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CONTRALORíA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Informe Final Municipalidad de San José de Maipo

Fecha : 02 de Febrero de 2011 N° Informe: 72/2010

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GENERAL

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Adjunto , remito a Ud ., copia de Informe Final N° 72 , de 2010 , debidamente aprobado , sobre auditoría a los macroprocesos de Generación de Recursos, Recursos en Administración y Desarrollo Comunita rio efectuada en ese municipio. te a Ud .

Por Orden del Contr

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AL SEÑOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE MAIPO PRESENTEI


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16.030/2010 217 .297/2010 1.131/2010

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA

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SANTIAGO,

Adjunto ,

sírvase

encontrar

copia

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Informe Final N° 72 , de 2010, de esta Contraloría General , con el fin de que , en la primera sesión que celebre el concejo municipal , desde la fecha de su recepción , se sirva ponerlo en conocimiento de ese órgano colegiado entregándole copia del mismo .

Al respecto , Ud. deberá acreditar ante esta Contraloría General, en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe , el cumplimiento de este trámite dentro del plazo de diez días de efectuada esa sesión .

Saluda atentamente a Ud .

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Por Orden d f C PRISCli.A f.) ontra/or General

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AL SEÑOR SECRETARIO MUNICIPAL DE SAN JOSÉ DE PRESENTE

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CONTRALORíA

GENERAL

DE

LA REPÚBLICA

DIVISiÓN DE MUNICIPALIDADES SUBDIVISiÓN DE AUDITORíA E INSPECCiÓN ÁREA AUDITORíA 1

16.030/2010 PMET 217.297/2010 REF . 1.131/2010 DMSAI N°

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA

SANTIAGO, O~. FE5 11

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Adjunto, remito a Ud ., copia de Informe Final N° 72 , de 2010 , debidamente aprobado, sobre auditoría a los macroprocesos de Generación de Recursos, Recursos en Administración y Desarrollo Comunitari o efectuada en ese municipio.

ent~mente a Ud .

Por Orden del

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AL SEÑOR DIRECTOR DE CONTROL MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE MAIPO PRESENTEI

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16.030/10 217.297/10 1.131/10

INFORME FINAL N° 72 , DE 2010, SOBRE AUDITORíA A LOS MACROPROCESOS DE GENERACiÓN DE RECURSOS , RECURSOS EN ADMINISTRACiÓN Y DESARROLLO COMUNITARIO EN LA MUNICIPALIDAD DE SAN JOSÉ DE MAIPO.

SANTIAGO,

02 FEB. 2011

En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría General para el año 2010 , Y de acuerdo con las facultades establecidas en la ley N° 10.336 , Orgánica de esta Institución , se efectuó en la Municipalidad de San José de Maipo, una auditoría a los macroprocesos de generación de recursos , recursos en administración y desarrollo comunitario, circunscritos a los programas de ayuda a los damnificados del terremoto del 27 de febrero de 2010, cuya ejecución fue materializada por esa entidad comunal. Objetivo

La auditoría tuvo por finalidad verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan los macroprocesos ya identificados, relacionados con la percepción y ejecución de los recursos orientados a atender la emergencia producida por el aludido terremoto, comprobando, además , su correcta administración , registro y uso, la veracidad y fidelidad de las cuentas y la autenticidad de la documentación de respaldo , conforme a lo dispuesto en el artículo 95 de la ley N° 10.336. Metodología

El examen se realizó de acuerdo con las normas y procedimientos de control aceptadas por esta Contraloría General , lo que comprendió entrevistas, indagaciones, visitas a terreno, verificación de los registros contables , análisis de los documentos de respaldo , y la aplicación de otras técnicas de auditoría que se consideraron necesarias en las circunstancias .

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A LA SEÑORA SUBJEFE DE LA DIVISiÓN DE MUNICIPALIDADES PRESENTE PLG


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-2Universo

De acuerdo con los antecedentes recopilados , durante el período comprendido entre el 10 de enero y el 30 de junio de 2010 , el monto total de recursos municipales destinados a atender situaciones derivadas del terremoto del 27 de febrero pasado, ascendió a $ 7.350 .585 .-. A su turno , el Ministerio del Interior transfirió a la Municipalidad de San José de Maipo la suma de $ 69.356.348.-, para atender situaciones de emergencia producidas por el sismo. Asimismo, el precitado Ministerio asignó al mUnicipiO recursos para la ejecución de los Programas Manos a la Obra por $ 16.778.442 .-, Y Mejore su Vivienda por $ 9.437.846.-, destinados a la adquisición de materiales de construcción . Además, se tomó conocimiento de la existencia de un proyecto denominado Refugio, que sería de la misma cartera ministerial, respecto del cual la municipalidad no poseía mayores antecedentes, salvo las guías de despacho con las cuales se recepcionaron 90 kits de aislación para viviendas de emergencia de la comuna y cuyo valor ascendió a $ 17.793.021.-. También , se verificó que durante el mes de junio de 2010 , la Oficina Nacional de Emergencia del Ministerio del Interior, ONEMI , entregó 20 mediaguas destinadas a los damnificados de la zona , por un total de $ 11.424.000.-. Del total de los fondos mencionados, se administraron directamente por el municipio los individualizados a continuación : Detalle Fondos Municipales Recursos en administración Fondos emergencia M. Interior Mejore su Vivienda Totales

Ingresos

Egresos

$

$

7.350 .585

7.350.585

69 .356 .348 9.437.846 86 .144.779

42 .796.495 9.437 .846 59.584 .926

Muestra

El examen abarcó el total de los ingresos percibidos por el mUnicipiO para atender situaciones de emergencia , así como el 100% de los gastos por transferencias de fondos de emergencia, la ejecución de los programas Manos a la Obra y Mejore su Vivienda, Proyecto Refugio , fondos de emergencia municipales y los bienes entregados por la ONEMI. Antecedentes generales

La Municipalidad de San José de Maipo es una corporación de derecho público , con personalidad jurídica y patrimonio propio, cuya finalidad es satisfacer las necesidades de la comunidad local y asegurar su participación en el progreso económico, social y cultural de la comuna. Su estructura interna, en lo que interesa a la presente auditoría, está integrada por la dirección de administración y finanzas , entre


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-3cuyas funciones se cuenta la de asesorar a la autoridad comunal en la administración financiera de los bienes municipales; la dirección de desarrollo comunitario , cuya función principal es asesorar al alcalde y al concejo en la promoción , diseño, ejecución y evolución de políticas de desarrollo comunitario sobre la base de las necesidades y potencialidades de la comunidad y de la entidad edilicia, respectivamente ; la dirección de aseo, ornato , movilización , protección civil y emergencia , a la que, específicamente, le corresponde disponer, en caso de emergencia , de los medios humanos y materiales para prestar auxilio a los damnificados en virtud de una orden o disposición alcaldicia . Ahora bien , con motivo del terremoto ocurrido el 27 de febrero de 2010 , el Ministerio del Interior, en conformidad a lo establecido en la ley N° 16.282, que Fija Disposiciones Permanentes para casos de Sismos o Catástrofes, transfirió recursos a las Intendencias, Gobernaciones , Municipalidades y ONEMI , para atender, en primera instancia, las necesidades más urgentes de la población afectada y restablecer los servicios públicos. Los recursos físicos aportados por esa cartera ministerial contemplaron las modalidades de transferencia de recursos financieros para el pago de los compromisos originados por la situación de emergencia, la satisfacción de necesidades urgentes de los damnificados y el restablecimiento de los servicios básicos; la asignación de montos para la adquisición de materiales de construcción con el propósito de ejecutar los programas Manos a la Obra y Mejore su Vivienda; y el envío de especies desde la ONEMI. Con carácter confidencial , mediante oficio N° 65 .683, de 4 de noviembre de 2010, fueron puestas en conocimiento de la autoridad comunal las observaciones establecidas al término de la visita , con la finalidad que formulara los alcances y precisiones que a su juicio procedieran , lo que se concretó mediante oficio Ord . N° 891 , de 16 de noviembre de 2010. La información utilizada fue proporcionada por el encargado de administración y finanzas y el director de aseo , ornato y movilización , protección civil y emergencia del municipio, y puesta a disposición de esta Contraloría General , con fecha 18 de agosto de 2010 . Del examen practicado y de acuerdo con las respuestas al preinforme entregadas por la entidad fiscalizada , se informa lo siguiente:

1.-

SOBRE EVALUACiÓN DE CONTROL INTERNO

El estudio de la estructura de control interno y de sus factores de riesgo permitió obtener información respecto del entorno en que se ejecutan las operaciones del municipio, de la cual se desprende lo siguiente: a) La Municipalidad de San José de Maipo cuenta con un reglamento interno de funcionamiento y organización , que regula las funciones generales y específicas y establece las responsabilidades asignadas a las distintas dependencias, el cual fue sancionado mediante decreto exento N° 176, de 21 de abril de 2009 . b) Se verificó la falta de descripciones de


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- 4cargos para el análisis de las competencias, que permitan conocer las tareas , deberes y responsabilidades de cada puesto de trabajo. c) La Municipalidad de San José de Maipo cuenta con un departamento de control interno, conforme lo dispuesto en los artículos 15 y 17 de la ley N° 18.695; conformado por una funcionaria de la planta municipal , del escalafón jefatura, que subroga en esa unidad desde el 1° de febrero de 2008 y cuyas tareas rutinarias son la revisión de decretos de pago, decretos alcaldicios, rendiciones pendientes y la realización de labores administrativas. Dicho departamento no cuenta con actividades de control programadas y políticas de rotación de personal , esto último, por tratarse de una unidad unipersonal. d) Existe desconocimiento de los riesgos de la entidad , debido a la falta de experiencia, al contar con personal con poco tiempo en el municipio en posiciones operativas, administrativas y financieras claves, además de los cambios que se han introducido a los sistemas de información administrativos , operativos contables y/o financieros , lo que implica la carencia de una administración y gestión de riesgos. e) La entidad edilicia no está en condiciones de preparar reportes de información administrativa , operacional , contable y/o financiera, que resulten exactos y oportunos, por cuanto ha tenido dificultades para implementar el sistema financiero contable para municipalidades provisto por la empresa Cas Chile. Además , no cuenta con un sistema de planificación estratégica que revele clara y oportunamente los planes de la administración y los resultados actuales de desempeño. f) En lo que se refiere a la comprobación de la

exactitud, totalidad y autorización , aprobaciones, revisiones, cotejos y recálculos de las transacciones, se determinó lo siguiente: Las conciliaciones bancarias de las cuentas corrientes municipales no han sido realizadas desde el año 2008, vulnerándose con ello las instrucciones impartidas por este Organismo de Control en el oficio N° 11.863, de 1980, salvo la de la cuenta corriente N° 10613773 del Banco BCI, para la administración de Fondos Gasandes, que presenta la conciliación al día. El detalle de las cuentas corrientes que posee el municipio es el siguiente: Cta. Cte . Banco 12054674 BCI 12054712 BCI 12054739 BCI

12065994 BCI 10613773 BCI

Nombre Ilustre Municipalidad de San José de Maipo Ilustre Municipalidad de San José de Maipo - Fondo social Municipalidad de San José de Maipo Cuentas complementarias Ilustre Municipalidad de San José de Maipo Municipalidad de San José de Maipo Fondo Gasandes.

Detalle Movimientos ordinarios del municipio. Ultimo movimiento 17.05.2005. Ultimo movimiento 19.03.2002 . Inactiva. Con conciliación bancaria al día.


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-5En el caso de la unidad de permisos de circulación , no se hace un recálculo aleatorio de los montos a pagar por los contribuyentes, basándose únicamente en lo que determina el sistema computacional. El sistema computacional de ingresos no permite registrar el folio del comprobante de pago del permiso de circulación pagado en la tesorería municipal , impidiendo realizar un cruce de información y validación. En efecto, conforme las validaciones practicadas , los comprobantes de pago de los permisos de circulación pagados en el transcurso de un día, son listados, totalizados y remitidos a tesorería municipal para ser ingresados al sistema de ingresos y generar la instancia del devengado, lo que se realiza por el total de la nómina. El sistema computacional de permisos de circulación no permite llevar un control de deudores por segundas cuotas, ya que no genera el devengamiento por el total del derecho, sino sólo por la cuota que efectivamente se percibe, perdiéndose un elemento de información importante para conocer futuros ingresos. Además, dicho sistema no permite registrar los formularios nulos, los que son anotados en un libro implementado al efecto y archivados. Por otra parte, se produce una mezcla de folios entre los que registra el Programa de Ingresos y el Sistema de Patentes Comerciales. Además, un rol de patente indica deuda en tesorería y no en la unidad de patentes comerciales. Al realizar el cargo de patentes para el periodo julio 2009 - junio 2010 , no se reflejó en la contabilidad el devengamiento, por no encontrarse totalmente implementado el sistema de contabilidad gubernamental. Sobre el particular, cabe señalar que el 11 agosto de 2007 , el municipio suscribió un convenio de colaboración para fortalecimiento municipal con la Subsecretaría de Desarrollo Regional Administrativo , el que fue aprobado por decreto exento N° 286 , de 5 de septiembre 2007 .

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Dicho acuerdo se enmarca en el convenio aprobado por resolución exenta N° 1.393, de 11 de julio de 2007 , del Ministerio del Interior, que aprueba convenios de colaboración para el fortalecimiento municipal con las municipalidades de Alhué, María Pinto, San José de Maipo y Vicuña. En ese contexto, el 23 de enero de 2007, dicha Subsecretaría contrató la prestación de servicios de la empresa Cas Chile S.A. para la implementación de sistemas financiero contable para municipalidades. Conforme al contrato, la empresa debía implementar en el municipio las aplicaciones de Contabilidad Gubernamental, Presupuesto, Tesorería Municipal, Órdenes de Ingreso, Adquisiciones y Conciliación Bancaria, las cuales fueron entregadas el 16 de noviembre de 2007, salvo el programa de adquisiciones, cuya entrega no consta. No obstante lo anterior, según lo informado por el encargado de la dirección de administración y finanzas , mediante Ord .


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-6N° 002/2010 , de 6 de julio de 2010 , el sistema contable provisto por la empresa Cas Chile S. A. comenzó a implementarse en mayo de 2010 , pues anteriormente se registraba en forma manual , sin efectuar asientos contables. En el mismo orden de ideas , cabe consignar que en la implementación del sistema se provocaron cambios en la codificación de las cuentas contables y presupuestarias, produciéndose distorsiones en la información contable , que actualmente están siendo corregidas. g) La entidad carece de controles físicos adecuados en las bodegas habilitadas para acopiar los materiales destinados a atender la emergencia producida por el terremoto de 27 de febrero de 2010 , tampoco existe un funcionario destinado a controlar las recepciones y las entregas de materiales, ni registros de control de existencias. h) La Municipalidad de San José de Maipo presenta un retraso de más de un año en la remisión de informes contables y presupuestarios a la Contraloría General de la República , en efecto , con fecha 6 de agosto de 2010 , fueron entregados el informe analítico de variaciones de la ejecución presupuestaria de iniciativas de inversión , el informe analítico de variaciones de la ejecución presupuestaria y el balance de comprobación y saldos , todos correspondientes al mes de mayo de 2009 , vulnerando el plazo establecido para la presentación de los informes contables , que corresponde a los ocho primeros días de cada mes, respecto de las operaciones efectuadas y registradas en el mes inmediatamente anterior. i) El alcance de las actividades de la unidad de control interno es parcial , no teniendo su personal la autoridad suficiente para examinar todos los aspectos de las operaciones de la entidad , en tanto que las recomendaciones sobre control interno no siempre son monitoreadas. Asimismo , dicha unidad no supervisa adecuadamente el proceso de reporte de información administrativa , operacional , contable y/o financiera. j) No existe una adecuada segregación de

funciones , dada la escasez de personal. Respecto a las observaciones contenidas en el acápite sobre control interno, la autoridad comunal no se pronuncia en su respuesta ni acompaña antecedentes que permitan superarlas , en consecuencia , ellas se mantienen en su totalidad .

11.-

RECURSOS EN ADMINISTRACiÓN - Fondos para situaciones de emergencia otorgados por el Ministerio del Interior.

Mediante resolución exenta N° 1.789, de 9 de marzo de 2010 , modificada por la N° 2.284, de 26 del mismo mes , ambas del Ministerio del Interior, se aprobó la transferencia de recursos a las municipalidades de la Región Metropolitana, incluyendo la de San José de Maipo, por $ 69 .356 .348. -, para gastos de emergencia ocasionados por el sismo de fecha 27 de febrero de 2010 .


