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Virtuanl | Sistema de Aprendizaje en Línea Tecnología de la Información y de la Comunicación I Lectura 3.3 Herramientas Especiales de Excel

Lectura 3.3 Herramientas Especiales de Excel

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3.3 HERRAMIENTAS ESPECIALES 3.3.1 APLICACIONES EN LA HOJA DE CÁLCULO Las aplicaciones en Excel de mayor uso son, entre otras, ordenar datos en forma ascendente y descendente; rellenar datos hacia la derecha, izquierda, arriba y abajo; series y borrar todo, contenidos y formatos. Para lo anterior utiliza de la Cinta de opciones Inicio, del grupo Modificar, la opción que requieras.

A.- Ordenar La opción Ordenar se emplea para darle mayor presentación a los datos que se encuentra en una Hoja de cálculo, los datos numéricos se pueden ordenar de menor a mayor o de mayor a menor, los datos alfanuméricos se pueden ordenar en forma alfabética de la “A” a la “Z” o bien de la “Z” a la ”A”. Procedimiento para Ordenar 1. Coloca el cursor en la celda de la columna a ordenar. 2. Se da clic en el botón de comando Ordenar y filtrar. 3. Se selecciona la opción Ordenar de menor a mayor u Ordenar de mayor a menor.

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B.- Rellenar La opción Rellenar se emplea en una hoja de cálculo para capturar datos que tienen una secuencia repetitiva o en un formato determinado; los datos alfanuméricos solo se pueden rellenar en forma repetitiva, pero los datos numéricos se pueden rellenar de varias formas: con el mismo número, con un incremento (con la opción Serie…), con fechas y horas.  Con un mismo número Procedimiento para Rellenar con un mismo número: 1. Se coloca el cursor en la celda del dato a rellenar. 2. Se selecciona la celda y las celdas a rellenar. 3. Se da clic en el botón de comando Rellenar. 4. Se escoge la opción de Hacia abajo, Hacia la derecha, Hacia arriba o Hacia la izquierda. Nota: El relleno de celdas también se puede efectuar con el botón de relleno de la celda activa.

 Con incremento Procedimiento para Rellenar con incremento: 1. Se captura el dato a rellenar. 2. Se seleccionan las celdas que se desean rellenar. 3. Se da clic en el botón de comando Rellenar, en la opción Series… 4. En la ventana de diálogo escribe el incremento. 5. Opcional, incluye el número límite hasta el que llegará la serie. El relleno de celdas con incremento también se puede efectuar con el botón de relleno, seleccionando previamente los dos primeros números de la serie para indicar el patrón de relleno (incremento).

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C.- Borrar La opción borrar se emplea para modificar o eliminar el contenido de las celdas en la Hoja de cálculo, se pueden borrar los contenidos sin modificar el formato de las celdas, se puede borrar el formato sin modificar el contenido de las celdas y se puede borrar el contenido y el formato de las celdas. Procedimiento para Borrar el formato 1. Selecciona las celdas a Borrar el formato. 2. Se da clic en el botón de comando Borrar. 3. Selecciona la opción Borrar formatos. D.- Comentarios Un comentario se emplea para colocar una nota en una celda que sirva para documentar su contenido, se puede configurar el comentario para que siempre este visible o bien ocultar el texto y solo mostrarlo al poner el puntero del mouse sobre la celda. Para lo anterior se utiliza de la Cinta de opciones Revisar, del Grupo Comentarios, la opción Nuevo comentario. Procedimiento para colocar un Comentario. 1. 2. 3. 4. 5.

Selecciona la celda en la que se desea colocar el comentario. Se da clic en la Cinta de Opciones: Revisar. Selecciona el botón de comando Nuevo comentario. Se escribe el texto que contendrá el comentario. Se configura la visualización del comentario (Opcional).

Aparecerá un pequeño triangulo de color rojo en la parte superior derecha de la celda al colocar un comentario.

