda (o celdas) y después el comando Borrar > Formatos del menú Edición. 2.3. Para eliminar el comentario de la celda seleccionamos la celda (o celdas) y después el comando Borrar > Comentarios del menú Edición. También podemos borrar el comentario directamente visualizándolo, seleccionándolo y pulsando después la tecla Supr. 2.4. Por último podemos borrar todo a la vez (contenido, formato y comentario) con la opción Borrar > Todo del menú Edición.

Mover y copiar celdas Copiar o mover el contenido de una selección de celdas a otra hoja de cálculo (o a otra parte de la misma hoja de cálculo) son dos procedimientos análogos que se realizan casi de la misma manera. Hay dos procedimientos: 1. Después de seleccionar las celdas elegiremos el comando Copiar (o Cortar si vamos a mover el contenido) del menú Edición, la selección quedará rodeada por un contorno especial (lo que se conoce como “desfile de hormigas”), que indica que su contenido está dispuesto para ser pegado en otro sitio. A continuación seleccionamos la celda en donde queremos pegar el contenido y eligimos el comando Pegar del menú Edición, esto copiará la celda completamente (contenido, formato y comentario). Podemos utilizar también el comando Edición > Pegado especial... que permite controlar exactamente lo que se quiere copiar: datos, fórmulas, formatos... El contorno del “desfile de hormigas” se puede quitar mediante la tecla ESC. También podemos utilizar los comandos homónimos del menú contextual, o los botones de cortar, copiar y pegar de la barra de herramientas estándar.

Figura 18: Botones cortar, copiar, pegar y copiar formato

2. Seleccionamos la celda que vamos a copiar o mover y desplazamos el cursor del ratón sobre el borde hasta que cambie el cursor a una flecha blanca. En ese momento hacemos clic y desplazamos la celda hasta su nueva posición (sin soltar el botón del ratón). Con esto moveremos la celda. Si sólo queremos copiarla, a la vez que arrastramos la celda mantendremos pulsada la tecla CTRL.

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Si en lugar de hacer clic y arrastrar con el botón izquierdo del ratón, lo hacemos con el derecho, al ubicar la celda y soltar el botón sale un menú preguntando que es lo que queremos hacer con la celda: mover, copiar, etc. (ver figura 19).

Figura 19: Menú de copiar o mover celdas

Si lo que nos interesa es sólo copiar el formato de una celda (líneas, tramas, tipos de letra, etc.), podemos utilizar el botón de copiar formato en la barra de herramientas estándar (el botón de la brocha). Para ello seleccionamos la celda de la que queremos copiar el formato y pulsamos este botón (el cursor añadirá una brocha a la cruz blanca habitual), después pulsaremos sobre la celda a la que queremos pegar el formato. Para copiar el formato a más de una celda en vez de hacer un clic sobre el icono de la brocha haremos dos, pegaremos los formatos sobre las celdas que seleccionemos y cuando acabemos volveremos a pulsar (un clic) sobre el botón de la brocha. Hay que tener en cuenta que el pegar datos en una celda sustituirá completamente a los ya existentes.

Asignar nombres a una celda, a un rango o a una fórmula Asignar nombres a celdas y rangos facilita el trabajo con fórmulas o funciones, sobre todo si vamos a usar ese rango frecuentemente. Así, si utilizamos a menudo el rango E11:G15, podemos asignarle un nombre y utilizar ese nombre en las referencias. Para nombrar un rango no tenemos más que seleccionar las celdas que lo van a componer, y seleccionar en el menú Insertar > Nombre > Definir, y poner aquí el nombre. Una manera más rápida es seleccionar el rango y modificar su nombre directamente en el cuadro de nombres.

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Para asignar un nombre a una celda se hará de igual manera que para los rangos.

Figura 20: Cuadro de diálogo Definir nombre

También podemos dar un nombre a una fórmula que no necesitamos que aparezca en una celda, mediante el cuadro de diálogo de Definir nombre. Para ello creamos un nuevo nombre, y en el campo Se refiere a: indicamos la fórmula. Hay que tener en cuenta que a la hora de poner un nombre hay que seguir ciertas reglas: -

El nombre ha de empezar siempre por una letra o por un carácter de subrayado (_). Después se puede utilizar cualquier otro carácter, salvo espacios.

