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ANEXO 5A

Validador Excel

OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN


Temas a tratar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Instructivo para descargar anexo 5A de la pagina SED Habilitar Macros en Excel Encabezado Detalle Validación del archivo Depuración de Inconsistencias Generación del archivo plano Cargue del Archivo Plano Copia de Respaldo IMPORTANTE ¡¡¡ Contactos


1. INSTRUCTIVO PARA DESCARGAR EL ANEXO 5A DE LA PÁGINA DE LA SED Digitar en el Internet Explorer la siguiente dirección de correo: http://matriculabd1.redp.edu.co/C600/ El sistema presentará la siguiente pantalla:

El Usuario es: el código Dane de 12 dígitos del colegio y la clave es: 9912543P

El Sistema desplegará la siguiente ventana:

Se elige la opción Anexo 5A y se da clic en continuar.


1. INSTRUCTIVO PARA DESCARGAR EL ANEXO 5A DE LA PÁGINA DE LA SED

Luego presione la opción, DESCARGUE AQUÍ UN INSTRUCTIVO Y LA PLANTILLA PARA ARMAR ARCHIVO, aquí se descarga la documentación necesaria para el diligenciamiento de la información.


1. INSTRUCTIVO PARA DESCARGAR EL ANEXO 5A DE LA PÁGINA DE LA SED

Ahora el sistema da la opción de guardar el archivo en la carpeta que el usuario elija, SIEMPRE DEBE GUARDAR EL ARCHIVO Y TRABAJAR SOBRE EL QUE GUARDO por que si trabaja sobre el que descarga de la pagina este se almacena en un espacio temporal y perderá toda la información que ingrese, Después de seleccionar destino presione guardar.

El archivo descargado es un archivo comprimido en formato ZIP, que contiene un macro en Excel para el diligenciamiento del Anexo 5A y una presentación en Power Point con este instructivo.


2. Habilitar Macros en Excel Office 2003 o anteriores:

en la ventana emergente de Nivel de Seguridad, Seleccionamos Medio y damos Clic en Aceptar. Cerramos el archivo y volvemos a abrirlo, al abrir presenta la ventana de Advertencia de seguridad en la cual elegimos Habilitar Macros


2. Habilitar Macros en Excel LAS MACROS DEBEN SER HABILITADAS CADA VEZ QUE ABRA EL ARCHIVO

Office 2007 y 2010 Antes de ingresar a la plantilla, debe abrirse Excel y seguir los siguientes pasos: - Botón de Office – Opciones de Excel – Centro de confianza – Configuración del centro de confianza – Configuración de macros


2. Habilitar Macros en Excel • • • •

….Office 2007 y 2010:

• •

1

2

4 3

Botón de Office Opciones de Excel Centro de confianza Configuración del centro de confianza Configuración de macros Deshabilitar todas las macros con notificación (se sugiere, sin embargo esta elección depende del nivel de seguridad deseado)


2. Habilitar Macros en Excel DespuĂŠs de habilitar los macros abra el archivo. En Office 2007 y 2010 le aparecerĂĄ esta notificaciĂłn como una advertencia, oprima Opciones y en la ventana emergente marque Habilitar este contenido. 1

2


DILIGENCIAMIENTO

LAS MACROS DEBEN SER HABILITADAS CADA VEZ QUE ABRA EL ARCHIVO

Este es el archivo en Excel con unas macros diseñadas que facilitan su diligenciamiento y evitan los errores de digitación.

