Mission: We provide innovative, ethical and customized insurance solutions that exceed customer expectations and improve societal welfare
Vision: To be the ethical insurance industry leader in Africa
2
Article 1: Definition 1.
This is the Bylaws of the Board of Directors of the United Insurance Company.
2. These bylaws are issued by resolution as per Memorandum of Association of the United Insurance Company and it come into effect immediately upon ratification from the Shareholders Annual General Assembly
Article 2: Goals & Responsibilities of the Board
As per Sudan Company Law 2015 & Insurance supervisory Authority Act of 2018, The Shareholders of the
company elect a group of Directors to supervise all activities of the company. The main responsibilities of the Board of Directors are: 1.
Supervision over all aspects of the company and its subsidiaries and making sure of compliance of all Financial, Administrative and Regulatory bylaws.
2. Ensuring the smooth operation between Top level management in its different sectors and taking measures in overcoming/removing any overlap issues
3. Provide all needed support for Top Level Management of both the Insurance and Investment Sectors & subsidiaries so it can achieve its goals with competence and quality
4. Provide suggestions on any changes to the bylaws as well as policies and procedures 5. Follow up on the implementation of the company Strategic Plan Short, Medium & Long term so as to provide recommendations on reviewing & periodically developing.
6. Setting up various board committees and Monitor its performance. 7. Review and approval of the reports of the Board Committees
8. Sourcing the right candidates for Level 1 Managers (Managing Director, General Manager (Insurance, Investment, Medical), Deputy GM, Senior Assistant GM).
9. The Board has the authority for vetting, interviewing & selecting the qualified candidates for Level 1 Managers (Managing Director, General Manager (Insurance, Investment, Medical), Deputy GM, Senior Assistant GM).
10. The Board has the authority for the Appointment, Recruitment, Promotion, Demotion, Suspension, Dismissal, Termination & disciplinary actions for Level 1 Managers (Managing Director, General Manager, Deputy GM, Senior Assistant GM).
11. The Board has the authority for fixing the salaries & bonuses & all package & benefits for Level 1 Managers (Managing Director, General Manager, Deputy GM, Senior Assistant GM).
12. The Board recommends to the Shareholders GA the Remunerations & financial compensation for
the Board of Directors & its Committees & subsidiaries (Company Secretary, Shariah Board Members, Legal Advisor, Internal Auditor, & Compliance Officer).
13. The Board Recommends to the Shareholders GA the allocation of ljara Income between shareholders and board members
3
14. The Board directly or through the CSR & Humanitarian committee takes decisions in company contributions to social events in regard to shareholders & Board members & newspaper advertisements for ex. (Obituary, Congratulations etc.)
15. Providing support and assistance to the different Board committees to achieve its goals designated without interfering in their autonomy.
Article 3: Company makeup, Time frame & criteria for membership & financial compensation 1.
The Board is headed by the Chairman of the Board of Directors.
2. In the absence of the chairman, all responsibilities will be vested on the Deputy Chairman. 3. The Board of Directors consist of Ten full members:
a. Six members representing the Shareholders Nominated & elected at Annual Shareholder Meeting
b. Three members representing Policyholders - nominated and elected at Annual Policyholder Meeting then approved by the Shareholders General Meeting.
c. One Expert recommended by the Board of Directors & Elected at Annual Shareholder Meeting
d. The Managing Director & The General Manager are non-voting Ex-officio members of the board.
4. As per the Memorandum of Association, all board Members should undergo vetting process prior to
their election. The nomination & election process should follow the rules of nomination & election and its relevant forms approved by the General Assembly in its meeting 22/06/2022
5. The Chairman & Deputy are to be elected by the members in the first meeting of the newly elected Board.
6. The Board of Directors may appoint one of its members or an independent person as Secretary of the Board, who can also hold the position of the Convener of the Executive Committee.
7. The Secretary of the Board provides all necessary functions as set out in Job Description of Secretary of the Board of Directors.
8. If any Board seat became vacant, the Board should appoint a new member to replace the outgoing member and complete his initial term.
9. As per Memorandum of Association, the Board of Directors has the right to dismiss the membership
of any member of the executive committee (Except the Head) and appoint a new member at any time.
10. The term of each member is Three Years with option of renewal for one more term as per Insurance Supervisory Authority law of 2018
11. All members will abide by the principles of confidentiality and non-disclosure. 12. The Board is designated with submitting an estimated budget forecast and schedule of meetings for the next year by the 4th quarter of the year
4
13. The Board is to prepare a consolidated report of all committee activities including executive
committee meetings and its plan for the coming year to be submitted to the Board meeting by end of 1st Quarter of each Year
14. The consolidated report is to include KPI's for individual board members and committee performance in which actions allowed from attendance, financial & major decisions.
15. The Chairman of the Board decides at the beginning of each year the financial compensation of the different committee subject to final approval by the Board of Directors & Shareholders
16. Board Remunerations and other benefits can be distributed on Quarterly or Monthly installments or per seating.
17. The Board has the right to decide to pay to the members’ different level of remunerations based on the way of attendance; physical or virtual.
Article 4: Governing Rules of the Board 1.
The Board of Directors is headed by the Chairman of the Board, or the Deputy Chairman in his absence. No meeting can take place without the presence of the Chairman or his Deputy.
2. The Chairman of the Board presides over the meetings of the Shareholders General Assembly.
3. To hold the first board meeting in its new term and in the absence of a Chairman and a Deputy, the Secretary of the Board (in charge) should call for the first board meeting in liaison with all board members representing the shareholders.
4. In the first meeting of the new board, the secretary starts the meeting by reading the resolution of the General Assembly appointing the board members.
5. The Former Chairman or the Secretary of the Board should then request the members to select one of them to be the Chairman and another person to be the Deputy Chairman.
6. Upon selection of the chairman, they immediately take the lead & preside over the meeting. 7. In the absence of the Secretary, the members will choose one of them to act as secretary for that meeting
8. The Board will hold at least Four meetings per annum
9. The Chairman or his Deputy have the right of calling for an urgent Board Meeting 10. All decisions to be adopted by majority vote and in case of split, the Chairman of the meeting will have the casting vote.
11. The secretary calls for the meeting on the Directions of the Chairman or the Deputy at least three days before the proposed date of the meeting with all documents and agenda delivered to Members through the approved channels
12. The Chairman has the right to call anyone as he sees necessary to attend the meetings of the Board to give advice / consultation on certain issues
13. Quorum will be met with the attendance of at least Four members
14. If quorum is not met in the set meeting, then another meeting to be scheduled within 72 hrs. & quorum for this meeting will be met with three members
5
15. The Chairman sets the Agenda of the meeting and with the Secretary sets the date and venue.
16. The Secretary should send the invitation for the meeting to the members in amble time to allow them enough time to arrange for the meeting and do their necessary homework. He is also required
to attach together with the invitation for the meeting, the Agenda, the minutes of the previous meeting and all relevant docs.
17. Board meetings should follow company meeting policies & procedures 18. At the end of the meeting the secretary should read the resolutions of the meeting and should be approved by the majority of the members attending the meeting.
19. As per the Rules of the Company the meetings can be held by physical or virtual presence of the members or in Hybrid form (Some physical presence and some virtual).
20. All minutes and decisions to be taken by the Secretary and to signed by the Chairman together with the Secretary and should be ratified in the next meeting.
21. The Secretary has the right to record the meetings in Audio or Video Format and has the right to keep the records in his computer/devices for future use.
22. The Board has the right when the need arises to review these bylaws and provide advice on changes to be adopted by the Shareholders to be adopted in the Memorandum of Association.
Tarig Khalil Osman Chairman
Annual Meeting schedule Serial
Subject
Tent. Date
1.
Previous year review and new year plan and timetable.
First quarter
2.
final accounts and preparation for general assemblies.
First quarter
3.
1st quarter review.
Second quarter
4.
2nd quarter review.
third quarter
5.
3rd quarter review.
fourth quarter
6.
next year budget and review of current year performance.
fourth quarter
6
المهمة هحن هقدم حلوال أخالقية مبتكرة ومفصلة تفوق توقعات العمالء وتحسن الرفاهية المجتمعية
الرؤية أن هكون رواد صواعة التأمين األخالقي في أفريقيا
2
المادة :1التعريف .1
تػترب هزه الالئحة الذاخلٌة لهجلس إدارة رشكة التأوًٌات الهتحذة.
.2تطذر هزه اللوائح بهوجب قرار بهوجب ؼقذ التأسٌس لرشكة التأوًٌات الهتحذة وتذخل حزي التًفٌز فور تطذٍق الجهػٌة الػهووٌة السًوٍة للهساههٌي.
المادة :2أهذاف ومسؤوليات مجلس اإلدارة
وفق لقاٌوى الرشكات السوداٌٌة لػام 2015وقاٌوى هٌئة الرقابة ؼلى التأوٌي لػام ًٍ ، 2018تخب وساههو الرشكة
وجهوؼة وي اؼػاء وجلس االداره لإلرشاف ؼلى جهٌغ أٌشطة الرشكة .الهسؤولٌات الرئٌسٌة لهجلس اإلدارة هً:
.1
.2
اإلرشاف ؼلى جهٌغ جواٌب الرشكة والرشكات التابػة لها والتأكذ وي االلزتام بكافة اللوائح الهالٌة واإلدارٍة
والتًظٌهٌة.
ؼهاى التًاغن فً الػهل و اٌجاز الههام بٌي افراد اإلدارة الػلٌا فً قطاؼاتها الهختلفة واتخار اإلجراءات الكفٌله
بالتغلب ؼلى او إزالة أي تذاخل او تػارع.
.3توفري كل الذؼن الالزم لإلدارة الػلٌا لكل وي قطاؼً التأوٌي واالستثهار والرشكات التابػة حتى تتهكي وي تحقٌق .4 .5
أهذافها بكفاءة وجودة
تقذٍن االقرتاحات بشأى أي تغٌريات ؼلى اللوائح والسٌاسات واإلجراءات
وتابػة تًفٌز الخطة االسرتاتٌجٌة للرشكة ؼلى الهذى القطري والهتوسط والطوٍل وتقذٍن التوظٌات بشأى الهراجػة
والتطوٍر الذوري.
.6
تشكٌل لجاى وجلس اإلدارة الهختلفة ووراقبة أدائها.
.8
تحذٍذ الهرشحٌي الهًاسبٌي لهذراء الهستوى األول (الػػو الهًتذب ،الهذٍر الػام للتأوٌي ،الهذٍر الػام لالستثهار،
.7وراجػة واؼتهاد تقارٍر لجاى وجلس اإلدارة
.9
الهذٍر الػام للتأوٌي الطبًٌ ،ائب الهذٍر الػام ،كبري وساؼذي الهذٍر الػام).
ٍتهتغ وجلس اإلدارة بطالحٌة الفحض و التذقٌق وإجراء الهقابالت واختٌار الهرشحٌي الهؤهلٌي لهذراء الهستوى األول
(الػػو الهًتذب الهذٍر الػام لالستثهار ،الهذٍر الػام للتأوٌي الطبً ٌ ،ائب الهذٍر الػام ،كبري وساؼذي الهذٍر الػام).
ٍ .10تهتغ وجلس اإلدارة بسلطة التػٌٌي والتوظٌف والرتقٌة وتخفٌغ الذرجة الوظٌفٌه و اإلٍقاف ؼي الػهل واإلقالة واٌهاء الخذوه واإلجراءات التأدٍبٌة للهذٍرٍي وي الهستوى األول (الػػو الهًتذب ،الهذٍر الػام ٌ ،ائب الهذٍر الػام ،كبري
.11
وساؼذي الهذٍر الػام).
تكوى لهجلس اإلدارة ظالحٌة تحذٍذ الرواتب والهكافات وجهٌغ الهساٍا للهذراء وي الهستوى األول (الػػو الهًتذب،
الهذٍر الػام ٌ ،ائب الهذٍر الػام ،وساؼذ الهذٍر الػام األول)
ٍ .12قذم الهجلس توظٌه للجهػٌة الػهووٌة للهساههٌي بخطوص وكافات و اوتٌازات اؼػاء وجلس االداره واللجاى و
الهٌا كل الهساؼذه للهجلس( سكرتري وجلس االدارة ,هٌئة الرقابه الرشؼٌه الهستشار القاٌوًٌ الهراجغ الذاخلً
وسئول االلزتام)
ٍ .13قذم الهجلس للجهػٌة الػهووٌه للهساههٌي التوظٌه بخطوص توزٍغ ؼائذ ٌظام االٍجاره بٌي الهساههٌي و اؼػاء وجلس االداره.
ٍ .14تخز الهجلس القرارت الخاظه بهساههات الرشكه االجتهاؼٌه اوا وبارشة او ؼي طرٍق لجًة الهسئولٌة االجتهاؼٌة وٍشهل رلك الشئوى الخاظه بالهساههٌي و اؼػاء الهجلس و االؼالٌات فً الطحف فً حاالت وثل الًػً و التهًئه.
ٍ .15قذم الهجلس الذؼن و الهساؼذة للجاٌه الهختلفه الٌجاز وهاوها بذوى التذخل فً اختطاظاتها.
3
المادة : 3تشكيل مجلس االداره المذى الزمني للعضوية قواعذ االختيار للعضويه و المزايا المالية .1
ٍرأس وجلس اإلدارة رئٌس الهجلس االدارة
.2
فً حال غٌاب الرئٌس تؤول كل الطالحٌات لًائب رئٌس وجلس االدارة
ٍ .3تكوى وجلس االداره وي ؼرشة اؼػاء كاولً الػػوٍه وفقا للتالً :
.Aستة اؼػاء وهثلٌي للهساههٌي ٍتن اختٌارهن فً اجتهاع الجهػٌة الػهووٌه للهساههٌي.
.Bثالثة اؼػاء وهثلٌي لحهلة الوثائق ٍتن اختٌارهن فً اجتهاع الجهػٌة الػهووٌة لهٌئة الهشرتكٌي و توافق ؼلٌهن الجهػٌة الػهووٌه للهساههٌي.
.Cؼػو وستقل ٍرشحه وجلس االدارة و تختاره الجهػٌة الػهووٌه للهساههٌي. .4
ٍ .Dكوى الػػو الهًتذب و الهذٍر الػام ؼػوٍي بالهجلس بحكن الهًطب و الٍحق لهها التطوٍت
وفقا لالئحة التاسٌس فاى جهٌغ االؼػاء ٍخػػوى للفحض و التذقٌق قبٌل اختٌارهن و ٍجب اى تخػغ ؼهلٌة
الرتشٌح و التطوٍت و االٌتخاب لسلسلة االجراءات و اللوائح و وفقا لهستًذات الرتشٌح الهػتهذه وي الجهػٌة
الػهووٌه للرشكه بتارٍخ ٍ 22وٌٌو 2022
ٍ .5تن اختٌار رئٌس وجلس االداره و ٌائبه فً اول اجتهاع للهجلس الجذٍذ. ٍ .6حق للهجلس اختٌار احذ اؼػائه او اي شخض وستقل كسكرتري لهجلس االداره و الزي ٍحق له كزلك اى ٍشغل .7
.8
وظٌفة سكرتري اللجًة التًفٌزٍة للهجلس.
ٍقوم السكرتري بكل الههام الًطوص ؼلٌها فً الوظف الوظٌفً الهػتهذ للسكرتري
فً حال خلو اي وقػذ بهجلس االدارة فاى الهجلس ٍقوم باختٌار ؼػو بذٍل لهلئه و ٍكهل هزا الػػو الجذٍذ فرتة الػػو السابق.
.9وفقا لالئحة الرشكة فأى الهجلس ٍحق له ؼسل اي ؼػو فً اللجًه التًفٌزٍه (واؼذا الرئٌس) و تػٌٌي اي ؼػو بذٍل فً اي وقت.
.10دورة الػػوٍه لالؼػاء ثالثة سًوات و غ اوكاٌٌة التجذٍذ لذوره واحذه وفقا لقاٌوى الجهاز القووً للرقابة ؼلى التاوٌي للػام 2018
ٍ .11لزتم جهٌغ االؼػاء بالرسٍه و ؼذم افشاء الهػلووات
.12وي وهام الهجلس اؼذاد الهزياٌٌه التقذٍرٍه للػام الهقبل وجذول اؼهال السًه الهقبله ورلك فً الربغ الرابغ وي السًه.
.13وي وهام الهجلس تقذٍن التقارٍر الهوحذة للجاٌه للسًه الهًتهٌه بها فً رلك تقرٍر اللجًه التًفٌزٍه و تقذٍهها فً اجتهاع الهجلس االول بًهاٍة الربغ االول وي السًه الجذٍذه.
.14تشهل التقارٍر الهوحذه وؤرشات اداء أؼػاء الهجلس و اللجاى و ٍشهل رلك الحػور و الهشاركه و االداء الهالً و القرارت الهاوة.
