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Virtuanl | Sistema de Aprendizaje en Línea Tecnología de la Información y de la Comunicación I Lectura 2.3 Herramientas especiales de Word

Lectura 2.3 Herramientas especiales de Word

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2.3 HERRAMIENTAS ESPECIALES 2.3.1 INSERTAR Microsoft Office Word posee una gran variedad de herramientas que te servirán de apoyo para dar mayor calidad a la presentación de los documentos que realices. Podemos citar algunas de ella: Portada, Tabla, Imágenes prediseñadas, Formas, SmartArt, Gráficos, Cuadros de texto, WordArt y Símbolos, las cuales están disponibles a través de la Cinta de opción Insertar.

A.- Portada Una Portada es una de las opciones que contiene Word 2010 para colocar una hoja al inicio de nuestro archivo en donde con un formato predeterminado se puede describir el título, el autor, fecha, etc., del documento realizado. Procedimiento para insertar una portada: 1. En la Cinta de opción Insertar y en el grupo Páginas, se da clic en el botón Portada. 2. Del panel Integrado, se selecciona con un clic una portada. 3. En la portada insertada, se modifican los datos personalizados en los campos correspondientes.

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B.- Tabla La tabla que se emplea en Word 2010 sirve para estructurar en una forma más clara parte de la información contenida en el documento, es decir darle mayor descripción a la información que contiene. Procedimiento para insertar una Tabla: 1. En la Cinta de opción Insertar y en el grupo Tabla, se da clic en el botón Tabla. 2. Se selecciona la cantidad de filas y columnas de la tabla deslizando sobre el panel, el apuntador del Mouse, después se da un clic para terminar de insertarla. 3. Aparecerá las Cinta de opción: Herramientas de tabla Diseño y Presentación, en donde se podrá modificar la presentación de la tabla en forma manual o bien seleccionando un Estilo de la tabla. Nota: Puedes modificar el formato del contenido de la tabla cuando lo requieras. Solo coloca el cursor en alguna zona de la tabla para que se muestren las Cinta de opción: Herramientas de tabla Diseño y Presentación.

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C.- Formas Las formas contenidas en Word 2010, son dibujos que se emplean para darle seguimiento, alineamiento y señalización al texto, imágenes y elementos contenidos en un documento electrónico. Procedimiento para insertar Formas: 1. En la Cinta de opción Insertar y en el grupo Ilustraciones, se da clic en el botón Formas. 2. Con un clic se selecciona la forma deseada. 3. Con el cursor en forma de +, se traza arrastrando el puntero del Mouse hasta que la Forma se encuentre en el tamaño deseado.

4. Aparecerá la Cinta de opción: Herramientas de dibujo Formato, en donde se podrá modificar los atributos de la Forma insertada.

Nota: Puedes manipular el tamaño de la forma diseñada, así como su aspecto por medio de la Cinta de Opción: Herramienta de Dibujo Formato.

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D.- Gráfico SmartArt Procedimiento: 1. 2. 3. 4.

En la Cinta de opción Insertar y en el grupo Ilustraciones, se da clic en el botón SmartArt. En el cuadro de diálogo Elegir un gráfico de SmartArt, seleccionar el tipo de la Lista. Presionar botón Aceptar. Al generarse el gráfico escribe el texto que va dentro de cada figura.

Nota: Puedes manipular el tamaño del gráfico SmartArt, insertar formas, cambiar color, entre otras cosas por medio de la Herramienta SmartArt Diseño-Formato.

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E.- Encabezado, Pie de página y Número de Página El Encabezado, el Pie de página y el Número de página son herramientas que permite colocar textos, imágenes y la numeración de las páginas en un área específica que le permitirá al usuario visualizarlas en todas las páginas del documento. Los elementos que se introduce en el Encabezado o Pie de página son independientes del texto de todo el documento y se podrán manipular por separado. Encabezado Procedimiento para insertar un Encabezado: 1. En la Cinta de opción Insertar y en el grupo Encabezado y Pie de Página, se da clic en el botón Encabezado. 2. Con un clic se selecciona la opción Editar encabezado. 3. Se teclea el texto a introducir en el área de encabezado. 4. Aparecerá la Cinta de opción: Herramientas de Encabezado y Pie de página Diseño, en donde se podrá modificar los atributos del texto.

