Whitepaper: 6 valkuilen bij e-hrm implementaties

Zes Valkuilen bij e-hrm-implementaties

White paper

UNIT4 HR Solutions BV, 2012

Inhoudsopgave 1. Introductie

3

Uw organisatie overweegt of staat op het punt e-hrm te implementeren. Daarvoor kunnen uiteenlopende redenen een rol spelen. Wat de redenen ook mogen zijn, de nieuwe applicatie zal een belangrijke verandering betekenen voor uw organisatie. De implementatie van e-hrm vraagt dan ook om een gedegen voorbereiding en aanpak.

2. Zes valkuilen bij e-hrm-implementaties

5

Tijdens de implementatie van e-hrm-software zijn er diverse valkuilen te benoemen waar u als organisatie­, leidinggevende of werknemer tegenaan kunt lopen. We zetten de meest bekende struikel­blokken en mogelijke oplossingen op een rij.

3. Tips om valkuilen te ontlopen

8

De valkuilen zijn benoemd, een aantal oplossingen is gegeven. Wat kunt u nog meer doen om de valkuilen bij e-hrm-implementaties te ontlopen? Een paar tips…

4. De rol van UNIT4

10

Wilt u weten wat UNIT4 voor uw specifieke situatie kan betekenen, welke producten in het portfolio van UNIT4 voor u interessant zijn, of vrijblijvend een gesprek met een van onze adviseurs aangaan?

Neemt u dan contact op met UNIT4 HR Solutions.

PagINA 2 van 11

1. Kwaliteit Snelheid Verandering Tijd Uw organisatie overweegt of staat op het punt e-hrm te implementeren.

Daarvoor kunnen uiteenlopende redenen een rol spelen. Wellicht wilt u minder tijd besteden aan diverse operationele en administratieve werkzaamheden, zodat er meer strategische ondersteuning aan het management geboden kan worden. Of er moet een verbetering komen ten aanzien van de kwaliteit en snelheid van de hr-dienstverlening.

Wat de redenen ook mogen zijn, de nieuwe applicatie zal een belangrijke verandering betekenen voor uw organisatie. De implementatie van e-hrm vraagt dan ook om een gedegen voorbereiding en aanpak.

Veel aspecten spelen daarbij een belangrijke rol. Na de inventarisatiefase, waarin de doelstellingen voor de aanschaf van e-hrm worden geformuleerd, en de selectiefase, waarin wordt bepaald welke leverancier of applicatie het beste bij uw organisatie past, komt u terecht in de implementatiefase. De daadwerkelijke implementatie van e-hrm-software vergt nogal wat aandacht vanwege de beslissingen die genomen dienen te worden op procedureel, functioneel en technisch gebied. Bij het implementeren van een e-hrm-tool is het daarom van het grootste belang bij deze aandachtsgebieden stil te staan.

Het doen en laten van mensen wordt vaak gekenmerkt door een zekere mate van gewenning. Zo wordt er vaak gezegd: ‘Hij is nu eenmaal gewend het zo te doen’ of ‘We hebben het altijd al zo gedaan’.

Draagvlak creëren voor het werken met een e-hrm-tool binnen de organisatie is een belangrijk aspect om rekening mee te houden.

Daarnaast is het van belang dat de medewerkers die betrokken zijn bij de implementatie het vermogen hebben om mee te kunnen en willen veranderen. Dit zorgt ervoor dat de inrichting van de e-hrm-tool voldoet aan de wensen van uw organisatie.

Tijdens de implementatie komen er wellicht werkwijzen aan het licht die aangepast dienen te worden voordat effectief met een e-hrm-tool aan de slag gegaan kan worden. Een declaratieproces kan in de praktijk een andere workflow hebben dan formeel vastgelegd. Voordat deze processen uitgerold gaan worden in de organisatie is het belangrijk dat deze hobbels genomen worden.

PagINA 3 van 11

Voordat u daadwerkelijk aan de implementatie van e-hrm-software begint, zijn er een aantal valkuilen waar u en uw organisatie rekening mee dient te houden, te weten: 1. Het nieuwe systeem wordt gezien als dĂŠ oplossing van het organisatorische probleem.

2. Er is geen draagvlak binnen de organisatie.

3. Een te grote werkbelasting en een gebrek aan getrainde mensen geven reden tot onrust.

4. Deadlines worden overschreden.

5. Leidinggevenden zijn niet op de hoogte van de activiteiten en prioriteiten en verdelen daardoor het werk verkeerd.

6. Vervuiling in het bestaande hrm-systeem is debet aan een extra werkbelasting voor de p&o-afdeling.

Om u inzicht te geven in dergelijke misstappen in de implementatiefase, is onderstaand beschreven welke valkuilen u kunt verwachten en geven we tips om ze te ontlopen.