ٍ .15قرر رئٌس الهجلس فً بذاٍة كل سًة الهكافات و الهساٍا الهالٌه للجاى لٌطادق ؼلٌها الهجلس و الجهػٌة الػهووٌة
ٍ .16هكي اى ٍتن توزٍغ الهكافات الهالٌه و الهساٍا الهختلفه الخاظه باؼػاء الهجلس شهرٍا او ربغ سًوٍا او بالهشاركه فً الجلسات.
ٍ .17حق للهجلس اى ٍقرر درجات وختلفه وي الهساٍا الهالٌه و الهكافات الؼػاءه وفقا لطرٍقة حػور االجتهاؼات (بالهشاركه الفػلٌه جسذٍا او اسفريٍا ؼي طرٍق الفٌذٍوكوٌفريٌس)
4
المادة :4القواعذ الحاكمة لعمل المجلس .1
ٍرأس اجتهاؼات وجلس اإلدارة رئٌس الهجلس االداره وفً حال غٌاب الرئٌس ٍراس االجتهاؼات ٌائب رئٌس وجلس
االداره و الٍهكي اى ًٍػقذ اجتهاع للهجلس بذوى حػور الرئٌس او ٌائبه.
ٍ .2رأس رئٌس وجلس االداره اجتهاؼات الجهػٌة الػهووٌه للهساههٌي.
.3ؼًذ ؼقذ أول اجتهاع لهجلس اإلدارة فً فرتته الجذٍذة و ٌسبة لػذم اختٌار رئٌس الهجلس والًائب بػذ ٍ ،قوم سكرتري الهجلس (الهكلف) بالذؼوة لػقذ أول اجتهاع لهجلس اإلدارة بالتًسٌق وغ جهٌغ أؼػاء وجلس اإلدارة الزٍي ٍهثلوى
الهساههٌي.
.4
فً أول اجتهاع لهجلس اإلدارة الجذٍذ ٍ ،بذأ سكرتري الهجلس االجتهاع بقراءة قرار الجهػٌة الػاوة بتػٌٌي أؼػاء وجلس
.5
ؼلى الرئٌس السابق أو سكرتري الهجلس أى ٍطلب وي األؼػاء اختٌار أحذهن لٌكوى الرئٌس وشخض آخر لٌكوى ٌائبا
.6
بهجرد اختٌار رئٌس الهجلسٍ ،قوم فورا برتؤس االجتهاع.
.7
اإلدارة.
للرئٌس.
فً حالة غٌاب السكرتري ٍ ،ختار األؼػاء أحذهن للػهل كسكرتري لزلك االجتهاع
ٍ .8ػقذ وجلس اإلدارة أربػه اجتهاؼات ؼلى األقل سًوٍا
ٍ .9حق لرئٌس وجلس اإلدارة أو ٌائبه الذؼوة الجتهاع ؼاجل لهجلس اإلدارة
.10تتخز جهٌغ القرارات بأغلبٌة األظوات ،وفً حالة االٌقسامٍ ،كوى ظوت رئٌس االجتهاع ورجح
ٍ .11قوم السكرتري بالذؼوه لالجتهاؼات بًاء ؼلى توجٌهات الرئٌس أو ٌائبه ورلك قبل ثالثة أٍام ؼلى األقل
وي الهوؼذ الهقرتح لالجتهاع وغ تسلٌن جهٌغ الوثائق وجذول األؼهال لألؼػاء وي خالل القًوات الهػتهذة.
ٍ .12حق للرئٌس دؼوة اي شخض ٍراه رضورٍا لحػور األجتهاع للتشاور بشأى بػغ القػاٍا. ٍ .13تحقق الًطاب لالجتهاؼات بحػور أربػة أؼػاء ؼلى األقل
.14فً حالة ؼذم اكتهال الًطاب لالجتهاع الهحذد ٍ ،تن تحذٍذ ووؼذ آخر لالجتهاع فً غػوى 72ساؼة وٍكوى ٌطاب هزا االجتهاع بحػور ثالثة أؼػاء
ٍ .15ػغ الرئٌس بالتشاور وغ السكرتري جذول أؼهال االجتهاع وغ تحذٍذ ووؼذ ووكاى االجتهاع.
ٍ .16جب ؼلى السكرتري أى ٍرسل الذؼوة لالجتهاع إلى األؼػاء فً وقت وًاسب كً ٍتٌح لهن الفرظه الكافٌه للقٌام بهاهو
رضوري وي ٌاحٌة ترتٌب وواؼٌذهن و الذراسه الكافٌه للهواؼٌغ التً ستًاقش .كزلك ٍقوم السكرتري بإرفاق الذؼوة لالج تهاع وجذول األؼهال ووحارض االجتهاع السابق وجهٌغ الهستًذات رات الطلة بالهواؼٌغ التً ستًاقش فً االجتهاع.
ٍ .17جب أى تتبغ اجتهاؼات وجلس اإلدارة سٌاسات وإجراءات اجتهاؼات الرشكة
.18فً ٌهاٍة االجتهاع ٍقوم السكرتري بتالوة قرارات االجتهاع وٍوافق ؼلٌها أغلبٌة األؼػاء الحارضٍي
.19وفقا للوائح و قواٌٌي الرشكة ٍ ،هكي ؼقذ االجتهاؼات بالحػور الشخطً لالؼػاء أو اسفريٍا /افرتاؼٌا او بشكل وختلط (التواجذ الشخطً للبػغ و االفرتاؼً للبػغ االخر).
ٍ .20جب كتابة جهٌغ الهحارض والقرارات وي قبل السكرتري والتوقٌغ ؼلٌها وي قبل الرئٌس وغ السكرتري وٍجب التطذٍق ؼلٌها فً االجتهاع القادم.
.21للسكرتري الحق فً تسجٌل االجتهاؼات بتسجٌل ظوتً أو فٌذٍو وله الحق فً االحتفاظ بالسجالت فً جهاز الكهبٌوتر / األجهسة الخاظة به الستخذاوها فً الهستقبل.
ٍ .22حق لهجلس اإلدارة ؼًذ الحاجة وراجػة هزه اللوائح وتقذٍن الهشورة بشأى التغريات التً ٍتػٌي ؼلً الهساههٌي اؼتهاد ها فً ؼقذ التأسٌس.
طارق خلٌل ؼثهاى
رئٌس وجلس االداره 5
جذول اإلجتماعات السنوي الموضوع
التاريخ المبذئي
الرقم .1
وراجػة الػام السابق وخطة الػام الجذٍذ والجذول السوًً.
الربغ االول
.2
الحسابات الختاوٌة والتحػري للجهػٌات الػهووٌة.
الربغ االول
.3
وراجػة الربغ األول.
الربغ الثاٌى
.4
وراجػة الربغ الثاٌى.
الربغ الثالث
.5
وراجػة الربغ الثالث.
الربغ الرابغ
.6
ووازٌة الػام الهقبل ووراجػة أداء الػام الحالً.
الربغ الرابغ
6
Mission: We provide innovative, ethical and customized insurance solutions that exceed customer expectations and improve societal welfare
Vision: To be the ethical insurance industry leader in Africa
2
Article 1: Definition 1.
This Bylaws is called the Articles of the Executive Committee affiliated to the Board of Directors of the United Insurance company.
2. This bylaw issued by a resolution from the Board of Directors of the United Insurance Company & it come into effect immediately upon ratification from the Board of Directors & the Chairman's signature
Article 2: Goals & Responsibilities of the committee 1.
The main reason for the creation of the Executive committee is to form a smaller body of the Board that can act faster & with more effectiveness in dealing with urgent & important issues as the need
might arise and to assist the board in fulfilling its duties and responsibilities towards Shareholders and other stakeholders. The main responsibilities of the committee are:
2. Supervision over all aspects of the company and its subsidiaries and making sure of compliance of all Financial, Administrative and Regulatory laws and bylaws. 2. Ensuring the smooth operation between Top level management in its different sectors and taking measures in removing any overlapping issues
3. Providing all needed support for Top Level Management of the Insurance (General & Medical) & Investment Sectors & subsidiaries so it can achieve its goals with competence and quality
4. Providing suggestions on any changes to and bylaws as well as policies and procedures
5. Follow up on the implementation of the company Strategic Plan Short- Mid-Long so as to provide recommendations on reviewing and updating from time to time
6. Review of different committee reports to be forwarded to the Board of Directors
7. Suggestions to the Board in regards to recruitment, promotion, increases or letting go or any disciplinary issue for any of the following positions: (Managing Director, General Manager for
Insurance, General Manager for Investment, General Manager for Medical, Deputy General Manager, Senior Assistant General Manager).
8. Suggestions to the Board in regards to financial compensation for the Board of Directors and its Committees
9. Suggestions to the Board in regards to financial compensation for the Board of Directors
supporting members; Secretary of the Board, Shariah Board Members, Legal Advisor, Internal Auditor, Compliance Officer
10. Suggestions to the Board in regards to financial compensation for international and local trips and pier diem for company travel
11. Suggestions to the Board in regards to recruitment, promotion, increases or letting go or any disciplinary issue for any of the following positions: (Managing Director, General Manager for
Insurance, General Manager for Investment, General Manager for Medical, Deputy General Manager, Senior Assistant General Manager).
3
12. Taking decisions in contributions to social events in regards to shareholders & board members and newspaper advertisements in this issue (Obituary, Congratulations etc...)
13. Providing support and assistance to the different Board committees to achieve its goals designated without interfering in its autonomy
Article 2: Company makeup, Time frame and criteria for membership and financial compensation 1.
The committee is headed by the Chairman of the Board of Directors, while The Deputy Head is the Deputy Chairman of the Board.
2. Consist of a number of ranges between Four to six members representing the Shareholders. 3. The Managing Director is non-voting Ex-officio members
4. The Chairman submits nominee names for membership of the different committees to the Board of Directors for their discussion & ratification
5. The Secretary of the Board of Directors is the committee secretary and provides all necessary functions as set out in Job Description of Board of Directors secretary.
6. If any member leaves his position on the committee; the Board will appoint a new member to complete the initial members term.
7. The Board of Directors has the right to dismiss membership of any committee member (Except the
Head) and appoint a new member at any time for valid reasons. Any member has the right to resign his position by giving 2 months’ notice
8. The term of each member is Three Years with option of renewal. The term ends when members are no longer part of the Board except if the Board decided otherwise.
9. All members will abide by the principles of confidentiality and non-disclosure.
10. The Committee is designated with submitting an estimated budget forecast and schedule of meetings for the next year by the beginning of the 4th quarter of the year
11. The committee is to prepare a consolidated report of all committee activities including executive committee meetings and its pan for the coming year to be submitted to the Board meeting by end of 1st Quarter of each Year
12. The consolidated report is to include KPI's for individual board members and committee
performance in which actions allowed from attention alerts, financial penalties or even membership in committee lose.
13. The chairman of the Board decides at the beginning of each year the financial compensation of the committee subject to final approval by the Board of Directors.
4
Article 3: Governing Rules of the Committee 1.
The committee is headed by the Chairman of the Board, or the Deputy Chairman in his absence. No meeting can take place without the presence of the Chairman or his Deputy.
2. In the absence of the Secretary/convener the members will choose one of them to act as secretary for that meeting
3. The committee will hold at least 4 annual meetings per annum 4. The Chairman or his Deputy have the right of calling for an urgent Committee Meeting
5. All decisions to be adopted by majority vote and in case of split, the Head of the meeting will have The casting vote
6. The secretary calls for the meeting based on the Directions of the Head of the Committee at least three days before the proposed date of the meeting with all documents and agenda delivered to Members.
7. The Head of the committee has the right to call anyone he sees necessary to attend the meetings of the committee in order to give advice/consultation on certain issues that can help in decision making
8. Quorum will be met with the attendance of at least Three members
9. If quorum is not met in the set meeting, then another meeting to be scheduled within 72 hrs and quorum for this meeting will be met with two members
10. All minutes and decisions are taken by the secretary and signed by the Head of the committee to gather with the convener and should be ratified in the next meeting.
11. The committee has the right when the need arises to review these bylaws and provide advice on changes to be adopted by the Board of Directors
Annual Meeting schedule Serial
Subject
Tent. Date
1.
Previous year review and new year plan and timetable.
First quarter
2.
final accounts and preparation for general assemblies.
First quarter
3.
1st quarter review.
Second quarter
4.
2nd quarter review.
third quarter
5.
3rd quarter review.
fourth quarter
6.
next year budget and review of current year performance.
fourth quarter
5
المهمة هحن هقدم حلوال أخالقية مبتكرة ومفصلة تفوق توقعات العمالء وتحسن الرفاهية المجتمعية
الرؤية أن هكون رواد صواعة التأمين األخالقي في أفريقيا
2
الماده االولى -التعرٍف
اوال :تسهى هزه الالئحـة (الئحـة اللجًة التًفٌزٍة لهجلس إدارة رشكة التأوًٌات الهتحذة -سـوداى -الهحذودة) ً ثاٌٌا :تصـذر هـزه الالئحـة وأي تػذٍالت ؼلٌها بقرار وي وجلس ادارة رشكة التأوًٌات الهتحذة (سوداى) الهحذودة و تصبح
سارٍة الهف ػـول بػـذ اجازتهـا وـي وجلـس اإلدارة ووـي ثـن توقٌغ السٌذ /رئٌـس وجلس اإلدارة ؼلٌها.
الماده الثانٌة -اهذاف اللجنة ومهامها
الهذف الرئٌسً وي اٌشاء اللجًة التًفٌزٍة لهجلس اإلدارة هو تكوٍي جسذ وصغر وي الهجلس ٍكوى له وقذرة ؼالٌة ؼلى
التحرك بالرسؼة والفػالٌة الالزوة التً تفتضٌها الرضورات وها ٍؤدي لهساؼذة وجلـس اإلدارة فـً تحهل وسؤولٌاته أوام الهساههٌي والجهات األخرى .وتشهل وهام اللجًـة ووسؤولٌاتها وا ٍلً- :
-1الرقابة واالرشاف الهبارش ؼلى جهٌغ قعاؼات الرشكة والرشكات التابػة وضهاى الزتاوها -1الرقابة بالسٌاسات واللوائح الهالٌة واإلدارٍة والرقابٌة.
-2ضهاى التًاغن بٌي االدارات الػلٌا للرشكة فً قعاؼاتها الهختلفة وازالة اي تقاغػات او تذاخـل فـً االختصاصات. -3تقذٍن الذؼن والػوى لإلدارات التًفٌزٍة للرشكة فً قعاؼً التأوٌي (الػام والعبً) وقعاع االستثهار والرشكات التابػة لكً تتهكي وي اداء وهاوها بكفاءة وسالسة.
-4التوصٌة للهجلس باي تػذٍالت رضورٍة لتعوٍر اللوائح واالجراءات.
-5وتابػة تًفٌز خعظ الرشكة االسرتاتٌجٌة العوٍلة والهتوسعة والقصرية األجل والتوصٌة بتحذٍثها ووراجػتها وي حٌي آلخر.
-6وراجػة تقارٍر لجـاى وجلس اإلدارة الهختلفة وهٌاكله الهساؼذة توغئة لرفػهـا الـى وجلس اإلدارة إلجازتها.
-7التوصٌة للهجلس بتػٌٌي او ترقٌة او اقالة او اتخار اجراءات جسائٌة لشاغلً الوظائف القٌادٍة التالٌة بالرشكة او الرشكات التابػـة وهـً (الػضو الهًتذب – الهذٍر الػام لقعاع التأوٌي -الهذٍـر الػـام لقعاع األستثهار – -الهذٍر
الػام للتأوٌي العبً – ٌائب الهذٍر الػام – كبري وساؼذي الهذٍر الػام).
-8التوصٌة لهجلس اإلدارة فٌها ٍخص الهكافآت السًوٍة التً تهًح ألؼضاء الهجلس ووكافآت اللجاى -7التابػة للهجلس.
-9التوصٌة للهجلس بالهكافآت السًوٍة التً تهًح للهٌاكل الهساؼذة للهجلس وهً سكرتري وجلس اإلدارة واؼضاء هٌئة الرقابة الرشؼٌة والهستشار القاٌوًٌ والهراجغ الذاخلً ووسئول االلزتام.
-10التوصٌة للهجلس بالهخصصات الهالٌة والهساٍا الخاصة بسفر اؼضاء الهجلس واإلدارة التًفٌزٍة وبقٌة الوظائف بالرشكة.
-11التصذٍق ؼلى التػذٍالت السًوٍة للرواتب والحوافس والبذالت والهساٍا التً تهًح لشاغلً الوظائف القٌادٍة التالٌة
بالرشكة أو الرشكات التابػة وهً (الػضو الهًتذب – الهذٍر الػام لقعاع التأوٌي -الهذٍر الػام لقعاع األستثهار –
الهذٍر الػام للتأوٌي العبً ٌ -ائب الهذٍر الػام – كبري وساؼذي الهذٍر الػام).
