Page 1

Het innovatieplatform van UNIT4 Accountancy, oktober 2013, jaargang 8

e-novation4u Kab Oost optimaliseert werkprocessen

2

Online dienstverlening? Gefaseerde aanpak meest effectief!

Nieuw: fiscaal werkprogramma VpB voor UNIT4 Auditor

5

7

Cloudpionier BDO België maakt vaart met digitalisering processen

11

BiZ als kickstart big data-analyse

Maurice van Keulen

Big data … Big brothergevoel of juist kans voor de accountant? Maurice van Keulen (Universiteit Twente) over toegevoegde waarde van big data-analyse voor accountants De gegevens die ondernemers aanleveren, vormen de basis van de jaarrekening, controle en adviesopdrachten van de accountant. Maar zijn de gegevens correct, zijn ze compleet, is er niet mee gesjoemeld en hoe ontdek je fraude? Die vragen zijn moeilijk te beantwoorden zonder dat daar enorme kosten voor speurwerk mee zijn gemoeid. De Universiteit Twente legt zich hier niet bij neer en ontwikkelt technieken die dergelijke patronen in data kunnen ontdekken dankzij het koppelen van gegevens uit een veelheid aan bronnen en door te kijken naar historische gegevens. Dr. Ir. Maurice van Keulen, associate professor datamanagement technology aan de Universiteit Twente, vertelt erover. Hoewel de boeken er in eerste instantie goed uitzien, vallen bedrijven door de mand als blijkt dat er fraude ontdekt is. Een recent geval is Imtech waar bleek dat er voor vele miljoenen nepwinsten zijn geboekt in Duitsland en Polen. Maar ook gerommel bij woningcorporaties hebben tot grote schade geleid. Het is beter om fraude in een vroeg stadium te ontdekken of volledig te voorkomen. Dit is beter mogelijk door een veelheid aan bronnen te koppelen om zo te ontdekken wat men juist probeert te verhullen, en dergelijke analyses regelmatig te herhalen voor een continue controle. Machine learning, een technologie oorspronkelijk bedoeld om computers zelf te laten leren, kan dit in de nabije toekomst in de dagelijkse praktijk van de accountant brengen.

De leerstoel Databases van de Universiteit Twente doet onderzoek naar hoe deze technologie is toe te passen op het voorkomen van fraude. “Wij zijn twee jaar geleden door een agentschap van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid benaderd om te helpen bij het effectiever inschatten van risico op bijstandsfraude”, vertelt Van Keulen. “Het ontbreekt gemeenten aan mensen om elke uitkeringsaanvraag afzonderlijk grondig te checken. Met de data die gemeenten hebben, proberen ze patronen te ontdekken die een grote kans op bijstandsfraude geven. Dat systeem scheelt hen tijd en geld omdat er minder mensen nodig zijn voor controles en de gemeente is minder geld kwijt aan onterechte bijstandsuitkeringen.

Ruim 22.000 jaarrekeningen zijn al geüpload in de SRA-benchmarkdatabase, onderdeel van het concept Branche in Zicht. Dat is een mooie start voor SRA-kantoren om benchmark­ Cees Meijer adviesdiensten aan te bieden aan ondernemers. SRA heeft er alles aan gedaan om de drempel zo laag mogelijk te maken dat leden jaarrekeningen kunnen uploaden. Vanuit rapportgenerators als UNIT4 Audition gaan jaarrekeningen automatisch naar het online benchmarkplatform. Cees Meijer, directeur SRA: “De uitkomsten geven voor veel kantoren al aanleiding tot adviestrajecten en dus nieuwe dienstverlening.” Lees verder op pagina 3

UNIT4 Accountancy Najaarstour 2013 Kijk voor meer informatie en aanmelden op www.unit4.nl/najaarstour of scan de QR-code. 10 oktober 15 oktober 17 oktober 22 oktober 24 oktober 31 oktober 5 november

Van der Valk Hotel in Dordrecht Hotel Schiphol in Hoofddorp Postillion Hotel in Deventer Van der Valk Hotel in Goes Van der Valk Hotel in Eindhoven Van der Valk Hotel in Wolvega UNIT4-vestiging in Veenendaal

Lees verder op pagina 5

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT


2  E-Novation4u - OKTOBER 2013 - JAARGANG 8

Kab Accountants & Belastingadviseurs Oost optimaliseert werkprocessen om concurrerend te blijven “Je prijst jezelf uit de markt als je als accountantskantoor niet mee gaat met de ontwikkelingen.” Opruiende taal van een ICT-leverancier, zou je in eerste instantie denken. Dat is niet het geval. Het zijn de woorden van Vincent Otterloo, accountant en ICT-manager bij Kab Accountants & Belastingadviseurs Oost. Zijn organisatie kijkt kritisch naar de eigen werkprocessen om zo efficiënter te kunnen werken. Ondernemers krijgen straks vier keer per jaar een financieel overzicht van hun bedrijf in plaats van enkel de jaarrekening. “Zo kunnen we beter de vinger aan de pols houden en daarbij zal het ‘online samenwerken’ een steeds grotere rol gaan spelen.” Kab Accountants & Belastingadviseurs Oost (75 medewerkers en vestigingen in Didam, Warnsveld en Doetinchem) bestaat 25 jaar en heeft klanten die hun complete papieren administratie komen brengen voor verwerking. Daar komt volgens Otterloo de komende tijd weinig verandering in. “Veel ondernemers willen zich niet bezig houden met de administratie, die besteden dat uit. Daarom moeten we onze eigen processen zo strak mogelijk krijgen om zo concurrerend te blijven in de markt. We hebben daarom met implementatie van UNIT4 Financial Data Suite afgelopen jaar ook gekozen voor de methodiek van Cygnus Atratus: focussen op de afwijkingen voorkomt overbodige werkzaamheden.” Checklistvolgers Dat is best een cultuuromslag want traditionele accountants zijn gewend om checklists af te werken, beaamt Otterloo. “Cygnus Atratus redeneert anders dan traditionele checklistvolgers door het stellen van open vragen als: ‘wat verwacht je voor omzet het komende jaar’. Zeker als je al lang bij de ondernemer over de vloer komt, heb je al een

software en het gebruik ervan plaatsgevonden. “Het blijkt

dat we nog niet het optimale uit de huidige applicaties halen”, zegt Otterloo. “Werkwijzen die we sinds de ingebruikname van de applicaties hadden aangenomen, hebben we onvoldoende aangepast aan de nieuwe mogelijkheden. De komende tijd komt UNIT4 met een advies over optimalisatie van het gebruik van de applicaties. We verwachten dat deze investering snel is terugverdiend.”

Vincent Otterloo gevoel van wat er speelt zonder de administratie te hebben gezien. Je kunt dan heel gericht vanuit de jaarrekening naar de administratie en niet andersom.” Afgebakende taken Om de nieuwe werkwijze sneller geaccepteerd te krijgen, is de organisatie gesplitst in een afdeling administratieve dienstverlening en het jaarrekeningproces. Iedereen heeft afgebakende taken en dat levert direct besparingen op. Otterloo: “Administratief medewerkers vinden het prettig dat ze geen jaarrekeningen meer hoeven te maken, terwijl medewerkers op SPD of AA-niveau zich kunnen bezig houden met meer analyserende werkzaamheden.” Om processen nog strakker te krijgen heeft Kab Accountants & Belastingadviseurs Oost aan UNIT4 gevraagd mee te denken om alle geautomatiseerde werkprocessen te optimaliseren. Er heeft een inventarisatie van de huidige

Dwangmiddel Een andere optimalisatieslag bestaat uit het intensievere contact met de klant. Meer overleg doordat ondernemers per kwartaal een tussentijdse rapportage krijgen in plaats van enkel de jaarrekening. “De administratie moet up-todate zijn”, stelt Otterloo. “Als dwangmiddel naar de medewerkers (en cliënten) stellen we dat er geen substantiële vjp’s (voorafgaande journaalposten) meer mogen worden gemaakt bij het samenstellen van de jaarrekening. Dit dient in het proces eraan voorafgaand te gebeuren. Zo verklein je het proces van de vervaardiging van de jaarrekening.” Wat vinden ondernemers hiervan? “Als we het goed uitleggen, dan snappen ze het. Het jaarrekeningproces wordt efficiënter en is minder foutgevoelig als de administratie goed is bijgehouden. Daardoor blijft tijd over voor het juiste advies naar de ondernemer. Dit brengt een andere inrichting van de budgetten met zich mee. Ik heb hoge verwachtingen van het nieuwe concept ‘online samenwerken’, dat de voorbereiding van de diverse diensten voor cliënten enorm efficiënter kan maken. De ondernemer kan gevraagde stukken digitaal bij ons indienen. Tegelijkertijd hebben we beiden zicht op welke stukken nog ontbreken. Dit zal weer een flinke efficiëntieverbetering opleveren en UNIT4 Online Samenwerken zien we als mooi vertrekpunt voor de toekomst. We willen deze software het laatste kwartaal van dit jaar invoeren. Ondanks dat veel ondernemers nog papieren stukken indienen, heeft digitaal samenwerken echt de toekomst.”

advertorial

Verslag bijeenkomst ‘De Accountant Vooruitgedacht’

“De internetjongeren van vandaag zijn mijn toekomstige cliënten” De wereld van de accountant verandert snel. Ondernemers willen ondersteuning bij hun bedrijfsproblematiek en dat betekent dat accountants hierop moeten inspelen. Technologische vooruitgang zorgt ervoor dat administratieve werkzaamheden afnemen en kostprijs onder druk komt te staan. Maar hoe kan de accountant zich verkopen, welke rol speelt online samenwerken in de nieuwe dienstverlening van accountants? Al deze vragen kwamen aan de orde tijdens de bijeenkomst ‘De Accountant Vooruitgedacht’ op dinsdag 10 september 2013 in het Van der Valk Hotel in Urmond. De aanwezige accountants- en administratiekantoren uit de regio Zuid-Limburg aanschouwden presentaties hoe zij interactief online kunnen samenwerken met hun cliënten. Met een demonstratie van de UNIT4 Multivers CRM app werd duidelijk gemaakt dat overal en op ieder moment de juiste gegevens geraadpleegd kunnen worden. Loek Gussenhoven, managing director van Coppen Marketing + Communications liet met duidelijke voorbeelden zien hoe een accountant zich onderscheidend kan positioneren in een veranderende markt. Hierbij stond het ‘anders denken’ centraal wat tot ‘total branding’ resulteert. In praktische voorbeelden werd duidelijk gemaakt dat dit niet alleen voor grote organisaties maar ook voor bijvoorbeeld de kleine accountantskantoren geldt. Tot slot bracht Sander Schra, business marketeer bij telemarketingbureau Vendere, de aanwezigen bij hoe zij social media effectief kunnen inzetten bij het realiseren van hun doelen. Deze presentatie was met name toegespitst op LinkedIn. Met een afsluitend overzicht do’s en don’ts werden alle aanwezigen de juiste handvatten gegeven om LinkedIn zo effectief mogelijk in te zetten.

