Issuu on Google+

Kosteneffectief hrm

Meer kwaliteit tegen lagere kosten

White paper

UNIT4 HR Solutions BV, 2012


INHOUDSOPGAVE 1. Introductie

3

Hoe kunt u door het inzetten van technologie uw hr-processen verbeteren en kosten besparen?

2. Kosteneffectief hrm

5

Door een herinrichting van de hr-functie, het optimaliseren van hr-processen en een slimme inzet van technologie, kunnen organisaties efficiency en kwaliteit toevoegen aan hun HR-beleid en bovendien enorm snijden in hun kosten

3. Voordelen van kosteneffectief hrm

7

Kosteneffectief hrm verbetert de kwaliteit van gegevens en werkprocessen, zorgt voor meer tijd voor advies, verbetert de dienstverlening bespaart kosten

4. Operationele hr-activiteiten

11

Een groot deel van de kosten kan worden bespaard door een effectievere en meer efficiëntere uitvoering­van de operationele hr-activiteiten.

5. Investeren is terugverdienen

13

Ten onrechte heeft de inzet van e-hrm instrumenten het imago een kostbare aangelegenheid te zijn.

6. De rol van UNIT4

15

Wilt u weten wat UNIT4 voor uw specifieke situatie kan betekenen, welke producten in het portfolio van UNIT4 voor u interessant zijn, of vrijblijvend een gesprek met een van onze adviseurs aangaan? Neemt u dan contact op met UNIT4 HR Solutions.

PAGINA 2 van 16


1. MARKETING FINANCIテ起 PRODUCTIE LOGISTIEK Bedrijfsprocessen die door het bedrijfsleven kosteneffectief worden ingericht. Deze processen zijn veelal volledig geautomatiseerd en geテッntegreerd. Hoe is het dan mogelijk dat e-hrm niet echt van de grond wil komen? Relevante, actuele informatie Om het verkoopproces van producten en diensten zo goed mogelijk te ondersteunen, was het overal en continu beschikbaar hebben van relevante, actuele informatie een belangrijke voorwaarde. Dit was een goede basis om de eerste e-crm-producten in de markt te lanceren. Ook binnen het logistieke domein konden aanzienlijke performanceverbeteringen worden behaald door internettechnologie aan te wenden om kosten en voorraden te bewaken, supply chain-processen te integreren en informatie eenvoudiger beschikbaar te stellen. In het financiテォle domein ontstonden er eveneens slimme businesscases waarbij de investeringen in technologische oplossingen snel werden terugverdiend en de corporate performance sterk verbeterde.

De financiテォle sector kenmerkt zich door innovatieve ontwikkelingen op het gebied van digitaal accorderen van inkoopfacturen, het digitaliseren van factuurstromen en de inzet van Business Intelligence-software en het behaalt daar enorme besparingen mee.

Investeren in ict Een investering in ict is dan ook gerechtvaardigd, omdat dit simpelweg een positieve invloed heeft op het bedrijfsresultaat. Voor de afdeling hrm is deze toegevoegde waarde veel lastiger inzichtelijk te maken. Daardoor krijgen andere gebieden dikwijls voorrang om te investeren in ict. Hrm is dus geen koploper in deze ontwikkelingen, maar gaat wel volgen.

PAGINA 3 van 16


Waar gaat het om? Wat kunt u bereiken door hrm op een slimme manier te automatiseren? U kunt: • effectiever én kostenefficiënter de prestaties, competenties en kennis van medewerkers sturen; • minder tijd besteden aan operationele en administratieve werkzaamheden; • de kwaliteit en snelheid van de dienstverlening verbeteren; • klanten beter faciliteren met eenvoudig te gebruiken internettechnologie die gericht is op zelf­ bediening; • structurele kosten besparen, waaronder ook kostenbesparingen binnen een stafafdeling als hrm.

