Page 1

Cluster 4: K  lasseren en archiveren

Na deze cluster … ken je: • het doel van een efficiënt klassement en van een efficiënt archief en de vereisten ervan; • de methoden die gebruikt worden om het klassement en het archief efficiënt te organiseren; • verschillende middelen voor het klassement en het archief en de voor- en nadelen ervan; • het nut van back-ups; • ruimtebesparende maatregelen, interne en externe archiefopslag; • de reglementering rond de archivering van documenten.

kan je: • relevante informatie opzoeken, verwerken en doorgeven; • voor een gegeven context het meest geschikte middel (klassement/archief) kiezen (zowel papier als digitaal); • een efficiënte mappenstructuur voor eigen ontworpen digitale documenten aanmaken; • documenten klasseren, archiveren en beheren; • documenten in een klassement of archief (elektronisch) opzoeken; • elektronisch sorteren en selecteren; • mogelijkheden opzoeken voor de fysische beveiliging van het archief, rekening houdend met omgevingsfactoren.


Hoofdstuk 1: Waarop letten bij klasseren en archiveren? 1

Wat zijn het doel en de vereisten van een goed klassement? In elke organisatie moeten documenten en formulieren geklasseerd en gearchiveerd worden, hetzij manueel, digitaal of beide. Er bestaan heel wat systemen op de markt. Klasseren en archiveren behoren vaak tot het takenpakket van de assistant. Maar wat als die assistant afwezig is? Daarom één basisregel: elk personeelslid mag niet verdwalen in het klassement en archief.

ICT

Opdracht 1

a Zoek het verschil op tussen een klassement en een archief. Klassement: documenten in een bepaalde volgorde ordenen. In een klassement zit

meestal materiaal dat je (bijna) dagelijks gebruikt. Archief: wanneer  je dossiers of documenten niet meer onmiddellijk hoeft te raadplegen,

verhuizen ze naar het archief.

Hoofdstuk 1: Waarop letten bij klasseren en archiveren?

b Waarom moet je documenten klasseren en archiveren? Wat is het doel van efficiënt klasseren en archiveren? Om hier meer duidelijkheid in te krijgen, ga je in een groep van vier leerlingen een placemat invullen. Je leerkracht geeft je een blanco exemplaar. Hoe ga je te werk? • Elke leerling schrijft – zonder met elkaar te overleggen – aan de buitenkant wat hij/zij denkt dat het doel is van klasseren en archiveren. • Na een drietal minuten wordt er in het middenvak een synthese gemaakt van wat jullie schreven. • Breng de resultaten voor de klas. • Elk groepje scant het resultaat in en bewaart het document op de gepaste plaats op de schoolserver. Op de methodesite vindt u een modeloplossing. c In deze woordenwolk vind je tien vereisten van een goed klassement. Maak een poster. Hoe ga je te werk? • Ontwerp met de woorden een poster waarin Op de je aantoont hoe je de vereisten in een methodesite classificatiesysteem kan realiseren, bv. een vindt u een modeloplossing. praktijkvoorbeeld koppelen aan een vereiste. • Gebruik software naar keuze om de poster in A3formaat te maken. Het mag geen programma zijn uit het Microsoft Office-pakket. • Hang nadien de posters in de klas. • Bekijk alle posters en noteer minstens drie vragen die je aan de ontwerper(s) wil stellen. • Maak nadien een samenvatting. Hierin verwerk je: welke poster is inhoudelijk het best, waarom? Welk ontwerp steekt erboven uit qua vormgeving? Met welke onderdelen uit de verschillende posters ben je het niet eens, waarom?

268


ICT

Opdracht 2

Welke waarde(n) hebben kantoordocumenten in het klassement en/of archief? Aan de hand van deze stellingen ga jij samen met je klasgenoten dit verder onderzoeken. •

Lees deze stellingen. 1 Een digitaal document heeft dezelfde juridische waarde als een papieren document. 2 Handelsdocumenten hebben altijd een administratieve waarde.

4 Rekeninguittreksels blijven altijd hun informatieve, financiële en/of juridische waarde behouden. 5 E-mails hebben een archiefwaarde. • • • • •

Noteer op een apart blad per stelling of volgens jou de stelling juist of fout is. Motiveer je antwoord. Zoek mogelijke argumenten door het internet te gebruiken. Nadien worden de antwoorden in de klas verspreid opgehangen. Elke leerling beschikt nu over drie rode en drie groene kaartjes/stickers. Je kleeft de stickers bij de voor jou beste (groen)/slechtste (rood) oplossing of mening. Nadien volgt een klasgesprek. Elke leerling noteert tijdens het gesprek per stelling een korte samenvatting.

Cluster 4

3 Een eigendomsakte van een (bedrijfs)gebouw heeft van in het begin een cultuurhistorische waarde.

Niet alleen documenten moeten efficiënt geordend en bewaard worden, ook digitale gegevens moeten in een goede database opgeslagen worden. Een veelgebruikte database is Access. Als je in Access een selectie van gegevens wil oproepen, kan je gebruikmaken van een query. Je kan een wizard query gebruiken, waarbij Access je de mogelijkheid biedt achteraf nog aanpassingen door te voeren, of je kan zelf een query aanmaken. Query’s kunnen uitsluitend gemaakt worden op basis van bestaande tabellen.

Opdracht 3

Als assistant in een boekenzaak krijg je heel wat vragen van klanten over het aanbod van de winkel. Om op hun vragen te kunnen antwoorden, gebruik je de database van de zaak: hierin staan alle titels die de boekenzaak rijk is, met de bijhorende informatie zoals genre, uitgever … Klanten zijn vaak geïnteresseerd in geschiedenis en je wil weten welke boeken de winkel over dit genre verkoopt. Op de methodesite vindt u een modeloplossing. • Open in Access de database ‘Boeken’ die je vindt op de methodesite.

Correspondentie en postbehandeling

ICT

269


4

1

• • •

Maak een selectiequery aan die enkel de boeken van het genre geschiedenis weergeeft voor deze klanten. Sla de query op onder de naam ‘qryGenreGeschiedenis’. Als je veld aan meerdere voorwaarden moet voldoen, dan kan je bij het vak Criteria: – de eerste voorwaarde bij Criteria intypen en bij Of de tweede voorwaarde als aan minstens één van de voorwaarden voldaan moet worden; – ‘OR’ gebruiken als aan minstens één van de voorwaarden voldaan moet worden; – ‘AND’ gebruiken als aan alle voorwaarden voldaan moet worden. Maak hiervan gebruik om selectiequery’s op te stellen zodat je deze opzoekingen kan uitvoeren: 1 Welke boeken publiceren uitgeverij De Bezige Bij en uitgeverij De Boeck? Zet de sorteervolgorde in het queryraster oplopend volgens titel. Uitgeverij De Bezige Bij:

Uitgeverij De Boeck:

De omweg naar Santiago

Eenheid in eenheden

‘s Nachts komen de vossen

Gevraagd: junior assistant Handelvijf - module 4 ICT-integratie Office 2016

2

3 4 5

Hoofdstuk 1: Waarop letten bij klasseren en archiveren?

6

270

Opdracht 4

ICT

4

Sla de query op onder de naam ‘qryTitelsUitgeverijen’. Kan je de criteria anders instellen om dezelfde selectie te maken? Probeer dit uit. Welke boeken werden uitgegeven in 2009? Sla de query op onder de naam ‘qryBoekenvanhetjaar2009’. Ken je nog andere criteria om dezelfde selectie te maken? Probeer dit uit. Welke boeken kosten 10 euro of minder? Sla de query op onder de naam ‘qryBoekenMetVerkoopprijsMinderDanOfGelijkAan10EUR’ Hoeveel boeken zijn er van Uitgeverij Casterman?     3 Sla de query op onder de naam ‘qryBoekenZonderUitgeverijCasterman’. Van welke boeken wordt het aantal pagina’s niet vermeld? Sla de query op onder de naam ‘qryBoekenAantalPagina’sNietVermeld’. Welke criteria moet je intypen om alle ingevulde records te zien? Is not null. Welke boeken zijn uitverkocht? Sla de query op onder de naam ‘qryUitverkochteBoeken’.

2

Je leerde al dat je criteria moet opgeven bij een selectiequery om een bepaald resultaat te verkrijgen. Door het gebruik van een parameterquery vermijd je dat je telkens weer een nieuw criteria moet intikken in het vak Criteria. Op de methodesite vindt u een modeloplossing. • Maak parameterquery’s om: – boeken van een bepaald genre te kennen (sla op als ‘gryGenres’); – boeken met een publicatiedatum tussen twee data te kennen (sla op als ‘qryBoekenTussen2Datums’); – boeken met een bepaalde verkoopprijs te kennen (sla op als ‘qryBoekenVerkoopprijs’); – een overzicht te krijgen van uitgeverijen met een bepaalde beginletter (sla op als ‘qryUitgeverijenBeginletter’); – een selectie van boeken te krijgen die al dan niet uitverkocht zijn (sla op als ‘qryUitverkochtofniet’).


SYNTHESE 1 Klasseren is de stukken zodanig opbergen dat je op elke moment een willekeurig stuk vlug en efficiënt kan vinden en opbergen.

3 Het klassement dient aan een aantal vereisten te beantwoorden. Enkele voorbeelden zijn: eenvoudig, nauwkeurig, betrouwbaar en soepel. 4 Archiveren is wettelijk verplicht. De wet dateert van 1955. In 2009 werd ze aangepast.

ICT

Welke hulpmiddelen vereenvoudigen het klassement? Opdracht 5

a Bekijk het filmfragment via de methodesite. Noteer de voor- en nadelen van het systeem waarmee je kennismaakt.

Ordners zorgen voor veel verloren ruimte, bij dossiermapjes scheuren de gaatjes door. De Jalemaclip heeft allerlei voordelen: geen vel uitnemen om te kopiëren, neemt weinig ruimte in, geen gescheurde gaatjes, lezen zoals in een boek, gemakkelijk documenten toevoegen en uitnemen … b Op het internet vind je verschillende leveranciers van kantoor- en klasseermateriaal waar organisaties en/of particulieren hun benodigdheden kunnen aankopen. • Stel in de tabel je top vijf samen en vermeld telkens de bijhorende website. Noteer in volgorde van belangrijkheid. Houd rekening met deze factoren: prijs/kwaliteit – ligging – assortiment – verkoopsvoorwaarden – ... Leverancier

Url

JM Bruneau 1

www.jm-bruneau.be

Viking Direct 2

www.vikingdirect.be

Manutan 3 

www.manutan.be

Ava-papierwaren 4 

www.ava.be

4Office 5

www.4office.be

Bespreek nadien klassikaal je keuze en noteer in enkele kernwoorden bijkomende factoren. Enkele bijkomende factoren waarmee mijn klasgenoten rekening hielden zijn:

Online aankopen (webwinkel), klantvriendelijkheid, naservice …

Correspondentie en postbehandeling

2

Cluster 4

2 Het klassement omvat de dagelijks te gebruiken dossiers. In het archief vind je het materiaal dat je maar sporadisch gebruikt.

271


ICT

Opdracht 6

a In de tabel vind je een mogelijke indeling van fysiek klasseermateriaal. Raadpleeg een aantal catalogi of websites en vervolledig de tabel met gebruikte benamingen uit de kantoorwereld. Mappen

Sorteerbakjes

ordners 1 

brievenmandjes 1 

dossiermappen 2 

sorteerrek 2 

mappen van zwaar/licht karton 3

steekkaartenbakjes 3 

hangmappen (rechtopstaand, horizontaal, 4 

… 4 

verticaal of hangend opgeborgen) … 5  Kasten

Kleinere hulpmiddelen

sorteerkasten 1 

metalen of plastieken signaaltekens 1

vouwdeurkasten 2 

zelfklevende papieren ruiters/indexen 2

schuifdeurkasten 3 

tabbladen 3 

roldeurkasten 4 

… 4 

ladenkasten 5  tijdschriftenkasten 6  … 7  b Noteer bij elke situatie of context een fysiek hulpmiddel dat bij klasseermateriaal in de praktijk gebruikt kan worden. •

Aan het onthaal wil je een aantal bedrijfsfolders presenteren voor de bezoekers: tijdschriftenkast.                 

Hoofdstuk 1: Waarop letten bij klasseren en archiveren?

272

Je wil een goed en snel overzicht behouden van de inhoud van een ordner/classeur: rugetiket.                 

De doorgang tussen je kast en bureaustoel is niet zo groot. De ideale kantoorkast die je een schuifdeur-/roldeurkast. kan gebruiken is                 

hangmap, classeur, dossiermap. Je werkt vaak met de dezelfde klanten:                 

Je wil een gestructureerd overzicht in je archief behouden: archiefdozen.

In een ordner heb je rekeninguittreksels van een heel jaar zitten. Je wil exact weten waar de uittreksels van januari, februari, maart … zitten: tabbladen, scheidingsstroken.

c Noteer bij elke situatie een digitaal hulpmiddel dat in de praktijk gebruikt kan worden. •

Elke onderneming bewaart gedurende meerdere jaren de administratie. Houd rekening met brand of diefstal:              back-up.

Dit materiaal kan een opslagcapaciteit bieden tot zelfs 25 GB per disc:

             Blu-ray disc.


Gegevens bewaren is de basis voor een goede werking van een organisatie. Dit soort geheugen zorgt voor een innovatieve, snellere opslagmogelijkheid. Bedrijven hebben flashgeheugen. minder nood aan servers en software:             

d Plaats de juiste benaming bij de afbeeldingen. Bedenk zelf een praktijksituatie op kantoor waarvoor het middel gebruikt kan worden. Noteer telkens één voor- en nadeel van het artikel. tabblad Benaming: Kartonnen  (vakantiedagen, loonbrieven, ziektes …) van een personeelslid.  weergave van de inhoud. Voordeel: overzichtelijke 

 Nadeel: eens het tabblad beschreven is, is het niet meer

Cluster 4

Situatie: scheiding maken tussen verschillende deeldossiers

herbruikbaar. 

signataire Benaming: Handtekenmap/  laten ondertekenen door bevoegd Situatie: contracten 

kaderlid.  Voordeel: de kans om een document vergeten te tekenen verkleint.  Nadeel: zorgt voor een langere doorlooptijd in het werkproces. 

Benaming: L-map Situatie: om  een deeldossier te bewaren, eventueel binnen een

andere bestaande map.  en bestaat in verschillende kleuren om Voordeel: transparant  documenten snel visueel te herkennen.  Nadeel: snel versleten en gekreukt, kan niet rechtop staan.

 van pagina’s waarop belangrijke informatie Situatie: aanduiden  staat  beschadigt ondergrond niet, makkelijk Voordeel: verplaatsbaar,  beschrijfbaar. Voor langdurige kleurcodering en archivering  Nadeel: klein, oppassen voor verlies.



Correspondentie en postbehandeling

Benaming: Ruiters/tabs

273


Benaming: Vouwdeurkast Situatie: volledige toegang tot dagelijkse dossiers.

 zijn verstelbaar, slot. Voordeel: legbladen 

 Nadeel: open deuren kunnen doorgang belemmeren.

 Benaming: Ordnerzuil Situatie: mappen die door verschillende personen binnen één

kantoorruimte gebruikt kunnen worden. weinig plaats in. Voordeel: neemt 

 Nadeel: soms moeilijker te hanteren omwille van

draaicilinder, stabiliteit. e Maak de interactieve oefening over enkele kenmerken van klasseermateriaal.

ICT

Opdracht 7

Hoe weet je wanneer een bepaald dossier uitgeleend is? Hoe stel je bij het uitlenen van een geklasseerd document een overhandigingsfiche op? a Je werkt in een ziekenhuis op de afdeling waar de fysieke patiëntendossiers bijgehouden worden. •

Hoofdstuk 1: Waarop letten bij klasseren en archiveren?