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E.- Gráficos Los gráficos se emplean para visualizar de forma más clara los datos contenidos en una Hoja de cálculo. Permite realizar un análisis rápidamente de la información contenida para facilitar la toma de decisiones. Existen diferentes tipos de gráficos que se pueden utilizar en Excel. Para agregar un gráfico en una hoja de cálculo se selecciona de la cinta de opciones Insertar, del Grupo Gráficos, el gráfico que desees. a.- Tipos de gráficos  Columna: Se utiliza para mostrar comparativos de la serie de datos en forma vertical.  Línea: Se utiliza para representar más de una serie de datos y es utilizada para ilustrar tendencias.  Circular: Se utiliza para mostrar las proporciones de las partes graficadas con respecto a un todo.  Barra: Se utiliza para mostrar comparativos de la serie de datos en forma horizontal. Procedimiento para Insertar un Gráfico. 1. Selecciona las celdas a graficar, puedes incluir el titulo de la columna para que lo agregue al gráfico como título y leyenda. 2. Se da clic en la Cinta de Opciones: Insertar. 3. Selecciona el tipo de gráfico. 4. Selecciona el Diseño del gráfico. 5. Se selecciona el Estilo de diseño. 6. Se da clic en el botón de comando Mover gráfico para ubicar el gráfico como un objeto o como una hoja nueva. Nota: Al diseñar un gráfico, la primera columna de datos que contiene la hoja de cálculo, Excel la toma como referencia para el Eje horizontal (Categorías).

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b.- Diseño del gráfico Después de elaborar un gráfico en la hoja de cálculo puedes seleccionar otro tipo de diseño, cada uno contiene diferentes componentes, basta con dar un clic sobre el gráfico y aparecerá la Cinta de opciones Herramientas de gráficos con las cintas de Diseño, Presentación y Formato. En el grupo Diseño de gráficos, selecciona de entre los 10 diseños de gráficos que te ofrece Excel.

c.- Estilo de diseño El estilo de diseño contiene diferentes combinaciones de colores de las series, basta con dar un clic sobre él y aparecerá la Cinta de opciones: Herramientas de gráficos y en el Grupo Estilo de diseño selecciona el que desees.

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d.- Ubicación Después de elaborar un gráfico en la hoja de cálculo, puedes seleccionar el lugar en donde se colocará, en una Hoja nueva o como objeto en la Hoja de cálculo, basta con dar un clic sobre él y en la Cinta de opciones: Herramientas de gráfico, en el Grupo Ubicación, selecciona el lugar en donde deseas ubicar el gráfico.

e.- Seleccionar datos Una vez elaborado el gráfico, puedes modificar algunos de sus elementos. Si deseas modificar los datos a graficar, basta con dar un clic sobre el gráfico, en la Cinta de opciones Herramientas de gráfico, en la cinta Diseño, y en el Grupo Datos, da clic sobre el botón de comando Seleccionar datos, aparecerá una ventana de dialogo que te permite seleccionar los nuevos datos.

También después de elaborar un gráfico en la hoja de cálculo se pueden modificar los datos que lo formarán, se pueden aumentar o disminuir el rango de celdas.

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f.- Componentes de un gráfico Los componentes que pueden incluirse en un gráfico varían de acuerdo al diseño de grafico utilizado. A continuación se muestran los más comunes con una breve explicación de cada uno de ellos. 1. Área del gráfico: Es toda el área que abarca todos los componentes del gráfico. 2. Área de trazado: Es el área que contiene solo el tipo de gráfico utilizado. 3. Título del gráfico: Es el título principal del gráfico, aparecerá centrado en la parte superior. 4. Título del eje horizontal (Categorías): Es el título que aparecerá junto al eje de categorías X. 5. Título del eje vertical (Valores): Es el título que aparecerá junto al eje de valores Y. 6. Eje horizontal (Categorías): Son escala de datos que se va a graficar en el eje X. 7. Eje vertical (Valores): Son escala de datos que se va a graficar en el eje Y. 8. Series: Son las columnas de datos que se están graficando. 9. Leyenda: Son los letreros que definen el nombre de la serie se está graficando. 10. Líneas de división: Son líneas horizontales que ayudan a visualizar los valores del eje Y. 11. Etiqueta de datos: Son los datos que representan las columnas de

datos

a

graficar.

