E-NOVATION4U krant oktober 2014

Het innovatieplatform van UNIT4 Accountancy, oktober 2014, jaargang 9

e-novation4u “UNIT4 internationaal koploper in cloud”

VYF raadgevers & accountants ontzorgt ondernemers

Gratis dashboard voor ondernemers

ONS transformeert naar de cloud

3

9

11

15

Novak-voorzitter Marco Moling:

“De ondernemer in de accountant naar boven halen”

Harold Kinds (SRA)

The making of Referentie Grootboek Schema “Ik ben enthousiaster over RGS dan destijds over XBRL. Die was met name gericht op de efficiency van de uitvragende partijen, maar de ondernemer was daar nog niet bij gebaat.

Sterker nog, de beloofde administratieve lastenverlichting bleef uit. Als je nu vanuit de administratie met SBR wil rapporteren moet er nog wel het nodige werk worden verzet.”

“Ik vergelijk XBRL met een prachtig driedelig kostuum, maar daaraan heb je niets als je wilt sporten. RGS zijn vezels waarmee je elk denkbaar kledingstuk kunt maken of legosteentjes waar je alle soorten van informatie mee kunt bouwen. Dus ook informatie voor de ondernemer.”

Harold Kinds, hoofd productontwikkeling bij SRA Vaktechniek, vertelt vol passie over de missing link die hij heeft gemaakt tussen de informatie die administratiepakketten leveren en wat uitvragende partijen willen.

Kinds houdt zich al vijftien jaar bezig met standaardisatie. Het begon met de omzetting van de Auditfile naar een XML-schema. Dit is na tien jaar een groot succes.

RGS is tot dusver de kroon op zijn werk. RGS, voluit Referentie Grootboek Schema, heeft Kinds bedacht omdat hij het oeverloos gepraat over XBRL zat was.

“Het principe is mooi maar niemand werkt ermee omdat het niet werkbaar is in Nederland”, aldus Kinds.

“Iedereen maakt zijn eigen administratie en zijn eigen

grootboekrekeningschema maar er moet wel standaard gerapporteerd worden. Het mappen, ook wel taggen genoemd, van je administratie volgens SBR is monniken­werk. Want welke rekeningen horen nu bij welke uitvragende elementen? Daar hebben wij als accountants maar ook software engineers al enorm mee lopen worstelen. En als wij er al moeite mee hebben, hoe moet de ondernemer dit in vredesnaam gaan doen?

Dat is een enorme lastenverzwaring.”

Onduidelijkheid “Neem bijvoorbeeld het element ‘overige’. Bedoel je daarmee echt letterlijk ‘overige’ of ‘alles wat nog niet getagd is?’ Er is te veel onduidelijkheid over SBR om die snel en succesvol te mappen met de administratie.”

Belangenvereniging Novak slaat een andere weg in. Ze wil accountantsorganisaties niet alleen voorzien van content voor de dagelijkse praktijk waaronder de succesvolle kwaliteitshandboeken. De focus komend jaar zal naast het ontwikkelen van ‘assurance op maat producten’ meer liggen op een coachende­rol om zo de ondernemer in de accountant naar boven te halen. “Want de markt voor administratiefabrieken is beperkt en er zijn andere verdienmodellen nodig.”

Sinds april dit jaar is Novak een vereniging na jaren een stichting te zijn geweest. Volgens voorzitter Marco Moling is voor deze rechtsvorm gekozen, omdat leden dan directe inspraak hebben en dus input kunnen leveren. Daardoor kan Novak de belangen van de MKBaccountant beter veiligstellen.

Lees verder op pagina 7

UNIT4 Accountancy Najaarstour 2014 Van klassieke accountant naar strategisch adviseur Kijk voor meer informatie en aanmelden op www.unit4.nl/najaarstour 14 oktober 2014 16 oktober 2014 21 oktober 2014 28 oktober 2014 30 oktober 2014 4 november 2014

Veenendaal Hoofddorp Assen Dordrecht Eindhoven Middelburg

Lees verder op pagina 5

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT

2 E-Novation4u - oktober 2014 - JAARGANG 9

“We hebben een zeer efficiënt administratief proces en kunnen meer tijd besteden aan advies” O2 Accountants & Adviseurs haalt 40 procent van de omzet uit adviesdiensten Den Ouden niet geweldig. Bij een nieuwe versie van het ene pakket was ook een aanpassing van de koppeling met de andere pakketten noodzakelijk. Daarnaast moest klantinformatie in de verschillende pakketten afzonderlijk worden vastgelegd. Dat moest beter kunnen, dacht de vennoot en concludeerde na een marktinventarisatie dat alleen UNIT4 een totaaloplossing kon bieden. In januari 2012 is de keuze gemaakt en juli is de implementatie gestart. “UNIT4 adviseerde een gefaseerde implementatie over een periode van 2 jaar maar wij wilden in een keer over”, zegt Den Ouden. “In januari 2013 draaiden alle oplossingen met succes in eigen huis. We hebben ook gekeken naar hosting, maar dat vonden we toen nog te duur. In een volgende ronde zullen we waarschijnlijk wel kiezen voor hosting aangezien we dan geen updates meer hoeven te installeren.”

Zeer efficiënt administratief proces Door de automatisering is het handmatige administratieve werk flink gereduceerd door gegevensuitwisseling tussen de verschillende applicaties. UNIT4 Business Suite vormt het hart van de automatisering. Den Ouden: “Via dit programma is alles te koppelen als je het goed inricht.

Dat hebben we gedaan met de hulp van de consultants van UNIT4. Daardoor is ons administratieve proces zeer efficiënt en kunnen we meer tijd besteden aan advies.

Daarbij heeft het gebruik van UNIT4 Auditor in combinatie met Novak-content het voldoen aan de hoge kwaliteitseisen afgedwongen.”

Teun den Ouden

O2 Accountants & Adviseurs is klaar als het accountantskantoor van de toekomst. Dat betekent: niet zelf boeken, maar adviseren over hoe bedrijfsprocessen optimaal kunnen verlopen en ondernemingen beter kunnen omgaan met de kansen die op hun pad komen. “Wij worden betaald om te denken, niet om te doen. Het ‘doen’ hebben we weg geautomatiseerd.”

Teun den Ouden (RA), komt net als de andere drie vennoten van O2 Accountants & Adviseurs, van een big four accountantskantoor. O2 heeft vestigingen in Dordrecht (controle en advies), Culemborg (administratie/samenstel en advies) en Ede (HR-dienstverlening en salarisverwerking). De organisatie telt vier vennoten en in totaal vijftien medewerkers, waarvan vier RA’s. Big four kantoren verdwenen enkele jaren geleden uit Dordrecht. Voor Den Ouden was het als vennoot van de Dordtse vestiging een no-brainer om een WTA-vergunning aan te vragen om de bedrijven uit de regio te kunnen controleren. De hoeveelheid werk die de aanvraag met zich meebracht, viel mee omdat het kwaliteitsdenken in de genen zit bij de vier vennoten.

Constant scoren “We hebben een zware top, maar daardoor komen we met heel veel ervaring bij een klant. Daar komt altijd werk uit”, stelt Teun den Ouden. “Dat heeft ervoor gezorgd dat onze omzet voor veertig procent bestaat uit advieswerk. Dat geeft ook wel een risico want je moet constant weer scoren, maar als je je cliënten vaak bezoekt blijft het werk gewoon komen.”

De laatste twee jaar heeft O2 veel werk gegenereerd via andere accountants- en administratiekantoren. Veel bedrijven hebben het moeilijk en moeten herstructureren. Hoe dit te doen is een specialisme van de organisatie. “We worden door andere accountants gevraagd om mee te kijken met die dossiers die gaan/zouden moeten

herstructureren. We voeren puur advieswerk uit omtrent dit onderwerp en andere kantoren en de betreffende klanten zijn hiermee zeer geholpen.”

Automatiseren van andere kantoren Het enthousiasme en noodzaak van een goede automatisering brengt O2 ook over op andere accountants­ kantoren. In januari van dit jaar was er een groot boekhoudkantoor dat aanklopte voor advies over herstructurering bij klanten. Den Ouden constateerde een verouderde IT-omgeving en adviseerde om te automatiseren met UNIT4-software. O2 heeft de implementatie van de totaaloplossing verzorgd. “We hebben inmiddels grote kennis van UNIT4-software en weten hoe een implementatie succesvol verloopt. UNIT4 was hier blij mee, maar ook het boekhoudkantoor. En het aardige is: doordat we de implementatie succesvol hebben gedaan, ontstaat een vertrouwensband. Daardoor kunnen we ook andere adviesdiensten bieden die het kantoor niet in huis heeft.”

Versnipperd applicatielandschap Toen Den Ouden zich in 2010 met O2 Accountants & Adviseurs bij de groep partnerinfinance.nl aansloot, trof hij een versnipperd applicatielandschap aan. De organisatie gebruikte software van dertien verschillende leveranciers. Goed geautomatiseerd voor die tijd, maar informatie-uitwisseling tussen de pakketten liep volgens

Ook onze nieuwsbrief ontvangen?

Ontvang automatisch onze digitale nieuwsbrief. Hierin informeren wij u over de ontwikkelingen rondom onze software, support, trainingen en evenementen. Ook ontvangt u handige tips om nog meer uit onze software te halen.

Meld u nu voor onze nieuwsbrief aan via www.unit4.nl/accountancynieuwsbrief

E-Novation4u - oktober 2014 - Jaargang 9 3

“Internationaal koploper worden in cloudsoftware voor dienstverlenende bedrijven” CEO José Duarte over de toekomst van UNIT4 José Duarte (46 jaar, Portugees) is sinds 1 januari 2014 CEO van UNIT4. Hij is afkomstig van SAP, waar hij diverse leidinggevende functies heeft bekleed die in het teken stonden van het vergroten van het marktaandeel wereldwijd.

De strategie van UNIT4 is uit te groeien tot wereldmarktleider in cloudgebaseerde business software voor dienstverlenende organisaties. De vernieuwde focus en investeringen ondersteunen de groei van initiatieven als FinancialForce.com, vergroting van het marktaandeel in bestaande verticale markten waaronder de accountancymarkt en het aanboren van nieuwe markten en geografische gebieden.

Waarom is UNIT4 van de beurs gehaald?

José Duarte: “Kern van de beslissing was de verandering van het business model als gevolg van de opkomst van cloud computing. Hierdoor maken we een omslag van het traditionele licentiemodel naar inkomsten uit abonnementen op online software (SaaS). Dat heeft ingrijpende gevolgen voor je financiële structuur. We willen ook verder internationaliseren. Daarvoor willen we onder meer een netwerk van partners ontwikkelen. Door van de beurs te gaan zijn we ervan overtuigd dat we deze transitie beter kunnen volbrengen met een zeer kapitaalkrachtige partij achter ons, die er echt voor kiest ons in deze transitie te ondersteunen.”