-

No se pueden utilizar más de 256 caracteres en el nombre, aunque no conviene que éste sea muy largo, ya que si se usa en una fórmula estaremos dilapidando espacio (recordemos que en la fórmula sólo se pueden poner 256 caracteres también).

Para eliminar un nombre podemos hacerlo en el cuadro de Definir nombre (figura 20), seleccionando el nombre a borrar y pulsando en Eliminar.

Referencias relativas y referencias absolutas Cuando con el Autollenado completamos una serie de fórmulas copiándolas de unas celdas a otras, Excel utiliza siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las fórmulas. Esto significa que las referencias usadas se actualizarán de manera acorde tras copiar la fórmula de una celda a otra. Veamos un ejemplo. En la figura 21 tenemos una hoja de cálculo con tres columnas de las cuales queremos calcular el total. Primeramente sumamos el contenido de la primera columna. Si ahora utilizamos el autollenado para que realice la suma de las otras columnas, Excel copiará la fórmula de la primera columna (que era =SUMA(B7:B13)), pero en la segunda columna la variará por =SUMA(C7:C13) y en la tercera por =SUMA(D7:D13).

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Figura 21: Ejemplo de autollenado de fórmulas

Hay ciertos casos en que hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la fórmula a una nueva posición. Para ello se utilizan las referencias absolutas. Es posible utilizar referencias absolutas para filas sólo, para columnas sólo o para ambas a la vez (si sólo utilizamos referencias absolutas en filas o en columnas, la referencia se conoce como referencia mixta). Las referencias relativas se convierten en absolutas introduciendo el carácter del dólar ($) antes de la letra de la columna o el número de fila que se quieren mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el índice de filas ni el de columnas, hay que poner el carácter $ delante de cada uno de los dos índices. $A$1

Columna y fila absolutas

Columna absoluta y fila relativa $A1 Columna relativa y fila absoluta A$1 $A$l;$C$3 Referencia a rango absoluta

Ambas se adaptan cada vez que se copie la fórmula La fila no cambia y la columna se adapta La columna no cambia y la fila se adapta Ambas se adaptan cada vez que se copie la fórmula

Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes: 1. Conforme se introduce la fórmula, se teclea el carácter $ delante del índice de fila y/o de columna que se quiere mantener constante. 2. Colocando el cursor del ratón en la barra de fórmulas, de manera que esté dentro de la referencia a la celda. Si pulsamos ahora la tecla F4 se pasa cíclicamente por referencias relativas, absolutas y por los dos casos mixtos.

Abrir dos ventanas del mismo libro de trabajo Además de poder ver más de un libro de trabajo al mismo tiempo, es posible abrir dos ventanas del mismo libro de trabajo. Es interesante resaltar que realmente lo que estamos haciendo es ver dos veces la misma ventana, por lo que los cambios que realicemos en una de ellas se realizarán también en la otra. Para abrir dos ventanas de un mismo libro de trabajo: 1. Activamos la hoja de cálculo que deseemos. 2. Seleccionamos en el menú Ventana > Nueva ventana .

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Podemos repetir esta operación las veces que queramos, y tener varias vistas de un mismo libro. Cada una de las ventanas del libro tendrá el nombre del libro seguido por dos puntos y el número de ventana abierta. Es decir, si nuestro libro de trabajo se llama Factura, entonces al duplicar la ventana la primera se llamará Factura:1 y la segunda Factura:2. Las siguientes serian Factura:3, Factura:4, etc.

Dividir una ventana En ocasiones, en hojas de gran tamaño, es necesario cotejar datos que se encuentren en una fila del principio y en otra del final de nuestra hoja, o en columnas también distantes. Para estos casos podemos usar el comando Ventana > Dividir, del menú. De esta manera tenemos la hoja como si la doblásemos para ver hasta cuatro partes de ella al mismo tiempo. Cada una de las zonas las moveremos ahora con sus propias barras de desplazamiento, así lograremos comparar dos partes de la hoja que esten alejadas como si estuviesen al lado. Cada división se hace para una hoja del libro en particular, por lo que si cambiamos de hoja será necesario dividir la hoja nueva, si hace falta. Podemos dividir la hoja de una forma más rápida con los manejadores que se encuentran en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical y en la parte derecha de la horizontal (el que está a la izquierda es para dimensionar la barra de desplazamiento).