Este archivo debe ser modificado, se debe Copiar su formato para diligenciamiento en otra hoja de calculo, esta herramienta esta diseñada bajos los parámetros requeridos de la información, su alteración o presentación en otro formato evita que la información sea presentada como se requiere y esta será invalida


3. Encabezado Se digita únicamente el código DANE de 12 dígitos

Código DANE errado: Muestra mensaje de error

Código DANE correcto: Se autocompleta la demás información


4. Detalle Se digita la información por estudiante, en las variables que usan codificación específica, se muestra un cuadro emergente con la orientación: IMPORTANTE El Carácter y la Especialidad son exclusivos para los grados 10, 11 y 12. Para los demás grados el Carácter es 0 y la especialidad 00. Si el colegio es Académico para los grados mencionados el carácter es 1 y la especialidad 05, si el colegio es técnico el carácter es 2 y la especialidad es la que ofrece el Colegio

Se puede digitar la información o elegirla de la lista desplegable de la celda:


4. Detalle En la opción Metodología: se debe elegir la modalidad del Colegio, es decir la que quedó estipulada en la licencia de funcionamiento. 1 Educación Tradicional 2 Escuela nueva 3 Post primaria 4 Telesecundaria 5 SER 6 CAFAM 7 SAT 8 Etnoeducación 9 Aceleración del Aprendizaje 10 Programa para Jóvenes en extraedad y Adultos (Decreto 3011) 11 Preescolar Escolarizado 12 Preescolar No Escolarizado/Semiescolarizado 13 SAT presencial

La mayoría de Colegios tienen educación Tradicional, pero es necesario verificarlo contra la licencia.


4. Detalle Tipo Jornada = La jornada en que esta estudiando el alumno del registro Carácter = El carácter que tiene la institución ( Académico, Técnico o no aplica para los grados menores a 9 ) Especialidad = la especialidad con que cuenta la institución para el caso de carácter Académico es Académico solo aplica especialidad para los grados mayores a 9 de lo contrario es no aplica (00) Grupo = Curso en el que esta ubicado el alumno ( 01, A,etc) Ejm. [9 seria 901] (9) en grado y (01) grupo Tipo Documento = Seleccione el tipo de documento que posee alumno, para el caso extranjero (3) Documento = Este NO debe llevar guiones ni comas ni puntos ni separador alguno. Departamento o Municipio = En el lugar de expedición, de residencia y de nacimiento seleccionar del listado el departamento y el municipio para que la macro codifique en la casilla del lado el correspondiente, para el caso de extranjero seleccione extranjero en departamento y en municipio de expedición y nacimiento solamente. Apellidos y Nombres = Estos NO deben llevar tildes, ni apostrofes, ni puntos, ni espacios antes ni después de la ultima o primera letra Fecha nacimiento = debe colocar la información completa así: día, dos cifras (02) mes, dos cifras (05) año, cuatro cifras (1998) e ir separado por (/) Sit _acad_ano_anteior = situación académica año anterior si se marco en repitente (S) en esta casilla debe colocar el por que de la repitencia, (no estudio, reprobó o no culmino estudios).


5. Validación del archivo Cuando se termine de digitar la información de todos los estudiantes se debe hacer clic en el botón “Generar Archivo”

La aplicación procederá a realizar las validaciones y presentará mensajes orientadores para depurar inconsistencias en caso de existir, el tiempo de validación por registro oscila de 5 a 10 segundos según la configuración del computador en que se realice el proceso La validación se hará en forma secuencial por cada tipo de error, y al finalizar si no encuentra mas errores o inconsistencias el validador creara el archivo .txt.


6. Depuración de Inconsistencias… La aplicación procederá a realizar las validaciones y presentará mensajes orientadores para depurar inconsistencias en caso de existir, tales como:


6. Depuración de inconsistencias… La aplicación procederá a realizar las validaciones y presentará mensajes orientadores para depurar inconsistencias en caso de existir, tales como:

Si el alumno que esta ingresando se encuentra en extra edad confirmada, envié la plantilla vía E-Mail (al personal de apoyo asignado a su localidad)especificando en el correo todos los datos de los alumnos que se encuentran en extraedad.