Enorm succes mobiele apparaten De business software markt staat voor grote veranderingen. Het enorme succes van tablets en smartphones maakt dat medewerkers deze mobiele apparaten ook in hun dagelijks werk willen gebruiken. Privé zijn medewerkers vaak beter geautomatiseerd dan op kantoor. Dit komt doordat ze voorzien zijn van smartphone en tablets waarmee ze kunnen communiceren, hun bankzaken doen, etc. José Duarte vindt het daarom vreemd dat medewerkers op kantoor direct een IT-downgrade ervaren, omdat hun business software waarmee ze dagelijks werken uitsluitend via pc of laptop te benaderen is.

SMAC In de business software van UNIT4 zal daarop steeds meer de mens centraal komen te staan in plaats van de transactie. Dit door software SMAC te maken: • Social: tools voor online samenwerking.

• Mobile: beschikbaar op mobiele devices als smartphones en tablets.

• Analytics: voorzien van analysemogelijkheden aangezien de behoefte aan specifieke informatie enorm toeneemt.

• Cloud: af te nemen vanuit de cloud zodat de software altijd en via een webbrowser beschikbaar is.

Gaat alle software van UNIT4 naar de cloud?

“In principe wel, maar er blijft altijd de keuze tussen cloud en on-premise software. Als we sommige cloudevangelisten mogen geloven, dan staat ‘traditionele’ software eenzelfde lot te wachten als de Neanderthaler.

Cloud-oplossingen zijn volgens deze voorvechters de homo sapiens van de software, en zullen uiteindelijk onpremise oplossingen doen uitsterven. Maar daarin maken ze een belangrijke denkfout.

Het gedachtegoed van cloud-evangelisten gaat uit van het Darwinistische principe dat degenen die zich het beste weten aan te passen aan hun omgeving de strijd om te overleven zullen winnen: the survival of the fittest.

Software ontwikkelt zich, net als diersoorten, door mid-

José Duarte del van mutaties. In de evolutie vinden die mutaties nogal willekeurig en ongecontroleerd plaats, terwijl ontwikkelaars doelgericht werken aan oplossingen die beter passen bij de wensen van gebruikers. De evolutie van software gaat dan ook miljoenen keren sneller dan de ontwikkeling van soorten - en gelukkig maar.

De denkfout van de Darwin-benadering zit hem in de erfenis van het verleden. De natuur ververst zichzelf voortdurend: oude dieren sterven en maken plaats voor jonge soortgenoten. De evolutie van eigenschappen verloopt heel geleidelijk, door mutaties die gunstig blijken te zijn in de voortplanting.

In de kracht van hun leven De ontwikkeling van software gaat vele, vele malen sneller. Zo snel, dat de voorouders van cloud-oplossingen (onpremise oplossingen) nog in de kracht van hun leven zijn. Bedrijven hebben in de loop der jaren veel geïnvesteerd in hun technologie-infrastructuur, die nog lang niet aan het einde van zijn levenscyclus is. En wat voor nut heeft het om die technologie compleet te verwijde-

ren en alles opnieuw in te richten, alleen omdat er een nieuwe manier is om dingen te doen?

De razendsnelle ontwikkeling van software maakt dat het belangrijk is om de twee verschillende soorten naast elkaar te laten bestaan. On-premise software is niet uitgeëvolueerd, maar zal nog een hele tijd naast zijn cloudneefje blijven bestaan.”

Wat gebeurt er met de accountancy software?

“De accountancymarkt is en blijft een zeer belangrijke markt voor UNIT4. Het succes in Nederland willen we internationaal uitbouwen. De producten UNIT4 Audition, UNIT4 Auditor, en UNIT4 AccountAnalyser gaan daarom internationaal en worden geschikt gemaakt voor cloud. Ook UNIT4 Fiscaal komt als cloudoplossing beschikbaar. UNIT4 Prognose en UNIT4 Online Samenwerken zijn al cloud producten. En alle producten zijn nu al in hybride vorm via de cloud verkrijgbaar.”

Lees op pagina 6 meer over de ontwikkelingen binnen de online accountancy software.

4

e-novation4u - oKtober 2014 - Jaargang 9

Wat voor soort accountant bent u?

Compliance

Wat voor accountant bent u? U mag kiezen uit vier opties. Herstel, uit drie. Uw kennis, die van de klassieke accountant, is te allen tijde de basis voor de andere rollen: procesadviseur, bedrijfskundig adviseur of strategisch adviseur.

Als klassieke accountant zit u in het eerste kwadrant (linksboven). U ontzorgt de ondernemer bij het voeren van de boekhouding en het samenstellen van jaarrekeningen, aangiftes en kredietrapportages.

Klassieke accountant • Boekhouding • Jaarrekening • Fiscale aangiftes • Kredietrapportages

Procesadviseur • Procesadvisering - boekhouding - iCt - HrM • Risicomanagement

Ontzorgen

Coachen Bedrijfskundig analyticus • Tussentijdse cijfers • Liquiditeitsplanning • Prognoses

Bedrijfskundig analyticus In de zoektocht naar meerwaarde voor de ondernemer en verhoging van de omzet neemt u de rol van bedrijfskundig analyticus aan. Grotere ondernemingen die zelf hun boekhouding, jaarrekening en analyses verzorgen, bieden u de kans om als procesadviseur procesgericht advies te geven. Of controlewerkzaamheden efficiënter en effectiever uit te voeren. Wie weet er nu beter hoe je aansluitcontroles maakt en beheersmaatregelen implementeert dan u?

Strategisch adviseur • Performance management - brancheontwikkelingen - Commerciële kansen - strategieplanning - planning en budgettering

Performance

Mooie benchmarks Heeft de ondernemer behoefte aan een strategisch sparringpartner, dan bent u er voor hem in de rol van strategisch adviseur. U weet goed wat de brancheontwikkelingen zijn. U beschikt vaak over mooie benchmarks om de ondernemer ook te adviseren bij de business planning en het opstellen van begrotingen.

Het UNIT4 kwadrantenmodel

voor de dienstverlening van de accountant

van klassieke accountant naar strategisch adviseur u kunt deze presentaties verwachten op de unit4 accountancy najaarstour:

Het digitale kantoor van vandaag Hoe ziet een werkdag eruit in een digitaal kantoor? Hoe houdt u uw marges op peil? en kan software daarbij helpen? een demonstratie van onze software voor meer efficiency, digitalisering en procesoptimalisatie.

van salarisverwerker naar online partner Hoe maakt u succesvol de transitie van salarisverwerker naar online partner?

Leer van ervaringen van collega’s en krijg handvatten voor het realiseren van een toekomstbestendige salaris- (en Hr-) praktijk.

De roadmap naar strategisch adviseur Hoe kan social, mobile, analytics en cloud (sMaC) software de samenwerking met ondernemers versoepelen?

Hoe voegt deze software waarde toe aan de business van u en uw cliënten? een preview van de nieuwe online accountancy suite.

een actuelere boekhouding voor niet-boekende cliënten Meer betrokkenheid van niet-boekende cliënten én een actuelere boekhouding. een onmogelijke opgave of dichterbij dan u denkt? een preview van het nieuwe dashboard in unit4 Multivers online en andere ontwikkelingen, waarmee u de samenwerking met niet-boekende cliënten optimaliseert en extra adviesmogelijkheden creëert.

de presentaties vinden verschillende keren per dag plaats. u kunt ook demonstraties bijwonen en/of persoonlijk met onze aanwezige specialisten in gesprek gaan om de diverse onderdelen van onze totaaloplossing door te nemen.

Kijk voor meer informatie en aanmelden op www.unit4.nl/najaarstour

E-Novation4u - oktober 2014 - Jaargang 9 5

Vervolg van pagina 1

“Bouwstenen voor een betrouwbare administratie” Calculatielaag Als Kinds over SBR en de complexiteit praat dan klinkt er toch een beetje ergernis in zijn stem. SBR in Nederland is niet af. Er is enkel een presentatielaag (Nederlandse Taxonomie en bankentaxonomie) in SBR gemaakt maar geen calculatielaag (en dat helpt juist bij het taggen van de grootboekrekeningen uit de administratie). Hoewel XBRL dit voorschrijft, is dit in Nederland niet gebeurd omdat SBR anders ‘te zwaar’ zou worden.

Kinds: “Een aantal partijen kon dit qua performance niet aan en heeft vervolgens eigenhandig besloten dat wij in Nederland die calculatielaag niet hoeven te doen.

Nu wordt verwezen naar de ‘Formulalinkbase’. Die is zo ingewikkeld, dat het goed toepassen hiervan alleen voor de XBRL-wizzkids is weggelegd. Zo komt SBR nooit fatsoenlijk van de grond.”

Tijdens het ‘Karel V’ (hotel in Utrecht) overleg in september 2012 kwamen diverse partijen (Belastingdienst, Kvk, CBS, softwareleveranciers en Programma SBR) bij elkaar om met elkaar in gesprek te gaan over hoe SBR wel kan werken.

Wirwar aan omschrijvingen Kinds heeft de rapportageoplossingen van diverse softwareleveranciers waaronder die van UNIT4 naast elkaar gelegd. Hij ontdekte dat elke leverancier een eigen mappingschema heeft. Hij trof een wirwar aan omschrijvingen aan en een aantal rapportagetools bevatte veel gaten. “Het was een echte gatenkaas, terwijl elke leverancier en ook ik hetzelfde uitgangspunt hebben: het Modelbesluit van de Jaarrekening.”

Niet de eerste keer Met RGS heeft Kinds die calculatielaag ‘de missing link van SBR’ in een anderhalf jaar zelf ontworpen. Hij beaamt dat het monnikenwerk was, maar het voelde als een roeping om een Referentie Grootboek Schema te maken. Overigens is het niet de eerste keer voor Kinds.

Ruim tien jaar geleden heeft hij de eerste taxonomie van Nederland op XBRL gemaakt met hetzelfde doel: administraties laten aansluiten op de rapportage­ behoeften van uitvragende partijen. “Deze is afgekeurd want de taxonomie moest op IFRS gebaseerd zijn”, zegt Kinds. “Het is een schande dat een half miljoen MKBondernemingen zich moeten schikken naar een achtduizend organisaties die wel volgens IFRS moeten rapporteren. Die hebben heel andere dingen die het MKB niet heeft. Ik had een taxonomie ontwikkeld die voor het MKB geschikt was.”

Logische volgorde Na het Karel V overleg heeft Kinds zijn oude taxonomie weer voor de dag gehaald. Deze is langs de mappingschema’s van de verschillende rapportagepakketten gelegd en uitgebouwd met extra elementen en omschrijvingen. Kinds: “Die oude taxonomie is wel het hart van het huidige RGS. De omschrijvingen en ook de volgorde zijn logisch. Alles is gegenereerd door op iedere laag codes te definiëren. De combinatie van omschrijvingen die bij de codes horen vormen uiteindelijk het goed leesbaar rekeningschema. RGS is af.”