Figura 22: Manejadores de división de hoja

Cuando seleccionemos el manejador, el cursor cambiará a una barra con dos flechas opuestas. Para seleccionar la división pulsamos sobre el manejador y arrastramos hasta donde queremos dividir la hoja.

Inmovilizar secciones Mediante este comando (que es similar al comando Dividir) se puede hacer que una parte de la pantalla quede siempre visible. Esta característica resulta muy útil (por ejemplo) en el caso de tablas de gran tamaño en las que se necesite tener las cabeceras de las filas y/o columnas a la vista, para saber a que pertenecen los datos. Para utilizar esta característica:

-

Situamos el cursor en la celda que delimite por la izquierda y por arriba las filas y colum-

nas que siempre van a estar a la vista. -

Seleccionamos en el menú el comando Ventana > Inmovilizar paneles . Apareceran unas líneas finas delimitando la zona inmovilizada.

Si ahora utilizamos las barras de desplazamiento, veremos que estas zonas permanecerán siempre en pantalla. 40


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Figura 23: Secciones inmovilizadas

Para volver a movilizar la secci贸n, seleccionaremos Ventana > Movilizar paneles.

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Mejorando el aspecto de nuestra hoja

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5. FORMATEANDO EL LIBRO El visualizar los datos que Excel puede presentar en pantalla (sobre todo si son muchos) puede llegar a ser una tarea pesada. Para facilitar esta labor es conveniente presentarlos de la forma correcta, utilizando (por ejemplo) diferentes tipos de letras y colores, y aprovechando el espacio de la manera adecuada. Todo ello con el fin de que nada más ver nuestro libro la información importante se reciba clara y rápidamente. A todo esto es a lo que nos referimos cuando utilizamos la palabra “formatear”.

Cambiar el ancho de las columnas y la altura de las filas Para cambiar la altura de una fila seleccionamos Formato > Fila > Alto... e introduciremos el valor que necesitemos. Podemos también realizar una operación parecida con el ratón, posicionando el cursor sobre las separaciones entre filas (donde están los números). El cursor cambiará a una flecha doble. Entonces pulsando y arrastrando seleccionaremos el alto de la fila. Si queremos ajustar la altura de una fila a la entrada más alta de esa fila podemos seleccionar la opción Formato > Fila > Autoajustar, o podemos situar el cursor del ratón en las separaciones entre filas anteriormente descritas (en la parte inferior de la fila a ajustar) y hacer un doble clic. Para cambiar la anchura de una columna seleccionamos Formato > Columna > Ancho... e introduciremos el valor que necesitemos. Con el ratón, posicionamos el cursor sobre las separaciones entre columnas (donde están los números). El cursor cambiará a una flecha doble. Entonces pulsando y arrastrando seleccionaremos el ancho de la columna. Para ajustar la anchura de una columna a la entrada más ancha de esa columna podemos seleccionar la opción Formato > Columna > Autoajustar, o podemos situar el cursor del ratón en las separaciones entre columnas (a la derecha de la columna a ajustar), y hacer un doble clic. Todas estas opciones también son accesibles desde el menú contextual de filas o columnas, seleccionando una fila o columna y pulsando el botón derecho del ratón.

Ocultar filas o columnas A veces puede ocurrir que sea necesaria una mejor visión de la hoja de cálculo, quitando de en medio algunas columnas o filas que no es necesario visualizar. Para ello sólo tenemos que seleccionar las filas o columnas a ocultar (o un rango de ellas) y seleccionar la opción de menú Formato > Fila > Ocultar (si es fila) o Formato > Columna > Ocultar (si es columna). Para volverlas a hacer visibles seleccionamos las filas o columnas anteriores y posteriores a las ocultas y seleccionamos Formato > Fila > Mostrar (si es fila) o Formato > Columna > Mostrar (si es columna). Como en el caso anterior, estas opciones son accesibles desde el menú contextual de filas o columnas, seleccionando filas o columnas y pulsando el botón derecho del ratón.

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Formateando el Libro

Formato de celdas En el capĂ­tulo 3 indicĂĄbamos que las celdas contienen por un lado los datos y por otro una forma de presentarlos (lo que denominĂĄbamos formato).