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Pie de página Procedimiento para insertar un Pie de página: 1. En la Cinta de opción Insertar y en el grupo Encabezado y Pie de Página, se da clic en el botón Pie de página. 2. Con un clic se selecciona la opción Editar Pie de página. 3. Se teclea el texto a introducir en el área de Pie de página. 4. Aparecerá la Cinta de opción: Herramientas de Encabezado y Pie de página Diseño, en donde se podrá modificar los atributos del texto.

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Número de página Procedimiento para insertar un Número de página: 1. En la Cinta de opción Insertar y en el grupo Encabezado y Pie de Página, se da clic en el botón Número de página. 2. Se da clic en la opción Final de página y después en la opción Número sin Formato 2. 3. Aparecerá la Cinta de opción: Herramientas de Encabezado y Pie de página Diseño, en donde se podrá modificar los atributos del texto.

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Después de insertar un número de página en un documento y cambiarles sus atributos, también se puede cambiar su configuración, es decir el tipo de número, en qué número iniciar, etc., para realizar lo anterior se selecciona Formato del número de Pagina una vez que se ha insertado los números de página.

Nota: Se da doble clic para activar el área del Encabezado o Pie de página y después para desactivarla se da doble clic en el área de trabajo del documento.

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F.- Cuadro de Texto Un cuadro de texto se emplea para poder manipular en forma más fácil Textos, Imágenes, Dibujos que se encuentren en el documento, puede ser un cuadro de texto con una forma y formato prediseñado o bien un cuadro de texto que se elabore en forma manual. Procedimiento para insertar un Cuadro de texto: 1. En la Cinta de opción Insertar y en el grupo Texto, se da clic en el botón Cuadro de Texto. 2. En el panel Integrado, se da clic en la opción Dibujar cuadro de texto. 3. Con el cursor en forma de +, se traza arrastrando el puntero del Mouse hasta que el cuadro de texto se encuentre en el tamaño deseado. 4. Aparecerá la Cinta de opción: Herramientas de dibujo Formato, en donde se podrá modificar los atributos de la Forma insertada.

Nota: Puedes manipular el formato del texto, tamaño del cuadro, así como su aspecto haciendo uso de la Herramientas de cuadro de texto Formato.

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G.- Ecuación Una Ecuación se emplea principalmente en documentos que requieren introducir en forma de texto una fórmula o ecuación Matemática, o bien una fórmula o ecuación Física. Procedimiento para insertar una Ecuación: 1. En la Cinta de opción Insertar y en el grupo Símbolos, se da clic en el botón Ecuación. 2. Aparecerá la Cinta de opción: Herramientas de ecuación Diseño, en donde se podrá seleccionar con un clic el tipo de ecuación a realizar. 3. Se captura la ecuación en el tipo de ecuación seleccionada. 4. Se da un clic fuera del área de la ecuación generada para que sea aceptada.

Nota: Se da un clic sobre la ecuación para poder editarla o modificarla, además se activa la Cinta de opción: Herramientas de ecuación Diseño, en donde se podrá modificar otros atributos de una ecuación.

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H.- Símbolo Un símbolo se emplea en Word 2010 para insertar un carácter que no se halle presente en el teclado de la computadora, se emplea para complementar la captura de un texto o bien en la aplicación de las viñetas de un documento. Procedimiento para insertar un Símbolo: 1. En la Cinta de opción Insertar y en el grupo Símbolos, se da clic en el botón Símbolo. 2. En el panel, se da un clic en el símbolo que se desea insertar. 3. Para seleccionar otro símbolo diferente a los mostrados en el panel, se da un clic en la opción Más símbolos. 4. Aparecerá un el Cuadro de diálogo Símbolo en donde se podrá seleccionar con un clic el símbolo deseado. 5. Se da un clic en el botón Insertar.

