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Virtuanl | Sistema de Aprendizaje en Línea Tecnología de la Información y de la Comunicación I Lectura 3.2 Herramientas Básicas de Excel

Lectura 3.2 Herramientas Básicas de Excel

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3.2 HERRAMIENTAS BÁSICAS 3.2.1 FORMATO DE DATOS Excel de manera predeterminada le da una presentación o formato a los datos que se introducen en la Hoja de cálculo al momento de capturarlos, para modificar el formato de cada uno de los datos se utilizan los diferentes Grupos de la Cinta de Opción Inicio. A.- Selección de datos La selección de un rango de celdas, filas o columnas es de suma importancia, ya que permite modificar el formato de las celdas todas a la vez, en lugar de hacerlo una por una. a.- Rango de celdas Un rango de celdas son un conjunto de celdas seleccionadas, éstas pueden estar contiguas (adyacentes) o no contiguas (no adyacentes).  Celdas adyacentes  Se coloca el cursor sobre una celda y presionando el botón izquierdo del mouse se arrastra el puntero hasta la última celda que se desea seleccionar.  Se da clic en una celda, se presiona la tecla Shift y se da clic en la última celda a seleccionar.  Celdas no adyacentes  Se selecciona un rango de celdas adyacentes.  Se presiona la tecla Ctrl y se selecciona otro rango de celdas adyacentes.

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b.- Filas / Columnas  Filas / Columnas adyacentes  Se da clic en el encabezado de la fila/columna y se arrastra el puntero del mouse hasta la fila/columna deseada.  Filas / Columnas no adyacentes  

Se selecciona un rango de filas/columnas adyacentes. Se presiona la tecla Ctrl y se selecciona otro rango de filas/columnas adyacentes.

Nota: La selección de celdas, filas y columnas se puede realizar con el mouse, con el teclado y con la combinación de mouse y teclado. B.- Deshacer / Rehacer escritura. Durante la elaboración de una Hoja de cálculo se pueden cometer errores de captura o de formato al momento de manipular la información, los botones de comando Deshacer / Rehacer escritura que se encuentran en la Barra de herramientas de acceso rápido te permiten deshacer o rehacer los últimos cambios realizados. a.- Deshacer escritura El botón de comando Deshacer se emplea para corregir un error de captura o de formato, al hacer clic sobre él se deshace la última acción que se haya aplicado en Excel, si deseamos deshacer varias acciones solo hay que dar varias veces clic sobre el botón de comando. b.- Rehacer escritura El botón de comando Rehacer se emplea para restaurar la acción que se haya eliminado con la opción Deshacer, al hacer clic sobre él se restablece la última acción que se haya aplicado en Excel, si deseamos rehacer varias acciones solo hay que dar varias veces clic sobre el botón de comando.

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C.- Formato a Grupos a.- Celdas En ocasiones durante el proceso de elaboración de la hoja de cálculo o cuando está terminada pero existen otros requerimientos, puedes necesitar insertar celdas, filas o columnas o, simplemente cambiarles el formato, utiliza de la cinta de opciones Inicio, del grupo Celdas los botones de Insertar, Eliminar y Formato.

1. Insertar.- Con este botón de comando se pueden insertar celdas, filas y columnas en la Hoja de cálculo cuando se está elaborando una tabla y se necesite incrustar alguna de ellas. 2. Eliminar.- Con este botón de comando se pueden eliminar celdas, filas y columnas en la Hoja de cálculo cuando se está elaborando una tabla y necesite deshacerse de alguna de ellas. 3. Formato.- Con este botón de comando se puede modificar la altura de las filas y el ancho de las columnas en la Hoja de cálculo cuando se está elaborando una tabla y se necesite cambiar alguna de ellas.

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b.- Fuente A continuación explicaremos los botones de comando de mayor uso en la hoja de cálculo para darle una presentación personal a los datos numéricos y alfanuméricos contenidos en las celdas, así como también a las celdas que se emplean.