-12اتخار القرارات بشأى وساههات الرشكة الهالٌة فً الهًاسبات االجتهاؼٌة التً تخص الهساههٌي واؼضاء وجلس اإلدارة واالؼالى بالصحف فً هزا الشأى (الًػً – التهًئة الخ .)....
-13تقذٍن الػوى والهساؼذة لبقٌة لجاى الهجلـس للقٌام بالههام الهوكلة الٌهـا بـذوى الهساس او التذخل فً صالحٌاتها
3
المادة الثالثة :تكوٍن اللجنة التنفٌذٍة ومذة العضوٍة وقواعـذ اختٌار األعضـاء والمزاٍا المالٌة ٍ -1رأس اللجًة التًفٌزٍة السٌذ /رئٌس وجلس اإلدارة وًٍوب ؼًه ٌائب رئٌس وجلس اإلدارة -2تتكوى اللجًة وي ؼذد ٍرتاوح بٌي اربػه الى ستة اؼضاء.
-3الػضو الهًتذب ؼضو بحكن الهًصب وال ٍحق له التصوٍت.
ٍ -4كوى الهذٍر الػام ورئٌس قعاع االستثهار اؼضاء فً اللجًة بحكن الهًصب وال ٍحق لهها التصوٍت.
ٍ -5كوى سكرتري وجلـس اإلدارة وقررا للجًـه وٍـكـوى وسئوال ؼـي اؼهـال السكرتارٍة الخاصة باللجًة والذؼوة الجتهاؼاتهـا واؼذاد وحارض االجتهاؼات وابالؽ االؼضاء بهواؼٌذ الجلسات وجـذول األؼهـال وٍقوم بكافة األؼهال اإلدارٍة الخاصة
باللجًة وٍتن رلك بتوجٌهات وبارشه وي رئٌس اللجًة.
-6إرا شغر وقػـذ أحـذ أؼضاء اللجًة أثًـاء وـذة الػضوٍة ٍػٌـي الهجلـس ؼضـوا آخـر فـً الهركس الشاغر وٍكهل الػضو الجذٍذ وذة سلفه.
ٍ -7جوز لهجلس اإلدارة ؼسل اي وي اؼضاء اللجًة (واؼذا الرئٌس) وتػٌٌي ؼضو بذٍل فً اي وقت كها ٍحق لػضو اللجًة أى ٍػتزر او ٍستقٌل وي ؼضوٍة اللجًة .ؼضوٍته فً الهجلس اال إرا قرر الهجلس خالف رلك.
-8وـذة اللجًة ثالثة سًوات قابله للتجذٍـذ وتًتهً ؼضوٍـة ؼضو وجلـس اإلدارة باللجًة باٌتهـاء وـذة ؼلٌه بسبب وبارشتهن لػهلهن ألي شخص أو جهة غري ؼضو باللجًة اال إرا تن اتخار قرار فـً اللجًة
ٍ -9لزتم جهٌغ اؼضاء اللجًة ووقررها بالهحافظة ؼلى أرسار الرشكة ،وال ٍجوز لهن أى ٍزٍػوا وا وقفوا للهجلس لالؼتهاد وكزلك تقوم بإؼذاد جذول اؼهالها للػام القادم
-10تقوم اللجًة وغ بذاٍة الربغ الرابغ وي السًة بػهل الهزياٌٌة التقذٍرٍة للػام القادم لكً ٍتن تقذٍهها باإلفصاح ؼي هزه الهػلووات .الربغ االول وي السًة.
-11تقوم اللجًة بتقذٍن تقرٍر وتكاول لهجلس اإلدارة ٍوضح الًشاط الزي قاوت به خالل الػام الهاضً وولخص الجتهاؼاتها خالل الػام وخعتها للػام القادم لٌػرض فً اجتهاع الهجلس الزي ًٍػقـذ فـً الربغ االول وي السًة.
ٍ -12جب اى ٍحوي تقرٍر اللجًة السًوي الهوحذ ( )Consolidated Reportولحق ٍوضح وذى الزتام االؼضاء بحضور اجتهاؼات اللجًة ووستوٍات االداء وبًاء ؼلٌه ٍقرر الهجلس االجراءات الهًاسبة تجاه االؼضاء غري الهلزتوٌي بحضور جلسات اللجاى
وهً لفت الًظر او الحرواى وي كل او جسء وي وكافأة اللجًة او الحرواى وي ؼضوٍة اللجاى.
ٍ -13قرر رئٌس وجلس اإلدارة فً بذاٍة كل ؼام الهكافئة السًوٍة للجًة بػذ الهوافقة الًهائٌة وي وجلس اإلدارة.
المادة الرابعة :ضوابط عمل اللجنة
ٍ -1رأس اللجًة التًفٌزٍة رئٌس وجلس اإلدارة وفً حال غٌابه ٍصبح ٌائب رئٌس وجلس اإلدارة تلقائٌا رئٌسا وًاوبا للجًه, وال تًػقذ اي اجتهاؼات للجًه بذوى حضور الرئٌس او ٌائبه.
-2فً حال غٌاب الهقرر ؼي االجتهاع ٍختار الرئٌس وي بٌي االؼضاء وي ٍقوم بههام الهقرر فً رلك االجتهاع. -3تػقذ اللجًة اجتهاؼاتها الذورٍة اربػه ورات فً الػام (اجتهاع لكل ربغ وي السًة)
ٍ -4حق لرئٌس اللجًة او ٌائبه دؼوة االؼضاء ألي اجتهاؼات غارئه وتى وا دؼت الحاجة لزلك. -5تصذر قرارات اللجًة بأغلبٌة أؼضائها الحارضٍي
ٍ -6وجه الهقرر الذؼوة لألؼضاء لحضور االجتهاع بًاء ؼلى توجٌهات وي رئٌس اللجًة ورلك قبل ووؼـذ االجتهاع بثالثة اٍام ؼلى األقل وٍرفق وػها األجًذة والهستًذات الهصاحبة إلؼعاء األؼضاء الفرصة والخعظ اإلدارة
-7لرئٌس اللجًة الحـق فـً دؼوة وي ٍراه وًاسبا وي غري أؼضائها لحضور االجتهاع وله االستػاٌة بهي ٍراه وي االستشارٌٍي والخرباء الهختصٌي لهساؼذة اللجًة ؼلى تقوٍن وا ٍػرض ؼلٌها وي الذارسات
ٍ -8كوى الًصاب صحٌحا بحضور ثالثة اؼضاء فأكست وال ٍجوز لػضو اللجًة أى ًٌٍب غريه فً حضور االجتهاع.
4
-9فً حال ؼذم اكتهال الًصاب وٍقوم الهقرر بًاء ؼلى توجٌهات خعٌه وي رئٌس اللجًة بذؼوة االؼضاء لالجتهاع ورة ثاٌٌه خالل 72ساؼة وٍتن الًصاب لالجتهاع الثاًٌ بحضور ؼضوٍي فأكست .الكافٌة لالغالع ؼلى الوثائق والهواضٌغ الهراد وًاقشتها خالل االجتهاع.
-10تثبت وذاوالت اللجًة فً وحارض ٍراجػها وٍوقػها رئٌس اللجًة ووقررها وػا ،وٍقوم رئٌس الجلسة بتالوة وقائغ كل وحرض فً اول اجتهاع تالً وٍوقغ جهٌغ االؼضاء ؼلى الهحرض بػذ تالوته.
ٍ -11حق للجًة ؼًذ الرضورة وراجػة هزه الالئحة والتوصٌة بتػذٍلها ؼلى أى ٍتن اؼتهاد رلك وي وجلس
جذول اإلجتماعات السنوي الموضوع
التارٍخ المبذئً
الرقم .1
وراجػة الػام السابق وخعة الػام الجذٍذ والجذول السوًً.
الربغ االول
.2
الحسابات الختاوٌة والتحضري للجهػٌات الػهووٌة.
الربغ االول
.3
وراجػة الربغ األول.
الربغ الثاٌى
.4
وراجػة الربغ الثاٌى.
الربغ الثالث
.5
وراجػة الربغ الثالث.
الربغ الرابغ
.6
ووازٌة الػام الهقبل ووراجػة أداء الػام الحالً.
الربغ الرابغ
5
Mission: We provide innovative, ethical and customized insurance solutions that exceed customer expectations and improve societal welfare
Vision: To be the ethical insurance industry leader in Africa
2
Article 1: Definition 1.
This Bylaws is called the Articles of the Investment & Strategy Committee affiliated to the Board of Directors of the United Insurance Company.
2. This bylaw issued by a resolution from the Board of Directors of the United Insurance Company and it come into effect immediately upon ratification from the Board of Directors and the Chairman's signature
Article 2: Goals & Responsibilities of the Committee
The main goal of the creation of the Investment & Strategy committee is to act as a smaller Board of Directors that is able to provide oversight and support to the Investment & Strategy Sector and its subsidiary companies locally and abroad the main responsibilities of the committee are: 1.
To provide support and assistance to the Investment & Strategy Sector and its subsidiary companies locally and abroad to increase effectiveness and efficiency
2. Ensuring the compliance of the Investment & Strategy Sector and its subsidiary companies locally and abroad with the company's financial and administration policies and procedures.
3. Ensuring the compliance of the Investment & Strategy Sector and its subsidiary companies locally and abroad of the company with Shariah and Ethical Compliance rules.
4. Ensuring that the Investment & Strategy Sector and its subsidiary companies locally and abroad are for the benefit of Shareholders as well as policyholders.
5. Ensuring adequate risk analysis is made for all projects
6. Follow up and monitoring on implementation of Short - Medium and Long term strategies in regards to investments and providing suggestions for periodical review
7. Initial approval of all business plans for major investments the company is planning to execute. 8. Any other responsibilities as assigned by the Board of Directors
Article 3: Committee composition, Duration, Criteria for Membership and Financial Remunerations 1.
The members and head of the committee are chosen by the Board of Directors
2. The Head & Deputy of the committee must be from the Shareholders
3. The committee consists of at least four members and does not exceed eight members. 4. One of the members at least of the committee is a Policyholder Representative. 5. The Managing Director is a full-fledged member by his designation.
6. The General Manager for Investment as well as the General Manager are both Ex-officio members of the Committee
7. The chairman appoints a convener for the committee from the finance department. The convener is a non-voting member.
3
8. If any seat becomes vacant, the Chairman of the Board has the right to choose another member to serve for the rest of the term until next Board elections
9. The Board of Directors has the right to terminate the membership of any member of the tee as well as appointing another person. Any member can resign from their membership with at least 3 months' notice
10. The term of the committee is three years with option of renewal but membership is attached to Board Membership
11. The committee has the right to retain outside consultants or expertise that will develop their work. Anyway, financial considerations must be approved by the Chairman of the Board.
12. All members will abide by the principles of confidentiality and non-disclosure.
13. The chairman of the Board decides at the beginning of each year the financial compensation of the committee subject to final approval by the Board of Directors.
Article 3: Financial Authorizations
The head of the board investment committee submits at the beginning of each year, a proposal to the board recommending the Levels of Financial Authorizations of the investment sector during the year. The Board issue a resolution signed by the chairman determining the Levels of authorizations. These levels can be altered at any needed time by board resolution.
Level 1: Any investment made solely by the company or with other partners ranging between ($1.00 To
$25,000) can be approved by the General Manager for Investment, the total amounts under this category should not exceed 100,000) during the year.
Level 2: Any investment made solely by the company or with other partners ranging between (US $25,001 To $50,000) needs any Two approvals (The Managing Director or the General Manager for Investment)
Plus the General Manager for Insurance. The total amounts under this category should not exceed ($ 150,000) during the year.
Level 3: Any investment made solely by the company or with other partners ranging between ($50,001 to $100,000) needs Three approvals, The Head of the investment Committee, (The Managing Director or the
General Manager for Investment) Plus the General Manager for Insurance. The total amounts under this category should not exceed ($ 300,000) during the year.
Level 4: Any investment made solely by the company or with other partners Exceeds ($100,000 needs Four approvals, The Chairman of the Board, The Head of Investment Committee (The Managing Director or The General Manager for Investment) with the General Manager for Insurance.)
Article 4: Rules and Procedures of the Committee 1.
The committee convenes only with the presence of the Head or the Deputy
2. In the absence of the convener of the committee, the chair of the meeting chooses one of the members to serve as temporary convener for the particular meeting
3. The committee has four annual scheduled meetings but can call for more meetings if need arises
4
4. The Committee is required to plan and fill its annual meetings schedule for the coming year. Schedule should be submitted to the company secretary during the first half of December in order
to present to the board of directors for ratification in its meeting scheduled during the second half of December for the approval of the coming years schedule.
5. The committee submits to the Board of Directors a consolidated report for the Investment sector that includes past years’ performance vs current year as well as next years targets by the Quarter of the Year
6. The committee submits a mid-year review report to the Board of Directors for their revie the third Quarter of the Year
7. The committee submits a next year forecast report to the Board of Directors by the 4th Quarter of the Year
8. Decisions are adopted by majority votes, but in case of tie then the Head of the committee will have the casting vote.
9. The convener of the committee sends invites on the directions of the Head of Committee or on the request of the MD and GM together provided that they send official letter to the Convener.
10. The Head of the committee has the right to invite any person who is not a member to provide professional consultancy or advice to help the committee in its work
11. Quorum is achieved with the presence of at least 50% of the members
12. In the case quorum is not achieved then the Head has the right to call for another meeting within 72 hours and quorum is achieved with two members at least
13. All documentation of meetings will be signed by the Head of the committee and is to be read at the beginning of the following meeting for confirmation
14. The committee has the right to suggest to the Board any changes or modifications they think are needed
Annual Meeting schedule Serial
Subject
Tent. Date
1.
Previous year review and new year plan and timetable.
First quarter
2.
final accounts and preparation for general assemblies.
First quarter
3.
1st quarter review.
Second quarter
4.
2nd quarter review.
third quarter
5.
3rd quarter review.
fourth quarter
6.
next year budget and review of current year performance.
fourth quarter
5
المهمة هحن هقدم حلوال أخالقية مبتكرة ومفصلة تفوق توقعات العمالء وتحسن الرفاهية المجتمعية
الرؤية أن هكون رواد صواعة التأمين األخالقي في أفريقيا
2
الهاده االولى -التػرٍف
اوال :تسهى هزه الالئحة (الئحة لجًة االستحهار و االسرتاتٌجٌة التابػة لهجلس إدارة رشكة التأوًٌات الهتحذة -سوداى -
الهحذوده) ً خاٌٌا :تطـذر هـزه الالئحـة بقرار وي وجلس إدارة رشكة التأوًٌات الهتحذة (سـوداى) الهحـذوده و تطبح سارٍة الهفػول بػذ اجازتها واؼتهادها وي وجلس اإلدارة ووي خن توقٌغ السٌذ /رئٌس وجلس اإلدارة ؼلٌها.
الهاده الحاٌٌة أهذاف اللجًة و وهاوها
األهذاف الرئٌسٌة للجًة ااالستحهار هً تكوٍي جسذ وطغر وي الهجلس لإلرشاف الهبارش ؼلى قعاع االستحهار واالسرتاتٌجٌة بالرشكة والرشكات التابػة وحلٌا و تشهل وهام اللجًة ووسؤولٌاتها واٍلً :
-1تقذٍن الذؼن والػـوى لقعاع االستحهار واالسرتاتٌجٌة والرشكات التابػة لكً ٍتهكًوا وـي أداء وهاوهن بكفاءة وسالسة.
-2التأكذ وي االلزتام بتًفٌز سٌاسات ولوائح الرشكة الهالٌة واإلدارٍة والرقابٌة فً قعاع االستحهار
-3التأكذ وي الزتام قعاع االستحهار واالسرتاتٌجٌة بالرشكة والرشكات التابػة بالقواؼذ الرشؼٌة فـً واالسرتاتٌجٌة والرشكات التابػة .كل الهػاوالت ورلك بالتًسٌق وغ هٌئة الرقابة الرشؼٌة للرشكة.
-4التأكـذ وي اى قعاع االستحهار واالسرتاتٌجٌة بالرشكة والرشكات التابػة فػـال وٍحقـق جـذوى اقتطادٍه ووًفػة واضحة وٍػهل للحفاػ ؼلى حقوق الهساههٌي بالرشكة وحهلة الوخائق ؼلى حذ سواء.
-5التأكذ وي حساب درجات الهخاغر بذقه واحرتافٌه لجهٌغ الهشارٍغ.
-6وتابػة تًفٌز الخعظ االسرتاتٌجٌة العوٍلة والهتوسعة والقطرية األجل الهتػلقة باستحهارات الرشكة والتوظٌة بتحذٍحها ووراجػتها وي حٌي آلخر.
-7ؼهل الذراسات الفًٌة ودراسات الجذوى للهشارٍغ واالستحهارات التً تًوي الرشكة الذخول فٌها. -8أي وهام أخرى ٍوكلها لها وجلس اإلدارة.
