G4-SO3, G4-SO4, G4-SO5
Gestión contra la corrupción Para la identificación de los riesgos asociados con prácticas de corrupción, en el 2015 se realizaron talleres con cada uno de los líderes de los procesos, a través de los cuales se identificaron un conjunto sistemático de situaciones que por su características podrían generar prácticas corruptas y a partir de ahí, se realiza un monitoreo a los controles establecidos para los mismos.
Proceso Logística y Abastecimiento
A continuación los hallazgos por cada uno de los procesos:
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Riesgo
Causa
Negociar en condiciones no favorables para la compañia.
Favorecimiento de intereses personales (todo personal autorizado para realizar compras).
Compras y Contrataciones
Realizar compras innecesarias o inadecuadas.
Favorecimiento de intereses personales (todo personal autorizado para realizar compras).
Compras y Contrataciones
Fraccionamiento de compras.
Favorecimiento de intereses personales (todo personal autorizado para realizar compras).
Compras y Contrataciones
Realizar compras o contrataciones a proveedores que no cumplan con los parámetros establecidos por la Compañía.
Presentación de información falsa. Favorecimiento de intereses personales (todo personal autorizado para realizar compras).
Almacén
Administración inadecuada de los materiales (pérdida, robo, hurto, deterioro o salida de equipos sin autorizaciones pertinentes).
Sustracción de materiales por parte de personal no autorizado. Presentación de la misma orden dos o más veces para sustraer material por parte de contratistas.
Facturación
Agua no facturada.
No reporte de fraudes identificados por parte del personal de la Compañia.
Facturación
Fuga de información confidencial de clientes.
Manipulación indebida por parte del empleado. Manipulación indebida por parte del Contratista (Acceso ilimitado al perfil de consulta en Amerika).
Gestión Clientes
No reporte, reporte inoportuno o incorrecto de pagos de clientes por parte de terceros recaudadores.
Jineteo (Lucrarse con el dinero ajeno. Especular con el dinero retenido a otras personas o entidades).
Facturación y Gestión de Recaudos
Corrupción y sobornos a contratistas y empleados de Triple A.
Falta de ética y valores. Fallas en el proceso de selección. Condiciones contractuales desfavorables de los contratistas y empleados. Mal uso o manipulación de la base de datos por parte de los empleados de la empresa.
Talento Humano
Talento Humano
Fuga y/o manejo inadecuado de información confidencial (nómina - información personal)
Acceso no autorizado a las bases de datos del aplicativo de nómina. Uso de información para beneficio propio y/o de terceros por parte de personal autorizado. Manipulación no autorizada de hojas de vida en físico.
Disponibilidad
Sistemas
Fuga, robo, modificación, eliminación o pérdida de información.
Acceso de empleados no autorizados a información de la compañia. Manejo indebido de información por personal autorizado. Almacenamiento de información en sitio no autorizados (p.e. nube). Ataques informáticos internos.
Proyectos de Ingeniería
Interventoría
Aceptación de obras que no cumplan con especificaciones.
Fraude / actuación irregular por parte de personal de supervisión.
Comercialización
Esto permitió garantizar la toma de decisiones oportunas desde el nivel más alto de la organización, mediante la coordinación de actividades tendientes a reducirlos y evitarlos, y su vez se establecieron los responsables acorde con los procesos y procedimientos susceptibles de riesgos de corrupción. En Triple A en el año 2015 no se presentaron casos de corrupción.
Subproceso Compras y Contrataciones
Informe Integrado de Gestión