274

• •

Patiënt Mieke Janssens (Dr. Verhoeven) 201x-02-14. Men bezorgt het dossier drie dagen later terug. Patiënt Peter Meersmans (Dr. Brouwers) 201x-02-16. Men bezorgt het dossier vier dagen later terug. Patiënt Jan Peeters (Dr. Van der Aa) 201x-02-14. Het dossier is nog niet teruggebracht. Op 201x-02-19 komt de heer Peters bij Dr. Brouwers.

Hoe kan de bediende een dossier terugvinden?

 Voor het dossier van Jan Peeters die op 201x-02-14 op consultatie komt, zal de bediende  dienst van Dr. Van der Aa opbellen en vragen om het dossier te bezorgen. de Vul de overhandigingsfiche aan voor bovenvermelde dossiers. Patiënt

Dokter

Uit

Terug

Janssens Mieke

Verhoeven

201x-02-14

201x-02-17

Meersmans Peter

Brouwers

201x-02-16

201x-02-20

Peeters Jan

Van der Aa

201x-02-14


b Hieronder zie je een voorbeeld van een overhandigingsfiche of -kaart. Meestal gebruik je hiervoor gekleurde kaarten. Ontleend stuk

Datum ontlening

Uur ontlening

Datum terugplaatsing

Jozefien De Meutter

Contract mevrouw Kennis

201x-08-15

14.00 uur

201x-08-24

Noteer minstens drie praktijkvoorbeelden waar een overhandigingskaart gebruikt kan worden.

In een leeszaal in een grote bibliotheek, een bediende bij een notaris is aan het werk met een cliëntendossier, verzekeringskantoor, advocatenkantoor … •

Wat is het doel van deze kaart?

Cluster 4

Naam ontlener

Hier kan je lezen wie het document/dossier in zijn bezit heeft en het tijdstip van ontlening. •

In hoeveel exemplaren wordt de kaart opgesteld? Verklaar.

Twee, één exemplaar in het rek waar het dossier zich bevond en één exemplaar voor de archivaris. •

Ontwerp volgens de huisstijl van BelOffice een overhandigingskaart in een professioneel softwarepakket. Let op deze zaken: maak de kaart op A4-formaat. Zorg voor een professionele en zakelijke lay-out. Bewaar je resultaat als ‘Overhandigingskaart’, gevolgd door een liggend streepje en je achternaam. Sla dit op in de juiste map. Tip: met ontlenen moet je wel oppassen, want je weet nooit wanneer je het ontleende dossier terugkrijgt. De begrippen uitleenkaart en uitleenregister worden ook in de praktijk gebruikt.

Opdracht 8

a Er bestaan niet alleen hulpmiddelen om fysieke stukken te archiveren. Er zijn ook informatiedragers voor opslag van digitale data. Bespreek drie hedendaagse digitale opslagmedia voor documentarchivering. Gebruik hiervoor een presentatiepakket. Voorzie deze onderdelen: kenmerken (duurzaamheid, raadplegingsproblemen, gebruiksvriendelijkheid …) – voor- en nadelen – afbeelding. Lln bespreken o.a. externe harde schijf, USB-producten, microfilm, geheugenkaarten, datatapes, blu-rayschijven, in the cloud opslaan …

Correspondentie en postbehandeling

ICT

275


b Welk materiaal gebruiken bedrijven om manueel en digitaal te archiveren? Plaats de juiste benaming bij deze afbeeldingen. 1

2

 archiefrek

brand- en inbraakvrije kluis

3

server

4

verrijdbare stellingen

SYNTHESE

Hoofdstuk 1: Waarop letten bij klasseren en archiveren?

1 Het te gebruiken klasseermateriaal is afhankelijk van: • het soort document (bv. belangrijk, minder belangrijk); • de omvang van de te klasseren documenten en dossiers; • de regelmaat waarmee de gebruiker documenten raadpleegt; • de uitbreidbaarheid van het systeem.

276

2 Klasseermateriaal kan je als volgt indelen: • mappen, • sorteerbakjes, • kasten, • kleinere hulpmiddelen. 3 De overhandigingskaart – soms ook uitleenkaart genoemd – is een hulpmiddel bij de bewaring van het document in het archief of het klassement. Het uitleenregister kan een inventarisatie bevatten van de uitgeleende stukken. 4 Data wordt meer en meer digitaal gearchiveerd. Hiervoor bestaan diverse opslagmiddelen of informatiedragers.


SYNTHESE-OPDRACHTEN a Over welke classificatievereiste gaat het in deze situaties? Verduidelijk de vereiste. •

De directeur is in vergadering en vraagt je een bepaald dossier te brengen. Na enkele minuten kom je terug met het gevraagde document. Hij bedankt je en hij gaat verder met de vergadering.

Nauwkeurig: een document snel terugvinden en het systeem mag niet voor verschillende interpretaties vatbaar zijn. De directeur is in vergadering en vraagt je het dossier van Haeseleers nv te brengen. Na ongeveer twee uur heb je het dossier gevonden. De vergadering is jammer genoeg al voorbij.

Cluster 4

Eenvoudig: het systeem moet voor iedereen te begrijpen zijn. •

De verkoopdienst van je bedrijf heeft een promotiecampagne georganiseerd en hierdoor zijn er vele nieuwe klanten. Je moet het klassement uitbreiden. Dit brengt heel veel werk mee, want het klassement zit in een kast die al overvol zit.

Soepel: het systeem moet altijd uitgebreid kunnen worden. •

Je hebt zonet een factuur uit het dossier van leverancier Verhaert genomen. Op de plaats van de factuur heb je een verwijzingskaart gestoken, zodat je collega’s steeds weten wie het document in zijn bezit heeft.

Betrouwbaar: iedereen moet weten wie het dossier in gebruik heeft. 4

b Oefeningen op selectiequery’s/parameterquery’s. Op de methodesite vindt u een modeloplossing. • Open de Access-database ‘Sollicitanten’. • Maak eerst een gewone selectiequery* en daarna een parameterquery* (indien mogelijk). • Vul in de tabel de oplossing(en) (velden + criteria) in. 1 Alle vrouwen die woonachtig zijn in Antwerpen of Gent. Sorteer oplopend. (qryVrouwenUitGentOfAntwerpen) Veld

Geslacht Gemeente

Criteria “v”

“Gent” Or “Antwerpen”

(qrypGeslachtGemeente) Veld

Geslacht Gemeente

Criteria [Geef het geslacht]

[Geef gemeente 1 op] Or [Geef gemeente 2 op]

2 Alle ongehuwde mannen die geboren zijn tussen 1970 en 1980. Sorteer van oud naar jong. (qryOngehuwdeMannenGeborenTussen1970En1980) Veld

Geboortedatum

Burgerlijke staat Geslacht

Criteria Between #1970-01-01#And#1980-12-31#  “ongehuwd”  “M”

Correspondentie en postbehandeling

ICT

277


(qrypGeboortedatumBurgerlijkestaatGeslacht) Veld

Geboortdatum Burgerlijke staat Geslacht

Between [Eerste datum]And[Tweede datum] [Wat is de burgerlijke Criteria staat] [Typ het geslacht] 3 Alle sollicitanten die geen gsm-nummer hebben. Neem alle velden op in de query. (qrySollicitantenZonderGsm-nummer) Veld

Sollicitanten.* Gsm-nummer

Criteria Is Null (qrypSollicitantenGsm-nummer) Veld

Sollicitanten.* Gsm-nummer

Criteria Niet mogelijk 4 Alle personen woonachtig in een laan. Neem de velden naam, voornaam, postcode en gemeente mee op in de query. (qryPersonenWoonachtigInEenLaan) Veld

Voornaam Naam Postcode Gemeente Straat en nummer

Criteria

Like “*laan”

(qrypStraat) Veld

Voornaam Naam Postcode Gemeente Straat en nummer

Criteria 

Like “*”&[geef het soort straat]&”*”

5 Alle vrouwelijke sollicitanten waarvan de naam begint met de letter D.

Hoofdstuk 1: Waarop letten bij klasseren en archiveren?

(qryVrouwenMetBeginletterD)

278

Veld

Naam

Criteria Like “D*”

Geslacht “V”

(qrypNaamGeslacht) Veld

Naam

Criteria Like [Tik de beginletter]&”*”

Geslacht [M of V]

6 Iedereen die geboren is in de maand december, ongeacht de dag of het jaar. (qryGeborenInDecember) Veld

Geboortedatum

Criteria Like “*-12-*”


(qrypGeboortemaand) Veld

Geboortedatum

Criteria Like”*”&[tik de maand]&”*” 7 Sollicitanten uit de zone 03 uit de gemeente Antwerpen. (qryPersonenUitGemeenteAntwerpenMetZonenummer03) Veld

Telefoonnummer Gemeente

(qrypTelefoonnummerGemeente) Veld

Telefoonnummer Gemeente

Criteria Like [Geef zonenummer op]& “*” [Geef de gemeente]

Cluster 4

Criteria Like”03*” “Antwerpen”

8 Alle personen geboren na 1980. Sorteer oplopend. (qryPersonenGeborenNa1980) Veld

Geboortedatum

Criteria >#1980-01-01# (qrypGeboortejaar) Veld

Geboortedatum

Criteria >[geef de geboortedatum] 9 Alle sollicitanten waarvan de naam niet begint van A tot en met D. Sorteer oplopend. (qrySollicitantenVanafDeLetterE) Veld

Naam

Criteria Like “[!A-D]*” (qrypNaam) Veld

Naam

10 Alle sollicitanten die reeds getest werden. (qryReedsGetesteSollicitanten] Veld

Reeds getest?

Criteria Ja (qrypSollicitanten) Veld

Reeds getest?

Criteria [Werd deze sollicitant reeds getest? Ja of nee?”] *Er zijn meerdere oplossingen mogelijk

Correspondentie en postbehandeling

Criteria Niet mogelijk

279


c Ontwerp in Publisher een promotieadvertentie in A3-formaat. Kies voor elke categorie van klasseermateriaal (4) één artikel. Voorzie een afbeelding, de promotieprijs, de oude prijs, enkele technische gegevens ... Maak hiervan een in het oog springende advertentie. Bewaar je werk onder een gepaste naam in de juiste map. Op de methodesite vind je een link naar een website die je hierbij kan helpen.

ICT 4

ICT 2

1

d Ontwerp in Excel een prijslijst en bestelbon. In het eerste werkblad van het bestand maak je een prijslijst in de huisstijl van BelOffice met tien klasseerartikelen aan. In het tweede werkblad ontwerp je een modelbestelbon volgens de huisstijl van BelOffice. Zorg ervoor dat je hier de totaalprijs kan berekenen. Bewaar het bestand onder de naam ‘prijslijst en bestelbon klasseermateriaal’, gevolgd door een liggend streepje en je achternaam. Print een blanco prijslijst en bestelbon en bewaar ze in je map. e Tot slot nog enkele nuttige tips bij de keuze of het gebruik van klasseermateriaal. • Vul aan met de ontbrekende woorden. – Als je een document uitleent, geef dan een kopie mee en bewaar het origineel. Zo kan iedereen de informatie blijven raadplegen. – Houd er bij de aankoop van je klasseerkasten rekening mee dat je je niet te veel moet bukken of uitrekken, want op die werkhoogte blijk je meer fouten te maken. – Vermijd mappen met te korte of te smalle ruiters, want dan is de omschrijving moeilijk leesbaar. – Vermijd overvolle mappen, breng een deel over naar een tweede map. – Zorg dat je voldoende plaats hebt om je mappen weg te bergen. – Verwijder zo veel mogelijk paperclips want ze vallen snel van je documenten. •

Formuleer bij deze afbeeldingen nog twee gepaste tips.

Hoofdstuk 1: Waarop letten bij klasseren en archiveren?

1

280

2

Gele plakbriefjes plak je extra vast 

Verwijder ringbanden en enveloppen.

op  het bijhorende document. Zo vallen

Ze nemen te veel plaats in en omwille

ze  zeker niet uit de map. Ze kunnen

van het verschillend papierformaat zijn

misschien belangrijke informatie bevatten. ze moeilijk om efficiënt op te bergen. 

Wat ken je en wat kan je na dit hoofdstuk? Vul het reflectiekader in dat op het einde van cluster 4 staat en ontdek op welke onderdelen uit hoofdstuk 1 je nog extra moet oefenen.


Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken? 1

Hoe werkt het alfabetisch klassement? Bij het alfabetisch klassement worden documenten volgens de letters van het alfabet geklasseerd.

a Alfabetisch klasseren lijkt eenvoudig omdat iedereen het alfabet kent. Nochtans is het moeilijk om bij samengestelde benamingen op de juiste manier te klasseren. Daarom is het noodzakelijk enkele afspraken te formuleren zodat iedereen binnen het bedrijf het klassement eenvoudig kan raadplegen en aanvullen.

Cluster 4

Opdracht 1

Vooraf: enkele bijzonderheden bij de te gebruiken regels tijdens het klasseren: 1 Negeer spaties bv. Van den Bossche wordt Vandenbossche. (Opgelet: de computer beschouwt een spatie als een karakter dat vóór de letter a komt.) 2 Plaats lidwoorden achteraan bv. Het Eksternest wordt Eksternest, Het. Dat geldt niet voor familienamen bv. familie De Wolf wordt De Wolf, familie. 3 Wat doe je met weglatingstekens? Ervoor: ’t Boekenwinkeltje wordt Boekenwinkeltje, ’t. Erna: t’Seys blijft t’Seys. 4 Als je twijfelt hoe je iets moet klasseren, bestaan hierover in de firma meestal interne afspraken. 5 IJ wordt behandeld als I, Y als Y. 6 Af en toe werkt een bedrijf ook met verwijzingen, bv. De Witte Berk. Je kan dit klasseren bij de letter B of de letter W. Als je het bij de B klasseert, kan je best bij de letter W een verwijzingskaart steken. In Nederland worden de namen van particulieren niet gerangschikt volgens de eerste letter van de naam, maar wel volgens de eerste letter van het hoofdwoord. Alle voorvoegsels worden dus gewoon weggelaten. Bv. VAN DEN BROECK wordt geklasseerd als BROECK (Van Den) Wij houden met dit systeem bij de volgende oefeningen geen rekening. •

Wat is een belangrijk voordeel/nadeel van deze werkwijze?

Er zijn goede afspraken. Iedereen moet er zich wel goed aan houden.

Correspondentie en postbehandeling

ICT

281


Werkwijze Regel 1 Onderstreep de familienaam als grondwoord. > Klasseer bij gelijke familienamen verder op de voornaam. Rangschik de namen in oplopende volgorde door ze correct te nummeren.

     Dirk Peters 3      Jan Peeters 2      Ann Peeters 1 Regel 2 Onderstreep de familienaam van de man als grondwoord. > Klasseer bij gelijkheid verder op de familienaam van de vrouw, bij verdere gelijkheid op de voornaam van de man en dan van de vrouw. Opmerking: de familienaam van de man staat altijd eerst. Rangschik de namen in oplopende volgorde door de ze correct te nummeren.

     Johan en Anja Caes – Symons 1      Jos en Petra De Caluwé – Beersman 3 Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken?