الهادة الحالحة :تكوٍي اللجًة التًفٌزٍة ووذة الػضوٍة وقواؼذ اختٌار األؼضاء والهساٍا الهالٌة ٍ -1تن اختٌار اؼضاء ورئٌس اللجًة بواسعة وجلس اإلدارة
-2تتكوى اللجًه وي ؼذد ٍرتاوح بٌي اربػه الى خهاٌٌة اؼضاء. ٍ -3شرتط اى ٍكوى رئٌس اللجًه و ٌائبه وي الهساههٌي
-4تتكوى اللجًه وي اؼضاء بهجلس االداره و ٍكوى وي بًٌهن احذ وهحلً حهلة الوخائق بالهجلس ٍ -5كوى الػضو الهًتذب ؼضوا كاوال باللجًة.
ٍ -6كوى الهذٍر الػام لقعاع االستحهار و االسرتاتٌجٌه و الهذٍر الػام لقعاع التاوٌي اؼضاء باللجًه بحكن الهًطب و الٍحق لهها رئاسة اللجًه لتفادي تضارب الهطالح.
ٍ -7قوم رئٌس وجلس االداره بتػٌٌي أحذ كبار ووظفً الشئوى الهالٌه بالرشكه كهقرر للجًه و الٍحق للهقرر التطوٍت.
-8ارا شغر وقػـذ أحـذ أؼضاء اللجًة أخًـاء وـذة الػضوٍة ٍػٌـي الهجلـس ؼضـوا آخـر فـً الهركـس الشاغر وٍكهل الػضو الجذٍذ وذة سلفه.
ٍ -9جوز لهجلس اإلدارة ؼسل اي وي اؼضاء اللجًه و تػٌٌي ؼضو بذٍل فً اي وقت كها ٍحق لػضو اللجًة أى ٍػزتل وي ؼضوٍة اللجًة ،رشط أى ٍكوى رلك فً فرتة التقل ؼي خالخة اشهر.
-10وذة اللجًة ال تسٍذ ؼي خالث سًوات قابله للتجذٍذ و تًتهً ؼضوٍة ؼضو وجلس االدارة باللجًة باٌتهاء وذة ؼضوٍته فً الهجلس.
ٍ -11حق للجًة االستػاٌه بهي ٍكوى وًاسبا وي اهل الكفاءة و الخربه للهشاركه فً أؼهال اللجًه و الٍحق له التطوٍت. 3
ٍ -12لزتم جهٌغ اؼضاء اللجًة و وقررها بالهحافظة ؼلى أرسار الرشكة ،وال ٍجوز لهن أى ٍزٍػوا وا وقفوا ؼلٌه بسبب وبارشتهن لػهلهن الي شخض او جهه غري ؼضو باللجًه اال ارا تن اتخار قرار فً اللجًه باالفطاح ؼي هزه الهػلووات.
ٍ -13قرر رئٌس وجلس اإلدارة فً بذاٍة كل ؼام التػوٍض الهالً للجًة بػذ الهوافقة الًهائٌة وي وجلس اإلدارة. الهادة الحالحة -الطالحٌات الهالٌة
ٍقوم رئٌس لجًة االستحهار التابػة لهجلس االداره برفغ توظٌه إلى وجلس االداره وغ بذاٍة كل ؼام لتحذٍذ سقوفات
الطالحٌات الهالٌة لقعاع االستحهار بالرشكه و ٍهكي اى ٍتن تػذٍـل هـزه السقوفات خالل السًه وفقا لها تقتضٌه الظروف
و تطذر الئحة سقوفات الطالحٌات بقرار وي وجلس االدارة بتوقٌغ رئٌس الهجلس. -1الهستوى االول فً الطالحٌات :
ٍتن التطذٍق بتوقٌغ واحذ للهذٍر الػام لقعاع االستحهار الي استحهار تقوم به الرشكه وًفردة او تساهن فٌه ضهي
آخریي و ترتاوح وساههتها فٌه (وي 1دوالر حتى 250000دوالر) ؼلى اال تتػذى جهلة الهبالغ الهطذقه تحت هزا البًذ
خالل الػام وبلغ ( 1000000دوالر).
-2الهستوى الحاًٌ فً الطالحٌات :
ٍتن التطذٍق بتوقٌػٌي (الػضو الهًتذب أو الهذٍر الػام لقعاع االستحهار باالضافه الى الهذٍـر الػـام لقعاع التاوٌي
الي استحهار تقوم به الرشكه وًفردة او تساهن فٌه ضهي آخرٍي و ترتاوح وساههتها فٌه (وي 250001دوالر حتى
500000دوالر) ؼلى اال تتػذى جهلة الهبالن الهطذقه تحت هزا البلذ خالل الػام وبلغ ( 1500000دوالر).
-3الهستوى الحالج فً الطالحٌات :
ٍتن التطذٍق بحالخة توقٌػات وهـً رئٌس لجًة االستحهار التابػه لهجلس االداره و (الػضو الهًتذب أو دٍر الػام
لقعاع االستحهار) باالضافه الى الهذٍر الػام لقعاع التاوٌي ألي استحهار تقوم به الرشكه فردة او تساهن فٌه ضهي
آخرٍي و ترتاوح وساههتها فٌه (وي 500001دوالر حتى 1000000دوالر) ى اال تتػذى جهلة الهبالغ الهطذقه تحت هزا
البلذ خالل الػام وبلغ ( 3000000دوالر) -4الهستوى الرابغ فً الطالحٌات :
ٍتن التطذٍق باربػه توقٌػات هً رئٌس وجلس االداره و رئٌس لجًة االستحهار التابػة للهجلس و (الػضو الهًتذب
أو الهذٍر الػام لقعاع االستحهار) باالضافه الى الهذٍر الػام لقعاع التاوٌي و رلك ألي استحهار تقوم به الرشكه وًفردة او تساهن فٌه ضهي آخرٍي و تتجاوز وساههتها فٌه (وبلغ 3000000دوالر). الهاده الرابػه -ضوابظ ؼهل اللجًة
-1تًػقذ اجتهاؼات اللجًه بحضور الرئٌس او ٌائبه. -2فً حال غٌاب الهقرر ؼي االجتهاع ٍختار رئٌس االجتهاع وي بٌي االؼضاء وي ٍقوم بههام الهقرر لزلك االجتهاع.
-3تػقذ اللجًة اجتهاؼا دورٍا كل خالخة اشهر ؼلى االقل و ٍحق للرئٌس او ٌائبه دؼوة االؼضاء لالجتهاع وتى وادؼت الرضوره لزلك.
-4ترفغ اللجًه الى وجلس االداره تقرٍر ٍوضح ووقف قعاع االستحهار حتى الربغ الحالج وي الػـام وـغ خعـة ؼهـل قعاع االستحهار للػام القادم و رلك لٌقوم الهجلس بذراسته و التطذٍـق ؼلٌـه فـً اجتهاؼه الخاص بالهزياٌٌه التقذٍرٍه
للػام القادم الزي ًٍػقذ خالل شهر دٍسهرب.
-5تقذم اللجًه تقارٍر ربغ سًوٍه راتبه لهجلس االداره و ترفغ تقرٍرها السًوي الهوحذ للسًة الهًتهٌه فً 31دٍسهرب وي كل ؼام ( ) Consolidated Reportالى رئٌس الهجلس قبل اسبوع وي اٌػقاد اجتهاع وجلس االداره الخاص باجازة الحسابات الختاوٌه للػام الهًرصم و ٍجب اى ٍحوي التقرٍر وقارٌات السًه الهًتهٌه بالسًه الهاضٌه و ووقف
الربغ االول للسًه الجارٍه و كزلك تقذم للهجلس فً الربغ الحالج وي السًه تقرٍر ٌطف سًوي
4
-6تطذر قرارات اللجًة بأغلبٌة أؼضائها الحارضٍي وفً حالة تساوي األظوات ٍرجح الجاٌب الزي فٌه ظوت رئٌس االجتهاع.
-7تقذم اللجًة تقرٍر سًوى لرئٌس وجلس اإلدارة فً الربغ الرابغ وي الػام.
-8لرئٌس اللجًة الحق فً االستػاٌة بهي ٍراه وًاسبا وي االستشارٌٍي او الخرباء الهختطٌي لهساؼذة اللجًه فً اٌجاز وهاوها بالشكل االفضل و لكي ٍشرتط الحطول ؼلى ووافقة رئٌس وجلس االداره ؼلى اي وكافات والٌه
للهستشارٍي او الخرباء الزٍي تستػٌي بهن اللجًه. ٍ -9كوى الًطاب ظحٌحا بحضور ٌطف االؼضاء .
-10فـً حـال ؼـذم اكتهال الًطاب ٍقوم الهقـرر بًـاء ؼلى توجٌهـات وـي رئٌس اللجًه بذؼـوة االؼضاء لالجتهاع ورة خاٌٌه خالل 72ساؼه و ٍتن الًطاب لالجتهاع الحاًٌ بحضور ؼضوٍي فاكست.
-11تحبت وذاوالت اللجًة فً وحارض ٍراجػها وٍوقػها رئٌس اللجًة و وقررها وػا ،و ٍقوم رئٌس الجلسه بتالوة وقائغ كل وحرض فً اول اجتهاع تالً و ٍوقغ جهٌغ االؼضاء ؼلى الهحرض بػذ تالوته.
ٍ -12حق للجًة ؼًذ الرضورة وراجػة هزه الالئحة والتوظٌة بتػذٍلها إرا لسم األور ؼلى أى ٍتن اؼتهاد رلك وي وجلس اإلدارة
جدول اإلجتماعات السنوي الموضوع
التاريخ المبدئي
الرقم .1
وراجػة الػام السابق وخعة الػام الجذٍذ والجذول السوًً.
الربغ االول
.2
الحسابات الختاوٌة والتحضري للجهػٌات الػهووٌة.
الربغ االول
.3
وراجػة الربغ األول.
الربغ الحاٌى
.4
وراجػة الربغ الحاٌى.
الربغ الحالج
.5
وراجػة الربغ الحالج.
الربغ الرابغ
.6
ووازٌة الػام الهقبل ووراجػة أداء الػام الحالً.
الربغ الرابغ
5
Mission: We provide innovative, ethical and customized insurance solutions that exceed customer expectations and improve societal welfare
Vision: To be the ethical insurance industry leader in Africa
2
Article 1: Definition
First: These bylaws are called (the Articles for the Audit and Compliance Committee for United Insurance Company - Sudan - Ltd.)
Second: This committee works by the Financial and Accounting Regulations of the United Insurance
Company, which was resolved by Board Resolution No. 44/2015 dated December 13, 2015 and the laws that regulate work in the insurance and investment sectors in Sudan.
Third: The bylaws of this committee issued by a resolution of the Board of Directors of the United
Insurance Company (Sudan) Limited, and becomes effective as from the date of its approval by the Board of Directors, and the Chairman's signature on it.
Article 2: The goals and responsibilities of the committee
The main goal of establishing the Audit and Compliance Committee of the Board of Directors is to create an effective oversight body that reviews and monitors the performance of the company's executive departments in the insurance and investment sectors and all affiliated companies, which helps the Board of Directors to assume its responsibilities towards shareholders and other bodies. The main Tasks and responsibilities of the committee include the following: 1.
Ensuring the adequacy of the financial and accounting procedures
2. Ensuring financial discipline and the commitment of all sectors of the company to implement the company's financial and accounting policies and regulations.
3. Review the budgets approved by the Board of Directors, the monthly, quarterly and periodic financial statements and the consolidated final accounts of the United Insurance Company with its insurance and investment sectors and its subsidiaries.
4. Ensuring the effectiveness of the internal audit and controls system. 5. Review and approve the internal audit plan
6. Ensuring swift, Effective and immediate actions with any financial misappropriations and violations
7. Evaluating the performance of the internal auditor and recommending to the Board regarding the allowances and benefits granted to him
8. Ensuring the company's commitment to implementing international and local standards related to Compliance and Corporate Governance.
9. Review and approve reports prepared by the Compliance Officer and follow up on the implementation of his recommendations.
10. Review and approve the annual work plan for the compliance officer
11. Evaluating the performance of the Compliance Officer and recommending to the Board regarding allowances and benefits granted to him
12. This committee will work as the official channel representing the company in dealing with the external auditor
3
Article 3: Composition of the Committee, the term of membership, the rules for selection of members and financial benefits 1.
The Audit Committee consist of six members, provided that the number of members of the Board of Directors in the committee must not be less than three members.
2. Since the main task of the committee is to monitor the financial and administrative performance of
the company in its various sectors, Managing Director, General Manager for Insurance, General Manager for Investment or any of the affiliated companies Managers.
3. The chairman of the board has the right to appoint members of the committee from outside the
board of directors who are competent, experienced and has significant academic qualification, provided that they fulfill the following conditions: A. They must be highly qualified in the fields of accounting or finance (PhD, MA or Fellowship in Accounting). B. To have practical experience in
his/her field of specialization not less than twenty-five years. C. He/she must have held one of the following jobs for a period of not less than ten years in reputable/Prestigious institutions or companies (financial manager - chief accountant - internal auditor - external auditor)
4. Chairman of the Board shall submit a list of the names of candidates for membership of the Committee to the Board of Directors for approval.
5. The internal auditor is a Non-voting member of the committee and holds the position of the Secretary/Convener of the Committee who is responsible for the secretarial work of the committee, meetings invitations, preparing the minutes of the meetings, Informing the members of the dates of the sessions and the agenda, and performing all the administrative work of the committee.
6. The compliance officer of the company is a Non-voting member of the committee and replaces the internal auditor as secretary of the committee in his absence
7. If the position of a member of the committee becomes vacant during the membership period, the
chairman of the board appoints another member in the vacant position and the new member
completes the term of his predecessor.
A. The term of the committee is three years, and the membership of the member of the board of directors in the committee ends with the end of the term of his membership in the board of di rectors at any time unless the Board of Directors decides otherwise
B. Due to the very special confidential nature of this committee, all members of the committee
and its secretary are obligated to strictly abide by the principles of confidentiality and nondisclosure and to preserve the company's secrets or confidential information which they may come across because of their membership in this committee. Unless otherwise clearly
re solved by the committee, Confidential Information should not be shared or disclosed with
anyone who is not a member of this committee including other board members, Shareholders, managers, employees, competitors, etc.....
C. The board of directors may dismiss any of the committee members and appoint a
replacement member at any time. The committee member has the right to apologize or resign from the committee's membership.
4
D. The chairman of the Board decides at the beginning of each year the financial compensation of the committee subject to final approval by the Board of Directors
Article 4: Governing Rules of the Committee: 1.
The Chairman of the Board of Directors appoints the head of the committee, his deputy, the committee members and the Secretary.
2. In the absence of the head of the committee, his deputy will preside over the session.
3. The meetings of the committee shall not take place without the presence of the head of the committee or his deputy.
4. In the event that the Secretary is absent from the meeting, the compliance officer shall replace him as the Secretary of the committee for that meeting.
5. The committee holds a regular meeting at least every three months, and the head of the committee or his deputy has the right to invite the members to the meeting whenever necessary.
6. All decisions to be adopted by majority vote and in case of split, the Head of the meeting will have the casting vote.
7. The Secretary shall send the invitation to attend the meeting based on the head of the committee
directions or his deputy in the event of the absence of the head, one week before the meeting date and attaches the agenda and the meeting documents (if possible) to give the members sufficient opportunity to view the documents and topics to be discussed during the meeting.
8. The Head of the Committee has the right to invite those he deems appropriate from other than its members to attend the meeting, and he may seek the assistance of consultants and experts he deems appropriate to assist the Committee in evaluating what is presented to it, and because of the
sensitivity of the work of the Committee, a prior approval is required from the Chairman of the Board.
9. The Quorum is attained by attendance of half of the committee members, whereas members cannot delegate others to attend on their behalf.
10. In the event that the quorum is not complete, the Secretary shall, based on written instructions from the Head of the committee or his deputy (in the absence of the Head) invite the members to
meet again within seventy-two hours, and the quorum for the second meeting will be attained by two members or more.
11. The members of the committee sign a record of attending the meetings, called the record of attendance.
12. The deliberations of the committee are recorded in minutes, which are reviewed and signed by the
committee Head and its secretary together. The Head of the session reads the minute of the previous meeting in the first following meeting, and all members sign the minutes after reading it.
13. Due to the nature of the work of the committee, which is characterized by privacy, its reports are submitted directly to the chairman of the board or his deputy in his absence.
5
14. The committee holds regular meetings at least every three months, and the Head of the committee or his deputy has the right to invite the members to any urgent meeting if the need arises.
15. The committee submits to the board a report of the Audit position until the third quarter of the year
along with the plan of the internal auditor for the next year, for the board to study and approve at its meeting for the approval of next year budget estimates which is held during the month of December.