Voor de aanwezige accountants waren de presentaties zeer verhelderend. Ze hebben allemaal een website, maar levendige online aanwezigheid is nog niet in praktijk gebracht. Dit werd duidelijk toen tijdens een presentatie de ingevoerde resultaten van ‘accountant in Groningen’ van de zoekmachine Google werden getoond. De websites waren praktisch allemaal hetzelfde wat betreft inhoud en uiterlijk. Dat kan toch veel beter. Maak je website dynamisch, zorg voor interactie, ga online samenwerken en begeef je op social media als Facebook, Twitter en LinkedIn. Daar gaan steeds meer mensen zich als eerste oriënteren als ze naar een product of dienst op zoek zijn. Ook naar een accountant, nu nog misschien niet zo veel maar straks zeker wel. Het is zaak om vooruit te denken en ervoor te zorgen dat je online een goede reputatie en duidelijke visie/identiteit neerzet. Dat is een aanjager voor online samenwerken. Online best belangrijk En toen viel het kwartje. Een accountant verhief zijn stem en zei: “We moeten anders gaan denken: de jongere generatie die

zich op internet begeeft zijn mijn cliënten over een paar jaar.” Een andere accountant van een middelgroot kantoor gaf toe dat aandacht voor online aanwezigheid toch best belangrijk wordt. “Ik was zeer sceptisch over social media omdat er zoveel onzin op wordt geschreven. Maar het is waar: Mensen oriënteren zich voorafgaand aan een aankoop op internet. Dat doe ik ook. Waarom start de zoektocht naar een accountant dan ook niet online? Ik ben overtuigd en ga iemand aannemen die ons kan helpen met social media en een betere website.”


E-Novation4u - OKTOBER 2013 - Jaargang 8 3

Vervolg van pagina 1

“Branche in Zicht: de ontbrekende schakel in ketendienstverlening voor SRA-leden” Branche in Zicht is sinds 1 januari van dit jaar in de lucht. Het is een community waar SRA-leden actuele kennis en inzichten over branches, bedrijven en ondernemers kunnen opdoen en delen. Het omvat onder meer praktische adviesinstrumenten én een unieke benchmarkdatabase waarin SRA-kantoren de jaarrekeningen van hun cliënten kunnen uploaden. Deze worden bekeken op representativiteit en ingedeeld in (niche)branches. Voor 130 branches zijn inmiddels al zo veel jaarrekeningen beschikbaar, dat het mogelijk is om aan de zes kengetallen van de BiZ-factsheet betrouwbare conclusies te verbinden. Deze uitkomsten kunnen SRA-kantoren gebruiken voor advies naar de ondernemer. De cijfers worden ook getoetst door expertpanels met daarin specialisten van brancheverenigingen, banken en universiteiten én door experts uit de accountancywereld zelf. Op deze manier borgt SRA dat de uitkomsten van de benchmarks waarheidsgetrouw zijn. In aanvulling op de cijfers krijgt een select aantal branches ook een analyse van de belangrijkste trends en ontwikkelingen. “Ondernemers die bij ons op de stand kwamen tijdens de week van de ondernemer reageerden zeer positief op deze nieuwe dienst”, zegt Cees Meijer. “Ook kantoren die al werken met Branche In Zicht geven aan dat de uitkomsten van de benchmark aanleiding zijn voor adviestrajecten.” Automatisch uploaden Zo’n tachtig SRA-kantoren, een vijfde van het totaal, is aangesloten op de benchmarkdatabase van Branche in Zicht. En er komen elke dag kantoren bij. Om de drempel zo laag mogelijk te houden heeft SRA alle handmatige handelingen om de jaarrekening in het benchmarkplatform te krijgen weggeautomatiseerd. “Kantoren die werken met de laatste versie van UNIT4 Audition, kunnen hun jaarrekening automatisch uploaden. Formeel moeten ze klanten toestemming vragen om de jaarrekening geanonimiseerd te versturen. Veel kantoren gebruiken de algemene voorwaarden die SRA heeft opgesteld. Daardoor is toestemming voor het gebruik van jaarrekeningen voor benchmarkdoeleinden al geregeld.” SRA had al jaren de wens om benchmarking als extra dienst aan te bieden aan haar leden. Er zijn al heel wat initiatieven in schoonheid gesneuveld. Reden hiervan was het gebrek aan de juiste tools die handmatige handelingen overbodig konden maken. “Het mag accountants geen moeite kosten om gegevens voor de benchmarks aan te leveren. Dat heeft een negatieve invloed op de volledigheid en tijdigheid. Daarnaast werkt handmatig invoeren fouten in de hand”, aldus Meijer. “We hebben samen met UNIT4 gewerkt aan een koppeling met UNIT4 Audition. SRA-kantoren die gebruik maken van Branche in Zicht installeren binnen UNIT4 Audition eenmalig de zogenaamde SRA Benchmark Connector. Deze tool zorgt ervoor dat afgeronde jaarrekeningen geautomatiseerd worden aangeleverd in de benchmarkdatabase. Hierdoor is het aanleveren van jaarrekeningen verweven in het dagelijkse proces van de accountant.” Werkprocessen aanpassen Technisch gezien kunnen leden direct met de benchmarkdatabase van BiZ aan de slag, maar om er écht de vruchten van te plukken moeten kantoren hun werkprocessen aanpassen. De uitkomsten van de benchmarks leiden tot adviesbehoeftes. Een kantoor moet hier wel aan kunnen voldoen. Het is, zo benadrukt Meijer, niet de bedoeling dat de accountant een benchmarkrapport met de jaarrekening meegeeft zonder verdere duiding van de cijfers. “Dat betekent dat accountantskantoren adviserende collega’s in dienst moeten hebben die daadwerkelijk duiding aan de benchmarkcijfers kunnen geven. Het platform Branche in Zicht stelt de kantoren in staat om kennis, ervaring en adviestools op te doen, onder meer via praktijkcases, praktijkhandreikingen en cursussen.”

Cees Meijer Gereedschapskist De SRA-directeur geeft aan dat leden wel een cursus willen volgen maar dikwijls andere prioriteiten stellen, omdat er nog veel meer op ‘hun bordje ligt’. “Maar wil je als kantoor het verschil maken, dan past de benchmarktool uitstekend in de nieuwe gereedschapskist van SRA-leden”, stelt Meijer. “Over twee jaar hopen we te kunnen stellen dat SRAkantoren, nog veel meer dan nu al het geval is, thuis zijn in de branche van de ondernemer. Het aardige is dat er zo veel branchegegevens beschikbaar zijn dat kantoren zich kunnen specialiseren in niches. Ze kunnen de risico’s per nichebranche schatten en onderbouwen. Op die gegevens zitten banken en overheden ook te wachten, want dergelijke detailinformatie is nu niet beschikbaar. Op deze manier kunnen SRA-kantoren bruikbare informatie halen uit big data, waardoor ze zich kunnen onderscheiden in de mkbmarkt. Je zou BiZ de ontbrekende schakel in de ketendienstverlening voor SRA-leden kunnen noemen.”

Samenwerking SRA en UNIT4 Al jaren werken SRA en UNIT4 samen in het verbinden van techniek met vakinhoudelijke kennis. Zo zijn SRAHandboeken beschikbaar in UNIT4 Actueel, een web­ oplossing voor het beheren en distribueren van kwaliteitshandboeken. SRA-werkprogramma’s voor controle­- en samenstelwerkzaamheden zijn beschikbaar in UNIT4 Auditor, software voor digitale werkprogramma­ beheersing en dossiervorming. Op het gebied van prognose bieden UNIT4 en SRA gezamenlijke online trainingen voor SRA-kantoren. De benchmarkdatabase binnen het platform­Branche in Zicht is de volgende stap in de samenwerking tussen SRA en UNIT4.


4  E-Novation4u - OKTOBER 2013 - JAARGANG 8

Smit en de Wolf is een derde minder uren kwijt dankzij efficiencyslag Accountantskantoor Smit en de Wolf is volgend jaar veertig jaar geleden opgericht als belastingadvieskantoor. Inmiddels werken er dertig medewerkers waaronder vier accountants voor ongeveer 2100 cliënten. Ze doen voor 450 van hen aangifte vennootschapsbelasting. Het kantoor implementeerde vorig jaar UNIT4 SBR Manager, UNIT4 DigiPoort en een portaal om met cliënten online samen te werken. Deze oplossingen maken de totaaloplossing (inclusief eerder geïnstalleerde software als UNIT4 Audition, UNIT4 Relatiebeheer, UNIT4 Fiscaal en UNIT4 DocumentManager) nog completer. “Het is tegenwoordig heel belangrijk dat je meegaat met de tijd”, aldus Robert-Jan Peeters, accountants-administratieconsulent bij Smit en de Wolf. Vorig jaar heeft het kantoor de geïntegreerde SBR-oplossing UNIT4 SBR Manager geïnstalleerd. Het is vanaf 2014 verplicht om jaarrekeningen met SBR digitaal bij de KvK te deponeren; dit geldt nu al voor btw-aangiftes en ICPopgaves aan de belastingdienst. “Het loopt nu al prima bij ons, we zijn dus redelijk bij.” Door integratie met het samenwerkingsportaal en UNIT4 DigiPoort kan het kantoor XBRL-documenten ter goedkeuring digitaal aanbieden aan cliënten. “Dat biedt veel voordelen.” Veilig uploaden Smit en de Wolf kan online samenwerken met de cliënt op een transparante en veilige manier. “Enerzijds wilden we af van de e-mailcultuur - voor elk wissewasje werd de cliënt gemaild.” Dat gebeurde niet geheel zonder risico: “Ten tweede wilden we er vanaf dat vertrouwelijke stukken over het internet geschoten werden, zonder dat de e-mail versleuteld werd. In het nieuwe portaal heeft de cliënt de mogelijkheid om zijn bestanden veilig te uploaden.” Door de naadloze integratie met UNIT4 DocumentManager komen documenten die de klant aanbiedt via het portaal direct in het juiste dossier. “Dat is voordelig. We hoeven de bijlage niet meer uit de e-mail op te halen en lokaal op te

