Mission: We provide innovative, ethical and customized insurance solutions that exceed customer expectations and improve societal welfare
Vision: To be the ethical insurance industry leader in Africa
2
Article 1: Definition 1.
These bylaws are called (the Article of the Corporate Social Responsibility & Humanitarian Affairs Committee of the Board of Directors of United Insurance Company)
2. These bylaws shall be issued by a decision of the Board of Directors of the United Insurance
Company & they will become effective from the date of its approval by the Board of Directors, & the Chairman's signature
Article 2: Goals & Responsibilities of the committee
The main goal for the creation of the Corporate Social Responsibility & Humanitarian Affairs committee is
to act as a smaller Board of Directors that can act faster & with more effectiveness in dealing with issues that have to do with the Corporate policy on employees and Society and training and development First: Social Responsibility
The Committee determines the areas of coverage and segments of society that should be covered by its activities eg: 1.
Charity organizations, officially Registered in accordance with the laws of Sudan, especially that sponsoring the neediest segments of society, e.g. widows, orphans, or children who lack support etc.
2. Universities, schools, Religious associations provided that they have no political affiliations & they must not support any form of extremism, Hate, violence, etc....
3. Cultural & social associations officially Registered in accordance with the laws of Sudan country. 4.
Charitable contributions that the company is obligated to due to Membership in the Federation of
Insurance Companies or Government obligations in cases of national disasters
5. Individual cases and any other cases that the committee deems worthy of support. Second: Humanitarian Affairs 1.
This committee is entrusted with the task of following up the performance of the company's Human Capital sector in order to ensure the optimal application of laws & regulations to obtain a maximum
job satisfaction among employee and for maintaining the rights of the employees by the direct control of the Board of Directors.
2. The Human Resources Department will provide through the General Manager, quarterly reports to
the committee in which a full enlightenment is presented about the performance of the Human
Resources department in the company. These reports include but not limited to (employment vacancies - end of service - major violations of employees- complaints - changes in labor laws and
their positive and negative effects on the company or employees- taxes - zakat-deductions advances - substitution and everything related to human resource activity in general)
3
3. The committee considers the Human Resources reports & will discuss with the executive
management, it has the right to call any of the company employees to discuss in their field of specialization or to present any statements or reports that the committee considers necessary to accomplish its tasks; the employee will be called through General Manager.
4. The committee is responsible for following up on the commitment of the executive management to implement the HR regulations and regulations
5. The committee has the right to seek the assistance, knowledge and competence of those it deems necessary to help it accomplish its tasks after the approval of the chairman
6. The committee is required to enlighten the board regarding the performance of the HR Department of the company by the way of submitting periodical reports to the board.
7. According to the company's human resources Manual (Chapter thirty-three- grievances and complaints of employees), the employees of the company have the right to file their complainants/grievances to the board after exhausting the initial stages as stipulated in the manual.
This will be done through the following steps: the complaint to be submitted to the Company
Secretary who submits it to the Head and Convener of the CSR committee with a copy to the Chairman. No complaint / grievances will be considered unless all steps stipulated in the HR Manual are strictly followed.
Article 3: The composition, term of membership, members' selection criteria and financial benefits 1.
The Committee Consist of a number ranges between Three to six members.
2. The Chairman submits names of the Head of the committee, Deputy and other members of the committee beside the secretary to the Board of Directors for their discussion & ratification
3. The committee secretary provides all necessary functions as set out in Job Description of Committee secretary.
4. Both the Marketing Manager and the HR Manager are non-voting members of the committee
5. If any member leaves his position on the committee; the Chairman will appoint a new member to complete the initial members term.
6. The Board of Directors has the right to change any member and appointing a new member at any time. Any member has the right to resign his position by giving 2 months’ notice
7. No meetings are held without the Head or Deputy
8. In case secretary is not present the Head will choose one of the members to serve as secretary for that meeting
9. The committee has four scheduled meetings annually
10. The committee has to submit its next year's plans and budget and schedule by Q4 of the year. 11. Quorum is achieved with the presence of at least 50% of the members
12. In the case quorum is not achieved then the Head has the right to call for another meeting within 72 hours and quorum is achieved with two members at least
4
13. All decisions to be adopted by majority vote and in case of split, the Head of the meeting will have the casting vote
14. Secretary has to issue agenda approved by head before each meeting and distribute documents in
amble time before the meeting. All documentation of meetings will be signed by the Head of the committee and is to be read at the beginning of the following meeting for confirmation.