16. The Committee submits quarterly reports to the Board of Directors and submits its Consolidated Report for the year ended December 31 of each year in a period not exceeding a week from the meeting of the Board of Directors regarding the approval of the final accounts for the past year
17. The Consolidated Report must contain an appendix explaining the extent of the commitment of the members to attend the meetings of the committee. Accordingly, the board decides the appropriate
procedures towards members who are not obliged to attend or participate in the commit tee's meetings by a notice to draw his attention for the importance of attendance, or by suspending all or part of his committee entitlement, Or denial of membership of the committees.
18. The committee meets with the external auditor to discuss his plan for the final audit of the company before he resumes his audit and meets him once again after he finishes preparing the audit report in
the presence of the executive managers (Managing Director, General Manager for Insurance, General Manager for Investment or Managers of affiliated companies) in order to respond to the management letter (if any) and to finalize the final version of the external auditor report, which will be submitted to the board, regulatory bodies, general assembly of shareholders and shareholders.
19. The committee has the right to meet with the external auditor at any time it deems appropriate and to direct any questions or inquiries. The committee must ensure that it obtains the responses of the external auditor to its questions in writing.
20. It is the responsibility of the committee to ensure that all financial reports issued from the various organizational levels of the company and its subsidiaries have transparency, integrity and objectivity and that they are of benefit to their employees.
21. The committee has the full right to obtain all internal regulations of the company. The company executives in its insurance and investment sectors or subsidiaries are obliged to provide all these regulations and correspondences to the committee whenever requested.
22. The committee has the right to recommend to the board of directors to review these regulations and amend them if necessary.
Article 5 - Procedures to be followed in case of violations 1.
In the event of any reasonable amount of doubt regarding the existence of financial misappropriations or irregularities, the internal auditor must immediately refer the matter to the
head of the committee, who decides the path that will be followed to handle the matter according to each case
6
2. The head of the committee according to his own judgment and experience, has the right to handle cases that he sees do not qualify to be taken to higher levels. In this instance meetings will be held
between the Head of the committee or any committee member he delegates in addition to the internal auditor with the executive manager who committed the violation or that the violation falls
under his jurisdiction L.e (Managing Director, General Manager for Insurance, General Manager for
Investment or Managers of affiliated companies) In addition to any employees who have a connection with this violation or who the committee or the executive officer sees necessary to be present to clarify the circumstances of the violation. This meeting aims to clear the facts about the
violation and reach to the Optimal solution for it according to the best practices and must be done within the framework of the public interest and preserve the rights of the company. The internal
auditor (the Secretary of the committee) is required to write the minutes of this meeting and then issue the resolutions/recommendations which will be signed by the head of the committee in
addition to the secretary and/or any concerned executive/staff as the head of the committee decides. The findings of the committee should be conveyed to the next committee meeting for elaboration and ratification. If no solution has been reached or the matter qualified to be raised to higher level, then the Head of the committee should refer the matter to the chairman of the board in order to be presented to the board for necessary action
3. In the event that the committee have information of a major violation of one of the executive officials (Managing Director, General Manager for Insurance, General Manager for Investment or
Managers of affiliated companies), the head of the committee should call his committee to a closed meeting to discuss the matter within a period not longer than 48 hours From the time he receives
the information about the violation and at the end of the meeting, the committee decides to either meet with the executive officer to discuss the circumstances of the matter with him and reach to solutions or raise the matter directly to the chairman of the board of directors and in both cases the
head of the committee will be required to enlighten the chairman verbally immediately after the closed meeting or meeting with the official The executive and to clarify what happened in the
meetings and the procedure that the committee recommends to be followed, and then the head of the committee within 24 hours of his verbal enlightenment to the chairman, will be required to submit a detailed report to chairman of the board.
4. If it is proved that the executive officer (Managing Director, General Manager for Insurance,
General Manager for Investment or Managers of affiliated companies) is personally involved in major violations that require legal action, then the head of the committee must inform the chairman
immediately and should submit a detailed report supporting the allegations, after which the chairman of the board will be required to consult with the legal advisor. Based on the consultation
with the legal advisor, the chairman may issue a letter of suspension from work for the executive officer, and/or lodge the file to the legal advisor in order to take the necessary legal action/measures and then the chairman should call for a Board Meeting within a period not exceeding 48 hours
7
5. If the executive officer has been suspended from work, the chairman of the board will be required
to present to the board his nominations of names of some qualified candidates from inside or outside the company, for one of them to be assigned to the executive officer's job for a fixed period
that does not exceed six months, and a contract with this candidate should be signed after the approval of the board. The chairman of the board has the right to renew the contract for one additional period only, not to exceed six months.
6. If the Board decided to choose the person who was assigned above to fill the position in a permanent capacity, then in this case a new contract will be signed with him.
7. In case of major violation committed by a senior manager / senior employee (deputy general
manager - senior assistant general manager - assistant general manager - similar job grades in the investment sector or the subsidiary companies) the head of the committee must submit a report in this regard to the executive official whose violation is in his jurisdiction or his powers with demand
to follow the procedures set in the human resources manual of the company concerning the employees accountability & disciplinary procedures, including but not limited to the formation of investigation and disciplinary boards, suspension from work and/or transfer of the file to the legal
advisor to take necessary legal action and any other administrative procedures or legal actions as the case may require.
8. The committee shall submit the urgent recommendations to the chairman of the board of directors on important matters that require the immediate intervention of the Board.
9. The committee has the right to meet with any employee of the company whether in the insurance sector or investment sector or any affiliated company, after notifying the executive officer to which
this employee belongs (Managing Director, General Manager for Insurance, General Manager for Investment or Managers of affiliated companies) and the committee has the right to direct any questions or inquiries in writing or Orally, and the concerned employee must provide full and convincing answers in all transparency and without hesitation
10. If the committee becomes aware of violations for some of the company's executives in its insurance
and investment sectors or its subsidiaries, and these violations require contact with other
companies or entities not affiliated with the company, then in this case, the chairman of the board of directors must be informed to obtain his approval before contacting with any external entity, noting the importance of Seeking legal advice before this step
8
Annual Meeting schedule Serial
Subject
Tent. Date
1.
Previous year review and new year plan and timetable.
First quarter
2.
final accounts and preparation for general assemblies.
First quarter
3.
1st quarter review.
Second quarter
4.
2nd quarter review.
third quarter
5.
3rd quarter review.
fourth quarter
6.
next year budget and review of current year performance.
fourth quarter
9
المهمة هحن هقدم حلوال أخالقية مبتكرة ومفصلة تفوق توقعات العمالء وتحسن الرفاهية المجتمعية
الرؤية أن هكون رواد صواعة التأمين األخالقي في أفريقيا
2
المادة االولى – التعرٍف
ً اوال :تسهى هزه الالئحة (الئحة لجًه الهراجػة و االلزتام لرشكة التأوًٌات الهتحذة -سوداى -الهحذودة) ً خاٌٌا :تػهل هزه اللجًة وفقا لالئحة االجراءات الهالٌة و الهحاسبٌة لرشكة التأوًٌات الهتحذة التً اجزيت بالقرار رقن 2015/44
بتارٍخ 13دٍسهرب 2015و القواٌٌي التً تًظن الػهل فً قؿاؼً التأوٌي و االستحهار
ً خالحا :تطـذر هـزه الالئحـة بقرار وي وجلس ادارة رشكة التأوًٌات الهتحذة (سـوداى) الهحذودة و تطبح بالسوداى .سارٍة
الهفػول وي تارٍخ اجازتها و اؼتهادها وي وجلـس اإلدارة و وـي خـن توقٌغ السٌذ /رئٌـس وجلس اإلدارة ؼلٌها.
المادة الثانٌة -اهذاف اللجنة و مهامها الرئٌسٌة
الهذف الرئٌسـً وـي اٌشاء لجًة الهراجػة و االلزتام التابػة لهجلس اإلدارة هو تكوٍـي جـسـن رقابـً فػال ٍقوم بهراجػة و
وراقبة أداء اإلدارات التًفٌزٍة للرشكة فً قؿاؼً التأوٌي و االستحهار و كل الرشكات التابػة وها ٍساؼذ وجلـس اإلدارة فـً تحهل وسؤولٌاته أوام الهساههٌي و الجهات األخرى و تشهل وهام اللجًة ووسؤولٌاتها وا ٍلً : -1التأكذ وي سالوة االجراءات الهالٌة و الهحاسبٌة
-2التأكـذ وـي االٌػباؽ الهالً و الزتام جهٌغ قؿاؼات الرشكة بتًفٌز سٌاسات ولوائح الرشكة الهالٌة و الهحاسبٌة.
- -3وراجػة الهوازٌات الهػتهذة وي وجلس اإلدارة و القوائن الهالٌة الشهرٍة والربغ سًوٍة والذورٍة والحسابات الختاوٌة الهوحذة لرشكة التأوًٌات الهتحذة بقؿاؼٌهـا التاوًٌـً و االستحهاري و الرشكات التابػة.
-4ؼهاى فاؼلٌة ٌظام الرقابة الذاخلٌة والػبؾ. -5وراجػة و اؼتهاد خؿة الهراجػة الذاخلٌة
-6التػاول الفوري الفػال وغ الهخالفات الهالٌة اى وجذت
-7تقٌٌن اداء الهراجغ الذاخلً و التوظٌة للهجلس بخطوص الهخططات و الهساٍا التً تهًح له
-8التأكذ وي الزتام الرشكة بتؿبٌق الهػاٍري الذولٌة و الهحلٌة الهتػلقة بااللزتام ( )Complianceو حوكهة الهؤسسات ) (Corporate Governance
-9وراجػة التقارٍر التً ٍػذها وسئول االلزتام و التطذٍق ؼلٌها و وتابػة تًفٌز توظٌاته.
-10وراجػة و اؼتهاد خؿة الػهل السًوٍة لهسئول االلزتام
-11تقٌٌن اداء وسئول االلزتام و التوظٌة للهجلس بخطوص الهخططات و الهساٍا التً تهًح له -12هزه اللجًة هً القًاه الرسهٌة للرشكة فً التػاول وغ الهراجغ الخارجً
المادة الثالثة :تكوٍن لجنه المراجعـة ومـذة العضوٍة و قواعذ اختٌار األعضاء و المزاٍا المالٌة
-1تتكوى لجًه الهراجػة وي ستة اؼػاء .ؼلى اال ٍقل ؼذد اؼػاء وجلس اإلدارة باللجًة ؼي خالخة أؼػاء. -2بها اى الهههة الرئٌسٌة للجًه هً وراقبة االداء الػالً و االداري للرشكة بقؿاؼاتها الهختلفة فال ٍحق للػػو الهًتذب - الهذٍر الػام لقؿاع التأوٌي -الهذٍر الػام لقؿاع اإلستحهار أو أي وي وذراء الرشكات التابػة اى ٍكوٌوا وي أؼػاء اللجًة
ٍ -3حق لرئٌس الهجلس تػٌٌي اؼػاء باللجًة وي خارج وجلس اإلدارة وي روي الكفاءة و الخربة و التأهٌل االكادٍهً و ٍجب اى تتوفر فٌهن الرشوؽ التالٌة :
أ -اى ٍكوى\ تكوى وي روي التأهٌل الػالـً فـً وجـاالت الهحاسبة او الشئوى الهالٌة (درجة الذكتوراه او الهاجستري او السوالة فً الهحاسبة).
3
ب -اى ٍكوى\تكوى له خربه ؼهلٌه فً وجال تخططه ال تقل ؼي خهسه و ؼرشٍي ؼاوا .
ج -اى ٍـكـوى\ تكوى قـذ شـغـل احـذ الوظائف التالٌة لفرتة ال تقل ؼي ؼرشة سًوات فً وؤسسات او رشكات
ورووقة (وذٍر والً -رئٌس حسابات -وراجغ داخلً -وراجغ خارجً).
ٍ -4قوم السٌذ /رئٌس وجلس اإلدارة بتقذٍـن قائهه بأسهاء الهرشحٌي لػػوٍة اللجًة لهجلس اإلدارة الؼتهادها.
ٍ -5ـكـوى الهراجـغ الذاخلـً ؼػوا ووقررا للجًـه وال ٍحق له التطوٍت و ٍـكـوى وسئوال ؼـي اؼهال السكرتارٍة الخاظة باللجًة و الذؼوة الجتهاؼاتها و اؼذاد وحارض االجتهاؼات و ابالؽ االؼػاء بهواؼٌذ الجلسات وجـذول األؼهال و ٍقوم
بكافة األؼهال اإلدارٍة الخاظة باللجًة.
ٍ -6كوى وسئول االلزتام بالرشكة ؼػوا باللجًة وال ٍحق له التطوٍت و ٍحل وحل الهراجغ الذاخلً كهقرر للجًه فً حال غٌابه
-7ارا شغر وركس أحذ أؼػاء اللجًة أخًاء وذة الػػوٍة ٍػٌي رئٌسا لهجلس ؼػوا آخـر فـً الهركس الشاغر وٍكهل الػػو الجذٍذ وذة سلفه.
أ .وذة اللجًة خالث سًوات و تًتهً ؼػوٍة ؼػو وجلس اإلدارة فً اللجًة باٌتهاء وذة ؼػوٍته فً وجلس اإلدارة فً
أي وقت والن ٍقررا لهجلس خالف رلك.
بٍ .لزتم جهٌغ اؼػاء اللجًة و وقررها باله حافظة ؼلى أرسار الرشكة ،وال ٍجوز لهن أى ٍزٍػوا إلى الهساههٌي أو إلـى اؼػـاءا لهجلـس االخرٍي او الـى الهـذراء او الهوظفٌي او الهًافسٌي او الـى الغري وا وقفوا ؼلٌه بسبب وبارشتهن
لػهلهن اال ارا تن اتخار قرار فً اللجًة باإلفطاح ؼي هزه الهػلووات
تٍ .جوز لهجلس اإلدارة ؼسل اي وي اؼػاء اللجًة و تػٌٌي ؼػو بذٍـل فـً اي وقت كها ٍحق لػػو اللجًة أى ٍػتزر او ٍستقٌل وي ؼػوٍة اللجًة.
ثٍ .قرر رئٌس وجلس اإلدارة فً بذاٍة كل ؼام الهكافأة السًوٍة التً ستهًح ألؼػاء اللجًة وٍقرها الهجلس
المادة الرابعة :ضوابط عمل اللجنة .1
ٍقوم رئٌس وجلس اإلدارة بتػٌٌي رئٌس اللجًة و ٌائبه و اؼػاء اللجًة و الهقرر.
.2فً حالة غٌاب رئٌس اللجًة ٍتولى ٌائبه رئاسة الجلسة. .3ال تًػقذ اجتهاؼات اللجًة بذوى حػور الرئٌس او ٌائبه.
.4فً حال غٌاب الهقرر ؼي االجتهاع ٍحل وحله وسئول االلزتام كهقرر لزلك االجتهاع.
.5تػقذ ا للجًة اجتهاؼا دورٍا كل خالخة أشهر ؼلى االقل و ٍحق للرئٌس او ٌائبه دؼوة االؼػاء لالجتهاع وتى وا دؼت الرضورة لزلك.
.6تطذر قرارات اللجًة بأغلبٌة أؼػائها الحارضٍي وفً حالة تساوي األظوات ٍرجح الجاٌب الزي فٌه ظوت رئٌس االجتهاع.
ٍ .7وجه الهقرر الذؼوة لحػور االجتهاع بًاء ؼلى توجٌهات وي رئٌس اللجًة أو ٌائبه فً حال غٌاب الرئٌس ورلك قبل اسبوع وي ووؼذ االجتهاع وٍرفق وػها األجًذة والهستًذات الهطاحبة (وا أوكي) ورلك إلؼؿاء األؼػاء الفرظة
الكافٌة لإلـالع ؼلى الوخائق والهواؼٌغ الهراد وًاقشتها خالل االجتهاع
.8لرئٌس اللجًة الحق فً دؼوة وي ٍراه وًاسبا وي غري أؼػائها لحػور االجتهاع وله االستػاٌة بهي ٍراه وي االستشارٌٍي والخرباء الهختطٌي لهساؼذة اللجًة ؼلى تقوٍن وا ٍػرع ؼلٌها وٌسبة لحساسٌة 2ؼهل اللجًة
ٍشرتؽ الحطول ؼلى ووافقه وسبقة وي رئٌس الهجلس .9
ٍكوى الًطاب ظحٌحا بحػور ٌطـف اؼػاء اللجًة ،وال ٍجوز لػػو اللجًة أى ًٌٍـب غٌـره فـً حػـور
4
.10فً حال ؼذم اكتهال الًطابٍ ,قوم الهقرر بًاء ؼلى توجٌهات خؿٌه وي رئٌس اللجًة أو ٌائبه (فـً االجتهاع .حال غٌاب الرئٌس) بذؼوة االؼػـاء لالجتهاع ورة خاٌٌـه خـالل اخًٌي وسبػٌي ساؼة وٍتن الًطاب لالجتهاع الحاًٌ بحػور
ؼػوٍي فأكست.