Aan de slag Hoe kunt u door het inzetten van technologie uw hr-processen verbeteren en kosten besparen? Wilt u minder tijd besteden aan administratieve werkzaamheden en dus besparen op uw uitgaven? Wilt u het aantal fouten in uw hr-processen verminderen? Dan heeft u een paar belangrijke redenen gevonden om met dit onderwerp aan de slag te gaan…

PAGINA 4 van 16


2. KOSTENEFFECTIEF HRM MEER KWALITEIT TEGEN LAGERE KOSTEN In economisch mindere tijden zoeken veel organisaties naar oplossingen waarmee ze kosten kunnen besparen. Door een herinrichting van de hr-functie, het optimaliseren van hr-processen en een slimme inzet van technologie, kunnen organisaties efficiency en kwaliteit toevoegen aan hun hr-beleid en bovendien enorm snijden in hun kosten. Kosteneffectief hrm kan daarom gezien worden als het bieden van meer kwaliteit tegen lagere kosten.

Net als ict is hrm geen doel, maar een middel om een organisatie goed te laten functioneren. Hrm heeft nog dikwijls het imago van een afdeling die niet actief meewerkt aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen. In veel ondernemingen blijkt dat meer dan de helft van de hr-functie nog steeds administratief van aard is. Terwijl er vanuit het lijnmanagement een dringende behoefte is aan een meer coachende en strategische rol die gericht is op het realiseren van de organisatiedoel足stellingen. Door de hrm-doelstellingen te koppelen aan de doelstellingen van de onderneming vindt er een intensievere samenwerking plaats tussen het strategisch management, hrm en de lijn. Deze verandering begint met het coachen van lijnmanagers bij de dagelijkse hrm-gerelateerde activiteiten. Juist voor deze doelgroep kan hrm innoveren om de kwaliteit van de dienstverlening te vergroten en de efficiency van de processen te verbeteren. De inzet van e-hrm is daarom niet slechts een instrument voor medewerkers, maar juist voor het lijnmanagement.

PAGINA 5 van 16


Innoveren met e-hrm Organisaties kunnen uiteenlopende redenen hebben om te innoveren met e-hrm. Naast het minder tijd besteden aan diverse operationele en administratieve werkzaamheden, zodat meer strategische ondersteuning aan het management geboden kan worden, kan ook een verbetering worden verwacht ten aanzien van de kwaliteit en snelheid van de hr-dienstverlening. Hrm-verantwoordelijkheid ligt in de lijn waarbij management gefaciliteerd dient te worden. Op deze manier kan effectiever worden gestuurd op de opbrengsten, competenties en kosten van werknemers.

De toenemende populariteit van e-hrm wordt mede bepaald doordat de jongere generatie werknemers steeds nadrukkelijker aan het roer van zijn eigen loopbaan wil staan. Hiervoor zijn eenvoudig toegankelijke instrumenten nodig. Naast uitstekende flexibele arbeidsvoor­ waarden vragen werknemers ook om ontwikkelingsmogelijkheden en de ruimte om werk en privÊ goed te kunnen combineren. Dit willen ze makkelijk en snel kunnen doen op basis van de nieuwste en betrouwbare­ technologie.

PAGINA 6 van 16


3. VOORDELEN VAN KOSTENEFFECTIEF HRM KOSTENEFFECTIEF HRM HEEFT DE VOLGENDE VOORDELEN: 1. Een verbetering van de kwaliteit van gegevens 2. Een verbetering van de kwaliteit van werkprocessen 3. Meer tijd voor advies 4. Een verbetering van de kwaliteit van dienstverlening 5. Kostenbesparing

1. Een verbetering van de kwaliteit van gegevens Er is sprake van een verbetering van de kwaliteit van gegevens doordat actuele gegevens inzichtelijk zijn voor alle belanghebbenden. Dit wordt bereikt doordat belanghebbenden zelf gegevens kunnen invoeren en corrigeren, en doordat de wijzigingen en correcties direct zichtbaar zijn waardoor de actualiteit groter wordt.

Afbeelding 1: Een overzichtelijke startpagina met informatie specifiek gericht op de gebrutiker.

