Page 1

MANUAL BÁSICO DE COMO UTILIZAR GOOGLE DOCS José Rafael González Romero


INTRODUCCIÓN Para poder utilizar Google Docs, es necesario que tengamos una cuenta de Google. Por ejemplo: una cuenta de correo en GMail. Este servicio de Google, nos permite almacenar distintos tipos de archivos: documentos de Word, Pdf, imágenes, archivos comprimidos… Esto nos permitirá acceder desde cualquier ordenador a esta información almacenada o bien, en un blog o página web, crear enlaces que permitirán leer los documentos (solo documentos de Word y Pdf) o descargarlos. Como entrar en Google Docs Para entrar en este servicio, podemos introducir la dirección: http://docs.google.com O también, una vez cargada la “página” de Google, pulsando en la opción Más y después, en el menú que se abre, sobre Docs.

Nos cambiará la pantalla.

Manual Básico de Google Docs

3

José Rafael González Romero


Ahora, a la derecha, introduciremos nuestro correo electrónico y nuestra contraseña. Después, pulsaremos el botón Acceder. Si todo es correcto entraremos en Google Docs. Dentro de Google Docs, observaremos un entorno semejante al de las imágenes de abajo (puede cambiar según el navegador que utilicemos).

Ventana en Internet Explorer

Ventana en Firefox

Si ya hemos subido archivos a Google Docs, observaremos la lista de ficheros almacenados. Cuando subimos archivos o carpetas, estos van reduciendo el espacio de almacenamiento de nuestra cuenta. Google Docs nos ofrece 1 Gb de almacenamiento gratuito para nuestra cuenta. Si queremos ampliar nuestro tamaño de almacenamiento, podemos aumentarlo a un precio de 0,25$ por 1 Gb.

Manual Básico de Google Docs

4

José Rafael González Romero


SUBIR UN ARCHIVO A GOOGLE DOCS Google Docs nos permite subir y almacenar archivos en la Red. Podemos subir tanto archivos como carpetas. En cuanto a los archivos, podremos guardar: documentos de Word, PDF, ficheros comprimidos, imágenes, vídeos, etc. Esto nos permitirá: -

Acceder a nuestros archivos y carpetas desde cualquier ordenador a través de Google Docs. Lo único que necesitaremos es una conexión a Internet.

-

Compartir archivos y carpetas con amigos, familiares, alumnos o compañeros de trabajo para que puedan verlos o descargarlos en el Google Docs.

Como subir un archivo en Google Docs Podremos subir archivos hasta un límite de 10 Gb. El proceso a seguir es el siguiente: 1) Pulsamos, en el lado izquierdo, sobre el botón Subir.

2) Se abrirá un menú. Aquí, elegiremos la opción Archivos.

3) Ahora, se mostrará un cuadro. En este, iremos al soporte y carpeta que contiene el archivo a subir. Después, elegiremos el fichero y pulsaremos el botón Abrir. También, podemos realizar una doble pulsación sobre el archivo.

Manual Básico de Google Docs

5

José Rafael González Romero


4) A continuación, se abrirá un cuadro. Si queremos adaptar el formato de nuestros archivos a formatos propios de Google Docs, podemos elegir la opción Convertir documentos, presentaciones, hojas de cálculo y dibujos a los formatos correspondientes de Google Docs. En el caso de que se trate de archivos que se van a consultar o descargar desde un Blog, por lo general, no los adaptaremos.

5) Para iniciar el proceso de subida, pulsaremos el botón Iniciar la subida.

6) Aparecerá un cuadro, en la parte inferior derecha, donde podremos seguir el proceso de subida.

7) Una vez terminado el proceso, comprobaremos como nuestro archivo se muestra en la lista de archivos subidos.

Manual Básico de Google Docs

6

José Rafael González Romero


COMPARTIR UN ARCHIVO DE GOOGLE DOCS Normalmente, si subimos un archivo a Google Docs, es porque tenemos la intención de compartirlo en la Red. Por ejemplo, estableciendo un enlace en un Blog desde el que podremos acceder al documento para leerlo, o bien para descargarlo. Compartir un archivo de Google Docs Relacionado con el tema de compartir un archivo subido, tenemos diferentes opciones. Para establecer las condiciones de compartir, realizaremos los siguientes pasos: 1) Pulsamos en la casilla de verificación que aparece a la izquierda del archivo.

2) En la parte superior de la lista aparecerá una barra de herramientas.

3) Ahora, pulsaremos en el botón Compartir.

4) Se abrirá el cuadro Configuración de uso compartido. En este, comprobaremos el estado actual del archivo en cuanto a compartirlo con otros usuarios. Fíjate en la imagen de abajo, el archivo sería de uso privado para el usuario que lo ha subido. Ahora, pulsaremos en Cambiar.