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Trabajando con gráficos y diagramas

Excel 97

6. TRABAJANDO CON GRÁFICOS Y DIAGRAMAS Excel puede crear gráficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de cálculo. Estos gráficos se pueden “incrustrar” en nuestra hoja de cálculo, o crear el gráfico en una hoja especial para gráficos. En cualquier caso el gráfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en algún momento los datos cambian el gráfico se actualizará de forma automática. Un gráfico de Excel contienen además muchos otros objetos (como títulos, etiquetas de ejes, leyendas, etc.) que pueden ser configurados y editados individualmente.

Tipos de gráficos Excel dispone de catorce tipos de gráficos estándar y veinte personalizados, que son variaciones de los catorce anteriores. Además es posible crear nuestros propios gráficos personalizados y guardarlos. La diferencia principal entre los diferentes gráficos está en la clase de marcas que utilizan.

Figura 24: Gráfico de tarta (circular) Figura 25: Grafico de áreas 3D

Cada uno de los tipos de gráfico está especialmente indicado para representar los datos de una manera distinta. Para obtener una mayor eficacia en la representación hay que tener esto en cuenta. En la tabla siguiente se indican los tipos estándar existentes y su uso. Tipo de gráfico Columnas Barras Líneas Circular XY – Dispersión Areas Anillos Radial Superficie Burbujas Cotizaciones Cilíndrico 44

Uso principal Datos principales a lo largo de un promedio. Datos individuales. Tendencias de los datos a lo largo de un periodo de tiempo. Relaciones de las partes con el total en una única serie de datos. Relaciones entre valores numéricos de diferentes grupos de datos. La importancia relativa de los datos a lo largo de un periodo de tiempo. Relaciones de las partes con el total en una o más series de datos. Comparación relativa entre datos numéricos. Similar al de líneas pero con representación tridimensional. Similar al de dispersión. Para máximos, mínimos y cierre. Igual al de columnas pero con cilindros y en tres dimensiones.


Trabajando con gráficos y diagramas

Excel 97 Tipo de gráfico Cónico Piramidal

Uso principal Igual al de columnas pero con conos y en tres dimensiones. Igual al de columnas pero con pirámides y en tres dimensiones.

El asistente para gráficos La manera más simple de introducir un gráfico en Excel es mediante la utilización del Asistente para Gráficos. Los pasos a seguir para insertar un gráfico, son los siguientes: • •

Seleccionar los datos a representar. Ejecutar el comando del menú Insertar > Gráfico..., o pulsar en su equivalente en la barra de herramientas estándar .

Los datos a representar se pueden seleccionar después de llamar al Asistente para Gráficos, pero el proceso es más rápido y sencillo si dicha selección se realiza antes. A continuación aparecerán cuatro cuadros de diálogo del Asistente para Gráficos, cuyas indicaciones deben seguirse para terminar creando el gráfico deseado. 1. La primera ventana de diálogo permite elegir el tipo y subtipo de gráfico que va a ser utilizado, entre los gráficos estándar o los personalizados. Al pulsar sobre cada posibilidad aparece una breve explicación de la información que cada gráfico proporciona. Se puede pulsar sobre el botón de vista preliminar para ver como queda nuestro gráfico. Una vez realizada la selección se puede pasar al siguiente cuadro de diálogo pulsando sobre el botón Siguiente>, por insertar el gráfico tal como aparece en la vista preliminar pulsando sobre el botón Terminar, o por cancelar la operación de introducir el gráfico pulsando sobre Cancelar. Figura 26: Elección del tipo de gráfico

Figura 27: Selección de datos del origen

2. La segunda ventana permite comprobar o modificar la selección de datos realizada. Por un lado (en la pestaña Rango de datos) podemos seleccionar el rango de datos para representar (editándolo directamente a mano o sobre la propia hoja) y si colocaremos las series de datos por filas o por columnas. Por otro (en la pestaña Serie) las series que se están considerando para la representación gráfica y para los rótulos de los ejes. Éstas vienen dadas por sus referencias, siendo análogo a la pestaña anterior el proceso a seguir para modificar cualquiera de las series. Podemos cambiarles el nombre, añadir series nuevas o eliminarlas. Desde esta ventana de diálogo se puede también dar por terminado el gráfico (Terminar), pasar al siguiente cuadro de diálogo (Siguiente>), volver al anterior (<Atras), o cancelar el proceso (Cancelar).

