E novation4u krant april 2014

Page 1

Het innovatieplatform van UNIT4 Accountancy, april 2014, jaargang 9

e-novation4u KroeseWevers optimaliseert kantoorprocessen

DRV: “Eerst de interne processen op orde”

De accountant als sparringpartner voor financieringsvraagstukken

2

4

8

Directe vastlegging noodzakelijk voor toekomstgericht advies

12

NOAB: “ICT, kans én bedreiging voor onze leden”

Fou-Khan Tsang

“Verwacht niet dat ICT productiviteitsverbetering brengt, als je je mensen niet opleidt” Fou-Khan Tsang, voorzitter van de ICT-commissie van SRA, over hoe leden mee kunnen met ontwikkelingen “Ik schrok laatst toen ik bij een ondernemer was. Hij had zijn elektronische facturen geprint voor zijn accountant. Het kan niet zo zijn dat wij geld verdienen aan het inboeken van onze eigen facturen.” Fou-Khan Tsang, voorzitter van de ICT-commissie van SRA, IT-visionair en directeur van Alfa Accountants vindt dat er nog veel te winnen is in de boekhoudkundige verwerking. Accountantskantoren moeten het goede voorbeeld geven door helemaal over te gaan op elektronisch factureren. Fou-Khan Tsang vertelt waar het met het accountancyvak naartoe gaat en over (gewenste) ondersteuning van ICT. Tsang beseft dat het door enorme hoeveelheden facturen eenvoudiger is om draagkracht te krijgen voor elektronisch factureren, maar aan de andere kant weet hij dat elektronisch factureren ook voor kleine kantoren gigantische besparingen oplevert in het administratieve proces. “99,9 procent tijdwinst, als facturen van machine naar machine gaan”, zegt hij stellig.

“Accountants transformeren naar procesoperator en sturen bij als er dingen mis gaan. Bijvoorbeeld nieuwe codes aanmaken als een elektronische factuur niet herkend wordt. Op grote accountantskantoren heb je daarvoor veel minder mensen nodig. Daardoor zal de helft van de banen in de accountancysector verdwijnen.”

Martien Hermans is sinds juni 2013 voor­zitter van NOAB, de Nederlandse Orde voor Administratie- en Belastingdeskundigen. Hij maakt zich hard voor verdere kwaliteitsverbetering bij de leden om het imago van de leden te verbeteren. NOAB ontwikkelt dit jaar een digitaal kenniscentrum waar leden door eenmalig in te loggen toegang krijgen tot informatie over wet- en regelgeving, benchmarks en werkprogramma’s. Daarnaast zet Hermans zich in om van NOAB-kantoren echte adviseurs van de ondernemer te maken. “ICT is daarbij een kans én bedreiging.”

Lees verder op pagina 3

UNIT4 Accountancy Tour 2014 Uw bestaansrecht nu en in de toekomst Kijk voor meer informatie en aanmelden op www.unit4.nl/accountancytour 13 mei 2014 15 mei 2014 20 mei 2014 22 mei 2014 27 mei 2014 3 juni 2014 5 juni 2014 11 juni 2014

Amsterdam ArenA Van der Valk Hotel in Drachten De Kuip in Rotterdam Philips Stadion in Eindhoven IJsseldelta Stadion in Zwolle Rat Verlegh Stadion in Breda Parkstad Limburg Stadion in Kerkrade UNIT4-vestiging in Veenendaal

Lees verder op pagina 5

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT


2  E-Novation4u - april 2014 - JAARGANG 9

“Hoge acceptatie medewerkers dankzij geleidelijke overgang naar nieuwe werkwijze” KroeseWevers optimaliseert kantoorprocessen met document management systeem als vertrekpunt Postma wel samen gedaan, zodat medewerkers zo veel mogelijk met de klant bezig kunnen zijn. De keuze voor UNIT4 DocumentManager viel onder de voor­bereiding evenals de voorzet voor een standaard dossierinrichting. De projectgroep, bestaande uit een representatieve afspiegeling van de gebruikers, gaf verder invulling aan de inrichting. Bodde: “Een goede afkadering was hierbij zeer belangrijk. Als er tijdens een vergadering andere punten op tafel kwamen die niet met het hoofddoel te maken hadden, noteerden we deze, maar we gaven ook duidelijk aan dat deze opmerkingen in een volgend project verder worden uitgewerkt. Voorbeelden hiervan zijn: documentcreatie of de digitale ondertekening van stukken.”

Marcel Bodde en Friso Postma

“In het optimale werkproces is er al lang geen boekhoudwerk meer voor de accountant. Dat doet de ondernemer zelf in zijn online boekhoudprogramma dat is gekoppeld aan onze salaris service en de bankmutaties. De verwerking tot de jaarrekening voor verschillende uitvragende partijen gaat steeds meer automatisch. De rol van de accountant verschuift naar advies en controle.” Marcel Bodde (Manager ICT) en Friso Postma (ICT Adviseur) van KroeseWevers hebben een scherp beeld over het ideale werkproces. Om hun eigen organisatie in de richting van het ideaalbeeld te bewegen, zijn ze nu bezig om de werkprocessen te optimaliseren. Stap voor stap met het document management systeem als fundering voor verdere optimalisatie. De resultaten dankzij invoering van een document management systeem en digitalisering van de factuur- en documentenstromen zijn een hoge efficiency en een betere klanttevredenheid. ‘Van cijfers naar visie’ is het handelsmerk van KroeseWevers (7 vestigingen met circa 300 medewerkers in Overijssel, Gelderland en Drenthe). De economische situatie in Nederland is ook voor KroeseWevers een uitdaging. De ambitie is groeien en betaalbaar blijven. “Ondernemers hebben een vertrouwensband met hun accountant en wisselen niet zo snel”, zegt Marcel Bodde. “Toch is het van essentieel belang dat we onze organisatie efficiënter maken.” Driejarenplan In een strategisch actieplan is opgesteld hoe KroeseWevers dit wil realiseren. Werkprocessen moeten gestandaardiseerd worden en informatie moet centraal te benaderen zijn. Klanten moeten via een portaal zelf toegang hebben tot hun relevante dossiers. Daardoor verdwijnt een hoop administratief werk. “Een enorm project waarbij het creëren van draagvlak een van de uitdagingen is”, zegt Marcel Bodde. “We zitten als organisatie nu midden in deze transitie. Ons uitgangspunt is alles zo simpel mogelijk te maken. Valkuil is om alles direct te willen regelen in één omvangrijk project.” Het driejarenplan is onderverdeeld in vier projectgroepen. Eén daarvan is Middelen. Daarin staat de vraag centraal: wat stellen we onze medewerkers ter beschikking om het werk goed te kunnen doen? Onderdeel was invoering van een document management systeem waarin alle informa-

tie die nu verspreid is over verschillende systemen, centraal wordt opgeslagen. Friso Postma: “Wij zeggen daarbij: het is geen ICT-project maar een organisatorische verandering die we met zijn allen moeten doorvoeren.” Projectgroep voor inrichting Het voorbereidend werk voor de invoering van het centrale document management systeem hebben Bodde en

Traditionele mappenstructuur UNIT4 DocumentManager heeft als eigenschap dat informatie eenvoudig is terug te vinden. Het is niet nodig om documentatie in een bepaalde mappenstructuur op te slaan. Toch zijn medewerkers van KroeseWevers dit wel gewend. Om de acceptatie te vergroten, is een mappenstructuur de basis van het dossier gebleven, zodat de overgang naar de nieuwe manier van documentopslag niet te groot was. Bodde en Postma merken dat de vraag naar geavanceerd zoeken naar verloop van tijd toeneemt. Om dit te kunnen, is het noodzakelijk om documenten automatisch ‘tags’ mee te geven. “Als we het handmatig aanbrengen van tags direct hadden opgelegd, dan was het document management systeem niet geaccepteerd”, stelt Postma. Vragen over optimalisatie KroeseWevers voert automatisering in die medewerkers willen gebruiken. Na de invoering van UNIT4 DocumentManager kwamen medewerkers zelf met extra vragen over optimalisatie van hun werkproces. “Ideale processen van tevoren bedenken is veel te abstract voor medewerkers”, stelt Marcel Bodde. “Nu we het document management systeem hebben ingevoerd, komen de vragen vanzelf en kunnen we werken aan verdere optimalisatie van processen. Als we alles in één project hadden gestopt, dan hadden we nooit bereikt wat we nu hebben gerealiseerd.” KroeseWevers stelt dat het effect van automatisering de afgelopen jaren goed waar te nemen is. Met minder mensen kan hetzelfde werk worden verzet. Door verdere invoering van projecten als UNIT4 DocumentManager, UNIT4 Multivers PaperLess, een klantenportaal etc. is de verwachting dat deze efficiëntie- en kwaliteitsslagen verder zullen worden doorgezet.

Automatisch op de hoogte blijven Ontvang ook automatisch onze tweets en/of digitale nieuwsbrief. Hierin informeren wij u over de ontwikkelingen rondom onze software, support, trainingen en evenementen. Ook ontvangt u handige tips om nog meer uit onze software te halen. Meld u nu voor onze nieuwsbrief aan via www.unit4.nl/accountancynieuwsbrief Volg ons ook op Twitter: @U4Accountancy


