__MAIN_TEXT__

Page 1

INHOUDSTAFEL Inleiding

5

1

7

Creatie van je dossier

1.1 Te volgen procedure 1.2 Toepassing 1.3 Je dossier opstarten 2

Je dossier verder instellen

2.1 Je persoonlijke schermweergave: de gebruikersinstellingen 2.2 De instellingen van je administratie 3

21 25

Wat je verder moet weten voordat je start met je boekhouding

35

35 36 36 38 38 39 40 42 42 43 45 48

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8

De periode-datumtabel De btw-codes Het rekeningstelsel De dagboeken Stamgegevens – Betalingsvoorwaarden Stamgegevens – Grootboekclassificaties De relaties: klanten en leveranciers De valuta’s en de wisselkoersen

49

49 53 57 66 70 73 74 84

Ingave van de openingsbalans

87

5.1 Ingave van de openingsbalans 5.2 Toepassing E-Topics nv 5.3 Snelle methode voor verschillenanalyse 5.4 Enkele praktische tips 5.5 Toepassing E-Topics nv voor wie ook de vaste activa beheert

87 89 91 91 92

6 De boekhoudkundige verrichtingen

6.1 Algemeen 6.2 Het verkoopdagboek 6.3 Het aankoopdagboek 6.4 Financiële dagboeken 6.5 Diverse dagboeken 6.6 Verwijderen van boekingen 6.7 Boekingsverslag 7

21

3.1 Terminologie en bruikbare toetsen 3.2 De helpfunctie 3.3 De schermopbouw 3.4 Afdrukken 3.5 Export naar Excel 3.6 Je schermvoorstelling aanpassen 3.7 Externe parametrage 3.8 Je accountant 3.9 Werking van de Belastingdienst (R/C btw-administratie) 3.10 De cockpit 3.11 Communicatie vanuit Exact Online 3.12 Toepassing op E-Topics nv 4 De basisgegevens of de stamgegevens

5

7 17 19

Toepassing E-Topics NV

7.1 7.2

Verrichtingen januari 20xx Periodieke afsluiting in het dossier E-Topics nv

Inhoudstafel

93

93 98 124 157 178 185 186 187

187 231

3


7.3 Verrichtingen februari 20xx E-Topics nv 7.4 De periodieke afsluiting van februari 20xx 7.5 Verrichtingen E-Topics nv maart 20xx 7.6 De periodieke afsluiting eind maart 20xx of op het einde van een kwartaal 7.7 Eindejaarsverrichtingen voor E-Topics nv 8 Speciale mogelijkheden in de boekhouding

339

8.1 Afpunten 8.2 Het werken met vaste boekingen 8.3 Werken met Intrastat in EOL 8.4 Het privédeel uit de kosten halen binnen EOL 8.5 De verworpen uitgaven bepalen 8.6 Zoekfunctie: ‘Transacties: Zoeken’

339 344 347 352 355 356

9 Vaste activa

359

9.1 Parametrage vooraf 9.2 De activumfiche (Naam Dossier – Stamgegevens – Activa – Activumgroepen of bij Startmenu Financieel: Activa alle opties – Activa – Onderhoud) 9.3 Inbrengen bestaande fiches 9.4 Inbrengen nieuwe fiches 9.5 Controle fiches met boekhouding 9.6 Boeken van de afschrijvingen 9.7 Afschrijvingstabel 9.8 Afschrijvingsplan 9.9 Verkoop van een activum 9.10 Splitsen 9.11 Buiten gebruik stellen 9.12 Wijzigen activumgroep 9.13 Investeringslijst 9.14 Historiek 9.15 Volledig Afschrijven 9.16 Herwaarderen 10 Afdrukken en consultaties

359 362 363 364 365 366 367 367 367 368 369 370 371 372 372 373 375

10.1 Wat je op voorhand moet weten en waarmee je vooral kunt werken 10.2 De btw-documenten 10.3 De afdruk van de dagboeken 10.4 De verschillende balansen 10.5 Historieken 10.6 Fiscale Fiches 281.30, 281.50 en 281.71- Belcotax 10.7 Overzichten Openstaande posten van klanten/leveranciers 10.8 Resultaten 10.9 Analyse per grootboekrekening 10.10 Klantenherinneringen 11 Speciale topics