3. El tercer cuadro de diálogo permite configurar todos los aspectos estéticos de la presentación del 45


Trabajando con gráficos y diagramas

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gráfico, aportando una vista preliminar del mismo. Aquí se determinan el título principal y el de los ejes, las inscripciones de los ejes, las líneas de división de éstos, la leyenda y la aparición o no de la tabla de datos y de los rótulos de los mismos. Las opciones de Terminar, Siguiente, volver hacia Atrás y Cancelar son las mismas que en el cuadro anterior. Figura 28: Selección de las opciones del gráfico

Figura 29: Ubicación del gráfico

4. El cuarto y último cuadro de diálogo se refiere a la ubicación del gráfico. Podemos colocarlo en cualquiera de las hojas creadas como objeto incrustado (hay que indicar la hoja), pudiendo moverlo a donde más nos interese. O podemos crear una hoja especial de gráfico nueva, sólo con éste (también aquí indicaremos el nombre). Pulsando sobre el botón Terminar, el gráfico aparecerá en el lugar elegido. Desde aquí también podemos volver Atrás o Cancelar.

Si hemos elegido incrustar el gráfico en una hoja de datos, y queremos desplazarlo a algún otro lugar sobre la propia hoja en que se encuentra, basta seleccionar todo el gráfico y arrastrarlo con el ratón (cuando el cursor tome forma de cruz) soltándolo en el lugar elegido. No es necesario que el gráfico esté alineado con los bordes de las celdas pues no está contenido en ninguna, sino superpuesto sobre las mismas. Una vez creado el gráfico ya es parte de la hoja de cálculo y se guarda y se abre con el libro de trabajo. Una vez que el gráfico esté colocado se puede modificar en cualquier momento el aspecto estético del mismo. Incluso es posible agregarle datos nuevos, como veremos más adelante.

Partes de un gráfico En los cuadros de diálogo que aparecen durante la creación o modificación de gráficos aparece terminología que es conveniente dominar para alcanzar los resultados esperados.

Figura 30: Partes de un gráfico

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Excel 97 Elemento Título Rango de datos Series de datos Líneas de división

Leyenda Marcas de graduación Marcas de datos

Trabajando con gráficos y diagramas Descripción El texto que encabeza el gráfico. Es el rango utilizado para la creación del gráfico. Son los conjuntos de datos que se representan en el gráfico. En la figura 30 cada día de la semana es una serie. Son líneas horizontales o verticales que aparecen al fondo del gráfico y sirven para apreciar con más facilidad los valores que alcanzan las marcas de datos. Es el cuadro en donde se identifican las marcas de datos. Son marcas que aparecen en los ejes y que sirven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo. Son los objetos que se utilizan para representar datos. Por ejemplo en el gráfico de la figura 30 son las barras. Hay una barra por cada objeto representado.

Modificar un gráfico Como ya hemos vistos, los gráficos de Excel están compuestos por objetos tales como marcadores, leyendas, títulos, ejes, texto y la propia área de gráfico. Se pueden configurar los gráficos, añadir objetos, o bien dar formato a los ya existentes para modificar su apariencia. Para modificar un gráfico es necesario primero seleccionarlo. Para ello pulsamos con el ratón sobre el objeto gráfico y este se activará. Posteriormente habrá que volver a pulsar sobre el objeto particular que deseemos modificar. Incluso puede ser necesario volver a pulsar para modificar un aspecto particular. Por ejemplo, para seleccionar una serie, hay que hacer un doble clic en el punto que queramos modificar. El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el punto deseado. El mismo procedimiento se aplica a los elementos de una leyenda y a los rótulos de los datos. Se puede hacer clic por primera vez en una leyenda para seleccionarla, y a continuación en el texto o en la clave de uno de los datos de la leyenda para seleccionarlo. El primer clic en un rótulo de datos selecciona todos los rótulos de la serie y el segundo selecciona un rótulo individual. Si se hace doble clic en un objeto se abrirá un cuadro de diálogo que presenta las opciones para darle formato. Si sólo se va a seleccionar el objeto se pulsa una vez sobre él. Otra forma de modificar los elementos de un gráfico es pulsar sobre el objeto que interesa con el botón derecho, apareciendo un menú contextual que permite cambiar las características del mismo. Si pulsamos con el derecho sobre todo el gráfico se pueden variar también las características del mismo (lo mismo se consigue con el comando del menú Gráfico). Una forma cómoda de variar las características es con la barra de herramientas de gráficos. Para activarla ejecutamos el menú Herramientas > Personali zar..., y activamos la barra. O pulsamos con el botón derecho sobre una barra cualquiera y seleccionamos Personalizar... en el menú contextual.

