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Cartilla Informativa No. 2

V i c e rre ct o r Ă­a Admi ni strati va y Fi nanc i era


1........INTRODUCCIÓN

SUBPROCESO DE PRESUPUESTO........2 NUESTRO COMPROMISO ALCANCE CONTACTOS HORARIOS DE ATENCIÓN

3..........SUBPROCESO DE COMPRAS NUESTRO COMPROMISO ALCANCE CONTACTOS HORARIOS DE ATENCIÓN

TIPS DEL SUBPROCESO DE PRESUPUESTO............4 TIPS DEL SUBPROCESO DE COMPRAS.........................8 RECORRIDO DE UNA APROBACIÓN PRESUPUESTAL............................................................................12 RECORRIDO DE LA GESTIÓN DE COMPRAS.................13 PQRSF.................................................................................................15 CONTÁCTENOS............................................................................16


INTRODUCCIÓN Teniendo en cuenta la evolución en el tiempo mediante los períodos de mejora continua, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera tiene actividades de gestión planificadas formalmente, para proporcionar orientación sobre cada uno de los procesos y subprocesos que conforman el sistema de Gestión de la Calidad VAF.

Los invitamos a la lectura de la cartilla, para que cuenten con la información necesaria y juntos podamos contribuir a un buen desempeño en nuestras gestiones.

Las empresas comparten muchas características con los seres humanos como un organismo social vivo y que aprende, motivo por el cual les presentamos el segundo volumen de la Cartilla Informativa del SGC VAF. En esta edición se ha incluido información que instruye al lector en aspectos referentes a los subprocesos de Presupuesto y Compras, responsables de los procedimientos para la adquisición de bienes y/o servicios en la Universidad de Santander.

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SUBPROCESO DE PRESUPUESTO Sabías que…. El subproceso de presupuesto es el responsable de emitir la Aprobación Presupuestal para dar inicio a una compra, contratación o pago de servicios en la Universidad de Santander.

Elaborar el presupuesto, realizar la ejecución y el seguimiento basado en lo aprobado institucionalmente, para el adecuado manejo de los recursos financieros. El Alcance del subproceso de Presupuesto inicia en la proyección del presupuesto hasta la ejecución y seguimiento del mismo, en las sedes de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta.

Lunes a Viernes 8:00 a.m.

12:00 m.

2:00 p.m.

7:00 p.m.

6 51 65 00 Ext. mavargas@udes.edu.co

1822 - 1821

secretariavaf@udes.edu.co

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auxpresupuesto@udes.edu.co


SUBPROCESO DE COMPRAS Sabías que…

El subproceso de Compras es el responsable de realizar la gestión de compras en la Universidad de Santander.

Gestionar la Adquisición de materiales, muebles, equipos, insumos y servicios, para el desarrollo de las diferentes actividades de la Institución, asegurando el cumplimiento de las especificaciones requeridas de manera ágil y oportuna, mediante la selección, evaluación y reevaluación de proveedores, el análisis y seguimiento a los pedidos realizados.

¿Cómo asegurar

para que la compra cumpla con sus requisitos? ¡Solo el cliente sabe lo que compras no sabe!

El Alcance del subproceso de Compras inicia en la necesidad de adquirir materiales, insumos, equipos y/o servicios y termina con la entrega de la compra en las sedes de Bucaramanga, Valledupar y Cúcuta.

QUÉ NECESITA CÓMO LO NECESITA DÓNDE LO NECESITA CUANDO LO NECESITA

Lunes a Viernes

6 51 65 00 Ext.

8:00 a.m.

12:00 m.

2:00 p.m.

7:00 p.m.

1750 1751 1753 1754 1755

gestioncompras @udes.edu.co

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compras@udes.edu.co

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Toda compra, contratación o pago, debe contar previamente con la aprobación presupuestal.

El solicitante debe remitir la requisición y anexar una cotización actualizada del bien o servicio requerido, la cual se tomará como referencia para la autorización del valor de la ejecución presupuestal; para el caso de las sedes de Cúcuta y Valledupar, estas solicitudes se radicarán únicamente en la Jefatura Administrativa y Financiera.

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Para el trámite de autorización de ejecución presupuestal, se deben anexar todos los documentos que respalden la solicitud en cumplimiento de los requisitos legales e institucionales, contenidos en la Guía Requisitos de Documentos para Aprobación de Ejecución Presupuestal y Pagos VAF-GU-001-UDES.

Las solicitudes deben realizarse en los formatos Vigentes del SGC VAF. Formato de requisición http://sgc-vaf.udes.edu.co/index.php /component/phocadownload/category/86-formatos-presupuesto

Documento equivalente http://sgc-vaf.udes.edu.co/index.php /component/phocadownload/category/94-formatos-gestion-financiera

formato servicios de imprenta http://sgc-vaf.udes.edu.co/index.php /component/phocadownload/category/83-formatos-logistica

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Cada formato debe diligenciarse en su totalidad, de lo contrario colocar N/A en los campos que no Aplican en la respectiva solicitud.