slaan om vervolgens in een dossier op te slaan. Dat kost gemiddeld één tot twee minuten per bijlage, heb ik weleens gehoord op een seminar. En in heel veel samensteldossiers hangen bijlages die ergens vandaan moeten komen. Dat scheelt weer in de uren.” Efficiencyslag Een bijkomend voordeel vindt Peeters dat cliënten bij het samenstelproces worden betrokken. “Het is goed dat ze ook nog eens kunnen zien waar je mee bezig bent.” De accountant rekent voor dat het kantoor nu ongeveer een derde minder uren besteedt aan cliënten ten opzichte van de oude situatie. “We hebben een grote efficiencyslag gemaakt. Zowel grote als kleine cliënten zijn daar zeker blij mee, die krijgen een lagere nota. Daar staat - gelukkig voor de accountant - wel het een en ander tegenover. “Er is in deze tijd meer vraag naar periodieke rapportages, prognoses en advies.” Tegenwoordig maakt Peeters vaak een vijfminutenprognose van de jaarrekening. “Dat rekent UNIT4 Prognose heel makkelijk door. Dan zeg ik gekscherend: ik heb je jaarrekening voor volgend jaar ook alvast gemaakt.”

Robert-Jan Peeters Prognose Volgens de accountant willen cliënten tegenwoordig de jaarrekening snel hebben en verwachten ze er een prognose bij: “Dat vindt de cliënt interessant en daar komt nog wel eens een verzoek om een specifiekere prognose uit, bijvoorbeeld een investering in een pand of machines voorrekenen. Je gaat steeds meer kijken naar de toekomst in plaats van het verleden, een jaarrekening blijft altijd achteruitkijken. Iedereen wil nu vooruitkijken. Daar moet je je in kunnen onderscheiden.”

COLUMN

Het stikt hier van de kloven Het is echt waar. Het stikt hier van de kloven. In het accountantsberoep hadden we de meerdimensionale verwachtingskloof. Maar we bouwen rustig door aan onze kloven. Accountants van Venus en IT-auditors van Mars. AFM-vergunninghouders en niet-vergunninghouders. NBA- of SRA-kantoor. Assurance- en non-assurance. Er zijn kloven genoeg. Vroeger werkte ik op een kantoor waar je wat natuurlijke tegenstellingen had tussen accountants en fiscalisten.

tussen hoor ik u denken. Kunnen kleine kantoren deze verscheidenheid in de praktijk aan? Gelukkig is de kwaliteit volgens het onderzoek bij de middelgrote 9 OOB-kantoren ook niet om over naar huis te schrijven. Maar voor kantoren met 20 man en even zoveel controleopdrachten valt het niet mee om op al deze terreinen deskundig te blijven. Zou daar toch de verborgen oorzaak voor het door AFM geconstateerde matige audit-werk in het MKB liggen? Of is er een bedrijfseconomisch probleem?

Bekende teksten Inmiddels ben ik werkzaam voor een enthousiast en innovatief mkb-kantoor. Het zou uw kantoor kunnen zijn. Staat dichtbij de klant en is alert op risico’s van klanten en nog meer bekende teksten. Bezig met detachering, controlling on demand, samenstel, IT-audit, wettelijke en vrijwillige controle, bijzondere verklaringen, overnamebegeleiding, DD-onderzoek, waardering, mediation. En dat met 22 man. Daarbij proberen we nog een aantal kloven te overbruggen. Fiscaal-accountant lukt aardig, IT-audit-accountant is (zelfs als je beide in één persoon bent) inhoudelijk lastig. Zelfs het AFM-rapport van de NBA-kantoren geeft niet veel inspiratie (general controls onderzoek als je gebruik maakt van lijstwerk….hoe koppel ik de P6-methode aan deze opvatting van de AFM).

Effecten van content Ik zou het van UNIT4 een goede insteek vinden om eens onderzoek te laten doen naar de bedrijfseconomische kant van UNIT4 Auditor. Misschien nog wel met een vergelijk van de effecten van de verschillende content. Efficiency in de controle, een cursus die vlot vol loopt…we worstelen dus met verhoudingen tussen budget-kwaliteit en vliegurendeskundigheden. Kortom tijd om keuzes te maken? Ook al geeft een AFM-vergunning een vermeende status, wellicht moeten we nog eens nadenken of wij wel zo nodig de vergunning willen of dat ook de assurance-praktijk in het mkb een specialisme is….Iedere bioloog kan je vertellen dat als je geen keuzes maakt je vanzelf gekookt wordt. En zeker nu de concurrentieslag om de controleopdracht en de AFM de temperatuur steeds hoger zet…

Verscheidenheid Ons kantoor is NBA-kantoor en vaak betrokken bij SRAactiviteiten, voor ons dus geen tegenstelling. Maar dan assurance en non-assurance. Welke kloof zit daar dan

Erik-Jan Kreuze

Afier Accountants + Bedrijfsadviseurs Tynaarlo


e-novaTion4U - oKToBer 2013 - Jaargang 8 5

vervoLg van pagina 1

“ontdekken wat mensen proberen te verhullen” De gebruikte data vormen echter een ‘papieren werkelijkheid’. Door het koppelen van bronnen dichter bij de ‘echte werkelijkheid’ kun je ontdekken wat mensen proberen te verhullen. Voorbeeld van wat wij hebben gedaan is het koppelen van woonadressen aan gegevens van het waterleidingbedrijf. Daaruit is veel voorspellende waarde te halen wat betreft het aantal inwoners van de woning. Met die gegevens erbij werden voorspellingen een stuk beter. Wij ontwikkelen technologie die koppelen met internetbronnen en social media mogelijk maken. Daardoor is het steeds moeilijker om met dergelijke fraude weg te komen: je laat immers ongewild overal sporen achter op het internet.” In hoeverre is jullie machine learning technologie om te zetten in werkbare tools voor accountants? “Als onderzoekers hebben we een idee en doen experimenten om te bewijzen dat het werkt. Daaruit komt een prototype en dan houdt het voor een universiteit op. Marktpartijen als UNIT4 maken de software en kunnen er concrete oplossingen voor verzinnen. Toch zit er een gat tussen ideeën en prototypes uit de wetenschap en de vertaling naar commerciële oplossingen. De overheid stelt daarom budget ter beschikking om de brug te slaan tussen wetenschap en commercie. Dat heet valorisatie. Daardoor kunnen we programmeurs in dienst nemen die een ‘proof of concept’ doorontwikkelen naar productierijpe componenten die softwarebedrijven kunnen oppakken. Onze software stellen we veelal beschikbaar als open source. Grote vraag is: wie gaat dat betalen? Wij zitten in onderzoeksprogramma COMMIT/ van het ministerie van Economische Zaken. Dat heeft als speerpunt om

kennisinstituten en bedrijven met elkaar te laten samenwerken aan nieuwe oplossingen. Veelbelovende projecten krijgen subsidie waardoor die programmeurs in dienst kunnen worden genomen die de brug zullen slaan tussen de wetenschap en de commerciële partijen.” Zou een machine learning tool voor accountants in aanmerking kunnen komen voor subsidie? “Daar moet zeker weten een business case voor zijn. Bij fraude in het bedrijfsleven is de perceptie dat accountants hebben liggen slapen. Maar dat is niet correct. De hoeveelheid aan data uit al die verschillende systemen is zo groot dat het onmogelijk is om er bruikbare informatie uit te halen met de huidige business intelligence tools. Bovendien kun je er nauwelijks uit halen dat er bijvoorbeeld transacties buiten de boeken zijn gehouden. Een specifieke tool die machine learning kan loslaten op data uit veel meer gekoppelde bronnen, kan accountants zeker helpen om meer en sneller fraude op te sporen.” valkuil bij de ontwikkeling hiervan is dat je je gaat verliezen in details waardoor je het uiteindelijke doel mist? “Klopt en daarom is het bepalen van de relevantie zo enorm belangrijk. Is het niet magisch hoe het Google lukt om die dingen bovenaan te zetten die voor jou relevant zijn uit de onvoorstelbaar grote hoeveelheden webpagina’s op het internet? Deze technologie is op zich best oud maar is nu in een stroomversnelling gekomen doordat het Google gelukt is ze toe te passen op enorm grote hoeveelheden data. Google heeft zijn technologie deels teruggegeven aan de maatschappij in de vorm van het open sourceproject Hadoop. Dat is het