500.000 dagen besparen Softwareleveranciers, waaronder UNIT4, implementeren RGS in hun financieel administratieve en rapportagesoftware. Daardoor kunnen MKB’ers en accountants hun huidige grootboekrekeningschema’s blijven gebruiken. RGS vertaalt die gegevens naar de rapportagebehoeften van de uitvragende partijen. RGS leidt volgens Kinds overigens niet tot directe besparingen. “Maar ook niet tot extra kosten die een ondernemer zou moeten maken indien SBR verplicht wordt en hij zijn huidige grootboekrekeningschema zou moeten mappen met SBR. Daar besparen we met zijn allen heel veel. Het mappen van zijn administratie aan SBR kost per ondernemer een dag werk. Door RGS hebben we dus 500.000

E-factureren aan het praten en RGS zit ook in de Auditfile. Daardoor gaat de administratieve verwerking steeds meer automatisch en is die beter te controleren.

Het administratiekantoor moet het straks enkel hebben van ondernemers die absoluut niet zelf willen boeken.”

Meerdere niveaus RGS is er op meerdere niveaus, vertelt Kinds. “Je kunt bijvoorbeeld enkel boeken op materiële vaste activa. Of zeggen: Nee, ik boek ook op grond en gebouwen. Of je gaat als ondernemer nog een niveau dieper door aan te geven: ‘Ik boek het op investeringen, desinvesteringen en herwaardering van eerder afgewaardeerde activa’.

Dit laagste niveau heb je uiteindelijk wel nodig. Dit zijn de legosteentjes die we uit SBR hebben gehaald. We hebben gezien dat de KvK zegt: ‘We willen de investeringen zien’, terwijl het CBS vraagt om uitsplitsing van de investeringen in nieuw en tweedehands. We hebben alle rapportagebehoeftes ontrafeld en omschreven in RGS, waaronder de werkkostenregeling.”

Harold Kinds werkdagen bespaard. Bovendien ontstaan dankzij RGS betrouwbaardere rapportages. RGS leent zich ook om consolidatie- en benchmarkrapporten mee te beschrijven. Ook de werkkostenregeling hebben we in RGScodes uitgeschreven. Je kunt er heel veel extra’s uit halen. Ondernemers zijn met RGS ‘in control’ zonder dat het meer tijd kost.”

Hoe kan de ondernemer met RGS werken?

“Het begint met de nieuwste versie van zijn financiële software gebruiken als de leverancier RGS heeft ingebouwd. En eenmalig moet de administratie worden omgezet. Het opnemen van de RGS-codes in het bestaande grootboekrekeningschema is een andere mogelijkheid. Hierbij kan de accountant een rol spelen.

RGS leidt dan ook tot extra advieswerk voor de accountant. Het klassieke administratiekantoor zal het moeilijker krijgen. Zeker als facturen een RGS-code krijgen, is automatisch boeken zeer laagdrempelig. Ik ben met

Klinkt goed. Is RGS dé nieuwe breed geaccepteerde uitwisselingsstandaard in Nederland?

“Er is nog geen formeel akkoord, maar alle partijen die er aan mee hebben gewerkt, zijn enthousiast. We zijn nu bezig om RGS goed georganiseerd te krijgen met beheergroepen, publiciteit, website, implementatie en ketentests. Er is nog een stukje angst want je dwingt je als uitvragende partij in een keurslijf. Als je je conformeert, kan je niet zo makkelijk iets wijzigen. Maar angst is ongegrond: iedereen mag input leveren om RGS nog beter te maken. RGS is van iedereen.”

Wat moet een accountant doen om met RGS te gaan werken en zijn cliënten over te zetten?

“Op de website www.referentiegrootboekschema.nl staat alles: instructies voor accountants, ondernemers, uitvragende partijen en softwareleveranciers. Je vindt er een kennisbank met mappingsschema’s, verdiepingsartikelen en meer. Daarnaast is er een discussieforum dat na eenmalige registratie gratis is te bezoeken. De website wordt continu aangevuld met nieuwe informatie.”

De opbouw van RGS RGS is opgebouwd uit bijna 2000 regels en bestaat uit drie kolommen: • referentiecode van het RGS-gegevenselement • het referentiegrootboeknummer ter illustratie • omschrijving van het RGS gegevenselement Daarnaast zijn er mappingsschema’s naar de Nederlandse Taxonomie en bankentaxonomie.

Het referentiegrootboeknummer in RGS bestaat uit negen cijfers: • Positie 1 en 2 voor de hoofdrubriek: deze nummering staat min of meer vast; • Positie 3 en 4 voor de grootboekrubriek binnen de hoofdrubriek: hierbinnen is ruimte voor het aanleggen van deelrubrieken die wel moeten worden doorgenummerd; • Positie 5 en 6 voor de grootboekrekening binnen de rubriek: hierbinnen kan eveneens worden doorgenummerd; • Positie 7 en 8 voor de mutatie binnen de grootboekrekening: hierbinnen kan ook verder worden doorgenum-

merd als voor mutaties verschillende transactiesoorten moeten worden onderscheiden; • Positie 9 voor de extensie van de grootboekrekening.

Behalve een nummer kent een rekening binnen RGS de volgende velden: • Grootboekomschrijving: de naam van de rekening zoals uniform vastgesteld; • Omslagcode: voor die rekeningen waarbij afhankelijk van het saldo (debet of credit) verschillende wijzen van rapportage gelden, maakt RGS gebruik van deze omslagcode. Het meest bekende voorbeeld hiervan is de rekening ‘bank’. Bij een positief saldo is sprake van ‘liquide middelen’ en bij een negatief saldo is sprake van ‘schulden op korte termijn’; • Referentiecode: Net als het referentiegrootboeknummer is de referentiecode uniek per rekening binnen RGS. Maar in tegenstelling tot het referentiegrootboeknummer bestaat de referentiecode uit louter letters.

(bron: www.referentiegrootboekschema.nl)

6 E-Novation4u - oktober 2014 - JAARGANG 9

“Het echte voordeel van de cloud voor accountants is de crowd” Strategic product manager Wilco Kraaij over cloudplannen van UNIT4 Accountancy Wie voert de regie hierover?

Wilco Kraaij: “Ik hoop de crowd, de gebruikers zelf.

UNIT4 levert standaard modellen uit waarmee de kwaliteit is te bepalen. Daaronder moet volledige vrijheid zijn van waar gebruikers deze standaard dingen kunnen corrigeren. Door modellen te selecteren op populariteit, kan je er vanuit gaan dat ze geen onzin bevatten. We moeten de kennis van de crowd benutten om een veel betere dienstverlening te leveren dan we tot nu toe kunnen doen. Zie het concept als een soort Wikipedia. De encyclopedie die onderhouden wordt door de crowd heeft ook een hoge betrouwbaarheid. Dat komt omdat de samenstellers kritisch zijn en gebruikers de mogelijkheid krijgen om te reageren en te corrigeren.”

Wilco Kraaij

Moeten we onze software wel of niet vanuit de cloud afnemen? Deze vraag houdt accountants- en administratiekantoren steeds vaker bezig na het lezen van artikelen over de vooren nadelen van de public, private en hybrid cloud. Wilco Kraaij, strategic product manager bij UNIT4 Accountancy, fronst zijn wenkbrauwen bij het lezen van dit soort artikelen. “Zouden er accountants zijn die zich afvragen of ze hun eigen internetbankierenportaal zouden willen hosten? Waarschijnlijk niet omdat het geen toegevoegde waarde oplevert, alleen maar extra werk. Waarom zou een accountant van een softwareleverancier iets anders willen dan applicaties die altijd en overal beschikbaar zijn?”

Er zijn volgens Kraaij twee redenen waarom cloud extra geschikt is voor de accountancymarkt: vanwege standaardisatie en kennisdeling. De eerste reden is direct ver­bonden­ met de werkelijke aard van veel accountants­­werkzaam­ heden. De uitkomst van het opstellen van de jaarrekening is accountant-onafhankelijk. “Het maakt niet uit of accountant A of accountant B de jaarrekening van bedrijf X opstelt.

De uitkomst zou hetzelfde moeten zijn. Hetzelfde geldt voor de fiscale aangifte en wellicht ook voor de cijferanalyses.”

Samenwerken De tweede reden waarom de cloud geschikt is voor accountants is samenwerken. In geen andere branche is samenwerken zo logisch als in de accountancy, stelt Kraaij. “Accountants werken vaak met meerdere specialisten voor de cliënt om verantwoordingsdocumenten te maken voor verschillende uitvragende partijen. Het is beter als alle specialisten: de ondernemer, assistent accountant, accountants en fiscalisten aan hetzelfde proces werken en het liefst in eenzelfde omgeving. In de cloud is namelijk een dergelijke omgeving te creëren waar alle specialismen toegang hebben tot voor hen relevante functionaliteit en gegevens. Bovendien hebben ze geen omkijken naar het beheer en onderhoud.”

Toegevoegde waarde met administratieve dienstverlening Accountants die in een dergelijke omgeving werken, kunnen echt toegevoegde waarde leveren op diverse gebieden.

“Stel, tegelijk met het opstellen van een jaarrekening voor een bouwbedrijf, worden de meest populaire analyses binnen de branche uitgevoerd. Dat is echte toegevoegde waarde”, legt Kraaij uit. “Of een accountant die werkt aan het hoofdstuk onderhandenwerk van een jaarrekening, kan direct een discussie starten over de interpretatie van bepaalde richtlijnen over de waardering van het onderhandenwerk. Daarnaast ziet hij andere discussies die levendig zijn in deze branche. Ik word enthousiast van het feit dat dagelijks tienduizenden accountants te maken hebben met dezelfde vraagstukken die ze op basis van dezelfde wet- en regelgeving moeten interpreteren. Hoe mooi is het dan als je direct vanuit de juiste plek in de applicatie gebruik kunt maken van de kennis en kunde van deze experts door middel van de cloud. Het echte voordeel van cloud vind ik dus crowd: informatie delen die vervolgens anderen kunnen gebruiken en verrijken.

Accountants maken allemaal werkprogramma’s. Waarom delen we die niet? Alle accountants willen analyses voor bepaalde branches. Waarom delen we die analyses niet met elkaar?”

Er is een grote diversiteit aan content beschikbaar. Door die te delen via de cloud ontstaat volgens Kraaij een mooie basis voor een kwaliteitsplatform waarbij accountants zichzelf continu scherp houden en veranderingen doorvoeren. “Daardoor ontstaat een levend document aan modellen, analyses en data.”

Hoe gaat UNIT4 dit technisch handen en voeten geven?

“We beginnen klein. We denken in eerste instantie aan een module waarin accountants de interpretatie van bepaalde rapportmodellen kunnen bediscussiëren.

