Page 1

คูมือ ระบบสารบรรณอิเลคทรอนิกส (e-doc)

จัดทําโดย

ฝายเทคโนโลยีสารสนเทศ วิทยาลัยการจัดการเพื่อการพัฒนา


คํานํา เนื่องจากทางกองกลางของสํานักงานมหาวิทยาลัย ในฐานะเปนหนวยงานสนับสนุนพันธกิจหลักของมหาวิทยาลัย ที่มีภารกิจในการจัดการงานเอกสารดวยระบบสํานักงานอัตโนมัติ งานจัดการประชุม งานเลขานุการ-ผูบริหาร และอืน่ ๆ ตลอดจนรับผิดชอบงานอื่นใดที่ไดรับมอบหมาย การปฏิบตั ิงานเกี่ยวกับเอกสารของหนวยงานของรัฐ ซึ่งมีความจําเปนอยางยิ่ง ที่จะตองดําเนินการอยางมีระเบียบแบบแผนอันจะกอใหเกิดประสิทธิภาพ ความถูกตอง ความรวดเร็ว ความปลอดภัย และลด การใชงานกระดาษภายในองคกร กองกลางของสํานักงานมหาวิทยาลัยจึงนําโปรแกรมระบบงานสารบรรณอิเลคทรอนิกสมาใช ในงานสารบรรณนําไปสูประสิทธิภาพและประสิทธิผล ฝายเทคโนโลยีสารสนเทศ ไดนําเรือ่ งการจัดการความรู (Knowledge Management) มาใชในการปฏิบัติราชการ เพื่อสงเสริมและพัฒนาความรูความสามารถ สรางวิสัยทัศน และปรับเปลี่ยนทัศนคติของบุคลากรในองคกรใหเปนบุคลากรที่มี ประสิทธิภาพและเรียนรูรวมกัน ฝายเทคโนโลยีสารสนเทศจึงไดกําหนดเรื่อง การจัดการความรูเพื่อพัฒนาระบบงานสารบรรณ อิเลคทรอนิกส เปนประเด็นการจัดการความรูเพื่อเปนการแลกเปลีย่ นความรูในการใชโปรแกรมประยุกตระหวางหนวยงาน ตาง ๆ ภายในมหาวิทยาลัย และนําความรูที่ไดจากการแลกเปลี่ยนความรู มาจัดทําคูมือระบบสารบรรณอิเลคทรอนิกส (ฉบับ ยอ) นี้ เพื่อประโยชนในการปฏิบตั งิ านสารบรรณอิเลคทรอนิกสตอไป ฝายเทคโนโลยีสารสนเทศ ๒๔ สิงหาคม ๒๕๕๔


สารบัญ หนา การติดตั้งปลั๊กอิน การสรางเอกสาร การเปดเอกสาร การคนหาเอกสาร

๑ ๔ ๑๙ ๒๒


การติดตั้งปลั๊กอิน ๑. ดับเบิล้ คลิก

ที่ Address bar ใหพมิ พ http://e-doc.tsu.ac.th/

คลิกดาวนโหลด

๒. คลิก ดาวนโหลด

คลิก Save

๓. คลิก Save ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ


คลิก Save

๔. เลือกที่เก็บไฟล แลวคลิก Save

๕. เมื่อดาวนโหลดเสร็จแลวจะไดไฟลตามรูปดานบน ใหทําการดับเบิล้ คลิกไฟลชื่อ PlugIn.exe

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ


คลิก OK

๖. หลังจากโปรแกรมติดตั้งเสร็จแลวใหคลิก OK เพื่อใหเครื่องทําการรีสตารท

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ


การใชงาน e-doc (การสรางเอกสาร)

ใสชื่อผูใช,รหัสผาน แลวกด เขาสูระบบ

๗. ดับเบิล้ คลิก เขาระบบ

แลว ที่ Address bar ใหพมิ พ http://e-doc.tsu.ac.th/ จะไดตามรูปดานบน แลวใหทําการลอกอิน

คลิก

คลิก

๘. หลังจากลอกอินแลวจะเขาสูหนาจอดังรูปดานบน ๙. ที่ดานซายใหคลิก ขอมูลสวนตัว แลวดานขวาใหเลือก แฟมเอกสารสวนตัว