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-71.-

Fondos recepcionados al 30 de junio de 2010 .

Los recursos percibidos al 30 de junio de 2010, ascendieron a la suma de $ 69 .356 .348. -; los que fueron depositados en la cuenta corriente bancaria de fondos ordinarios N° 12054674, del Banco de Crédito e Inversiones, el 31 de marzo de 2010 . 2.-

Registro de los fondos.

Los fondos fueron registrados contablemente por el municipio el 5 de abril de 2010, en la cuenta complementaria 214 .05 .25 .000 .000 "Subsecretaría del Interior Fondos de Emergencia", según orden de ingreso municipal N° 1.129, dando cumpl imiento a lo instruido por el Ministerio del Interior, mediante resolución exenta N° 1.789, de 9 de marzo de 2010 . 3.-

Uso de los recursos .

Sobre el particular, se constató que esa entidad municipal había desembolsado a la fecha de la fiscalización la suma de $ 42 .796.495 .-, quedando por ejecutar $ 26.559 .853 .-, correspondientes a $ 25 .806 .233.- del estado de pago final del contrato de ejecución de obras, demolición, retiro de escombros y otros, a suma alzada , celebrado con la empresa Construcciones y Movimientos de Tierras Víctor González Veas, además de un saldo de $ 753 .620 .-. Dichos recursos se destinaron básicamente al contrato de ejecución de obras ya citado y a la compra de materiales de construcción para la reparación de viviendas que resultaron dañadas con el terremoto. De acuerdo con la revisión efectuada se determinó la siguiente situación : Mediante decreto exento N° 160, de 21 de abril de 2010 , el municipio aprobó el contrato de ejecución de obras , demolición , retiro de escombros y otros a suma alzada, suscrito el 31 de marzo del mismo año , entre la municipalidad y la empresa Construcciones y Movimientos de Tierras Víctor González Veas , por $ 67 .356 .233.-. La citada contratación se realizó por trato directo aprobado por decreto exento N° 141 , de 31 de marzo de 2010 , invocando como causal lo dispuesto en el artículo 8° , letra c) , de la ley N° 19.886 , la cual autoriza dicha modalidad excepcional en casos de emergencia , urgencia o imprevisto, calificados mediante resolución fundada del jefe superior de la entidad contratante . Ahora bien , conforme a los antecedentes tenidos a la vista (manifold y memorándum N° 63 , de 2010 , del director de aseo, ornato y movilización, protección civil y emergencia), se determinó que los servicios se comenzaron a ejecutar antes de la aprobación de la contratación directa , el 16 de marzo de 2010. Asimismo, se constató que la resolución que ordenó el trato directo no fue publicada en el sistema de información de compras públicas , según lo dispone el artículo 50 del decreto N° 250 , de 2004, del Ministerio de


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-8Hacienda, que prescribe que la respectiva resolución fundada debe publicarse en dicho sistema dentro de las 24 horas siguientes a la dictación del acto administrativo . Por otra parte, es menester señalar que el municipio emitió en el portal mercado público, la orden de compra N° 3620-146-SE10 , de 8 de abril de 2010 , por la contratación de los servicios precitados , la que ascend ió a $ 21 .850.000.-, correspondiente al valor del primer estado de pago del contratista , según decreto de pago N° 600, de 27 de abril de 2010, Y no al total de los servicios contratados. Consultado el encargado de la dirección de administración y finanzas sobre esta contratación , indicó que ésta no fue tram itada en el portal mercado público , por cuanto en esa dirección sólo se recibió la factura para cursar los estados de pago y no la documentación del inicio del proceso , por lo que, como una manera de regularizar la situación , se publicó en el portal la orden de compra correspondiente sólo al primer estado de pago. 4.-

Compra sin resolución que acredite el trato directo.

La municipalidad adquirió por trato directo, materiales de construcción a la Ferretería Comercio Ltda ., por $ 1.246.495 .-, emitiendo la orden de compra N° 3620-143-SE10 , en el portal mercado público , sin embargo , no se dictó ni publicó la resolución fundada del jefe superior del servicio, que justificara la emergencia , urgencia o imprevisto, conforme lo contemplado en el artículo 8° , letra c) , de la ley N° 19.886, el detalle es el siguiente: Oto. de pago 613 5.-

Fecha

Monto

Orden de compra

$ 28 de abril de 2010

1.246.495

3620-143-SE 10

Rendiciones de cuentas.

Se pudo verificar que esa entidad no había rendido cuenta documentada de los desembolsos efectuados, conforme lo exige el resuelvo N° 1, párrafo cuarto, de la resolución exenta N° 1.789, ya citada , que en lo que interesa, obliga a rendir cuenta documentada acorde a lo establecido por la Contraloría General de la República en la Resolución N° 759, de 2003 , situación que fue ratificada por el encargado de administración y finanzas mediante certificado SIN °, de fecha 10 de septiembre de 2010 . No obstante lo anterior, se dio cumplimiento a lo establecido en el párrafo quinto de la resolución exenta mencionada, referido a la remisión de informes mensuales al Ministerio del Interior sobre los ingresos , gastos y saldos del período . En efecto, mediante los oficios Ord. N°s 163/2010 , 241/2010 , 307/2010 Y 391/2010 , todos de 2010 , se enviaron a la Subsecretaría del Interior los informes correspondientes a los fondos de emergencia transferidos. 6.-

Visita a terreno.

Esta Contraloría General , junto con funcionarios municipales, visitó en terreno a algunos damnificados de la comuna , para

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-9verificar la ejecución de los trabajos contratados con la empresa Construcciones y Movimientos de Tierras Víctor González Veas , constatándose que las tareas seleccionadas como muestra de los estados de pago , correspondientes a un 15,5% , se encontraban realizadas, situación que previamente había sido validada por el director de obras , al visar los estados de pago. Sin embargo, se encuentra un saldo pendiente de pagar al contratista , dado que no se había podido constatar el 100% de los trabajos realizados , por falta de moradores en algunos de los lugares indicados o falta de las direcciones de los beneficiados. Respecto de los hechos observados en los puntos 4, 5 Y 6, precedentes, el alcalde en su respuesta no se pronuncia sobre la materia, por consiguiente, se mantienen las observaciones advertidas.

111.-

OTROS PROGRAMAS DE EMERGENCIA

1.-

Programa Manos a la Obra .

Mediante circular N° 27, de 30 de marzo de 2010, el Ministerio del Interior informó a los alcaldes de las municipalidades beneficiarias del programa "Manos a la Obra", sobre la implementación del mismo , con el fin de entregar a las familias damnificadas materiales de construcción que les permitieran reparar en sus viviendas los daños ocasionados directamente por el terremoto, estableciéndose como proveedores de materiales las empresas Homecenter-Sodimac, Easy y Construmart. 1.1.-

Recursos involucrados al 30 de junio de 2010.

El monto asignado a la Municipalidad de San José de Maipo ascendió a $ 16.778.442.-, distribuido según se indica: Empresas Easy Homecenter Sodimac Construmart Total

Distribución de Recursos $ 5.592 .814 5.592 .814

Monto Gastado $ 5.592 .139 5.628.999

Saldo $ 675 (36 .185)

5.592 .814 16.778.442

5.546 .384 16.767.522

46.430 10.920

De lo anterior se desprende que, a la fecha de corte de la auditoría , se había utilizado prácticamente la totalidad de los recursos dispuestos. Asimismo , se verificó que la ayuda entregada a los damnificados no excedió el límite máximo de $300.000.-, dispuesto en el numeral 7 de la circular ya citada.

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Además , se dio cumplimiento a lo establecido en el numeral 16, de la aludida circular, el cual señala que la recepción de los materiales provenientes del programa manos a la obra es excluyente de la recepción del beneficio derivado del programa viviendas de emergencia.


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- 10 1.2.-

Distribución de los materiales.