Cada formato debe tener el registro de firmas del responsable del centro de costos que realiza la solicitud. Para casos específicos ver la Guía de requisitos para ejecución presupuestal y pagos.

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Cuando se trate de gastos de viaje, se debe indicar si son Pasajes aéreos o pasajes terrestres, viáticos y/o alojamiento y solicitarlos en requisición individual por cada concepto de viaje.

En cada uno de los conceptos de viaje, indicar el origen y destino, fechas de viaje, mencionar el evento o motivo del viaje, datos generales del viajero (nombre completo, documento de identidad, dirección, teléfono, correo electrónico, número de cuenta bancaria, fecha de nacimiento). Las justificaciones deben ser coherentes a la solicitud, aspecto que se valora al momento de la aprobación.

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Para la autorización presupuestal, la solicitud debe ser realizada mediante Requisición, con quince (15) días de antelación al requerimiento del bien y/o servicio.

Para Solicitudes de compras de bienes o contratación de servicios, especificar claramente lo que se requiere en el campo de la requisición identificado como “DESCRIPCIÓN DEL BIEN, PRODUCTO O SERVICIO”.

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Tener presente que los campos de las especificaciones técnicas y físicas de la solicitud, el valor unitario y el total según cantidades contemplados en la requisición, son necesarios para proceder a la aplicación del procedimiento de Aprobación Presupuestal, la ausencia de esta información es motivo de devolución de las solicitudes.

Las solicitudes de pago de facturas o documentos equivalentes, deben considerar los requisititos solicitados en la Guía de requisitos para ejecución presupuestal y pagos, (http://sgc-vaf.udes.edu.co/index.php/component/phocadownload/category/52-guia-de-presupuesto) ya que cualquier faltante de información o documentación, detiene el registro contable, generando devoluciones, demoras en el pago y/o reprocesos.

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Una vez su solicitud cumpla con los requisitos para trámite de aprobación presupuestal, el tiempo de respuesta es siete días.

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Los tiempos en el procedimiento de Gestion de Compras se consideran hábiles /laborales.

Es importante que en el formato de requisición determinado para las solicitudes de compra, se registre el centro de costo que genera el gasto.

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El procedimiento de gestión de compras da inicio una vez el subproceso de Presupuesto remita la documentación de la aprobación presupuestal asignada.

La cotización y la convocatoria a proveedores empieza una vez se tengan todos los datos de la compra.

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Es necesario que la cotización de referencia que se adjunta a la requisición para solicitar la Aprobación presupuestal, coincida con los valores, características de los productos y/o servicios determinados en el formato de requisición para la compra. Con este documento podemos validar que el producto que se esta cotizando sea exactamente lo que se necesita; que el proveedor esta legalmente constituido y que los valores de los productos se encuentran bien escritos.

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Todos los campos de la requisición deben ser diligenciados para garantizar una comunicación efectiva de los requerimientos de las diferentes compras a ejecutar.

El subproceso de compras informará a cada solicitante las fechas de entrega, el proveedor seleccionado y quedará atento a cualquier retroalimentación que requiera el solicitante.

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Cuando las diferentes compras o pedidos realizados al subproceso de Compras requieren la entrega en un sitio específico, los datos de este lugar deben incluirse en cada uno de los formatos donde se realiza la solicitud, para tenerlos presente en la planeación de la entrega de los mismos.

Para el caso de los PEDIDOS DE INSUMOS DE ASEO, CAFETERÍA, ÚTILES DE OFICINA Y PAPELERÍA, las dependencias deben hacer el pedido los primeros 5 días hábiles de cada mes.

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IMPORTANTE Para nosotros es importante conocer su satisfacción. Participa en el mejoramiento de la compra evaluando la conformidad en las condiciones de entrega, cumplimiento de las especificaciones y funcionamiento, al correo comprasgestion@udes.edu.co

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Antes de dar inicio a una compra en la Universidad de Santander, se debe tener presente que:

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Inicio

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Identificaciรณn de la necesidad

Solicitud de aprobaciรณn presupuestal

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Notificaciรณn de aprobaciรณn o rechazo presupuestal

Remisiรณn al respectivo proceso/subproceso.

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Fin

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Inicio

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Recepción de la Requisición

Validación de la información

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Solicitud de la información faltante

Realización de la convocatoria

Selección de la mejor opción de compra

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Gestión de compra Recepción / entrega de las compras

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Evaluación de la satisfacción

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Fin

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S

Sabias que los procesos y subprocesos del

SGC - VAF, disponen de esta opción en la página del SGC - VAF

http://sgc-vaf.udes.edu.co para expresar su conformidad, para comunicar sugerencias, para mejorar el servicio o para informar situaciones, actuaciones que afecten la calidad del servicio o el desempeño de los procesos y/o subprocesos o del Sistema de Gestión de Calidad.

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Tel. 7 - 6 51 65 00 Ext. 1810 - 1811 - 1814 Bucaramanga Correo Electrรณnico: sgc-vaf@udes.edu.co Consulte nuestra web: http://sgc-vaf.udes.edu.co

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Revista SGC-VAF vol.2