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GUIDE DU PARTENAIRE PARTENAIRE GUIDE UNION DEPARTEMENTALE DES OFFICES DE TOURISME ET SYNDICAT D’INITIATIVE DE LA GIRONDE

Andernos les Bains - Arcachon - Arès - Auros - Bazadais - Blaye - Bordeaux - Bourg en Gironde Brannais - Cadillacais et du Langoirannais - Castillon Pujols - Cœur du Bassin Cœur du Médoc Coutras - Créonnais - Cubzaguais - Entre-deux-Mers - Fronsadais - Guîtres Gujan-Mestras - Grayan et l'Hôpital - La Teste de Buch - Lège Cap Ferret - Libournais Lormont et la Presqu'ile - Lussacais - Médoc Océan - Mios - Montesquieu - Pays Paroupian Pauillac - Pays Foyen - Porge - Canton de Saint Ciers - Saint-Emilion - Sainte Terre Saint Laurent Médoc - Saint Savin - Saint Seurin de Cadourne - Saint Seurin sur L'Isle Saint Vivien de Médoc - Salles et du Val de l'Eyre - Sauternes et Graves - Soulac sur Mer Targon - Le Teich - Vendays-Montalivet - Verdon sur Mer - Villandraut

énérosité

de l’accueil LES OFFICES DE TOURISME A VOTRE RENCONTRE


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OFFICES DE TOURISME ET SYNDICATS D’INITIATIVE

L’Union Départementale des Officommission nationale qualité et ces de Tourisme et Syndicats d’Inidéveloppement durable. tiative de la Gironde existe depuis Son Président Alain VIVIEN s’est 1922. Elle n’a eu de cesse au fil de attaché à renforcer l’esprit réseau son histoire de se en fédérant autour de Générosité professionnaliser en la mission première : étant à l’écoute de de l’accueil : un l’accueil. ses membres. Depuis 2009, l’opération message partagé Depuis 1998, les diGénérosité de l’accueil recteurs des offices mobilise chaque été le par tous de tourisme sont réseau pour aller à la membres de son Conseil d’Admirencontre des touristes. Cet accueil nistration : ensemble, ils ont voulu itinérant s’accompagne d’un jeu et construit une démarche qualité concours avec de nombreux sécollective depuis 2002 qui est devejours en Gironde à gagner. Celui-ci nue une véritable marque de fabrine serait pas un succès sans les 150 que qui apporte à l’UDOTSI professionnels qui offrent des lots. Gironde une reconnaissance au Cet élan illustre tout à fait la capaniveau national. Le réseau est cité des offices de tourisme à être d’ailleurs représenté au sein du les véritables « metteurs en scène bureau d’Offices de Tourisme de de leur territoire » pour faire France et préside actuellement la rayonner la destination Gironde.

100% DES STRUCTURES EXISTANTES ADHERENTES UNE ASSOCIATION LOI 1901 LE RESEAU EN CHIF

FRES

230 salariés 69 points d’info rmation 78% des commun es du département couv ertes par l’action des offices de tourisme 32 structures en démarche qualité 8 offices de tour isme qui ont la marque QUALITE TOURISME TM


L’EQUIPE S N O I S S I M S E L

LE BUREAU

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LE PRESIDENT Alain VIVIEN Directeur d’Arachon Expansion

LE PRESIDENT DELEGUÉ Michel MAUMONT Président de l’Office de Tourisme du Pays Foyen

LE TRESORIER Christian ESPLANDIU

LA SECRETAIRE Véronique LAVAUD Présidente de l’Office de Tourisme du Cubzaguais

Président de l’Office de Tourisme d’Arès

LE REPRESENTANT DES DIRECTEURS Bertrand MILLOT Directeur de l’Office de Tourisme de la Juridiction de Saint Emilion

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION LES MEMBRES ELUS Stéphan DELAUX

Il est composé de 12 membres élus, des directeurs des offices de tourisme 3 et 4 étoiles ou dont les statuts obligent à la création d’un poste de directeur (avec accord de leur président) et du président du CDT de la Gironde ou de son représentant, pour une durée de 3 ans. Les membres élus sont désignés lors de l’Assemblée Générale (prochain renouvèlement en 2014). Il se réunit quatre fois par an à l’Office de Tourisme de Bordeaux qui met ses locaux à disposition de l’UDOTSI (ainsi que pour les réunions de formation qualité).