Accountants kunnen hier hun interpretatie voor bijvoorbeeld een balanspost in een bepaalde branche geven. Zo is te voorkomen dat accountants het wiel opnieuw hoeven uit te vinden: ze kunnen zo op beschikbare modellen voortborduren. Omarmen wat er is, verrijken met eigen kennis en feedback krijgen zodat je weet dat je het goede levert. Dat zie ik persoonlijk als mooie stap om ervaring op te doen met de crowd. Het is heel modelmatig en layout onafhankelijk. Het gaat echt om inhoud en per branche­. Zo kan je bijvoorbeeld zien wat de aandachts­ gebieden zijn voor een bepaalde branche. Of de fiscale discussies over de interpretatie van bijleenregeling voor de eigen woning volgen.”

Welke programma’s gaan naar de cloud?

UNIT4 AccountAnalyser, UNIT4 Auditor en UNIT4 Audition komen allereerst beschikbaar voor de cloud.

Maar dan als een geïntegreerde applicatie om overlap in functionaliteit te vermijden.”

Wat betekent dat voor een accountantskantoor?

“Een accountant krijgt data vanuit een transactioneel systeem. Eigenlijk wil je wat kunnen zeggen over de kwaliteit van dat systeem. Nu heb je in UNIT4 AccountAnalyser 130 rapporten beschikbaar om de kwaliteit te kunnen toetsen. Maar dat programma zal straks automatisch iets kunnen zeggen over de kwaliteit. De accountant bepaalt de normen: op kantoor- en klant­ niveau. We willen die analyseregels ook gaan delen, zodat ze vervolgens door de crowd kunnen worden aangevuld. Zoals afwijkingen bij analyses. Accountants kunnen dan eenvoudiger betere analyses maken en hun kennis ook verder delen.”

Kraaij is ervan overtuigd dat kennisdeling via een cloudplatform leidt tot goede discussies die daardoor een convergerende werking zullen hebben. Zo kan de sector zichzelf corrigeren via de crowd. “De overheid zal hier blij mee zijn, omdat ze aan de sector heeft gesteld om normen te bepalen. Anders gaat zij het doen.”

Wat moet de accountant doen om hiervan gebruik te kunnen maken?

“Wij laten accountants meegroeien naar een bepaald model. Ze kunnen dan klant voor klant bepalen wie overgaat. Het gaat erom dat de accountant de voordelen ziet.

Zoals tijdwinst doordat de computer geautomatiseerd data analyseert. Geautomatiseerd kijken wat logisch is en afzetten tegen een peer group of eigen normen. Data worden zo nauwkeuriger en beter. Je krijgt ook de mogelijkheid om klanten meer in het proces te betrekken. De hoogste vorm van online samenwerken is samen in een applicatie werken.”

E-Novation4u - oktober 2014 - Jaargang 9 7

Vervolg van pagina 1

“Meer dan ooit opkomen voor de belangen van de MKB-accountant” Werkgroepen Novak heeft vier werkgroepen opgericht om bepaalde onderwerpen gericht aan te kunnen pakken. De werkgroep Imago wil de toegevoegde waarde en het onderscheidend vermogen van de MKB-accountant duidelijk maken. Dit is door de crisis en schandalen vertroebeld.

De werkgroep Onderwijs wil input leveren voor de aankomende hervorming van het accountancy-onderwijs die voorziet in een splitsing tussen assurance en advisering.

De werkgroep Regelgeving maakt zich hard om doorgeschoten regelgeving in toom te houden.

De Novak-voorzitter vindt regelgeving goed maar die is ontworpen met de grote kantoren in het achterhoofd.

Voor kleine MKB-accountants is die vaak niet relevant maar ze moeten wel flinke dossiers aanleggen. “Dit leidt tot extra kosten en uiteindelijk komt de rekening bij de klant terecht. Wij maken ons hard voor praktische regelgeving die goed is uit te leggen aan de ondernemer.”

De laatste werkgroep, Ondernemerschap, is opgericht om te kijken hoe de MKB-accountant zijn toegevoegde waarde kan blijven behouden en verbeteren. “Je kunt je als kantoor specialiseren in het efficiënt verwerken van de administratie maar er is maar een beperkte markt voor dit soort administratiefabrieken” stelt Moling. “Er zullen dus ook andere en nieuwe manieren moeten komen zodat een ondernemer ook straks juist bij een Novak-lid aanklopt. We hebben hier bepaalde ideeën over die we nu verder ontwikkelen.”

Kunt u die ideeën toelichten?

“Als administratieve productiefabriek moet je enige omvang hebben om te kunnen investeren in automatisering. Anders kan je er niet aan verdienen. Een optie is samenwerking om kostenefficiëntie te bereiken. Ook al zijn accountants van nature geen samenwerkers, op het gebied van kostenbeheersing zou het mogelijk moeten zijn. Maar belangrijker nog is dat accountants gaan nadenken over de vragen: wie ben ik, wat wil ik in mijn dagelijks werk, wat wil ik bereiken voor de klant, welke vaardigheden heb ik in huis en welke zou ik nog moeten hebben om dat wat ik wil te kunnen bieden? We gaan vanaf 2015 cursussen aanbieden zodat onze leden hun ontbrekende ondernemersvaardigheden kunnen aanscherpen.”

Klinkt heel mooi, de accountant cursussen aanbieden om meer als ondernemer te denken. Waarom is hier niet eerder over nagedacht?

“Om eerlijk te zijn denk ik hier al jaren over na. We zien dat veel accountants worstelen met dit soort aspecten. In tijden van voorspoed kan je dit ter sprake laten komen. Maar als er voldoende geld binnenkomt, is er geen noodzaak tot veranderen. Nu we aan de vooravond staan van een totale nieuwe indeling van het accountancylandschap is de noodzaak om te veranderen er wel. Daarom is de vraag ‘wat wil ik?’ zo belangrijk. Accountants die vasthouden aan het inkloppen en verwerken van administraties, maar hun klanten zien verdwijnen naar partijen die dit goedkoper kunnen, zouden zich moeten afvragen waar hun toekomstig verdienmodel ligt of stoppen geen betere optie is.”

Biedt Novak ook ondersteuning aan accountants die willen veranderen?

“Ja, wij willen ook een coachende rol gaan vervullen.

Leden bij de hand nemen en daar waar nodig begeleiden, zaken helder krijgen wat ze zelf willen bereiken.”

U zei eerder in het gesprek dat accountants van nature geen samenwerkers zijn, staan ze wel open voor coaching­?

“Steeds meer is mijn gevoel. In de maatschappij zie je de sterke ontwikkeling dat CEO’s van grote bedrijven en

Marco Moling bekende Nederlanders ook steeds vaker een coach in de arm nemen. Die houdt hen een spiegel voor en geeft advies over het sterker maken van hun vaardigheden.

Ook probeert de coach blinde vlekken helder te krijgen.

Accountants zouden die uitdaging eens aan moeten gaan. Ik heb zelf coachingstrajecten en opleidingen daarin gedaan en kwam tot de ontdekking dat ik door een andere aanpak succesvoller kan zijn.”

Kunt u een voorbeeld noemen?

“Door bijvoorbeeld de master Neuro Linguïstisch Programmeren te voltooien, heb ik geleerd om nog beter te communiceren. Door onder andere non-verbale signalen te leren herkennen van mensen met wie je communiceert, denkstijlen, waarden en overtuigingen te leren analyseren. Ik heb geleerd om zaken zo te formuleren dat gesprekspartners zelf gaan nadenken over het antwoord.

Hierdoor ontstaat een krachtigere uitkomst en kan je dus veel gerichter adviseren. Na afloop dacht ik: die cursus had ik al twintig jaar geleden moeten volgen. Door dergelijke cursussen wordt de adviseur en communicator in de accountant wakker. Het doel van de trainingen die Novak gaat aanbieden, is om de accountant zich bewust te maken van zichzelf, zijn omgeving en hem/haar instrumenten te geven om het doel te verwezenlijken.

Met goede communicatie kom je tot een goed advies en dan hoef je niet krampachtig bezig te zijn om een opdracht binnen te halen. Je haalt dan een opdracht binnen omdat je de juiste dingen zegt en doet.”

Behoort software ook tot die instrumenten?

“Lijkt mij wel. De interne organisatie moet goed geautomatiseerd zijn zodat de administratieve verwerking zo min mogelijk tijd kost. De accountant moet de onder­ nemer ook kunnen adviseren over een effectieve uitwisseling van gegevens. Kantoren kunnen het beste kiezen

voor een automatisering vanuit de ERP-gedachte: eenmalige invoer van gegevens die zij vervolgens gebruiken in diverse templates. Als je verschillende tools aan elkaar knoopt, loop je het risico dat het lastig is om zaken grondig te herstellen als het fout gaat.”

Gaat Novak haar leden ook ondersteuning bieden om de automatisering goed te krijgen?

“Deels gebeurt dat natuurlijk al via de content en kwaliteitshandboeken. Daarnaast komen op termijn de Assurance op Maat producten. Deze worden geïntegreerd in de automatiseringsomgeving van onze leden. Hiervoor werken we ook met UNIT4 samen en maken daar de vertaalslag naar de automatisering. Daarnaast werken we met een aantal organisaties aan fiscale templates voor de samenstelpraktijk die onder andere in UNIT4 Auditor zijn te gebruiken. Die content wordt continu aangepast.

We willen ervoor zorgen dat die nieuwe maatwerkcontentproducten beschikbaar komen in de pakketten waarmee onze leden werken. Zodat ze er perfect mee uit de voeten kunnen.”

UNIT4 en Novak Novak maakt deel uit van de E-Novation4U-denktank waar accountants, brancheverengingen en UNIT4 onderling kennis uitwisselen. Novak en UNIT4 hebben regelmatig overleg over afstemming van content en hoe deze past in UNIT4 Auditor. Er is tevens vanuit Novak een UNIT4 Audition gebruikersgroep en Novak-leden krijgen korting op software van UNIT4.

E-Novation4u - oktober 2014 - Jaargang 9 9

“Meerwaarde creëren voor cliënten door gebruikersgemak en naar de toekomst te kijken” VYF raadgevers & accountants ontzorgt ondernemers op financieel gebied

Jan en Mark Verkuijlen

Accountantskantoor VYF raadgevers & accountants heeft onlangs in Eindhoven een nieuwe vestiging geopend die nieuwe en ambitieuze ondernemers moet aantrekken. Het kantoor is in november 2013 opgericht in Heeswijk-Dinther en is daar uit zijn jas gegroeid. Vennoten Jan en Mark Verkuijlen streven ernaar over vijf jaar tussen de vijf en tien medewerkers in dienst te hebben. Het duo koos vanwege zijn omvang en innovatieve karakter bewust voor Eindhoven, waar het veel (jonge) innovatieve en ambitieuze ondernemers verwacht aan te treffen. Met het oog op die doelgroep gaat VYF UNIT4 Online Samenwerken implementeren. “Wij willen voor onze cliënten alles zo eenvoudig mogelijk maken”, aldus Mark Verkuijlen.