“Ga voor een gefaseerde aanpak en houd het aantal dienstverleningspakketten beperkt” Bijeenkomst online samenwerken met de personeels- en salarisverwerking De meeste kantoren werken nu nog niet online samen met hun cliënten. Maar een ruime meerderheid ziet de noodzaak dit te gaan doen. Er is veel behoefte aan hulp om het online samenwerken met cliënten te faciliteren. Dit blijkt uit een onderzoek van UNIT4 naar de manier waarop accountants online (willen) samenwerken met hun cliënten op het gebied van personeelen salarisadministratie. Het leverde 324 respondenten op. Deze onderzoeksresultaten waren de aanleiding voor een speciale bijeenkomst op 18 september in Veenendaal. Hoe begin ik met online dienstverlening? Dat vragen sommigen zich af. Leo Overvoorde, solution consultant bij UNIT4 heeft hier een duidelijk antwoord op. Het beste is om online personeels- en salarisdienstverlening in fases aan te bieden. Iedere onderneming met personeel moet een personeelsdossier aanleggen. Als accountant kan je dit digitaal aanbieden met UNIT4 Personeel & Salaris Online. Door in te loggen heeft de klant altijd zijn personeelsdossiers bij de hand. Hij kan zelf documenten toevoegen, zoals een gewijzigde arbeidsovereenkomst of een opleidingscertificaat. Met minimale dienstverlening, zoals het digitale personeelsdossier betrek je de klant al in het online samenwerken. Na een tijdje kan je de ondernemer aanbieden om ook de loonstroken digitaal te verstrekken. Vervolgens kan je het digitale dossier beschikbaar stellen aan medewerkers zodat ze inzage hebben in hun dossier. Dat kan via een portaal maar ook via onze app. Veel mensen hebben een smartphone en kunnen hun personeelsdossier ook raadplegen via de app. De volgende stap van online samenwerken is het vast laten leggen van HR-gegevens. Denk aan verlof- en verzuimmeldingen, functionerings- en beoordelingsgesprekken, competentiemanagement en dan employee self service waarbij de medewerkers van je cliënten zelf gegevensmutaties door voeren. Voor kleine bedrijven zal die behoefte laag zijn maar bij bedrijven van 50 man personeel is de behoefte al veel groter. Als accountant kan je hier prima op inspringen met de juiste tools. Juist door die variëteit aan diensten ontstaan weer nieuwe gegevens die kunnen leiden tot meer advies. Maar houdt het aantal dienstpakketten beperkt en biedt de dienstverlening gefaseerd aan.” Leo geeft een uitgebreide demonstratie van UNIT4 Personeel &

Salaris Online. Vervolgens legt product manager Nick Leidelmeijer van UNIT4 de aanwezigen een aantal stellingen voor van opvallende uitkomsten van het onderzoek. Contactmoment op ander niveau ‘Online samenwerken leidt tot minder contact met mijn klanten’ Een enkeling knikt instemmend maar er is meer weerstand tegen de stelling. “Het contactmoment komt op een ander niveau te liggen. Je moet meer proactief zijn richting je klant. Onze medewerkers moeten daar aan wennen en aan werken om daarmee om te kunnen gaan.” “Als je online aanlevert wordt het contact wel wat minder, meent een aanwezige. “De klant levert zijn mutaties digitaal aan dus is er geen direct contact.” “Dat is het gevaar” beaamt een ander. “Maar aan de andere kant kan je die klant natuurlijk even bellen door hem te bedanken dat hij alles keurig heeft aangeleverd. En vervolgens vragen hoe het gaat. Dan heb je een heel ander soort gesprek.”

gereedschap die de machine learning nu inzet om heel veel data te kunnen analyseren: de zogenoemde big data. Daardoor is de drempel om oplossingen voor bijvoorbeeld accountants te ontwikkelen veel lager geworden.” De Universiteit Twente heeft speciaal een ethicus in dienst om onderzoekers te begeleiden bij de ontwikkeling van analysetools. Die toetst of het onderzoek zelf of de beoogde oplossing niet onevenredig veel in botsing komt met privacy-gevoelens en andere ethische waarden en normen. Dat maakt de kans veel groter dat dergelijke tools echt in de praktijk zijn toe te passen. Wat kan een accountant met een dergelijke tool? “Accountants kunnen met een tool bijvoorbeeld doorlichten wat voor ondernemer hun nieuwe klant is. Daardoor kan hij beslissen of hij deze ondernemer al dan niet accepteert als klant en met welke dienstverlening. Accountants willen weten: waar zitten rare transacties en wat is er mis bij deze klant? Als een accountant enkel kijkt naar gegevens uit zijn eigen systemen is het niet goed te achterhalen. Door zijn gegevens te koppelen met andere (internet)bronnen en daarop machine learning los te laten, wordt het al een heel stuk makkelijker. Bovendien is met dergelijke software continue monitoring mogelijk, waardoor afwijkingen snel worden gesignaleerd, ook bijvoorbeeld als ondernemingen hun leven beteren. Dergelijke software kan een solide basis zijn voor vertrouwen. Het is nog conceptueel en een meerjarenplan, ook vanwege privacykwesties, maar een big data analysetool voor commerciële bedrijven gaat eraan komen. Ik hoop dat partijen als UNIT4 hieraan gaan meewerken.”

Beloningsadviseur Hij krijgt bijval van een professional die zegt ruim 30 jaar in het vak te zitten: “Wij bellen onze online klanten na om de mutaties even kort door te nemen. Zo ontdekken we wel eens dat de klant iets verkeerd heeft ingevuld en jaarlijks brengen we ze een bezoekje. Daaruit komt meer advieswerk maar het is juist voor de continuïteit van de salarisverwerking belangrijk. Onze salarisadministrateurs zijn nu meer beloningsadviseur. Sommigen konden die rol niet aan en die heb ik moeten laten gaan. Daar ben ik heel eerlijk in.” Het is niet alleen maar hosanna over online samenwerken. “Ik ben een klant kwijtgeraakt die weer offline de salarisverwerking zelf wilde doen, omdat ze bang zijn voor de veiligheid. Raar terwijl diezelfde ondernemers op hun Facebook er alles uitflappen. Die zijn dus niet gewend hoe om te gaan met die online wereld. Daar moeten we hen dus in ondersteunen.” online dienstverlening Salesmanager Joris van Leeuwen van UNIT4 zegt de aanwezigen ook toe hen te gaan ondersteunen in het makkelijker verkopen van online dienstverlening met betrekking tot online samenwerken. Of door brochuremateriaal in de huisstijl van de accountant, online handleidingen of de software aanpasbaar maken aan de stijl van het kantoor of het organiseren van webinars. “Alle mogelijkheden bekijken we en we komen snel met een ondersteunende middelen.”

om ondernemers optimaal te bedienen met online personeels- en salarisadministratie is een gefaseerde aanpak het meest effectief.


6  E-Novation4u - OKTOBER 2013 - JAARGANG 8

WAT SPEELT ER VANDAAG? Accountancynieuws houdt u op de hoogte van alles wat speelt in de branche en signaleert trends al in een vroeg stadium. Elke dag. Dagelijks actueel nieuws via accountancynieuws.nl Drie keer per week een update via de e-zine Tweewekelijks het vakblad bij u in de bus, met nieuws, vaktechniek, analyses, reportages en ontmoetingen met mensen uit de praktijk Interessante discussies met vakgenoten via de Accountancynieuws Linkedin groep Volg Accountancynieuws via Twitter: twitter.com/accountancynws Volg Accountancynieuws op Facebook Events: Accountancynieuws ICT, Accountancynieuws Trends, Accountancynieuws Triple-A en jaarlijks in oktober de Accountancynieuwsdag, hét event voor de accountancybranche Accountancynieuws-PE abonnement met online cursussen Accountancynieuws, de onmisbare nieuwsbron voor elke accountancyprofessional die zijn vak serieus neemt. Meld u vandaag nog aan op www.accountancynieuws.nl

2 - W E K E L I J K S VA K B L A D klu12019_ANtrends_adv_262x370.indd 1

ONLINE

EVENTS 16/04/2013 14:45


E-Novation4u - OKTOBER 2013 - Jaargang 8 7

Nieuw: fiscaal werkprogramma vennootschapsbelasting voor UNIT4 Auditor Samenwerking accountants- en adviesorganisatie Grant Thornton en UNIT4

elektronische dossiervorming en verhoging van de kwaliteit doordat iedereen zich een gestructureerde manier van werken aanmeet. Dit is in de fiscaliteit nog geen gemeengoed zoals in de accountancy. De Belastingdienst was onder de indruk van de gestructureerde manier van vastleggen toen ze een controle uitvoerden bij een grote klant van ons. Dat had ze maar zelden zo gezien en de inspecteurs konden snel zien hoe wij de aangifte hadden opgesteld. Het werkprogramma helpt in het ondersteunen dat je een serieuze partner wilt zijn voor de fiscus als het gaat om Horizontaal Toezicht.” Voor wie is het fiscale werkprogramma geschikt? “Voor elk kantoor dat VpB-aangiftes doet: van kleine tot grote ondernemingen. Het werkprogramma is bedoeld voor professionals. Het is een open programma met ruimtes voor vastlegging van opmerkingen en aantekeningen. Je kunt documenteren hoe je tot bepaalde beslissingen bent gekomen. Het werkprogramma is aan te sluiten bij bestaande werkprocessen. Een assistent die vragen heeft bij bepaalde punten kan aantekeningen maken die zijn te beantwoorden bij de review.”

Na werkprogramma’s voor onder andere de controle- en samenstelpraktijk is er nu ook een werkprogramma voor de vennootschapsbelasting (VpB) beschikbaar voor UNIT4 Auditor. Het werkprogramma leidt de gebruiker op gestructureerde wijze door de VpB-aangifte. Bovendien is te herleiden wie wat heeft vastgelegd. Het voorziet ook in elektronische dossiervorming voor het gestructureerd opslaan van de werkstappen. Het is het eerste fiscale werkprogramma dat voor UNIT4 Auditor beschikbaar komt. Het werkprogramma is tot stand gekomen dankzij een samenwerking tussen accountants- en adviesorganisatie Grant Thornton en UNIT4. Werkprogramma’s voor de belastingaangiften bestonden nog niet. Er werd wel over gepraat maar er gebeurde niets. Dit is voor Grant Thornton aanleiding geweest om zelf een werkprogramma voor de VpB te ontwikkelen. In de ogen van Ad van Egmond en Cor Overduin, samenstellers van de fiscale content binnen Grant Thornton, is het meer dan ooit belangrijk om Ad van Egmond de totstandkoming van de

uitkomsten van de aangifte te herleiden. Overduin: “De fiscus wil een aanvaardbare aangifte zien maar uiteindelijk is het toch prettig om de argumentatie te achterhalen. Binnen het kader van Horizontaal Toezicht is het van belang dat organisaties binnen een bepaalde systematiek werken en zaken goed kunnen onderbouwen, ook voor de VpBaangifte. We leven nu in een tijd dat het belangrijk is te kunnen herleiden hoe antwoorden tot stand zijn gekomen.” Is Horizontaal Toezicht aanjager geweest voor het ontwikkelen van het werkprogramma? Ad van Egmond: “Dat heeft zeker meegespeeld, maar ook

Whitepaper online samenwerken

Meer transparantie en efficiency geeft accountant extra ruimte voor advies Accountantskantoren leveren hun cliënten een veelheid aan diensten. Bijvoorbeeld de IB- en VpB-aangifte, de jaarrekening, tussentijdse cijfers, due diligence, controle, etc. Veel van deze werkzaamheden vinden plaats buiten het zicht van de cliënt maar wel op basis van data van de cliënt. Ondernemers hebben geen zin meer om diep in de buidel te tasten voor werk waar ze geen toegevoegde waarde bij ervaren. Nadat ze gegevens hebben aangeleverd, verwachten ze het eindproduct steeds sneller, tegen lagere kosten en met meer toegevoegde waarde. Dit vraagt om een optimalisatie van werkprocessen die niet ten koste mag gaan van de kwaliteit van de dienstverlening. Digitalisering en standaardisering nemen het administratieve werk van accountants over. In deze whitepaper leest u onze visie over hoe accountants dankzij online samenwerken met cliënten winst kunnen boeken op het gebied van efficiency, kwaliteit en transparantie.