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F.- Inmovilizar / Movilizar Paneles. Cuando la captura de información en una Hoja de cálculo es extensa como la que se emplea en una base de datos, es necesario dejar fija una serie de filas, columnas o ambas que faciliten la introducción de datos, para ello se utiliza la opción Inmovilizar / Movilizar paneles que se encuentra en la cinta de opciones Vista, en el grupo Ventana. a) Inmovilizar/Movilizar Filas

Procedimiento para Inmovilizar Filas. 1. Se da clic en la etiqueta de Fila deseada. 2. Se da clic en la Cinta de Opciones: Vista. 3. Se da clic en el botón de comando: Inmovilizar. 4. Se selecciona la opción Inmovilizar paneles. b) Inmovilizar/Movilizar Columnas Procedimiento para Inmovilizar Columnas. 1. Se da clic en la etiqueta de Columna deseada. 2. Se da clic en la Cinta de Opciones: Vista. 3. Se da clic en el botón de comando: Inmovilizar. 4. Se selecciona la opción Inmovilizar paneles. Para desactivar la inmovilización de paneles en Filas y Columnas selecciona de la cinta de opciones Vista, en el grupo Ventana la opción de Inmovilizar, Movilizar paneles.

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c) Inmovilizar/Movilizar Filas y Columnas Procedimiento para Inmovilizar Filas y columnas. 1. Se da clic en la celda deseada. 2. Se da clic en la Cinta de Opciones: Vista. 3. Se da clic en el botón de comando: Inmovilizar 4. Se selecciona la opción Inmovilizar paneles. Nota: Para desactivar la inmovilización de paneles en Filas y Columnas selecciona de la cinta de opciones Vista, en el grupo Ventana la opción de Inmovilizar, Movilizar paneles.

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G.- Base de datos La información que se introduce en una Hoja de cálculo normalmente se captura en forma de Tabla, esta estructura permite que los datos se comporten como una base datos y tenga compatibilidad con otros tipos de software de aplicación que manipulen bases de datos como son Access, Visual Basic, Word, etc. En esta sección se mencionan conceptos básicos de una base de datos y algunas de sus aplicaciones. a.- Conceptos 1. Fila de encabezados: Es la primera fila de la tabla que se emplea para colocar el nombre de cada uno de los campos que forman el registro. 2. Registro: Es cada una de las filas que forman la tabla, está compuesto por varios campos y la totalidad de registros en una base de datos puede ser muy variada. 3. Campo: Es cada una de las columnas que forman la tabla, en cada campo se especifica de manera particular los componentes del registro.

Nota: En el ejemplo anterior el total de campos que forman cada registro es de 6 y el total de Registros que forman la base de datos es de 20, la primera fila de la tabla no se considera como Registro porque es la Fila de Encabezados.

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b.- Filtros Esta opción se emplea para hacer un Reporte de una base de datos, es decir, que de todos los registros de un rango de celdas o de una tabla, únicamente se visualizarán los registros que cumplan con una condición de uno o varios campos que la forman. Para realizar los filtros se utiliza de la cinta de opciones Datos, el grupo Ordenar y filtrar.  Datos numéricos: Para visualizar solo valores específicos dentro de un rango de celdas o de una tabla, utiliza un filtro que te permite determinar una condición de búsqueda. En los datos numéricos las condiciones pueden ser las siguientes:  Por color de fuente  Un valor exacto  A partir de un valor  Un rango de valores (Filtro personalizado)  Datos alfanuméricos: Para visualizar solo valores específicos dentro de un rango de celdas o de una tabla, utiliza un filtro que te permite determinar una condición de búsqueda. En los datos alfanuméricos las condiciones pueden ser las siguientes:  Un texto exacto  Que inicie con…, que termine con…  Un rango de textos (Filtro personalizado)

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Procedimiento para realizar un Filtro. 1. 2. 3. 4. 5.

Se da clic en una celda de la tabla de datos Se da clic en la Cinta de Opciones Datos. Selecciona del grupo Ordenar y filtrar, el botón de comando Filtro. Se selecciona la flecha del encabezado de columna que se va a tomar como referencia. Se selecciona el valor o la condición de búsqueda.

Nota: Para desactivar un filtro, se selecciona la opción Seleccionar todo que aparece en la flecha del nombre de la fila de encabezados. Para desactivar todos los filtros en una tabla se da clic en la cinta de opciones Datos en el botón de comando Filtro.

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TIC Lectura 3.3