E-Novation4u - april 2014 - Jaargang 9 3

Vervolg van pagina 1

NOAB: “Belangrijk is dat we ICT-angst wegnemen” Ondernemers zien geen toegevoegde waarde in administratieve taken, wel in adviestaken. Dit beseft de NOAB-voorzitter. Zijn eigen kantoor MBV, gespecialiseerd in bedrijfsdienstverlening voor medici en paramediciverloskundigen, zet hier vol op in. “Ik was onlangs bij een opleiding voor verloskundigen die straks ook ondernemer worden”, vertelt Hermans. “Studenten vroegen: ‘wat doe je voor ons?’ Ik gaf aan dat we het complete proces van het ondernemerschap begeleiden: van opstartfase tot bedrijfsbeëindiging of -overdracht. Ik geef dan aan: jullie zijn goed in nieuw leven in de wereld helpen en wij begeleiden jullie bij jullie nieuwe leven: het ondernemerschap. Dat vonden de studenten leuk om te horen. Met meer dan 50% marktaandeel in deze sector zijn we bijna dé belangenbehartiger voor verloskundigen aan het worden.” Als het aan Hermans ligt, bewegen NOAB-leden ook die kant op: dicht bij de ondernemer staan en hen helpen met meer dan alleen administratieve werkzaamheden. Hét businessmodel van het toekomstig NOAB-kantoor is er echter niet, zo bleek uit een brainstorm vorig jaar. “Ik denk dat de rol van belangenbehartiger de toekomstige rol is van het NOAB-kantoor. Vooral kennis hebben van de werkzaamheden of branche van je klant en daarop inspelen.” Identificatie bij de Belastingdienst Om leden hierin te faciliteren, wil NOAB administratieve processen makkelijker maken. Zo bekijkt de Orde samen met andere koepelorganisaties hoe hun leden eenvoudig zijn te identificeren voor de Belastingdienst als gekwalificeerd belastingconsulent. Hermans: “We denken aan identificatie via het beconnummer (belastingconsulentnummer). Dit geeft toegang tot faciliteiten van de Belastingdienst. Er zijn 24.000 beconnummers en 16.000 zitten in de zogenaamde uitstelregeling. Maar als je alle leden van de koepelorganisaties NOAB, RB, NBA, NOB en SRA bij elkaar optelt, kom je niet aan die 16.000. Er zijn dus beconnummers uitgegeven aan niet-aangesloten kantoren. Deze kantoren, de free riders, liften mee op de afspraken die de koepels met een kwaliteitskeurmerk in het Becon-overleg maken. Dat is mij een doorn in het oog. Daarom wil NOAB onderscheid op kwaliteit. Wat mij betreft krijgen leden van koepelverenigingen toegang tot alle faciliteiten van de Belastingdienst. Op z’n minst moet er een onderscheid komen. Deze kan dan direct verifiëren welke beconnummers zijn aangesloten bij een branche- of beroepsvereniging en welke niet. De Belastingdienst kan vervolgens de controle richten op adviseurs die niet zijn aangesloten bij een koepelorganisatie. Verticaal toezicht structureren. Daar zetten we op in.” Samenwerking NOAB zet ook in op verdere samenwerking met andere beroeps- en brancheorganisaties. De Orde werkt bijvoorbeeld met SRA samen om knelpunten in de werkkostenregeling (WKR) op te pakken met het ministerie van Financiën. “90 procent van onze ideeën is verwerkt in een brief die Financiën aan de staatssecretaris heeft aangeboden. Die brief ligt nu op het bureau van de staatssecretaris. De werkkostenregeling gaat immers op 1 januari 2015 in. Als er niets gebeurt, zitten we straks met een regeling die niemand wil en juist leidt tot administratieve lastenverzwaring in plaats van verlichting voor het MKB.” ICT als kans én bedreiging ICT is ook een punt waar NOAB haar leden mee wil begeleiden. NOAB wil zich niet binden aan een ICT-partij maar neemt deel in gebruikersgroepen van en overleggen met softwareleveranciers. Zo neemt NOAB met Perry Telle, bestuurslid van NOAB en werkzaam bij Hoornwijck Groep, deel in overleggen met UNIT4. Leden geven volgens Hermans aan dat de kansen in ICT zitten, maar dat deze tegelijk een bedreiging vormen. “De bedreiging zit in de kosten van ICT, in kennis van ICT en hoe deze in te zetten

Martien Hermans ten behoeve van klanten. NOAB-leden zijn goede boekhouders maar omdat boekhouden meer en meer automatiseert, wordt het steeds lastiger om toegevoegde waarde aan de klant te leveren. Ik heb nog geen panklare oplossing voor een ICT-omgeving voor kleine kantoren, maar ik denk er wel over na: hoe maak je ICT bereikbaar voor kleine kantoren?” Wat ziet NOAB als ideaal scenario om de transitie naar advies te maken? “Een mogelijkheid is een cloudachtig samenwerkingsplatform, waar kleine kantoren op kunnen inloggen voor de administratieve werkzaamheden en informatie-uitwisseling met hun cliënten. We gaan nog precies onderzoeken wat de behoefte is van onze leden. We moeten ze tools geven voor document management en dossiervorming. Belangrijk is ook dat we de angst voor ICT wegnemen.” Hoe kan een ICT-bedrijf als UNIT4 daarbij helpen? “Door gebruiksvriendelijke producten in de markt te zetten. Als ik naar de grotere softwareleveranciers kijk, dan gebruiken NOAB-leden misschien 20 procent van de mogelijkheden van een pakket. Softwareleveranciers

zouden een lightversie van pakketten kunnen maken, waardoor ze zowel in mogelijkheden als prijs aansluiten op de behoefte van kleine kantoren. Daar ligt de kans voor softwareleveranciers om NOAB-kantoren, die de administratie van in totaal 125.000 voornamelijk kleine bedrijven verzorgen, te bedienen. Veel NOAB-leden willen kleine compacte pakketten die ‘praten’ met andere pakketten in de cloud.” Hoe gaat NOAB aansluiting zoeken bij software­ bedrijven om te komen tot software die beter aansluit bij de behoefte? “Ik kan mij voorstellen dat wij als NOAB met een aantal softwarepartijen om de tafel gaan zitten om te kijken hoe we kunnen standaardiseren. Wij kennen de behoeftes van onze leden. Wij kunnen daar zeker een bijdrage in leveren. Hoe ziet de toekomst eruit, hoe kun je komen tot een toekomstgerichte oplossing waar softwareleveranciers, onze leden en die 125.000 ondernemers wat aan hebben. Hoe maken we het leven voor iedereen makkelijker.”


4  E-Novation4u - april 2014 - JAARGANG 9

“De uniforme manier van werken heeft al veel goeds gebracht” DRV optimaliseert: eerst interne processen op orde en dan de digitale dienstverlening DRV Accountants & Adviseurs is naar eigen zeggen stilletjes één van de beste kantoren van Nederland. Gespitst op deze belofte kijkt de organisatie met een kritische blik naar zichzelf. Hoe kan de klanttevredenheid verder omhoog nu de aard van het werk verandert? Hoe kunnen we de kwaliteit steeds blijven verbeteren? Het antwoord is eenvoudig: door nog beter in te spelen op de behoefte van de klant en hem te verrassen. De audittrail van dit antwoord ligt in procesoptimalisatie. Johan Clarijs, AA, lid van de Raad van Bestuur bij DRV, legt uit. De matige ontwikkeling van de Nederlandse economie sinds de grote recessie heeft druk gezet op de tarieven van standaarddiensten zoals de administratie- en samenstelpraktijk en de audit. Ook DRV ondervindt invloed van de economische situatie. De organisatie heeft ingezet op efficiency en constante kwaliteitsverbetering door de processen te optimaliseren. DRV heeft elf vestigingen in Zeeland, Zuid-Holland en Noord-Brabant. Er werken meer dan 400 mensen. De organisatie bedient ondernemers in het MKB en heeft een grote samenstel-, controle- en fiscale praktijk. Daarbij biedt het kantoor een grote diversiteit aan adviesdiensten en gespecialiseerde diensten zoals corporate finance, subsidieadvies en financiële en estate planning. Voor deze breed georiënteerde dienstverlening is volume belangrijk. In de loop der jaren heeft DRV kantoren overgenomen die hun eigen werkwijze hadden. Als eerste stap van de optimalisatie zijn dan ook de werkwijzen van de elf kantoren gestandaardiseerd. Grote stap in efficiency DRV heeft UNIT4 Auditor ingezet voor het stroomlijnen van de werkprocessen voor de controle- en samenstelpraktijk en ter vervanging van papieren werkprogramma’s en checklists. DRV gebruikt in de controlepraktijk de methode van Cygnus Atratus. Die gaat uit van vooraf nadenken waar de echte risico’s zitten in plaats van vinken zetten. Voor de samenstelpraktijk heeft DRV eigen content ontwikkeld. “We werken nu voor het derde jaar volgens deze methode”, aldus Johan Clarijs. “Het eerste seizoen was lastig, maar we hebben een grote stap weten te maken: iedereen werkt uniform. Daardoor zijn we minder afhankelijk van het niveau van de individuele medewerker. We merken dat medewerkers met een iets lager opleidingsniveau prima mee kunnen in de werkwijze. Als we zo terugkijken heeft deze manier van werken ons veel goeds gebracht.” Transitie naar advies Voor veel medewerkers was de verandering aanleiding om zich meer te ontwikkelen in de richting van een adviesfunctie. In deze transitie zit DRV momenteel. Zo maken assistenten tijdens hun werkzaamheden aantekeningen die kunnen leiden tot adviespunten. Dit helpt hen om nog bewuster met het werk bezig te zijn en daarbij de klant in het achterhoofd te houden. En om zo alerter te zijn op procesverbetering. Daarbij krijgen de assistenten ook coaching en terugkoppeling over hun werkzaamheden. Clarijs: “Zo komen we tot een betere klantbenadering. We zijn er nog niet, maar we gaan er zeker komen. We willen ieder lid van ons team bewust maken dat achter het proces een klant zit.”

Johan Clarijs Informatie centraal benaderen Recent heeft DRV Accountants & Adviseurs UNIT4 DocumentManager in gebruik genomen. De implementatie is goed verlopen door een goede projectstructuur, vertelt Clarijs. “Alle vestigingen zijn overgegaan op het document management systeem dat is gekoppeld aan UNIT4 Auditor. Het papieren archief is vervangen door een digitale variant. Informatie is centraal te benaderen. De implementatie was zwaar maar door de samenwerking met UNIT4 is het traject goed verlopen. ”

DRV stimuleert cliënten om de administratie digitaal aan te leveren. Ondernemers leveren momenteel op diverse manieren digitaal aan. Later in 2014 gaat DRV ook dit proces optimaliseren door cliënten via een portaal de mogelijkheid te bieden om gegevens aan te leveren. De accountantsorganisatie wil hierbij niet te hard van stapel lopen: eerst moeten de interne processen op orde zijn. Clarijs: “Onze cliënten vragen nog niet om een portaal, maar we willen ze verrassen met een goede oplossing. Om zo de klanttevredenheid verder te vergroten.”