Download de whitepaper via www.unit4.nl/onlinesamenwerken of scan de QR-code.

Waarom stellen jullie de content beschikbaar voor andere kantoren? Overduin: “We hebben de content ontwikkeld en we hebben er goede ervaringen mee. We kunnen nu op een gestructureerde manier werken. Aangezien er nog geen andere fiscale content beschikbaar is hebben we Cor Overduin besloten om onze content beschikbaar te stellen voor andere organisaties. UNIT4 is daarbij de beste partij om de content in de markt te zetten.”

Meer weten over de fiscale content binnen UNIT4 Auditor? Neem contact op met uw accountmanager of de Verkoop Binnendienst via telefoonummer (0318) 58 16 00 of stuur een e-mail naar accountancy@unit4.com.


8  E-Novation4u - OKTOBER 2013 - JAARGANG 8

Van Noord: “Meer tijd voor een persoonlijke aanpak” op de planning van het kantoor. “Als een klant al zijn werk af heeft, verwacht hij ook dat je ermee aan de gang gaat.” Flinke besparing Voor accountants is UNIT4 Online Samenwerken volgens Hoogendoorn van belang omdat de digitalisering bij de cliënt plaatsvindt en niet langer op kantoor: “Een pdfbestand maken, bewerken en benoemen kost onze medewerkers tijd. Reken maar eens uit hoeveel pdfbestanden er in een gemiddeld dossier zitten - en dat keer zes minuten.” Hoogendoorn rekent dus op een flinke besparing. “Dan moet je je afvragen hoeveel je aan de cliënten geeft en hoeveel je zelf houdt na aftrek van de investering.” Het kantoor verwacht een grote efficiencyslag te maken met UNIT4 Online Samenwerken door aan de standaard producten standaard digitale communicatie toe te voegen. “Door gebruik te maken van UNIT4 Online Samenwerken kunnen we meer klanten bedienen met dezelfde capaciteit aan medewerkers.” De accountant houdt rekening met een groeiscenario, omdat de software vooruitstrevende ondernemers kan aantrekken die graag concreet en digitaal willen werken en dat vaak zelf al doen. “Die vinden digitaal werken fantastisch en zijn er al helemaal klaar voor.” Wildgroei Van Noord implementeert UNIT4 DocumentManager als oplossing voor de wildgroei van documenten die ontstaat door de digitalisering van werkprocessen. “Je loopt het risico dat documenten dubbel worden opgeslagen. Of dat er verschillende versies in omloop raken waarbij het onduidelijk wordt of je het meest recente document hebt. Daar biedt UNIT4 DocumentManager een goede oplossing voor.” Cees Hoogendoorn

Dertig jaar geleden startte Henk van Noord voor zichzelf in Beesd. De zoon van een fruitteler vierde op 17 september het dertigjarige bestaan van zijn kantoor, dat inmiddels acht vestigingen heeft. Meer dan honderd medewerkers werken voor zo’n 3000 klanten. Nog steeds onderscheidt het kantoor zich door een heel persoonlijke aanpak. Om meer tijd vrij te kunnen maken voor cliënten heeft het bestuur van Van Noord besloten de dossiervorming verder te digitaliseren en ook de zakelijke communicatie met de cliënt te stroomlijnen. “Communicatie is het toverwoord voor de komende vijf jaar”, aldus Cees Hoogendoorn, partner van Van Noord Accountants Belastingadviseurs. Om de zakelijke productmatige communicatie efficiënter te laten verlopen, installeert Van Noord UNIT4 Online Samenwerken. “Dat vind ik een belangrijke stap naar een nieuwe communicatievorm, waarin de zakelijk op het product gerichte communicatie zakelijk blijft en strak wordt georganiseerd, gepland en gemonitord. Geen losse e-mails, maar vanuit je workflow rechtstreeks met klanten communiceren. Zo kun je veel efficiënter met elkaar werken waardoor je meer tijd overhoudt voor het face-to-face advieswerk.” De klant heeft er nog meer voordeel van. “Het betekent een aanscherping van de planning, waardoor de

cliënt beter weet waar hij aan toe is en het veel helderder is wat je aan het doen bent. En hij kan zijn document eerder terugverwachten.” Bovendien voorkomt de software dat de cliënt te veel doet; het zorgt er juist voor dat hij precies doet wat de accountant van hem verlangt. Hoogendoorn looft ook de transparantie die de oplossing biedt. De gebruikers kunnen precies zien wie wat wanneer heeft gedaan. “Klanten zeggen regelmatig: dat heb ik eerder al afgegeven, ze kunnen zich nu niet meer verschuilen.” Anderzijds heeft het ook impact

Om de effectiviteit van controleopdrachten te verhogen, implementeert het kantoor ook het werkprogramma en de content van Cygnus Atratus. “Het voordeel is een strakkere uniformiteit bewerkstelligen in de totale organisatie. Men hoeft niet langer eindeloze checklists af te vinken. Cygnus Atratus blinkt uit in de koppeling tussen risico’s en werkprogramma, bevindingen en slotconclusie. Dat systeem is beter ontwikkeld dan alternatieve systemen die we verschillende keren hebben getest.” Rode draad Hij verduidelijkt: “Als de rode draad in de controle goed zichtbaar is, is er niets aan de hand. Maar als de rode draad hapert - je hebt bijvoorbeeld wel risico’s benoemd maar je hebt er onvoldoende werkzaamheden voor verricht - dan ga je nat. Cygnus Atratus voorkomt dat door de strak neergezette koppeling tussen het risico en de eindconclusie.”

Meer weten over UNIT4 Online Samenwerken? Ga naar www.unit4.nl/onlinesamenwerken of scan de QR-code.

Haal met een training het optimale uit de software Hebt u het gevoel nog niet alle mogelijkheden van de software van UNIT4 Accountancy te benutten? Volg dan onze trainingen waarin u in korte tijd leert hoe u het gebruik van onze software verder kunt optimaliseren. Kijk voor meer informatie en aanmelden op www.unit4.nl/accountancy-opleidingen of scan de QR-code.


E-Novation4u - OKTOBER 2013 - Jaargang 8 9

“Zelf mutaties doorvoeren leidt tot grotere HR-adviesbehoefte” Boon Accountants Belastingadviseurs trekt grotere klanten aan door online salarisverwerking

Henk ten Hove

Online salarisverwerking te moeilijk voor ondernemers? Niet als je die dienstverlening gefaseerd aanbiedt. Ook zonder verstand van salarisverwerking is het makkelijk om mutaties online door te geven. “Als je maar niet het hele pakket aan dienstverlening over de schutting gooit. Wij hebben zelfs enkele grote klanten binnengehaald dankzij UNIT4 Personeel & Salaris Online.” Henk ten Hove, Hoofd Salarisadministratie bij Boon Accountants Belastingadviseurs is zeer positief over de nieuwe vorm van dienstverlening. Salarisverwerking is een dienst die veel accountants erbij doen om ondernemers een totaalpakket aan administratieve diensten te bieden. Bij Boon Accountants Belastingadviseurs is dat geenszins het geval. Henk ten Hove zag anderhalf jaar geleden direct de voordelen van online salarisverwerking. In plaats van mutaties door te bellen, te mailen of per post te sturen kan de ondernemer deze direct invoeren in een online salarispakket. De accountant doet de feitelijke verwerking en de output (salarisstroken, journaalposten, loonaangiften) stelt hij beschikbaar in het digitale archief. Behalve kostenbesparing op het vervaardigingproces en de verzending gaat de kwaliteit omhoog. De ondernemer voert mutaties direct in de tool in en er ontstaan geen fouten als gevolg van verkeerd overtikken. Hij kan zelf rapportages draaien via de online salarisoplossing. De uitkomsten kunnen aanleiding zijn voor meer advies over bijvoorbeeld pensioenen, levensloopregeling, arbeidscontracten.

Momenteel is Boon Accountants Belastingadviseurs bezig om de mutatiestromen vanuit de klant naar het kantoor goed te begeleiden. Een aantal gebruikt de importmodule om vanuit Excel mutaties digitaal in UNIT4 Personeel & Salaris Online te krijgen. Ten Hove constateert een toenemende interesse bij klanten die dit zelf willen invoeren. Op dit moment voeren circa vijftig bedrijven, veelal middelgrote, mutaties direct in in UNIT4 Personeel & Salaris Online.

Gefaseerd “We hebben anderhalf jaar geleden besloten om online salarisverwerking gefaseerd aan te bieden”, vertelt Ten Hove. “Daarbij zijn we begonnen om de retour output digitaal aan te bieden. Aan nieuwe klanten sowieso en bestaande klanten hadden de keuze. 95 procent is inmiddels over op het digitale archief. En zij gebruiken het intensief.”