PagINA 4 van 11

2. zes Valkuilen bij e-HRM- implementaties Tijdens de implementatie van e-hrm-software zijn er diverse valkuilen te benoemen waar u als organisatie, leidinggevende of werknemer tegenaan kunt lopen. In dit hoofdstuk bespreken we de meest bekende struikelblokken en mogelijke oplossingen.

Valkuil 1: het nieuwe systeem wordt gezien als dé oplossing van het probleem Veel organisaties die hun hr-procedures (zoals ziekmelding, verlofregistratie, elektronisch dossier, et cetera) willen aanpassen of verbeteren, denken dat het enkel en alleen implementeren van een e-HRMoplossing hiervoor dé oplossing is. Omdat het niet de techniek is die u moet toepassen, is deze stelling niet juist. Het is namelijk een voorwaarde om eerst de procedures aan te passen en pas daarna de techniek als ondersteunend middel toe te voegen. Er zullen meerdere wijzigingen zijn die tegelijkertijd moeten worden doorgevoerd, waaronder het veranderen van de procedures, andere personen binnen de organisatie die dit moeten gaan uitvoeren, en een ander systeem om deze veranderingen te ondersteunen.

Valkuil 2: Geen draagvlak binnen de organisatie De medewerkers die betrokken zijn bij de implementatiefase zijn niet altijd betrokken bij de beslissing tot het aanschaffen van een e-hrm-pakket. Voor de implementatie is het van belang dat deze medewerkers op de hoogte zijn van de noodzaak/reden tot aanschaf van het pakket. Daarnaast dient er draagvlak gecreëerd te worden bij de leidinggevenden en overige betrokkenen die met het systeem gaan werken.

Overigens, bestuur en management dienen eigenaar te zijn van het project en dus verantwoordelijk voor de implementatie. Dus niet de hr- en/of ict-afdeling.

Medewerkers die meer inzicht krijgen in het e-hrm-systeem en hun persoonlijke gegevens – bijvoorbeeld via de digitale loonstrook, het doorgeven van adreswijzigingen, ouderschapsverlofaanvragen, et cetera – zullen ook meer betrokken zijn bij de implementatie en bereidwillig zijn om met het systeem te gaan werken.

PagINA 5 van 11

Valkuil 3: Grote werkbelasting en een gebrek aan getrainde mensen Tijdens de implementatie komen organisaties er vaak te laat achter dat het een aanzienlijke tijdsinvestering vraagt van de medewerkers die de implementatie en het onderhoud moeten doen. Dit is een extra belasting op de desbetreffende persoon, aangezien het in negen van de tien gevallen bij het eigen werk van de werknemer komt. Daar komt bij dat u te maken kunt krijgen met een verschil van kennisniveau, affiniteit en interesse per medewerker. Overleg met de medewerker die de implementatie bij u in de organisatie gaat uitvoeren is dan ook noodzakelijk. Hierin moet het voor de medewerker duidelijk worden wat de wensen en eisen zijn van de organisatie met betrekking tot de inrichting van het pakket en van welke werkzaamheden de medewerker wordt vrijgesteld. U kunt er ook voor kiezen om de inrichting van het pakket over te laten aan de leverancier van de e-hrm-oplossing. Het nadeel hiervan is de beperkte borging van de oplossing in de organisatie.

Valkuil 4: Deadlines worden overschreden Tijdens de implementatiefase blijkt dat in de praktijk deadlines te makkelijk worden opgeschoven. Dit komt veelal door de complexiteit van de implementatie. Er moet bijvoorbeeld verder nagedacht worden over de opbouw van de organisatie of over hoe er omgegaan dient te worden met de diverse processen als declaratie, diverse P-mutaties en verlofaanvragen. Het is dan ook belangrijk om deze zaken vooraf in een gedegen vooronderzoek naar een e-hrm-applicatie aan de orde te stellen. Dit vooronderzoek moet een eerste inventarisatie bevatten van de eisen, benodigdheden en wensen voor het nieuw aan te schaffen e-hrm-systeem. Vanuit het vooronderzoek kan dan een haalbare planning worden gemaakt.

Daarbij werkt het afstemmen van een duidelijke en realistische planning in het voordeel van iedereen.

In deze planning dienen alle activiteiten die bij het project behoren, opgenomen te worden. Vanaf het vooronderzoek tot en met de volledige implementatie.

