Whitepaper: Professionaliseren met Employee Self Service

Professionaliseren met Employee Self Service (ESS) Meer service & controle, minder kosten!

White paper

UNIT4 HR Solutions BV, 2012

Inhoudsopgave 1. Introductie

3

Maak het uzelf en uw medewerkers gemakkelijk en werk met Employee Self Service (ESS), een interactieve tool, ontwikkeld om de communicatie tussen werkgever en werknemer te optimaliseren

2. De opkomst van ESS

4

Veel hrm-afdelingen dreigen onder te gaan in een zee van informatie. De roep om HRM-afdelingen te bevrijden van tijdrovende, steeds terugkerende handelingen wordt dan ook steeds luider.

De oplossing wordt gevonden in ESS.

3. Veel gebruikte toepassingen

7

De mogelijkheden voor ESS zijn in principe onbegrensd. Het is aan de organisatie om te bepalen in welke mate men ESS wil implementeren. De meest gebruikte toepassingen op een rij.

4. Aandachtspunten en tips

9

Hoe effectief en efficiĂŤnt de invoering van ESS in een organisatie ook is, er blijven uiteraard altijd enige overpeinzingen. Wilt u ESS succesvol invoeren, dan dient u een aantal kritieke punten onder de loep te nemen.

5. De rol van UNIT4

11

Wilt u weten wat UNIT4 voor uw specifieke situatie kan betekenen, welke producten in het portfolio van UNIT4 voor u interessant zijn, of vrijblijvend een gesprek met een van onze adviseurs aangaan?

Neemt u dan contact op met UNIT4 HR Solutions.

PagINA 2 van 12

1. Inzicht Zelfredzaamheid Kostenbesparing Betrokkenheid Controle Het hrm-vak zit vol met op het oog simpele processen. Maar tel ze allemaal bij elkaar op en u heeft een behoorlijke berg werk. U wordt geconfronteerd met omslachtige, soms zelfs dubbel uitgevoerde proces­sen en methoden waarbij een menselijke fout niet altijd te voorkomen is. U kunt uw inzicht en de controle verliezen, terwijl u juist de correcte gegevens bij de hand wilt hebben en volledig up-to-date wilt zijn. Het beheren van personeelszaken neemt daarom heel wat tijd in beslag. Tijd die u liever anders had besteed; bijvoorbeeld aan het verwerven van inzicht in de competenties en prestaties van uw medewerkers, zodat u ze optimaal kunt begeleiden en op de best mogelijke manier in kunt zetten. Kortom: uw hrm-huishouding moet zo beheersbaar mogelijk zijn.

Professionaliseren met Employee Self Service (ESS) Heeft u er al eens aan gedacht om uw personeel meer te betrekken bij de gang van zaken?

Hen verantwoording te geven voor het inzicht in en beheer van eigen data en ontwikkeling?

Maak het uzelf en uw medewerkers gemakkelijk en werk met Employee Self Service (ESS), een interactieve tool, ontwikkeld om de communicatie tussen werkgever en werknemer te optimaliseren.

Niet alleen worden tijdrovende administratieve handelingen geautomatiseerd, ESS is ook een intelligente manier van procesondersteuning die flinke tijds- en kostenbesparing oplevert.

Deze whitepaper van UNIT4 geeft u inzicht in hoe u dankzij de inzet van ESS de belangrijkste medewerkergerelateerde gegevens- en informatiestromen binnen uw organisatie efficiĂŤnter optimaliseert, dankzij de ict-functionaliteit die hieraan ten grondslag ligt. Zo weet u zeker dat uw organisatie onnodige kosten bespaart en effectiever met gegevens omgaat, zodat u zich vervolgens primair op uw bedrijfsdoelen kunt richten.

PagINA 3 van 12

2. De opkomst van ESS Informatie is iets van alle tijden. Niemand kan zonder. Daarom is het belangrijk dat informatie juist binnen organisaties goed wordt gestroomlijnd.

Een gebrekkige of onvolledige informatievoorziening is tijdrovend, kostbaar en frustrerend.