VYF richt zich op innovatieve en ambitieuze ondernemers met het concept financieel ontzorgen. De drie pijlers van dit concept zijn ’advies op maat’, ’klaar voor de toekomst’ en ’altijd financieel inzicht’. De ondernemer houdt zich bezig met zijn passie en VYF lost zijn financiële en fiscale vraagstukken op. De communicatie tussen VYF en haar cliënten gaat in de aanspreekvorm ’je’ en ’jij’, omdat ze een verlengstuk van de ondernemer zijn.

Online samenwerken Volgens Mark Verkuijlen is met name de jongere generatie steeds meer gewend om alles met de computer, tablet of telefoon te doen. “Online samenwerken vinden ze veel gemakkelijker: de jaarrekening en IB- en VpB-aangiftes digitaal krijgen en goedkeuren. En als ze stukken moeten aanleveren, kunnen ze er eenvoudig een fotootje van maken en verzenden. Dat is met UNIT4 Online Samenwerken allemaal mogelijk!” Wat hij ook een voordeel vindt, is dat zijn cliënten belangrijke documenten altijd bij de hand hebben. Cliënten kunnen simpelweg een tablet meenemen, inloggen en de documenten presenteren bij bijvoorbeeld de bank of een investeerder. Dat gebruiksgemak voor de cliënt past helemaal in ons concept: financieel ontzorgen.”

Altijd alle informatie raadplegen Het accountantskantoor werkt met digitale dossiers en zal na de opening van de nieuwe vestiging niet eens meer zonder elektronisch dossiers kunnen. Met digitale dossiers kan VYF altijd alle informatie raadplegen en bijhouden, of medewerkers nou in Heeswijk-Dinther of in Eindhoven aan het werk zijn. “Dat levert veel voordeel en tijdsbesparing op: omdat je alles zo kan opzoeken en dus niet hoeft te grasduinen in je archief.” Daarnaast draagt een elektronisch dossier bij aan een betere dossiervorming wat de kwaliteit van de werkzaamheden ten goede komt.”

Veel ‘archeologisch’ werk Om cliënten meerwaarde te kunnen bieden met een gericht advies over de toekomst van hun onderneming, heeft VYF voor prognosesoftware UNIT4 Prognose gekozen. “Een accountant doet veel ‘archeologisch’ werk: steeds terugkijken. Het is als ondernemer belangrijker om vooruit te kunnen kijken.” De focus tijdens besprekingen zal volgens Jan Verkuijlen verschuiven van de jaarrekening naar de prognose die op die jaarrekening is gebaseerd. “Het is voor de ondernemer natuurlijk vele malen interessanter om op grond daarvan over de toe-

komst te praten dan over het afgelopen jaar. De onder­ nemer wil juist vooruit kijken en met je sparren over plannen en ideeën.”

Cliënten beter begeleiden Als voorbeeld noemt Mark Verkuijlen een bespreking van de prognose van een transportonderneming. “Hij kan dan zeggen: dit klopt niet helemaal, want ik ga over een half jaar een extra vrachtwagen aanschaffen.” Dat cliënten tijdens zo’n bespreking veel eerder hun plannen ter sprake brengen, biedt volgens Mark Verkuijlen de mogelijkheid om cliënten beter te begeleiden en meer toegevoegde waarde te leveren. Hoe eerder een dergelijk plan besproken wordt, hoe beter. “Wanneer de transportonderneming al met de financiering bezig is, ben je relatief laat. Als je het eerder bespreekt, kan je kijken wat een optimaal moment zou zijn en óf er überhaupt wel een truck bij moet komen.”

Om klanten financieel te kunnen ontzorgen is het fijn om met sterke partners samen te werken. De ervaren Jan Verkuijlen, die al ruim 25 jaar klant is van UNIT4, roemt de hoge kwaliteit van de UNIT4-software. “We kunnen erg goed met de UNIT4-software werken. Met name de nieuwere software, UNIT4 Prognose en UNIT4 Financial Data Suite, werkt soepel en erg prettig, en voelt natuurlijk aan.”

Blijf op de hoogte van ons laatste nieuws.

Volg ons ook op twitter: @U4Accountancy

10 E-Novation4u - oktober 2014 - JAARGANG 9

“Klanten willen niet per se zelf boeken, wel willen ze er minder voor betalen” BGH Accountants & Adviseurs dankt bestaansrecht mede aan een efficiënte ICT

Richard Smits en Ronald Mengedé

“Ons bestaansrecht is accountancy, administratie en fiscale aangiften en advies daarover.” BGH Accountants & Adviseurs is hier glashelder over. Ondernemers willen volgens het kantoor dat een sterke marktpositie heeft in de regio Nijmegen, Uden en Schijndel niet zelf boeken maar ontzorging op dit vlak. Die wens zal blijven bestaan, alleen het bedrag dat cliënten voor de traditionele diensten over hebben, daalt. “Daarom kijken we continu naar waar we efficiënter kunnen werken. Dat kan alleen door alle automatisering bij één partij af te nemen. Zo zijn softwarepakketten op elkaar afgestemd, heb je één aanspreekpunt en word je goed geholpen.”

BGH Accountants & Adviseurs bedient meer dan 1.600 klanten in Noord-Brabant, Limburg en Gelderland met financiële en administratieve diensten. De organisatie is ontstaan uit overnames van diverse kantoren. Er zijn vestigingen in Schijndel, Uden en Nijmegen met totaal zestig medewerkers. Dienstverlening van BGH is op maat gesneden. Cliënten bepalen zelf welk dienstverleningsmodel het beste bij hen past. De core business is het samenstellen van jaarrekeningen en het verzorgen van aangiften. Ook voert BGH een aantal (wettelijke) controleopdrachten uit, geeft controleverklaringen af, stelt budget- en kwartaalrapportages op en ondersteunt bij het opstellen van begrotingen en ondernemingsplannen.

De kantoren waren afzonderlijk geautomatiseerd, maar er moest een centrale omgeving komen. Er is gekozen om de ICT vanuit het kantoor Nijmegen te draaien in een private cloud omgeving.

Eigen inrichting “We hadden geluk dat de twee overgenomen kantoren ook met UNIT4-software draaiden”, vertelt Richard Smits, vennoot bij BGH. “Toch bracht de samenvoeging wat ongemak met zich mee. Het aan elkaar koppelen van die verschillende inrichtingen was lastig aangezien ze in aparte databases draaiden. Die zijn door de consultants van UNIT4 goed samengevoegd.”

Om efficiëntie te kunnen bewerkstellingen heeft BGH gekozen voor een ‘best practice’. Databases zijn samengevoegd, en gegevens die nieuw werden ingevoerd kregen een uniforme nummering. Uiteindelijk ontstaat dan na verloop van tijd een redelijk uniforme werkwijze, stelt Ronald Mengedé, eveneens vennoot bij BGH. “UNIT4 DocumentManager zal ons hierin ondersteunen omdat we die uniform hebben ingericht.”

Grote salarispraktijk Door de grote salarispraktijk kijkt BGH ook hier naar het efficiencyvoordeel. Dit door het gebruik van UNIT4 Personeel & Salaris Online waar klanten hun salarisstrook kunnen opvragen maar ook hun personeelsdossier kunnen inzien. Mengedé: “We ervoeren al een flinke besparing toen we de 3500 stroken per maand gingen versturen per e-mail in plaats van per post. Met de inzet van de portals kunnen klanten nog meer administratieve HR-taken zelfstandig regelen. Dat bespaart ons administratieve tijd terwijl de klanten gemak ervaren.”

Digitale bankenrapportage Al roepen media en brancheverenigingen dat de digitalisering in een stroomversnelling komt, de realiteit wijst uit dat bijna alle klanten van BGH nog op papier corresponderen met banken. “We hebben UNIT4 SBR Manager

voor de digitale bankenrapportages, de interesse vanuit de bankensector voor digitale kredietrapportages is nog beperkt”, zegt Smits. “BGH is een vooruitstrevend kantoor en wij hebben PKIoverheid-certificaten dus we kunnen digitaal communiceren met de bank. Wij zijn er in ieder geval klaar voor.”

Geen belemmering Hetzelfde geldt voor het digitaal verstrekken van KvKstukken. Dit kan vanuit UNIT4 Audition, waardoor er vanuit de automatisering geen belemmering is om dit niet digitaal te doen. Smits: “Toch sturen we nu nog bijna alle jaarrekeningen netjes op papier mee. Zodra het verplicht wordt (vanaf boekjaar 2016, red.) zoals bij de inkomstenbelasting, dan zal dat wel gebeuren.”

De digitalisering zal volgens Smits en Mengedé van BGH pas echt een vlucht nemen als iemand een deadline stelt, zoals bij IBAN is gebeurd. In dat geval kan BGH direct hierop inspelen doordat de automatisering op orde is.

Niet zelf boeken, toch inzicht Lang niet alle klanten van BGH willen zelf boeken maar ontzorging op dit vlak, zeggen Richard Smits en Ronald Mengedé. Parallel aan deze wens ontwikkelt UNIT4 momenteel een web-based mogelijkheid, waarbij klanten die niet zelf willen boeken wel alle voordelen hebben van het voeren van een goede administratie.

Die voordelen zijn: inzicht in de stand van zaken, openstaande posten zien en direct kunnen aanmanen, direct kunnen factureren en binnengekomen facturen direct kunnen uploaden zodat de accountant ze kan verwerken. Meer hierover leest u op pagina 11.

E-Novation4u - oktober 2014 - Jaargang 9 11

“Van achteruitkijkspiegel naar navigator op weg naar ondernemerssucces” Gratis dashboard voor ondernemers die administratie overlaten aan accountant Ondernemers die niet zelf hun administratie doen, willen wel weten hoe ze er financieel voor staan. Dit is vrij onmogelijk. Immers, als je zelf niet boekt dan is er geen informatie die dit inzicht verschaft. Toch geeft 25 procent van de ondernemers aan niet zelf te willen boeken, zo blijkt uit onderzoek van UNIT4.

Om deze ondernemers het gewenste inzicht in hun bedrijf te geven, komt UNIT4 met UNIT4 Multivers Management Monitor. Dit is een dashboard dat ondernemers inzicht geeft in de cijfers. UNIT4 verstrekt deze tool gratis zodat accountants hun niet-boekende cliënten laagdrempelig extra adviesdiensten kunnen verlenen.

Ondernemers profiteren van UNIT4 Multivers Management Monitor als ze hun facturen en bankmutaties regelmatig verstrekken en hun accountant hiervan een subadministratie bijhoudt in UNIT4 Multivers Online. Hoe sneller facturen bij de accountant terechtkomen en hoe sneller de accountant deze administratief verwerkt, des te realistischer is het inzicht. Het bijhouden van een subadministratie kost accountants wellicht iets meer werk bij handmatig inboeken. Door de live bankenkoppeling worden betalingen volledig automatisch verwerkt. Dit levert direct tijdswinst op die het bijhouden van een subadministratie compenseert. Maar dat is niet alles, zegt Fred Loos, sales- en marketingmanager UNIT4 MKB. “Door de live bankenkoppeling heeft een ondernemer dagelijks inzicht in zijn liquiditeit en openstaande posten. Hierdoor kan hij actie ondernemen door betalingen te gaan doen als daar ruimte voor is en klanten te gaan aanmanen als betalingen uitblijven.”