De acuerdo a los antecedentes tenidos a la vista y las validaciones practicadas, se determinó que la municipalidad no había distribuido el total de los recursos provenientes del programa manos a la obra , según el siguiente detalle: Producto Clavos de techo bolsa de 1 k c/u Clavos de 2" kilo Clavos 2 W' Clavos de 3" Clavos de 4" Clavos para volcanita Palos de 2x2 Placas de aglomerado mas isa Cholguán liso Placas OSB Pilares de fe Planchas gyplac volcanita Permanit internit Unidades de termopol plumavit Sacos de cemento Sacos de yeso 30 k c/u Metros de polietileno Transp. Rollos de fieltro asfáltico

Stock al 01 de septiembre de 2010 172 82 110 179 125 217 3 8 2 11 45 32 4 1.255 10 267 473 5

Consultado el encargado de la ejecución del programa en el municipio, que fue designado mediante decreto exento N° 145, de 8 de abril de 2010, informó que ello se debía a que no había sido solicitado por la comunidad. Sobre el particular, la autoridad en su respuesta señala que, efectivamente , hay un stock de materiales provenientes del programa Manos a la Obra, dado que no existe demanda por parte de la comunidad . No obstante, se evaluará a las familias que mantienen ficha EFU (encuesta única familiar) y que no han recibido ningún tipo de subsidio para entregarles los materiales que se encuentran en bodega . Lo anterior sólo devela una intención de la autoridad , sin que se acredite alguna medida al respecto , motivo por el cual la observación se mantiene. 1.3.-

Incumplimiento de las instrucciones impartidas por el Ministerio del Interior.

Al respecto, se comprobó que no se había rendido al Ministerio del Interior las entregas realizadas a los beneficiarios , vulnerando con ello lo establecido en el numeral 8° de la circular N° 27 , según el cual , el municipio debía informar a esa cartera ministerial a más tardar dentro de las 48 horas, el registro de la entrega de material.


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- 11 Tampoco se dio cumplimiento a la entrega del reporte semanal que se debía enviar a la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo , dando cuenta del estado de ejecución del programa . Requerido el encargado, indicó que al ser notificado de su nombramiento, sólo se le entregó la circular N° 27 , del Ministerio del Interior, ignorando que debía contar con una clave de acceso al sistema Sinim , pero que, sin perjuicio de ello , la información se encontraba al día y completa para ser enviada . No obstante lo anterior, a la fecha de la fiscalización , dicha información no se había remitido a la cartera ministerial. En cuanto a esta observación , el edil no hace sino ratificarla , comprometiéndose a tomar medidas para poner al día la información , a la brevedad . Al respecto , la observación se mantiene, hasta que se acredite su regularización efectiva . 1.4.-

Visita a terreno.

En visita a terreno efectuada por esta Contraloría General , en conjunto con personal municipal , se verificó que los materiales fueron entregados a los damnificados en la cantidad especificada en las fichas de entrega de materiales del programa manos a la obra . 1.5. -

Entrega de materiales mayor que la cantidad adquirida .

De acuerdo a la revisión efectuada se determinó que el municipio entregó mayor cantidad de materiales que los adquiridos con cargo al programa , el detalle es el siguiente:

Producto Palos de 2x3 Tablas tapa 1x4 Ladrillos fiscales Mallas acm a

Materiales adquiridos 200 200 2.500 20

Materiales entregados 277 202 2.530 40

Saldo CGR -77 -2 -30 -20

Al respecto , señala la autoridad que la mayor entrega de elementos se debió a que se consideraron otros materiales provenientes de mermas de trabajos municipales que fueron acopiados a través del tiempo, sin un control de inventario, dada la inexistencia de un bodeguero, producto de la escasez de personal. Agrega , que en cuanto a la malla acma , la diferencia se produce porque ella se divid ió en partes iguales , dado su tamaño. Analizados los argumentos presentados , se levanta la observación relacionada con la mayor entrega de elementos, sin perjuicio de que se deberá implementar algún sistema de control de inventarios, lo cual será validado en una próxima visita de fiscalización .


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- 12 2.-

Programa Mejore su Vivienda.

Mediante la circular N° 42 , de 12 de mayo de 2010 , del Ministerio del Interior, esa cartera ministerial informó a las municipalidades sobre la ejecución del programa "Mejore su vivienda , manos a la obra" con el propósito de entregar materiales de construcción a las familias que, a raíz del terremoto, habiten viviendas de emergencia, para dotar a tales construcciones de elementos básicos que permitieran enfrentar de mejor forma el invierno. Para tal efecto, puso a disposición de la Municipalidad de San José de Maipo la suma de $ 9.437 .874 .-, siendo responsab ilidad del municipio las compras , la logística y criterios de entrega, que en ningún caso podrían superar los $ 100.000.- por cada vivienda beneficiada ; y, el registro de entrega e información de gastos. 2.1.-

Fondos recepcionados.

Los fondos recepcionados respecto del citado programa ascendieron a la suma de $ 9.437.874 .-, los cuales fueron depositados en la cuenta corriente bancaria de fondos ordinarios N° 12054674, del Banco de Crédito e Inversiones, el 15 de julio de 2010. 2.2.-

Registro de los fondos.

Los fondos fueron registrados contablemente por el municipio , el 19 de julio de 2010 , en la cuenta complementaria 214.05.26 .000.000 , programa "Mejore su vivienda , manos a la obra", según la orden de ingreso municipal N° 39. 2.3.-

Uso de los recursos .

Sobre el particular, se constató que esa entidad municipal había desembolsado a la fecha de la fiscalización , la suma de $ 9.437.846.-, ejecutando el 100% de los dineros destinados al programa. Las compras de materiales se realizaron en un 100% en la Ferretería Comercio Ltda., establecimiento ubicado en la misma comuna de San José de Maipo. De las validaciones practicadas a las fichas de entrega de materiales , se constató que la ayuda entregada a los damnificados no excedió el límite máximo por concepto de entrega de materiales , esto es $100 .000. -, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 8° de la circular N° 42 , ya mencionada. 2.4.-

Compras sin resolución que autorice el trato directo.

El municipio adquirió por trato directo materiales de ferretería y construcción a la Ferretería Comercio Ltda. , por un total de $ 9.437.846.-, emitiendo las órdenes de compra que se detallan más adelante , en el portal mercado público , sin embargo, no se dictó, ni publicó una resolución fundada del jefe superior del servicio que justificara el caso de emergencia , urgencia o imprevisto, conforme el artículo 8°, letra c), de la ley N° 19.886.


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- 13 oto. de pago

Fecha

Monto

Ordenes de compra

$ 1.053

20 de julio de 2010

3620-311-SE 10 3620-314-SE 10 3620-315-SE10 3620-309-SE 10 3620-318-SE 10 3620-319-SE 10 3620-313-S E10 3620-316-S E10 3620-320-SE 10 3620-317 -SE 10

9.437.846 .-

En relación con la situación cuestionada precedentemente, el edil nada informa en su respuesta , en consecuencia , se mantiene la observación . 2.5 .-

Distribución de Materiales.

De la revisión efectuada a las fichas de entrega de materiales no se pudo determinar la fecha de entrega de los recursos , por cuanto la mayoría de éstas carecían de ese antecedente. Por otra parte , al 1 de septiembre de 2010 , aún quedaban materiales por entregar a los beneficiados, pese a que el plazo para rendir los recursos del programa venció el 30 de julio de 2010. 0

En su respuesta , el alcalde reconoce las observaciones, manifestando que ello obedece a errores involuntarios, pero que se está estudiando la posibilidad de regularizar la situación , a través de la confección digital de la documentación, la que tendrá como requisito indispensable, estar completa antes de ser impresa. Asimismo, indicó que la no entrega de la totalidad de la ayuda , al 30 de julio de 2010, obedece a lo extenso de la comuna, a la baja dotación de personal y a la poca disponibilidad de vehículos para atender la alta demanda producto del terremoto. Además, señala que se ha atendido un gran número de solicitudes y que se espera abarcar la totalidad de los requerimientos. Los argumentos de la autoridad no permiten dar por superadas las observaciones formuladas , en consecuencia ellas se mantienen. 2.6.-

Instrucciones impartidas por el Ministerio del Interior.

a) Registro de entrega e información de gastos. Se comprobó que el registro de información de la entrega de materiales se efectuó mediante las fichas "entrega de materiales programa mejore su vivienda" y en ellas se ingresó el material entregado, su monto total equivalente en dinero, el nombre y RUT de la persona que los recibió , la ubicación de la respectiva vivienda y el número de habitantes de cada vivienda , según lo dispuesto en el numeral 9 de la citada circular.


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- 14 b) Rendición de los gastos. Los gastos del programa fueron informados al Ministerio del Interior, el 30 de junio de 2010 , mediante correo electrónico , en el que se adjuntó la planilla de los beneficiados a los que se hizo entrega de los materiales adquiridos con los recursos del programa, y copias de las facturas que avalan las adquisiciones. 2.7.-

Visita a terreno.