Manual Básico de Google Docs

7

José Rafael González Romero


5) De nuevo se abrirá un cuadro.

6) En este cuadro, tenemos tres opciones diferentes: a) Público en la Web: Esta opción la utilizamos para los documentos (archivos de Word o PDF). Nos permite que el documento esté disponible públicamente para todos los usuarios de la Red, apareciendo en los resultados de búsqueda. Cualquier persona que conozca la dirección web podrá acceder a él. b) Cualquier usuario que reciba el enlace: Un usuario podrá acceder al documento o al archivo, sólo si conoce la dirección web exacta. Es la opción idónea para permitir que un grupo de personas acceda fácilmente a un documento. Por ejemplo, si eres profesor y quieres compartir los apuntes del curso, puedes crear en una Página Web un enlace al archivo que los contiene. c) Privado: Solo el usuario, que ha subido el archivo a Google Docs, tendrá acceso a él. 7) En nuestro caso, si deseamos compartirlo desde un Blog, elegiremos la segunda opción. Al hacerlos se mostrará la opción Permitir que cualquier persona modifique los elementos. Si la activamos, los usuarios podrían modificar el documento.

8)

Después, pulsaremos en el botón Guardar.

Manual Básico de Google Docs

8

José Rafael González Romero


9) Se abrirá un nuevo cuadro. En este, en la parte de arriba, encontraremos la dirección web del archivo. Esta “dirección” es la que usaremos para crear un enlace al archivo desde una Página Web.

10) Por último, pulsaremos el botón Finalizado.

Manual Básico de Google Docs

9

José Rafael González Romero


CREAR UN ENLACE EN UN BLOG A UN ARCHIVO ALMACENADO EN GOOGLE DOCS Para poder crear un enlace a un archivo de Google Docs, lo primero que tendremos que conseguir es su dirección Web. Para ello: 1) Si ya hemos subido el archivo a Google Docs. Elegiremos el archivo y pulsaremos el botón Compartir. Se supone por hecho que tenemos activada, para este fichero, la opción Cualquier usuario que reciba el enlace.

2) Se abrirá un cuadro. En este, copiaremos la dirección Web que aparece en la caja Enlace para compartir.

3) Ya en nuestro Blog, crearemos una nueva entrada.

Manual Básico de Google Docs

11

José Rafael González Romero


4) Introducimos en la “entrada” el texto que nos servirá de enlace. Después lo seleccionaremos.

5) Después, pulsaremos en el botón Enlace.

6) Se abrirá un nuevo cuadro. En la caja Dirección web, pegaremos la dirección web que habíamos copiado en Google Docs.

7) Por último, pulsaremos el botón Aceptar.

Manual Básico de Google Docs

12

José Rafael González Romero


OPERACIONES SOBRE LOS ARCHIVOS DE GOOGLE DOCS Generalmente, las operaciones más frecuentes sobre los archivos subidos a Google Docs son dos: visualización de los documentos y eliminación de los archivos. Visualizar un documento Para visualizar un documento, nos bastará con pulsar sobre el nombre del archivo que lo contiene.

Se abrirá una ventana. En esta, observaremos en su lado izquierdo las miniaturas de las páginas, colocadas una debajo de otra. Si pulsamos sobre ellas, se mostrará el contenido de la página a la derecha.

En la parte superior, a la izquierda, tenemos una serie de botones.

Los dos primeros (símbolos del menor y el mayor), nos permitirán pasar de una página a otra. El tercero, que tiene como icono una impresora, nos permitirá imprimir un documento. Los dos últimos (las lupas), aumentarán o disminuirán la visualización de la página. Eliminar un archivo Para eliminar un archivo subido a Google Docs, realizaremos una serie de pasos: 1) Seleccionamos el archivo o archivos a eliminar.

Manual Básico de Google Docs

13

José Rafael González Romero


2) En la barra de herramientas de la parte superior, pulsaremos sobre el botón Mover a la papelera.

3) Se abrirá un cuadro. En este, se indicará el archivo o archivos a eliminar.

4) Por último, pulsaremos el botón Papelera para todos. Los archivos eliminados pasan, provisionalmente, a la “papelera” por lo que siguen ocupando espacio. Para recuperar este espacio, tendremos que realizar los siguientes pasos: 1) En el lado izquierdo, pulsamos sobre la opción Papelera. 2) Cambiará la ventana, mostrándonos el contenido de la “papelera”. Para vaciarla, pulsaremos sobre el botón Vacía la papelera. Aparecerá un cuadro. Si queremos eliminar de forma definitiva el contenido de la “papelera”, pulsaremos sobre el botón Aceptar. También, podemos quitar de la “papelera” solo a determinados archivos. Para ello, previamente, tendremos que seleccionarlos antes de pulsar el botón Vacía la papelera.

Manual Básico de Google Docs

14

José Rafael González Romero

M13 l3  
Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you