Inzicht Doordat de verwerking van facturen sneller gaat, heeft de ondernemer ook veel nauwkeuriger inzicht in winstgevendheid en kan hij eerder bijsturen. Ondernemers die niet zelf willen boeken gaan hiermee volgens Loos eindelijk de toegevoegde waarde van een goede administratie ervaren.

Veel ondernemers vinden dat administreren ‘moet’ van de accountant. Ze ervaren er zelf geen voordeel aan, omdat pas achteraf blijkt wat er goed of mis is gegaan. “Maar dankzij UNIT4 Multivers Management Monitor wordt de accountant een navigator in plaats van een achteruitkijkspiegel.”

Fred Loos Om met de klant vooruit te kunnen kijken moet de klantdata verrijkt worden. Daarom is een subadministratie bijhouden noodzakelijk. Om het boekingsproces snel te laten verlopen scant de ondernemer zijn facturen, stuurt deze per e-mail naar de accountant of via het online portaal. Daar worden ze door UNIT4 Multivers PaperLess automatisch goed geboekt. De gegevens verschijnen vervolgens in het dashboard.

“Ondernemers krijgen zo inzicht in hun omzet, brutoen nettowinst, inkopen, kosten, debiteuren, crediteuren en bankgegevens”, vertelt Fred Loos. “Voor accountants heeft de tool als voordeel dat ze snel informatie hebben om hun cliënt bijtijds bij te sturen.”

Laagdrempelige adviestool De tool verstrekt UNIT4 gratis aan accountants. Voor deze laagdrempelige adviestool vraagt UNIT4 spreektijd op bijeenkomsten voor grotere klanten die de accountant organiseert. “We willen zo onze andere oplossingen dan UNIT4 Multivers onder de aandacht brengen bij cliënten van het accountantskantoor, denk aan onze HR-en salarissoftware of onze software voor handelsbedrijven.”

Woon tijdens de UNIT4 Accountancy Najaarstour 2014 onderstaande presentaties bij: 09.30 UUR

11.30 UUR

14.00 UUR

Het digitale kantoor van vandaag

10.00 UUR

12.30 UUR

14.30 UUR

Van salarisverwerker naar online partner

10.30 UUR

13.00 UUR

15.00 UUR

De roadmap naar strategisch adviseur

11.00 UUR

13.30 UUR

15.30 UUR

Een actuelere boekhouding voor niet-boekende cliënten

Meer informatie en aanmelden: www.unit4.nl/najaarstour

UNIT4 Multivers Management Monitor komt ook beschikbaar voor alle ondernemers die al werken met UNIT4 Multivers Online. Ze krijgen door middel van een overzichtelijk dashboard inzicht in de cijfers als ze hun administratie actueel houden. “De tool ondersteunt accountants in beter advies voor de ondernemer. Ze baseren hun advies niet op de historische cijfers uit de jaarrekening maar direct als facturen zijn geboekt.”

Bijsturen “Accountants die hebben gehoord over het concept, raken enthousiast”, zegt Fred Loos. “Ik was laatst bij een bijeenkomst voor accountants van een UNIT4 Multivers partner. Die raakten opgetogen over onze nieuwe dienst. Ze zien het echt als toegevoegde waarde voor de onderkant van de markt. Zo zei een accountant: “Wij moeten uit de achteruitkijkspiegel komen. Steeds meer klanten geven aan dat ze niet meer willen betalen voor een administratie die hun geen voordeel brengt. Door UNIT4 Multivers Management Monitor kunnen wij makkelijker naast de ondernemer zitten en hen bijsturen indien de weg naar succes te bochtig wordt.”

Bruikbare toepassingen Fred Loos vertelt hoe relaties de nieuwe tool ontvangen.

Zo gaf een relatie van een middelgroot accountantskantoor aan: “We hebben veel mooie, bruikbare toepassingen gezien waarmee we verder kunnen en die iets gaan toevoegen voor de klant.” Een andere relatie van een administratiekantoor zegt: “En ook de sessies waarover Fred Loos het had spreken ons zeker aan. Ik zei in het voorjaar al dat we eigenlijk een keer iets moeten organiseren om klanten enthousiast te maken: laten zien wat er mogelijk is, wat wij kunnen bieden en wat zij dan kunnen krijgen.”

UNIT4 Multivers Management Monitor komt in het vierde kwartaal van 2014 beschikbaar. Tijdens de UNIT4 Accountancy Najaarstour geven we u graag een demonstratie van deze tool in de tourpresentatie ‘Een actuelere boekhouding voor niet-boekende cliënten’.

12 E-Novation4u - oktober 2014 - JAARGANG 9

“In vijf jaar de grootste financiële dienstverlener van het Rivierengebied” ALH van Herwijnen geeft samen met partners en goede ICT de ambitie vorm Besparen dankzij integratie ALH van Herwijnen startte UNIT4 Audition voor het opstellen van jaarrekeningen en UNIT4 Business Suite om de interne bedrijfsvoering van het kantoor te stroomlijnen. Vervolgens nam het kantoor ook UNIT4 Financial Data Suite en de UNIT4-oplossingen voor document management en prognoses. Van Oort: “Het werken met UNIT4-software bevalt prima. De gebruikersinterface is goed. Ik denk dat er heel veel andere manieren omslachtiger zijn. Zo beschouwd besparen we er dankzij de integratie tussen de oplossingen tijd en geld mee.”

Verrassen De ICT-ontwikkelingen om zo nog meer efficiency te bewerkstelligen kunnen het ambitieuze kantoor niet snel genoeg gaan. “UNIT4 zou ons en de markt positief kunnen verrassen door te komen met software waarbij er een nog verdere integratie is. Bijvoorbeeld mogelijkheden op het gebied van dashboarding en data-analyse. Met een geïntegreerd pakket moet je ook data kunnen ontsluiten en analyseren. Het liefst in een soort vrije vorm, zodat je behalve een voorgedefinieerde set ook zelf query’s kunt definiëren.”

Trends voorspellen Van Oort zou graag zien dat het kantoor de data in zou kunnen zetten bij zowel de samenstelling en controle van de jaarrekening als relatiebeheer. “Dat zou heel mooi zijn, vooral als je trends kunt voorspellen en die informatie met cliënten bijvoorbeeld via een dashboard kan delen.” De accountant stelt de regelmatige gesprekken die hij met UNIT4 voert over nieuwe ontwikkelingen zeer op prijs.

“Daar gaan ze serieus mee om. Soms lopen wij wat voor de muziek uit.” Hij verwacht toch een heel mooie toekomst.

“Ik denk dat er een aantal mooie producten aankomt.”

Kenny van Oort

ALH van Herwijnen & co accountants biedt een totaalpakket aan financiële diensten. Eenmanszaken en MKB-ondernemingen kunnen bij het accountantskantoor terecht voor alle facetten van bedrijfsondersteuning. Dit dankzij samenwerking met ALH Hommersom & co belastingadviseurs en administratieve dienstverlener Kellenstaete Business Services. De groep van drie bedrijven, die een pand in Tiel deelt, zag het aantal cliënten meer dan verdubbelen sinds 2009. Dit is mede te danken aan de automatiseringsslag die sinds die tijd gefaseerd heeft plaatsgevonden.

ALH van Herwijnen heeft zo’n veertig medewerkers in dienst, waaronder twee registeraccountants en vijf accountants-administratieconsulenten. Het aantal cliënten van het kantoor, nu ongeveer 450, groeit met zo’n 10 procent per jaar. ALH van Herwijnen hoopt zo binnen vijf jaar het grootste kantoor op het gebied van financiële dienstverlening in het Rivierengebied te worden. Om de groei-ambities te ondersteunen wilde het kantoor zo min mogelijk bezig zijn met handmatig administratieve handelingen die de cliënt geen toegevoegde waarde leveren.

Het kantoor werkte lange tijd met losstaande softwarepakketten. maar zag meer waarde in een geïntegreerde oplossing die de complete bedrijfsvoering zou ondersteunen.

Innovatieve kracht Na verschillende gesprekken te hebben gevoerd en tests te hebben gedaan, koos ALH van Herwijnen voor de geïntegreerde softwareoplossing van UNIT4. “Door die gesprekken en tests raakten we ervan overtuigd dat UNIT4 qua innovatie mee zou gaan met onze visie”, aldus Kenny van Oort, partner bij ALH van Herwijnen. “We waren van mening dat UNIT4 de tools al had, en dat als er een partij nieuwe tools zou moeten kunnen ontwikkelen en imple-

Commodity In Van Oorts visie wordt het samenstellen en controleren van de jaarrekening steeds meer een commodity. “De toegevoegde waarde zit in het bewustmaken en het bijdragen aan risicobeheersing.” Zo zorgt het kantoor ervoor dat cliënten­controle hebben over hun eigen organisatie, zodat ze hun persoonlijke doelen kunnen realiseren.

“Waarvoor ben je uiteindelijk ondernemer? Dat is meestal niet primair om geld te verdienen, maar dat doe je vanuit een drive, een passie, een ambitie.” Van Oort vindt dat een ondernemer zich eigenlijk altijd daarop moet kunnen richten. “En daar willen wij hem bij helpen.”

menteren, dat UNIT4 was. Wat ook meespeelde, was dat de partij behalve voldoende innovatieve kracht en omvang, ook voldoende power moest hebben om het in de markt weg te kunnen zetten. UNIT4 was en is leading - de belangrijkste leverancier in onze branche.”

UNIT4 Accountancy Najaarstour 2014 Van klassieke accountant naar strategisch adviseur Kijk voor meer informatie en aanmelden op: www.unit4.nl/najaarstour 14 oktober 2014 16 oktober 2014 21 oktober 2014 28 oktober 2014 30 oktober 2014 4 november 2014

UNIT4-vestiging in Veenendaal Van der Valk Hotel Schiphol A4 in Hoofddorp Van der Valk Hotel in Assen Van der Valk Hotel in Dordrecht Van der Valk Hotel in Eindhoven Van der Valk Hotel in Middelburg

e-novation4u - oKtober 2014 - Jaargang 9 13

WHITePAPeR:

3

Wat betekent ‘the internet of things’ voor het accountancyvak?

The internet of things verandert het werk van de klassieke accountant drastisch. Het administratieve werk gaat automatisch doordat de systemen van de ondernemer verbonden zijn met die van de accountant. Maar wat voor werk blijft er over voor de accountant?

UNIT4 | The internet of things

The internet of things zal ook invloed hebben op het leven van uw medewerkers en uw kantoor. Het is nu al heel normaal dat medewerkers via hun eigen smartphone of tablet toegang hebben tot de gegevens van uw kantoor. De ontwikkeling van ‘consumerization’, waarbij medewerkers de devices en software die ze privé gebruiken ook op hun werk verwachten, zal de komende jaren alleen maar toenemen.