375 376 394 396 399 405 408 410 410 411 417

11.1 Consistentiecontrole (Naam Dossier – Stamgegevens – Gegevensbeheer – Consistentiecontrole) 11.2 Back-up en beveiliging (Naam Dossier – Back-up) 11.3 Herwaardering vreemde valuta (Tabblad Financieel – Valuta – Herwaardering) 11.4 Gebruik van meerdere centraliserende rekeningen bij klanten en leveranciers 11.5 Gebruikers en hun rechten en rollen (Naam Dossier – Stamgegevens – Gebruikers)

4

234 285 287 333 334

Inhoudstafel

417 417 420 421 424


Inleiding Het computerboekhouden heeft een behoorlijke evolutie doorgemaakt. Bij de opkomst van boekhoudsoftware in de jaren ‘80 was alles geconcentreerd op volgende typische kenmerken: • het boekhoudpakket wordt gekocht; • het wordt geïnstalleerd op een vaste pc, soms een server; • scherm was monochroom; • printertype matrix; • dos-pakketten; • back-up op diskettes, tapes; • meerdere jaren online houden was in veel gevallen niet mogelijk. Toen Windows zijn intrede deed, de hardware performanter werd, de harde schijven hogere capaciteiten aankonden enz., evolueerde ook de software mee. Het einde van de jaren ’90 en het begin van de 21ste eeuw kenmerkte zich door volgende ontwikkelingen: • boekhoudpakket wordt gekocht; • het wordt vaak in netwerk op een server en op pc’s geïnstalleerd; • kleurenscherm; • evolutie van het printertype van matrix over deskjet naar laser; • DOS- en Windows-pakketten bestaan naast elkaar; • back-up op tapes en externe disks; • één dossier wordt altijd vaker multi-jaar. Eens de EUR zijn intrede gedaan had, concentreerden de softwaremakers zich op applicaties zoals terminal server of VPN om pakketten gedecentraliseerd te laten draaien. Grosso modo komt het erop neer dat de gebruiker het pakket niet meer op zijn pc of server heeft staan, maar via login en paswoord toegang tot de software krijgt op een externe server. De gebruiker koopt geen licentie meer maar schaft zich via een maandelijkse vergoeding het gebruik van de software aan. De software is meestal een Windows-product dat eigenlijk hetzelfde product is als het op de eigen pc geïnstalleerd zou worden. Grote voordelen van de gedecentraliseerde werking zijn echter dat updates maar één keer centraal hoeven te gebeuren en de gebruikers op die manier allemaal in één keer geüpdatet worden. Ook het feit dat er geen lokale back-ups meer nodig zijn, speelt ongetwijfeld in de kaart van dergelijke applicaties. De laatste evolutie zijn de webbrowsed applicaties. Dat zijn zuivere internettoepassingen. De gebruiker gaat via het internet naar een beveiligde website en kan daar via een login en paswoord toegang tot de boekhoudsoftware krijgen. Ook hier wordt de software centraal geüpdatet en geback-upt. Mogelijkheden zoals integratie met andere Microsoft-producten (Outlook, Excel, Word) en andere software zoals koppelingen met externe bestanden of uploaden van andere documenten zoals een Word-document en een PowerPoint-presentatie zijn courante fenomenen in deze omgeving. We evolueren naar een multigeïntegreerde software. Tot slot vermelden we nog dat elke zichzelf respecterende software werk heeft gemaakt van e-finance door elektronische neerlegging van de btw-documenten via de site van het Ministerie van Financiën (www.financien.belgium.be), de neerlegging van de jaarrekening op elektronische manier en andere toepassingen zoals Tax On Web. Ook de overheid heeft zich gaandeweg geprofileerd als een e-government en zal de komende jaren de elektronische snelweg blijven propageren.