1. Tipo de fuente.- Caja de lista combinada que muestra el Tipo de fuente que se utiliza en el contenido de la celda, haz clic en la flecha para que muestre todos los tipos de letra que puedes elegir. 2. Tamaño de fuente.- Caja de lista combinada en donde se puede seleccionar los diferentes Tamaños de fuente que se utilizan en el contenido de la celda, haz clic en la flecha para que muestre todos los tamaños de letra que puedes elegir. 3. Estilo de fuente.- Con estos tres botones de comando se pueden seleccionar los diferentes Estilos de fuente que se utilizan en el contenido de la celda: Negrita, Cursiva y Subrayado. Al hacer clic en la flecha del Subrayado, te permite elegir entre dos tipos de subrayado. 4. Bordes.- Con esta caja de lista desplegable se pueden seleccionar los diferentes Bordes que se aplican a las celdas que se hayan seleccionado. Al hacer clic en la flecha, despliega los diferentes tipos de bordes a escoger. 5. Color de Relleno.- En esta caja de lista desplegable se puede seleccionar los diferentes colores de relleno que se aplican a las celdas que se hayan seleccionado. Al hacer clic en la flecha, despliega los diferentes colores de tema a escoger. 6. Color de Fuente.- En esta caja de lista desplegable se puede seleccionar los diferentes colores de fuente que se utilizan en el contenido de la celda. Al hacer clic en la flecha, despliega los diferentes colores de fuente a escoger.

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c.- Alineación Para mejorar la presentación de los datos numéricos y alfanuméricos contenidos en las celdas puedes hacer uso de los botones de comando de la cinta de opciones Inicio, del grupo Alineación.

1. Alineación Vertical.- Con estos tres botones de comando se pueden seleccionar los diferentes tipos de alineación vertical que se utilizan en el contenido de la celda: Alinear texto en la parte superior, alinear texto en el medio, alinear texto en la parte inferior. 2. Alineación Horizontal.- Con estos tres botones de comando se pueden seleccionar los diferentes tipos de alineación horizontal que se utilizan en el contenido de la celda: Alinear texto a la izquierda, centrar y alinear texto a la derecha. 3. Combinar y Centrar.- Con este botón de comando se pueden combinar varias celdas en una sola, se realiza con un rango de celdas horizontales o con un rango de celdas verticales.

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d.- Número Para mejorar la presentación de los datos numéricos puedes utilizar los botones de comando de mayor uso de la cinta de opciones Inicio, del grupo Número.

1. Aumentar decimales.- Con este botón de comando se puede aumentar el número de decimales a un dato numérico que se haya introducido en una celda. 2. Disminuir decimales.- Con este botón de comando se puede disminuir el número de decimales a un dato numérico que se haya introducido en una celda. 3. Porcentaje.- Con este botón de comando se puede aplicar un estilo porcentual a un dato numérico que se haya introducido en una celda. 4. Signo de pesos.- Con este botón de comando se puede aplicar el formato de número de contabilidad (moneda) a un dato numérico que se haya introducido en una celda.

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e.- Portapapeles Algunos botones que facilitan la elaboración de la hoja de cálculo son los botones de copiar, cortar y pegar que se encuentran en la cinta de opciones Inicio, en el grupo Portapapeles. 1. Copiar.- Con este botón de comando se puede realizar una copia del contenido de una celda, rango de celdas u hoja completa en la misma o en otra hoja de cálculo. 2. Cortar.- Con este botón de comando se puede mover el contenido de una celda, rango de celdas u hoja completa en otro lugar de la misma o en otra hoja de cálculo. 3. Pegar.- Con este botón de comando se puede colocar el contenido de una celda, rango de celdas u hoja completa que haya sido copiado o movido a otra parte de la misma o en otra hoja de cálculo.