PAGINA 7 van 16


2. Een verbetering van de kwaliteit van werkprocessen Waardoor is er sprake van een verbetering van de kwaliteit van werkprocessen? • Door de inrichting van selfservice voor medewerkers en leidinggevenden worden personeelsprocessen in de lijn uitgevoerd. • Er is sprake van eenmalige gegevensinvoer aan de bron. • Processen zijn op dezelfde manier ingericht en taken die aan bepaalde rollen zijn toegekend, worden uitgevoerd door die rollen. Hierdoor is er geen onduidelijkheid meer over processen. • Er ontstaat meer inzicht in werkprocessen. Daardoor kunnen de werkprocessen worden geoptimaliseerd. • Digitalisering zorgt voor snellere verwerking van meldingen en aanvragen. Processen worden daarmee sneller doorlopen. • Versturen van papieren documenten wordt overbodig.

Hoe wordt dit bereikt? • Leidinggevenden en medewerkers kunnen zelf aanvragen starten of mutaties initiëren en hebben actueel inzicht in de status van het proces. • Invoer gebeurt digitaal en aan de bron waarbij invoercontroles en accordering in het proces is opgenomen. Hierdoor kunnen gemaakte afspraken beter worden nageleefd. • Er hoeft alleen op uitzondering te worden geacteerd. Aanvragen die duidelijk zijn, kunnen direct worden goedgekeurd. Alleen uitzonderingen moeten in detail worden bekeken. • Door het digitaal goedkeuren van processen hoeven formulieren niet meer voor parafen rondgestuurd te worden door de organisatie.

Afbeelding 2: Leidinggevenden en medewerkers kunnen zelf aanvragen starten of mutaties initiëren. PAGINA 8 van 16


3. Meer tijd voor advies Er is sprake van meer tijd voor advies doordat er minder routinematig werk is van de personeels- en salarisadministratie. Hierdoor ontstaat ruimte voor medewerkergerichte dienstverlening. Dit wordt bereikt doordat er controles in het systeem zijn opgenomen, informatie altijd beschikbaar is, relevante informatie in relatie tot de rol van de gebruiker beschikbaar is, informatie juist en actueel is, gegevens in processen zijn geïntegreerd en direct onder handbereik zijn, en doordat gebruikers zelf de status en het resultaat van aanvragen kunnen nakijken.

Afbeelding 3: Gebruikers kunnen zelf de status en het resultaat van aanvragen nakijken.

4. Een verbetering van de kwaliteit van dienstverlening Er is sprake van een verbetering van de kwaliteit van dienstverlening doordat: • De procedures voor hrm-processen minder bewerkelijk zijn, deze sneller worden doorlopen en minder foutgevoelig zijn voor alle medewerkers. • Er sprake is van een efficiëntere manier van werken binnen de dienst hrm. • De klantvriendelijkheid wordt vergroot. • De gebruiksvriendelijkheid wordt vergroot. • Medewerkers zelf meer inzicht hebben in gegevens die over hen geregistreerd zijn. • Alle betrokkenen automatisch signaleringen ontvangen.

PAGINA 9 van 16


Dit wordt bereikt doordat: • De doorlooptijd van een proces inzichtelijk is. • De status van een aanvraag en de actuele behandelaar inzichtelijk zijn. • Minder fouten worden gemaakt waardoor minder frustraties ontstaan. • De doorlooptijd van een proces korter wordt. • De afhandeling van taken minder tijd kost. • Medewerkers door signalen worden geattendeerd op te nemen acties in het proces. • Vragen van medewerkers sneller kunnen worden beantwoord omdat het personeelsdossier direct online beschikbaar is. • Een leidinggevende of medewerker zelf zijn eigen vragen kan beantwoorden waardoor deze minder afhankelijk wordt.