Vooral wanneer ‘alles met alles communiceert’. Dit zijn zaken waar u als kantoor nu al rekening mee wilt houden.

4

UNIT4 | The internet of things

Hoe kan een accountant effectief inspelen op the internet of things?

B2C versus B2B De business-to-consumer (B2C) markt loopt tegenwoordig

Een klassiek accountants- of administratiekantoor focust

in dit soort technologische ontwikkelingen voor op de

zich op de financiële administratie. Het waarborgt de

business-to-businessmarkt (B2B). Maar u weet: wat

juistheid, volledigheid en tijdigheid van de financiële

een consument als prettig ervaart, zou hij eigenlijk ook

verantwoording. Daarvoor is het ook nodig om naar de

wel terug willen zien tijdens werktijd. Een zeer groot

aansluiting met de bedrijfsprocessen en bronsystemen te

gedeelte van de dag wordt ingenomen door werk. Het

kijken. Denk aan inkoop, ontvangst, voorraad, productie,

is dus zeer aannemelijk dat werkzaamheden waarvoor

verkoop, expeditie, etc. Producten die hieruit ontstaan

de accountant heeft gestudeerd straks via computers

zijn de jaarrekening, aangifte, kredietrapportage of een

gaan. Is dat erg? Niet voor accountants die kunnen

verklaring over de jaarrekening. De accountant verzamelt

omgaan met veranderingen. The internet of things biedt

alle relevante informatie voor het waarborgen dat de

mooie mogelijkheden om de interactie tussen mensen en

verantwoordingsinformatie voldoet aan de geldende wet-

geautomatiseerde processen te optimaliseren.

en regelgeving. De klassieke accountant is in dat opzicht

Wat betekent ‘the internet of things’ voor het accountancyvak?

een ontzorger, die de compliance van de jaarrekening

Waarom is the internet of things voor accountants van belang?

en fiscale aangiftes waarborgt. Deze functie verdwijnt

Internet of things-toepassingen zullen evolueren. Er komt

de administratie altijd actueel is en een standaard

een moment dat er raakvlakken ontstaan tussen de indi-

verantwoordingsdocument eenvoudig te genereren is,

viduele toepassingen. Na verloop van tijd zult u zien dat

dan is er geen reden te bedenken waarom een klassieke

‘alles met alles communiceert’ en er een internet of things

accountant nog toegevoegde waarde heeft.

gedeeltelijk. Als machines met elkaar communiceren,

ontstaat. Deze trend geldt voor alle marktsegmenten.

Hoe kan hij toch nog een gezonde business halen als de jaarrekening automatisch uit de boekhoudsoftware van de ondernemer rolt? Die vragen stellen vooruitdenkende accountants zich. Het antwoord ligt voor handen: door ondernemers te adviseren. Door hen te duiden op de betekenis van die geautomatiseerde databerg en hoe deze om te zetten in praktische adviezen waardoor de accountant onmisbaar blijft.

Als accountant krijgt u er dus ongetwijfeld mee te maken

Compliance en performance

bij uw cliënten. Het is goed mogelijk dat dit impact gaat

Gelukkig zijn er genoeg aandachtsgebieden te bedenken

hebben op de financiële administraties van uw cliënten.

waarvoor een accountant nodig is. Diensten van een

De devices zijn via internet verbonden met de ERP-omge-

accountantskantoor zijn te onderscheiden in ontzorgen en

vingen en bronadministraties van uw cliënten en daarmee

coachen. Het doel ervan is compliance en performance.

indirect ook met de financiële administraties.

Bij compliance staat het voldoen aan wet- en regelgeving Klassieke

Wilt u weten hoe? Wat de impact van de internet of things is op uw werk en hoe u succes kunt boeken in de digitaliserende wereld? Download de whitepaper via www.unit4.nl/internet-of-things

accountant

maar ook ‘in control’ willen zijn bij het samenstellen van

centraal. Bij performance staan de doelstellingenDe en klassieke de accountant zit in het eerste kwadrant

de jaarrekening en fiscale aangiftes. Vaak beschikken

prestaties van de ondernemer centraal.

(linksboven). Die ontzorgt de ondernemer bij het voeren van

ze al over mogelijkheden voor het genereren van

de boekhouding en het samenstellen van jaarrekeningen,

interne managementrapportages. Als de gegevens in de

aangiftes en kredietrapportages. In de zoektocht naar

financiële administratie juist en volledig zijn, dan is het

meerwaarde voor de ondernemer en verhoging van de

samenstellen van de jaarrekening voor die organisaties

omzet zien we kantoren verbreden naar het kwadrant

vaak een mogelijkheid. En dat biedt accountants weer

eronder (Bedrijfskundig analyticus).

mooie mogelijkheden om procesgericht advies te geven

De accountant is goed in het verwerken en interpreteren van

of controlewerkzaamheden efficiënter en effectiever uit te

cijfers. Het is daarom een logisch gevolg dat accountants

Whitepaper

voeren.

ook de tussentijdse cijfers, liquiditeitsplanning en prognoses voor hun cliënten verzorgen. De klassieke accountant

Procesadviseur

schuift dus al op naar een focus op de performance. Dit zijn

Wie weet er nu beter hoe je aansluitcontroles maakt

nog steeds diensten waarbij de accountant de cijfers van

en beheersmaatregelen implementeert dan een

de ondernemer tot zich neemt en daarmee de genoemde

accountant? Wanneer een accountant als procesadviseur,

producten maakt. Een tweede verbreding die eraan komt,

coach en vertrouwenspersoon optreedt, dan kan

is dat vooral grotere ondernemers – die een controller in

hij de dienstverlening verbreden naar strategisch

dienst hebben – niet alleen zelf de boekhouding voeren

adviseren. De accountant weet veelal heel goed wat de

CoLuMn

Waarom de jaarrekening niet zal verdwijnen, ook al is het een achterhaald document prijs-kwaliteit/kwantiteit verhouding. Waarom vraag ik me af. al deze overzichten zijn op moment van rapporteren achterhaald en dus mosterd na de maaltijd. Het opnemen van dergelijke opstellingen in ‘een jaarrekening’ is ‘verspilling’. verspilling van energie, papier, tijd en geld. gebruik voor dit soort zaken liever een online dashboard. daardoor zie je direct je Kpi’s en kengetallen, waardoor je er direct op in kunt spelen. voorwaarde is dat je administratieve proces tijdig en op orde is. bovendien kan je een blik werpen op de materiële vaste activastaat. dergelijke opstellingen maken straks geen deel meer uit van ‘de jaarrekening’. technisch kan het en een dashboard zal een accountant veel tijd besparen op het vervaardigen van de klassieke jaarrekening.

een ‘jaarrekening’ bestaat in de volksmond niet alleen (zoals de wet aangeeft) uit de balans, de winst-en-verliesrekening, een kasstroomoverzicht en overige gegevens plus toelichtingen daarop, als het gaat om een rechtspersoon. de jaarrekening bevat vaak ook een accountantsverslag en bijlagen. in het accountantsverslag staan afgeleide gegevens van de hoofdopstellingen. denk aan een resultaatvergelijking, financiële en fiscale positie en kengetallen. veel accountants steken in bijlagen nog veel energie, bijvoorbeeld in het maken van een overzicht van de materiële vaste activa en een btw-suppletie. sinds de vorige eeuw voegen accountants dergelijke onderdelen al toe aan de feitelijke jaarrekening. reden hiervoor is het kunnen verantwoorden van de

Wettelijke verplichting indien de wet niet verandert, blijft een rechtspersoon (ondernemer) verplicht een echt zuivere jaarrekening op te (laten) stellen. afhankelijk van de grootte is de onderneming ook controleplichtig. alle inspanningen om te voldoen aan wettelijke verplichtingen blijven gehandhaafd. Het uitwerken van een kolommenbalans, het geven van specifieke tekstuele toelichtingen op posten uit de balans evenals het opbouwen van een dossier als een (accountants)verklaring vereist is. al deze werkzaamheden blijven bestaan. Hetzelfde geldt voor het bespreken van de concept-jaarrekening met het bestuur, want dat is eindverantwoordelijk voor de opstelling van dé jaarrekening. een onafhankelijke partij (de accountant) moet volgens bepaalde regels zekerheid afgeven over een dergelijke verantwoording ten behoeve van het maatschappelijk verkeer. die groep stakeholders heeft geen toegang tot dashboards. daar verandert voorlopig nog niets aan.

Sprookje Het sprookje dat de overheid direct straks via sbr/XbrL uit de administratie-informatie haalt die zij nodig heeft

voor het opleggen van allerlei aanslagen, blijft voorlopig nog voortbestaan. niemand zal zonder enige vorm van controle zijn of haar cijfers aan dergelijke partijen afgeven. er is namelijk een natuurlijk tegengesteld belang, de overheid wil zoveel mogelijk belastingen innen en de ondernemer wil zo min mogelijk belasting betalen. Hier ligt de oorsprong voor de natuurlijke adviesrol van een accountant voor zijn of haar klant. Hoe verhoog je je winst en zorg je er tegelijkertijd voor om zo min mogelijk belasting te hoeven betalen?

In één keer goed de informatiebehoefte ligt steeds meer op het heden en de toekomst. Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen moet daarom zo efficiënt mogelijk. Het liefste willen we alles in één keer goed doen, zodat er geen sprake is van verspilling van tijd en geld. Hoe hoger de kwaliteit van de gevoerde administratie, hoe sneller en goedkoper het gewenste resultaat. ondernemers die online hun eigen administratie (in)voeren, zijn direct te sturen door een intermediair die meekijkt. daardoor kunnen ondernemers beschikken over actuele en betrouwbare management informatie. Het afsluiten van periodes zal ongetwijfeld weer zijn intrede doen, zodat de accountant deze niet opnieuw hoeft te beoordelen/controleren. door het spreiden van de werkzaamheden en het afsluiten (bevriezen) van een periode, kan er binnen afzienbare tijd na einde boekjaar een jaarrekening te realiseren zijn. dan wel een zuivere jaarrekening zonder spiegeltjes en kraaltjes. anders gezegd, de ‘overwaarde’ van de jaarrekening die de afgelopen jaren kunstmatig is ontstaan, wordt nu weer gecorrigeerd tot de huidige reele ‘marktwaarde’. gaat de jaarrekening ‘echt’ verdwijnen? nee. daarvoor is een wetswijziging noodzakelijk en dat zie ik voorlopig nog niet gebeuren.

Roos Timmermans

Product manager Reageren? Roos.Timmermans@unit4.com

14 E-Novation4u - oktober 2014 - JAARGANG 9

UNIT4 trotse aanvoerder stichting Spieren voor Spieren Kinderen moeten onbezorgd kunnen rennen, fietsen, spelen en sporten! Voor zo’n 20.000 kinderen in Nederland is dit niet vanzelfsprekend. Zij hebben een spierziekte en dat beperkt hen in alles wat ze willen en kunnen. Stichting Spieren voor Spieren helpt deze kinderen. Dat doet de stichting door mensen op te roepen om in actie te komen en gezonde spieren in te zetten voor zieke spieren.