PagINA 6 van 11

Valkuil 5: Leiding is niet op de hoogte van activiteiten en prioriteiten Zoals al genoemd dienen het bestuur en management eigenaar te zijn van het project en dus verantwoordelijk voor de implementatie. Dus niet de hr- en/of ict-afdeling. Het onderhouden van een nieuw systeem vergt een goede en blijvende inzet van degene die hiervoor verantwoordelijk zijn. Dit is echter een punt dat vaak tijdens het implementatieproces vergeten wordt, waardoor het pakket niet altijd aan de laatste wensen voldoet.

Naast een goede kennisoverdracht aan de afdeling en organisatie, het zorg dragen voor een goede structuur en het creëren van draagvlak, is het terugkoppelen van eventuele wensen vanuit de organisatie, de belangrijkste vereiste aan de projectgroep. Dan kan waar nodig de systematiek aangepast en geüpdatet worden.

Om bovenstaande te ondervangen kan er bij de uitrol een inloopspreekuur worden ingericht waar medewerkers hun vragen kunnen stellen en problemen kunnen voorleggen. Daarnaast het benoemen van een (systeem)coördinator die vanuit de organisatie hét aanspreekpunt is en de verantwoordelijkheid draagt voor het onderhouden applicatiebeheer van de geïmplementeerde systemen. Ook na de implementatie kan deze persoon de vertaalslag blijven maken tussen de wensen in de organisatie en de functionaliteit van het systeem.

Valkuil 6: Vervuiling in het hrm-systeem Het jarenlange gebruik van traditionele hrm-systemen kan bij organisaties voor onzichtbare vervuiling in het backoffice-systeem zorgen. Medewerkers gaan de gegevens, die door het gebruik van e-hrm digitaal beschikbaar worden gesteld, controleren en hier kunnen verouderde/onjuiste vermeldingen uit voortkomen. Voor een aantal onderdelen kan dit door de medewerker zelf worden aangepast. Voor andere onderdelen kan het informatie betreffen die niet door de medewerker zelf kan worden aangepast (bijvoorbeeld verstrekkingen). Dit kan tijdelijk zorgen voor een extra belasting op de p&o-afdeling. Het is altijd raadzaam om een e-hrm-systeem gefaseerd in de organisatie, bijvoorbeeld per afdeling, proces of combinatie hiervan, uit te rollen.

PagINA 7 van 11

3. Tips om valkuilen bij e-HRMimplementaties te ontlopen De valkuilen zijn benoemd, een aantal oplossingen is gegeven. Tot slot geven we graag nog de volgende tips mee om de valkuilen bij e-hrm-implementaties te ontlopen: 1. Vooronderzoek Zorg dat er ruim voor de implementatie een vooronderzoek plaatsvindt, zodat alle risico’s in kaart gebracht zijn en er een haalbare planning gemaakt kan worden.

2. Om tafel Ga tijdens het vooronderzoek met zowel de beslissingsbevoegde als uitvoerende om tafel zitten. Tussen de formele organisatiestructuur en de feitelijke structuur kan een verschil aanwezig zijn. Dit is essentieel voor de verschillende workflows die geĂŻmplementeerd dienen te worden.

3. Problemen oplossen Als u gedurende een e-hrm-implementatie tegen onverwachte problemen aanloopt, zorg dan dat deze problemen worden opgepakt. Richt een stuurgroep in waar problemen neergelegd kunnen worden om deze structureel op te lossen zonder dat de projectgroep hier haar handen aan vol heeft.

4. Neem de tijd Zorg voor ruimte in uw deadline(s). Neem voldoende tijd, afhankelijk van de doorlooptijd in de organisatie.

5. Geleidelijk uitrollen Rol het e-hrm-systeem eerst bij bepaalde doelgroepen (bijvoorbeeld eerst bij de hr-afdeling en daarna bij een leidinggevende) uit en maak pas daarna de stap naar andere medewerkers. U kunt ook kiezen voor een uitrol per module of proces.

PagINA 8 van 11

Procesoptimalisatie De fundamenten van een e-hrm-project zijn de hr-processen van de organisatie. Voordat er geïnvesteerd wordt in de ontwikkeling of aankoop van webtoepassingen, kan er een procesoptimalisatie uitgevoerd worden, om te vermijden dat een moeilijk proces ook een moeilijk e-hrm-proces gaat worden.

Tijdens de implementatie adviseert UNIT4 hoe bepaalde processen efficiënter en doelmatiger kunnen verlopen.