Informatie- en communicatietechnologie is altijd al een aanjagende motor geweest om verandering te brengen in stugge en logge personeelsgebonden, administratieve zaken. Dankzij de introductie en hoge vlucht van computernetwerken en client/server-technologieën begonnen grote internationale organisaties dan ook specifieke applicaties te ontwerpen. Hierdoor konden de medewerkers op verschillende locaties organisatie-informatie ophalen, mutaties doorgeven en berichten verzenden. De implementatie van dergelijke applicaties en systemen was met name gericht op het efficiëntievoordeel van administratief onderhoud en ging vaak gepaard met grote organisatiewijzigingen. Veel hrmafdelingen dreigden vervolgens tenonder te gaan in een zee van informatie.

Het was dan ook onvermijdelijk: de roep om hrm-afdelingen te bevrijden van tijdrovende, steeds terugkerende handelingen werd steeds luider. Er werd gezocht naar mogelijkheden voor admini­stratieve lastenverlichting, waarbij de invoer en het beheer van gegevens werden vereenvoudigd, mensen efficiënter konden samenwerken en het gebruik van relevante informatie over verschillende bedrijfs­ processen heen werd geoptimaliseerd. De oplossing werd gevonden in een nieuw concept in een digitaal jasje: Employee Self Service.

Letterlijk vertaald valt Employee Self Service (ESS) te lezen als ‘Zelfbediening door de medewerker’. ESS is een interactieve softwaretool waarbij een deel van de administratieve taken, die nu door uw hrm-afdeling worden uitgevoerd, bij de managers en medewerkers zelf wordt neergelegd.

De basis ligt met name bij de salaris- en personeelsadministratie. Met een goed werkend ESS-systeem kunnen werknemers de benodigde gegevens zélf elektronisch invullen en versturen. Selfservice betekent een enorme tijdsbesparing voor hrm-afdelingen. Hierdoor kan het accent meer komen te liggen op het verder verbeteren van de personele organisatie.

PagINA 4 van 12

Wie heeft er baat bij ESS? Tegenwoordig zijn steeds meer mensen door het gebruik van internet gewend aan de beschikbaarheid van uitgebreide en actuele informatie; op ieder moment en waar dan ook ter wereld. Waarom zou dit dan ook niet gelden voor informatie uit uw hrm-systeem? U mag van uw personeel enige zelfredzaamheid verwachten. Met ESS kan de werknemer zelf processen uitvoeren en de administratie voeren. En dat biedt heel wat voordelen voor de werkgever, hrm-afdeling, de medewerker en het bedrijf zelf.

De werkgever ESS biedt werkgevers de mogelijkheid om documenten online aan werknemers beschikbaar te stellen.

De ESS-module is daarnaast aan te passen aan de specifieke wensen van de gebruiker. Werkgevers kunnen ook kiezen welke taken en bevoegdheden ze door werknemers zelf laten vervullen. Voor de veiligheid is ESS zo in te richten dat wijzigingen door de werknemer pas van kracht worden na goedkeuring van een leidinggevende of hr-medewerker.

De HRM-afdeling De dagelijkse werkzaamheden van de hrm-afdeling verschuiven. Hrm-adviseurs besteden nu vaak nog veel tijd aan administratieve handelingen. In de nabije toekomst zal de nadruk echter meer liggen op advisering en beleid. De hrm-afdeling kan zich dankzij de invoering van ESS volledig toeleggen op dienstverlening waar daadwerkelijk en persoonlijk contact absoluut noodzakelijk is. Daarnaast kan de afdeling zich richten op diensten met een hoge toegevoegde waarde, zoals persoonlijke coaching, klankbordvorming en een strategische partner zijn voor het lijn- en topmanagement.

Als leuke bijkomstigheid komt er meer tijd vrij voor het bewaken en signaleren van hrm-aandachts足 punten en het vergemakkelijken van het uitvoeren van het beleid. De meerwaarde hiervan is niet direct in geld uit te drukken.

De medewerker Selfservice voor medewerkers vindt steeds meer ingang. ESS is een systeem waarmee de werknemer zelf processen kan uitvoeren en de administratie kan voeren. Daarmee heeft hij of zij altijd inzicht in zijn of haar persoonlijke dossier en hoeft niet voor elke administratieve handeling aan te kloppen bij hr. Dit bespaart veel tijd, ergernis en fouten.