6. Depuración de inconsistencias… La aplicación procederá a realizar las validaciones y presentará mensajes orientadores para depurar inconsistencias en caso de existir, tales como:


6. Depuración de inconsistencias… La aplicación procederá a realizar las validaciones y presentará mensajes orientadores para depurar inconsistencias en caso de existir, tales como:


6. Depuración de inconsistencias… La aplicación procederá a realizar las validaciones y presentará mensajes orientadores para depurar inconsistencias en caso de existir, tales como:


7. Generaciรณn del archivo plano Luego de que el usuario realice las correcciones y se aprueben todas las validaciones, se muestra la siguiente ventana: Se debe seleccionar la ruta donde se almacenarรก el archivo (el nombre se asigna automรกticamente) plano a enviar.

Luego se informarรก mediante esta ventana la creaciรณn exitosa del archivo:


7. Generaci贸n del archivo plano En la ruta seleccionada en el punto anterior debe estar el archivo plano generado:

El nombre del archivo se construye autom谩ticamente con el c贸digo Dane de 12 d铆gitos. ** Por favor no modifique este nombre de archivo **


8. Cargue del archivo plano Después de confirmar que el archivo generado por la plantilla del validador corresponde con el código Dane de 12 dígitos del colegio, se ingresa a la página de la SED http://matriculabd1.redp.edu.co/C600/ . El Usuario es: el código Dane de 12 dígitos del colegio y la clave es: 9912543P

El Sistema desplegará la siguiente ventana:

Se elige la opción Anexo 5A y se da clic en continuar.


8. Cargue del archivo plano Luego se elige la opci贸n examinar, para cargar el archivo plano.

El sistema da la opci贸n de elegir la carpeta donde se encuentra el archivo plano y permite seleccionar el archivo grabado.


8. Cargue del archivo plano y Copia de Respaldo Elegir enviar archivo.

Después de que el archivo fue cargado exitosamente es necesario enviar una copia del archivo .txt generado al correo sedanexo5a@gmail.com, lugar en el cual quedara la copia de respaldo de su información, si este correo no es enviado el proceso no ha finalizado y usted no tendrá soporte de la elaboración del anexo 5A, de este correo no abra respuesta positiva solo en caso de que lo que envía no corresponda a lo esperado. Si el archivo cargado en el aplicativo tiene fallas su copia de respaldo almacenado en el correo sirve como Backup de su proceso.


La plantilla NO debe ser modificada, NO se debe Copiar su formato para diligenciamiento en otra hoja de calculo, esta herramienta esta diseñada bajos los parámetros requeridos de la información, su alteración o presentación en otro formato evita que la información sea presentada como se requiere y esta será invalida

1. No olvide validar las macros cada vez que abra su archivo, esto para que las ayudas de la plantilla se desplieguen, sean visibles y lo guíen en el correcto diligenciamiento.

2. El Carácter y la Especialidad son exclusivos para los grados 10 ,11 y 12. Para los demás grados el Carácter es 0 y la especialidad 00. 3. Si el colegio es Académico para los grados 10, 11 y 12 el carácter es 1 y la especialidad 05, si el colegio es técnico el carácter es 2 y la especialidad es la que ofrece el Colegio 4. Por favor no modifique el nombre de archivo que genera la plantilla a menos de que este seguro de que no coincide con su código Dane de 12 Dígitos 5. Recuerde digitar los nombres y apellidos de los estudiantes en mayúsculas sin tildes , guiones, ni apostrofes, y los documentos de identidad no llevan puntos ni guiones


CONTACTOS En caso de tener algún problema con el proceso, la plantilla o el cargue de la información por favor escribir a: Ingeniero Camilo Gutiérrez sedanexo5a@gmail.com Tel: 3241000 Ext. 4111

Cada correo electrónico que envié al apoyo de su localidad o al enviar el archivo de respaldo debe cumplir con este protocolo en el espacio del asunto

Protocolo Correo Electrónico: en el Asunto ( Localidad( Bosa) - Nombre colegio( instituto

xxxxx) - Anexo 5A)

Preparo

Ing. Camilo Gutiérrez

instructivo  

instructivo

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