Président de l’Office de Tourisme de Bordeaux ****

Christian ESPLANDIU Président de l’Office de Tourisme d’Arès**

Robert GAY Président de l’Office de Tourisme de Cœur de Médoc*

Daniel LATASTE Administrateur à l’Office de Tourisme de l’Entre Deux Mers***

Véronique LAVAUD-BRONCHAL, Présidente de l’Office de Tourisme du Cubzaguais**

Michel MAUMONT, Président de l’Office de Tourisme du Pays Foyen**

L’Assemblée Générale a lieu une fois par an le même jour que la bourse aux dépliants.

Yvette MAUPILÉ Administratrice d’Arcachon Expansion***

Eric PUJOS Président de l’Office de Tourisme du Lussacais

4 postes non couverts actuellement.


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L’EQUIPE LES MISSIONS

Véronique DARMAILLACQ - ASSISTANTE CONSEIL 05 56 52 34 39 v.darmaillacq@udotsi33.fr Conseil aux offices de tourisme en matière juridique Aide sur le droit du travail, droit social Information pour la création d’un office de tourisme Assistance pour les dossiers de classement en relation avec la préfecture Animation du dossier Pistes de Robin Organisation de la Bourse aux dépliants et de l’AG Suivi administratif des bureaux et du Conseil d’Administration Gestion des cotisations Suivi des demandes de subvention de l’UDOTSI Gestion comptable de l’association

Cédric NAFFRICHOUX - ANIMATEUR QUALITE 05 56 44 01 94 c.naffrichoux@udotsi33.fr Animation de la démarche qualité collective de Gironde Formation qualité des offices de tourisme de Gironde Travail sur le terrain avec les équipes des offices de tourisme Réalisation d’évaluations et audits Coordination de l’opération Générosité de l’accueil Organisation de la Bourse aux dépliants et de l’AG Gestion de la communication de l’UDOTSI (Sites Internet, Facebook) Formation qualité des offices de tourisme d’Aquitaine Membre du Conseil d’Administration et du Bureau d’Offices de Tourisme de France Président de la Commission Nationale qualité et développement durable


LE POLE APPUI-CONSEIL La diversité des questions posées à l’UDOTSI chaque année est forte : certaines trouvent une réponse rapide, d’autres nécessitent la constitution de dossiers complets. Avec 900 demandes par an trai-

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Par ailleurs, le nouveau classement des offices de tourisme en catégories nécessite actuellement une attention particulière pour aider les offices de tourisme à constituer leurs dossiers avant leur transmis-

L’appui-conseil est la mission première de l’UDOTSI depuis la création de l’association tées, l’appui-conseil est la mission première de l’UDOTSI depuis la création de l’association. L’ouverture d’un office de tourisme, le choix de statuts adaptés, la gestion du personnel, sont autant de domaines qui nécessitent une aide juridique.

sion à la préfecture. En outre, aider son réseau c’est avant tout connaître son réseau. Des enquêtes régulières sont donc menées et une cartographie des offices de tourisme de Gironde est mise à jour annuellement.

Pour des réponses les plus pertinentes possibles nous vous conseillons d’envoyer vos demandes par mail à

contact@udotsi33.fr 05 56 52 34 39 Lundi 14h-17h30 Du mardi au jeudi 10h-12h/14h-17h30 Vendredi 10h-12h

900 DEMANDES PAR AN


LE POLE É T I L A U Q E H DEMARC

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L’amélioration continue comme but premier A travers l’animation qualité, ce n’est pas l’obtention d’une marque ou d’un label que recherche à tout prix l’UDOTSI Gironde. Il s’agit plutôt d’apporter des outils à chaque structure pour mieux s’organiser avec pour finalité l’amélioration du service au client. Tous les points d’informaen tion du département peuvent cependant valider les améliorations réalisées par l’obtention du label Générosité de l’accueil : celuici garantit que tout est mis en œuvre pour un accueil et une information optimums des touristes.