UNIT4 Accountancy Tour 2014 Uw bestaansrecht nu en in de toekomst Kijk voor meer informatie en aanmelden op www.unit4.nl/accountancytour 13 mei 2014 15 mei 2014 20 mei 2014 22 mei 2014 27 mei 2014 3 juni 2014 5 juni 2014 11 juni 2014

Amsterdam ArenA Van der Valk Hotel in Drachten De Kuip in Rotterdam Philips Stadion in Eindhoven IJsseldelta Stadion in Zwolle Rat Verlegh Stadion in Breda Parkstad Limburg Stadion in Kerkrade UNIT4-vestiging in Veenendaal


E-Novation4u - april 2014 - Jaargang 9 5

Vervolg van pagina 1

“Als je als kantoor niet van tevoren nadenkt over processen dan mis je de boot” Proactieve accountant Deze automatiseringsslag heeft nog een effect: namelijk de administratie is altijd actueel en dat biedt volgens Tsang nieuwe adviesdiensten. “Ondernemers geven aan: als jij mij echt wil helpen, zorg dan dat je actueler bent. SRA heeft laatst onderzoek gedaan waaruit blijkt dat een ondernemer behoefte heeft aan een proactieve accountant. Maar die moet wel ergens door worden gevoed: een actuele boek­ houding. Wij accountants zijn nu batch georiënteerd. Periodiek krijgen we spullen, die verwerken we en vervolgens wachten we op de volgende batch. Het werk wordt veel spannender om het online te doen, dan kan je betere rapportages maken, zeker als ook additionele niet-financiële informatie op de factuur geautomatiseerd wordt verwerkt. Zo kan je als accountant de ondernemer veel actueler helpen­en voorkom je de pieken­en dalen in werkzaam­ heden. De jaarrekening blijft, maar die is een verantwoordingsstuk richting de fiscus en de bank. De ondernemer ervaart toegevoegde waarde door die actuele informatie.” Fabriek Procesoptimalisatie is een belangrijke stap voor accountants om klanten beter te bedienen tegen een gunstige prijs. Tsang waarschuwt dat dit geen project is maar een continu proces. “Ik hoor van accountantskantoren die met procesoptimalisatie bezig zijn: we gaan er een fabriek van maken. Medewerkers van accountantskantoren schrikken als ze van procesoptimalisatie horen. Daarom is het als kantoor belangrijk om te zeggen tegen de medewerker: we halen een aantal werkzaamheden bij je weg maar geven jou de uitdaging om continu te kijken hoe je werk beter en sneller kan.” Zijn ze hiertoe in staat? “Ik zal hier eerlijk over zijn: je moet je als kantoor afvragen of medewerkers die niet mee kunnen nog een toekomst hebben in de accountancy. De enige constante in het bedrijf is verandering. Dat is lastig, want het accountantsberoep is jarenlang statisch geweest maar dit is nu anders geworden. Accountantskantoren moeten hun plek in de nieuwe wereld veiligstellen. Dat kan enkel door continu te kijken hoe processen beter kunnen om zo de ondernemer beter te bedienen. Medewerkers hoeven geen fabrieks­arbeiders te worden, maar vrijheid en ruimte voor creativiteit krijgen om verbeteringen door te voeren, want anders slaat procesoptimalisatie dood.” Toyota Tsang heeft inspiratie gehaald bij de lean methode van Toyota. Zij hebben een fabriek waar elke 53 seconden een Toyota Aygo van de band komt rollen. In de fabriek hangt een geel koord. Als medewerkers een idee tot procesverbetering hebben, trekken ze aan het gele koord. De lopende band staat dan stil, de procesverbeteringssuggestie wordt opgeschreven en dan gaat het proces verder. De fabriek is zo ingericht dat een tijdelijke stop geen invloed heeft op het totale proces. Wat is de parallel met accountantskantoren? “Welke accountant neemt de tijd en ruimte om in zijn bedrijf te regelen dat medewerkers aan een geel koord kunnen trekken als ze ideeën hebben om processen te verbeteren? Dan hoor ik accountants denken: dit gaat ten koste van de productiviteit. Toyota zegt: de enige manier om elke 53 seconden een auto te produceren, is dankzij het gele koord. Schrik niet: er wordt 300 keer per jaar aan het gele koord getrokken. De medewerker die dat doet, krijgt applaus en geen berisping. Aan medewerkers die nooit aan het koord trekken, wordt een reden gevraagd.” Een onderdeel waar volgens Tsang flinke efficiencywinst is te halen, is de doorlooptijd van een samenstelopdracht.

Fou-Khan Tsang

Tsang adviseert om pas met een samenstelopdracht te beginnen als alle benodigde stukken aanwezig zijn. Hiervoor zijn duidelijke afspraken met de ondernemer noodzakelijk. Tsang: “We zien dat kantoren gaan snijden in de kosten, maar er is nog zoveel te winnen door processen te verbeteren. Dit is een opmaat naar alles dat nog gaat komen: elektronisch factureren, online samenwerken, etc. Als je als kantoor niet van tevoren hebt nagedacht over processen dan mis je de boot.” Hoe adviseert SRA hierin? “Er komt nog meer aandacht vanuit SRA voor continue procesoptimalisatie, maar dan vanuit een cultuuraspect, dus Lean. Je krijgt niet alleen een beter proces, ook de kwaliteit gaat omhoog. Het is een grootschalig veranderingsproces maar accountants hebben moeite om dergelijke veranderingen zelf door te voeren. Vanuit SRA willen we kantoren graag helpen bij deze omslag.” Hoe gaat SRA digifoben helpen? “SRA biedt veel cursussen om beter om te gaan met IT. Ik merk echter een verminderde belangstelling en dat is jammer. In de rapporten van de AFM staat expliciet dat de accountant te weinig verstand heeft van ICT. Daar maak ik me zorgen om, want de accountant is wel bezig met zijn omgeving, maar niet met het juiste IT-gereedschap. Behalve de nodige cursussen biedt SRA ondersteuning op het gebied van ICT-vraagstukken. Kantoren kunnen elke ICT-vraag voorleggen aan SRA. Waar SRA zelf geen antwoord kan geven, schakelt SRA een netwerk van specialisten in of brengt een kantoor in contact met de juiste partij(en).” Bieden softwareleveranciers wel het juiste gereedschap? “Met ICT kan vandaag de dag al veel meer dan accountants durven dromen. Maar ICT wordt steeds complexer dus daarom moet je geregeld bijscholen. Ik kom veel

accountants tegen die mopperen op de software die ze gebruiken: onwerkbaar, te duur, etc. Ben je als accountant niet bereid om je mensen op te leiden, moet je niet verwachten dat ICT productiviteitsverbetering brengt.” Wat is behalve het opleiden van medewerkers nog een oplossing voor een betere ondersteuning van ICT? “Een duidelijke keuze maken over wat je verwacht van een softwareleverancier. Er zijn twee relatievormen: een inkooprelatie en een partnership met de ICT-leverancier. Ik adviseer kantoren om voor hardware en telecom een inkooprelatie aan te gaan, maar wat betreft software te kiezen voor een partnerschap gezien de complexiteit. Ik constateer echter dat accountants gaan voor een goedkopere inkooprelatie, maar wel de service verwachten van een partnerschap. Zo werkt dat niet. Een ICT-verandering is 80 procent organisatorisch van aard en 20 procent technisch. Techniek verandert dus geen organisaties.” Uitbesteding Fou-Khan Tsang ziet dat ICT de komende jaren een nog veel strategischer hulpmiddel wordt voor accountantskantoren. De technische infrastructuur en data in eigen huis houden is steeds minder een optie voor accountants. Enerzijds vanwege de toenemende complexiteit, maar anderzijds vanwege de veiligheid. “Veel accountants denken dat het bewaren van data in eigen huis veel veiliger is dan uitbesteding maar dit is absoluut niet waar”, zegt Tsang. “Datacenters zijn goed beveiligd, daar kom je echt niet binnen. Uitbesteding vraagt wel een bepaalde IT-volwassenheid. Als een kantoor dat nog niet heeft dan is uitbesteding ingewikkeld. SRA kan helpen met handvatten om het volwassenheidsniveau te verbeteren. Zo kan SRA ondersteunen bij het beoordelen en opstellen van contracten of bij onderhandelingen.”


6

e-novaTion4U - apriL 2014 - Jaargang 9

Door online samenwerking gerichter adviseren, waar de klant écht iets aan heeft den Hartog & Hoogveld op weg naar kantoor van de toekomst Wij hebben nog nooit reclame gemaakt. In het eerste jaar zijn we verdubbeld in omzet en de stijging blijft maar doorgaan. Onze klanten brengen andere klanten aan, juist door onze klantgerichte houding.” Ferdinand den Hartog en Tim Hoogveld zijn sterk in administratieve werkzaamheden en bedrijfsadvies. Minder bedreven zijn ze in koude acquisitie van klanten. Ze vroegen hun relatiemanager bij UNIT4 om advies en hij verwees hen door naar een telemarketingbureau. Deze actie heeft al enkele nieuwe klanten opgeleverd.

Tim Hoogveld en Ferdinand den Hartog

Den Hartog & Hoogveld, kortweg DHenH, is een toekomstgericht accountantskantoor. Dit stellen oprichters Ferdinand den Hartog en Tim Hoogveld. De jonge accountants met ondernemersbloed beseffen dat ze niet afhankelijk moeten zijn van inkomsten uit uitsluitend traditionele werkzaamheden als administratie en jaarrekeningen. Ze willen verder in advies. Maar dan moet de basis wel op orde zijn. “De ideale situatie is compleet online samenwerken met de cliënt wat de administratieve dienstverlening betreft. Hier zetten we vol op in en ondertussen geven we ondernemers advies waar ze echt iets aan hebben.” Tim Hoogveld en Ferdinand Den Hartog zijn in 2011 DHenH gestart. Eerstgenoemde kreeg de kans het kantoor van zijn oom over te nemen. Het was een traditioneel kantoor waar het werk nog handmatig en op papier werd gedaan. De ondernemende accountants zagen het als een kans om het kantoor naar eigen hand te zetten. De eerste twee jaar stonden in het teken van automatisering, kwaliteitsverbetering en dossiervorming. MS Word en Excel zijn vervangen door UNIT4 Audition en alle mogelijkheden van UNIT4 Multivers Accounting zijn benut. Ook de implementatie van UNIT4 DocumentManager staat op het programma en UNIT4 Auditor voor de werkprogramma’s. Allemaal als voorbereiding om straks meer online administratieve diensten te kunnen verlenen, zonder het persoonlijke contact met de ondernemer te verliezen. ”Wij zien online samenwerken als fundament voor het creëren van meer en frequentere contactmomenten”, vertelt Den Hartog. “Dat leidt tot een betere band en vertrouwen. Je leert de ondernemer achter de onderneming echt kennen, een onderneming is namelijk meer dan enkel cijfers. Daarnaast is het nodig om door te dringen tot de ondernemer en dat maakt onze dienstverlening waardevoller”, vult Hoogveld aan. Kunnen jullie een voorbeeld noemen? “We merkten dat de omzet en marge van een klant, een restauranthouder in Nijmegen, terugliepen. Dat was raar want het is een zeer populair restaurant. Ook de ondernemer had last gekregen van de crisis”, vertelt Ferdinand den Hartog. “Maar hij veranderde verder niets. We zijn met hem in gesprek gegaan. Hij bleek veel oproepkrachten in dienst te hebben maar stond zelf bijna niet meer in de zaak. We adviseerden om oproepkrachten eruit te doen en zelf weer in het restaurant te staan. Dat scheelt aan loonkosten. Daar kan iedereen op komen, maar voor deze ondernemer was het een ‘eye opener’.”