ٍ .11وقغ اؼػاء اللجًة ؼلى سجل خاص بحػور االجتهاؼات ٍسهً دفرت حػور اجتهاؼات لجًة الهراجػة.
.12تحبت وذاوالت اللجًة فً وحارض ٍراجػها وٍوقػها رئٌس اللجًة وأوًٌها وػا ،وٍقوم رئٌس الجلسة بتالوة وقائغ كل وحرض فً أول اجتهاع تالً وٍوقغ جهٌغ االؼػاء ؼلى الهحرض بػذ تالوته.
ٌ .13سبة لؿبٌػة ؼهل اللجًة التً تتسن بالخطوظٌة فاى تقارٍرها ترفغ وبارشة الى رئٌس وجلـس اإلدارة او ٌائبه فً حال غٌابه.
.14تػقذ اللجًة اجتهاؼا دورٍا كل خالخة أشهر ؼلى االقل وٍحق للرئٌس او ٌائبه دؼوة االؼػاء لالجتهاع وتى وا دؼت الرضورة لزلك.
.15ترفغ اللجًة الى الهجلس تقرٍر ٍوؼح ووقف الهراجػة حتى الربغ الحالج وي الػام وغ خؿة ؼهل الهراجػة الذاخلٌة للػام القادم ورلك لٌقوم الهجلس بذراسته والتطذٍق ؼلٌه فً اجتهاؼه الخاص بالهزياٌٌة التقذٍرٍة الزي ًٍػقذ
خالل شهر دٍسهرب.
.16تقذم اللجًة تقارٍر ربغ سًوٍة راتبه لهجلس اإلدارة وترفغ تقرٍرها السًوي الهوحذ ( ) Consolidated Reportللسًه الهًتهٌة فً 31دٍسهرب وي كل ؼام فً فرته ال تتجاوز اسبوع وي اٌػقاد اجتهاع وجلس اإلدارة الخاص بإجازة الحسابات الختاوٌة للػام الهًرصم.
ٍ .17جب اى ٍحوي تقرٍر اللجًة السًوي الهوحذ ( ) Consolidated Reportولحق ٍوؼح وذى الزتام االؼػاء بحػور اجتهاؼات اللجًة وبًاء ؼلٌه ٍقرر الهجلس االجراءات الهًاسبة تجاه االؼػاء غري الهلزتوٌـي بالحػور او الهشاركة فً
جلسات اللجاى وهـً لفت الًظر او الحرواى وي كل او جسء وي وكافأة اللجًة او الحرواى وي ؼػوٍة اللجاى.
.18تقوم ال لجًة باالجتهاع وغ الهراجغ الخارجـً للًقاش وػـه حـول خؿته لهراجػة الحسابات الختاوٌة للرشكة ورلك
قبل بذء اؼهال الهراجػة وتجتهغ وػه وره اخرى بػذ اٌتهاءه وي اؼذاد تقرٍر الهراجػة فً حػور الهسئولٌي
التًفٌزٌٍي (الػػو الهًتذب -الهذٍر الػام لقؿاع التأوٌي -الهذٍر الػام لقؿاع اإلستحهار -وذٍر الرشكة التابػة) ورلـك للـرد ؼلـى خـؿـاب اإلدارة (اى وجـذ) وبغرع الوظـول الـى الطٌغة الًهائٌة لتقرٍر الهراجغ الخارجـً الـزي
سٌقذم الى الهجلـس والجهات الرقابٌة والجهػٌات الػهووٌة للهساههٌي وحهلة االسهن.
ٍ .19حق للجًه االجتهاع وغ الهراجغ الخارجـً فـً اي وقـت تـراه والئها وتوجٌه اي أسئلة أو استفسارات وؼلى اللجًة التأكذ وي حطولها ؼلى ردود الهراجغ الخارجً ؼلى اسئلتها كتابة.
ٍ .20كوى وي وسئولٌات اللجًة التأكذ وي أى جهٌغ التقارٍر الهالٌة التً تطذر وي الهستوٍات التًظٌهٌة الهختلفة فً الرشكة والرشكات التابػة لها تتهتغ بالشفافٌة والزناهة والهوؼوؼٌة وأى تكوى رات فائذة لهستخذوٌها.
ٍ .21حق للجًه الحطول ؼلى كل اللوائح الذاخلٌة الخاظة بالرشكة وؼلى الهسئولٌي التًفٌزٌٍي بالرشكة بقؿاؼٌها التأوًًٌ واالستحهاري او الرشكات التابػة توفري كل هزه اللوائح والهكاتبات للجًه وتى وا ـلبتها.
ٍ .22حق للجًه التوظٌة لهجلس اإلدارة لهراجػة هزه الالئحة وتػذٍلها إرا لسم األور
المادة الخامسة -سلسلة االجراءات الواجب الباعها عنذ المخالفات
-1فً حال توفر اي قذر وػقول وي الشـك فـً وجـود وخالفات والٌه ٍجب ؼلى الهراجغ الذاخلً رفغ االوـر فـورا الى رئٌس اللجًة الزي ٍقرر بذوره الهسار الزي سٌتن اتباؼه لهػالجة االور وفقا لكل حاله.
ٍ -2حق لرئٌس اللجًة وفقا لتقذٍراته وخربته اى ٍقوم بهػالجة الحاالت التً ال ترقى لذرجة الى رفػها للهستوٍات االؼلى ورلك بأى ٍقوم هو او وي ٍفوؼه وي اؼػاء اللجًة و فً وجود الهراجغ الذاخلً باالجتهاع وبارشة وغ الهسئول
التًفٌزي الزي قام بالهخالفـة او الـزي تقغ الهخالفـة فـً دائرة اختطاظه و ٍقطذ به (الػػو الهًتذب -الهذٍر الػام 5
لقؿاع التاوٌي -الهذٍر الػام لقؿاع االستحهار /وذٍر الرشكه التابػه) باإلؼافة الى الهوظفٌي الزٍي لهن ارتباؽ بهزه الهخالفة او الزٍي ترى اللجًة او الهسئول التًفٌزي رضورة وجودهن لتوؼٌح الهالبسات الخاظة بالهخالفة و ٍهذف
االجتهاع الـى اجـالء الحقائق الخاظة بالهخالفة و الوظول الى الهػالجات السلٌهة لها وفقا ألفػل الههارسات و اقووها فً اـار الهطلحة الػاوة و الحفاف ؼلى حقوق الرشكة و ٍقوم الهراجغ الذاخلً (وقرر اللجًة) بتذوٍي وحرض اإلجتهاع
وٍوؼح القرارات\ التوظٌات التً تن الوظول الٌها وٍتن التوقٌغ ؼلٌها وي قبل رئٌس اللجًة باألؼافة الى ٌائبه و\او اي
وذٍر\ ووظف وػًى وفقا لها ٍقرره رئٌس اللجًة .الًتائج التً ٍتن التوظل لها ٍتن ؼرؼها ؼلً اقرب اجتهاع للجًة .وإرا لن ٍتن التوظل الى حلول لهزا االور ٍقوم رئٌس اللجًة برفغ االور الى رئٌس وجلس اإلدارة كً ٍقوم بػرؼها ؼلً
الهجلس التخار القرار الهًاسب.
-3فـً حالـة وظول وػلووات الـى اللجًة بوجود وخالفات كبريه الحـذ الهسئولٌي التًفٌزٌٍي (الػػـو الهًتذب -الهذٍر الػام لقؿاع التأوٌي -الهذٍر الػام لقؿاع اإلستحهار -وذٍر الرشكة التابػة) ٍقوم رئٌس اللجًة بذؼوة لجًته الجتهاع
وغلق لهًاقشة االور خالل فرته ال تتجاوز 48ساؼه وي الوقت الزي تلقى فٌه الهػلووة الخاظة بالهخالفة و فً ٌهاٍة االجتهاع تقرر اللجًة اوا اى تجتهغ وغ الهسئول التًفٌزي لهًاقشة والبسات االوـر وهـه و الوظول الى حلول او رفغ االور
وباشـرة الـى رئٌس وجلس اإلدارة وفً كال الحالتٌي ٍقوم رئٌس اللجًة فور اٌتهاء االجتهاع الهغلق أو االجتهاع وغ الهسئول التًفٌزي بتقذٍن تًوٍر شفاهً الى رئٌس الهجلس ٍوؼح فٌه وا دار فً االجتهاؼات و االجراء الزي توظً
اللجًة باتباؼه و ٍقوم رئٌس اللجًة بػذها و خالل 24ساؼه وي تًوٍره الشفاهً لرئٌس الهجلس برفغ تقرٍر كتاب
باألور ٍسلن الى رئٌس الهجلس.
-4إرا خبت تورؽ الهسئول التًفٌزي شخطٌا (الػػو الهًتذب -الهذٍر الػام لقؿاع التاوٌي -الهذٍر الػام لقؿاع االستحهار /وذٍر الرشكه التابػه) فً وخالفات كبريه تستذؼً اتخار اجراءات قاٌوٌٌه فٌجب ؼلى رئٌس اللجًة اخؿار رئٌس
الهجلـس فـورا وغ تقذٍن تق رٍر ٍذؼن رلك االدؼاء وبػذها ٍقـوم رئٌس الهجلس بػذ التشاور وغ الهستشار القاٌوًٌ ٍحق لرئٌس الهجلس اظذار خؿاب اٍقاف ؼي الػهل للهسئول التًفٌزي وغ تحوٍل الهلف الى الهستشار القاٌوًٌ
التخار االجراءات القاٌوٌٌة الالزوة ودؼوة الهجلس لالٌػقاد خالل فرته ال تتجاوز 48ساؼة. -5
إرا تن اٍقاف الهسئول التًفٌزي ؼي الػهل ٍقوم رئٌس الهجلس خالل فرتة ال تتجاوز اسبوع بػرع ترشٌحاته للهجلس
بأسهاء بػغ االشخاص وي روي الكفاءة وي داخل الرشكة او خارجهـا لٌتـن تكلٌف أحذهن بأؼباء وظٌفة الهسئول
التًفٌزي لفرتة وؤقته ال تتجاوز ستة أشهر وٍتن توقٌغ ؼقذ بهزا التكلٌف وٍحق لرئٌس الهجلس بػذ ووافقة الهجلس تجذٍذ التكلٌف لفرته اؼافٌه واحذه فقؾ ال تتجاوز ستة اشهر.
-6إرا رأي الهجلس اختٌار الشخض الزي تن تكلٌفه اؼاله لشغل الوظٌفة بطفة دائهة ففً هزه الحالة ٍتن توقٌغ ؼقذ -7
جذٍذ وػه.
فً حالة الهخالفات الكبرية الحذ كبار الهوظفٌي (ٌائب الهذٍر الػام -كبري وساؼذي الهذٍر الػام -وساؼذي الهذٍر
الػام – الذرجات الوظٌفٌة الههاخلة فً قؿاع االستحهار و الرشكات التابػة) ٍجب ؼلى رئٌس اللجًة تقذٍن تقرٍر بزلك
إلى الهسئول التًفٌزي الزي تقغ الهخالفة فً دائرة اختطاظه او سلؿاٌه وغ وؿالبته باتباع االجراءات الواردة فً دلٌل الهوارد البرشٍة الهتػلقة بإجراءات وحاسبة الػاولٌي و الهتػهًة ؼلى سبٌل الهحال ال الحرص تشكٌل وجالس الهحاسبة و االٍقاف ؼي الػهل و تحوٍل الهلف الى الهستشار القاٌوًٌ التخار االجراءات القاٌوٌٌة و وا إلى رلك وي
اجراءات ادارٍه او قاٌوٌٌة.
-8ترفغ اللجًة التوظٌات الػاجلة لرئٌس وجلس اإلدارة فً االوور الهاوة التً تستذؼً التذخل الفوري للهجلس
ٍ -9حق للجًة االجتهاع وغ اي وي الهوظفٌي بالرشكة بقؿاؼٌها التأوًٌـً واالستحهاري او الرشكات التابػة ورلك بػـذ اخ ـار الهسئول التًفٌزي الزي ٍتبغ لـه هـزا الهوظف (الػػو الهًتذب -الهذٍر الػام لقؿاع التأوٌي - الهذٍر الػام لقؿاع اإلستحهار -
6
وذٍر الرشكة التابػة ) وٍحق لها توجٌه اي أسئلة أو استفسارات كتابة او شفاهه وؼلى الهوظف الهػًً تقذٍن االجاب
ات الكاولة والهقًػة بكل شفافٌة وبذوى تردد.
-10إرا ٌها الى ؼلن اللجًة وجود وخالفات لبػغ التًفٌزٌٍي بالرشكة بقؿاؼٌها التأوًًٌ واالستحهاري او الرشكات التابػة و كاٌت هزه الهخالفات تستذؼً االتطال برشكات اخرى او جهات ال تتبغ للرشكة فٌجب فً هزه الحالة اـالع رئٌس وجل
س اإلدارة للحطول ؼلى ووافقته قبل االتطال وغ اي جهة خارجٌه وغ التًوٍه الى اههٌة االستػاٌة باالستشارات القاٌو ٌٌة قبل هزه الخؿوة
جذول اإلجتماعات السنوي الموضوع
التارٍخ المبذئً
الرقم .1
وراجػة الػام السابق وخؿة الػام الجذٍذ والجذول السوًً.
الربغ االول
.2
الحسابات الختاوٌة والتحػري للجهػٌات الػهووٌة.
الربغ االول
.3
وراجػة الربغ األول.
الربغ الحاٌى
.4
وراجػة الربغ الحاٌى.
الربغ الحالج
.5
وراجػة الربغ الحالج.
الربغ الرابغ
.6
ووازٌة الػام الهقبل ووراجػة أداء الػام الحالً.
الربغ الرابغ
7
Mission: We provide innovative, ethical and customized insurance solutions that exceed customer expectations and improve societal welfare
Vision: To be the ethical insurance industry leader in Africa
2
Article 1: Definition 1.
The official name of this document is Bylaws of the Shariah & Ethical Committee of the Board of
2.
This committee works in accordance with the Sudanese Insurance Supervision Law of 2018 as well
Directors of United Insurance Company
as the Accounting and Auditing Organization for Islamic Financial Institutions (AAOIFI) and Audit regulations and best practice of ethical behavior in insurance and investments practice
3. This bylaw has been issued based on the Insurance Supervision and This Bylaw is issued and edited
only by resolutions from the Board of Directors of United Insurance Company and becomes valid from the date of signature by the Chairman
Article 2: Goals & Responsibilities of the committee
The main goal of the creation of the Shariah & Ethical committee is to make sure of the compliance of the company with all Shariah and Ethical values & rules following 'best practices' in all the company's insurance and investments. The main responsibilities of the Committee are: 1.
Follow up on all company activities to make sure all activities are in accordance with Shariah and Ethical Principles
2. Making sure that all activities in insurance and investments are in accordance with Shariah & 3.
Ethical Principles
Approval on all Policyholders funds and making sure all investments are following Shariah
regulations
4. Review of final audited accounts to make sure it is in compliance of Shariah and Ethical edicts and issuing a certificate of compliance as per Insurance Supervisory law of 2018
5. Review all issues referred to by to the Board of Directors or its committees or top management and issue compliance guidelines
6. Ensuring the policyholders funds are safe
7. Making sure the company does not issue any policy or accept any reinsurance internally or externally for any risks that are not allowed by Shariah or ethical basis
8.
Making sure the company does not invest any of the Policyholders funds in any transactions that
go against Shariah or Ethical basis
9. Making sure that all staff of the company follow the highest level of Ethical behavior based on best practice in all activities if the company
10. Making sure the company is transparent and honest and ethical behavior in all interactions with customers as per corporate governance
11. Presenting annual report at Policyholders annual meeting outlining its activities and the company's reaction to its direction
3
12. The Internal Auditor should submit a report to the Shariah and Ethical board confirming the compliance of all sectors of the company with the directions of Shariah. 13. Any other issue that has to do with Shariah & Ethical standards to be referred by the Board of Directors
Article 3: Company makeup, Time frame and criteria for membership and financial compensation 1.
The members of the committee are not to exceed five members
2. The Board of Directors is to choose the members of the committee from list of nominees submitted by Chairman
3. It is conditional that at least two members of the committee must have a Degree in Shariah / Law and the committee
4. One member at least to have an insurance background
5. One member at least to have an investment background 6. One member at least to have Ethical (Other than Shariah) behavior certification
7. The head of the committee has the right to consult outside advisors in a formal manner (with all discretion)
8. The Chairman of the board of directors will also choose one of the members to serve as Secretary of the Shariah Board who will be in charge of all necessary arrangements as per job description
9. If any position becomes vacant the Chairman of the Board has the right to appoint a new member to serve the remaining period until a new member is chosen by the board
10. The term limit is Three years with options of renewal by the Board of Directors
11. The committee is required to submit a midyear report as well as end of year report to the board that includes key KPI's of the year and analysis. The consolidated report is to include KPI's for individual board members and committee performance in which actions allowed for attention alerts, financial penalties or even lost membership in committees.