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ


คลิก

๑๐. ใหคลิก เพิ่มเอกสารดังรูปดานบน

คลิก

กรอกชื่อเรื่อง

๑๑. ที่ดานขวาใหใสวันที่สรางเอกสาร กับชื่อเรื่อง แลวทําการกด บันทึก

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ


คลิก

๑๒. จะมีหนาตางขอความแจงวา ทําการบันทึกเอกสารเรียบรอยแลว ใหคลิก OK

คลิก

๑๓. หลังจากที่บันทึกแลว จะกลับมาสูหนา แฟมเอกสารสวนตัว จะมีชื่อเรื่องที่เราไดสรางไวดังรูปดานบน ใหเลือกชื่อเรื่องที่ตั้ง ไว

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ


คลิก

๑๔. จะเขาสูหนาเอกสารที่เลือกดังรูปดานบน ใหคลิก แกไขเอกสาร

คลิก

๑๕. จะเขาสูเอกสารที่ตองการแกไขดังรูปบน ที่ขวามือดานลางของหนาตางใหคลิก สราง

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ


คลิกเลือกวิธีการสรางเอกสาร

๑๖. หลังจากนั้นจะมีเมนูตาง ๆ ดังรูปดานบน ใหเราคลิกเลือกวิธีการสรางเอกสาร มีอยูดวยกัน ๓ วิธีคือ - นําไฟลเขา - สรางไฟลขอความ - สรางไฟลภาพ

คลิกเลือกนําไฟลเขา

๑๖.๑. เมนูนาํ ไฟลเขา ถาคลิกเลือกวิธีนี้ จะมีหนาตางขึ้นมาใหเราเลือกหาไฟลที่เราจะนํามาสรางเอกสาร ดังรูปดานบน

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ


คลิกบันทึก

หลังจากเลือกไฟลแลวจะไดเอกสารตามรูปดานบน เสร็จแลวใหทําการกดบันทึก

คลิกบันทึก

๑๖.๒. เมนูสรางไฟลขอความ ถาคลิกเลือกวิธีนี้ จะเปนการพิมพขอความเพื่อสรางเอกสารตามปกติ คลายกับการเขียน e-mail ดังรูปดานบน

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ


๑๖.๓. เมนูสรางไฟลภาพ ถาคลิกเลือกวิธีนี้ จะเปนการนําไฟลรูปภาพเขามาสรางเปนเอกสาร และจะมีวิธีนําเขาอยู ๒ วิธีคือ ๑๖.๓.๑. นําเขารูปภาพจากเครื่องสแกน ดังรูปดานบน Append คือการนําเขารูปภาพมากกวา ๑ หนา Insert คือการนําเขารูปภาพเพียง ๑ หนา Replace คือการนําเขารูปภาพมาทับหนาที่ไมตองการ - Option คือการจัดการเกีย่ วกับตัวเลือกของการสแกน ดังรูปดานลาง

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

๑๐


๑๖.๓.๒. นําเขารูปภาพจากไฟลทเี่ ปนรูปภาพ ดังรูปดานบน Append คือการนําเขารูปภาพมากกวา ๑ หนา Insert คือการนําเขารูปภาพเพียง ๑ หนา Replace คือการนําเขารูปภาพมาทับหนาที่ไมตองการ

๑๖.๓.๓. ถาเลือกวิธีนี้ จะมีหนาตางใหเราเลือกหารูปที่จะนําเขามาสรางเปนเอกสาร ดังรูปดานบน

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

๑๑


๑๖.๓.๔. เลือกรูปภาพที่ตองการ ตามรูปตัวอยางดานบน

คลิกบันทึก

๑๖.๓.๕. จะไดรูปตามที่เราเลือก แลวใหกดบันทึก ดังรูปดานบน

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

๑๒


๑๖.๓.๖. ระบบแจงวาทําการบันทึกเรียบรอยแลว ดังรูปดานบน

คลิก

๑๗. หลังจากนั้นจะกลับมาที่หนา แฟมเอกสารสวนตัว ใหเลือกชื่อเรือ่ งที่ตองการจะสงเอกสาร

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

๑๓


คลิก

๑๘. จะเขาสูหนาของเอกสารที่เราเลือก ใหทําการคลิก สงเอกสาร ดังรูปดานบน

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

๑๔


สวนของผูรับที่ตองการ

๑๙. จะมีหนาตางใหเลือกผูรับ ดังรูปตัวอยางดานบน

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

๑๕


๒๐. ใหเลือกหาผูรับที่ตองการจะสงเอกสารนี้ (สามารถเลือกทีละคน หรือ ทั้งฝาย ก็ได) ดังรูปดานบน