avant tout la direction qui doit être la source de motivation de l’équipe. 10 années d’expérience d’animation collective, grâce au soutien du Conseil Général de la Gironde, permettent au réseau de bénéficier d’une aide sur mesuun accompagnement sur mesure re, adaptée à chaque situation. Chaque office fonction du projet de chacun de tourisme a la garantie d’avoir accès à des outils et documarque nationale QUALITE ments types éprouvés sur le site TOURISMETM : ce référentiel www.otqualite33.com. C’est aussi concerne l’ensemble des missions d’un office de tourisme et donne la un moyen d’aborder plus sereinement le nouveau classement des priorité à une évaluation de l’orgaoffices de tourisme. nisation managériale. C’est donc Pour aider les offices de tourisme et les syndicats d’initiative à l’obtenir, l’UDOTSI propose des formules d’accompagnement abordables (voir ci-dessous) . D’autres offices de tourisme souhaitent plutôt s’orienter vers la

POURQUOI UN ACCOMPAGEMENT PAYANT ?

5 niveaux d’accompagnement Niveau 1

6 journées d’accompagnement sur site + 3 journées à l’UDOTSI + plan de formation illimité + tests clients mystères

420€

Niveau 2

1 journée d’accompagnement sur site + 1 journée à l’UDOTSI + plan de formation illimité + tests clients mystères

280€

Niveau 3

Suivi des OT ayant obtenu la marque QUALITE TOURISMETM + plan de formation illimité + tests clients mystères

205€

Niveau 4

Débutant année 2 - 1/2 journée d’audit sur site + 2 journées de formation + tests clients mystères

150€

Niveau 5

Débutant année 1 - 1/2 journée d’évaluation sur site + 2 journées de formation + tests clients mystères

100€

C’est le principe de la démarche qualité collective depuis 2002. Plus l’Office de Tourisme désire un accompagnement important, plus les déplacements engendrent des frais pour l’UDOTSI. Faire appel à l’animateur qualité de l’UDOTSI évite aux offices de tourisme d’être accompagnés par un cabinet conseil coûteux. En outre, l’accès au plan de formation est illimité. Chacun choisit une formule d’accompagnent en fonction de ses objectifs.


LE POLE ANIMATION DU RESEAU

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depuis quelques années, avec risme sont-elles encore nécessaiLa bourse aux dépliants est un l’Assemblée Générale de l’UDOTSI. res ? » rendez-vous incontournable dans Cette dernière se veut également D’autres temps de partage sont l’année, attendu par tous. Non seuaussi proposés par l’UDOTSI Gironlement parce que la forte progresun temps d’échange professionnel de tels que les groupes de travail sion d’Internet ne supprime pas dynamique avec des thèmes represouvent organisés tout besoin de documentation chez le Chaque office de tourisme, quelque sous la forme de petits-déjeuners. Deux client, mais aussi parce soit sa taille, a sa place dans le réseau d’entre eux ont perqu’il s’agit d’une jourmis la création de l’onée de rencontre et nant les préoccupations fortes du pération Générosité de l’accueil et d’échange entre les équipes. du projet collectif Les Pistes de RoOrganisée sur le territoire d’un réseau. Plusieurs ont d’ailleurs fait date tels que « les conseillers en bin (voir plus loin). office de tourisme ayant fait acte Un esprit réseau que l’UDOTSI de candidature, Alain VIVIEN a séjours sont-ils des vendeurs ? » ou « les statistiques en offices de touentend bien cultiver. souhaité qu’elle soit couplée,

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PROFESSIONNELS REUNIS POUR LA BOURSE AUX DÉPLIANTS


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 L’opération générosité de l’accueil A la fin de l'année 2008, à l'initiative de son Président Alain VIVIEN, l'UDOTSI Gironde inaugurait les groupes de réflexion organisés sous la forme de petits déjeuners, qui se sont avérés très efficaces. Au cours de l'un d'entre eux, Valérie BUGADA-JEAN (Soulac sur Mer) suggérait une action où les offices de tourisme iraient à la rencontre des vacanciers et Christian ESPLANDIU (Arès) s'écriait "Et pourquoi pas 52 week-ends offerts par 52 offices de tourisme ?". L'opération était née. Lorsque quelques mois plus tard la campagne de promotion "La Gironde, le plein de plaisirs" et son fameux point G furent présentés, c'est en toute logique que cette action devint une déclinaison du G comme "Générosité de l'accueil". Depuis, les chiffres parlent deux mêmes : 2009 Deux week-ends sur le terrain, un en juillet et un en août, 52 week-ends offerts et 5200 participations au concours. 2010 Opération du 1er juillet au 31 août, 49 week-ends offerts ainsi qu'une semaine en Thalasso à Arcachon, 11200 participations et accueil sur 150 sites et manifestations. Accueil du Tour de France à Pauillac. 2011 Action du 15 juin au 30 septembre, 60 week-ends offerts et une semaine sur la Route des vins en Graves et Sauternes, 18200 participations au concours, 160 partenaires. Grande opération commune à Bordeaux Fête le Fleuve. 2012 Opération du 15 juin au 30 septembre, 51 week-ends offerts et une semaine de découverte du vignoble de Bourg en Gironde, 150 partenaires, 25000 participations au concours. Grande opération commune à Bordeaux Fête le vin. 2013 Opération du 8 juin au 30 septembre, 48 séjours offerts et une semaine en Sud Gironde. Lancement à la Grande Dune du Pilat.

