Page 1

Constitution of UCD Science Society Name There shall be a society named UCD Science Society, otherwise known as UCD Science Soc. Objectives The objectives of the Society shall be 1. To foster a better sense a community for students of University College Dublin interested in Science. 2. To aim to raise funds for Our Lady's Children's Hospital, Crumlin. The funds are to be donated at the end of every third term of the academic year. Membership The  membership  of  the  society  shall  be  open  to  all  students,  staff  and  graduates  of  the University,  and  patrons  of  the  Society.  Membership  shall  be  obtained  by  paying  the  appropriate membership fee and by registering on the Society's records. Committee There  shall  be  a  Committee of the Society which, subject to this Constitution and to decisions of the  General  Meetings  of the  Society,  shall  be  the  governing  body of  the  Society.  The  aim  of  the Committee  is  to  ensure  the effective  operation of the Society  to best fulfil the Objectives outlined by this Constitution. The Committee shall consist of two main bodies, the senior and ordinary committee members. ● The Senior Committee shall consist of: ○ The Auditor ○ The Treasurer ○ The Webmaster ○ The Secretary ○ The UCD Students' Union Science representative or equivalent ●

The Ordinary Committee shall consist of : ○ Two first year representatives ○ Three second year representatives ○ Three third year representatives ○ Two fourth year representatives

If a  case  arises  where  one  or  more  of  these  positions  cannot  be  filled  by  a  member  in  the appropriate  year,  additional  Ordinary  Committee  Member(s)  can  be  elected  to  fill  the  vacant position(s) through Committee vote outlined in this Constitution.

Meetings Meetings of  the  Committee  shall  be  convened  by  the  Auditor  or  by  the  requisition  of  any  four members   of  the  Committee.  Notice  of  any  such  requisitioned   meeting  shall  be  given  to  all members of the Committee at least 24 hours before the time of such meeting. The quorum of any such meetings shall be five members. Each  of  the Committee  Member  shall  have  one  equal  vote  regarding each matter brought to the Committee.  Decisions  shall  be  made  based  on  a  majority  vote.  If  the  votes  are  split  evenly  the deciding vote will be cast by the Auditor. The Officers ● The Auditor There  shall  be  an  Auditor  who  shall  be  the  chief   of  the  Society.  The  Auditor  shall  be entitled  to  preside  at all General  Meetings  of  the  Society  and  at  all  committee  meetings. At meetings of the Committee, the Auditor shall have a deliberative and casting vote. To  be  eligible  for  nomination for election to the position of Auditor of the Society, a person shall  have  been  a  Committee  Member  of  the  Society  for  at  least  two  consecutive semesters  in  the  previous  four  years  prior  to  the  date  of  the  Annual General  Meeting  at which the election will be held. ●

The Treasurer There shall be a Treasurer of the Society. The duties of the Treasurer shall include; ○ Managing the financial affairs of the Society ○ In   association  with  the  Senior  Treasurer,  maintaining  and  operating  a  bank account in the name of the Society. ○ Reporting  to   each  meeting  of  the  Committee  on  the  state  of  the  Society's finances ○ In   cooperation  with  the  Senior  Treasurer,  preparing  an  annual  report  on  the financial transactions of the Society. ○ Presenting  an  Annual  Financial  Report  to  the   Annual  General  Meeting  of  the Society. At meetings of the Committee, the Treasurer shall have a deliberative vote.