12. All members should abide by the principles of confidentiality and non-disclosure
13. The Boards of Directors has the right to change any member for legitimate reasons.
14. The chairman of the Board decides at the beginning of each year the financial compensation of the committee subject to final approval by the Board of Directors.
Article 4: Governing Rules of the Committee 1.
The Board should hold three annual meetings at least three meeting a year.
2. All decisions to be adopted by majority vote and in case of split decision, the Head of the meeting will have the casting vote.
3. The secretary calls for the meeting based on the directions of the Head of the board at least three days before the meeting date with all documents and agenda delivered to Members.
4. Quorum is considered available with the attendance of at least Three members of the Committee
4
5. If quorum is not met in the set meeting another meeting is scheduled within 72 hrs and quorum is set at two members.
6. In the absence of the Secretary the members will choose one of them to act as secretary for that meeting
7. All minutes and discussion are taken by the secretary and signed by them and the Head and are ratified in the next meeting by members
8. The Head or his Deputy have the right of calling for an emergency Committee Meeting
9. The Head has the right to call anyone they see important as advisors and consultants on certain issues that can help in decision making
10. The committee when the need arises has the right to review these bylaws and provide advice on changes to be adopted by the Board of Directors.
Approved by Dr. Eltahir Satti on 6th of Feb.2020
Annual Meeting schedule Serial
Subject
Tent. Date
1.
Previous year review and new year plan and timetable.
First quarter
2.
Approval of last year's accounts and issuance of the Sharia certificate
First quarter
3.
1st quarter review.
Second quarter
4.
2nd quarter review.
third quarter
5.
3rd quarter review.
fourth quarter
6.
Review current year performance.
fourth quarter
5
المهمة هحن هقدم حلوال أخالقية مبتكرة ومفصلة تفوق توقعات العمالء وتحسن الرفاهية المجتمعية
الرؤية أن هكون رواد صواعة التأمين األخالقي في أفريقيا
2
المادة االولى -التعرٍف
اوال :تسهى هزه الالئحـة ((الئحـة هٌئة الرقابة الرشعٌة والسلوك القوٍن لرشكة التأوًٌات الهتحـذه (سوداى) الهحذوده)) ً خاٌٌا :تعهل هزه الهٌئه وفقا لقاٌوى الرقابة على التأوٌي السوداًٌ لسًة 2018و الهعاٍري الصادرة عي هٌئة الهحاسبة
والهراجعة للهؤسسات الهالٌة اإلسالوٌة وقواعـذ االلزتام والحوكهة الخاصة برشكات التأوٌي وأي تعذٍالت تعرأ على هزه القواٌٌي أو الهعاٍري وع استصحاب وأفضل الههارسات وقواعذ السلوك القوٍن الهتعارف علٌها فً وجاالت التأوٌي و
األٌشعه االستحهارٍة. ً خالحا :تصـذر هـزه الال ئحة بقرار وي وجلس ادارة رشكة التأوًٌات الهتحذه (سـوداى) الهحذودة و تصبح سارٍة الهفعول وـي تارٍـخ اجازتها واعتهادهـا وـي وجلـس االدارة و وـي خـن توقٌع السٌذ /رئٌـس وجلس االدارة علٌها.
الماده الثانٌة -أهذاف الهٌئة
الهذف الرئٌسً وي اٌشاء هٌئة الرقابة الرشعٌة والسلوك القوٍن لرشكة التاوًٌات الهتحذه هو التأكذ وي الزتام الرشكة ً وفقا ألفضل الههارسات الهتبعة عالهٌا فً كل اٌشعة الرشكة فً كافة بالضوابظ الرشعٌة واتباع قواعذ السلوك القوٍن
وعاوالتها التأوًٌٌة واالستحهارٍة الههام الرئٌسٌة للهٌئة
-1وتابعة أعهال الرشكة و التأكذ وي توافق أعهالها وع أحكام الرشٍعة االسالوٌة و أفضل وهارسات السلوك القوٍن و وراجعة أدائها
-2ضهاى اإلٌضباط بالقواعـذ الرشعٌة وأفضل وهارسات السلوك القوٍـن فـً كافة وعاوالت الرشكة -3اجازة السٌاسة العاوة إلستحهار أووال حهلة الوخائق والتأكـذ وـي توافقها وع أحكام الرشٍعة اإلسالوٌة وأفضل وهارسات السلوك القوٍن
-4وراجعة الحسابات الختاوٌة للرشكة والتأكذ وي عذم وخالفتها للهعاٍري الرشعٌة واصذار شهادة بزلك وفقا لهتعلبات قاٌوى التأوٌي السوداًٌ للعام 2018وأي تعذٍالت تعرأ علٌه
-5الًظـر فـً األوـور الشـرعٌة التً ٍقذوهـا لهـا وجلـس اإلدارة او لجاٌه أو اإلدارات التًفٌزٍة للرشكة وإصـذار التأوًٌٌة واالستحهارٍة الفتاوى الرشعٌة
-6التأكذ وي الزتام الرشكة بالهحافظة على حقوق حهلة الوخائق
ً ً خارجٌا ألي اخعار تحروها داخلٌا أو -7التأكذ وي الزتام الرشكة بعذم اصذار أي وخائق تأوٌي أو قبول اسًاد اعادة تأوٌي الرشٍعة وأفضل وهارسات السلوك القوٍن
-8التأكذ وي الزتام الرشكة بعذم استحهار أووال حهلة الوخائق فً أي وعاوالت وخالفة للرشٍعة ً وفقا ألفضل الههارسات فً -9التأكذ وي الزتام كافة الهستوٍات بالرشكة بالضوابظ الرشعٌة وقواعذ السلوك القوٍن كل اٌشعة الرشكة فً كافة وعاوالتها التأوًٌٌة واإلستحهارٍة
ً وفقا لها تًص علٌه -10التأكذ وي الزتام الرشكة بالزناهة والشفافٌة والسلوك القوٍن فً كافة تعاوالتها وع العهالء وبادئ حوكهة الهؤسسات
-11تقذٍن تقرٍر فً اإلجتهاع السًوي لهٌئة الهشرتكٌي و ٍوضح ٌشاغات اللجًة خالل العام وتفاعل الرشكة وع عهل اللجًة.
ٍ -12قوم الهراجع الذاخلـً بتقذٍن تقارٍر للهٌئة توضح وذى الزتام جهٌع قعاعات الرشكة بتًفٌز توجٌهات هٌئة الرقابة الرشعٌة.
-13اي وهام أخرى وتعلقة باالوور الرشعٌة ووتعلبات السلوك القوٍن وفقا لها ٍعلبه وجلس اإلدارة
3
المادة الثالثة :تكوٍن هٌئة الرقابة الرشعٌة والسلوك القوٍم ومذة العضوٍة و قواعذ اختٌار األعضاء و المزاٍا
المالٌة
-1تتكوى هٌئة الرقابة الرشعٌة والسلوك القوٍن وي عذد الٍتجاوز خهسة أعضاء.
ً وفقا لقائهة الهرشحٌي التً ٍقذوها ٍ -2ختار وجلس اإلدارة اعضاء هٌئة الرقابة الرشعٌة والسلوك القوٍن للرشكة رئٌس وجلس اإلدارة
ٍ -3شرتط أى ٍكوى وي أعضاء الهٌئة اخًٌي وي حهلة الذكتوراه فً الرشٍعة والقاٌوى وٍرأس الهٌئة أحذهها ٍ -4شرتط أى ٍكوى وي أعضاء الهٌئة شخص وتخصص فً وجال التأوٌي لٌغعً الًواحً الفًٌه. ٍ -5شرتط أى ٍكوى وي أعضاء الهٌئة شخص وتخصص فً وجاالت رات صله باالستحهار.
ٍ -6شرتط أى ٍكوى وي أعضاء الهٌئة شخص رو تأهٌل فً وجاالت السلوك والههارسات القوٍهة بخالف تخصصات الرشٍعة.
ٍ -7كوى لرئٌس الهجلس الحق فً تعٌٌي أعضاء بالهٌئة وي روي الكفاءة والخربة و التأهٌل األكادٍهً
ً وسئوال عي أعهال السكرتارٍة الخاصة بالهٌئة والذعوة إلجتهاعاتهـا و ٍ -8ختار رئٌس وجلس االدارة وقرر الهٌئة و ٍكوى
إعـذاد وحاضـر اإلجتهاعـات و إبــالغ األعضاء بهواعٌـذ الجلسات وجـذول األعهال و ٍقـوم بكافة األعهال اإلدارٍة الخاصة
بالهٌئة.
ً عضوا آخر فً الهركس الشاغر وٍكهل العضو -9ارا شعر وركس أحذ أعضاء الهٌئة أخًاء وذة العضوٍة ٍعٌي رئٌس الهجلس الجذٍذ وذة سلفه.
-10وذة الهٌئة خالث سًوات و ٍحق للهجلس التجذٍذ لها لفرتات اضافٌه -11تقذم الهٌئة الى الهجلس تقارٍر ٌصف سًوٍة خالل العام باالضافة الى تقرٍر سًوي ووحذ ()Consolidated Report و ٍجب أى ٍشهل التقرٍر السًوي الهوحذ ( )Consolidated Reportوذى الزتام األعضاء بحضور اجتهاعات الهٌئة وبًاء
علٌـه ٍـقـرر للهجلـس اإلجـراءات الهًاسبة تجاه األعضـاء غري الهلزتوٌـي بالحضور أو الهشاركة فً االجتهاعات وهً لفت الًظر أو الحرواى وي كل أو جسء وي وكافاءة اللجًه أو الحرواى وي عضوٍة الهٌئة.
ٍ -12لزتم جهٌع أعضاء الهٌئة ووقررهـا بضوابظ الرسٍة وعذم االفصاح.
ٍ -13جوز لهجلس اإلدارة عسل أي وي أعضاء الهٌئة و تعٌٌـي عضـو بـذٍـل فـً أي وقت كها ٍحق لعضو الهٌئة أى ٍعتزر أو ٍستقٌل وي عضوٍة الهٌئة.
ٍ -14قرر رئٌس وجلس اإلدارة فً بذاٍة كل عام الهكافئة السًوٍة للجًة بعذ الهوافقة الًهائٌة وي وجلس اإلدارة.
المادة الرابعة :ضوابط عمل الهٌئة
-1تعقذ الهٌئة اجتهاعا دورٍا خالث ورات على األقل خالل السًة -2تصذر قرارات الهٌئة بأغلبٌة أعضائها الحارضٍي وفً حالة تساوي األصوات ٍرجح الجاٌب الزي فٌه صوت ً بًاءا على توجٌهات وي رئٌس الهٌئة ورلك قبل 3أٍام وي ووعذ ٍ -3وجه السكرتري /الهقرر الذعوة لحضور اإلجتهاع اإلجتهاع وٍرفق وعها األجًذة والهستًذات الهصاحبة (وا رئٌس األجتهاع .أوـكـي) و رلك إلععاء األعضاء الفرصة
الكافٌة لإلغالع على الوخائق والهواضٌع الهراد وًاقشتها ً صحٌحا بحضور خالخة أعضاء وي الهٌئة على األقل . ٍ -4كوى الًصاب
-5فً حال عذم اكتهال الًصابٍ ,قوم السكرتري /الهقرر بًاء على توجٌهات خعٌه وي رئٌس الهٌئة أو خالل االجتهاع ٌائبه (فً حال غٌاب الرئٌس) بذعوة األعضاء لإلجتهاع ورة خاٌٌة خالل خهاٌٌة وأربعٌي ساعة وٍتن الًصاب لإلجتهاع
الحاًٌ بحضور عضوٍي.
4
-6فً حال غٌاب السكرتري /الهقرر ٍقوم األعضاء باختٌار أحذهن لتسجٌل وحرض اإلجتهاع والقٌام بههام السكرتري / الهقرر لزلك اإلجتهاع
-7تحبت وذاوالت الهٌئة فً وحارض ٍراجعها وٍوقعها رئٌس الهٌئة والهقرر وعا وٍتن أقرارها وي قبل األعضاء فً أقرب إجتهاع
-8لرئٌس الهٌئة وٌائبه الحق فً الذعوة ألي إجتهاع غارئ
-9لرئٌس الهٌئة الحق فً دعوة وي ٍراه وي أهل العلن والهعرفة للهشاركة فً االجتهاعات ٍ -10كوى للهٌئة الحق وتى وا استذعى االور فً اقرتاح اي تعذٍالت تراها على هزه الالئحة ورفع التوصٌة بزلك وجلس االدارة إلجازتها.
تهت وراجعة الالئحة والهوافقة علٌها بتارٍخ 6فرباٍر 2020بواسعة د.العاهر عبذ الكرٍن ساتً -رئٌس هٌئة الرقابة الرشعٌة والسلوك القوٍن لرشكة التأوًٌات الهتحذة (سوداى) الهحذودة
جذول اإلجتماعات السنوي الموضوع
التارٍخ المبذئً
الرقم .1
وراجعة العام السابق وخعة العام الجذٍذ والجذول السوًً.
الربع األول
.2
اعتهاد حسابات العام الهاضً وإصذار الشهادة الرشعٌة
الربع األول
.3
وراجعة الربع األول.
الربع الحاًٌ
.4
وراجعة الربع الحاٌى.
الربع التالت
.5
وراجعة الربع الحالج.
الربع الرابع
.6
وراجعة أداء العام الحالً.
الربع الرابع
5
Mission: We provide innovative, ethical and customized insurance solutions that exceed customer expectations and improve societal welfare
Vision: To be the ethical insurance industry leader in Africa
2
Article 1: Definition 1.
These bylaws are called (the Article of the Corporate Social Responsibility & Humanitarian Affairs Committee of the Board of Directors of United Insurance Company)
2. These bylaws shall be issued by a decision of the Board of Directors of the United Insurance
Company & they will become effective from the date of its approval by the Board of Directors, & the Chairman's signature
Article 2: Goals & Responsibilities of the committee
The main goal for the creation of the Corporate Social Responsibility & Humanitarian Affairs committee is
to act as a smaller Board of Directors that can act faster & with more effectiveness in dealing with issues that have to do with the Corporate policy on employees and Society and training and development First: Social Responsibility
The Committee determines the areas of coverage and segments of society that should be covered by its activities eg: 1.
Charity organizations, officially Registered in accordance with the laws of Sudan, especially that sponsoring the neediest segments of society, e.g. widows, orphans, or children who lack support etc.
2. Universities, schools, Religious associations provided that they have no political affiliations & they must not support any form of extremism, Hate, violence, etc....
3. Cultural & social associations officially Registered in accordance with the laws of Sudan country. 4.
Charitable contributions that the company is obligated to due to Membership in the Federation of
Insurance Companies or Government obligations in cases of national disasters
5. Individual cases and any other cases that the committee deems worthy of support. Second: Humanitarian Affairs 1.
This committee is entrusted with the task of following up the performance of the company's Human Capital sector in order to ensure the optimal application of laws & regulations to obtain a maximum
job satisfaction among employee and for maintaining the rights of the employees by the direct control of the Board of Directors.
2. The Human Resources Department will provide through the General Manager, quarterly reports to
the committee in which a full enlightenment is presented about the performance of the Human
Resources department in the company. These reports include but not limited to (employment vacancies - end of service - major violations of employees- complaints - changes in labor laws and
their positive and negative effects on the company or employees- taxes - zakat-deductions advances - substitution and everything related to human resource activity in general)
3
3. The committee considers the Human Resources reports & will discuss with the executive
management, it has the right to call any of the company employees to discuss in their field of specialization or to present any statements or reports that the committee considers necessary to accomplish its tasks; the employee will be called through General Manager.
4. The committee is responsible for following up on the commitment of the executive management to implement the HR regulations and regulations
5. The committee has the right to seek the assistance, knowledge and competence of those it deems necessary to help it accomplish its tasks after the approval of the chairman
6. The committee is required to enlighten the board regarding the performance of the HR Department of the company by the way of submitting periodical reports to the board.
7. According to the company's human resources Manual (Chapter thirty-three- grievances and complaints of employees), the employees of the company have the right to file their complainants/grievances to the board after exhausting the initial stages as stipulated in the manual.
This will be done through the following steps: the complaint to be submitted to the Company
Secretary who submits it to the Head and Convener of the CSR committee with a copy to the Chairman. No complaint / grievances will be considered unless all steps stipulated in the HR Manual are strictly followed.
Article 3: The composition, term of membership, members' selection criteria and financial benefits 1.
The Committee Consist of a number ranges between Three to six members.