En la visita a terreno realizada por esta Contraloría General , conjuntamente con personal municipal , a una muestra de beneficiados con el programa , se verificó que los materiales consignados en las fichas de "entrega de materiales programa mejore su vivienda", fueron entregados a los damnificados en la cantidad especificada. No obstante, en las situaciones que se detallan a continuación , se confeccionaron las fichas de entrega , pero no se había efectuado la distribución de los materiales a los beneficiados. EFU N° 8 50 85 87 134 137 506 511

Nombre Beneficiado

Dirección

Monto

$ Norma Córdova Lara Luz Meneses Castro Luis Mellado Ayala Gastón Romo Bonasol Nancy Vega Hormazábal Guillermina Iturrieta Leiva Alonso Escobar Manríquez Ana Andrade Astorga Carolina Vergara Merino Total

Calle del Cerro 19.548 Camino El Volcán 39 .540 Camino El Volcán 27 .742 Camino El Volcán 27 .064 Casa de Salud sIn° Calle del Cerro 19.436 Camino El Volcán 18.946 Comercio 18.516 Cañada Norte sIn °

73 .776 73 .776 86 .348 88.771 88 .771 88 .771 86.348 86 .348 64 .144 737.053

Respecto de esta observación , el edil en su respuesta expresó que la falta de entrega obedece a lo extenso de la comuna , a la baja dotación de personal y a la poca disponibilidad de vehículos para atender la alta demanda producto del terremoto. Agrega que, las entregas fueron planificadas pero que, por uno u otro motivo, no se alcanzó a cumplir con lo planificado quedando entregas pendientes , lo que será resuelto a la brevedad por el municipio. De acuerdo a lo anterior, y no habiéndose regularizado la situación se mantiene la observación . 2.8.-

Bienes en bodega sin distribuir a los damnificados.

El 1 de septiembre de 2010 , se efectuó un recuento físico a los materiales del programa en comento, que se acopiaban a esa fecha en el gimnasio municipal de esa comuna , determinándose el siguiente stock de existencia :


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- 15 Solicitud Ferretería Clavo techo par/neop 2.1/2 kilo Cubrepiso c/goma café (m2) Pino bruto 2x3 Puerta terciado 75x200 Ventana básica aluminio 1x1 Zinc acanalado 3.66 mts x 0.35 Zinc acanalado 2 mts x 0.35 Zinc acanalado 2.32mt x 0.35 Cemento San Juan saco (42 ,5) Ecoplac 6mm 108x242 (masisa) Blanco gancho tradicional Blanco bajada Blanco tapa canal universal Cadena chica blanca 1 mts. Cadena chica negra 1 mts. Blanco unión canaleta Blanca canaleta 4 mts. Hoffens 250 c.c. (tapa hermética) Hoffens 20 c.c. Tape 1000 de 500cc pasta volcanita

Stock al 01- 09 -2010 10 50 12 2 21 1 3 6 15 19 98 11 2 3 15 16 18 10 8 1

Sobre el particular, la autoridad argumenta con la misma explicación expuesta en el punto 1.2.-, del capítulo 111 , denominado Distribución de los materiales, del presente informe, enunciando sólo una manifestación de voluntad , por consiguiente se mantiene la observación . 2.9.-

Entrega de materiales mayor que la cantidad adquirida .

Conforme a la auditoría realizada , se comprobó que el municipio entregó mayor cantidad de materiales que los adquiridos con cargo al programa. Consultado el director de aseo , ornato y movilización , protección civil y emergencia sobre el particular, informó por memorándum N° 250/2010 , de 27 de agosto de 2010, que los saldos negativos se deben al uso de material de merma de la municipalidad , el detalle es el siguiente :


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- 16 Detalle Clavo kilo 1. %" Clavo kilo 2.1/2" Clavo kilo 3" Clavo kilo 4" Pino bruto 1x4 Pino bruto 2x2 Tabla tapa 1x4 3.20 m Zinc acanalado 3.66 mts. X 0.35 Fieltro 10 lbs 40 m2 Blanco tapa accesorio

Información Municipalidad Compra Entrega Saldo -2 2 4 27 -2 25 -2 25 27 -1 25 26 -6 15 9 -27 206 179 -3 152 155 -2 24 26 -1 2 3 -1 7 8

El argumento utilizado por la autoridad, es el mismo expuesto en el punto 1.5 de este capítulo, en el que indica que la mayor entrega de materiales, se debió a que se consideraron en las entregas materiales provenientes de mermas de trabajos municipales, sin un control de inventario , dada la inexistencia de un bodeguero, producto de la escasez de personal. Analizados los argumentos presentados, se levanta la observación, sin perjuicio de que se deberá implementar un sistema de control de inventario. 2.10.- Diferencias entre el recuento físico de los materiales y lo determinado por Contra lo ría General. Diferencia Stock al Datos según CGR 01 .09 .10 CGR/stock Comprado Entregado Saldo -31 121 31 Tabla tapa 1x4 3.20 m 152 O -1 29 2 Puerta terciado 75x200 32 3 -2 Ventana aluminio 1x1 115 92 23 21 Ecoplac 6m 108x242 47 47 O 19 19 OSB 9.5mm 122x244 -4 31 27 4 O Cadena chica blanca 1 mt 15 -12 100 85 3 Cadena chica negra 1 6 15 12 3 3 mts. 1 Blanco unión canaleta 30 15 15 16 -4 Marrón unión canaleta O 4 4 8 -1 Marrón canaleta 4mt 4 1 5 O 18 13 Blanca canaleta 4 mt. 47 42 5 1 Blanco tapa accesorio 7 8 -1 10 1 Hoffens 250c (tapa herm) 12 3 9 -42 Hoffens 20 c.c. 18 50 8 68 Detalle

Según el análisis practicado por esta Contraloría General, existen faltantes de materiales respecto del inventario que se representan en el cuadro precedente con signo negativo. Asimismo , de acuerdo a las fichas de entrega , hay materiales que habrían sido entregados a los beneficiarios, no obstante, que en el recuento de inventario se encontraban en stock.


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- 17 Sobre este punto en particular, el jefe superior del servicio nada señala en su respuesta , por consigu iente la observación se mantiene. 3.-

Bienes Distribuidos por la Oficina Nacional de Emergencia , ONEMI

3.1.-

Recepción de los bienes por el municipio , al 30 de junio de 2010.

el período fiscalizado , la Durante Municipalidad de San José de Maipo recibió de la Oficina Nacional de Emergencia , las especies que a continuación se indican: Guía de despacho 46 1277633 74001 74 74 74 420304 420232 Sin especificar 74001 53001 53001 877 74 53 135777

Entidad ONEMI ONEMI ONEMI ONEMI Punto Maestro ONEMI Sin especificar ONEMI ONEMI Javier González ONEMI Hogar de Cristo

Fecha 27.03.10 09.03 .10 10.03.10 07.03.10 07 .03 .10 07 .03 .10 05 .04 .10 04 .03.10

Detalle 146 cajas de alimentos 156 frazadas 35 colchones 10 carpas 200 sacos de cemento 10 polietileno

10.03 .10 03.03.10 03 .03 .10 29.03 .10 07 .03 .10 03 .03.10 21.06 .10

300 planchas de zinc 65 estanques 20 cocin illas 20 mediaguas

Se tomó una muestra selectiva de bienes , correspondiente a la entrega de las 20 mediaguas recepcionadas el 21 de junio de 2010, en la municipalidad . 3.2.-

Bienes distribuidos al 30 de junio de 2010.

Conforme a lo informado por el director de aseo , ornato y movilización , protección civil y emergencia de la municipalidad , mediante informe N° 3, de 27 de agosto de 2010 , de las 20 viviendas recepcionadas , se han distribuido 8 a los damnificados de la comuna . Sin embargo , de los recibos de entrega no se puede determinar si corresponden o no a las mediaguas entregadas por la ONEMI , por cuanto sólo se identifican como viviendas de emergencia. Además, los recibos no cuentan con una numeración correlativa ni se identifica la dirección donde se entregaron las viviendas , y en la mayoría de los casos, no se consigna la fecha de entrega . 3.3.-

Visita a terreno.