5. Kostenbesparing Een kostenbesparing wordt bereikt doordat: • Er sprake is van een efficiëntere administratie. • Taken sneller worden afgehandeld. • Processen sneller worden doorlopen. • Er weinig tot geen handmatige controles meer zijn. • Gegevens eenmalig worden vastgelegd aan de bron. • Mutaties na akkoord automatisch worden verwerkt. • Fouten en correcties worden gereduceerd. • Papieren processen worden uitgefaseerd. • De loonstroken digitaal beschikbaar worden gesteld. • De beschikbaarheid van informatie wordt vergroot. • De toegang tot deze informatie plaats- en tijdsonafhankelijk is. • Het aantal extracomptabele en handmatige lijstjes en overzichten afneemt. • Het aantal ad-hoc vragen afneemt.

PAGINA 10 van 16


4. OPERATIONELE HR-ACTIVITEITEN Een groot deel van de kosten kan worden bespaard door een effectievere en meer efficiëntere uitvoering van de operationele hr-activiteiten. Door het automatiseren en stroomlijnen van de diverse administratieve en hr-processen, het vastleggen van gegevens aan de bron en door de inzet van workflowtechnologie wordt de kwaliteit en de snelheid van de hr-dienstverlening verhoogd. Workflowtechnologie zorgt er eveneens voor dat de doorlooptijd van het administratieve proces wordt verkort.

Door e-hrm technologie in te zetten, en informatie digitaal beschikbaar te stellen, kunnen ook kosten gereduceerd worden. Hierbij kan gedacht worden aan managementrapportages, inzage in medewerkerdossiers, het verzuimdossier en het digitaal dossier, maar bijvoorbeeld ook aan het niet meer op papier verstrekken van de loonstrook. Naast de kosten van de postzegel en het papier kunnen bovendien kosten worden bespaard op alle handmatige handelingen die worden verricht. Met name uit het samenstellen en het digitaal beschikbaar stellen van informatie kan veel voordeel worden behaald. De snelheid en het gemak waarmee medewerkers en leidinggevenden informatie vinden, vergroot tevens de arbeidsproductiviteit en medewerkertevredenheid. Vanzelfsprekend moet voorkomen worden dat de eventuele extra kosten van e-hrm niet hoger zijn dan de opbrengsten die ermee worden behaald. Minimaliseer de kosten van het gebruik van e-hrm door te kiezen voor één geïntegreerd systeem in plaats van diverse deel-, expert- of maatwerksystemen. Dit biedt tevens één uniforme, transparante werkwijze in de uitvoering van de diverse werkzaamheden en biedt de mogelijkheid tot geïntegreerde informatievoorziening. Daarnaast dient er rekening te worden gehouden met kosten voor de techniek als aanvullende hardware, en softwarelicenties, kosten voor de implementatie als projectleiding, communicatie en training, en terugkerende kosten voor beheer en onderhoud.

PAGINA 11 van 16


Onderzoek bevestigt financiĂŤle voordelen e-hrm Uit het jaarlijkse e-hrm onderzoek van softwareleverancier UNIT4 onder 169 middelgrote en grote bedrijven in Nederland blijkt dat de respondenten die gebruik maken van e-HRM, de financiĂŤle voordelen hiervan uitdrukkelijk bevestigen. In het onderzoek werd gevraagd welke doelstelling de organisatie nastreeft met e-hrm. Hierin noemt maar liefst 83,3 procent van de respondenten dat het gebruik van e-HRM software voor hen een middel is om de administratieve belasting van de hr-afdeling te verminderen. 77,8 procent heeft als doel de werknemers meer inzicht te geven in hun eigen gegevens en meer dan de helft (61,1 procent) zet e-hrm in om kosten te besparen. Ook blijkt uit recent onderzoek dat organisaties die e-HRM oplossingen introduceren andere voordelen halen.

Er is sprake van een toenemende medewerkertevredenheid door een snellere dienstverlening waarbij alle informatie digitaal beschikbaar is. De tevredenheid neemt tevens toe doordat er minder fouten worden gemaakt in de uitvoering van de HR-activiteiten. Bijvoorbeeld bij de salarisverwerking en de uitbetaling van onkostendeclaraties. Een ander voordeel dat genoemd wordt is een hogere kwaliteit van de HRM-dienstverlening doordat actuele informatie en instrumenten voor iedereen via het intranet of internet toegankelijk zijn.