Het kantoor merkt dat klanten die zelf de mutaties invoeren na een tijdje de behoefte krijgen om ook personeelsdossiers digitaal beschikbaar stellen en medewerkers hun strook te bezorgen op het eigen e-mailadres of hen toegang te geven tot het digitale personeelsdossier. Ten Hove: “We zijn nu bezig om voor een paar klanten samen met UNIT4 Employee Self Service uit te rollen. Daardoor wordt onze

Zijn dit klanten die een eigen salarisadministrateur hebben­? “Nee, medewerkers van de administratie doen de mutaties. Deze bedrijven (tussen de 45 en 150 medewerkers) zijn te klein om een eigen HR en salarisadministratie te voeren. Negen van de tien klanten kunnen direct aan de slag met UNIT4 Personeel & Salaris Online.”

dienstverlening breder en kunnen we klanten nog meer aan ons binden. De volgende stap is dat medewerkers van onze klanten zelf hun bankrekening kunnen wijzigen of verlofaanvragen kunnen doen.” Ambassadeur Ook intern draait Boon met UNIT4 Personeel en Salaris Online in combinatie met Employee Self Service, zodat medewerkers weten wat de mogelijkheden zijn. “Daardoor worden onze medewerkers ambassadeurs en kunnen we de dienstverlening nog beter verkopen.” Zou u andere kantoren UNIT4 Personeel & Salaris Online aanbevelen? “Ik adviseer iedere accountant om er eens naar te kijken. Het is een mooi pakket met goede rapportagemogelijkheden die de ondernemer zelf kan doen. Ondernemers gaan, doordat ze zelf invoeren, nadenken over zaken zoals de uitvoering van de levensloopregeling die ze deels willen laten uitbetalen. Of willen advies over bijvoorbeeld het aanpassen van arbeidsvoorwaarden. We trekken door gebruik van UNIT4 Personeel & Salaris Online nu ook grotere klanten aan wat andere vraagstukken met zich mee brengt dan puur het salarisdomein. Vooral de vraag naar adviesdienstverlening stijgt hierdoor. We halen nu zelfs klanten op de salarisadministratie alleen binnen. Dat was eerst ondenkbaar. Die salarisklanten kunnen in de toekomst weer afnemers worden van de financiële administratie en fiscaliteit.”

Meer weten over UNIT4 Personeel & Salaris Online? Scan de QR-code.


10  E-Novation4u - OKTOBER 2013 - JAARGANG 8


E-Novation4u - OKTOBER 2013 - Jaargang 8 11

“Minder papier verhoogt significant de efficiëntie en kwaliteit”

Cloudpionier BDO Accountants maakt vaart met digitalisering administratieve processen BDO Accountants ziet ICT als een essentieel hulpmiddel om processen te optimaliseren. Zijn er nieuwe ontwikkelingen op automatiseringsgebied dan kijkt BDO hier met veel belangstelling naar. Zo ook naar cloud computing. Het kantoor gebruikt al sinds 2002 de administratieve software UNIT4 Venice in de cloud. Maar die cloud werd te klein en kon de groei van het kantoor, in omvang en applicaties, niet meer ondersteunen. Sinds een kleine twee jaar huurt BDO ruimte in de streng beveiligde cloud van ASPeX. Chantal Smits, partner bij BDO Accountants, vertelt over de digitalisering bij BDO Accountancy en het ‘met minder papier’ werken. Steeds meer bedrijven zien het nut van cloud computing in. BDO Accountants (dat deel uitmaakt van BDO België, met negen vestigingen in België, 550 medewerkers en actief in Accountancy & Reporting, Audit & Risk Assurance, Tax & Legal, Corporate Finance & Interim Management) gebruikt al sinds 2002 UNIT4 Venice. Zowel medewerkers als klanten krijgen op die manier overal toegang tot dit boekhoudpakket. De communicatie verbetert en de administratieve verwerkingstijd vermindert aanzienlijk door digitale uitwisseling van gegevens. Het verwerken van elektronische aankoopfacturen is hier een mooi voorbeeld van. De klant scant zijn aankoopfacturen en bezorgt die aan BDO. Het accountantskantoor laadt die op in Venice en de software zorgt voor de verdere verwerking. Willen klanten liever zelf boeken, dan is het ook mogelijk. BDO verwerkt de gescande facturen van 800 ondernemingen, terwijl 150 ondernemingen (meestal klein- en middenorganisaties) zelf boeken in UNIT4 Venice. De accountant zet vervolgens de cijfers snel om in rapportages. “De tijdwinst die deze vlotte werkwijze oplevert, gebruiken we voor doorgedreven analyses van deze rapporten en andere werkzaamheden met meer toegevoegde waarde richting onze klanten”, zegt Chantal Smits. CODA-bestanden inlezen BDO is steeds op zoek naar nieuwe innovaties die het werk efficiënter maken. Op 1 april 2013 heeft het accountantskantoor een oplossing (Isabel Corporate Synchroniser) in gebruik genomen waarbij CODA-bestanden (elektronische bankafschriften) worden opgeladen via Isabel en rechtstreeks in het juiste UNIT4 Venice-dossier terecht komen. “Voorheen bezorgden klanten zelf hun bankafschriften aan ons en deze werden door ons ingeboekt. Sinds we Isabel Corporate Synchroniser hebben geïmplementeerd, komen bankgegevens van diverse banken zoals ING Belfius, KBC, Fortis en Bank van Breda dagelijks automatisch in UNIT4 Venice. Dit loopt vlot en dat creëert opnieuw tijdswinst.” Behalve deze winst, minimaliseert deze oplossing fouten of incorrecte rekeninguittreksels. “Doordat we een beter inzicht krijgen in de cijfers, zijn we in staat om onze klanten nog beter financieel advies te verstrekken”, aldus Chantal Smits. Uniforme werkprocessen Het overgrote deel van de boekhoudprocessen is geautomatiseerd. De tijdswinst en efficiëntie die daarmee gepaard gaan, wil BDO ook doortrekken in zijn interne werkwijzen. De werkprocessen om tot de jaarrekening te komen, wil het kantoor zoveel mogelijk automatiseren. De interpretatie van de nationaal opgelegde werkwijze verschilt nogal eens van kantoor tot kantoor. Dit gaat veranderen door de ingebruikname van UNIT4 Auditor, software voor digitale werkprogrammabeheersing die aan UNIT4 Venice wordt gekoppeld. Alle mutaties binnen een boekhoudkundig dossier worden zichtbaar, dankzij een overzichtelijke audit trail. BDO heeft zelf een werkprogramma gemaakt dat richtlijnen en structuur biedt voor het opstellen van de jaarrekening. Dit werkprogramma is verwerkt in UNIT4 Auditor. Elke medewerker

Chantal Smits

binnen BDO werkt een dossier op dezelfde manier af. Alle documenten komen digitaal in het juiste dossier. De informatie is overal beschikbaar dankzij de centrale opslag. Deze uniforme manier van werken verbetert de kwaliteit van de dienstverlening. Strikte normen voor kwaliteit “Wij hebben intern een volledig werkprogramma vervaardigd op basis van de vroegere papieren checklists van Accountancy en Tax en onze eigen ervaring. Begin 2014 willen we de werkwijze en UNIT4 Auditor in gebruik nemen binnen al onze vestigingen. We kunnen dan nog efficiënter werken omdat we inzicht hebben in de status van de werkzaamheden en kunnen voldoen aan onze strikte normen voor kwaliteit”, aldus Chantal Smits. Dankzij de BDO Cloud, de administratieve software UNIT4 Venice en het digitale werkprogramma van UNIT4 Auditor verloopt de administratieve verwerking veel vlotter. Daardoor kan BDO Accountants zich meer en beter toeleggen op advies waar klanten echt toegevoegde waarde van ervaren.

UNIT4 Accountancy Najaarstour 2013 Kijk voor meer informatie en aanmelden op www.unit4.nl/najaarstour of scan de QR-code. 10 oktober 15 oktober 17 oktober 22 oktober 24 oktober 31 oktober 5 november

Van der Valk Hotel in Dordrecht Hotel Schiphol in Hoofddorp Postillion Hotel in Deventer Van der Valk Hotel in Goes Van der Valk Hotel in Eindhoven Van der Valk Hotel in Wolvega UNIT4-vestiging in Veenendaal


12  E-Novation4u - OKTOBER 2013 - JAARGANG 8

Floran van Loon en Jan Tinnemans

Rapportgenerator biedt Tinnemans van Loon grote besparing Accountskantoor Tinnemans van Loon uit Asten is sinds de oprichting in 2000 gestaag blijven groeien door goede kwaliteit te leveren. Inmiddels werken er tien mensen voor meer dan driehonderd klanten. De oorspronkelijke oprichter van het kantoor, Jan Tinnemans, (zijn partner Floran van Loon kwam er een jaar later bij) werkt al 35 jaar in de accountancybranche. Alhoewel het vak volgens de ervaren accountant in de kern hetzelfde gebleven is, heeft hij door de automatisering de accountancybranche zien veranderen. Bij zijn allereerste werkgever stond nog geen computer; tegenwoordig werkt hun kantoor 100 procent digitaal. De efficiency die de toenemende automatisering met zich meebrengt, maakt het voor de accountant mogelijk zich meer op consultancy te richten. “Met name UNIT4 Audition heeft voor heel veel efficiency gezorgd.” Open monden De medewerkers van het kantoor met een heel sterke affiniteit met automatisering heeft ervoor gezorgd dat het kantoor al binnen een half jaar profijt had van de jaarrekeningssoftware. “Dat is heel snel, de monden van mijn collega’s vallen open als ik dat vertel.” Tinnemans van Loon spaart er zo’n drie jaar na ingebruikname ongeveer een halve kracht mee uit. “Dat is grofweg tussen de 15.000 en 25.000 euro per jaar.”

Hij vervolgt: “Na een aantal maanden hadden we ook echt het gevoel dat we een verstandige keuze hadden gemaakt. UNIT4 Audition stelt ons in staat om door te groeien zonder nieuwe mensen aan te hoeven nemen.” Sinds de ingebruikname van de software in 2010 heeft het kantoor 50 tot 100 nieuwe klanten geworven zonder het personeelsbestand uit te breiden. “Dankzij de UNIT4-producten is dat ons mogelijk gemaakt.” De afgelopen jaren heeft het kantoor veel energie gestoken in de uitbreiding van de automatisering. Tevreden Voorheen werkte men met allerlei verschillende softwareprogramma’s van verschillende leveranciers. De wens was om alle software van één leverancier af te nemen “We hebben heel bewust voor UNIT4 gekozen ter ondersteuning van alle facetten van onze dienstverlening. Daar zijn we tevreden over. UNIT4 is een heel professionele organisatie en

Whitepaper

Toekomstgericht advies in plaats van terugblikkende beschouwing Door de toenemende automatisering van de werkprocessen in de accountancybranche richten accountants hun blik steeds meer op de toekomst. Met de vertaling van de cijfers uit het verleden naar een concreet toekomstbeeld spreekt de accountant meer de taal van de ondernemer, die altijd met zijn toekomst bezig is. Waar voorheen de focus op de jaarrekening lag - en alleen werd teruggeblikt op het verleden - maken vandaag de dag daarom steeds meer kantoren de stap naar toekomstgericht adviseren. Maar hoe organiseert u dat advies? Lees in de whitepaper hoe u als vertrouwenspersoon en sparringpartner in één de ondernemer kunt helpen zijn onderneming optimaal te laten renderen.