PagINA 5 van 12

Het bedrijf De (registrerende) werkzaamheden voor uw kantoor zullen aanzienlijk afnemen. Veel dubbel werk wordt geĂŤlimineerd en tijdrovende administratieve handelingen worden geautomatiseerd. U bespaart tijd en kosten. Bovendien houdt u de invoer en het beheer van gegevens helder en voorkomt fouten. Het proces van bijvoorbeeld fiattering en verwerking van personeelsmutaties is eenvoudig en continu te volgen.

Alle wijzigingen via Employee Self Service worden na een digitaal akkoord automatisch doorgevoerd in uw administratie.

Alle informatie en documenten zijn overal waar een internetverbinding is op te vragen. Met name organisaties met meerdere filialen zullen groot voordeel ondervinden bij het gebruik van ESS. Employee Self Service biedt u bovendien meer controle en overzicht. U bent altijd up-to-date. ESS is daarmee een intelligente manier van procesondersteuning.

Kort gezegd biedt ESS het bedrijfsleven voordelen als: Meer service

Online dus altijd en overal eenvoudig te raadplegen.

Meer controle Met het accorderingsproces houdt u altijd de controle over de personeels­administratie.

Minder kosten Stroomlijnt processen en verkleint de kans op fouten zodat u efficiĂŤnter en dus kostenbesparend werkt.

PagINA 6 van 12

3. Veel gebruikte toepassingen Zoals beschreven heeft de invoering van ESS in uw ict-infrastructuur verregaande effecten op uw organisatie. Niet alleen bepaalde sleutelfiguren hebben baat bij ESS, maar ook uw organisatie of bedrijf als geheel. In principe zijn de mogelijkheden voor ESS onbegrensd. Het is aan de organisatie om te bepalen in welke mate men ESS wil implementeren. Veel gebruikte toepassingen zijn: Salarisadministratie Een deel van de taken van de salarisadministrateur of personeelsafdeling kan verlicht worden door bepaalde taken door de medewerker zelf uit te laten voeren. Denk aan het versturen van salarisstroken.

Dit is vaak een tijdrovende en dure bezigheid. Naast het printen van de (voorbedrukte) salarisstrook komen de envelop- en portokosten. Dit geldt ook voor de separaat toegezonden jaaraangifte. Dankzij ESS kunnen medewerkers salarisstroken en jaaraangiften zelf digitaal opvragen en raadplegen.

Daarmee beschikken medewerkers ook over een digitaal archief van loonstroken en jaaropgaven.

Aandachtpunt hierbij is wel de beveiliging. Door het gebruik van beveiligingsniveaus worden deze gegevens afgeschermd voor andere medewerkers.

Persoonlijke dossiers Doordat medewerkers zelf hun eigen persoonlijke dossiers kunnen raadplegen met daarin bijvoorbeeld zaken als arbeidsvoorwaarden, functionerings- en beoordelingsverslagen, carrière- en loopbaanplanning en cv, ontlast dit de salaris- of personeelsafdeling van vragen of verzoeken tot het nazenden van deze gegevens.

Mutaties Het betekent zonder meer een enorme administratieve lastenverlichting voor medewerkers van de salaris- en of personeelsafdeling wanneer werknemers zelf persoonlijke gegevens muteren. Te denken valt aan het bijhouden en eventueel wijzigen van persoonlijke gegevens, aanvragen indienen op basis van arbeidsvoorwaardenpakket, aanvragen van vakantie- of verlofdagen, het inzien van gewerkte uren, ziek- en betermeldingen, gezinsuitbreiding, indienen declaraties, behaalde opleidingen en bepaalde werkervaring.

PagINA 7 van 12

Workflow Doordat bepaalde zaken gedigitaliseerd kunnen worden, zal ook de workflow efficiënter verlopen. Te denken valt aan opeenvolgende activiteiten als het aanvragen van een verlofdag en dit vervolgens automatisch gedigitaliseerd toekennen en verwerken in de administratie. Door het efficiënt inrichten van een of meer workflows kan de communicatie tussen betrokkenen vlot verlopen, wat tegelijkertijd ook tijd bespaart (denk aan het heen en weer bellen of lopen).

Smoelenboek Doordat medewerkers gebruik kunnen maken van een zogenaamd smoelenboek, verloopt de communicatie sneller en efficiënter. Onderling kunnen directe contactgegevens van medewerkers, zoals interne telefoonnummers en e-mailadressen, pasfoto en afdeling, worden geraadpleegd.