Redenen om e-hrm aan te schaffen Er is een waarheid ten aanzien van de informatievoorziening: iedereen kijkt naar dezelfde informatie. Ook kunnen extracomptabele administraties (die geen deel uitmaken van de boekhouding) en deelsystemen verdwijnen. Verdere uitkomsten uit het onderzoek tonen aan dat het verlichten van administratieve lasten, kostenbesparingen en het verminderen van fouten de meest genoemde redenen zijn om e-hrm aan te schaffen. Het digitaliseren van de loonstrook levert bijvoorbeeld eveneens een enorme kostenbesparing op. Tot slot zal de afname van de omvang van administratieve hrm-taken de baan vrijmaken voor het invullen van de behoefte aan meer strategische ondersteuning en coachende rol van de hr-medewerkers.

PAGINA 12 van 16


5. INVESTEREN IS TERUGVERDIENEN Ten onrechte heeft de inzet van e-hrm instrumenten het imago een kostbare aangelegenheid te zijn. Door onder andere gebruik te maken van internet- en intranettechnologie kan competentiemanagement tegen lage kosten worden uitgerold in de organisatie. De distributie van informatie via e-hrm is vele malen goedkoper en effectiever. De initiĂŤle kosten van e-hrm worden meer dan goedgemaakt door de kortere leer- en doorlooptijd en de lage gebruikskosten. Een investering in e-hrm wordt gemiddeld gezien binnen het jaar terugverdiend.

Gemiddeld genomen kost het gebruik van een e-hrm oplossing een paar euro per medewerker per maand. Deze oplossing bestaat dan onder andere uit digitale medewerkerdossiers, digitale ondersteuning van de in-, door- en uitstroom van processen, verlofaanvragen, digitale declaraties, maar bijvoorbeeld ook uit ondersteuning bij het naleven van de Wet Verbetering Poortwachter in het geval van ziekte bij een van de werknemers. Naast de kosten voor het gebruik van de software zijn er kosten voor de implementatie, projectmanagement, consultancy en eventueel hardware. Er zal tevens geĂŻnvesteerd moeten worden in het ontwikkelen van de juiste aanpak, de keuze en prioriteitstelling voor functionaliteit en het digitaliseren en herinrichten van processen. Door het stroomlijnen van deze processen en door de hoge mate van selfservice door management en medewerkers, worden er minder werkzaamheden gegenereerd, wat kan leiden tot het besparen van personeelskosten. Dit betekent echter geen uitholling van de hr-functie. Efficiency in de uitvoering van de hr-activiteiten zorgt voor een omgeving waarin het mogelijk wordt om meer toegevoegde waarde te leveren aan de organisatie. Door slim te automatiseren krijgt hrm voldoende tijd om te besteden aan het ondersteunen, coachen en ontwikkelen van leidinggevenden en medewerkers bij het uitvoeren van hun taken.

PAGINA 13 van 16


E-HRM Value Calculator Het moet gezegd: de implementatie van e-hrm toepassingen is absoluut een investering, maar het verdient zich snel weer terug. Om dit te bewijzen heeft UNIT4 een berekeningstool ontwikkeld – de E-HRM Value Calculator – waarmee u in een oogopslag kunt zien hoeveel geld u kunt besparen.

Tot slot… Het is goed om te weten dat de kosten van het niet implementeren van een e-hrm omgeving nog veel groter zullen zijn. Dit zijn namelijk kosten die gerelateerd zijn aan de waarde van gemiste kansen, medewerkerontevredenheid, onnodige kosten door correcties en lange doorlooptijden, kwaliteitsverlies en te hoge bedrijfskosten voor de uitvoering van hrm-processen. Tel maar uit je verlies…