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2.4.2 MANIPULAR UNA IMAGEN, FORMA, GRAFICO O CUADRO DE TEXTO Los elementos que son insertados en un documento en Word, se pueden manipular en forma manual en su tamaño, en su posición, en girarlo, organizarlo, etc. A.- Modificar tamaño Al colocar el apuntador sobre los botones de control de la imagen cambiará la forma, que indica que puede ser modificada en su tamaño, solo se debe oprimir el botón izquierdo del Mouse y soltar cuando se tenga el tamaño adecuado. Formas de apuntador:

Botón de control para modificarlo en proporción.

Botón de control para modificarlo horizontalmente. Botón de control para modificarlo verticalmente.

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B.- Cambiar de posición Al colocar el apuntador sobre el borde de la imagen cambiará de forma, que indica que puede ser manipulada para moverla de posición. Forma del apuntador:.

C.- Girar Al colocar el apuntador sobre el botón que se encuentra encima de la imagen cambiará de forma, que indica que puede girar la imagen. Forma del apuntador:

D.- Organizar En la Cinta de opción: Diseño de página y en el grupo Organizar se emplea para manipular varios elementos que se encuentren en una misma página. Entre otras acciones podemos agruparlos en un solo elemento, se pueden alinear o distribuir varios elementos y además se pueden girar en forma más precisa que hacerlo manualmente.

Nota: Cuando ya no deseas seguir manipulando la imagen solo dar clic fuera de ella para que se desmarque.

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2.3.3 CORRESPONDENCIA MASIVA Una de las herramientas que contiene Microsoft Word que se emplea en la elaboración de correspondencia masiva es Combinación de Correspondencia, en donde podemos emplear una base de datos y utilizarla en enviar documentos a una gran cantidad de personas. Procedimiento para Combinación de Correspondencia: 1. En la Cinta de opción Correspondencia, se da clic en el botón de comando Iniciar combinación de correspondencia y selecciona la opción Paso por paso por el asistente para combinar correspondencia y en el lado derecho de la pantalla aparecerá una ventana.

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2. En este paso se determina el tipo de documento que vamos a utilizar, en este caso dejamos activado Cartas y damos clic en el botón Siguiente que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

3. En este paso se selecciona el documento que se va utilizar para realizar la Carta, que puede ser un archivo que ya elaborado o bien un documento nuevo que se puede capturar en este paso, después se da clic en el botón Siguiente que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

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4. En este paso se escoge la base de datos a utilizar, que puede ser una ya existente o bien crear una nueva, dejaremos activada la opción Escribir una lista nueva. Al mismo tiempo se activará el botón de Crear y daremos clic sobre él para iniciar la captura de nuestra base de datos.

5. En la ventana de captura de nuestra base datos podemos Personalizar columnas para cambiar el nombre de los campos y además eliminar los campos que no sean necesario. Después se da clic en el botón Siguiente que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

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6. En este paso se selecciona los campos de la base de datos que se van a emplear en la Carta, se da clic en la opción Más elemento…, aparecerá una ventana para seleccionar con un clic el campo y después se da clic en Insertar (Este paso se repite las veces que se necesiten para insertar los campos a utilizar). Por último se da clic en Cerrar.

 

Al momento de introducir los campos en la carta hay que tener en cuenta el lugar en donde se coloca el cursor, ya que en ese lugar se insertará el campo seleccionado. Los campos insertados en el documento pueden ser formateados en forma directa después de insertarlos.

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7. En este paso se observará la vista previa de cada una de las cartas que genero Word con la base de datos, con los botones “<<” y “>>” podemos observar hacia adelante o hacia atrás. Además se puede excluir de la base de datos los registros que se pueden excluir del total de cartas.

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8. En este paso se decidirá si se imprimen en forma directa todas las cartas o bien generamos el archivo que contenga todas las cartas. Cualquier decisión que se tome Word mostrará una ventana para determinar el rango de cartas a trabajar.

 En cualquiera de los seis pasos de combinar correspondencia podemos regresarnos al anterior para realizar modificaciones por si se cometió algún error.  La base de datos generado en combinar correspondencia es una aplicación de Access, pero también se puede usar tablas de Word.  El procedimiento para generar Sobres o Etiquetas en combinar correspondencia es semejante al elaborado en Cartas.

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