15. The Head of the committee has the right to invite any person who is not a member to provide professional consultancy or advice to help the committee in its work
16. The term of each member is Three Years with option of renewal. The term ends when members are no longer part of the Board except if the Board decided otherwise.
17. All members agree to a non-disclosure and privacy in all their dealings in all issues regarding the committee
18. The Committee is to prepare a consolidated report of all committee activities to be submitted to the Board meeting by end of 1st Quarter of each Year
19. The chairman of the Board decides at the beginning of each year the financial compensation of the committee subject to final approval by the Board of Directors
20. The committee has the right to recommend to the Board of Directors to review these regulations and amend them if necessary.
Article 4: Financial Resources and controls 1.
The main sources of finance for the committee are the amounts allocated by the Board of Directors under Donations and marketing Budget.
2. Full Coordination between the Marketing Department and CSR committee should be maintained in order to ensure that all Marketing or CSR activities should serve the best interest of the company and to glorify and brighten the image and Good Name of the company.
3. Coordination between Human Resources Department and committee in making all activities serve the interests of our employees
4. The committee will make sure that all marketing activities conducted by the Company also follow the same ethical behavior
5. The committee is responsible in making sure that all activities contribute to our Good Name and reputation
6. All transactions of the committee are to be audited by the internal and External auditor
5
Annual Meeting schedule Serial
Subject
Tent. Date
1.
Previous year review and new year plan and timetable.
First quarter
2.
final accounts and preparation for general assemblies.
First quarter
3.
1st quarter review.
Second quarter
4.
2nd quarter review.
third quarter
5.
3rd quarter review.
fourth quarter
6.
next year budget and review of current year performance.
fourth quarter
6
المهمة هحن هقدم حلوال أخالقية مبتكرة ومفصلة تفوق توقعات العمالء وتحسن الرفاهية المجتمعية
الرؤية أن هكون رواد صواعة التأمين األخالقي في أفريقيا
2
الهادة االولى -التعرٍف و اهذاف اللجنة ً استًادا إلى وبادئ التكالل والرتاحن واٍهاٌا بهسئولٌة الرشكة تجاه الهجتهغ ورضورة وساههتها أٌشؿة الذؼـن .1 الهجتهػً لقـذ قـرر وجلس اإلدارة الهوقر اٌشاء لجًة الهسئولٌة اإلجتهاؼٌة والػالقات اإلٌساٌٌة التابػة لهجلس إدارة
التأوًٌات الهتحذة
ٍ . 2رسي الػهل بهزه الالئحة وتػذٍالتها ووالحقها بهجرد اؼتهادها وي وجلس االدارة ووي خن توقٌغ السٌذ /رئٌس وجلس
االدارة ؼلٌها.
الهادة الثانٌة :وهام ووسئولٌات اللجنة
الهذف الرئٌسً وي اٌشاء لجًة الهسئولٌة االجتهاؼٌة والػالقات اإلٌساٌٌة التابػة لهجلس اإلدارة هو تكوٍي جسن وطؿر
لػال وي الهجلس للقٌام ببػغ الههام الهتػلقة بهجال الهسئولٌة االجتهاؼٌة والػهل االٌساًٌ
وكل األوور الهتػلقة بسٌاسة الرشكة تجاه الػاولٌي والهجتهغ واالوور الهتػلقة بالتذرٍب والتؿوٍر وي اجل رلغ الككاءة
واحرتالٌة بها ٍػٌي الهجلس لً تحهل وسئولٌاته اوام حهلة االسهن وكل الجهات رات الطلة اوال :فً وجال الهسئولٌة االجتهاعٌة
تقوم اللجًة بتحذٍذ وجاالت الذؼن الهجتهػً و الػوى االٌساًٌ التً تقذوها الرشكة و تحذٍذ رشائح الهستكٌذٍي وي
الذؼـن و تشهل القؿاؼات الهستهذلة ؼلى سبٌل الهحال ال الحرص :
. 1الهًظهات الخريٍة الهسجلة ولقا لقواٌٌي الذولة وباألخض تلك التً ترؼى الرشائح االكست لقرا لـً الهجتهغ وحل االراول واالٍتام واالـكال وجهولً االبوٍي او لاقذي السًذ
. 2الجاوػات والهذارس والجهػٌات الذًٌٍة وغ اشرتاؽ اى ال تكوى لها اي ارتباـات سٌاسٌة واى ال تذؼو 1.الى التؿرف
والكراهٌة والػًق.