Figura 31: Barra de herramientas de gráficos

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Trabajando con gráficos y diagramas

Excel 97

Desde ella es posible modificar el tipo de gráfico, la orientación del texto, el formato de cada uno de los objetos, si se desean presentar los datos en filas o columnas, o si se desea presentar (o no) la leyenda o la tabla de datos.

Agregar datos a un gráfico En algunos casos es necesario agregar más datos a un gráfico ya terminado, o eliminar algunos que no son necesarios. Para ello no es necesario volver a realizar el gráfico, sino que es suficiente con modificar los datos del origen. Sólo tenemos que seguir los siguientes pasos: -

-

Seleccionamos el gráfico. Ejecutamos el menú Gráfico > Datos de origen... O seleccionamos Datos de origen... en el menú contextual del gráfico. En cualquier caso aparecerá una ventana similar a la segunda del asistente de gráficos. Seleccionamos el nuevo rango de datos y aceptamos.

Gráficos combinados

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Imprimiendo el Libro

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7. IMPRIMIENDO EL LIBRO Es posible (y probable) que necesitemos imprimir nuestras hojas para su análisis o para una presentación de las mismas. Hay tres pasos a seguir para imprimir nuestra hoja: 1. Configurar la página. 2. Establecer el área de impresión. 3. La impresión propiamente dicha. Antes de imprimir también es conveniente utilizar el comando Archivo > Vista prelim inar, para ver como va a quedar nuestro documento impreso. Se puede acceder rápidamente a este comando pulsando sobre la barra de herramientas en .

Configurar la página Para configurar la página seleccionaremos en el menú Archivo > Configu rar página... Aparecerán entonces un cuadro de diálogo con cuatro pestañas. a) En la pestaña Página elegiremos los ajustes de la impresora: papel, tamaño de impresión, orientación de la hoja, etc. Si nuestra hoja es ligeramente superior al área de impresión podemos ajustar un tamaño a escala forzando una reducción, bien como porcentaje del tamaño original, bien indicando el número de hojas que queremos utilizar. También aquí podemos indicar el número inicial de página que queremos.

Figura 32: Opciones de página

b) En la pestaña Márgenes indicaremos los margenes de impresión de la hoja (izquierda, derecha, superior e inferior), la situación del encabezado y del pie de página desde los bordes superior e inferior respectivamente, y la alineación de la hoja con respecto a la página (tanto vertical como horizontalmente).

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Impriendo el Libro

Excel 97

Como regla general, tanto el encabezado como el pie de página han de ser inferiores a los valores del margen superior e inferior, respectivamente (sino aparecerán sobre los datos de la hoja).

Figura 33: Estableciendo los márgenes de impresión

c) En la pestaña Encabezado y pie de página podemos definir las cabeceras de cada página y los pies de las mismas. Podemos seleccionar entre los encabezados o pies que vienen por defecto, o podemos personalizar los nuestros.

Figura 34: Encabezados y pies de página

Si las personalizamos aparecerá una ventana (la misma para ambas opciones de encabezados o pies) en la que disponemos de tres secciones (izquierda, central y derecha) en las que podemos poner el texto que queramos, además de poder insertar campos especiales, como son el número de páginas, el número total de páginas, la fecha del sistema y la hora del sistema.

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Imprimiendo el Libro

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Figura 35: Detalle de la ventana de encabezados y pies

d) Por último en la pestaña de Hoja modificaremos el área de impresión (cosa que también podemos hacer directamente desde el menú Archivo > Área de impresión), podemos definir títulos para que se impriman en todas las páginas, indicar que se impriman los comentarios de celda (y donde), y también decidir si se imprimen las líneas de división de las celdas. Por último indicaremos como se irán imprimiendo las páginas (hacia abajo y luego hacia la derecha, o hacia la derecha y luego hacia abajo).