     Francis en Annemie Dierickx – Auwers 5

282

     Marcel en Stefanie Caes – Symons 2      Peter en Marleen De Caluwé – Hofmans 4      Jan Smets en Sylvie De Bruyn 6      An Van Hout en Silke Slegers 7 Regel 3 Klasseren van rechtspersonen en aanverwanten. nv, bvba, cvba, cv … Enkele voorbeelden van rechtspersonen zijn:             Aanverwanten zijn bv. gebroeders, ets, co, & zonen. > Altijd achteraan plaatsen. Onderstreep het grondwoord. Gebroeders Dox nv Jaspers Regel 4 Klasseren van woorden die naar het soort bedrijf verwijzen. > Altijd achteraan plaatsen. Onderstreep het grondwoord. Garage Peeters Bakkerij Ruttens


Regel 5 Klasseren van bedrijfsnamen waarin een aardrijkskundige of historische naam als zelfstandig naamwoord (geen afleiding ervan!) gebruikt is. > De aardrijkskundige of historische naam is het grondwoord. Rangschik de namen in oplopende volgorde door ze correct te nummeren. Opgelet voor aardrijkskundige afleidingen … familienamen of woorden die naar het soort bedrijf verwijzen blijven voorrang hebben. 2   Gemeentebestuur van Haacht    5   Merksplas meubelpaleis    4   Antwerpse lampencentrale    3   Verlichting uit Herentals    1     Vilvoords taxibedrijf Aerts

Cluster 4

6   De Vlaamse snelschaatsvereniging   

Regel 6 Klasseren van samengestelde benamingen waarin geen familienaam, aardrijkskundige of historische naam voorkomt. > Volgens het eerste zelfstandige naamwoord klasseren. Rangschik de namen in oplopende volgorde door ze correct te nummeren. 4      Unie van Dressuurruiters 3      Nationale sportcommissie van de autosport 1      De Witte Berk 2     De Oude Eik •

Maak van de zes klasseerregels een overzicht (= een steekkaart) in een tekstverwerkingsprogramma en bewaar het onder de naam ‘Overzicht klasseerregels’, gevolgd door een liggend streepje en je achternaam. Print dit document en bewaar het in je map.

b Noteer minstens twee voor- en nadelen van alfabetisch klasseren.

Een document opzoeken verloopt snel en gemakkelijk. Je hebt geen bijkomende lijst(en) nodig. plaats. Een verkeerd geklasseerd of ontbrekend stuk is niet onmiddellijk zichtbaar. Soms kan je moeilijk uitmaken onder welke letter je het dossier moet klasseren. Een verwijzingskaart kan dan een oplossing bieden.

Correspondentie en postbehandeling

Als je een nieuw dossier/document moet tussenvoegen, veranderen de andere van

283


ICT

Opdracht 2

a Rangschik deze gegevens alfabetisch. Onderstreep eerst het grondwoord en nummer daarna oplopend. Volgnummer 4 Interface Belgium 11 Segers-Nuyts 7

De Loteling

1

Mechels adviesbureau voor antiquiteiten

14

Tapijten Van Daele

9

’t Nippertje

15

De vinnige vis

5

De Gouden Boom

3

Hof van Beroep Antwerpen

8

Brouwerij Moortgat nv

2

Tapijtfabriek Alfa

12

Rechtbank van Eerste Aanleg Sint-Niklaas

10

Het nieuwe palinghuis

Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken?

6

284

Gegevens

D’Hooghe Dirk

13

Ter Sado Manuella

b Maak op de methodesite de interactieve oefening over alfabetisch klasseren.

Opdracht 3

In een postsorteercentrum moeten nog steeds brieven manueel geklasseerd worden. Wie klasseert het snelst en foutloos? Klasseer de brief in het juiste vakje. A-BAM

BAN-CAD

CAE-CZZ

D-DOY

DOZ-EYG

EYH-GUX

HUY-HAA

HAB-JEA

JEB-LOP

LOQ-NUV

NUW-RUU

RUV-SUV

SUW-URA

URB-VOO

VOP-WOO

WOP-Z

Naam

Vakje

Wynants Jacqueline

WOP-Z

Potters Fernanda

NUW-RUU

Hossam Achmed

HAB-JEA

Swenden Viktor

SUW-URA

Magda Tobback

SUW-URA

Eelen-Taels

DOZ-EYG

Mpenza Emile

LOQ-NUV


URB-VOO

Fiermans Jan

EYH-GUX

Piron-Peys

NUW-RUU

Eyckmans Willy

DOZ-EYG

Gabriel Batistuta

BAN-CAD

Kjenta Nguyén

LOQ-NUV

Youri Djorkaeff

D-DOY

Filippo Inzaghi

HAB-JEA

Tijd:        min.        sec.        Gemaakte fouten:       

Cluster 4

Van Ouytsle R.

SYNTHESE 1 Begrip: documenten, namen van personen of bedrijven klasseer je op de eerste letter van het grondwoord. Bij gelijkheid van letter neem je de volgende letter ... De classificatieregels kunnen van bedrijf tot bedrijf verschillen. 2 Werkwijze: je bepaalt eerst het kernwoord of grondwoord (het belangrijkste woord) waarop je wil rangschikken.

Correspondentie en postbehandeling

3 Toepassingen: de Witte Gids, het woordenboek, de encyclopedie ...

285


2

Hoe werkt het numeriek klassement? Bij het numerieke klassement krijgt elk dossier een nummer. Om het opzoeken te vergemakkelijken, wordt in een alfabetische naamlijst het nummer naast de naam aangeduid. Je kan dit vergelijken met een klasnummer. Iedere leerling krijgt een ander nummer. Er wordt een lijst bijgehouden met de nummers en de namen van de leerlingen.

Opdracht 4

De joggingclub van je gemeente schrijft zich in voor de 10 km-jogging in Brussel. Na afloop van de wedstrijd worden resultaten van elke club afzonderlijk gegenereerd. In de tabel vind je de resultaten van je ploeg. Noteer in de laatste kolom het juiste volgnummer, zodat de gelopen tijden in oplopende volgorde gerangschikt worden.

Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken?

Inschrijvingsnr.

286

Naam

Geboortejaar Gelopen tijd Rangschikking

295

Maatse Boris

1999

0:42:47

11

142

Roters Herwig

1980

0:35:07

2

219

Arnout Kristien

1985

0:49:32

20

199

Verlooy Lea

1977

0:41:44

8

100

De Block Bart

1993

0:45:41

14

270

Smit Wouter

1993

0:39:59

5

155

Van Driessen Rudy

1981

0:32:33

1

280

Laenen Wim

1977

0:44:43

12

99

Van Eegem Toon

1982

0:42:33

10

261

Smits Bruno

1986

0:48:02

18

212

Ansaert Hans

1987

0:41:19

6

217

Van Ende Jens

2000

0:46:32

15

183

Vanhal Nele

1989

0:42:23

9

103

Dox Jurgen

1990

0:36:58

4

284

Volders Kato

2000

0:49:24

19

150

Sandeman Patrick

1981

0:46:54

16

250

Bossen Johan

1980

0:36:50

3

236

Broekx Vince

1979

0:47:18

17

282

Barau Christel

2000

0:45:16

13

285

Verhagen Glenn

2001

0:41:29

7


Opdracht 5

a Raadpleeg de webshop waarvan je de link op de methodesite vindt. Noteer in de tabel de drie duurste en de drie goedkoopste artikelen. Vergeet ook de prijs niet te noteren. Antwoord afhankelijk van moment van opzoeken. Goedkoopste

Lamineermachines 1 

1 

2 

2 

3 

3 

1 

1 

2 

2 

3 

3 

Datatapes

Cluster 4

Duurste

b Noteer vier mogelijke bedrijfstoepassingen van de numerieke classificatie. Rekeningafschriften Artikelenlijst/prijslijst 1                3                Aan-/verkoopfacturen Btw-nummers van klanten 2                4                c Noteer twee voor- en nadelen van deze classificatiemethode.

Het is gemakkelijk uit te breiden, te raadplegen. Een index met de onderwerpen verhoogt de gebruiksvriendelijkheid. De kans op fouten maken bij het klasseren van dossiers met dezelfde naam is minder groot. Het moet zeer dikwijls in combinatie met een ander classificatiesysteem gebruikt worden (bv. alfabetisch). De samenstelling van een alfabetische lijst vraagt tijd. Je kan onmogelijk de nummers onthouden die bij een bepaald dossier/document horen.

SYNTHESE

2 Werkwijze: je geeft elk document dat je moet rangschikken een nummer. Op basis van dit nummer rangschik je de documenten. Op een apart blad noteer je welk nummer bij welk document of dossier hoort. 3 Toepassingen: rekeninguittreksels, classificatie op postcodes ...

Correspondentie en postbehandeling

1 Begrip: je rangschikt documenten volgens nummer. Een op zichzelf staand numeriek klassement vind je in de bedrijven weinig terug. Er is meestal een andere classificatiemethode aan verbonden.

287


3

Hoe werkt het alfanumeriek klassement? Het alfanumeriek classificatiesysteem is een combinatie van het alfabetisch en het numeriek systeem.

Opdracht 6

a Deze klanten hebben onlangs een rekening bij de bank geopend: 1 2 3 4 5

Hermans: 16 maart Haemers: 15 april Heyndricks: 20 april Holemans: 30 april Haesevoets: 5 mei

Van elke cliënt wordt een steekkaart met identificatiegegevens bijgehouden. De kaarten w en gerangschikt in groepen volgens de eerste letter van de naam. In elke groep worden de documenten in volgorde van ontstaan geklasseerd (bv. per datum). Vóór elke groep wordt een overzicht (= geleidekaart) gestoken waarop de namen uit de groep alfabetisch gerangschikt zijn. Achter elke naam plaatst men het volgnummer binnen de groep. Je krijgt dan dit resultaat: Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken?

5 Haesevoets

288

4 Holemans 3 Heyndrickx 2 Haemers 1 Hermans

30 april 20 april

15 april 16 maart

Overzicht Haemers Haesevoets Hermans Holemans Heyndrickx

5 mei

2 5 1 4 3

b Bij verzekeringsagent De Bruyn hebben deze klanten een polis met het volgende nummer: 10 12  9  1  5  7  3  2 11  6  8  4 13

Pintens Eduard De Buysscher Alfons Rottier Leo Maria Del Carmen Rodriguez Santos Rottier Ludo De Cauter François Verachtert Jan Van Zaelen Dirk Wouters Luc Van Wolput Antoon Delforge Aad Van Reeth Pieter Mesut Özil


Rangschik de polissen alfanumeriek.

13 Mesut................................... Özil ....................

12 De Buysscher Alfons .......................................................

11 Wouters Luc .......................................................

10 Pintens Eduard .................... ...................................

9....................................................... Rottier Leo

8....................................................... Delforge Aad 7 De Cauter François .......................................................

6 Van Wolput Antoon .......................................................

5.................. Rottier..................................... Ludo

4......................... Van Reeth.............................. Pieter

3......................... Verachtert Jan ..............................

Cluster 4

2 Van Zaelen Dirk .................. .....................................

....................................................... 1 Maria Del Carmen Rodriguez Santos Overzicht ....................................................... De Buysscher Alfons 12 ....................................................... De Cauter François 7 ..................................... .................. Maria Del Carmen Rodriguez Santos 1 ..................................... Delforge Aad 8 ...... ............ ....................................................... Mesut Özil 13 ........................................... Pintens Eduard 10 ............ ....................................................... Rottier Ludo 5 ........................................... ............ Rottier Leo 9 ....................................................... Van Reeth Pieter 4 ....................................................... Van Wolput Antoon 6 ....................................................... Van Zaelen Dirk 2

....................................................... Wouters Luc 11

Opdracht 7

a Noteer twee toepassingen uit de bedrijfswereld waar een alfanumeriek klassement gebruikt kan worden.

 Klantenen leveranciersbestand, artikelenlijst, voorraadlijsten (waarin codes –  combinaties van letters en cijfers – voorkomen).

Correspondentie en postbehandeling

.................... ................................... Verachtert Jan 3

289


b Noteer minstens één voor- en nadeel van een alfanumeriek klassement. Een  nieuw dossier toevoegen in dit systeem verloopt vlot. Op de geleidekaart kan je  de naam van het dossier noteren en het dossier gewoon in het systeem opbergen zonder dat je andere dossiers moet verplaatsen.  Alfanumeriek klasseren is tweeledig: je moet het document opbergen en je mag niet  vergeten de geleidekaart/steekkaart aan te vullen. 

SYNTHESE

Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken?

1 Begrip: het alfanumerieke klassement is in eerste instantie een onvolledig alfabetisch klassement. Het is een alfabetisch en een numeriek klassement van A1, A2 … tot Z1, Z2 … samengevoegd. Men kan ook twee letters nemen: AA1, AA2, AB1, AB2 … ZA1. Het dient om het nadeel van het alfabetische klassement op te vangen, nl. als je een alfabetisch klassement nummert, kan je het niet meer uitbreiden.

290

2 Werkwijze: rangschik de documenten alfabetisch op de eerste letter. Rangschik in elke lettergroep volgens een bepaalde voorwaarde (bv. in volgorde van ontstaan) en ken daaraan een nummer toe. 3 Toepassingen: lidkaartenbestand, artikelenbestand ...

4

Hoe werkt het chronologisch klassement? In het chronologisch klassement worden de stukken gerangschikt volgens datum. Deze classificatiemethode wordt vaak gebruikt bij brieven, facturen, rapporten … De documenten met de recentste datum komen bovenaan of vooraan.

Opdracht 8

Hieronder vind je enkele kassabonnen. Rangschik ze chronologisch door een volgnummer bij het ticket te plaatsen. 3

1


2

5

Cluster 4

4

Opdracht 9

a Het numeriek classificatiesysteem vormt de basis voor het chronologisch systeem. Het is een eenvoudige klasseermethode, maar minder gebruiksvriendelijk. Daarom wordt chronologisch klasseren vaak gecombineerd met andere classificatiemethoden. Toon dit aan met een voorbeeld.

Je rangschikt bv. brieven per klant, leverancier en daarbinnen rangschik je ze per datum. Documenten terugvinden verloopt dan veel vlotter. b Noteer drie bedrijfstoepassingen waarvoor je de chronologische klasseermethode kan gebruiken.

Rekeninguittreksels, btw-bonnetjes, verslagen, bouwaanvragen ‌ c Noteer twee voor- en nadelen van chronologisch klasseren.

Het is gemakkelijk om verouderde documenten snel uit het systeem te verwijderen. Dit systeem is gemakkelijk digitaal/elektronisch te gebruiken. Het opzoekingswerk is vaak moeilijker omdat je niet exact weet wanneer een transactie heeft plaatsgevonden. ontvangst.

Correspondentie en postbehandeling

Soms ontstaat er twijfel over welke datum je moet gebruiken, bv. van verzending of

291


ICT

Opdracht 10

Zoek op het internet de geboortedata van deze voetballers. Rangschik ze in de laatste kolom van oud naar jong. Plaats een volgnummer in de laatste kolom.

Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken?

Voetbalspelers

292

Geboortedata (volgens NBN-norm)

Rangschikking

Eden Hazard

1991-01-07

11

Romelu Lukaku

1993-05-13

14

Kevin De Bruyne

1991-06-28

12

Fellaini Marouane

1987-11-22

7

Steven Defour

1988-04-15

8

Dennis Praet

1994-05-14

15

Victor Vazquez

1987-01-20

4

Thibaut Courtois

1992-05-11

13

Axel Witsel

1989-01-12

9

Wesley Sonck

1978-08-09

2

Toby Alderweireld

1989-03-02

10

Dries Mertens

1987-05-06

5

Moussa DembĂŠlĂŠ

1987-07-16

6

Vincent Kompany

1986-04-10

3

Jean-Marie Pfaff

1953-12-04

1

SYNTHESE 1 Begrip: je rangschikt documenten volgens datum. Deze classificatiemethode is gebaseerd op de classificatie van cijfers en getallen. Wanneer de data volgens de NBN-normen genoteerd zijn, is het eigenlijk dezelfde methode als de numerieke methode. 2 Werkwijze: je bepaalt de datum die bij de te rangschikken informatie behoort. Je legt de informatie met de recentste datum bovenaan. 3 Toepassingen: facturen, brieven, verslagen van vergaderingen (notulen) ...