PagINA 8 van 12

4. Aandachtspunten en tips Hoe effectief en efficiĂŤnt de invoering van ESS in een organisatie ook is, er blijven uiteraard altijd enige overpeinzingen. Wilt u ESS succesvol invoeren, dan dient u een aantal kritieke punten onder de loep te nemen.

Techniek Internet valt niet meer weg te denken als platform om ESS te ondersteunen. Onderschat u ook niet dat internet steeds vaker ook via andere apparatuur, zoals de mobiele telefoon en de televisie, beschikbaar komt, waardoor het ook voor publiek dat niet de beschikking heeft over een pc toegankelijk wordt. Veel organisaties beschikken op dit moment in hun ict-afdelingen niet over voldoende webkennis om een goede infrastructuur te kunnen bouwen en onderhouden en de veiligheid te kunnen garanderen.

U dient daarom voor uzelf af te wegen, op welke manieren u ESS toegankelijk wilt maken voor uw medewerkers.

Daarnaast dient u zich ervan te verzekeren, dat u de juiste ict-infrastructuur in huis hebt. Uw ictlandschap moet robuust, flexibel en toekomstvast zijn. Zorg ervoor dat u zich laat voorlichten over de juiste apparatuur en de juiste serviceniveaus.

Veranderingen ESS vraagt om snelle veranderingen in it-technische, organisatorische en hr-technische zin.

Niet alleen verandert de ict-infrastructuur met enige regelmaat, ook de inrichting van de organisatie is aan verandering onderhevig. Als gevolg hiervan veranderen de hr-regels en procedures wellicht ook.

Het systeem moet dit vrij eenvoudig kunnen verwerken. De selfservice-toepassing moet flexibel genoeg zijn, om snel en tegen geringe kosten te kunnen worden aangepast.

Dit vraagt ook van uw medewerkers de nodige aanpassingen. Wellicht zijn er opleidingen of cursussen nodig. Het gemakkelijkste is om uw ESS-tools zodanig in te richten dat na een korte uitleg iedereen ermee kan werken.

PagINA 9 van 12

“Het leven is te kort om zelf iets te doen wat men tegen betaling ook door anderen kan laten verrichten.”

William Somerset Maugham, Engelse schrijver (1874-1965)

Invoerstrategie ESS is sterk afhankelijk van de kwaliteit van de informatie. Dit betekent dat de lopende informatie regelmatig moet worden ververst. Voordat u uit enthousiasme ESS wilt gaan invoeren in uw organisatie, dient u eerst te onderzoeken wat hiervoor nodig is. Zijn uw medewerkers er aan toe en kunnen ze klaar­gestoomd worden? Welke organisatorische en technische mogelijkheden of consequenties zult u tegenkomen? Het loont om een disciplinair team samen te stellen die dit kan onderzoeken.

Bij het invoeren van ESS kunt u klein beginnen met beperkte functionaliteit om op deze wijze de techniek en de koppeling met de achterliggende systemen fijn te slijpen en de organisatie langzaam te laten wennen.

Beveiliging Hoe gemakkelijk ESS voor de salaris- en hrm-administratie dan ook kan zijn, de privacygevoeligheid mag niet uit het oog worden verloren. Door de openheid van ESS zijn veel persoonlijke gegevens relatief vrij toegankelijk en dat werkt misbruik of verkeerd gebruik in de hand. Om te voorkomen dat persoonlijke gegevens - gewild of ongewild - in verkeerde handen komen, is een adequate beveiliging heel belangrijk. Dit is bijvoorbeeld van belang bij medewerkers die uit dienst treden of uit dienst getreden zijn. Zij moeten nog wel toegang kunnen hebben tot hun loonstroken en jaaropgaven, maar afgeschermd worden van alle andere informatie.

Regelgeving Vanuit de overheid is bepaalde wetgeving opgesteld waaraan u moet denken. Zo heeft u een fiscale bewaarplicht van documenten. Dit is vooral van belang indien u de gegevens niet in eigen huis heeft, maar in-service heeft ondergebracht bij een SaaS-aanbieder. Deze bewaarplicht kan ook gelden bij de overgang naar nieuwe salaris- en of hrm-software. Een ander punt is de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of worden gebruikt. Hierbij wordt wel onderscheid gemaakt tussen gegevens waarvoor een wettelijke bewaartermijn geldt, zoals een loonbelastingverklaring en andere gegevens. Bij deze laatste wordt over het algemeen een bewaartermijn gehanteerd van twee jaar nadat het dienstverband is beëindigd.