The Webmaster There shall be a Webmaster of the Society. The duties of the Webmaster shall include; ○ Maintaining and operating the website of the Society ○ Maintaining the presence of the Society on popular social networks ○ Providing the members of the Senior Committee with Society email accounts ○ Maintaining the accounts of the Society for online services ○ In   association  with  the  Secretary,  undertake  the  correspondence  of  the

○ ○ ○ ○

Committee with the members of the Society Maintain all records of the Society Provide access to all records of the Society to the Committee Provide access to the Society's public records to all members Keeping a Roll of the members of the Society

At meetings of the Committee, the Webmaster shall have a deliberative vote. ●

The Secretary There shall be a Secretary of the Society. The duties of the Secretary shall include; ○ Attending  and  recording  the  minutes  of  all  meetings  of  the  Society  and  its Committee ○ Forwarding  the  recorded  minutes  to  the  Webmaster  and  the   Auditor  in  a  timely fashion ○ Undertaking  the  correspondence  of  the  Society as directed by the Auditor and the Committee ○ In association with the Webmaster, maintain all records of the Society ○ To  secure  a suitable location for and give due notice of all meetings of the Society to its Committee At meetings of the Committee, the Secretary shall have a deliberative vote.

The UCD Students' Union Science representative or equivalent There  shall  be a Students’ Union representative of the Society. This representative will be automatically   elected  to  the  Senior  Committee  following   their  election  to  the  Students’ Union  Executive.  Their responsibilities  will be to correspond between the Students’ Union and its affiliates and the Society to the best of their ability. At  meetings  of   the  Committee,  the  Students’  Union  representative  shall  have  a deliberative vote.

The Ordinary Committee Member There  shall  be  ten Ordinary  Committee Members.  The  duties  of  an  Ordinary Committee Member include; ○ Attending all Committee meetings ○ To see to the day to day operation of the Society as instructed by the Committee ○ To promote the Society and to help fulfill the Objectives of the Society Ordinary Committee Members are selected by the Senior Committee At  meetings  of   the  Committee,  each  Ordinary  Committee  Member  shall   have  a deliberative vote.

The Vice­Auditor There  shall  be  a  Vice­Auditor  of  the  Society and shall be selected by the Auditor from the members of the Senior Committee. The duties of the Vice­Auditor shall include; ○ Act as advisory and support for the Auditor ○ Act  in  the  Auditor’s place  if  the  Auditor  is  unable  to  perform  the  duties  laid out  by the Constitution At  meeting   of  the  Committee,  the  Vice­Auditor  does  not   have  an  additional  vote,  apart from the vote of the original position on the Committee.

The Senior Treasurer There  shall  be  a  Senior  Treasurer  of  the  Society.  The  Senior  Treasurer  shall  be chosen by  the  Committee  from  among  the  full­time  members  of  the  staff  of  the  University  and shall  have  such  responsibilities  as  are  laid  down  by  the  University  and  this  Constitution. At meetings of the Committee, the Senior Treasurer shall not have a voting right.

General Meetings There  shall  be  at  least  three  General  Meetings  of  the  Society  in the  academic year.  Subject  to the Constitution, the agenda for such meeting shall be arranged by the Committee. The Annual General Meeting of the Society shall be held in the second semester. At this meeting, the  business  conducted  shall  include  the  election  of  the Officers  and  the  delivery  of  the  Annual Reports by the Auditor, Secretary and Treasurer of the Society. An  Extraordinary  General  Meeting  must  be  convened  if  required in writing, by at least 10% of the members of the Society. Notice  of  any  General Meeting  shall  be  given  to  all  members  of  the  Society  at  least five working days before such meeting by means of public media. Motions  for discussion at a General Meeting may be proposed by any member of the Society and must  be  seconded  by  another member of the Society. Notice of any such motions shall be given in such form as decided in advance by the Committee. The  quorum  for  any  General  Meeting,  except  the  Annual  General  Meeting,  shall  be  20  or  one tenth of the membership, whichever is greater. Elections Elections  to  the  offices of  Auditor,  Treasurer,  Webmaster  and  Secretary  shall  take  place  at  the Annual General Meeting of the Society. Prior  to  the  Annual  General  Meeting,  the  Committee  shall  appoint  a  Returning  Officer  who  shall be  responsible  for  the  conduct  of  the  elections.  The  Committee  shall  give  notice  of  such