En visita a terreno , efectuada por esta Contraloría General en conjunto con personal municipal a distintos sectores de la comuna , se constató la entrega de mediaguas a los damnificados, pero no fue


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- 18 posible identificar si correspondían o no a las enviadas por la ONEMI , por cuanto en las fichas de entrega no se identificó su procedencia, es decir, si eran las enviadas por la ONEMI , la Fundación Maitenes o del Hogar de Cristo; salvo en tres casos en que se reconocieron por las planchas de zinc de color verde , que caracterizó la entrega de las mediaguas de la ONEMI. En la misma fiscalización se determinó que, en algunos casos, las mediaguas no han sido armadas o bien no están siendo ocupadas por los beneficiados. A modo de ejemplo, se mencionan los casos siguientes: Nombre Beneficiario Venegas Javiera Núñez Cristián Duchens A. Oiga Barraza Raúl Ríos Tapia Luis González Cortés

Dirección Avda. El Esfuerzo 18836

Observación Mediagua sin armar

Camino El Volcán Camino El Volcán 16029 Camino El Volcán 16176 Avda . Cementerio N°

Mediagua Mediagua Mediagua Mediagua

sin sin sin sin

habitar habitar habitar moradores

Sobre las observaciones contenidas en los puntos 3.2 y 3.3, el jefe comunal en su respuesta las reconoce , e indica que la unidad de emergencia se encuentra revisando cada una de las viviendas recibidas en el territorio comunal y ordenando toda la documentación de respaldo . Agrega que, atendido que existen mediaguas sin habitar, el jefe de la unidad de emergencia se ha fijado como meta , realizar visitas a cada domicilio donde se entregaron viviendas y determinar los pasos a seguir. Analizados los argumentos presentados, se mantienen las observaciones formuladas, toda vez que se trata de la enunciación de medidas que no se han materializado . 3.4. -

Bienes en bodega sin distribuir a los damnificados.

Se determinó que, al 1° de septiembre de 2010, el mUnicipiO mantenía en existencia las siguientes piezas de viviendas de emergencia, según el siguiente detalle: Detalle (piezas de mediaguas) Pino bruto %x4 Pino bruto 1x4 Pino bruto 2x2 Panel 3 respaldo izquierdo traslap Panel 4 respaldo derecho traslap Panel 7 puerta ventana traslap Panel 8 ventana traslap Panel 9 laterales Puertas mediagua Ventanas mediaguas Zinc acanalado

Stock al 01 de septiembre de 2010 112 62 87 15 15 16 16 32 17 34 126


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- 19 Clavo 5" Clavo 2.1/2" Tornillo del 6" Bisagra corriente Picaportes Paneles de piso de 3 x 3 Papel fieltro mt. Caballetes 25 x 200 Pino bruto 2x4 Pilote impregnado 4 a 5 3.5 .-

234 416 780 91 39 34 480 31 107 194

Mayor cantidad de mediaguas en existencia que el saldo informado por el municipio.

El director de aseo , ornato y movilización, protección civil y emergencia de la municipalidad , en informe N° 3, de 27 de agosto de 2010, indicó la existencia de 12 viviendas de emergencia entregadas por la ONEMI ; sin embargo, en el recuento físico realizado se determinó que existía una mayor cantidad de piezas que las que se necesitan para armar 12 mediaguas. El detalle es el siguiente: Detalle

Pino bruto 1/2x4 Pino bruto 1x4 Pino bruto 2x2 Panel 3 respaldo izquierdo traslap Panel 4 respaldo derecho traslap Panel 7 pta ventana traslap Panel 8 ventana traslap Panel 9 laterales Puertas mediagua Ventanas mediaguas Zinc acanalado Clavo 5" Clavo 2.1/2" Tornillo del 6" Bisagra corriente Picaportes Paneles de piso de 3 x 3 Papel fieltro mt. Caballetes 25 x 200 Pino bruto 2x4 Pilote impregnado 4 a 5

Saldo piezas equivale a 12 mediaguas 48 96 72 12 12 12 12 24 12 24 96 216 384 720 84 36 24 312 24 72 180

Recuento 01 de septiembre de 2010 112 62 87 15 15 16 16 32 17 34 126 234 416 780 91 39 34 480 31 107 194

Diferencia

64 -34 15 3 3 4 4 8 5 10 30 18 32 60 7 3 10 168 7 35 14

Sobre los puntos 3.4 y 3.5 , la autoridad manifiesta en su respuesta que se está realizando un análisis de la situación , percatándose que, efectivamente, hay un mayor saldo de mediaguas que las numeradas por el control de ingreso y salida de la unidad de emergencia ; que al 16 de noviembre de 2010, había un saldo de mediaguas provenientes de un Techo para


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- 20Chile que no habían sido entregadas, así como materiales e insumas ; en tanto que los faltantes se deben a materiales que fueron sustraídos , según causa judicial en trámite, en la Fiscalía Local de Puente Alto. Al respecto , señala el alcalde que dispuso que se entreguen a la brevedad todas las viviendas destinadas a los damnificados. De acuerdo con los antecedentes aportados por el municipio en su respuesta , se mantienen las observaciones formuladas , por cuanto las acciones enunciadas no se han concretado. 4.-

Proyecto Refugio

Durante la auditoría realizada se tomó conocimiento de la existencia de un proyecto denominado Refugio, que también emanaría del Ministerio del Interior, sobre el cual los funcionarios del municipio no poseían mayores antecedentes, salvo las guías de despacho con las cuales se recepcionaron 90 kits de aislación para viviendas de emergencia de la comuna, en una de las cuales se consignó que correspondía al Proyecto Refugio . Conforme la información disponible en la página web del comité de emergencia , dependiente del Ministerio del Interior, el proyecto aludido se creó con el fin de beneficiar a las familias que recibieron viviendas de emergencia producto de la catástrofe , garantizando condiciones mínimas de habitabilidad . La forma de distribuir los diferentes ítems dependerá de cada municipalidad y será responsabilidad de cada una de ellas velar por su correcta y eficiente asignación , guardando registro de todos los beneficiarios de estos materiales. 4.1.-

Recepción de los bienes por el municipio al 30 de junio de 2010 .

Durante el período fiscalizado , la Municipalidad de San José de Maipo recibió 90 kits de aislación para viviendas de emergencia, según el siguiente detalle: Proveedor Romeral

Romeral

El Volcán S.A.

r

1

Guía de Despacho 140.202

Fecha

Detalle

19.05 .10 Gyplac 8mm 120x240 (volcanita) Gyplac 8mm 120x300 (volcanita) L vidrio SR R94E40 1,25x 25 140.453 24.05 .10 Gyplac 8mm 120x240 (volcanita) Gyplac 8mm 120x300 (volcanita) L vidrio SR R94E40 1,25x 25 98280 02 .07 .10 Planchas de 120x300 (volcanita) Planchas de 120x240 (volcanita) Rollos de aislan glass 1,25x 25 Kit de armado

Cantidad 420 140 56 480 160 64 150 450 60 30


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- 21 -

Construmart

Construmart

Construmart

635492 18.05.10 Guantes descarne Ref. G AB Drywall pta fina #6x1 1/4 1,5 Kilos Lente nitro claro mascarillas desechables steelpro 635493 18.05.10 Guantes descarne Ref. G AB Drywall pta fina #6x1 1/4 1,5 Kilos Lente nitro claro mascarillas desechables steelpro 635491 18.05 .10 Guantes descarne Ref. G AB Drywall pta fina #6x1 1/4 1,5 Kilos Lente nitro claro mascarillas desechables steelpro

28 28 28 28 4 4 4 4 28 28 28 28

Del total de recursos descritos, se entregaron 72 kits de aislación para viviendas de emergencia a los damnificados, según se acred itó con recibos municipales que carecen de firma y nombre de quien los entrega , folio y, en algunos casos, de fecha. Sobre el particular, señala la autoridad en su respuesta que se dispuso la regularización inmediata de los recibos municipales. No obstante, no acredita tal situación , por consiguiente, se mantiene la observación formulada. 4.2.-

Visita a terreno.

En la visita a terreno efectuada por esta Contraloría General , conjuntamente con funcionarios municipales, a una muestra de beneficiarios de los kits de aislación , se comprobó que éstos recibieron los materiales consignados en las fichas de entrega , sin situaciones que observar. 4.3.-

Bienes en bodega sin distribuir a los damnificados.