PagINA 10 van 12

5. De rol van UNIT4 Uw organisatie moet zich continu aanpassen aan veranderingen om concurrerend te blijven. Succes hangt meer dan ooit af van aanpassings­ vermogen. Daarom staat “Embracing Change” centraal bij alles wat UNIT4 denkt en doet.

Wij zetten dan ook graag samen met u de schouders onder het aanpassen van de bedrijfssoftware aan veranderende wetgeving, nieuwe marktomstandigheden, gewijzigde bedrijfsdoelstellingen en andere wijzigingen­. Daarbij realiseren we ons dat uw business gewoon moet doordraaien en beseffen we als geen ander dat veranderen niet altijd leuk is.

Neem contact met ons op als u nieuwsgierig bent geworden naar de mogelijkheden van samenwerken met UNIT4 HR Solutions.

PagINA 11 van 12

Over UNIT4 HR Solutions HR & Payroll software vooruitgedacht UNIT4 HR Solutions zet de standaard neer voor bedrijfssoftware waarmee organisaties eenvoudig, snel en tegen beperkte kosten op zowel interne als externe hr- en payroll-veranderingen kunnen inspelen.

• Schaalbare geïntegreerde software voor (e-)hrm en payroll • HR-processen flexibel vorm te geven via self service en workflow-oplossingen • Uniek flexibele salarisverwerkingsconcept. Hiermee kunnen organisaties eenvoudig schakelen tussen salarisverwerking in-huis, in-service (UNIT4 beheert de server, database en salarisverwerking), uit-huis, managed services en managed services+. Bij de twee laatst genoemde besteedt u het grootste deel van de verantwoordelijkheden uit.

• Meest gebruikte salarisoplossing in Nederland met ca. 3,1 miljoen verloningen per maand

Innovatief Sluit u aan bij Innovatief HRM Nederland op LinkedIn

HRM Nederland

UNIT4 is initiatiefnemer van Innovatief HRM Nederland. Dit is een LinkedIn-netwerkgroep exclusief voor hrm- en financieel professionals. Het doel is om kennis uit te wisselen

over innovatie van hrm. Issues over bijvoorbeeld de meetbaarheid, efficiency, effectiviteit en kwaliteit van hrm. Maar ook actuele trends om het vakgebied te verbeteren worden besproken. Deelnemers hebben toegang tot kennisdocumenten en webinars. Lid worden kan via deze link: www.unit4.nl/innovatiefhrm

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT Wie bedrijfssoftware maakt, moet verder kijken dan vandaag. Organisaties zijn gebaat bij stabiliteit. Daarom moet software nu al klaar zijn voor de veranderingen van morgen.

Want UNIT4 weet dat u niet alleen geïnteresseerd bent in ‘ground breaking solutions 3.0’. U wilt dat uw organisatie blijft draaien en groeien.

Wij begrijpen dat.

Embracing change is ons motto: UNIT4 is continu bezig met veranderingen.

Het resultaat voor onze klant is software vooruitgedacht. Want vooruitdenken is wat UNIT4 doet: software leveren die klaar is voor morgen. Dus altijd zal werken.

In tijden van snelle veranderingen beloven wij één ding: stabiliteit.

Om voorop te blijven moet ook de software snel en kosteneffectief aan te passen zijn aan de continu veranderende situatie van uw organisatie. Klanten van UNIT4 kunnen gerust zijn: met software die nu al klaar is voor morgen, verandert u gemakkelijk mee.

www.unit4.nl

UNIT4 HR Solutions Jan Tinbergenstraat 172, 7559 SP Hengelo

Nevelgaarde 20, 3436 ZZ Nieuwegein

Postbus 313, 7550 AH Hengelo

Postbus 500, 3430 AM Nieuwegein

T 088 247 27 99 F 074 245 54 45

T 088 247 27 99 F 030 602 10 50

E hrsolutions@unit4.com I www.unit4.nl

U4HRSolutions

werkkostenregeling.blogspot.com

InnovatiefHRMnl

Innovatief HRM Nederland

unit4hrblog.blogspot.com I www.unit4academy.nl