Manage de implementatie Technische en/of operationele problemen worden over het algemeen opgelost wanneer de leiding de verantwoordelijkheid op zich neemt voor het gedrag en de houding van het personeel en deze op doelmatige wijze in juiste banen leidt. Intensieve aandacht van het leidinggevend management leggen namelijk de basis voor een succesvolle implementatie. Wilt u op de lange termijn ook succesvol zijn, dan moet het onderhoud van de operationele besturing goed geregeld worden. Ondersteuning, deadlines, scholing, coaching en duidelijke communicatie zijn daarvan een aantal belangrijke ingrediënten.

PagINA 9 van 11

4. De rol van UNIT4 Uw organisatie moet zich continu aanpassen aan veranderingen om concurrerend te blijven. Succes hangt meer dan ooit af van aanpassings­ vermogen. Daarom staat “Embracing Change” centraal bij alles wat UNIT4 denkt en doet.

Wij zetten dan ook graag samen met u de schouders onder het aanpassen van de bedrijfssoftware aan veranderende wetgeving, nieuwe marktomstandigheden, gewijzigde bedrijfsdoelstellingen en andere wijzigingen­. Daarbij realiseren we ons dat uw business gewoon moet doordraaien en beseffen we als geen ander dat veranderen niet altijd leuk is.

Neem contact met ons op als u nieuwsgierig bent geworden naar de mogelijkheden van samenwerken met UNIT4 HR Solutions.

PagINA 10 van 11

Over UNIT4 HR Solutions HR & Payroll software vooruitgedacht UNIT4 HR Solutions zet de standaard neer voor bedrijfssoftware waarmee organisaties eenvoudig, snel en tegen beperkte kosten op zowel interne als externe hr- en payroll-veranderingen kunnen inspelen.

• Schaalbare geïntegreerde software voor (e-)hrm en payroll • HR-processen flexibel vorm te geven via self service en workflow-oplossingen • Uniek flexibele salarisverwerkingsconcept. Hiermee kunnen organisaties eenvoudig schakelen tussen salarisverwerking in-huis, in-service (UNIT4 beheert de server, database en salarisverwerking), uit-huis, managed services en managed services+. Bij de twee laatst genoemde besteedt u het grootste deel van de verantwoordelijkheden uit.

• Meest gebruikte salarisoplossing in Nederland met ca. 3,1 miljoen verloningen per maand

Innovatief Sluit u aan bij Innovatief HRM Nederland op LinkedIn

HRM Nederland

UNIT4 is initiatiefnemer van Innovatief HRM Nederland. Dit is een LinkedIn-netwerkgroep exclusief voor hrm- en financieel professionals. Het doel is om kennis uit te wisselen

over innovatie van hrm. Issues over bijvoorbeeld de meetbaarheid, efficiency, effectiviteit en kwaliteit van hrm. Maar ook actuele trends om het vakgebied te verbeteren worden besproken. Deelnemers hebben toegang tot kennisdocumenten en webinars. Lid worden kan via deze link: www.unit4.nl/innovatiefhrm

PagINA 11 van 11

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT Wie bedrijfssoftware maakt, moet verder kijken dan vandaag. Organisaties zijn gebaat bij stabiliteit. Daarom moet software nu al klaar zijn voor de veranderingen van morgen.

Want UNIT4 weet dat u niet alleen geïnteresseerd bent in ‘ground breaking solutions 3.0’. U wilt dat uw organisatie blijft draaien en groeien.

Wij begrijpen dat.

Embracing change is ons motto: UNIT4 is continu bezig met veranderingen.

Het resultaat voor onze klant is software vooruitgedacht. Want vooruitdenken is wat UNIT4 doet: software leveren die klaar is voor morgen. Dus altijd zal werken.

In tijden van snelle veranderingen beloven wij één ding: stabiliteit.

Om voorop te blijven moet ook de software snel en kosteneffectief aan te passen zijn aan de continu veranderende situatie van uw organisatie. Klanten van UNIT4 kunnen gerust zijn: met software die nu al klaar is voor morgen, verandert u gemakkelijk mee.

www.unit4.nl

UNIT4 HR Solutions Jan Tinbergenstraat 172, 7559 SP Hengelo

Nevelgaarde 20, 3436 ZZ Nieuwegein

Postbus 313, 7550 AH Hengelo

Postbus 500, 3430 AM Nieuwegein

T 088 247 27 99 F 074 245 54 45

T 088 247 27 99 F 030 602 10 50

E hrsolutions@unit4.com I www.unit4.nl

U4HRSolutions

werkkostenregeling.blogspot.com

InnovatiefHRMnl

Innovatief HRM Nederland

unit4hrblog.blogspot.com I www.unit4academy.nl