Hoe werkt het geografisch klassement? In een geografisch klassement worden de documenten of dossiers gerangschikt volgens land, provincie, stad of gemeente.

Opdracht 11

a Hieronder zie je de logo’s van enkele automerken. Schrijf onder elke afbeelding het juiste automerk en het land van herkomst. 2

3

Cluster 4

1

 Italië

Zweden

Japan

 Ferrari

Saab

Honda

4

5

6

 Zweden

Japan

 Zuid-Korea

 Volvo

Toyota

Kia

7

8

9

Frankrijk 

Japan

Frankrijk

Citroën 

Nissan

Renault

10

11

 Zuid-Korea

Italië

 Hyundai

Fiat

12

Frankrijk -Korea Peugeot

Correspondentie en postbehandeling

5

293


b Klasseer de automerken in de tabel volgens de landen van herkomst in alfabetische volgorde. Als er twee merken uit hetzelfde land afkomstig zijn, klasseer je die ook volgens het alfabet. Geografisch (per land)

ICT

1

Frankrijk – Citroën

7

Japan – Nissan

2

Frankrijk - Peugeot

8

Japan – Toyota

3

Frankrijk – Renault

9

Zuid-Korea – Hyundai

4

Italië – Ferrari

10 Zuid-Korea – Kia

5

Italië – Fiat

11 Zweden – Saab

6

Japan – Honda

12 Zweden – Volvo

Opdracht 12

Je werkt als klantenadviseur in een reisbureau. Je bent uiteraard op de hoogte van wat de toeristische sector te bieden heeft. • Zoek wereldwijd vijftien toeristische bezienswaardigheden. • Verwerk ze in een tabel in een tekstverwerkingsdocument met deze structuur: Afbeelding

Naam

Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken?

Eiffeltoren

294

Plaats Parijs

Land Frankrijk

… • • • •

Rangschik ze nadien per land en daarbinnen per plaats. Voorzie een gepaste titel en voettekst voor je document. Bewaar het in de juiste map. Laat je resultaat door een klasgenoot controleren.

Opdracht 13

a Noteer drie bedrijfstoepassingen waarvoor je de geografische klasseermethode kan gebruiken. Klanten klasseren volgens hun woonplaats, in de toeristische sector, bij  vertegenwoordigers.  b Noteer twee voor- en nadelen van geografisch klasseren.

Op heel wat documenten staat een plaatsnaam vermeld. Het is dan gemakkelijk om daarop te klasseren. Een bedrijf krijgt snel een overzicht van handelsactiviteiten binnen een bepaalde regio. Soms is het moeilijk om een document aan een geografische plaats toe te kennen. Dit systeem wordt vaak met andere klasseermethoden gebruikt.


SYNTHESE 1 Begrip: je rangschikt documenten volgens een gekozen geografisch element. 2 Werkwijze: je klasseert de documenten per land, provincie, regio, gemeente, stad of straat.

6

Hoe werkt het decimaal klassement? Het decimaal klassement is een numeriek systeem. De documenten worden gerangschikt naar hun aard, in maximum tien groepen. Ook een inhoudsopgave van een boek wordt decimaal gerangschikt.

Cluster 4

3 Toepassingen: vertegenwoordigers, bedrijven met buitenlandse relaties, toeristische sector, de Witte Gids ...

Opdracht 14

Adil houdt van Versailles. Hij heeft hierover een interessant boek. Stel jij met deze gegevens de inhoudsopgave samen? Het boek is als volgt ingedeeld: • • • • • • •

een inleiding en drie hoofdstukken: ‘Het paleis’, ‘De Tuinen’ en ‘Trianon’; het eerste hoofdstuk is ingedeeld in: ‘Plattegrond van het paleis’ en ‘Plattegrond van begane grond middendeel’; het tweede hoofdstuk is ingedeeld in: ‘De Tuinen en Lusthoven’ en ‘Plattegrond van de Tuinen’; het derde hoofdstuk is ingedeeld in: ‘Plattegrond van het Groot en Klein Trianon’ en ‘Plattegrond van het Gehucht’; tot slot is er nog een deel ‘Genealogie’; het deel ‘Plattegrond van het paleis’ krijgt nog een subindeling: ‘De Voorpleinen’ en ‘De Kapel’; het deel ‘Plattegrond van begane grond middendeel’ krijgt deze subindeling: ‘De Zalen van het Consulaat’, ‘De Koninklijke Opera’ en ‘Het Empire’; het deel ‘Plattegrond van het Groot en Klein Trianon’ krijgt deze onderverdeling: ‘De Tuinen van het Groot Trianon’ en ‘De Tuinen van het Klein Trianon’.

Noteer je oplossing op een apart blad en bewaar het nadien in je cursus. Op de methodesite vindt u een modeloplossing. Opdracht 15

ICT 6

2

Maak van de gegevens een echte inhoudsopgave door ze decimaal te klasseren. In deze opdracht leer je werken met een lijst met meerdere niveaus. Het cijfer achter de titel geeft aan op welk niveau de titel staat. • Open Word. • Typ deze lijst met meerdere niveaus over:

Correspondentie en postbehandeling

295


Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken?

296

De kleine handelsonderneming (1) Wettelijke indeling van de bedrijven naar grootte (2) Indeling van de onderneming (3) Nut van een boekhouding (3) Verplichting inzake de boekhoudwetgeving (3) De activiteiten van de kleine handelsonderneming (2) De handelsverrichtingen (3) Verloop van een aankoopverrichting (4) Verloop van een verkoopverrichting (4) Rechten en plichten van de handelaar (3) Rechten van de handelaar (4) Plichten van de handelaar (4) Commerciële verrichtingen (1) Ontledingen van inkomende facturen (2) Voorstelling (3) Documenten i.v.m. de aankoop van goederen (3) Opstellen van uitgaande facturen (2) Onze levering met verkoopfactuur (3) Financiële verrichtingen (1) De rechtstreekse betaling (2) De kwijting (3) Het kwijtschrift (3) De onrechtstreekse betaling (2) Nut van de financiële instellingen (3) Indeling van de financiële instellingen (3) De zichtrekening (3) Modern betalingsverkeer (2) • • • •

Ga naar Start > groep Alinea > Lijst met meerdere niveaus en kies de derde mogelijkheid uit de Lijstbibliotheek. Om naar een hoger niveau te gaan druk je op de Tab-toets. Om naar een lager niveau te gaan druk je op Shift + Tab. Om een item in de lijst van plaats te veranderen, selecteer je de te verplaatsen tekst, houd je Alt + Shift + U ingedrukt om het item in de lijst naar onder te verplaatsen of Alt + Shift + W om het item in de lijst naar boven te verplaatsen. Probeer dit zeker uit! Bewaar deze oefening in de juiste map onder de naam ‘Lijst met meerdere niveaus’, gevolgd door een liggend streepje en je achternaam.

Opdracht 16

a Noteer twee bedrijfstoepassingen waarvoor je de decimale klasseermethode kan gebruiken.

 rekeningstelsel in boekhouden en de bibliotheek. Het  b Noteer één voor- en nadeel van decimaal klasseren. Het  systeem is gemakkelijk uit te breiden. De  code/nummering kan soms vrij lang worden waardoor ze minder overzichtelijk wordt.


SYNTHESE

2 Werkwijze: elk onderwerp krijgt een getal, bestaande uit één of meerdere cijfers, bv. ‘7 Kunsten’. Elk subonderwerp krijgt ook een getal, bestaande uit één of meerdere cijfers, bv. ‘7.1 Kunststromingen’. Een verdere indeling kan zijn ‘7.1.12 Kubisme’. De decimale notatie is een hulpmiddel om te ordenen. Het onderwerp en subonderwerp worden gescheiden door een punt. Achter het laatste niveau mag geen punt komen. De verschillende niveaus komen altijd tegen de linkermarge. Hoe gedetailleerder het onderwerp, hoe langer de code. Om het geheel overzichtelijk te houden, gebruik je bij voorkeur niet meer dan drie niveaus.

Cluster 4

1 Begrip: dit is een classificatiesysteem waarbij alle documenten over een bepaald onderwerp op samenhangende wijze geklasseerd worden. Het principe is eenvoudig: je vertrekt vanuit een algemeen onderwerp naar een meer specifieke indeling. De onderwerpen worden ingedeeld in groepen. Deze worden aangeduid met een cijfer.

3 Toepassingen: de bibliotheek, het rekeningstelsel in boekhouden, de titelnummering in dit boek ...

7

Welke andere fysieke classificatiemethoden kan je nog gebruiken?

7.1

Rangschikken per onderwerp, thema of project Opdracht 17

Bij een classificatie per onderwerp, baseer je je op de inhoud van de documenten. Binnen een alfabetisch klassement van mappen van personeelsleden kan je bijvoorbeeld deze indeling maken: • alle documenten rond de sollicitatie; • het contract; • de beoordelingen; • de afwezigheden; • het aantal dagen verlof dat het personeelslid al gekregen heeft; • ... a In welke volgorde zullen bovenvermelde documenten in het dossier zitten?

Ze zullen in volgorde van ontstaan in het dossier zitten. b Welke andere documenten kunnen nog in het dossier van een personeelslid aanwezig zijn?

Loonuittreksels, attesten van bijscholingen, het attest van goed gedrag en zeden ...

Correspondentie en postbehandeling

Vele documenten bestaan slechts uit enkele vellen papier. Om te voorkomen dat je voor elk document een aparte map moet gaan maken, stop je een aantal zaken die over hetzelfde onderwerp gaan in één map bij elkaar.

297


7.2 ICT

Rangschikken met behulp van kleurcodes Opdracht 18

Door dossiermappen te coderen met kleuretiketten, vind je elk dossier snel terug en bespaar je heel wat tijd. Met kleurcodering herken je meteen een dossier dat verkeerd geplaatst is. Bovendien geeft het een ordelijk overzicht! Op de methodesite vind je een link naar een bedrijf dat je beter vertrouwd maakt met kleurgebruik. Surf naar de website en beantwoord de vragen. •

Wat houdt een ‘kleurcodering numeriek’ in?

Elk cijfer van 0 tot 9 heeft een andere kleur. •

Verklaar het mogelijke gebruik van de verschillende kleurenbalken onder elkaar.

De eerste rij kan verwijzen naar bv. een letter, de tweede rij naar een nummer of een vervolgletter ... Zo wordt een dossiernummer samengesteld. Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken?

298

Voor kantoordrukwerk kan het kleurgebruik variëren. Toon dit aan met een voorbeeld.

Omslagen, visitekaartjes, briefpapier... kunnen andere kleuren hebben.

SYNTHESE 1 Rangschikken per onderwerp • Per onderwerp (klanten, leveranciers, personeel, rekeninguittreksels ...) maak je meestal een dossier aan. • Alle documenten die te maken hebben met hetzelfde onderwerp berg je op in één map. • De subonderwerpen scheid je met tussenbladen. 2 Rangschikken met kleuren • Kleurgebruik binnen een bestaand classificatiesysteem geeft een extra identificatie- of herkenningsmiddel. • De kleurcodering kan alfabetisch of numeriek zijn.


8

Hoe kan je gegevens digitaal sorteren? Je kent nu verschillende manieren om documenten te klasseren. Maar niet alleen tastbare documenten zoals facturen, brieven, contracten, formulieren … moeten op een ordelijke manier beheerd worden. Ook elektronische data kan je met de verschillende softwareprogramma’s beheren. Om dit uit te testen maak je telkens dezelfde oefening met dezelfde tabel, maar met een verschillend Office-programma. De werkwijzen voor het sorteren worden per programma uitgelegd, één keer op basis van gegevens in één kolom en één keer op basis van gegevens in meerdere kolommen.

Opdracht 19

a Volg deze werkwijze om de inhoud van een kolom in een tabel te sorteren. • Ga naar de methodesite en open het Word-document ‘Personeelslijst’. • Selecteer de volledige tabel met een klik op de formaatgreep. • Ga naar Hulpmiddelen voor tabellen > Indeling > groep Gegevens en klik op de functie Sorteren. • Bij het onderdeel Type heb je de keuze om te sorteren op Tekst, Getal of Datum. • Eveneens kan je kiezen tussen oplopend sorteren (A g Z) of aflopend sorteren (Z g A).

Cluster 4

ICT

Gegevens sorteren in Word

b Volg deze werkwijze om meerdere kolommen in een tabel te sorteren. Opmerking: zorg ervoor dat je voor elke sorteeroefening vertrekt van de oorspronkelijke tabel. Gebruik de sneltoets Ctrl + Z na elke sorteeropdracht. • Plaats de cursor willekeurig in de tabel. • Ga naar Hulpmiddelen voor tabellen > Indeling > groep Gegevens en klik op de functie Sorteren. Er opent een dialoogvenster. • Merk op dat je tot drie rangschikkingsopdrachten per keer kan bepalen. • Klik op (geen) om je tweede (en eventueel derde) rangschikkingsopdracht te wissen. • Sorteer de tabel oplopend volgens het werkgeversnummer. • Sorteer de tabel oplopend volgens naam en voornaam. – Houdt Word bij het sorteren rekening met gelijke namen? Zo ja, geef een voorbeeld. Ja.  Geuens Gitte en Geuens Roger. In de oorspronkelijke tabel staat Roger als eerste.  – Bekijk hoe Word de naam ‘tHooft heeft gesorteerd. Wat concludeer je uit deze sorteermethode? Word houdt geen rekening met het weglatingsteken en sorteert deze naam bij  de  letter T. •

Plaats een spatie tussen de ‘t en de H (‘t Hooft) en sorteer opnieuw. Wat stel je vast?

Word sorteert ’t Hooft als eerste en houdt rekening met de spatie. •

Sorteer de tabel volgens geslacht. Sorteert Word automatisch de namen alfabetisch per geslacht? Indien nee, hoe dan wel?

Nee, eerst alle mannen in de volgorde waarin ze in de oorspronkelijke tabel staan en daarna alle vrouwen op dezelfde manier. Mannen voor vrouwen, want de letter M komt voor V.

Correspondentie en postbehandeling

8.1

299


Sorteer de tabel oplopend volgens straat en nummer. Sorteert Word automatisch de huisnummers in oplopende volgorde? Zo ja, geef een voorbeeld.

Ja, Wellenstraat 10 en Wellenstraat 23. Huisnummer 23 staat als eerste in de oorspronkelijke tabel. •

Sorteer de tabel oplopend volgens postcode. – Plaatst Word automatisch de straat en het nummer oplopend bij gelijke postnummers? Indien nee, hoe dan wel? Nee, in de volgorde waarin ze in de oorspronkelijke tabel staan.  – Hoe kan je ervoor zorgen dat dit gebeurt? Door eerst oplopend te sorteren op postcode en daarna oplopend te sorteren  op  straat en nummer.

Sorteer de tabel oplopend volgens gemeente. – Plaatst Word automatisch de straat en het nummer oplopend bij gelijke gemeenten? Indien nee, hoe dan wel?

Nee, in de volgorde waarin ze in de oorspronkelijke tabel staan. – Hoe kan je ervoor zorgen dat dit gebeurt? Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken?

Door eerst oplopend te sorteren op gemeente en daarna oplopend te sorteren

300

op straat en nummer. •

Sorteer de tabel oplopend volgens geboortedatum. – Hoe sorteert Word de data? De oudste staat bovenaan. – Wie is de oudste werknemer? Danny Corstjens. – Wie is de jongste werknemer? Michel Heggen. – Plaatst Word automatisch de naam en voornaam oplopend bij de personeelsleden die op dezelfde dag geboren zijn? Indien nee, hoe dan wel?

Nee, in de volgorde waarin ze in de oorspronkelijke tabel staan. – Hoe kan je ervoor zorgen dat dit wel gebeurt?

Door eerst oplopend te sorteren op geboortedatum en daarna oplopend te sorteren op naam en daarna oplopend te sorteren op voornaam. – Over welke twee personen gaat het?

Michel Eerdeken en Elisabeth Bruninckx.

8.2 ICT

Gegevens sorteren in Excel Opdracht 20

a Volg deze werkwijze om de inhoud van een kolom in een tabel te sorteren. • Ga naar de methodesite en open in het Excel-bestand ‘Personeelslijst’. • Plaats de cursor willekeurig in de kolom die je wil sorteren. • Ga naar het tabblad Gegevens > Sorteren en filteren. • Je kan kiezen uit oplopend sorteren of aflopend sorteren.


Cluster 4

b Volg deze werkwijze om meerdere kolommen in een tabel te sorteren. Opmerking: zorg ervoor dat je voor elke sorteeroefening vertrekt van de oorspronkelijke tabel. • Ga naar het tabblad Start > Bewerken. • Klik op de knop Sorteren en filteren en kies de optie Aangepast sorteren. • In het vak Volgorde kan je kiezen voor: Tekst (bv. Naam) = van A naar Z Getallen (bv. Postcode) = van klein naar groot Data (bv. Geboortedatum) = van oud naar nieuw • Wil je meerdere kolommen sorteren, dan kan je met de knop Niveau toevoegen een sorteringniveau toevoegen.

• •

Klik op Niveau verwijderen om de rangschikkingsopdracht te wissen. Voer dezelfde sorteeropdrachten uit als in de opdracht over sorteren in Word. Wat stel je vast?

Je verkrijgt hetzelfde resultaat in Word als in Excel.

ICT

Gegevens sorteren in Access Opdracht 21

a Volg deze werkwijze om de inhoud van een kolom in een tabel te sorteren. • Ga naar de methodesite en open de Access-database ‘Personeelslijst’. • Plaats de cursor willekeurig in de kolom die je wil sorteren. • Gebruik het snelmenu en voer de gewenste sorteeropdracht uit. Of maak gebruik van de knoppen in het tabblad Start > groep Sorteren en filteren. • Zodra een sorteeractie toegepast is, licht de knop Oplopend of Aflopend op. Je kan heel eenvoudig switchen tussen deze twee knoppen. Om de oorspronkelijke volgorde van records te herstellen, volstaat het om op de knop Sorteeracties verwijderen te klikken. b Volg deze werkwijze om meerdere kolommen in een tabel te sorteren. • Om meerdere kolommen te sorteren, moeten de te sorteren kolommen naast elkaar staan. Dit doe je door de gewenste kolommen te selecteren door op de kolomkop te klikken en te verslepen naar de gewenste plaats. De kolom die uiterst links staat, wordt eerst gesorteerd. Daarna wordt verder gesorteerd op de volgende kolommen. • Selecteer alle kolommen die gesorteerd moeten worden via de kolomkoppen en voer de sorteeropdracht uit. • Voer dezelfde sorteeropdrachten uit als in de opdracht over sorteren in Word. Wat stel je vast?

Je verkrijgt hetzelfde resultaat in Word als in Access.

Correspondentie en postbehandeling

8.3

301


SYNTHESE-OPDRACHTEN a Hoe staan de boeken in een bibliotheek gerangschikt? Waar en hoe begin je in een bibliotheek iets te zoeken? • In Vlaanderen bestaan er verschillende classificatiesystemen: UDC – SISO – ZIZO. Elke leerling kiest één systeem en zoekt hierover deze informatie op: – – – – – –

Waarvoor staat de afkorting? Hoe is de structuur van de code(s)? Geef de indeling van hoofdrubrieken weer. Hoe werkt het? Geef twee voorbeelden van bibliotheken waar het systeem gebruikt wordt. Wat zijn de voor- en nadelen van het systeem?

Je verwerkt je resultaat in een presentatie. Nadien vergelijk je je resultaat met een klasgenoot die hetzelfde systeem besproken heeft en pas je je presentatie aan waar nodig.

Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken?

Per systeem brengen twee leerlingen hun resultaat voor de klas, zodat iedereen weet wat de classificatiesystemen inhouden.

302

Breng een bezoek aan een bibliotheek en werk daar de opdrachten uit die je op de methodesite vindt. De vragen zijn gebaseerd op het ZIZO-systeem. Tip: je kan deze opdracht ook online uitwerken.

Stel met een klasgenoot nog tien zoekopdrachten samen die je een ander duo laat uitvoeren in een (online) bibliotheek. Nadien controleer je de antwoorden van het andere duo.

b Zoek drie bedrijfsdocumenten. Zorg dat er zo veel mogelijk verschillende documenten door je klasgenoten worden meegebracht. Spreek dit onderling af. Formuleer een antwoord op deze vragen: • • •

Volgens welke klasseermethode zou je elk document rangschikken? Licht je antwoord toe met de leerstof uit dit hoofdstuk. Welke klasseermethode zou je net niet gebruiken om de documenten te rangschikken. Houd rekening met de geziene leerstof. Welk klasseermateriaal zou je gebruiken om de documenten op te bergen?

Verwerk je informatie in een tekstverwerkingsdocument. Zorg voor een zakelijke opmaak. Wissel je bestand uit met een medeleerling. Gebruik de functie reviseren/opmerkingen om de nodige commentaar toe te voegen. Bewaar het resultaat in de juiste map.


c Als je op stage gaat of als je vakantiewerk in een administratieve functie gaat doen, vraag dan of je een namiddag ingeschakeld wordt bij het klasseren van documenten. Waaraan ga je vooral aandacht besteden bij het klasseren van documenten? Attitudes

Het juiste systeem gebruiken.

Nauwkeurig

Geen vergissingen maken in het alfabet.

Orde

Documenten wel of net niet van elkaar

Checken en dubbelchecken

scheiden.

Indien je niet weet waar iets

geklasseerd moet worden, vragen

Cluster 4

Inhoudelijk

stellen. … d Zijn deze stellingen juist of fout. Zet een kruisje in de juiste kolom. Stelling

juist

fout

In het alfabetisch klassement is een verkeerd geklasseerd of ontbrekend stuk onmiddellijk zichtbaar.

x

Een groot voordeel van een decimaal klassement is dat je steeds met korte codes werkt.

x

Het numeriek klassement is gemakkelijk uit te breiden, zonder dat je de dossiers van plaats moet veranderen.

x

Via een goede elektronische classificatie vind je de te raadplegen documenten/bestanden snel terug.

x

In een geografisch classificatiesysteem klasseer je de documenten eerst op straatnaam en pas dan op woonplaats.

x

e Wat heb je geleerd over de verschillende classificatiesystemen? Geef een beknopte weergave.

Mogelijk antwoord: elk bedrijf heeft eigen afspraken rond klassement. Het klassement moet transparant/doordacht zijn, er wordt vaak een combinatie van classificatiesystemen gebruikt, fouten zijn onduldbaar, elk document/dossier moet onmiddellijk teruggevonden worden en efficiënt opgeborgen kunnen worden.

f Een verzekeringsagent vraagt aan zijn secretariaatsmedewerker om een stapel oude dossiers op te ruimen en te klasseren. Surf naar de methodesite voor een overzicht van de dossiers. Klasseer ze in een teksverwerkingsdocument en bewaar dit in de juiste map. Klasseer: 1  alfabetisch 2  numeriek (de getallen verwijzen naar een vervormde datum) 3 alfanumeriek 4  geografisch per provincie U vindt een modeloplossing op de methodesite.

Correspondentie en postbehandeling



303


g Surf naar de methodesite en open het document ‘Ondernemingen’. Plaats de gegevens in een tabel met vier kolommen in een tekstverwerkingsprogramma. Rangschik de gegevens: U vindt een modeloplossing op de methodesite. 1 volgens het alfabetische klassement: a op basis van de naam van de onderneming (onderneming, postcode, plaats en telefoon); b op basis van de woonplaats (plaats, postcode, onderneming, telefoon); 2 volgens het numerieke klassement: a op basis van de telefoonzone (telefoon, onderneming, gemeente, postcode); b op basis van de postcode (postcode, gemeente, onderneming, telefoon);

Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken?

Vergelijk nadien je oplossing met een medeleerling. Ondertussen kan je leerkracht je op enkele attitudes beoordelen.

304

Sterk onvoldoende

Onvoldoende

Zelfstandigheid

Je moet constant vragen stellen.

Je moet geregeld vragen stellen.

Je moet zelden Je werkt vragen stellen. Volledig alleen.

Tempo

Je bent erg verstrooid. Je krijgt hierover constant opmerkingen.

Je krijgt geregeld de opmerking dat je sneller moet werken.

Je krijgt zelden een opmerking dat je sneller moet werken.

Je werkt goed door. Je krijgt hierover geen opmerkingen.

Je maakt af en Je nauwkeurig­ toe fouten. heid en snelheid gaan al eens samen, maar niet altijd.

Je kan op een snelle en nauwkeurige manier kwaliteitsvolle resultaten behalen.

Nauwgezetheid Je bent onnauwkeurig of slordig: je maakt fouten die gemakkelijk vermeden kunnen worden.

Goed

h Deze steekkaarten zitten alfabetisch in een steekkaartenbak. Bogaerts R. De Cock M. 9> Dupont Fr. 8, 2 > Hens R. Illegems M. Jacobs V. Janssens P. Jonckheere Fr. 3> Lybaert L. Meersman A. 11 > Mostien K. Bv. 1 > Provost L. Rombouts A. 5> Staes D.

Zeer goed

Eigen score

Score leerkracht


7, 10, 6, 12> Stappaert Ch. Van de Vondel I. Van Riet J. Vermeiren O. Wagner H. Willekens L. 4>

Ria Peeters Halbleib V. Geert Jonckheere Ysebaert M.

5 6 7 8

Milorad Srczepansky  9 Dulan R. Van den Weyngaert Iris 10 Leo Torfs I. Steenbergen 11 S. Minne Evers K. 12 Vandevondel A.

i Bij BelOffice in Mechelen is één van de taken het versturen van gadgets, relatiegeschenken ... naar particulieren. Omdat het bedrijf veel belang hecht aan tevreden klanten, moet men ervoor zorgen dat ook de uitgaande post correct geadresseerd is. Lisa Diels krijgt een lijstje met namen. Haar opdracht is om de juiste aanspreking en het juiste adres op de enveloppe te schrijven. Maar wat stelt ze vast? Bij enkele namen is niet zo onmiddellijk af te leiden of het om een man of vrouw gaat en wat de voor- of familienaam is. • Onderstreep het grondwoord waarop ze klasseert. • Schrijf tussen haakjes of het om een man, vrouw of familie gaat. • Rangschik nadien de namen alfabetisch door oplopend te sorteren en te nummeren. 15 (vrouw)      Ozkan Hatice         14   Nicky Muig Caladin (vrouw)            6   Günal Fatih (man)            2   Sofian Bresoul (man)            4   Vittorio Filippo (man)            20   Nicolas Szerniatynski (man)            13   Michalski Arwen (vrouw)            8   Erfan Hematiouc pour Ford         (man)    10   Tereza Kotherovà (vrouw)            7   Hawinkel Willem (man)            11 (vrouw)   Cirésia Lima Santos            1   Aouriaghel Khadija (man)            19   Swerts Sietse (man)            18   Sonveaux Jacqueline (vrouw)            12   Massimiliano Leone (man)            5   Florenty-Van Woinsel A. (familie)            17   Schipani Liviov (man)    9   Iwens Bruno (man)            21   Döndü Yildiz (vrouw)            16   Piron Henri (man)            3   Ceylan Ferida (man)            22   Himi Youssef (man)           

Correspondentie en postbehandeling

1 2 3 4

Cluster 4

Voeg deze twaalf steekkaarten op de juiste plaats ertussen door de aanduiding ‘1 >’ ... tussen de twee juiste fiches te schrijven.

305


j Maak de interactieve oefening over het geografisch klassement op de methodesite. k Vergelijkende werkwijzen voor het sorteren van gegevens in Word, Excel en Access. Open de bestanden ‘Ledenlijst Access’, ‘Ledenlijst Excel’ en ‘Ledenlijst Word’ via de methodesite en voer de sorteeropdrachten uit. U vindt een modeloplossing op de methodesite. • Op basis van één kolom. Sorteeropdrachten Sorteer de kolom ‘Lidnummer’ oplopend. Hoeveel leden telt deze lijst? Wie heeft als lidnummer 1? Wie 30? Sorteer de kolom ‘Onderneming’ oplopend. Waar vind je de gesorteerde gegevens terug? Welke onderneming staat eerst? Hoe komt dit? Welk lidnummer heeft ‘’t Arsenaal’? Wat concludeer je uit deze sorteerwijze?

Hoofdstuk 2: Welke classificatiesystemen kan je gebruiken om documenten te rangschikken?

Sorteer de kolom ‘Aanspreking’ oplopend.

306

Hoe worden de heren en de dames gerangschikt? Wat merk je op bij de ondernemingen? Sorteer de kolom ‘Naam’ oplopend. Worden de voornamen automatisch alfabetisch geplaatst bij identieke gelijke namen? Geef een voorbeeld en verklaar je antwoord. Bekijk aandachtig de lidnummers 10, 25 en 12. Waarom staan deze drie namen niet samen? Wat weet je over weglatingstekens (‘) in de namen bij het sorteren? Geef twee voorbeelden uit de tabel en de bijhorende uitleg. Sorteer de kolom ‘Voornaam’ oplopend. Wordt dezelfde sorteerwijze gehanteerd bij identieke voornamen als bij de sorteerwijze bij identieke namen? Sorteer de kolom ‘Straat en nummer’ oplopend. Maak de vergelijkende sorteerwijze bij lidnummers 62-67 en 18. Wat valt je op? Worden de huisnummers systematisch in de correcte volgorde gezet bij gelijke straatnamen? Staaf je antwoord met twee voorbeelden. Sorteer de kolom ‘Postcode’ oplopend. Welke postcodes komen meerdere keren voor? Geldt hier hetzelfde sorteerprincipe als bij meervoudige gelijke postnummers? Geef twee voorbeelden waaruit je antwoord blijkt.

Word/Excel/Access


Sorteeropdrachten

Word/Excel/Access

Sorteer de kolom ‘Geboortedatum’ oplopend. Hoe worden de leden geordend? Hoe noemt het oudste lid? Wanneer werd hij/zij geboren? Zijn er leden die op dezelfde dag geboren zijn? Zo ja, wie en wanneer?

Cluster 4

Wordt er bij het sorteren op gelijke geboortedatum eveneens rekening gehouden met de alfabetische rangschikking op de naam? Toon aan met een voorbeeld. Op basis van meerdere kolommen. Sorteeropdrachten

Word/Excel/Access

Sorteer de kolommen ‘Naam’ en ‘Voornaam’ oplopend. Staan bij gelijke namen de voornamen eveneens alfabetisch gerangschikt? Geef twee voorbeelden. Sorteer de kolommen ‘Aanspreking’, ‘Naam’ en ‘Voornaam’ aflopend. Wie staat eerst bij de dames? Wie staat laatst bij de heren? Sorteer de kolommen ‘Geboortedatum’, ‘Naam’ en ‘Voornaam’ oplopend. Staan de namen nu alfabetisch gerangschikt bij gelijke geboortedatum? Sorteer de kolommen ‘Postcode’, ‘Gemeente’ en ‘Straat en nummer’ oplopend. Wordt de rangschikkingorde gerespecteerd?

Correspondentie en postbehandeling

Wat ken je en wat kan je na dit hoofdstuk? Vul het reflectiekader in dat op het einde van cluster 4 staat en ontdek op welke onderdelen uit hoofdstuk 2 je nog extra moet oefenen.

307


Hoofdstuk 3: Hoe kan je efficiënt en effectief elektronisch klasseren? Er is geen eenduidig systeem om elektronische bestanden efficiënt op te slaan. Wel kunnen er richtlijnen gegeven worden die ervoor zorgen dat informatie sneller teruggevonden kan worden en dat documenten niet verloren gaan. Voor het beheer van de bestanden op je computer maak je best een overzicht van de bestaande documenten. Aan de hand van deze indeling en structuur kan je een soortgelijk systeem opbouwen.

Hoofdstuk 3: Hoe kan je efficiënt en effectief elektronisch klasseren?

ICT

308

Opdracht 1

a Hoe ziet de mappenstructuur op jouw pc thuis eruit? • Neem een schermafdruk en breng deze mee naar de klas. • Vergelijk met twee klasgenoten de structuur van je schermafdrukken. Wat is goed, wat kan beter? • Formuleer een aantal richtlijnen voor een efficiënte mappenstructuur voor je eigen ontworpen elektronische documenten. Hier vind je nog een schermafdruk van een mappenstructuur. Ook hieruit kan je een aantal bruikbare tips afleiden. • Breng nu al je verzamelde informatie samen en noteer op een apart blad de richtlijnen. • Hang nadien de resultaten in het klaslokaal en bekijk het resultaat van de andere groepjes. Pas je eigen document aan waar nodig. • Bespreek de resultaten van de verschillende groepjes en noteer hieronder een klassikaal besluit. Mogelijke oplossing: nummer je bestanden, gebruik underscores, vermijd te lange bestandsnamen, duidelijke naamgeving van je bestanden, werk per (school)jaar, houdt mappen met software apart van mappen met documenten, maak een onderscheid tussen persoonlijke mappen en gemeenschappelijke mappen, zorg voor een back-up … b In de tabel vind je enkele voor- en nadelen van elektronisch klasseren. • Duid aan of het om een voor- of nadeel gaat. • Voeg zelf nog een voor- en nadeel toe. • Bespreek nadien de stellingen in een kort klasgesprek. Stelling

Voordeel Nadeel x

Je moet over de gepaste hard- en software beschikken. Je kan meestal dezelfde mapnamen en dezelfde structuur gebruiken als in het klassement voor papieren documenten.

x

Je loopt het risico dat hetzelfde document in meerdere mappen geplaatst is.

x

Elke werknemer moet vlot overweg kunnen met de hard- en software.

x

Opgelet met het gebruik van wachtwoorden en gebruikersrechten.

x


Stelling Je hebt minder plaats nodig om documenten te bewaren. Elke werknemer moet de gemaakte afspraken over het gebruik en aanmaken van mappen goed opvolgen zodat er geen willekeur ontstaat.

Voordeel Nadeel X

X

Opdracht 2

Cluster 4

Hoe begin je aan de opbouw van een elektronisch klassement? Even vooraf: Stap 1: welke informatie moet je bewaren? Stap 2: in welke mate zijn elektronische bestanden een aanvulling op fysieke documenten? Stap 3: maak een elektronische indeling die overeenkomt met het fysiek klassement. Stap 4: welke naam geef je aan een elektronisch document? a Zorg voor een goede padaanduiding. Waarom bewaar je best niet op de C-schijf en wel op een externe harde schijf of nog beter op een server?

Op een C-schijf staat besturings- en toepassingssoftware. De kans op een eventuele crash is hier groter. Een externe datadrager is betrouwbaarder en behoort vaak toe aan één gebruiker.

Servers Een server vormt het hart van jouw netwerk en biedt tal van voordelen. Deze kan gezien worden als een uitgebouwde, zeer krachtige computer en verhoogt de betrouwbaarheid aangezien we ervoor opteren de harde schijven redundant te configureren. Op deze wijze blijft de server gewoon verder functioneren en verliest u geen data wanneer er een harde schijf uitvalt. Dezelfde redundantie wordt geboden in ventilatoren en voeding. Bij gebruik van een server kunnen programma’s en de bestanden van de gebruikers centraal worden opgeslagen. Hierdoor kunnen ze samen geback-upt worden en dit vereenvoudigt het onderhoud. Daarnaast kan er gemakkelijker samengewerkt worden aangezien alle bestanden centraal beschikbaar zijn en dit ook vanop verschillende locaties. (www.neddine.be)

b Waarmee houd je rekening bij de naamgeving van data? – De naam mag maximaal 256 karakters lang zijn (spaties inbegrepen). – Gebruik map- en bestandsnamen van maximaal dertig karakters. – Vermijd spaties in de mapnamen, gebruik de underscore (_) of schrijf de woorden aan elkaar. – Je mag ook geen speciale tekens gebruiken (spatie \ /: *? “ < > |! % & ‘ -; = ( ) ). – Het is belangrijk dat de naam uniek is. Het heeft geen zin om alle brieven te nummeren (brief001, brief002, brief003 ...). Op die manier weet je nog steeds niet waar de bestelbon van nv Martens van 3 april zit.

Correspondentie en postbehandeling

Een server is krachtiger, maar vaak hebben meerdere personen toegang tot data.

309


Formuleer enkele richtlijnen die bijdragen tot een logische en duidelijke naam van een bestand. Vermeld datum (JJJJMMDD), afzender/geadresseerde, onderwerp en versie.  Vermijd onduidelijke afkortingen.  Bestandsnaam en titel van het documenten zijn best hetzelfde.  Houd steeds dezelfde volgorde aan bij het toekennen van namen.  Zorg dat de verschillende besturingssystemen (Windows, Mac, Unix) de bestanden  ondersteunen. 

c Welk belang hebben bestandsformaten? Lees deze tips. Aandachtspunten bij bestandsformaten 1 Maak een overzicht van in de organisatie gebruikte bestandsformaten. 2 Stel richtlijnen op rond het gebruik van bestandsformaten en maak eventueel handleidingen voor het gebruik van software. 3 Communiceer de nieuwe richtlijnen en handleidingen naar de andere medewerkers. 4 Controleer geregeld welke bestandsformaten gebruikt worden binnen de organisatie. 5 Volg de technologische evolutie, zodat je weet wanneer een formaat in onbruik raakt. Neem zo nodig stappen om bestanden om te zetten naar een geschikter formaat. 6 Bewaar de bestanden zowel in hun oorspronkelijke formaat als in een duurzaam archiveringsformaat. 7 Kies bij de aanmaak van nieuwe bestanden waar mogelijk voor standaardformaten. Van Bellingen, S., Bewaring van je digitaal archief (www.projecttracks.be)

Hoofdstuk 3: Hoe kan je efficiënt en effectief elektronisch klasseren?

310

Noteer bij elke bestandsoort drie veelvoorkomende bestandsformaten. Noteer ook één specifiek kenmerk van dat formaat. U vindt een modeloplossing op de methodesite. 1  2 

website

3  1 

1  tekstdocumenten

2 

2  3 

3  video audio

spreadsheets Bestandsformaten

1  2 

1 

3 

2  3  e-mail 1  2  3 

afbeeldingen 1  2  3 


Tip: je kan op elk afgedrukt document een voettekst plaatsen met de naam van het bestand. Zo kan je het later snel terugvinden. Zoek via de helpfunctie (bv. in een tekstverwerkingsdocument) uit hoe je dit concreet doet.

Opdracht 3

Enkele gegevens: byte = 1 karakter kilobyte = 1 000 karakters (exact 1024) megabyte = 1 000 000 karakters gigabyte = 1 000 000 000 karakters terabyte = 1 000 000 000 000 karakters

Cluster 4

1 1 1 1 1

Wist je dat 2 kilobytes overeenkomen met de inhoud van één pagina tekst van ongeveer 2 000 karakters? Hoeveel pagina’s tekst kunnen er ongeveer op één USB-stick van 16 GB?

16 x 1 000 000 000 = 16 000 000 000/2 000 = 8 000 000 pagina’s. Opdracht 4 [back-up]

a Back-ups maken is een must voor je data. Je beschermt je tegen verlies (bv. per ongeluk verwijderen, brand …), beschadiging of diefstal. U vindt een modeloplossing op de methodesite. •

Welke mogelijkheden zijn er? Hieronder lees je er enkele. Zoek over elke mogelijkheid meer informatie op: kenmerk, voor- en nadeel, capaciteit. Tape – NAS – SSD – geheugenkaart – USB – Cloud opslag – nieuwe tendensen. Verwerk je resultaat in een tekstverwerkingsdocument. Per back-up mogelijkheid stelt één leerling zijn/haar werkje voor aan de klas. Welke mogelijkheid gebruik jij? Wat vinden je klasgenoten hiervan?

Persoonlijk antwoord. •

Welke mogelijkheid gebruikt de school? Wat vind jij hiervan?

Persoonlijk antwoord. b Neem een korte enquête af van de ICT-coördinator op je school of een andere ICT-specialist op je stageplaats, op het bedrijf van je ouders, vrienden, kennissen … Deze vragen kan je aan bod laten komen: – – – – – –

Van welke bestanden wordt er een back-up genomen? Wat is een incrementele back-up? Waarop bewaar je je bestanden? Hoe dikwijls neem je een back-up? Welke software wordt hiervoor gebruikt? Vraag aan de ICT-coördinator in je school of hij/zij een demonstratie geeft over back-ups maken of over de werking/het gebruik van de server.

Verwerk je antwoorden in een tekstverwerkingsdocument. Bewaar het in de juiste map. Indien je nog andere vragen weet, twijfel niet om ze te stellen.

Correspondentie en postbehandeling

ICT

311


ICT

Opdracht 5

Heel wat bedrijfsmedewerkers en particulieren bewaren hun elektronische documenten in de cloud. Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox … kan je hierbij van dienst zijn. In deze opdracht maak je nader kennis met Google Drive. Als browser gebruik je Google Chrome. Zorg wel dat je een Gmail-account hebt. Indien dit nog niet het geval zou zijn, maak je nu een account aan. De link vind je op de methodesite. a Welke mogelijkheden biedt cloud computing? Bekijk het filmfragment op de methodesite.

Hoofdstuk 3: Hoe kan je efficiënt en effectief elektronisch klasseren?

– Je kan online bewaren. – Je kan het offline installeren en gebruiken. – Je kan met verschillende gebruikers (tegelijkertijd) aan hetzelfde document werken. Het is dus interessant voor groepswerk of projectwerking. De groepsleden dienen dan wel toegang te hebben.

312

b Hoe werkt Google Drive? • Meld je aan. Je krijgt dit welkomstscherm. Aan de linkerkant zie je de basisstructuur van Google Drive. • Bestanden en mappen uploaden van bv. je eigen (externe) harde schijf: pdf’s, foto’s, Officedocumenten. Meteen heb je een back-up. Klik op Nieuw. • Bestanden en mappen aanmaken. Wanneer je op Nieuw klikt, zie je meteen welke programma’s je kan gebruiken. Herken je de aanverwanten aan de Office-programma’s? • Je gaat met deze programma’s experimenteren. – Maak een nieuwe map aan. Geef ze je voornaam en de klas waarin je momenteel zit. – Maak in de programma’s Documenten, Spreadsheets en Presentaties een bestand naar keuze aan (bv. over een project waar je klas bij betrokken is). Wanneer je het programma geopend hebt, kan je via Bestand het document een naam geven en delen met anderen. Bij het delen van een bestand krijg je dit scherm: Je ziet meteen welke gebruiksrechten je aan anderen kan geven. Wanneer je het bestand gedeeld hebt met een andere gebruiker en hem/haar de juiste gebruiksrechten toegekend hebt, kan je tegelijkertijd aan hetzelfde bestand werken.


– Wanneer je op een bewaard document rechts klikt, zie je welke mogelijkheden dit biedt. De mogelijkheden wijzen zichzelf uit. – Via de functie Downloaden converteer je het bestand naar het bijhorende Microsoft Office-formaat. – Via het onderdeel Google Formulieren kan je een enquête afnemen. Proberen maar! – Wat is het nut van deze schermafdruk bij elektronisch klasseren?

 deze weg kan je Via  naar een bestand  een bepaalde van  eigenaar, met een

Cluster 4

 snel op zoek gaan

 bepaalde inhoud … Opdracht 6

U vindt een modeloplossing op de methodesite. a Ook e-mails worden bewaard en beheerd, maar vaak gebeurt dit ongestructureerd. • Zoek over dit onderwerp minstens tien nuttige tips. Je krijgt al enkele kernwoorden die je kunnen helpen: ongewenste mails, één tijdstip, actie op een mail, submappen (inbox, acties, archief, in de wacht), Postvak IN, chaos, ordenen met regels, printen. • Stel over dit onderwerp een kort tekstverwerkingsdocument samen: voorzie een gepaste titel in een professionele opmaak, gebruik alinea’s en typ je naam en klas in een voettekst. • Onderaan je document plaats je de geraadpleegde bronnen. • Print het en vergelijk het met dat van een medeleerling. b Zorg voor de nodige structuur in je mailbox op school. Hoe kan je dat in Google Drive doen? Selecteer één of meerdere mails in je Inbox en je krijgt dan meestal bovenaan in je scherm deze icoontjes:

Als je met de cursor over de iconen gaat, zie je wat hun functie is. Breng je mailbox op orde door o.a. deze functies te gebruiken. 1 Hiermee kan je berichten archiveren. De helpfunctie omschrijft dit als volgt: Je kan berichten uit je Inbox verwijderen, maar deze toch behouden op het tabblad Alle berichten door ze te archiveren. Het is dan alsof je je berichten opbergt in een archiefkast in plaats van ze weg te gooien in de prullenbak. Wanneer iemand reageert op een bericht dat je gearchiveerd hebt, wordt het e-mailgesprek met dat bericht weer weergegeven in je Inbox. 2 Klik in het zoekvak bovenaan op de pijl-omlaag. Je kan dan filtercriteria instellen. De helpfunctie omschrijft e-mail filteren als volgt: Je kan je binnenkomende berichten automatisch beheren met filters die e-mails onder een label plaatsen of je berichten archiveren, verwijderen, markeren met ster of doorsturen. Misschien heb je wel wat ideeën opgedaan zodat je je mailbox thuis ook grondig kan (her)structureren.

Correspondentie en postbehandeling

ICT

313


ICT

Opdracht 7

a Ook Outlook biedt de mogelijkheid om alle berichten netjes te klasseren en wel als volgt: • Open Outlook. • klik op Postvak IN om je inkomende mails te bekijken. • Er zijn nog andere mappen dan Postvak IN.

Hoofdstuk 3: Hoe kan je efficiënt en effectief elektronisch klasseren?

314

Klik op de gewenste map en maak nieuwe mappen als volgt aan: – gebruik de toetsencombinatie Ctrl + Shift + E; – klik op de rechtermuisknop en kies voor Nieuwe map in het geopende snelmenu.

b Elk jaar maakt Lisa Diels: • • •

in de map Postvak IN een submap aan met als benaming ‘Persoonlijke berichten’ voor berichten die naar haar verstuurd werden en niets met het werk te maken hebben; in de map Postvak IN een submap ‘Algemene correspondentie 201X’ voor berichten die naar haar verstuurd werden en die geen antwoord behoeven; deze submappen in de map Verzonden items voor het desbetreffende jaar, voor berichten die naar haar verstuurd werden via Postvak IN en waarop zij antwoordt. – Beurzen 201X – Binnengekomen klachten 201X – Correspondentie van/met klanten 201X – Correspondentie van/met leveranciers 201X – Offertes 201X – Vergaderingen 201X – Zakenreizen 201X


• •

Maak die mappen aan in Outlook Om de berichten in de desbetreffende map onder te brengen, klik je op het bericht en sleep je het bericht met de linkermuisknop naar de gewenste map.

Voor het elektronisch klasseren of het beheer van de bestanden op je computer, server of andere opslagmedia maak je best een overzicht van de bestaande documenten. Aan de hand van deze indeling en structuur kan je een soortgelijk systeem opbouwen. Plaats op elk document een voettekst met de plaats en de naam van het bestand. Zo kan je het later snel terugvinden. Deze stappen kan je hanteren: • documenten analyseren; • documenten een duidelijke bestandsnaam geven; • een duidelijke indeling van je opslagmedia voorzien; • back-ups maken.

Cluster 4

SYNTHESE

Je kan ook gebruikmaken van gespecialiseerde software om je archief elektronisch te beheren. Omdat documenten steeds meer en meer plaats innemen en omdat de gebruiker altijd en overal aan zijn bestanden wil kunnen, gaat men ze opslaan in de cloud.

SYNTHESE-OPDRACHTEN

Wat ken je en wat kan je na dit hoofdstuk? Vul het reflectiekader in dat op het einde van cluster 4 staat en ontdek op welke onderdelen uit hoofdstuk 3 je nog extra moet oefenen.

Correspondentie en postbehandeling

Een beginnend medewerker moet op de hoogte gebracht worden over de regelgeving en/of afspraken over elektronisch klasseren of bestandsbeheer. Stel aan de hand van de leerstof uit dit onderdeel een checklist samen die kan bijgevoegd worden in de onthaalbrochure. U vindt een modeloplossing op de methodesite.

315


Hoofdstuk 4: Documenten archiveren, is dat wettelijk verplicht? 1 ICT

Waaruit kan de organisatie van een archief bestaan? Opdracht 1

Een adequaat documentarchief is noodzakelijk. Documenten, e-mails, geluids- en beeldmateriaal moeten bewaard worden. Surf naar de methodesite en bekijk de filmfragmenten die je daar vindt. Ze geven je al een goed beeld van het onderwerp dat in de volgende lessen aan bod komt. Noteer enkele kernwoorden die je zijn bijgebleven in de woordenwolk.

Persoonlijk antwoord.

Opdracht 2

Hoofdstuk 4: Documenten archiveren, is dat wettelijk verplicht?

Heb je er al eens bij stilgestaan dat een bedrijf enorm veel documenten te verwerken krijgt. Moet al dit materiaal bijgehouden worden? Wat wel, wat niet? Waar ga je het bijhouden? Je gaat dit verder uitzoeken voor je school. Formuleer hiervoor een antwoord op deze vragen.

316

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Wat is het doel van het schoolarchief? Waar bevindt zich het archief van de school? Welke documenten bevinden zich in het archief van je school? Hoelang blijven deze documenten in het archief? Op welk tijdstip van het jaar wordt er gearchiveerd? Wie is verantwoordelijk voor het archief? Wie heeft toegang tot het archief? Hoe is de organisatie hiervan? Wat zou er veranderd kunnen worden aan de archivering?

Vraag of een medewerker van het schoolsecretariaat dit wil komen toelichten in je klas. Misschien mag je wel een bezoek brengen aan het archief. Verwerk dit alles in een verslag en bewaar het.


ICT

Opdracht 3

a Archiefstukken moeten vaak voor meerdere medewerkers van verschillende afdelingen toegankelijk zijn. Daarom worden ze meestal op één locatie in de organisatie bewaard. Je hebt hier dan te maken met een centraal archief. •

Noteer minstens drie organisaties die een centraal archief hebben. Een  ziekenhuis voor ex-patiëntendossiers, een OCMW, een gemeentehuis (bouwaanvragen, vergunningen, inwoners …). 

 Hoe geef je aan dat een medewerker of een archivaris een dossier uit het archief weggenomen heeft? Denk hierbij aan het dagelijks klassement op je afdeling.

Cluster 4

Je werkt met een overhandigingskaart, uitleenkaart, registratiesysteem op pc/server. b In een bedrijf of organisatie kent men naast het papieren en het digitale archief nog een andere indeling die meer aansluit bij de levensduur van het document: het dynamische archief, het semi-statische archief en het statische archief. U vindt een modeoplossing op de methodesite. • Wat betekenen ze? • Op welke plaats in het bedrijfsgebouw bevinden ze zich het best? • Archiefbeheer kan centraal of decentraal gebeuren. Wat wordt hiermee bedoeld? Noteer bij de soorten archieven of ze eerder centraal of decentraal zijn. • Ze beantwoorden aan verschillende eisen: toegankelijk, overzichtelijk, volledig, betrouwbaar, authentiek en integer. Zoek op wat er met deze eisen bedoeld wordt. Pas de informatie toe op het archief in de school of op dat van een bedrijf/organisatie naar keuze. Verwerk je antwoorden in een beknopte presentatie.

Opdracht 4

a Archiefbeheer kan je uitbesteden. Zoek drie firma’s in Vlaanderen die hiervoor in aanmerking komen. Noteer hun URL, vestigingsplaats en hun specialiteit op het vlak van archivering. URL

Plaats

Specialiteit

www.archivesconseil.be/nl

Jette

archiefvernietiging en -bewaring

www.fitdoc.be/NL

Izegem

elektronische archivering

www.oasisgroup.be

Turnhout

archiefvernietiging en -bewaring

b Je school wil het archief uitbesteden. Met welke twee firma’s zouden ze kunnen samenwerken? Waarom? Persoonlijk antwoord. 

 

Correspondentie en postbehandeling

ICT

317


ICT

Opdracht 5

Ga je het archief uitbesteden of niet? Lees de tekst en werk nadien de opdrachten uit.

OMZICHTIGHEID GEBODEN BIJ UITBESTEDEN ARCHIEFBEHEER Een goed archief aanleggen is belangrijk, al krijgt het dikwijls te weinig aandacht. Indien u intern wil bewaren, komt daar een heleboel tijd en geld bij kijken. Misschien kan u daarom beter een externe oplossing overwegen. Voordat u gaat kijken en beslissen over een goede externe beheerder van uw informatie, maakt u best eerst een lijstje met zaken die voor u belangrijk zijn. Want zoals u weet, is het beheer van uw papieren en/of digitaal archief een fulltime job met een grote verantwoordelijkheid. En die besteedt u liever niet aan eender wie uit. Er bestaan een aantal indicatoren die voor elke manier van archiveren gelden. Je wil

een duidelijk beeld van de kosten en de garantie dat uw informatie met de grootste confidentialiteit en zorg bewaard en beheerd wordt. Het traceren en controleren van wie uw documenten op welk ogenblik in handen heeft gehad, zorgt ervoor dat er nagenoeg geen ruimte is voor misbruik. U wil uw documenten ook snel ter plaatse wanneer u ze nodig hebt, online consultatiemogelijkheden kunnen hier extra mogelijkheden bieden. Ook de ruimte waar uw informatie bewaard wordt moet uitermate veilig zijn. Denk maar aan brandveiligheid, een aangepast klimaat en stofvrije ruimtes.

Naar: Omzichtigheid geboden bij uitbesteden archiefbeheer, 18 februari 2013 (www.dvo.be)

a Lees deze stellingen en bespreek of je akkoord of niet akkoord gaat. Motiveer je antwoord. Op de methodesite vind je een link naar een filmfragment dat je op weg helpt. •

Een extern archief is goedkoper.

Kantoorruimte is veel duurder dan extern gespecialiseerde opslagruimte. Voor interne archiefruimte moet je investeren in archiefkasten, stellingen en beveiliging.

Hoofdstuk 4: Documenten archiveren, is dat wettelijk verplicht?

Bij extern archiefbeheer betaal je een vast bedrag voor de opslag en moet je

318

geen rekening houden met extra kosten. •

Een extern archief is veiliger.

Is je eigen archief beschermd tegen brand, vocht, licht, ongedierte en ongeautoriseerde toegang (camera’s, sensoren)? Vaak laat het registreren van in- en uitgaande stukken te wensen over bij intern archiefbeheer. Externe ruimte voldoet aan alle strenge veiligheidseisen. •

Een extern archief is gemakkelijker.

Externe archiefbeheerders houden de bewaartermijnen bij en vernietigen veilig en vakkundig de archieven die niet meer bewaard moeten worden. •

Extern archiefbeheer verhoogt ‘Scanning on demand’.

Wanneer een werknemer een dossier nodig heeft, wordt het papieren dossier vaak ingescand en krijgt hij digitaal toegang tot het document/dossier.


b Noteer nog minstens vijf bekomende redenen waarom je het archief zou uitbesteden.

Een externe firma is volledig op de hoogte over de wetgeving en de vernieuwing hieromtrent. De documenten worden onder ideale omstandigheden bewaard en onderhouden. Is er een mogelijkheid tot integratie in je eigen ERP-systeem? Externen zijn meer gespecialiseerd in het indexeren van opgeslagen archiefdozen. Je hoeft zelf geen extra personeel in dienst te nemen (archiveren, onderhouden van

Opdracht 6 [archief]

Archiefstukken worden op een bepaalde manier geordend. Het UDC-systeem is een wereldwijd gekend systeem.

Cluster 4

de ruimte, verantwoordelijk voor de uitlening …

Een voorbeeld van een aantal onderwerpen in een bedrijf: 1 Directie 2 Secretariaten 3 Aankoop 4 Verkoop 5 Boekhouding 6 Magazijn 7 IT 8 Personeel 9 Infrastructuur •

Waarvan is UDC de afkorting?

Universele decimale classificatie. Noteer minstens drie kenmerken/voordelen van dit systeem. Het voorbeeld hierboven helpt je een flink stuk verder.

Oneindig uitbreidbaar (men werkt van 0 tot 9 en hierbinnen kan verder opgesplitst worden). Er wordt gesorteerd per onderwerp. Het kan in elk bedrijf of organisatie gebruikt worden.

Correspondentie en postbehandeling

319


SYNTHESE 1 Omschrijving: een archief is de plek waar op termijn het dagelijks klassement terechtkomt. Er zijn drie soorten: het dynamische, het semi-statische en het statische archief. 2 Werkwijze: in het archief gebruik je dikwijls dezelfde classificatiemethode als in het klassement. Hier worden de documenten gedurende enkele jaren bewaard. De documenten/dossiers/bestanden die je meestal jaarlijks overbrengt, registreer je in een aparte databank zodat je weet wat er in het archief aanwezig is. Ook wanneer het dossier uit het archief wordt weggenomen, wordt dit geregistreerd. Bij een fysiek archief kan er met een uitleenkaart gewerkt worden, zodat de archivaris weet bij wie het dossier zich bevindt. Het archief kan uitbesteed worden aan gespecialiseerde firma’s. Een goed geordend archief is een essentiële vereiste om efficiënt opzoekingswerk te kunnen verrichten. 3 Locatie: in elk bedrijf is er meestal maar één archief, vaak op een afgelegen plaats. Dan spreek je van een centraal archief. Semi-statische archieven bevinden zich vaak in grotere bedrijven op elke afdeling. Dan spreek je van een decentraal archief.

2

Hoofdstuk 4: Documenten archiveren, is dat wettelijk verplicht?

ICT

320

Welke bewaartermijnen moeten gehanteerd worden? Opdracht 7

Als je dacht dat voor alle soorten documenten dezelfde bewaartermijn geldt, ben je fout. De bewaartermijnen voor boekhouddocumenten zijn niet dezelfde als die voor fiscale, sociale of privédocumenten. a Hoelang moet je de documenten die in de tabel staan minstens bewaren? Zoek dit op het internet op en vul de tabel aan. Gebruik recente websites, want de wetgeving omtrent bewaringstermijn wordt af en toe aangepast. Privédocumenten Diploma Notariële akte Contracten met architect of aannemer Factuur van water, gas …

Ondernemingsdocumenten levenslang

Loonadministratie

levenslang

Facturen en creditnota’s

10 jaar

Documenten aankoop onroerende goederen

2 jaar

Personeelsregister

10 jaar

Sociale documenten (RSZ …)

3 jaar

Auditverslagen

Kasticket voor een beperkt bedrag

1 maand

Documenten i.v.m. btw

Jaarlijkse loonfiches

tot pensioen Begrotingen

Verzekeringscontract Bewijs premiebetaling van een verzekering

7 jaar 7 jaar

30 jaar 5 jaar 5 jaar 5 jaar 7 jaar 5 jaar


b Niet alle documenten en bestanden moeten bijgehouden worden. De wetgeving schrijft voor welke stukken je moet bewaren. Voor de overige stukken bepaal je een aantal selectiecriteria om ze wel of niet te archiveren. Enkele selectiecriteria zijn: 1 stukken die de organisatie en de werkwijze van de organisatie weergeven; 2 materiaal over projecten; 3 algemene beleidsstukken; 4 waardevolle agenda’s en notulen.

Opnemen

Archiefstuk

Ja/Nee

Sollicitatiebrief van een kandidaat die niet aangeworven werd

Ja/Nee

Prijslijsten van leveranciers

Ja/Nee

Jaarverslag

Ja/Nee

Draaiboek opendeurweekend

Ja/Nee

Een kopie van een contract (het origineel is nog in je bezit)

Ja/Nee

Informeel verslag organisatie personeelsfeest

Ja/Nee

Eigendomsbewijs van een onroerende goederen

Criteria 1

1/2

Cluster 4

Duid in de tabel aan welke stukken wel of niet worden opgenomen in het archief. Als ze niet bewaard moeten worden, duid je aan volgens welke criteria ze niet opgenomen worden.

1

4

Opdracht 8

a Hoe bewaar je facturen die elektronisch of digitaal opgestuurd worden? •

Lees het uittreksel uit het Wetboek van de btw.

De facturen moeten worden bewaard in de oorspronkelijke vorm, papier of elektronisch, waarin zij werden ontvangen. Voor de facturen die langs elektronische weg bewaard worden, dienen de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud van elke factuur waarborgen, eveneens te worden bewaard. Onder het elektronisch bewaren van een factuur wordt verstaan de bewaring via elektronische apparatuur voor het bewaren van gegevens met inbegrip van digitale compressie. Naar: Wetboek, artikel 60, § 3 (ccff02.minfin.fgov.be)

Wat wordt hiermee bedoeld? Formuleer het in je eigen woorden.

 Facturen moet je onder dezelfde vorm bijhouden waarin je ze ontvangt. Bewaar

 kopie op een drager van elektronische gegevens en zorg ervoor dat de kopie een de oorsprong en de echtheid van de factuur kan staven.

b Documenten waarin persoonsgegevens staan, moeten na een bepaalde periode vernietigd worden. Dat is vastgelegd in de ‘Wet Bescherming Persoonsgegevens.’ Zoek op het internet in deze wet wanneer gegevens van persoonlijke aard gewist moeten worden. De link voor deze wet vind je op de methodesite.

‘5° in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren, niet langer te worden bewaard dan voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of verder worden verwerkt, noodzakelijk is.’ (zie pagina 5 bovenaan in het document.)

Correspondentie en postbehandeling

321


Je kan alle documenten niet oneindig blijven bewaren. Maar verwijder nooit zomaar iets, wees hierin zeer voorzichtig! Eén of twee keer per jaar wordt het archief nagekeken. Meestal gebeurt dit in een rustige periode voor de firma. Documenten die weg mogen, verwijder je best met een papierversnipperaar. Dat geldt zowel voor geheime stukken als voor minder belangrijke documenten.

SYNTHESE Archieven zitten vrij snel vol. Je zal dus een aantal stukken na enige tijd moeten verwijderen. Dit gebeurt niet zomaar. Documenten hebben een bepaalde bewaartermijn. De wet heeft hiervoor regels bepaald. De bewaartermijnen voor zowel papieren als digitale documenten zijn dezelfde. Een aantal termijnen zijn: • Nooit vernietigen: – bedrijfsgegevens: historische stukken, eigendomsbewijzen … – privédocumenten: medische dossiers, notariële akten, huwelijkscontract, diploma’s, facturen van erg waardevolle documenten, trouwboekje … • 5, 7 of 10 jaar: een aantal boekhouddocumenten en fiscale documenten. • Het bedrijf mag voor sommige stukken zelf een bewaartermijn bepalen. Dit hangt af van de economische, administratieve, informatie, culturele waarde van het dossierstuk.