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

๑๖


สวนของการกําหนดรายละเอียดตาง ๆ

๒๑. หลังจากเลือกผูรบั เรียบรอยแลวใหกรอกรายละเอียดตาง ๆ ในสวนของประเภทจะมีเมนูใหเลือกดังนี้ เพื่อทราบ เพื่อพิจารณา เพือ่ ขออนุมตั ิ หลังจากกําหนดคาตาง ๆ เรียบรอยแลวใหทําการกดปุม ตกลง ดังรูปตัวอยางดานบน

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

๑๗


เอกสารทีส่ งจะเขามา อยูในกลอง ขอมูลเขา ของผูรับ

๒๒. หลังจากนั้นระบบจะสงเอกสารไปในกลอง ขอมูลเขา ของผูรับที่เราเลือก ดังรูปดานบน

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

๑๘


การเปดเอกสาร e-doc ๑. ดับเบิล้ คลิก ที่ Address bar ใหพมิ พ http://e-doc.tsu.ac.th/ หลังจากลอกอินเขาระบบแลวทีเ่ มนูดานซายจะมี เอกสารเขาอยู ๒ สวนคือ - ขอมูลสวนตัว - ทะเบียนสวนกลาง ๑.๑. ขอมูลสวนตัว เอกสารจะเขามาอยูใ นกลอง ขอมูลเขา (ลักษณะการทํางานจะคลายกับ e-mail) ดังรูปดานลาง คลิก คลิก

๑.๑.๑. คลิกเมนู ขอมูลสวนตัว แลวคลิกขอมูลเขา ดังรูปดานบน

สามารถค้ นหา เอกสารได้ จาก ตรงนี ้

เอกสารเข้ า

๑.๑.๒. จะเขาสูกลองขอความเขา สามารถคนหาเอกสารไดจากเมนูดานขวา โดยกรอกขอมูลตาง ๆ ตามเอกสารที่ตองการ คนหา ดังรูปดานบน

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

๑๙


๑.๒. ทะเบียนสวนกลาง เอกสารที่สรางโดยฝายสารบรรณของวิทยาลัย จะเขามาอยูใ นกลอง ทะเบียนรับภายใน สวน ทะเบียนรับภายนอก จะถูกสงมาจากหนวยงานภายนอก เชน มหาวิทยาลัยทักษิณเปนผูส งเอกสาร เปนตน

คลิก

สามารถค้ นหา เอกสารได้ จาก

คลิก

ตรงนี ้

๑.๒.๑. คลิกเมนู ทะเบียนสวนกลาง แลวคลิกเลือกหนวยงานของทาน ดังรูปดานบน

คลิก คลิก

สามารถค้ นหา เอกสารได้ จาก ตรงนี ้

พนักงานทัว่ ไปไม่สามารถ ใช้ งานได้

๑.๒.๒. ภายใตหนวยงานจะมีกลองเอกสารขาเขาอยู ๒ สวนคือ ดังรูปดานบน - เอกสารที่สรางโดยฝายสารบรรณของวิทยาลัย จะเขามาอยูในกลอง ทะเบียนรับภายใน - เอกสารที่สรางจากหนวยงานภายนอก จะเขามาอยูในกลอง ทะเบียนรับภายนอก

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

๒๐


สามารถค้ นหา เอกสารได้ จาก

ทะเบียนรับ

ตรงนี ้

ภายใน

จากรูปดานบน จะเปนกลองเอกสารเขาของ ทะเบียนรับภายใน สวนรูปดานลางจะเปนกลองเอกสารเขาของ ทะเบียนรับ ภายนอก

ทะเบียนรับ ภายนอก

สามารถค้ นหา เอกสารได้ จาก ตรงนี ้

๑.๒.๓. สามารถคนหาเอกสารไดจากเมนูดานขวา โดยกรอกขอมูลตาง ๆ ตามเอกสารที่ตองการคนหา ดังรูปดานบน

ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

๒๑


การคนหาเอกสาร

การคนหาเอกสารสามารถทําไดโดยการกรอกขอมูลของเอกสารที่ตองการจะคนหา (สามารถเลือกกรอกขอมูลไดเปนบางชอง หรือ กรอกขอมูลใหครบถวนก็ได) แลวทําการคลิกเมนู Search ที่ดานขวา ดังรูปตัวอยางดานบน ฝ่ ายเทคโนโลยีสารสนเทศ

๒๒

คู่มือการใช้งานระบบe-doc  

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเลคทรอนิกส์

Read more
Read more
Similar to
Popular now
Just for you