Issuu on Google+

TIPS & TRICKS VOOR TIMEMANAGMENT


10 Tips voor timemanagement Heb jij minder plezier in je werk door een slechte timemanagement met gevolg dat je deadlines niet meer haalt en veel dingen op het laatste moment nog moet doen? Met onderstaande tips word je weer de baas over je eigen tijd.

1. Agendabeheer Als je een goede planning maakt in je agenda door prioriteiten te stellen en je je dag goed verdeeld. Zal je merken dat je veel rustiger en beter te werk kan gaan. Je weet wat als eerste gedaan moet worden en je hebt een goede volgorde voor wat je voor die dag moet doen en wanneer.

2. Clean desk policy Je hebt je agenda op orde, maar nu de rest nog. Kijk eens goed naar je bureau. Kun je alles vinden wat je nodig hebt? Vaak is dit niet het geval. Houd je bureau netjes en orden je papieren. Verschillende bakjes voorzien van een sticker met onderwerp doen wonderen. Zorg voor logische namen op bakjes en mappen. Dit vergemakkelijkt de vindbaarheid van de juiste documenten.

3. To-do-lijsten Naast je agenda met afspraken, heb je als ondernemer genoeg andere werkzaamheden. Maak to-do-lijsten met tijdsblokken voor de taken. Ook hiervoor geldt weer: stel prioriteiten. Geef aan wat urgent is en wat kan wachten. Digitale to-do-lijsten zijn ideaal om je te herinneren aan een taak. Stel deadlines voor jezelf in en houd je eraan. Houd je uren bij. Online tijdschrijven is een manier om dit te doen.

4. Mindmap Een mindmap is een goede manier om overzichten te maken. Je begint met een kerngedachte en vandaar uit teken je in vertakkingen verschillende aspecten. Maak bijvoorbeeld een takenlijst in de vorm van een mindmap Een makkelijke manier van brainstormen, des te meer omdat er ook software voor bestaat voor op de PC en op mobiele apparaten zoals de iPad en mobiele telefoon. Voorbeelden zijn Mindmanager en iMindMap.

5. Check je e-mails maximaal twee keer per dag Je ontvangt de hele dag door e-mail. Het is zeer verleidelijk om ze direct te lezen. Dit leidt je echter af van de werkzaamheden waar je mee bezig bent. Blijf gefocust en houd je vast aan je agenda en to-do-lijst. Doe je dit niet, dan ga je niet efficiĂŤnt te werk. Je bent namelijk meer tijd kwijt met je werkzaamheden opnieuw oppakken, als je tussendoor iets anders doet. Kijk ook op pagina 4

2


6. Stop met multitasken Het klinkt heel mooi, multitasken. Je kunt meerdere dingen tegelijk. Toch is het niet aan te raden. Je verliest veel tijd met het uitvoeren van verschillende taken. Het is foutgevoeliger en het kost meer energie. Je moet je extra concentreren. Daarnaast verlies je tijd met het switchen tussen verschillende werkzaamheden, omdat je je steeds opnieuw moet focussen. Dus beperk je tot het uitvoeren van één taak. Zorg dat je je planning aan houd en niet alsnog meerdere dingen tegelijk aan het uitvoer bent.

7. Energiemanagement Op welk moment van de dag ben je het productiefst? Belangrijk om te weten, want je concentratie is niet altijd even hoog. Houd bij het plannen van je werkzaamheden rekening met je energieniveau. Ben je 's ochtends op je best, doe dan de klussen waarbij je geconcentreerd moet werken. Bewaar de routineklussen voor een ander moment. Heb je even geen inspiratie? Voer dan een taak uit die je energie geeft. Ook een praatje met een collega kan de nodige ideeën en energie opleveren.

8. Besteed werk uit Te veel werk en te weinig tijd. Heb je financiële ruimte, besteed je werk dan uit. Routineklussen kun je door een ander laten doen. Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden, tijd en financiële ruimte kun je kiezen voor interne of externe uitbesteding. Wacht er niet te lang mee, want achterstanden inlopen kost veel tijd (en daardoor geld). Bekijk of je tijdelijk je werk wilt uitbesteden of structureel en hoe je werknemers met hun tijd zitten. Anders wordt het misschien tijd om extra personeel in dienst te nemen.

9. Leer nee zeggen Kom je om in het werk, maar ben je heel behulpzaam? Leer dan toch nee te zeggen. Als je geen tijd hebt voor een klus, doe die dan niet. Je kunt beter eerlijk zijn, dan op je tenen lopen. Anders schep je verwachtingen die je een volgende keer misschien niet kunt waarmaken. Of erger: je gaat over je grenzen heen met alle gevolgen van dien. Biedt een collega hulp aan op een moment dat je er de ruimte voor hebt. Zo laat je zien dat je collegiaal bent en is het makkelijker om nee te zeggen op momenten dat je geen tijd hebt.

10. Vergaderen doe je zo! Soms ontkom je er niet aan: vergaderen. Hoe en waar? Tegenwoordig zijn er vele mogelijkheden. Denk aan een vergaderlunch. Het is ongedwongener, wat kan leiden tot verrassende ideeën. Weinig tijd? Regel dan een Conference Call. Vergaderen vanaf je bureaustoel en alles bij de hand. Online vergaderen werkt vaak sneller dan een vergadering in een vergaderzaal. Handig in drukke tijden

3


Tips voor je postvak IN Bron: "reken af met het inboxmonster!" Arjan Zuidhof

Waar het om gaat is je mindset anders te krijgen. Niet meer denken vanuit de mailbox. Loskomen daarvan zelfs. Zorg dat je in plaats daarvan vanuit je werk gaat denken. E-mail is daar slechts ondersteunend in.

1)

Zorg voor een heldere onderwerpregel waar al zo veel mogelijk in staat. \[ACTIE voor 17:00 uur] boeking hotel Parijs voor Claudia" zegt meer dan \wil je iets voor me doen?"

2)

In plaats van een alleen bijlage per e-mail stuur je beter de link naar een interne of externe online bron (Dropbox, WeTransfere.v.a.)

3)

Is de mail verschrikkelijk dringend? Dan is andere communicatie waarschijnlijk meer geschikt: telefoon, aangetekende brief.

4)

Snel antwoord nodig en de ander is beschikbaar? Gebruik chat als het kan, anders telefoon

5)

Discussie? Emotie? Beide zijn totaal ongeschikt voor e-mail. Zoek het in een online manier van communicatie (telefoon en nog liever face-toface) of online platform waar iedereen kan meediscussiĂŤren. Yammer is een van de vele geschikte opties.

Ken de zoekfunctie van je emailprogramma. En gebruik die. Je kunt dan meteen dat uitgebreide archief met al die sub mappen loslaten. Scheelt zowel archiveringstijd als terugzoektijd. En wel eens iets teruggezocht dat in de verkeerde map gestopt was? Oeps inderdaad.

4


Wgn boekje timemanagement in progress 2