“Daarnaast hebben we hem geadviseerd om zijn BMW in te ruilen voor een bescheidenere leaseauto”, vervolgt Tim Hoogveld. “Doordat we zo’n goede band hebben met deze ondernemer, heeft hij ons advies opgevolgd. Door op de kosten te letten ging het al snel beter met deze ondernemer. Daar krijg je veel waardering voor. Wij willen dat de ondernemer ons belt als er wat is. Zonder dat hij het gevoel heeft dat de meter gaat lopen. Op korte termijn verlies je daar omzet door want ieder uur moet declarabel zijn, zo is de gedachte bij het reguliere accountantskantoor. Maar op langere termijn werpt het zijn vruchten af.

5 Stappen

3

Social media Daarnaast hebben Den Hartog & Hoogveld social media ontdekt als manier om nieuwe klanten aan te trekken. Tot een half jaar geleden geloofden de heren hier niet in. Maar hun relatiemanager van UNIT4 gaf een demonstratie van de mogelijkheden en social media tools. Ze raakten enthousiast: “Het hoort bij onze gedachte om meer online te gaan, het kost niets, de inspanningen zijn minimaal dus waarom geven we het geen kans. Het resultaat van onze social media inspanningen: een nieuwe klant en vijf ondernemers waarmee we in een vergevorderd gesprek zijn”. Traditionele werkzaamheden Ondanks de mooie successen op adviesgebied, is de realiteit dat 80 procent van de omzet nog bestaat uit traditionele werkzaamheden: administratie, jaarrekeningen en salarisverwerking. Per 1 januari 2014 zijn alle klanten voor de salarisadministratie over op UNIT4 Personeel & Salaris Online. Daarbij voeren ze zelf mutaties in die worden verwerkt tot loonstrook door DHenH. Den Hartog: “We krijgen de vraag terug: dan hoeven wij nu niet meer te betalen voor de loonverwerking? Nee, zeggen we dan. Je krijgt er een online archief voor terug. Alle gegevens zijn online te raadplegen en we kunnen makkelijk en direct overleggen als we iets vreemds constateren. Straks met UNIT4 Online Samenwerken komt de online boekhouding erbij. Alles kan je straks via een app benaderen en je hebt direct inzicht. En dan zie je aan de ondernemer: dat wil ik. Dus we kijken uit naar UNIT4 Online Samenwerken. Zo zijn we in staat om frequentere contactmomenten te creëren, gerichter in te spelen als er zaken spelen en advies te geven. Hierdoor kunnen wij meerwaarde creëren bij ondernemers, waar zij ook bereid zijn om voor te betalen. Dat is de toekomst.”

Standaardiseer de werkprocessen

eid

Tijdigh

naar een optimaal werkproces

snelheid

een

Volledigheid

mal ig van e vast le geg eve gging ns

Digitalis

1

Inventariseer de huidige situatie

Wie doet wat?

Klantcontact via telefoon, e-mail, bezoek of portaal?

2

ering

Kwaliteit

ProceS

Uniform

optimalisatie

heid

Kosten

Management

4

Zoek naar de juiste tools

papier of digitaal?

Beschrijf overbodige werkzaamheden en onnodige vertragingen

uidig

Juist

Geautomatiseerd of handmatig?

tijdsduur?

en eend

Digitale werkprogramma’s

0110001 0101001

Geautomatiseerde gegevensanalyse

Digitalisering documenten

5

nten ocume ns en d r Gegeve beschikbaa 24/7

Intensiveer klantcontact


e-novaTion4U - apriL 2014 - Jaargang 9 7

“Accountant kan zich helemaal op corebusiness en klanten richten” Jack van der velde (UniT4 iT solutions) ziet steeds meer accountants hun volledige iCT uitbesteden Accountancykantoren verkiezen cloud computing steeds vaker boven on-premise oplossingen. Werken vanuit de cloud biedt accountants allerlei voordelen, zoals de mogelijkheid om online met cliënten samen te werken. Maar waarom zou een accountant nu eigenlijk naar de cloud willen? En hoe veilig is dat? Waar moet hij zoal op letten als hij naar een geschikte cloudleverancier op zoek is? Jack van der Velde, directeur UNIT4 IT Solutions, legt het uit. Wat zijn de belangrijkste voordelen van de cloud? “In veel opzichten is het voor de gebruikers op het accountantskantoor en voor hun cliënten een voordeel dat ze altijd en overal kunnen werken. Via de cloud kunnen accountants eenvoudig online informatie delen met cliënten. Zo kunnen cliënten een rol spelen in het administratieproces door met de accountant samen te werken: accorderen, autoriseren, etc. Cliënten kunnen zelf ook hun gegevens altijd en overal inzien. Dat cliënten van accountantskantoren steeds meer met mobiele applicaties gaan werken, speelt ook een rol. Die ondersteuning kan vanuit de cloud een stuk eenvoudiger.” Wat zijn voor accountants de belangrijkste redenen om voor een cloudoplossing te kiezen? “Dat kan ontzorging zijn, zodat de accountant zich helemaal op zijn corebusiness en klanten kan richten. Hij heeft immers geen infrastructuur die hij moet onderhouden. Back-ups en updates van de software verzorgt de cloudaanbieder. Daarnaast kan veiligheid een argument zijn. Werken via de cloud is heel veilig. Een server die in een gemiddelde serverruimte of ergens in een kast staat, is een stuk minder veilig dan het volledig afgeschermde UNIT4-datacentrum. Op allerlei manieren kan UNIT4 de veiligheid van data en de verwerking ervan borgen: een toegevoegde waarde voor de accountant, die ook aan zijn cliënten de veiligheid moet borgen. Het kan ook zo zijn dat een accountant innovativiteit wil uitstralen of mikt op performance, die in datacentra heel hoog is. Kostenefficiëntie kan ook een rationale zijn, maar is niet in alle gevallen haalbaar.” Waar is die van afhankelijk? “Van welke kosten je meeneemt: alleen directe, zeer zichtbare kosten, waar facturen voor binnen komen, of ook directe kosten die wat minder zichtbaar zijn? Dan zijn er ook nog veel indirecte en secundaire indirecte kosten die vaak over het hoofd worden gezien. Bijvoorbeeld stroomkosten, of de tijd dat een medewerker een andere medewerker helpt, omdat er geen goede servicedesk beschikbaar is. Indirecte kosten bestaan bijvoorbeeld uit de hoeveelheid managementtijd die het kost de ICT te beheersen. Sommige accountants vinden dat leuk omdat het een soort hobby is. Andere niet, maar die zijn daar toch veel tijd aan kwijt. Als je dat ook meeneemt, is het al snel veel goedkoper. Hoe moet een accountant van start gaan als hij naar de cloud wil gaan? “Sparren met specialisten is goed om te kijken of er een business case is. Welke software accountants naar de cloud brengen en welke niet. Dat ligt aan de doelstellingen van het kantoor. Het is in veel gevallen goed mogelijk en het overwegen waard om alles naar de cloud te brengen. Dat doen accountants ook steeds vaker.

Jack van der Velde Het is daarnaast verstandig de verschillen tussen de shared en private cloud te onderzoeken. Shared is het meest kostenefficiënt, maar heeft beperkingen: gebruikers kunnen niet alle toegang openzetten of alle integraties mogelijk maken. In de private cloud wel. Die biedt flexibiliteit zowel op het gebied van integraties als toegangen. Dat kan praktisch zijn als nieuw verworven cliënten eisen aan de accountant stellen, bijvoorbeeld dat de accountant met een nieuw pakket gaat werken.” Waar moet een accountant op letten als hij cloudleveranciers gaat vergelijken? ”Een leverancier moet veiligheids- en continuïteitsgaranties kunnen bieden en gecertificeerd zijn op een manier die past bij de dienstverlening van die accountant. Heeft

de cloudleverancier verstand van de software die ik ga gebruiken? Heeft de cloudleverancier ervaring met accountants en de cloud? Wat is het trackrecord? Heeft de leverancier de benodigde certificeringen? Kan de leverancier de volledige dienstverlening in een totaaloplossing aanbieden? Er is zowel wet- als regelgeving waar accountants rekening mee moeten houden. Daarom is het van belang om een cloudleverancier te kiezen die gewoon aan al die wet- en regelgeving voldoet. Het voordeel van clouddiensten afnemen bij UNIT4 is dat UNIT4 het totale pakket zelf verzorgt. Niet alleen de applicaties, maar ook het beheer van de eigen, onderliggende infrastructuur. Zo kunnen we ook veel controles inbrengen en zijn we ‘in control’.”

Uw bestaansrecht nu en in de toekomst dit kunt u verwachten op de UniT4 accountancy Tour: Uw bestaansrecht nu Wat wil de klant vandaag de dag? Hoe houdt u de marges van uw kantoor op peil? en welke rol speelt software daarin? een verhaal over efficiency, digitalisering, procesoptimalisatie en voorbereid zijn op de toekomst. Uw weg naar blijvend succes een digitale wereld: hoe profiteren u en uw klant ervan? Wat gaat software veranderen aan uw bedrijfsvoering? een toekomstschets over adviseurschap, online samenwerken met uw klant, prognoses, dashboards, management informatie en business intelligence. de presentaties vinden meerdere keren per dag plaats. U kunt ook demonstraties bijwonen en/of persoonlijk met onze aanwezige specialisten in gesprek gaan om de diverse onderdelen van onze totaaloplossing door te nemen. Kijk voor meer informatie en aanmelden op www.unit4.nl/accountancytour


8  E-Novation4u - april 2014 - JAARGANG 9

“De accountant als sparringpartner voor financieringsvraagstukken” E-Novation4U platformbijeenkomst in het teken van de veranderende financieringen voor het MKB