 La bourse aux dépliants La bourse aux dépliants est organisée en partenariat avec le CDT de la Gironde depuis 22 ans. Elle a pour but principal l’échange de documentation entre offices de tourisme ainsi que les grands réseaux partenaires. Pour en faciliter sa gestion, l’UDOTSI a mis en place un tableau en ligne des commandes permettant un gain de temps pour chaque structure participante. Chaque année, c’est aussi l’occasion de découvrir le territoire de l’Office de Tourisme partenaire.


 Les pistes de robin Ce projet collectif a permis de développer une véritable offre à destination des familles sur toute la Gironde. Chaque office de tourisme participant propose ainsi un livret permettant aux enfants accompagnés de leurs parents de découvrir le patrimoine architectural ou naturel. Jeux et énigmes permettent une approche ludique, accompagné par Robin d’un site à l’autre du département. Le site www.surlespistesderobin.com permet de découvrir tous les parcours.

 Partenariat Grande Dune du Pilat En 2013, l’UDOTSI Gironde a signé un partenariat avec le Syndicat Mixte de la Grande Dune du Pilat qui permet aux offices de tourisme de Gironde d’aller faire la promotion de leur territoire sur ce site classé et protégé, Grand Site de France, qui accueille un million et demi de visiteurs par an.

POLE N O I T A C I N U COMM Un site Internet pro : www.generosite-accueil.com S’il permet de mettre en avant l’opération Générosité de l’accueil auprès du grand public, il est avant tout un espace ressource pour les offices de tourisme. Une page Facebook Revue du presse du réseau et actualité de l’UDOTSI suivi bientôt par 750 professionnels

Un compte Twitter Suivi par 500 professionnels

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ÊTRE CENTRE DE RESSOURCE POUR LES OFFICES DE TOURISME ET LEURS ELUS LOCAUX Lors de la création de nouveaux offices de tourisme, de la fusion d’offices de tourisme ou de la mutation de syndicats d’Initiative en offices de tourisme, l’UDOTSI Gironde peut accompagner les techniciens des collectivités ainsi que les élus, pour les éclairer dans le choix. L’UDOTSI Gironde n’a pas vocation à organiser les territoires touristiques mais à accompagner les élus locaux lorsque ces derniers en ressentent le besoin en s’appuyant, si possible, sur les chargés de missions touristiques territoriaux. Le schéma départemental d’aménagement et de développement touristique sert de cap. L’UDOTSI apporte

L’UDOTSI Gironde n’a pas vocation à organiser les territoires touristiques mais à accompagner les élus locaux lorsque ces derniers en ressentent le besoin son expertise en matière d’organisation des missions des offices de tourisme telles que définies dans le code du tourisme. Elle aide à la définition du statut le plus adapté au projet de développement touristique local et met l’accent sur les contraintes inhérentes en matière de droit social, de gestion comptable et de management. La création de l’Office de Tourisme de Médoc Océan (fusion Carcans - Hourtin - Lacanau), le ré-amanagement et la mutation de l’Office de Tourisme de Bourg en Gironde ou la transformation du Syndicat d’Initiative de Branne Entre Deux Mers en Office de Tourisme du Brannais sont autant d’exemples d’accompagnement de terrain, au plus proche des structures qui avaient besoin de conseils.