.3الجهػٌات الحقالٌة واالجتهاؼٌة الهسجلة ولقا لقواٌٌي الذولة.
. 4الهساههات الخريٍة التً ٍشـن ؼلـى الشـركة إلسام بتحهل ٌطٌبهـا لٌهـا بحـكـن ؼػوٍتهـا لـً اتحـاد رشكات التأوٌي او التً ٍلسوها بها جهاز الرقابة ؼلى التأوٌي او التً تلسوها بها الذولـة لـً حـاالت الكوارث الوـًٌة .5الحاالت الكردٍة واي حاالت اخرى ترى اللجًة اٌها تستحق الذؼن. ثانٌا :فً وجال العالقات اإلنسانٌة
. 1توكل الـى هـزه اللجًة وههة وتابػة اداء قؿاع الهوارد البرشٍة بالرشكة ورلك لػهاى التؿبٌق االوحل للقواٌٌي واللوائح
التً تحكن ؼالقات الػهل بؿرع تولري أكرب قذر وي الرؼا الوظٌكً بٌي الػاولٌي ولطٌاٌة وحراسة حقـوق الػاولٌي وؼهاى ؼذم التكـول ؼلٌها ؼبـر رقابـة وجلس اإلدارة الهبارشة ؼلى هزا القؿاع الهام
، 2تقذم ادارة الهوارد البرشٍة ؼرب الهذٍر الػام تقارٍر دورٍه ربغ سًوٍة الى اللجًة ٍتن لٌها تقذٍن تًوٍر كاول حول اداء قؿاع الهوارد البرشٍة بالرشكة وتشهل هزه التقارٍر ؼلى سبٌل الهحال ال الحرص (التوظٌق -الشواـر -اٌتهاء الخذوة – الهخالكات
الكبرية للػاولٌي – الشكاوي والتظلهات -التؿٌريات لً قواٌٌي الػهل واخارها اإلٍجابٌة والسالبة ؼلى الرشكة أو الػاولٌي – الرضائب -السكاة -االستقؿاؼات -السلكٌات – االحالل واالبذال وكل وا ٍتػلق بًشاؽ الهوارد البرشٍة لً الػهوم..
. 3تًظر اللجًة لً التقارٍر الخاظة بالهوارد البرشٍة وٍتن وًاقشتها وغ اإلدارة التًكٌزٍة وٍكوى للجًه الحق لً استذؼاء أٍا
وي الػاولٌي بالرشكة لالستهاع الٌه لً وجال تخططه او لإلدالء باي الادات او بٌاٌات ترى اللجًة اٌها رضورٍة إلٌجاز وهاوها وٍتن استذؼاء الػاول ؼي ـرٍق الهذٍر الػام.
3
.4تكوى اللجًة وسئوله ؼي وتابػة الزتام اإلدارة التًكٌزٍة بتؿبٌق لوائح واٌظهة الهوارد البرشٍة
ٍ . 5حق للجًه االستػاٌة بهي تراهن وي اهل الػلن والخربة والككاءة لهساؼذتها لً اٌجاز وهاوها بػذ ووالقة رئٌس
الهجلس،
.6تقوم اللجًة بتًوٍر الهجلـس بهـا ٍـذور لً قؿاع الهوارد البرشٍة ؼرب تقارٍر ٍتن رلػها الجتهاؼات الهجلس الذورٍة.