“Als ik ziek ben ga ik naar de dokter, krijg ik medicijnen en word ik beter. Is een onderneming ziek, dan zijn medicijnen niet snel voorhanden. Banken draaien de kredietkraan dicht. Om het niet zover te laten komen, is het veel beter als accountants de vinger aan de pols houden. Zo kan de onderneming makkelijk krediet krijgen: via banken of alternatieve financieringsvormen.” Strategisch manager Wilco Kraaij van UNIT4 Accountancy trapt de E-Novation4U platformbijeenkomst af die 2 april 2014 in het teken stond van financieringsvormen voor het MKB. Leden van het platform, die een dwarsdoorsnede vormen van administratie- en accountantsorganisaties in Nederland, luisteren daarna geboeid naar Michiel Schipper, managing director van Topicus Finan. Dit ICTbedrijf maakt software voor banken. Schipper kent de banken goed en geeft een inkijk op de werkwijze. Voorafgaand aan de bijeenkomst kregen deelnemers een aantal stellingen voorgelegd. Veel deelnemers (65 procent) achten 80 procent van hun cliënten financieel gezond. Grote verdeeldheid is er over de stelling: ‘hoeveel ondernemers komen niet in aanmerking voor een bancaire financiering’. Daaruit zou afgeleid kunnen worden dat dit niet scherp op het netvlies van de accountant staat. Daarom is het onderwerp van de bijeenkomst een schot in de roos. Slechte sectoren Vanwege kostenbesparing kijken banken bij een kredietaanvraag onder de 1 miljoen euro niet meer naar de cij-

fers van de onderneming en haar doelstellingen, maar puur naar de contextfactoren die komen uit marktanalyses (model based lending). De banken definiëren hele sectoren als slecht, bijvoorbeeld autobedrijven of keukenverkopers. Voor hen is het haast niet mogelijk om aan financiering te komen ook al presteren ze als individueel bedrijf goed. “Daarom kan het MKB zo slecht aan een financiering komen”, stelt Schipper. “Dat is niet de schuld van banken maar vooral vanwege de strenge Basel III regelgeving. Daardoor het is te duur voor de bank om kleine kredieten te verstrekken.” Een commissie onder leiding van Delta Lloyd CEO Niek Hoek stelt dat Nederland zo in een negatieve vicieuze cirkel komt en heeft een aantal aanbevelingen gedaan om het voor MKB’ers makkelijker te maken om aan financiering te komen. Het ministerie van Economische Zaken heeft de aanbevelingen overgenomen en komt

E-Novation4U: voor en door accountants E-Novation4U is een innovatieplatform waar gebruikers van accountancysoftware hun ideeën en wensen over deze software­kwijt kunnen. We willen hiermee komen tot de ultieme marktconforme en praktijkgerichte software. Twee keer per jaar komt in dit kader een doorsnede van accountants- en administratiekantoren bijeen. De deelnemers aan de platformbijeenkomsten staan hieronder vermeld. Naast de platformbijeenkomsten wordt vanuit E-Novation4U twee keer per jaar deze krant uitgebracht, die verzonden wordt naar de totale accountancybranche. NOAB Novak SRA Accountants- en Adviesgroep Rijkse Accountantskantoor Van der Voet Afier Accountants

bovendien met wetgeving rond kredietunies, trekt verzekeraars en pensioenfondsen naar de MKB-markt en ondersteunt alternatieve financieringen. De wetgeving wordt naar verwachting in september behandeld in de Tweede Kamer.

DRV Accountants & Adviseurs EY FSV Accountants + Adviseurs Grant Thornton HLB van Daal & Partners Hoornwijck Groep

Kab Accountants KroeseWevers PwC Van Dam & Partners Van der Linden Accountants Worrell & Jetten

Michiel Schipper

Uitleg over voor- en nadelen Schipper schetst de markt van kredietverleners en -vormen in Nederland. Diverse financieringsvormen als verticaal financieren, leasing, crowdsourcing en bancair krediet komen voorbij. De accountant kan volgens de managing director van Topicus Finan een rol spelen in uitleg van de voor- en nadelen van financieringsvormen aangezien de banken dit niet doen. “De accountant kan het overzicht bewaren en dienen als sparringpartner. We zien dat banken, gezien de kosten ervan, worstelen met de invulling van hun financieringsadviesproces. Daarmee ontstaat een mooie advieskans voor accountants. Nieuwe financieringstrend Value based pricing is de nieuwe financieringstrend, volgens Schipper: hoeveel is de lening je waard. “Het is hierbij zaak om het PD (Probability of default, de kans op faillissement) te managen. Solvabiliteit en liquiditeits­ berekeningen zijn hierbij belangrijk. Met de URA Rating kunnen accountants hun cliënten helpen met financiering. Die rating correleert met de ratingmodellen


E-Novation4u - april 2014 - Jaargang 9 9

van de banken, dus is een zeer bruikbaar instrument om dit te doen. Momenteel zijn banken bezig met het managen van zekerheden en ploegen dossiers door. Dit proces is nog niet geautomatiseerd, maar dit gaat wel gebeuren. Banken gaan de status van de zekerheden monitoren: wat is de voorraad, wat is de stand van het gebouw, wat is er aan de hand met de machines, etc. Accountants kunnen hierop inspelen.”

NBA dossiermentoring-sessies: het eigen controledossier onder de loep

Focus op zekerheden Een E-Novation4U platformlid knikt instemmend: “De leasemaatschappij van een klant van me had iets gefinancierd maar wist niet wat en kwam controleren. De rekening voor deze controle: 7000 euro!” Schipper: “Accountants kunnen ondernemers voorbereiden op de controle door hen erop te wijzen dat de leasemaatschappij of bank kan langskomen omdat ze momenteel de focus hebben op zekerheden. Ga met de ondernemer aan tafel en vraag hem welke zekerheden hij heeft afgegeven aan de bank en wat volgens hem de status is. Vraag ook aan de ondernemer of hij een financieringsvraagstuk heeft, als de controleur een andere mening blijkt te hebben. Algemene voorwaarden “Ja, maar de banken brengen toch de controlekosten in rekening. Die voorkom je niet met dit advies”, betoogt een ander E-Novation4U platformlid. “Dat klopt”, zegt Schipper. “De ondernemer zal het fijner vinden als zijn accountant hem voorbereidt op de komst van de controleur dan wanneer hij door het bezoek overvallen wordt. Bovendien is het nog maar de vraag of banken die kosten terecht in rekening brengen. Dat staat in de voorwaarden die bij de financieringsverstrekking zijn meegeleverd. Relatiebeheerders lezen die niet altijd. Bovendien zijn de terms die bij de kredietovereenkomst zijn opgenomen altijd leidend boven de algemene voorwaarden. Als daarin om taxaties wordt gevraagd maar er staat niets over kostendoorbelasting dan hoeft de ondernemer niet te betalen. Dus als accountant kan je checken of de bank terecht die kosten in rekening brengt. Dit is een absoluut thema en jullie kunnen je cliënten behoeden voor ellende.” De presentatie van Michiel Schipper heeft effect. De tongen komen los en de helft van de platformleden ziet het na een stemming als primaire taak om de ondernemer financieel gezond te houden. “Een toekomstige accountant zal dit wel moeten kunnen anders wordt ons bestaansrecht wel erg mager”, zegt een E-Novation4U platformlid. “Bovendien kan de ondernemer ons verwijten dat we hem niet hebben gewezen op de komst van de revisiecontroleur. We hebben tenslotte toch een signaleringsfunctie. Maar we moeten wel duidelijk maken dat dit advies geld kost.” Continuous monitoring Schipper: “Er ontstaan nu bedrijfjes die tussen de ondernemer en de geldverstrekker gaan zitten en zich toeleggen op continuous monitoring. Ik verwacht dat banken op een gegeven moment het zeer wenselijk gaan vinden dat de ondernemer die krediet wil ook een abonnement neemt op een continuous monitoring dienst. Dit kunnen jullie natuurlijk ook in de dienstverlening opnemen.” “Ja”, roept een platformlid. “Als wij het niet doen dan zijn we de klant kwijt. Wij accountants houden ons vooral met administreren bezig maar daar gaan we het niet mee winnen. We moeten dus voorbereiden hierop.” Na de presentatie van Michiel Schipper blijkt dat 75 procent van de aanwezige platformleden denkt dat alternatieve financieringsvormen komende jaren steeds belangrijker worden voor het MKB en dat het MKB echt anders met de kredietbehoefte om moet gaan. En wie kan hem nu beter ondersteunen dan zijn accountant?

Wouter Bekker

De krantenkoppen logen er vorig jaar niet om. De Autoriteit Financiële Markten (AFM) had onderzoek gedaan naar de controlepraktijk van accountantskantoren. De conclusie: in bijna acht op de tien gevallen was de kwaliteit van de wettelijke controles door accountantskantoren ontoereikend. De NBA wil het tij keren. Een van de maatregelen die de NBA heeft genomen, is het verplicht stellen van zogeheten dossiermentoring-sessies. “De opzet van deze sessies is dat maximaal vier accountants gezamenlijk een eigen dossier onder de loep nemen”, licht Wouter Bekker, programmamanager bij NBAOpleidingen toe. “Ook is er een mentor aanwezig die kritische vragen stelt over de controle: waarom zijn bepaalde keuzes gemaakt en met welke onderbouwing? Het uiteindelijke doel is om de eindverantwoordelijke accountants bewuster te maken van het belang van de te nemen beslissingen. Dit komt de kwaliteit van het controledossier ten goede, iets waar de NBA zich hard voor maakt. Een van de taken van de NBA is immers te waken over de kwaliteit van het accountantsberoep. Deze kwaliteit wordt onder andere gewaarborgd door een plicht voor accountants tot het volgen van scholing, de zogenaamde ‘Permanente Educatie’.” Deelnemers aan de dossiermentoring-sessies bekijken hun eigen manier van werken kritisch. Daarnaast wordt stilgestaan bij welke uitgevoerde werkzaamheden en vastleggingen in het dossier voldoen aan de normen die gelden voor controleopdrachten. Zo wordt geprobeerd de kritische houding van de eindverantwoordelijke accountant ten aanzien van het eigen dossier naar een hoger niveau te brengen.