R E R É H D A I O U POURQ ? E 11 D N O R I G I S T O A L’UD Adhérer à l’UDOTSI Gironde ce n’est pas qu’une cotisation à une organisation professionnelle. C’est surtout rejoindre des femmes et des hommes passionnés par leur métier ou bénévoles dans l’âme, qui œuvrent pour le développement économique des territoires. Ce qui compte avant tout c’est l’esprit réseau et l’échange d’expérience pour progresser ensemble Alain VIVIEN, Président de l’UDOTSI Gironde L’ADHESION A L’UDOTSI GIRONDE C’EST : Une représentation auprès des instances départementales, régionales et nationales Bénéficier de conseils de qualité pour le fonctionnement quotidien de sa structure Avoir une assistance permanente pour son office de tourisme et sa collectivité de tutelle Accéder à une veille juridique et sociale parfois complexe à mettre en œuvre Pouvoir s’inscrire dans la démarche qualité collective qui fait la force du réseau depuis plus de 10 ans Participer à des opérations d’envergure pour promouvoir le rôle des offices de tourisme Avoir accès à des outils pour assurer sereinement ses missions Profiter de l’expérience des autres quelque soit la taille de sa structure Des échanges professionnels constants pour s’adapter à l’évolution du tourisme Mutualiser la résolution des difficultés dans un véritable esprit réseau

MONTANT DES COTISATIONS 2013 La cotisation à l’UDOTSI comprend : • Une part fixe basée sur le classement (ancien ou nouveau) • Une part variable qui dépend du nombre d’équivalents temps plein (ETP) dans la limite de 15 salariés. Classement en étoiles

Part fixe

Part variable ETP (plafond 15)

Classement en catégories

4 étoiles

515,00 €

51,00 €

Catégorie 1

3 étoiles

410,00 €

51,00 €

Catégorie 2

2 étoiles

255,00 €

51,00 €

Catégorie 3

1 étoile

105,00 €

51,00 €

Non classé

105,00 €

51,00 €

Syndicat d’initiative

105,00 €

51,00 €

Syndicat d’initiative

Pour les cotisations qui dépassent de 30% le montant de 2012, celles-ci sont plafonnées à hauteur des 30% d’augmentation. Pour les cotisations dont le montant 2013 est inférieur à celui de 2012, la cotisation est la même qu’en 2012 majorée de 3%.


LES PARTENAIRES DE L’UDOTSI  Le Conseil Général et le CDT Le conseil général apporte une aide financière qui représente 66% de son budget. Il met également à disposition de l’UDOTSI des bureaux au sein du Comité Départemental du Tourisme. Sans son soutien, l’animation de la démarche qualité collective ne serait pas possible. Le CDT est un partenaire de longue date. Alain VIVIEN en est le trésorier et le CDT siège au sein de Conseil d’Administration de l’UDOTSI. Plusieurs opérations communes sont organisées chaque année.

 La Mopa La Mission des Offices de tourisme et Pays d’Accueil touristique d’Aquitaine travaille en collaboration avec l’UDOTSI. Elle gère le plan régional de formation et apporte son soutien en matière de e-tourisme, et de marque de Pays. L’UDOTSI Gironde anime des formations à la qualité pour des groupes d’offices de Tourisme d’Aquitaine.

 Offices de tourisme de France La Fédération Nationale des Offices de Tourisme de France mène des actions auprès des pouvoirs publics pour faire attendre la voie des offices de tourisme. Elle négocie auprès de la Commission Mixte Paritaire et apporte son soutien juridique. Elle anime des commissions de travail avec plus de 80 techniciens issus du réseau pour penser l’Office de Tourisme de demain, mettre en place les programmes Animateur Numérique du Territoire et Metteur en Scène de Territoire, animer la marque QUALITE TOURISMETM. C’est aussi un nouveau site www.tourisme.fr, plus attrayant et plus performant.

 L’Office de Tourisme de Bordeaux Celui-ci met à la disposition de l’UDOTSI sa salle de réunion et son matériel pour l’organisation des conseils d’administration et des formations qualité.

 Le syndicat mixte de la Grande Dune du Pilat Pour la promotion sur le site des offices de tourisme de Gironde.

UNION DE PARTEMENTALE DES OFFICES DE TOURISME ET SYNDICATS D’INITIATIVE DE LA GIRONDE 21 cours de l’Intendance - 33000 BORDEAUX - 05 56 52 34 39 contact@udotsi33.fr / www.generosite-accueil.com

Guide du partenaire 2013  

Le rôle, les missions, le fonctionnement de l'UDOTSI Gironde.

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