. 7ولقا لها ٌض ؼلٌـه دلـٌـل الهـوارد البرشٍة للرشكة (الكطل الحالج والحالخٌي – التظلـن وشكاوى الػاولٌي .لاٌه ٍحق
للػاولٌي بالرشكة رلغ تظلهاتهن الى الهجلس ورلك بػذ اى تستولً الهراحل األساسٌة الهًطوص ؼلٌها لً الذلٌل وٍتن رلغ هزا التظلن وي الػاول الى رئٌس وجل س اإلدارة بواسؿة سكرتري الهجلـس والـزي ٍقوم بذوره بتقذٍن التظلن الـى رئٌس او وقرر لجًة الػالقات اإلٌساٌٌة بطـوره الـى رئٌس وجلس األدارة وـغ التأكٌـذ ؼلـى اٌـه ال ٍجـوز رلـغ اي تظلـن
للهجلـس وـالـن ٍستولً جهٌغ الهراحل الهًطوص ؼلٌها لً دلٌل الهوارد البرشٍة.
الهادة الثالثة :تكوٍن اللجنة وضوابط عهلها وقواعذ اختٌار األعضاء ووـذة العضوٍة والهزاٍا الهالٌة -1تتكوى لجًة الهسئولٌة االجتهاؼٌـة وـي ؼـذد ٍرتاوح وي خالخة الى ستة اؼػاء.
ٍ -2قوم رئٌس وجلس اإلدارة بتقذٍن قائهه بأسهاء الهرشحٌي وتػن رئٌس اللجًة وٌائبه واؼػاء اللجًة والهقرر ورلك كً ٍقوم الهجلس بهًاقشتها واؼتهادها.
ٍ -3كوى الهقرر وسئوال ؼي اؼهال السكرتارٍة الخاظة باللجًة والذؼوة الجتهاؼاتها واؼذاد وحارض االجتهاؼات وابالؽ االؼػاء بهواؼٌذ الجلسات وجذول األؼهال وٍقوم بكالة األؼهال اإلدارٍة الخاظة باللجًة.
ٍ -4كوى وذراء التسوٍق والهوارد البرشٍة بالرشكة اؼػاء وتػاوٌٌي باللجًة بحكن وظائكهن والحق لهن التطوٍت. -5ارا شكر وقػذ أحذ أؼػاء اللجًة أخًاء وذة الػػوٍة ٍػٌي رئٌس الهجلس ؼػوا آخـر لـً الهركس الشاـر وٍكهل الػػو الجذٍذ وذة سلكه.
-6وذة اللجًة خالث سًوات قابله للتجذٍذ.
ٍ -7جوز لهجلس اإلدارة ؼسل اي وي اؼػاء اللجًة وتػٌٌي ؼػو بذٍل لً اي وقت كها ٍحق لػػو اللجًة أى ٍػزتل وي ؼػوٍة اللجًة رشٍؿة اخؿار الهجلس قبل شهرٍي
-8ال تًػقذ اجتهاؼات اللجًة بذوى حػور الرئٌس او ٌائبه.
-9لً حال ـٌاب الهقرر ؼي االجتهاع ٍختار رئٌس االجتهاع وي بٌي االؼػاء وي ٍقوم بههام الهقرر لً رلك االجتهاع. -10تػقذ اللجًة اجتهاؼاتها الراتبة اربػه ورات لً الػام
-11تػـذ اللجًة خؿتها والهزياٌٌة التقذٍرٍة وجـذول االجتهاؼات للػام القادم وتقذوها لهجلس اإلدارة لهًاقشتها واجازتها لً خالل الرابغ الرابغ.
ٍ -12كوى الًطاب قاٌوٌٌا بحػور ٌطق االؼػاء2 -13إرا لن ٍتحقق الًطاب ٍتن الذؼوة الجتهاع آخر خالل 72ساؼة وٍكوى الًطاب ظحٌحا بحػور ؼػوٍي
-14تطذر قرارات اللجًة بأـلبٌة اؼػائها الحارضٍي ولً حالة تساوي األظوات ٍرجح الجاٌب الزي لٌه ظوت رئٌس االجتهاع
-15ؼلى وقرر اللجًة اؼذاد وسودة أجًذة االجتهاع والهػلووات الالزوة ووراجػتها واؼتهادها وي رئٌـس اللجًة قبل توزٍػها ؼلى األؼػاء .وٍوجه الهقرر الذؼوة لحػور االجتهاع بًاء ؼلى توجٌهات وي رئٌس اللجًة ورلك قبل ووؼذ االجتهاع بحالخة اٍام ؼلى األقل وٍرلق وػها األجًذة والهستًذات الهطاحبة إلؼؿاء األؼػاء الكرظة الكالٌة لالـالع ؼلى الوخائق
والهواؼٌغ الهراد وًاقشتها خالل االجتهاع.