Open kritische vragen Voor gevallen waarbij het ongewenst kan zijn om een eigen dossier te gebruiken is een voorbeelddossier gemaakt. Hierbij gebruikt NBA-opleidingen schermafdrukken van de controlemethodiek van Cygnus Atratus, die is opgesteld door Tom Koning. Deze gaat uit van het stellen van ‘open kritische vragen’, in plaats van het ‘afvinken van vragen’ volgens een standaarddraaiboek. Het doel van deze benadering is de accountant kritisch te laten nadenken over de organisatie van zijn cliënt en zo risico’s boven water te krijgen. De methodiek is in te zetten met behulp van de werkprogrammasoftware UNIT4 Auditor. “We moedigen accountants aan om eigen dossiers mee te nemen”, aldus Bekker. “Maar we kunnen ons ook voorstellen dat dit in bepaalde gevallen onmogelijk of niet gewenst is.” In dat geval kan een voorbeelddossier worden ingezet. “Voor herkenbaarheid voor de deelnemers vonden we het belangrijk om te werken met een methodiek van een van de grotere softwareleveranciers. Voor dit specifieke doel, dossiermentoring, vond NBA-Opleidingen de werkmethodiek van Cygnus Atratus een goed hulpmiddel, omdat deze uitgaat van de NBA-controlestandaarden. En dat is per slot van rekening waar de sessies op zijn gericht.”



e-novaTion4U - apriL 2014 - Jaargang 9 11 CoLUMn

Schoenmaker pas op je leest, anders is-t-ie weg! financieel adviseur heeft toch ook de uitstraling dat zijn eigen financiën op orde zijn? dus BMW 7 of audi a8... de accountant is nu een gewone dienstverlener die het antwoord moet weten op de vraag: wat zou mijn klant willen dat ik van hem zou moeten weten! en een dienstverlener die een gematigde uitstraling moet hebben. U weet toch hoe het op lange termijn met zonnekoningen af loopt? The economist schreef over het onderzoek van de oxford Universiteit: welke beroepen bestaan binnen 20 jaar niet meer? Men schat de kans voor het beroep accountant/auditor op 94%! Tweede plaats in de top 100.... Onrustig als u zich verdiept in de impact van audit tools op ons vak en de invloed van workflow systemen, digitale informatieverwerking en ketenintegratie op de aoiB van ook het MKB, dan schuiven we onrustig op de stoel. sBr krijgt ons niet meer onrustig, maar de iCTontwikkelingen volgen elkaar snel op. door cloud, virtualisatie en software defined anything gaat het met de schaalbaarheid en betaalbaarheid zo snel dat deze software onder handbereik van onze MKB-klanten komt. We spreken veel over de accountant als adviseur en klankbord, maar als we geen gebruik maken van Bi-tools dan zien klanten ons niet meer als architect van interne beheersing en het management informatie systeem. ik schrijf deze tekst in de wachtruimte van de vWdealer. nooit gedacht dat ik ooit vW zou rijden. Frans was bij ons de standaard. onze debiteurenstand in de vierde termijn is nog steeds schrikbarend hoog, 1e ,2e en 3e termijn zijn prima. Maar de probleemgevallen blijven. de accountant als loyale adviseur. Beetje financier inmiddels? Herkenbaar voor u, dus zijn het tijden voor degelijkheid en soms soberheid. dat is niet leuk, een goede

Dinosaurus o wee, als u om parafenlijsten, prints of ander nostalgisch materiaal gaat vragen....u wordt gauw gezien als dinosaurus onder de zakelijk adviseurs. en dat liep ook niet zo goed af. onlangs mocht ik met pieter, Fouk en Wilko aan de slag over awareness van accountants over iT-ontwikkelingen en iT-risico’s.

adverToriaL

Navigeer uw cliënten naar een zonnige toekomst Iedere ondernemer heeft behoefte aan ondersteuning en sturing. Vaak bent u als accountant de aangewezen persoon om uw cliënt door het onberekenbare MKB-landschap te begeleiden. Zoals een navigator de rallycoureur door het parcours begeleidt. Om niet uit de bocht te vliegen is de vooruitblik van de navigator van enorm belang. Komt er een flauwe bocht naar links, of is het toch een scherpe bocht naar rechts? Een goede navigator heeft uiteindelijk een groot aandeel in het succes van de coureur. Actuele cijfers noodzakelijk Hetzelfde geldt voor u en uw cliënt. soms is het fijn om even in de achteruitkijkspiegel te kijken. Met elkaar terugblikken hoe het afgelopen jaar is verlopen. Maar daarna weer onmiddellijk de blik op de toekomst gericht. nieuwe uitdagingen liggen in het verschiet. om daar op te anticiperen zijn actuele cijfers absoluut noodzakelijk. Hierbij kunt u denken aan:

Management Assistent geeft antwoorden allemaal relevante vragen waarop uw cliënt antwoord krijgt met de Management assistent binnen UniT4 Multivers Medium. alle cijfers duidelijk gepresenteerd in grafieken of overzichten. de Management assistent biedt de basis om belangrijke keuzes voor de toekomst te kunnen maken. dit, gecombineerd met uw advies, zorgt ervoor dat uw cliënt klaar is voor de toekomst!

- Wat zijn mijn openstaande posten bij mijn debiteuren en welke zijn vervallen? - Welke artikelen of diensten lopen momenteel achter op de verwachting? - Welke artikelen lopen juist wel goed en raken onder de minimale voorraad? - Welke debiteur heeft nog weinig omzet gedaan, maar was vorig jaar een top 3-debiteur?

Wilt u meer weten? raadpleeg uw partnermanager of MKB-partner voor meer informatie over de mogelijkheden.

grofweg 5% is daar ten behoeve van de klant direct mee aan de slag. natuurlijk hebben we allemaal online boekhouden, scan en herken. We zien er direct de margevoordelen van…maar effecten op de markt, het businessmodel en de rol van de accountant als het gaat om Bi-tools en iT-assurance? Ketenintegratie in de dataketen bereikt ook de accountant. aan de voorzijde (e-factuur, scan en herken, workflow op inkoop en goederenontvangst) zit al nauwelijks operationeel werk voor een accountant, de achterzijde met sBr zijn we al jaren mee bezig en dringt nu ook tot onze (handige) klanten door. Kortom waar zit de ‘added value’ van de vertrouwensman/vrouw? ik heb zelf al vast een carrièremove voorbereid. dankzij voorkeurstemmen ga ik aan de slag als volksvertegenwoordiger in mijn woonplaats, toch de zekerheid van een politieke loopbaan. eerste agendapunt TpM voor de iTdiensten....toch weer thuis in de wereld waar het om draait: zekerheidsverschaffers! schoenmaker blijf bij je leest....of schoenmaker pas op je leest, anders is-t-ie weg! Met hartelijke groeten, erik-Jan Kreuze, registeraccountant, register edp-auditor, toezichthouder, commissaris, docent, dagvoorzitter en bestuurslid.

Erik-Jan Kreuze

Afier Accountants + Bedrijfsadviseurs Tynaarlo


12  E-Novation4u - april 2014 - JAARGANG 9

“Directe vastlegging noodzakelijk voor toekomstgericht advies” Wilco Kraaij, strategisch manager bij UNIT4 Accountancy, over doelgericht adviseren weet waar je bent kun je niet effectief sturen. Goede toekomstgerichte advisering vereist dus dat de vastlegging op orde is. Pas als een ondernemer bij is met zijn administratie, ziet hij hoe hij ervoor staat en wat de betalingsverplichtingen zijn. Bovendien heeft hij zo continu inzicht in zijn financiële gezondheid. Dan kan de ondernemer pas echt gericht gaan zoeken naar antwoorden op vragen als: Waar gaan we heen? Wat kunnen we verbeteren en waar kan ik meer uithalen? Dat is uiteindelijk waar de kwaliteit van de ondernemer ligt.” Hoe kan een accountant ervoor zorgen dat zelfs zijn op administratief gebied minst zorgvuldige cliënten de administratie op orde krijgen? “De accountant kan om te beginnen een afspraak met een ondernemer maken. Een afspraak om bijvoorbeeld de eerste week na het einde van ieder kwartaal, of maandelijks als de situatie daar om vraagt, de administratie van de ondernemer te bekijken. Dat kan voor een ondernemer die dat zelf niet zo goed onder controle heeft al een goede stok achter de deur zijn, wat veel mensen nodig blijken te hebben. Op die manier helpt de accountant zijn cliënt voorkomen om achter te gaan lopen met zijn administratie en uiteindelijk te verdwijnen in de chaos die daaruit kan ontstaan.”

Wilco Kraaij

Het MKB houdt zich in deze economisch uitdagende tijd veelal bezig met het hoofd boven water houden. Met andere woorden: ze proberen te overleven en winstgevend te blijven. Ondernemers vragen zich in deze situatie steeds vaker af waar ze staan en of ze het al dan niet goed doen. Boekhoudsystemen zijn gelukkig in staat om steeds meer managementinformatie te leveren, waardoor het voor accountants steeds beter mogelijk wordt om tijdig inzicht te verschaffen en advies te geven aan hun cliënten. Desalniettemin zijn nog lang niet alle accountants altijd in staat adequaat toekomstgericht advies te geven. Wilco Kraaij, strategisch manager bij UNIT4 Accountancy, vertelt waar dat nou eigenlijk aan ligt. Wat belemmert accountants om goed toekomstig advies te kunnen geven? “Tijdigheid is waar het in deze dynamische tijd vaak aan schort. Veel accountants verstrekken pas achteraf een dashboard dat inzicht geeft in de resultaten uit het verleden. Dat is leuk, maar de ondernemer wil liever vooraf advies - om hem inzicht te geven. Om dit goed te kunnen doen, moet de basis bij de ondernemer helemaal op orde zijn: de vastlegging dus. Daar schort het vaak aan, zeker bij kleinere bedrijven. Zij hebben een volledige focus op hun onderneming.” Wat zijn de bezwaren daartegen? “Deze ondernemers lopen daardoor vaak hopeloos achter met hun vastlegging en factureren veel te laat. Velen begrijpen het nut van een actuele boekhouding niet. Ze boeken hun administratie omdat ‘het moet voor de accountant’. De accountant moet ervoor zorgen dat hij de ondernemer uit de waan van de dag kan trekken. Daar wil de ondernemer nog weleens een beetje in opgaan. Het is belangrijk voor de ondernemer dat de accountant hem even stil laat staan bij zaken die voor de ondernemer wat minder belangrijk zijn, of liever: lijken. Dan moet je denken aan zaken als facturering, hoe een bank naar de ondernemer kijkt, waar de ondernemer naartoe wil en backoffice gerelateerde zaken.”