Download de whitepaper via www.unit4.nl/prognose of scan de QR-code.

we krijgen waar voor ons geld.” De accountant is ook razend enthousiast over de gebruikersvriendelijkheid van UNIT4 Multivers Accounting: “Je kan in vijf minuten aan de slag.” Vorig jaar heeft accountantskantoor Tinnemans van Loon UNIT4 Financial Data Suite geïmplementeerd. “Nu werken we 100 procent digitaal.” Het kantoor heeft alle aktes ingescand via UNIT4 DocumentManager of UNIT4 Auditor en digitaal opgeslagen. Het werkprogramma is inmiddels helemaal gedigitaliseerd. “Dat hebben we via Auxilium gekoppeld aan UNIT4 Financial Data Suite. Het is - ook voor ons als accountants - een hele andere manier van werken. De hele controlemethodiek, alles is anders, maar wel nog meer gestructureerd.” Met de klant om tafel Door de toenemende automatisering kunnen accountants hun aandacht meer richten op consultancy, een ontwikkeling die Tinnemans aan heeft zien komen. “Toen ik in 1984 in dienst trad bij een accountantskantoor, had ik al de filosofie dat je het samen met de klant aan tafel moet zien te realiseren. Wat onder meer de NBA nu veel propageert - dat accountants een ander soort omzet moeten halen - daar was ik dertig jaar geleden al mee bezig. Het is de enige manier om een klant aan je te binden.”

Meer weten over UNIT4 Audition? Scan de QR-code.


e-novaTion4U - oKToBer 2013 - Jaargang 8 13

Dit kunt u verwachten op de UNIT4 Accountancy Najaarstour:

Meer rende ment uit uw dienst verlen ing do optim or alisati e van werkp rocess en

online samenwerken Hoor en zie in deze presentatie meer over de unieke mogelijkheden van UniT4 online samenwerken waarmee u uw interne werkproces verder kan optimaliseren. Werk met behulp van onze software efficiënt en interactief samen met uw cliënten gedurende het hele proces. van het accorderen van aangiftes, delen van dossiers en facturen, communiceren over actueel nieuws, samenwerken in de boekhouding en personeels- en salarisadministratie tot het genereren van managementinformatie. U kunt hiermee uw dienstverlening op maat afstemmen, geïntegreerd met uw eigen werkprocessen. alles uiteraard online, veilig, efficiënt en beheersbaar.

Standard Business Reporting sBr is volop in beweging. na het verplicht aanleveren van de iB- en vpB-aangiftes in sBr, is omzetbelasting per 1 januari a.s. de volgende verplichting. Tevens wordt er gewerkt aan een wetswijziging waardoor het naar verwachting vanaf 2015 alleen nog mogelijk is om aangiftes via sBr aan te leveren. veel van onze cliënten wachten hier niet op en zijn al begonnen met het digitaal deponeren van jaarrekeningen en aangiftes in sBr. dit doen zij omdat dit tijdwinst oplevert. ook banken zijn in beweging. Zij willen op hun beurt bankenkredietrapportages van ondernemers aangeleverd krij-

gen in sBr. ervaar in onze presentatie hoe u deze taken geïntegreerd, eenvoudig en snel met onze sBrsoftwareoplossingen kunt afhandelen. de presentaties vinden meerdere keren per dag plaats. U kunt ook demonstraties bijwonen en/of persoonlijk met onze aanwezige specialisten in gesprek gaan om de diverse onderdelen van onze totaaloplossing door te nemen.

Kijk voor meer informatie en aanmelden op www.unit4.nl/najaarstour of scan de QR-code.

adverTenTie

Klantgegevens altijd en overal beschikbaar met de UNIT4 Multivers CRM app Met de UNIT4 Multivers CRM app hebben ondernemers via de smartphone of tablet altijd en overal toegang tot klantinformatie. Door de koppeling met hun administratiepakket beschikken ze over nawgegevens van relaties, openstaande posten, contactinformatie, orders en offertes.

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT

Gebruikers van UNIT4 Multivers Online kunnen de app gratis downloaden in de App Store van Apple. Voor meer informatie, kijk op www.unit4multivers.nl/app of scan de QR-code.


14  E-Novation4u - OKTOBER 2013 - JAARGANG 8

Procesautomatisering biedt Oliemans ruimte voor fiscale specialisatie Accountantskantoor Oliemans werkt al twintig jaar met de accountancysoftware van UNIT4. De bijkomende procesautomatisering zorgt ervoor dat de accountant zich meer kan toeleggen op een adviserende rol. Om zijn klanten nog beter te kunnen adviseren - en dan met name op fiscaal gebied volgt Bas Oliemans, eigenaar van Oliemans Accountants en Belastingadviseurs, de masteropleiding fiscaal recht aan de Universiteit van Groningen. Dit is een vervolgopleiding op zijn belastingadviseursopleiding bij het College Belastingadviseurs: “Ik moet alleen de scriptie nog schrijven.” Bij het accountantskantoor in Bunnik werken zeven medewerkers voor ongeveer 150 klanten. “Wij weten alles van onze klanten en zijn erg betrokken.” Oliemans is in 2010 aan de opleiding begonnen om zijn klanten meer te kunnen bieden. “Als accountant word je natuurlijk meer opgeleid om jaarrekeningen te maken, terwijl je klanten van je verwachten dat je ook fiscaal goed kan adviseren. Dat wilde ik gezekerd hebben door een goede opleiding. “ Gesneden koek De masterstudent kan zijn opgedane kennis direct in de praktijk brengen. Bijvoorbeeld bij toepassing van de nieuwe wetgeving voor flex-bv’s: “Daar heb ik net examen in gehad, dat is voor mij dus gesneden koek.” Hij kan nu eerder fiscale en juridische problemen ontdekken. Waar hij vroeger weleens een jurist moest inschakelen, hoeft dat nu niet meer: “Ik ben mijn eigen jurist.“ Het accountantsvak zoals het vroeger was, wordt volgens Oliemans steeds meer uitgekleed: “De jaarrekening wordt dankzij UNIT4 steeds meer een geautomatiseerd proces. Wij gaan meer en meer als medeondernemer werken voor de klant. Wij hebben gegevens sneller beschikbaar, omdat we met online samenwerken zien wat er gebeurt.” Vooral jonge ondernemers zijn dat al gewend. “Steeds meer mensen willen de boekhouding en de salarissen zelf online doen.” Voortgang bewaken De toenemende online samenwerking levert verschillende voordelen op. “Ik kan de voortgang beter bewaken, zodat we meer kwaliteit kunnen bieden. Voor de klant betekent het een kostenbesparing, omdat wij steeds efficiënter kunnen werken.” Het accountantskantoor kan zo concurrentie­

COLOFON E-Novation4U is een uitgave van UNIT4 en wordt verzonden naar administratie- en accountantskantoren in Nederland in een oplage van 11.000 exemplaren. Redactie: Tom Modderkolk, Nienke Crama en Silvia van den Bogaerdt Redactieraad: Herman de Jonge, Michel Middelkoop en Martin van Vliet Vormgeving: Risign

Bas Oliemans voordeel behalen. “Vroeger waren we altijd in het verleden bezig. Met de huidige tools kun je steeds meer een blik in de toekomst werpen. Zo kan je tijdig aan de bel trekken bij een klant, als er ingegrepen moet worden.” Innovatie Oliemans is van jongs af aan veel met automatisering bezig geweest. “Ik houd van innovatie en nieuwe dingen. Ik zat al heel vroeg allerlei bestanden aan elkaar te koppelen, voordat dat gebruikelijk werd.” Tegenwoordig is het allemaal eenvoudig aan elkaar te koppelen. Vanuit de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting helemaal terug naar het mutatieniveau. “Dat is natuurlijk heel mooi.” Het belang ervan? “Snelheid en minder kans op fouten. Je hebt goed en snel inzicht in de situatie.” Hij vervolgt: “Als ik niet was meegegaan met de ontwikkelingen van UNIT4, was ik te duur geweest. Dan zou je jezelf uit de markt prijzen omdat je minder efficiënt werkt. Ook kwalitatief zou het dan minder goed zijn natuurlijk.” Dankzij UNIT4 Auditor voldoet Oliemans aan alle regelgeving en kwaliteitseisen. “Het werkprogramma dwingt

jezelf om goed na te denken over bepaalde posten die in de jaarrekening staan. Tevens wordt tegelijk de dossiervorming door UNIT4 DocumentManager uniform bijgehouden.” Twintig jaar als early adopter van de accountancysoftware van UNIT4 hebben Oliemans tot een specialist gemaakt. “Als ik niet weet hoe iets precies werkt, ga ik er gewoon net zo lang mee door tot ik het wel kan. Daar leer je gaandeweg die pakketten heel goed door kennen.” Dat legt hem geen windeieren: “Doordat je programmatuur goed werkt, kan je natuurlijk heel snel reageren.” Goed contact met UNIT4 Oliemans deelt zijn bevindingen met de mensen van UNIT4, zodat ze die in de volgende versie mee kunnen nemen. Hij vindt het goede contact dat hij met de accountmanagers van UNIT4 heeft heel prettig. “Ze komen regelmatig langs en kennen mijn bedrijf goed, dat vind ik heel belangrijk.” De samenwerking bevalt goed. “UNIT4 is een grote speler in de accountancybranche die voor standaardisering heeft gezorgd binnen ons vak. Hierdoor krijg ik als mkb-accountant meer tijd om samen met mijn klanten te werken aan hun toekomst.”