2. The Chairman submits names of the Head of the committee, Deputy and other members of the committee beside the secretary to the Board of Directors for their discussion & ratification
3. The committee secretary provides all necessary functions as set out in Job Description of Committee secretary.
4. Both the Marketing Manager and the HR Manager are non-voting members of the committee
5. If any member leaves his position on the committee; the Chairman will appoint a new member to complete the initial members term.
6. The Board of Directors has the right to change any member and appointing a new member at any time. Any member has the right to resign his position by giving 2 months’ notice
7. No meetings are held without the Head or Deputy
8. In case secretary is not present the Head will choose one of the members to serve as secretary for that meeting
9. The committee has four scheduled meetings annually
10. The committee has to submit its next year's plans and budget and schedule by Q4 of the year. 11. Quorum is achieved with the presence of at least 50% of the members
12. In the case quorum is not achieved then the Head has the right to call for another meeting within 72 hours and quorum is achieved with two members at least
4
13. All decisions to be adopted by majority vote and in case of split, the Head of the meeting will have the casting vote
14. Secretary has to issue agenda approved by head before each meeting and distribute documents in
amble time before the meeting. All documentation of meetings will be signed by the Head of the committee and is to be read at the beginning of the following meeting for confirmation.
15. The Head of the committee has the right to invite any person who is not a member to provide professional consultancy or advice to help the committee in its work
16. The term of each member is Three Years with option of renewal. The term ends when members are no longer part of the Board except if the Board decided otherwise.
17. All members agree to a non-disclosure and privacy in all their dealings in all issues regarding the committee
18. The Committee is to prepare a consolidated report of all committee activities to be submitted to the Board meeting by end of 1st Quarter of each Year
19. The chairman of the Board decides at the beginning of each year the financial compensation of the committee subject to final approval by the Board of Directors
20. The committee has the right to recommend to the Board of Directors to review these regulations and amend them if necessary.
Article 4: Financial Resources and controls 1.
The main sources of finance for the committee are the amounts allocated by the Board of Directors under Donations and marketing Budget.
2. Full Coordination between the Marketing Department and CSR committee should be maintained in order to ensure that all Marketing or CSR activities should serve the best interest of the company and to glorify and brighten the image and Good Name of the company.
3. Coordination between Human Resources Department and committee in making all activities serve the interests of our employees
4. The committee will make sure that all marketing activities conducted by the Company also follow the same ethical behavior
5. The committee is responsible in making sure that all activities contribute to our Good Name and reputation
6. All transactions of the committee are to be audited by the internal and External auditor
5
Annual Meeting schedule Serial
Subject
Tent. Date
1.
Previous year review and new year plan and timetable.
First quarter
2.
final accounts and preparation for general assemblies.
First quarter
3.
1st quarter review.
Second quarter
4.
2nd quarter review.
third quarter
5.
3rd quarter review.
fourth quarter
6.
next year budget and review of current year performance.
fourth quarter
6
المهمة هحن هقدم حلوال أخالقية مبتكرة ومفصلة تفوق توقعات العمالء وتحسن الرفاهية المجتمعية
الرؤية أن هكون رواد صواعة التأمين األخالقي في أفريقيا
2
الهادة االولى -التعرٍف و اهذاف اللجنة ً استًادا إلى وبادئ التكالل والرتاحن واٍهاٌا بهسئولٌة الرشكة تجاه الهجتهغ ورضورة وساههتها أٌشؿة الذؼـن .1 الهجتهػً لقـذ قـرر وجلس اإلدارة الهوقر اٌشاء لجًة الهسئولٌة اإلجتهاؼٌة والػالقات اإلٌساٌٌة التابػة لهجلس إدارة
التأوًٌات الهتحذة
ٍ . 2رسي الػهل بهزه الالئحة وتػذٍالتها ووالحقها بهجرد اؼتهادها وي وجلس االدارة ووي خن توقٌغ السٌذ /رئٌس وجلس
االدارة ؼلٌها.
الهادة الثانٌة :وهام ووسئولٌات اللجنة
الهذف الرئٌسً وي اٌشاء لجًة الهسئولٌة االجتهاؼٌة والػالقات اإلٌساٌٌة التابػة لهجلس اإلدارة هو تكوٍي جسن وطؿر
لػال وي الهجلس للقٌام ببػغ الههام الهتػلقة بهجال الهسئولٌة االجتهاؼٌة والػهل االٌساًٌ
وكل األوور الهتػلقة بسٌاسة الرشكة تجاه الػاولٌي والهجتهغ واالوور الهتػلقة بالتذرٍب والتؿوٍر وي اجل رلغ الككاءة
واحرتالٌة بها ٍػٌي الهجلس لً تحهل وسئولٌاته اوام حهلة االسهن وكل الجهات رات الطلة اوال :فً وجال الهسئولٌة االجتهاعٌة
تقوم اللجًة بتحذٍذ وجاالت الذؼن الهجتهػً و الػوى االٌساًٌ التً تقذوها الرشكة و تحذٍذ رشائح الهستكٌذٍي وي
الذؼـن و تشهل القؿاؼات الهستهذلة ؼلى سبٌل الهحال ال الحرص :
. 1الهًظهات الخريٍة الهسجلة ولقا لقواٌٌي الذولة وباألخض تلك التً ترؼى الرشائح االكست لقرا لـً الهجتهغ وحل االراول واالٍتام واالـكال وجهولً االبوٍي او لاقذي السًذ
. 2الجاوػات والهذارس والجهػٌات الذًٌٍة وغ اشرتاؽ اى ال تكوى لها اي ارتباـات سٌاسٌة واى ال تذؼو 1.الى التؿرف
والكراهٌة والػًق.
.3الجهػٌات الحقالٌة واالجتهاؼٌة الهسجلة ولقا لقواٌٌي الذولة.
. 4الهساههات الخريٍة التً ٍشـن ؼلـى الشـركة إلسام بتحهل ٌطٌبهـا لٌهـا بحـكـن ؼػوٍتهـا لـً اتحـاد رشكات التأوٌي او التً ٍلسوها بها جهاز الرقابة ؼلى التأوٌي او التً تلسوها بها الذولـة لـً حـاالت الكوارث الوـًٌة .5الحاالت الكردٍة واي حاالت اخرى ترى اللجًة اٌها تستحق الذؼن. ثانٌا :فً وجال العالقات اإلنسانٌة
. 1توكل الـى هـزه اللجًة وههة وتابػة اداء قؿاع الهوارد البرشٍة بالرشكة ورلك لػهاى التؿبٌق االوحل للقواٌٌي واللوائح
التً تحكن ؼالقات الػهل بؿرع تولري أكرب قذر وي الرؼا الوظٌكً بٌي الػاولٌي ولطٌاٌة وحراسة حقـوق الػاولٌي وؼهاى ؼذم التكـول ؼلٌها ؼبـر رقابـة وجلس اإلدارة الهبارشة ؼلى هزا القؿاع الهام
، 2تقذم ادارة الهوارد البرشٍة ؼرب الهذٍر الػام تقارٍر دورٍه ربغ سًوٍة الى اللجًة ٍتن لٌها تقذٍن تًوٍر كاول حول اداء قؿاع
الهوارد البرشٍة بالرشكة وتشهل هزه التقارٍر ؼلى سبٌل الهحال ال الحرص (التوظٌق -الشواـر -اٌتهاء الخذوة – الهخالكات
الكبرية للػاولٌي – الشكاوي والتظلهات -التؿٌريات لً قواٌٌي الػهل واخارها اإلٍجابٌة والسالبة ؼلى الرشكة أو الػاولٌي – الرضائب -السكاة -االستقؿاؼات -السلكٌات – االحالل واالبذال وكل وا ٍتػلق بًشاؽ الهوارد البرشٍة لً الػهوم..
. 3تًظر اللجًة لً التقارٍر الخاظة بالهوارد البرشٍة وٍتن وًاقشتها وغ اإلدارة التًكٌزٍة وٍكوى للجًه الحق لً استذؼاء أٍا
وي الػاولٌي بالرشكة لالستهاع الٌه لً وجال تخططه او لإلدالء باي الادات او بٌاٌات ترى اللجًة اٌها رضورٍة إلٌجاز وهاوها وٍتن استذؼاء الػاول ؼي ـرٍق الهذٍر الػام.
3
.4تكوى اللجًة وسئوله ؼي وتابػة الزتام اإلدارة التًكٌزٍة بتؿبٌق لوائح واٌظهة الهوارد البرشٍة
ٍ . 5حق للجًه االستػاٌة بهي تراهن وي اهل الػلن والخربة والككاءة لهساؼذتها لً اٌجاز وهاوها بػذ ووالقة رئٌس
الهجلس،
.6تقوم اللجًة بتًوٍر الهجلـس بهـا ٍـذور لً قؿاع الهوارد البرشٍة ؼرب تقارٍر ٍتن رلػها الجتهاؼات الهجلس الذورٍة.
. 7ولقا لها ٌض ؼلٌـه دلـٌـل الهـوارد البرشٍة للرشكة (الكطل الحالج والحالخٌي – التظلـن وشكاوى الػاولٌي .لاٌه ٍحق
للػاولٌي بالرشكة رلغ تظلهاتهن الى الهجلس ورلك بػذ اى تستولً الهراحل األساسٌة الهًطوص ؼلٌها لً الذلٌل وٍتن رلغ هزا التظلن وي الػاول الى رئٌس وجل س اإلدارة بواسؿة سكرتري الهجلـس والـزي ٍقوم بذوره بتقذٍن التظلن الـى رئٌس او وقرر لجًة الػالقات اإلٌساٌٌة بطـوره الـى رئٌس وجلس األدارة وـغ التأكٌـذ ؼلـى اٌـه ال ٍجـوز رلـغ اي تظلـن
للهجلـس وـالـن ٍستولً جهٌغ الهراحل الهًطوص ؼلٌها لً دلٌل الهوارد البرشٍة.
الهادة الثالثة :تكوٍن اللجنة وضوابط عهلها وقواعذ اختٌار األعضاء ووـذة العضوٍة والهزاٍا الهالٌة -1تتكوى لجًة الهسئولٌة االجتهاؼٌـة وـي ؼـذد ٍرتاوح وي خالخة الى ستة اؼػاء.
ٍ -2قوم رئٌس وجلس اإلدارة بتقذٍن قائهه بأسهاء الهرشحٌي وتػن رئٌس اللجًة وٌائبه واؼػاء اللجًة والهقرر ورلك كً ٍقوم الهجلس بهًاقشتها واؼتهادها.
ٍ -3كوى الهقرر وسئوال ؼي اؼهال السكرتارٍة الخاظة باللجًة والذؼوة الجتهاؼاتها واؼذاد وحارض االجتهاؼات وابالؽ االؼػاء بهواؼٌذ الجلسات وجذول األؼهال وٍقوم بكالة األؼهال اإلدارٍة الخاظة باللجًة.
ٍ -4كوى وذراء التسوٍق والهوارد البرشٍة بالرشكة اؼػاء وتػاوٌٌي باللجًة بحكن وظائكهن والحق لهن التطوٍت. -5ارا شكر وقػذ أحذ أؼػاء اللجًة أخًاء وذة الػػوٍة ٍػٌي رئٌس الهجلس ؼػوا آخـر لـً الهركس الشاـر وٍكهل الػػو الجذٍذ وذة سلكه.
-6وذة اللجًة خالث سًوات قابله للتجذٍذ.
ٍ -7جوز لهجلس اإلدارة ؼسل اي وي اؼػاء اللجًة وتػٌٌي ؼػو بذٍل لً اي وقت كها ٍحق لػػو اللجًة أى ٍػزتل وي ؼػوٍة اللجًة رشٍؿة اخؿار الهجلس قبل شهرٍي
-8ال تًػقذ اجتهاؼات اللجًة بذوى حػور الرئٌس او ٌائبه.
-9لً حال ـٌاب الهقرر ؼي االجتهاع ٍختار رئٌس االجتهاع وي بٌي االؼػاء وي ٍقوم بههام الهقرر لً رلك االجتهاع. -10تػقذ اللجًة اجتهاؼاتها الراتبة اربػه ورات لً الػام
-11تػـذ اللجًة خؿتها والهزياٌٌة التقذٍرٍة وجـذول االجتهاؼات للػام القادم وتقذوها لهجلس اإلدارة لهًاقشتها واجازتها لً خالل الرابغ الرابغ.
ٍ -12كوى الًطاب قاٌوٌٌا بحػور ٌطق االؼػاء2 -13إرا لن ٍتحقق الًطاب ٍتن الذؼوة الجتهاع آخر خالل 72ساؼة وٍكوى الًطاب ظحٌحا بحػور ؼػوٍي
-14تطذر قرارات اللجًة بأـلبٌة اؼػائها الحارضٍي ولً حالة تساوي األظوات ٍرجح الجاٌب الزي لٌه ظوت رئٌس االجتهاع
-15ؼلى وقرر اللجًة اؼذاد وسودة أجًذة االجتهاع والهػلووات الالزوة ووراجػتها واؼتهادها وي رئٌـس اللجًة قبل توزٍػها ؼلى األؼػاء .وٍوجه الهقرر الذؼوة لحػور االجتهاع بًاء ؼلى توجٌهات وي رئٌس اللجًة ورلك قبل ووؼذ االجتهاع بحالخة اٍام ؼلى األقل وٍرلق وػها األجًذة والهستًذات الهطاحبة إلؼؿاء األؼػاء الكرظة الكالٌة لالـالع ؼلى الوخائق
والهواؼٌغ الهراد وًاقشتها خالل االجتهاع.
-16لرئٌس اللجًة الحـق لـً دؼوة وي ٍراه وًاسبا وي ـري أؼػائها لحػور االجتهاع وله االستػاٌة بهي ٍراه وي االستشارٌٍي والخرباء الهختطٌي لهساؼذة اللجًة ؼلى تقوٍن وا ٍػرع ؼلٌها وي الذارسات والخؿؾ تكوى لرتة ؼػوٍة
الػػو باللجًة خالخة سًوات قابله للتجذٍذ بقرار وي الهجلس وتسقؾ ؼػوٍته تلقائٌا برتكه لػػوٍة الهجلس.
4
ٍ -17لزتم اؼػاء اللجًة بالحكاف ؼلى رسٍة الهػلووات وؼذم الشاء االرسار
-18تقوم اللجًة برلغ تقرٍرها السًوي الهوحذ ) (Consolidated Reportللسًه الهًتهٌة لً 31دٍسهرب لكل ؼام
ٍ -19قرر رئٌس وجلس اإلدارة لً بذاٍة كل ؼام الهكالئة السًوٍة للجًة بػذ الهوالقة الًهائٌة وي وجلس اإلدارة.
ٍ -20حق للجًة ؼًذ الرضورة وراجػة هزه الالئحة و التوظٌة لهجلس اإلدارة لتػذٍلها إرا لسم األور. الهادة الرابعة – الهوارد الهالٌة للجنه وطرٍقة الرصف
-1الهورد الرئٌسً للجًه هو الهبالؾ الهخططة وي وجلس اإلدارة تحت بًود التربؼات والتسوٍق
ٍ -2جب اى ٍتن التًسٌق الكاول بٌي اللجًة وادارة التسوٍق لً ادارة وزياٌٌة التسوٍق وبًذ التربؼات ورلك بهذف ؼهاى اإلدارة الهحلى للهوارد لتحقٌق اقطى لائذة وهكًه للرشكة وها ٍساهن لـً تحسٌي ظورتها الرباقة ورلػة اسهها.
ٍ -3جب اى ٍتن التًسٌق الكاوـل بٌـي اللجًة وادارة الهوارد البرشٍة لػهاى اى تػهل اللجًة لتحقٌق وتػظٌن وطالح الػاولٌي بالرشكة
-4وي وهام اللجًة التأكٌذ ؼلى الزتام اٌشؿة الرشكة التسوٍقٌة بالهبادئ األخالقٌة ووبادئ السلوك القوٍن
-5وي وهام الل جًة التأكٌذ ؼلى اى لألٌشؿة التسوٍقٌة والخريٍة تحقق الهذف الهرجو وًها لـً دور الرشكة االجتهاؼً الرائذ وتحسٌي ظورتها وسهػتها الؿٌبة اوام الراي الػام
-6تخػغ كل اٌشؿة اللجًة ووػاوالتها الهالٌة للهراجػة بواسؿة الهراجغ الذاخلً والخارجً
جذول اإلجتهاعات السنوي الهوضوع
التارٍخ الهبذئً
الرقن .1
وراجػة الػام السابق وخؿة الػام الجذٍذ والجذول السوًً.
الربغ االول
.2
الحسابات الختاوٌة والتحػري للجهػٌات الػهووٌة.
الربغ االول
.3
وراجػة الربغ األول.
الربغ الحاٌى
.4
وراجػة الربغ الحاٌى.
الربغ الحالج
.5
وراجػة الربغ الحالج.
الربغ الرابغ
.6
ووازٌة الػام الهقبل ووراجػة أداء الػام الحالً.
الربغ الرابغ
5