Waarom is het ontbreken van een goede vastlegging zo problematisch voor ondernemers? “Het maakt het onmogelijk voor de accountant om toekomstgericht te kunnen adviseren. Voor accountants die met dit soort ondernemers te maken hebben, heb ik een gouden advies: dring tot de ondernemer door dat de vastlegging op orde moet zijn. Het is essentieel om de ondernemer te helpen met het efficiënt inrichten van basisprocessen als factureren, inkopen, betalen en personeelsbeleid. Dat is een primaire vorm van advies, een heel belangrijk domein voor de accountant. Accountants kunnen echter beter niet achteraf en buiten de boekhouding om proberen hun cliënten te helpen. In plaats daarvan kunnen ze de ondernemer beter direct vanuit het financiële systeem zien te helpen. Accountants die hun cliënten kunnen helpen bij het compleet op orde brengen van hun vastlegging, hebben namelijk wél een goed fundament voor goed toekomstgericht advies.” Waarom is dat fundament voor toekomstgericht advies belangrijk? “Toekomstgericht advies heeft geen nut als de vastlegging van de ondernemer niet op orde is. Toekomstgericht advies begint met inzicht in het nu. Ik vergelijk het graag met een navigatiesysteem: je kan pas gaan navigeren als je weet waar je staat. Met andere woorden: als je niet

Wat heeft een accountant eraan als zijn cliënten hun administraties op orde hebben? “Als de ondernemer zijn boekhouding op orde heeft, de accountant deze per kwartaal controleert en aan die controle­een overleg met de ondernemer koppelt, minimaliseren de traditionele werkzaamheden, als de jaar­ rekening en belastingaangifte, tot een hamerstuk. De dossierstukken en de administraties zijn immers al op orde door tussentijdse controles. De accountant creëert zo efficiëntie en spreiding van werkzaamheden, en zijn cliënt ervaart zijn toegevoegde waarde. De ondernemer kan zich op deze manier helemaal op zijn eigen specialiteit richten en succesvoller gaan ondernemen met de blik naar voren gericht.” Heeft dat te maken met echt ondernemerschap? “Wellicht speelt dat een rol. Sommige ondernemers kijken nou eenmaal verder vooruit dan andere ondernemers. Uit de onderzoeken blijkt dat de verder vooruitkijkende ondernemers zich sneller kunnen aanpassen aan nieuwe situaties, die zij dan benoemen en verwelkomen als nieuwe ‘mogelijkheden’. Deze groep heeft duidelijk minder te leiden onder de krimp in de markt en negatieve omzetontwikkelingen van de afgelopen jaren. Een grote wat meer behouden groep ziet de ontwikkelingen wel, maar blijft ‘hangen’ in de oude situatie. Zij vermijden nieuwe situaties en zien wat de verder vooruitkijkende ondernemers als mogelijkheden beschouwen misschien wel als bedreigingen. En er is een kleine groep die bewust niet mee doet met de ‘modegrillen’.” Zijn er hulpmiddelen die de accountant kunnen ondersteunen in dit proces? “UNIT4 Online Samenwerken past hier heel mooi in. In deze applicatie kunnen gebruikers duidelijke afspraken maken over wie precies wat doet en wanneer het gedaan moet zijn. Er zijn in deze applicatie allerlei manieren geïntegreerd om ijkmomenten in te bouwen. Als je duidelijk vastlegt wat de ondernemer allemaal moet doen en daarop kan anticiperen, krijgt hij daar reminders van. Als hij achter begint te lopen, kan de accountant dat zien en tijdig waarschuwen. Met behulp van UNIT4 Online Samenwerken kan de accountant beter de rol van ‘stok achter de deur’ vervullen.”


e-novaTion4U - apriL 2014 - Jaargang 9 13

Transportadministrateur Transad krijgt sneller terugkoppeling dankzij horizontaal toezicht Transad (Transport Administraties) specialiseert zich al meer dan 25 jaar in transportadministraties. Het specialisme heeft er toe geleid dat het kantoor in diverse buitenlanden werkzaam is. “We gaan altijd naar de klant toe, of dat nou in het binnen- of buitenland is”, aldus Gerard Kind, eigenaar van NOAB-kantoor Transad samen met Paula Kaper, die vooral over het administratieve gedeelte waakt. Kind richt zich meer op de fiscaliteit en het opstellen van onder meer ondernemingsplannen en begrotingen. Hij heeft in zijn decennialange loopbaan veel ontwikkelingen meegemaakt in de branche. Eén daarvan is het horizontaal toezicht (HT), waar Transad inmiddels ruim een jaar aan deelneemt. “De belangrijkste reden voor ons om over te stappen op horizontaal toezicht is dat banken nu onze rapportages accepteren, zonder dat we daar een accountantsverklaring aan hoeven toe te voegen. De bijkomende voordelen voor de klant zijn een stuk rust en de snelheid van het hele gebeuren: aanslagen kunnen snel opgelegd worden.” Pluspunt Ook de mogelijkheid om vooroverleg te plegen, noemt Kind een pluspunt. “Je hebt toch een andere ingang dan normaal, al hadden we door ons beconnummer al een

zelfstandige vrachtwagenchauffeurs, voor wie we nu nog keurig een jaarrekening maken.” Omdat een vrachtwagenchauffeur, die al zo efficiënt mogelijk probeert te rijden, niet veel kan sturen aan de hand van zijn jaarrekening, neemt het belang daarvan steeds meer af. Het komt bovendien vaak te laat, ergens in de loop van het jaar: “Het zegt hem te weinig. Als hij er iets aan wil hebben, moet hij tussentijds en snel worden geïnformeerd.”

Gerard Kind iets andere ingang bij de inspectie. Voorheen had je de grootste moeilijkheid om met de juiste deskundige in contact te komen.” Ieder HT-kantoor krijgt nu een eigen tussenpersoon toegewezen die het kantoor aan een specialist koppelt. “Dat gaat tegenwoordig heel snel, binnen een paar dagen kun je of telefonisch overleg plegen of langsgaan. Ook wordt er heel snel een besluit genomen. Dat vind ik prettig werken.” Veranderingen Kind verwacht nog een aantal behoorlijke veranderingen in de accountancy: “Zeker bij kleine ondernemingen als

Jaarrekening sterk wijzigen Om op die behoefte in te gaan spelen, heeft Transad UNIT4 Prognose aangeschaft en gekoppeld aan UNIT4 Audition. “De inhoud van de jaarrekening zal de komende jaren heel sterk gaan wijzigen naar een tussentijdse verslaggeving, die op een gegeven moment bijvoorbeeld per kwartaal zal gaan plaatsvinden.” Over de koppeling tussen UNIT4 AccountAnalyser, UNIT4 Auditor en UNIT4 Audition is hij zeer te spreken: “Het grootste voordeel vind ik dat ik in Audition er op grootboekrekeningniveau direct doorheen kan klikken. Ik kan dus per grootboekrekening op mutatieniveau inlezen - dat is perfect. Het is prachtige software.” Perfect Voor de financiële administratie gebruikt Transad onder meer UNIT4 Multivers Accounting. “Een heel goed en fijn programma dat we graag gebruiken, vooral voor de wat grotere bedrijven met wekelijkse input. Daarvoor werkt het perfect.” Lees het hele verhaal van Transad op www.unit4.nl.

adverTenTie

Gratis UNIT4 Multivers CRM App voor Android en iOS

Uw cliënten kunnen snel en gemakkelijk doorwerken, ook als zij niet op kantoor aanwezig zijn! ◀ inzicht in klantgegevens (naw- en contactgegevens) ◀ nieuwe klanten aanmaken, bewerken en verwijderen ◀ inzicht in openstaande posten ◀ inzicht in orders ◀ inzicht in offertes ◀ aanmaken en bewerken van acties en notities ◀ routeplanning naar klant op basis van huidige locatie ◀ direct vanuit de app sms versturen naar een klant ◀ direct vanuit de app een telefoongesprek starten

download gratis de UniT4 Multivers CrM app www.unit4multivers.nl/app of scan de QR-code.

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT


14  E-Novation4u - april 2014 - JAARGANG 9

Simonse & Geus maakt transitie naar adviseur Simonse & Geus Accountants - Adviseurs probeert op een ‘slimme manier het beste van twee werelden’ te combineren. Naar eigen zeggen zijn ze wat kennis en kunde betreft veel verder dan een gemiddeld administratiekantoor en in prijsstelling een stuk aantrekkelijker dan de grotere bekende kantoren. De automatisering met de accountancysoftware van UNIT4 heeft het kantoor uit Heinkenszand hierin ondersteund: in kwaliteitsgroei en in omvang. Nu de interne administratieve processen zijn gestroomlijnd, zet de Zeeuwse financieel en fiscaal dienstverlener sterker in op bedrijfsadvies voor de ondernemer.

Haal met een training het optimale uit de software Hebt u het gevoel nog niet alle mogelijkheden van de software van UNIT4 Accountancy te benutten? Volg dan onze trainingen waarin u in korte tijd leert hoe u het gebruik van onze software verder kunt optimaliseren.

Kijk voor meer informatie en aanmelden­ op www.unit4.nl/ accountancy-opleidingen

Aubert Geus Toen Simonse en Geus vijf jaar geleden hun kantoor oprichtten, hadden ze als doel door te groeien naar maximaal vijftien personeelsleden. Het kantoor wil dichtbij de ondernemer blijven staan. Dit kan als de organisatie wendbaar blijft, zo is de overtuiging van de oprichters. Het kantoor levert inmiddels met veertien mensen diensten aan vierhonderd ondernemers en enkele honderden particulieren. Mede-eigenaar Aubert Geus verwacht dat de cliëntengroei doorzet na de recente verhuizing naar een centraler gelegen pand op een zichtlocatie. ”Als gevolg van het automatiseringsproces kunnen we meer standaard werkzaamheden doen met dezelfde mensen”, zegt Geus. “Met het toenemende aantal cliënten zullen we naar verwachting meer advieswerk genereren. Daar hebben we dan wellicht meer personeel voor nodig.” Dat advieswerk heeft betrekking op bedrijfsovernames, investeringen en fiscale zaken. “Maar we wijzen de cliënt ook op automatiseringsmogelijkheden, zoals het automatisch inlezen van bankafschriften omdat dit de ondernemer veel tijd bespaart.” Werkkostenregeling Ook de werkkostenregeling (WKR) is een adviesdienst van Simonse & Geus. “We geven aan de hand van de cijfers van cliënten aan of de regeling voor hen een voordeel oplevert of juist niet. Ook onderzoeken we of de cliënt wellicht nog problemen heeft waar we nu nog aan kunnen werken, zodat de cliënt zo goed mogelijk aan de WKR-regels kan gaan voldoen. De werkkostenregeling past prima om samen met de ondernemer nog eens kritisch naar de arbeidsvoorwaarden te kijken.” Extra werk Ondanks de extra adviesmogelijkheden is Geus niet lyrisch over het functioneren van de WKR: “De regeling is opgezet in het kader van administratieve lastenver-

lichting, maar levert juist meer werk op, zeker voor het MKB”, stelt hij. De problemen ontstaan als een cliënt bijvoorbeeld zelf de boekhouding doet maar de loonadministratie uitbesteedt. “Daar moet dan al een bepaalde mate van afstemming plaatsvinden. Niet alle cliënten boeken even nauwkeurig of zijn even goed op de hoogte van hoe het precies werkt. Dat levert allemaal extra werk op en discussie van wat wel en niet onder de WKR valt. In plaats van administratieve lastenverlichting leidt dat juist tot meer werk.”