Aanvoerder UNIT4 is sinds vorig jaar aanvoerder van deze stichting.

Naast een jaarlijkse donatie zet UNIT4 zich ook sportief in om geld in te zamelen voor onderzoek naar spierziekten bij kinderen zoals deelname aan de Wintertijd Challenge.

Onderzoeken Spieren voor Spieren heeft mede dankzij de bijdrage van UNIT4 vele mooie bestedingen kunnen doen. Zo zijn er nieuwe onderzoeken gestart naar onder andere de veelvoorkomende spierziektes SMA, Duchenne en Myotone Dystrofie. Ook is er een bijdrage geleverd aan de ontwikkeling van speciale kindvriendelijke beademingsmaskers voor kinderen met een spierziekte. De kinderen kunnen daardoor ‘s nachts rustiger slapen.

Wintertijd Challenge In de nacht van 25 op 26 oktober 2014 vindt de 4e editie van de Wintertijd Challenge van Spieren voor Spieren plaats. In de nacht dat de wintertijd ingaat en de klok een uur wordt terug gezet, wordt er op zoveel mogelijk plaatsen in Nederland 1 uur en 1 seconde gesport om geld in te zamelen voor kinderen met een spierziekte.

In 2011 is Spieren voor Spieren begonnen met 2 nachtelijke challenges, in 2012 waren het er 22 en in 2013 vonden er maar liefst 132 sportieve challenges plaats door heel Nederland. De Wintertijd Challenge heeft afgelopen jaar maar liefst € 396.500,- opgeleverd. In 2014 gaat Spieren voor Spieren voor meer dan 200 challenges en een hogere opbrengst dan in 2013.

Kijk voor meer informatie over de UNIT4 Wintertijd Challenge op www.unit4.wintertijdchallenge.nl

Terugblik uitreiking predicaten ‘SBR Banken’ Het Financiële Rapportages Coöperatief (FRC) heeft naar aanleiding van de vierde integrale ketentest op 15 juli 2014 predicaten ‘SBR Banken’ uitgereikt bij UNIT4 Accountancy in Veenendaal. Deelnemers toonden met de ketentest aan dat ze een specifiek volume aan krediet­­ rapportage in SBR-formaat aan banken kunnen verzenden met behulp van software die dit faciliteert. Zij omarmen SBR en hebben het volledig in hun werk­ processen geïntegreerd.

Onze deelnemende relaties Adkon Groep Nederland BV en Van Wezel Accountants en Adviseurs hebben het gouden­respectievelijk bronzen predicaat ‘SBR Banken’ bemachtigd. Zelf heeft UNIT4 Accountancy als leverancier het gouden predicaat behaald.

Haal met een training het optimale uit de software Hebt u het gevoel nog niet alle mogelijkheden van de software van UNIT4 Accountancy te benutten?

Volg dan onze trainingen waarin u in korte tijd leert hoe u het gebruik van onze software verder kunt optimaliseren.

Kijk voor meer informatie en aanmelden­op www.unit4.nl/accountancy-opleidingen

COLOFON E-Novation4U is een uitgave van UNIT4 en wordt verzonden naar administratie- en accountantskantoren in Nederland in een oplage van 11.000 exemplaren.

Redactie: Tom Modderkolk, Nienke Crama en Silvia van den Bogaerdt Redactieraad: Herman de Jonge, Michel Middelkoop en Wilco Kraaij Vormgeving: Risign: Richard van der Heijden en Ilona Bal Tekstbijdragen: Jurriaan van Oortmerssen en Roos Timmermans Fotografie: KEEK Mix Corrector: Tekstbureau To The Point Druk: Nieuwsdruk Nederland UNIT4 Accountancy B.V. Bastion 4 Postbus 755 3900 AT Veenendaal Telefoon: 0318 58 16 00 www.enovation4u.nl www.unit4.nl/accountancy

E-Novation4u - oktober 2014 - Jaargang 9 15

“Stabiliteit en een goede performance” De transitie van ONS Accountants & Belastingadviseurs naar de cloud van UNIT4

ONS team

ONS Accountants & Belastingadviseurs heeft sinds 2006 de ICT in de cloud ondergebracht.

Destijds was al de gedachte dat ze geen omkijken wilden hebben naar het onderhoud en beheer. Dit ging een tijd goed maar de hostingpartij kon de lappendeken aan applicaties die door de jaren heen ontstond niet meer in de lucht houden. Frequente storingen waren het gevolg. Deskundigen lieten weten dat de stabiliteit toeneemt na implementatie van applicaties van één leverancier. ONS heeft gekozen voor de totaaloplossing van UNIT4 vanuit de cloud. “Het personeel heeft niets van de transitie gemerkt en de performance en stabiliteit zijn flink verbeterd.”

ONS bedient hoofdzakelijk MKB-bedrijven met administratieve, bedrijfskundige, fiscale en pensioen dienstverlening. Daarbij zetten de zestig medewerkers van het kantoor met vestigingen in Huissen en Elst vooral in op kwaliteit. De organisatie ziet zichzelf als controller van MKB-ondernemingen die zelf de financiële expertise niet in huis hebben. Diverse medewerkers komen van een big four kantoor en bieden kwaliteit vanuit een risicobenadering tegen een scherpe prijs, vertelt Gert van der Vliet (RA), directeur bij ONS. “Wij volgen uiteraard de wettelijke eisen, maar vragen daarnaast waar de ondernemer van wakker ligt. Dat is op dit moment de financiering en innovatie. Nergens in Europa zijn banken zo terughoudend met financiering als in Nederland. Dan adviseren wij de ondernemer over alternatieve vormen.

Overigens zijn ondernemers door de economische situatie realistischer geworden over de financiering van hun groei of innovatie.”

Vrijdag de 13e Realistisch over hun ICT is ONS al vele jaren. Het kantoor heeft naar eigen zeggen als een van de eerste kantoren in Nederland besloten om de ICT in de cloud te zetten. Vlak voordat de ICT naar een hostingpartij over zou gaan, crashte op vrijdag 13 januari 2006 de installatie die in huis draaide. Er moest hulp van Microsoft uit Amerika aan te pas komen om de ICT weer draaiende te krijgen.

“Toen was ons helemaal duidelijk: het beheer en onderhoud moeten we niet meer zelf willen doen”, zegt Antoine Freriks, belastingadviseur en directeur bij ONS.

Best-of-breed In de jaren daarna groeide de organisatie en daarmee ook de automatisering. ONS was een echte best-of-breedorganisatie, vertelt Johan Peters (RA), eveneens directeur bij ONS. Steeds meer pakketten werden aan elkaar geknoopt, maar op een gegeven moment begonnen er performanceproblemen op te treden en ook de stabiliteit verminderde. “We hebben hierover gesproken met onze toenmalige hostingpartij maar ook met externe deskundigen”, aldus Peters. “Wij kregen van verschillende kanten te horen dat het beter is om te kiezen voor één leverancier voor alle pakketten. Die zijn beter te integreren en bovendien voorkom je zo dat leveranciers naar elkaar wijzen bij het lokaliseren van een storing.”

Totaaloplossing Het kostte tijd om die boodschap te laten landen. ONS was tevreden over de functionaliteit van de toenmalige automatisering. Toen bleek dat de hostingpartij de stabiliteit niet kon verbeteren, is ONS zich gaan oriënteren.

Het kantoor werkte al met software van UNIT4 voor de salarisadministratie en de controlepraktijk. “UNIT4 bleek de meest voor de hand liggende softwarepartner omdat ze een totaaloplossing bieden”, aldus Peters. “Een kantoor dat in een vergelijkbare situatie zat als wij, vertelde tijdens een vaktechnisch overleg dat UNIT4 ook hosting biedt. Toen was de keuze gemaakt.”

In april 2013 is de overgang naar de UNIT4-pakketten in de cloud gestart. Zaken die nog niet geautomatiseerd

waren, zoals de opslag van dossiers, werden geautomatiseerd. CRM is omgezet en alle benodigde applicaties werden in het datacenter van UNIT4 geïmplementeerd. In september 2013 is ONS ook nog eens verhuisd. “We vroegen UNIT4 of de gewenste livedatum haalbaar was en er is bevestigend gereageerd, mits we er strak boven op zouden zitten”, vertelt Antoine Freriks.

Projectgroepen Op 2 januari 2014 konden alle medewerkers over op de nieuwe werkomgeving die draaide in de cloud van UNIT4.

UNIT4 zorgt voor het onderhoud en beheer van de software maar ook voor de glasvezelverbindingen.

Medewerkers hebben geen hinder ondervonden van de transitie. Ze moesten weliswaar met nieuwe software aan de slag, maar door de vorming van projectgroepen tijdens de implementatie zijn medewerkers erbij betrokken. “We hebben onze beste mensen op onderdelen laten meedenken over de automatisering”, vertelt Gert van der Vliet.

“Die mensen droegen ook een stuk verantwoordelijkheid van het probleem. We hebben de automatisering niet over de schutting gegooid, maar echt samen met gebruikers overlegd over de ideale situatie. Die gebruikers hebben tegen anderen gezegd dat er iets moois op automatiseringgebied aankomt. De automatisering is daardoor echt een succes geworden. We zijn echt tevreden over de UNIT4-applicaties die in de cloud draaien en over de dienstverlening van UNIT4. Ze zijn er echt voor ONS.”

SSIEKE A L K N VA NTANT U O C C A CH ATEGIS R T S R NAA UR ADVISE

WEES ERBIJ UNIT4 Accountancy Najaarstour 2014 Uw klanten vragen steeds meer van u, zoals proactieve service en extra diensten tegen scherpe tarieven. Hoe kunt u hierop inspelen? En uw accountants- en administratiekantoor klaarmaken voor de toekomst? Op de UNIT4Â Accountancy Najaarstour ontdekt u hoe u anno 2014 uw business kunt optimaliseren en hoe UNIT4 u kan meenemen in het cloudtijdperk. Hoe kunt u processen stroomlijnen en systemen vereenvoudigen? Kan de cloud daarbij het verschil maken? In presentaties vertellen experts van UNIT4 hier meer over. U ziet tevens een preview van onze nieuwe oplossingen zoals de online Accountancy Suite. Ook kunt u op de Accountancy Najaarstour terecht voor demonstraties en persoonlijk advies.

14 oktober 2014

UNIT4-vestiging in Veenendaal

16 oktober 2014

Van der Valk Hotel Schiphol A4 in Hoofddorp

21 oktober 2014

Van der Valk Hotel in Assen

28 oktober 2014

Van der Valk Hotel in Dordrecht

30 oktober 2014

Van der Valk Hotel in Eindhoven

4 november 2014

Van der Valk Hotel in Middelburg

Meld u aan via www.unit4.nl/najaarstour

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT