plan van aanpak projectnr.
2.04
projectnaam
Centrale distributie: beheer
projectleider
Marianne Bruijn
telefoon
070 356 4291
budget
€ 175.000,- tot 200.000,-
Opdrachtgeversberaad
Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger
GCB-verantwoordelijke
Hanne Bikker
doelstelling
- Een goede, centrale beheerfunctie van de centrale distributie, die daarmee efficiënte en effectieve dienstverlening mogelijk maakt. Zowel vanuit Postbus 51 voor de burger als voor alle ministeries en daaronder ressorterende diensten. Motivering - In 2007 is een raamcontract afgesloten met Pondres. Een groot aantal partijen neemt deel. Goed beheer van het contract is noodzakelijk. De afgesloten overeenkomst voor distributie en beheer van voorlichtingsmiddelen vormt een goede aanleiding om een aantal verbeteringen aan te brengen in de wijze waarop de rijksoverheid omgaat met haar voorlichtingsmaterialen en het beheer en de distributie ervan.
activiteiten
1 Contractbeheer (o.a. contacten met Pondres, vraagbaak deelnemende departementen, communicatie over contract). 2 Activiteiten t.b.v. professionalisering beheerfunctie zowel aan de kant van de contracthouder als bij de departementen (denk onder meer aan bevorderen goed voorraadbeheer, gebruik POD, kortere doorlooptijden, delen best practices via nieuwsbrief en expertbijeenkomsten en leverbetrouwbaarheidsmetingen). 3 Evaluatie contract (ivm mogelijke verlenging contract in 2010). - Gedurende 2009 moet besloten worden of de termijn van de Raamovereenkomst met Pondres wordt verlengd na de eerste drie contractjaren. Deze drie jaar eindigen per 31 maart 2010 en als aanbesteed moet worden, dient dit in 2009 voorbereid te worden. De kosten die hiermee gemoeid zijn, zijn nog niet in de begroting meegenomen. - Op dit moment wordt gewerkt aan een Beleidskader centrale distributie; hierin komen alle ontwikkelingen samen. Hierin worden ook een calamiteitenplan bij brand en een plan van aanpak bestandsbeheer opgenomen. Daarnaast wordt gekeken naar optimalisatie van informatiestromen dmv vier contractueel overeengekomen leverbetrouwbaarheidsmetingen per jaar.
begroting
- - - -
Personele bezetting Activiteiten Kwaliteitsprogramma Evaluatie contract Overig obv Beleidskader
€ - - -
Totaal
115.000,35.000,25.000.pm
€ 175.000,- tot 200.000,-
planning
pm
taakverdeling
- GCB is gedelegeerd opdrachtgever. - DPC is als opdrachtnemer operationeel eindverantwoordelijk.
opmerkingen
- Het project vertoont nauwe samenhang met project 2.05 Postbus 51 Informatiedienst (samenhang verzorgingsdomein en deel van infrastructuur van dit project wordt beheerd door Postbus 51) - Binnen het project zal nadrukkelijk rekening gehouden worden met de interdepartementale activiteiten t.b.v. de invulling taakstelling en de invoering van een rijksbrede huistijl. - Binnen het project wordt rekening gehouden met het interdepartementale PIT-post-contract. - Het project heeft nauwe samenhang met het project ‘Haagse Hoogte’ (voorheen ‘we print together’). - Het project is onderwerp van gesprek bij Categoriemanagement. Op dit moment is nog niet te overzien of dat consequenties heeft voor 2009, dat wordt duidelijk in eerste kwartaal 2009.
Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2
41