COLOFON

Kostenbesparend Simonse & Geus adviseert de cliënt indien mogelijk zelf de boekhouding te doen. “Dat kan voor de cliënt immers kostenbesparend zijn, al is dat natuurlijk per geval verschillend. Voor sommige cliënten is het voordeliger als ze de boekhouding zelf voeren, andere vinden het plezieriger dat we naar ze toe komen om de boekhouding te verwerken.” Geus voorziet een aanhoudende ontwikkeling op het gebied van automatisering in de accountancybranche: “Er zal zeker meer gaan worden geautomatiseerd in de toekomst. Met name het online communiceren met cliënten via portalen zal een vlucht nemen.”

Redactieraad: Herman de Jonge, Michel Middelkoop en Wilco Kraaij

Extra efficiencywinst Dat is ook de volgende automatiseringsstap van Simonse & Geus nu de automatisering intern op orde is. Geus: “Het werken met portalen zal weer extra efficiencywinst opleveren, nu gaat uitwisseling van documentatie vaak nog via de reguliere postbezorging.” Zo gaat Simonse & Geus de uitdaging aan om de groei van de afgelopen jaren te continueren. “Het gebruik van UNIT4-software heeft zeker meegespeeld in die groei: dat is ons gereedschap en naast onze mensen ons belangrijkste middel om een goed product te leveren.“

E-Novation4U is een uitgave van UNIT4 en wordt verzonden naar administratie- en accountantskantoren in Nederland in een oplage van 11.000 exemplaren. Redactie: Tom Modderkolk, Nienke Crama en Silvia van den Bogaerdt

Vormgeving: Risign Tekstbijdragen: Erik-Jan Kreuze, Jurriaan van Oortmerssen en Sjoerd-Jaap Westra Fotografie: KEEK Mix Corrector: Tekstbureau To The Point Druk: Nieuwsdruk Nederland UNIT4 Accountancy B.V. Bastion 4 Postbus 755 3900 AT Veenendaal Telefoon: 0318 58 16 00 www.enovation4u.nl www.unit4.nl/accountancy


E-Novation4u - april 2014 - Jaargang 9 15

Raedthuys start volledig digitaal kantoor Het Groningse administratiekantoor Raedthuys omarmt de veranderingen die het digitaliseringsproces met zich meebrengt. In het jaar van het twintigjarig jubileum komt Raedthuys met een nieuw concept. Het gaat volledig digitale administratieve diensten online aanbieden waarvoor het gebruik maakt van UNIT4 Multivers PaperLess. De ontwikkeling van de nieuwe website www.gifo.nl is in volle gang, in samenwerking met UNIT4. Naar verwachting draait die uiterlijk in juni 2014 op volle toeren. Directeur Harry Groenbroek heeft er na een peiling onder zijn cliënten veel vertrouwen in: “Mensen zijn er heel erg enthousiast over. Ik verwacht dat 80 procent overgaat naar digitale levering.” Klanten voeren verschillende argumenten aan. “Dat ze het kunnen sturen wanneer ze willen en dus meer tijd overhouden voor hun eigen bezigheden. En dat ze niet meer met dat mapje hoeven te komen. Vooral de jongelui die eraan komen, leveren alles graag digitaal aan.” Volgens Groenbroek schuilt daarin een gevaar voor de accountants- en administratiekantoren. “Traditionele klanten die je al jaren bedient, zullen niet allemaal van hun oude systeem willen afstappen. Maar die klanten stoppen na verloop van tijd. Daarom besloten we dat we erin mee moesten gaan. Als je dat niet doet, dan mis je over vijf jaar gewoon de boot.” Verdere groei Sinds 1994 is Raedthuys van drie naar ongeveer honderdvijftig cliënten gegroeid. Met de oprichting van www. gifo.nl ligt er een verdere groei in het verschiet. Groenbroek kijkt over de provinciegrens en richt zich in hoofdzaak op de provincies Groningen, Friesland en Drenthe. “Met klanten uit het zuiden van het land zou

het puur een kwestie zijn van info heen- en terugsturen. Ik denk dat je moet zien te voorkomen dat het persoonlijke contact helemaal verdwijnt. Ik heb me altijd voorgenomen dat als de cliënt een nummer gaat worden, zoals soms bij grote kantoren het geval is, ik er heel snel mee op zou houden. Dat past niet bij mij.” Minder inboekwerk Groenbroek vraagt zijn cliënten wekelijks alle uitgeschreven facturen in één PDF te doen en per e-mail op te sturen of online te zetten. Vervolgens worden die automatisch in UNIT4 Multivers PaperLess ingelezen en in UNIT4 Multivers Accounting verwerkt. Dat betekent voor de vijf medewerkers van Raedthuys dat ze steeds minder inboekwerk en steeds meer controlewerk gaan uitvoeren. “Dat is een hele procesverandering voor de medewerkers. En het is een voordeel voor de cliënt. We steken de gewonnen tijd in extra controle zodat we ze nog beter kunnen bedienen. Een ander belangrijk voordeel is dat het sneller gaat.”

Harry Groenbroek Hele proces geautomatiseerd Momenteel is er een pilot met vier cliënten aan de gang. “Dat doen we om te kijken of het werkt en wat we kunnen verbeteren. We steken deze tijd en energie erin om het proces zo goed mogelijk neer te zetten.” Als cliënten gehoor geven aan het verzoek van Raedthuys om een machtiging af te geven bij de bank, is het mogelijk om de bankafschriften in UNIT4 Multivers Accounting in te lezen. Op die manier is het hele proces geautomatiseerd, waardoor de weg naar een papierloos kantoor - reeds merkbaar - is ingezet. Lees het hele verhaal van Raedthuys op www.unit4.nl.

COLUMN

Geef uw cliënten een hengel en leer ze vissen meer zoveel willen betalen voor luxe vis, ze vinden haring eigenlijk ook wel lekker en ach…‘vis is vis’. Dat is voor u waarschijnlijk het moment om u volledig te storten op het vangen van haring en deze zo goedkoop mogelijk aan te bieden. De zaken gaan al snel zeer voorspoedig. U vraagt zich bijna af waarom u ooit extra tijd wilde besteden aan het vangen en verwerken van luxe vis. Totdat op enig moment uw klanten opnieuw beginnen te klagen over de prijs van uw vis. Een aantal klanten geeft aan dat ze eigenlijk niet begrijpen waarom haring zo duur moet zijn. Een aantal klanten geeft zelfs aan dat het hun eigenlijk wel leuk lijkt om zelf vis te vangen, maar dat ze niet precies weten hoe je dat op verantwoorde wijze doet… Oude jongensdroom Wat zou u dan doen? Doorgaan met vis vangen en hopen dat u ooit weer een goede prijs voor uw vis kan vragen? Of is dit het moment dat u besluit uw oude jongensdroom waar te maken en visexpedities en vislessen te organiseren? Als ze willen leren vissen, dan zullen ze dat absoluut bij u willen leren! Kortom: geef uw klanten een hengel en leer ze vissen! Stel, u bent visser en u vist al jaren op diverse soorten vis. Uw klanten zijn al jaren bereid om een goed bedrag voor uw vissen te betalen dus u heeft een goed bestaan. U heeft een prachtig beroep, want u doet precies waar u goed in bent en de klanten waarderen uw ruime assortiment aan vis. Totdat op enig moment uw klanten beginnen te klagen over de hoge prijs van uw luxe vissoorten. Ze geven aan dat ze moeten bezuinigen en eigenlijk niet

Maar…u bent geen visser. U bent accountant en maakt al jaren de meest uiteenlopende jaarrekeningen waar uw cliënten altijd mooie bedragen voor wilden betalen. Maar ook u merkt dat uw cliënten niet meer bereid zijn hoge bedragen te betalen voor een product dat meer en meer gestandaardiseerd wordt, bijvoorbeeld de jaarrekening…

Accountant expert bij uitstek Uiteraard kunt u nog een paar jaar proberen om een standaard jaarrekening sneller en goedkoper aan te bieden dan de concurrentie. Dat zal best nog een paar jaar goed lukken, maar er komt een tijd dat uw cliënten het maken van de jaarrekening niet meer willen uitbesteden. En wie is op dit moment de expert bij uitstek om cliënten te trainen in het beheersen van de financiële processen en het gebruiken van de benodigde jaarrekeningtools? U, de accountant! U weet als geen ander wat er voor nodig is om een administratie juist en volledig te krijgen, hoe je aansluitingscontroles maakt om de juistheid en volledigheid aan te tonen en hoe de financiële gegevens vervolgens gerubriceerd moeten worden om een jaarrekening te kunnen genereren. Wellicht is nu de tijd rijp om uw cliënten te trainen in het beheersen van hun financiële processen, uw cliënten te voorzien van de juiste jaarrekeningtools en uw cliënten te leren hoe ze hiermee eenvoudig een jaarrekening kunnen genereren. Als ze dat doen op een manier die u doorgrondt, is uw controlerend collega accountant bovendien beter in staat de controle uit te voeren. Kortom: geef uw klanten een hengel en leer ze vissen… geef uw cliënten een tool en leer ze samenstellen!

Sjoerd-Jaap Westra

Product manager Reageren? Sjoerd-Jaap.Westra@unit4.com


UW EcHT R S N A BESTA IN DE N E U N mST ToEKo

WEES ERBIJ

UNIT4 Accountancy Tour 2014 De wereld van het accountants- en administratiekantoor verandert in rap tempo. Ondernemers worden steeds kritischer en vragen om proactief advies, tarieven staan onder druk en de accountant is op zoek naar nieuwe diensten. De media staan bol van deze berichten. U begrijpt, het is weer hoog tijd voor de UNIT4 Accountancy Tour. Niet te missen dagen waarin we samen met u vooruitdenken over de toekomst van uw vak. Waar staat u nu? En hoe navigeert u naar een succesvolle toekomst? Volg de presentaties van onze specialisten en u krijgt een helder beeld van het heden en de toekomst. Hoe behoudt u marges anno 2014? En hoe groeit u uit tot een adviseur die routineklussen volledig geautomatiseerd heeft? Software gaat u meer dan ooit helpen om uw doelstellingen te halen op het gebied van efficiency, marges, online samenwerken en dienstverlening. U kunt op de UNIT4 Accountancy Tour ook terecht voor demonstraties en persoonlijk advies. 13 mei 2014

Amsterdam ArenA

15 mei 2014

Van der Valk Hotel in Drachten

20 mei 2014

De Kuip in Rotterdam

22 mei 2014

Philips Stadion in Eindhoven

27 mei 2014

IJsseldelta Stadion in Zwolle

3 juni 2014

Rat Verlegh Stadion in Breda

5 juni 2014

Parkstad Limburg Stadion in Kerkrade

11 juni 2014

UNIT4-vestiging in Veenendaal

Meld u aan via www.unit4.nl/accountancytour

UNIT4. SOFTWARE VOORUITGEDACHT