-16لرئٌس اللجًة الحـق لـً دؼوة وي ٍراه وًاسبا وي ـري أؼػائها لحػور االجتهاع وله االستػاٌة بهي ٍراه وي االستشارٌٍي والخرباء الهختطٌي لهساؼذة اللجًة ؼلى تقوٍن وا ٍػرع ؼلٌها وي الذارسات والخؿؾ تكوى لرتة ؼػوٍة
الػػو باللجًة خالخة سًوات قابله للتجذٍذ بقرار وي الهجلس وتسقؾ ؼػوٍته تلقائٌا برتكه لػػوٍة الهجلس.
4
ٍ -17لزتم اؼػاء اللجًة بالحكاف ؼلى رسٍة الهػلووات وؼذم الشاء االرسار
-18تقوم اللجًة برلغ تقرٍرها السًوي الهوحذ ) (Consolidated Reportللسًه الهًتهٌة لً 31دٍسهرب لكل ؼام
ٍ -19قرر رئٌس وجلس اإلدارة لً بذاٍة كل ؼام الهكالئة السًوٍة للجًة بػذ الهوالقة الًهائٌة وي وجلس اإلدارة.
ٍ -20حق للجًة ؼًذ الرضورة وراجػة هزه الالئحة و التوظٌة لهجلس اإلدارة لتػذٍلها إرا لسم األور. الهادة الرابعة – الهوارد الهالٌة للجنه وطرٍقة الرصف
-1الهورد الرئٌسً للجًه هو الهبالؾ الهخططة وي وجلس اإلدارة تحت بًود التربؼات والتسوٍق
ٍ -2جب اى ٍتن التًسٌق الكاول بٌي اللجًة وادارة التسوٍق لً ادارة وزياٌٌة التسوٍق وبًذ التربؼات ورلك بهذف ؼهاى اإلدارة الهحلى للهوارد لتحقٌق اقطى لائذة وهكًه للرشكة وها ٍساهن لـً تحسٌي ظورتها الرباقة ورلػة اسهها.
ٍ -3جب اى ٍتن التًسٌق الكاوـل بٌـي اللجًة وادارة الهوارد البرشٍة لػهاى اى تػهل اللجًة لتحقٌق وتػظٌن وطالح الػاولٌي بالرشكة
-4وي وهام اللجًة التأكٌذ ؼلى الزتام اٌشؿة الرشكة التسوٍقٌة بالهبادئ األخالقٌة ووبادئ السلوك القوٍن
-5وي وهام الل جًة التأكٌذ ؼلى اى لألٌشؿة التسوٍقٌة والخريٍة تحقق الهذف الهرجو وًها لـً دور الرشكة االجتهاؼً الرائذ وتحسٌي ظورتها وسهػتها الؿٌبة اوام الراي الػام
-6تخػغ كل اٌشؿة اللجًة ووػاوالتها الهالٌة للهراجػة بواسؿة الهراجغ الذاخلً والخارجً
جذول اإلجتهاعات السنوي الهوضوع
التارٍخ الهبذئً
الرقن .1
وراجػة الػام السابق وخؿة الػام الجذٍذ والجذول السوًً.
الربغ االول
.2
الحسابات الختاوٌة والتحػري للجهػٌات الػهووٌة.
الربغ االول
.3
وراجػة الربغ األول.
الربغ الحاٌى
.4
وراجػة الربغ الحاٌى.
الربغ الحالج
.5
وراجػة الربغ الحالج.
الربغ الرابغ
.6
ووازٌة الػام الهقبل ووراجػة أداء الػام الحالً.
الربغ الرابغ
5