3

Op welke omgevingsfactoren let je bij het archiveren?

Hoofdstuk 4: Documenten archiveren, is dat wettelijk verplicht?

Fysieke, digitale en elektronische documenten/bestanden worden voor lange tijd bewaard. Ze moeten hun oorspronkelijke staat behouden. Aan welke eisen moet een archiefruimte dan voldoen?

322

Opdracht 9 •

Noteer in de woordenwolk gedurende drie minuten waaraan je denkt wanneer je de vraag ‘Op welke omgevingsfactoren let je bij het archiveren?’ hoort.

Mogelijke oplossing: schade aan de archiefstukken, diefstal en vandalisme, brand, overstroming (vocht), ongedierte/schimmels, stof, licht, temperatuur, verlies van archiefmateriaal door bv. verkeerd opbergen, onderhoud, inbraak, voldoende capaciteit, vloeren …

Plaats je in groepjes van drie of vier leerlingen en becommentarieer je gevonden trefwoorden.

Bespreek de resultaten klassikaal en vul je schema aan waar nodig.

De gevonden woorden in de woordenwolk kan je gebruiken als zoekterm op het internet om bijkomende informatie op te zoeken.


Opdracht 10

ICT

b Werk deze opdracht in groepjes van maximaal vier leerlingen uit. • Op de methodesite vind je een checklist met specifieke eisen en voorschriften waaraan een archief zou moeten voldoen. • Voer de test op een archief naar keuze uit bv. school, organisatie, instelling of bedrijf. Het zou leuk zijn mocht je het archief kunnen bezoeken. Indien je het archief niet kan bezoeken, kan je de lijst samen met een medewerker van een bedrijf overlopen en invullen. • Als aan een item volgens jou onvoldoende aandacht is geschonken, plaats je een kruisje voor het item. In de laatste kolom formuleer je hoe je het aandachtspunt kan wegwerken op korte/lange termijn.

Cluster 4

a Stel volgens de huisstijl van BelOffice een geplastificeerde, professioneel bruikbare poster in A4-formaat samen waarop tien richtlijnen over de omgevingsfactoren van het archief staan. Baseer je op de gevonden trefwoorden uit de vorige opdracht. Zo heeft de archivaris of zijn vervanger meteen een checklist bij de hand om na te gaan of aan alle eisen voldaan wordt wanneer hij het archief betreedt of verlaat. Zoek passende software om posters te ontwerpen.

SYNTHESE In een archief zijn de omgevingsfactoren van belang. De opslagruimte moet aan verschillende eisen voldoen: o.a. op vlak van klimaat, licht, vochtigheidsgraad, veiligheid, gebruikt materiaal …

4

Welke werkwijze kan je bij digitaal archiveren hanteren? Opdracht 11

ICT

8 3

4

10

1

26

1

16

Lees de tekst en voer de opdrachten uit. • Download de pdf van de methodesite en zet hem in een map op je pc. • Zoek op het internet een gratis converter om het pdf-bestand om te zetten naar een tekstverwerkingsdocument. Bewaar de tekst in een tekstverwerkingsformaat. • Geef de tekst deze opmaak mee: – pas op de titels een stijl toe. Zorg ervoor dat je stijlen aangepast zijn aan de huisstijl van BelOffice; – schik de tekst in drie kolommen. De inleidende alinea onder de titel en de bron mogen niet mee opgenomen worden in kolommen; – plaats een voettekst – voorafgegaan door een volle lijn – met daarin tegen de linkermarge je naam, gecentreerd je klas en tegen de rechtermarge de datum; – genereer een inhoudsopgave. Deze komt op een aparte pagina voor de eigenlijke tekst; – voorzie in de tekst een passende afbeelding; – voorzie het document van een gepast voorblad; – let op de NBN-normen; – bewaar je tekst in een tekstverwerkingsformaat en in pdf-formaat. • Markeer in de tekst tien trefwoorden die voor jou een samenvatting geven van de tekst.

Correspondentie en postbehandeling

Op de methodesite vind je een tekst over ‘Het hoe en waarom van digitaal archiveren.’

323


Zoek een antwoord op deze vragen. Gebruik hiervoor de tekst en Google. – In welk bestandsformaat bewaar je best je documenten? Waarom?

Pdf, JPEG, ZIP: om de authenticiteit en de integriteit van het document te bewaren. – Kies uiteindelijk een bestandsformaat waarbij compressie mogelijk is. Wat wordt hiermee bedoeld? Geef een voorbeeld van dit bestandsformaat.

Je moet je bestanden kunnen comprimeren zodat ze minder zwaar worden, minder geheugen innemen en gemakkelijker te raadplegen zijn bv. JPEG, pdf. – Welke duurzame bestandsdrager zou jij verkiezen? Waarom?

Bv. in de cloud, server … Je moet ze lange tijd kunnen bewaren (soms meer dan tien jaar). – Bij een digitaal archief wordt de gebruiker en archivaris met ‘metadata’ geconfronteerd. Wat betekent dit? Noteer enkele voorbeelden.

Metadata is de beschrijvende informatie over een digitaal document. Bv. uniek identificatienummer, staat van het document, datum, titel, auteur, taal, enkele trefwoorden van het document, informatie over de structuur van het document, bestandsformaat, resolutie, bewaartermijn … ICT

Opdracht 12

Wat weet jij over Document Management Systemen? In deze opdracht kom je er meer over te weten.

Hoofdstuk 4: Documenten archiveren, is dat wettelijk verplicht?

Document Management Systeem (DMS)

324

Een Document Management Systeem (DMS) in combinatie met digitaal archiveren zorgt voor optimale controle op de informatiestroom van en naar uw organisatie. Documenten zijn gemakkelijk en snel te vinden en medewerkers krijgen ze op eenvoudige wijze ter beschikking gesteld. Bovendien worden definitieve documenten opgeslagen conform wet- en regelgeving. Functionaliteit en bedieningsgemak voor de eindgebruiker staan hierbij voorop. Het Document Management Systeem (DMS) automatiseert het beheer van documenten zodat de beschikbaarheid van documenten en de daarin vastgelegde informatie en metadatering gegarandeerd kan worden. Door middel van een gebruiksvriendelijke zoekmachine wordt het terugvinden van relevante informatie kinderspel. Hierdoor wordt waardevolle informatie op het juiste moment, op de juiste plaats en bij de juiste personen beschikbaar gesteld.

Omdat alle wijzigingen en aanvullingen in een document opgeslagen worden, is het mogelijk om versiebeheer toe te passen. Elke gebruiker heeft daarmee de meest actuele versie van een document. Deze documenten zijn eenvoudig toe te wijzen aan een persoon, organisatie, project of adres. Hiermee heeft de gebruiker in één oogopslag alle relevante informatie bij de hand. De documenten zijn samen te voegen in dossiers zoals personeelsdossiers, bouwdossiers, leveranciersdossiers … Een bestaand fysiek archief kan gedigitaliseerd worden. Dit kost veel tijd en energie. Na het scannen van de documenten kunnen de documenten automatisch geclassificeerd worden op basis van de aard en inhoud van het document (factuur, aanvraag, offerte, contract, klacht ...). Afhankelijk van het documenttype wordt het document aangevuld met de juiste metadata en kan het document duurzaam gearchiveerd worden. Naar: (www.bctsoftware.com)


a OpenDocMan is een voorbeeld van een DMS. Op de methodesite vind je een link naar een filmfragment waar het systeem toegelicht wordt. Noteer wat jou is bijgebleven van de demoversie.

Persoonlijk antwoord.  

Voer deze handelingen uit: • Je zorgt ervoor dat je in je IT-map een offerte, een bijhorende factuur en een presentatie hebt staan. Als je dit nog moet ontwerpen, kan je: – een offerte opstellen aan de hand van een artikel voor BelOffice; – een eenvoudig factuurmodel in een rekenblad ontwerpen; – een korte presentatie van bv. twee dia’s over een product van BelOffice opstellen. • Plaats de taal in het Nederlands. Doe dit bij Instellingen. • Voeg een afdeling ‘Personeel’ toe. • Voeg de Categorie ‘Loonfiches’ toe. • Voeg je brief, je factuur en je presentatie bij de juiste Afdeling en bij de juiste Categorie toe. • Zorg dat alle afdelingen en alle gebruikers administratierechten krijgen toegekend. • Bekijk telkens via de View-knop of het bestand toegevoegd is. • Raadpleeg de andere menu-onderdelen zodat je een eenvoudig overzicht krijgt van de werking van OpenDocMan.

Cluster 4

b Ga zelf aan de slag. Start de demoversie op. De link hiervoor vind je op de methodesite en meld je aan als gebruiker ‘admin’. Gebruik als wachtwoord ‘admin’.

Let op: na één of twee uur wordt alles van jou verwijderd omdat je in een demoversie werkte.

1 Enkele kenmerken van een digitaal archief zijn: • snel en eenvoudig documenten opzoeken; • een portable archief (externe harde schijf …); • besparing van archiefruimte; • gearchiveerde documenten dienen als back-up; • minder printen, milieuvriendelijker; • betere uitwisseling van documenten tussen afdelingen; • gelijktijdig gebruik door meerdere personen; • wereldwijde toegankelijkheid van het archief; • betere beveiliging van documenten; • … 2 Een Document Management Systeem (DMS) is een digitale opslagplaats waarin metadata van documenten opgeslagen worden die aan de hand van bv. auteur, naam, omschrijving, datum, categorie en status teruggevonden kunnen worden. De documenten zelf kunnen in de database opgeslagen worden, of op een beveiligde (netwerk)locatie die via de database toegankelijk is.

Correspondentie en postbehandeling

SYNTHESE

325


SYNTHESE-OPDRACHTEN a Je onderzocht reeds het fysieke archief. Nu ga je aan een medewerker in een bedrijf of organisatie naar keuze enkele vragen over digitaal archiveren stellen. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Hoe werkt het digitale archief? Welke richtlijnen zijn er over het beheer van het archief? Wie zorgt er voor de continuïteit en het welslagen van het archief? Welke technische ondersteuning is er voorzien? Welke randapparatuur gebruiken jullie? Aan welke eisen en wensen moet de organisatie van het digitaal archief voldoen? Welke hard- en software wordt er gebruikt? Is er (jaarlijks) een budget voorzien? Wat willen jullie veranderd zien aan het archief?

Nadat je dit interview afgenomen hebt en je informatie verwerkt hebt met software naar keuze, voer je een debat over fysiek en digitaal archiveren. Hoe ga je hierbij te werk? Stap 1 • Stelling: –  voorstanders: ik kies voor een fysiek archief. –  tegenstanders: ik kies voor een digitaal archief. • Elke groep verwoordt gedurende drie minuten zijn argumenten. • Per groep is er één persoon die beknopt de argumenten op het bord noteert. • Eén leerling waakt over de tijd en zorgt ervoor dat er niet door elkaar gepraat wordt. De leerkracht kan ondertussen enkele vaardigheden evalueren.

Hoofdstuk 4: Documenten archiveren, is dat wettelijk verplicht?

Stap 2 Elke groep krijgt vier minuten de tijd om argumenten te bespreken en op papier te noteren.

326

Stap 3 Nieuwe argumenten en tegenargumenten worden door beide groepen op tafel gelegd. • Het bordschema wordt vervolledigd. •

Stap 4 De leerkracht becommentarieert het bordplan. Stap 5 De leerlingen noteren het bordplan en voegen hun notities bij in hun map.


Cluster 4

b Even testen of je dit hoofdstuk goed begrepen hebt … Licht dit schema aan je klasgenoten toe.

(www.medimicro.com)

c Coöperatief leren, kan dat? • Stel drie vragen over deze cluster. Vergeet ook niet voor jezelf het antwoord te noteren. • Vervolgens stelt elke leerling om beurt een vraag aan een klasgenoot naar keuze. Zorg uiteraard dat elke klasgenoot aan het woord komt. Nadien doe je hetzelfde voor de tweede en de derde vraag. • De klasgenoten evalueren elkaar op de inhoud van de vraag en het antwoord. Ook je leerkracht kan deelnemen aan de evaluatie. • Je kan een vraag ook vervangen door een doe-/praktijkopdracht.

Correspondentie en postbehandeling

Wat ken je en wat kan je na dit hoofdstuk? Vul het reflectiekader in dat op het einde van cluster 4 staat en ontdek op welke onderdelen uit hoofdstuk 4 je nog extra moet oefenen.

327


Reflectiekader J Ik kan dit volledig uitleggen/uitvoeren! Ik kan dit bijna volledig uitleggen/uitvoeren, op een paar stukjes na. K Ik kan dit min of meer uitleggen/uitvoeren. Misschien de helft of iets meer? L Daar weet ik niet veel meer over/kan ik niet veel meer van. Dit is wat ik ken! het doel en de vereisten van een klassement het verschil tussen een klassement en een archief de administratieve, juridische, informatieve en historische waarde van kantoordocumenten in een klassement en/of archief de gebruikte hulpmiddelen voor een klassement en/of (digitaal) archief de voor- en de nadelen van deze hulpmiddelen de kenmerken en de werking van de classificatiesystemen/methoden om documenten te rangschikken de voor- en nadelen van elektronisch klasseren opnoemen het belang van bestandsformaten

Hoofdstuk 4: Documenten archiveren, is dat wettelijk verplicht?

het nut van back-ups

328

het verschil tussen een centraal en decentraal archief het verschil tussen een dynamisch, semi-statisch en statisch archief ruimtebesparende maatregelen bij archiveren de reglementering rond archivering van documenten het begrip DMS het begrip metadata

J

K L

Dit ga ik doen om mijn kennis hierover te vergroten.


Dit is wat ik kan!

J

K L

Dit ga ik doen om mijn vaardigheden hierover te vergroten.

een poster over het doel en de vereisten van een klassement en/of archief met behulp van software ontwerpen informatie opzoeken over leveranciers waar je classificatiehulpmiddelen kan aankopen

een overhandigingsfiche kunnen ontwerpen en invullen digitale opslagmedia voor documentarchivering bespreken

Clusterâ&#x20AC;&#x2030;4

de juiste benamingen van hulpmiddelen aan de hand van catalogi of webshops bij het klasseren/archiveren benoemen

gegevens ordenen in een database gegevens uit een database halen m.b.v. queryâ&#x20AC;&#x2122;s een artikelfiche van klasseermateriaal samenstellen en ontwerpen werken met een lijst met meerdere niveaus documenten alfabetisch klasseren documenten numeriek klasseren documenten alfanumeriek klasseren documenten chronologisch klasseren documenten geografisch klasseren documenten decimaal klasseren

de meerwaarde van rangschikken per onderwerp en kleur in bovenvermelde classificatiemethoden toelichten een efficiĂŤnte mappenstructuur van een elektronisch klassement aanmaken een optimale naamgeving bij elektronisch klasseren gebruiken back-ups maken documenten in de cloud aanmaken en bewaren een mailbox gestructureerd organiseren

Correspondentie en postbehandeling

gegevens in Word, Excel en Access sorteren

329


Dit is wat ik kan! een checklist als hulpmiddel bij elektronisch klasseren ontwerpen de organisatie van een archief toelichten de wettelijke bewaartermijnen hanteren bij de archivering van documenten een aantal mogelijkheden opzoeken voor de fysische beveiliging van een archief, rekening houdend met omgevingsfactoren een bestaand archief aan de hand van een checklist becommentariĂŤren documenten klasseren, archiveren documenten in een archief of klassement (elektronisch) opzoeken

Hoofdstuk 4: Documenten archiveren, is dat wettelijk verplicht?

het gebruik van DMS toelichten

330

J

K L

Dit ga ik doen om mijn vaardigheden hierover te vergroten.

Cluster 4 (GJA)  
Cluster 4 (GJA)  
Advertisement