Tekstbijdragen: Erik-Jan Kreuze, Jurriaan van Oortmerssen en Martin van Vliet Fotografie: KEEK Mix Corrector: Tekstbureau To The Point Druk: Nieuwsdruk Nederland UNIT4 Accountancy B.V. Bastion 4 Postbus 755 3900 AT Veenendaal Telefoon: 0318 58 16 00 www.enovation4u.nl www.unit4.nl/accountancy

Automatisch op de hoogte blijven Ontvang ook automatisch onze tweets en/of digitale nieuwsbrief. Hierin informeren wij u over de ontwikkelingen rondom onze software, support, trainingen en evenementen. Ook ontvangt u handige tips om nog meer uit onze software te halen. Meld u nu voor onze nieuwsbrief aan via www.unit4.nl/accountancynieuwsbrief of scan de QR-code. Volg ons ook op Twitter: @U4Accountancy


E-Novation4u - OKTOBER 2013 - Jaargang 8 15

Adcoma kan adviesfunctie beter vervullen dankzij de software van UNIT4 Administratie- en adviesbureau Adcoma ziet op adviesniveau een belangrijke rol weggelegd voor online samenwerken met de cliënt. Door de digitalisering van de administratieverwerking heeft het kantoor uit Etten de efficiency van de werkmethodieken, de transparantie en de kwaliteit verbeterd. “En als gevolg daarvan kunnen we onze adviesfunctie beter vervullen. Daar ligt de winst wat betreft efficiency en rendement”, aldus Jan Goûtier, vennoot van Adcoma BV.

cijfers produceren en vertalen naar onze cliënten.” Goûtier werkt al meer dan 10 jaar met UNIT4-software. “Ik ben er altijd van overtuigd geweest dat UNIT4 de intentie had om in de accountancy-branche een bepalende speler te gaan worden.”

Vakbekwaam Zijn gevoel heeft Goûtier niet in de steek gelaten. “Mijn verwachtingen zijn uitgekomen. De club blijft voortdurend in ontwikkeling om applicaties te verbeteren. Daar stellen ze zich ook transparant in op, met betrekking tot de afnemer, dus kantoren als wij.” Want de mensen van de servicedesk van UNIT4 bieden hem geregeld een luisterend oor: “Het zijn buitengewoon vriendelijke, aardige en vakbekwame mensen met wie ik mijn ervaringen deel.”

Zes medewerkers verlenen administratieve diensten aan ongeveer 200 mkb’ers waar ze buitengewoon goed contact mee hebben. “Vanuit die perceptie kunnen we goed kijken naar kansen en bedreigingen voor onze cliënten.” UNIT4 Prognose biedt Adcoma zijn cliënten een meerwaarde met een solide advies over de toekomst van hun onderneming. Het kantoor geeft zijn cliënten hiermee waardevolle adviezen om de koers van de afgelopen jaren voort te zetten of juist bij te sturen. Geen faillissementen Dat doet Adcoma allesbehalve zonder succes: “In de laatste vijf jaar hebben we onder onze cliënten nog geen faillisse­ menten gehad, terwijl het voor de meeste ondernemers toch niet de meest eenvoudige tijden zijn. Dat zegt wellicht iets over de ondernemer, maar ook over ons kantoor. Daar hebben we misschien wel een steentje aan bij kunnen dragen.” Ondernemers hebben niet altijd voldoende resources en inzicht om zelf alle ontwikkelingen op de voet te volgen. Maar niet alleen de ondernemer, ook de accountant treft tegenwoordig allerlei nieuwe uitdagingen op zijn pad. “De

“We vinden de controle en beheersing van het werk­ kapitaal­ontwikkeling van een cliënt juist nu belangrijk.” Volgens Goûtier is het zaak om de processen efficiënt in te richten. “Daar heb je UNIT4 voor nodig. Door online samenwerken met de cliënt kunnen bepaalde handelingen gewoon snel en efficiënt worden gedaan. Dankzij de software van UNIT4 kunnen we als daar vraag naar is snel

Goûtier vervolgt: “Ik denk dat de mensen van UNIT4 pas in staat zijn tot productverbetering, als ze goed luisteren naar wat er in het veld aan de hand is. Dat pikken ze ook op. Dat zie ik ook wel terug in de software, in kleine details.” De samenwerking met de business-softwareleverancier bevalt hem dan ook prima. “Ik hoop dat we de samenwerking kunnen voortzetten zoals die momenteel gaat.” Jan Goûtier beroepsregels worden aangescherpt en de controles op de organisaties nemen fors toe. Het naleven van steeds meer regelgeving slokt tijd op. De toenemende regeldruk vangt de business-software leverancier naar zijn tevredenheid op: “Daar gaat UNIT4 goed mee om, daar reageren ze alert op.” Processen efficiënt inrichten Adcoma geeft de prioriteit op dit moment aan het continue blijven volgen van het werkkapitaal van de onderneming.

“Het is altijd een gezellige bezigheid als de account­ managers van UNIT4 langskomen op kantoor. Ik heb goed contact met ze. Laatst heb ik bij de UNIT4 Accountancy Tour ook de mensen van de servicedesk voor het eerst de hand geschud. Het zijn mensen die je nooit ziet, maar wel regelmatig spreekt. Ik heb ze allemaal een flesje wijn gegeven om ze toch eens te bedanken.”

Wilt u meer weten over UNIT4 Prognose? Scan de QR-code

COLUMN

Luxeprobleem?! Ik zal geen namen en rugnummers noemen, maar tijdens een goed gesprek met een vennoot ging het over de winstgevendheid. Dit kantoor was al een tijdje druk bezig om alle werkstromen uitsluitend digitaal te doen. De realisatie van het plan, dat was uitgewerkt in kwartalen, was nu ruim over de helft. Daarbij waren de plannen voor het komende kwartaal volledig uitgewerkt, maar de rest stond nog in concept. In de softwarewereld is dit de nieuwe manier van ontwikkelen. Daardoor zijn plannen telkens reëel en haalbaar. Wij noemen deze manier Agile en de vennoot is hier ook op overgestapt. Afgelopen jaar is de omzet van het kantoor een paar procenten gegroeid. Ondanks de economische malaise en ondanks de invoering van de nieuwe manier van werken, waarmee het kantoor was gestart. De rendementscijfers verrasten de vennoot. Een inflatiecorrectie had het kantoor meestal wel kunnen doorvoeren in zijn vaste prijzen. De winst zat in de dalende kostprijs van de medewerkers, mede dankzij het digitaliseren van de werkprocessen. Medewerkers die vorig jaar weggingen, zijn niet vervangen. Het overig personeel heeft de gaten op weten te vullen. In deze tijd (of altijd al) zijn medewerkers bereid een stapje extra te doen. De winst is daardoor flink gestegen. Zo fors, dat het kantoor de hoogte niet durfde te communiceren naar de vakbladen, de medewerkers en laat staan naar de cliënten. Hoeveel jaar geleden zouden we dit goede nieuws van de daken schreeuwen? In deze calvinistische omgeving wordt dit nieuws gelijk verkeerd uitgelegd... Maar als dit je enige probleem is als vennoot, dan ken ik andere vennoten die dit luxeprobleem er graag bij willen hebben.

Dit luxeprobleem is ontstaan door Vooruitdenken. Het kantoor had in april 2012 al aangegeven dat een digitale PBC “Prepare by Client” het ideaal was. Daarom was de vennoot zeer blij met onze lancering van ‘online samenwerken’. Dat was namelijk weer een vinkje op hun bucketlist van nog te realiseren plannen. De kostprijs van de werkzaamheden is dankzij de digitalisering nu al flink omlaag en ze zijn pas over de helft…. Wat belooft dat voor het toekomstig rendement? Meer overheadkosten doorbelasten of toch lagere prijzen voor de diensten? Dan heb ik nog niet eens doorgerekend wat het betekent als cliënten van dit kantoor alles op tijd en volledig ‘in één keer goed’ aan gaan leveren. De vennoot rekent die effecten ook nog niet door. Hij wil eerst de plannen voor het komende kwartaal realiseren en dan pas de volgende stappen zetten. Inderdaad, beheersing is een mooie eigenschap. Eerst kijken hoe je omgaat met de besparingen van de huidige en dan die van de komende maand. De stip aan de horizon delen ze met mij. Maar ze willen niet te snel daar komen….. Luxeproblemen.…je zult ze maar hebben.

Martin van Vliet

Reageren? Martin.van.Vliet@unit4.com


16

e-novaTion4U - oKToBer 2013 - Jaargang 8

DE UNIT4 ACCOUNTANCY NAJAARSTOUR 2013

M ren dem eer dien e stve nt uit uw rle opt ima ning d oor wer lisatie kpr v an oce ssen

WEES ERBIJ Alles moet sneller, goedkoper en beter. Dat is de uitdaging waar veel administratie- en accountantskantoren tegenwoordig mee geconfronteerd worden. Cliënten willen een lagere nota, maar wel snel resultaat en meer toegevoegde waarde. Veel werkzaamheden vinden plaats buiten het zicht van de cliënt, maar wel op basis van data van uw cliënt. Dit vraagt om een optimalisatie van uw interne werkprocessen, die niet ten koste mag gaan van de kwaliteit van uw dienstverlening. Door efficiënt gebruik te maken van onze software kunt u invulling geven aan deze uitdaging. Wij willen u dit graag tijdens onze jaarlijkse Accountancy Najaarstour, door middel van presentaties, laten zien en ervaren. Voor alle producten uit onze totaaloplossing verzorgen wij persoonlijke demonstraties en u kunt met onze aanwezige specialisten in gesprek gaan.

10 oktober 2013

Van der Valk Hotel in Dordrecht

15 oktober 2013

Van der Valk Hotel Schiphol in Hoofddorp

17 oktober 2013

Postillion Hotel in Deventer

22 oktober 2013

Van der Valk Hotel in Goes

24 oktober 2013

Van der Valk Hotel in Eindhoven

31 oktober 2013

Van der Valk Hotel in Wolvega

5 november 2013

UNIT4-vestiging in Veenendaal

Meld u aan via www.unit4.nl/najaarstour of scan de QR-code.

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT

E-Novation4U krant oktober 2013  
Advertisement