Del recuento físico realizado se determinó que al 10 de septiembre de 2010, se encontraban en existencia los siguientes materiales: Detalle Planchas de 120x300 (volcanita) Planchas de 120x240 (volcanita) Rollos de aislan glass 1,25x 25

Recuento físico al 01 de septiembre de 2010 71 171 30


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- 22Kit de armado: Guantes descarne Ref. G AS Drywall pta fina # 6x1 1/4 1,5 Kilos Lente nitro claro mascarillas desechables steelpro 4.4 .-

5 5 5 5

Faltante de materiales.

De conformidad al recuento físico realizado a los materiales que se encuentran en las bodegas improvisadas en el gimnasio del estadio municipal y en la bodega de la estación de trenes de esa comuna , se constató que existen faltantes de materiales, tal como se señala a continuación : Detalle

Cantidad

Entrega s/ fichas (72 kit)

Diferencias Stock al Diferencias 01.09.10

Planchas de 120 x 300 (volcanita) Planchas de 120 x 240 (volcanita) Rollos de aislan glass Guantes descarne Ref Drywall pta fina # 6 x 1 Lente nitro claro Mascarillas desechables

450

360

90

71

19

1350

1080

270

171

99

180 90 90 90 90

144 72 72 72 72

36 18 18 18 18

30 5 5 5 5

6 13 13 13 13

Al respecto, el edil en sus descargos plantea que no se recibió la totalidad de los productos y/o materiales correspondientes a estos kits de aislamiento. Sin embargo, no acompaña antecedentes que así lo acrediten , en consecuencia, se mantiene la observación. 5.-

Fondos de emergencia de origen municipal.

Del examen practicado se determinó que la entidad edilicia gastó, con cargo a fondos municipales, la suma de $ 7.350.585.-, para el primer semestre del año 2010, por concepto de fondos de emergencia, imputando en la cuenta fondos de emergencia, prestaciones de servicios por trabajos en emergencia producto del terremoto, giros para gastos menores , compra de combustible y compra de materiales destinados a reparaciones . Sobre el particular, cabe señalar que, en general , los desembolsos cumplen con la normativa vigente, cuentan con la documentación de respaldo pertinente y se ajustan a las finalidades para los que fueron entregados, salvo las situaciones que a continuación se señalan : 5.1.-

Errores de imputación contable .

Las contrataciones a honorarios para la prestación de servicios en trabajos de emergencia fueron imputadas directamente a la cuenta 215 .24 .01.001 "Fondos de Emergencia", no obstante, el clasificador presupuestario de ingresos y gastos para el año 2010 , establece que la contratación de personas naturales sobre la base de honorarios, para la prestación de servicios ocasionales y/o transitorios, ajenos a la gestión administrativa interna de las


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- 23municipalidades , que estén directamente asociados al desarrollo de programas en beneficio de la comunidad , en materias de carácter social , cultural de rehabilitación o para enfrentar situaciones de emergencia , deben imputarse a la cuenta 215.21.04.004 "Prestaciones de servicios en programas comunitarios", lo que en la especie no aconteció. Igual situación se generó con los giros para gastos menores que fueron imputados, directamente, a la cuenta 215 .24.01.001 "Fondos de Emergencia", en circunstancias, que al girar los fondos a los cuentadantes debieron ser imputados en la cuenta 114.03 "Anticipos a rendir cuenta" de conformidad a los procedimientos contables para el sector municipal , aprobados mediante oficio N° 36.640 , de 2007 , de la Contraloría General de la República . En su respuesta , el jefe comunal nada argumenta en relación a esta observación , por consiguiente ella se mantiene. 5.2.-

Gastos menores sin documentación de respaldo .

Del examen practicado a las rend iciones de cuenta de los gastos menores a los fondos entregados al señor Alberto Alday Salinas , se determinó la falta de respaldo documental del gasto que se indica a continuación : Decreto de pago

Fecha

Monto

$

Detalle

Monto Observado

$ 346

08.03 .2010

300 .000

47.042

Compra de gas a Abastecedora de Combustibles S. A. rendido con guía de despacho.

Sobre el particular, el alcalde aclara que la compra de gas fue rendida, efectivamente, con una guía de despacho, ya que al momento de pagar el servicio al camión proveedor, era el único documento que tenía . Al respecto , cabe señalar que el argumento planteado no es suficiente para superar la observación , por cuanto el documento de respaldo válido es la boleta o factura , por consiguiente, se mantiene lo objetado. 5.3.-

Compras sin resoluciones que justifiquen el trato directo.

El municipio adquirió por trato directo materiales de construcción y contrató arriendo de vehículos y traslado de elementos de emergencia , sin cumplir con las formalidades que establece la ley N° 19.886, en su artículo 8°, letra c) , para los casos de emergencia , esto es, no se dictó ni publicó en el sistema de información de compras públicas la resolución fundada del jefe superior del servicio que justificara la contratación directa, sin embargo, se emitieron las órdenes de compra en el portal mercado público. El detalle es el siguiente:


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- 24Oto. de pago

Fecha

Monto

Ordenes de compra

$ 530 658

16.04.10 05.05 .10

416.500 651.485

873

16.06.10

480.507

910 911

24 .06 .10 24 .06 .10

520 .030 214 .200

Sin orden de compra 3620-116-SE 10 3620-115-SE 10 3620-378-SE09 3620-121-SE10 3620-147 -SE1 O 3620-148-SE 10 3620-149-SE 10 3620-145-SE 10 3620-156-SE10 3620-155-SE10 3620-204-SE 10 3620-206-SE 10 3620-181-SE10 3620-179-SE 10 3620-180-SE 10 3620-186-SE 10 3620-164-SE 10

En relación con esta observación , el edil no se pronuncia en su respuesta , en consecuencia , se mantiene la objeción formulada. 6.-

Programa de Mejoramiento Urbano

Al respecto, cabe señalar que al 30 de agosto de 2010 , la municipalidad no había recibido fondos del Programa de Mejoramiento Urbano y Equipamiento Comunal como consecuencia del terremoto, no obstante que, existen tres proyectos aprobados por el Ministerio del Interior, y que totalizan $ 105.000.000.-.

IV.-

DIRECCiÓN DE DESARROLLO COMUNITARIO

En relación con este macroproceso, cabe advertir que el municipio no incurrió en gastos por concepto de ayuda a los damnificados del terremoto de 27 de febrero de 2010, con cargo a programas que se manejan en esa unidad. No obstante, desde el punto de vista administrativo, los funcionarios de la dirección de desarrollo comunitario de la municipalidad participaron activamente en la aplicación de las Encuestas Familiares Únicas de Emergencia, de la Oficina Nacional de Emergencia, ONEMI, con el objetivo de identificar y priorizar las necesidades de la población . Sin esta encuesta , los damnificados no podían ser beneficiados con recursos de los programas de ayuda destinados a la emergencia .


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- 25-

v.-

GENERACIÓN DE RECURSOS

1.-

Ingresos por Permisos de circulación.

En relación con este macroproceso, es del caso señalar que el mUnicipiO no obtuvo mayores ingresos por concepto de recaudación de permisos de circulación , como consecuencia de las campañas orientadas a ayudar a las comunas más damnificadas por el terremoto, sino por el contrario , si se compara con el año inmediatamente anterior, sufrió una disminución de un 9,4% , tal como se grafica en el siguiente cuadro: Detalle Permisos de Circulación

Primer semestre 2009 $

Primer semestre 2010 $

91 .047.964

82.429 .837

Porcentaje % -9,4%

Ahora bien , parte de los gastos en los que la Municipalidad de San José de Maipo incurrió para la emergencia se encontraban consignados en el presupuesto inicial por $ 5.842.200.-, en la cuenta 215.24 .01 .001 "Fondos de Emergencia", siendo financiado con ingresos propios del municipio, no obstante , se produjo una diferencia de $ 1.508.385 .- correspondiente a mayores gastos, sin que la cuenta contara con la disponibilidad presupuestaria para hacer frente a los pagos. Respecto a lo anterior, según lo informado por el encargado de administración y finanzas en el oficio ORO . N° 004/2010 , de 18 de agosto de 2010 , fue necesario cubrir la diferencia a través de un manejo del flujo de caja , postergando pagos por otros conceptos . El detalle es el siguiente: Ppto. inicial $ 5.842 .200

Ppto. vigente $ 5.842.200

Total gastado $ 7.350.585

Diferencia $ (1.508 .385)

Al respecto , cabe señalar que, a la fecha de la fiscalización , no se había realizado una modificación presupuestaria para regularizar el equilibrio presupuestario, lo que sería cubierto con mayores ingresos de patentes comerciales , según lo informado por el encargado de administración y finanzas en certificado SIN °, de fecha 12 de agosto de 2010. El detalle es el siguiente : Detalle

Patentes Comerciales

Primer semestre 2009 $ 87 .062 .985

Primer semestre 2010 $ 93 .209 .156

Diferencia $ 6.146.171

En cuanto a la diferencia producida en la cuenta 215-24-01-001 "Fondos de Emergencia" por un monto de $1 .508 .385 .-, la autoridad edilicia plantea en su respuesta que se realizó una modificación presupuestaria por $ 29.100.000.-, aprobada por el concejo municipal el 3 de septiembre de 2010 , de los cuales, $ 10.000.000.- se destinaron a suplementar la cuenta citada, según se indica en el decreto exento N° 333, de 6 de septiembre de 2010 . Analizados los argumentos entregados por la autoridad , se da por subsanada la observación formulada .