Procedimiento para Copiar y Pegar. 1. Se selecciona la celda o rango de celdas. 2. Se da clic en el botón de comando Copiar. 3. Se coloca el cursor en la celda en donde se copiará la información. 4. Se da clic en el botón de comando Pegar. Procedimiento para Cortar y Pegar. 1. Se selecciona la celda o rango de celdas. 2. Se da clic en el botón de comando Cortar. 3. Se coloca el cursor en la celda en donde se moverá la información. 4. Se da clic en el botón de comando Pegar. Nota: La acciones de Copiar-Pegar y Cortar-Pegar se pueden realizar también por medio del menú contextual del botón derecho del mouse. O, con los modos directos del teclado: Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V.

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3.2.2 IMPRESIÓN DE UNA HOJA DE CÁLCULO Antes de imprimir la hoja de cálculo, debes definir las características de diseño que requieres como márgenes, orientación de la hoja, tamaño de papel, después debes realizar una vista preliminar de la hoja de cálculo para verificar que las características que definiste sean las que esperabas y, finalmente, se imprime la hoja de cálculo. A.- Configurar página Después de elaborar una Hoja de cálculo se emplea la opción Configurar página para establecer el tipo de orientación de la hoja, el tamaño de papel, los márgenes, el encabezado y pie de página, repetir filas a imprimir en la parte superior e inferior, etc. Selecciona de la cinta de opciones Diseño de página, en el grupo Configurar página la opción que requieras.

Indicador de cuadro de diálogo Configurar página.

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a) Página.- Las opciones más comunes son:  Orientación de la página: Horizontal o Vertical  El Tamaño de papel: Carta, Oficio, A4, etc.  Ajuste de escala: 100%, 80%, etc.

b) Márgenes.- Las opciones más comunes son:  Superior, Inferior, Izquierdo, Derecho.  Encabezado y Pie de página.  Centrar en la página.  Imprimir.

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c) Encabezado y Pie de página.- Las opciones más comunes son:

 Encabezado y Pie de página predeterminado. Botones para desplegar Encabezados y Pie de Página personalizados

Botones para desplegar Encabezados y Pie de Página predeterminados

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 Encabezado personalizado

1

2

3

4

5

1. Aplicar formato al texto: Con este botón se puede cambiar el tipo y tamaño de fuente del Encabezado que se haya escrito en cualquiera de la secciones Izquierda, Derecha o Central. 2. Insertar número de página: Este botón permite insertar la página actual que contiene la Hoja de cálculo en el Encabezado en cualquiera de la secciones Izquierda, Derecha o Central. 3. Insertar número de páginas: Este botón permite insertar el total de páginas que contiene la Hoja de cálculo en el Encabezado en cualquiera de la secciones Izquierda, Derecha o Central. 4. Insertar Fecha: Con este botón se puede insertar la Fecha de acuerdo con calendario interno de la computadora en cualquiera de la secciones Izquierda, Derecha o Central. 5. Insertar Hora: Con este botón se puede insertar la Hora de acuerdo con el reloj interno de la computadora en cualquiera de la secciones Izquierda, Derecha o Central. Nota: Los botones señalados son los mismos que se utilizan en el Pie de página por lo que su explicación se encuentra en la siguiente página.

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d) Hoja Permite establecer el área que se desea imprimir, las filas que se desea repetir en cada hoja que se imprima y la calidad de impresión.

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B.- Vista Previa La opción de Vista previa permite confirmar que se cumplan con todas las características de diseño que se le aplicaron a la hoja de cálculo. Proporciona las opciones para mandar imprimir y configurar página con la finalidad de realizar los cambios necesarios si la vista preliminar no cumple con las expectativas de diseño. Selecciona del menú Archivo, la opción de Imprimir.

Botones para cambiar la página a visualizar

Botones para visualizar los márgenes

En una misma ventana de diálogo se muestran la vista previa, el botón de imprimir, la sección de imprimir, Impresora, Configuración y Configurar página.

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C.- Imprimir Para obtener una impresión de la hoja de cálculo, selecciona del Menú Archivo, la opción de imprimir y selecciona:  Las copias que deseas imprimir  La impresora a la que enviarás a imprimir el documento  Las hojas que deseas imprimir o todo el libro  La forma de imprimirlas, intercaladas, a una cara, orientación, etc.  Tamaño del papel  Márgenes

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