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ENCUENTRO Sede Pirineos

III Encuentro Empresa y Sector Público

Titulo de la ponencia: Preparación y gestión de propuestas comunitarias Ponente: Fernando Rico Ríos Fecha: 5/10/2012

Dirigido por: Francisco Javier Burillo Panivino Gobierno de Aragón


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Índice de contenidos

Los Programas Marco: visión general. Los Programas de Trabajo y las convocatorias. El proceso de evaluación. El ciclo de vida de las propuestas. Aspectos prácticos. Conclusiones.


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Índice de contenidos

Los Programas Marco: visión general. Los Programas de Trabajo y las convocatorias. El proceso de evaluación. El ciclo de vida de las propuestas. Aspectos prácticos. Conclusiones.


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El Programa Marco de I+D de la Unión Europea (I)

El Programa Marco de I+D es la principal iniciativa comunitaria para el fomento de la investigación y el desarrollo tecnológico en la Unión Europea. Objetivos fundamentales: • Fortalecer las bases científicas y tecnológicas de Europa para la mejora de su competitividad industrial, contribuyendo a la creación de una sociedad basada en el conocimiento. • Facilitar el desarrollo del Espacio Europeo de Investigación único (ERA*). • Prestar apoyo a la definición y ejecución de las políticas comunitarias.

* ERA: European Research Area


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El Programa Marco de I+D de la Unión Europea (II)

Características fundamentales: • La mayor parte del presupuesto se destina a financiar actividades de I+D realizadas por consorcios en los que participan todo tipo de entidades: empresas, centros tecnológicos, centros públicos de investigación, universidades, etc. • Las actividades financiadas abarcan desde la generación de nuevo conocimiento hasta el desarrollo y la demostración de nuevas tecnologías, procesos, servicios y aplicaciones, así como la difusión del conocimiento generado a los diversos sectores en un entorno multidisciplinar. • Es un Programa público de financiación a la I+D basado en la concurrencia competitiva, en la que sólo se financian propuestas con un alto nivel de calidad: en general, no más del 20% de las solicitudes presentadas.


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El Programa Marco de I+D de la Unión Europea (III)

Desde su 1ª edición, el PM no ha dejado de incrementar su presupuesto medio anual, pasando de 937,5 millones de € / año en el periodo 1984 – 1988 a 7.217 millones de € / año en el periodo 2007 – 2013. 60.000

50.521

50.000 40.000 30.000 20.000 10.000

3.750

5.396

6.600

I PM (1984 1988)

II PM (1987 1991)

IIIPM (1990 1993)

13.215

14.960

IV PM (1994 1998)

V PM (1999 2002)

17.883

0 VI PM (2003 2006)

VII PM (2007 2013)


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El Programa Marco de I+D de la Unión Europea (y IV)

El Programa Marco como elemento fundamental del Sistema Español de Ciencia Tecnología – Empresa • Importante fuente de financiación para actividades de I+D+I: retorno promedio anual superior a los 300 millones de € en el periodo 2003 – 2011 (creciente)*. • Posibilidad de acceso al conocimiento / tecnología más avanzada a nivel europeo • Riesgos compartidos por los miembros del consorcio y la Administración Pública (CE) • Apertura a nuevos mercados, especialmente a nivel europeo • Prestigio asociado a participar en proyectos de I+D+I de alta calidad en un entorno de participación altamente competitivo El Programa Marco se ha constituido en una potente herramienta para incorporar valor añadido europeo que redunde en el aumento de la competitividad de la economía española * fuente: CDTI


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Proceso de aprobación (I)

El Programa Marco de I+D es un paquete legislativo compuesto por: 1.

Reglamento del Parlamento Europeo y del Consejo (“texto legal”)

2.

Decisión del Consejo por la que se establece el (los) Programa(s) Específico(s) que ejecuta el Reglamento.

3.

Reglamento del Parlamento Europeo y del Consejo que establecen las Normas de Participación.

En paralelo, se aprueban las Perspectivas Financieras (“presupuesto de la Unión”), que incluyen la partida para financiar el Programa Marco.

Desde el 7PM (2007-2013) el horizonte temporal del PM se ha alineado con el de las Perspectivas Financieras (periodos de 7 años) para garantizar la estabilidad presupuestaria.

Iniciativa política propuesta por la Comisión Europea (“poder ejecutivo”) y aprobada a través de un complejo proceso de codecisión (procedimiento legislativo ordinario) del Parlamento y el Consejo (“poder legislativo”).


Proceso de aprobación (y II) Sede Pirineos

Fuente: Oficina Europea MINECO

• • • • •

Negociación del Presupuesto de la Unión 2014-2020. Propuesta de la COM sobre Horizonte 2020 (30/11/2011). Programas de Trabajo 2013 del 7PM: transición hacia Horizonte 2020. Proceso legislativo: codecisión de Consejo y Parlamento (2012-13). Ejecución Horizon 2020: a partir del 1/1/2014.


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Índice de contenidos

Los Programas Marco: visión general. Los Programas de Trabajo y las convocatorias. El proceso de evaluación. El ciclo de vida de las propuestas. Aspectos prácticos. Conclusiones.


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El Programa de Trabajo (I): ¿Qué es?

Los anexos del “texto legal” y del Programa Específico (documentos únicos para todo el periodo) contienen una descripción a alto nivel de las prioridades científico-técnicas (“Temas”)-> Los Programas de Trabajo los desarrollan anual/bianualmente.

Documento básico de cada uno de los Temas de PM que especifica: – – – –

Qué líneas de I+D se van a financiar (“contenidos científico-técnicos”). Con qué fondos (“presupuesto”). A través de qué tipo de proyectos (“instrumentos/esquemas de financiación”). Durante qué periodo (“convocatorias”).

Consecuencias: – – – –

Determina el encaje (o no) de potenciales propuestas. Determina la competencia entre las propuestas. Determina el enfoque de la propuestas. Determina la ventana de oportunidad para presentar propuestas.


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El Programa de Trabajo (II): Estructura formal

No es idéntica en todos los Temas (ni siquiera la terminología), pero sí hay una estructura “genérica común”: • •

• •

Objetivo: mejora de la competitividad, impacto social, apoyo a políticas, etc. Contexto: político, socio-económico, planteamiento del PT, cooperación internacional, PYME, iniciativas relacionadas (JTI, Art. 169, PPP), coordinación con otros temas, etc. Contenidos: Actividades, áreas, “subáreas”… de lo general a lo particular. Implementación de las convocatorias: Tablas de distribución de presupuestos por actividades, fichas de las convocatorias, esquemas de financiación (“instrumentos”) . Otros: detalles de los esquemas de financiación, criterios de evaluación (generales y/o específicos), líneas futuras, apéndices, glosario, concursos públicos …


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El Programa de Trabajo (III): ¿Cómo se elabora? El procedimiento es común en todos los Temas …..

La CE redacta un borrador, aunque en algunas ocasiones el proceso se inicia antes con un documento de “orientaciones”.

A partir del primer borrador, comienza en el seno del Comité de Gestión un proceso de discusión entre la COM y los países (Estados Miembros y Asociados): proceso iterativo (borradores – comentarios) hasta que se logra un apoyo mayoritario (pueden pasar meses…).

Los Estados Miembros aprueban por mayoría cualificada el Programa de Trabajo.

… si bien en la práctica los Comités de Gestión tienen su propia “cultura”: distintas DG, distintos sectores, etc.


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El Programa de Trabajo (IV): ¿Cómo se elabora?

Grupos Internos de Reflexión

Análisis Delegación

Políticas comunitarias Cartera de proyectos Estudios de vigilancia tecnológica (roadmaps)… Plataformas Tecnológicas Europeas Agendas Estratégicas de Investigación

Delegación ES

COM

Borrador Programa de trabajo

Participantes Talleres Reuniones de concertación Grupos de Asesores Externos Informes temáticos

Comité de Gestión

Convocatorias previas Capacidades nacionales Participantes Talleres Consultas Gestores Plan Nacional Proyectos nacionales

Programa de trabajo aprobado

Plataformas Tecnológicas Españolas Agendas Estratégicas de Investigación


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El Programa de Trabajo (y V): Ejemplo


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Las convocatorias (I)

Texto legal publicado en el Diario Oficial de la Unión Europea (reseña con identificador de la convocatoria), que remite al Portal del Participante (“paquete informativo”), que contiene: – Ficha de la convocatoria: extracto de la información más relevante; fecha de publicación y fecha (s) de cierre, presupuesto “indicativo”, títulos de las líneas abiertas, esquemas de financiación, necesidad de acuerdo de consorcio, matizaciones a los criterios de evaluación, plazos previsto de resolución, etc. – Guías para los proponentes: documentos que explican cómo preparar una propuesta (formato, estructura, formularios ..), cómo presentar la propuesta (herramienta EPSS ..) y otras informaciones (calendario detallado, normas éticas, criterios de evaluación, anexos, etc..). Hay una guía distinta para cada instrumento. – Programa de Trabajo: documento fundamental. – Documentos adicionales: Normas de Participación, procedimiento de evaluación y selección, procedimiento para obtener PIC (Participant Identification Code), acceso a ECAS (EC Authentication Service) y EPSS (Electronic Proposal Submission Service), formularios para revisión de “prepropuestas” y de evaluación, contactos de la COM, etc. – Enlaces relevantes: acceso al servicio de envío electrónico de propuestas, Puntos Nacionales de Contacto (NCP), herramientas de búsqueda de socios (si las hay), IPR Helpdesk, etc.


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Las convocatorias (y II): ejemplos


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Los Programas Marco: visión general. Los Programas de Trabajo y las convocatorias. El proceso de evaluación. El ciclo de vida de las propuestas. Aspectos prácticos. Conclusiones.


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Los criterios de evaluación (I)

No son exactamente iguales para todas los Programas Específicos: – Cooperación y Capacidades: – Excelencia científica / tecnológica. – Calidad y eficiencia de la implementación y la gestión. – Impacto potencial. – Personas: – Excelencia científica y/o tecnológica. – Calidad y eficiencia de la implementación y la gestión. – Impacto potencial. – Calidad de la formación – Ideas: – Excelencia (del proyecto y del investigador principal)

Variaciones/matizaciones por tipo de instrumento, convocatoria o área específica: contenidos, umbrales, etc.


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Los criterios de evaluaci贸n (II)

Nos centramos en el Programa Espec铆fico de Cooperaci贸n , en particular en los proyectos de I+D en colaboraci贸n:


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Los criterios de evaluación (y III)

Calificación: entre 0 (“falta de información”) y 5 (“excelente”) puntos cada criterio. Se afina al medio punto.

Umbrales de evaluación: – Por criterio: en general 3/5, aunque cada convocatoria puede establecer otros distintos (por ejemplo 4/5). – General (suma de la calificación en todos los criterios): en general 10/15, aunque cada convocatoria puede establecer otros distintos (por ejemplo 11/5 ó 12/15).

Ponderación de los criterios: en general no hay, salvo que lo indique la convocatoria.


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La estructura de la propuesta (I)

Dos secciones (A y B).

Sección A: Tres formularios administrativos y económicos. – Sección A1 (resumen): acrónimo, título, tipo de proyecto, duración, identificador de la convocatoria, código(s) de la(s) línea(s) temática(s) a la(s) que va dirigida la propuesta, palabras clave, resumen de la propuesta, propuestas/proyectos similares anteriores -> único para toda la propuesta. – Sección A2 (participantes): nombre del participante, PIC, dirección, tipo de entidad, dependencia con otros participantes, persona de contacto -> un formulario por cada participante. – Sección A3 (presupuesto): presupuesto total (desglose de costes directos e indirectos por tipo de actividad), subcontratación, ingresos previstos, subvención solicitada -> único para toda la propuesta.

Sección B: Cuerpo principal de la propuesta que responde a los criterios de evaluación (más otros aspectos complementarios) -> en las guías para los proponentes se ofrece una plantilla, que incluye instrucciones precisas de formato (número máximo de páginas, tamaño de letra, márgenes, etc.).


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La estructura de la propuesta (II) 1.

Excelencia C/T: – 1.1 Explicación del concepto y de los objetivos C/T detallados (medibles y verificables); identificación explícita con la línea temática de la convocatoria (“relevancia”). – 1.2 Descripción del “estado del arte” y de cómo contribuiría el proyecto a superarlo. – 1.3 Metodología y plan de trabajo: – Estrategia global – Descripción detallada desglosada por “paquetes de trabajo” (WP), que incluiría listas de entregables e hitos y resumen de recursos dedicados (“hombres-mes”) – Dependencia temporal entre WP (tipo Gantt) – Dependencia funcional entre actividades (tipo Pert) – Riesgos y planes de contingencia


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La estructura de la propuesta (III) 2.

Implementación y gestión: – 2.1 Estructura organizativa y procedimientos de gestión acordes con la magnitud del proyecto. – 2.2 Participantes individuales: Descripción de la entidad, tareas asignadas, experiencia previa relacionada, breve CV de las personas implicadas. – 2.3 Consorcio: Justificación de que es el apropiado para ejecutar el proyecto por perfiles, distribución de tareas, complementariedades, etc.. Si procede, describir la implicación de la industria de cara a la explotación de resultados, subcontrataciones, socios de terceros países y/o posibles socios adicionales para el futuro. – 2.4 Recursos comprometidos: movilización de recursos humanos y materiales (totales), integración coherente en un plan financiero.


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La estructura de la propuesta (IV)

3.

Impacto potencial: – 3.1 Contribución al impacto esperado descrito en el Programa de Trabajo, descripción de los pasos necesarios, necesidad de aproximación europea (no nacional/regional/local), relaciones con actividades de investigación relacionadas, etc. – 3.2 Diseminación y explotación de resultados, gestión de la propiedad intelectual: medidas para aumentar el impacto del proyecto; referencia guías adicionales


La estructura de la propuesta (V)

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• Aspectos éticos: – – – – –

Consentimiento informado. Datos personales. Uso de animales. Células madre embrionarias. Etc.

• Seguridad: información sensible y capacidad del consorcio para manejarla -> caso particular del Tema Seguridad.


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El proceso de evaluación (I)

Criterios de evaluación: Individual Evaluation Report (3/5 expertos independientes)

Lista de prioridad: Evaluation Summary Report (expertos independientes + COM) Envío del ESR a los coordinadores y del Informe de Evaluación completo al Comité de Gestión (COM)

Convocatorias en dos fases Envío a los coordinadores de la decisión adoptada (COM)

Aspectos formales: requisitos mínimos, propuesta completa y a tiempo, etc. (COM) Criterios de evaluación: Consensus Report (expertos independientes + COM) “Implementation Plan” : lista de prioridad + restricción presupuestaria + consideraciones “estratégicas” (COM + Comité de Gestión) Posibles en cualquier Tema Sólo para algunos instrumentos Centradas en el Tema Seguridad


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El proceso de evaluación (II)

Comentarios generales: – Sobre el proceso: transparente y riguroso, aunque pueda haber errores o se pueda discrepar de los resultados. Algunos mitos muy extendidos: – “Es una lotería, es aleatorio”. – “Hay que hacer lobby durante la evaluación para conseguir financiación”. – “Los representantes nacionales influyen en la evaluación”. – Servicio “pre-proposal check” : revisión previa realizada por la COM. – Propuestas en dos fases: en función de líneas y convocatorias. – Resolución de empates : priorización a priori de unos criterios sobre otros (explícitamente en la ficha de la convocatorias), si bien el panel de evaluación tiene capacidad para resolver empates en base a criterios de cobertura, solapes, estrategia, etc. – “Redress procedure”: posibilidad de solicitar una revisión de la evaluación debido a fallos objetivos / de procedimiento en la misma. Se admiten muy pocas reclamaciones (< 0,5%). – Duración del proceso: dependiendo del Tema, entre 3 – 5 meses.


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Los Programas Marco: visión general. Los Programas de Trabajo y las convocatorias. El proceso de evaluación. El ciclo de vida de las propuestas. Aspectos prácticos. Conclusiones.


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El â&#x20AC;&#x153;laberintoâ&#x20AC;? de Programa Marco (I)


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El “laberinto” de Programa Marco (II)

Es un proceso complejo (burocracia, múltiples reglas, formatos y tareas en paralelo…) que requiere un “aprendizaje”.

La financiación es muy competitiva: sólo ~ 20% de las propuestas presentadas se financian.

Pero ¿se puede racionalizar?


El ciclo de vida de las propuestas

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Idea

Consorcio

No es exactamente así (proceso secuencial simplificado)….

…pero nos puede servir para analizar algunos elementos clave de la participación en convocatorias.

Apertura convocatoria

Elaboración y presentación de la propuesta

Proceso de evaluación SÍ

Ejecución y seguimiento del proyecto

Negociación y firma del contrato

NO

¿éxito?

Alternativas


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Idea

El ciclo de vida de las propuestas: la idea de propuesta Debería responder afirmativamente a las siguientes preguntas:

¿Encaja en la estrategia/necesidades de I+D+I de mi entidad? – Apoyo institucional: medios, recursos, contactos, etc.

¿Supone un auténtico salto cualitativo/innovación/mejora del estado del arte? – No se financia “dos veces lo mismo”.

¿Encaja en alguna línea del Programa de Trabajo? – En cuanto a temática (“qué”) y adecuación del instrumento (“cómo”). – Implica: valor añadido europeo, suficiente entidad, necesidad de un consorcio.

¿Estoy dispuesto a compartir parte de mis conocimientos / “saber hacer”? – Propiedad intelectual, acuerdos de confidencialidad o exclusividad.


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Consorcio

El ciclo de vida de las propuestas: el consorcio

Dos papeles diferenciados según el nivel de responsabilidad: coordinador o socio (aunque se puede ser socio y formar parte del “grupo promotor”)

Características del consorcio: según el enfoque del proyecto y el tipo de instrumento. Parámetros básicos: – – – –

Número de socios / número de países. Complementariedad. Carácter multidisciplinar/multisectorial (si procede). Reparto de esfuerzos y de presupuesto.

Búsqueda de socios: – Colaboradores habituales, clientes. – Plataformas tecnológicas (nacionales o europeas), asociaciones empresariales, congresos. – Búsquedas bibliográficas, participantes en proyectos anteriores de PM, jornadas informativas, talleres de revisión de propuestas. – Redes de búsqueda de socios (Ideal-IST), nuevas tendencias (LinkedIn), etc. – Puntos Nacionales de Contacto (NCP) / Comisión Europea.


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Elaboración y presentación de la propuesta

• • • • •

El ciclo de vida de las propuestas: elaboración y presentación (I) Planificación: “If you fail to plan, you plan to fail.”

Concienzuda. Asignación de responsables y fechas: reparto de trabajo según responsabilidad. Planes de contingencia. Margen para los desajustes. Calendario vacaciones consorcio (verano, Navidad …)

Coherencia • • •

El “qué”: problema/estado del arte -> solución/superación -> objetivos. El “cómo”: paquetes de trabajo, presupuesto, hitos, entregables, riesgos potenciales y planes de contingencia. El “para qué”: impacto del proyecto en términos de nuevos conocimientos generados y/o explotación de los resultados obtenidos.


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Elaboración y presentación de la propuesta

El ciclo de vida de las propuestas: elaboración y presentación (II) El coordinador

Interlocutor principal con la COM y responsable último de la preparación de la propuesta (y gestión del proyecto si es financiado).

Se puede apoyar en responsables científico-técnicos, administrativos/financieros y de explotación (pertenecientes a la misma entidad o no).

Las tareas fundamentales de coordinación no se pueden subcontratar.

Idealmente, además de conocimientos C/T, administrativos, financieros, etc. deberá tener habilidad en la comunicación y ser capaz de coordinar equipos.

Generalmente será el principal promotor de la idea de proyecto -> incorpora socios a la propuesta y fomenta un “entendimiento común”en el consorcio.


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Elaboración y presentación de la propuesta

El ciclo de vida de las propuestas: elaboración y presentación (III) Estructuras de gestión COMISIÓN EUROPEA Administrative Officer

Scientific Officer

Distintas formulaciones… ¡Claridad y coherencia!

Comité de Gestión Responsable científico

Coordinador Responsable Financiero/adm.

Responsable explotación

Comité Ejecutivo

Coordinador de paquete de trabajo 1

Coordinador de paquete de trabajo 2

Coordinador de paquete de trabajo n

Socio

Socio

Socio

Socio

Socio

Socio

Socio

Socio

Socio

Asamblea General

Comité Asesor Externo


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Aspectos prácticos (I) “Cada medio punto cuenta”

Programa muy competitivo: sólo se financian ~20% de las propuestas presentadas. 1.

Dividir el esfuerzo sobre todos los criterios de evaluación. No menospreciar ninguna parte de la propuesta.

2.

Facilitar el trabajo a los evaluadores para que califiquen con puntuaciones altas (e impedirles lo contrario): – –

– – 3.

Los evaluadores evalúan lo que leen: no dejar que se imaginen que la propuesta es buena, hay que dejarlo claro -> no asumen nada. Contenidos bien organizados: descripción teniendo en cuenta los criterios de evaluación. Los diagramas y las tablas resumen pueden ser muy útiles -> tiempo limitado para evaluar. Respetar los límites del número de páginas -> el exceso de páginas puede no ser evaluado . Lenguaje claro (¡inglés!).

Revisión previa por parte de evaluador / colega experimentado.


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Aspectos prácticos (II) Coherencia, coherencia, coherencia ….

Hay que asegurar que el “plan de trabajo” del proyecto refleja lo que se ha “prometido” en el resto de la propuesta: – Excelencia científico/técnica = esfuerzo real en investigación de calidad + plan de trabajo adecuado y bien organizado. – Buena gestión del consorcio = liderazgos evidentes en los paquetes de trabajo y responsabilidades claramente asignadas y controladas. – Fuerte impacto = importantes esfuerzos de explotación y de difusión.

Las contradicciones pueden matar a la propuesta.


Aspectos prácticos (III) Sede Pirineos

Solicitar ayuda (a tiempo) Idea • Influencia en definición del Programa de Trabajo: Representación ES en Comités de Gestión . • Asesoría sobre lobby y eventos relevantes. • Identificación de proyectos similares financiados.

Consorcio • Ayuda en la búsqueda de socios, nacional y en colaboración con socios UE.

NCP, IPR Helpdesk, Oficinas de Proyectos, Plataformas Tecnológicas Representantes Comités de Gestión… Ejecución y seguimiento del proyecto

Negociación y firma del contrato

• Difusión información, encaje de ideas, con implicación de personal COM.

Apertura convocatoria

Elaboración y presentación de la propuesta

• Asesoramiento sobre las propuestas. • Contactos en COM. • Ayudas financieras para a la preparación.

Proceso de evaluación

• Monitorización de la transparencia del proceso.

NO

¿éxito?

Alternativas


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Aspectos prácticos (IV) Envío

Crear con suficiente antelación una cuenta en ECAS (“registrarse”): obtención de PIC y acceso a EPSS -> todos los socios.

Antes del envío final, es recomendable ir subiendo en EPSS borradores o versiones previas de la propuesta.

Envío final -> botón “submit” …. y a tiempo.

Errores fatales: – Propuesta incompleta: debe contener formularios A1, A2, A3 y parte B. – Propuesta inelegible: tiempo, consorcio, presupuesto, etc. – Propuesta “out of scope”: contenido o instrumento.


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Los Programas Marco: visión general. Los Programas de Trabajo y las convocatorias. El proceso de evaluación. El ciclo de vida de las propuestas. Aspectos prácticos. Conclusiones.


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Conclusiones

El Programa Marco es una manera de financiar nuestra I+D+I, en un entorno competitivo y con beneficios añadidos (intangibles, etc.): no verlo de otra manera.

La participación es relativamente compleja, requiere un “proceso de aprendizaje”: conocer el contexto es básico -> no es lo mismo presentar una propuesta de proyecto integrado en Energía que una propuesta de proyecto enfocado en Salud.

La idea (el “qué”) es fundamental (encaja, supera el estado del arte, etc..), pero también es importante el “cómo” (instrumentos, plan de trabajo, estructura de gestión) y el “para qué” (impacto): todo puntúa.

Papel central del coordinador.

Empezar a preparar una propuesta cuando se abre la convocatoria suele ser tarde.

“Facilitarle” la vida al evaluador: claridad, orden y coherencia.

Existen diversas entidades que ayudan (y gratis) en distintas fases/aspectos.

Fernando Rico  

FERNANDO RICO