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- 262.-

Otros recursos municipales - Derechos de aseo.

Independiente de la situación de emergencia, se practicó una revisión a los derechos por el servicio domiciliario de aseo que las municipalidades deben cobrar por cada vivienda o unidad habitacional, local, oficina kiosco y sitio eriazo, determinándose lo siguiente: 2.1.-

Inexistencia de ordenanzas municipales que fijen los derechos de aseo.

La municipalidad no ha dictado ordenanzas municipales que determinen los criterios utilizados para la determinación del cobro de los servicios domiciliarios de aseo, los que deberán ser de carácter general y objetivo; y en las cuales se fijará la tarifa indicada, el monto de la misma , el número de cuotas en que se divida el costo, así como las respectivas fechas de vencimiento y los demás aspectos relativos al establecimiento de la tarifa , según dispone el artículo yo del decreto ley N° 3.063 , de 1979, Ley de Rentas Municipales. La aprobación de dichas ordenanzas requerirá el acuerdo de la mayoría absoluta de los concejales en ejercicio . 2.2.-

Derechos de aseo no aplicados a la totalidad de los beneficiarios del servicio.

El municipio ha efectuado cobro de los derechos de aseo domiciliario sólo a los contribuyentes afectos al impuesto territorial y de patentes comerciales y no a la totalidad de los beneficiarios del servicio, contraviniendo lo dispuesto en el artículo YO, del decreto ley N° 3.063 , de 1979, ya citado, el cual establece que las entidades edilicias deben exigir al beneficiario la contraprestación pecuniaria del mencionado servicio, sin perjuicio de las rebajas y exenciones que la legislación permite. 2.3.-

Procedimiento inadecuado del cálculo de la tarifa de aseo.

La entidad edilicia no había aplicado lo dispuesto en el decreto N° 69, de 2006, del Ministerio de Economía , Fomento y Reconstrucción , para el cálculo de la tarifa de aseo, manteniendo el criterio contenido en la normativa anterior a la entrada en vigencia del citado decreto, hecho ya representado por este Organismo Contralor en el Informe Final N° 296 de 2009. Sobre este punto, el alcalde en su respuesta señala que se confeccionó una ordenanza , que regulará el cobro de los derechos de extracción domiciliaria de basura , la que no se pudo presentar al concejo municipal , por falta de quórum, con la cual se pretende aplicar la tarifa a contar del segundo semestre del año 2011 y con vigencia de tres años, cuyo cálculo se realizará de acuerdo a lo establecido en el decreto supremo N° 69 , de 2006, del Ministerio de Economía , Fomento y Reconstrucción . Analizados los argumentos esgrimidos por el jefe comunal , se mantienen las observaciones formuladas , en tanto la ordenanza a que se alude no haya sido aprobada por el concejo municipal y publicada .


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- 27VI.-

OTROS Incremento Previsional

Del examen efectuado a una muestra de las remuneraciones correspondientes a funcionarios de ese municipio , se pudo establecer que el cálculo del incremento previsional , con posterioridad a la emisión de los dictámenes N°s 44.764 y 50.142 , ambos de 2009 , de esta Contraloría General , se ha efectuado sobre el monto del sueldo base, tal como se establece en el artículo 2° del decreto ley N° 3.501 , de 1980, no mereciendo observaciones.

CONCLUSIONES Atendidas las consideraciones expuestas durante el desarrollo del presente trabajo, se concluye que la Municipalidad de San José de Maipo, en términos generales, se ha ajustado a los objetivos y procedimientos establecidos para hacer frente a la emergencia derivada del terremoto de 27 de febrero de 2010 , sin perjuicio de las situaciones que se señalan a continuación : 1.- Respecto de las observaciones planteadas en el acápite I "sobre control interno", se deberán implementar las medidas necesarias para resolver las falencias advertidas , lo cual será verificado en futuras fiscalizaciones a la entidad . 2.- En relación con las observaciones formuladas en el título 11 "recursos en administración", fondos para situaciones de emergencia otorgados por el Ministerio del Interior, referidas a la ejecución de servicios contratados antes de la aprobación de la contratación directa ; la falta de publicación en el portal mercado público de la resolución que ordenó el trato directo; la publicación en ese portal de una orden de compra que avala sólo el primer estado de pago de los servicios contratados; otras compras directas sin resolución fundada ; y, la falta de rendición de los desembolsos conforme a la Resolución 759 , de este Organismo , el municipio deberá dar cabal cumplimiento a lo dispuesto en la ley N° 19.886 Y su reglamento , y efectuar las rendiciones según la citada resolución , informando a esta Contraloría General en un plazo de 30 días contados desde la recepción del presente informe. 3.- En cuanto a las observaciones establecidas en el capítulo 111 "otros programas de emergencia", punto 1.2, sobre la no distribución del total de los recursos provenientes del programa manos a la obra y 1.3, falta de rendición al Ministerio del Interior de las entregas a los beneficiarios y del reporte semanal a la Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo, la autoridad comunal deberá velar porque los recursos lleguen a los damnificados y realizar las rendiciones y reportes a las reparticiones pertinentes, informando de esto último, a este Organismo, en un plazo de 15 días hábiles. 4.- En relación con las observaciones formuladas al programa Mejore su Vivienda , del mismo capítulo 111 , referidas a compras directas sin resolución fundada ; recursos pendientes de entrega a los beneficiarios ; materiales entregados según las fichas respectivas , pero que no han sido distribuidos a los beneficiados; y, diferencias sin aclarar entre el recuento físico de los materiales y lo determinado por la Contraloría General , el jefe comunal deberá


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- 28dictar la resolución para regularizar las compras por trato directo y publicarla conforme lo prevén la ley N° 19.886 Y su reglamento , disponer que los recursos sean entregados a los damnificados y aclarar las diferencias producidas, informando a esta Entidad Fiscalizadora en un plazo de 30 días. 5.- Respecto de los bienes distribuidos por la Oficina Nacional de Emergencia , ONEMI , a cuyo respecto se observó deficiencias en los recibos de entrega de mediaguas; viviendas sin distribuir a los damnificados y existencia de una mayor cantidad de mediaguas que el saldo informado por el municipio, el edil deberá implementar las medidas tendientes a regularizar las situaciones observadas e informar a este Organismo de Control en un plazo de 30 días. cuanto a las observaciones 6.- En formuladas respecto del proyecto Refugio, referidas al faltante de materiales y deficiencias en los recibos de entrega de materiales a los damnificados, la autoridad comunal deberá aclarar el faltante y corregir las deficiencias detectadas, informando al respecto en el mismo plazo señalado en el punto anterior. 7.- En lo que se refiere a las observaciones consignadas en el punto N° 5, "fondos de emergencia de origen municipal" del mismo capítulo 111 , sobre errores de imputación contable; gastos menores sin documentación de respaldo; y, compras directas sin resolución fundada , esa entidad deberá corregir la imputación de los gastos, respaldar éstos con los documentos que proceda y emitir y publicar la respectiva resolución , lo cual deberá ser acreditado ante esta Contraloría General en un plazo de 30 días. 8.- Respecto de las objeciones formuladas en el título V, "Generación de Recursos", sobre derechos de aseo; se deberá remitir la ordenanza debidamente aprobada y publicada , en un plazo de 30 días contados desde la fecha de recepción del presente informe. Transcríbase al alcalde , a la unidad de control interno y al concejo municipal de San José de Maipo.


www.contraloria.cl

Informe Final Nº72 de Auditoria de la CGR  

Auditoria realizada por la Contraloria General de la Republica a la municipalidad de San Jose de Maipo

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