Inleiding

5


Dit boek sluit naadloos aan op die evoluties. Exact Online of Exact Business Software is immers het webbased product van de firma Exact Holding bv. uit Nederland en is een zuivere internetapplicatie. Dat houdt dus in dat je op alle plaatsen waar internet voorhanden is, toegang kunt krijgen tot de site en zo de mogelijkheid hebt om je boekhouding te voeren. Wie op die manier werkt, is niet meer gebonden aan één specifieke werkplek en kan universeel toegang tot zijn administratie krijgen. Er moet op de lokale pc of het lokale netwerk geen software meer geïnstalleerd worden. Men heeft voldoende aan een snelle internetverbinding (ADSL of Telenet) en een webbrowser. We hebben met andere woorden te maken met internetboekhouden. Updates en onderhoud van de software enz. gebeuren allemaal op de plaats waar de server staat. Back-ups hoeven strikt gezien niet meer omdat het aantal jaren data in principe onbeperkt is. Uit veiligheidsoverwegingen is toch een lokale back-upprocedure voorzien voor de klanten die dat verkiezen. Omdat het al geruime tijd (01-07-2003, KB 25-01-2005) niet meer nodig is om de boekhouding op papier te houden, voldoet de elektronische bewaring op remote servers ook aan de Belgische boekhoudwetgeving. Ook hier speelt het feit van de universele bereikbaarheid via het internet en dus van de data in het voordeel van de boekhouder en de onderneming. Een controle van de boekhouding op de zetel van de onderneming, in de kantoren van het boekhoudkantoor, op de dienst van het Ministerie van Financiën: het kan allemaal. Toch willen we nog altijd een lans breken voor het afdrukken van de boekhoudkundige documenten, al was het maar om het gemak van de omgang. Dit boek werd volledig geactualiseerd. We stippen drie belangrijke veranderingen voor het boek aan ten opzichte van de vorige uitgave: Ten eerste heeft Exact Online de user interface grondig veranderd. Bijna alle schermen zijn van uitzicht gewijzigd. De aanpassingen zijn tot en met voorjaar 2019 geactualiseerd. Bij latere fundamentele wijzigingen zullen bijkomende nota’s via de website van de uitgeverij kenbaar gemaakt worden. Daarnaast zijn de casestudy E-Topics nv en Inside EOL tot een gezamenlijk naslagwerk versmolten. De theorie en de praktijk vormen dus niet langer twee aparte boeken. Ten slotte werd er een module uit Exact Online, Activa, aan het werk toegevoegd. Via die module kun je zowel op jaar- als op maandbasis je investeringselementen beheren en de afschrijvingen in de boekhouding boeken. De theorie daarover vind je in het hoofdstuk over vaste activa en ook de casestudy werd eraan aangepast. Met Boekhouden op computer met Exact Online bieden we een handige geïntegreerde aanpak aan. Dat heeft tot gevolg dat de praktijkoefening met de eerder theoretische benadering verweven zit. Je krijgt dus na elk onderdeel onmiddellijk de mogelijkheid om de theorie in de praktijk te brengen. De toepassing is gebaseerd op een basisdossier boekhouding, uitgebreid met de modules Valuta, Intrastat en Activa. Bij de aanvraag van je registratiecodes vraag je best om die modules op te nemen. De oefening op zich kan eventueel zonder de vaste activa uitgewerkt worden, dus ben je niet verplicht om Activa te gebruiken. De praktische uitwerking is overal aangeduid met ‘Toepassing E-Topics nv’. Het spreekt voor zich dat in een situatie waar met meerdere dossiers omgegaan wordt, niet elk dossier de naam E-Topics nv mag dragen. In zulke gevallen is de situatie te individualiseren volgens de wensen van de gebruiker(s).

6

Inleiding

Profile for VAN IN

Boekhouden op computer met Exact Online - inhoudstafel editie 2019  

Surf naar www.vanin.be/nl/hoger-onderwijs voor meer informatie.

Boekhouden op computer met Exact Online - inhoudstafel editie 2019  

Surf naar www.vanin.be/nl/hoger-onderwijs voor meer informatie.