Figura 36: Características de la impresión de la hoja

En cada una de las ventanas anteriores tenemos tres botones a la derecha que nos permiten Imprimir, hacer una Vista preliminar y modificar las Opciones de la impresora.

Establecer el área de impresión La opción Área de impresión del menú Archivo (o su homónima de la pestaña hoja de la Configuración de página) permite seleccionar una rango como una única parte de la hoja de calculo para imprimir.

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Impriendo el Libro

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Para establecer un área de impresión el proceso es seleccionar el rango que se va a imprimir y seleccionar en el menú Archivo > Área de impresión > Establecer Área de i mpresión. Si lo que queremos es borrar un área de impresión hemos de marcar primero el área a eliminar y después seleccionar en el menú Archivo > Área de impresión > Borrar Área de i mpresión. O bien lo podemos eliminar como un nombre cualquiera (que al fin y al cabo es lo que es) desde el menú Insertar > Nombre > Definir, seleccionando el nombre ‘Área_de_impresión’ y pulsando sobre Eliminar.

Imprimiendo Una vez que hemos seleccionado todas las opciones necesarias, podemos imprimir ya nuestra hoja. Esto lo podemos hacer desde el menú Archivo > Imprimir..., o pulsando sobre el icono de la barra de herramientas estándar. En ambos casos aparecerá un cuadro similar al de la figura 37. En el podemos seleccionar la impresora a utilizar (y variar sus propiedades), las páginas a imprimir, el número de copias a realizar y lo que queremos imprimir (una selección marcada, hojas activas o el libro entero).

Figura 37: Cuadro de diálogo de Imprimir

Saltos de página Si se imprime una hoja que ocupe más de una página, Excel divide las páginas con saltos automáticos. Estos saltos estan basados en los margenes de página que hayamos definido. No obstante puede ocurrir que nos interese insertar estos saltos manualmente. En este caso seleccionaremos una celda que delimitará por encima y por la izquierda el salto. Después pincharemos en el menú Insertar > Salto de página . Si queremos quitar los saltos de página manuales seleccionamos la celda donde se realizó el salto de página y pinchamos en el menú Insertar > Quitar salto de página . En cualquier momento podemos ver los saltos de página definidos (y como se van a imprimir) con la opción Ver > Vista previ a de salto de página, permitiéndose también desde aquí

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Imprimiendo el Libro

Excel 97

arrastrar con el ratón los saltos a una nueva posición. Si queremos volver a ver la página como siempre seleccionamos despues Ver > Normal.

Imprimiendo gráficos Para imprimir un gráfico que está incrustado seguiremos los mismos pasos que para imprimir una hoja normal, ya que este se tomará como un elemento más de la hoja. En el caso de que tengamos el gráfico en una hoja diferente (sólo con él) o seleccionemos el objeto gráfico (aún estando incrustado) para imprimir, entonces el proceso variará ligeramente a la hora de configurar la página. En este caso la última de las pestañas cambiará y en lugar de aparecer la de Hoja aparecerá la de Gráfico (figura 38). Aquí podremos elegir el tamaño del gráfico y la calidad de impresión del mismo.

Figura 38: Impresión de gráficos

La vista preliminar Mediante la vista preliminar vemos el resultado de lo que se va a imprimir. Cuando entramos en la vista preliminar aparecen sobre la pagina nueve botones que nos permiten realizar desde aquí todo lo que hemos visto en este capítulo: ver la Siguiente página, ver la Anterior, realizar un Zoom de la vista (o quitarlo), Imprimir la hoja, Configurar la página, establecer los Margenes con el ratón, e insertar Saltos de página. Además hay dos botones más: Cerrar (salir de la vista preliminar) y Ayuda.

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Impriendo el Libro

8. BIBLIOGRAFIA Microsoft Excel – Manual del usuario Microsoft Corporation Manual imprescindible de Excel 5.0 para Windows Christopher Van Buren Anaya Multimedia, 1995 ¡¡Magnífico!! Excel 95 para torpes Joaquín Maria Suarez Anaya Multimedia, 1996 El gran libro del Excel 5 Peter Gäng – Alfred Kamenz – Helmut Vonhoegen Marcombo S.A., 1994 Aprenda Microsoft Excel 97 Escuela Superior de Ingenieros Industriales Universidad de Navarra, oct. 1998

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Excel 97


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