PAGINA 14 van 16


6. DE ROL VAN UNIT4 Uw organisatie moet zich continu aanpassen aan veranderingen om concurrerend te blijven. Succes hangt meer dan ooit af van aanpassings­ vermogen. Daarom staat “Embracing Change” centraal bij alles wat UNIT4 denkt en doet. Wij zetten dan ook graag samen met u de schouders onder het aanpassen van de bedrijfssoftware aan veranderende wetgeving, nieuwe marktomstandigheden, gewijzigde bedrijfsdoelstellingen en andere wijzigingen­. Daarbij realiseren we ons dat uw business gewoon moet doordraaien en beseffen we als geen ander dat veranderen niet altijd leuk is. Neem contact met ons op als u nieuwsgierig bent geworden naar de mogelijkheden van samenwerken met UNIT4 HR Solutions.

PAGINA 15 van 16


OVER UNIT4 HR SOLUTIONS HR & Payroll software vooruitgedacht UNIT4 HR Solutions zet de standaard neer voor bedrijfssoftware waarmee organisaties eenvoudig, snel en tegen beperkte kosten op zowel interne als externe hr- en payroll-veranderingen kunnen inspelen. • Schaalbare geïntegreerde software voor (e-)hrm en payroll • HR-processen flexibel vorm te geven via self service en workflow-oplossingen • Uniek flexibele salarisverwerkingsconcept. Hiermee kunnen organisaties eenvoudig schakelen tussen salarisverwerking in-huis, in-service (UNIT4 beheert de server, database en salarisverwerking), uit-huis, managed services en managed services+. Bij de twee laatst genoemde besteedt u het grootste deel van de verantwoordelijkheden uit. • Meest gebruikte salarisoplossing in Nederland met ca. 3,1 miljoen verloningen per maand

Innovatief Sluit u aan bij Innovatief HRM Nederland op LinkedIn

HRM Nederland

UNIT4 is initiatiefnemer van Innovatief HRM Nederland. Dit is een LinkedIn-netwerkgroep exclusief voor hrm- en financieel professionals. Het doel is om kennis uit te wisselen

over innovatie van hrm. Issues over bijvoorbeeld de meetbaarheid, efficiency, effectiviteit en kwaliteit van hrm. Maar ook actuele trends om het vakgebied te verbeteren worden besproken. Deelnemers hebben toegang tot kennisdocumenten en webinars. Lid worden kan via deze link: www.unit4.nl/innovatiefhrm

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT Wie bedrijfssoftware maakt, moet verder kijken dan vandaag. Organisaties zijn gebaat bij stabiliteit. Daarom moet software nu al klaar zijn voor de veranderingen van morgen.

Want UNIT4 weet dat u niet alleen geïnteresseerd bent in ‘ground breaking solutions 3.0’. U wilt dat uw organisatie blijft draaien en groeien. Wij begrijpen dat.

Embracing change is ons motto: UNIT4 is continu bezig met veranderingen. Het resultaat voor onze klant is software vooruitgedacht. Want vooruitdenken is wat UNIT4 doet: software leveren die klaar is voor morgen. Dus altijd zal werken. In tijden van snelle veranderingen beloven wij één ding: stabiliteit.

Om voorop te blijven moet ook de software snel en kosteneffectief aan te passen zijn aan de continu veranderende situatie van uw organisatie. Klanten van UNIT4 kunnen gerust zijn: met software die nu al klaar is voor morgen, verandert u gemakkelijk mee.

www.unit4.nl

UNIT4 HR Solutions Jan Tinbergenstraat 172, 7559 SP Hengelo

Nevelgaarde 20, 3436 ZZ Nieuwegein

Postbus 313, 7550 AH Hengelo

Postbus 500, 3430 AM Nieuwegein

T 088 247 27 99 F 074 245 54 45

T 088 247 27 99 F 030 602 10 50

E hrsolutions@unit4.com I www.unit4.nl

U4HRSolutions

werkkostenregeling.blogspot.com

InnovatiefHRMnl

Innovatief HRM Nederland

unit4hrblog.blogspot.com I www.unit4academy.nl


Whitepaper: Kosteneffectief hrm