appointment. The Returning Officer  shall  not  be  a  candidate for any office or membership of the Committee for the following academic year. Nomination  for  the  office  of  Auditor  shall  be  signed  by  15  members  and  two  Committee Members   of  the  Society  and  shall  be  given  to  the  Returning  Officer  at least  two weeks  prior  to the election date. Nominations  for  the  offices  of  Treasurer,  Webmaster  and  Secretary  shall   be  signed  by  10 members  and  one Committee  Member  of the  Society  and given  to the Returning Officer at least one week prior to the election date. To  be  eligible  for  nomination,  a  candidate must have paid the appropriate membership fee of the Society prior to the mid­semester break of the second semester of the academic year. The  Returning  Officer  shall  arrange the  details  of  the  election  which  shall  be carried out using a system of proportional representation. Any vacancy arising in any office or among the members of the Committee, for whatever reason, shall be filled by the Committee. Dismissal from Office No  officer  of  the  Committee shall be dismissed from office unless the following procedures have been carried out: ● Notice   of  a  resolution  to  seek such  dismissal  ,  signed  by  at  least  50  members and two Committee   Members  of   the  Society,  shall be  given  to  the  Auditor  of  the  Society at  least one week prior to a General Meeting at which such resolution will be debated. ● The  Officer  being  in  question  shall  be  notified  by  the  Auditor  on  the  same  day  the resolution has been handed in. ● A  Returning  Officer  shall  be  selected  by  the  Committee  to  handle  the  procedures  of  the General Meeting. ● During  the General Meeting testimonials for both sides will  be heard before a secret ballot is taken ● For  the  member  to  be successfully  removed  from  office  a  two­thirds  majority  vote  must be attained by the attending members. Dismissal of the Auditor In  addition to the previously outlined procedures  of dismissal from Office, the following conditions for the dismissal of the Auditor need to be met: ● Notice  of  a  resolution  to  seek such  dismissal  ,  signed  by at least 75 members and three Committee   Members  of   the  Society,  shall  be  given  to  the  Vice­Auditor  of  the Society  at least one week prior to a General Meeting at which such resolution will be debated. ● In  case  of  dismissal,  the  Vice­Auditor  shall  take on the responsibilities of the Auditor, and the  previous   Office  of  the  Vice­Auditor  shall  be  fulfilled  by  one  Ordinary  Committee

Member, chosen by the new Auditor. ● The new Auditor shall appoint a new Vice­Auditor, according to this Constitution. General There shall be a membership fee of the Society, fixed by the Committee from time to time. The  Society  shall  seek  to  gain  and  retain  the  status  of  Recognised  Society  within  University College  Dublin.  To  this  end,  the  Society  shall  comply  with  all  reasonable  requests  from  the Academic Council of University College Dublin or its Officers. The  Societies  Officer  of  the  University  shall  have  the  right  to  examine  the financial accounts  of the  Society  at any  time  and  to this end shall be  a signatory on the bank mandate. This action will not be taken without informing the Auditor. The  Society  shall  respect  its  members’  privacy  and  shall  not disclose any  data or information to any  third  party.  This  does  not include  the  name  and  registration  number of each active member registered with the Society, required by and only disclosed to University College Dublin. This  Constitution  shall come into effect when it has been approved by two thirds of the members of the Society present at the General Meeting specially convened to consider this matter. Notice  of  a  proposal  to  seek  an  amendment  to  this Constitution shall be given to all members at least  seven  days  prior  to  the General Meeting at which such proposal will be considered. Such a proposal must receive the approval of two thirds of the members present at such meeting. Notice  of  any  amendment  which  has  been  duly  approved  shall  be  forwarded  to  the  Recognition Committee of University College Dublin. Appendix Public  records  of  the  society  include  minutes,  and  any  other  documents  the  Committee deems to be a public document. Day  to  day  operation  is  any  and  all  task set out by the Senior Committee such as selling tickets, lecture addressing and postering.

Current Constitution  
Current Constitution  

The current constitution of UCD Science Society.